Чем занимается отдел закупок в транспортной компании

Бюджетные организации по закону могут осуществлять приобретение какой-либо продукции, заказывать работы или услуги только в рамках системы государственных закупок, то есть посредством торгов. В подавляющем большинстве случаев обращаться к подрядчикам напрямую нельзя. Поэтому в каждом таком учреждении существует отдел (или хотя бы специалист), занимающийся вопросами взаимодействия со сторонними организациями. Такие люди есть и в коммерческих структурах. В обязанности специалиста по закупкам входит все, что связано с аукционами, торгами, запросами котировок, оформлением сопутствующей документации. Именно об этом пойдет речь в материале.

Чем конкретно занимается специалист по закупкам

Специалист по закупкам сначала готовит документы, которые позволят разместить заказ организации на специальном интернет-ресурсе, следит за проведением всех конкурсных процедур и занимается вопросами оформления контрактов после определения победителя.

Человек, который разбирается в том, как организуются тендерные мероприятия, нужен как заказчику, так и исполнителю, поэтому эта профессия особенно востребована сегодня. Обязанности специалиста по закупкам будут несколько отличаться в зависимости от того, на кого он работает и какова цель нанимателя.

Если человек работает в государственной структуре, ему важно прежде всего разместить закупку на сайте, собрав полный пакет документов, проконтролировать весь процесс и провести сопровождение заключения контракта. Его обязанности в данном случае будут следующие:

• подготовка документации, необходимой для проведения закупки;
• контроль всех этапов процесса;
• анализ расходов;
• ведение базы заказов;
• возвращение залога участникам торгов;
• аннулирование торгов в случае отсутствия заявок на участие;
• анализ заявок участников, их прием и отклонение.

Закупочная деятельность регулируется 44-ФЗ, это касается в том числе и вопросов квалификации специалистов. Так, например, Закон (ч. 6 ст. 38) говорит о том, что сотрудник государственного учреждения должен обладать определенными знаниями, которые обеспечат ему понимание того, как протекают все закупочные процессы.Для проведения закупки необходимо сформировать конкурсную или аукционную комиссию, состоящую из нескольких человек. Эти люди должны пройти профессиональную переподготовку или повышение квалификации и в ряде случаев иметь специальные знания в области, в которой проводится закупка (ч. 5 ст. 39).

В коммерческих структурах, выступающих поставщиками, специалист по закупкам, обязанности и требования у которого иные, может не иметь специального образования.

Любая государственная структура, которая самостоятельно занимается закупками, должна иметь в штате специалиста в этой области. Об этом говорит статья 38 44-ФЗ. Как правило, в государственных учреждениях существуют целые отделы закупок, в штате которых состоит несколько человек.

Количество сотрудников учреждения, которые занимаются закупками, определяется их годовым объемом. Если госструктура за год совершает закупки на сумму, превышающую 100 млн. рублей, она обязана сформировать контрактную службу. Однако не обязательно создавать специальный отдел, в обязанности сотрудников которого входят исключительно закупочные вопросы.

Если сумма, на которую организация совершает закупки, меньше 100 млн. рублей, контрактной службы в ней может не быть, и тогда руководство назначает человека, который будет заниматься торгами и отвечать за исполнение каждого контракта.

Должностная инструкция специалиста по закупкам

Любая должностная инструкция формируется для специалиста конкретной организации. В ней перечислены обязанности сотрудника, требования к его работе, права, ответственность за халатность в исполнении рабочих обязанностей. Должностную инструкцию должен иметь каждый специалист отдела закупок. Обязанности в ней должны быть прописаны четко в соответствии с реальным функционалом работника.

Наряду с трудовым договором должностная инструкция является главным документом, который подписывает человек, устраиваясь работать в какую-либо организацию. В обязанности специалиста по закупкам должно входить только то, что прописано в инструкции. Делать что-то, не отраженное в ней, сотрудник не должен и не имеет права. Именно поэтому грамотное составление этого документа является важной задачей работников кадровой службы учреждения.

В процессе составления должностной инструкции нужно ориентироваться на законодательство и стандарты, которые существуют в конкретном регионе. Из чего состоит такой документ?

1. В первом разделе содержится информация о том, что должностная инструкция согласована и утверждена всеми, кто отвечал за ее создание. Эти люди ставят свои подписи на документе (с расшифровкой), указывается дата подписания. В основном в разработке и согласовании должностной инструкции участвует отдел кадров, юридический отдел, а также отдел, для которого составляется этот документ.
2. Далее перечисляются требования к сотруднику, который будет занимать определенную должность: образование, знания, умения, навыки, опыт работы. Это может быть и возраст, и какие-то другие специальные требования, которые характерны для работы на этой должности. Документ должен содержать перечень законодательных актов, а также внутренних документов организации, с которыми будущий сотрудник обязан ознакомиться, прежде чем приступить к своим обязанностям.Инструкция также содержит информацию о том, каким образом сотрудник принимается на должность, увольняется с нее, прописывается место должности в штатном расписании и механизм замещения работника в случае необходимости. Кроме того, указывается руководство.
3. После это следует раздел, в котором описываются права и обязанности сотрудника. Эта часть должна быть подготовлена с особенной тщательностью, обязанности работника прописаны четко в соответствии с его реальной деятельностью. К правам сотрудника, как правило, относятся право на достойные условия труда, право на доступ к сведениям, которые необходимы для выполнения обязанностей,право вносить предложения по усовершенствованию рабочего процесса.
4. Последний раздел содержит информацию об ответственности сотрудника за халатное отношение к своим обязанностям.

Перечень обязанностей специалиста по закупкам формируется в соответствии с 44-ФЗ, который регулирует всю государственную тендерную деятельность.

Согласно этому федеральному закону, обязанности специалиста по закупкам и специалиста по снабжению во многом схожи, однако имеется и ряд отличий. Круг обязанностей специалиста по закупкам значительно шире.Это влияет и на место в должностной иерархии, и на размер заработной платы, и, конечно, на содержание должностных инструкций. У специалиста по закупкам она будет более объемная, а требования к нему более жесткие. Важно помнить об этом при составлении документа.

Должностные и функциональные обязанности специалиста по закупкам

44-ФЗ прописывает основные сферы, в которых работает специалист по организации закупок.

Все это, как говорилось выше, должно быть указано в должностной инструкции. Специалист должен действовать в рамках своих обязанностей, соблюдать требования работодателя и знать о своих правах.

Что должен знать специалист по закупкам. Профстандарт:

• требования законодательства Российской Федерации и нормативных правовых актов, регулирующих деятельность в сфере закупок;
• основы гражданского, бюджетного, земельного, трудового и административного законодательства в части применения к закупкам;
• основы антимонопольного законодательства;
• основы бухгалтерского учета в части применения к закупкам;
• особенности ценообразования на рынке (по направлениям);
• методы определения и обоснования начальных максимальных цен контракта;
• основы информатики в части применения к закупкам;
• этика делового общения и правила ведения переговоров;
• дисциплина труда и внутренний трудовой распорядок;
• требования охраны труда.

К умениям специалиста по закупкам относится:

• мониторинг цен на товары, которые закупает организация, определение начальной цены контракта и ее обоснование;
• составление документов для проведения закупки согласно требованиям закона и внутренним правилам организации;
• анализ заявок поставщиков;
• отбор поставщиков на основании их заявок на участие в соответствии с буквой закона;
• ведение переговоров, составление заявок и предложений;
• отличное владение компьютерными программами (стандартным офисным пакетом и специализированными);
• создание и ведение баз данных по закупкам (внесение корректив, дополнений и т.п.);
• анализ проведенных закупок, разработка плана по повышению эффективности работы, если это необходимо;
• взаимодействие с банками с целью оплаты выполненных работ, оказанных услуг или поставки товаров по итогам сотрудничества с поставщиками, а также возврата денежных средств.

Кроме того, можно создать документ, в котором будут указаны трудовые функции специалиста, которые в основном совпадают с его обязанностями, но прописываются в более обобщенном виде, допустим, так:

• сбор данных о потребностях организации в определенных товарах, проведении работ и оказании услуг, мониторинг цен на эти работы, товары и услуги;
• организация сотрудничества с разными поставщиками по итогам закупок;
• подготовка документов, необходимых для проведения закупок;
• организация и проведение всех закупочных мероприятий;
• подведение итогов закупки;
• выполнение задач, поставленных начальством, но в рамках обязанностей специалиста.

Права работника тоже можно прописать подробно. К примеру, специалист по закупкам имеет право действовать от имени организации и представлять ее интересы перед контрагентами, государственными и муниципальными органами. Также он может самостоятельно планировать свою работу, вносить в нее коррективы, принимать решения в рамках своих полномочий. Сотрудник имеет право предлагать какие-то меры по повышению эффективности работы организации.

Что еще должен иметь в виду специалист в сфере закупок? Обязанности, которыми он наделен, должны исполняться надлежащим образом и в срок. Если этого не происходит, организация вправе применить к сотруднику определенные меры воздействия. К ним относятся выговор, замечание или увольнение, если для этого имеется основание. Кроме того, сотрудник организации должен нести ответственность за причинение ущерба компании и несоблюдение трудовой дисциплины.

Когда человек устраивается на работу, он обязан написать заявление о приеме на должность, подписать трудовой договор и должностную инструкцию. Подпись означает, что специалист ознакомился с документом и согласен со всеми его пунктами. На должностной инструкции кроме подписи и ее расшифровки работник ставит дату ознакомления с ней. Свой экземпляр он должен хранить на рабочем месте, второй остается в кадровой службе. Отметка об ознакомлении с инструкцией ставится в специальном журнале регистрации.

• Закупки – это приобретение для организации товаров и услуг от поставщика
• Отдел закупок по требованию компании или организации приобретает сырье, запчасти, услуги и т.д. 
  • Закупки – это приобретение для организации товаров и услуг от поставщика
  • Отдел закупок по требованию компании или организации приобретает сырье, запчасти, услуги и т.д. 
  • Управление закупками – одна из самых важных сфер деятельности Предприятия. Именно поэтому необходимо тщательное управление закупками как в рознице так и на оптовых предприятиях.
  • Закупки – это основная сфера деятельности в области управления материально-техническим обеспечением  
  • Управление закупками на предприятии осуществляется отделом, отвечающим за закупочную деятельность  
  • Закупки являются самой важной деятельностью в любой организации  
  • Закупки – это первое, что влияет на стоимость продукта  
  • От управления закупками зависит прибыль компании 
  • Управление закупками охватывает также такие области как аутсорсинг и инсорсинг
  • Управление закупками – это управление закупочным процессом  и всех связанных с ним аспектов. В производственных предприятиях закупки составляют около 70% от оборота, а в сервисных компаниях – 40% от оборота. 

  По данным исследования 1% сэкономленный в процессе закупок может повысить доход всей Компании на 2-3%!!!  

  Отдел логистики и планирования закупок гарантирует, что все товары, расходные материалы и инвентарь, необходимые для деятельности компании, заказаны и находятся в наличии. Он также отвечает за контроль над стоимостью заказанных товаров, контролирует уровень запасов  и создает прочные отношения с поставщиками.  

  Содержание

  1. Цели и задачи отдела закупок
  2. Принципы Управления Закупками (7 R)
  3. Закупочный Цикл / Структура управления закупками пошагово
  4. Закупочный процесс
  5. Процесс Управления Закупками
  6. Планирование закупок
  7. Отчет по закупкам

  Цели и задачи отдела закупок

  • Приобретать необходимый материал по минимально возможной цене в соответствие с политикой компании
  • Снижать расходы отдела закупок
  • Заниматься поиском новых и достойных поставщиков
  • Развивать прочные отношения с текущими поставщиками
  • Заниматься обучением и развитием работников отдела
  • Вести четкий и актуальный учет всех сделок 
  • Участвовать в разработке новых продуктов и материалов
  • Участвовать в усовершенствованиях продукта 
  • Принимать целесообразные решения «ПОКУПАТЬ ИЛИ ПРОИЗВОДИТЬ»
  • Избегать дефицита товара
  • Разрабатывать нормы и методики

  Так же стоит отметить что цели и задачи отдела закупок для каждого предприятия свои, но мы постарались собрать наиболее распространенные.

  Принципы Управления Закупками (7 R)

  1. Приобретать товар надлежащего КАЧЕСТВА
  2. В необходимом КОЛИЧЕСТВЕ 
  3. От надлежащего ИСТОЧНИКА
  4. По надлежащей ЦЕНЕ
  5. Доставленный в нужное МЕСТО
  6. В надлежащее ВРЕМЯ
  7. Cоответствующим ТРАНСПОРТОМ

  Закупочный Цикл / Структура управления закупками пошагово

  • Получить требования к товару от отдела по работе с Клиентами
  • Отправить запрос продавцам (поставщикам)
  • Получить предложения от продавцов
  • Сравнить предложения
  • Обсудить условия, установить цену, сроки и условия.
  • Направить заказ верному (выбранному) Продавцу
  • Контролировать действия Продавца
  • Получение и осмотр товара
  • Помещение на склад и внесение в базу данных
  • Получение счета и оплата

  Закупочный процесс

  Закупочный процесс включает в себя 8 основных этапов:

  • Исследование рынка
  • Определение требований
  •  Одобрение
  • Сравнение вариантов
  • Принятие решения о закупке
  • Размещение заказов
  • Получение товаров и услуг
  • Учет товаров и услуг
  •  Получение счетов и их оплата
  • Дебет-нота в случае дефекта товара

  Процесс Управления Закупками 

  Процесс Управления Закупками обычно состоит из 4 этапов:

  1. Планирование закупок
  2. Отслеживание закупок
  3. Составление отчетов по закупкам
  4. Переговоры (Обсуждение)

  Планирование закупок 

  Планирование Закупок может включать в себя следующие этапы:

  • Составление проекта закупок и разработка обязанностей
  • Предоставление соответствующей информации (файлы, ссылки, заметки и т.д.)
  • Назначение обязанностей по закупкам конкретным людям
  • Расставление приоритетов, даты начала/конца и т.д.
  • Назначение супервайзеров
  • Создание напоминаний
  • Контроль и оценка

  Отчет по закупкам  

  Отчет по закупкам включает в себя:

  • Сопоставление текущих и ожидаемых цен 
  • Расчет задач для закупки и статистики проекта
  • Сортировка, группировка или отбор задач по критериям
  • Создание графиков для визуализации основной статистики и ключевых показателей эффективности (KPI)

  Значение управления закупками.

  Крупное исследование, проведенное Carr and Pearson (2002), основанное на опросе 175 компаний, с долей ответивших от общего числа опрошенных 22%, показывает, что стратегические закупки и управление закупками предприятия оказывают положительное влияние на финансовые показатели как крупных, так и небольших компаний.  

  Carr and Pearson (2002) также указала, что управление закупками и вовлечение поставщика в процесс действительно влияет на успех выхода на рынок нового товара.  Это исследование также показывает, что существует взаимосвязь между внедрением стратегического управления закупками и  достижением целей компании. В отчете Carr and Pearson (2002) также указано, что считается,  что большинство компаний осознают важность стратегических закупок т.к. большая часть от их продаж тратится на инвестиции в закупки. Carr and Pearson (2002) также завершает свое исследование словами «Основываясь на данном исследовании, руководство компаний должно лучше осознавать важность управления закупками, вовлечения поставщика в процесс, стратегических закупок и их взаимосвязь с финансовыми показателями компании». 

  (Перевод статьи «Purchasing management» из англоязычной википедии)

Грамотная организация деятельности предприятия связана в том числе с обеспечением наличия материальных ресурсов, необходимых для производства или торговли. Понятие эффективного снабжения подразумевает поставленные на поток поступления материалов, товаров или сырья, характеризующиеся минимально доступными ценами, надлежащим качеством и точностью соблюдения временного графика, выстроенного в рамках циклов. Сформированная и отлаженная система, разработанная в соответствии с ключевыми положениями, облегчает управление рабочими процессами, и способствует повышению общей рентабельности. Каковы основные цели, функции, механизмы и задачи закупочной логистики, какие методы и схемы относятся к основам данной сферы, и как оптимизировать уже существующие подходы в рамках отдельно взятой организации? Давайте разбираться.

Общие принципы

Для начала рассмотрим критерии, в соответствии с которыми выстраивается логистический цикл:

• Планомерность — обеспечение поступлений товаров соответственно заданному графику.
• Ритмичность — соблюдение определенных временных промежутков, позволяющее выстроить торговые, производственные и складские процессы.
• Оперативность — отслеживание динамики изменений спроса и внесение соответствующих корректировок в планы.
• Экономичность — последовательное сокращение временных и финансовых издержек.
• Централизация — организация контроля за выполняемыми операциями, подразумевающая применение современных технических средств.

Этапы закупочной логистики

Последовательный подход основывается на следующем алгоритме действий.

Выявление потребности

Первичная задача отдела снабжения — работа с остальными подразделениями предприятия, нацеленная на определение позиций, необходимых для обеспечения основных и сопутствующих процессов.

Исследование рынка

Анализ существующих предложений, перечня доступных поставщиков, имеющихся в их распоряжении мощностей и ресурсов.

Выбор контрагентов

Основывается на предлагаемых коммерческих условиях, репутации, имеющемся опыте взаимодействия, а также иных факторах, которые могут быть использованы в качестве сравнительных критериев.

Закупка

Согласование договорных условий, документальное оформление правоотношений, формирование заявки и реализация цикла поставки.

Учет претензий и брака

Проверка качественных характеристик, соблюдения заявленных сроков, а также процента продукции, подлежащей возврату или замене.

Распределение ресурсов

Передача полученных товаров исходя из производственной необходимости, с сопутствующей организацией складского хранения, образующегося переходящего остатка.

Управление закупочной логистикой

Координация основных процессов реализуется одним из следующих способов:

• Децентрализованный подход — допускает самостоятельную закупку подразделениями нужных ТМЦ, без дополнительного согласования, и в рамках выделенного бюджета. Позволяет максимально точно закрыть потребности на конкретный период, и сэкономить время на согласование бюрократических моментов.
• Централизованная концепция — реализуется преимущественно крупными предприятиями, где функционирует специальный отдел, либо назначается ответственный менеджер. Упрощает стандартизацию, сводит к минимуму вероятность некорректных заявок, и позволяет сократить издержки за счет увеличения объемов поставок.

Какие задачи решает закупочная логистика

Основные цели построения системы снабжения можно представить в виде следующего перечня.

Закупка необходимого товара

Приоритетный вопрос, важность которого обуславливается необходимостью наличия актуального ассортимента, удовлетворяющего производственным запросам или покупательским интересам. Закупщики должны отслеживать рыночные тенденции, ориентироваться в новых продуктах, управлять матрицей и своевременно вносить корректировки, повышая общую эффективность работы предприятия.

Обеспечение своевременных поступлений

Универсальной цикличности не существует — все зависит от объема спроса в конкретный период времени. Задача снабжения — грамотно управлять товарным запасом, обеспечивая достаточное количество продукции или сырья и удовлетворяя потребности ритейла или производства.

Поддержание складских остатков

Цель, коррелирующая с предыдущей, и подразумевающая, что на любом промежуточном этапе количество ТМЦ, имеющихся в распоряжении организации, соответствует ее потребностям. Отсутствие нужной позиции в торговой точке формирует негативную реакцию покупателей, а перебои с поставками на производственной линии ведут к полной или частичной остановке всего рабочего процесса. При этом важно не выходить за определенные лимиты, превышение которых превращает актуальный запас в неликвид, и фактически замораживает оборотные средства компании.

Грамотное распределение товаров

Для крупных торговых сетей характерно наличие магазинов разного формата, расположенных в разных регионах. Каждый объект имеет свои особенности, что обусловливает необходимость дополнительной «настройки» ассортиментной матрицы. В связи с этим особенно важно не только правильно составить номенклатуру, но и обеспечить своевременное пополнение запасов — с учетом логистических и иных аспектов.

Поиск лучших ценовых предложений

Рентабельность бизнеса определяется разницей между выручкой и издержками, необходимыми для ее формирования. Стоимость продукции, предлагаемая поставщиками — один из ключевых факторов управления, работа с которым должна вестись непрерывно. Низкие розничные цены — веское конкурентное преимущество, однако использовать его можно только при сохранении достаточной величины маржинальности. Используемая модель ценообразования должна учитывать потребительский спрос, оборачиваемость товаров и сроки их хранения, а также отталкиваться от расходов, связанных с закупкой.

Основной функционал отдела снабжения

Роль закупочной логистики в работе современных компаний, сталкивающихся с серьезной рыночной конкуренцией, сложно переоценить. В число функциональных задач, реализуемых ответственными менеджерами, входят следующие операции.

Определение точной потребности

Уточняя, что именно и в каких количествах нужно закупить, чтобы обеспечить работу компании, важно идентифицировать внутренних и внешних потребителей. При составлении ассортиментного перечня учитываются качественные характеристики товаров, включая их вес, габариты, а также иные критерии, влияющие на специфику транспортировки и хранения. Обязательное условие — создание четких план-графиков и спецификаций, позволяющих отсеять предложения, не соответствующие заявленным в рамках конкретных задач потребностям.

Формирование аналитической базы

Отчетность — неотъемлемый спутник закупок, позволяющий систематизировать и упорядочить всю найденную информацию. Даже в тех случаях, когда вся номенклатура закрыта действующими контрактами, важно иметь в запасе дополнительные варианты, к которым можно будет прибегнуть как в случае форс-мажора, так и при проведении новых торгов, нацеленных на улучшение коммерческих условий.

Исследование рынка поставщиков

Поиск контрагентов, удовлетворяющих запросам организации, предусматривает не только оценку юридического лица на предмет добросовестности и благонадежности, но и изучение существующих каналов сбыта и доставки, актуальных коммерческих и логистических условий. Необходимо охватить как можно больше потенциальных партнеров, в том числе предлагающих альтернативные решения, способные оптимизировать ключевые процессы, или принципиально новые продукты, обладающие сходными характеристиками и потенциалом развития.

Организация транспортировки

Покупка и продажа любой продукции предполагает перемещение запасов между складами, реализуемое либо собственными силами одной из сторон, либо с помощью посредника. Сопутствующие издержки также относятся к себестоимости товаров и влияют на рентабельность, что обуславливает необходимость тщательной проработки вариантов.

Контроль процессов поставки

Основными задачами, решаемыми закупочной логистикой, являются заключение договоров и сопровождение операций, основанием для которых становится подача заявки. Детальная проработка контрактов на предварительной стадии сводит к минимуму возможные издержки, связанные с нарушением обязательств. Менеджмент организации должен контролировать сроки и качество товаров, решать вопросы, связанные с несоответствием заявленных и фактических поступлений, а также добиваться компенсации убытков.

Формирование бюджетов

Закупка — многоступенчатый и многофакторный процесс, реализуемый непрерывно, и в большинстве своем связанный с проведением экономических расчетов. Грамотный финансовый анализ позволяет заранее составить представление о затратах. Бюджетная политика предприятия подразумевает выделение определенного объема денежных средств, которые могут быть использованы в предстоящем периоде для обеспечения потребностей отдельно взятого отдела.

Взаимодействие с производственными и сбытовыми структурами

Специфический аспект, актуальный для компаний, специализирующихся на самостоятельном изготовлении конечной продукции. Цикл производства подразумевает достаточность расходных материалов и сырьевых запасов, тогда как активность продаж напрямую связана с корректной оценкой потребительского спроса. Снабжение работает в кооперации с каждым из подразделений, обеспечивая их взаимосвязь и ориентируясь на повышение итоговой рентабельности.

Основные операции закупочной логистики

Говоря о функциональных задачах, решаемых менеджерским составом организации, в первую очередь выделяют следующие аспекты:

• Формирование стратегии закупок на основе прогнозирования потребности.
• Рассмотрение и оценка коммерческих предложений от потенциальных контрагентов.
• Выбор поставщиков, соответствующих установленным критериям.
• Определение объемов, сроков и графиков поставок товаров.
• Контроль за соблюдением намеченного плана.
• Согласование ценовой политики и улучшение имеющихся условий.
• Сопровождение договоров и отслеживание качества продукции.
• Поддержание и распределение складских запасов с учетом оборачиваемости.
• Взаимодействие с другими подразделениями в целях оптимизации рабочих процессов.

Стоит отметить, что в соответствии с принципами закупочной логистики все операции должны быть максимально оптимизированы. Сегодня, благодаря развитию технологий, многие задачи решаются гораздо быстрее. Так, интеграция программного обеспечения для мобильной автоматизации, разработанного компанией «Клеверенс», упрощает ведение учета на складах и в торговых точках, на 70% сокращая издержки, связанные с рутинными процессами.

Основные методы закупок

Существует несколько методик, реализуемых на практике, каждая из которых характеризуется определенными преимуществами и недостатками.

Поставка одной партией

Фактически — оптовая отгрузка, предусматривающая поступление объемного запаса продукции, достаточного для закрытия потребности на продолжительный период. Из преимуществ — простота документального оформления, а также возможность получения дополнительных скидок за выборку объема. Недостатки — сложность организации хранения, а также падение показателей оборачиваемости.

Периодические закупки

Пожалуй, наиболее распространенная практика, при которой снабжение оформляет заявки с определенной частотой, рассчитанной исходя из сроков реализации. Положительные аспекты — эффективность использования денежных средств и экономия на эксплуатации складских помещений. Из минусов — возможные перебои с наличием ассортимента и риск некорректного планирования.

Снабжение по котировочным ведомостям

Вариант, актуальный в сферах бизнеса, предполагающих закупку недорогих и востребованных товаров. Перечни котировок формируются каждую неделю или месяц, и отражают весь номенклатурный ассортимент, с указанием потребности и складских запасов. По сути, это оптимизированный аналог предыдущего метода, позволяющий выстроить оптимизированную систему.

Закупка с немедленной сдачей

Опция, применяемая в тех случаях, когда возникает потребность в материалах, используемых редко, и не предусматривающих возможности поставки по первому требованию. Неразрывно связана с ухудшением оборачиваемости и ростом издержек, что обуславливается спецификой товара или сырья.

Пополнение запасов по мере необходимости

Схема, которая не предусматривает принятия покупателем конкретных обязательств по срокам или объемам, и предполагающая оплату по факту поступления очередной партии ТМЦ.

Способы организации закупки

Теперь перейдем к рассмотрению существующих подходов, чаще всего применяемых на практике.

Традиционный

Создание на постоянной основе переходящего запаса всех требующихся ресурсов. Практичный вариант, который, однако, неизбежно увеличивает расходы на содержание склада и персонала.

Системный

Логистическая концепция предполагает формирование минимальных остатков, а также обеспечение оперативной коммуникации между поставщиком и покупателем. Среди популярных форматов:

• JIT (just in time) — обеспечение наличия продукции в нужное время и в достаточном количестве, гарантирующее бесперебойную работу производства или коммерческую торговлю. При этом переходящие запасы минимальны, а в некоторых случаях — отсутствуют вовсе.
• MRP (material requirement planning) — подход, в рамках которого ключевым фактором выступает уровень потребительского спроса на конкретную позицию.
• LP (lean production) — акцент на максимальном сокращении издержек, генерирующих потери, а также на повышении гибкости производственных процессов, адекватно и оперативно реагирующих на колебания рынка.

Способы транспортировки

Еще один фактор, определяющий величину расходов, связанных с закупками — выбор логистического сопровождения. На практике реализуются:

• Унимодальные перевозки — прямая доставка, без промежуточных стадий и РЦ, с использованием одного типа транспорта.
• Комбинированная и смешанная формы — отправка товара двумя или более транспортными средствами, не предусматривающая продолжительного хранения на перегрузке.
• Мультимодальное сообщение — еще один вариант с несколькими т/с, в рамках которого ответственность за контроль возлагается на одного оператора.

Сущность и содержание закупочной логистики — в оптимизации ключевых бизнес-процессов торгового или производственного предприятия, поэтому при принятии решения важно учитывать все сопутствующие факторы.

Количество показов: 15204

Что такое управление закупками, какие цели и задачи решаются при формировании закупочной политики, как оптимизировать эти процессы, расскажем в статье. Также поделимся распространенными типами ошибок, которые допускают руководители.

Управление закупками: понятие и необходимость

Производственные потоки обязаны быть непрерывными. Перебои в поставках, производстве и продажах ведут к снижению прибыли, оборачиваемости капитала, увеличению издержек на производство товаров, работ и услуг компании. 

Управление закупками – самая важная часть материально-технического обеспечения, поскольку грамотный подход к формированию закупочной деятельности напрямую влияет на стоимость конечного продукта. Оно касается компаний, занимающихся розничной и оптовой торговлей – объемы закупок составляют в таких компаниях значительную часть хозяйственной деятельности. В крупных фирмах за закупки отвечает специализированный отдел, в компаниях с небольшим производством достаточно отдельного специалиста.

Основная цель – обеспечить поступление товаров, сырья, инвентаря для изготовления продукта. Помимо этого, отдел по управлению закупками контролирует наличие запасов, уровень цен на приобретаемые товары, регулирует выбор и взаимоотношения с поставщиками.

Для производственных предприятий стратегия закупочной деятельности является первостепенной, поскольку уже на начальном этапе производственного цикла способна обеспечить конкурентные преимущества продукта и компании на рынке за счет минимизации издержек.

Цели и задачи управления

Важно понимать, что управление закупками не преследует только цель найти поставщика, способного предложить сырье по минимальным ценам среди конкурентов. Закупки сырья низкого качества с высокой долей вероятности не приведут к производству качественного продукта, что вызовет падение спроса на товар. Вы произведете конечный продукт, который не захотят купить, а это приведет к  убыткам. 

Задачи управления закупочной деятельностью

Для каждого предприятия руководство ставит свои задачи при управлении закупками, исходя из особенностей производства и специфики деятельности. Мы же собрали наиболее распространенные:

Для торговых компаний, которые занимаются перепродажей товаров в розницу, важно помимо прочего, анализировать конечный спрос потребителя, и своевременно корректировать ассортимент закупаемого товара.

Процесс организации закупки 

Шаг 1. Выявление потребности. Определите требования к закупаемым товарам исходя из ожидаемых характеристик конечного продукта.

Шаг 2. Анализ запасов. Актуализируйте данные о наличии товаров на складе, при нехватке запасов – выявляем количество, необходимое закупить.

Шаг 3. Поиск и выбор поставщика. Рассмотрите коммерческие предложения, выберите одного или нескольких поставщиков, заключите контракты, определите условия и периодичность поставок.

Важно! Выбор поставщика осуществляется с учетом политики компании. Концентрация на одном поставщике позволит получать бонусы и скидки, что выгодно для оптовиков. Но при этом существуют определенные риски срыва поставок и ограничения со стороны партнера.

Шаг 4. Подготовка, размещение и контроль заказа. Автоматизация операций процесса от подготовки заказа до его оплаты и получения сокращает сроки между поставками и позволяет оптимизировать работу отдела закупок. Постоянный контроль за соблюдением сроков и выполнении обязательств поставщика.

Шаг 5. Получение и осмотр товара. Бракованная продукция подлежит возврату и замене. Данные условия необходимо предусмотреть в договоре с поставщиком на этапе подписания договора. На данном этапе также важно правильно организовать на складе хранение сырья по номенклатуре товара, соблюдая технические возможности хранения с сохранением потребительских свойств.

Шаг 6. Документальное сопровождение. Подразумевает подписание входящей документации, оплата товара и возможная претензионная работа, если имеются споры с поставщиками по поводу сроков, количества и качества приобретенного сырья.

Каждый этап закупок предполагает вовлечение большого числа исполнителей и информационных потоков. Речь идет о внешних поставщиках и потребителях, планово-производственном отделе, отделе логистики и транспортировки, отделе контроля качества. Ошибка одного из исполнителей может привести к искажению информации о закупках и возможным финансовым потерям.

Принципы управления закупками

Закупочная деятельность на любом предприятии должна строиться на 6 принципах. 

Принцип планомерности

Не нужно покупать товары хаотично – есть риск приобрести товар, который будет лежать мертвым грузом на складе. Закупайте товар по специально разработанному плану поставок – так не будет допущен его переизбыток или недостаток на складе, что в одинаковой мере влияет на рост издержек на хранение или простои производства.

Принцип оперативности

Товары закупаются с учетом изменения спроса на конечный продукт. Предполагается ориентация на спрос и потребность конечного потребителя.

Принцип экономичности

Выбор поставщика и организация поставок производятся с учетом расходов на транспортировку, минимизации сроков поставки.

Принцип технологичности и автоматизации

Применение современных методов организации и сопровождения закупок в значительной мере сокращает издержки компании.

Принцип периодичности

Закупки товаров проходят на периодической основе, так формируются оптимальные условия компании, цеха и складских помещений.

Принцип централизации

Закупочная деятельность должна реализовываться и контролироваться специальным отделом. Децентрализация означает неправильный выбор поставщика, отсутствие контроля за поставками и отсутствие ведения претензионной работы.

Оптимизация процесса: как повысить эффективность

Чтобы оптимизировать процесс управления закупками, придерживайтесь нескольких нехитрых правил:

Ошибки при управлении закупками

Ошибка 1. Отсутствие новых подходов к оптимизации управления

Отдел закупок – инструмент компании, который призван не только обеспечивать необходимым сырьем для производства товаров, но и повышать конкурентоспособность компании, качество конечного продукта, снижать его стоимость. Работа по регламенту, устаревшие подходы к планированию, организации процесса формирования и отслеживания закупки – все это тормозит деятельность отдела. Не бойтесь автоматизировать часть процессов – так вы сократите сроки организации поставок.

Ошибка 2. Отсутствие мотивации

Обычно отдел логистики работает по плану закупок – это рутинный процесс, не привязанный к конечным показателям эффективности деятельности. Установите для них определенные цели в привязке к KPI – так вы замотивируете их на улучшение работы.

Ошибка 3. Нет разделения ответственности между отделами

Отсутствие регламента работы, разграничения ответственности между сотрудниками усложняет работу – работники опираются на собственные навыки и привычки, допускают ошибки при работе с поставщиками.

Ошибка 4. Закупки осуществляются хаотично, без четкого плана либо работниками других отделов

Когда служба закупок не принимает участия в выборе поставщика либо в организации и контроле закупок, велика вероятность роста затрат. 

Ошибка 5. Низкая квалификация персонала отдела закупок

Отсутствие знания тонкостей закупаемого сырья рынка, услуг, умения и способностей к анализу поставщиков может быть критичным при организации закупочной политики и построении логистической цепочки.

Ошибка 6. Отсутствие закупочной стратегии

В этом случае основные силы положены на развитие направления реализации, поскольку руководство компании, в первую очередь, интересует получение прибыли и ее распределение на дальнейшее развитие. Цели, направленные на развитие закупочной деятельности, не являются основополагающими при формировании стратегии развития компании. И это большая ошибка, поскольку результаты работы отдела закупок непосредственно влияют на формирование финансовых показателей.

Ошибка 7. Длительное согласование контрактов либо же наоборот, отсутствие контроля со стороны руководства

При выборе поставщика согласование с руководителем является обязательным, поскольку положения контракта влияют на формирование себестоимости продукта, его качественные характеристики. В крупных компаниях согласование может занимать несколько месяцев, что существенно тормозит проведение закупок и обеспечение производства сырьем.

Перечень возможных ошибок не является исчерпывающим. Важно все время совершенствовать закупочную политику, работать над ее оптимизацией. Процесс формирования закупок и работы с поставщиками постоянные, требует ежедневной работы и контроля.

Основы управления логистическими процессами в закупках подразумевают под собой поставленные на поток поступления материалов, товаров или сырья. При этом все они должны характеризоваться точным соблюдением временных графиков поставок (в рамках циклов), надлежащим качеством и приемлемыми ценами. Рассмотрим, какие механизмы закупочной логистики позволяют добиться лучшего результата, как можно оптимизировать уже существующие процессы в рамках отдельно взятой компании. 

Принципы организации закупочной деятельности

Логистика продаж и закупок выстраивается на следующих базовых принципах:

1. Централизация — с помощью новых технологий все выполняемые операции контролируются уполномоченными сотрудниками. 

2. Экономичность — постепенное сокращение финансовых и временных издержек для достижения целей организации.

3. Оперативность — корректировка планов в зависимости от изменений динамики спроса.

4. Ритмичность — выстраивание складских, производственных и торговых процессов в определённые временные промежутки.

5. Планомерность — товары поступают получателям в заранее определённые сроки. 

Этапы закупочной логистики

Закупочный процесс условно делится на 6 этапов, которые и отражают его сущность:

1. Выявление потребности. Все основные и сопутствующие процессы предприятия должны снабжаться ресурсами для выполнения различных задач и функций. Поэтому отдел снабжения уточняет у остальных подразделений компании, чего именно им сейчас не хватает для бесперебойной деятельности и получения качественного результата работы. 

2. Исследование рынка. Бизнес-процесс закупки материалов начинается с анализа перечня доступных поставщиков и существующих предложений.

3. Выбор контрагентов. Отдел снабжения оценивает репутацию и коммерческие предложения поставщиков, выясняет опыт сотрудничества с компанией у других клиентов, если это возможно. 

4. Закупка. Стороны согласовывают условия сделки, оформляют договор и реализуют цикл поставки сырья, материалов или товаров. 

5. Учет претензий и брака. Оценивается, насколько контрагент соблюдает сроки поставок, насколько качественный товар получила компания. Отдел снабжения проверяет, есть ли материалы, которые нужно заменить или вернуть, и каков процент брака. 

6. Распределение ресурсов. Часть сырья, материалов или товаров направляется на складское хранение, а другая часть передаётся сотрудникам по мере производственной необходимости. 

Управление закупочной логистикой

Чтобы добиться эффективности закупочной логистики, важно правильно определить, кто и как может её проводить. Подходы определяются в зависимости от масштабов бизнеса: 

Вне зависимости от того, какой подход управления закупками применяется компанией, предприятия обязаны тщательно отбирать контрагентов для сотрудничества. Наибольшие риски возникают, если прибыль поставщика в последнее время начала снижаться без объективных причин, он часто выступает в роли ответчика в судах, у него есть риск оказаться банкротом. 

Чтобы избежать сотрудничества с неблагонадёжными компаниями, рекомендуем использовать сервис проверки контрагентов от СберКорус. Для отдела сбыта и снабжения сервис соберёт информацию о деловых связях поставщика, реальном опыте в сфере поставок конкретных материалов и поможет определить самых надёжных контрагентов. Сервис собирает информацию из разных источников, начиная с порталов госзакупок и заканчивая судами, ФНС.

Основные методы закупок

На практике компании, занимающиеся закупочной логистикой в России, применяют следующие методы в своей деятельности. 

Поставка одной партией

Компания заказывает крупную партию товара, которой будет достаточно, чтобы закрывать её производственные потребности долгое время. 

Достоинства метода:

• скидка на продукцию от поставщика, которого устраивает крупная оптовая закупка;

• простота оформления документов — как правило, достаточно заключения одного договора и акта приёма-передачи товаров; изредка требуются дополнительные бухгалтерские документы.

Недостатки метода:

• оборачиваемость закупленных ресурсов со временем может снизиться;

• заказчику нужно продумать, где и как он будет хранить приобретённые материалы.

Периодические закупки 

Самая часто применяемая система закупочной логистики в бизнесе. Компания рассчитывает сроки реализации товаров или длительность производственных процессов. Как только некий ресурс заканчивается, начинаются закупки. 

Плюсы метода: 

• не нужны большие расходы на содержание складских помещений, поскольку ресурсы закупаются по необходимости;

• эффективное распределение денежных средств заказчика.

Минусы метода:

• наличие риска некорректного планирования — заказали меньше, чем надо, что тормозит производственный процесс, или, напротив, заказали больше, чем надо, и нужно думать, где хранить остатки;

• перебои с наличием ассортимента конкретных товарных позиций.

Снабжение по котировочным ведомостям 

Этот метод закупочной логистики применяется предприятиями, которые покупают востребованные и недорогие товары. Котировки отражают следующую информацию:

• сколько складских запасов осталось у компании;

• какова потребность в том или ином ресурсе у организации;

• с какой номенклатурой товаров фирма работает в данный момент.

Котировки обновляются ежемесячно или еженедельно.

Закупка с немедленной сдачей

В каждой организации может возникнуть потребность в каком-то редком ресурсе, который, вдобавок, нельзя получить от поставщика по первому требованию. Закупка с немедленной сдачей всегда сопровождается ростом издержек бизнеса и ухудшением оборачиваемости.

Пополнение запасов по мере необходимости 

Предполагает отсутствие у предприятия плана поставок, не определены объёмы товаров и сроки их предоставления. Заказчик оплачивает поступления по факту, после принятия партии материалов. Метод является универсальным и так или иначе встречается у большинства фирм.

Способы организации закупки

Процессы закупочной логистики можно выстроить следующими способами:

Выводы

Закупочная логистика отличается в зависимости от масштабов ведения бизнеса конкретной компанией. Перед бизнесом почти всегда стоит выбор между надёжностью, бесперебойностью и, как следствие, высокими расходами на закупки, и динамичностью, снижением издержек, но возможным временным простоем при отсутствии запасов ресурсов. Однако в обоих случаях уменьшить затраты и риски можно, проверяя благонадёжность поставщиков заранее.