Документ это ответ на носителе ответ с реквизитами позволяющими ее ответ

Понятие о документе

Терминология, используемая при работе с документами закреплена в ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Термины «документированная информация» и «документ» в ГОСТе рассматриваются так:

документ: Зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

документированная информация: Структурированная информация, зафиксированная на носителе.

Реквизит — «обязательный элемент оформления официального документа» («дата», «подпись», «печать», «текст документа» и др.).

Управленческая документация подразделяется на отдельные системы. Под системой документации понимается совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.

Понятие «документ» используется во всех сферах общественной деятельности. Почти каждая отрасль знания дает свое толкование этого термина. К сожалению, до настоящего времени среди специалистов в области документоведения, библиотековедения, информатики и др. сфер нет единства в понимании понятия «документ», не смотря на наличие ряда законодательных и официальных определений. В зависимости от того какая отрасль знания дает это определение, преобладает какой-то один аспект (правовой, управленческий, исторический) и само понятие «документ» определяют различным образом, хотя информационная его сущность очевидна. Эволюция понятия «документ», которое дает документоведение:

Таким образом, в последнее время происходит перенос смысловой нагрузки в определении «документа» с материальной составляющей на информационную.

Официальное толкование данного термина дает ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Делопроизводство и архивное дело. Термина и определения».

В тесте необходимо выбрать правильный ответ (их может быть несколько)
или указать последовательность объектов.

1. Документ – это:

1. Зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами,
позволяющими ее идентифицировать.

2. Носитель информации, используемой в целях регулирования социальных
отношений.

3. Информация, зафиксированная любым способом на любом носителе.

2. Подлинник документа – это:

1. Первый или единственный экземпляр документа.

2. Экземпляр документа, с которого снята копия.

3. Юридическая сила документа – это:

1. Особенности внешнего оформления документа.

2. Свидетельство наличия в документе положений нормативного характера.

3. Способность документа порождать определенные правовые последствия.

4. Имеет ли юридическую силу документ, полученный по факсимильной
связи?

1. Да.

2. Да, по соглашению сторон информационного обмена.

3. Нет.

5. Какой из перечисленных реквизитов не относится к реквизитам
удостоверения?

1. Гриф утверждения.

2. Печать.

3. Отметка о заверении копии.

4. Виза согласования.

5. Подпись.

6. В какой последовательности должны быть расположены наименования в
бланке письма филиала организации?

1. Открытое акционерное общество.

2. (ОАО «Сибнефть»).

3. Филиал в городе Ханты-Мансийске.

4. «Нефтяная компания “Сибнефть”».

7. Какие реквизиты включаются в бланк письма?

1. Место составления или издания документа.

2. Заголовок к тексту.

3. Наименование организации.

4. Товарный знак (знак обслуживания).

5. Наименование вида документа.

6. Адресат.

7. Справочные данные об организации.

8. На каком экземпляре делового письма, подготовленном для отправки
адресату по почте, проставляются визы?

1. На подлиннике, отправляемом адресату.

2. На копии, помещаемой в дело организации.

9. Какой реквизит оформлен неправильно?

1. Наименование организации-автора.

2. Справочные данные об организации.

3. Дата документа.

4. Регистрационный номер документа.

5. Заголовок к тексту.

                 Некоммерческое партнерство
«ГИЛЬДИЯ ПРОФЕССИОНАЛЬНЫХ РИЭЛТЕРОВ»                                 Исполнительному директору

                                                                                                                                Российско-швейцарского

Загородное ш., 5, Москва, 118365                                                                  совместного
предприятия

Тел. (495) 245-18-01; факс (495) 245-30-00                                               «Russian Trust & Trade
Ltd.»

ОГРН 1127776500001;

ИНН/КПП 0112220000/011777000                                                                г-ну Г.П.
Сидорову

                                                                                                                                 Волоколамское
ш., 10,

                                                                                                                                 Москва, 215080

10. Какой вариант оформления справочных данных об организации и кодов в
бланке организации является правильны

11. Что должен сделать работник организации, визирующий документ, если
он не согласен с его содержанием?

1. Отказаться от визирования документа.

2. Завизировать документ, выразив свое мнение.

12. Какой вариант заголовка к письму вы считаете правильным?

1. О договоре поставки.

2. О невыполнении договора поставки от 12.08.2005 № 45/67.

3. О невыполнении договора.

13. Как должна быть оформлена подпись, если заместитель руководителя
организации имеет право подписывать документы вместо руководителя в случае его
временного отсутствия?

1. Генеральный директор           Подпись     Л.И. Садиков

2. Зам. генерального директора          Подпись     О.П. Ремизов

3. И.о. генерального директора      Подпись     О.П. Ремизов

14. Как должна быть оформлена подпись в письме, если коммерческий
директор фирмы (Н.И. Старков) находится в отпуске, а исполнение его
обязанностей приказом возложено на заместителя коммерческого директора (Е.Д.
Табакова)?

1. Коммерческий директор       Подпись  Е.Д. Табаков

2. Зам. коммерческого директора             Подпись  Е.Д. Табаков

3. И.о. коммерческого директора              Подпись  Е.Д. Табаков

15. Нужно ли заверять печатью организации приказы руководителя?

1. Да.

2. Нет.

16. Какое письмо заверяется печатью?

1. Гарантийное письмо.

2. Коммерческое предложение.

3. Письмо-просьба.

17. Какой вариант оформления резолюции руководителя является правильным?

18. Какой вариант оформления отметки о наличии приложения в
сопроводительном письме является правильным?

1. Приложение: упомянутое на 3 л. в 1 экз.

2. Приложение: по тексту на 3 л. в 1 экз.

3. Приложение: на 3 л. в 1 экз.

19. Должен ли исполнитель, подготовивший текст письма, визировать
документ?

1. Да.

2. Нет.

20. Какие нормы применяются для расчета численности
делопроизводственного персонала?

1. Нормы выработки.

2. Нормы времени.

3. Нормы управляемости.

4. Нормы обслуживания.

21. Какой вариант формулировки пункта распорядительной части приказа
является правильным?

1. Главному бухгалтеру подготовить и представить на утверждение смету
расходов на командировки
в 2007 г. в срок до 20.01.2007.

2. Главному бухгалтеру Дмитриеву П.Л. подготовить и представить на
утверждение смету расходов на командировки в 2007 г. в срок до 20.01.2007.

3. Главному бухгалтеру ООО «Агат» П.Л. Дмитриеву подготовить и
представить на утверждение в срок до 20.01.2007 смету расходов на командировки
в 2007 г.

4. Поручить главному бухгалтеру Дмитриеву П.Л. подготовить и
представить на утверждение в срок до 20.01.2007 смету расходов на командировки
в 2007 г.

22. Документооборот – это:

1. Передача документа из одной инстанции в другую в процессе его
рассмотрения.

2. Движение документов в организации с момента их создания или
получения до завершения исполнения или отправки.

3. Движение комплекса документов в процессе выработки, принятия и
исполнения решений.

23. Является ли задача совершенствования форм и методов работы с
документами задачей службы ДОУ?

1. Да.

2. Нет.

24. Какой документ относится к нерегистрируемым?

1. Письмо-запрос.

2. Жалоба гражданина.

3. Сопроводительное письмо.

4. Рекламное письмо.

25. Должен ли работник службы ДОУ, осуществляющий контроль за
исполнением документов, напоминать исполнителям о приближении сроков исполнения
находящихся у них документов?

1. Да.

2. Нет.

26. Каков максимальный срок исполнения обращений граждан?

1. 15 дней.

2. 30 дней.

3. 45 дней.

4. 60 дней.

27. В каких днях устанавливаются сроки исполнения документов?

1. В календарных днях.

2. В рабочих днях.

28. Кто может перенести срок исполнения поручения, полученного из
вышестоящей организации?

1. Руководитель организации, исполняющей поручение.

2. Руководитель вышестоящей организации.

3. Служба ДОУ организации, исполняющей поручение.

29. Какой из классификаторов может использоваться при регистрации
поступающих документов?

1. Классификатор должностных лиц.

2. Классификатор видов продукции.

3. Классификатор единиц административно-территориального деления.

30. Какой документ составляется при необходимости зафиксировать
сложившуюся ситуацию или обнаруженные факты?

1. Протокол.

2. Справка.

3. Акт.

31. Какой документ требует утверждения руководителем организации?

1. Положение о бухгалтерии.

2. Справка о задолженности предприятия.

3. Письмо-запрос о предоставлении информации.

4. Протокол заседания совета директоров.

32. Каким образом в организации распределяются обязанности между
руководством, в том числе право подписывать документы?

1. Устанавливаются в соответствии с устными распоряжениями
руководителя.

2. Устанавливаются приказом руководителя.

3. Устанавливаются в инструкции по делопроизводству.

33. Сколько экземпляров приказа подписывает руководитель?

1. Несколько.

2. Два.

3. Один.

34. На кого может быть возложен контроль за исполнением в последнем
пункте приказа?

1. На руководителя структурного подразделения.

2. На заместителя руководителя организации.

35. Какое утверждение является правильным?

1. В каждой организации должна быть сводная номенклатура дел и
номенклатуры дел структурных подразделений.

2. В каждой организации должна быть сводная номенклатура дел.

3. В каждой организации должны быть только номенклатуры дел структурных
подразделений.

36. Какие признаки отражены в заголовке дела: «Протоколы заседаний
Совета директоров общества»?

1. Корреспондентский.

2. Номинальный.

3. Авторский.

4. Предметно-вопросный.

37. Какой заголовок дела вы считаете правильным?

1. Документы о строительстве торгового центра.

2. Расчеты, сметы, планы работ, переписка и другие документы о
строительстве торгового центра.

3. Документы о строительстве торгового центра (расчеты, сметы, планы
работ, переписка и др.).

38. Допустимо ли формировать переписку в дела по принципу: «Входящая
корреспонденция», «Исходящая корреспонденция»?

1. Да.

2. Нет.

39. Можно ли помещать в одно дело документы временного и постоянного сроков
хранения?

1. Да.

2. Нет.

40. В какое дело помещается внутренняя опись?

1. Личное дело.

2. Приказы организации по личному составу.

3. Переписка с органами власти и управления.

41. В каком году можно уничтожить документы, созданные в 2000 г. и
имеющие срок хранения 10 лет?

1. В 2010 году.

2. В 2011 году.

3. В 2012 году.

42. На каком этапе обработки дела проводится нумерация листов?

1. При обработке дела для передачи на архивное хранение.

2. По завершении делопроизводственного года.

3. При помещении исполненных документов в дело.

43. Какие три вида описей дел составляются в организации при подготовке
дел для передачи на архивное хранение?

1. Опись приложений к документам.

2. Опись дел постоянного хранения.

3. Опись дел временного до 10 лет хранения.

4. Опись дел по личному составу.

5. Опись дел временного свыше 10 лет хранения.

6. Опись дел, подлежащих уничтожению.

44. На каком этапе утверждаются акты о выделении документов с истекшими
сроками хранения к уничтожению?

1. До утверждения описей дел.

2. После утверждения описей дел.

3. Одновременно с утверждением описей дел.

45. Кто утверждает номенклатуру дел организации, описи документов и
акты о выделении документов к уничтожению?

1. Экспертная комиссия организации.

2. Руководитель организации.

3. Архив, принимающий документы данной организации на хранение.

Ответы на задания теста

Результаты тестирования:

40–45 правильных ответов – очень хороший результат;

30–39 правильных ответов – хороший результат;

менее 30 правильных ответов – удовлетворительный результат.

Согласно ГОСТ Р 7.0.8-2013 «СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»:

• «документ — зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать»;
• «официальный документ — документ, созданный организацией, должностным лицом или гражданином, оформленный в установленном порядке».

В общем случае можно сказать, что если на бумаге есть информация, которая значима для ведения дел организации (бизнеса), то бумага для организации является документом.

Если же на бумаге есть реквизиты, наличие которых обязательно согласно требованиям, установленным российским ГОСТом или условиями межгосударственного соглашения — это официальный документ.

В программе «1С:Документооборот» учет документов ведется в разделе «Файлы», а учет официальных документов (а также проектов документов, которые должны стать официальными) — в разделах «Внутренние документы», «Входящие документы», «Исходящие документы».

1.
Какие этапы своего становления пережило
делопроизводство в России? Охарактеризуйте
вклад в развитие делопроизводства
дореволюционного этапа.

Ответ:
Делопроизводство («вершение дел») в
России прошло ряд этапов своего
становления. Письменные документы,
дошедшие до нашего времени, показывают,
что уже в Х в. в древнерусском государстве
была определенная культура подготовки
документов (договоры с Византией 911 и
945 гг., купчие грамоты и др.). Слово «дело»
как собрание документов употреблялось
уже в середине XVI в.

Первым
к началу XVII в. в России сложилось приказное
делопроизводство. Приказами в то время
именовались органы государственной
власти. Документы имели форму свитка,
составляющего иногда в длину десятки
и даже сотни метров.

При
Петре I было введено коллежское
делопроизводство, более прогрессивное
по сравнению с приказным. Коллегиями
назывались центральные учреждения,
ведавшие отдельными отраслями
государственного управления. В коллегиях
были созданы канцелярии, введена
должность секретаря, сложилась журнальная
форма регистрации документов.

В
начале XIX в. коллегии были заменены
министерствами, коллегиальность в
руководстве сменилась единоначалием.
Сложилось исполнительное («министерское»)
делопроизводство. Появились бланки
служебных документов, в каждом департаменте
для хранения дел создавались архивы,
началось внедрение механизации
конторского труда.

2. Охарактеризуйте делопроизводство в ссср (1971-1991 гг.).

Ответ:
В годы советской власти было
разработано делопроизводство, характерное
для централизованного (государственного)
управления народным хозяйством. В
практике делопроизводства был установлен
единый порядок документирования,
внедрены стандартные требования к форме
и структуре документов. Установлен
типовой состав информационных элементов
документов (реквизитов). Была предпринята
попытка внедрения Единой государственной
системы делопроизводства (ЕГСД). В целях
применения средств вычислительной
техники в ряде отраслей осуществлялось
освоение унифицированных систем
документации, позволяющих одновременно
использовать их и при традиционных
методах обработки документов.

3. Охарактеризуйте современное российское делопроизводство.

Ответ:
В настоящее время регламентация
документирования, организации и
технологии документационного обеспечения
управления ведется в нескольких
направлениях: законодательное
регулирование, стандартизация, разработка
нормативных и нормативно-методических
документов общегосударственного
действия.

В
действующем законодательстве содержится
значительное количество обязательных
для исполнения норм, правил и требований
к документированию различных направлений
деятельности государственных и
негосударственных организаций, к
оформлению тех или иных видов документов,
их содержанию и структуре текста.

Обязательность
документирования информации определена
законом «Об
информации, информационных технологиях
и о защите информации».

4. Определите понятия «документ», «официальный документ», «служебный документ», «Электронный документ». Каковы функции документа?

Ответ:
документ или документированная
информация – это зафиксированная на
материальном носителе информация с
реквизитами, позволяющими ее
идентифицировать.

Официальный
документ — документ, составленный
(изготовленный), выданный или находящийся
в обороте государственных (муниципальных)
органов, учреждений, организаций и
предприятий и отвечающий определенным
требованиям.

Служебными
называют документы, которые составляются
от имени предприятия или учреждения,
подписанные полномочными представителями.

Электронный
документ — Документ, зафиксированный
на электронном
носителе (в виде набора
символов, звукозаписи или изображения)
и предназначенный для передачи во
времени и пространстве с использованием
средств вычислительной
техники и электросвязи
с целью хранения и общественного
использования.

Документы
выполняют ряд важных функций:

o    
информационную: являются носителем и
источником информации;

o    
управленческую: позволяют организовывать,
регулировать, контролировать, анализировать
производственные процессы;

o    
правовую: служат юридической основой
производственной деятельности,
подтверждают факты, удостоверяют
сведения и показатели;

o    
коммуникативную: помогают организовывать
обмен информацией и общение между
различными объектами;

o    
учетную: накапливают сведения за
определенные периоды времени и позволяют
их анализировать, выявляя тенденции и
закономерности;

o    
социальную: отражают социально-экономическую,
политическую, общественную и другие
сферы жизни государства и его граждан;

o    
культурную: являются памятником культуры
данной эпохи, показывают ее специфику,
колорит, нравы, обычаи, традиции;

o    
историческую: являются источником
знаний о событиях и деятелях различных
эпох, полнее и конкретнее других
исторических памятников раскрывают
исторические события, подтверждают и
дополняют факты, помогают восстанавливать
историческое прошлое стран и народов.

5.
Охарактеризуйте нормативно-правовое
обеспечение российского делопроизводства
в современных условиях.

Ответ:
На основе законодательных, нормативных
и нормативно – методических документов
каждое учреждение (организация, фирма)
устанавливает свои требования к работе
с документами в уставе (положении),
регламенте, правилах, инструкциях. В
них закрепляются конкретные правила
документирования.

1.
Федеральный
закон от 27 июля 2006 года № 149- ФЗ
«Об информации,
информатизации и защите информации»

2.
Федеральный закон от 27.12.02 № 184-ФЗ “О
техническом регулировании”.

3.
ГОСТ Р 51141-98 “Делопроизводство и архивное
дело. Термины и определения”.

4.
Общероссийский классификатор
управленческой документации ОК
011-93(ред. от 13.10.2008)

5.
Закон от 10 июня
1993 г. № 5154-1 «О стандартизации»

6.
Государственная система
документационного обеспечения управления.

7.
Типовая инструкция по делопроизводству
в министерствах и ведомствах Российской
Федерации.

8.
ГОСТ Р 6.30 — 2003 Унифицированная
система организационно-распорядительной
документации. Требования к оформлению
документов .

9.
Федеральный закон о бухгалтерском
учете, но и Положение по ведению
бухгалтерского учета и бухгалтерской,
отчетности в Российской Федерации от
29.07.1998 N 34н (ред. от 18.09.2006)

10.
Инструкция о порядке ведения трудовых
книжек на предприятиях, в учреждениях
и организациях (утверждена постановлением
Госкомтруда СССР от 20 июня 1974 г. , в
редакции от 2 августа 1985 г., с изменениями
и дополнениями от 19 октября 1990 г.).

11.
Федеральный закон от 29.12.1994 г. «Об
обязательном экземпляре документов»

12.
Типовая инструкция по делопроизводству
в министерствах и ведомствах Российской
Федерации.

13.
Положении «О федеральной архивной
службе России», утвержденном постановлением
Правительства Российской Федерации от
28.12.1998 № 1562

14.
Нормы времени на работы по автоматизированной
архивной технологии и документационному
обеспечению opгaнов управления, утверждены
постановлением Министерства труда
Российской Федерации от 10 сентября 1993
r. №152

15.
Межотраслевые укрупненные нормативы
времени на работы по комплектованию и
учету кадров. Последний нормативный
документ нужен для работы с кадровой
документацией.

6.
Перечислите признаки, по которым
классифицируются документы, используемые
в организациях. Разновидности документов.
Расшифруйте аббревиатуру ОРД.

Ответ:
По наименованию. Существует множество
разновидностей документов классифицированных
по этому признаку. Приведем лишь
некоторые: приказы, распоряжения, планы
и отчеты, акты, протоколы, договоры,
уставы, инструкции, справки, докладные,
объяснительные записки, служебные
письма, телеграммы, стандарты, технические
условия, платежные требования и поручения,
доверенности и т.д.

По
способу фиксации информации документы
бывают письменные (рукописные,
машинописные, типографские, подготовленные
на множительных аппаратах, напечатанные
на персональных компьютерах), графические
и фотофоно-кинодокументы.

По
степени сложности документы классифицируют
на простые и сложные. Простые — это
документы, в которых рассматривается
один вопрос, в сложных документах
освещается несколько вопросов.

По
степени гласности различают документы
открытые (несекретные) и документы с
ограниченным доступом. Документы с
ограниченным доступом бывают разной
степени секретности: совершенно
секретные, секретные, документы для
служебного пользования (ДСП), с грифом
«конфиденциально».

По
юридической силе документы подразделяют
на подлинные и подложные. Подлинные
документы бывают действительные и
недействительные. Недействительным
документ становится в результате
истечения срока действия или отмены
его другим документом.

По
срокам исполнения документы классифицируются
на срочные и несрочные. Срочными являются
документы со сроками исполнения,
установленными законом и соответствующими
правовыми актами, а также телеграммы и
другие документы с грифом «срочно».

По
происхождению документы классифицируют
на служебные, подготовленные на
предприятиях, в организациях, и личные
(письма граждан с изложением жалоб,
предложений, просьб).

По
срокам хранения документы делятся на
документы временного и постоянного
срока хранения. Документы временного
хранения в свою очередь подразделяются
на документы со сроком хранения до 10
лет и свыше 10 лет.

По
степени обязательности документы бывают
информационные, содержащие сведения и
факты о производственной и иной
деятельности организаций, и директивные
— обязательные для исполнения, носящие
характер юридической или технической
нормы.

По
степени унификации различают документы
индивидуальные, типовые, трафаретные,
примерные и унифицированные в виде
анкеты и таблицы. Индивидуальные
документы разрабатываются конкретными
организациями для внутреннего пользования.

ОРД
– организационно-распорядительный
документ.

7.
В чем заключается суть унификации и
стандартизации в делопроизводстве?

Ответ:
Суть унификации сводится к сокращению
неоправданного многообразия документов,
приведению к единообразию их форм,
структуры, языковых конструкций и
операций по обработке, учету и хранению.

Суть
стандартизации заключается в разработке
оптимальных правил и требований по
подготовке и оформлению деловой
документации, принятых в установленном
порядке и рекомендованных для всеобщего
и многократного их применения в
делопроизводстве. Результаты работы
при этом оформляются в виде национальных
стандартов.

8.
Что такое формат? Какие форматы разрешены
к применению национальным стандартом
ГОСТ Р 6.30-2003 для подготовки служебных
документов?

Ответ:
Для составления служебных документов
используется бумага форматов А4 (210 х
297) и А5 (148 х 210). Составление документов
на бумаге произвольного формата не
разрешается. Служебные документы
оформляются на бланках учреждений и
частных нотариусов. Бланки изготовляются
согласно требованиям нормативной
документации. Каждый вид документа
должен иметь определенный комплекс
реквизитов и стабильный порядок их
размещения. Наименование вида документа
(за исключением писем указывается на
бланке). К каждому документу, который
печатается на бумаге формата А4, независимо
от его назначения, составляется заголовок,
который должен быть максимально кратким,
точно отображать содержание документа
и отвечать на вопрос «О чем документ».

9.
Какие размеры полей для служебных
документов, как оформляется нумерация
страниц, способы оформления дат в
документах (ГОСТ Р 6.30-2003).

Ответ:
Устанавливают два стандартных формата
бланков документов — А4 (210 х 297 мм) и А5
(148 х 210 мм).

Каждый
лист документа, оформленный как на
бланке, так и без него, должен иметь поля
не менее:

20
мм — левое;

10
мм — правое;

20
мм — верхнее;

20
мм — нижнее.

При
изготовлении документов на двух и более
страницах вторую и последующие страницы
нумеруют.

Номера
страниц проставляют посередине верхнего
поля листа.

Датой
документа является дата его подписания
или утверждения, для протокола — дата
заседания (принятия решения), для акта
— дата события. Документы, изданные двумя
или более организациями, должны иметь
одну (единую) дату.

Дату
документа оформляют арабскими цифрами
в последовательности: день месяца,
месяц, год. День месяца и месяц оформляют
двумя парами арабских цифр, разделенными
точкой; год — четырьмя арабскими цифрами.

Например,
дату 5 июня 2003 г. следует оформлять
05.06.2003.

Допускается
словесно-цифровой способ оформления
даты, например 05 июня 2003 г., а также
оформление даты в последовательности:
год, месяц, день месяца, например:
2003.06.05.

Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]

• #

  15.03.2015133.12 Кб456.doc

• #
• #
• #
• #

  15.03.2015470.02 Кб1247.doc

• #
• #
• #

  15.03.2015130.05 Кб818.doc

• #
• #
• #