Документ это зафиксированная на бумажном носителе информация с реквизитами

Понятие о документе

Терминология, используемая при работе с документами закреплена в ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Термины «документированная информация» и «документ» в ГОСТе рассматриваются так:

документ: Зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

документированная информация: Структурированная информация, зафиксированная на носителе.

Реквизит — «обязательный элемент оформления официального документа» («дата», «подпись», «печать», «текст документа» и др.).

Управленческая документация подразделяется на отдельные системы. Под системой документации понимается совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.

Понятие «документ» используется во всех сферах общественной деятельности. Почти каждая отрасль знания дает свое толкование этого термина. К сожалению, до настоящего времени среди специалистов в области документоведения, библиотековедения, информатики и др. сфер нет единства в понимании понятия «документ», не смотря на наличие ряда законодательных и официальных определений. В зависимости от того какая отрасль знания дает это определение, преобладает какой-то один аспект (правовой, управленческий, исторический) и само понятие «документ» определяют различным образом, хотя информационная его сущность очевидна. Эволюция понятия «документ», которое дает документоведение:

Таким образом, в последнее время происходит перенос смысловой нагрузки в определении «документа» с материальной составляющей на информационную.

Официальное толкование данного термина дает ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Делопроизводство и архивное дело. Термина и определения».

СЛОВАРЬ ТЕРМИНОВ

Автор документа — физическое или
юридическое лицо, создавшее документ.

Адресат — получатель документа или
реквизит документа, включающий наименование получателя документа и
в необходимых случаях его почтовый адрес.

Архив документов — архив
электронных или бумажных версий документов.

Бланк документа — стандартный лист
бумаги с реквизитами, идентифицирующими автора официального
письменного документа.

Бланк письма — бланк документа,
используемый для ведения переписки.

Вид документа — принадлежность
письменного документа к системе документации по признакам
содержания и целевого назначения.

Виза согласования документа —
реквизит документа, выражающий согласие или несогласие должностного
лица с содержанием документа.

Внутренний документ — документ, не
выходящий за пределы подготовившей его организации.

Вспомогательные карточки —
специализированный вид карточек, содержащий служебную информацию
приложения; вспомогательные карточки существуют в единственном
экземпляре и находятся в папке Справочники. Подробно о
вспомогательных карточках см. подраздел Вспомогательные карточки в
документе Руководство пользователя по приложению
Делопроизводство.

Гриф ограничения доступа к
документу — реквизит официального документа,
свидетельствующий об особом характере информации, ограничивающий
круг пользователей документа.

Гриф согласования — реквизит
официального документа, выражающий согласие учреждения или его
органа, не являющегося автором документа, с его содержанием.

Гриф утверждения — реквизит
официального документа, придающий нормативный или правовой характер
его содержанию.

Дайджест карточки — универсальное
описание основных сведений о карточке, предусмотренное для карточек
всех типов.

Дата документа — реквизит
официального документа, свидетельствующий о времени его подписания,
утверждения или принятия.

Дело — совокупность документов
(документ), относящихся к одному вопросу или участку деятельности,
помещенных в отдельную обложку

Делопроизводство (Документационное
обеспечение управления) — отрасль деятельности,
обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными
документами.

Докладная записка — документ,
адресованный руководителю, излагающий какой-либо вопрос с выводами
и предложениями составителя.

Документ — зафиксированная на
материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее
идентифицировать.

Документ на машинном носителе
(Машиночитаемый документ, электронный документ) — документ
созданный с использованием носителей и способов записи,
обеспечивающих обработку его информации компьютером; это
представление файла в системе, обеспечивающее поддержку
версионности, блокировку и другие свойства, необходимые для
построения систем автоматизации документооборота.

Документирование — запись
информации на различных носителях по установленным правилам.

Должностное лицо — работник
учреждения, наделенный правом принимать управленческие решения.

Дубликат документа — повторный
экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу.

Заверенная копия — копия документа,
на которой в соответствии с установленным порядком проставляются
необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу.

Заключение — документ, содержащий
мнение учреждения, комиссии, специалиста по какому-либо документу
или вопросу.

Зона унифицированной формы
документа — часть площади унифицированной формы документа
установленного размера, предназначенная для заполнения
определенными реквизитами.

Иерархия (дерево) папок —
иерархически организованная структура папок, содержащих карточки
(см. Карточка) DocsVision, произвольные ссылки (URL) или
ссылки на карточку папки.

Извещение — разновидность
служебного письма, содержащего информацию о предстоящем мероприятии
(заседании, собрании, конференции и др.).

Индекс дела — цифровое обозначение
дела в номенклатуре дел учреждения, наносимое на его обложку.

Инициативный документ — документ,
послуживший основанием для решения какого-либо вопроса и
формирования дела.

Инструкция — правовой акт,
издаваемый в целях установления правил в определенной сфере
деятельности.

Информационное письмо — письмо,
разъясняющее положения отдельных нормативных документов и (или)
содержащее методические положения по их применению.

Карточка — 1. Объект (как
правило, сложной структуры), предназначенный для хранения
документов или других предметов регистрации и учета, а также для
управления процессами документооборота. 2. Диалоговое окно,
позволяющее просматривать и редактировать все имеющиеся данные о
каком-либо документе (или другом предмете регистрации и учета в
документообороте организации).

Категория карточки — свойство
карточки, позволяющее производить ее классификацию. В системе
предусмотрено древовидное построение категорий с наследованием и
перекрестными ссылками. Категоризация позволяет группировать
карточки удобным для пользователя образом по принципу
принадлежности к той или иной категории (пример категории —
«Рекламации», «Запросы»). Категории можно присваивать как карточкам
документов, так и карточкам заданий и т. д.

Код организации — идентификатор
организации, учреждения, предприятия, выраженный при помощи
условного цифрового обозначения.

Код формы документа — идентификатор
документа, являющийся условным цифровым обозначением.

Контроль исполнительской
дисциплины — процесс исполнения и контроля исполнения
заданий по документам, а также заданий процессов или
самостоятельных заданий.

Конфиденциальная информация —
документированная информация, доступ к которой ограничивается в
соответствии с законодательством Российской Федерации.

Копия документа — документ,
полностью воспроизводящий информацию подлинника и все его внешние
признаки или часть их, не имеющий юридической силы.

Корреспондент — учреждение или
лицо, с которым ведется переписка.

Маршрутизация заданий — способ
доставки заданий исполнителю. В системе DocsVision различается два
способа маршрутизации — On-line (размещение ярлыка карточки
задания в персональной папке пользователя) и Off-line (пересылка
задания по электронной почте). Допускается комбинация различных
способов маршрутизации заданий. Содержимое Off-line заданий может
быть зашифровано.

Машинописный документ — письменный
документ, при создании которого знаки письма наносятся техническими
средствами.

Наименование документа —
обозначение вида письменного документа.

Номенклатура дел —
систематизированный перечень наименований дел, заводимых в
организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в
установленном порядке.

Нормативный документ — документ,
устанавливающий правила, общие принципы или характеристики,
касающиеся различных видов деятельности или их результатов.

Отметка об исполнении документа и
направлении его в дело — реквизит документа, содержащий
сведения о характере исполнения документа и месте его хранения в
архиве учреждения.

Отметка об исполнителе — реквизит
документа, содержащий сведения о непосредственном составителе
документа.

Отметка о контроле — реквизит
документа, свидетельствующий о постановке документа на
контроль.

Отметка о поступлении документа в
организацию — реквизит документа, содержащий сведения о
дате поступления документа в учреждение и его регистрационном
номере.

Отчет — документ, содержащий
сведения о подготовке, проведении и итогах выполнения планов,
заданий, командировок и других мероприятий, представляемый
вышестоящему учреждению или должностному лицу.

Официальный документ — документ,
созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и
удостоверенный в установленном порядке.

Оформление документа — проставление
необходимых реквизитов, установленных правилами
документирования.

Навигатор — основной инструмент,
предоставляющий пользователю интерфейс с клиентским приложением
системы автоматизации документооборота DocsVision. Навигатор
обеспечивает возможность создавать и модифицировать иерархию папок,
редактировать справочники, карточки документов и заданий,
фиксировать задания по обработке документов и получать доступ к
подсистеме маршрутизации.

Папка — объект иерархической
системы, обеспечивающий упорядоченное хранение карточек, ярлыков и
ссылок (URL).

Переписка — письменные сообщения
информационного характера, оформленные в соответствии с правилами
документирования, передаваемые по каналам почтовой связи и
электросвязи между организациями, учреждениями, предприятиями и
частными лицами (см. Письмо, Телеграмма, Телефонограмма, Телекс,
Электронное сообщение).

Письменный документ — текстовый
документ, информация которого зафиксирована каким-либо типом
письма.

Письмо — 1) почтовое отправление в
виде почтового конверта с письменным сообщением; 2) обобщенное
название различных по содержанию документов, передаваемых с помощью
средств почтовой связи.

ПО — программное обеспечение.

Подпись — реквизит документа,
представляющий собой собственноручную роспись полномочного
должностного лица.

Пояснительная записка — документ,
разъясняющий отдельные положения основного документа (плана,
отчета, проекта).

Правила — правовой акт, содержащий
свод обязательных для выполнения требований, норм, положений.

Правила документирования —
требования и нормы, устанавливающие порядок создания
документов.

Представление — один из возможных
вариантов табличного отображения информации, содержащейся в
карточках.

Приказ — правовой акт, издаваемый
руководителем организации (ее структурного подразделения),
действующим на основе единоличного принятия решений, в целях
разрешения основных и оперативных заданий в деятельности
организации.

Распоряжение — правовой акт,
издаваемый единолично руководителем главным образом коллегиального
органа в целях разрешения оперативных вопросов деятельности
организации.

Регистрационная карточка —
карточка, предназначенная для внесения сведений о документе в целях
его учета и поиска.

Регистрационный номер документа —
цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу
в целях его учета и поиска.

Регистрационный штамп — штамп,
проставляемый на документе при его поступлении в учреждение.

Регистрация документа — фиксация
факта создания или получения документа путем присвоения ему
регистрационного номера и записи сведений о документе в
регистрационные формы.

Режим открытия карточки — вариант
открытия карточки с полным или частичным доступом к полям,
зависящий от типа карточки и имеющихся у пользователя прав доступа
(например, только чтение, редактирование, а также открытие задания
в режиме исполнения или контроля).

Резолюция — реквизит документа,
содержащий указание руководителя о характере и сроках исполнения
документа.

Результирующий документ — документ,
являющийся результатом исполнения некого документа в системе. Этот
документ содержит последние изменения, внесенные в процессе
исполнения заданий по этому документу.

Реквизит документа — обязательный
информационный элемент оформления официального документа.

Решение — 1) правовой акт,
принимаемый некоторыми коллегиальными и совещательными органами в
целях решения наиболее важных вопросов их компетенции; 2)
совместный акт, издаваемый несколькими неоднородными органами
управления (коллегиальными и действующими на основе единоначалия,
государственными и общественными и др.).

Свойство — аналог стандартного
свойства документа Office (Microsoft Word или Microsoft Excel,
доступного для просмотра в меню Файл >
Параметры, вкладка Свойства).

Справка — 1) документ
информационно-справочного, аналитического или отчетного характера,
представляемый руководству, 2) документ, подтверждающий сведения
биографического или служебного характера.

Сложное свойство — свойство,
значение которого выбирается из соответствующего справочника.
Сложное свойство обладает набором полей, например, свойство типа
«Сотрудник» имеет поля «Имя», «Фамилия», «Отчество», «Номер
комнаты», «Телефон» и т. д.

Справочник — каталог карточек,
содержащих справочную или служебную информацию, которая
используется для заполнения полей других карточек и самого
справочника, администрирования или присвоения документам
регистрационных номеров.

Табель форм документов — перечень
форм документов, разрешенных к применению в организации.

Текст документа — информация,
зафиксированная каким-либо типом письма или какой-либо системой
звукозаписи, представляющая собой всю речевую информацию документа
или ее часть.

Текстовый документ — документ,
содержащий речевую информацию, зафиксированную каким-либо типом
письма или какой-либо системой звукозаписи.

Телеграмма — краткое текстовое
сообщение, передаваемое средствами телеграфной связи.

Телефонограмма — обобщенное
название различных по содержанию документов, передаваемых по
телефону и записываемых на специальных бланках.

Указ — правовой акт, издаваемый
Президентом Российской Федерации.

Указание — правовой акт, издаваемый
руководителем организации или его заместителями преимущественно по
вопросам информационно-методического характера, а также по
вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций
и других правовых актов данной или вышестоящей организации.

Факсограмма (факс) — получаемая на
бумажном носителе копия документа (письменного, графического,
изобразительного), переданного по каналам факсимильной связи.

Формирование дела — отнесение
документов к определенному делу и систематизация документов внутри
его.

Штрих-код — блок информации,
который печатается на первой странице бумажных документов,
регистрируемых с помощью карточек. При распознавании графического
файла, полученного в результате потокового сканирования и
содержащего изображение большого количества документов, штрих-код
указывает на начало нового документа и номер его карточки
регистрации.

Электронное сообщение — документ,
переданный по системе связи между автоматизированными базами
данных.

Ярлык (ярлык карточки)  — объект
приложения, аналогичный ссылке на файл в Windows.

Здесь даны различные понятия «Документ»
Подробнее Вы можете прочитать в представленных работах.

Документ это деловая бумага, оформленная с учетом соответствующих норм и правил, служащая доказательством чего-либо, подтверждающая право на что-либо и имеющая юридическую силу.
Документ это информация, зафиксированная на материальном носителе, имеющая реквизиты, на основе которых ее можно идентифицировать.
Документ это стимул, а реакция бухгалтера должна быть предопределена этим стимулом (документом).
Документ это стимул, а реакция бухгалтера должна быть предопределена этим стимулом (документом).
Документ это текст, управляющий действиями людей и обладающий юридической значимостью.
Документ это специально созданный информационный предмет, в котором содержится конкретный материал по различным вопросам жизни.
Документ это специально созданный информационный предмет, в котором содержится конкретный материал по различным вопросам жизни.
Документ это текст, регламентирующий действия людей и обладающий юридической значимостью.
Документ это средство закрепления различным способом на специальном материале информации о событиях, явлениях, мыслительной и действительной деятельности человека (ГОСТ).
Документ это информационная совокупность, которая имеет самостоятельное смысловое значение и характеризуется разным набором реквизитов и показателей.
Документ это информационная совокупность, которая имеет самостоятельное смысловое значение и характеризуется разным набором реквизитов и показателей.
Документ это текст, управляющий действиями людей и обладающий юридической значимостью.
Документ это материальный носитель, на который наносятся некоторые сведения, отражающие состояние системы, или принятое решение, строго установленного содержания по строго регламентированной форме.
Документ это 1) логически взаимосвязанная совокупность реквизитов.
Документ это материальный ??????, закрепленный созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве.
Документ это всего лишь организованное некоторым способом множество базовых графических элементов: символов, линий, многоугольников и других гео­метрических фигур.
Документ это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
Документ это фиксация, закрепление реальности в слове, рисунке, фотографии и т.д.
Документ это файл, содержащий чаще всего текстовую или графическую информацию.
Документ это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать (как из старого закона) В этом же ГОСТе специально выделено понятие документирования.
Документ это средство закрепления различным способом на специальном материале информации о фактах, событиях, явлениях объективной действительности и мыслительной деятельности человека.
Документ это средство проверки информации.
Документ это письменное свидетельство о совершенной хозяйственной операции, придающее юридическую силу данным бухгалтерского учета.
Документ это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
Документ это предмет, на котором при помощи условных знаков, а также специальных технических средств запечетлевают мысли (идеи) или образы (отображения), содержащие сведения о фактах.
Документ это материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве.
Документ это письменное свидетельство о совершенной хозяйственной операции, придающее юридическую силу данным бухгалтерского учета.
Документ это письменное свидетельство, составленное в порядке, предусмотренном законом и удостоверяющее юридический факт совершения хозяйственной операции.
Документ это специально созданный человеком предмет, предназначенный для передачи и хранения информации.
Документ это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
Документ это объект, который создается и обрабатывается программой.
Документ это отчет перед главой государства США о событии, произошедшем накануне.
Документ это информация, записанная на материальном носителе любым способом, изданная или полученная юридическим или физическим лицом для использовании в своей деятельности.
Документ это любой материальный носитель с какой-либо закрепленной на нем любым способом информацией, предназначенный для ее хранения, передачи и использования.
Документ это все-таки документ! А все истории — Аркаса, Грушевского, Карамзина, Ключевского, Костомарова, Соловьева, Субтельного, Татищева, не говоря уже о произведениях писателей, — это укладка «документальных кирпичей» в сооружение собственной конфигурации.
Документ это форма представления документированной информации.
Документ это сложный системный объект, первоосновой которого выступает информационное сообщение, обладающее определенными функциями.
Документ это материально и знаково зафиксированный самостоятельный информационный объект.
Документ это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
Документ это зафиксированная на бумажном носителе информация с реквизитами, позволяющими его (документ) идентифицировать.
Документ это письменное доказательство действительного осуществления хозяйственной операции и права на ее совершение.
Документ это материальный объект с закрепленной в нем информацией для передачи ее во времени и пространстве.
Документ это и те, кто мне рассказывает, документ — это и я как человек со своим мировоззрением, ощущением.
Документ это закрепленные на любом носителе (бумажном, магнитном, пленке…) сведения, предназначенные для передачи во времени и пространстве.
Документ это средство закрепления различным способом на специальном материале информации о событиях, явлениях, мыслительной и действительной деятельности человека (ГОСТ).
Документ это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
Документ это результат отображения фактов, событий, предметов, явлений объективной действительности и мыслительной деятельности человека.
Документ это материальный объект с закрепленной в нем информацией для передачи ее во времени и пространстве.
Документ это любой текст, созданный с помощью текстового редактора (процессора), вместе с включенными в него нетекстовыми материалами.
Документ это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
Документ это документированная на материальном носителе информация в виде текста, звукозаписи или изображения с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать, предназначенная для передачи ее во времени и в пространстве в целях хранения и использования, в том числе и в качестве доказательства.
Документ это объ­ект исследования, содержащий информацию на любом материальном носи­теле (бумаге, магнитной ленте, дискете и др.) при помощи какой-либо зна­ковой системы.
Документ это письменное подтверждение выполнения в организации той или иной хозяйственной операции или права на ее совершение, придающее юридическую силу данным бухгалтерского учета.
Документ это любая информация, зафиксированная в печатном, руко­писном виде, электронном носителе информации или фото.
Документ это воплощённая мысль, запись произведения на бумаге или ином материале для лёгкого физического обращения с ним, транспортировки и сохранения во времени.
Документ это стабильный вещественный объект, предназначенный для использования в социальной коммуникации в качестве завершённого сообщения.
Документ это деловая бумага, подтверждающая какой-либо факт или право на что-либо; это то, что официально удостоверяет личность предъявителя; это письменное свидетельство о чем-либо [6].
Документ это также своеобразный материал, “сырьё для обработки”.
Документ это материальный объект, который содержит информацию для дальнейшей работы с ней.
Документ это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
Документ это письменное свидетельство совершенной хозяйственной операции, придающее юридическую силу данным бухгалтерского учета.
Документ это письменное свидетельство совершенной хозяйственной операции, придающее юридическую силу данным бухгалтерского учета.
Документ это письменное свидетельство совершенной хозяйственной операции, придающее юридическую силу данным бухгалтерского учета.
Документ это деловая бумага, которая подтверждает какой-то факт или право человека на что-то.
Документ это средство закрепления информации о событиях, явлениях объективной действительности и мыслительной деятельности человека.
Документ это один из элементов имиджа.
Документ это текст, регламентирующий действия людей и обладающий юридической значимостью.
Документ это средство закрепления информации о событиях, явлениях объективной действительности и мыслительной деятельности человека2.
Документ это письменное доказательство действительного осуществления хозяйственной операции и права на ее совершение.
Документ это метод закрепления разными способами на специальном материале информации о фактах, действий, явлений объективной действительности и разумной деятельности человека.
Документ это текстовой или графический материал, содержащий определенную информацию.
Документ это сложный системный объект, первоосновой которого выступает информационное сообщение в виде записи, обладающей определенными функциями.
Документ это письменное свидетельство о совершенной хозяйственной операции, придающее юридическую силу данным бухгалтерского учета.
Документ это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать (ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело.
Документ это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать (как из старого закона) В этом же ГОСТе специально выделено понятие документирования.

Поиск

Разместите кнопку на своём сайте или блоге:

База данных защищена авторским правом ©exdat 2000-2017
При копировании материала укажите ссылку
обратиться к администрации

Докуме́нт (от лат. documentum — «образец, свидетельство, доказательство») — материальный объект, содержащий информацию в зафиксированном виде и специально предназначенный для её передачи во времени и пространстве ^[1].

В узком смысле документ — облеченный в письменную форму носитель информации, удостоверяющий наличие фактов определенного значения. В широком смысле и книга, и скульптура — документы.

Официальная формулировка в законодательстве России:

Документ — материальный носитель с зафиксированной на нём в любой форме информацией в виде текста, звукозаписи, изображения и (или) их сочетания, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и предназначен для передачи во времени и в пространстве в целях общественного использования и хранения

— Федеральный закон № 77-ФЗ «Об обязательном экземпляре документов^[2]

Важный вид документов — различные удостоверения, подтверждающие личность человека, его принадлежность к какой-либо организации или разрешение заниматься определённой деятельностью.

В информационных системах для обеспечения потребностей информационного поиска, с одной стороны, описывается документ как материальный объект — совокупностью значений его свойств (атрибутов, реквизитов), т.е. метаданными; с другой стороны, описывается содержание информации, закрепленной на этом объекте – как правило, с помощью индексов.

Запись информации на различных носителях по установленным правилам называется документированием и представляет собой процесс создания и оформления документов. При документировании необходимо учитывать действующие нормы законодательства, компетенцию автора и соблюдать общегосударственные правила составления и оформления документа. Ответственность и полномочия в области делопроизводства должны быть четко определены и объявлены.

Совокупность документов, посвящённых какому-либо вопросу, явлению, процессу, лицу, учреждению и т. п., называется документа́цией.

Совокупность работ по документированию управленческой деятельности предприятий и по организации в них движения документов характеризует термин «Делопроизводство».

Классификация документов

Документы различают:

• По назначению
  • организационные документы ( Устав, Должностная инструкция, Положение, Штатное расписание, Структура и штатная численность);
  • распорядительные документы (Приказ, Выписка из приказа, Распоряжение, Указание, Постановление, Решение);
  • информационно-справочные документы ( Акт, Протокол, Докладная записка, Объяснительная записка, Служебная записка, Письмо, Справка);
  • учетно-расчетные (бухгалтерские) документы (Платёжное поручение, Счет-фактура, Накладная, Акт и т.п.);
  • нормативные документы с позиции правовых норм регламентируют общие принципы, правила или характеристики. Охватывают такие понятия, как Стандарты, Нормы, Правила, Своды правил, Регламенты и другие подобные документы;
  • и др.
• По времени создания — первичные и вторичные (реферат, аннотация, обзор и т. д.)
• По способу изготовления — черновой, беловой, электронный, изобразительный, рукописный документ, машинописный, печатный (брошюра, книга, журнал)
• По типу содержания — текстовые, иконические (графические), идиографические (схемы, карты, ноты), аудиальные, мультимедийные
• По способу представления — электронный, на бумажных носителях
• По месту издания — внутренние, внешние
• По направлению отправки — входящие, исходящие
• По распространению — опубликованные, неопубликованные, непубликуемые, промежуточные
• По необходимости технических средств — человекочитаемые, машиночитаемые
• По уровню секретности — не секретные, секретные, с разным уровнем секретности.

Виды обработки документов делятся на семантические (перевод, реферирование, аннотирование) и несемантические (копирование, передача, преобразование в другую форму представления).

Для автоматизации обработки документов с XX века широко используются компьютеры.

На протяжении истории носители информации менялись.

Носителем информации может быть бумага, перфокарта, фотоплёнка, компакт-диск, дискета, магнитная лента, глиняные таблички и т. п. Документы содержат информацию, являющуюся ценным ресурсом и важным элементом деловой деятельности. Системный подход к управлению, создаваемому на предприятии документами, позволяет создать информационный ресурс о деловой деятельности, а также обеспечить подотчетность всех заинтересованных лиц. По содержанию документы делятся на научно-технические (статьи, книги, патенты, технические отчёты и описания), правовые (постановления, указы, договоры и др.), управленческие (приказы, директивы) и др.

Функции документов

Документы могут выполнять следующие функции, которые условно принято разделять на три блока:

• Информационная функция — каждый документ обладает определенной информационной «емкостью» — количеством и качеством информации, а также полнотой, оптимальностью и актуальностью представленной в нём информации.
• Функции, обеспечивающие процесс управления
• Функции, носящие культурно-исторический характер.

Общие функции документа:

• Информационная — определяется потребностью документирования, хранения и предоставления информации,
• Коммуникативная — документы являются средством обмена информации,
• Социальная — состоит в запечатлении, сохранении и передаче социальной информации; документ является не только продуктом определенных социальных отношений, но и сам может воздействовать на эти отношения; социальная функция определяется ролью и местом документа в данном обществе и жизни государства.

Специальные функции документа:

• Управленческая — в ней документ выступает как средство управления деятельностью,
• Организационная — документ устанавливает или упорядочивает действия участников правовых отношений,
• Правовая — документ может являться письменным доказательством и быть источником права,
• Общекультурная — способность документа сохранять и передавать культурные традиции, эстетические нормы, ритуалы, принятые в обществе,
• Историческая — документ является историческим источником.

Юридический документ

Юридический документ — материальный носитель, оформленный и составленный в соответствии с требованиями действующего законодательства, создающий у лиц права и обязанности.

См. также

• Генератор отчётов
• Доклад
• Техническая документация
• Технотронный документ
• Файл
• Электронный документ
• HL7 (медицинский стандарт)
• OpenDocument
• Классификация интернет-ресурсов в библиотеках

Примечания

Литература

• Документ // Энциклопедический словарь Брокгауза и Ефрона: В 86 томах (82 т. и 4 доп.). — СПб., 1890—1907.
• Словарь терминов по информатике. Наука, 1971.

Ссылки

• Документ — статья из Большой советской энциклопедии