Цикл pdca непрерывного улучшения бизнес процесса должен быть реализован за счет

ЦИКЛ ДЕМИНГА (PDCA): 4 ЭЛЕМЕНТА

Цикл качества PDCA — это аббревиатура процессного подхода к управлению бизнесом. Он был разработан У. Шухартом в 1939 г. и затем доработан Э. Демингом при внедрении системы Всеобщего управления качеством (Total Quality Management, TQM) в японские компании.

Э.Деминг сформулировал формулу успеха бизнеса: обеспечить качество и повысить качество. Если вы работаете над постоянным повышением качества, это значит, что вы постоянно работаете над процессом, который создает это качество.

Цикл Деминга (PDCA) — это работа над постоянным улучшением бизнеса.

В применении к управлению продажами вы работаете надо постоянным улучшением каждого этапа процесса продажи.

Модель цикла Деминга (PDCA) состоит из 4-х элементов, каждый этап содержит определенные действия. Этапы замыкаются в цикл.

Так как цикл не имеет завершения, PDCA действия должны повторяться снова и снова для того, чтобы осуществлялось постоянное улучшение процесса.

PDCA — это концепция управления, его стиль. В применении к продажам это постоянное внедрение улучшений в процесс продажи.

ЦИКЛ ДЕМИНГА (PDCA): КОГДА ВНЕДРЯТЬ

Если ваш отдел продаж еще не «живет» по модели PDCA, внедряйте его в следующих ситуациях:

1. Когда продажи падают***Вы провели аудит системы продаж, сделали SWOT-анализ, выбрали стратегию развития продаж, сформулировали SMART цели, разработали Action plan и приступаете к его реализации. Внедряйте изменения только по циклу улучшений PDCA. Вы достигнете качественный результат в разы быстрее.///
2. Когда внедряете новый инструмент продаж***Вы внедряете CRM-систему или скрипты продаж, запускаете новый канал продаж или систему мотивации — любое внедрение изменений не пройдет гладко и сразу. Осуществляйте внедрение по циклу PDCA, чтобы своевременно выявить системную ошибку и исправить ее.///
3. Когда работаете с ключевыми клиентами***В процессе привлечения и обслуживания ключевых стратегических клиентов (категории ВИП, А+ и А) планируйте свои действия по шагам PDCA цикла. Он будет держать вас в рамках постоянного повышения качества: подход к клиенту обязательно сменится с «отгрузка по заявке» на «постоянное внимание и развитие клиента». Ключевой клиент никогда не уйдет от вас к конкуренту.

ЦИКЛ ДЕМИНГА (PDCA): ПЛАНИРОВАНИЕ

ПЛАНИРОВАНИЕ (PLAN)

На этом этапе вы формулируете цель, делаете предположения и разрабатываете теории. Определяете результат и метод его измерения, разрабатываете Action plan для ее достижения.

На этапе планирования в цикле Деминга вы составляете план — чего именно вы планируете достичь.

С одной стороны вы имеете дело с бизнес-процессом, и вы знаете об «узком» месте, которое следует улучшить. Это может быть операционная составляющая или что-то по вашему продукту и/или сервису.

С другой стороны, вы постоянно тестируете свой анализ и прогнозирование развития ситуации. В какой степени точно вы можете диагностировать и описать проблему? Насколько точно вы сможете оценить свои достижения? Какие проблемы могут возникнуть в ходе работ, и какие из них вы не смогли предвидеть?

Этап планирования в цикле Деминга — это попытка как можно точнее проанализировать и понять работу вашего отдела или бизнеса.

Вы анализируете, что не так с продуктом, со стратегией продаж или методами продаж. Пытаетесь понять, какие изменения вы можете внести. И какие результаты смогут улучшить процесс.

Ваши действия в цикле Деминга на этапе планирования:

• Укажите цель изменения;***
• Определите причины в текущем состоянии, которые мешают системе достичь цели;***
• Определите базовые измерения существующего процесса;***
• Поймите причины, которые составляют проблему;***
• Решите, что нужно изменить, чтобы устранить проблему;***
• Разработайте план проведения изменений.

ЦИКЛ ДЕМИНГА (PDCA): ВНЕДРЕНИЕ

ВНЕДРЕНИЕ (DO)

На этапе Do создаются условия, и осуществляется необходимое обучение или дополнительная поддержка для выполнения плана. Важно, чтобы отделы продаж / маркетинга полностью понимали цели и план и согласовывали процедуры, необходимые для выполнения плана. Затем работа выполняется в соответствии с этими процедурами.

• Реализуйте изменения в пробной форме: начинайте с небольшого тестирования;***
• Вносите изменения в несколько итераций, если это необходимо;***
• Документируйте то, что вы узнали, как ожидаемое, так и неожиданное.

На этом этапе цикла PDCA Деминг предлагает не просто принять решение и внезапно пересмотреть и перестроить все операции процесса.

Очень важно внедрять изменения итерациями, наблюдая за тем, как ваши гипотезы подтверждаются или опровергаются.

Вы как-будто проводите научный эксперимент — в этом залог успешности и достижение качества в цикле Деминга.

ЦИКЛ ДЕМИНГА (PDCA): ИЗУЧЕНИЕ

ПРОВЕРКА (CHECK) ИЛИ ИЗУЧЕНИЕ (STUDY)

Этап обучения (Study) — это больше чем просто проверка (Check).

Вам необходимо проверить результаты и изучить их. Вам важно понять на этом этапе цикла Деминга — улучшился ли процесс, и почему он улучшился.

Если результат не тот, который вы прогнозировали, вам необходимо понять, почему вы не смогли предвидеть этот результат.

На этом этапе цикла PDCA вам важно спросить у себя не просто «Сработало ли это?», а «Почему это сработало?».

В управлении отделом продаж на этом этапе цикла Деминга вы осуществляете основные аналитические действия: анализируете собранную статистику продаж, оцениваете результат, делаете прогноз.

Этот этап является основным в цикле PDCA: чем качественнее вы изучите результат, тем выше вероятность в дальнейшем ускорять внедрение изменений и не допускать ошибок.

Ваши действия на этапе Check-Study:

• Анализировать данные;***
• Сравните данные с прогнозами;***
• Подведите итог тому, что было извлечено из испытания;***
• Приступить к полной реализации, если результаты приемлемы, или вернуться к фазе PLAN.

ЦИКЛ ДЕМИНГА (PDCA): ВОЗДЕЙСТВИЕ

ВОЗДЕЙСТВИЕ (ACT)

На этом этапе цикла Деминга вы внедряете рекомендуемые измения. Вы устраняете обнаруженные недочеты. Закрепляете полученное знание в регламентах и стандартах, спецификациях и инструкциях.

На этом этапе цикла вы закладываете основу для перехода на новый цикл PDCA — на стадию планирования.

• Стандартизировать изменения, полученные в процессе реализации.
• Завершите анализ данных и проверьте к цели.
• Установите процесс / элементы управления, необходимые для мониторинга.
• Поддерживайте улучшение с течением времени.
• Определите, когда необходим следующий цикл улучшения.

Все новые результаты, которых вы добились в цикле Деминга после их внедрения вновь создадут предпосылки для новых узких мест, которые вы сможете улучшить.

Вы начнете новый цикл PDCA заново.

ЦИКЛ ДЕМИНГА (PDCA): ПРИМЕРЫ ПРИМЕНЕНИЯ

ПРИМЕР № 1: ПЛАНИРОВАНИЕ ПРОДАЖ

На этапе Планирования при формировании планов продаж вы изучили рынок, сделали прогноз по каждому сегменту клиентской базы, использовали методику SMART и постав, декомпозировали свою цель, рассчитали показатели эффектиности KPI, внедрили их в систему материальной мотивации, провели собрание и подготовили коллектив к тому, что он стартует новый этап развития и работает по новым планам.

Далее, в течение 2-х недель, по следующему этапу цикла Деминга — Внедрение — вы внедряете плановые показатели и контролируете их выполнение, собираете аналитику. На этом этапе у вас формируется видение и понимание узких мест и разрывов. Но для того, чтобы сформулировать верное решение относительно тех действий, которые вы должны совершить с целью корректировки первоначальных планов, вы должны перейти на следующий этап — Анализ/Изучение/Обучение.

На 3-м этапе цикла Деминга — Изучение — проведите анализ слабых мест. Где вы совершили ошибку в прогнозе? Что можно сделать, чтобы заложенный план все же выполнялся отделом продаж? Какие ресурсы необходимы для этого?

Вы изучаете выполнение планов продаж. Сравниваете результаты с прогнозом. Если обнаружены отклонения, проводите изучение причин, чтобы предотвратить их повторение.

У вас формируется видение и понимание узких зон в конъюнктуре рынка, процессе продажи или техниках продаж, по причине которых вы не можете выполнить свои планы продаж.

На этом этапе цикла Деминга вы формируете понимание тех мер воздействия на процесс продаж, которые помогут выполнить данный план продаж. Или корректируете его.

На этапе Воздействия цикла Деминага вы внедряете корректировки условий выполнения планов продаж. Это может быть изменение структуры отдела, корректировка распределения клиентских сегментов по менеджерам, ужесточение режима работы и проч.

Устраните потери качества с помощью техник продаж. Если удалось, то оставляйте планы продаж прежними, если нет, то корректируйте их с сторону снижения.

ПРИМЕР № 1: ПЕРЕГОВОРЫ С КЛИЕНТОМ

Очень важная практика внедрения новых навыков активных продаж в вашей команде. Неоднократно применяли этот метод в развитии продаж в В2 В компаниях.

После обучения менеджеров продаж внедряйте «двойные встречи» — выезд к клиенту с наставником. Наставник работает с курируемым менеджером строго по циклу Деминга.

Наставник осуществляет следующие действия при подготовке, проведении переговоров и анализе результатов после встречи:

1. Планирование: до переговоров с клиентом Наставник дает задание менеджеру подготовиться ко встрече и по специальному алгоритму, переданному менеджеру по продажам на тренинге СПИН-продаж, дает установку доложить о цели переговоров и о стратегии ее достижения за 30 минут до встречи. На этом этапе цикла Деминга закладывается успех продаж.///
2. Внедрение: на переговорах с клиентом менеджер по продажам и Наставник реализуют согласованную на этапе Планирования стратегию ведения переговоров. На этом этапе цикла Деминга продавец совершает ошибки.///
3. Обучение: сразу же после переговоров Наставник и менеджер анализируют по специальному алгоритму ход встречи и ее результат. На этом этапе цикла Деминга наставник учит, а продавец осознает ошибки.///
4. Воздействие: на вечернем разборе полетов менеджер по продажам докладывает коллективу отдела продаж о достигнутом результате, сообщает какие обстоятельства способствовали достижению цели или препятствовали, какие методы ведения переговоров и воздействия на клиента должны быть улучшены и какие для этого есть у менеджера и у отдела продаж ресурсы, берет на себя обязательства по реализации этих улучшений. На этом этапе цикла Деминга закрепляются новые навыки продаж.

Этот метод использования цикла Деминга показывает отличные результаты в обучении продавцов сложным методам продаж в сложных сделках с длинным циклом.

Благодаря PDCA-приемам цикла Деминга РОП снижает временные затраты на обучение всего отдела. Процесс внедрения изменений в обучение и закрепление навыков активных продаж проходит очень результативно.

Цикл Деминга не имеет конца, это непрерывный цикл улучшения процесса продажи, усиления клиентской базы, улучшения техник продаж.

Придерживайтесь алгоритма цикла Деминга (PDCA) для постоянного повышения процесса продажи и увеличения продаж.

Читать подробнее «Процесс продажи: как им управлять»

Вы узнали какие элементы содержит принцип управления по циклу Деминга (PDCA) и как его применять в управлении отделом продаж.

PDCA считается одним из самых популярных фреймворков для непрерывного улучшения бизнес-процессов. PDCA (планируй, делай, проверяй), также известный как цикл Деминга, представляет собой простейшую основу для улучшения процессов. По сути, это серия циклов обратной связи непрерывного улучшения — вы решаете, как это работает, придумываете, как это улучшить, в конечном итоге вносите изменения и продолжаете повторять цикл. Я считаю, что PDCA — это самый простой и эффективный способ помочь вам улучшить рабочий процесс.

Цикл PDCA широко используется во многих областях

Деминг считает, что высокое качество достигается не за счет проверки продукции на основе результатов, а за счет постоянного улучшения, основанного на процессе. Позже концепция стала использоваться не только в управлении качеством, но и широко применялась в сфере управления предприятием.

Подход Тойоты

Цикл PDCA стал одним из столпов производственной системы Toyota «точно вовремя». За последние два десятилетия системы Toyota стали одним из самых успешных примеров бережливого производства с использованием PDCA; Для получения дополнительной информации об использовании Toyota PDCA в методах бережливого производства см. Джеффри Лейк «Метод Toyota» (2003).

По словам Деминга, вы можете применять PDCA для следующих целей:

• Наличие системы постоянного улучшения качества
• Сокращение дефектов за счет более высокого уровня однородности качества
• Понимание того, что качество должно означать в контексте

Непрерывное совершенствование управления качеством

В управлении качеством цикл PDCA также широко используется и дает хорошие результаты. Поэтому цикл PDCA называют базовым методом управления качеством. Например, TQM — это научный процесс, который разрабатывается и организуется в соответствии с планом качества. Процесс соответствует циклу PDCA и выполняется непрерывно.

PCDA — неотъемлемая часть «Шести сигм»

Цикл PDCA — это логическая рабочая процедура для эффективного выполнения любой работы. В управлении качеством «Шесть сигм» цикл PDCA широко используется и дает хорошие результаты, поэтому некоторые люди говорят, что цикл PDCA является основным методом управления качеством. Он называется циклом PDCA, потому что четыре процесса не запускаются один раз и завершаются, а повторяются снова и снова. Один цикл заканчивается, некоторые проблемы решаются, другие проблемы могут оставаться нерешенными, или могут возникать новые проблемы, и начинается следующий цикл.

Что означает цикл Деминга?

Цикл Деминга — это подход к управлению, состоящий из четырех частей, который выступает за постоянное совершенствование. Эта и другие подобные модели непрерывного совершенствования были интегрированы в бизнес и корпоративную или гибкую разработку.

PDCA — это первая буква английских слов «plan», «do», «check» и «act». Цикл PDCA представляет собой гибкий процесс разработки для управления качеством в спиральном режиме, и цикл продолжается. Это итеративный и постепенный процесс разработки, а не одноразовый процесс.

1. План  — логическая последовательность начинается с плана и фокусируется на стратегических частях. Целью здесь является представление и анализ информации для постановки целей и задач.
2. СДЕЛАТЬ  — Пришло время реализовать, выполнив то, что было определено на предыдущем шаге.
3. Проверка : после проверки мы посмотрим, улучшилась ли работа, например, что работает, а что нет? Есть ли альтернативы или решения?
4. Действие : На этом этапе, на основе результатов этапа 3, концепция PDCA предлагает перезапустить цикл PDCA в поисках непрерывного и непрерывного улучшения.

После завершения шага 4 вы должны вернуться к первому шагу, чтобы внедрить новые улучшения. Если вы посмотрите на эволюционный цикл управления, то вы должны понимать его как бесконечный процесс. Нет ни начала, ни конца. Полезно думать о круге Деминга как о спирали. Спираль, которая продолжается вверх. Каждое улучшение выводит вашу компанию на новый, лучший уровень.

Значение цикла PDCA

Каждую работу можно рассматривать как цикл PDCA, который:

1. Необходимость планировать,
2. Реализовать план,
3. проверить результаты и
4. Обобщайте и ищите дальнейшие улучшения.

Каждое усилие представляет собой цикл PDCA, состоящий из четырех частей, который необходимо планировать, реализовывать, анализировать и дорабатывать. В то же время он перейдет в следующий цикл. Качественный скачок, даже небольшой, возможен только в период постепенного совершенствования. Только так мы можем улучшить каждую свою работу и жизнь.

Как внедрить PDCA

СТРОИТЬ ПЛАНЫ :

• Проанализировать текущую ситуацию и выяснить существующие проблемы;
• Проанализировать причину или влияющие факторы проблемы;
• Выяснить основную причину проблемы или основной влияющий фактор;
• Разработать меры и предложить планы действий;

ДЕЛАТЬ :

• реализовать план действий;

ЧЕК ОБ ОПЛАТЕ :

• Результаты оценки (анализ данных);

ДЕЙСТВИЕ :

• Стандартизация и дальнейшее продвижение;
• Повторно используйте цикл PDCA при следующей возможности улучшения;

Важно, чтобы вы не смотрели на все с индивидуальной точки зрения, а как предприниматель всегда думали как о малых, так и о больших циклах PDCA и действовали соответственно. Для вас следующий девиз всегда должен быть на первом плане.

Разделите цикл PDCA на 8 шагов

1. Проанализируйте статус-кво  , чтобы выяснить существующие проблемы с качеством: склад нестандартный, переполненный и беспорядочный.
2. Проанализируйте различные причины  или влияющие факторы, вызывающие проблемы с качеством: 1. Больше материалов и меньше полок. 2. Область не ясна.
3. Узнайте основные факторы, влияющие на качество : 1. Добавьте полки. 2. Передел площадей.
4. Нацеливание на  основные факторы проблем качества : 1. Разработать меры и предложить планы действий. 2. Разработайте зону разделения.
5. Реализуйте план действий : 1. Добавьте полки, 1. Организуйте материалы. 2. Разделите площадь и отсортируйте материалы в соответствии с делением площади.
6. Результат оценки  (данные анализа): Проверьте деление площади и подведите итоги.
7. Стандартизация и дальнейший ретроспективный обзор : сообщайте результаты сотрудникам отдела и делайте записи.
8. Поднимите нерешенные проблемы в этом цикле и перенесите их в следующий цикл PDCA: если план не может быть выполнен, то перенесите в следующий цикл улучшения.

Иерархическая структура цикла PDCA для крупной организации

1. Внутри большого кольца находится маленькое кольцо. Если вся компания работает как один большой цикл PDCA, то каждый из ее отделов, групп и свои малые циклы PDCA встраиваются в него, образуя иерархию PDCA.
2. Непрерывное совершенствование цикла PDCA — цикл PDCA не находится на одном уровне цикла, каждый цикл решает часть проблемы, достигает части результатов, работает дальше, уровень одного шага. В следующем цикле появляются новые цели и содержание, так что лестница продолжает расти.

Резюме

Цикл PDCA — это научная процедура и неотъемлемая часть общего управления качеством, бережливого метода, шести сигм и других методов. Например, весь процесс общей деятельности по управлению качеством представляет собой процесс формулирования и организации плана качества. Этот процесс осуществляется в соответствии с циклом PDCA, является непрерывной, повторяющейся операцией. Цикл PDCA применяется не только к системе менеджмента качества, но и ко всей прогрессивной управленческой работе.

Лучший универсальный бесплатный инструмент визуального дизайна

Даже если вы не профессиональный дизайнер, вы все равно можете легко создавать эффектную инфографику, листовки, плакаты, резюме и брошюры. Создавайте сами, создавайте как профессионал с универсальным решением InfoART для визуального дизайна. Теперь вы можете создавать профессиональную инфографику, флаеры и маркетинговые визуальные материалы за считанные минуты, не имея никакого опыта в дизайне!

Выполняйте работу с минимальными затратами времени и усилий

Создавайте профессиональный контент быстрее и лучше:

• Особенности : Компонент макета и редактор перетаскивания позволяют быстро создавать и редактировать любой дизайн.
• Ресурсы в инструменте : экономьте время на поиске фотографий или клипартов, поскольку все, что вам нужно, уже включено в InfoART. Просто выполните поиск, чтобы получить его.
• Шаблоны . Вам не нужно тратить время на проектирование, потому что доступен богатый набор профессионально разработанных шаблонов.

Цикл PDCA – часть agile-методологии по управлению проектами, разработке продукта и улучшению качества обслуживания. Название цикла образовано от аббревиатуры, которую можно расшифровать как «Планируй – Действуй – Проверяй – Корректируй».

Как использовать цикл Деминга

Цикл PDCA был разработан профессором Уильямом Демингом, автором работ по менеджменту. Поэтому в контексте управления проектами PDCA иногда называют циклом Деминга. Метод Деминга используется для постоянного, непрерывного улучшения качества продукции, производственных и бизнес-процессов. Использовать метод может любой руководитель, потому что цикл представляет собой простейший алгоритм работы над проектом.

Проекты, во время которых был использован метод Деминга, действительно оказываются более эффективными. Ведь цикл предполагает постоянные проверки до, во время и после выполнения задачи. Благодаря постоянному аудиту руководитель вовремя замечает недочеты в работе и устраняет их.

Когда внедрять цикл Деминга

Если компания до сих пор не использует циклы PDCA в работе, то у руководства могут возникнуть сложности с внедрением. Прежде всего у руководителя не получается определить, когда цикл нужно внедрять. Вот несколько ситуаций, когда методика актуальна:

• если показатели падают. Например, в отделе продаж с каждым периодом всё ниже падают продажи или на производстве повышается доля бракованных изделий. Часто в таких случаях руководители подразделений и сами понимают, что в их отделе нужны изменения. Руководители проводят аудит бизнес-процессов, SWOT-анализ, разрабатывают стратегию развития и ставят перед коллективом правильные цели. Изменения можно внедрить и без PDCA-подхода, но получится в разы медленнее;
• когда внедряются новые инструменты – программное обеспечение, автоматизация, скрипты, техники продаж. Ни одно нововведение не может происходить гладко и без сложностей. Если внедрять новые инструменты без системы PDCA, можно не заметить критические ошибки. А с PDCA серьезные ошибки можно вовремя заметить и исправить;
• когда ведется работа с важными клиентами. Важно, чтобы клиент остался полностью удовлетворен и качеством товара, и сервисом. Поэтому важно каждый этап работы согласовывать с покупателем и работать над его заказом до тех пор, пока он не одобрит результат. Однако не стоит использовать методику PDCA при работе со всеми клиентами, ведь тогда обслуживание рядового покупателя будет несопоставимо огромным по сравнению с прибылью с этого клиента. Чтобы понять, кто из клиентов достаточно важен, необходимо провести АВС-анализ, распределив покупателей по категориям в зависимости от прибыли или частоты обращения.

Цикл PDCA поможет усовершенствовать любой бизнес-процесс благодаря разделению его на небольшие этапы. Есть несколько конкретных ситуаций в любой компании, где PDCA особенно актуален:

• управление качеством, совершенствование любого бизнес-процесса;
• реализация инициатив, воплощение идей, которые предлагают сотрудники;
• изучение нескольких вариантов решения проблемы, тестирование их на пилотном проекте, чтобы выбрать одну, самую эффективную, идею;
• экономия ресурсов – тестирование различных решений на небольших участках, чтобы предотвратить неэффективное расходование денег, материалов, времени.

Плюсы и минусы PDCA

Модель PDCA – это простой, но эффективный метод решения проблем в бизнесе. Итеративный подход позволяет последовательно протестировать несколько вариантов, не расходуя на это огромного количества ресурсов.

PDCA вынуждает компанию постоянно совершенствоваться. Это позитивно влияет не только на качество отдельного бизнес-процесса, но и на работу предприятия в целом. Например, с помощью системы удалось повысить качество товаров, улучшить производственный процесс и снизить долю брака. Вот к чему это приводит:

• сокращение брака на производстве приводит к сокращению расходов. Даже при том же объеме продаж сокращение расходов ведет к росту прибыли;
• ускорение производства позитивно влияет на производительность – за тот же период компания успевает создать больше единиц товара, а значит, она может удовлетворить спрос большего количества клиентов;
• улучшение качества товара позитивно влияет на удовлетворенность потребителей. Клиенты готовы повторно возвращаться за покупкой.

В конечном итоге использование PDCA даже на одном участке бизнеса положительно влияет на компанию в целом, повышая ее доходы.

У методологии есть еще несколько плюсов:

• с помощью PDCA легче принимать решения, ведь все возможные результаты уже получены при тестировании разных вариантов. Руководителю останется лишь выбрать то, что выгоднее для компании;
• выявлять и устранять слабые места проще, потому что на этапе планирования анализируются рабочие процессы. Уже тогда можно заметить отклонения и оптимизировать бизнес-процессы;
• контролировать ситуацию проще, потому что отслеживаются промежуточные результаты. Непредвиденных ситуаций не случается;
• продуктивность сотрудников возрастает, ведь проблемы в работе быстро замечаются и устраняются;
• вероятность рисков и возможных проблем в будущем минимизируется.

Однако внедрение изменений с помощью системы PDCA происходит медленно. Значит, методика не подходит для решения срочных проблем или чрезвычайных ситуаций. Еще одним недостатком цикла Деминга является необходимость высокой вовлеченности всех членов команды в работу. Все участники проекта должны прикладывать усилия. Руководителю проекта придется мотивировать сотрудников перед тем, как приступать к поэтапной реализации плана.

Цикл Деминга и методология Agile

PDCA является частью Agile-философии. Если сравнивать цикл со спринтами Scrum, являющимися основой работы Agile, то будет очевидно явное сходство. Когда команда работает по системе Scrum, проект приходится делить на этапы:

• планирование спринта;
• выполнение задач спринта;
• презентация итогов спринта;
• пересмотр требований и выбор новой стратегии.

Фактически этот подход повторяет идею PDCA, ведь в цикле Деминга также сперва планируется работа, потом выполняется часть общего плана, потом проверяются результаты и работа корректируется.

Цикл состоит из четырех этапов:

1. Планирование (Plan).
2. Действие (Do).
3. Проверка (Check).
4. Воздействие (Act).

Планирование

На первом этапе руководитель проекта формулирует цель, определяет, что именно должно быть достигнуто в результате. В зависимости от целей выбираются процессы, необходимые для достижения. Затем планируется работа, распределяются обязанности между членами команды и определяются ресурсы, которые потребуются для реализации проекта.

Например, цикл Деминга нужно использовать для модернизации отдела продаж. На первом этапе руководитель отдела продаж определяет проблему – регулярное невыполнение плана по выручке. Цель модернизации – повысить продажи на 50 % и обеспечить регулярное выполнение плана. Необходимо понять, что именно мешает коллективу продавать на нужную сумму. Руководитель проводит мозговой штурм с участием всех менеджеров. Коллективно удается выявить проблемы:

• не хватает времени на обзвон всех клиентов из базы, чтобы предложить им новинки или рассказать об акциях;
• теряются данные о покупателях, то есть сотрудники тратят время на поиск номеров телефонов, истории покупок (чтобы понять, что можно предложить);
• не получается во время продажи убедить клиента, что цена на товар оправдана.

Теперь руководитель отдела может составить план действий. В отделе продаж необходимо автоматизировать процесс обзвона клиентской базы, установив специальные программы. Необходимо также систематизировать информацию о клиентах, наладив использование уже имеющейся CRM-системы. Кроме того, необходимо провести обучение для сотрудников – по отработке возражений, по правильному заполнению карточек клиентов в CRM, по использованию программы обзвонов. Параллельно требуется изменить систему мотивации, чтобы сотрудники были заинтересованы в выполнении плана продаж и в правильном использовании ПО.

Руководитель отдела составляет план действий и просчитывает необходимые ресурсы. Отделу нужны деньги на внедрение программ, тренер для обучения. В плане действий задействованы все сотрудники отдела. Руководитель назначает нескольких менеджеров ответственными за тот или иной этап реализации плана.

Первый этап цикла Деминга является выполненным, если определена цель, желаемый результат (и его можно измерить), составлен план действий и найдены ресурсы на реализацию.

Действие

После разработки плана можно приступать к его реализации. Команда проводит запланированные мероприятия и тестирует гипотезы. На этом этапе важно фиксировать свои наблюдения. Например, провести эксперимент и протестировать гипотезу, а затем записать новые результаты. Если они стали лучше, значит, можно расширять эксперимент и внедрять полноформатные изменения. Если результаты остались теми же или стали хуже, значит, эксперимент прекращается и команда приступает к тестированию новой гипотезы. Все изменения внедряются по очереди, итерациями, чтобы руководитель проекта мог отследить, какие именно изменения принесли нужный эффект.

В примере об отделе продаж руководитель начал последовательно реализовывать всё задуманное. Он внедрил демоверсию программы для автоматизированного обзвона, и менеджеры пользовались ею на протяжении двух недель. По итогам тестового периода отмечено, что продажи выросли на 15 %, но этого недостаточно, чтобы выполнить план. Помимо этого, был сделан вывод, что не все клиенты, чьи контактные данные есть у менеджеров, являются целевыми.

Затем менеджеры обучались вести диалог с клиентами. Продавцы научились отрабатывать возражения, делать дополнительные продажи, обходить секретаря при холодном звонке. В итоге конверсия повысилась на 30 %.

Кроме того, в отделе была налажена работа с CRM-системой. Сотрудники стали больше времени уделять заполнению карточек клиента. Работа с покупателями стала более систематизированной. Но многие клиенты из клиентской базы оказались бесполезны для повышения продаж. Люди перестали быть представителями ЦА, их больше не интересует предложение компании.

В результате руководитель отдела понял, что для выполнения плана требуется пул новых целевых клиентов, с которыми менеджеры будут работать по воронке продаж. Но за привлечение качественных лидов отвечает не отдел продаж, а маркетологи.

Суть второго этапа сводится к сбору данных о разных гипотезах, о результатах тестирования. Именно на собранных данных будет основан следующий этап цикла.

Проверка

На третьем этапе руководитель, с одной стороны, проверяет гипотезы, а с другой стороны, изучает влияние внедренных изменений на результаты. Если ожидаемый результат не был получен, нужно найти причину. Задача руководителя – подвести итог всему, что было получено в результате тестирований, определить, насколько велико отклонение от желаемого результата, и установить причины.

Но если по итогам проверки ясно, что нужный результат достигнут, то можно переходить к следующему этапу цикла.

На примере с отделом продаж третий этап выглядит так: руководитель отдела внедрил все необходимые изменения в работу подразделения. Продажи выросли, но вместо желаемых 50 % они выросли только на 25 %. План продаж по-прежнему не выполняется. Расхождение с целью составляет 25 %. Но причина этого выявлена – менеджеры отдела вынуждены работать с нецелевыми клиентами. Если привлечением лидов занимается отдел маркетинга, значит, необходимо корректировать его работу. Если поиском холодных клиентов занимаются сами менеджеры, значит, необходимо обучить их квалификации клиентов или предложить новые каналы привлечения.

Воздействие

Последний этап цикла – воздействие. Во время четвертого этапа внедряются те изменения, необходимость в которых была определена на третьем этапе. Если в работе найдены ошибки, они устраняются. Но если ошибок нет и желаемые результаты достигнуты, то внедренные изменения просто корректируются и улучшаются.

В отделе продаж руководитель провел еще одно обучение. Менеджеры освежили знания о целевой аудитории, нашли несколько новых площадок, где можно привлечь новых покупателей. Кроме того, руководитель отдела продаж вместе с руководителем отдела маркетинга обеспечил свою команду притоком целевых лидов. В результате при той же конверсии количество сделок и выручка возросли и план удалось выполнить.

После прохождения четырех этапов цикл Деминга можно повторить столько раз, сколько требуется для достижения цели.

Как применять цикл Деминга в IT-проектах

Модель Деминга применяется не только в отделе продаж, но и в других направлениях деятельности. Например, по такой же схеме можно повысить качество товаров, снизить долю брака на производстве. Еще один способ использования цикла – в IT-проектах. Вот как выглядит цикл PDCA в разработке сайта:

1. На этапе планирования анализируются задачи, чтобы на их основе выдвинуть будущему сайту требования. Исходя из требований формируется ТЗ для разработчиков. Важно понять, что ждет от сайта конечный пользователь. Например, если разработкой занимается специализированное агентство, то пользователем сайта является клиент. Возможно, он хочет с помощью сайта продавать свои товары и услуги или вести личный блог, размещать там видео и фотоконтент. Понимая, как будет использоваться сайт, можно определить, какие разделы нужны в нём, а значит, прогнозировать сроки разработки. Затем формируется план работы.
2. На этапе реализации можно выполнить первую итерацию. Например, разработать одну из страниц каталога сайта, главную страницу или просто составить шаблон.
3. Выполненная итерация тестируется. Страница или макет отправляются заказчику на согласование. Сейчас важно понять, соответствует ли работа разработчика ожиданиям пользователя. Если будут выявлены несоответствия, нужно найти ошибки, слабые места и удалить их. Например, клиент говорит, что шаблон страницы каталога ему не нравится. Нужно разобраться, что именно его не устраивает – расположение фото и текста, цветовая гамма, отсутствие важных элементов.
4. Ошибки и недочеты корректируются. Например, клиенту не понравилось, что на странице нет блока с рекомендованными товарами. Разработчики добавляют его и вновь отправляют шаблон на согласование.

Таким образом цикл повторяется несколько раз, до тех пор, пока шаблон не будет устраивать пользователя полностью. Затем разработчик приступает к следующей итерации – создает страницу другой категории, например страницу с формой регистрации и оплаты.

Иногда разработчик проводит несколько итераций одновременно. Например, параллельно вносит корректировки в страницу каталога и разрабатывает страницу оплаты и регистрации.

Сколько циклов нужно одному проекту

Этапы повторяются столько раз, сколько требуется для выполнения проекта и достижения целей. Цели могут различаться. Например, если проектом является создание продукта по индивидуальному заказу клиента, то целью может быть удовлетворенность заказчика. Тогда цикл повторяется столько раз, сколько требуется для того, чтобы заказчик одобрил результат.

Использование цикла Деминга в обслуживании клиентов

Еще один вариант использования PDCA – обслуживание клиентов в активных продажах. PDCA лучше использовать сразу после обучения менеджеров, чтобы убедиться, что работники используют необходимые техники продаж. Чтобы использовать цикл, необходимо закрепить за менеджером наставника, который будет присутствовать на встречах менеджера с потенциальным клиентом. Наставник будет контролировать менеджера и корректировать ход продажи. Вот что делает наставник при подготовке встречи, проведении переговоров и анализе результатов:

• планирует переговоры. Наставник помогает менеджеру готовиться ко встрече, собирать информацию о клиенте, выбирать товары, которые стоит предложить покупателю. Если в компании используются техники продаж (например, СПИН-продажи, пять этапов продаж), то наставник вместе с менеджером разрабатывает скрипт разговора. В случае со СПИН-продажами это будут вопросы разных видов, которые менеджер должен задать, чтобы подвести клиента к сделке. Непосредственно перед встречей наставник мотивирует менеджера – напоминает о поставленной цели (продать товар, назначить следующую встречу, выполнить план);
• реализует стратегию продаж посредством менеджера. Продавец использует скрипты-заготовки. На этом этапе он наверняка совершает ошибки;
• обучает. После переговоров наставник анализирует поведение менеджера, определяет ошибки и прорабатывает их вместе с продавцом. У менеджера формируется понимание, как можно исправить ошибки или избежать их;
• реализует стратегию вновь, но с учетом исправленных ошибок. Для этого наставник контролирует следующие переговоры этого менеджера и удостоверяется, что теперь продавец всё делает правильно.

В этом же алгоритме действий может быть дополнительный этап – отчет менеджера перед коллегами на планерке. Продавец рассказывает об итогах переговоров, сообщает, какие факторы не позволили ему успешно провести встречу с клиентом. Кроме того, он рассказывает о сделанных выводах. Отчет перед коллегами не только закрепляет полученные знания, но помогает другим менеджерам освоить технику продаж на примере реальных переговоров. В результате снижаются затраты на обучение всего отдела.

Эффективное планирование

В цикле Деминга планирование является самым важным этапом. Важно уметь верно планировать и определять цели, ведь иначе вся система PDCA окажется бессмысленной. Во время планирования не стоит выбирать старые цели. Во-первых, они могут оказаться неактуальными, а во-вторых, могут быть уже достигнутыми или, наоборот, недостижимыми. Не следует также ориентироваться на цели конкурентов, даже если их эти цели привели к успеху.

Цель должна быть адекватная. Например, не стоит рассчитывать на резкое повышение продаж в несколько раз за несколько недель. Нужно ставить ту цель, которую компания может достигнуть с имеющимися ресурсами. При этом обязательно нужно учесть внешние факторы, например состояние рынка, экономическую ситуацию в регионе.

Затем цель проверяется на достижимость. Нужно конкретизировать показатели. Например, если поставлена цель увеличить продажи, то нужно определить, насколько именно их нужно увеличить, за какой срок. Одну цель можно выразить в нескольких показателях – качественных и количественных. Но важно каждый показатель проверить на достижимость. Если все задачи реально выполнить, значит, на основе этой цели можно использовать методику PDCA.

Теперь цель нужно декомпозировать, разделить на небольшие задачи или направления работы. Например, чтобы повысить продажи, необходимо работать над средним чеком, над количеством клиентов, над повышением конверсии.

История цикла Деминга

История цикла PDCA начинается в 1939 году. Инженер Уолтер Шухард описал порядок, по которому он проверяет качество. Шухард предложил сперва запланировать нужный результат, потом выполнить задачу, а после – проверить, соответствует ли полученный результат запланированному. Шухард использовал такой подход, чтобы усовершенствовать процессы на производстве.

Чуть позже идеи Шухарда использовал Уильям Деминг. Но он добавил к алгоритму четвертый шаг – финальную корректировку. Свою вариацию цикла Деминг использовал на японском производстве. Система работы показала свою эффективность, и слава о цикле Деминга разошлась по миру. Сам автор вновь скорректировал методику, добавив промежуточный шаг – обучение. Предполагалось, что обучение (Study) осуществлялось одновременно или вместо проверки (Check). Из-за этого цикл Деминга стал известен под двумя названиями – PDCA или PDSA.

Несмотря на то что истинным автором методики является Шухард, его фамилия не прижилась в общепринятом обозначении. Цикл был назван в честь Деминга японцами, которые узнали о цикле именно от Уильяма Деминга.

Заключение

Цикл Деминга, или PDCA, – это универсальная методика, которую можно использовать как в обычной жизни, так и в бизнесе для планирования работы, тестирования различных гипотез и управления проектами. Преимущество методики управления проектом заключается в возможности опробовать несколько разных подходов к решению задачи, сравнить результаты и выбрать то, что точно принесет нужный эффект. Поэтому PDCA так активно используется в планировании продаж, в улучшении производства, в работе над клиентским сервисом.

What Is the PDCA Cycle?

The Plan-Do-Check-Act (PDCA) Cycle is a four-step problem-solving iterative technique used to improve business processes. Originally developed by American physicist Walter A. Shewhart during the 1920s, the cycle draws its inspiration from the continuous evaluation of management practices and management’s willingness to adopt and disregard unsupported ideas.

The method was popularized by quality control pioneer Dr. W. Edwards Deming in the 1950s who coined the term “Shewhart” Cycle after his mentor. It was Deming who realized the PDCA Cycle could be used to improve production processes in the United States during World War II.

How the PDCA Cycle Works

The PDCA Cycle can help differentiate a company from its competitors, particularly in today’s corporate world, where businesses are always searching for ways to streamline their processes, reduce costs, increase profits, and improve customer satisfaction.

Many managers apply the PDCA Cycle unknowingly to help direct their organizations as it encompasses the basic tenets of strategic planning. The four components of the PDCA Cycle are outlined below.

Plan

A well-defined project plan provides a framework for operations. Importantly, it should reflect the organization’s mission and values. It should also map the project’s goals and clearly indicate the best way to attain them.

Do

This is the step where the plan is set in motion. The plan was made for a reason, so it is important for players to execute it as outlined. This stage can be broken down into three sub-segments, including training of all personnel involved in the project, the actual process of doing the work, and recording insights, or data, for future evaluation.

Check

Typically, there should be two checks throughout the project. First, checks alongside implementation ensure the project’s objectives are being met. Second, a more comprehensive review of the project carried out upon completion addresses the successes and failures so that future adjustments can be made.

Act

The final step is to take corrective action once past mistakes have been identified and resolved. The PDCA Cycle is repeated and can be redefined perhaps to better results under new guidelines.

The PDCA Cycle and Kaizen

The PDCA process is similar to the Japanese business philosophy of Kaizen, which, when translated, means «change for the better» or «continuous improvement.» Kaizen is where all employees are involved in improving productivity by finding efficiencies in the work environment. Like the PDCA cycle, Kaizen aims for continuous improvement through small, incremental changes.

Examples of changes that might be made through Kaizen or PDCA are using new systems, eliminating waste, or implementing just-in-time delivery. Not all changes need to be small or incremental.

The concept behind PDCA and Kaizen is that the culture of an organization changes as the employees learn to be problem solvers and critical thinkers. The PDCA cycle tests employees’ ideas, adjusts them, and then implements them if they have potential. The cycle is an iterative process that continually tests concepts and promotes improvements.

Benefits of the PDCA Cycle

Companies looking to enhance their internal and external processes often deploy the PDCA methodology to minimize errors and maximize outcomes. Once established, companies can repeat the PDCA Cycle and make it a standard operating procedure. The final stage of the methodology, «Act,» takes corrective actions and makes the methodology ideal for continuous improvement efforts.

Examples of the PDCA Cycle

The Mayo Clinic

The Mayo Clinic, a nonprofit, world-class hospital and research center, conducted a quality improvement study that looked at wait times for patients who were possible candidates for large cochlear implant surgery. The idea was to employ Kaizen principles to remove barriers and improve access for patients.

The study looked at the refining of specific treatments, the management of patient records, and waiting room times. Ultimately, there were positive outcomes for patients.  Among the results, median cycle time for candidacy testing decreased from 7.3 to 3 hours, and total inventory of clinic stock was reduced by 31%.

Toyota

As of 2021, Toyota Motor Corporation was the seventh-largest company in the world by revenue, according to FXSSI. Kaizen and Toyota are synonymous because Toyota’s principles and «The Toyota Way» define the idea of continuous improvement in the production system. Toyota’s employees receive incentives for finding inefficient practices and designing ways to improve them, and the application of the PDCA cycle supports quick decision-making.

Nike

Nike embraced «lean,» a similar philosophy to Kaizen. The company’s innovation manifesto states, «Lean is the foundation of how we advance sustainable manufacturing.» The manifesto reflects Nike’s continuous improvement culture that relies on those closest to the work to solve problems and deliver quality products on time.

When the leading sports shoemaker was criticized for paying low wages, the company employed PDCA to empower its employees, partners, and customers. Incentives were offered to factories to improve working conditions, and a scoring system assessed the performance of the production facilities.

The company improved conditions for workers, eliminated waste, and employed value-oriented managers. The commitment to lean methods and Kaizen helped Nike to double its size from around $100 billion in 2015 to over $200 billion in 2021. 

PDCA FAQs

Is PDCA the Same As Total Quality Management (TQM)?

Total quality management (TQM), which is the precursor to Six Sigma, includes the philosophy of PDCA, but it goes one step further.

According to Smartsheet, which quotes Marlon Walters, the Founder and CEO of Horizon Group Consulting, «With TQM, you have to wait for your customers to confirm that it’s good. With Six Sigma, at the end of the day, you don’t guess if your product is better. You know it. If you properly identify your market and your product has the best fit for the niche, you know you have the best product from a process perspective.»

Kaizen, or PDCA, is more of a philosophy for how to organize the larger workplace and how to engage coworkers. It is less about waiting for customer feedback or results. Both PDCA and TQM consider the whole company responsible for continuous improvement.

What Is the Difference Between PDCA and Six Sigma?

The difference between PDCA and Six Sigma is that Six Sigma is an all-encompassing management principle that includes PDCA as part of its structure. PDCA explains how to enact Six Sigma, it is the plan, do, act, check process. Six Sigma calls this the DMAIC method (define, measure, analyze, improve, and control).

According to Walters, PDCA is people-oriented while Six Sigma is process-based. For example, the term «define» in Six Sigma removes the human element, and the term «measure» puts the focus on data.

What Is the Difference Between PDCA and PDSA?

PDCA stans for plan, do, check, act, whereas PDSA stands for plan, do, study, act. They are both iterative, four-stage problem-solving models used to improve a process. The main difference between the two is that PDCA, which was developed before the PDSA model, has the «check» stage. In this stage, the team determines whether what they intended to achieve has actually occurred by checking expected results with the actual results. So, PDCA has a built-in check for every cycle in the process.

The Bottom Line

The PDCA Cycle, PDSA, Kaizen, and Six Sigma are all proven ways to continuously improve processes. Many companies including Nike, Toyota, the Mayo Clinic, and many others have seen dramatic growth after employing one or more of these iterative strategies. The concept changes the culture of a business so that all stakeholders have input and can act as problem solvers and critical thinkers. The result is more ideas for change.

Цикл PDCA (Планирование-Действие-Проверка-Корректировка): Метод постоянного улучшения качества бизнес-процессов, также известный как “Круг качества” или “Цикл Шухарта”

Представьте, что оценка удовлетворенности клиентов вашим сервисом на одном из популярных рейтинговых сайтов вдруг внезапно упала. Просматривая недавние комментарии, вы обнаруживаете, что ваши клиенты жалуются на несвоевременную доставку и повреждения, которые их товары получают при транспортировке.

Вы решаете запустить небольшой пилотный проект длиною в месяц, выбрав нового оператора для доставки вашей продукции части ваших клиентов. Вам приятно видеть, что эти клиенты остались довольны и теперь оставляют положительные отзывы о вашей работе. В результате вы решаете полностью переключиться на нового перевозчика.

То, что вы только что сделали, в науке называется циклом PDCA, который ориентирован на усовершенствование продуктов, сервисов и производственных процессов в бизнесе.

В этой минилекции мы рассмотрим ключевые составляющие цикла PDCA и обсудим, как и когда этот инструмент можно применять на практике.

Что такое PDCA?

Цикл Деминга PDCA (Plan-Do-Check-Act), который иногда называют циклом PDSA или «Колесом Деминга», был разработан известным консультантом по менеджменту доктором Уильямом Эдвардсом Демингом в 50-х годах прошлого века. Сам Деминг называл свою модель «Циклом Шухарта», поскольку она была основана на идеях его наставника Уолтера Шухарта.

Деминг хотел разработать надежный алгоритм определения причин, по которым качество товаров или услуг может не соответствовать ожиданиям клиентов. Созданное им решение помогает компаниям строить предположения относительно необходимых изменений, после чего проверять свои догадки в ходе непрерывного повторяющегося цикла процессов.

Примечание:

Сам Деминг использовал концепцию PDSA Plan-Do-Study-Act (Планирование-Действие-Изучение-Корректировка). Он считал, что «Проверка» больше касается внедрения изменений.

Деминг делал акцент на прогнозировании результатов действий, направленных на улучшение, и на изучении фактических результатов, а также на их сравнении, в результате которого, возможно, придется пересмотреть теорию. Он подчеркивал, что необходимость развития новых знаний на основе обучения всегда обуславливается теорией.

PDCA / PDSA – это итеративный четырехэтапный подход, направленный на постоянное улучшение качества процессов, продуктов или услуг и решение проблем. Он включает в себя систематическое тестирование возможных решений, оценку результатов и внедрение мер, которые показали свою эффективность.

Четыре фазы Цикла Деминга включают:

• Планирование: определите и проанализируйте проблему, разработайте гипотезы о возможных причинах ее возникновения и решите, с какой из них вы будете работать.
• Выполнение: протестируйте потенциальное решение проблемы (в идеале в небольшом масштабе) и оцените его результаты.
• Проверка/изучение: изучите результат, оцените его эффективность и решите, верна ли ваша гипотеза или нет.
• Действие: если решение было успешным, внедрите его.

Примечание:

Этапы «Выполнение» и «Проверка» могут иметь бесконечное множество итераций, обусловленных повторяющимися попытками усовершенствовать, повторно протестировать и опробовать потенциальные решения проблемы.

Теперь давайте рассмотрим все четыре этапа более подробно.

Цикл Деминга или PDCA

Цикл PDCA помогает решать проблемы и внедрять их решения последовательно и методично. Четыре этапа цикла позволяют добиться максимально качественного результата.

1. Планирование (Plan)

Прежде всего, вам необходимо определить имеющуюся проблему или возможность, которой вы хотите воспользоваться. Первые шесть шагов симплекс-метода помогут вам справиться с этой задачей. При помощи них вы сможете упростить процесс изучения информации, определить имеющиеся проблемы, сформировать и проверить идеи их решения и разработать план внедрения.

В заключительной части этого этапа вам необходимо будет в количественном выражении описать ваши ожидания: что должно произойти, если идея сработает, и ваша проблема будет решена. Вы вернетесь к этому пункту на этапе «Проверка».

2. Выполнение (Do)

Определив потенциальное решение, протестируйте его на небольшом пилотном проекте. Это даст вам возможность понять, позволяют ли предложенные изменения добиться желаемого результата. Если нет, то они, как минимум, не нанесут масштабного урона. К примеру, вы можете организовать тестирование в отдельно взятом отделе, в ограниченном географическом регионе или с привлечением определенной демографической категории людей.

По мере реализации пилотного проекта вам необходимо будет собирать данные, чтобы понять, сработали ли изменения или нет. Эта информация понадобится вам на следующем этапе.

Примечание:

Помните, что «Выполнение» в данном случае означает «Пробу» или «Проверку». Это слово не следует понимать как «полную реализацию», поскольку это произойдет лишь на этапе «Действия».

3. Проверка (Check)

На данном этапе вы анализируете результаты своего пилотного проекта, сравнивая их с ожиданиями, которые вы определили на этапе №1. Если результаты не совпали с ожиданиями, необходимо вернуться к этапу №1. Если же все сработало как надо, переходите к этапу №4.

В теории вы можете опробовать сразу несколько изменений и неоднократно повторить выполнение этапов «Планирование» и «Выполнение». В любом случае, не соглашайтесь на неудовлетворительные результаты – переходите к заключительному этапу («Действие») только тогда, когда вы искренне ими довольны.

Примечание:

В 80-х годах модель Деминга адаптировал один из пионеров в области управления качеством Каору Исикава. Однако сам Деминг не согласился с этими изменениями и позже, в 90-х годах, самостоятельно внес в собственную модель новые корректировки. Он подчеркнул важность фактора «Изучение» на третьем этапе. Как мы уже упоминали ранее, именно поэтому модель Деминга иногда называют Plan-Do-Study-Act (Планирование-Действие-Изучение-Корректировка).

4. Действие (Act)

На этом этапе вы реализуете свое решение. Но помните, что PDCA / PDSA – это цикл, а не процесс, у которого есть начало и конец. Это означает, что ваш усовершенствованный бизнес-процесс или продукт может стать новой отправной точкой, с которой вы начнете очередной цикл оптимизаций, нацеленных на то, чтобы сделать продукт или сервис еще лучше.

Для чего подходит PDCA / PDSA

Цикл PDCA / PDSA может помочь усовершенствовать любой бизнес-процесс через разбиение его на более мелкие этапы. Инструмент особенно эффективен для:

• Реализации инициатив всеобщего управления качеством или методологии шести сигм и общего совершенствования бизнес-процессов.
• Изучения нескольких вариантов решения проблем и тестирования их на управляемых пилотных проектах с целью выбора наиболее эффективного решения для его последующей реализации.
• Предотвращения неэффективного расходования ресурсов из-за внедрения неэффективного решения в основное производство.

Вы можете использовать данную модель в любой бизнес-среде – от разработки новых продуктов, управления проектами и изменениями до управления жизненным циклом продуктов и цепочкой поставок.

Примечание:

PDCA часто используется в качестве базы для реализации принципов Кайдзен – еще одной стратегии для непрерывного совершенствования продуктов и процессов, которая также подчеркивает важность устранения фактора неэффективного расходования ресурсов.

Плюсы и минусы PDCA / PDSA

Модель PDCA / PDSA представляет собой простой, но эффективный способ решения новых и старых проблем в любой отрасли или процессе. Ее итеративный подход позволяет вам и вашей команде тестировать решения и оценивать результаты в экономном режиме.

Модель прививает стремление к постоянному (даже самому минимальному) совершенствованию, и может помочь повысить эффективность и производительность без риска внедрения серьезных, непроверенных решений в ваши основные бизнес-процессы.

Однако реализация цикла PDCA / PDSA может происходить довольно медленно, поэтому данный инструмент не может считаться подходящим для решения неотложной проблемы или чрезвычайной ситуации.

К тому же метод требует значительного вклада усилий от всех членов вашей команды и при этом предлагает меньше возможностей для внедрения радикальных инноваций.

Примечание:

Существуют другие похожие на PDCA / PDSA модели непрерывного совершенствования, такие как цикл Build-Measure-Learn, метод разбора полетов (After Action Review) и система планирования Хосин.

Все эти инструменты включают в себя те или иные принципы PDCA / PDSA, но не заменяют саму модель.

Резюме

• Модель PDCA / PDSA – это непрерывный цикл, состоящий из  планирования, выполнения, проверки (или изучения) и воздействия. Она обеспечивает простой и эффективный подход к решению проблем и управлению изменениями, а также представляет интерес с точки зрения тестирования мер по улучшению процессов на небольших пилотных проектах перед внедрением их в основную сферу деятельности.
• Цикл PDCA / PDSA можно применять к любым бизнес-процессам – от разработки новых продуктов до управления цепочкой поставок.
• Работа начинается с фазы планирования, на которой четко определяются проблемы и разрабатываются количественно измеримые результаты, становящиеся ориентиром. Потенциальные решения тестируются на небольших пилотных проектах на этапе «Выполнение», после чего результат тщательно оценивается и проверяется.
• Вы можете проходить через этапы «Выполнение» и «Проверка» столько, сколько будет нужно, прежде чем получите качественное, доведенное до ума решение, которое будете внедрять на этапе «Действие».

Как применить метод PDCA / PDSA к своей жизни:

Хотя PDCA / PDSA – это инструмент для бизнеса, никто не мешает вам использовать его для личных нужд. Подумайте о том, что мешает развитию вашей карьеры, и как именно вы хотите двигаться вперед. Взгляните на ключевую причину любой проблемы в вашей жизни и поставьте цель решить ее (этап «Планирование»).

Определившись с порядком своих действий, протестируйте разные подходы к достижению желаемых результатов (этап «Выполнение»). Регулярно отслеживайте свой прогресс, корректируйте поведение и учитывайте последствия своих действий (этап «Проверка»). Наконец, примените то, что работает, и отсейте то, что не работает (этап «Действие»).

trainingtechnology.ru