Что такое управление бизнес процессами простыми словами

Деятельность любой компании сопровождается десятками бизнес-процессов . Задача руководителя – определить каждый из них и структурировать. Это необходимо для возможности осуществлять контроль работы организации на всех уровнях. Начинать стоит с определения потребителя конкретного бизнес-процесса, так как именно он является главным фактором, влияющим на результат.

!!! Полезный материал! Статьи “Как внедрить бизнес-процессы за 2 дня”. Скачать >

1. Что такое бизнес-процессы простыми словами

Бизнес-процессы (от англ. “business process”) — это постоянно повторяющаяся последовательность действий, в ходе которых используются ресурсы с целью создания ценности для потребителя. Бизнес-процессами должен управлять один менеджер, он же несёт ответственность за результаты.

Если в результате деятельности компании не удаётся достигнуть результатов с требуемыми характеристиками, такая работа организации будет признана бессмысленной. Данные результаты являются отражением того, насколько профессионально выстроены бизнес-процессы. Также сюда можно отнести влияние на издержки процесса деятельности.

Кроме менеджера, осуществлявшего контроль за бизнес-процессами, у каждого из них должен быть владелец. Этот специалист должен вовремя принимать решение о порядке выполнения процесса, который находится под его контролем.

Например, если менеджер процесса закупок – это начальник отдела снабжения, то владельцем процесса выступает заместитель ген. директора по закупкам.

2. Отличие бизнес-процессов от функций и стандартных процессов

На первый взгляд может показаться, что бизнес-процессы ничем не отличаются от других функций компании, но это не так. Их можно считать последовательностью действий одного или нескольких человек. В случае, если процесс сопровождается работой автоматизированной системы, его можно отнести к технологическому процессу.

В бизнес-процессе часто задействовано несколько человек в неявной или явной форме. Даже когда человек ведёт деятельность в одиночку, у него всё равно есть заказчик и потребитель. Ещё у него есть покупатели и поставщики, которые также являются участниками бизнес-процессов.

Иногда понятие “бизнес-процессы” используется для некоммерческих организаций. Например, благотворительность или организация каких-либо собраний без цели заработка.

3. Подробнее о бизнес-процессах

Большинство предпринимателей в процессе построения бизнеса на первых этапах пренебрегают описанием бизнес-процессов. Но благодаря этому компанию можно вывести на более высокий уровень, увеличив количество клиентов и продаж. Если речь идёт о производстве, то оно станет более масштабным. В противном случае можно столкнуться с проблемами взаимодействия процессов и подразделений.

В таком случае, перед руководителем возникнет выбор. Первый вариант – это приступить к описанию бизнес-процессов, а также управлению ими. Второй вариант – это работать, опираясь на статистику, но здесь существует риск того, что компания просядет в эффективности. Это в свою очередь спровоцирует потерю позиций в борьбе с конкурентами.

Описанием бизнес процессов называют проработку и анализ каждой из рабочих процедур. Ещё сюда включено выстраивание процессов в одну последовательную цепь и их структурирование. Касательно мероприятий по описанию и разработке бизнес-процессов, этим лучше заниматься ещё в момент создания организации.

Кроме этого, можно выделить несколько случаев, когда без описания бизнес-процессов не обойтись. А именно:

• Компания ориентируется на прогресс. Это подойдёт тем предпринимателям, которые запланировали масштабирование в ближайшее время. Здесь стоит проработать каждую деталь. Любая мелочь может сохранить прибыль, которая в противном случае будет потеряна. Здесь говорится о внедрении новых технологий, расширении бизнеса, выпуске новых услуг и продуктов, а также открытии дополнительных представительств;
• Организация начала набирать обороты. Если бизнес начал активно прогрессировать, не стоит тратить много времени на ликование. Этот период необходимо использовать для ещё более энергичной работы. В противном случае, бизнесмен может столкнуться с потерей кадров. В результате чего, придется привлекать большое количество внештатных сотрудников. Кроме этого, возникает чрезмерная нагрузка на производство. С грамотным планированием данный период можно использовать для расширения линейки услуг и продуктов. Благодаря описанию бизнес-процессов руководителю не приходится объяснять каждому из сотрудников, как ему работать. Это объясняется тем, что у всех владельцев процессов появляется возможность самостоятельно обеспечить эффективную работу своего отдела;
• Настало время для снижения затрат. В случае, когда необходимо снизить затраты на содержание производства, необходимо определить каналы, по которым может утекать бюджет. Один из вариантов борьбы с такой ситуацией, это поиск и внедрение инструментов для более эффективной и прозрачной работы каждого из отделов;
• Продажа франшизы. Если возникло желание заработать на продажах франшизы имеющегося бизнеса, описание бизнес-процессов – это необходимая мера, которая позволит правильно и эффективно организовать работу своих франчайзи. Ни один из предпринимателей не захочет иметь дело с компанией, которая не предоставила подробное описание каждого из бизнес-процессов;
• Производство услуги или товара требует особого подхода. Если речь идёт о производстве, в котором задействовано большое количество операций и процессов. Здесь не обойтись без подробного регламента, описывающего процессы на каждом из этапов работы.

4. Классификация

Существует два основных вида классификации бизнес-процессов. Говоря об обобщенной классификации, сюда включены следующие типы:

• Вспомогательные процессы;
• В управлении;
• Основные.

Касательно более подробной классификации, она выглядит так:

• Основные процессы;
• Сопутствующие;
• Обеспечивающие;
• В развитии;
• Вспомогательные;
• Управляющие.

К основным процессам относятся те, которые имеют непосредственное отношение к созданию продукта для внешнего потребителя.

Например, если это завод древесно-стружечных плит, основной процесс – это производство такой разновидности плиты. Сопутствующие процессы имеют отношение к производству той продукции, которая не приносит основную часть дохода компании.

Вспомогательные процессы служат для создания условий при выполнении основных процессов и построения корректной инфраструктуры. Обеспечивающие процессы необходимы для обслуживания каждого из остальных типов процессов. Это может быть ведение бухгалтерского учёта, обслуживание автоматизированных систем и юридическая поддержка.

Управляющие объединяют в себе другие системы и подразделения управления. Сюда относятся процессы стратегического, текущего, оперативного планирования, а также анализ, мониторинг и выработка решений. Бизнес-процессы в развитии необходимы для обеспечения условий, необходимых для усовершенствования товаров, модификации оборудования, а также прогресса компании в разных направлениях.

!!! Полезный материал! Статьи “Как внедрить бизнес-процессы за 2 дня”. Скачать >

5. Процесс разработки бизнес-процессов

Разработка бизнес-процессов объединяет в себе процедуры и стандарты, которые позволят прийти к запланированным целям. На начальных этапах разработка бизнес-процессов кажется слишком сложной задачей для руководителя, но это не всегда так. На первом этапе необходимо поставить вопрос о построении корректной последовательности действий.

С целью максимального упрощения процедуры разработки стандартов, процесс можно разделить на три этапа:

1. Действия. Это подготовительный этап. Здесь необходимо продумать меры, которые отвечают поставленным задачам. Необходимо перечислить, какие действия будут включены в бизнес-процесс;
2. Последовательность. На данном этапе необходимо заняться построением алгоритма выполнения тех или иных задач. Рекомендуется описать последовательность действий пошагово;
3. Результат. На последнем, третьем этапе, необходимо четко сформулировать ожидаемые от данного процесса результаты. Предприниматель должен чётко понимать, что он хочет получить по итогам выполнения конкретной задачи.

6. Управление бизнес-процессами

Управление бизнес-процессами – это мероприятия, которые требуются для осуществления оптимизации и контроля над стандартами работы компании. Один из важных этапов управления бизнес-процессами – это их совершенствование и доработка. Чтобы добиться результатов в данном направлении, рекомендуется внедрять систему измерения результатов.

В первую очередь, речь идёт о показателях качества. То есть стандартах выполнения конкретных бизнес-процессов, отвечающих за то, чтобы все действия совершались в правильной последовательности и в соответствии с определенными временными промежутками. Благодаря управлению бизнес-процессами, предприниматель сможет применить процессный подход в различные подразделения организации.

Сразу после описания бизнес-процессов следует заняться организацией системы управления и контроля. Управлением бизнес-процессами должен заниматься отдельно нанятый высококлассный специалист. Этот сотрудник несет ответственность только по производству, так как управление бизнес-процессами подразумевает контроль и поддержку всего производственного цикла.

Управление бизнес-процессами нельзя пускать на самотёк. Для этого применяются специальные инструменты, которые включают графики и специальные инструменты с заполнением отчётности. Процесс управления объединяет в себе оптимизацию имеющихся процедур и регламентов, а также разработку новых подходов к работе.

!!! Полезный материал! Статьи “Как внедрить бизнес-процессы за 2 дня”. Скачать >

7. Как усовершенствовать или оптимизировать бизнес-процессы

Для успешного ведения деятельности в условиях современной экономики, организация должна обладать гибкостью и уметь подстраиваться под реалии. Имеется в виду окружающая среда, спрос, ресурсы, финансы и постоянно растущая конкуренция. На сегодняшний день, умение своевременно вносить коррективы в оптимизацию и управлять своими бизнес-процессами – ключевая компетенция для борьбы с конкурентами.

Благодаря оптимизации бизнес-процессов, предприниматель значительно улучшает организацию деятельности, а также управленческих процессов. Оптимизация позволит гибко реагировать на внезапно измененную внешнюю и внутреннюю среду. Таким образом, компания всегда будет оставаться на плаву. Современная оптимизация бизнес-процессов необходима не только для совершенствования методов деятельности, а и для создания новых.

Если управление бизнес-процессами происходит по системе, которая применялась на ранних этапах работы компании, предприниматель скоро начнёт понимать, что эффективность постепенно теряется. Иногда, это происходит на фоне развития производства, расширения ассортимента или изменения структуры компании, что является преградой для достижения прежних результатов.

Это и есть первый сигнал к тому, что необходимо приступить к оптимизации. Также можно выделить несколько других случаев, при которых руководство компании должно принять соответствующие меры:

• Улучшение уже примененной системы работы;
• Масштабирование производства;
• Снижение производственных мощностей;
• Необходимость или желание улучшать качество обслуживания или продукта;
• Сокращение сотрудников без влияния на качество производства;
• Увеличение количества конкурентов;
• С целью повышения эффективности процессов на отдельных уровнях.

8. Автоматизация бизнес-процессов

Автоматизация бизнес-процессов подразумевает использование программного обеспечения, которое позволяет автоматизировать процесс выполнения некоторых задач и действий. На данный момент можно применить большое количество подобных систем для автоматизации.

Например, это многофункциональные и ERP-программы или стандартные CRM-системы. И одни, и другие помогут успешно автоматизировать бизнес-процессы организации.

Даже если будет использоваться простая CRM-система, процессы станут более эффективными и понятными. На практике, это сопровождается такими преимуществами:

• Сбор информации происходит без перерывов;
• Благодаря быстрому обмену задачами, создаётся активное информационное поле между штатными специалистами;
• Отпадает потребность в ведении некоторых отчётов вручную;
• Эффективность организации начинает постепенно расти;
• Удаётся наладить передачу информации между отделами, учитывая уровень взаимосвязи;
• Объём бумажной работы значительно снизится.

Одна из часто использующихся CRM-систем – это “Битрикс24”. Данный инструмент является одним из самых лучших, если речь идёт о необходимости автоматизации самых распространённых бизнес-процессов. Здесь можно создавать актуальные задачи, заниматься сбором данных о сделках, вести рассылку по подобранной базе клиентов, формировать рабочий график и многое другое.

9. Внедрение бизнес-процессов

Внедрение бизнес-процессов – это меры, направленные на перевод деятельности специалистов организации с уже применяемого алгоритма на улучшенный. На этом этапе следует не только разработать систему бизнес-процессов, а и правильно применить её, опираясь на особенности производственного процесса.

В первую очередь, это относится к тем организациям, которые находятся на рынке давно и их работники на протяжении всего этого времени работают по одной и той же схеме. Внедрение бизнес-процессов напоминает разработку отдельной системы, которая строится поэтапно:

1. Знакомство. На данном этапе следуют организовать собрание с целью познакомить работников с новой системой организации процессов;
2. Вовлечение. Следует упомянуть о том, что новая система имеет множество преимуществ и более эффективна;
3. Тесты. Нужно провести тестирование на примере отдельного подразделения или на сотруднике;
4. Обучение. Если в процессе тестирования были достигнуты положительные результаты, можно приступить к обучению штатных специалистов с подробным описанием функционала и новых обязанностей;
5. Использование. К этому этапу стоит переходить только после того, как каждый из сотрудников успешно прошёл обучение;
6. Контроль. Чтобы руководство было уверено в том, что каждый из специалистов пользуется новой системой в соответствии с правилами, следует организовать отдельное подразделение для контроля.

Задача руководителя – это определение зоны ответственности работников. Они должны понимать, что новые алгоритмы – необходимая мера, которая положительно отразится не только на прибыли организации, а и на зарплатах.

!!! Полезный материал! Статьи “Как внедрить бизнес-процессы за 2 дня”. Скачать >

Заключение

Бизнес-процессы способны оказать существенное влияние на успех организации из-за внедрения в производительность труда. Чтобы добиться результатов, руководству нужно разобраться в вопросе и правильно описать бизнес-процессы. Большинство предпринимателей пренебрегают данными рекомендациями и работают, опираясь только на статистику. Но, такая политика приводит к постепенной потере позиций компании на рынке.

Источник: материалы сайта biznessdar.ru

Термин «Управление бизнес процессами» означает системный подход к руководству предприятиями для улучшения их деятельности. Также эта концепция еще называется Business Process Management или BPM. В современных условиях бизнес активно использует системный подход в организации работ.

Виды бизнес-процессов

Под бизнес-процессами понимают логически связанные мероприятия, с помощью которых происходит преобразование имеющихся ресурсов в какой-либо товар, представляющий ценность для потребителей.

Условно бизнес-процессы подразделяют на 4 вида:

1. Производственные (основные). Также эти процессы могут называться ключевыми. Они играют важнейшую роль в выполнении задач предприятия и создают ценность для конечного потребителя. К основным относят работы, которые связаны с производством, проектированием, монтажом и т. д.
2. Обеспечивающие или вспомогательные. Они требуются для поддержания основных работ. Их не создают ценность для клиентов, но они необходимы для нормальной работы предприятия. Например, это может быть управление персоналом, IT и др.
3. Управленческие. Необходимы для контроля и мониторинга предпринимательской деятельности. Они выступают гарантом, что производственные и вспомогательные работы выполняются в соответствии с юридическими ограничениями и финансовыми целями бизнеса.
4. Процессы развития. Оказывают влияние на конкурентоспособность предприятия. К ним относятся маркетинговые цели, повышающие количество клиентов и укрепляющие позиции организации на рынке. Суть процессов развития заключается в поиске идей и их тестировании на практике.

Об управлении бизнес-процессами простыми словами

Управление бизнес-процессами заключается в регламентировании, описании и изменении всех выполняемых мероприятий. Именно изменении, а не улучшении, так как бизнес можно улучшить или ухудшить.

В отличие от различного оборудования, управлять коллективом с помощью нажатия кнопки или же директив не получится. Но зато можно задать последовательность действий, которые люди будут выполнять во время решения какой-либо производственной задачи. Это и есть BPM.

Для управления бизнес-процессами требуется:

1. Описание непосредственно бизнес-процессов.
2. Внедрение их в работу коллектива.
3. Назначение людей, которые будут отвечать за их выполнением. Их называют стейкхолдерами.

Следует понимать, что бизнес-процессы могут быть частично автоматизированными. Поэтому в качестве стейкхолдера может выступать как человек, так и программное обеспечение, позволяющее осуществлять автоматический контроль или автоматизированное выполнение операций.

Управлять необходимо очень разнородной средой. Различные ситуации требуют разных действий и подходов, а также инструментов автоматизации. Все это описывается отдельно, а затем объединяется в общую систему.

Для исключения путаницы в терминологии следует знать:

1. BPM (Business Process Management). Системный подход к управлению бизнес-процессами. Основная его задача заключается в организации деятельности таким образом, чтобы цели клиентов и предприятия были связаны.
2. BPMS (Business Process Management System) применяется для реализации системного подхода. Это использование специальных программ, без которых сложно реализовать какие-либо процессы.
3. BPMN (Business Process Management System). Это интерпретация действий, с помощью которой технические специалисты объясняют основные идеи BPM руководству предприятия.

Технологии и программное обеспечение являются только дополнительными элементами. Они позволяют применять на практике концепцию процессного подхода.

Как появилось

Любой бизнес, который создается с нуля, проходит этап становления. Нужно сделать так, чтобы между подразделениями и отдельными сотрудниками была взаимосвязь, то есть создать инструменты для передачи информации. Размеры компании на это не влияют. В небольших предприятиях такие вопросы тоже настолько же важны, как и в больших предприятиях, имеющих множество филиалов.

В сфере организации бизнеса постепенно возникают новые механизмы. Они более гибкие и удобные, а также интуитивно понятные. Это очень важно для людей, которые только начинают осваивать конкретную сферу деятельности.

Если обратиться к старым записям и попробовать изучить особенности организации труда на советских их западных предприятиях, то можно будет увидеть только сложны текстовые инструкции, которые в основном относятся к функциональному подходу. Это должностная инструкция работника, описание рабочего места, требования техники безопасности и т. д.

Это все трудно воспринимается. Такие инструкции обычно просто пылились на полках. Их никто не использовал и не читал, кроме, конечно, создателя. Все производственные требования и опыт сотрудники самостоятельно передавали друг другу.

Что делать предприятию, если необходимо быстро изменить работу и при этом внедрить системы автоматизации? Ответом на этот вопрос стало возникновение BPM.

Суть управления бизнес-процессами

Когда профессиональные консультанты рассказывают об управлении бизнес-процессами, они довольно часто злоупотребляют описанием технической стороны. Конечно, очень важно знать, кто и какую роль будет отыгрывать в данной бизнес-модели. Также необходимо понимать схематическое изображение процессов. Но глубоко вдаваться в подробности имеет смысл только в тех случаях, если бизнесмен уже согласен с предложенной концепцией управления.

Если с таким подходом участники бизнеса столкнулись в первый раз, то он им может показаться слишком сложным. Основной задачей BPM является прояснение ситуации и помощь предприятию в обнаружении точек роста, чтобы получить из них максимум.

4 подхода в управлении бизнес-процессами

Есть различные технологии управления процессами. Все они необходимы для повышения качества готового продукта. Благодаря этому удовлетворяются потребности клиентов предприятия. Какой это продукт, не имеет значения.

Самые распространенные подходы к управлению бизнес-процессами:

1. Принятие стандартов управления. К стандартам относятся документально зафиксированные нормативы. Они должны описывать конкретный эталон простым языком. При принятии руководством стандартов снижаются риски на производстве, повышается качество выполнения работ. Также новые работники быстрее адаптируются на своем рабочем месте. При помощи стандартов происходит построение следующих бизнес-процессов.
2. Совершенствование или оптимизация. Под оптимизацией понимают снижение расходов и уменьшение количества ошибок. Также оптимизация подразумевает сокращение производственного цикла. Оптимизация может выполняться при помощи реинжиниринга или способа кайдзен. Реинжиниринг подразумевает полную реконструкцию существующей системы. Кайдзен — плавное и безвозвратное улучшение управленческих инструментов. В этом случае основной задачей является совершенствование текущей модели. Отличительной особенностью способа кайдзен считается то, что все сотрудники вовлечены в улучшение бизнес-процессов, включая рядовых работников и топ-менеджеров.
3. Информационные технологии. Сейчас уже нельзя представить нормальное функционирование компании без применения каких-либо инфотехнологий. Благодаря информационным технологиям можно выполнять быстрый и качественный сбор данных, а также их обработку и хранение. С помощью инфотехнологий можно облегчить процесс принятия управленческих решений.
4. Систематизация. Сферу деятельности любой компании можно отнести к какому-либо бизнес-процессу. Под систематизацией подразумевается определение алгоритма действий, которые всегда приводят к одному результату.

Цикл управления бизнес-процессами

В любом бизнесе сначала происходит определенный цикл создания и внедрения управления процессами. Алгоритм какое-то время работает, но затем он требует модернизации. Дело в том, что с течением времени может меняться законодательство, выявляться слабые места. Также на рынке постоянно появляются новые конкуренты. Из-за этого нужны более современные инструменты или автоматизация процессов.

Цикл за определенный период времени может повторяться несколько раз, так как для продуктивной работы в условиях современного рынка необходимо уметь подстраиваться под меняющиеся обстоятельства. Цикл внедрения управления бизнес-процессами включает в себя 5 этапов:

1. Определение задач.
2. Анализ. С его помощью можно выявить оптимальные способы, улучшающие бизнес-процессы, чтобы они не тормозили развитие компании, а способствовали ее росту.
3. Внедрение изменений. Выбранные способы улучшения применяются на практике.
4. Мониторинг. Отслеживаются результаты и сравниваются с предыдущими показателями.
5. Оптимизация. Обнаруженные на прошлом этапе слабые места оптимизируются путем внедрения новых решений.

Этапы внедрения бизнес-процессов в компании

Чтобы предприятие было успешным и конкурентоспособным, оно должно постоянно развиваться и улучшаться. Это означает, что должны совершенствоваться и бизнес-процессы. Существует пять этапов улучшения процессов:

1. Определение. На данном этапе выделяют и описывают бизнес-процессы, учитывая абсолютно все их составляющие: исполнители, ресурсы, документы, нормативные акты и т. д.
2. Измерение. Собираются данные о производственном процессе. Это может быть стоимость выполнения процесса, функции, затраченное время, загрузка работников и др.
3. Анализ. На третьем этапе производятся расчеты показателей эффективности. Также сравниваются фактические и плановые показатели процесса и определяют направление совершенствования функционирования предприятия.
4. Совершенствование. На данном этапе меняют параметры процесса, которые были определены во время анализа.
5. Контроль. Выполняется контроль показателей после внедрения изменений. При необходимости цикл повторяют.

Плюсы и минусы

Среди преимуществ BPM выделяют такие:

1. Действия людей и систем можно максимально детализировать, что помогает получить требуемый результат.
2. С помощью графических нотаций можно наглядно увидеть все происходящие в компании процессы, а также обнаружить слабые места.
3. Нотации отлично подходят для обучения новых сотрудников. С их помощью исполнителю можно дать четкую последовательность действий.
4. При использовании процессного подхода результат получается ожидаемым и стандартизированным. Благодаря этому человеческий фактор практически не влияет на качество работ.
5. Методология Business Process Management хорошо проработана и стандартизирована. Ее инструменты интуитивно понятны даже тем, кто раньше вообще не сталкивался с управлением бизнес-процессами.

Основные недостатки Business Process Management:

1. Большая детализация процессов мешает восприятию функционирования организации для стратегического планирования.
2. Любая ошибка при создании процессной модели может привести к печальным результатам.
3. Бизнес-процесс статичен. Он обычно не корректируется «изнутри». Исполнитель должен действовать по инструкции, не проявляя инициативу. В случае наличия ошибки в процессе, работник будет ее повторять из раза в раз.

Каким компаниям подходит система

Процессный подход отлично подходит государственным компаниям. Здесь важна стандартизация обслуживания и повышение качества работы и сервиса. От государственных компаний клиенты не ожидают каких-либо бонусов, но услуга должна быть выполнена на соответствующем уровне.

В случае с коммерческими компания процессный подход позволяет улучшить уровень обслуживания и сделать его соответствующим определенным стандартам. Это одновременно и плюс, и минус. Дело в том, что инициативные сотрудники никак не смогут себя проявить и принести больше пользы, даже если у них будет желание. Процессный подход является статичным и стабильным. При внедрении необходимо четко понимать, где нужно дать сотрудникам больше свободы.

3 распространенные ошибки управления бизнес-процессами

Приверженцы моделирования и системного подхода приводят много аргументов в пользу вложения средств в BPM. Они рассказывают о сокращении расходов благодаря автоматизации и более быстрому выполнению задач.

Противники BPM приводят доводы, что предприятие становится зависимым от конкретной технологии. Также ему приходится тратить много средств на оптимизацию. А при неграмотном выполнении алгоритма инвестиции не дадут результата.

В целом, правы две стороны. Если есть понимание, что улучшит BPM в работе предприятия, то можно будет достичь поставленных целей. Это сократит расходы и время на выполнение работ.

Существует 3 основные ошибки, которые допускают предприятия при разработке BPM:

1. Организация вкладывает средства в развитие управления процессами, не определившись до конца, что именно нужно улучшать. Часто бизнесмены с энтузиазмом внедряют в свою компанию инновационные технологии. Их привлекает возможность упростить взаимосвязь с клиентами, упростить коммуникацию между сотрудниками, снизить расходы. Но мало кто из этих бизнесменов действительно задумывается, как это будет работать в реальности. Сначала нужно определиться, что именно требуется от внедряемой технологии.
2. Перед внедрением новых бизнес-процессов предприятие не производило попыток улучшить старые. Перед тем, как начинать изменения, следует подумать, можно ли улучшить существующую систему. Неэффективные процессы не получится компенсировать информационным технологиями.
3. Организация слишком увлекается управлением бизнес-процессами и превращает его в ИТ-проект. Если всю работу перенести на технический отдел, это может привести к провалу. Специалисты в сфере информационных технологий вряд ли хорошо разбираются в бизнес-процессах. Поэтому BPM нельзя воспринимать как технологию. Очень важно, чтобы бизнесмены участвовали в этом процессе.

Чтобы предприятие работало более эффективно, нужно внедрять процессный подход. Он позволяет выявить возможности и реализовать их с помощью правильного управления. Для каждого предприятия направления совершенствования индивидуальны. Поэтому для успешного внедрения управления бизнес-процессами следует определиться, какие требуются результаты от мероприятия. Сначала следует попробовать улучшить текущую ситуацию внесением изменений в существующие процессы.

Автоматизация сейчас затрагивает многие сферы жизни. Не обошла она стороной и бизнес. В последнее десятилетие появилось много систем, которые помогают человеку в управлении бизнес-процессами. Это позволяет повысить эффективность работы и способствует быстрому продвижению организаций.

Но что собой представляют эти системы? На чем основана их работа? На эти и другие вопросы постарались дать ответ эксперты компании Comindware.

Что такое управление бизнес-процессами

В условиях быстрого развития экономики при ведении бизнеса начинает активно применяться процессный подход к организации работы. Однако не все руководители среднего звена имеют четкое представление о том, что такое управление бизнес-процессами, а также какие преимущества для предприятия обеспечивает данный подход.

Европейская ассоциация ВРМ дает следующее определение:

BPM – это системный подход, который предназначен для отражения, проектирования, выполнения, документирования, измерения, мониторинга и контроля как автоматизированных, так и неавтоматизированных процессов, для достижения целей и бизнес-стратегий компании. BPM характеризуется всеобъемлющими, технологическими определениями, а также инновациями и поддержкой сквозных процессов. Это позволяет компаниям быстро добиваться своих целей и достигать высоких результатов.

Об управлении бизнес-процессами простыми словами

Простыми словами, управление бизнес-процессами – это действия, направленные на их оптимизацию, ускорение и повышение точности. Они могут носить автоматизированный и неавтоматизированный характер.

В качестве основных этапов работ по управлению бизнес-процессами компании выделяют моделирование, исполнение, контроль и улучшение бизнес-процесса.

Для управления бизнес-процессами нужно сначала описать сам процесс, затем внедрить его в работу коллектива. Затем назначаются человек, который будет нести ответственность за процесс и контролировать правильность выполнения того или иного действия, выполняемого людьми или автоматическими системами.

Бизнес-процессы могут быть частично автоматизированы или полностью выполняться человеком. В роли стейк-холдера (субъекта, чьи действия, поведение или решения влияют на исполнение бизнес-процесса), могут выступать как люди, так и программные роботы.

При этом управлять необходимо крайне неоднородной средой, способной обеспечить гибкость управления бизнес-процессами, использование таких разнородных ресурсов как люди и программные роботы, а также обеспечить возможность синергии широкого спектра современных технологий

Немаловажным достоинством BPM-подхода в том, что он позволяет управлять корпоративными данными и ходом сквозных бизнес-процессов, вовлекающих в работу сотрудников различных служб предприятия, из единой системы. Это позволяет уменьшить вероятность ошибок при производстве или оказании услуг, а также повысить качество взаимодействия между департаментами организации.

Что исключить возможное недопонимание следует пояснить:

• BPM – это управленческая методология, включающая сочетание моделирования, автоматизации, исполнения, контроля, измерения и оптимизации потоков бизнес-задач, направленных на достижение целей организации и охватывающих системы, сотрудников, клиентов и партнеров внутри организации и за ее пределами.
• BPMN – это система условных обозначений (нотация) для моделирования бизнес-процессов.
• BPMS – это IT-система для исполнения бизнес-процессов, построенная в соответствии с правилами, заданными методологией BPM, и потребностями предприятия.

Другими словами, ВРМ – это своеобразное мировоззрение, особый подход к ведению бизнеса, который несколько отличается от традиционных методов.

BPMN играет роль внутреннего стандарта компании для проектирования бизнес-процессов в том виде, который понятен всем адептам методологии BPM и программному обеспечению для управления бизнес-процессами.

В свою очередь программное обеспечение класса BPMS состоит из уже готовых прикладных решений, которые человеку достаточно запустить в работу после чего они начнут функционировать и выполнять свои задачи по автоматизации бизнес-процессов.

Исполняемые и неисполняемые бизнес-процессы

Бизнес-процессы можно условно разделить на исполняемые и неисполняемые. Основное назначение первых в автоматизации бизнеса, а вторых – в изучении работы компании и как результат, повышении эффективности взаимодействия внутри коллектива.

Т.е. для создания диаграмм процессов в этом случае используются принципы и методы BPM. Для создания неисполняемой диаграммы человеку понадобится лишь лист ватмана и карандаш. При этом важно четко соблюдать установленные стандарты написания нотаций.

Исполняемые нотации создаются в среде IT. Это позволяет полностью или частично автоматизировать ряд бизнес-процессов.

История управления бизнес-процессами

Впервые о системах моделирования бизнес-процессов заговорили в 90-е годы. Тогда же появились первые подобные разработки. Автоматизация бизнес-процессов в то время осуществлялась с помощью систем класса ERP и СЭД (систем электронного документооборота).

Зарождение BPMS пришлось на начало 2000-ных. В это время были сформированы методологические основы BPM. Для их исправного функционирования пришлось создать новую разновидность ПО – BPMS. Благодаря ему можно было моделировать бизнес-процессы, а также осуществлять мониторинг и аналитические мероприятия. Также система выступала в качестве движка для исполнения процессов.

Технологии не стояли на месте и уже в 2012 году с учетом развития IT-трендов, BPMS несколько видоизменилась и была переименована в iBPMS (Intelligent BPMS). Данная система уже включала в себя кейс-менеджмент (ACM) и предполагала поддержку группы технологий под названием SMAC (Social, Mibile, Analytics, Cloud).

На 2018 год пришелся своеобразный взлет BPMS. Этому способствовал тренд цифровой трансформации, который дал мощный толчок к повышению интереса к BPM. BPMS все чаще начали сочетать с новейшими цифровыми технологиями. Благодаря этому появился ряд новых решений для управления бизнес-процессами, предполагающих использование синергии возможностей BPMSс такими технологиями как RPA (Robotic Process Automation), AI (Artificial Intelligence), Process Mining (автоматическое выявление процессов), и др.

В 2020 году BPM-системы начинают играть роль ядра единых платформ для ведения бизнеса в цифровой бизнес-среде. Теперь бизнес-процесс, благодаря цифровым технологиям, создает продукт для потребителя.

Как появилось ВРМ

Бизнес любой направленности можно сравнить с маленьким ребенком. Любая компания сначала создается, потом «встает на ноги», затем начинается период становления и обучения. При этом, чтобы все эти этапы протекали эффективно необходимо грамотно организовать взаимодействие сотрудников разных подразделений, а также отработать механизм передачи знаний. При этом неважен размер организации. Грамотно организовать бизнес-процессы необходимо как в крупных компаниях, так и в небольших организациях.

Прогресс не стоит на месте. Создаются новые технологии, которые облегчают процессы во многих сферах жизни. Новые инструменты начали появляться и в бизнесе. Они гибче и эффективнее предыдущих вариантов управления процессами. Это особенно важно для начинающих бизнесменов. Т.к. процесс внедрения новых систем в бизнес способен увеличить темпы развития организации.

Потребность в автоматизации управления бизнес-процессами была всегда. При отсутствии соответствующих технологий бизнесмены старались создавать для себя определенные концепции и стандарты. Однако со временем они устаревали. Нужны были новые решения. После начала распространения компьютерных технологий бизнесмены стали пробовать использовать их для своих целей. Так появились первые системы управления бизнес-процессами.

Развитием данных систем и является BPM. Создание данного продукта стало возможным после внедрения на предприятии компьютерных технологий.

Примеры и идеи

Системы управления бизнес-процессами получили широкое распространение во многих организациях. Они позволяют контролировать и планировать многие задачи, характерные для организаций.

Возьмем, к примеру, крупное предприятие с множеством цехов и различным оборудованием. В стандартном варианте руководителю организации приходится периодически проводить контроль оборудования и ремонта различных частей механизмов. Также приходится затрачивать время на организацию поставок сырья и нового оборудования, реализацию произведенного товара. На все эти процессы необходимо выделять время и ресурсы. В случае отсутствия регламентов выполнения повторяющихся процессов или их автоматизации продуктивность труда оставляет желать лучшего и повышается цена произведенного товара.

Теперь представим, что на таком предприятии была внедрена одна из систем управления бизнес-процессами. При этом контроль над состоянием оборудования осуществляется системой в связке с соответствующими детекторами для сбора данных в реальном времени. В нее внедрены алгоритмы, которые помогают предсказать, например, когда у определенной части механизма появится критический порог усталости металла.

Нет, автоматические системы не выполняют за сотрудника всю работу. Ее можно настроить для решения различных задач по ведению бизнеса и существенно увеличить эффективность работы сотрудников. Возьмем для примера все то же техническое обслуживание и ремонт оборудования. Если на предприятии планирование осуществляется вручную, руководителю приходится выделять людей, которые будут осуществлять контроль над состоянием механизмов. В это время другое подразделение вынуждено будет заниматься теоретическими расчетами. И то и то занимает много времени и требует дополнительного внимания.

После внедрения на предприятии автоматических систем по управлению бизнес-процессами, руководителю или специально отведенным сотрудникам остается лишь внести в систему необходимые данные о механизмах. Далее в автоматическом режиме будут рассчитываться сроки ремонта оборудования. При этом система учитывает взаимосвязь механизмов и дает рекомендации, какое оборудование потребуется отключить при ремонте того или иного агрегата.

Также в автоматизированном режиме может вестись управление поставками необходимых материалов, хозяйственным обслуживанием производственных помещений, проведением инструктажей по технике безопасности и т.д.

Схема бизнес-процесса

На схеме бизнес-процесса можно отразить суть и механизм его работы. Сама по себе схема не является сложным элементом. Ее можно создать как вручную, так и с использованием соответствующего программного обеспечения.

В общем виде шаги построения схемы бизнес-процесса сводятся к следующему:

1. Задаются границы процесса. В любой сфере бизнеса есть начало и окончание определенного процесса. При составлении схемы в первую очередь учитывается именно этот момент. Тем самым сотрудник организации определяет временные и производственные рамки определенного процесса.
2. Нанесение основных блоков. Большинство процессов проходят в несколько этапов. При этом один из них переходит в другой. Здесь же отображается то, какие бизнес-правила определяют обработку данных. Как правило, в схемах отражается как должен в идеале выглядеть блок. В некоторых компаниях приходится отступать от стандартов, ориентируясь на собственные особенности ведения бизнеса.
3. Добавляются развилки. В любых процессах могут быть развилки. Человек или система должны попытаться предсказать все возможные варианты развития событий, а также быть готовыми к промежуточным вариантам.
4. Обозначение ролей участников. В состав схемы не вносятся наименования должностей или имена конкретных сотрудников. Вместо этого они обозначаются коротким понятием «роль». Один сотрудник или подразделение может выполнять сразу несколько ролей. При необходимости, в конкретной организации, роли могут объединяться или наоборот, раскидываться на несколько сотрудников.
5. Размещение документов. В бизнесе под понятием «документ» не обязательно подразумевается официальная бумага, имеющая юридическую силу. В бизнес-процессах под словом «документ» подразумевается любая информация, которая может быть расположена на носителях различного рода. При этом она должна нести в себе какую-то пользу для бизнеса. Это могут быть электронные письма, доклады, презентации и даже СМС. С точки зрения бизнес-процессов все это будет называться документами.
6. Добавление программ и баз данных. В схеме находится информация, о том, какие программы были использованы в бизнес-процессе, а также приводятся данные об источнике, откуда была взята эта информация.
7. Добавляются инструменты и материалы. В схеме должна отображаться вся информация о том, благодаря каким инструментам и материалам можно достичь эффективного результата.
8. Определение основных показателей эффективности. В схему вносятся данные о том, по каким критериям будет оцениваться эффективность проведения работ.
9. Создается модель бизнес-процесса. При этом анализируются данные, полученные в предыдущих пунктах.

Схема может составляться как сотрудником организации на бумажных носителях, так и в электронном варианте, с помощью использования специальных систем по управлению бизнес-процессами.

Преимущества внедрения процессного управления

После внедрения систем управления бизнес-процессами в организации, компания получает ряд преимуществ. Благодаря автоматизации повышается эффективность взаимодействия между подразделениями. На рутинных этапах работ, не требующих интеллектуального вовлечения, замена человека автоматизированной системой, что поможет избежать ошибок. Например, в BPMS можно предусмотреть алгоритмы, благодаря которым система будет анализировать показания оборудования и в соответствии с ними запускать определенные бизнес-процессы.

С сотрудников снимается ряд обязательств. Однако следует отметить, что BPMS не выполняет за человека всю работу. Здесь многое зависит от настроек.

Основная ценность подобных систем в том, что после их внедрения сотрудники начинают вовремя получать информацию, которая необходима для решения определенных задач бизнеса. Благодаря им повышается качество взаимодействия работников различных служб компании.

Тенденции в управлении бизнес-процессами

В 2007 году IDS Scheer и PAC (Pierre Audoin Consultants) было проведено исследование, которое показало, что системы управление процессами бизнеса в той или иной форме используют около 80% компаний. При этом опрошенные организации утверждали, что применение инструментов BPM повышает успех в процессном управлении.

С каждым годом системы управления бизнес-процессами становятся все более популярными. Соответственно в ближайшее десятилетие можно ожидать, что BPM будет использоваться повсеместно.

Необходимая функциональность систем по управлению процессами бизнеса

Функциональность систем по управлению процессами бизнеса напрямую зависит от целей и задач предприятия. Более крупные компании предъявляют к BPMS более серьезные требования, которые оказываются не нужны организациям среднего и малого размера.

Имея на руках задачу, описание бизнес-процесса и его прототип, можно планомерно перейти к его внедрению. Для начала необходимо договориться о сроках и сформировать задачи на основании описания процесса. Разрабатывается прототип, который проходит этап обсуждения с руководством и его исполнителями, и последующее одобрение на внедрение.

Важно чтобы четко были определены не только цели и задачи, а еще и критерии успеха бизнес-процесса.

Виды бизнес процессов

Бизнес-процессы могут быть:

• управляющими.
• основными.
• сопутствующими,
• обеспечивающими,
• развивающими,
• вспомогательными.

Взаимосвязь между ними можно отобразить в таблице:

В таблице указаны разные виды классификации процессов. Если брать во внимание более подробную классификацию выяснится, что она включает в себя ряд дополнительных пунктов, которых нет в простой классификации.

Отличие процессного и функционального подходов

Функциональный подход к управлению предприятием предполагает традиционное делегирование полномочий и ответственности за проведение работ определенного вида за подсистемой организации – управлением, департаментом или отделом. При этом во главе каждого подразделения ставится руководитель, с которого и будет спрос по всем задачам данного направления.

Фундаментальная проблема функционального подхода к управлению в том, что такой подход хорошо работает по «вертикали» иерархии и плохо — по «горизонтали», т.е. не решает вопросы кросс-функционального взаимодействия. Например, при выставлении коммерческого предложения необходимо участие нескольких функциональных подразделений, каждое из которых функционирует обособленно и имеет собственные метрики производительности и цели. В таком случае при возникновении проблемы на стыке подразделений обычно не понятно кто ответственен за ее решение и заинтересован в организации оперативной и качественной совместной работы функциональных подразделений.

Процессное управление — это попытка систематизировать кросс-функциональную работу.

Оптимизация бизнес-процессов

В процессе оптимизации бизнес-процессов происходит усовершенствование деятельности компании, а также выбор пути, двигаясь по которому организация быстрее сможет достичь своей конечной цели.

Это достигается путем:

• сокращения времени на совершение операции;
• снижение себестоимости товаров и услуг;
• повышение качества изделий;
• достижение прозрачности операций;
• усиление контроля над производственными процессами;
• совершенствования системы управления и планирования.

При оптимизации бизнес-процессов конкретного предприятия многое зависит от поставленных руководителем целей и задач.

Автоматизация бизнес-процессов

Бизнес-процессы могут выполняться как вручную, так и с помощью автоматических систем. Последний вариант считается более резонным, т.к. требует меньше времени на реализацию бизнес-процесса. Также он отличается точностью результата.

Зачастую, проекты по оптимизации бизнес-процессов на предприятиях попадают в область «искусства» и рассуждений на уровне здравого смысла. Для того, чтобы оптимизация бизнес-процессов была вполне четкой и понятной технологией стоит применять лучшие практики организации такого рода деятельности. Рамки данной статьи не позволяют глубоко рассмотреть уже выработанные BPM-экспертами практики построения и ведения проектов оптимизации бизнес-процессов, поэтому здесь приводим только основные шаги проведения оптимизации, для общего представления:

Плюсы и минусы автоматизации бизнес-процессов

Преимущества:

• увеличение скорости выполнения однотипных задач;
• повышение качества работы;
• повышение точности управления;
• одновременное выполнение задач;
• высокая скорость принятия решений в стандартных ситуациях.

Недостатки:

• возможные помехи в восприятии на начальном этапе;
• при разработке моделей бизнес-процессов могут быть допущены ошибки, которые отрицательно скажутся на дальнейшем результате;
• возможное повторение ошибок при некачественной разработке моделей.

Каким компаниям подходит внедрение систем управления бизнес-процессами

Внедрение BPMS обеспечит возможность получения ряда преимуществ, которые положительно сказываются на дальнейшей деятельности практически любой компании, вне зависимости от ее статуса, размера и специализации.

Внедрение системы пригодится, если в компании описание бизнес-процессов продолжается вестись на бумаге. Это приводит к их децентрализации и разобщенности. При расширении организации потребность в использовании BPMS вызывается тем, что у сотрудников повышается сложность и загруженность работы.

Кроме того, развивающихся компаниях повышается нагрузка на IT-команду. Использование Low-code BPMS поможет разгрузить эту службу, обеспечив людям бизнеса возможность самостоятельно и оперативно создавать процессные приложения для решения актуальных бизнес-задач и, при необходимости изменять бизнес-логику работы ранее созданных систем.

BPMS также пригодится тем компаниями, функциональные подразделения которой используют разные IT-системы, что приводит к дублированию данных, сложностям обмена данными и контроля передачи ответственности за достижение результата между сотрудниками компании. BPMS-система играет роль единой системы, которая исключает дублирование данных, обеспечивает сотрудникам доступ к данным, необходимым для решения их задач, и контролирует слаженность совместной работы сотрудников различных подразделений.

Если организация использует одну из традиционных систем электронного документооборота, то количество документов с каждым годом будет увеличиваться в разы. При этом быстро  найти необходимый документ будет непросто. BPMS будет неплохим решением в данной ситуации. Системы данного класса сфокусированы на управлении данными без привязки к документам как отдельным объектам управления. Таким образом становится возможно отказаться от хранения большей части документов, оставив возможность, при необходимости, сгенерировать их в подходящем формате с использованием хранящихся данных.

Вопросы и ответы о системах управления бизнес-процессами

Этапы внедрения бизнес-процессов

Внедрение бизнес-процессов делится на несколько последовательных этапов:

• Описание бизнес-процесса — на данном шаге проходит обсуждение целей и задач для последующего построения макета, создание ТЗ;
• Проектирование – совместно с руководством компании и участников процесса разрабатывается примерный план разработки бизнес-процесса;
• Настройка и внедрение бизнес-процесса;
• Инструктаж сотрудников;
• Анализ работы внедренного бизнес-процесса.

Так происходит при классическом варианте. В случае с Low-code BPMS этапы будут немного другими:

• Описание задачи в общем виде, без необходимости создания детального ТЗ;
• Создание прототипа решения для автоматизации бизнес-процесса;
• Запуск прототипа в опытно-промышленную эксплуатацию;
• Улучшение прототипа «на лету» с учетом обратной связи от пользователей;
• Запуск решения в промышленную эксплуатацию;
• Эволюционное развитие решения и оптимизация бизнес-процесса.

Пример внедрения системы управления бизнес-процессами

Крупная торговая компания запустила проект по открытию магазинов своей сети.
Цели автоматизации бизнес-процесса:

• Увеличение количества торговых точек,
• Ускорение процесса их открытия,
• Сделать процесс прозрачным.

Задачи проекта:

• Перевести всю сеть на единую информационную платформу,
• Открывать не менее 100 точек по стране за год,
• Ускорить скорость обмена информацией в процессе совместной работы,
• Упорядочить бизнес-процесс открытия торговых точек.

Внедрение решения заняло около 6 месяцев, проект был внедрен и изменения вводились уже в процессе полноценной работы. Это является одним из показательных преимуществ low-code платформ, которые позволяют их настраивать оперативно силами штатного аналитика, привлечения сторонних разработчиков и, нередко, без помощи ИТ-отдела.

Меньше чем за год внедрение показало следующие результаты:

• Организация получила единое информационное пространство для сопровождения процесса открытия торговых точек сети с актуальной схемой бизнес-процесса, которая может быть доработана по мере необходимости;
• Новые сотрудники приступают к полноценной работе сразу, времени на их инструктаж требуется минимальное количество времени;
• Сотрудники проявляют инициативу и сами предлагают варианты улучшения и оптимизации настроенного бизнес-процесса. Схему можно назвать сложной, она разделена на 11 подпроцессов и включает более 200 задач, однако ее участники регулярно находят способ сделать ее проще и еще эффективнее;
• Единое хранение документов и всех необходимых сведений. По каждой задаче исполнитель имеет доступ к сведениям, полученным на предыдущих шагах процесса;
• Процессы стали прозрачными — по каждой задаче отображается ее статус, затраченное время, расходы и другие сведения.

Распространенные ошибки при внедрении систем управления бизнес-процессами

• неправильная постановка задачи;
• несоответствие желаний и возможностей;
• несогласованность подразделений.

Comindware Business Application Platform — Low-code BPMS платформа для построения прикладных бизнес-приложений силами бизнес-аналитиков. Инновационная архитектура, базирующаяся на онтологических моделях, дает бизнесу возможность организовать синергию различных технологий, людей и управленческих подходов. Благодаря платформенной реализации, продукт дает второе рождение собственной разработке, позволяя быстро разработать гибкое ИТ-решение для управления взаимоотношениями с клиентами (CRM) или поставщиками (SRM), автоматизации операционной деятельности, документооборота, работы ОЦО и др, запустить его в работу и далее, в эволюционном режиме, идеально подогнать решение под нужды бизнеса.

Конкурентные преимущества Comindware

• Проектирование приложений в графическом редакторе из браузера силами бизнес-аналитика;
• Гибкость системы — добавление полей в формы, шагов в процесс и т.д. — без остановки работы системы;
• Соответствие общепризнанному международному стандарту BPMN 2.0;
• Возможность построения процессной архитектуры предприятия и визуализации связей и отношений между процессами;
• Возможность реализации как процессных приложений, так и приложений для учета и отчетности;
• Встроенная графовая СУБД — хранение данных в виде дерева объектов и их отношений.

Мы давно должны были сделать эту статью. Простыми словами рассказать о базовых понятиях процессного управления. Так, чтобы читатели Журнала ELMA, да и мы сами, могли погружаться в более сложные темы, кейсы и задачи, имея общую отправную точку. И верно понимать друг друга. Предлагаем рассмотреть, в чем суть BPM, что такое бизнес-процессы и еще несколько важных понятий.

Краткое содержание:

• Классификация и определение бизнес-процессов.
• Бизнес-процесс — это не конвейер.
• Сквозные процессы и бизнес-функции.
• Функциональный и процессный подходы.
• Два значения BPM.
• Определение BPM и BPMS.
• 4 этапа BPM.
• Модель процесса — не просто последовательность задач.
• FAQ о бизнес-процессах.

Классификация и определение

Существует много определений процессов. А одного общего нет. Мы тоже используем разные варианты, но их суть заключается в следующем. Если описывать бизнес-процессы простыми словами — это определенный набор действий, которые выполняют сотрудники, чтобы создать что-либо, имеющее ценность для заказчика. Клиента компании, партнера или другого сотрудника, которым нужен результат этой работы. Результатом может быть продукт, услуга, информация или документ.

Пример бизнес-процесса «Организация командировки»

Всего есть три типа процессов:

• Основные. Они же — операционные. Связаны с обслуживанием клиентов и приносят компании деньги. Основной бизнес-процесс протекает с момента первого контакта с заказчиком до завершения сделки.

• Поддерживающие бизнес-процессы компании. Их также называют обеспечивающими или сервисными. Они не приносят прибыли, а наоборот, съедают деньги. Например, работа HR, бухгалтерия, АХО. Они нужны, чтобы работали основные процессы.

• Управленческие. Это организационные бизнес-процессы, связанные с разработкой целей, стратегии и развитием компании.

К каждому из 3 основных типов относится по несколько групп процессов. Вы можете бесплатно скачать полную классификацию на нашем сайте.

Процесс — это не конвейер

Бизнес-процессы в России и процессное управление в целом не всегда понимают правильно. Это не просто дробление работы на ряд отдельных операций. В определениях процесса обычно хорошо улавливают первую часть — про последовательность действий сотрудников. Но часто упускают вторую — о результате работы и его ценности для потребителя. Пожалуй, это самая частая ошибка.

Когда мы разделяем работу на фрагменты и обеспечиваем качество выполнения каждого из них в отдельности, чтобы получить лучший результат — это еще не организация бизнес-процессов компании. Это конвейерный подход. Он пришел к нам из производства, где успешно применяется. Но в офисе ситуация другая.

Простой пример — продажа товара. Какие основные стадии проходит этот процесс? Менеджер приводит клиента, бухгалтерия готовит документы, на складе формируют заказ. Если отправку груза откладывают, пока машина не будет полностью укомплектована, как расценивать эту ситуацию?

Конвейерный подход не приносит эффекта, если не служит общей цели. Даже использование простого бизнес-процесса предполагает, что его участники работают в связке. Здесь важно не только отслеживать эффективность отдельных операций, но и оценивать, насколько хорошо они согласуются друг с другом.

Сквозные процессы и бизнес-функции

Говоря о процессах компании, мы имеем в виду сквозные процессы (англ. end-to-end process flow). Это совокупность действий, порядок их выполнения, информация, документооборот и прочие составляющие, необходимые для достижения результата. То есть вся работа, которая должна быть выполнена, от старта до завершения. Часто в качестве синонима сквозные процессы называют кросс-функциональными. Это хоть и не равнозначные, но действительно близкие понятия.

Кросс-функциональный процесс означает, что в ходе работы параллельно или последовательно выполняются несколько функций. Видов деятельности, которые требуют от сотрудников схожих знаний, навыков и опыта — например, финансовое сопровождение, ИТ, производство и т.д. Так как выполнение бизнес-процессов направлено на создание готового результата для внешнего или внутреннего потребителя, для этого обычно требуется участие нескольких функций. В итоге большинство сквозных процессов являются кросс-функциональными.

На практике бизнес-функции часто соответствуют подразделениям оргструктуры. Они тоже объединяют сотрудников по схожим навыкам и видам деятельности, но бывают и различия. Например, в компании может не быть юридического отдела, но последовательность бизнес-процесса для фирмы включает эту функцию — ее берет на себя определенный сотрудник (например, директор). При этом, для простоты понимания, несмотря на некоторые различия в понятиях, сквозные процессы часто описывают как кросс-функциональные, которые проходят сквозь границы нескольких подразделений компании.

Функциональный и процессный подходы

Управление процессами, проходящими через разные бизнес-функции, составляет суть BPM (англ. Business Process Management). Это концепция управления организацией, которую часто противопоставляют функциональному подходу.

На самом деле, эффективное управление предполагает использование обоих подходов, которые дополняют друг друга:

Использование бизнес-процессов не отменяет оргструктуру компании. Они пересекаются на уровне отдельных операций, за выполнение которых отвечают конкретные сотрудники и подразделения.

Функциональный и процессный подход к управлению

Два значения BPM

Процессное управление или управление бизнес-процессами — когда речь о BPM, используют оба варианта. Хотя на самом деле это не совсем синонимы. В книге BPM CBOK 3.0 (англ. BPM Common Body of Knowledge) есть пример, который хорошо иллюстрирует эти понятия.

BPM сравнивают с двухэтажным зданием:

BPM охватывает каждый аспект деятельности организации. Это стадии и процедуры процессов в компании, коммуникации между подразделениями, поддержка порядка использования ресурсов и инструментов. А также единая система целей, показателей эффективности и мотивация сотрудников.

BPM и BPMS

BPM — это методология, которую применяют или не применяют компании. То, каким образом строят работу внутри и управляют ее эффективностью. Внедрение этого подхода связано с изменением культуры ведения дел и мировоззрения сотрудников. BPM не обязывает вас использовать какие-либо ИТ-решения. Просто с ними все как-то проще.

BPMS (англ. Business Process Management System) разработаны, чтобы помочь компаниям в реализации BPM. Это ИТ-системы, которые позволяют строить модели процессов и создавать регламенты, обеспечивают их соблюдение, автоматически отправляют задачи сотрудникам и формируют отчеты по выполнению показателей эффективности. В таких системах можно объективно оценивать работу и быстро вносить в нее изменения. Любой текущий бизнес-процесс организации становится прозрачным и управляемым.

К классу BPM-решений относится и система ELMA. Она разработана в России и рекомендована к использованию российским компаниям. Система не имеет отраслевой специфики и поддерживает реализацию процессного управления в среднем и крупном бизнесе.

4 этапа BPM

Использование BPM-систем можно условно разделить на 4 шага: моделирование, исполнение, контроль, улучшение. Эти этапы цикличны. Компания создает модель работы, учитывая, какие стадии бизнес-процесса определяют технологию формирования потребительской ценности. Затем запускает ее исполнение, анализирует результаты и вносит изменения, чтобы добиться большей эффективности.

• Моделирование. Модели бизнес-процессов создают в простом визуальном редакторе. В ELMA для этого используются условные обозначения нотации BPMN 2.0. Они привычны для аналитиков и понятны руководителям. Подключать программистов здесь не требуется.

• Исполнение. Готовая модель становится исполнимой. Сразу. Система отправляет сотрудникам задачи и нужные в работе данные. Они видят задачи в интерфейсе пользователя, выполняют работу, могут прикреплять к задачам файлы и оставлять комментарии.

• Контроль. Система отслеживает исполнение задач и формирует сводные отчеты. Просроченные поручения, временные и технические показатели, KPI — аналитика помогает выявлять проблемные участки и контролировать все аспекты работы.

• Улучшение. На основе метрик и отчетов, а также новых условий деятельности компании, прямо в ходе работы можно быстро изменять модели процессов. Есть возможность сравнивать разные версии, чтобы проверить результаты улучшений. С каждым разом компания работает еще эффективнее.

Такой цикличный метод управления немного шире, чем автоматизация workflow (с англ. — потоков работ). BPM-система тоже позволяет навести порядок, обеспечить соблюдение инструкций и регламентов. При этом дает возможность быстро вносить изменения, сокращать издержки, влиять на производительность и рост потребительской ценности.

Больше о разнице подходов workflow и BPM

Подробнее о ценности, как ее воспринимает клиент

Модель процесса — не просто последовательность задач

В заключении еще раз отметим, понимать процессный подход как рисование схем — ошибка. Подобным образом, воспринимать моделирование как схематичное изображение порядка действий сотрудников — тоже не совсем верно. Если простая последовательность отвечает на вопросы, кто, в каком порядке и какие выполняет операции. Модель процесса, вдобавок к этому, учитывает, какие данные будут доступны исполнителям отдельных операций, какие действия они должны выполнить и какие результаты предоставить.

BPM охватывает полный контекст работы. Сотрудники понимают, как их труд влияет на выполнение задач другими специалистами и конечный результат работы. Благодаря такой организации труда, любая, даже самая привычная задача, становится значимой для исполнителя и компании в целом.

N.B. Мы подготовили статью, опираясь на опыт ELMA, теорию и интересные примеры из книг ведущих экспертов в области BPM. Эти издания будут полезны каждому руководителю:

• Свод знаний по управлению бизнес-процессами: BPM CBOK 3.0 — Коллектив авторов.

• Быстрее, лучше, дешевле. Девять методов реинжиниринга бизнес-процессов / Майкл Хаммер, Лиза Хершман.

• Бизнес-процессы. Регламентация и управление / Виталий Елиферов, Владимир Репин.

FAQ о бизнес-процессах

Что такое бизнес-процесс?

Бизнес-процесс — это многократно повторяющаяся, логически связанная последовательность действий, направленная на создание ценности и формирование результата.

Какие виды бизнес-процессов существуют?

Виды бизнес-процессов в организации делятся на 3 типа: основные бизнес-процессы компании, сервисные бизнес-процессы, процессы управления.

Основной бизнес-процесс определение?

Основные бизнес-процессы (операционные) — связаны с обслуживанием клиентов и приносят компании деньги. Основной бизнес-процесс протекает с момента первого контакта с заказчиком до завершения сделки.

Что такое сервисные бизнес-процессы?

Сервисные бизнес-процессы (поддерживающие, обеспечивающие) — это бизнес-процессы компании, которые не приносят прибыли, а наоборот, съедают деньги. Например, работа HR, бухгалтерия, АХО. Они нужны, чтобы работали основные процессы.

Что такое управленческие бизнес-процессы?

Управленческие бизнес-процессы (организационные) — это бизнес-процессы, связанные с разработкой целей, стратегии и развитием организации.

Что такое BPM?

BPM (англ. Business Process Management, управление бизнес-процессами) — это методология управления организацией, то, каким образом строят работу внутри компании и управляют ее эффективностью.

Что такое BPMS?

BPMS (англ. Business Process Management System) — это системы управления бизнес-процессами, которые позволяют строить модели процессов и создавать регламенты, обеспечивают их соблюдение, автоматически отправляют задачи сотрудникам и формируют отчеты по выполнению показателей эффективности. В таких системах можно объективно оценивать работу и быстро вносить в нее изменения. Любой текущий бизнес-процесс организации становится прозрачным и управляемым.

Разбираемся с понятием BPM. Что такое управление бизнес процессами +15

Управление бизнес-процессами (BPM) представляет собой системный подход для отражения, проектирования, выполнения, документирования, измерения, мониторинга и контроля как автоматизированных, так и неавтоматизированных процессов, для достижения целей и бизнес-стратегий компании. BPM охватывает осознанное, всеобъемлющее и все более технологичное определение, совершенствование, инновации и поддержание сквозных процессов. Благодаря этому системному и сознательному управлению процессами компании добиваются лучших результатов быстрее и гибче.

Я считаю, что это определение вносит больше путаницы, чем настоящего понимания BPM, особенно для людей, не изучавших глубоко эту тему.

В своей работе я постоянно пользуюсь графическими нотациями управления бизнес-процессов и BPMN. Считаю этот инструмент очень удобным, он помогает мне не только в разработке решений для бизнеса, но и в их обосновании. Ведь, как я уже много раз повторял, одна картинка стоит тысячи слов. Человек мыслит образами, и представить какой-то вид деятельности при помощи картинки (схемы) ему намного проще.

Также напомню, что эту тему я поднимаю уже не первый раз. Я много говорил о бизнес-процессах в таких статьях, как «Что такое бизнес-процесс и описание бизнес процесса» или «Краткое описание BPMN с примером».

Но вопросы остаются, их часто задают мне и читатели статей, и мои клиенты. Кроме того, очень много путаницы в понимание сути вносят маркетинговые статьи и термины, связанные с этой сферой деятельности. Как разработчики программных систем, так и бизнес-консультанты, постоянно использующие в работе эти инструменты, успели внести в сферу управления бизнес-процессов очень много исключительно маркетинговых понятий. С одной стороны, этот процесс неизбежен в любой коммерческой сфере. С другой — BPM и без того не самая простая для неспециалиста методология. А маркетинг вносит дополнительную путаницу.

А потому я решил дать свое развернутое определение тому, что такое управление бизнес-процессами. И надеюсь, что сумею помочь разобраться в основных вопросах, связанных с применением BPM.

Любой новый бизнес можно сравнить с ребенком. Каждая компания, создаваемая с нуля, проходит период становления и обучения. Необходимо организовать взаимодействие сотрудников и подразделений, создать механизмы передачи знаний и т.д. И не важно, насколько большой будет эта компания – в малом бизнесе все эти вопросы также важны, как и в крупной организации с большим числом филиалов.

При этом человечество не стоит на месте. И как в сфере обучения детей, так и в сфере организации бизнеса появляются новые инструменты, более гибкие, удобные, понятные интуитивно, что особенно важно для людей, делающих первые шаги в любой сфере.

Если мы обратимся к старым записям и попробуем изучить особенности организации труда что на советских предприятиях, что в западных компаниях, например, Форда, мы увидим преимущественно сухие, сложные для восприятия текстовые инструкции, относящиеся преимущественно к функциональному подходу:

1. Описание рабочего места
2. Должностная инструкция сотрудника
3. Требования техники безопасности и т.д.

Все это, как многие помнят, крайне сложно воспринимается, и значительная часть подобных инструкций пылились на полках, зачастую, никем, кроме создателя, не прочитанные. А опыт и требования передавались от опытного сотрудника новичку.

А что делать, если появляется необходимость быстро изменить работу целой организации? А если еще при этом внедряется автоматизация? Ответом на эти запросы и стало появление BPM.

О том, что такое бизнес-процесс, я уже писал («Что такое бизнес-процесс и описание бизнес процесса»), а потому повторять основные положения и определение самого бизнес-процесса не буду. А на понятии управление бизнес процессами давайте остановимся подробнее.

Об управлении бизнес-процессами простыми словами

Управление бизнес-процессами заключается в том, что вы регламентируете, описываете и изменяете бизнес-процессы. Именно изменяете, а не улучшаете, ведь вы можете как улучшить так и ухудшить бизнес процесс. В отличие от станка или автомобиля, непосредственно управлять при помощи директив или нажатия кнопки коллективом невозможно. Но мы можем задать последовательность действий, которую будет выполнять коллектив при решении той или иной задачи. Именно это и называется BPM.

Определение от меня:

Управление бизнес-процессами (BPM) – это управление действиями (автоматизированными и неавтоматизирвоанными) в коллективе посредством бизнес-процессов.

Чтобы управлять любыми бизнес процессами необходимо:

1. Описать сами бизнес-процессы.
2. Внедрить в работу коллектива описанный бизнес процесс
3. Назначить людей, ответственных за бизнес-процессы, так называемых, стек-холдеров или владельцев бизнес-процессов.

Важно понимать, что бизнес-процесс может выполняться как человеком, так и быть частично автоматизированным. Аналогично и стек-холдером может быть и человек, и программа (автоматическое выполнение операций и автоматизированный контроль).

При этом необходимо управлять крайне разнородной средой. Разные бизнес-процессы требуют различного подхода и действий сотрудников, различных инструментов автоматизации. И все это нужно уметь описывать по-отдельности, после чего объединять в общую систему.

Необходимо исходить из понимания: процессный подход — это управление целым через управление частями.

И чтобы исключить путаницу в терминологии, поясню:

• BPM – это методология. т.е. набор основных принципов и подходов к построению нотаций и самой организации работы при помощи бизнес-процессов.
• BPMN – нотация(язык), в которой строятся нотации, в том числе, исполняемые
• BPMS – IT система исполнения, построенная по определенным правилам, заданных в методологии

Если проводить аналогию с наукой, то BPM — это прежде всего подход, своего рода мировозрение. BPMN — это методы и алгоритмы решения конкретных задач. Например, доказательства для теорем или набор методов для создания проекта обеспечения электричеством объекта (производства, многоквартирного дома). А, в свою очередь, BPMS- это уже готовые прикладные решения, которые можно “включить” и они уже будут работать. Для математики это — готовые решения задач, имеющих практическое значение. Для физики — непосредственное реализации той самой электропроводки и подключение объектов. Для сферы айти — готовый программный код.

Исполняемые и неисполняемые бизнес процессы

Я уже писал в прошлых статьях о том, что нотации бизнес-процессов могут быть исполняемые и неисполняемые. Первые предназначены для автоматизации, вторые – для изучения работы компании и повышения эффективности взаимодействия в коллективе.

Т.е. мы используем принципы и методы BPM для создания нотаций. При этом пользуемся правилами написания BPMS. Для того, чтобы создать нотацию неисполняемую, в принципе, можно воспользоваться даже листом ватмана и карандашом. Главное, четко соблюдать все правила.

Для исполняемой нотации требуется определенная IT-среда — BPMS. При этом даже неисполняемые я рекомендую выполнять в BPMN, так как здесь сама среда помогает выявлять возможные ошибки, противоречия, что повышает грамотность и точность описания бизнес-процесса.

Отличия процессного и функционального подходов

Еще один важный факт, который поможет понять, что же такое на самом деле «управление бизнес-процессом». Мы уже выяснили, что управление – это создание определенной последовательности действий сотрудников. Т.е. в результате каждая автоматизированная система работает определенным образом. А человек – обязан по инструкции также выполнять заданные по инструкции действия.

При этом также необходимо знать:

Для стратегического планирования и оценки работы компании “в целом” лучше использовать функциональное моделирование и нотации (например IDF0). Об этом я подробно писал в статье “Знакомство с нотацией IDEF0 и пример использования”. Здесь вы сможете исходить из желаемого результата и выстраивать последовательность функций “черных ящиков”, необходимых для его достижения.

Для управления последовательностью действий и оптимизации того. что происходит внутри каждого этапа работы, а также улучшению взаимодействия между разными “черными ящиками”, необходим процессный подход BPM. Здесь вы изучаете уже сами действия, отслеживаете скорость и трудоемкость достижения результатов, оптимизируете и стандартизируете их.

Если вы вносите какие-то изменения в бизнес-процесс, то вы всегда отталкиваетесь не от целого, а от части. Т.е. вы меняете алгоритм работы программы и/или корректируете должностную инструкцию сотруднику, выполняющую определенные функции. В результате меняется один из элементов бизнес-процесса, и, как следствие, бизнес-процесс в целом.

Необходимо понимать:

Создание описания бизнес процесса начинается «в целом», после чего каждый процесс делится на подпроцессы и детализируется до определенного предела.

Изменение бизнес-процесса наоборот, начинается с «нижних» уровней – максимальной детализации. И от частностей – к целому – вносятся все необходимые правки.

Если при функциональном подходе очень важны объекты на входе и выходе. В самой функции «черном ящике» происходит определенная обработка объектов для получения необходимого результата. И здесь основная ориентация идет на то, «что именно мы хотим получить», т.е. подход к управлению бизнесом, скорее стратегический.

При процессном подходе мы получаем ответ на вопрос «как это лучше выполнить», т.е. концентрируемся на тактическом, оперативном управлении. А потому здесь при изменении отдельных элементов между «входом и «выходом» меняется весь процесс.

Также важно при детализации определить оптимальный уровень: не слишком «в общем», но и не детализировать крупный процесс вплоть до действий каждого сотрудника. Я в свое время видел описание бизнес-процессов, размещенное на двухметровом ватмане. Но чем сложнее и детальнее будет прописан процесс, тем сложнее он будет восприниматься «в целом» и, как следствие, его будет сложнее понимать и совершенствовать.

По этим причинам при работе с бизнес-процессами используется многоуровневая декомпозиция, т.е. детализация каждого «черного ящика» выделяется в отдельный процесс. И по этой же причине процессный подход не используется для стратегического планирования, для этого, повторюсь, применяют функциональное моделирование.

Описание работы с BPM

Для лучшего понимания того, что такое BPM (управление бизнес-процессами), я приведу пример последовательности действий бизнес-аналитика в рамках этой методологии:

Опрос людей (сотрудников компании). Понимание того, каким образом производится работа в каждом конкретном случае.

Документирование бизнес-процесса на основе полученных данных. На этом этапе аналитик получает описание бизнес-процесса «как есть».

Изучение полученного бизнес-процесса с точки зрения слабых мест и возможности оптимизации:

На основе готовой оптимизированной (по мере необходимости) схемы создаются документы: должностные инструкции, руководства пользователя, а также при необходимости реализуются автоматизированные решения.

После внедрения на основе нотации осуществляется контроль бизнес-процесса, выявляются возможные несоответствия, изучаются их причины.

В случае необходимости в схему вносятся изменения на основании выявленных недочетов или изменений в работе компании, связанных с внешними факторами.

Далее – снова проработка изменений в инструкциях и программных системах. И новый этап внедрения в эксплуатацию.

Жизненный цикл процесса в BPM

Как видно из описанной выше последовательности, каждый бизнес-процесс проходит определенный цикл от создания до внедрения. Далее какой-то период времени он работает “как есть”. После чего практика показывает определенные недостатки и недочеты, аналитик изучает отчетность и со своей стороны находит какие-то “слабые места”. Процесс подвергается модернизации.

Этот цикл может повторяться бесконечное число раз. Любой бизнес, любая организация — не застывший монолит, а развивающийся организм в постоянно изменяющемся окружении. Меняются особенности законодательства, приходят и уходят с рынка конкуренты, появляются новые инструменты автоматизации и т.д.

Главное правило бизнес-аналитика: при оптимизации процесса нужно уметь вовремя остановиться. И здесь необходимо четко анализировать — трудоемкость (стоимость) изменений и повышение эффективности (выгоды) в результате.

Плюсы и минусы BPM

К числу преимуществ использования BPM относятся:

• Возможность максимально детализировать действия людей и систем, необходимые для получения результата.
• Графические нотации – наглядны, что позволяет понять особенности процессов в компании и увидеть их слабые места.
• Нотации прекрасно подходят в качестве инструкции исполнителю, который получит четкую и однозначную последовательность действий. При этом она будет оформлена графически – наиболее удобным для восприятия человеком образом.
• При использовании процессного подхода результат выполнения процесса будет стандартизирован и соответствовать ожидаемому. Это позволит снизить влияние человеческого фактора на уровень сервиса или выполнения любых других видов работы.
• Методология BPM – прекрасно проработана и стандартизирована благодаря BPMN. При этом инструменты (нотации BPMN) интуитивно понятны даже для людей, не изучавших управление бизнес-процессами вообще. С другой стороны, наличие стандартов и правил позволяет избегать ошибок при разработке и создавать в системе BPMS исполняемые нотации (готовые элементы автоматизации бизнеса).

Минусы BPM, как это часто бывает, находятся там же, где и преимущества:

• Высокая степень детализации процессов мешает восприятию работы бизнеса для стратегического планирования.
• На людях, которые разрабатывают процессную модель, лежит очень большая ответственность. Любая ошибка может привести к печальным результатам. Например, при разработке функциональной модели есть данные на входе, результат на выходе, инструменты, которые предоставляет компания исполнителю, и сам исполнитель. Пока исполнитель на выходе выдает ожидаемый результат, в рамках функции он может действовать по собственному усмотрению, выбирая оптимальный метод достижения цели. При процессном подходе исполнитель лишается «свободы маневра». У него появляется четко заданная последовательность действий с учетом всех возможных условий. И он не имеет права действовать иначе, даже если результат окажется отличным от ожидаемого.
• Бизнес-процесс статичен и практически не подлежит корректировкам «изнутри». Исполнитель получает четкую последовательность действий и уже не может проявить инициативу. В результате, любую ошибку исполнители будут повторять из раза в раз, пока она не будет исправлена в самом бизнес-процессе.

Каким компаниям подходит BPM

Процессный подход идеально подойдет государственным компаниям. Здесь важно повышать уровень сервиса и качество работы, при этом также важна стандартизация обслуживания. В государственной компании клиенты не ждут каких-то бонусов или особых инициатив. Но услуга должна быть выполнена от и до на соответствующем уровне.

В коммерческих компаниях процессный подход хорош для стандартизации работы, он позволит «подтянуть» уровень обслуживания до определенных стандартов. С одной стороны – это большой плюс. С другой – одновременно и минус, так как инициативные и талантливые сотрудники при всем желании никак не смогут себя проявить и принести больше пользы и прибыли. Процессный подход – это именно стабильность и определенная статичность. А потому при его использовании нужно четко понимать, где вас такой вариант работы устраивает, а где лучше предоставить людям больше свободы.

Для того чтобы бизнес процесс был на пользу а не во вред, рекомендуется собирать от участников бизнес процесса замечания и ошибки. Не нужно считать что BPM это истина в последней инстанции.

Подробнее о том, как именно управлять бизнесом при помощи бизнес-процессов я рассказывал уже в прошлых статьях, и буду говорить еще не один раз. Здесь я постарался максимально просто пояснить различия между терминами BPM, BPMS, BPMN и описать само понятие «управление бизнес-процессами». Без этих базовых знаний разобраться в процессном подходе невозможно.

Вопросы и ответы

В чем отличие функционального моделирования от процессного?

При функциональном подходе мы рассматриваем действия людей и автоматизированных систем как “черный ящик”. И подходим к моделированию с точки зрения — этапов достижения поставленной цели, а также необходимых для этого ресурсов. При процессном моделировании мы изучаем последовательность действий сотрудников и систем на каждом этапе для их оптимизации и повышении эффективности.

Какие понятия входят в BPMN?

В первую очередь, это непосредственно система BPMN, а также описание нотаций BPMS. О них я писал в этой статье, и подробно — в предыдущих статьях (см. рекомендуемые ссылки в конце публикации). Кроме того, не так давно появились новые понятия — DMN и CMMN. На них я сейчас подробно останавливаться не буду. Постараюсь описать новые понятия и их особенности в будущих публикациях.

Зачем нужно в построении нотаций столько сложностей и разные подходы?

Управление бизнес-процессами и сама методология BPM необходимы в том числе для директивного управления большими коллективами. Именно для этого необходимы нотации, описания бизнес-процессов и широкий перечень инструментов.

С чего начать работу с BPM?

Изучите язык нотаций BPMN и попробуйте использовать его в своей работе. Главное, не бойтесь начинать. Вы поймете, что простые нотации на практике строить намного проще, чем кажется. И шаг за шагом сможете изучить методологию, опираясь на простые и понятные графические инструменты BPM.

Можно ли использовать BPM для неавтоматизированных систем?

Можно. Это подход предназначен, в первую очередь, не для автоматизации (в IT сфере есть свои инструменты), а для организации работы компании или любого коллектива. Здесь могут учитываться участки работы с применением автоматизированных систем. А могут рассматриваться исключительно процессы в коллективе, причем, любом — от строительных бригад или производства до творческих коллективов в театре или филармонии. Главное, четко описать — как происходит интересующий вас процесс, а также, как вы его хотите изменить.

Для лучшего понимания тематики рекомендую статьи:

• Что такое бизнес-процесс и описание бизнес процесса
• Моделирование бизнеса. Основные подходы
• Знакомство с нотацией IDEF0 и пример использования
• Краткое описание BPMN с примером
• Что такое BPMS
• Использование GAP-анализа для выявления и согласования задач по проекту

Также в настоящее время я готовлю к публикации книгу и онлайн курс, в которой подробно опишу собственное видение процессного подхода к бизнесу, а также мой собственный практический опыт работы в сфере функционального и процессного моделирования. Все желающие могут подписаться на уведомление о выходе новой книги по ссылке.