Документооборот в компании подразделяют на несколько видов в зависимости от сферы применения - Контакты компаний и предприятий на Atlaso.ru

В первую очередь документооборот любой организации можно разделить на внутренний и внешний в зависимости от его направленности.

Пользователями внутренних документов являются:

Сотрудники.
Руководитель.
Другие пользователи извне по необходимости или требованию закона, при этом, как правило, им либо передаются копии, а не оригиналы, либо предоставляются оригиналы с возвратом.

Во внутренних документах присутствуют только подписи ответственных лиц, многие даже не требуют печати. Внутренняя переписка может вестись и вовсе в безбумажном формате. Сотрудник идентифицируется по логину или адресу почты (выдаются при трудоустройстве).

Кстати! Для организаций наличие печати не обязательное условие, но если она есть, то ее необходимо использовать. ИП также может работать без печати.

Формы регламентируются учетной политикой, особенностями делового оборота и внутренними установка компании, если только речь не о строго утвержденных формах, хотя таких осталось немного.

К пользователям внешних документов относятся:

Покупатели (клиенты).
Государственные органы (ФНС, ФСС, ПФР, Трудовая инспекция, Ростехнадзор и т.д.).
Поставщики.
Учредители (участники, акционеры и т.п.).
Банки.
Инвесторы.
Заинтересованные физические и юридические лица (например, потенциальные клиенты или кредиторы).

Внешние документы часто имеют строго утвержденную форму (декларации, справки, заявления). Иногда их передача должна сопровождаться предъявлением доверенности и подтверждением личности представителя компании.

Способы организации

В зависимости от вида и направленности можно создать различные системы документооборота:

Традиционная (бумажная). Все документы оформляются на бумаге, подписи только «живые», нельзя применять факсимиле. Можно использовать распечатанные факсы, сканы и копии, в случае если это допускается внутренними положениями, обычаями делового оборота и договоренностями с контрагентами. Чаще всего применяется ИП, поскольку для них нет необходимости вести бухгалтерский учет, а налоговый иногда ограничивается записями в книге учета.
ЭДО. Обычно организуется в крупных компаниях, с большим количеством филиалов, торговых точек и обширной сетью персонала. Для этого подключаются специальные системы учета или работа идет в специализированных программах. Сотрудники имеют логины и пароли и/или ЭЦП для идентификации и подписи. Внешний ЭДО действует аналогично: поступает внешняя документация, фиксируется, подписывается также электронно и направляется обратно контрагенту.

Важно! Действующее законодательство не предусматривает полного перехода на ЭДО, потому что некоторые документы, в частности связанные с кадрами, необходимо подписывать работникам лично (собственноручно) без ЭЦП.

Смешанный тип. Применяется как ЭДО, так и обычные бумажные документы, пока это наиболее часто встречающийся вариант.

Ведение внутренней документации обычно ограничено только фантазией руководства. Служебные записки, распоряжения, инструкции, отчеты о проделанной работе станут обязательными, если они есть во внутренних положениях, должностной инструкции и сотрудник был ознакомлен при трудоустройстве со своими обязанностями и корпоративными правилами.

Для того чтобы обмениваться в электронном виде с поставщиком или клиентом актами, накладными и другими документами, придется указать такую возможность в договоре. Если ваши покупатели делают заказ через сайт, то подобные условия стоит разместить в разделе правил пользования и напомнить покупателю, что он соглашается с ними, а также запросить необходимую информацию. Например, для отправки чека онлайн-кассы может понадобиться мобильный номер или электронная почта.

Системы ведения ЭДО

Огромное количество операторов и производителей программного обеспечения предлагают сейчас услугу электронного документооборота. Причем организовать учет можно совершенно по-разному и с помощью операторов и без них:

Облачный сервис.
- Плюсы: не требуется установка на ваших компьютерах, не нужно беспокоиться о сохранности данных, можно пользоваться с любого настроенного рабочего места или из дома. Очень удобно, когда компания привлекает дистанционных работников, операторов для звонков (распределенные call-центры), менеджеров по продажам и т.п. сотрудников.
- Минусы: есть опасения в плане закрытости информации от конкурентов или других заинтересованных лиц. Даже банки порой теряют данные клиентов. В некоторых случаях, когда кончается срок пароля/сертификата, период действия ЭЦП или по каким-то причинам блокируется пользователь, невозможно получить доступ к информации. Для возобновления обслуживания нужно оплатить услугу. Мало того, архив базы также без отдельной оплаты могут не передать, если решите прекратить работу с данным оператором. Возможно, не получится выгрузить документы в нужном формате или сервис не работает с той программой учета (или ее версией), которую вы используете.
- Обратить внимание: соотношение цены и набора услуг, ограничения (количество пользователей, срок доступа, форматы выгрузки, архивация и т.д.), гарантии. Обращаться лучше к давно действующему, зарекомендовавшему себя на рынке поставщику, предварительно изучив отзывы о нем.
Специальная программа. На компьютеры устанавливают программу, которая работает в сетевом режиме между ними. Можно настроить различные права: руководитель выполняет любое действия в сетке, а работник только вносит, например, первичные документы. Система распространяется не только на помещении, офис, но и город, страну, мир. Достаточно только поставить на рабочем месте софт, настроить его и подключить в сеть. Иногда даже не нужно ставить отдельное обеспечение, функционал просто дополнительно встраивается или активируется.
- Плюсы: плата изначально выше, но в дальнейшем систему обслуживания можно выбрать, исходя из потребностей, не включая излишние компоненты, а может, и вовсе отказаться от нее. Больше контроля над данными и доступом к ним, в большинстве случаев пользоваться хотя бы основным функционалом можно и при прекращении оплаты по обслуживанию. Более индивидуализированные настройки. Самостоятельное архивирование сведений.
- Минусы: возможно, придется проводить обновления, которые придется оплачивать отдельно, если они не входят в регулярную плату по обслуживанию. Быстродействие и скорость передачи данных зависят от «железа», т.е. характеристик ваших компьютеров. Программа занимает большое место на жестком диске. Архивацию, скорее всего, придется делать на внешний носитель. Обеспечивать безопасность тоже придется самостоятельно.
- Обратить внимание: что входит в базу при покупке и последующем обслуживании, ограничения (аналогично облачному сервису), системные требования.
Дополнение к сдаче отчетности. Некоторые операторы предлагают возможность пользоваться ЭДО в рамках системы, применяемой для отправки отчетов. Иногда это бесплатная услуга, с определенными ограничениями (например, входящие документы до N-го количества), иногда отдельная за дополнительную плату. Часто отправка происходит при помощи браузера: пользователь заходит на сайт в свой аккаунт, раскрывает нужный раздел, подгружает или заполняет прямо там форму и отправляет ее, подписав своей ЭЦП (применяется та же подпись, что для отчетов). Получатель ставит свою подпись, и пользователь получает соответствующее подтверждение.
- Плюсы: опять же не нужна покупка отдельных программ, просто появляются дополнительные возможности. Используется одна и та же ЭЦП.
- Минусы: рассчитано скорее на внешний обмен, контрагент также должен быть клиентом сервиса, иначе он просто не получит документы. Вероятно, придется подгружать готовую форму, к тому же не все они могут распознаваться и проходить контроль.
- Обратить внимание: согласовать вариант обмена с получателем, закрепив его в договоре или дополнительном соглашении, уточнить какие именно формы могут и будут передаваться.
Корпоративная система. Это может быть внутренняя почтовая служба, закрытый чат, канал связи, группа в мессенджере и даже социальной сети. Некоторые компании создают и собственную организованную сетку для отправки и приема сообщений, служебных записок и рабочих инструкций и распоряжений. Она может носить обязательный и неформальный характер. Например, можно с помощью оповещения через чат пригласить сотрудников на совещание, а можно отсканировать и направить для согласования проект контракта.
- Плюсы: все в руках самой организации: как организовать документооборот, общение, совещания, переписку, чтобы более оперативно работать с данными и проводить согласования.
- Минусы: если разрабатывается собственная система, то, вероятно, придется вложить немало средств в ее создание и обслуживание. Использование мессенджеров и соцсетей не исключает утечку информации. Юридически не каждое действие признается законным. Придется описать и этикет и правила общения в собственной сетке, чтобы избежать злоупотреблений. Придется устанавливать собственный сервер, если необходим доступ к каким-то сведениям круглосуточно.
- Обратить внимание: существует ли реальная потребность в такой сети, насколько реально ее контролировать. Есть ли финансовые возможности на последующее поддержание (заработная плата программистов, сетевых администраторов). Соответствует ли оборудование требованиям нагрузки.

CRM-системы

Прогресс заставляет бизнесменов учиться и использовать для привлечения покупателей и заказчиков особые системы CRM (расшифровывается как Customer Relationship Management – управление взаимоотношениями с клиентами). Родоначальником современного подхода к продажам был американец Джон Генри Паттерсон (1844 г. — 1922 г.), он считал, что во главе угла стоит клиент. Именно для сбора и обработки сведений о покупателях, их потребностях, интересах и созданы CRM-системы.

Используют CRM обычно сотрудники call-центров, менеджеры по продажам, маркетологи, руководители отделов, филиалов и компании в целом.

Основные этапы работы:

Обращение и заинтересованность в товаре или услуге (как вариант, не клиент обращается в организацию, а менеджер связывается с покупателем по телефону, в соцсети, электронной почте и другими способами, предлагая покупку).
Отметка об уровне интереса (не интересно, купил бы, но не сейчас, может порекомендовать того, кто зачет совершить покупку, просит связаться позже и т.д.) или оформление заявки
Обработка заявки (передача данных администратору, замерщикам, бухгалтеру для расчета. стоимости, выезду на место, составления счета или запись на встречу).
Передача заказчику данных (информация о дате и времени записи, сроках выезда специалиста).
Получение оплаты.
Общение с клиентом в процессе работы (согласование новых сроков, подключение дополнительных опций, перенос встреч, решение проблем с заказом).
Завершающий этап (передача результатов или товара, получение отзыва, определение будущей заинтересованности и потенциальных интересов покупателя), отправка (подписание) документов.

Важно! В результате общения в системе появляется карточка, сохраняющая подробную информацию о покупателе. Для обработки персональных данных физического лица необходимо получить его согласие.

При помощи CRM происходит обмен с клиентом документами и взаимодействие между отделами. Обычно в обороте фигурируют заявка, счет, акт или накладная, наряд, договор. Они могут формироваться в самом сервисе, что упрощает работу менеджера и увеличивает скорость его работы, а значит, объем продаж.

График документооборота

Если просто дать сотрудникам задачи и ждать их выполнения без указания конкретных сроков, то нужные документы бухгалтерия получит не скоро. Чтобы обеспечить своевременное поступление первички, понадобится график.

Для начала стоит составить список всех документов, которые будут использованы конкретно в вашей компании, и обозначить сроки их составления и передачи в следующий отдел или бухгалтерию. Можно также, если требуется согласование каких-то процедур, установить отведенный для этого период.

Кстати! Нарушение графика как самостоятельно, так и в составе других нарушений может стать причиной дисциплинарного взыскания и даже увольнения (п. 5 ст. 81 ТК РФ).

Затем определить, кто именно (не ФИО, а должность) отвечает за подготовку, подписание т.д. Соединить сведения в единую таблицу. Можно воспользоваться готовыми вариантами из сети. Потребуется ознакомить сотрудником под подпись с приказом (сам график — это неотъемлемое приложение к нему).

Требовать можно только те документы, которые предусмотрены должностной инструкцией, законодательством и правилами, относящимися к выполняемой сотрудником работе. Стоит обеспечить доступ к графику и его наличие на рабочих местах, чтобы сотрудники наглядно видели свои обязанности. В электронных системах и при наличии ЭДО можно настроить программы и сервисы таким образом, чтобы они указывали срок исполнения и предупреждали о приближении времени сдачи.

В описанных выше CRM-системах часто устанавливаются настройки времени на каждое действие. Например, для связи с клиентом после оформления им заявки на сайте дается 15 минут, на выставление счета после согласования условий – 10 минут, на выполнение работы или поставку –2 дня, на выставление закрывающих документов – 1 день. Это тоже своеобразный график, причем строго контролируемый. Не успел сделать что-то вовремя, информация тут же попадет к старшему менеджеру или руководителю отдела – придется объясняться.

В чем поможет график:

Проконтролировать исполнителей в части составления и передачи документов.
Выявить ответственного (возможно материально) в случае нарушения сроков.
При необходимости в соответствии с положением о премировании начислить (или нет) премию.
Заставить сотрудников более организованно подходить к работе, ставить себе определенные цели.
Найти систематические нарушения и выявить их причину (например, некомпетентного сотрудника).
Определить нагрузку по обработке документов на определенных участках учета

Современные достижения в области программирования дают широкие возможности для внедрения как целого комплекса, так и скромных локальных систем для организации документооборота организации. Даже если компания небольшая, наличие четкого графика и строгих сроков позволяет улучшить не только внутреннюю работу, но и качество обслуживания клиентов.

Источник

Cодержание

Электронный документооборот, что это и как работает?
Функции электронного документооборота
Какие выделяют виды электронного документооборота
Особенности организации электронного документооборота
Какие документы нельзя переводить в электронный документооборот
Какие программы существуют для электронного документооборота
Преимущества перехода на электронный документооборот

Бумажное делопроизводство — это громоздкая система, которая часто создаёт проблемы как для бизнеса, так и для простых граждан. Для того чтобы повысить эффективность управления и сократить трудозатраты, был разработан электронный документооборот. В последние годы данная система получила государственную поддержку в виде законодательных актов и государственных программ. Несмотря на это, использование документов в электронном виде ещё не приняло массового характера, хотя его внедрение значительно упрощает работу организации, повышает производительность труда и снижает издержки.

Электронный документооборот, что это и как работает?

Электронный документооборот или ЭДО — это система, предназначенная для оперативного и безопасного обмена документацией в электронном виде без использования бумажных носителей. Она включает в себя комплекс процессов для создания, редактирования, регистрирования, обмена и хранения документов с использованием специального программного обеспечения. Вся документация ведётся в цифровом формате, что позволяет увеличить скорость работы, повысить удобство для работников и конфиденциальность сведений, а также значительно уменьшить издержки на бумагу, распечатку и обслуживание принтеров, а также на услуги доставки.

Документ в электронном виде — это информационный файл, который используется для обработки и передачи данных с использованием ИТ-систем. Обычно документы имеют утверждённую стандартизированную форму. Законодательно приняты такие виды документов, как счет-фактуры, транспортные накладные, трудовые книжки, некоторая кадровая документация, больничные листы и прочие. Для того чтобы электронный документ стал юридически значимым, необходимо, чтобы ответственный сотрудник подписал его при помощи электронной цифровой подписи (ЭЦП), получаемой ответственными сотрудниками в ФНС или УЦ.

Как работает ЭДО:

сотрудник создаёт необходимый документ, к примеру, заявление;
после этого он ставит свою ЭЦП и пересылает через сервис ЭДО нужному контрагенту;
получатель изучает файл, если его всё устраивает, тоже ставит свою цифровую подпись;
отправляется уведомление, которое позволяет начать необходимые действия, описанные в документе, например, переводить оплату за товары или услуги.

Документ в электронном формате обладает аналогичной юридической силой, что и бумажный вариант. Но это будет возможным, только если получатель не вносил правки в оригинал, иначе он будет считаться недействительным.

Функции электронного документооборота

Так как электронный документ — это файл, то существует возможность автоматизировать шаблонные операции с ним, увеличив скорость работы сотрудников. Все системы электронного документооборота (СЭД) предлагают своим клиентам базовый функционал:

выполнять регистрацию документов;
контролировать движение документации, отслеживать исполнение процессов, вести историю взаимодействия;
настраивать уведомления о статусе документа;
создавать справочники и реквизиты и редактировать их;
выполнять анализ и создавать отчёты по делопроизводству;
импортировать документы из сети или из ПК;
проверяет ЭЦП на действительность при подписании;
позволяет отправить и получить приглашения;
выполнять прямую интеграцию, то есть создавать на основе шаблона новый документ;
сканировать и распознавать бумажные документы и осуществлять экспорт/импорт;
уведомлять налоговую службу о подключении к обмену, например, счёт-фактурами;
обеспечение конфиденциальности информации, а также ограничение доступа;
гарантирует правильность форматов документов по регламенту и соблюдение законодательства.

Некоторые программы имеют специализированные функции ЭДО, например, система для работы с проектными документами может работать с графическими типами файлов. Часть задач автоматически настроены и работают для всех, но можно также дополнительно подключать необходимые модули или провести интеграцию с другими системами, например, с 1С или Битриксом.

Какие выделяют виды электронного документооборота

Электронный документооборот делает работу компаний более простой и эффективной, при грамотном оформлении документов электронный формат имеет такую же юридическую силу, как и бумажный вариант. Документооборот подразумевает работу с широким спектром информации, поэтому выделяются различные виды ЭДО в России. Например, документооборот может быть классифицирован по отраслям:

кадровый;
управленческий;
бухгалтерский;
налоговый;
технический;
производственный и другие.

Кроме того, ЭДО может быть:

внутренним, то есть ЭДО внутри организации;
внешним, для обмена документами с партнёрами, покупателями, контролирующими органами;
ЭДО с государством, что подразумевает сдачу отчётности в Федеральную налоговую службу, Пенсионный фонд, Фонд социального страхования и прочие контролирующие организации.

Рассмотрим более подробно основные типы документооборота.

Внутренний ЭДО

Для работы организации обязательно должно быть внутреннее делопроизводство, в котором участвуют только руководители и сотрудники компании. С помощью внутреннего ЭДО регулируются все рабочие процессы в организации и деятельность работников. Этот вид делопроизводства практически не регулируется государственными органами, поэтому руководство организации может самостоятельно определять правила работы. Какие документы можно отправлять по ЭДО для использования внутри организации: заявления, приказы, служебные записки, инструкции, протоколы совещаний, уставы и прочие.

Для того чтобы организовать внутренний ЭДО применяют СЭД. Они помогают увеличить эффективность и сделать обмен сведениями между сотрудниками, филиалами или подразделениями более быстрым, оперативно знакомить работников с приказами или инструкциями и информировать об изменениях в документах, отслеживать исполнение и статусы, а также оценивать производительность труда работников. Какие бывают системы электронного документооборота:

коробочная версия или универсальные, они имеют стандартные функции, просты в установке, но могут не иметь необходимой функциональности для решения задач организации;
индивидуальные, то есть разрабатываются для конкретной компании, требуют обучения сотрудников и трудоёмкого внедрения;
комбинированные, совмещают стандартную функциональность, адаптацию к конкретным задачам и возможность интеграции с другими информационными системами организации.

С помощью использования внутреннего ЭДО можно значительно увеличить производительность работы, а также уменьшить расходы на печать документов. Основные задачи, которые выполняет внутренний ЭДО:

увеличение скорости работы с документацией и оперативный обмен информацией между сотрудниками;
коллективный доступ к документам;
более быстрое и простое получение сведений из нормативных актов или приказов для сотрудников;
контроль за исполнением и статусом документации;
быстрый поиск необходимого документа, создание классификации;
уменьшение возможности потери оригиналов документа и его порчи;
повышение эффективности работы сотрудников.

Внутренний ЭДО обычно используют руководители организации, бухгалтерский отдел, менеджеры по персоналу, разработчики и прочие работники.

Внешний ЭДО

Внешний документооборот — это работа с цифровой документацией контрагентов, к которым можно отнести поставщиков, партнёров, клиентов и организации, выполняющие контроль. К внешним документам можно отнести счет-фактуры, накладные, бухгалтерскую и налоговую отчётность, акты выполненных работ и прочие.

Внешний ЭДО условно можно разделить на 2 типа: работа с бизнесом и работа с государством. Первый вид включает делопроизводство с контрагентами, к нему можно отнести такие документы, как счет-фактуры, договоры, накладные и т.д., а также дистанционные банковские услуги и площадки e-commerce. Ко второй группе относится отчётность для ФНС, Пенсионного фонда, ЕИС и другие.

При использовании электронной цифровой подписи документация имеет юридическую значимость. Квалифицированная ЭЦП признаётся аналогичной подписи на бумажном документе, а если подпись простая или неквалифицированная, то необходимо дополнительное соглашение.

Задачи и функции внешнего электронного документооборота:

экономия времени. Оформление документов и их редактирование происходит в электронном виде. В течение нескольких секунд они доставляются до адресата. При внесении правок в документ нет необходимости заново распечатывать документ.
экономия места. Нет необходимости для выделения специальной комнаты под бумажный архив, так как все документы хранятся в электронном виде не сервере, ПК или в облаке.
высокая надёжность и безопасность. Все электронные документы передаются по защищённым линиям и подписаны с помощью ЭЦП. Операторы ЭДО шифруют информацию, даже если её смогут перехватить, то не смогут прочитать и использовать.

Используя систему ЭДО для внешней документации, организация сможет перевести работу в цифровой формат, автоматизировать бизнес-процессы и значительно сэкономить ресурсы, как финансовые, так и временные. Благодаря более быстрой обработке и доставке документов, компания будет более быстро и качественно выполнять свои обязательства, улучшая свою репутацию в глазах клиентов и партнёров.

ЭДО с государственными органами

Электронный документооборот с государством начал активно развиваться около 10 лет назад, когда Министерство финансов разрешило применять счет-фактуры в электронном виде при наличии электронной подписи. Основную часть госучреждений переводят в электронный формат, что позволяет предпринимателям, ИП и юридическим лицам экономить время и ресурсы, быстрее и эффективнее взаимодействовать с ФНС, ПФР, ФСС.

Электронное делопроизводство в некоторых случаях является обязательным:

для подачи отчётности в органы контроля, например, для годовых бухгалтерских отчётов для малого и среднего бизнеса;
для участия в госзакупках и торгах;
для работы с маркированной и прослеживаемой продукцией;
для подачи документов в налоговые органы.

Для того чтобы начать работать в системе ЭДО с государственными органами, необходимо получить ЭЦП в налоговой службе или в удостоверяющем центре. После этого нужно выбрать подходящего для вас оператора ЭДО и заключить с ним договор. Также требуется установка специального программного обеспечения. Чтобы начать работать с различными государственными органами, нужно либо заключить договор о подключении к электронному документообороту для Фонда социального страхования, либо написать заявление и подписать специальное соглашение для Пенсионного фонда. Для обмена отчётностью с ФНС основным требованием является получение квалифицированной электронной подписи.

ЭДО с государством позволяет упростить взаимодействие с юридическими лицами и предпринимателями. Для подачи документов не нужно стоять в очередях с большой кипой бумаг, а результаты приёма отчётов предприниматель получает в электронном виде. При этом обеспечивается конфиденциальность и безопасность данных, и исключается возможность потери документов.

Особенности организации электронного документооборота

Для того чтобы грамотно перейти на ЭДО и избежать возникновения сложностей, необходимо подключиться к системе операторов. Оператором ЭДО называют организацию, которая предоставляет клиентам программный комплекс для безопасного обмена открытыми и конфиденциальными данными. То есть операторы должны предоставлять защищённые каналы для обмена документами, которые имеют особое шифрование. На сайте ФНС можно найти актуальный список надёжных и аккредитованных операторов ЭДО. При выборе оператора для предприятия стоит обратить внимание на некоторые условия:

наличие специалистов, которые смогут помочь с внедрением ЭДО в организацию;
скорость работы техподдержки;
может ли оператор оказать помощь при подключении контрагентов;
наличие дополнительного функционала для интеграции.

Это основные моменты, которые нужно учитывать при выборе оператора при подключении электронного документооборота. Оператор обеспечивает организациям сервисное обслуживание:

проверяет подлинность ЭЦП;
гарантирует безопасность и секретность всех данных, используя для движения документов специальные каналы с шифрованием;
отправляет уведомление налоговой службе о подключении клиента к ЭДО;
следит за соблюдение требований законодательных актов и регламентов.

Какие документы нельзя переводить в электронный документооборот

По законодательству можно оформлять большинство кадровых документов в цифровом виде, но по новым правилам запрещается вести в электронном виде следующие документы:

приказы об увольнении;
трудовые книжки и информацию о трудовой деятельности.

Какой документ не подлежит переносу в ЭДО в охране труда? При расследовании несчастных случаев привлекаются в работу не только сотрудники организации, но и представители государственных органов, эксперты, поэтому следующие документы не могут быть оцифрованы:

протоколы осмотра места происшествия и опросов должностных лиц и свидетелей;
схемы, эскизы;
акт о несчастном случае;
журнал регистрации несчастных случаев на производстве.

Какие программы существуют для электронного документооборота

На отечественном рынке наиболее популярны системы ЭДО российской разработки, Это связано с особенностями документооборота в России, который имеет значительные различия с зарубежным. Поэтому иностранные программы зачастую не имеют функций, которые необходимы для ведения делопроизводства в России. Рассмотрим наиболее популярные программы для ведения ЭДО.

Directum

Программа подходит для крупных и средних предприятий, имеет готовые бизнес-решения, которые позволяют решать задачи из различных отраслей. Система гарантирует высокую надёжность и безопасность при обмене документами. Есть возможность совместной работы, включает в себя функции создания, редактирования и хранения документации.

Подробнее о программе

СБИС: Электронный документооборот

Решение подойдёт как для крупных организаций, так и для физических лиц и ИП. Имеется техподдержка клиентов 24/7, настроен роуминг с большинством операторов. Программа позволяет создавать счет-фактуры, накладные с ЭЦП. Возможность сохранять электронные и бумажные документы в архиве. Сервис позволяет редактировать документы и обсуждать рабочие моменты онлайн с партнёрами.

Подробнее о программе

ELMA ECM+

Решение предназначено для работы с внутренним делопроизводством. Программа помогает автоматизировать работу с документами, электронный архив, проектную документацию и прочие функции, связанные с документацией. Сервис построен на BPM-платформе.

Подробнее о программе

Дело

Программный продукт поможет автоматизировать рабочие процессы. ПО имеет широкие функции, включающие делопроизводство, интеграцию с 1С, договорной и проектный документооборот, управление информацией, осуществление госуслуг.

Подробнее о программе

Авандок

СЭД подходит для малого и среднего бизнеса, корпораций, государственных и муниципальных организаций. Программа имеет готовые бизнес-решения, которые помогут в автоматизации различных видов документооборота: кадрового, договорного, внутреннего и прочих. Система может быть настроена под определённую отрасль и конкретную организацию.

Подробнее о программе

Docsvision

Решение может применяться для компаний различного масштаба для делопроизводства, договорной работы, оперативного управления бизнес-процессов. Сервис использует современные технологии ECM-системы для управления документами и задачами, а также для хранения документации организации. Программа позволяет настраивать маршрут документов для согласования.

Подробнее о программе

Первая Форма

Программный продукт имеет большой функционал для настройки большого числа бизнес-процессов, используемых в производственных, строительных, фармацевтических, страховых компаний, агентств недвижимости, торговых сетей и прочих отраслей. Решение автоматизирует работу с документацией, постановку и контроль задач, проектное управление, хранение документов.

Подробнее о программе

Астрал.ЭДО

Сервис подойдёт для малого и среднего бизнеса, индивидуальных предпринимателей. Решение позволяет автоматизировать работу с документацией: быстрая подпись и удобная загрузка документов, сервис визуализации для просмотра документов в удобном формате. При изменении статуса документации, изменениях или приглашениях к ЭДО приходит уведомление на email.

Подробнее о программе

Преимущества перехода на электронный документооборот

Переход на систему электронного документооборота требует определённых временных и финансовых ресурсов, но получаемые выгоды очевидны. Укажем основные преимущества перехода организаций на ЭДО:

сокращение времени на создание, редактирование, обмен документами;
структурированное и централизованное хранение документов в электронном архиве;
снижение затрат на бумагу, расходные материалы, почтовые услуги и доставку;
увеличение скорости доставки документации и согласования;
быстрый поиск необходимых документов в системе;
безопасность информации и сохранение конфиденциальности данных благодаря зашифрованным каналам обмена;
единый формат и регламент для оформления документов и работы с ними;
возможность работы с документацией в круглосуточном режиме;
повышение продуктивности сотрудников;
ускорение работы с контрагентами и оплаты товаров и услуг.

Переход на ЭДО чаще всего происходит поэтапно. Организации комбинируют использование бумажной документации и ЭДО, что позволяет получать преимущества каждого типа. При грамотной настройке алгоритмов работы можно получить систему, основанную на эффективной работе электронного документооборота и бережном хранении бумажных архивов.

Если вы нашли ошибку в тексте, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите ctrl + enter

Источник

От документооборота в организации зависят многие рабочие процессы. Его правильная организация даст больше возможностей для скорости работы и прозрачности бизнес–процессов. Как сделать его удобнее?

Почему это важно

В зависимости от масштаба организации количество документов может быть разным. В любом случае, контролировать процесс их обработки не так сложно, как кажется на первый взгляд.

Регламентация документооборота – первый шаг к его контролю. В новых и небольших организациях такой потребности может и не быть, но со временем, когда количество документов станет в разы больше, внедрить такую технологию контроля все равно придется. Если вести документооборот правильно с самого начала, в будущем это откликнется отсутствием путаницы и просроченных документов.

Путаница

Рост числа контрагентов заставляет сотрудников организации сталкиваться с большим потоком неструктурированной информации, которую они получают в виде документов. Это ведет к путанице в отделах, срыве сделок и поставок, отсутствии согласования важных документов в срок и еще много других негативных последствий.

Инструкция по ведению документооборота поможет создать единую систему обработки информации и четкое распределение документов между конечными получателями.

Дисциплина

Очевидно, что отсутствие регламента работы порождает и отсутствие дисциплины в коллективе. Если каждый сотрудник будет работать с документами так, как считает нужным, процесс их обработки может затянуться надолго. Это происходит из-за несогласованности действий, то в дальнейшем приведет к потере документами своей актуальности.

Важно

Обучение сотрудников ведению документооборота поможет исключить риск неверного оформления документов и обеспечить корректную работу внутри организации.

Автоматизация не пройдет

Отсутствие регламента ведения документооборота не позволяет провести его автоматизацию. Если организация большая, то существенный минус для ее успешности.

Проблемы с законом

Неисполнение должностных обязанностей, связанных с согласованием документов, грозит организации штрафами или даже лишением права на работу. Регламент будет главной инструкцией сотрудников, на которую они смогут ориентироваться и тем самым обрабатывать документы в срок.

Бизнес под контролем

Любая законная деятельность сопровождается официальными документами. Контролируя их ведение от начала до конца, сотрудник контролирует и связанный с ним бизнес–процесс.

Как создать регламент ведения документооборота

Ряд экспертов выделяет определенные этапы создания регламента:

разработка форм первичных документов;
создание рабочих групп для контроля документооборота;
формы и регламенты, позволяющие оперативно согласовывать документы.
закрепление списков документов за отделами;

Важный пункт – частью регламента должны стать методы, которые помогут каким-либо образом ускорить ведение документооборота. Так сотрудники экономят рабочее время.

Регламентов моет быть несколько, если бизнес масштабный. К примеру, если конкретный отдел постоянно получает какие-либо документы, он может ввести свой регламент работы с ними. Важно, чтобы с этим регламентом ознакомились все сотрудники отдела и смежных отделов, имеющие отношение к этим документам.

Важно

Регламент одного отдела ни в коем случае не должен противоречить такому же документу другого отдела. Чтобы избежать такой ошибки, изменения регламентов нужно обязательно обсуждать со всеми ответственными сотрудниками.

Один из часто используемых регламентов – регламент договорной работы. Здесь указывают инициатора контракта, работы, которые нужно провести в рамках договора, какие документы требуются от контрагента, срок их согласования и ответственных сотрудников.

Другой вид регламентов для контроля документооборота ¬– планово-бюджетные. Они включают порядок и сроки формирования бюджетов организации, состав сотрудников, работающих с данными бюджетами, их функции, ответственность, а также способы корректировки бюджетов и контроль исполнения.

Обратите внимание

Составить регламент недостаточно. Нужно также позаботиться о его использовании внутри организации. Если какой-то пункт регламента неактуален, его нужно оперативно убрать и оповестить об этом сотрудников. Также поступайте и с нововведениями.

Другие инструменты для контроля документооборота

В некоторых организациях для успешного ведения документооборота внедряют и другие инструменты контроля. К ним относятся:

Отметки на документах. Для ускорения процессов согласования документов секретарь ставит отметки на те документы, которые нужно обработать в первую очередь. Так руководитель точно знает, какие документы важно подписать в ближайшее время
Бланк идентификации документов. Этот инструмент контроля помогает быстрее определить, кто должен получить документ и когда. На специальном бланке сотрудник указывает что это за документ, кто его составил, к какому проекту он относится и прочая необходимая информация. Данный бланк переедают вместе с документом ответственному сотруднику.
Критерии согласования. Сотрудники заранее составляют критерии, по которым далее оценивают полученные или отправляемые документы. В качестве критериев может выступать время обработки документа, дата согласования или его состав.
Реестр передачи документов. Если документооборот масштабный, данный инструмент поможет его упорядочить и проще контролировать. В реестре отмечаются документы и этап согласования на данный момент. Создать реестр можно как в электронном, так и в бумажном виде. Реестр позволяет собрать определенную статистику для дальнейших правок в регламент ведения документооборота.

Важные правила для контроля документооборота

Главная функция ведения документооборота – обеспечение контроля первичных документов на всех контрольных точках: у контрагента, у менеджера, у бухгалтера. Чтобы этот процесс был быстрее, нужно соблюдать 6 важных правил.

Правило 1

Ответственность – главным спутник при работе с документами. Без соблюдения этого пункта есть большая вероятность совершить ошибку и потратит на ее исправление много рабочего времени.

Чтобы такой ситуации не произошло, лучше назначить ответственного за ведения документооборота сотрудника или несколько сотрудников. Это касается всех документов, которые попадают в организацию. Такое решение обеспечит контроль входящего и исходящего документооборота.

Кроме минимизации рисков данный шаг освобождает от ведения документооборот остальных работников организации. Ответственные сотрудники отвечают за регистрацию и учет документов, их проверку и переадресацию, маркировку и прочие рутинные задачи, которые отнимают рабочее время других работников.

Правило 2

Предварительная оценка входящей документации поможет сократить рабочее время, которое вы планировали потратить на ее обработку. Для этого нужно заранее выделить типы документов для конкретного получателя: руководителя, бухгалтера или других сотрудников. Так документы сразу попадут к тому, кто должен его согласовать, минуя заместителей.

Грамотное распределение входящего потока документооборота поможет избежать путаницы и обеспечить быстрое попадание документов непосредственно к получателю.

Правило 3

Залог успешного дела – порядок. Поэтому стоит соблюдать его и при ведении документооборота в организации. Для этого любой документ – входящий и исходящий, нужно регистрировать в ответственном за него подразделении не больше 1 раза – когда он только поступил в организацию. Не занимайтесь регистрацией повторно, если нужно отдать документ на дополнительное рассмотрение специалистам.

Правило 4

Согласование документов нередко занимают большую часть времени, отведенного на их обработку. Поэтому к принятым в организации правилам ведения документообороте важно добавить регламент по согласованию документов. Он включает сроки согласования документов, а также ответственных за этот процесс сотрудников.

Таким образов документы не теряют свою актуальность из-за очень долгого согласования.

Правило 5

Если на почту организации приходит много рекламных и прочих материалов, не требующих регистрации, отведите им минимум времени. Как правило, такие письма можно сразу отдавать получателю без лишних этапов согласования.

Правило 6

Когда подписать документы может лишь руководитель, это очень замедляет документооборот в организации. Делегирование данного право заместителям значительно ускорить процессы согласования.

Обратите внимание

Это правило также поможет освободить больше рабочего времени руководителя организации для других, не менее важных задач.

Правило 7

Если делить документацию на потоки, обработать ее получится быстрее и проще. Они идут по одному маршруту и всегда попадают к нужному получателю.

Как правило, в организациях выделяют 3 вида потоков документооборота – входящие, исходящие и для использования внутри компании. Здесь распределяют документы в зависимости от структуры предприятия: к примеру, если есть какие-либо филиалы, нужно дополнить регламент ведения документооборота потоком «для филиалов».

Все материалы будет идти по определенному регламентированному маршруту. Это упростит процесс передачи документов и также не допустить путаницы в них.

Указанные правила помогут сделать документооборот в организации проще, за счет сокращения времени, потраченного на обработку входящего и исходящего потока.

Контролировать ведение документооборота важно, чтобы обрабатывать их в срок и своевременно доставлять их адресатам. Используя указанные рекомендации, организация сделает документооборот проще, быстрее и удобнее для своих сотрудников.

Источник

Существует стандартный ограниченный набор процессов документооборота, который может быть представлен в организации. В зависимости от типа компании, состава и количества основных бизнес-процессов, процессы документооборота могут быть представлены не полностью.
Условно процессы документооборота организации можно разделить на несколько основных групп. Как правило, ответственными за каждый тип процессов являются разные службы.
Это важно понимать при построении системы документооборота компании, поскольку от того, какие процессы планируется выстроить, фактические заказчики и пользователи этого проекта будут разные. Также различными будут требования к знаниям тех специалистов, которые будут выстраивать эти процессы.
Каждый процесс имеет достаточно стабильный маршрут движения, который определен принятым управленческим процессом в организации и зависит от типа, состава и содержания документов, степени регламентации функций и распределения обязанностей между руководителями и структурными подразделениями, а также от принятой в организации технологии работы с документами.
Процессы, связанные с внешними коммуникациями (поступление в организацию документов и отправка в другие организации):

Обработка входящей информации.
Документопоток входящих документов составляют:
•    Документы вышестоящих организаций или органов власти и управления, центральных аппаратов министерств и др.
В состав этих документов входят директивные указания, нормативные и методические акты, которые являются основанием для руководителей в организации, управленческой, производственной, технической и иной деятельности.
К этим документам относятся указы, законы, постановления, распоряжения, указания, поручения, приказы, письма, инструкции, решения, методические указания и рекомендации.
•    Документы подведомственных организаций, присылающих документацию и различного рода запросы;
Эти документы содержат сведения о выполнении распорядительных действий, запросы о ходе выполнения заданий и отчетные сведения о своей деятельности.
По видам документов этот поток состоит из отчетов, докладных записок, писем, актов.
•    Документы организаций, обменивающихся информацией для решения вопросов, требующих совместных действий;
Документы направляются с целью согласования совместных действий, с целью консультирования и получения информации.
По видам документов можно разделять: письма (информационные, рекламные, запросы и др.), договоры, а также документы, сопровождающие выполнение договоров (акты, счета, заявки и др.).
•    Жалобы, предложения  и заявления граждан и организаций.

В процессе движения входящих документов выполняются следующие операции:
•    Приём входящих документов;
•    Первоначальная обработка;
•    Регистрация документа;

•    Предварительное рассмотрение и распределение (внесение проекта резолюции);
•    Рассмотрение документов руководством;
•    Исполнение резолюций;
•    Направление в архив.

Обработка исходящей информации.
Исходящий документопоток состоит из документов, создаваемых в данной организации и отправляемых за ее пределы.
Исходящие документы создаются в ответ на поступившие письменные или устные запросы или как инициативные документы, требующие или не требующие ответа.
В исходящем документопотоке выделяется группа распорядительных (при условии, что организация имеет подведомственные организации) и информационных документов – письма, докладные, справки, отчеты и другие.

В процессе движения входящих документов выполняются следующие операции:
•    Создание проекта документа;
•    Согласование проекта документа;
•    Утверждение проекта документа;
•    Регистрация документа;
•    Отправка адресату;
•    Направление в архив.

Процессы, связанные с обеспечением деятельности и организационно-распорядительной деятельностью организации. Внутренний документопоток организации.
Управленческая деятельность организации фиксируется в основном организационно-распорядительными документами, которые условно можно разделить на три группы:
•    организационные документы (устав организации, структура и штатное расписание, положения, инструкции, правила и др.);
•    распорядительные документы (приказы, распоряжения, указания, решения  и др.);
•    справочно-информационные документы (протоколы, акты, справки, информации, сводки и др.).

Организационные документы
Организационные документы являются правовой основой деятельности организации и содержат правила, нормы, положения, определяющие статус организации, ее структуру, функции организации в целом, а также ее структурных подразделений и работников, права и обязанности должностных лиц.

В процессе движения внутренних организационных документов в общем случае выполняются следующие операции:
•    Создание проекта документа;
•    Согласование проекта документа;
•    Утверждение проекта документа;
•    Регистрация документа;
•    Направление в архив.

Разрабатывает организационные документы руководство организации или подразделения с привлечением юридической службы и квалифицированных специалистов, хорошо знающих работу организации.
В процессе подготовки организационные документы в обязательном порядке проходят процедуру согласования (визирования) со всеми заинтересованными подразделениями и лицами, юридической службой (юристом).
Утверждаться организационные документы могут непосредственно руководителем, распорядительным документом руководителя (приказом или распоряжением) или коллегиальным органом. Датой организационного документа является дата его утверждения.
Организационные документы в основном действуют впредь до их отмены или до утверждения новых. Порядок внесения изменений или их пересмотра зависит от вида организационных документов.

Распорядительные документы.
Распорядительные документы выполняют функции оперативного регулирования деятельности.  В этих документах фиксируются решения по административным и организационным вопросам деятельности организации.
Распорядительные документы содержат решения, идущие сверху вниз по системе управления: от управляющего органа к управляемому, от руководителя организации к структурным подразделениям и работникам. С помощью распорядительных документов разрешаются возникающие в сфере управления вопросы; их адресатом являются конкретные организации, структурные подразделения, должностные лица или работники; они являются юридическими фактами, вызывающими возникновение конкретных административно-правовых отношений.
В процессе движения внутренних распорядительных документов выполняются следующие операции:
•    Создание проекта документа;
•    Согласование проекта документа (в том числе и сторонними организациями);
•    Утверждение проекта документа;
•    Регистрация документа;
•    Рассмотрение документов руководством;
•    Исполнение резолюций;
•    Направление в архив.

Информационно-справочные документы
Информационно-справочными документами являются: докладная, служебная и объяснительная записки, предложение, протокол, акт, справка и другие.
Информационно-справочные документы сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, т.е. инициируют управленческие решения. Они не содержат поручений и не обязывают выполнять поручения.
Особенностью информационно-справочных документов является то, что они идут снизу вверх по системе управления: от работника к руководителю подразделения, от руководителя подразделения к руководителю организации т.д.

В процессе движения внутренних информационно-справочных документов выполняются следующие операции:
•    Создание документа;
•    Согласование документа;
•    Подписание документа;
•    Регистрация документа;
•    Рассмотрение документа руководством;
•    Исполнение резолюций;
•    Направление в архив.

Источник