За тривиальным термином “документооборот” скрывается множество болей, которые менеджеры и управленцы во всех отраслях бизнеса испытывают ежедневно. Сегодня каждая концепция управления бизнесом диктует автоматизацию документооборота: проанализировать труднодоступные и неполноценные результаты операций практически невозможно, а управление без анализа теряет всякую смысловую нагрузку.
Основные бизнес-проблемы документооборота
Проблемы не автоматизированного бизнес-процесса документооборота организации могут повлиять как на работу отдельного сотрудника, так и в последствии на репутацию компании в целом — достаточно небольшой оплошности в виде потери документа или малейшего искажения информации. Среди подобных проблем не автоматизированного документооборота часто встречаются:
- высокая стоимость обработки каждого документа;
- частая потеря документов;
- утечка информации;
- искажение информации;
- задержки в принятии решений;
- медленное движение документов — переоцененная загрузка персонала;
- репутационные и юридические риски.
Бизнес-процессы документооборота
Практика автоматизации бизнес-процессов в системе электронного документооборота (СЭД) начинается с оценки логики документооборота компании. Логика документооборота в целом зависит от сферы бизнеса, учитывая специфику бизнес-процессов организации, однако есть общие бизнес-процессы электронного документооборота, которые применимы практически в каждом бизнесе:
- утверждение документов
- сбор отзывов по документам
- подготовки документов, согласования, исполнение (внутренние документы и документы для контрагентов)
Более детально бизнес-процесс документооборота организации могут выглядеть следующим образом:
- прием документов, поступающих в организацию;
- их первичная обработка;
- составление, согласование и оформление;
- операции с исходящими документами;
- отправка исходящих и направление в дело внутренних документов;
- предварительное рассмотрение документов;
- регистрация документов и распределение;
- информационно-справочная работа;
- составление, согласование и оформление документов;
- подобные операции с внутренними документами.
Преимущества автоматизированного документооборота
Автоматизированный документооборот открывает новые горизонты перед организацией, в частности помогает ускорить проведение работ, позволяет опередить конкурентов при принятии как оперативных, тактических, так и стратегических решений. Рассмотрим, что из себя представляют бизнес-процессы электронного документооборота и какие преимущества стоит ожидать от процесса автоматизации:
- Прозрачность работы: бизнес-процессы документооборота организации в этом случае позволяет менеджменту контролировать статусы документов на каждом этапе их изменения. Помимо контроля и существуют все возможности управления: в частности становится просто и быстро вызвать любой требуемый документ с полной информацией о его истории.
- Централизованное управление взаимоотношениями с клиентами и поставщиками за счет хранения и ведения файловой истории. Например, при возникновении инцидента достаточно пары кликов, чтобы поднять историю блока документов и проследить корреляцию.
- Возможность удаленного доступа, что позволяет избежать торможение в процессах.
- Безопасность информации и документов выводится на качественно другой уровень: поскольку управление электронным документооборотом централизованно, база данных позволяет делать резервные копии документов, что значительно снижает возможность потери информации, как случайно, так и умышленно.
- “Бережливое производство”, а также экономия времени и пространства. То есть автоматизация документооборота дает возможность избавиться от, например, бесконечных, и главное — ненужных распечаток, что есть ни что иное как потеря ресурсов. Документы и файлы могут быть безопасно удалены по истечении срока их хранения, в зависимости от статуса и актуальности информации. Автоматизация документооборота на уровне корпоративной культуры без сомнения отвечает самым эффективным и принятым по всему миру моделям стратегического управления — такие перемены в компании окажут положительное воздействие на отношение сотрудников к статусности компании, смогут выше оценить HR-бренд организации, а значит, работать с большей отдачей.
- Повышение удовлетворенности и эффективности сотрудников и руководителей: оптимизация ежедневных задач позволяет сотрудникам получать больше удовольствия от рабочего процесс, поскольку автоматизируются как правило рутинные функции. Для топ-менеджмента инвестиции в эффективную автоматизацию быстро окупаются еще и за счет освобождения времени сотрудников для более сложных и маржинальных задач.
Проверенные подходы к автоматизации документооборота
Когда компания озадачивается автоматизацией и оптимизацией элктронного документооборота, зачастую применяется одна из доступных на рынке систем электронного документооборота (СЭД), как специализированное программное решение. При этом упускаеся тот факт, что обработка документа в большинстве случаев является только элементом бизнес-процесса компании и для ощутимого улучшения эффективности бизнеса не достаточно оптимизации одного элемента, пусть и важного.
Прагматичный и компетентный подход предполагает более масштабный подходят к вопросу оптимизации и внедрение системы управления бизнес-процессами (BPMS), которая помимо хранения и поиска документов в информационной системе и автоматизации документооборота позволит автоматизировать бизнес-процессы, в которых документ не является основой процесса.
Гибкое решение для электронного документооборота на базе платформы Comindware позволяет создать единую систему для управления бизнес-процессами и документами, включая связанные дискуссии и задачи.
Узнайте больше о достоинствах платформы Comindware для специфики вашего бизнеса. Запросите звонок консультанта прямо сейчас!
Заказать звонок
Елена Гайдукова, маркетолог-аналитик. Работает в сфере BPM и автоматизации процессов с 2014 года. В настоящее время является бренд-менеджером решений на базе Comindware Business Application Platform.
Время — важнейший ресурс современного бизнеса. Чтобы тратить меньше рабочих часов на рутинные операции, компании переходят на электронный документооборот (ЭДО). Расскажем в статье, какие процессы автоматизируют с помощью ЭДО и зачем это нужно.
Оптимизируйте работу с помощью системы электронного документооборота
Оставить заявку
Автоматизация документооборота — внедрение в работу компании системы, которая упрощает создание, подписание, отправку и хранение документов. Когда бизнес планирует автоматизировать процессы, он включает систему электронного документооборота в организацию делопроизводства. Обмен документами становится не бумажным, а цифровым, поэтому занимает меньше времени.
Системы электронного документооборота в компании бывают разных видов, в зависимости от предназначения: обмен данными внутри организации, с партнерами, контролирующими органами, для работы с конкретным видом документации. Документы, которыми обмениваются в таких системах, равнозначны бумажным с печатью и личной подписью. Юридически значимый ЭДО обеспечивают операторы, которые прошли проверку ФНС, например СКБ Контур. Контур предоставляет клиентам Диадок — систему для электронного документооборота с контрагентами.
Автоматизировать работу важно любой компании, но особенно полезно предприятиям с разветвленной структурой и большим количеством документов, требующих согласования. Скорость движения информации влияет на работу организации — чем меньше сотрудники тратят времени на рутину, тем лучше производительность.
Варианты автоматизации электронного документооборота на предприятии могут быть следующими:
- Переход на систему ЭДО со стандартной функциональностью. Подразумевается, что компания оптимизирует обмен данными с контрагентами: отправку, получение, подписание. Специальные модули не подключают.
- Автоматизация внутри сервисов ЭДО с помощью покупки дополнительных решений. Например, в Диадоке можно подключить маршруты согласования, которые позволят настроить перемещение документов между сотрудниками и подразделениями.
- Интеграция сервиса ЭДО с учетной системой компании. Это требует дополнительной подготовки, но делает управление информационными потоками эффективнее. Подробно о возможностях интеграции в Диадоке пишем здесь.
Для перехода на электронный документооборот необходимо заключить договор с оператором ЭДО и приобрести квалифицированную электронную подпись, которая приравнена к собственноручной.
Подберите выгодный тариф и оцените возможности ЭДО в Диадоке
Подключиться
Почему нужна автоматизация
Чем крупнее компания, тем сложнее внутренние процессы, что провоцирует появление проблем: отсутствие связи между отделами, сложности с поиском информации, как следствие, потери документов, их дублирование и задержки ответов контрагентам. Это влияет на качество работы, создает больше рутинных задач, загружает сотрудников. Посмотрим, как электронный документооборот участвует в системе автоматизации делопроизводства и помогает справляться с подобными сложностями.
| Проблема | Решение | Стандартная функциональность | Дополнительная услуга |
|---|---|---|---|
| Рутинные операции, отнимающие время: печать, подписание, отправка | ЭДО позволяет отказаться от бумажных документов. | + | |
| Сложный поиск документов среди отделов | Отправка и подписание внутри сервиса мгновенные Расширенный поиск в сервисе — сотрудникам не требуется идти в архив |
+ | |
| Затянутое согласование из-за количества участников | Настраиваемые маршруты помогают выстроить последовательную цепочку, в которой файл движется автоматически от одного сотрудника к другому | + | |
| Большие расходы на бумагу, принтеры, комплектующие, пересылку | ЭДО оптимизирует расходы, отправка электронных документов дешевле по сравнению с бумажными аналогами | + | |
| Потеря и повреждение бумажных документов | Система ЭДО хранит информацию на облачном сервере | + | |
| Риск случайной передачи конфиденциальной информации третьим лицам | Все операторы ЭДО передают данные по зашифрованным каналам, а доступ к документам защищен | + | |
| Сложные процессы | В ЭДО сохраняется история работы, можно просматривать путь от создания до отправки, оценивать время движения | + | |
| Много типовых документов | ЭДО позволяет настроить шаблоны с частичным автозаполнением | + |
Такая система поможет отделам компании работать слаженно, сохранять конфиденциальность документооборота, уменьшать количество ошибок и ускорять обмен с контрагентами и внутри организации.
Цели автоматизации
Помимо решения общих задач, о которых писали ранее, автоматизация поможет справиться с локальными проблемами, оптимизировать процессы, характерные для конкретной сферы.
Для определения приоритетных целей необходимо проанализировать работу компании изнутри, выявить слабые места и точки роста. Это позволит подобрать подходящие технологии электронного делопроизводства и документооборота.
Разберем несколько примеров.
- Приоритет компании — снижение расходов без падения качества работы. Целью автоматизации станет уменьшение затрат на печать и пересылку. Рассчитать экономию легко — сравните привычные расходы со стоимостью отправки электронных документов.
- Организация быстро выросла, процессы перестали быть прозрачными: много документов теряется, отделы не взаимодействуют, нет информирования по статусам задач, секретарь не справляется с распределением потока входящих. В таком случае цель — создание единой системы работы, а в приоритете будет автоматизация документооборота за счет использования электронных документов. Их нельзя потерять, потоки поступающих документов легко разделить, а история действий хранится в системе, что позволяет контролировать делопроизводство на всех этапах.
- У компании много клиентов, которым каждый месяц нужно готовить и отправлять пакеты документов. Тогда целью будет оптимизация работы с данными. Переход на ЭДО поможет сократить время на подготовку и отправку документов, снизить количество ошибок, ускорить получение подписи второй стороны и оплаты услуг.
Цели автоматизации процессов электронного документооборота могут комбинироваться — экономия, уменьшение трудозатрат, повышение лояльности клиентов. А могут быть специализированными, допустим, в компании планируют оптимизировать кадровый документооборот. После определения целей приступают к выбору решения. В первом случае организация может использовать систему ЭДО с контрагентами — Контур.Диадок, а во втором — подключить дополнительный модуль Диадока для кадрового документооборота.
Подберите выгодный тариф и оцените возможности ЭДО в Диадоке
Подключиться
Преимущества системы автоматизации
Помимо плюсов, о которых говорили выше, системы автоматизации помогают компаниям:
- Ускорить обработку больших объемов информации.
- Быстрее готовить документы для представления в налоговую по требованию.
- Улучшить репутацию за счет ускорения работы и снижения количества ошибок.
- Получать доступ к файлам из любого места через веб-клиент или мобильное приложение.
- Сделать взаимодействие между подразделениями понятным, повысить лояльность сотрудников.
- Увеличить скорость распространения информации внутри предприятия.
- Хранить документы в защищенном электронном архиве.
- Создать регламенты работы, контролировать исполнение.
- ЭДО — не только хороший способ преобразовать и ускорить бизнес-процессы. Использование электронных документов, автоматизация документооборота и перевод рутинных операций в цифровое пространство — средство повысить конкурентоспособность на рынке, сохранить клиентов, улучшить климат внутри компании. Кроме того, оптимизация делопроизводства с внедрением системы электронного документооборота позволяет организовать работу подразделений компании.
Подключитесь к Диадоку и сэкономьте на печати, пересылке, доставке
Оставить заявку
Вопрос-ответ
Чем автоматизация документооборота отличается от автоматизации делопроизводства?
Делопроизводство — система операций с документами, которая включает обработку, регистрацию, поиск и другие действия. Документооборот — движение документов внутри делопроизводства. То есть оптимизация ЭДО — часть автоматизации делопроизводства.
Как выбрать систему автоматизации ЭДО?
В первую очередь выбор программы зависит от целей и задач, которые ставит перед собой компания. Кроме них выделяют общие критерии: технические возможности, интеграция с учетными системами, дополнительная функциональность и положительные отзывы клиентов.
Какие готовые решения предлагает Диадок?
Диадок предлагает клиентам два направления автоматизации — интеграционные решения и дополнительные опции. В первом случае вы можете перенести работу с электронными документами в свою учетную систему с помощью решений: модуля для 1С, коннектора, API Диадока. К дополнительным опциям относятся шаблоны, маршруты согласования, теги, международный ЭДО, сверка взаиморасчетов и другие. Больше о возможностях сервиса читайте здесь.
Рассмотрим более чем востребованные программные решения. В фокусе внимания – системы автоматизации документов и документооборота (СЭД), которые сегодня являются не только эффективным средством для упрощения внутренней работы предприятия, а еще и мощным инструментом внешней борьбы с конкурентами. Расскажем, что за цели они преследуют и какие задачи решают, пройдемся по каждому важному их виду, проанализируем их преимущества – чтобы вам было легче определиться с выбором.
Сразу отметим, что таким ПО сегодня пользуются юрлица самых разных масштабов – как крупные интернациональные корпорации, так и небольшие частные фирмы, желающие идти в ногу со временем. В числе потребителей те, кто понимает, насколько важно оптимизировать производственные процессы.
Автоматизация документооборота: что это такое
В практическом смысле – это внедрение системы, позволяющей с минимальным участием человека создавать, проводить и хранить договоры, платежки, счета, акты, приказы, а также контролировать все этапы их редактирования, согласования или исполнения. Также это способ модернизировать порядок ведения дел в компании, сделать его более простым, эффективным, прозрачным, лучше защищенным от ошибок.
И, наконец, это переход от бумажных носителей к электронным, с созданием единой базы для делопроизводства, круглосуточно работающей в режиме онлайн с четким разграничением прав доступа.
Зачем нужна автоматизация документооборота на предприятии, в организации
Она позволит работать по-современному, опережая конкурентов, кроме того, она:
- Поможет обеспечить слаженное, а значит максимально эффективное взаимодействие всех структурных подразделений фирмы (что особенно актуально для крупных корпораций, имеющих большое количество территориально разнесенных филиалов, в том числе и в других странах).
- Улучшит производительность труда благодаря упрощению процессов согласования и передачи договоров, актов, счетов. Также существенно разгрузит рядовых сотрудников, ведь с нею создавать и редактировать файлы тоже станет легче.
- Повысит уровень защиты внутрикорпоративной информации за счет широких возможностей настройки и разграничения прав. С одной стороны, у нужных вам лиц ускорится доступ к справкам, ведомостям, приказам, с другой – посторонние не смогут открыть, скопировать или передать важные для вас данные (и вообще не увидят, что у вас они есть).
И эти возможности получает бизнес каждой ОПФ (организационно-правовой формы), развиваемый в какой угодно сфере, с любыми оборотами, масштабами, планами и перспективами.
Цели автоматизации управления документооборотом на предприятии
- сократить количество проведения рутинных операций и минимизировать объем ручного труда;
- уменьшить, а впоследствии и полностью прекратить использование бумажных носителей данных;
- создать единый массив электронных файлов, включающий в себя все акты, контракты, справки, которые только может создать, получить или передать фирма;
- адаптировать предложенные программами алгоритмы прохождения документов к текущим нормам, потребностям и особенностям предприятия;
- поддержать и улучшить уже действующие административные процессы;
- ускорить доведение распоряжений от начальника до подчиненного и ускорить внутренний обмен информацией — как на уровне филиалов и подразделений, так и между отдельно взятыми сотрудниками;
- реализовать внешние трансферы служебных файлов с сохранением высокого уровня общей безопасности;
- унифицировать все используемые алгоритмы и схемы;
- запланировать графики персонала (для эффективного распределения времени) и чутко контролировать исполнение должностных инструкций и обязательств.
По сути она призвана дать все инструменты для продуктивной работы в условиях современности.
Задачи автоматизации делопроизводства и документооборота
Они во многом перекликаются с целями. Ключевые из них, в зависимости от возможностей имеющихся сегодня программ, – это:
1. Выстраивание полных маршрутов передвижения электронных актов, справок, договоров.
2. Реализация результативного и удобного управления потоками (то есть процессами и последовательностями стандартных действий).
3. Организация архивов с сопутствующей каталогизацией файлов – для облегчения и улучшения условий хранения.
4. Объединение всех инструментов контроля – чтобы можно было проанализировать, в какой из сфер работы имеются недочеты, и оперативно их устранить.
5. Повышение эффективности использования ресурсов компании, вместе с качественной интеграцией современных решений в процессы руководства фирмой.
Готовые решения для всех направлений
Ускорь работу сотрудников склада при помощи мобильной автоматизации. Навсегда устраните ошибки при приёмке, отгрузке, инвентаризации и перемещении товара.
Узнать больше
Мобильность, точность и скорость пересчёта товара в торговом зале и на складе, позволят вам не потерять дни продаж во время проведения инвентаризации и при приёмке товара.
Узнать больше
Обязательная маркировка товаров — это возможность для каждой организации на 100% исключить приёмку на свой склад контрафактного товара и отследить цепочку поставок от производителя.
Узнать больше
Скорость, точность приёмки и отгрузки товаров на складе — краеугольный камень в E-commerce бизнесе. Начни использовать современные, более эффективные мобильные инструменты.
Узнать больше
Повысь точность учета имущества организации, уровень контроля сохранности и перемещения каждой единицы. Мобильный учет снизит вероятность краж и естественных потерь.
Узнать больше
Повысь эффективность деятельности производственного предприятия за счет внедрения мобильной автоматизации для учёта товарно-материальных ценностей.
Узнать больше
Первое в России готовое решение для учёта товара по RFID-меткам на каждом из этапов цепочки поставок.
Узнать больше
Исключи ошибки сопоставления и считывания акцизных марок алкогольной продукции при помощи мобильных инструментов учёта.
Узнать больше
Получение сертифицированного статуса партнёра «Клеверенс» позволит вашей компании выйти на новый уровень решения задач на предприятиях ваших клиентов..
Узнать больше
Используй современные мобильные инструменты для проведения инвентаризации товара. Повысь скорость и точность бизнес-процесса.
Узнать больше
Показать все решения по автоматизации
Виды систем автоматизации документооборота предприятия
Их классификация условная, но по функционалу, преследуемым целям и предоставляемым возможностям их разделяют на 4 группы. Рассмотрим каждую.
Системы делопроизводства
Ориентированы на те организации, которые работают по строго стандартизированным правилам и обладают вертикальной структурой управления. При этом юрлица могут быть какой угодно ОПФ, развиваться в любой сфере, поддерживать самые разные масштабы производства.
Программы этого класса унифицированы и призваны:
- упорядочивать работу со входящими/исходящими/внутренними файлами;
- максимально быстро обслуживать обращающихся клиентов;
- оптимизировать перемещение актов, справок, приказов в рамках одного структурного подразделения и между филиалами;
- создать и поддерживать хранилище, из которого можно будет в любой момент затребовать нужный контракт или выписку.
Фактически это преемники бумажного делопроизводства, но уже обладающие гораздо более широкими возможностями.
Электронные архивы (ЭА)
Они ориентированы на содержание внушительных объемов временно неиспользуемой документации, причем с опциями быстрого поиска файлов по мере надобности и с разграничением уровней допуска и прав доступа.
Актуальны в тех случаях, когда требуется структурировать имеющуюся информацию, каталогизировать ее по типу (текст, графика, видео, аудио), объему, степени важности, срокам создания и изменения или по каким-то другим параметрам.
В зависимости от набора функций, помогают:
- быстро находить необходимую внутреннюю информацию;
- эффективно управлять имеющимся в распоряжении контентом;
- вводить и изменять данные;
- постепенно оцифровывать бумажные носители;
- устранить вероятность потери и минимизировать риски порчи файлов.
Сегодня ЭА, как правило, включены в состав комплексных программных продуктов СЭД.
Workflow-системы
По сути вывели автоматизированный документооборот на новый уровень, потому что оптимизировали не отдельные функции (например, редактирование акта или визирование приказа подписью), а целые процессы (допустим, создание и утверждение инвентаризационной ведомости).
Каждая совокупность действий – поток – четко структурирована: продуманы все возможные варианты. В результате даже тот человек, который впервые запускает программу, интуитивно понимает, как открыть файл, внести в него изменения, отправить на проверку. Допустить ошибки при заполнении практически невозможно, ведь неправильно составленная форма просто не пойдет дальше, случайно сорвать сроки не грозит, ведь предусмотрены напоминания. Руководитель получает уведомления о несоответствиях графику и о других проблемах – есть все инструменты для гибкого и эффективного контроля.
Согласно статистике, workflow-решения наиболее актуальны для компаний с массовым обменом документами при высокой степени формализации процессов. Да, такие продукты сравнительно сложно и долго интегрировать и придется отдельно подумать об архивации, но все эти минусы они перебивают важнейшим плюсом – высоким уровнем оптимизации.
ECM-системы
Максимально гибкие, так как дают возможность работать как со структурированным, так и с некаталогизированным контентом. При этом позволяют настраивать права доступа, собирать, редактировать, перенаправлять и хранить файлы, то есть делают все то же, что и решения из уже рассмотренных категорий, но не только.
Также они управляют записями и библиотеками знаний, поддерживают разделение на workflow-потоки, оставляют возможность чутко контролировать веб-содержимое, задания и поручения.
Как автоматизировать документооборот, какое решение выбрать
Сложность в том, что можно приобрести программный продукт, который будет качественным сам по себе, но не особенно поможет конкретной компании, так как он в принципе ориентирован на другие задачи. В результате фирма (или непосредственно руководитель) потратит деньги на ПО, зачастую весьма немалые, и время, чем вполне способны воспользоваться конкуренты.
Чтобы не допускать таких ошибок, необходимо сразу определить свои цели и ориентироваться на те задачи, которые номинально должна выполнять СЭД. Если нужно наладить только потоки действий, следует обращать особое внимание на workflow-решения, если требуется еще и обеспечение доступа к обширному информационному архиву, стоит присмотреться к ECM.
Советы по выбору системы автоматизации документооборота организации
1. Воспользуйтесь помощью экспертов: если в штате компании нет ответственного сотрудника, способного однозначно сказать, какая программа будет лучшей конкретно в вашем случае, спросите об этом у специалиста (консультанты «Клеверенс» тоже помогут).
2. Познакомьтесь со всеми предложениями, не отбрасывайте какие-то из них сразу же. И не гонитесь только за функционалом, смотрите еще и на масштабируемость, тогда в будущем инструментарий ПО точно можно будет расширить.
3. Обращайте внимание на качество аппаратных решений: на характер поддержки СУБД, распределение потоков, легкость интеграции в уже сформированную IT-структуру фирмы и так далее.
4. Взгляните, как на практике работает автоматизированная система управленческого документооборота (если есть такая возможность); демоверсия будет являться самым верным первым впечатлением о программе.
5. Сразу смотрите, насколько лично вам (или другим сотрудникам и подчиненным, проводящим тестирование) удобно пользоваться продуктом, эргономичен ли его интерфейс, все ли команды меню понятны, легок ли он в понимании изначально. Если да, то и дальнейших проблем с освоением не должно возникнуть.
Отдельно отметим, что сначала можно поработать с базовым ПО, а потом, если оно подойдет и докажет свою эффективность, нарастить его возможности до максимальных (на текущий момент, с хорошей масштабируемостью можно будет еще не раз модернизировать в будущем).
Преимущества системы автоматизации управления документооборотом
Итак, современная и правильно выбранная программа:
- улучшает производительность труда;
- помогает своевременно актуализировать контент;
- обеспечивает быстрый доступ к нужным категориям (при условии наличия прав);
- минимизирует материальные издержки на хранение (нет необходимости поддерживать целостность бумажных носителей);
- значительно уменьшает ошибки, вызванные «человеческим фактором»
- сокращает штат обслуживающих сотрудников;
- повышает качество взаимодействия отдельных филиалов, подразделений, структур;
- упрощает составление отчетности;
- снижает вероятность умышленной порчи или случайной потери важной информации;
- позволяет составить архив сколь угодно больших объемов;
- объединяет все используемые офисные приложения.
Внимание, выгоды от эксплуатации СЭД могут быть как материальными, так и репутационными. Она помогает улучшить дисциплинированность и корпоративное сознание сотрудников, а оформленные по единым стандартам акты, выписки, приказы говорят инспектирующим органам о солидности фирмы, о серьезном отношении к бизнесу.
Какие технологии автоматизации документооборота считаются современными
- Клиент-серверные – модели управления находятся на специально выделенном внутрикорпоративном ресурсе, доступ к которому осуществляется через веб-интерфейс и открыт круглосуточно.
- Интегрированные с базами данных – Oracle, SQL и другими – и с помощью модулей оперативно получающие из них нужные данные.
- Реализованные на веб-решениях – вход на хост выполняется через браузер с интуитивно понятным интерфейсом.
- «Облачные» – с использованием места, предоставленного сторонним сервисом – провайдером.
Они также дают возможность пользоваться передовыми функциями вроде поточного сканирования, штрих-кодировки, поиска по атрибутам, полному тексту, оптического распознавания, создания электронно-цифровых подписей.
Как проходит процесс автоматизации документооборота: порядок внедрения системы
В общем случае он состоит из следующих этапов:
- выявление тех начальных процедур, которые необходимо выполнить;
- определение требований, предъявляемых к программе;
- формирование целей и задач фирмы, а также критериев соответствия ПО;
- обращение к интегратору – к компании-поставщику продукта;
- контроль за установкой и интеграцией с уже существующей IT-инфраструктурой;
- фиксация всех принимаемых мер.
Непосредственные работы по подключению СЭД выполняют специалисты, они же осуществляют пусконаладку и обучают персонал основам, а также проводят консультации.
Результаты внедрения автоматизированной системы управления документами
Главный итог – это появление всех возможностей и инструментов для более продуктивной деятельности. Также это создание внутрикорпоративного архива, с удобной логической структурой и неограниченным объемом. Не менее важную роль играет и улучшение политики безопасности, с более тонким разграничением прав доступа. И, наконец, каждая логическая процедура будет определена, четко описана, регламентирована, что поможет избежать ошибок и накладок.
Но вот как оценить всю степень пользы, которую она начинает приносить, особенно на первых этапах? Для этого нужно проводить мониторинг, обращая внимание на ключевые показатели. Какие именно? Сейчас рассмотрим.
Критерии эффективности автоматизированной системы управления документооборотом
- зрелость – процент ошибок, вызванных недостатками ПО или его несвоевременным обновлением;
- соответствие требованиям вашего бизнеса и отраслевым стандартам;
- масштабируемость – способность к наращиванию производственных мощностей, объемов хранилища, функций, числа пользователей;
- качество защиты данных и устойчивость к отказам;
- уровень доступности, гибкость разграничения прав, широта изменения настроек;
- мастерство технической поддержки на всех стадиях (подключение, пуск, обслуживание);
- стоимость обладания – цена покупки лицензии и обновлений, затраты на аппаратное обеспечение и администрирование и тому подобные расходы.
Готовые решения для всех направлений
Ускорь работу сотрудников склада при помощи мобильной автоматизации. Навсегда устраните ошибки при приёмке, отгрузке, инвентаризации и перемещении товара.
Узнать больше
Мобильность, точность и скорость пересчёта товара в торговом зале и на складе, позволят вам не потерять дни продаж во время проведения инвентаризации и при приёмке товара.
Узнать больше
Обязательная маркировка товаров — это возможность для каждой организации на 100% исключить приёмку на свой склад контрафактного товара и отследить цепочку поставок от производителя.
Узнать больше
Скорость, точность приёмки и отгрузки товаров на складе — краеугольный камень в E-commerce бизнесе. Начни использовать современные, более эффективные мобильные инструменты.
Узнать больше
Повысь точность учета имущества организации, уровень контроля сохранности и перемещения каждой единицы. Мобильный учет снизит вероятность краж и естественных потерь.
Узнать больше
Повысь эффективность деятельности производственного предприятия за счет внедрения мобильной автоматизации для учёта товарно-материальных ценностей.
Узнать больше
Первое в России готовое решение для учёта товара по RFID-меткам на каждом из этапов цепочки поставок.
Узнать больше
Исключи ошибки сопоставления и считывания акцизных марок алкогольной продукции при помощи мобильных инструментов учёта.
Узнать больше
Получение сертифицированного статуса партнёра «Клеверенс» позволит вашей компании выйти на новый уровень решения задач на предприятиях ваших клиентов..
Узнать больше
Используй современные мобильные инструменты для проведения инвентаризации товара. Повысь скорость и точность бизнес-процесса.
Узнать больше
Показать все решения по автоматизации
Какие проблемы решает СЭД
Главные особенности автоматизации документооборота – это сокращение ручного труда и постепенное избавление от бумажных носителей. Используя ПО, не придется переживать о том, что секретная папка с важным проектом потеряется, что в нее заглянет инсайдер конкурента (или даже скопирует оттуда несколько схем). Не нужно будет тратить нервы в ожидании, пока акт двухлетней давности найдут в архиве, да даже отводить помещение под хранилище и то не понадобится. Не придется задумываться о том, сколько копий распоряжения гуляет по предприятию и кто с ними ознакомлен – каждая будет как на ладони. Да и согласование всех решений ускорится.
Также не забывайте, что все подразделения станут работать более слаженно, исчезнут многие ошибки «человеческого фактора», доступ к информации можно будет разграничить буквально в пару кликов. Система автоматизации документооборота – это мощный инструмент, которым нужно пользоваться в конкурентной борьбе, и мы поможем вам им вооружиться. Обращайтесь в «Клеверенс» – предлагаем эффективные, надежные, масштабируемые и удобные в пользовании программные решения для всех видов бизнеса.
Количество показов: 46364
метки: Процесс, Автоматизация, Предприятие, Бизнес, Деловой, Проект, Документ, Система
1. Автоматизация бизнес-процессов в документообороте
2. Показатели автоматизации предприятия
3. Система автопроцессинга
4. Особенности автоматизации бизнес-процессов
В работе рассматривается подход, базирующийся на применении информационной системы электронного документооборота (далее СЭД), который не только автоматизирует некоторые аспекты управленческой и финансово-хозяйственной деятельности на предприятии, но и позволяет выполнить полную автоматизацию текущих бизнес-процессов. Помимо этого в реферате рассматривается представление бизнес-процесса с точки зрения СЭД, реализованный инструментарий представления и особенности его применения в конкретных случаях на примере СЭД «Е1 Евфрат».
1. Автоматизация бизнес-процессов в документообороте
Исторически сложилось, что процесс внедрения различных информационных систем на предприятии, в том числе и систем электронного документооборота, происходил без предварительного анализа существующей инфраструктуры компании и происходящих в ней процессов. На сегодняшний момент для менеджмента компаний потребность чёткого описания бизнес-процессов становится приоритетной задачей. Всё чаще применяется более полезная практика описания бизнес-процессов перед попыткой автоматизации управления на предприятии[3,5].
Попробуем понять, насколько тесно связаны понятия бизнес-процесса и документооборота.
Бизнес-процесс — это последовательность взаимосвязанных активностей или задач, которые приводят к созданию определенного продукта или услуги для потребителей[7].
Результаты отдельных работ и процессов не могут не отражаться в созданных или измененных электронных документах. Поэтому компании, вставшей на путь автоматизации, необходима тесная интеграция систем делопроизводства и управления бизнес-процессами.
Перечислим основные принципы электронного документооборота, применяемые в СЭД «Е1 Евфрат» (заявленные разработчиком на evfrat.ru), позволяющие эффективно управлять описанными бизнес-процессами:
1. Однократная регистрация документа, позволяющая однозначно идентифицировать документ в любой инсталляции данной системы.
2. Возможность параллельного выполнения операций, позволяющая сократить время движения документов и повышения оперативности их исполнения
3. Непрерывность движения документа, позволяющая идентифицировать ответственного за исполнение документа (задачи) в каждый момент времени жизни документа.
4. Единая (или согласованная распределённая) база документной информации, позволяющая исключить возможность дублирования документов.
27 стр., 13248 слов
«Совершенствование бизнес-процессов
… информационных систем помогает компаниям оптимизировать работу бизнес-процессов, что способствует более быстрому и рациональному течению работы. Объектом исследования является мебельное ателье «Альянс», которое занимается производством корпусной мебели на заказ. Целью …
5. Эффективно организованная система поиска документа, позволяющая находить документ, обладая минимальной информацией о нём.
6. Развитая система отчётности по различным статусам и атрибутам документов, позволяющая контролировать движение документов по процессам документооборота и принимать управленческие решения, основываясь на данных из отчётов[1].
Центральным понятием документооборота является документ. Отслеживать и управлять процессом можно, внося изменения в реальном времени в текущий документ и связанный с ним процесс. Следовательно, весь функционал СЭД может быть легко адаптирован для задачи управления бизнес-процессами. Документ становится основой управления[2], а СЭД — базовой платформой для создания автоматизированных систем управления (АСУ).
В этом и заключается документно-ориентированный подход к управлению предприятием[2].
Но «автоматизация» подразумевает не только управление, но и автоматическую обработку бизнес-процессов без участия человека. Для этого самого по себе документооборота не достаточно. Требуются дополнительные инструменты автоматической обработки документов.
2. Показатели автоматизации предприятия
При проведении автоматизации на предприятии встаёт вопрос о количественном измерении этого процесса. В существующих отечественных и зарубежных источниках используются два основных показателя — уровень и степень автоматизации. Коэффициент уровня автоматизации труда определяется по объему затрат автоматизированного труда в общей трудоемкости предприятия[3].
Следует отличать уровень от степени автоматизации труда, которая определяется как отношение численности рабочих, занятых автоматизированным или механизированным трудом, соответственно, к общей численности персонала предприятия.
Рассматривать эти характеристики с точки зрения автоматизации отдельных бизнес-процессов представляется не совсем правильным. В некоторых источниках для расчёта эффективности процесса автоматизации используются временные показатели. Например, логично сравнить общее время выполнение всего бизнес-процесса до автоматизации и после нее. Но, так как бизнес-процесс сам по себе состоит из атомарных деятельностей, то выражать степень автоматизации бизнес-процесса проще как отношение количества автоматизированных деятельностей к общему числу деятельностей в бизнес-процессе.
Такой расчёт легко провести, он нагляден и просто масштабируем на предприятии, в котором выполняется задача автоматизации сразу нескольких бизнес-процессов. Единственное требование — это чёткое описание и регламентирование существующих бизнес-процессов.
3. Система автопроцессинга
Попробуем составить список функций, которые необходимы для полной автоматизации бизнес-процессов и которые, в свою очередь, смогут обойтись без постоянного участия администраторов и простых пользователей:
- Регистрация документов и их привязка к потокам.
- Маршрутизация прохождения документов [26, «https:// «].
- Назначение ответственных исполнителей.
- Формирования заданий и сроков задач по документам.
- Контроль исполнения задач по документам.
- Формирование отчётов и анализ состояния работ.
Всё это основные компоненты системы электронного документооборота.
31 стр., 15449 слов
Разработка модуля по автоматизации бизнес-процессов отдела работы …
… задач, задачи и обоснование необходимости автоматизации 1.2.1 Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика существующих бизнес процессов Разработка модуля бизнес процесса в данном дипломном проекте, затрагивает отдел продаж; склад продукции. Автоматизация работы именно этих отделов является …
Воспользовавшись документно-ориентированным подходом, рассмотрим абстрактное предприятие в виде чёрного ящика, в котором необходимо регистрировать документ, производить по нему какие-то чётко регламентированные работы, и, возможно, осуществлять выгрузку документа вовне.
Следовательно, при стремлении к полной автоматизации бизнес процесса, необходимо реализовать инструментарий для создания подсистемы автоматического импорта документов извне, автоматической обработки документов внутри и автоматического экспорта документов. На официальном сайте разработчика имеется информация о том, что в «Е1 Евфрат» уже есть функция автопроцессинга, что позволяет покупателям данной СЭД снижать субъективность в принятии решений при обращении граждан и также оперативно реагировать на эти обращения.
4. Особенности автоматизации бизнес-процессов
Применение системы автопроцессинга подходит для всех стратегий автоматизации, как более консервативных — пошаговых, так и для более агрессивных, цель которых — максимально возможная автоматизация.
Несомненными преимуществами данного подхода являются:
1. Наглядность. Степень автоматизации предприятия легко поддаётся вычислению, если бизнес-процессы хорошо описаны и спроектированы в терминах СЭД.
2. Лёгкость развёртывания, гибкая настройка. Представленный инструментарий построен на простой и интуитивно понятной терминологии СЭД — документ, поток документов, поручение. Следовательно, не требуется дополнительных специальных навыков и знаний, которыми обладают пользователи и администраторы СЭД.
3. Расширяемость. Добавление новых возможностей автоматизации реализуется достаточно просто, путём добавления нового класса обработчика поручений.
Необходимо добавить, что многочисленные отечественные и зарубежные специалисты в области автоматизации считают: полная автоматизация делопроизводства недостижима и, более того, даже вредна. Поэтому, в данной работе, речь идёт лишь о некотором подходе и реализующем его инструментарии. Насколько полно необходимо его использовать и какую пользу это принесёт в конечном итоге — решать менеджменту компании, ответственному за автоматизацию.
Описанные в работе системы автопроцессинга реализованы в СЭД «Е1 ЕВФРАТ» и применяются для автоматизации, как отдельных, так и целых бизнес-процессов на предприятиях.
информационный электронный документооборот автоматизация
1. Арлазаров В.Л., Емельянов Н. Е. Документооборот как информационная база накопления знаний // Труды ИСА РАН «И нформационно-аналитические аспекты в задачах управления», т. 29 — М.: URSS, 2007 // ISBN 978−5-382−486−0
Арлазаров В. Л., Грекул В. И.
Лухин П. А.
И. С. Аглицкий
6. Материалы сайта http://bigc.ru/publications/other/it/avtom_predpr_vchera_segodnya_zavtra.php.
7. П. Свитинбенк, А. Изуно, Х. Бадави, Д. Хи, П. Левики, Х. Шварцер, Л. Юсуф Создание бизнес-процесса с помощью инструментов Rational и WebSphere.
Документооборот в бизнес процессах
Документооборот бизнес процессов ЭДО на платформе СЭД TESSA
Электронный документооборот бизнес-процессов с системой становится более быстрым, красивым, современным, интерактивным. Платформа с гибкими возможностями настройки, безупречной внутренней архитектурой, передовыми технологиями WPF обеспечивает безукоризненное и стабильное функционирование рабочего места пользователя и минимизацию времени отклика приложения, даже несмотря на ограниченные возможности каналов передачи данных.
С помощью автоматизации электронного документооборота, упрощается работа с такими функциональными блоками системы электронного документооборота, как:
- электронный архив документов:
- обеспечение высокой скорости работы с большим количеством пользователей и большим объемом данных
- работу канцелярии:
- сканирование документов, доведение их в электронном виде до исполнителей
- регистрацию входящей/исходящей корреспонденции
- организацию тендерной процедуры
- согласование договоров, платежей
- обработку служебных записок/заявок
- согласование и контроль над исполнением организационно-распорядительной документации
- работу с протоколами коллегиальных органов/совещаний
- автоматизацию работы сервис-деска
- обработку претензий и жалоб
- кадрово-хозяйственные процессы (увольнение, прием на работу, командировки, авансовые отчеты и др.)
- обработку, хранение первичной бухгалтерской документации
- автоматизацию процессов, специализированных для различных сфер бизнеса:
- автоматизацию урегулирования убытков страхования (для страховых компаний)
- рассмотрение заявок на выдачу кредита и архив клиентских досье(для банков)
- вывод на рынок новых единиц продукции (для производства)
- процедуру открытия новых магазинов (ритейл)
- управление закупками
- и прочие блоки
Благодаря автоматизации документооборота и управлению бизнес-процессами в СЭД, можно:
- Сократить издержки за счёт исключения потерь и оптимизации поиска необходимых документов, сэкономить средства на хранении/печати/перемещении печатных документов;
- Сократить сроки обработки и согласования документов, осуществления бизнес-процессов;
- Обеспечить прозрачность процессов, которые были автоматизированы в документообороте;
- Обеспечить контроль обработки и создания документов;
- Повысить эффективность управляемости компании.
Настройка бизнес-процесса
Настройка шаблона бизнес-процесса
Чтобы создать шаблон бизнес-процесса, необходимо на левой панели меню выбрать Создать карточку→Справочники→Шаблон бизнес-процесса.
У данного типа карточек следующий набор полей:
- Название — определяет название бизнес-процесса.
- Группа — определяет группу, к которой относится бизнес-процесс.
- Запуск из карточки — определяет, запускается ли данный процесс из карточки.
- Типы карточек — определяет список типов карточек, к которым относится данный шаблон бизнес-процесса. Актуально, если установлен флаг Запуск из карточки.
- Расширения проверки доступа для тайлов — список расширений на проверку доступа для тайлов, подключенных для данного шаблона бизнес-процесса. Более подробно про расширения можно посмотреть в разделе Расширения проверки доступа для тайлов.
- Сообщение при блокировке — сообщение, которое увидит пользователь при нажатии на кнопку процесса или завершении задания процесса, если версия этого процесса заблокирована на редактирование.
- Сообщение об ошибке — сообщение, которое увидит пользователь в случае возникновения непредвиденной ошибки процесса. Действительную ошибку можно посмотреть в карточке ошибки или списке ошибок экземпляра процесса.
- Доступ на редактирование — определяет список ролей, которые имеют доступ на редактирование шаблона процесса, редактирование и отладку экземпляра процесса. Допускается использование любых ролей, кроме контекстных.
- Доступ на чтение экземпляров — определяет список ролей, которые имеют доступ на чтение экземпляров бизнес-процесса. Допускается использование любых ролей, включая контекстные роли.
- Версии бизнес-процесса — таблица со всеми версиями данного шаблона бизнес-процесса. Более подробное описание данной таблицы расположено в подразделе данной главы.
- Кнопки бизнес-процесса — таблица со всеми кнопками данного шаблона бизнес-процесса. Более подробное описание данной таблицы расположено в подразделе данной главы.
Версии бизнес-процесса
В специальной таблице представлены все версии шаблона бизнес-процессов на текущий момент и число активных процессов внутри каждой модификации. А также кнопка для управления версиями процесса. По двойному нажатию открываться редактор данной версии — процесс открытия издания новой версий системы.
Таблица имеет следующие колонки:
- Версия — номер версии шаблона процесса.
- Родительская версия — номер родительской версии шаблона процесса.
- Дата создания — дата и время создания версии бизнес-процесса.
- Создано — создатель версии шаблона бизнес-процесса.
- Дата изменения — дата и время последнего изменения версии шаблона бизнес-процесса.
- Изменено — сотрудник, который последний вносил изменения в версию шаблона бизнес-процесса.
- По умолчанию — определяет, является ли данная версия версией, которая запускается при запуске процесса по данному шаблону процесса. Одновременно может быть только одна версия версией по умолчанию
- Заблокирован — определяет, заблокирована ли данная версия процесса на изменения. Если версия процесса заблокирована, то никакой процесс не может быть запущен или продолжен по данной версии процесса.
- Заблокирован сотрудником — сотрудник, который заблокировал данную версию процесса на редактирование.
- Число активных процессов — определяет число активных процессов по данной версии процесса.
Кнопки бизнес-процесса
Все кнопки представлены в таблице с параметрами отображения и доступа к ним. В колонку *Настройки” выводится вся информация о настройках расширений проверки доступа для тайлов.
Все кнопки отображаются в виде тайлов на левой боковой панели (за исключением кнопок с флагом Запускает процесс и при отсутствии флага в карточке шаблона процесса Запуск из карточки, эти кнопки отображаются на правой боковой панели).
По двойному нажатию производится открытие формы настройки кнопки.
Форма настроек кнопок имеет следующие поля:
- Название — определяет отображаемое значение на панели у пользователя на кнопке.
- Иконка — определяет иконку кнопки.
- Группа — определяет имя группирующего тайла, к которому будет принадлежать данная кнопка.
- Сочетание клавиш — горячие клавиши, при нажатии на которые происходит выполнение действия кнопки.
- Размер плитки — определяет размер кнопки на панели пользователя.
- Порядок — определяет порядок сортировки кнопок. Кнопки сортируются в порядке возрастания номера.
- Описание — текстовое описание кнопки. Пользователю нигде не отображается.
- Всплывающая подсказка — подсказка, которая отображается пользователю при длительном наведении на кнопку.
- Текст подтверждения — текст сообщения, которое отображается пользователю при нажатии на кнопку, если стоит флаг Спрашивать подтверждение.
- Спрашивать подтверждение — определяет, нужно ли выводить сообщение с текстом из поля Текст подтверждения для подтверждения нажатия на кнопку.
- Группировать в действия — определяет, нужно ли данную кнопку группировать в панель Действия на левой боковой панели пользователя.
- Сообщение при недоступности для выполнения — сообщение, которое будет выведено пользователю в ситуации, если у него нет доступа на нажатие данной кнопки. Данная ситуация может возникнуть, когда пользователь видит кнопку после открытия карточки, но больше не имеет к ней доступа из-за изменения каких-либо настроек системы, по которым определяется доступ к кнопке.
- Отправляемый сигнал — определяет тип сигнала, отправляемый при нажатии на кнопку.
- Запускает процесс — определяет, запускает ли данная кнопка процесса или производит воздействие на активные экземпляры процесса.
- Доступна ролям — определяет список ролей, которым данная кнопка доступна. Допускает добавление любых ролей, кроме контекстных.
- Состояния — определяет список состояний типового решения, при которых данная кнопка доступна. Данное поле добавлено в форму, т.к. включено расширение доступа к тайлам Проверка состояния. Если данное расширение не включено, то данного поля не будет и проверка по состоянию карточки производится также не будет. Более подробно про расширения можно посмотреть в разделе Расширения проверки доступа для тайлов.
- Условие — определяет дополнительное условие, написанное на языке C#, которое выполняется для проверки доступа к тайлу. API для подобных условий можно посмотреть в разделе API скриптов в условиях для тайлов.
Карточка настроек конструктора бизнес-процесса
Этот тип карточки позволяет настроить список ролей, имеющих доступ к созданию карточек шаблона процесса; с алиментарными правами.
У данного типа карточек следующий набор полей:
- Роли, которые могут создавать шаблоны процессов — список ролей, сотрудники которых имеют доступ на создание карточки шаблонов процесса.
- Администраторы процессов — список ролей, сотрудники которых имеют полный доступ к карточкам шаблона процесса, а также доступ на чтение и редактирование экземпляров процесса.
- Настройки типов — таблица с настройками типов для редактора параметров.
Настройки каждого типа имеют следующие поля:- Название — уникальная строка, обозначающая имя типа.
- Заголовок — отображаемое для пользователя имя типа. Поддерживает строки локализации.
- Секция — определяет секцию, из которой берутся данные для данного типа.
- Поля — определяет набор полей из секции, которые будут использованы при формировании значения данного типа. Поле ID добавляется по умолчанию.
- RefSection — определяет RefSection для выбора значений из представлений. Если не задан, то используется имя секции.
Доступ к шаблону бизнес-процесса
По умолчанию в режиме редактирования и доступа ко всем документам из поля Доступ на считывание экземпляров записываются создавший процесс сотрудники.
Доступ к шаблону процесса определяется следующим образом:
- Если сотрудник входит в список ролей из поля Администраторы шаблонов бизнес процессов карточки настроек конструктора процессов, он имеет доступ на просмотр и редактирование шаблона процесса.
- Если сотрудник входит в список ролей из поля Доступ на редактирование, он имеет доступ на просмотр и редактирование шаблона процесса.
- Администраторы системы могут открыть карточку шаблона и выдать права на редактирование себе или другому сотруднику.
Доступ к экземпляру бизнес-процесса
Описанное выше правило применяется при создании новой карточки шаблона бизнес-процессов по умолчанию лишь сотрудник, создавший карточку. Список сотрудников и ролей, которые имеют доступ к шаблону, определяются в поле — Доступ на чтение экземпляров.
Права на доступ к экземпляру определяются следующим образом:
Если сотрудник входит в список ролей из поля Администраторы шаблонов бизнес процессов карточки настроек конструктора процессов, он имеет доступ на просмотр и редактирование экземпляра процесса (подробнее о редактировании экземпляра в разделе Введение в отладку экземпляров процесса).
Если сотрудник входит в список ролей из поля Доступ на редактирование бизнес процессов, он имеет доступ на просмотр и редактирование экземпляра процесса (подробнее о редактировании экземпляра в разделе Введение в отладку экземпляров процесса).
Если сотрудник входит в список ролей из поля Доступ на чтение экземпляров бизнес процессов, он имеет доступ только на просмотр экземпляра процесса. Для просмотра экземпляров процесса на левой боковой панели карточки есть тайл Бизнес процессы со всеми доступными для просмотра экземплярами процесса.
Документооборот в бизнес процессах
Отправьте заявку и специалист компании свяжется с Вами в ближайшее время.
В документации предприятия сосредоточено более 80% информационных ресурсов, которые помогают в работе организации и её подразделений. Чтобы наладить рабочие процессы в компании, необходима автоматизация документооборота и делопроизводства.
Автоматизации работы с электронными документами и организации бизнеса имеет огромный потенциал для развития компании, ведь с документами работают абсолютно все контрагенты и большое количество клиентов.
Система электронного документооборота (СЭД) поможет упорядочить составление и передачу документации каждому предпринимателю и офисному сотруднику. Чем быстрее происходит обработка документации, тем выше результат. Большинство организаций уже используют СЭД, которая позволяет упростить внутреннюю работу предприятия, а также ускорить обмен документами с внешними организациями.
Чем автоматизация документооборота отличается от делопроизводства
Несмотря на то что эти два термина тесно взаимосвязаны и даже синонимичны для многих, тем не менее, автоматизацию документооборота следует отличать от делопроизводства. Одно из понятий является частью другого — делопроизводство невозможно без документооборота.
Документооборот — это движение документации внутри компании.
Делопроизводство — комплексное понятие, включающее следующие мероприятия:
- создание, редактирование и утверждение документов;
- обработка и регистрация документов;
- документооборот;
- выдача поручений и контроль за их исполнением;
- ведение архива, поиск документов и контроль за их местонахождением.
Оба понятия в совокупности необходимы для документационного обеспечения управления (ДОУ), которое помогает в процессе реализации функций предприятия.
Делопроизводство включает меры по обеспечению документационной поддержки управления и ведения бизнеса: взаимодействие с контрагентами и закрепление деловых процедур договорами; создание внутренних актов и регламентов компании для управления сотрудниками и оптимизации бизнес-процессов.
Для автоматизации делопроизводства внедряют систему электронного документооборота, которая позволит организовать работу всех подразделений компании.
СЭД – надёжная компьютерная программа, позволяющая создавать, исправлять, искать электронные документы, а также организовывать взаимодействие сотрудников с ними (отправка, утверждение и передача). Она может функционировать в локальной сети организации или в интернет-сети круглосуточно, с чётким разграничением прав доступа.
Программа автоматизирует документооборот. Она помогает проводить и хранить счета, платежи, акты и приказы. Можно контролировать все этапы их редактирования, согласования и исполнения. Это проверенная временем многофункциональная система, которая, помимо работы с документацией, позволяет контролировать объём выполненных задач сотрудников компании. Также это способ улучшения порядка ведения дел в компании, чтобы сделать их более прозрачными и защищёнными от ошибок.
Как связаны управление и делопроизводство
Делопроизводство необходимо для обеспечения документационной поддержки управления организацией. Когда руководитель получает информацию о задаче, он её анализирует, принимает решение и сообщает подчинённым.
Управление тесно связано с документацией, потому как информация может поступать в виде документа, её анализ отражаться в различных других документах, а объявление решения может быть в форме акта или приказа. Поэтому корректная организация работы с документами сильно повышает оперативность и качество работы руководителей.
Связь между управлением и делопроизводством можно посмотреть на следующем примере — наём сотрудника на работу. Алгоритм действий представлен так:
- руководством принимается решение об открытии новой вакансии;
- отдел кадров составляет вакансию и согласовывает с руководством;
- вакансия размещается на сайте компании и биржах поиска работы;
- кандидаты присылают резюме;
- кадры отбирают резюме и передают их руководству;
- руководство просматривает резюме и принимает решение о собеседовании с потенциальным кандидатом;
- по итогам встречи отбирается один сотрудник, с которым заключается трудовой договор.
Здесь принимаются несколько управленческих решений: об открытии вакансии, собеседовании и о приёме на работу. Их необходимо подкреплять документами: описание вакансии, резюме, трудовой договор. А если процесс найма более сложный, с выполнением тестового задания, проверкой службой безопасности и медицинской комиссией, то документов становится ещё больше.
Поэтому мероприятия по делопроизводству сопровождают управленческие решения, где необходимо получить или выдать данные в виде документов. Отсюда связь между делопроизводством и управлением.
Документация выступает как средство информационного обмена для руководителей. И при неналаженном делопроизводстве страдает управление, которое зависит от качества и достоверности информации, скорости приёма и передачи данных, правильной организации документов.
Основные задачи автоматизации делопроизводства и документооборота
Задачи во многом перекликаются с целями. Вот ключевые из них:
- Выстраивание полных маршрутов передвижения электронных актов, справок, договоров.
- Реализация удобного управления процессами, выстраивание последовательности стандартных действий.
- Организация архивов с каталогом файлов для облегчения и улучшения условий хранения.
- Объединение всех инструментов контроля для последующего анализа сфер работы, где имеются недочёты, чтобы оперативно их устранить.
- Повышение эффективности использования ресурсов компании.
Частая ошибка при автоматизации делопроизводства и способ её решения
Когда компания расширяется и руководитель принимает решение о необходимости автоматизации процессов документооборота с помощью информационных технологий, то многие компании часто совершают одну ошибку.
Они пытаются обойтись автоматизацией работы только отдельных сотрудников: секретаря, менеджера, бухгалтера. Получается, что одни сотрудники работают в цифровом пространстве, а другие нет. Это значит, что нет взаимодействия работников друг с другом, работа отделов не налажена, прикладные процессы никак не связываются с делопроизводственными. Нет возможности и инструментов для более продуктивной деятельности персонала.
Автоматизация электронного документооборота и делопроизводства должна быть комплексной и одна для всех сотрудников. При организации эффективной среды информационного обмена следует выполнить задачи по автоматизации трёх составных частей делопроизводства:
- документирование;
- документооборот;
- ведение цифрового архива.
Учитывая все основные части делопроизводства, нужна программа, которая имеет возможность создания, хранения и обмена документации в цифровом виде. Должен быть поиск необходимого файла, а также возможность интеграции с другими платформами компании, чтобы документы приходили от всех сотрудников. Не менее важную роль при выборе программы играет политика безопасности и разграничение прав доступа.
При подключении рабочих процессов к системе появляется внутрикорпоративный архив с удобной логической структурой и неограниченным объёмом. Каждая производственная операция будет определена, чётко описана и регламентирована, чтобы избежать ошибок.
Почему автоматизация документооборота очень важна на предприятии
При расширении предприятия, когда растёт численность сотрудников и направлений деятельности, процессы информационного обмена могут становиться запутанными, что напрямую отражается на деятельности предприятия. Автоматизация документооборота поможет в следующем:
- Отделам и подразделениям компании наладить согласованный и упорядоченный рабочий процесс. Получая информацию о деятельности друг друга и работая в слаженном ритме, повышается качество обслуживания клиентов и взаимодействие с контрагентами.
- Повысить производительность труда у сотрудников, благодаря ускорению процессов согласования и передачи договоров, актов, счетов.
- Разгрузить рядовых сотрудников, поскольку система упрощает создание и редактирование файлов.
- Поможет справляться с задачами при небольшом количестве работников. Не потребуется расширять штат, вкладываться в новые рабочие места и помещения, заниматься обучением персонала.
- Повысить уровень защиты внутрикорпоративной информации за счёт широких возможностей настройки и разграничения прав.
Руководители смогут не потерять и увидеть целостную картину происходящей ситуации в подразделении или организации. А владельцы компании смогут избежать новых инвестиций в основную деятельность, потребности в увеличении оборотного капитала, получения кредитов, уменьшения ожидаемой прибыли.
Поэтому создание налаженной рабочей среды по обработке информации имеет непосредственное влияние на успешность предприятия. В связи с этим очень важно правильно выбрать стратегию автоматизации, в том числе ПО для её реализации.
Как автоматизировать документооборот
В целях автоматизации делопроизводства используются комплексные информационные системы, которые управляют базами данных, имеют поиск документов и анализа текстов. Смогут наладить внутренний документооборот и обеспечить доступ в корпоративную среду Intranet.
Наиболее популярными и современными считаются следующие технологии автоматизации документооборота:
- Клиент-серверные. Модели управления находятся на специально выделенном внутрикорпоративном ресурсе, доступ к которому круглосуточный и осуществляется через веб-интерфейс.
- Интегрированные с базами данных, из которых можно оперативно получить нужные данные.
- Реализованные на веб-решениях, когда вход выполняется через браузер.
- Облачные – с использованием места, предоставленного сторонним сервисом.
Сложность возникает при выборе программного продукта. Можно приобрести качественное ПО, но оно не сможет помочь компании, так как ориентировано на другие задачи. Чтобы фирма зря не потратила деньги, необходимо для начала определить цели, которые должна выполнять система. И потом при покупке обращать внимание на соответствие нужным задачам в отдельности и в качестве одного целого (имеется ли интеграция с другими системами).
Какие проблемы решает СЭД
Внедрение системы электронного документооборота (СЭД) обеспечивает автоматизацию движения документов в рамках делопроизводства. СЭД может работать с любым видом документации: корреспонденция и электронные письма, офисные документы, отчёты.
Программы СЭД дают возможность просматривать некоторое количество писем сразу с нескольких электронных ящиков. Позволяют планировать бизнес-проекты, что удобно с точки зрения менеджмента, и менеджеры могут в любой момент проконтролировать работу сотрудников. При наличии мобильной версии программы, это можно будет делать, находясь вне офиса.
Также удобно отслеживать процесс согласования и утверждения документа. Когда руководитель заканчивает с документом, его можно легко отправить контрагенту по электронной почте, на печать или в архив.
Главные проблемы, которые решает автоматизация документооборота – это сокращение ручного труда и постепенное избавление от бумажных носителей, что позволит снизить затраты на закупку оргтехники и расходников для печати. Не потребуются услуги курьера и других посредников, что снижает вероятность умышленной порчи или случайной потери важной информации. В СЭД обмен документами происходит в пару кликов с рабочего места.
Документы хранятся в цифровой среде программного обеспечения, что помогает освободить архивы и оптимизировать все процессы документооборота. Хранящиеся файлы легко извлекаются за счёт удобного поиска по разным параметрам — название, содержание, номер документа и т. д.
Помимо этого, все подразделения станут работать более слаженно из-за повышения качества взаимодействия филиалов и структур. Значительно снизятся ошибки, вызванные человеческим фактором, а доступ к информации можно будет разграничить.
Автоматизация документооборота ускорит деятельность компании в целом, увеличит оборот, повысит солидность фирмы. СЭД говорит о серьёзном отношении к бизнесу, что благоприятно сказывается на качестве обслуживания клиентов.
Рекомендации по выбору системы электронного документооборота
Чтобы определиться и решить, какая система автоматизации документооборота и делопроизводства будет использоваться в вашей компании, необходимо:
- Изучить функциональность системы. Оценить набор функций платформы, удобство её применения, интерфейс, возможность гибкой настройки.
- Поискать примеры удачного опыта применения выбранной системы в вашей отрасли. Это очень важно, поскольку позволяет понять, насколько успешным будет внедрение конкретной системы автоматизации документооборота в той сфере, в которой работает ваша компания. Выяснить, в каких фирмах из вашей области использовалась система, и насколько успешно были реализованы эти проекты.
- Соотнести стоимость, функциональность и поддержку платформы. Важно не только приобрести и внедрить систему автоматизации, но и убедиться в том, что вам при этом будут доступны её обновления и поддержка. Испытать функции системы в её бесплатной версии.
Пробная версия наглядно демонстрирует функции и преимущества системы автоматизации управления документооборотом. Иногда производители предлагают демоверсии без каких-либо ограничений по функциональности. Так вы сможете понять, насколько вам подходит платформа, удобно ли в ней работать.
Функциональные требования к системе документооборота утверждены
Приказом Росархива от 15 июня 2020 г. № 69. Система документооборота обязана иметь инструменты для работы с электронными документами и другие опции для выполнения всех задач, поставленных пользователем (с точки зрения функциональности и технологического исполнения).
При выборе СЭД необходимо обращать внимание на следующие пункты:
- понятный интерфейс;
- скорость и надёжность обмена;
- возможность подписания ЭП;
- возможность распределения файлов по группам;
- поиск;
- настройка прав доступа;
- мониторинг прохождения документа по этапам;
- высокоуровневая защита данных;
- архивное хранение.
Также для некоторых компаний важны интеграция с учётными системами, а для организаций непрерывного цикла работы — уровень техподдержки.
Если вы решили автоматизировать в своей компании документооборот, подключите «Астрал.ЭДО» — онлайн-сервис, который позволяет быстро оформлять документы и передавать их в один клик. Вы сможете вести несколько организаций, наладив документооборот внутри компании, а также с контрагентами и госорганами.
Вся информация автоматически и структурировано сохраняется в архив, что позволяет в любой момент легко найти и посмотреть необходимую документацию. Сервис «1С-ЭДО» можно использовать в привычном интерфейсе 1С. Круглосуточная служба поддержки поможет клиентам на всех этапах обслуживания: от запуска системы и подключения контрагентов до обмена документами и отправки отчётов в государственные органы.
