Если у вас небольшая компания по каким основным параметрам вы будете подбирать асу

Как бы шаблонно это не звучало, но выбор автоматизированной системы управления предприятием (АСУП) – дело ответственное. И на это есть несколько причин.

Во-первых, АСУП обычно приобретаются на достаточно долгий срок (среднее время “жизни” АСУП – около 10 лет, но это не предел – во многих компаниях используются системы с гораздо большим “стажем” работы, правда, и обрастающими за это время новыми возможностями).

Во-вторых, чтобы система автоматизации приносила ожидаемый эффект, она должна соответствовать данному предприятию – его возможностям, уровню развития и т.д. (много ли пользы принесет вам одежда на пять размеров большая, чем нужно? Имеет ли смысл покупать дорогостоящий профессиональный инструмент, которым вы воспользуетесь раз в жизни? Так и здесь – АСУП должна быть предприятию “впору”).

Наконец, стоимость АСУП для крупного и среднего предприятия не так уж и мала.

Иначе говоря, ошибка при выборе АСУП может обойтись дорого.

Как следствие, все больше предприятий при выборе АСУП обращаются за помощью к специализированным консалтинговым компаниям. Но рынок действительно независимых и высоко профессиональных консалтинговых услуг в СНГ пока только складывается. К тому же даже в случае привлечения консультантов, на предприятии должны быть специалисты, принимающие активное участие в процессе выбора. Ведь консультанты предложат рекомендации, а окончательное решение все равно должно быть принято теми, кому с выбранной АСУП придется жить и работать не один год.

Значит, имеет смысл выяснить, по каким критериям следует выбирать АСУП.

Критерии выбора АСУП

Критериев выбора систем автоматизации, как и многих других достаточно сложных и дорогих товаров (например, автомобилей), существует, конечно же, много. Какие-то из них крайне важны, какие-то могут отражать очень индивидуальные потребности. В подобных ситуациях следует во многом ориентироваться на “здравый смысл”, а также иметь в виду некоторые ключевые моменты, носящие специальный характер.

Выбирая систему автоматизации, стоит обратить внимание на следующее:

1. Что система автоматизации может делать, или какова ее функциональность.
2. Во что обойдется приобретение системы, запуск ее в эксплуатацию и поддержание в рабочем состоянии, т.е. какова ее совокупная стоимость владения (крайне важно знать именно общую стоимость, а не просто цену программного обеспечения).
3. Есть ли гарантии успешного завершения проекта внедрения и полноценного ввода системы в эксплуатацию(ведь система автоматизации – это целый комплекс сложных работ, а не просто коробка с программами на лазерных дисках!).
4. Что у системы “внутри” и,следовательно, насколько она надежна, долговечна, производительна,в конце концов, современна.
5. Какова эффективность и возможные сроки окупаемостисистемы.

   Далеко не последнее значение имеют также

6. Уровень и качество сервиса в послепродажный период.
7. Возможность сопровождать и развивать системусилами специалистов вашего предприятия

   Наконец, поскольку “жизнь” у системы автоматизации должна быть достаточно долгая, то –

8. Каковы перспективы системы, будет ли она развиваться и поддерживаться поставщиком в будущем.

Рассмотрим некоторые из этих критериев подробнее.

Функциональность

Функциональность – это то, ради чего собственно АСУП обычно и приобретают. Это та польза, те возможности, которые она предоставляет.

Поэтому если в системе нет важных для вашего предприятия функций и они не могут быть добавлены в разумные сроки (посредством настроек или относительно небольшого допрограммирования) – то и говорить не о чем, данная система предприятию не подходит.

Гораздо сложнее, когда формально система может “все”.

Реальные потребности предприятия

В такой ситуации разумно начать с самого предприятия, а не с АСУП. Иначе говоря, выяснить, что же реально нужно предприятию.

По большому счету, предприятию необходимо все, что содержат современные АСУП (за очевидными исключениями – например, супермаркету вряд ли пригодятся модули управления сборочным производством). Но ведь из того, что человеку в его жизни требуются много разных вещей, не покупают же их все сразу при его рождении! (в конце концов, это просто рискованно – когда дитя вырастет, будет ли оно носить то, что купили ему родители десять лет назад?).

Определить реальные потребности предприятия в автоматизации – дело не такое простое. Очень хорошо, если на предприятии разработан план развития на несколько лет вперед, в котором определена роль информационных технологий и описана последовательность создания корпоративной автоматизированной системы управления. Такой продуманный подход дает наибольшую отдачу, существенно снижает риск выбрать “не ту” АСУП и избежать проблем так называемой “лоскутной” автоматизации*. При этом в качестве первоочередных задач может рассматриваться автоматизация наиболее критичных на данном этапе видов деятельности (“узких” мест, от которых существенно зависит жизнь предприятия) или наиболее трудоемких при обработке традиционным способом (среди последних – например, бухгалтерский и налоговый учет, бюджетирование, расчет зарплаты, и др.).

Функциональность для конкретного предприятия

Определив потребности предприятия в автоматизации, вернемся к предложениям поставщиков АСУП.

Итак, в системе есть необходимая предприятию функциональность. Изучая рекламные материалы, коммерческие предложения поставщика, документацию, участвуя в презентациях системы или знакомясь с нею на предприятиях, где она уже работает, обратите внимание на следующее.

Ваше предприятие работает в конкретной стране (например, Украине), принадлежит к определенной отрасли, имеет свои индивидуальные особенности. Поэтому стоит задать такие вопросы:

• Насколько полно отражено в системе национальное законодательство (например, бухгалтерское, налоговое)? Какие используются методики расчета зарплаты? Соответствует ли порядок выполнения операций принятому на предприятиях данного типа? На каком языке приведены команды, написана документация? Понятна ли документация пользователям? Работает ли система на других отечественных предприятиях и какие отзывы?
• Как учтены (или могут быть учтены) отраслевые особенности? Есть ли опыт применения в отрасли и каковы примеры?
• Каким образом может быть учтена специфика конкретного предприятия?
• Может ли система работать с территориально распределенными предприятиями (это важно для корпораций, холдингов, сетей филиалов, структур с удаленными подразделениями)? Если да, то возможна ли такая работа на характерных для СНГ слабых каналах связи?
• Интегрируетсяли система с другими системами управления?

Говоря о возможностях учета тех или иных особенностей, важно понять, какэто делается практически в системе. Существует несколько основных вариантов:

• особенности уже учтены в системе и ничего делать не нужно;
• систему можно настроить посредством установления значений тех или иных параметров, что доступно прямо из программы;
• наконец, систему можно доработать на уровне исходного кода (допрограммировать с помощью специального или универсального языка программирования).

И мировая, и отечественная практика показывает, что системы для крупных и средних предприятий реально внедряются с применением всех этих подходов. Другое дело, в каком соотношении они используются в системе. Крайности здесь нежелательны – например, настройка тысяч, а то и десятков тысяч параметров дело непростое и достаточно дорогое (из-за “цены” соответствующих специалистов), а допрограммирование и перепрограммирование всякой мелочи означает необходимость иметь специализированных программистов или постоянно обращаться к разработчику (если последний работает с Заказчиком напрямую, это еще не является проблемой, но если речь идет о цепочке дилеров и прочих посредников, то ситуация становится сложнее).

Опыт многих компаний показывает, что, по-видимому, оптимальным является “золотое правило”: около 60 % – вес настроек, а остальное (примерно 40 %) – доработка. Но не стоит к этому правилу относится слишком прямолинейно – предприятия с мощными ИТ-отделами могут предпочесть и другое соотношение (например, в пользу программирования, что дает дополнительные возможности самостоятельного развития системы. Правда, этим тоже не стоит увлекаться – программирование полностью уникального варианта системы чревато возможными сложностями при переносе наработанного в новые версии программы (в случае поставки их компанией-разработчиком)).

ERP-системы и специализированные пакеты

До недавнего времени исчерпывающей функциональностью в области автоматизации управления предприятиями обладали ERP-системы, особенно крупные.

Но, как говорил Козьма Прутков, “нельзя объять необъятное”. И жизнь развивается сегодня быстрее, чем успевают за ней даже самые крупные ERP-системы. Точнее, именно им бывает труднее всего среагировать на перемены (недаром некоторые специалисты порой сравнивают их с неповоротливыми, тяжелыми, грозящими рухнуть под собственной тяжестью монстрами!).

Поэтому в последнее время все более популярны специализированные системы, автоматизирующие отдельные направления деятельности предприятий – например, управление цепочками поставок (SCM), управление отношениями с клиентами (CRM), управление персоналом, управление основными средствами и ремонтными работами (ТОиР), управление документооборотом и т.д.

Стоит отметить, что современные специализированные решения – это не возврат к “лоскутной” автоматизации. Теперь это все больше напоминает детский конструктор или, лучше сказать, современные персональные компьютеры. Действительно, отдельные их комплектующие поставляются разными производителями, но при этом они совместимы друг с другом. И заказчик имеет возможность “собрать” полностью индивидуальную и реально необходимую для него конфигурацию.

В настоящее время мировой тенденцией построения корпоративных интегрированных систем автоматизации управления предприятием является создание EAS-комплексов (EAS – Enterprise Application Suite – буквально: набор приложений предприятия, или интегрированные системы управления предприятием). Такой подход позволяет максимально эффективно использовать возможности как учетных систем (ERP, системы финансово-эконо-мического управления, бухгалтерские программы), так и управленческих аналитических (OLAP) систем (системы для планирования и бюджетирования, системы управления знаниями, хранилища данных) и других уже упомянутых выше специализированных пакетов.

Готовность предприятия к автоматизации

При анализе потребностей предприятия и формировании требований к функциональности системы важно обратить внимание на уровень готовности предприятия к автоматизации.

Проведенные журналом “Эксперт” исследования российского рынка показали, что среди основных причин неудач проектов по автоматизации управления предприятием не менее 69 % можно отнести к неготовности предприятий к внедрению современных информационных систем (неготовность предприятия к изменениям – 12 %, отсутствие четких целей проекта – 17 %, невнимание руководства к проекту – 40 %).

Здесь нужен трезвый подход, а не соображения мнимого престижа. Престижно, когда система, на которую потратили немалые средства, работает и дает отдачу. И не престижно, когда купили, “покрутили” немного и положили на полку до лучших времен (т.е. навсегда) – и стыдно теперь сказать, что не осилили. Если ваше предприятие не имеет практического опыта комплексной автоматизации или находится в начале этого пути, если есть еще много проблем в организации управления и производственного процесса, то это нужно обязательно учитывать. Здравый смысл здесь необходим, как нигде – ведь не ставите же вы перед школьником задачу написать докторскую диссертацию! (хотя пройдет немного времени, и докторская может оказаться этому школьнику вполне по плечу)

Проблема может состоять в том, КАК оценить уровень готовности.

Когда вы решаете внести в свою жизнь достаточно серьезные изменения (бросить курить, начать бегать по утрам, кардинально поменять работу), то правильно было бы предварительно проконсультироваться со специалистом – врачом, профессионалом в новом для вас виде деятельности и т.д. При оценке степени готовности предприятия к автоматизации в качестве такого специалиста выступают консалтинговые компании. Проведя аудит бизнес-процессов вашего предприятия, они могут выявить достаточно полную картину и предложить рекомендации по дальнейшим шагам.

В случае, если вы решили прибегнуть к помощи профессиональных консультантов, стоит иметь в виду следующие моменты.

Сообщите консультантам сразу, что вам нужны:

а) максимально объективная и откровенная информация;

б) краткая, понятная сводка важнейших результатов аудита и рекомендаций.

Последнее необходимо, чтобы вместо вразумительных и четких выводов вам не предложили только красивый и толстый том, написанный на профессиональной терминологии системных аналитиков. Нет, появление такого тома важно – из него можно почерпнуть большое количество деталей, подробностей, описание примененных методик и т.д. Но эти моменты ценны в первую очередь для самого консультанта – во многом это его сводный рабочий документ. Описание примененных методик, глубина охвата фактического материала важны и для вас. Но на приеме у врача все-таки основным является диагноз. Диагноз должен быть на первом месте и здесь.

Что же касается объективности и откровенности, то они невозможны без поддержки процесса обследования со стороны высшего руководства вашего предприятия. Дело в том, что на каждом предприятии у ряда сотрудников (на всех уровнях) есть свои “тайны”, которыми они не спешат поделиться, тем более с посторонними людьми (по многим причинам – потому что так спокойнее, потому что, например, возможность придержать документ (в ущерб оперативности и качеству!) составляет основу “авторитета” данной должности, потому что какие-то действия являются административно или даже уголовно наказуемы и т.д.).

Конечно, опытный консультант понимает больше, чем ему говорят в процессе обследования. Но и вам имеет смысл продемонстрировать, что вы хотите получить объективный анализ.

Аудит текущего положения предприятия и оценку степени его готовности к автоматизации можно провести и собственными силами. Достоинства привлечения внешних организаций состоят в том, что будучи сторонними, они и видят картину со стороны – у них глаз еще “не замылен”. Кроме того, они не заинтересованы в сокрытии тех или иных неприглядных моментов. Наконец, и это самое главное, имея опыт работы со многими предприятиями и наработанные методики анализа, они могут выявить негативные процессы еще на стадии начального формирования, предложить проверенные, доказавшие свою объективность и эффективность рекомендации.

Совокупная стоимость владения

Покупая автомобиль, опытный шофер обязательно поинтересуется, каков расход топлива на 100 км, какое именно топливо и масло нужно и сколько оно стоит, во что обходится техническое обслуживание, легко ли найти при необходимости запасные части.

Приобретая копировальную технику, опытный офис-менеджер обязательно узнает, сколько стоит одна копия, какова долговечность аппарата, часто ли приходится его чинить и менять расходные материалы и какова их цена на рынке.

Ситуация с системой автоматизации аналогична – решая вопрос о ее покупке, обязательно выясните полную стоимость владения системой (total cost of ownership – TCO).

А полная стоимость владения системой складывается не только из цены программного обеспечения (точнее, стоимости лицензий* для заданного числа рабочих мест), но и затрат на:

• подготовку к внедрению (обследование предприятия, разработка Технического задания, построение необходимых моделей и т.д.);
• установку, настройку и доводку системы с учетом специфики вашего предприятия;
• тестовые испытания и опытную эксплуатацию;
• необходимые для работы системы аппаратные средства и их монтаж (компьютеры, сети);
• обучение персонала (как пользователей на рабочих местах, так специалистов отдела АСУ, которые будут обслуживать систему в дальнейшем);
• содержание дополнительных сотрудников отдела АСУ (если необходимы);
• перенос данных из старой системы (если таковая имеется);
• текущее обслуживание и сопровождение (трудозатраты, расходные материалы);
• сервисные услуги (один час работы консультанта, “горячая линия”).

С учетом всех перечисленных моментов стоимость системы может вырасти в несколько раз (по сравнению со стоимостью ПО). Поэтому чтобы “случайно” не заморозить миллионы долларов на несколько лет, требуйте полной калькуляции на все затраты.

Сроки окупаемости, эффективность

Это достаточно сложный вопрос даже для специалистов (не верьте тем, кто вам говорит, что это не так). Дело в том, что эффект от применения системы автоматизации комплексный и имеет как экономическую составляющую (то, что так или иначе можно оценить в денежном исчислении), так и организационную, имиджевую и т.д., что также имеет большое значение для развития предприятия и что в деньгах, особенно в краткосрочной перспективе, посчитать трудно или вообще невозможно (например, повышение оперативности и качества управления, позволяющее избежать дорогостоящих промахов и ошибок, сработать быстрее и эффективнее конкурентов).

Следует также иметь в виду, что положительный эффект, как правило, проявляется не сразу, а спустя некоторое время. Например, рост культуры производства приводит к повышению качества работ и продукции, что в свою очередь сказывается на рыночных позициях предприятия. Или повышение готовности к сертификации на соответствие стандартам серии ISO 9000 – без сертификата ISO сегодня нельзя вести бизнес на равных на Западе, а теперь и все больше и в России и на Украине.

Тем не менее, стоит поинтересоваться, какие у поставщиков есть данные по итогам предыдущих внедрений или модельные оценки эффективности и сроков окупаемости системы. Важно рассмотреть источники предполагаемого эффекта – они порой скажут экономисту или производственнику больше, чем многие экономические расчеты, которые так или иначе носят преимущественно качественный характер.

Также имеет смысл оценить, какой объем функциональности будет введен в строй уже на первых этапах эксплуатации и использование какой части системы откладывается на потом, сколько вложенные средств будут при этом “заморожены” и на какой срок.

Гарантии успешного завершения проекта автоматизации

Гарантии успешного завершения проекта автоматизации – еще один очень важный момент, на который следует обратить внимание при выборе АСУП.

Действительно, внедрение системы автоматизации связано с выполнением большого числа сложных и ответственных работ. Далеко не всякий поставщик АСУП обладает необходимыми опытом и ресурсами для их выполнения.

Так, в 2001 году число неудачных внедрений систем класса ERP на Западе достигало 28% (данные компании PriceWaterhouseCoopers, в СНГ подобная статистика отсутствует).

Если в конечном итоге система не будет работать, то все потраченные на нее средства, время, ресурсы будут потеряны, не говоря уже о том, что не будет получен ожидавшийся эффект от применения АСУП. А негативный психологический эффект и стойкое неверие в автоматизацию у персонала предприятия!

Поэтому узнайте как можно больше о том, что поможет вам удостовериться в высоких шансах на успех.

Не стесняйтесь требовать резюме компании-поставщика, интересоваться опытом работы первых лиц компании. Побывайте на предприятиях, где данная система уже работает. Посмотрите на все своими глазами. Найдите ответы на такие вопросы:

• Какие сертификаты качества есть у компании-поставщика?
• Поставляется ли вам полностью готовая к работе система или полуфабрикат, требующий от вас доводки и доработки? Есть ли у вас специалисты, способные гарантировано выполнить такую доводку?
• Есть ли у поставщика специализированные подразделения по внедрению и сопровождению?
• Существуют ли (формализованные) методики работ или все делается, как “бог на душу положит” (иногда последнее скрывают за фразами типа “индивидуальный подход” и т.п.)?
• Какие процедуры снижения рисков предусмотрены (опытная эксплуатация, “пилотные” проекты, устранение выявленных ошибок и т.д.)?
• Какова квалификация персонала компании-поставщика?
• Достаточна ли численность персонала? (по оценкам, для автоматизации среднего предприятия в компании-поставщике должно на постоянной основе работать не менее 40 человек, прошедших обкатку в совместных проектах – т.е. не просто группа специалистов, а сработанная команда. Впрочем, могут быть свои проблемы и у крупных (свыше 500 сотрудников) компаний-поставщиков – например, забюрократизованность, “неповоротливость”, снижение внимания к проблемам клиентов и т.д.).
• С вами будет работать непосредственно разработчик системы или речь идет о длинной цепочке посредников с непонятным уровнем подготовки и опытом выполнения аналогичных работ?

Система “изнутри”

Чтобы не получилось как у М. Жванецкого – “снаружи уже можем, теперь бы изнутри”, проанализируйте использованные при разработке системы информационные технологии.

Опора на “самопальные” технологии (систем управления базами данных, например) может означать проблемы в эксплуатации и однозначно – сильную зависимость от поставщика. Взвесьте все многократно, прежде чем приобретать такую систему.

Применение известных, многократно проверенных технологий, особенно ориентированных на разработку систем промышленного класса, используемых на крупных и средних предприятиях с характерными для них быстро нарастающими объемами данных, большим числом одновременно работающих пользователей и выполняемых операций, – это частичные гарантии того, что система приемлемо проработав несколько месяцев, будет столь же производительно и надежно работать и далее. Частичные, потому что многое зависит и от того, КАК этими технологиями воспользовался разработчик. Ответ на это “КАК” можно поискать в резюме компании-поставщика – его опыте создания подобных систем, квалификации специалистов, а также познакомившись с работой системы на других предприятиях. Стоит также заметить, что надежность и производительность работы системы зависит, конечно же, и от подготовки обслуживающего персонала, его умения воспользоваться заложенными возможностями и “выжать” из системы максимум.

Клиент-серверные технологии

В настоящее время оптимальным решением для автоматизации крупных и средних предприятий, особенно быстро развивающихся, является использование информационных систем, построенных в архитектуре “клиент-сервер” (двухуровневых, с применением расширенных возможностей промышленных СУБД (уровня СУБД Oracle или MS SQL Server), или многоуровневых, использующих дополнительный сервер приложений).

Еще не так давно программы в архитектуре “клиент-сервер” проектировали и программировали только избранные специалисты-эксперты, настоящие “гуру”. С распространением относительно дешевых клиент-серверных технологий, а также с появлением средств быстрой разработки, не писать клиент-серверные приложения считается среди программистов уже дурным тоном. Но умение сделать что-то по шаблону и создание эффективной системы автоматизации промышленного уровня – “две большие разницы”, как говорят в Одессе. И по-прежнему от профессионального разработчика баз данных в архитектуре “клиент-сервер” требуются не только базовые знания, но и многолетний опыт практической работы, доступ к описаниям расширенных возможностей СУБД (некоторые из них можно получить только на специализированных курсах, организуемых разработчиками СУБД), проведение специальных исследований (последнее, правда, частично компенсируется опытом практической разработки), а также специальное чутье, интуиция. Впрочем, в любом деле ценятся профессионалы-эксперты, а не самонадеянные дилетанты!

Осторожно следует относиться к системам, о которых говорится, что они построены в архитектуре “клиент-сервер”, с применением, например, СУБД Oracle, но являющимся разновидностью базовой версии, созданной исходно как локальная или файл-серверная (или близкая к ней). Качественная (в частности, производительная и не снижающая своих характеристик при росте объемов данных и одновременно работающих пользователей) клиент-серверная система под СУБД Oracle должна проектироваться и разрабатываться отдельно, а не переноситься по принципу “кальки” с файл-серверных или – еще хуже – локальных версий – это две совершенно разные архитектуры!

Интегрируемость, открытость, развиваемость

Важность использования общепринятых технологий обусловлена еще и тем, что они означают также возможность эффективной интегрируемости системы с другими программными комплексами. Современные технологии обычно предоставляют разработчику развитые средства обмена данными, поддержку популярных стандартных протоколов и т.д.

Кроме того, возможность самостоятельного сопровождения и развития системы Заказчиком напрямую зависит от примененных технологий и средств разработки, доступности на рынке труда специалистов, квалифицированно владеющих ими. Естественно, реально развивать систему своими силами предприятие сможет, если только поставщик предоставит доступ к исходному коду системы (в необходимом объеме) и всю необходимую информацию – описания баз данных, руководства разработчика и т.д.

Наконец, ответ на вопрос “Если у системы будущее” также связан с заложенными технологиями – их современностью и прогрессивностью.

Безопасность, удаленный режим, аппаратная платформа

Продолжая знакомство с предлагаемой системой автоматизации, стоит обратить внимание и на такие моменты.

В корпоративной информационной системе хранится во многом закрытая информация о предприятии. Поэтому безопасность системы, предупреждение несанкционированного доступаиграют отнюдь не последнюю роль. Что сделано в системе для их обеспечения?

Если у вас есть удаленные подразделения или речь идет о корпорации, то нужно изучить механизмы обеспечения работы с распределенными данными. Как эффективно система функционирует на слабых каналах связи?

Наконец, какова зависимость от аппаратной платформы? Необходимые технические средства свободно доступны на рынке или потребуются редко встречающиеся (и, как правило, более дорогие и сложные в обслуживании) компьютеры, серверы, сетевое оборудование?

Уровень и качество сервиса в послепродажный период

Работоспособность и эффективность любого сложного, рассчитанного на долгий срок службы, товара напрямую зависит от качества ухода. АСУП – не исключение.

Качественный “уход” в приложении к АСУП значит:

• возможность выбрать необходимый и в тоже время достаточный для заказчика уровень сопровождения системы – от сопровождения своими силами при минимальной консультационной поддержке (“горячая линия”) до полного обеспечения работоспособности системы поставщиком;
• доступность сервисов (“позвонил – и сразу дозвонился”);
• оперативное реагирование на заявки и запросы, налаженная система их учета и обработки;
• полнота решения возникающих вопросов, решения по существу;
• бесплатное и быстрое устранение выявленных ошибок, допущенных разработчиком;
• льготные условия поставки новых версий системы;
• информирование об изменениях в системе и выходах новых версий;
• желание и стремление идти клиенту навстречу при решении тех или иных проблем;
• культура отношений с клиентом.

Системы автоматизации для крупных и средних предприятий относятся к тем товарам, для которых качество обслуживания и сопровождения со временем выходит на первый план. Выбирая АСУП, можно пойти на компромисс в отношении функциональности, но только не в отношении качества и полноты сервиса и сопровождения.

Это словно приобретение дорогого автомобиля – его покупаешь не каждый день и платишь немалые деньги. И можно не взять “навороченную” стереосистему, но без развитой системы фирменного автосервиса, без готовности поставщика работать с вами как с единственным клиентом, без специальных льгот и прочих “мелочей” (например, возможности поменять старый автомобиль на новый при небольшой доплате, что-то приобрести в кредит или с отсрочкой, накопительных скидок), – без всего этого вряд ли ваш “Мерседес” прослужит положенный срок и доставит вам удовольствие. Спустя год после приобретения вы, возможно, и не вспомните о стереосистеме – время вносит коррективы в наши оценки важности тех или иных потребностей или желаний. Но отношение к вам поставщика вы будете вспоминать постоянно. И было бы лучше, если добрыми словами.

Заключение

Правильно найти “свою” автоматизированную систему управления не просто. На Западе процесс выбора систем корпоративного управления занимает обычно 6-9 месяцев.

Рассмотренные выше критерии, конечно же, не исчерпывают все возможные параметры выбора. Они охватывают ряд основных, важнейших моментов, которые нужно учитывать обязательно. Но все же надеемся, что данные рекомендации помогут вам уменьшить риск дорогостоящей ошибки.

Приложение. Некоторые термины и сокращения

АСУП – автоматизированная система управления предприятием (термин, используемых в ГОСТах и ДСТУ). Близкие термины – ИСУП (интегрированная система управления предприятием, здесь подчеркнута комплексность и единство построения системы) и КИС (корпоративная информационная система, более широкий термин, допускает возможность объединения несколько ИСУП или АСУП).

Бизнес-процесс на предприятии –это последовательность работ, направленных на решение одной из задач предприятия, например, материально-техническое снабжение, планирование ресурсов, производство продукта или услуги. Каждый бизнес-процесс имеет свои границы по входу и выходу, владельца и исполнителей, ресурсы и регламент (алгоритм).

СУБД –система управления базами данных.

ТОиР –техническое обслуживание и ремонты (оборудования предприятия).

CRM –CustomerRelationshipManagement,управление отношениями с клиентами.

EAS –Enterprise Application Suite,буквально: набор приложений предприятия, или интегрированные системы управления предприятием.

ERP –Enterprise Resource Planning,планирование ресурсов предприятия.

OLAP –On-Line Analytical Processing, аналитическая обработка в реальном времени. Технология обработки информации, позволяющая оперативно анализировать данные в различных разрезах, с разных точек зрения и отображать результаты в наглядной и удобной форме.

SCM –SupplyChainManagement,управление цепочками поставок.

TCO –TotalCost ofOwnership, полная стоимость владения.

* Автоматизация, когда собственно никакой комплексной информационной системы на предприятии и нет, а есть набор практически никак не связанных и не связываемых разнородных во всех отношениях программ. В таких условиях приходится по несколько раз вводить одни и те же данные (на разных рабочих местах), трудно или невозможно произвести сводный анализ или свести баланс и т.д. Ранее “лоскутная” автоматизация носила объективный характер. Встречается и сегодня, чаще всего на начальных этапах автоматизации, проводимой стихийно и без должной квалификации участников.

* Программное обеспечение (ПО) – “вещь” неосязаемая (так же, как и умение принимать правильные управленческие решения или опыт и квалификация работника). Для пользователя – это всего лишь запись на магнитном или лазерном диске, которая может быть достаточно просто продублирована. Поэтому при продаже ПО и вводится специальное понятие – лицензирование, что фактически означает приобретение легальных прав на использование копии программы. Стоимость же собственно магнитного носителя (дискет) или лазерных дисков невелика.

Автор: С.Березовский

Требования
к типовым АСУ

Типовая
АСУ должна:

• отвечать
требованиям российского законодательства;

• охватывать
все стороны производственно-хозяйствен
ной и финансовой деятельности предприятия,
обеспечивая

при
этом:

=> функциональную
полноту — отдельная программа (подсистема
или модуль) должна обеспечивать
автоматизацию наиболее полного набора
функций отдельного подразделения;

=> эффективность
— высокую производительность системы
при выполнении всех функций;

=>
комплексность — обеспечение тесной
связи (интегри-рованности) отдельных
модулей между собой;

=>
модульность — завершенность отдельной
программы (модуля, подсистемы), возможность
закупки и освоения программ, входящих
в программный комплекс, по частям;

=>
гибкость и открытость архитектуры —
возможность дополнения системы новыми
модулями, вписываю

щимися
в общую структуру уже установленной
системы управления;

=>
масштабируемость — одинаково эффективно
функционировать при любых объемах
обрабатываемой информации и вне
зависимости от числа участников процесса;

• быть
современным и конкурентоспособным
продуктом в своем классе, используя:

=>
современные  передовые  технологии
того  бизнеса, ведение которого она
автоматизирует; =>
современные
информационные технологии;

•  иметь
возможность модернизации программ в
связи с высокими темпами научно-технического
прогресса, который обусловливает
изменение оборудования и технологий ;
обеспечивать надежность и безопасность
хранения данных, иметь защиту от
несанкционированного доступа как по
отдельным технологическим операциям,
так и по системе управления в целом; в
случае несанкционированного доступа
— уметь обнаруживать его;

•  иметь
гибкую и быструю настройку параметров
на особенности конкретной фирмы;

•  иметь
фирменную техническую поддержку:
консультации, семинары, «горячая линия»,
выезд специалиста, доступность новых
версий программного обеспечения
(стоимость которых значительно ниже,
чем первая покупка ПО);

•  обладать
мощным статистическим и аналитическим
блоками для оперативного анализа
деятельности фирмы и принятия
стратегических решений, что особенно
важно в условиях конкурентной борьбы;

•  быть
реализована на базе архитектуры
«клиент-сервер», обеспечивая обработку
информации, находящейся в разных местах,
без потерь производительности.

Преимущества
типовых АСУ

Типовая
АСУ (в частном случае — программа):

•  накапливает
в себе положительный опыт внедрения в
десятках и сотнях фирм; годы развития
и эксплуатации позволяют такой системе
прибрести высокий уровень функциональности
и избавиться от «узких мест»;

•  выгодна
по финансовым соображениям. Некоторые
проблемы автоматизации настолько
сложны, что не могут быть решены под
заказ отдельной фирмы. Поддерживать и
развивать заказные системы часто
экономически невыгодно.

Критерии
выбора типовой АСУ

Выбор
программ и специфика их использования
зависят от многих факторов:

•   направления
деятельности фирмы, совокупности
решаемых задач, исходной технологии,
принятой в фирме, ее
финансового
состояния;

•   информированности
руководителя или лица, ответственного
за информационные технологии, о
программном обеспечении, существующем
на рынке ИТ, о
его
достоинствах и недостатках;

•   режима
работы компьютеров (автономный, сетевой)
и других факторов.

При
выборе программы важно обратить внимание:

¦на
ее распространенность (известность) и
надежность;

¦дружелюбность,
простоту и стандартность интерфейса;
¦ стоимость;

¦систему
обслуживания, ее стоимость;

¦происхождение.

Распространенность
(известность) и надежность. Известные,
зарекомендовавшие себя АСУ (программные
комплексы, программы) имеют опыт внедрения
в разных фирмах. Годы развития и
эксплуатации гарантируют их высокий
уровень и отсутствие «узких мест».

Выбирая
АСУ (программные комплексы, программы),
обязательно:

У
поинтересуйтесь списком фирм, где она
установлена. Надежно работающие
фирмы-разработчики ПО имеют список
таких фирм. Наличие в списке достаточно
удаленных пользователей (например, в
других городах) говорит в пользу такого
ПО (только надежное программное
обеспечение может работать на значительном
удалении от разработчика);

У
уточните статистику выездов разработчиков
к пользователям их программ (давно и
надежно работающее ПО не требует частых
выездов специалистов-разработчиков).

Дружелюбность,
простота, стандартность интерфейса
программы. Интерфейс — это способ общения
человека и программы. Желательно, чтобы
он был простым,
интуитивно понятным, дружелюбным
(реагировал
на ошибки подсказками), графическим
(ориентированным
на работу с мышью), стандартным
(обеспечивал
одинаковые для всех частей программного
комплекса методы и правила управления).

Предварительную
оценку удобства работы (перед покупкой
программы) должен сделать менеджер
среднего звена управления (или выше,
например управляющий ресторана или
главный бухгалтер — их оценки являются
определяющими).

Большей
части категорий персонала должны быть
понятны правила работы с программой
(после предварительного обучения).

Стоимость
системы и ее обслуживания. Полная
стоимость системы (или стоимость
владения) складывается из стоимости
программного обеспечения, техники,
обучения, услуг обслуживания и т. д. В
этой стоимости можно выделить:

•   сумму,
которая будет израсходована
сразу на
приобретение техники и Программного
продукта (системы);

•   сумму
постоянных расходов на обслуживание
техники и программного продукта.

Сравнивать
разные системы следует только
по их полной стоимости или стоимости
владения.

Стоимость
программного обеспечения: сравнивайте
системы одного класса и одинаковой
конфигурации. Современные АСУ состоят
из отдельных модулей, их можно покупать
и устанавливать по частям. Сравнивайте
состав и назначение модулей конфигурации
у фирм-конкурентов.

Недорогая
система обычно имеет определенные
ограничения, и их нужно знать. Дорогая
система должна
иметь реальный срок окупаемости. В любом
случае, дешевая система или дорогая,
она должна быть масштабируемой, нужно
знать, во что обойдется увеличение ее
мощности.

¦
Стоимость
техники сравнивайте
только в пределах одного класса. Покупайте
качественные, надежные, недешевые
компьютеры, принтеры, факсы и т. д. —
научно-технический прогресс в этой
области стремителен, как и появление
новых версий ПО. Стоимость одного дня
простоя фирмы по вине оборудования
значительно выше экономии на качестве.

Выбор
техники для ресторанов имеет свою
специфику как в плане оборудования
(надежность современных компьютерных
касс определяется в основном надежностью
печатающего механизма), так и в плане
компьютеров (ЮМ PC или POS).

Для
установки оборудования (компьютеров)
и их соединения нужны кабели, их лучше
проложить сразу и своими силами (обойдется
гораздо дешевле), но с приемкой фирмы —
поставщика системы, если она не возражает.

¦
Стоимость
обслуживания: складывается
из стоимости обслуживания программного
обеспечения и техники.

Стоимость
обслуживания ПО — это деньги, постоянно
расходуемые на консультации и доработки
ПО, на обучение персонала и на его
переподготовку.

Стоимость
обслуживания техники — это деньги,
расходуемые в случае какого-либо сбоя
(сильный перепад напряжения в сети,
обрывы кабеля, выход из строя техники).

Уточните
возможность предоставления подменного
фонда оборудования на период ремонта.

Если
техники (компьютеров, принтеров и т. д.)
много,
в штате
должен появиться квалифицированный
специалист
отдела автоматизации, причем
его зарплата должна быть достойной.

Еще
раз подчеркнем, что пользователи
программ, применяемых в туризме, обычно
не имеют специального компьютерного
образования. Компьютер для них —
вспомогательный инструмент, поэтому
программы должны иметь простой дружелюбный
интерфейс и обеспечивать защищенность
информации от некорректных действий,
т. е. действий, ошибочных с точки зрения
специалистов, -«не то включил, не то
нажал».

Разработчиками
программных комплексов (или АСУ) для
туристско-экскурсионного бизнеса
являются российские фирмы. Позже мы
обсудим программы и программные
комплексы, созданные отечественными
разработчиками — фирмами «Мегатек»,
«Аримсофт», «САМОСОФТ», «Интурсофт» и
др.

Для
автоматизации гостинично-ресторанного
бизнеса в России с успехом применяются
и российские разработки (программы фирм
«Рексофт», «USC», «Инкомсофт»), и западные
(программные продукты корпорации
«MAI/Hotel Information Systems», «Micros-Fidelio» и др.).

Российские
системы отличаются приспособленностью
к специфическим условиям нашего рынка
и стоят, как правило, несколько дешевле
западных систем.

Западные
системы, представленные в России,
отличаются высокой функциональностью
и «зрелостью». За относительно высокой
ценой таких систем стоят годы разработки
и развития программного продукта, а
также значительный опыт успешного
внедрения и эксплуатации в сотнях, а то
и тысячах гостиниц по всему миру.
Заложенная гибкость настройки таких
систем позволяет им адаптироваться к
особенностям российских требований.

Итак,
западные системы приносят с собой
богатство возможностей программы,
разнообразие высокоэффективных
технологий и многолетний опыт их
эксплуатации в целях достижения
высокопрофессионального уровня
гостиничного менеджмента.

Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]

• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #

1. Расскажите вкратце об отеле?

NETIZEN HOTEL | HOSTEL ― это новый формат в индустрии гостеприимства, сочетающий преимущества бюджетного размещения и отельного менеджмента.

Отель представляет собой и классический объект размещения, предназначенный для одиночных гостей и семей с детьми, и хостел, где в одной комнате могут остановиться несколько человек.

Это гибрид хостела и отеля, где гостям предлагаются различные варианты размещения: от общих комнат, рассчитанных на несколько человек, до отдельных семейных номеров.

В отеле есть все, к чему привыкли самые требовательные гости ‒ это и современная система кондиционирования, видеонаблюдение, пожаротушения, и повышенная звукоизоляция, и доступ в интернет, и удобное лобби, и наличие электронных ключей.

2. Какие критерии стояли при выборе АСУ для отеля? Что выбрали?

Чтобы АСУ для гостиницы была эффективной, к ней предъявлялись особые требования: максимально удобный интерфейс, который предусматривает разные языки, наличие техподдержки 24х7, весь функционал, возможность синхронизации с нужными программами. Немаловажным пунктом была и возможность чутко реагировать на изменения в законодательной сфере и желание меняться и идти в ногу со временем.

Основные критериями при выборе АСУ:

• Удобный интерфейс с возможностью переключением на другие языки.
• Наличие необходимого для нас объема функционала и блока отчетности.
• Отработанная синхронизация со связанными программными обеспечениями.
• Участливая и профессиональная техническая поддержка 24 часа.
• Открытость и готовность к постоянным изменениям в законодательстве.

Мы выбрали Logus HMS.

3. Какой функционал используете в Logus HMS? И удалось ли автоматизировать работу объекта полностью?

В Logus HMS применяются различные модули, в которых работает каждый инструмент. От модуля «Службы приема» до модуля «Администрирования». Изучаем и используем каждый инструмент программы.

4. Какие задачи решили с помощью автоматизированной системы управления?

Кейсов, которые мы закрыли с Logus HMS, довольно много.

Благодаря системе в прошлом году получилось решить сложный вопрос ‒ на кону стояла честь команды во время ЧМ мира по футболу. Системе удалось решить проблему выгрузки данных о постояльцах для программы по постановке на миграционный учет.

Это облегчило нашу операционную деятельность во много раз и спасло всю команду во время ЧМ-2018.

5. Что бы вы хотели добавить или исправить в существующей АСУ для большей оптимизации дальнейшей работы?

Безусловно, есть и проблемы, которые предстоит решить: операционному персоналу всегда не хватало аудита сохранения всех настроек после очередного обновления программы. К сожалению, периодически, после обновления, небольшая часть наших индивидуальных настроек/прав пользователей/обязательности полей и т.п., могут исчезнуть.

Конечно, в операционной деятельности невозможно уделять достаточное время для тщательной проверки каждого модуля программы. Ошибки проявляются в самое неудобное время и иногда могут привести к последствиям.

Я была бы рада, если после каждого обновления программы наша конфигурация сохранялась без изменений, либо сотрудник Logus HMS после проведения обновления проводил аудит программы.

Под эффективностью АСУ понимается обобщенное свойство системы, характеризующее степень пригодности к достижению поставленных целей.

Критериями оценки эффективности создания АСУ, количественно выражающими степень соответствия поведения системы поставленным задачам в соответствии с принятыми целями, служат:

по перспективности — решимости идти на значительные капиталовложения (в технику, обучение персонала, подготовку рабочих мест, и т.д.);

по контролю — анализ, прогнозирование и контроль с использованием максимума контролируемых данных;

по трудоёмкости — максимальное снижение трудоёмкости аналитических операций, выражаемое в минимуме затрат времени и сил на вычисления, оформление результатов определений;

по наблюдаемости процесса — максимальный рост эффективности труда на единицу затрат создания АСУ;

по объему операций — максимальное увеличение количества и качества операций на единицу затрат создания АСУ;

по оперативности — максимальное ускорение обработки и анализа поступающих данных;

по сервису — увеличение услуг сектора, предоставляемых отделам и сторонним организациям, улучшение качества обслуживания;

по техническим характеристикам — максимальное увеличение надёжности и производительности, отвечающие требованиям по защите передаваемых данных;

по технологии — максимальное уменьшение количества бумажных носителей информации, устранение дублирования и ошибок в данных;

по эффективности — максимальное увеличение доходов на единицу затрат создания системы, снижение внутренних затрат сектора и окупаемость системы;

по улучшению показателей ремонта и обслуживания оборудования — максимальное сокращение времени, затрачиваемого на ремонт и обслуживание оборудования.

Выбор объектов автоматизации

Выбор объектов автоматизации в АСУ производится в соответствии с ранее составленными требованиями по совершенствованию существующей системы управления.

По содержанию сформулированных требований выявлены элементы управления (задачи, функции управления, подсистемы), которые своим организационно-функциональным содержанием и информационно-управляющим воздействием не удовлетворяют перспективным критериям эффективности работы банка.

В процессе осуществления названных действий выявлены те элементы системы управления, для которых путь автоматизации является более предпочтительным.

Выделим следующие объекты, подлежащие включению в контур АСУ :

— рабочие места портье (ввод первичных);

— сеть передачи данных между таблицами;

— рабочее место бухгалтера (обработка данных, формирование счетов);

— ремонтная служба (регистрация наличия нарушений в телекоммуникациях и в техническом состоянии основного и периферийного оборудования);

— рабочее место оператора “электронной почты“.

Перечень и характеристика недостатков в организации и управлении гостиничным комплексом

К основным недостаткам существующей системы организации работы и управления следует отнести следующие:

— несоблюдение принципа единоначалия и персональной ответственности в управлении банком;

— несистематизированный подход к документообороту;

— низкая оперативность при подготовке документов;

— несвоевременное доведение информации до исполнителя;

— отсутствие качественного контроля, а в некоторых случаях чрезмерный контроль за исполнением;

— отсутствие надёжных телекоммуникационных каналов связи;

— недостаточная осведомленность работников бухгалтерии о ходе производства;

— отсутствие надежных и высококачественных периферийных устройств, что снижает скорость обработки и передачи данных; несовершенство машино-формируемых документов (снижает их наглядность).

Все вышеперечисленные внутренние и внешние недостатки производства возникают из-за несовершенства уровня организации и управления и оказываю существенное влияние на ухудшение технико-экономических показателей деятельности гостиничного комплекса.

Рынок специализированного программного обеспечения непрерывно и очень динамично развивается. Сегодня появляется все больше и больше интересных предложений по внедрению автоматизированных систем управления (АСУ), решающих достаточно широкий круг задач современного полиграфического предприятия.

Трудно представить себе современную крупную типографию без автоматизированного производства. Мало того, все идет к тому, что новейшие отраслевые решения для автоматизации успешно внедряются, и в мини-типографиях, и даже в салонах цифровой печати. И это неудивительно, ведь сегодня без автоматизации практически невозможно упорядочить производственный процесс, грамотно управлять персоналом, рассчитывать расходы и доходы, а также контролировать прибыльность предприятия.

Нельзя не согласиться со словами Владимира ЛУТОВИНОВА, ведущего консультанта компании «Фронтстеп СНГ»: «О необходимости внедрения информационных систем для управления полиграфическими предприятиями известно всем. Проблема выбора — вот что беспокоит сегодня многих руководителей. Какая ERP-система из большого числа предлагаемых и рекламируемых больше подходит для эффективного решения насущных задач производства и сбыта полиграфической продукции?»

Не ошибись

Полиграфическим предприятиям, которые почувствовали потребность в установке системы управления, для правильного выбора системы необходимо сформулировать и решить ряд задач, которые позволят исключить риск неправомерного вложения материальных, физических и интеллектуальных средств.

• Бюджет

По словам Александра КРОПОТОВА, генерального директора ООО «Аплер», практика показывает, что первым ориентиром при выборе системы управления является бюджет, который компания может себе позволить на автоматизацию. Обычно стоимость системы в той или иной степени зависит от количества рабочих мест, и составляет в расчете на одно место от 100 до 1500 долларов. Отличия в стоимости обычно обусловлены тремя факторами, а именно – количеством функционала, возможностью настройки и именем производителя, которое обеспечивает надежность работы системы и сервисную поддержку. Поэтому в первую очередь необходимо оценить количество рабочих мест, затем запросить стоимость системы на такое количество мест у различных поставщиков, и после этого отбросить из рассмотрения системы, которые явно превышают возможности бюджета сверху.

• Требования к функционалу системы

Второй шаг при выборе системы управления необходим, как отмечает Александр КРОПОТОВ, чтобы отсеять системы с явно недостаточным для вас функционалом. Для этого необходимо сформулировать требования к функционалу и ознакомиться с возможностями альтернативных систем.

Большинство современных систем автоматизации типографий имеют полную функциональность по всем стадиям производственного процесса. Однако глубина автоматизации и жесткость правил и ограничений отличаются в различных системах. То, что требуется для крупной офсетной типографии зачастую полностью неприменимо для небольшого салона оперативной печати, поэтому при рассмотрении функциональности различных систем необходимо оценивать реальные потребности и особенности своего предприятия, а не пытаться выбрать систему «на вырост», имеющую избыточный функционал, который затруднит как внедрение, так и использование АСУ.

• Исчерпывающая информация о выбранной АСУ

Перед тем как окончательно определиться с выбором конкретной системы, попросите у поставщика максимально полную информацию по всем подсистемам, функциям, настройкам, ограничениям и прочим характеристикам АСУ. По возможности необходимо запросить и изучить демонстрационную версию программы, не ограничиваясь текстовыми материалами.

Итак, эти вышеизложенные факторы выбора системы управления являются обязательными абсолютно для всех полиграфических предприятий. Для среднего и крупного производств, когда перечень оборудования исчисляется десятками, необходимо учитывать еще несколько критериев отбора АСУ.

• Комплексное решение

Как утверждает Сергей НЕЖЕНСКИЙ. руководитель направления автоматизированных систем управления компании «Терем», при выборе системы необходимо понимание, что только комплексное решение позволит завязать в единое информационное пространство все подразделения предприятия, а, следовательно, обеспечить информационный сбор и предоставление информации по всем аспектам деятельности типографии. Идея «комплексности» просто необходима для полиграфии, поскольку разрозненная информация малоэффективна. Все, что может быть задействовано в единой информационной системе, должно быть включено в нее. Благодаря стандарту JDF (Формат описания работы), возможна связь системы управления и сопутствующего программного обеспечения и оборудования. Оборудование, поддерживающее JDF-формат, получает свои данные напрямую из системы управления процессом производства, отправляя обратно информацию о результатах работы.

• Гибкость программного продукта

Кроме того, – отмечает Сергей НЕЖЕНСКИЙ, — необходимо понимание того, что предприятие – живой организм, который живет на рынке предоставления услуг, развивается и видоизменяется в процессе своего существования: появляются новые виды продукции, идет оснащение новым оборудованием, которое расширяет возможности производства. Для нормального функционирования системы управления в таких условиях необходима гибкость и возможность адаптации программного продукта.

• Экспертная система знаний

Система управления начинает помогать в работе только тогда, когда не допускает ошибок, а такое возможно лишь при условии, что учитываются все особенности производства и возможности технологических операций. К примеру, если существуют необходимые условия и технические возможности эксплуатации оборудования, при которых возможна или не возможна определенная технологическая операция – система должна это учитывать и не позволять сделать иначе.

Позвольте представить

Apler Quick Print от компании «Аплер»

Среди множества различных типографий четко выделяется сегмент типографий малых тиражей. Продукция, которую выпускают эти предприятия, весьма разнообразна, но их всех объединяет две важные особенности – небольшие тиражи заказов и короткий срок изготовления продукции.

Система Apler Quick Print предназначена для обеспечения работы среднего салона оперативной полиграфии (от 5 до 20 сотрудников). Она автоматизирует все участки предприятия, а так же обеспечивает получение управленческой информации.

Организация управления типографиями малых тиражей, независимо от типа производственных процессов, имеет ряд специфических особенностей. Система управления Apler Quick Print разработана с учетом этих особенностей, и предоставляет пользователям ряд инструментов, отсутствующих в других системах управления, имеющихся на рынке.

Система предоставляет единую информационную среду, единые алгоритмы и нормативы расчета, единые бизнес-правила для всего предприятия, что упрощает взаимодействие сотрудников, доступ к информации с любого рабочего места в соответствии с правами доступа, снижение количества ошибок, снижение затрат, связанных с текучестью кадров, единое ценообразование, контроль прохождения заказов на всех этапах.

Автоматизируемые функции:

— ведение клиентской базы данных;

— расчет стоимости изготовления заказа;

— подготовка документов, необходимых для открытия заказа;

— учет платежей по заказам;

— управление допечатной подготовкой;

— обеспечение заказа материалами;

— управление заказами в производстве;

— контроль исполнения технологических операций;

— учет фактического расхода материалов;

— управление складом готовой продукции и отгрузками;

— построение аналитических отчетов.

Все бизнес-операции, происходящие в типографии, можно отнести к одному из трех видов – коммерческие операции, производственные операции и управленческие операции. Менеджеры отдела продаж контролируют исполнение своих заказов на всех участках производства, поэтому помимо доступа к коммерческой функциональности они должны иметь возможность контролировать состояние и график прохождения своих заказов через производство, но без возможности прямого вмешательства в этот график. Система Apler Quick Print позволяет это делать.

Коммерческие операции

— Ведение клиентской базы данных

Клиенты типографии – один из ее важнейших ресурсов. Поэтому при ведении клиентской базы необходимо обеспечить, с одной стороны, легкий доступ к необходимой информации, и, с другой, защитить коммерческую информацию от несанкционированного доступа или утечки.

Карточка клиента содержит всю необходимую информацию, описывающую клиента. Классификация клиентов по статусу, способу привлечения, отрасли, размеру бизнеса и территории позволяет анализировать коммерческую деятельность и выявлять наиболее прибыльные и динамично развивающиеся направления.

Кроме этого клиентская база предоставляет следующие дополнительные возможности: во-первых, для крупных заказчиков с филиальной структурой можно оформлять заказы на различные юридические лица. Это позволяет группировать для анализа все заказы клиента, а также вести отдельный учет по филиалам, представительствам и самостоятельным подразделениям. Во-вторых, настройка прав доступа позволяет управлять видимостью клиентов, то есть разрешать конкретному сотруднику видеть только «своих» клиентов или иметь доступ ко все клиентской базе. В-третьих, специальная настройка разрешает или запрещает конкретному пользователю выводить в виде печатного отчета или файла Excel список всех клиентов, что предотвращает возможность утечки коммерческой информации.

— Расчет стоимости изготовления заказа

Стоимость заказа является одним из определяющих факторов, при принятии клиентом решения, а ценовая политика типографии является одним из важнейших маркетинговых инструментов работы. С этой точки зрения необходимо иметь механизм унифицированного расчета стоимости заказа, который не зависел бы от таких факторов, как внимательность или технологическая квалификация менеджера отдела продаж, и не требовал постоянного обращения к различным справочникам и прайс-листам.

В системе Apler Quick Print расчет стоимости заказа имеет следующие особенности: расчет производится автоматически на основе технологического процесса изготовления и ценовых справочников; основой для расчета является стоимость единицы технологической операции и стоимость единицы используемых материалов; в рамках установленной политики разрешается или запрещается корректировка стоимости или количества операций в расчете; система рассчитывает базовую стоимость заказа, продажная цена может отличаться от базовой на размер предоставленной скидки или наценки исходя из требований рынка; система позволяет вести дополнительные прайс-листы для привилегированных клиентов, а также определять и использовать различную стоимость одной и той же операции в зависимости от различных типов печатных материалов; один заказ может содержать несколько различных изделий.

Пример расчета заказа (внешний вид формы калькуляции)

Как видно на рисунке, для сложных изделий используется иерархическая модель описания техпроцесса: сначала выбираются операции изготовления деталей изделия, затем эти детали скрепляются в целое изделие и при необходимости обрабатываются совместно.

— Учет платежей по заказам

В системе должны быть определены два обязательных типа валюты – национальная валюта и расчетная валюта. Они могут быть одинаковыми или отличаться. Национальная валюта используется для официальных расчетов и проведения платежей. Расчетная валюта применяется для ведения прайс-листов и получения финансовых отчетов. При расчете заказа стоимость материалов и операций переводятся в расчетную валюту. Платежи по заказу могут производиться в любой валюте, по факту поступления они будут пересчитаны в расчетную валюту.

— Управление складом готовой продукции и отгрузками

Изготовленная продукция становится доступна для выполнения отгрузок. Каждое изделие может отгружаться частями. Система хранит как общее отгруженное количество, так и историю отгрузок.

Текущее состояние отгрузок отображается как на форме списка заказов, так и в печатных отчетах.

Производственные операции

— Управление допечатной подготовкой

Допечатная подготовка является первым этапом производства заказа. От ее длительности зависит возможная дата начала печати заказа.

— Обеспечение заказа материалами

Закупки материалов регистрируются в виде приходных накладных. Ведется партионный учет материала. При поступлении и выдаче фиксируется не только общее количество, но и вид и количество упаковок.

Списание материала в производстве производится с помощью карточки материала. По умолчанию подставляется расчетное количество материала, но в случае брака или перерасхода может быть указано другое фактическое количество. Израсходованный материал списывается со склада.

— Управление заказами в производстве

Поскольку один заказ может содержать несколько изделий, то в производстве единицей изготовления является именно изделие, а не заказ. Существует схема проведения заказа через производство.

Внешний вид формы производства

Hiflex от компании «Терем»

На сегодняшний день, Hiflex®Print, пожалуй, самая функционально полная система управления, разработанная специально для полиграфической отрасли. Успех системы на Западе обусловлен тем, что этот программный продукт имеет очень «гибкое» ядро, позволяющее без доработок и переделок системы провести внедрение на любом предприятии, независимо от величины самого предприятия и спектра выпускаемой продукции. А это сокращает издержки на само внедрение, как времени, так и людских ресурсов. К тому же компания Hiflex – лидер в области JDF-технологий. Производители полиграфического оборудования активно сотрудничают с этой компанией, создавая совместные проекты для реализации связи управленческой системы и оборудования. Кроме этого, в Hiflex®Print есть функция экспертной системы знаний, которая учитывает все технологические особенности производства. Перенос экспертных знаний от людей-экспертов в индустриальную систему помогает ускорить процесс принятия решения и сократить количество ошибок. Для менеджера, работающего с клиентом и принимающего заказ, Hiflex предоставляет четкое графическое отображение продукта, подлежащего оценке, логический контроль со стороны системы.

Визуализация производственного цикла при калькуляции заказа

Представленный в Hiflex®Print уникальный на сегодняшний день в системах управления полиграфическими предприятиями модуль eBusiness, предоставляет эффективный инструмент для взаимодействия предприятия с клиентами и поставщиками при помощи сети Интернет. Благодаря eBusiness обеспечивается доступ к списку заказов или к наличию запасов товаров, что способствует укреплению взаимоотношений, увели¬чению товарооборота, экономии времени.

Функции, которые задействованы в системе Hiflex®Print, позволяют автоматизировать полиграфическое предприятие с распределенной структурой производства и сбором информации посредством JDF. Она позволяет полноценно управлять работами в пределах крупной полиграфической компании. Для этого существует следующая структура функциональных разделов системы Hiflex®Print:

1. Система CRM (Управление взаимоотношений с клиентами). Регистрация контрагентов и управление контактами и взаимоотношениями с контрагентами.

2. Регистрация полиграфических заказов клиентов, взаиморасчетов с клиентами, создание документов и их твердых копий для обеспечения документооборота с контрагентами.

3. Калькуляция полиграфических заказов. Расчет себестоимости заказов. Ценообразование. Создание и распечатка сопроводительных документов.

4. Утверждение заказа клиентом и исполнителем. Согласование с взаимодействующими службами.

5. Передача заказа в производство. Размещение заказов, отслеживание производственных операций. Накопление информации. Обратная связь с калькуляцией заказа, коррекция себестоимости. Соответствующий документооборот.

6. Планирование загрузки оборудования. Отслеживание и прогнозирование. Накопление данных и статистика. Получение информации о работе оборудования и прохождении заказов.

7. Планирование потребностей в материалах и комплектующих. Склад материалов и готовой продукции. Складской документооборот.

8. Планирование и отслеживание трудовых ресурсов. Сотрудники и рабочее время. Учет фонда рабочего времени, получение отчетов по отработанным часам по итогам отчетного периода (неделя, месяц, квартал). Возможность начисления рабочих часов, не попадающих в определение «рабочая смена» (сверхнормативные работы, работы в выходные дни и праздники).

HIFLEX®Print дает возможность работать со сложными производственными рабочими местами, автоматически представляя этапы производства как единый процесс. Все произведенные операции, начиная от препресса и заканчивая постпечатью, в реальном времени автоматически заносятся в систему.

HIFLEX®Print визуализирует всю сложную структуру оборудования и представляет её в ключе CIM (Computer Integrated Manufacturing), объединяя систему и устройства, с поддержкой JDF от различных производителей.

Преимущества системы, по сравнению с конкурентными аналогами:

— большой мировой опыт использования и внедрения системы HIFLEX;

— участие в системе всех служб предприятия, вся информация, возникающая в результате работы предприятия, заносится в систему;

— возможность оптимизации. Накопленный опыт и новшества вносятся без переделки системы, что позволяет обеспечивать живучесть системы HIFLEX без дополнительных финансовых затрат;

— индивидуальная настройка интерфейса пользователя с помощью интегрированного редактора;

— открытый код системы, позволяющий модифицировать систему независимо от разработчика.

— возможность подключения полиграфического оборудования посредством JDF-стандарта.

— интеграция со стандартным офисным обеспечением, возможность формирования документов и отчетов в MS Excel, MS Word и MS Internet Explorer;

— наличие функции Mail-робот, которая предоставляет контроль над внутренними производственными процессами, рассылая ответственным лицам необходимую информацию о состоянии работ;

— интегрированное подключение к Internet, включая Intranet и Extranet, встроенный модуль Электронного бизнеса (eBusiness);

— наличие интерфейса для выгрузки первичных документов для программы бухгалтерского учета;

— один из самых продвинутых инструментов для составления калькуляции;

— формирование технологической цепочки еще на стадии занесения состава продукции;

— сертифицированные специалисты в компании, официальном представителе компании HIFLEX на территории РФ, Украины и Белоруссии;

— поддержку системы осуществляет российская компания, нет зависимости от зарубежного разработчика;

— лицензия на СУБД включена в стоимость системы управления.

В настоящее время завершаются 2 проекта по внедрению системы Hiflex®Print в России, в Уфе и Перми, начат новый проект в Москве.

Infor ERP SyteLine от компании «Фронтстеп СНГ»

Система Infor ERP SyteLine была разработана специально для управления ресурсами промышленных предприятий строго определенных отраслей, в том числе и для производителей тары и упаковки, полиграфической продукции.

Созданные на основе зарубежного и собственного опыта работы на данных предприятиях, отраслевые решения Фронтстеп представляют собой комплекс мер на базе передовых методов управления по оптимизации бизнес-процессов предприятия в соответствии с поставленными его руководством задачами. Высокий уровень индивидуальной отраслевой экспертизы Фронтстеп позволяет полностью учесть все специфические особенности конкретного предприятия и предложить необходимые шаги по совершенствованию управления предприятием.

Отраслевые решения Фронтстеп дают возможность в оптимальные сроки смоделировать и внедрить автоматизированную систему управления предприятием, функционирование которой обеспечивается Infor ERP SyteLine. Таким образом, на предприятии формируется единое информационное пространство, охватывающее все основные подразделения и позволяющее эффективно управлять всеми процессами в комплексе.

Структурно система выглядит так: фундамент — Infor ERP SyteLine, функциональной надстройкой служат специализированные модули: Syteline APS, SyteLine Configurations, SyteLine Budgeting, SyteLine Bussines Intelligent, Infor CRM, Infor SCM.

В единое информационное пространство предприятия могут безболезненно интегрироваться специализированные модули других производителей и другой системы, такие как настольные дизайнерские системы, системы управления оборудованием и системы фискального учета.

Проследим, что происходит внутри автоматизированной системы управления полиграфическим предприятием.

1. Прием заказов клиентов – Infor ERP SyteLine + модуль конфигурирования:

— ввод заказа клиента.

— создание заказа клиента и проверка его платежеспособности в ERP – системе.

2. Допечатная подготовка производства – Infor ERP SyteLine + специализированная система + модуль конфигурирования готовой продукции:

— разработка оригинал-макета, создание пооперационного техпроцесса, то есть конфигурирование заказываемой продукции (допечатные процессы, листовая, ролевая, и другие виды печати, процессы отделки) под конкретный заказа клиента с учетом всех выбранных клиентом характеристик и параметров заказа.

— формирование технологического маршрута (препресс — листовая, ролевая, газетная и др. виды печати – отделка и брошюровка – экспедирование) под конкретную заявку клиента. При этом возможен и выбор монтажных спусков (схемы фальцовки) в зависимости от обрезного формата издания и дообрезного формата бумаги. За счет первоначально заданных правил достигается безошибочность технологического маршрута, благодаря чему конфигурирование сложных заказов (особенно повторяющихся однотипных заказов) становится доступным для менеджеров по продажам, не обладающих технологическими знаниями;

— создание производственных заданий, технологической карты для каждого заказа клиента через использование «перекрестной ссылки» между заказом клиента и производственным заданием, позволяющей отслеживать на предприятии каждый заказ клиента во временных, количественных, стоимостных и качественных разрезах;

— на основе полученного в процессе конфигурирования технологического маршрута и состава заказа (рассчитанных норм времени и расхода сырья (бумага, краска, отходы)) расчет себестоимости происходит в режиме on-line, включая стоимость по видам работ (препресс, печать и т.д.) и цены заказа.

На выходе: технологические карты и производственные задания, соответствующие заказам клиента с параметрами (количество, дата производства, входящие материалы, маршрут производства); стоимость заказа и ориентировочные сроки выполнения.

3. Планирование производства – Infor ERP SyteLine + специализированная система управления оборудованием (АСУ ТП): планирование и «размещение» производственных заказов на оборудовании: определение в режиме on-line реальной даты выполнения заказа с учетом доступных или ожидаемых материалов и загрузки мощностей. А для периодических изданий – и с учетом даты передачи заказчиком исходных оригиналов (сроки производства ограничены с двух сторон).

На выходе: производственные задания, построенные в «очереди» перед участками печати и послепечатной обработки. Эти задания из ERP системы передаются в систему АСУ ТП с использованием – JDF формата обмена данным для формирования задания на печатные, обрезные, ламинационные и другие машины.

4. Учет хода производства — Infor ERP SyteLine :

— управление производством, включая выдачу производственных заданий на изготовление заказа с формированием соответствующего документооборота (маршрутный лист, технологическая карта, производственные задания в разрезе заказов и/или оборудования); отслеживание выполнения заказа по стадиям производства;

— учет хода производства заключается в регистрации потраченных на выполнение производственных заданий: материалов, времени работы смены, времени наладки/переналадки/работы печатных машин, произведенного тиража. При этом в системе предусмотрена возможность автоматизированного учета хода производства, рабочего времени и складских запасов с использованием систем штрих-кодирования или путем интеграции с системами АСУ-ТП оборудования.

Указанная информация используется в дальнейшем для формирования фактической себестоимости готовой продукции и может использоваться для расчета эффективности в разрезе машин, продукции, времени.

5. Планирование и управление закупками – Infor SyteLine APS: оптимизационное планирование производственной и закупочной деятельности с одновременным учетом всех необходимых ресурсов (материальные ресурсы, рабочая сила, мощности оборудования, объем складов и т.д.). Данная функциональность позволяет также оперативно встраивать новые заказы клиентов в существующую производственную программу с учетом различных ограничений производственного процесса; расчет потребностей в сырье и материалах на основании плановых заказов клиентов и складских запасов. Формирование графика платежей.

— формирование заказов поставщикам;

— акцептование заказов и отслеживание задолженности перед поставщиками.

6. Управление запасами — Infor ERP SyteLine+ Data collection: отслеживание приходов/расходов от поставщиков, передачи в цех, отгрузки заказов клиентов. Использование штрих-кодирования.

7. Управленческий учет и бухгалтерский учет по стандартам GAAP, финансовое планирование и бюджетирование – Infor ERP SyteLine + бухгалтерская система+ SyteLine Budgeting + SyteLine Bussines Intelligent:

— бухгалтерский учет и формирование отчетных документов в соответствии со стандартами бухгалтерского учета GAAP или IAS;

— управленческий учет в соответствии с собственной методикой учета предприятия;

— контроль запасов на предприятии в количественном и стоимостном выражении;

— анализ продаж, анализ закупок;

— автоматизированный расчет в момент приема плановой позаказной себестоимости с определением маржинальной прибыли, в том числе в зависимости от объема издания (количества полос), с учетом возможности печати в несколько монтажных спусков, и с учетом затрат на переналадку;

— контроль стоимости заказов клиентов, производственных заданий, оценки незавершенного производства по методам: нормативной себестоимости для попериодного сбора фактических издержек в разрезе центров затрат и групп продукции; плановой себестоимости, в том числе в зависимости от объема издания (количества полос); фактической себестоимости для позаказного управления производством и позаказного сбора издержек в разрезе производственных заданий (пооперационно), машин, рабочих участков и центров затрат, изделий и заказов клиентов; Activity Based Costing (управление издержками по рабочим процессам);

— контроль состояния взаиморасчетов с клиентами и поставщиками;

— анализ результатов деятельности компании с использованием стандартных отчетов (отчет по прибылям и убыткам, баланс, движение денежных средств);

— финансовое планирование, включая Бюджет Движения Денежных средств, Отчет по Прибылям и Убыткам – с использованием модуля бюджетирования.

Как работает эта система в реальной жизни, можно посмотреть на Полиграфическом комплексе «Пушкинская площадь», производственно-экспериментальной фабрике «Союз», в компании «Экстра-М», Группе компаний ГОТЭК, компании «Славич», где были успешно реализованы отраслевые решения Фронтстеп при внедрении автоматизированной системы управления предприятием.

Избегая проблем

При внедрении системы предприятие сталкивается с некоторыми трудностями и ошибками. Рассмотрим наиболее частотные их них.

•

Коробка или проект

Александр КРОПОТОВ: «Важное решение, которое должно быть принято заказчиком до начала любого внедрения, – что выбрать: готовое решение или проектное? Для крупных типографий со сложившейся структурой процессов, установленным документооборотом и процедурами требуется проектное решение, подразумевающее серьезную подгонку базовой функциональности системы под требования заказчика.

Для небольших типографий такой подход связан с серьезными затратами, которые сложно будет окупить за счет повышения эффективности работы. В этом случае стоит выбрать одно из готовых решений, имеющихся на рынке».

•

Защита инвестиций

Владимир ЛУТОВИНОВ: «Заказчик не должен стесняться спросить Исполнителя, а есть ли у того четкая стратегия развития продуктовой линейки на несколько лет вперед и программа клиентской поддержки, при которой Заказчику помимо сопровождения внедренной системы будет постоянно поставляться новые, более современные версии».

•

Преодоление дисциплинарного барьера

Сергей НЕЖЕНСКИЙ: «Когда сотрудники начинают осознавать, что вся, без исключения, информация должна заноситься в систему, и соответственно, в любой момент времени они находятся под контролем и любая ошибка мгновенно становится известной уполномоченным лицам, возникает проблема с преодолением дисциплинарного барьера. Следовательно, когда видна «вся кухня» — это рождает ответную реакцию недовольства системой».

•

Обучение персонала

Александр КРОПОТОВ: «Чем раньше начнется обучение персонала, тем короче будет срок завершения проекта в целом. В противном случае система будет установлена, настроена, но не работоспособна из-за постоянных ошибочных действий персонала. Кроме того, со стороны заказчика должен быть назначен представитель, «кровно заинтересованный» в успешном завершении проекта, и обладающий для этого необходимыми административными ресурсами. Обычно это один из руководителей».

•

Ясность целей

Владимир ЛУТОВИНОВ: «Заказчик должен максимально точно представлять цели проекта и пути их достижения. От этого во многом зависит успех перестройки. В неменьшей мере, чем от уровня компетенции бизнес-консультантов».

•

Необходимость пересмотра механизмов бизнес-процессов предприятия.

Сергей НЕЖЕНКИЙ: «Можно с уверенностью сказать, что неавтоматизированный учет и расчет заказов абсолютно другой в плане действий. Ведь для того, чтобы обходить какие-либо правила без системы не нужно огромных усилий, можно использовать различные логические методы учета, причем применять их в произвольном порядке, абсолютно не задумываясь над тем, что данные результата этих операций можно использовать для анализа в будущем».

•

Работа только на результат

Владимир ЛУТОВИНОВ: «Отдельные ИТ и консалтинговые компании при составлении проектного договора, апеллируя к западному опыту внедрения, настаивают, чтобы его сроки оценивались в «человекочасах». В этом заключается одна из причин «долгостроев». Должны быть четко определены этапы и конкретные, реальные сроки окончания каждого из них. Иначе о том, какой эффект будет получен от внедрения автоматизированной системы управления, возможно узнают дети или внуки Заказчика».

•

Доверие профессионалам

Сергей НЕЖЕНСКИЙ: «Хочется оградить предприятия от написания «своих» систем, доверьте это дело профессионалам. При создании программы самое главное — составить грамотное задание на разработку, иначе придется неоднократно переделывать уже полученный продукт, поскольку невозможно сразу охватить интересы всех. А любая переделка порождает, прежде всего, «латки», когда программное средство стараются приспособить под новые задачи или подключить функции, которые изначально никто не озвучил.

К рангу «самоделок» можно отнести универсальные финансовые системы, на базе которых, благодаря их открытости, пытаются построить серьезные комплексы. Полиграфическое производство настолько сложное, что все попытки использовать стандартные производственные механизмы были безуспешны. Во-первых, нет действующей номенклатуры выпускаемых изделий, каждое новое изделие может являться уникальным. Учет материалов очень сложен, специфика уникальности накладывает свой отпечаток, поэтому очень сложно точно рассчитать будущие потребности. Планирование загрузки оборудования зависит сразу от нескольких уровней условий, а если речь идет о периодических изданиях, то зависимость от самих заказчиков ставит предприятие в очень жесткие рамки».

Итак, в статье мы попытались охватить все самые важные вопросы, связанные с выбором АСУ, и представить вашему внимание новые продукты от ведущих поставщиков систем управления. Выбор за вами!

Автор: Подготовила Ольга МИХЕЕВА

ЛЕКЦИЯ 14

 ВЫБОР СИСТЕМЫ

Основные критерии выбора системы

Процесс выбора системы в общем случае может быть пред­ставлен как процесс выбора из большого коли­чества альтернатив:

• уровень системы: «коробочная», средний или высокий,

• уровень исполнения: управление цехом или производством,

• тип принимаемого решения,

• и так далее.

При таком количестве альтернатив дерево перебора различных вариантов в поисках наилучшего решения становится таким боль­шим, что в реальной жизни этот подход к выбору системы никог­да не применяется. На практике, как правило, используются пос­ледовательность альтернатив, позволяющая на самых ранних эта­пах отсекать заведомо неприемлемые выборы, и набор критериев, руководствуясь которыми принимают решения при рассмотрении альтернатив. Такая процедура позволяет в конечном счете либо ос­тановиться на какой-либо системе, либо достаточно точно опре­делить (специфицировать) требования к ней. Подход к построе­нию де­рева альтернатив, иными словами к построению последо­вательности решений при выборе системы, а также количество вариантов, которое целесообразно рассматривать параллельно, определяется в каждом конкрет­ном случае слишком большим чис­лом факторов, чтобы можно было говорить о каких-то рекоменда­циях общего характера.

Рекомендуемые материалы

Ниже рассматривается ряд критериев, которые целесообразно использовать при принятии решения о выборе системы.

Основным критерием, которым следует руководствоваться при выборе системы, должен быть критерий удов­летворения потребнос­тей бизнеса предприятия. Потребности бизнеса формулируются в терминах бизнеса. В табл. 10 приведены типичные формулировки це­лей бизнеса, которые должны быть достигнуты с помощью внедре­ния информационных технологий [121]. Таблица составлена подан­ным опроса руководителей, отвечающих за фи­нансовые результаты деятельности предприятий и корпораций, т. е. лиц, участвующих в принятии решений при выборе системы, но не являющихся специ­алистами в информационных технологиях.

Все опрошенные утверждали, что при принятии решений они руководствуются соображениями именно бизнеса. Очевидно, что осуществить выбор технической системы, руководствуясь только критериями, приве­денными в табл. 10, невозможно.

Поэтому при выборе системы потребности бизнеса, сформули­рованные в терминах бизнеса, должны быть конвертированы в тех­нические и экономические требования к системе, сформулирован­ные в соответствующих терминах:

• функциональные возможности,

• совокупная стоимость владения,

• перспективы развития, поддержки и интеграции,

• технические характеристики. Ниже эти критерии рассматриваются подробнее.

Функциональные возможности

Под функциональными возможностями следует понимать соответ­ствие автоматизированной системы тем основ­ным бизнес-функци­ям, которые существуют или планируются к внедрению в организа­ции. Иногда говорят о функциональной полноте предлагаемых ре­шений. Так, если целью организации является минимизация фи­нан­совых потерь за счет оптимизации и упрощения бухгалтерского учета, то выбранная система должна обеспечи­вать автоматизацию

Таблица 10

процесса ведения бухгалтерского учета; если требуется достичь кон­курентного преимущества за счет сокращения сроков разработки новых видов продукции, то одно из решений может заключаться в выборе системы CAD/CAM (САПР). Для того чтобы определить до­статочность функциональных возможностей системы, необходимы два компонента:

• Стратегия развития бизнеса и контекстное описание бизнеса.

• Формализованное описание деятельности предприятия.

Луч­ше всего, если это будут модели деятельности предприятия, выполненные согласно методикам структурного анализа: ди­аграммы согласно стандартам IDEFO или IDEF3; диаграммы потоков данных или модели бизнес-процессов. В идеальном случае стратегия развития бизнеса и контекстное описание бизнеса должны содержаться в стратегическом плане ав­томатизации предпри­ятия. Если исходные данные для выбора систе­мы отсутствуют, то в план выбора системы необходимо включить этап по подготовке исходных данных для выбора системы, иными словами, разработать Техническое задание на систему.

Как видно из общего перечня работ, для их успешного осуще­ствления необходимо наличие и постоянное участие квалифици­рованных специалистов из самых различных областей: информа­ционные технологии, управление персоналом, управление пред­приятием, планирование и многие другие. Держать такой штат в ор­ганизации, как правило, экономически нецелесообразно. По­этому наиболее предпочтительно привлечение внешних консуль­тантов.

В пользу этого можно привести следующие основные аргументы:

• внешний консультант обладает особыми навыками и знания­ми, которых может не быть у сотрудников ор­ганизации;

• даже если в организации и есть требуемые квалифицирован­ные кадры, то они могут быть заняты решением других про­блем;

• внешний консультант может показать реальное положение дел, так как он независим от организации-заказ­чика;

• при оказании консультационных услуг персонал заказчика перенимает определенные технические зна­ния, проходит обу­чение.

Так что же реально можно получить на этапе определения по­требностей предприятия в информационной системе?

Не касаясь стратегических планов организации, о которых до-вольно много и подробно говорится в совре­менных изданиях по те­ории менеджмента можно отметить, что внешние консультанты могут оказать квалифицированные услуги и по формированию стратегии предприятия. Однако делать это лучше всего после анализа текущей деятельности.

Описание существующих бизнес-процессов и информационных потоков предприятия, его организационной структуры и принятых технологий работ позволяет достичь сразу нескольких целей. Во-пер­вых, это помогает пер­соналу самого предприятия, особенно его руководящему составу, лучше разобраться в работе своей организа­ции. Во-вторых, полученные данные могут сравниваться с передо­вым опытом различных организаций, с которыми уже работала кон­сультационная фирма. Это позволяет более качественно подготовить предложения по изменению и оптимизации деятельности. В-треть­их, даже если предприятию по объективным или субъективным при­чинам и не требуется реорганизация, структурированные материа­лы, касающиеся деятельности организации, особенно если они пред­ставлены в графическом виде, могут существенно облегчить после­дующее внедрение системы автомати­зации управления предприя­тием. Кроме того, это позволяет определить, можно ли осуществить изменения в ор­ганизации после внедрения данной системы и на­сколько легко это может быть сделано.

Реализация этих предложений может происходить до или одно­временно с внедрением системы автоматиза­ции управления пред­приятием.

Наиболее просто проблема определения достаточности функци­ональной полноты решается для систем началь­ного и среднего уровня. Для систем высшего уровня определяются:

• Какие типы производства может поддерживать система (раз­работка на заказ — представляет собой даль­нейшее развитие проектно-ориентированного производства; сборка на заказ — предложение клиентам продукции массового производства; работа на склад — поддержание требуемого уровня товарно-матери­альных запасов в сочетании с организацией поставок со склада; повторяющееся производство — производ­ство, орга­низованное в соответствии с идеологией «точно-в-срок»; процессное производство).

• Поддерживает ли система управление цепью поставок. То есть рассматривается возможность ERP-системы управлять постав­ками, материально-техническим снабжением (логистикой) и спросом.

• Как система поддерживает производственные поставки, а также электронные средства поставки.

• Насколько полно система управляет процессом материально-технического снабжения, а также складирова­нием продукции и планированием ее доставки.

• Как система учитывает работу с клиентами. Требуется оценить, как в системе поддерживается планирование спроса, автома­тизация работы с посредниками и торговыми агентами, на­сколько гибко осуществляется обработка заказов клиентов, а также осуществляется учет сервисного обслуживания.

Совокупная стоимость владения

Совокупная стоимость владения (ТСО — Total Cost of Ownership) информационной системой — сравнительно новое понятие, кото­рому в последнее время уделяется самое пристальное внимание в литературе . Под совокупной стоимостью владения пони­мается сумма прямых и косвенных затрат, которые несет владелец сис­темы за период жизненного цикла последней.

При анализе ТСО рассматривают жизненный цикл, включаю­щий в себя время жизни существующей на предприятии системы, время, необходимое для проектирования нового альтернативного решения, срок эксплуа­тации альтернативной системы с учетом амор­тизации ее элементов и ориентировочного срока ожидания. Под сро­ком ожидания понимают время, необходимое для выхода системы на уровень доходности, при котором ее экс­плуатация позволяет получить частичный (до 90%) возврат инвестиций, вложенных в систему.

При выборе новой информационной системы между альтерна­тивными существующему решению вариантами необходимо оценить совокупную стоимость владения для каждого предлагаемого вари­анта. При этом жизненный цикл, на котором оцениваются прямые и косвенные затраты, должен включать:

• время жизни существующей на предприятии системы;

• время проектирования новой системы;

• время на закупку и внедрение элементов новой системы;

• время эксплуатации новой системы, которое необходимо ог­раничить сроком возврата 90% вложенных инве­стиций за счет прибыли от эксплуатации этой системы.

Вариант информационной системы с более коротким жизнен­ным циклом предпочтителен для дальнейшего использования. На рис. 35 самым рациональным является вариант А.

Точка выбора новой системы для каждого предприятия индиви­дуальна. Предприятие может начать этот про­цесс в различных слу­чаях, например:

• при появлении необходимости дополнить или изменить функ­ции существующей информационной сис­темы, чтобы они соответствовали изменившимся потребностям бизнеса и не приводили к неоправдан­ным финансовым потерям;

Рис. 35

1 — точка завершения проектирования существующей системы; 2 — точка завершения внедрения суще­ствующей системы; 3 — точка ввода в эксплуатацию новой системы; X— точка выбора новой системы; А — точка возврата 90% инвестиций в новую информационную систему (вариант А); В — точка возврата 90% инвестиций в новую информационную систему (вариант В); С — точка возврата 90% инвестиций в новую информационную систему (вариант С)

• при достижении доходов от эксплуатации существующей сис­темы порядка 90% вложенных в нее инвести­ций;

• при превышении эксплуатационных затрат на систему над

доходами от ее использования и др.

Прямые и косвенные затраты могут включать следующие состав­ляющие.

Прямые затраты.

1.1. Основные затраты:

• создание информационной системы;

• оборудование — серверы, клиентские места, периферия, сете­вые компоненты;

• программное обеспечение (ПО);

• приложения, утилиты, управляющее ПО;

• обновление (модернизация).

1.2. Эксплуатационные затраты:

• управление задачами (сетью, системой, массивами памяти);

• поддержка работоспособности системы — персонал, функцио­нирование справочной службы, обучение, за­купки, подготовка кон­трактов на поддержку системы;

• разработка инфраструктуры, бизнес приложений.

1.3. Прочие затраты:

• создание коммуникаций — глобальные сети, взаимодейст­вие с поставщиками сервиса, удаленный дос­туп, Internet, доступ клиента;

• управление и поддержка — аутсорсинг, сопровождение, спра­вочная система.

Все затраты на создание информационной системы, которые ассоциируются с установкой оборудования и его подготовкой к эк­сплуатации, должны оцениваться как часть инвестиций. Эти разо­вые затраты могут вклю­чать в себя такие составляющие, как проек­тирование системы, программирование, тестирование системы, ре­визия системы, приобретение оборудования, разработка и изме­нение руководств, обучение и передвижения в связи с установкой, тестированием и параллельным запуском системы.

Затраты на оборудование включают в себя стоимость компонент системы, затраты в течение жизненного цикла, такие, как смена оборудования, которое заменяется до истечения жизненного цикла. Затраты на оборудо­вание могут включать и такие разовые расходы, как сопутствующая мебель для периферийных устройств. Оценки подготовительных работ должны основываться на масштабах реноваций и включать в себя изменение расположения при перемеще­нии, добавлении или удалении оборудования. Кроме того, в эти затраты необхо­димо включать и изменения в электропитании, осве­щении и кондиционировании воздуха. Если часть оборудования берется в лизинг, то суммарные затраты на это оборудование выделя­ются в отдельную категорию.

В табл. 11 перечислены основные виды затрат и их составляющие, которые необходимо учитывать при оп­ределении совокупной сто­имости владения.

Таблица 11

Перспективы развития, поддержки и интеграции

Перспективы развития и поддержки в основном определяются поставщиком решения и тем комплексом стандартов, который за­ложен в систему и составляющие ее компоненты.

Устойчивость поставщика решения и поставщиков отдельных компонентов определяется в первую очередь временем существова­ния их на рынке и долей рынка (как мирового, так и российского), которую они занимают. Важным фактором является форма, в кото­рой осуществляется присутствие на российском рынке: наличие сети сер­тифицированных центров технической поддержки, авторизованных учебных центров, «горячих линий» для кон­сультаций. Немало­важным фактором риска могут стать такие показатели, как гаранти­рованное время доставки за­пасных частей, которое формулируется в терминах: время доставки не превосходит такого-то. В противном случае затраты на владение решением могут стать весьма значитель­ными.

Технические характеристики

К техническим характеристикам системы относятся следующие:

• архитектура системы;

• масштабируемость;

• надежность, особенно в части выполнения критических биз­нес-приложений;

• способность к восстановлению при сбоях оборудования;

• наличие средств архивирования и резервного копирования данных;

• средства защиты от преднамеренных и непреднамеренных тех­нических нападений;

• поддерживаемые интерфейсы для интеграции с внешними си­стемами.

Технические характеристики влияют на такие параметры систе­мы, как возможность наращивания при необхо­димости функцио­нальных возможностей и увеличение числа пользователей.

Возможность интеграции с другими системами определяется со­вокупностью поддерживаемых стандартов.

Риски и управление рисками

Анализ факторов риска

Под риском обычно понимается вероятность того, что какие-то цели при реализации проекта автоматизации деятельности предпри­ятия не будут достигнуты. Поскольку количество событий и усло­вий, влияющих на резуль­тат проекта, чрезвычайно велико, вся их совокупность, как правило, на практике не рассматривается. Вмес­то этого из всего множества обычно выделяется достаточно ограни­ченный перечень характеристик принятого решения. Эти признаки могут касаться как чисто технических решений, так и организации работ, связанных с реализацией ре­шения. В дальнейшем они будут называться факторами риска.

Анализ факторов риска предваряют: планирование мероприятий для снижения влияния факторов риска на ис­ход проекта и принятие решений на различных этапах процесса создания автоматизиро­ванной системы.

Все субъекты, принимающие участие в процессе автоматизации предприятия (предприятие — заказчик и сис­темный интегратор — поставщик), решения производят анализ рисков каждый со своих позиций.

В работах, посвященных автоматизации деятельности предприя­тия, используются различные структуры фак­торов риска, которые необходимо учитывать при анализе и принятии решений. В настоя­щей книге рассматрива­ется структура факторов риска, которая в общем виде позволяет представить наиболее существенные состав­ляющие. Элементы этой структуры присутствуют практически во всех самых распространенных подходах к созда­нию информационных систем для автоматизации деятельности предприятий, независимо от класса системы и применяемого подхода к автоматизации.

Все риски делятся на две группы:

1) бизнес-риски,

2) риски, связанные с жизненным циклом системы.

Бизнес-риски, как правило, анализируются на этапе формиро­вания стратегии автоматизации: при выборе подхода к автоматиза­ции и выборе типа системы.

Риски, связанные с реализацией жизненного цикла, как прави­ло, рассматриваются на этапе разработки про­екта автоматизации деятельности предприятия. Кроме того, они могут рассматриваться на различных этапах реа­лизации проекта.

При анализе бизнес-рисков определяют: будут ли устранены про­блемы бизнеса, которые планируется решить с помощью информа­ционной системы, и каким должен быть подход к автоматизации, чтобы был достигнут же­лаемый эффект.

Вторая группа рисков может быть разделена на две подгруппы:

1) технические риски, связанные с реализацией технических ре­шений или работ, связанных с технологией внедрения. Например, инсталляция ПО на какую-либо платформу;

2) риски, связанные с управлением процессом создания и под­держки системы. Например, достижение тре­буемого качества в за­данные сроки при заданных бюджетных ограничениях.

Как правило, все наиболее известные поставщики решений в области автоматизации деятельности предпри­ятий, системные ин­теграторы и консультационные компании, разработчики приклад­ного ПО имеют собствен­ные методы управления рисками, которые включают в себя:

• методику выделения факторов риска,

• методы количественной оценки влияния факторов на такие параметры проекта, как возможное увели­чение стоимости решения или времени его реализации в целом или отдельных его компонентов,

• подходы к снижению влияния факторов риска на успех проекта.

На рис. 36 приведена типовая схема процедуры управления рис­ками.

Для минимизации бизнес-рисков используются следующие под­ходы:

• минимизация инвестиционных рисков,

• максимально возможная стандартизация всех компонентов

решения.

Для минимизации рисков, обусловленных нарушением графика инвестиций, целесообразно планировать про­цесс автоматизации так, чтобы на каждом этапе иметь пусть ограниченное, но законченное решение, которое ценно само по себе. Например, автоматизация процесса управления складом.

Примерный перечень стандартизируемых компонентов имеет сле­дующий вид:

• автоматизируемые бизнес-процессы предприятия,

• процессы самой системы,

• прикладное ПО,

• стандарты СУБД, операционные системы, сетевые протоко­лы и т. д.,

• стандарты на оборудование,

• стандарты на рабочие станции.

Рис. 36

Крайне желательно, чтобы структура автоматизируемых бизнес-процессов предприятия удовлетворяла обще­принятым рекоменда­циям (например, MRPII — ERP, которые в настоящее время стали практически стандартами де-факто), а также совокупности государ­ственных и отраслевых стандартов. телекоммуникаций.

Некоторые рекомендации по выбору системы

Проблемы выбора системы автоматизации управления предпри­ятием возникают практически всегда, когда руководство, ощущая потребность в современном инструменте управления, в то же время не может четко сфор­мулировать основные требования к системе.

Как правило, руководитель предприятия должен иметь необхо­димую информацию о реальном положении дел в организации. Обыч­но к такой информации относятся наиболее «проблемные» места: неконтролируемые дейст­вия персонала (элементарное воровство), потери от недостаточно оперативного реагирования на изменение си­туации внутри и вне предприятия (изменение спроса, наличие значительного уровня товарно-материальных запа­сов, несвоевремен­ная информация о финансовых операциях и т. п.), проблемы с орга­низацией бухгалтерского учета и многие другие. При этом на свет рождается распоряжение специалистам отдела АСУ подыскать «под­ходя­щую» систему, и хорошо, если при этом сообщаются хотя бы ориентировочные финансовые параметры.

Что происходит дальше, представить не сложно. Отдел АСУ на­ходит систему, удовлетворяющую текущим требованиям. Если она подходит по стоимости и характеристикам, то через некоторое вре­мя персонал предпри­ятия начинает работать уже в новой системе. Однако у директора появляются новые проблемы, и вновь отдел АСУ занимается поиском системы. Проходит небольшое время, и в организации начинают параллельно работать несколько различных систем, которые могут дублировать друг друга. Пользователи сис­тем, ввиду разрозненности решений, вынуждены вести параллель­ный учет как при помощи программных средств, так и проверен­ным спо­собом — вручную. В результате нагрузка возрастает, появля­ются задержки с вводом данных в информационную систему, и че­рез некоторое время оперативность и достоверность информации, получаемой руководителем из информационной системы, уже не больше, чем была раньше, до «информатизации предприятия». Ди­ректор начи­нает проявлять недовольство своим персоналом, сотруд­ники — отделом АСУ, а отдел АСУ в сердцах клянет своего началь­ника и весь белый свет в придачу. А ведь многих ошибок можно было избежать гораздо раньше.

Все дело в том, что ни директор предприятия, ни начальник отдела АСУ не вспоминали о критериях вы­бора системы автомати­зации управления предприятием. Но даже если они имеют некото­рое представление об этих критериях, то возникает риск преоблада­ния одного из них над другими при принятии решения о выборе. Рассмотрим возможные последствия, к которым может привести подобное преобладание.

Выбор возможного поставщика системы. Самая большая пробле­ма может возникнуть у предприятия при выборе фирмы. Надо выб­рать такую, которая не исчезнет через некоторое время. При этом надеяться на нормальное сопровождение, а уж тем более на пере­ход к новым версиям программного продукта не приходится. Ма­лейшее изменение российского законодательства — и надо поку­пать новую систему! Но, во-первых, на отечественном рынке суще­ствует большое количество довольно устойчивых и хорошо себя за­рекомендовавших компаний, зани­мающихся разработкой систем автоматизации управления, а во-вторых, даже при работе с незна­комой компа­нией при покупке системы можно получить также и все исходные коды. Это обязывает содержать в своем штате несколь­ко квалифицированных программистов, но зато снимает многие проблемы с сопровождением и вне­дрением системы.

Поиск информации и удобство работы пользователей. Простота и удобство работы иногда могут оказаться ре­шающим фактором при выборе системы, особенно если сравнивается несколько практичес­ки аналогичных про­граммных продуктов. Кроме того, данный кри­терий косвенно свидетельствует о квалификации компании-разра­ботчика.

Гибкость системы является важным критерием ее выбора в том случае, если предприятие не собирается сто­ять на месте, т. е. если оно планирует развиваться, совершенствовать свою деятельность или просто функционирует в условиях постоянного изменения внешних условий (например, отечественного законодательства). Отсутствие гибкости у системы приводит к необходимости постоянного при­влечения дорогостоящих специалистов фирмы-разработчика или компании-интегратора для настройки системы автоматизации уп­равления предприятием под меняющиеся потребности деятельнос­ти. Такое положение может свести на нет весь финансовый эффект от вне­дрения системы.

О легкости внедрения имеет смысл говорить в том случае, если предприятие жестко ограничено в конечных сроках и силах, необ­ходимых для приведения системы в рабочее состояние. Однако за­бывать об этом критерии ни в коем случае нельзя, иначе внедрение автоматизированной системы рискует превратиться в бесконечный процесс.

Тиражируемость системы (или, другими словами, количество ее внедрений) является серьезным аргументом, который помогает при­нять окончательное решение при выборе системы автоматизации. Так, если система не привлекла внимания ни одного из предприя­тий (а желательно, чтобы она была внедрена на предприятии анало­гичного профиля), это должно, по крайней мере, насторожить. А если система внедрена, то общение с персоналом организации, в кото­рой она успешно эксплуатируется, позволит избежать возможных ошибок.

Таким образом, выбор системы автоматизации управления пред­приятием — это непростая задача, сложность которой может возра­стать с ростом масштабов предприятия, и осуществлять его должны квалифицированные специалисты в соответствии с реальными по­требностями организации.

Один из эффективных способов принятия решений заключается в ранжировании используемых критериев по их важности. Ниже при­водится несколько конкретных рекомендаций по принятию реше­ний при выборе системы.

Заказная или адаптированная система

Основные аргументы за и против этих вариантов приведены в табл. 12.

Практика показывает, что выбор варианта заказной системы оправдан практически только в двух случаях:

• при уникальности автоматизируемых процессов,

• при отсутствии на рынке требуемой системы.

Таблица 12

Как правило, такие ситуации возникают при автоматизации де­ятельности органов государственного управле­ния, функции кото­рых уникальны по определению, или корпораций, ведущих специ­фический бизнес, например брокерский. Есть, правда, и другой предельный случай: небольшое предприятие, отсутствие средств на закупку готовой системы, приводящее к тому, что один из сотруд­ников, знающих программирование, пишет в свобод­ное время эту систему сам.

Отечественная или зарубежная система

Существуют два полярных мнения:

1) сколько бы ни стоила отечественная система, она предпочти­тельнее импортной, внедрение которой обхо­дится несравнимо до­роже. Кроме того, отечественные системы лучше приспособлены к условиям российского бизнеса;

2) единственными системами, которые позволяют полностью автоматизировать все аспекты управления предприятием, являются зарубежные системы типа ERP. Поэтому, несмотря на их более вы­сокую стоимость, предприятиям следует выбирать именно ERP-системы, жизнеспособность которых подтверждена мировым опы­том.

Обобщая эти два мнения, можно сказать, что в данном случае определяющими являются следующие крите­рии:

• функциональная полнота,

• «функциональная стоимость», т. е. доли используемых клиен­том возможностей системы за потраченные им деньги .

Уровень системы

К сожалению, для многих руководителей наиболее часто первым и практически единственным критерием слу­жат затраты на созда­ние системы. Иногда затраты на создание ассоциируются только со стоимостью программно-аппаратных средств. Однако такой подход может привести к покупке очередной коробки, которая будет пы­литься на полке, или, в лучшем случае, к установке системы только в отделе АСУ предприятия.

Функциональная полнота предлагаемого решения, как уже было показано выше, — один из важнейших кри­териев, на основании которых необходимо производить отбор. Выбор системы, которая обладает ограничен­ным набором возможностей, приведет к тому, что предприятие через некоторое время будет вынуждено затра­тить, возможно, гораздо большие усилия на решение оставшейся части проблем. Поэтому единственно правиль­ным выходом из данной си­туации является рассмотрение функциональных возможностей сис­тем автоматизации управления предприятием в свете принятой стра­тегии организации и, в частности, стратегии автоматизации. Еще одним подводным камнем является практически повсеместно встре­чающееся несоответствие рекламных заве­рений компаний-производителей фактическим возможностям систем. Однако и это препят­ствие легко обойти, так как многие компании-производители кро­ме демонстрации возможностей своих программных продуктов мо­гут по­ставить их на предприятие для опытной эксплуатации.

При выборе системы среднего и высокого уровня необходимо быть готовым к проведению реорганизации предприятия, что свя­зано с дополнительными затратами времени и средств. Успех реор­ганизации в первую оче­редь определяется позицией руководства. Таким образом, при выборе уровня системы основными критерия­ми являются:

• функциональная полнота,

• готовность руководства к реорганизации бизнес-процессов.

УПРАВЛЕНИЕ ПРОЦЕССОМ ВНЕДРЕНИЯ И ЭКСПЛУАТАЦИИ

Типовой план внедрения

В данном разделе приведен план внедрения системы MRPII/ ERP и других технологи и в организационных системах. Он включает 16 этапов, проверенных опытом тысяч компаний за 20 лет.

Впервые подобный план был создан в компании Oliver Wight для внедрения первых версий MRPII. Опыт показывает, что дан­ной стратегии придерживаются в той или иной степени практи­чески все фирмы.

На рис. 37 приведен типовой план.

Ниже приведено описание этапов.

1. Предварительное обследование и оценка состояния Цель этапа — установить, в каком состоянии находится пред­приятие. Полезно приглашение внешних консультантов. Результа­ты: краткосрочный план действий, опре­деление возможных на­правлений работ и рекомендации по стратегии внедрения.

2. Предварительная переподготовка

Цель — дать ведущим менеджерам представление о том, что включает в себя процесс внедрения. Дело в том, что надо преодо­леть различия в понимании процесса разными категориями со­трудников. Некоторые считают, что MRPII/ERP — это компью­терная система. Другие видят ее как систему управления производ­ством и запасами. Третьи — как систему, объединяющую подраз­деления. Для руководителей важно прийти к единому пониманию будущего эффекта и необходимых ресурсов.

Затем среднее звено отправляется на более детализированную переподготовку. Эти сотрудники будут играть важную роль во всей деятельности, поэтому каждый должен иметь понимание внедряе­мой технологии.

3. Техническое задание

Техническое задание включает в себя анализ проблемы, план, подход к решению проблемы построения системы. Процесс созда­ния ТЗ дает уверенность в долгосрочных планах.

4. Технико-экономическое обоснование — ТЭО (анализ «затра­ты—эффект»)

Анализ «затраты—эффект» позволяет принимать обоснованные решения и подтверждает финансовую необ­ходимость изменений.

Рис. 37

Нулевая точка — это тот момент времени, когда принято формальное решение о внедрении

Он показывает экономический эффект: рост производительнос­ти, снижение затрат и т. п. Объекты анализа: затраты на внедрение компьютерных систем (в том числе конкретных подсистем, напри­мер бухучета и под­держку математического обеспечения), образо­вание и т. п.

5. Организация проекта

Существуют три уровня организации проекта. Разумеется, все уровни используются на больших пред­приятиях. Ниже пред­ставлен пример для предприятия с численностью 10 тыс. работа­ющих.

Управляющий комитет — руководитель предприятия и его заме­стители. Регулярные совещания 1—2 раза в ме­сяц.

Рабочий комитет — управленцы высокого уровня, которые встречаются один раз в неделю для выработки политики, решений по наиболее важным проблемам, отслеживания результатов.

Рабочая команда по внедрению разбивается на логические группы по подразделениям, производственным на­правлениям и програм­мам внутри компании. Команда ответственна за ежедневное управ­ление проектом. Осу­ществляет контроль на уровне фирмы и ее отделов. В нее входят специалисты в различных областях. Члены команды могут работать по отдельным задачам. Оптимальное чис­ло людей в команде — 6—7 человек (не более 10).

Ниже более подробно описаны функции организаторов проекта.

Управляющий комитет определяет стратегию, ресурсы, занима­ется управлением проектом, принимает основ­ные решения. Если возникает проблема, то рабочая команда входит в комитет с пред­ложениями по ее решению.

Рабочий комитет — координатор команд. В малых фирмах не нужен. Рабочий комитет решает вопросы, тре­бующие согласования позиций групп.

Руководитель проекта занят только проектом (за исключени­ем малых фирм. Он является членом управ­ляющего комитета и служит интерфейсом между управляющим и рабочим комите­тами.

Исполнительный директор представляет группу высших управ­ленцев и несет персональную ответствен­ность за успех внедре­ния.

Группы улучшения качества управления. Это малые группы, пред­назначенные для решения различных задач. За­дачи могут включать обследование перед внедрением, разработку процедур ведения баз данных, совершенство­вания учета и т. п.

В итоге распределение работ распределяет и ответственность. Одна из первых целей внедрения — вовлечь лю­дей в принятие ответ­ственности за изменения и новый способ ведения дел.

Работа групп координируется во избежание конфликтов и дуб­лирования.

6. Выработка целей

Этот шаг определяет качественные и количественные ожидае­мые результаты. Важно ясное их описание. Цели описываются конк­ретно: «Мы ожидаем, что улучшение в обслуживании заказчиков составляет 75—95%. Кроме того, мы ожидаем снижения запасов на 30%, на 11% уменьшение затрат на материалы…»

7. ТЗ на управление процессами

Это следующий уровень детализации. ТЗ содержит описание пла­нируемых способов развития предприятия. В бо­лее развернутом виде ТЗ на управление процессами может выглядеть как структурная схе­ма новой системы.

8. Начальная переподготовка

Цель — переподготовка сотрудников, которые затем будут рабо­тать по внедрению системы.

Пример фирмы General Dynamics Land Systems — хорошая ил­люстрация процесса обучения. В компании были организованы не­дельные курсы для высшего персонала по MRPII. Для технических руководителей — более под­робные курсы по MRPII. При этом фир­ма использовала своих управленцев для обучения людей, так что шла пе­редача знаний и информации от управленцев — производ­ственникам.

Важно, чтобы персонал видел, что менеджеры понимают пред­мет, знание которого будут требовать с сотруд­ников.

Кроме того, в фирме должны быть выделены предметные экс­перты. Это люди, которые знают фирму лучше, чем кто-либо дру­гой, и смогут стать лучшими преподавателями.

9. Планирование и управление верхнего уровня

Этот шаг в ERP, MRPII или ЛТ рекомендуется в качестве на­чального при построении системы. Такое начало процесса не требу­ет значительных затрат, но дает большой эффект. Если этого не сде­лать, то неустойчивость пла­нов высокого уровня приведет к лави­нообразному эффекту: люди утратят веру в информацию и возродят нефор­мальную систему.

10. Управление данными

Есть два типа данных — первостепенные и второстепенные, не­строгие.

Первостепенные данные — это данные, неточность которых не­допустима: данные о запасах, состав изделия и применяемость, тех­нология (описания), маршрутные технологии.

Если неточны данные о запасах, тогда неверно и планирование. Если спланированные заказы неверны, то последующие решения тем более неверны. Следствием ошибок в информации о запасах может стать создание сотен неправильных позиций.

Если состав изделия включает один предмет, а в действитель­ности используется другой, то можно ожи­дать одно из послед­ствий: имеется предмет, который не нужен; дефицит нужных пред­метов; дефицит обнару­живается в последнюю минуту и т. п. Ре­зультат один — дата выпуска сорвана, происходит возврат к не­фор­мальной системе.

Если маршрутные технологии неточны — это означает, что последовательность операций неправильна; рабочие центры зада­ны неверно или нормы времени существенно неточны. Все это серьезно влияет на SFC (управление цехом) и планирование по­требных мощностей.

Минимальный уровень точности данных для современных сис­тем АСУП составляет: запасы — 95%; состав изделия и применяе­мость — 98%; маршрутные технологии — 95%.

Обеспечение требуемой точности данных — наиболее трудоем­кая часть работы по внедрению.

Есть типовой набор действий, позволяющих достичь требуемой точности.

Переподготовка персонала — первый обязательный шаг. Люди должны понимать, почему важно иметь точ­ную информацию.

Ответственность за точность информации должна быть инди­видуальной и коллективной (по подразделе­ниям).

Обеспечение инструментальными средствами. Нужна простая в использовании автоматизированная система с быстрым и разгра­ниченным доступом.

Контроль за достижением точности. Методы контроля могут быть различными. Для контроля записей о за­пасах чаще всего при­меняется инвентаризация. Выборочные позиции периодически подсчитываются и срав­ниваются с наличным количеством.

Существует несколько различных методов проверки точности информации о составе изделий и применяе­мости материалов, на­пример анализ внеплановых отпусков/поступлений материальных ресурсов или аудит.

Анализ наиболее удобен для контроля производства сборочных изделий. Материальные ресурсы, отпускае­мые в производство, оп­ределяются составом изделий и применяемостью. Любые дополни­тельные позиции, кото­рые необходимы, или любые позиции, ко­торые остались после производства продукции, указывают на воз­мож­ную неточность информации о составе изделия.

При аудите берется состав изделия и анализируется его точность.

Метод аудита вполне пригоден для проверки информации о марш­рутах.

Главная цель этих проверок — исключение причин ошибок. Стратегия повышения точности информации та же, что и страте­гия повышения качества продукции. Информация — это та же продукция со своими по­ставщиками и потребителями. Стратегия заключается в том, чтобы выявить причины проблемы и устра­нить их.

Второстепенные данные. Это параметры заказа, производствен­ные циклы, страховой уровень запасов на складе. Если точность второстепенных данных невысока, риск разрушить формальную систему невелик. Для этого типа данных целесообразно принять тактику изменения их в ходе управления. Этого может требовать и логика управления, например размер партии может со временем изменяться.

11. Одновременное внедрение различных технологий организа­ции и управления

Как правило, внедряется сразу несколько новых технологий управления: ЛТ, работа с кадрами, общий контроль качества, САПР и т. п.

12. Программное обеспечение (ПО)

Хотя ПО является основой информационных технологий, хо­рошее ПО еще не гарантирует высоких резуль­татов. Как отмечено выше, к эффективным результатам приводит, прежде всего, хоро­ший менеджмент. На современном рынке имеется проверенное практикой ПО для систем ERP. Выбор пакета ПО для больших систем сам по себе является непростой задачей. Задача усложняет­ся, когда речь идет о выборе зарубежной базо­вой системы для рос­сийского предприятия. Этот выбор является одним из наиболее важных промежуточных результатов работы руководителей и про­ектантов системы.

13. Опытный пример

Есть три способа начала использования новой системы:

1. Параллельная стратегия — для случая, когда старую рабо­тающую систему необходимо заменить новой. Например, п/с «Зар­плата». Одновременно работают старая (ручная) и новая система, и их выходные документы сравниваются. Если они согласуются длительное время, можно переходить на новую систему. Проблема в том, что большинство предприятий, внедряющих АСУП, заме­няют программным обеспечением неавтоматизирован­ный вариант, а не одну часть программного обеспечения другой.

2. «Скачок». Эта стратегия привлекательна, но мы бы ее не реко­мендовали. «Скачок» означает, что прежняя система работала еще в пятницу, а в понедельник начали работать по новой системе. Неко­торые считают, что такая позиция заставляет всех «тонуть и всплы­вать» с понедельника. Но в действительности, может утонуть все

дело. Если данные не столь точны, как хотелось бы, если люди не обучены, тогда есть риск ввергнуться в хаос, сорвать поставки и финансовые расчеты.

3. Опытная эксплуатация «пилотного проекта» — это тактика «скачка», но применяемая к ограниченному числу изделий. Область применения стратегии — малый участок деятельности. Такой под­ход наиболее надежен, он снижает риск, и сегодня практически все фирмы применяют эту тактику.

4. «Узкое место» — это наиболее критичная малая часть про­изводственного процесса. При внедрении «уз­кого места» план вне­дрения выполняется только для «узкого места» и для людей, ра­ботающих в нем. Точ­ность данных повышается только для изде­лий в этом «узком месте»; переподготовка — только для людей, работающих в нем; анализ «затраты—эффект» делается только для него и т. д.

При стратегии «узкого места» объем работ уменьшается значи­тельно, и при заданных ресурсах «узкое место» может быть завер­шено в более короткие сроки, чем внедрение во всей фирме.

Свойство этой стратегии — сосредоточение на «узком месте» в производственном процессе — упрощает внедрение. Группе в 10— 12 человек проще сконцентрироваться на внедрении новой систе­мы в одном сегменте бизнеса, чем 200 людям внедрять систему на всей фирме.

«Узкое место» служит испытательным полигоном для дальней­ших работ. Оно может явиться успешным при­мером, помогающим внедрению во всей фирме.

Опыт показывает, что во многих случаях можно за 3—5 месяцев «расшить узкое место» и быстро достичь на­меченных результатов.

14. Получение результатов

Как узнать, что «пилот» работает? Как определить: продолжать или заканчивать? На эти и многие другие вопросы можно полу­чить ответ, оценивая результаты. Большинство показателей связа­но с целями, установлен­ными в ходе шага 6.

15. Анализ текущего состояния

Если на первом этапе деятельности анализ определял возмож­ные улучшения, открыв последовательность работ по внедрению, то анализ текущего состояния выявляет, какие задания выполня­лись хорошо (например, достигнута высокая точность данных), а какие плохо (например, объемное планирование или составление план-графика). Затем можно сфокусировать внимание на этих про­блемах и приложить усилия для их разрешения.

Бесплатная лекция: «4 — Флористические регионы суши» также доступна.

Таким образом, анализ текущего состояния становится отправ­ной точкой для последующих шагов совер­шенствования системы управления. Вообще, представленный план не должен восприниматься как способ вы­полнения одного проекта. Это структура не­прерывного процесса совершенствования.

16. Постоянная переподготовка

Неверна точка зрения, что как только начальная переподготовка завершена и фирма работает по-новому, от­падает необходимость в дальнейшей переподготовке. Кадры организации постоянно обнов­ляются. Если сотруд­ники прежде не проходили переподготовку, это может привести к негативным последствиям.

Кроме того, происходит постоянное изменение деятельности предприятия. Решения, которые принимались два года назад о том, как применять средства ERP, могут устареть. Наконец, есть про­фессиональные соображе­ния. Часто люди стремятся повышать свой уровень узкой специализации. Переподготовка дает более широкий взгляд на проблему управления и позволяет эффективно работать с другими группами.

Во многих компаниях разрабатываются системы, облегчающие процесс внедрения. Элементами систем яв­ляются: заинтересован­ность, стратегическое планирование, оперативное управление про­ектом.