Что такое кассовый разрыв и как его избежать: простыми словами на примерах
Артур продает стройматериалы оптом. Клиент внес 50% предоплату за крупную поставку, а остальное обещал заплатить через неделю. Артур решает отремонтировать офис на этот аванс, ибо клиент постоянный, никогда не подводил. Проходит полмесяца – оплаты все еще нет, а уже пора оплатить аренду склада и выдать зарплату грузчику, только непонятно как. Что произошло?
Артур попал в кассовый разрыв.
В отличие от дефицита денег, кассовый разрыв – это не смертельно для бизнеса, любой предприниматель с ним справится. В этой статье разберем, как именно.
Избавиться от рутины и ошибок в учете поможет МойСклад. Есть бесплатный тариф без ограничений по времени.
-
Массовая загрузка и обновление товаров и цен.
-
Контроль остатков с уведомлениями, что товар заканчивается.
-
Автозаказы поставщикам на основании статистики продаж либо неснижаемого остатка.
-
Реальная прибыль по каждому товару с учетом возвратов, комиссий и прочих затрат.
-
Быстрый старт, обучение, поддержка 24/7.
Попробовать МойСклад
Что такое кассовый разрыв
Кассовый разрыв – простыми словами, это когда пришло время оплатить расходы бизнеса: зарплата, аренда или налоги, например, а средств на руках хватает только на аренду. Для оплаты остального нужно ждать, когда поступят еще деньги.
Говоря на языке финансов, кассовый разрыв – это когда компания прибыльная, но вам временно не хватает денег заплатить по обязательствам.
Чтобы увидеть кассовый разрыв, нужно вести учет денег (спойлер: это не просто табличка «приход минус расход»). Как минимум нужны отчеты: ОПиУ, ДДС, баланс, оборотный капитал. Если бизнес в целом прибыльный, это значит, что деньги где-то есть, нужно их только найти.
Часто они застревают в дебиторской задолженности или их вынимают из кассы до того, как выполнены обязательства и по документам они стали прибылью. Это приводит к кассовому разрыву.
Примеры, как попадают в кассовый разрыв
Рассмотрим несколько случаев на примере владельцев малого бизнеса.
Забрали себе в карман до того, как выполнили обязательства
Ситуация самая распространенная и часто встречается у новичков. Это как раз случай нашего Артура – не дождался, когда поставка физически окажется на складе клиента и он подтвердит это документально, внеся остаток. Вместо этого стал делать ремонт, когда в первую очередь нужно выполнить обязательства в бизнесе.
Деньги, которые заплатил клиент, становятся вашими не сразу. Их нужно считать не по фактическому приходу на счет, а по выполненным обязательствам – подписанным актам. Тогда вы не присвоите себе то, что по документам еще не ваше.
Также полезно прописывать в договоре штрафы за просрочку платежей – это будет мотивировать клиентов платить исправно, а вас убережет от кассового разрыва.
Неправильно посчитали расходы
У Вадима типография. Пришел большой заказ на печать партии журналов для магазина косметики. Клиент просит отсрочку платежа на 30 дней после даты, когда будет сдан заказ. Навскидку на складе еще хватит материалов, а на счету лежат 200 тысяч.
Через пару дней бухгалтер напоминает, что надо платить за обслуживание станков 100 000 ₽. Вадим платит. Вместе с этим допечатывает партию и отправляет клиенту. Пошел отсчет 30 дней.
Через неделю надо платить 90 000 ₽ за бумагу, которую поставщик прислал месяц назад. Остается 10 000 ₽.
Еще через неделю день заработной и арендной платы за склад, а платить нечем. С сотрудниками можно договориться, но аренду нужно заплатить обязательно, иначе – штраф. Вадим вынимает из заначки 30 000 ₽.
Клиент наконец платит, а Вадим раздает долги и с облегчением выдыхает.
Случай Вадима – тоже типичная история. Если бы он вел платежный календарь, то увидел, что при такой большой отсрочке уже через полмесяца кончатся деньги. Тогда смог бы принять другое решение – дать отсрочку меньше, а у поставщика попросить себе времени на погашение больше.
А если бы Вадим пользовался МоимСкладом, то, кроме поступлений и расходов, контролировал бы еще остатки на складе. Не пришлось бы прикидывать в уме – под рукой всегда точные цифры. А в программе для выставления счетов он мог бы отслеживать статус платежа.
Работа по проекту затянулась
У Артема токарная мастерская по дереву. Клиент заказал у него 4 дизайнерских стола в офис, договорились сделать за 320 000 ₽. Предоплата – 40%, остальное после завершения. На старте работы у него на счету 100 000 ₽.
Пока искали дерево и делали часть столов, надо было заплатить подмастерью и дизайнеру по 60 000 ₽ и за аренду мастерской 20 000 ₽. Столько же Артем оставил на следующий месяц, а остальное забрал себе.
Через месяц, когда сделали 3 из 4 столов, он снова заплатил помощникам и за студию. Деньги кончились, но это пока не кассовый разрыв.
Клиент недоволен выбором дерева и качеством исполнения одного стола, надо переделывать. Работа затягивается, а уже время очередной зарплаты и аренды – платить не из чего. Вот это – кассовый разрыв.
Артем умоляет своих ребят войти в положение и закончить работу, они соглашаются, доделывают столы. Клиент выплачивает остаток. Из него с опозданием уходят деньги сотрудникам и за студию. На счету опять есть средства.
В проектном бизнесе важно следить за сроками выполнения и брать оплату за короткие этапы. Нужно прямо в договоре фиксировать дедлайн каждого этапа и строго следовать ему.
Так, проект на 2 месяца может стать прибыльным, а на 4 – уже убыточным. Постоянные расходы на зарплаты и офис постепенно «съедят» всю прибыль. Это также можно увидеть из платежного календаря.
Расходы увеличились, а вы не заметили
У Василисы интернет-магазин морозильных ларей для мороженого. Дело к лету, скоро сезон: у нее куча заявок, продаж и денег. За этими кучами не заметила, как стоимость клика в рекламе выросла, и она заплатила Яндексу не 200 тысяч, как планировала, а 500. Но это не огорчило: деньги же все равно есть. На радостях закупила еще товара на склад и два айфона.
Заказы продолжают идти, а Василиса – тратить деньги и платить Яндексу на 300 тысяч больше. Сезон заканчивается. Приток денег падает, нужно расплачиваться с поставщиками, и вдруг деньги кончаются.
Василиса попала в кассовый разрыв, потому что за два месяца потратила на рекламу на 600 тысяч больше, чем планировала. Вместо прибыли получила убыток.
Перед стартом сезона нужно составить бюджет – это таблица будущих расходов и ответственных за них лиц. Так легче следить за выполнением плана, а в случае чего будет с кого спросить.
Во время сезона бдите – раз в неделю сверяйтесь с бюджетом. Если расходов больше плана, срочно реагируйте и воздержитесь от незапланированных трат.
Результат оценивайте не по количеству денег в кассе, а по росту или спаду чистой прибыли. И только когда рассчитаетесь по обязательствам, платите себе.
Что касается рекламы, внезапную открутку бюджета тоже можно предотвратить. Перед началом продаж посчитайте юнит-экономику – станет видно, сколько вы можете потратить на привлечение одного клиента.
Проверяйте рекламный кабинет и изменяйте стратегию, если бюджет превышен.
Например, можно воспользоваться онлайн-калькулятором воронки продаж. Вводите данные – тут же автоматически идет пересчет
Списали больше обычного
У Виктора Петровича небольшое кафе. Предположим, помещение в его собственности, за аренду он не платит. А друг с рынка поставляет продукты со скидкой. На протяжении года каждый месяц он списывает просрочки примерно на 60 тысяч – это заложено в бюджет. Себе платит каждый месяц 150 000 ₽ из прибыли, а повару Сене и официантке – по 50 000 ₽ зарплаты.
В середине месяца он как обычно взял себе 150 тысяч, выдал зарплату, а к концу месяца узнал, что в минусе на 60 тысяч. Чтобы выдать следующую зарплату сотрудникам, кладет в кассу из заначки и ищет «предателя».
Оказалось, что Сеня «насписывал» вдвое больше, чем обычно, а Виктор Петрович узнал об этом только в конце месяца.
Всегда оставляйте запас на случай, если сломается оборудование или сотрудники спишут товара больше, чем вы запланировали.
Также следите за списаниями. Назначьте за доплату ответственного, который раз в неделю будет проводить ревизию, или даже поставьте камеры. Если сотрудники будут знать, что вы или кто-то другой все проверяет, желание «забрать в карман» убавится.
Резюме: причины кассовых разрывов
Мы посмотрели несколько ситуаций. Причины, по которым предприниматели попадают в кассовый разрыв, разные.
Теперь переведем их на язык финансов:
-
не ведут платежный календарь,
-
вынимают деньги до того, как они станут прибылью,
-
не учитывают сезонность бизнеса,
-
ошибаются при планировании бюджета,
-
не контролируют закупки и запасы,
-
не прописывают в договоре условия выполнения обязательств,
-
не отслеживают дебиторскую задолженность.
У МоегоСклада есть интеграция с сервисом финучета «Финтабло». С ее помощью данные между двумя сервисами синхронизируются. После небольшой настройки отчеты ДДС и ОПиУ в «Финтабло» будут собираться автоматически.
Подключите приложение в МоемСкладе и ведите торговый и финансовый учет из одного окна.
Попробовать МойСклад
Восемь способов, как не доводить до кассового разрыва
Эти способы помогут контролировать все деньги, чтобы избежать кассового разрыва.
-
Завести платежный календарь. Это таблица, куда вы запишете будущие поступления и расходы. Календарь – простейший финансовый инструмент, который помогает компаниям следить за денежным потоком и вовремя реагировать на форс-мажоры.
-
Брать столько предоплаты, сколько хватит до конца проекта. Учтите все расходы и непредвиденные риски.
-
Давать клиентам отсрочки платежа, при которых у вас всегда будет хватать денег на выполнение обязательств перед поставщиками, сотрудниками и арендодателями.
-
Следить за сроками проекта. Когда сроки растягиваются, проект теряет в цене, а значит, уменьшается ваша прибыль.
-
Иметь деньги про запас. Всегда должны быть деньги на случай, если что-то пойдет не так: сломается станок или сотрудник «уйдет в загул». Когда растут продажи, смотрите не на рост денег в кассе, а ведите учет обязательств и считайте чистую прибыль.
-
Покупать себе айфон и макбук после того, как все посчитаете: выручку, чистую прибыль, будущие расходы и оставите на развитие бизнеса. Не забудьте про налоги, кредиты и амортизацию.
-
Определить приоритетность платежей. Решать, кому платить, а кто подождет, предстоит часто. Нужно понять, какие оплаты можно отложить, а по каким вас накажут, даже если просрочить всего на день. Разберитесь один раз, чтобы потом не задумываться всякий раз о важности платежа.
-
Стимулировать покупателей к предоплате. Небольшие скидки, бесплатная доставка или подарки помогут их склонить заплатить всю сумму или часть денег раньше. Что-то вы потеряете, но это лучше, чем оказаться в кассовом разрыве и в панике его устранять.
Формула для расчета кассового разрыва
Чтобы вовремя заметить кассовый разрыв, внесите формулу в табличку Excel и обновляйте все три значения хотя бы раз в месяц. Но проще это отслеживать с платежным календарем
Скорая помощь: что делать, если кассовый разрыв уже случился
Методы быстрого реагирования, если кассовый разрыв застал врасплох.
Отодвинуть оплаты
Позвоните поставщикам и договоритесь об отсрочке. Не стоит бояться, ведь вы для них – постоянный клиент. Вполне вероятно, у вас получится найти компромисс.
Также определите, какие поставщики вам жизненно необходимы. В период нехватки денег старайтесь платить понемногу, но часто. Этим вы покажете, что, несмотря на трудности, вы помните про партнеров и стараетесь выполнять обязательства.
Подвинуть ближе поступления или спросить долги
Проведите переговоры с клиентами. Возможно, удастся получить деньги раньше, чем было запланировано.
Другой вариант – спросить с клиентов долги. Вспомните, кто просрочил выплаты и насколько. Подумайте, что будете делать с теми, у кого просрочка 10 дней и 30 дней. Можно разослать письма с доказательствами существования долга, ежедневно обзванивать должников, остановить отгрузки, выслать письмо-претензию перед подачей иска в суд.
Но осторожно: передвигайте что-либо таким образом, чтобы подобное решение не вызвало кассовый разрыв в будущем. Опять же поможет платежный календарь.
Раздробить оплаты
Раздробив оплаты поставщикам, вы будете дольше с ними расплачиваться – а значит, денег на счетах будет оставаться больше. То же самое работает и для клиентов. Договоритесь разбить платежи – часть денег получите раньше.
Продать или сдать в аренду оборудование
Если у вас есть оборудование, используемое не на всю мощность, или временно свободные площади – продайте их или сдайте в аренду, чтобы покрыть кассовый разрыв.
Заранее просчитайте как продажу, так и сдачу в аренду. Учтите затраты и выгоды, связанные с владением активом, оцените реальный доход при сдаче в аренду, риски, налоговые выгоды или потери.
Рассчитаться не деньгами
Предложите контрагенту какую-либо услугу или товар вместо денег.
Воспользоваться факторингом
Если вы предоставляете клиентам отсрочки, то есть риск зарыть в них всю прибыль – деньги вы как бы заработали, но на счетах их пока нет. Если из-за этого случился кассовый разрыв, то выйти из него поможет факторинг.
Как правило, в факторинге участвуют три лица: ваша компания, покупатель и компания-фактор (банк или специальная организация).
Как это работает:
-
Отгрузили клиенту товар или оказали услуги. Теперь он вам должен денег.
-
Передаете акты фактору. Теперь клиент должен не вам, а этой компании.
-
Фактор перечисляет вам до 90% от суммы долга клиента прямо сейчас.
-
Клиент оплачивает свой долг фактору, а не вам.
-
Фактор перечисляет оставшуюся сумму за вычетом своей комиссии.
Проще говоря, вы продаете дебиторку и получаете сразу деньги, пусть и не все.
Воспользоваться овердрафтом
У некоторых мобильных операторов можно было уйти в минусовой баланс, но продолжать звонить. Потом вы пополняли счет – гасили минус и оплачивали услуги тарифа.
Овердрафт для компаний работает примерно так же. Его предоставляет банк, где у вас открыт счет. В зависимости от условий ваш расчетный счет может уходить в минус на установленный лимит. Затем в погашение долга будут сразу списываться все поступления на счет компании. Это полезная подушка при кассовых разрывах, так как деньги предоставляются быстро.
Запомните:
-
Прибыль считается не по фактическому приходу на счет, а по закрытым актам. Не вынимайте себе из кассы в карман до того, пока не расплатитесь по всем обязательствам.
-
Заведите платежный календарь, чтобы отслеживать доходы и расходы. Это самый простой и действенный инструмент против кассовых разрывов.
-
Перед стартом сезонных продаж заведите таблицу с бюджетом, где спланируете будущие расходы.
-
Считайте юнит-экономику, если планируете выделять деньги на рекламу. Это поможет не выходить за лимиты привлечения одного клиента.
-
Учитесь договариваться. Это поможет, так как порой с клиентами приходится решать вопросы о взаимных уступках.
-
Обезопасьте свои финансы с помощью договора: пропишите сроки платежей и штрафы за их просрочку – это дисциплинирует.
-
Следите сами или силами помощниками за движением средств в компании. Когда вы держите руку на пульсе, у сотрудников меньше соблазн вас обмануть.
В торговле важен не только объем выручки, но и стабильность спроса – как часто покупают те или иные товары. Это помогает лучше управлять закупками, чтобы не замораживать деньги в продукции, которую никто не покупает.
Если от кассовых разрывов помогает планирование финансов, то в управлении закупками – МойСклад.
Управление товарными запасами и закупками
В МойСклад можно загрузить результаты сводного ABC / XYZ анализа из Excel и добавить соответствующие поля в характеристиках товаров. Это позволяет сортировать данные и строить прогноз по закупкам.
Когда и сколько нам необходимо закупить товаров той или иной категории:
Работа с товарными запасами
Работа с товарными запасами происходит в автоматическом режиме. Вы задаете неснижаемый остаток, когда программа сама сделает заявку поставщику. Риск остаться без товара исключается.
Система умеет работать с резервами – особенно актуально для интернет-магазинов. Отложенные заказы до момента оплаты никто другой не купит.
Управление закупками
Делайте точные заказы поставщикам. МойСклад прогнозирует на основе статистики продаж, сколько заказать товара и на какой срок его хватит.
МойСклад – это учет товаров, CRM и рабочее место кассира в комплекте.
-
Торгуйте в розницу, оптом, на маркетплейсах, через сайт и в соцсетях
-
Все заказы в одном окне, обработка до 90% быстрее, чем вручную
-
Автоматические заказы поставщикам на основании статистики продаж
-
Массовое обновление цен и товаров
-
Реальная прибыль и рентабельность по каждому товару
-
Поддержка маркировки
Быстрый старт, обучение, поддержка 24/7. Есть бесплатный тариф.
Реклама: ООО «Логнекс», ИНН: 7736570901
Бизнес живет, пока на счетах есть деньги. Поступила предоплата, закончился контракт и рассчитался покупатель — кажется, что денег хватит на все. Но стоит перечислить залог поставщику, заплатить зарплату сотрудникам, выплатить пару госпошлин и закрыть аренду — на счету опять нет денег, а следующие платежи никто не отменял. Когда предприниматель должен заплатить больше, чем у него сейчас есть, он попадает в кассовый разрыв.
Кассовый разрыв — это недостаток средств для погашения необходимых расходов. Предприниматель должен больше, чем есть на счетах.
Подобная ситуация всегда неприятна. Чтобы сберечь свой бизнес, предпринимателям приходится вести сложные переговоры с контрагентами, искать дополнительное финансирование или рисковать своей деловой репутацией. Мы поможем избежать ошибок и расскажем, почему возникают кассовые разрывы, как их предсказать и избежать.
Содержание статьи
1. Как возникает кассовый разрыв
2. Признаки кассового разрыва
3. Как предотвратить кассовый разрыв
4. Комментарии экспертов
Как возникает кассовый разрыв
Разрыв возникает вне зависимости от прибыльности и масштабов бизнеса. Доходит до того, что в многомиллионной компании не хватает денег на самые небольшие операции. Причина для этого одна — рассинхронизация прихода и расхода денежных средств. То есть деньги приходят позже, чем они были нужны. Случиться это может в одном из трех случаев:
- Работа с поставщиками по предоплате. В начале работы бизнеса нет достаточного запаса средств на долгосрочные контракты по отсрочке платежа. Часто после закупки у предпринимателя не остается денег ни на что. Собственные средства тают на глазах, а будущие расходы неизменно наступают.
Аркадий заказал из Китая партию беспроводных наушников и договорился о реализации с закупщиком розничной сети Марком. Аркадий выкупил партию целиком, китайский поставщик дал хорошую скидку за предоплату, получил деньги и отправил товар. Марк заплатит, когда получит наушники на склад. Но таможня задержала доставку на неделю. Товар есть, за него обязательно заплатят. Но никто не отменял Аркадию обязательные платежи за аренду офиса, которые он рискует просрочить из-за задержки.
- Работа с покупателями в отсрочку. По отсрочке работают крупные компании: торговые сети, крупнейшие компании страны и госкорпорации. Они зависят от сложной системы бюджетирования и не могут рассчитаться с мелкими поставщиками по факту: федеральные сети платят через 1 — 2 месяца после поставки, госкорпорации — раз в квартал, государство — в конце календарного года.
В мае Аркадий подписал контракт на поставку наушников в федеральный интернет-магазин. Он получит деньги через два месяца после отгрузки — в июле. Сейчас сумма поставки заморожена в дебиторской задолженности. Чтобы рассчитаться с поставщиками или заплатить налоги, Аркадию придётся искать дополнительные источники финансирования.
- Специфический или сезонный бизнес. Особенно подвержены кассовым разрывам компании с рваным денежным потоком: участники тендеров, поставщики единичных крупных заказчиков, сезонные компании. Такая ситуация часто возникает, когда от момента знакомства с заказчиком до получения оплаты проходит несколько недель или месяцев. Если нет постоянного притока средств, то и распределять их становится очень сложно. Даже одна незначительная трата может вогнать предпринимателя в долги.
В производстве мороженого есть явная сезонность — выручка летом перекрывает затраты прохладных месяцев. Чем ближе к высокому сезону, тем меньше денег на счету. Рассчитывать на дополнительные вливания не приходится, а каждый потраченный впустую рубль может отправить компанию в кассовый разрыв.
Самое неприятное, когда эти ситуации совпадают — вы должны предоплатить сырье, дождаться оплаты от покупателей и рассчитаться по налогам, чтобы счета не заморозили. Такие совпадения могут вывести компанию из бизнеса, поэтому их нужно планомерно просчитывать.
Признаки кассового разрыва
Предприниматели, которые ведут отчет движения денежных средств (ДДС), гарантированно увидят будущий разрыв по отрицательным конечным показателям. О том, как составить ДДС, мы рассказали в отдельной статье. Здесь остановимся на показателях, которые помогут спрогнозировать ситуацию и уберечь компанию.
Самый простой способ — ежедневно рассчитывать остаток денежных средств.
Денежные средства на конец дня = Денежные средства на начало дня + Поступления от покупателей − Выплаты поставщикам
Расчет этого показателя на две недели вперед покажет, в какие дни компания оказывается на краю кассового разрыва. Так вы получите запас времени, за который сможете предотвратить кризисную ситуацию.
| Дата | Денежные средства на начало дня | Поступления от покупателей | Выплаты поставщикам | Денежные средства на конец дня |
|---|---|---|---|---|
| 13 июня 2017 | +100 000 ₽ | +20 000 ₽ | -60 000 ₽ | +60 000 ₽ |
| 14 июня 2017 | +60 000 ₽ | +20 000 ₽ | -60 000 ₽ | +20 000 ₽ |
| 15 июня 2017 | +20 000 ₽ | +20 000 ₽ | -60 000 ₽ | -20 000 ₽ |
| 16 июня 2017 | -40 000 ₽ | +60 000 ₽ | -20 000 ₽ | 0 ₽ |
Как предотвратить кассовый разрыв
Кассовый разрыв не смертелен — это рабочая ситуация. Предприниматель может перекрыть его овердрафтом или факторингом, занять деньги в банке или свалиться в просрочку. Но эти варианты съедают маржу, лишают бизнесмена прибыли и портят его репутацию. К ним мы рекомендуем прибегать только в крайних случаях. Чтобы избежать разрыва нужно:
- Организовать финансовое планирование. Первый и главный совет — следите за своими деньгами. Составьте бюджет движения денежных средств (БДДС) Запишите в него, когда и сколько должны вам и должны вы. Так вы заранее будете видеть возможные ситуации кассового разрыва.
- Управлять дебиторской и кредиторской задолженностью. Старайтесь, чтобы вам всегда платили прежде, чем вы сами должны будете заплатить. Попросите рассрочку у поставщиков и предоплату у покупателей. Пусть лучше деньги осядут на счетах, откуда их легко можно будет снять. Договориться можно обо всем — мы расскажем, как это сделать в следующий раз.
- Сохранять легко реализуемый товарный остаток. В крайнем случае продайте то, что легче всего реализовать — ваши наиболее ликвидные активы. Так вы разморозите деньги и рассчитаетесь с кредиторами.
- Поддерживать постоянный денежный поток. Легче жить компаниям, у которых много пусть и мелких операций. Поддерживайте постоянные обороты на расчетном счете. Если это позволяет модель бизнеса, реализуйте товар в розницу, работайте с мелкими контрагентами. Чем диверсифицированнее ваш доход, тем он устойчивее.
Комментарии экспертов
Виктор Миронов, управляющий директор Консультационной группы «ТИМ»:
«Первое и самое главное – планирование бюджета. Не надо отговариваться, что все равно все пойдет не по плану: в планировании главное процесс размышления и анализа, а не результат.
Второе – назначьте ответственного сотрудника за сбор информации об обороте дебиторской задолженности. Многих проблем можно избежать просто контролируя своевременность поступлений.
Третье – будьте на связи с клиентами. Интересуйтесь их бизнесом, держите руку на пульсе. Кассовый разрыв легче предотвратить, чем покрыть.
Четвертое – обеспечьте бизнес доступом к кредитным средствам, используйте овердрафт и факторинг. Это не так сложно, как более традиционные кредитные продукты, а теперь вполне доступны и для малого бизнеса.
Пятое – настройте управленческий учет и начните работать с прибылью!»
Одна из главных задач, которую выполняет сервис для финансово-управленческого учета ПланФакт – предсказывать кассовые разрывы. Зарегистрируйтесь и бесплатно оцените все возможности сервиса прямо сейчас!
Павел Вешаев, генеральный директор FinHelp:
«Есть несколько действий, которые вы можете предпринять, чтобы восполнить сложившийся дефицит денежных средств:
1. Оцените ситуацию.
Набросайте схему, когда и от кого в ближайшие дни придут поступления, какие средства вам нужно будет направить на свои постоянные расходы, а какие на переменные. Когда вы увидите картину целиком, будет понятно, сколько денег требуется, где зоны риска, какие транзакции можно попробовать подвинуть, чтобы стабилизировать ситуацию.
2. Обсудите условия с поставщиками.
Ищите варианты. Обсудите изменение сроков оплаты, сообщите планируемые даты ваших платежей. Задача здесь – выиграть время, но не потерять хорошие условия.
3. Работайте с дебиторкой.
Проводите ежедневные планерки с менеджерами, которые ведут клиентов, чтобы иметь ясную картину, когда планируются платежи. Напоминайте клиентам, когда ждете от них средства, выясняйте причины задержки платежей и предпринимайте оперативные меры (уведомления, досудебка, новые договоренности) для оплаты задолженности»
Обязательно посмотрите интервью с Наталией Морозовой, экспертом по управлению финансами и налоговой безопасности:
Артур продает стройматериалы оптом. Клиент внес 50% предоплату за крупную поставку, а остальное обещал заплатить через неделю. Артур решает отремонтировать офис на этот аванс, ибо клиент постоянный, никогда не подводил. Проходит полмесяца — оплаты все еще нет, а уже пора оплатить аренду склада и выдать зарплату грузчику, только непонятно как. Что произошло? Артур попал в кассовый разрыв.
В отличие от дефицита денег, кассовый разрыв — это не смертельно для бизнеса, любой предприниматель с ним справится. В этой статье разберем, как именно.
Избавиться от рутины и ошибок в учете поможет МойСклад. Есть бесплатный тариф без ограничений по времени.
- Массовая загрузка и обновление товаров и цен.
- Контроль остатков с уведомлениями, что товар заканчивается.
- Автозаказы поставщикам на основании статистики продаж либо неснижаемого остатка.
- Реальная прибыль по каждому товару с учетом возвратов, комиссий и прочих затрат.
- Быстрый старт, обучение, поддержка 24/7.
Содержание
- Что такое кассовый разрыв
- Как попадают в кассовый разрыв: ситуации
- Как не доводить до кассового разрыва: 8 способов + подарок
- Формула для расчета кассового разрыва
- Что делать, если настиг кассовый разрыв: быстрые методы помощи
- Главные мысли
- Управление товарными запасами и закупками
Что такое кассовый разрыв
Кассовый разрыв — простыми словами, это когда пришло время оплатить расходы бизнеса: зарплата, аренда или налоги, например, а средств на руках хватает только на аренду. Для оплаты остального нужно ждать, когда поступят еще деньги.
Говоря на языке финансов, кассовый разрыв — это когда компания прибыльная, но вам временно не хватает денег заплатить по обязательствам.
Чтобы увидеть кассовый разрыв, нужно вести учет денег (спойлер: это не просто табличка «приход минус расход»). Как минимум нужны отчеты: ОПиУ, ДДС, баланс, оборотный капитал. Если бизнес в целом прибыльный, это значит, что деньги где-то есть, нужно их только найти.
Часто они застревают в дебиторской задолженности или их вынимают из кассы до того, как выполнены обязательства и по документам они стали прибылью. Это приводит к кассовому разрыву.
Примеры, как попадают в кассовый разрыв
Рассмотрим несколько случаев на примере владельцев малого бизнеса.
Забрали себе в карман до того, как выполнили обязательства
Ситуация самая распространенная и часто встречается у новичков. Это как раз случай нашего Артура — не дождался, когда поставка физически окажется на складе клиента и он подтвердит это документально, внеся остаток. Вместо этого стал делать ремонт, когда в первую очередь нужно выполнить обязательства в бизнесе.
Деньги, которые заплатил клиент, становятся вашими не сразу. Их нужно считать не по фактическому приходу на счет, а по выполненным обязательствам — подписанным актам. Тогда вы не присвоите себе то, что по документам еще не ваше.
Также полезно прописывать в договоре штрафы за просрочку платежей — это будет мотивировать клиентов платить исправно, а вас убережет от кассового разрыва.
Неправильно посчитали расходы
У Вадима типография. Пришел большой заказ на печать партии журналов для магазина косметики. Клиент просит отсрочку платежа на 30 дней после даты, когда будет сдан заказ. Навскидку на складе еще хватит материалов, а на счету лежат 200 тысяч.
Через пару дней бухгалтер напоминает, что надо платить за обслуживание станков 100 000 ₽. Вадим платит. Вместе с этим допечатывает партию и отправляет клиенту. Пошел отсчет 30 дней.
Через неделю надо платить 90 000 ₽ за бумагу, которую поставщик прислал месяц назад. Остается 10 000 ₽.
Еще через неделю день заработной и арендной платы за склад, а платить нечем. С сотрудниками можно договориться, но аренду нужно заплатить обязательно, иначе — штраф. Вадим вынимает из заначки 30 000 ₽.
Клиент наконец платит, а Вадим раздает долги и с облегчением выдыхает.
Случай Вадима — тоже типичная история. Если бы он вел платежный календарь, то увидел, что при такой большой отсрочке уже через полмесяца кончатся деньги. Тогда смог бы принять другое решение — дать отсрочку меньше, а у поставщика попросить себе времени на погашение больше.
А если бы Вадим пользовался МоимСкладом, то, кроме поступлений и расходов, контролировал бы еще остатки на складе. Не пришлось бы прикидывать в уме — под рукой всегда точные цифры. А в программе для выставления счетов он мог бы отслеживать статус платежа.
Работа по проекту затянулась
У Артема токарная мастерская по дереву. Клиент заказал у него 4 дизайнерских стола в офис, договорились сделать за 320 000 ₽. Предоплата — 40%, остальное после завершения. На старте работы у него на счету 100 000 ₽.
Пока искали дерево и делали часть столов, надо было заплатить подмастерью и дизайнеру по 60 000 ₽ и за аренду мастерской 20 000 ₽. Столько же Артем оставил на следующий месяц, а остальное забрал себе.
Через месяц, когда сделали 3 из 4 столов, он снова заплатил помощникам и за студию. Деньги кончились, но это пока не кассовый разрыв.
Клиент недоволен выбором дерева и качеством исполнения одного стола, надо переделывать. Работа затягивается, а уже время очередной зарплаты и аренды — платить не из чего. Вот это — кассовый разрыв.
Артем умоляет своих ребят войти в положение и закончить работу, они соглашаются, доделывают столы. Клиент выплачивает остаток. Из него с опозданием уходят деньги сотрудникам и за студию. На счету опять есть средства.
В проектном бизнесе важно следить за сроками выполнения и брать оплату за короткие этапы. Нужно прямо в договоре фиксировать дедлайн каждого этапа и строго следовать ему. Так, проект на 2 месяца может стать прибыльным, а на 4 — уже убыточным. Постоянные расходы на зарплаты и офис постепенно «съедят» всю прибыль. Это также можно увидеть из платежного календаря.
Расходы увеличились, а вы не заметили
У Василисы интернет-магазин морозильных ларей для мороженого. Дело к лету, скоро сезон: у нее куча заявок, продаж и денег. За этими кучами не заметила, как стоимость клика в рекламе выросла, и она заплатила Яндексу не 200 тысяч, как планировала, а 500. Но это не огорчило: деньги же все равно есть. На радостях закупила еще товара на склад и два айфона.
Заказы продолжают идти, а Василиса — тратить деньги и платить Яндексу на 300 тысяч больше. Сезон заканчивается. Приток денег падает, нужно расплачиваться с поставщиками, и вдруг деньги кончаются.
Василиса попала в кассовый разрыв, потому что за два месяца потратила на рекламу на 600 тысяч больше, чем планировала. Вместо прибыли получила убыток.
Перед стартом сезона нужно составить бюджет — это таблица будущих расходов и ответственных за них лиц. Так легче следить за выполнением плана, а в случае чего будет с кого спросить.
Во время сезона бдите — раз в неделю сверяйтесь с бюджетом. Если расходов больше плана, срочно реагируйте и воздержитесь от незапланированных трат.
Результат оценивайте не по количеству денег в кассе, а по росту или спаду чистой прибыли. И только когда рассчитаетесь по обязательствам, платите себе.
Что касается рекламы, внезапную открутку бюджета тоже можно предотвратить. Перед началом продаж посчитайте юнит-экономику — станет видно, сколько вы можете потратить на привлечение одного клиента. Проверяйте рекламный кабинет и изменяйте стратегию, если бюджет превышен.
Списали больше обычного
У Виктора Петровича небольшое кафе. Предположим, помещение в его собственности, за аренду он не платит. А друг с рынка поставляет продукты со скидкой. На протяжении года каждый месяц он списывает просрочки примерно на 60 тысяч — это заложено в бюджет. Себе платит каждый месяц 150 000 ₽ из прибыли, а повару Сене и официантке — по 50 000 ₽ зарплаты.
В середине месяца он как обычно взял себе 150 тысяч, выдал зарплату, а к концу месяца узнал, что в минусе на 60 тысяч. Чтобы выдать следующую зарплату сотрудникам, кладет в кассу из заначки и ищет «предателя».
Оказалось, что Сеня «насписывал» вдвое больше, чем обычно, а Виктор Петрович узнал об этом только в конце месяца.
Всегда оставляйте запас на случай, если сломается оборудование или сотрудники спишут товара больше, чем вы запланировали.
Также следите за списаниями. Назначьте за доплату ответственного, который раз в неделю будет проводить ревизию, или даже поставьте камеры. Если сотрудники будут знать, что вы или кто-то другой все проверяет, желание «забрать в карман» убавится.
Резюме: причины кассовых разрывов
Мы посмотрели несколько ситуаций. Причины, по которым предприниматели попадают в кассовый разрыв, разные. Теперь переведем их на язык финансов:
❌ не ведут платежный календарь,
❌ вынимают деньги до того, как они станут прибылью,
❌ не учитывают сезонность бизнеса,
❌ ошибаются при планировании бюджета,
❌ не контролируют закупки и запасы,
❌ не прописывают в договоре условия выполнения обязательств,
❌ не отслеживают дебиторскую задолженность.
У МоегоСклада есть интеграция с сервисом финучета «Финтабло». С ее помощью данные между двумя сервисами синхронизируются. После небольшой настройки отчеты ДДС и ОПиУ в «Финтабло» будут собираться автоматически.
Подключите приложение в МоемСкладе и ведите торговый и финансовый учет из одного окна.
8 способов, как не доводить до кассового разрыва
Эти способы помогут контролировать все деньги, чтобы избежать кассового разрыва.
Завести платежный календарь. Это таблица, куда вы запишете будущие поступления и расходы. Календарь — простейший финансовый инструмент, который помогает компаниям следить за денежным потоком и вовремя реагировать на форс-мажоры.
Брать столько предоплаты, сколько хватит до конца проекта. Учтите все расходы и непредвиденные риски.
Давать клиентам отсрочки платежа, при которых у вас всегда будет хватать денег на выполнение обязательств перед поставщиками, сотрудниками и арендодателями.
Следить за сроками проекта. Когда сроки растягиваются, проект теряет в цене, а значит, уменьшается ваша прибыль.
Иметь деньги про запас. Всегда должны быть деньги на случай, если что-то пойдет не так: сломается станок или сотрудник «уйдет в загул». Когда растут продажи, смотрите не на рост денег в кассе, а ведите учет обязательств и считайте чистую прибыль.
Покупать себе айфон и макбук после того, как все посчитаете: выручку, чистую прибыль, будущие расходы и оставите на развитие бизнеса. Не забудьте про налоги, кредиты и амортизацию.
Определить приоритетность платежей. Решать, кому платить, а кто подождет, предстоит часто. Нужно понять, какие оплаты можно отложить, а по каким вас накажут, даже если просрочить всего на день. Разберитесь один раз, чтобы потом не задумываться всякий раз о важности платежа.
Стимулировать покупателей к предоплате. Небольшие скидки, бесплатная доставка или подарки помогут их склонить заплатить всю сумму или часть денег раньше. Что-то вы потеряете, но это лучше, чем оказаться в кассовом разрыве и в панике его устранять.
Формула для расчета кассового разрыва
ДС + П — Р = ОДС
ДС — остаток денежных средств на начало периода (дня, недели, месяца)
П — поступления в течение периода
Р — расходы
ОДС — остаток денежных средств
Отрицательный результат — серьезный повод принять срочные меры.
Чтобы вовремя заметить кассовый разрыв, внесите формулу в табличку Excel и обновляйте все три значения хотя бы раз в месяц. Но проще это отслеживать с платежным календарем.
Скорая помощь: что делать, если кассовый разрыв уже случился
Методы быстрого реагирования, если кассовый разрыв застал врасплох.
Отодвинуть оплаты
Позвоните поставщикам и договоритесь об отсрочке. Не стоит бояться, ведь вы для них — постоянный клиент. Вполне вероятно, у вас получится найти компромисс.
Также определите, какие поставщики вам жизненно необходимы. В период нехватки денег старайтесь платить понемногу, но часто. Этим вы покажете, что, несмотря на трудности, вы помните про партнеров и стараетесь выполнять обязательства.
Подвинуть ближе поступления или спросить долги
Проведите переговоры с клиентами. Возможно, удастся получить деньги раньше, чем было запланировано.
Другой вариант — спросить с клиентов долги. Вспомните, кто просрочил выплаты и насколько. Подумайте, что будете делать с теми, у кого просрочка 10 дней и 30 дней. Можно разослать письма с доказательствами существования долга, ежедневно обзванивать должников, остановить отгрузки, выслать письмо-претензию перед подачей иска в суд.
Но осторожно: передвигайте что-либо таким образом, чтобы подобное решение не вызвало кассовый разрыв в будущем. Опять же поможет платежный календарь.
Раздробить оплаты
Раздробив оплаты поставщикам, вы будете дольше с ними расплачиваться — а значит, денег на счетах будет оставаться больше. То же самое работает и для клиентов. Договоритесь разбить платежи — часть денег получите раньше.
Продать или сдать в аренду оборудование
Если у вас есть оборудование, используемое не на всю мощность, или временно свободные площади — продайте их или сдайте в аренду, чтобы покрыть кассовый разрыв.
Заранее просчитайте как продажу, так и сдачу в аренду. Учтите затраты и выгоды, связанные с владением активом, оцените реальный доход при сдаче в аренду, риски, налоговые выгоды или потери.
Рассчитаться не деньгами
Предложите контрагенту какую-либо услугу или товар вместо денег.
Воспользоваться факторингом
Если вы предоставляете клиентам отсрочки, то есть риск зарыть в них всю прибыль — деньги вы как бы заработали, но на счетах их пока нет. Если из-за этого случился кассовый разрыв, то выйти из него поможет факторинг.
Как правило, в факторинге участвуют три лица: ваша компания, покупатель и компания-фактор (банк или специальная организация).
Как это работает:
- Отгрузили клиенту товар или оказали услуги. Теперь он вам должен денег.
- Передаете акты фактору. Теперь клиент должен не вам, а этой компании.
- Фактор перечисляет вам до 90% от суммы долга клиента прямо сейчас.
- Клиент оплачивает свой долг фактору, а не вам.
- Фактор перечисляет оставшуюся сумму за вычетом своей комиссии.
Проще говоря, вы продаете дебиторку и получаете сразу деньги, пусть и не все.
Воспользоваться овердрафтом
У некоторых мобильных операторов можно было уйти в минусовой баланс, но продолжать звонить. Потом вы пополняли счет — гасили минус и оплачивали услуги тарифа.
Овердрафт для компаний работает примерно так же. Его предоставляет банк, где у вас открыт счет. В зависимости от условий ваш расчетный счет может уходить в минус на установленный лимит. Затем в погашение долга будут сразу списываться все поступления на счет компании. Это полезная подушка при кассовых разрывах, так как деньги предоставляются быстро.
Запомнить
- Прибыль считается не по фактическому приходу на счет, а по закрытым актам. Не вынимайте себе из кассы в карман до того, пока не расплатитесь по всем обязательствам.
- Заведите платежный календарь, чтобы отслеживать доходы и расходы. Это самый простой и действенный инструмент против кассовых разрывов.
- Перед стартом сезонных продаж заведите таблицу с бюджетом, где спланируете будущие расходы.
- Считайте юнит-экономику, если планируете выделять деньги на рекламу. Это поможет не выходить за лимиты привлечения одного клиента.
- Учитесь договариваться. Это поможет, так как порой с клиентами приходится решать вопросы о взаимных уступках.
- Обезопасьте свои финансы с помощью договора: пропишите сроки платежей и штрафы за их просрочку — это дисциплинирует.
- Следите сами или силами помощниками за движением средств в компании. Когда вы держите руку на пульсе, у сотрудников меньше соблазн вас обмануть.
В торговле важен не только объем выручки, но и стабильность спроса — как часто покупают те или иные товары. Это помогает лучше управлять закупками, чтобы не замораживать деньги в продукции, которую никто не покупает.
Если от кассовых разрывов помогает планирование финансов, то в управлении закупками — МойСклад.
Управление товарными запасами и закупками
В МойСклад можно загрузить результаты сводного ABC / XYZ анализа из Excel и добавить соответствующие поля в характеристиках товаров. Это позволяет сортировать данные и строить прогноз по закупкам. Когда и сколько нам необходимо закупить товаров той или иной категории:
Работа с товарными запасами
Работа с товарными запасами происходит в автоматическом режиме. Вы задаете неснижаемый остаток, когда программа сама сделает заявку поставщику. Риск остаться без товара исключается.
Система умеет работать с резервами — особенно актуально для интернет-магазинов. Отложенные заказы до момента оплаты никто другой не купит.
Управление закупками
Делайте точные заказы поставщикам. МойСклад прогнозирует на основе статистики продаж, сколько заказать товара и на какой срок его хватит.
МойСклад — это учет товаров, CRM и рабочее место кассира в комплекте.
- Торгуйте в розницу, оптом, на маркетплейсах, через сайт и в соцсетях
- Все заказы в одном окне, обработка до 90% быстрее, чем вручную
- Автоматические заказы поставщикам на основании статистики продаж
- Массовое обновление цен и товаров
- Реальная прибыль и рентабельность по каждому товару
- Поддержка маркировки
Быстрый старт, обучение, поддержка 24/7. Есть бесплатный тариф.
Кассовый разрыв: чем грозит бизнесу и как его победить
Кассовые разрывы могут случиться в любом бизнесе. Они возникают тогда, когда сроки появления денег в компании и платежей не совпадают. Разберем, как избежать кассового разрыва и что делать, если он все-таки случился.
Если простыми словами, кассовый разрыв — это временная нехватка денег в компании. То есть компания должна что-то оплатить, но средств на это у нее сейчас нет: ни на счетах, ни в кассе. Такая ситуация может возникнуть, например, когда клиент затягивает с оплатой, а компания планировала этими деньгами рассчитаться с поставщиком или выдать зарплату. Тогда предпринимателю приходится со всеми договариваться: просить отсрочку у поставщиков или предупреждать сотрудников о задержке зарплаты.
Почему возникает кассовый разрыв
Причин может быть много, вот некоторые из них:
- Предоставили отсрочку клиенту. Допустим, вы подготовили заказ и вложили в него свои деньги, а клиент по договору оплатит заказ только через один-два месяца.
- Неправильно запланировали денежный поток. Не составили график платежей или не дождались поступления от клиента и провели необязательные траты и т. д.
- Ошиблись в объемах закупок или не учли сезонность. Например, заказали новый товар, но не изучили спрос на него среди вашей аудитории.
- Продаж оказалось недостаточно, чтобы покрыть расходы компании. Если кассовые разрывы возникают постоянно, то дело может быть в убыточной модели бизнеса.
Как понять, наступит ли кассовый разрыв
Для этого есть простая формула:
ОДС = ДС + П — В
ОДС — остаток денежных средств;
ДС — остаток денег на начало этого дня;
П — поступления;
В — выплаты.
Поступления можно найти в плане продаж, а выплаты — в прогнозируемых бюджетах.
Что делать, если кассовый разрыв неизбежен
Часто кассовый разрыв возникает внезапно. Это ситуация штатная, но она заставляет предпринимать серьезные шаги, например:
- Замораживать новый проект или направление, которые могли бы принести прибыль.
- Просить отсрочку у контрагентов, сотрудников, арендодателей. Лучше предупредить о задержке оплаты заранее и предложить контрагентам пересмотреть график платежей. Напишите гарантийные письма, чтобы избежать неустоек.
- Взять взаймы у физлица или кредит в банке. Придется собрать пакет документов для банка и доказать ему, что скоро будут поступления, которые покроют кредит.
- Сокращать расходы, чтобы покрыть кассовый разрыв. Это могут быть как необязательные траты — курсы для сотрудников или корпоратив — так и важные, например бюджет на рекламу и маркетинг.
Эти варианты лучше использовать в крайних случаях: они уменьшают прибыль и влияют на репутацию компании. Расскажем, что делать, чтобы такие ситуации предотвратить.
Как действовать в будущем
- Распланируйте бюджет заранее: составьте платежный календарь, чтобы отслеживать поступления, а также динамику и приоритеты платежей.
- Начните формировать подушку безопасности.
- Продумайте платежную политику. Начните работать с клиентами по предоплате, а с контрагентами — по постоплате. Например, у нас в eLama можно оплачивать рекламу с отсрочкой.
- Контролируйте запасы, чтобы на складах не копилось много непроданных товаров и неликвида. Например, можно устраивать распродажи в конце сезона.
Платите за рекламу с отсрочкой
Постоплата eLama поможет увеличить рекламный бюджет и избежать кассовых разрывов. Без комиссии и сборов
Больше о постоплате
eLama,
контент-маркетолог
Вас может заинтересовать
3494
Рассказывает Павел Баракаев
1030
Вебинар прошел 10 ноября. Спикеры: Павел Баракаев (eLama) и Анастасия Коновалова (Медиасфера)
3070
Рост онлайн-продаж и падение офлайн-торговли — тренд последних лет. Рассказываем, что такое электронная коммерция, какой она бывает и как работает
Ведите учет в удобной онлайн‑бухгалтерии
Добавляйте документы и подгружайте банковскую выписку, а сервис отразит доходы и расходы, предложит проводки, рассчитает налоги и подготовит отчеты.
Попробовать бесплатно
Кассовые разрывы — всегда неприятная ситуация для бизнеса. И особенно тяжело их переживают небольшие компании. По разным оценкам аналитиков, в том числе по итогам исследования финансовой грамотности предпринимателей, инициированным Банком России, с проблемой кассовых разрывов сталкиваются от 30% бизнесов. Во время пандемии ковида в 2020-2021 годах с кассовыми разрывами сталкивался практически каждый второй бизнес.
Кассовый разрыв может возникнуть ожидаемо: плохие продажи, обязательства по налогам, кредитам и другим сборам, — а может возникнуть внезапно из-за форс-мажорных обстоятельств. Например, пожар, кража товаров, взыскание по суду. Иногда это могут быть внешние причины, связанные с политической и экономической обстановкой. У каждого предпринимателя своя история появления кассовых разрывов — вот несколько таких историй.
Отсутствие управленческого контроля. Небольшое ООО, торгующее в розницу фармацевтическими препаратами, БАДами, средствами гигиены, открыло в офисных центрах киоски. Через несколько месяцев, несмотря на то, что каждая точка приносила ежедневно деньги в кассу, компания не могла найти денег на выплаты зарплат, налоги, закупку товара, аренду площадей. После проведенного аудита стало понятно, что большинство киосков работают в минус, часть закупленного товара плохо оборачивается. В итоге затраты на зарплату, закупки, аренду больше заработанного.
Недочеты в планировании. Торговая компания успешно закончила год, в ноябре и декабре благодаря сезонным распродажам на счетах был достаточный запас средств. В это время собственник компании увидел отличное предложение по продаже складского помещения. Совместно с коммерческим директором решили приобрести объект недвижимости. Содержание склада, ремонт, налоги на имущество потребовали дополнительных затрат. В первом квартале следующего года был ожидаемый и закономерный сезонный спад. Так как все запасы ушли на склад, то в марте компании нечем было платить заработную плату и налоги. Пришлось взять кредит.
Непредвиденные изменения в поступлениях денег. Маркетинговое агентство на тендерах получило несколько привлекательных контрактов, в том числе с бюджетными учреждениями. Часть средств за работу была получена по предоплате, по остальным клиентам были спланированы ежемесячные абонентские платежи и платежи по итогам завершения проекта. Чтобы выполнить все намеченные работы, компания наняла новых сотрудников, переехала в более просторный офис, увеличила траты на представительские расходы и участие в профильных конференциях. Но вскоре один клиент пересмотрел условия сотрудничества и сократил расходы, бюджетное учреждение долго не принимало выполненный проект и задерживало платежи, по другим клиентам тоже ситуация динамично изменялась. В итоге через полгода компания оказалась в серьезном минусе. Часть сотрудников пришлось уволить.
Веб‑сервис для малого бизнеса
Автоматизируйте работу с сотрудниками, сдавайте отчеты и ведите учет в Контур.Бухгалтерии без авралов и рутины.
Попробовать бесплатно
Если проанализировать все случаи появления кассовых разрывов, то есть четыре основных причин их появления.
Причина 1. Работа в убыток
Когда компания тратит больше, чем зарабатывает, то постепенно кассовый разрыв будет увеличиваться. Если ежемесячные платежи еще как-то можно закрыть, то квартальные и годовые — уже сложнее. Поэтому регулярно нужно отслеживать, как и сколько компания зарабатывает. Ситуация может осложниться, если в бизнесе есть несколько юрлиц или самостоятельных направлений. В итоге по общим доходам кажется, что оборот достойный и прибыль есть, но по факту расходов больше, чем доходов.
Причина 2. Дебиторская задолженность
Бывает и так, что компания наладила бизнес-процессы, оптимизировала расходы, в том числе на персонал, аренду, транспорт, но из-за больших просрочек по платежам от покупателей денег на счетах не хватает. Деньги вроде бы заработаны, а у компании их нет.
Причина 3. Избыточные запасы на складах
Если компания произвела продукцию, но ее не реализовала или если приобрела материалы, которые долгое время не использует, то затоваривание тоже ведет к кассовым разрывам. Деньги потрачены, но они не вернулись в виде дохода от реализованной продукции.
Причина 4. Неверные решение об инвестировании
Главное правило: инвестировать нужно прибыль, а не полученные оборотные средства. Когда успешно идут продажи, довольно стабильный поток средств приходит на счета и в кассу предприятия, у предпринимателя возникает желание расширяться, инвестировать в основные и оборотные средства. Но без четкого анализа, прогноза по будущим тратам и платежам такие инвестиции лучше не делать. Иначе возникнет ситуация, как в примере с покупкой склада.
Остальные причины появления кассового разрыва — это частные случаи описанных выше. Бывает и так, что на появление кассового разрыва влияют сразу несколько факторов: скажем, и убыточные направления, и большой объем дебиторской задолженности.
Простой учет, авторасчет налогов и зарплаты, отправка отчетности онлайн, ЭДО, бесплатные обновления и техподдержка.
Попробовать бесплатно
Кассовый разрыв не появляется за один день. Как правило, ему предшествуют разные события, на которые нужно вовремя обращать внимание.
Управленческий учет
Главная условие профилактики кассовых разрывов — это грамотно налаженный управленческий учет. Основные отчеты, которые руководитель и финансовый директор должны регулярно отслеживать, это отчёт о прибылях и убытках, бухгалтерский баланс и отчет о движении денежных средств.
В отчёте о прибылях и убытках отражаются данные о затратах и заработках компании. В нем учитывается вся прибыль и все убытки за конкретный период. Например, за месяц, квартал, год. В основе отчёта — метрика PnL (Profits and Losts). Это результат отчёта — значение, которое получается при расчёте всех доходов и убытков.
Бухгалтерский баланс – это документ, который содержит данные об активах, обязательствах и собственном капитале. В нем два основных раздела — актив и пассив. Баланс позволяет проанализировать деятельность компании и ее активы, так как в нём отражается вся информация об имуществе и долгах в денежном эквиваленте.
Отчет о движении денежных средств показывает все поступления на счет и в кассу за определенный период, а также остатки денег на начало и конец периода.
Но самый простой способ следить за финансовым состоянием фирмы — ежедневно рассчитывать остаток денежных средств по формуле:
деньги на конец дня = деньги на начало дня + поступления от покупателей − выплаты поставщикам.
Эти данные легко отслеживать в простой таблице в excel.
Планирование
Следующий шаг, который поможет избежать кассовых разрывов или минимизировать их — это план платежей на ближайший квартал, полугодие или год. Мы заранее знаем, какие постоянные расходы будут (ФОТ, аренда, налоги и т.д.) и можем прогнозировать поступления от клиентов компании. Если бизнес сильно зависит от сезонности, то риск кассового разрыва в низкий сезон возрастает.
Контроль дебиторки и оборотов
Еще один важный шаг профилактики кассовых разрывов — регламент работы с дебиторкой и контроль за оборачиваемостью складов.
В регламенте по работе с дебиторской задолженностью нужно прописать этапы, ключевых ответственных сотрудников, контрольные точки. Например, если клиент не платит больше 15 дней, кто-то из сотрудников подключается к сбору задолженности, затем подключается юрист и составляет досудебную претензию. Возможно, компании нужен отдел по работе с задолженностью.
Аналогичный регламент нужно составить и для управления запасами. И у товаров, и у материалов надо отслеживать оборачиваемость. У товаров на продажу — смотреть маржинальность, выводить из оборота низкомаржинальные, продавать излишки материалов. Все, что долго хранится на складе, это замороженные деньги. А деньги должны работать.
Онлайн‑бухгалтерия без авралов и рутины
Ведите учет в удобной онлайн-бухгалтерии: учет, расчет зарплаты и пособий, отправка отчетности в ФНС, СФР, Росстат.
Попробовать
Первый шаг для выхода из кассового разрыва — объемный и честный аудит всего происходящего. Анализ основных отчетов, подсчет имеющихся средств, товаров, кредиторской задолженности, дебиторки.
Второй шаг – постараться как можно быстрее наладить поступления денег: активизировать работу с дебиторкой, распродать остатки. Буквально с каждым должником созвониться, составить график погашения дебиторки.
Третий шаг – управление кредиторской задолженностью. Для этого составьте платежный календарь, синхронизировав его с календарем поступлений. Если нужно платить поставщикам, постарайтесь реструктуризировать платежи, разбить их на части. Помните, что заработную плату и налоги нужно платить в срок, поэтому эти платежи будут первоочередными. Все поступления сразу же распределите между первоочередными оплатами. Например, часть поступивших денег — на оплату, часть на налоги, еще одну часть — поставщикам.
Четвертый шаг – оптимизация затрат. Посмотрите, от чего можно отказаться прямо сейчас. Наверняка есть траты, которые нужно пересмотреть, а освободившиеся средства направить на погашение задолженностей.
Кассовый разрыв — это рабочая ситуация, с которой сталкиваются многие. Можно перекрыть разрыв с помощью заемных средств (кредит), овердрафтом, факторингом. Все эти финансовые инструменты помогают бизнесу продолжать работать даже при отсутствии поступлений. Но любые кредиты и займы влияют на рентабельность, уменьшают маржу, ведь приходится возвращать деньги с процентами. Поэтому заемными средствами лучше пользоваться только в крайних случаях, имея четкие гарантии, что деньги скоро поступят.
Главное — не допускать кассовых разрывов и в ежедневном режиме отслеживать поступления денег и расходы.
Ведите учет в удобной онлайн‑бухгалтерии
Добавляйте документы и подгружайте банковскую выписку, а сервис отразит доходы и расходы, предложит проводки, рассчитает налоги и подготовит отчеты.
Попробовать бесплатно
Часто от предпринимателей приходится слушать недоумение. Оно касается того, что по результатам проведения бухгалтерского учета компания оказывается с хорошими финансовыми показателям, но денег постоянно почему-то не хватает. В такой ситуации причиной обычно становится появление кассового разрыва.
Кассовый разрыв в организации – это недостаток денег на покрытие обязательных расходов. Он не позволяет выплачивать зарплату или покрывать аренду помещения – все то, что жизненно-важно для компании.
Статистика показывает, что подобное может происходить в любой компании, даже если она успешна и прибыльна. В этом материале мы рассмотрим, как рассчитывается кассовый разрыв, по каким причинам он развивается, что нужно и что не нужно делать, если вы выявили такую проблему.
Как рассчитать кассовый разрыв
Есть формула, которая направлена специально на расчет кассового разрыва. Она выглядит следующим образом:
ДС + П − Р = ОДС
Здесь буквы означают следующее:
- ОДС – это остаток денежных средств.
- ДС – имеющийся остаток денег на начало заданного периода.
- П – поступающие на счет компании доходы.
- Р – расходы организации.
Специалисты говорят о том, что за всеми перечисленными показателями стоит наблюдать и внимательно их документировать. Лучше завести для этого отдельную таблицу в Excel, забить туда формулу и регулярно обновлять сведения. Хорошая периодичность – ежемесячно или еженедельно.
Почему появляется кассовый разрыв
Не менее важно для предпринимателя понять, по какой причине разрыв случился изначально. Только в таком случае можно будет предпринять какие-либо действия, чтобы справиться с проблемой.
В списке распространенных причин есть такие, как:
- Неправильное планирование бюджета. Часто о появлении кассового разрыва приходится говорить в ситуации, когда ответственный специалист неверно рассчитывает суммы доходов и расходов. Стоит обратить внимание на характер и график регулярных платежей. По этой причине может оказаться, что у компании плюс по финансам, но большие расходы и постоянные сторонние отчисления полностью его нивелируют.
- Неправильное построение закупок. Из-за этого часть средств компании часто оказывается замороженной. Потому не удается прогнозировать, когда именно придет кассовый разрыв. Проблема может появиться и из-за того, что запасы пополняются неравномерно, отсутствует анализ и правильный учет спроса со стороны конечного потребителя продукции.
- Сезонность работы бизнеса. Очень часто с кассовым разрывом сталкиваются компании, для которых характерны сезонные колебания спроса на товар. Это требует правильного подхода к распределению средств на протяжении всего года, в том числе, когда востребованность продукции становится ниже по разным причинам.
- Накапливание дебиторской задолженности. Это очень коварный фактор, с которым сталкиваются многие компании. Причина обычно заключается в необдуманном стимулировании продаж рассрочкой или другими формами отсроченного платежа.
Как не допустить появления кассового разрыва
Проще всего не допустить формирования кассового разрыва. Для этого стоит использовать ряд рекомендаций:
- Всегда формируйте финансовую подушку для бизнеса. В таком случае у вас всегда будут в запасе средства, которыми можно будет покрыть непредвиденные расходы. Лучше всего откладывать часть прибыли. Эксперты говорят о том, что размер такого страховочного фонда должен покрывать до полугода работы компании вовсе без выручки.
- Контролируйте задолженность. Вы всегда должны четко понимать, кто и сколько вам должен, когда нужно будет вернуть взятые средства. Лучшее решение – это официальное документирование графика возвратов и закрепление обязательств документами.
- Отмечайте даты поступления расходов. Вполне вероятно, что кассовый разрыв создается из-за их неверного учета. Фиксация даст большой объем информации для анализа показателей работы вашей компании.
- Прописывайте в договорах неустойку. Она должна начисляться ежедневно если по каким-то причинам клиент не смог оплатить очередной взнос. Это станет хорошим стимулом, чтобы избавиться от задолженности.
Как быть, если грядет кассовый разрыв
Если у вас в компании кассовый разрыв случается с определенной периодичностью или есть какая-то возможность хотя бы примерно его предсказать, к этому стоит подготовиться. Это можно сделать, просто выполнив ряд рекомендаций:
Исключите необязательные расходы. Во многих компаниях при внимательном анализе можно найти много таких статей экстренной экономии.
Возьмите кредит. Это часто помогает бизнесу с серьезным фактором сезонности. Таким образом можно будет погасить все свои обязательства перед работниками и контрагентами.
Напомните клиентам об оплате. Здесь важно уметь вести диалог, либо напоминать о подписанных документах с обязанностями по выплатам.
Заранее сообщите о задержках всем, кто получает от вас деньги. При разовой ситуации многие могут отнестись с пониманием. А чтобы не возникла неустойка, напишите гарантийные письма.
Распространенные ошибки при наступлении кассового разрыва
Наконец, стоит помнить и про ошибки, которые вполне могут быть связаны с возникновением кассового разрыва. В такой ситуации в компании начинается паника и у руководства есть реальная вероятность допустить просчеты.
К наиболее распространенным ошибкам относятся такие, как:
- Повышение цены. Необдуманное повышение приводит к тому, что вы рискуете совсем лишиться продаж и хоть каких-то поступлений денег. Это очень опасно для бизнеса.
- Продажа имущества. В таком случае есть риск в панике продать многое по заниженной цене. Восполнять дефицит будет дорого и трудно. При этом такая ситуация может негативно сказаться на способности вашего предприятия выполнять свои обязательства.
- Снижение цен с целью увеличения продажи. Это чревато полным крушением модели вашего бизнеса. Поднять расценки обратно будет очень сложно, вы можете столкнуться с потерей клиентов и другими рисками.
Помните о том, что при правильном подходе кассовый разрыв можно преодолеть или вовсе его не допустить. Но крайне важно профессионально и хладнокровно подойти к действиям в такой ситуации.
Получить бизнес-план
