Подключитесь к Диадоку, поможем внедрить систему ЭДО
Подключиться
Система электронного документооборота (ЭДО) — совокупность программных средств, которые необходимы для организации безбумажного обмена документами с контрагентами. Она помогает перевести в онлайн их создание, подписание, отправку, получение, хранение.
Системы электронного документооборота позволяют:
- оптимизировать расходы на печать и пересылку;
- уменьшить количество рутинных задач;
- ускорить делопроизводство;
- наладить дистанционную работу.
Структуру информационной системы электронного документооборота оценивают с двух сторон: программно-техническое обеспечение и функциональность.
С точки зрения технического наполнения в состав систем электронного документооборота входят программы, облачные серверы, функциональные модули. Состав меняется в зависимости от способа использования, например для веб-интерфейса не понадобятся интеграционные решения.
Если говорить о доступных функциях, структура системы электронного документооборота включает модули для ввода информации, управления доступом, интеграции в учетную систему, хранения файлов.
Базовые возможности систем ЭДО включают опции:
- создание и загрузка документов с компьютера;
- согласование, подписание;
- отправка и получение;
- настраиваемые шаблоны;
- хранение информации о действиях с файлом;
- поиск по ключевым словам;
- автоматизированные маршруты движения;
- разграничение доступа пользователей.
Рассмотрим общую характеристику системы электронного документооборота на примере Контур.Диадока.
| Возможность | Базовая версия | Дополнительная функциональность |
|---|---|---|
| Создание и отправка электронных юридически значимых документов | + | + |
| Подписание документов электронной подписью | + | + |
| Хранение данных на серверах Контура без ограничения по объему | + | + |
| Поиск файлов с отбором по фильтрам | + | + |
| Выгрузка документов для передачи в ФНС через систему интернет-отчетности | + | + |
| Поиск и приглашение контрагентов | + | + |
| Обмен сообщениями в онлайн-сервисе | + | + |
| Обмен документами с абонентами других операторов ЭДО — роуминг | + | + |
| Интеграционные решения | + | |
| Передача данных в Честный ЗНАК по маркированному товару | + | |
| Международный ЭДО | + | |
| Распределение входящих документов по подразделениям или сотрудникам | + | |
| Создание электронного архива | + | |
| Маршруты согласования | + | |
| Шаблоны документов | + |
Узнайте больше информации о системе электронного документооборота Контур.Диадок от нашего менеджера
Оставить заявку
Посредством системы электронного документооборота компания может оптимизировать работу, снизить расходы, разгрузить бухгалтерию. Разберем преимущества подробнее:
- Ускоренный доступ к информации. Бумажный документ долго движется по цепочке, а отследить статус не всегда получается. В системе ЭДО документы перемещаются мгновенно, сохраняется история действий пользователя.
- Оптимизация хранения данных. Отсутствуют физические архивы — документы находятся в облачном хранилище, так они защищены от повреждения или кражи.
- Автоматизация бизнес-процессов. Можно настроить маршрут движения документа по заданному пути в определенный срок, что позволяет прогнозировать время решения задачи.
- Улучшение качества обслуживания. Ускорение процессов и оперативный доступ к нужной информации помогают эффективнее работать с клиентами.
- Уменьшение количества ошибок. Система ЭДО проверяет формализованные документы на соответствие формату. Сократить операции по переносу данных вручную поможет интеграция в учетную систему, а настраиваемые шаблоны позволят избежать неточностей в оформлении и содержании документов.
- Обеспечение конфиденциальности и сохранности сведений. За счет настроек контролируют доступ сотрудников к информации. Единая база позволяет архивировать и восстанавливать данные.
- Повышение качества работы. Понятные процессы дают возможность вводить регламенты, которые легко соблюдать.
Таким образом, система электронного документооборота предназначена для удобного обмена документами и оптимизации бизнес-процессов. Система электронного документооборота обеспечивает управление потоками входящих и исходящих документов и разгружает сотрудников от рутинной работы.
Классифицировать электронный документооборот можно по разным параметрам: виду правовых отношений между участниками, типам документов, географии. Разберем детальнее.
По типу отношений между участниками процесса документооборота выделяют обмен внутри компании, с контрагентами и с контролирующими органами. Мы сравнили виды ЭДО в таблице.
| Вид | Участники | Документы | Кто предоставляет сервис |
|---|---|---|---|
| Внутренний | Сотрудники организации | Кадровые документы, авансовые отчеты, описи, ведомости | Организуется самостоятельно внутри компании с помощью решений от разработчиков |
| Внешний | Контрагенты: поставщики, клиенты | Формализованные и неформализованные документы: договоры, УПД, счета-фактуры, накладные, акты | Услуги по обмену предоставляет одобренный ФНС оператор ЭДО, например СКБ Контур |
| С контролирующими органами (B2G-обмен) | Госорганы: ФНС, ФСС, ПФР, Росстат, РАР, РПН | Отчетность и документы по требованию в ФНС и другие органы | Системы подготовки и сдачи электронной отчетности, например Контур.Экстерн |
Некоторые виды ЭДО предназначены для работы с конкретным видом документации, например: кадровой, бухгалтерской, логистической, производственной. Отличаться они будут только спецификой отрасли.
Также ЭДО классифицируют по географии: международный электронный документооборот и обмен документами с контрагентами внутри страны. Первый вариант в Контур.Диадоке реализуется в рамках подключенной системы как дополнительная услуга.
Переведите делопроизводство в онлайн и обменивайтесь юридически значимыми документами
Попробовать
Система электронного документооборота должна обеспечивать безопасный обмен документами. Поэтому ее организацией занимаются операторы электронного документооборота. Например, такой оператор — СКБ Контур, а система для обмена документами — Диадок.
Приказ ФНС России от 8 июня 2021 года № ЕД-7-26/546@ регламентирует требования к операторам ЭДО. Оператор должен обладать техническими и правовыми ресурсами, которые создадут легитимный обмен документами между контрагентами и обеспечат защиту передаваемых сведений.
Чтобы гарантировать юридическую значимость документов, клиентам предлагают использовать квалифицированную электронную подпись (КЭП), так как по закону только КЭП аналогична собственноручной без заключения дополнительных соглашений.
У оператора ЭДО должна быть лицензия на предоставление услуг связи, работу с сертификатами ЭП, криптошифровальным программным обеспечением. Операторы, которые прошли проверку налоговой, перечислены на сайте ФНС, в числе аккредитованных — СКБ Контур.
Также операторы ЭДО:
- хранят электронный архив в течение обозначенного законом срока;
- отслеживают корректировки в нормативных актах, чтобы обновлять систему.
Помимо правовых требований, система ЭДО ориентируется на потребности клиентов. Так, большинство систем электронного документооборота обеспечивают ответ на следующие запросы: совместимость с ПО, понятный интерфейс, оперативная техподдержка, скорость работы.
Также важны критерии:
- применение КЭП;
- опыт и надежность оператора;
- автоматизация создания стандартных документов;
- интеграция с 1С и другим ПО;
- отзывы клиентов.
Способ работы в системе ЭДО и подбор дополнительной функциональности будут зависеть от запроса организации. Крупные компании предпочтут персональные, а средний и малый бизнес — коробочные решения. Организации, которым важно перевести в цифровой вид обмен конкретным типом документов, выберут отраслевые решения, например для строительства или логистики. Предприятиям со сложной структурой подойдут гибкие настройки и возможность маршрутизации.
Оптимизируйте работу компании с помощью ЭДО
Подключиться
Для внедрения системы электронного документооборота в компании понадобится выбрать оператора и способ работы, перевести процессы в цифровой формат, обучить сотрудников, создать новые регламенты.
Порядок действий при внедрении следующий:
- Анализ текущих бизнес-процессов для перевода в онлайн. Если в результате исследования выявлены слабые места, отдайте предпочтение такому решению, которое поможет их оптимизировать.
- Выбор способа работы, оператора и программного решения: веб-версия, интеграция.
- Тестирование и введение в эксплуатацию. На этом этапе обучают сотрудников и настраивают ПО.
- Внесение изменений в учетную политику организации, создание приказа и положения о переходе на ЭДО, где прописаны правила работы с сервисом, а также цели изменений.
Подробнее о том, как компании перейти на ЭДО, рассказываем здесь.
Как выбрать систему ЭДО?
Система электронного документооборота должна отвечать потребностям организации. Поэтому проанализируйте текущие процессы и определите, какие из них получится оптимизировать с помощью системы ЭДО. Ориентируйтесь на опыт оператора, его надежность, количество подключенных контрагентов и возможности сервиса.
Можно ли совмещать электронный документооборот с бумажным?
Да, так как не все организации могут полностью перейти на ЭДО. Тогда только часть процессов уходит в онлайн, например обмен документами в работе с маркированным товаром. Это связано с тем, что применять ЭДО обязательно для ряда категорий маркируемого товара.
Безопасно ли переходить на электронный документооборот?
Организовать систему электронного документооборота в компании помогают операторы ЭДО, к которым выдвигают строгие требования безопасности и сохранности информации. Поэтому операторы используют защищенные каналы передачи, резервные копии, предлагают пользователям двухфакторную аутентификацию. Больше о безопасности в ЭДО пишем здесь.
Кто отвечает за внедрение системы электронного документооборота?
Основную работу по внедрению ЭДО берут на себя компании-операторы: предоставляют сервис, уведомляют налоговые органы о новом пользователе, следят за соблюдением законов. Внутри организации внедрение курируют назначенные сотрудники.
Поможем внедрить ЭДО — подключите Диадок и начните экономить на документообороте
Подключиться
Система электронного документооборота (СЭД)
Электронный документооборот через оператора ЭДО в качестве посредника осуществляется с помощью системы электронного документооборота (СЭД).
СЭД используется в качестве инструмента, который позволяет быстро формировать и обмениваться электронным документами внутри компании, а также с контрагентами контролирующими органами.
Что такое система электронного документооборота (СЭД)
Система электронного документооборота представляет собой программное обеспечение, которое устанавливается на ПК, или облачный сервис, не требующий установки. С помощью СЭД компании организуют внутренний и внешний электронный документооборот. При этом для обмена документами в электронном виде используется электронная подпись. Она обеспечивает электронные документы юридической значимостью.
Компании, сделавшие выбор в сторону электронной системы управления документооборотом, отмечают сокращение времени на обработку и подготовку отчётных документов примерно на 75%. Файлы передаются мгновенно как внутри организации, так и при работе с контрагентами. Экономятся время и ресурсы за счёт уменьшения затрат на бумагу, копировальные расходники и услуги курьерской службы.
Система электронного документооборота позволяет создавать, изменять и отправлять практически любой юридически значимый документ в электронном виде. Важно лишь соблюдать законодательные требования.
Развитие систем электронного документооборота
Системы электронного документооборота (СЭД) стали интегрировать в отечественную практику ещё в 90-х годах. Именно тогда на рынке появились первые программные решения, призванные автоматизировать производство. За последние 20 лет был пройден длительный путь от простых решений до масштабных систем ЭДО в рамках компании. Растёт охват процессов, пользователей, ставятся новые задачи, становятся доступными новые виды документов.
За время своего существования информационные системы электронного документооборота успели зарекомендовать себя как эффективный механизм. Появление новых задач вело к появлению инструментов для их решения.
Современные СЭД отвечают требованиям как мелкого бизнеса, так и крупных предприятий. Специализированные системы подходят и коммерческому сектору, и государственным учреждениям, что говорит о широком распространении документов в электронном виде.
Процедура обмена цифровыми материалами по телекоммуникационным каналам связи происходит в рамках системы оператора ЭДО, который включён в реестр налоговой инспекции.
Нормативно-правовая база
Переход на ЭДО приводит к изменению рабочих процессов в организации. Чтобы не допустить сбоев и обеспечить результативность, необходимо соблюдать требования нормативно-правовых актов, регулирующих цифровое делопроизводство.
Правовое регулирование обеспечивают:
- Федеральные законы:
- «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27 июля 2006 года № 149-ФЗ;
- «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ;
- «О персональных данных» от 27 июля 2006 года № 152-ФЗ;
- «О коммерческой тайне» от 29 июля 2004 года № 98-ФЗ;
- «Об электронной подписи» от 6 апреля 2011 года № 63-ФЗ.
- Постановления Правительства РФ, а также региональных правительств.
- Приказы Минфина, Минюста, Росстандарта, Росархива и других ведомств.
- Государственные стандарты:
- ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;
- ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Управление документами. Общие требования»;
- ГОСТ Р 54471-2011/ISO/TR 15801:2009 «Системы электронного документооборота. Управление документацией. Информация, сохраняемая в электронном виде. Рекомендации по обеспечению достоверности и надёжности»;
- ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»;
- ГОСТ Р 53898-2013 «Системы электронного документооборота. Взаимодействие систем управления документами. Технические требования к электронному сообщению. Разработка ГОСТ Р» и другие стандарты ГОСТ.
- Общероссийские классификаторы и ряд других документов.
Для деятельности разработчиков СЭД не установлено строгих правил, однако законодательством предусмотрены наказания за неправомерный доступ к информации, а также за разглашение государственной или коммерческой тайны. Разработчики СЭД могут понести как административную, так и уголовную ответственность в зависимости от тяжести нарушения.
Классификация СЭД
Системы электронного документооборота предназначены для решения конкретных задач. По этому критерию их можно разделить на следующие виды:
- ЭДО регистрационного типа;
- формирующие цифровую документацию;
- позволяющие автоматизировать работу с архивами;
- для управления архивными данными;
- для обработки документов в цифровом виде;
- для контроля работы устройств для хранения информации.
Сейчас операторы в большей степени создают комплексные системы электронного документооборота, которые могут иметь в себе все вышеперечисленные функции. Для того чтобы у потребителей была возможность выбрать и использовать только нужные им функции, операторы создают разные тарифы в зависимости от того, кто является пользователем.
Выделим следующие виды СЭД:
- Системы делопроизводства. Такой выбор применим в компаниях, имеющих строгие правила обмена материалами и вертикальную систему управления. Внедрение делопроизводственной системы позволяет сделать работу с корреспонденцией и обращениями клиентов более упорядоченной и добиться грамотного движения внутренней документации в пределах предприятия.
- Цифровые архивы. Гарантируют структурированное хранение документов с разграничением прав доступа. При этом бумаги подвергаются оцифровке — переводу в электронный вид.
- Workflow-система. Этот выбор поможет добиться автоматизации бизнес-процессов фирмы в целом. Здесь существует чёткое определение процесса: что, когда и каким образом следует сделать. Отрицательными моментами являются лишь сложность и длительность внедрения.
- ECM-системы. Отличаются тем, что дают возможность работать со структурированным и неструктурированным контентом. Также важным преимуществом становится гибкость функциональности.
Только после тщательного анализа информации следует принимать решение и выбирать ту систему электронного документооборота, которая подойдёт именно для вашей конкретной ситуации.
Требования к системам электронного документооборота (СЭД)
Современные СЭД ускоряют бизнес-процессы, а также позволяют логично их выстроить. В связи с этим даже к базовому набору опций СЭД предъявляются высокие требования.
Системы электронного документооборота имеют схожую функциональность. Выбирая СЭД для работы с электронными документами, необходимо учитывать потребности, технические цели и бизнес-задачи организации, а также наличие базовых опций системы. В основной перечень таких опций входят:
- возможность формирования, редактирования и комментирования документов, а также их распознавания, регистрации, согласования и подписания непосредственно в СЭД;
- организация единого электронного архива с функцией поиска файлов в нём;
- оформление резолюций и контроль за исполнением;
- возможность протоколировать действия и формировать отчётность;
- поддержка разграниченного доступа сотрудников к документации.
Помимо вышеперечисленных функций, к базовым опциям СЭД относятся интуитивно понятный интерфейс, наличие квалифицированной технической поддержки и высокая степень защиты данных.
Помимо вышеперечисленных функций, к базовым опциям СЭД относятся интуитивно понятный интерфейс, наличие квалифицированной технической поддержки и высокая степень защиты данных.
Функциональность готовых решений СЭД
В основном организации используют готовые, «коробочные» решения. Внедрение таких СЭД требует меньше времени, чем внедрение индивидуальных систем. Несмотря на то что готовые системы ЭДО имеют универсальную функциональность, опции таких систем можно кастомизировать под конкретные нужды. Это позволяет быстро наладить делопроизводство внутри любой компании вне зависимости от сферы её деятельности.
Интегрировать систему в виде программы или онлайн-сервисов в большинстве случаев просто, но она должна выполнять множество задач, что является одним из основных критериев выбора СЭД.
Единая система документооборота на предприятии должна выполнять широкий спектр задач. Поэтому системы электронного документооборота предназначены для выполнения следующих функций:
- получение, регистрация, обработка документов
- организация хранения и поиска документации;
- подготовка аналитической отчётности;
- контроль исполнения документов;
- выставление задач сотрудникам и др.
Дополнительные функции позволяют существенно расширить опции применения СЭД посредством её интеграции с другими системами. Это также может иметь значение при выборе системы.
Плюсы внедрения системы электронного документооборота
Переход на ЭДО и внедрение СЭД обеспечивает следующие преимущества:
- Уменьшение материальных затрат, что особенно заметно на крупных предприятиях.
- Обеспечение экономии на базовых процессах и отдельных операциях.
- Сокращение рисков.
Выбор информационной системы документооборота позволяет добиться реального роста прибыли и показателя ROI. Достигается увеличение эффективности деятельности предприятия и скорость принятия решений.
СЭД должна гарантировать уменьшение времени на обработку и подготовку отчётности примерно на 75%. Также должна стать выше скорость движения информпотоков. Экономятся и ресурсы за счёт уменьшения затрат на канцелярию.
Качественные показатели могут быть выражены в виде роста производительности труда персонала до 25%, а также сокращения риска потери документации и повышения уровня корпоративной культуры.
Можно ли совмещать ЭДО с бумажным документооборотом
Совмещать делопроизводство в электронном виде с ведением документов на бумаге можно, но не всегда нужно. Например, первичные учётные документы (счета-фактуры, универсальные передаточные документы, товарные накладные и тому подобные документы) могут быть составлены как на бумажном носителе, так и в электронном виде (п. 5 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ), однако при формировании таких документов в электронном виде не нужно их дублировать на бумагу. Электронные первичные учётные документы подписываются усиленной квалифицированной электронной подписью, которая гарантирует их юридическую значимость, приравнивая к документам на бумаге, подписанным рукописной подписью
В некоторых случаях оформление бумажного документа наряду с электронным обязательно. Например, в кадровом делопроизводстве, несмотря на практический полный переход в электронный формат, на бумаге остаются:
- приказ об увольнении (кроме случаев увольнения удалённых сотрудников, которые были приняты на работу в соответствии с требованиями Федерального закона № 407-ФЗ),
- акты о несчастном случае на производстве,
- журналы с инструктажем по охране труда.
Как различаются СМЭВ, МЭДО и СЭД
СЭД может быть использована для внедрения не только в организациях, но и в государственных органах. Для взаимодействия друг с другом госучреждения используют систему межведомственного электронного взаимодействия (СМЭВ). С её помощью госорганы обмениваются данными. Кроме того, в целях обмена информацией, необходимой для оказания госуслуг физическим и юридическим лицам, СМЭВ используют внебюджетные фонды и кредитные организации.
В органах государственной власти используется система межведомственного электронного документооборота (МЭДО). С её помощью в защищённом режиме происходит между администрацией президента РФ, аппаратом правительства РФ, федеральными органами исполнительной власти и органами исполнительной власти субъектов РФ, а также информирование высших органов государственной власти о ходе исполнения поручений.
Выбор системы электронного документооборота (СЭД)
При выборе СЭД следует ориентироваться на ряд важных параметров. В соответствии с этими характеристиками можно понять, насколько конкретное решение подходит фирме.
Учитывайте следующие критерии, когда будете выбирать систему:
- соответствие поставленным фирмой задачам;
- соответствие принятым в отрасли фирмы стандартам;
- поддерживаемые виды документов;
- уровень техподдержки решения со стороны разработчика;
- степень защищённости;
- наличие документации по вопросам администрирования либо внесения корректировок в настройки;
- необходимость установки дополнительного ПО;
- скорость восстановления работы СЭД при массовых сбоях;
- возможность автоматизировать стандартные процессы или подготовку определённого типа документов;
- наличие системы массового ввода документации;
- возможность интеграции СЭД с корпоративной информационной системой, а также с ПО, которое используется в работе (почтовые программы, офисные приложения).
Следует также обратить внимание на то, какое место занимает разработчик на рынке СЭД. Как правило, продукты крупнейших игроков соответствуют запросам большинства пользователей, оперативно обновляются и работают стабильнее.
В случае сложной организационной структуры компании или территориальной разрозненности подразделений большое значение имеет возможность масштабирования СЭД (увеличения количества рабочих мест, на которое рассчитана система) и кастомизации опций при расширении организации, а также наличие удалённого доступа и маршрутизации документов.
Стоимость СЭД тоже играет немаловажную роль. В неё входит не только цена лицензии и подключения сервиса, но и стоимость обучения сотрудников, администрирования, технической поддержки и др.
Перед выбором нужно проанализировать сведения о нескольких вариантах, оценить их с позиции схем лицензирования, стоимости. При возможности установите демоверсию выбранных решений, чтобы воспользоваться на практике. Обратить внимание также нужно на то, каким документооборотом вы пользуетесь чаще — внешним или внутренним.
Астрал.ЭДО — это облачный сервис для обмена юридически значимыми документами с контрагентами без дублирования на бумаге. СЭД поддерживает все виды отчётности в контролирующие органы. В сервисе реализован несгораемый остаток исходящих документов — неиспользованное количество исходящих документов не пропадает, а переносится на следующий период. Кроме того, предусмотрен бесплатный роуминг, не требующий отдельных настроек, а также передача УПД с кодами товаров, подлежащих обязательной маркировке. Сервис можно попробовать бесплатно без ограничений по функциональности.
Как происходит внедрение СЭД в делопроизводство организации
К процессу внедрения СЭД необходимо подойти комплексно. Выбор системы ЭДО, приобретение лицензии и установка необходимого ПО на рабочие места это только завершающий этап. Перед этим необходимо провести анализ бизнес-процессов, определить, под какие задачи предприятия должна быть адаптирована СЭД, перевести делопроизводство в электронный формат.
Внедрение СЭД происходит в следующем порядке:
- проведение анализа бизнес-процессов и изучение регламента по работе с документами;
- подготовка нормативной базы для перехода на ЭДО — положения об ЭДО и приказа о переходе на ЭДО;
- заключение договора с оператором электронного документооборота, СЭД которого будет использоваться;
- подготовка рабочих мест: установка необходимого программного обеспечения или его интеграция с корпоративной информационной системой;
- тестирование и оценка СЭД, а также её введение в опытную эксплуатацию;
- обучение персонала работе с электронными документами в СЭД.
В локально-нормативных актах о переходе на ЭДО описываются термины, определения и правила работы с документами, а также устанавливается порядок доступа к СЭД и взаимодействия с системой.
В начале работы в СЭД возможны сложности, как правило, возникающие в связи с человеческим фактором. Сотрудники не сразу приспосабливаются к изменениям в рабочем процессе, поэтому могут возникать ошибки.
Если вы используете программы 1С, дополнительное обучение сотрудников не понадобится — работа с сервисом 1С-ЭДО будет происходить в привычном интерфейсе. Установки специального ПО не потребуется, так как модуль ЭДО встроен в 1С. Чтобы подключить сервис, оставьте заявку на нашем сайте.
Система Электронного Документооборота (СЭД)
-
Владимир Андреев
- 1 ноября 2021
- Статьи
Обязательный элемент «цифровой» инфраструктуры современного предприятия или организации — это система документооборота. Работу с внешними и внутренними документами относят к наиболее сложноорганизованному, трудоёмкому и «проблемному» участку деятельности предприятий. Электронные решения дают возможность существенно упростить и оптимизировать её.
Российский рынок СЭД, ECM и CSP-систем в 2020-2021 году продолжает показывать уверенный рост (по данным аналитического портала TAdviser). Использование специализированных систем, в частности внедрение электронного документооборота, сегодня актуально как для компаний коммерческого сектора, так и государственных учреждений. Первым они открывают перспективы по повышению прибыльности, отдачи от работы, а для вторых будут эффективным решением задач по оптимизации потоков информации и бумаг, межведомственному взаимодействию и работы с обращениями граждан.
Система электронного документооборота (СЭД) — необходимость, а не опция. Большинство сегодняшних компаний создают офисные бумаги в цифровом виде, но, из-за несовершенства процессов обмена информацией сотрудники вынуждены распечатывать их, передавать в «физическом» виде и терять время и силы на ненужную рутину. Неэффективный формат бывает трудно поменять — для этого необходимо автоматизировать деятельность фирмы комплексно, но результат превысит все ожидания. Грамотно организованная СЭД или ЕСМ-система (система управления контентом организаций), включающая правильно подобранные сервисы электронного документооборота, поможет наладить управление информацией и потоками документов на всех уровнях и стадиях существования.
Общие сведения об элементах и структуре СЭД
Изначально создаваясь как инструмент традиционного делопроизводства и его автоматизации, сегодня СЭД развились в многофункциональные, комплексные продукты. Система электронного документооборота — это решение, которое:
- обеспечивает процесс создания и перемещения внутрифирменной документации в электронном виде;
- обрабатывает поступающую корреспонденцию и внешние нормативно-распорядительные документы;
- упрощает контроль над документопотоками;
- помогает эффективно управлять отношениями с партнерами, клиентами и так далее.
В компании СЭД обеспечивает работу со всеми документами в электронной форме — любым набором информации, сохраненном или переданном на ПК. Их необходимо сопровождать атрибутами на своеобразных «карточках», которые идентифицируют единицу.
Документооборот в электронной форме — это способ централизованно организовать работу с бумагами, где большинство регистров и операций представлены в электронном виде. Соответственно, система, управляющая им, представляет собой решение с инструментарием – комплексом сервисов электронного документооборота — для осуществления всех процедур по созданию, изменению, поиску документов и поддержке взаимодействия между сотрудниками компании.
Иногда её называют EDMS (Electronic Document Management System) или вышеупомянутой ЕСМ, но эти термины несколько шире, чем СЭД — к последней необходимо добавить средства обеспечения сохранности информации, ввода бумажных документов в цифровую среду, обработки мультимедийного контента и так далее. Система электронного документооборота базируется на потоках работ — Workflow, представляющих собой действия сотрудников в границах выделенного бизнес-процесса.
В процессе собственной эволюции СЭД постепенно «научились» сопровождать и обеспечивать бизнес-логику всего жизненного цикла документа, а потом – автоматизировать сквозные бизнес-процессы, связанные с документооборотом, частично принимая на себя функции BPM-систем (Business Process Management).
С 2017 года развивается концепция CSP (Content Service Platform), для которой характерен отказ от монолитной архитектуры систем прежних поколений в пользу платформы, которая поставляется в виде набора сервисов. Современные СЭД, включая Docsvision, представляют собой CSP-платформы, которые объединяют и поддерживают работу сервисов, необходимых для конкретной компании на данном этапе её жизненного цикла и с учётом специфических задач. При этом платформа оставляет возможность в любой момент добавить новый сервис, обновить или доработать отдельный модуль. Это позволяет одновременно и эксплуатировать систему, и развивать её без необходимости ставить на паузу производственные и бизнес-процессы.
Выбрать оптимальную по набору сервисов редакцию Docsvision, ознакомиться со стоимостью модулей и вариантами лицензирования можно на странице «Стоимость Docsvision и сравнительные характеристики редакций».
Достоинства СЭД
Существующая базовая структура СЭД зарекомендовала себя как действенный, эффективный механизм, который удобен для предприятий и учреждений любого масштаба. Рынок СЭД активно развивается, так как и государственный сектор (активный потребитель), и бизнес-структуры заинтересованы в сервисах электронного документооборота. Также развитию систем способствует расширение сферы применения электронных подписей и увеличенное внимание к вопросам безопасности информации. Эффективно решать их можно при помощи качественных и продуманных программ.
Современная система документооборота имеет множество достоинств — она:
- обеспечивает прозрачность документопотока и всех бизнес-процессов компании — все действия и перемещения бумаг можно отследить и контролировать;
- повышает дисциплину труда и исполнения задач — прозрачные системы удобны для фиксации результатов и факта отклика на требование;
- сокращает временные затраты на каждодневный рутинный труд — не нужно подолгу искать, согласовывать бумаги, оборот их ускоряется;
- защищает информацию от утечки, обеспечивая безопасность данных и строгое разграничение прав доступа;
- основана на принципах, оговоренных в стандартах качества ISO;
- легко внедряется среди сотрудников — при условии грамотно организованной системы обучения персонала;
- даёт предприятию конкурентные преимущества, помогает поддерживать и развивать внутрикорпоративную культуру и так далее.
Система электронного документооборота (СЭД) включает, в том числе, управление нормативными регистрами. Поэтому её работа должна быть организована в соответствии с требованиями законодательства.
Стандарты и правовая база для СЭД
Конкретных стандартов или законов для электронных бизнес-систем в отечественном правовом поле немного, и при разработке СЭД её создатели ориентируются на разнообразные нормативные документы для «классического» делопроизводства. Среди основных нормативно-регулирующих актов стоит назвать:
- федеральное законодательство об электронной подписи (63-ФЗ), об информации и её защите (149-ФЗ), о персональных данных (152 и 363-ФЗ) и так далее;
- отраслевые правила и требования — приказы Росстандарта и Росархива, письма Минюста РФ, Минфина РФ и других государственных органов;
- постановления федерального и региональных правительств;
- стандарты и ГОСТы по делопроизводству, архивам, системам распорядительной документации — Р 7.0.8-2013, ГОСТ Р 7.0.97-2016 и другие.
Иногда нормативные акты противоречат друг другу, а правила носят рекомендательный характер, и разработчики стараются делать СЭД компании максимально адаптивной и гибкой. Также нужно учитывать постоянно изменяющиеся требования к работе с электронными подписями, что критически важно для сохранения юридической значимости электронного документооборота. Необходимо, чтобы все официальные электронные бумаги организации были легитимны, достоверность их легко определялась. Всё это нужно предусмотреть при принятии решения, какую систему электронного документооборота внедрять для корпоративного использования.
Функциональные возможности СЭД
Задачи системы электронного документооборота сегодня уже вышли далеко за контур «классического делопроизводства», и это значительно повышает требования даже к базовой функциональности СЭД. Подробно об этом можно прочитать в буклете «Актуальные задачи современной СЭД», а кратко можно сформулировать, что система должна обеспечивать все следующие функции:
- управление документацией — ввод и регистрация, повседневная работа, контроль потоков;
- связь с бумажным документооборотом;
- организованный поиск и получение данных и документов — быстрый, в соответствии с уровнем допуска;
- отслеживание актуальности документации (особенно, внешней, входящей) и архивирование устаревших документов;
- поддержка должного уровня информационной безопасности;
- простой и интуитивно понятный для конечных пользователей интерфейс программы.
Система электронного документооборота должна быть оснащена удобными инструментами настройки, локализации, хорошо масштабироваться. Важно, чтобы разработчик предусмотрел возможности организации единой СЭД в географически удалённых друг от друга подразделениях компании. В системе необходимо организовать упорядоченный электронный обмен информацией между иерархическими уровнями, а также грамотно внедрить её на реальном предприятии.
Внедрение СЭД и оценка её эффективности
Компания Docsvision предлагает качественные и современные сервисы электронного документооборота для решения задач по организации и поддержке электронной работы с документами. Мы обеспечиваем комплексный подход: вместе с самим программным продуктом предоставляем весь спектр поддержки по внедрению решений, обучению персонала и сервисному обслуживанию СЭД.
Скачать буклет бесплатноВнедрение электронного документооборота на предприятии — важный этап, на нём происходит окончательная «шлифовка» системы и настройка её под прикладные задачи заказчика.
Обычно внедрение состоит из следующих этапов:
- исследования текущей ситуации в компании, создания плана внедрения;
- перенос спроектированного продукта на реальные мощности компании — система СЭД адаптируется под них;
- тестирование работоспособности настроенного продукта;
- обучение руководства и персонала — методом «шоковой терапии» или постепенно;
- эксплуатация и корректировки в её процессе, масштабирование, решение текущих задач.
Система документооборота должна также быть бизнес-эффективной и окупить вложения в неё. Для такой оценки можно использовать методики расчёта возврата инвестиций в IT-проекты и, в общем смысле, в любые нематериальные активы. Необходимо учитывать, насколько активно к работе привлекались сторонние эксперты, какова отдача от их вмешательства, каковы перспективы относительно дальнейшей прибыльности. Можно столкнуться с ситуацией, когда расчёт эффективности обойдется заказчику дороже, чем сама СЭД, но делать это нужно.
Стоит учесть, что традиционные методики оценки недостаточно точно определяют результат — внимание уделяют затратам на покупку и внедрение, не учитывая оптимизацию работы различных отделов, ускорение обработки документов (и снижение риска штрафов за несоблюдение сроков ответа на запросы), более простое принятие оперативных решений благодаря доступу к любому срезу информации. Примеры оценки бизнес-эффекта внедрения СЭД можно посмотреть в кейсах реализованных проектов наших клиентов. Рассматривать эффективность СЭД необходимо в комплексе, вместе с процессами и бизнес-выгодой от их автоматизации.
Помимо общего функционала платформа Docsvision предлагает готовые прикладные решения для внутреннего и внешнего (с покупателями и поставщиками) документооборота, договорного документооборота, электронного архива и хранения всех видов контента предприятия, кадрового документооборота, делопроизводства, цифрового управления процессами и командой.
Готовые решения СЭД →
Работа с документацией занимает львиную долю времени и ресурсов любой организации, ведь бумаги сопровождают все этапы предпринимательской деятельности. Упорядочивание процессов документооборота сразу разительно поднимает эффективность управления и учета, недостатки системы оборота документации создают для бизнеса множество проблем.
Вопрос: Правомерно ли принять к учету в целях исчисления налога на прибыль электронные скан-копии документов, подписанные ЭЦП, если электронный документооборот сторонами не применяется?
Посмотреть ответ
Автоматизация затронула и эту сторону предпринимательства.
- Рассмотрим особенности создания и функционирования на предприятии единой организационной системы, обеспечивающей движение документов в электронной форме,
- обсудим, как выбрать наиболее подходящую систему,
- познакомимся с самыми популярными СЭД.
Вопрос: Как при внедрении электронного документооборота оформить передачу полномочий на право подписи первичных документов электронной подписью материально ответственному лицу и нужно ли вносить изменения в кадровые документы?
Посмотреть ответ
Суть систем СЭД
Документооборот – термин, характеризующий все процессы на предприятии, связанные с фиксацией различных актов в форме документации:
- первоначальное написание или получение;
- регистрация;
- обеспечение исполнения соответствующих действий по документу;
- контроль над исполнением;
- учет;
- архивирование;
- хранение;
- использование повторно;
- наведение справок;
- рассылка.
СПРАВКА! К документообороту также относится процесс организации всей вышеупомянутой деятельности. Важно различать документооборот и делопроизводство: последнее понятие шире, оно обозначает всю деловую отрасль, связанную с документацией, и включает в себя первое.
Долгое время процесс документооборота осуществлялся исключительно в бумажной форме, но современные технологии позволяют автоматизировать эту систему и перейти на полностью безбумажный вариант либо значительно сократить поток документации на бумаге.
Какие установлены правила для внедрения электронного документооборота?
Существует несколько вариантов наименования такой автоматизированной электронной системы работы с документацией:
- СЭД – система электронного документооборота;
- СЭДД – система электронного документооборота и делопроизводства;
- САД – система автоматизации делопроизводства;
- СЭДО – система электронного документооборота;
- САДО – система автоматизации документооборота.
Самой общеупотребительной является аббревиатура СЭД.
Вопрос: Можно ли при подписании дополнительных соглашений к договору использовать квалифицированную электронную подпись, если изначально стороны не согласовывали возможность электронного документооборота?
Посмотреть ответ
Обязательным компонентом СЭД является употребление электронной подписи – идентификатора электронного документа, гарантирующего его подлинность (исполняет роль личной визы на бумажном документе).
Плюсы внедрения СЭД
Самым очевидным преимуществом использования на предприятии электронного документооборота является возможность счастливо избежать множества проблем, практически неизбежных при традиционной бумажной форме делопроизводства. К ним относятся:
- ошибки вследствие человеческого фактора;
- утеря нужного документа;
- время, затраченное на поиски необходимой бумаги;
- проблемы с отправкой, доставкой и получением документации;
- сложности при необходимости изготовления дубликатов;
- дополнительные действия, связанные с хранением, архивированием и уничтожением накопившихся бумаг;
- затраты на канцелярские товары;
- меньшая степень защищенности от подделок и возможного вреда и др.
Положительные качества СЭД, резко влияющие на эффективность бизнес-процессов, вытекают из принципов применения этой системы.
- Однозначная идентификация – в электронной форме документ регистрируется единожды, после чего его легко можно автоматически идентифицировать.
- Параллельные операции – в электронной форме можно взаимодействовать с несколькими документами почти одновременно, отсюда повышается оперативность и снижаются временные затраты.
- Единство документальной базы – все документы сведены в согласованную систему, в результате чего не дублируются и не теряются.
- Легкий поиск – система автоматической идентификации позволяет быстро отыскать нужный документ по минимуму исходных данных.
- Возможность прикрепления – к любому документу в электронном виде можно присоединить один или несколько файлов, что позволяет снабдить его необходимыми приложениями и атрибутами.
- Развитая отчетность – электронная форма позволяет группировать документы по необходимым основаниям, что позволяет контролировать все стадии движения документации и обеспечивать полный и достоверный учет по нужным факторам.
- Гибкая адаптация – электронный документооборот несложно быстро приспособить под любые производственные нужды.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Чтобы обеспечить все отмеченные плюсы СЭД, персоналу, работающему с документацией, необходимо будет переквалифицироваться и освоить новые навыки.
Какие бывают СЭД
Программный продукт, призванный выполнять функции автоматизации документооборота, различается по набору заложенных в него функций.
- Универсальные СЭД (их еще называют «пакетными» или «коробочными» – стандартизированные системы, обеспечивающие базовые функции делопроизводства. Их отличительные черты:
- сравнительно небольшой функционал;
- неадаптированность под конкретику фирмы;
- доступность и простота в установке и внедрении;
- самые недорогие по стоимости.
- СЭД индивидуальной разработки – системы, изготавливаемые специально для удовлетворения потребностей конкретного заказчика. Для таких продуктов характерны:
- максимальная персонификация;
- дополнительные траты на переобучение сотрудников и закупку оборудования;
- высокая стоимость;
- требует больше времени на разработку, установку и внедрение.
- Комбинированные СЭД – на базе универсальной платформы вносятся дополнительные индивидуальные надстройки. Установка такой системы позволяет решить следующие задачи:
- полностью подходит для обеспечения потребностей организации;
- затраты на разработку, установку и введение в эксплуатацию снижаются;
- базовые модули позволяют быстро освоить систему и обучить персонал;
- может взаимодействовать с другими программными продуктами;
- заказчик получает полное право на программный продукт.
ВНИМАНИЕ! При внедрении на предприятии универсальной СЭД работодателю придется приобретать лицензию на новые внедряемые рабочие места.
В зависимости от комплектации, возможности той или иной СЭД обеспечивают автоматизацию различных областей производственной деятельности, которые можно по-разному комбинировать:
- Делопроизводство.
- Общий оборот документов.
- Управление договорами.
- Архивирование.
- Руководство проектами.
- Специальная документация.
- Взаимодействие с входящей документацией.
Как выбрать подходящую СЭД
Чтобы подобрать оптимальный вариант для автоматизации документооборота организации из достаточно широкого ассортимента представленных на рынке, нужно знать, на какие параметры следует обращать внимание.
Ключевыми факторами при отборе являются следующие характерные для организации моменты:
- готовность к замене бумажной документации ее электронным аналогом («зрелость» документооборота);
- цели внедрения СЭД;
- возможность дальнейшего развития;
- ресурсы, выделяемые для внедрения (временные и денежные).
Рассмотрим каждый фактор подробнее:
- Зрелость исходного документооборота. Чем лучше организован в компании бумажный документооборот, тем легче внедрить СЭД, поскольку она сразу снимет все сложности, предоставив взамен преимущества более эффективного делопроизводства. Потребуются сравнительно небольшие временные и финансовые затраты на установку системы и подготовку персонала. На более низких уровнях организации документооборота сначала придется потратить силы на формализацию основных документоведческих процессов, а затем уже переводить их в электронную форму.
- Цели внедрения. Выбор обуславливается набором функций, которые будет обеспечивать та или иная СЭД. В каждом конкретном случае руководство решет, достаточно ли будет базовых характеристик или потребуется персонификация.
- Резервы. Когда автоматизация требуется для уже формализованных процессов, есть высокая вероятность их специфичности. Развитие организации предусматривает изменения и в документообороте, на которые система должна быть потенциально способна. Поэтому при закладываемых резервах развития внедряемая СЭД должна быть как можно более гибкой.
- Ресурсы. Стоимость, выраженная во времени и в деньгах, в конечном итоге является инвестиционной составляющей. Поэтому нужно брать во внимание не только цену программного обеспечения и его установки, но и то, во сколько обойдется само владение этой системой. Дополнительными затратами могут быть средства на «апгрейд» уже функционирующей СЭД, переобучение сотрудников и т.п.
Краткий обзор нескольких популярных СЭД
На современном рынке России на сегодня применяется около 20 различных СЭД. Проанализируем самые общеупотребительные из них, которые успешно себя зарекомендовали в деле повышения эффективности управления предприятием.
- «Практика». В 2012 году эту систему Минкомсвязи внедрило как основную для документооборота, у нее около 4 тыс. клиентов. Системой пользуется большинство государственных учреждений г. Москвы. Эту программу можно использовать в облачной или серверной версии. Стоимость абонентской платы для организации сравнительно невысока, за каждого дополнительного пользователя вносится доплата.
- «Naumen DMS» – разработка, выполненная на основе NauDoc (в недавнем прошлом одной из самых популярных СЭД), но в усовершенствованной и дополненной версии. Является частью более широкой системы управления процессами предпринимательства.
- «Directum» – система, делающая акцент на принципах коллективного взаимодействия. Содержит удобные механизмы создания баз по документации, организации конференций, собеседований, совещаний и пр.
- «CompanyMedia» – наоборот, обеспечивает максимальную персонификацию. С помощью этой СЭД легко создать персональные рабочие места и обеспечить их функционирование.
- «Дело» – лидирующий продукт, занимающий почти половину рынка СЭД в РФ, которым пользуется Центробанк, Сбербанк, Ростелеком и другие крупные организации.
Cодержание
- Электронный документооборот, что это и как работает?
- Функции электронного документооборота
- Какие выделяют виды электронного документооборота
- Особенности организации электронного документооборота
- Какие документы нельзя переводить в электронный документооборот
- Какие программы существуют для электронного документооборота
- Преимущества перехода на электронный документооборот
Бумажное делопроизводство — это громоздкая система, которая часто создаёт проблемы как для бизнеса, так и для простых граждан. Для того чтобы повысить эффективность управления и сократить трудозатраты, был разработан электронный документооборот. В последние годы данная система получила государственную поддержку в виде законодательных актов и государственных программ. Несмотря на это, использование документов в электронном виде ещё не приняло массового характера, хотя его внедрение значительно упрощает работу организации, повышает производительность труда и снижает издержки.
Электронный документооборот, что это и как работает?
Электронный документооборот или ЭДО — это система, предназначенная для оперативного и безопасного обмена документацией в электронном виде без использования бумажных носителей. Она включает в себя комплекс процессов для создания, редактирования, регистрирования, обмена и хранения документов с использованием специального программного обеспечения. Вся документация ведётся в цифровом формате, что позволяет увеличить скорость работы, повысить удобство для работников и конфиденциальность сведений, а также значительно уменьшить издержки на бумагу, распечатку и обслуживание принтеров, а также на услуги доставки.
Документ в электронном виде — это информационный файл, который используется для обработки и передачи данных с использованием ИТ-систем. Обычно документы имеют утверждённую стандартизированную форму. Законодательно приняты такие виды документов, как счет-фактуры, транспортные накладные, трудовые книжки, некоторая кадровая документация, больничные листы и прочие. Для того чтобы электронный документ стал юридически значимым, необходимо, чтобы ответственный сотрудник подписал его при помощи электронной цифровой подписи (ЭЦП), получаемой ответственными сотрудниками в ФНС или УЦ.
Как работает ЭДО:
- сотрудник создаёт необходимый документ, к примеру, заявление;
- после этого он ставит свою ЭЦП и пересылает через сервис ЭДО нужному контрагенту;
- получатель изучает файл, если его всё устраивает, тоже ставит свою цифровую подпись;
- отправляется уведомление, которое позволяет начать необходимые действия, описанные в документе, например, переводить оплату за товары или услуги.
Документ в электронном формате обладает аналогичной юридической силой, что и бумажный вариант. Но это будет возможным, только если получатель не вносил правки в оригинал, иначе он будет считаться недействительным.
Функции электронного документооборота
Так как электронный документ — это файл, то существует возможность автоматизировать шаблонные операции с ним, увеличив скорость работы сотрудников. Все системы электронного документооборота (СЭД) предлагают своим клиентам базовый функционал:
- выполнять регистрацию документов;
- контролировать движение документации, отслеживать исполнение процессов, вести историю взаимодействия;
- настраивать уведомления о статусе документа;
- создавать справочники и реквизиты и редактировать их;
- выполнять анализ и создавать отчёты по делопроизводству;
- импортировать документы из сети или из ПК;
- проверяет ЭЦП на действительность при подписании;
- позволяет отправить и получить приглашения;
- выполнять прямую интеграцию, то есть создавать на основе шаблона новый документ;
- сканировать и распознавать бумажные документы и осуществлять экспорт/импорт;
- уведомлять налоговую службу о подключении к обмену, например, счёт-фактурами;
- обеспечение конфиденциальности информации, а также ограничение доступа;
- гарантирует правильность форматов документов по регламенту и соблюдение законодательства.
Некоторые программы имеют специализированные функции ЭДО, например, система для работы с проектными документами может работать с графическими типами файлов. Часть задач автоматически настроены и работают для всех, но можно также дополнительно подключать необходимые модули или провести интеграцию с другими системами, например, с 1С или Битриксом.
Какие выделяют виды электронного документооборота
Электронный документооборот делает работу компаний более простой и эффективной, при грамотном оформлении документов электронный формат имеет такую же юридическую силу, как и бумажный вариант. Документооборот подразумевает работу с широким спектром информации, поэтому выделяются различные виды ЭДО в России. Например, документооборот может быть классифицирован по отраслям:
- кадровый;
- управленческий;
- бухгалтерский;
- налоговый;
- технический;
- производственный и другие.
Кроме того, ЭДО может быть:
- внутренним, то есть ЭДО внутри организации;
- внешним, для обмена документами с партнёрами, покупателями, контролирующими органами;
- ЭДО с государством, что подразумевает сдачу отчётности в Федеральную налоговую службу, Пенсионный фонд, Фонд социального страхования и прочие контролирующие организации.
Рассмотрим более подробно основные типы документооборота.
Внутренний ЭДО
Для работы организации обязательно должно быть внутреннее делопроизводство, в котором участвуют только руководители и сотрудники компании. С помощью внутреннего ЭДО регулируются все рабочие процессы в организации и деятельность работников. Этот вид делопроизводства практически не регулируется государственными органами, поэтому руководство организации может самостоятельно определять правила работы. Какие документы можно отправлять по ЭДО для использования внутри организации: заявления, приказы, служебные записки, инструкции, протоколы совещаний, уставы и прочие.
Для того чтобы организовать внутренний ЭДО применяют СЭД. Они помогают увеличить эффективность и сделать обмен сведениями между сотрудниками, филиалами или подразделениями более быстрым, оперативно знакомить работников с приказами или инструкциями и информировать об изменениях в документах, отслеживать исполнение и статусы, а также оценивать производительность труда работников. Какие бывают системы электронного документооборота:
- коробочная версия или универсальные, они имеют стандартные функции, просты в установке, но могут не иметь необходимой функциональности для решения задач организации;
- индивидуальные, то есть разрабатываются для конкретной компании, требуют обучения сотрудников и трудоёмкого внедрения;
- комбинированные, совмещают стандартную функциональность, адаптацию к конкретным задачам и возможность интеграции с другими информационными системами организации.
С помощью использования внутреннего ЭДО можно значительно увеличить производительность работы, а также уменьшить расходы на печать документов. Основные задачи, которые выполняет внутренний ЭДО:
- увеличение скорости работы с документацией и оперативный обмен информацией между сотрудниками;
- коллективный доступ к документам;
- более быстрое и простое получение сведений из нормативных актов или приказов для сотрудников;
- контроль за исполнением и статусом документации;
- быстрый поиск необходимого документа, создание классификации;
- уменьшение возможности потери оригиналов документа и его порчи;
- повышение эффективности работы сотрудников.
Внутренний ЭДО обычно используют руководители организации, бухгалтерский отдел, менеджеры по персоналу, разработчики и прочие работники.
Внешний ЭДО
Внешний документооборот — это работа с цифровой документацией контрагентов, к которым можно отнести поставщиков, партнёров, клиентов и организации, выполняющие контроль. К внешним документам можно отнести счет-фактуры, накладные, бухгалтерскую и налоговую отчётность, акты выполненных работ и прочие.
Внешний ЭДО условно можно разделить на 2 типа: работа с бизнесом и работа с государством. Первый вид включает делопроизводство с контрагентами, к нему можно отнести такие документы, как счет-фактуры, договоры, накладные и т.д., а также дистанционные банковские услуги и площадки e-commerce. Ко второй группе относится отчётность для ФНС, Пенсионного фонда, ЕИС и другие.
При использовании электронной цифровой подписи документация имеет юридическую значимость. Квалифицированная ЭЦП признаётся аналогичной подписи на бумажном документе, а если подпись простая или неквалифицированная, то необходимо дополнительное соглашение.
Задачи и функции внешнего электронного документооборота:
- экономия времени. Оформление документов и их редактирование происходит в электронном виде. В течение нескольких секунд они доставляются до адресата. При внесении правок в документ нет необходимости заново распечатывать документ.
- экономия места. Нет необходимости для выделения специальной комнаты под бумажный архив, так как все документы хранятся в электронном виде не сервере, ПК или в облаке.
- высокая надёжность и безопасность. Все электронные документы передаются по защищённым линиям и подписаны с помощью ЭЦП. Операторы ЭДО шифруют информацию, даже если её смогут перехватить, то не смогут прочитать и использовать.
Используя систему ЭДО для внешней документации, организация сможет перевести работу в цифровой формат, автоматизировать бизнес-процессы и значительно сэкономить ресурсы, как финансовые, так и временные. Благодаря более быстрой обработке и доставке документов, компания будет более быстро и качественно выполнять свои обязательства, улучшая свою репутацию в глазах клиентов и партнёров.
ЭДО с государственными органами
Электронный документооборот с государством начал активно развиваться около 10 лет назад, когда Министерство финансов разрешило применять счет-фактуры в электронном виде при наличии электронной подписи. Основную часть госучреждений переводят в электронный формат, что позволяет предпринимателям, ИП и юридическим лицам экономить время и ресурсы, быстрее и эффективнее взаимодействовать с ФНС, ПФР, ФСС.
Электронное делопроизводство в некоторых случаях является обязательным:
- для подачи отчётности в органы контроля, например, для годовых бухгалтерских отчётов для малого и среднего бизнеса;
- для участия в госзакупках и торгах;
- для работы с маркированной и прослеживаемой продукцией;
- для подачи документов в налоговые органы.
Для того чтобы начать работать в системе ЭДО с государственными органами, необходимо получить ЭЦП в налоговой службе или в удостоверяющем центре. После этого нужно выбрать подходящего для вас оператора ЭДО и заключить с ним договор. Также требуется установка специального программного обеспечения. Чтобы начать работать с различными государственными органами, нужно либо заключить договор о подключении к электронному документообороту для Фонда социального страхования, либо написать заявление и подписать специальное соглашение для Пенсионного фонда. Для обмена отчётностью с ФНС основным требованием является получение квалифицированной электронной подписи.
ЭДО с государством позволяет упростить взаимодействие с юридическими лицами и предпринимателями. Для подачи документов не нужно стоять в очередях с большой кипой бумаг, а результаты приёма отчётов предприниматель получает в электронном виде. При этом обеспечивается конфиденциальность и безопасность данных, и исключается возможность потери документов.
Особенности организации электронного документооборота
Для того чтобы грамотно перейти на ЭДО и избежать возникновения сложностей, необходимо подключиться к системе операторов. Оператором ЭДО называют организацию, которая предоставляет клиентам программный комплекс для безопасного обмена открытыми и конфиденциальными данными. То есть операторы должны предоставлять защищённые каналы для обмена документами, которые имеют особое шифрование. На сайте ФНС можно найти актуальный список надёжных и аккредитованных операторов ЭДО. При выборе оператора для предприятия стоит обратить внимание на некоторые условия:
- наличие специалистов, которые смогут помочь с внедрением ЭДО в организацию;
- скорость работы техподдержки;
- может ли оператор оказать помощь при подключении контрагентов;
- наличие дополнительного функционала для интеграции.
Это основные моменты, которые нужно учитывать при выборе оператора при подключении электронного документооборота. Оператор обеспечивает организациям сервисное обслуживание:
- проверяет подлинность ЭЦП;
- гарантирует безопасность и секретность всех данных, используя для движения документов специальные каналы с шифрованием;
- отправляет уведомление налоговой службе о подключении клиента к ЭДО;
- следит за соблюдение требований законодательных актов и регламентов.
Какие документы нельзя переводить в электронный документооборот
По законодательству можно оформлять большинство кадровых документов в цифровом виде, но по новым правилам запрещается вести в электронном виде следующие документы:
- приказы об увольнении;
- трудовые книжки и информацию о трудовой деятельности.
Какой документ не подлежит переносу в ЭДО в охране труда? При расследовании несчастных случаев привлекаются в работу не только сотрудники организации, но и представители государственных органов, эксперты, поэтому следующие документы не могут быть оцифрованы:
- протоколы осмотра места происшествия и опросов должностных лиц и свидетелей;
- схемы, эскизы;
- акт о несчастном случае;
- журнал регистрации несчастных случаев на производстве.
Какие программы существуют для электронного документооборота
На отечественном рынке наиболее популярны системы ЭДО российской разработки, Это связано с особенностями документооборота в России, который имеет значительные различия с зарубежным. Поэтому иностранные программы зачастую не имеют функций, которые необходимы для ведения делопроизводства в России. Рассмотрим наиболее популярные программы для ведения ЭДО.
Directum
Программа подходит для крупных и средних предприятий, имеет готовые бизнес-решения, которые позволяют решать задачи из различных отраслей. Система гарантирует высокую надёжность и безопасность при обмене документами. Есть возможность совместной работы, включает в себя функции создания, редактирования и хранения документации.
Подробнее о программе
СБИС: Электронный документооборот
Решение подойдёт как для крупных организаций, так и для физических лиц и ИП. Имеется техподдержка клиентов 24/7, настроен роуминг с большинством операторов. Программа позволяет создавать счет-фактуры, накладные с ЭЦП. Возможность сохранять электронные и бумажные документы в архиве. Сервис позволяет редактировать документы и обсуждать рабочие моменты онлайн с партнёрами.
Подробнее о программе
ELMA ECM+
Решение предназначено для работы с внутренним делопроизводством. Программа помогает автоматизировать работу с документами, электронный архив, проектную документацию и прочие функции, связанные с документацией. Сервис построен на BPM-платформе.
Подробнее о программе
Дело
Программный продукт поможет автоматизировать рабочие процессы. ПО имеет широкие функции, включающие делопроизводство, интеграцию с 1С, договорной и проектный документооборот, управление информацией, осуществление госуслуг.
Подробнее о программе
Авандок
СЭД подходит для малого и среднего бизнеса, корпораций, государственных и муниципальных организаций. Программа имеет готовые бизнес-решения, которые помогут в автоматизации различных видов документооборота: кадрового, договорного, внутреннего и прочих. Система может быть настроена под определённую отрасль и конкретную организацию.
Подробнее о программе
Docsvision
Решение может применяться для компаний различного масштаба для делопроизводства, договорной работы, оперативного управления бизнес-процессов. Сервис использует современные технологии ECM-системы для управления документами и задачами, а также для хранения документации организации. Программа позволяет настраивать маршрут документов для согласования.
Подробнее о программе
Первая Форма
Программный продукт имеет большой функционал для настройки большого числа бизнес-процессов, используемых в производственных, строительных, фармацевтических, страховых компаний, агентств недвижимости, торговых сетей и прочих отраслей. Решение автоматизирует работу с документацией, постановку и контроль задач, проектное управление, хранение документов.
Подробнее о программе
Астрал.ЭДО
Сервис подойдёт для малого и среднего бизнеса, индивидуальных предпринимателей. Решение позволяет автоматизировать работу с документацией: быстрая подпись и удобная загрузка документов, сервис визуализации для просмотра документов в удобном формате. При изменении статуса документации, изменениях или приглашениях к ЭДО приходит уведомление на email.
Подробнее о программе
Преимущества перехода на электронный документооборот
Переход на систему электронного документооборота требует определённых временных и финансовых ресурсов, но получаемые выгоды очевидны. Укажем основные преимущества перехода организаций на ЭДО:
- сокращение времени на создание, редактирование, обмен документами;
- структурированное и централизованное хранение документов в электронном архиве;
- снижение затрат на бумагу, расходные материалы, почтовые услуги и доставку;
- увеличение скорости доставки документации и согласования;
- быстрый поиск необходимых документов в системе;
- безопасность информации и сохранение конфиденциальности данных благодаря зашифрованным каналам обмена;
- единый формат и регламент для оформления документов и работы с ними;
- возможность работы с документацией в круглосуточном режиме;
- повышение продуктивности сотрудников;
- ускорение работы с контрагентами и оплаты товаров и услуг.
Переход на ЭДО чаще всего происходит поэтапно. Организации комбинируют использование бумажной документации и ЭДО, что позволяет получать преимущества каждого типа. При грамотной настройке алгоритмов работы можно получить систему, основанную на эффективной работе электронного документооборота и бережном хранении бумажных архивов.
Если вы нашли ошибку в тексте, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите ctrl + enter
19 декабря, 2018
Роль системы электронного документооборота в автоматизации бизнес-процессов компании
Роль системы электронного документооборота в автоматизации бизнес-процессов компании
Документооборот — перемещение деловых бумаг внутри компании. Этот процесс занимает много времени. С помощью грамотной автоматизации можно его ускорить и оптимизировать. Система электронного документооборота и автоматизации бизнес процессов упрощает и оптимизирует деятельность предприятия. Заказать ее установку можно в компании Taxnet.
Роль системы электронного документооборота в автоматизации бизнес-процессов компании
Организация делопроизводства позволяет оптимизировать рабочий процесс. Поэтому система электронного документооборота и автоматизации бизнес-процессов пользуется несомненным спросом.
Чтобы понять, какое значение имеет ЭДО, стоит начать с сути этих определений:
- Бизнес-процессы — это усилия и мероприятия, направленные на создание продукта или услуги.
- Автоматизация бизнес-процессов — интеграция специальной программной системы, позволяющей большинство рутинной (типовой) деятельности предприятия выполнять без участия человека.
- Электронный документооборот — этап автоматизации бизнеса. Он позволяет исключить рутинный ручной труд, повышает скорость обработки информации и удобство оперирования массивами данных. С его помощью составление, движение, учет бумаг и контроль результатов осуществляются в автоматическом режиме.
Системы электронного документооборота и автоматизации бизнес процессов стали одним из самых популярных комплексных решений для бизнеса.
Особенно часто к их внедрению прибегают корпоративные клиенты. Среди них — крупные банковские учреждения, концерны, государственные службы.
Это не удивительно, ведь компании с СЭД функционируют в едином информационном пространстве. У всех подразделений предприятия единый документооборот и информационно-нормативная база.
Плюсы электронного документооборота
- Большая эффективность бизнес-процессов. Ошибки, допущенные вследствие поздней обработки или утери данных, могут дорого обойтись компании.
- Экономия до 75% времени. В рамках предприятия — за счет быстрого автоматизированного анализа по заданному алгоритму, ускоряющего принятие решений. В отношении отдельных сотрудников — по 2,5 рабочих дня в месяц на сокращении времени поиска и обработки информации.
- Увеличение производительности труда на 25%. Делопроизводство подразумевает обработку значительных массивов информации. С помощью автоматизации можно сократить затраты, ускорить согласование.
- Защита конфиденциальных данных от несанкционированного доступа. Достигается путем наделения каждого пользователя системы определенным уровнем допуска.
- Экономия средств. Обеспечивается дешевизной обработки электронных документов. Не нужны затраты на хранение, доставку, расходные материалы, оборудование.
- Единое информационное пространство компании. Общая инфраструктура филиалов и подразделений повышает прозрачность работы. Обеспечивает быстрый анализ и контроль эффективности.
Система электронного документооборота и автоматизации бизнес-процессов от Taxnet
Система автоматизации, внедряемая сотрудниками Taxnet, имеет высокую функциональность. В ней учтены основные аспекты современного делопроизводства и документооборота. Мы предлагаем продукт, решающий следующие рабочие моменты:
- Создание глобальной электронной структуры компании. Организация бесперебойной работы нескольких канцелярий (в филиалах/подразделениях).
- Распределение прав доступа. Каждый сотрудник получает свою собственную роль, в рамках которой имеет соответствующий уровень доступа к документам, дискам.
- Работа с корреспонденцией. Под этим понимается обработка любой документации: служебных записок, письменных обращений, писем и электронной корреспонденции.
- Поисковая система. Централизованный доступ к документации позволяет быстро извлекать необходимую информацию из находящихся в системе документов.
- Анализ статистики. Благодаря быстрой автоматизированной обработке массива данных можно получать достоверную статистику по любому заданному запросу.
- Интеграция с офисными программами и цифровыми сервисами. Дает возможность в работу предприятия интегрировать программное обеспечение и ставить цифровую подпись.
- Дистанционное управление. Руководители могут управлять всеми процессами в удаленном режиме, назначая ответственных и контролируя результаты их деятельности.
Внедрение разработанной нами системы электронного документооборота и автоматизации бизнес процессов позволяет оптимизировать управление на предприятии. Это реализуется путем создания четких инструкций и формализации большинства рабочих моментов.
Вопросы, интересующие заказчиков
Крупные государственные и частные компании, выступающие в роли заказчиков, интересует ряд вопросов, требующих прояснения перед принятием окончательного решения.
Какими будут затраты?
Система электронного документооборота и автоматизации бизнес процессов для небольших компаний легко устанавливается и разворачивается на отдельных ПК. Ее легко настраивать.
Такие решения нетребовательны к уровню знаний и опыту персонала, не требуют технической поддержки. Их может администрировать человек, имеющий невысокую квалификацию. Достаточно прочесть документацию и посмотреть пару обучающих роликов.
Безусловно, чем больше предприятие, тем дороже будет осуществить автоматизацию бизнес-процессов в системе документооборота. Это связано с невозможностью использования стандартизированных программ.
Каждое предприятие нуждается в своей собственной экосфере делопроизводства. Поэтому при разработке СЭД тщательно изучаются все бизнес-процессы, протекающие на предприятии. Иногда это может занимать длительный срок, зато результат быстро окупится.
Как протекает процесс внедрения?
Внедрение СЭД — это установка оборудования, создание внутренних сетей, инсталляция необходимого программного обеспечения, а также обучение персонала. Последнее — очень важно для достижения наивысшей эффективности.
Результатом внедрения является 100% безбумажное делопроизводство:
- Однократный ввод документа в систему, регистрация в единой базе. Отсутствие дубликатов.
- Выявление стадии движения документа и ответственного за его исполнение сотрудника.
- Удобный поиск по минимальным заданным параметрам. Трекинг по штрих-коду. Эффективная отчетность.
Учитывая, что в нынешних условиях быстрота реакции на меняющуюся конъюнктуру рынка является одним из составляющих успеха, СЭД — обязательный этап автоматизации любого бизнеса.
Наша компания при разработке систем ориентируется на пожелания заказчика, упрощает процесс инсталляции и настройки. Это позволяет сотрудникам заказчика быстро осваивать электронный документооборот и вливаться в работу.
Подробнее о том, что представляет собой система электронного документооборота и автоматизации бизнес процессов, вы можете узнать у нашего менеджера. Звоните, будем рады помочь!
