#статьи
- 10 авг 2022
-
0
Моделирование бизнес-процессов: для чего оно нужно и как его провести
Продолжаем погружаться в управление бизнес-процессами. Рассказываем, как смоделировать процессы компании и описать их самостоятельно.
Иллюстрация: Andrea Piacquadio / Pexels / Colowgee для Skillbox Media
Рассказывает просто о сложных вещах из мира бизнеса и управления. До редактуры — пять лет в банке и три — в оценке имущества. Разбирается в Excel, финансах и корпоративной жизни.
Дипломированный специалист по автоматизации бизнес-процессов. Девять лет опыта в бизнесе и консалтинге. Смоделировал более тысячи процессов для торговых и промышленных предприятий. Основатель OkoCRM.
Фото: личный архив Александра Завьялова
Ни один процесс нельзя улучшить, предварительно не описав его. Это касается не только бизнес-процессов больших компаний, но и алгоритмов работы ИП или самозанятых. Прежде чем оптимизировать бизнес-процессы, важно зафиксировать, как они работают, — то есть смоделировать.
О базовых терминах и идеях в области бизнес-процессов мы рассказали в большом гайде. В этой статье разберём подробнее:
- что такое моделирование бизнес-процессов и нотации для моделирования;
- какие есть подходы к моделированию и кто этим обычно занимается;
- как изображают бизнес-процессы;
- как самостоятельно описать бизнес-процессы.
Бизнес-процессы — любые операции внутри компании, которые помогают решать бизнес-задачи и зарабатывать. Моделирование бизнес-процессов — описание этих операций и документирование требований к ним.
Ответственные за моделирование разбираются в процессах компании и описывают, кто, что и как делает. Изучают каждую операцию и разбивают её на этапы. Сначала описывают всё это текстом, затем превращают описание в схему.
В профессиональном моделировании бизнес-процессов часто используют нотации. Нотация — это набор правил для графического описания бизнес-моделей. Нотации описывают:
- какие иконки использовать в моделировании и как их читать;
- как отображать последовательность действий в процессе и отношения внутри него;
- какие элементы обязательно нужно включить.
Нотации нужны для того, чтобы любой человек понимал, что изображено на схеме. Даже если пользователь видит её впервые, он должен разобраться.
Специалисты придумали много вариантов нотаций. Их делят на две основные категории:
- Структурные. Они показывают элементы процесса и взаимосвязи между ними. Это нотации стандарта IDEF: IDEF0, IDEF1x, IDEF4, IDEF5.
- Динамические. Они показывают логику выполнения процессов, последовательность и варианты их использования. Это нотации DFD, EPC, BPMN.
Ниже, когда мы будем говорить о подходах к моделированию, расскажем о двух вариантах нотаций — IDEF0 и BPMN.
С получившейся моделью бизнес-процесса работают дальше. Двигают элементы так, чтобы корректировать продолжительность цикла, влиять на качество результата или снижать себестоимость. Это называется оптимизацией бизнес-процесса — подробнее о ней говорили в статье. Но прежде чем оптимизировать и улучшать, важно провести качественное моделирование.
В моделировании бизнес-процессов есть три основных подхода: функциональный, процессный и ментальный. В следующих разделах разберём их подробнее.
Иногда можно встретить и другие подходы, но обычно это гибридные решения, собранные из основных. Каждый из трёх подходов предполагает, что процессы нужно визуализировать — рисовать их в виде схем. Различия подходов — в принципах визуализации.
При этом подходе описывают результаты, которые нужно получить, и ресурсы, которые при этом будут задействованы, без учёта последовательности действий.
У модели есть точки входа и выхода: то, что имеем на старте, и то, что хотим получить. Внутри — промежуточные результаты, ресурсы и факторы, которые влияют на процесс.
Задача функционального подхода — показать, какие факторы нужно учесть и какие ресурсы задействовать, чтобы процесс состоялся. Подробного описания действий в этом случае не будет, но появится общее представление о процессе.
Я использую этот подход, чтобы оценить результативность бизнес-процесса, а также для того, чтобы показать свои идеи и варианты решений: от общего к деталям.
На мой взгляд, функциональный подход понятнее всего реализован в нотации IDEF0. Она рассматривает процесс как совокупность логически связанных между собой работ. Нотация показывает, как объекты подчинены друг другу внутри процесса.
Разберём на примере. Пусть это будет изготовление рекламного ролика.
Процесс изготовления рекламного ролика — основной блок с процессами. Я называю его «чёрный ящик». У него есть три входа и один выход:
1. Сверху — вход для информации о контроле и ограничениях. Это данные, которые определяют условия для реализации процесса. Например, при разработке ролика нас будет ограничивать законодательство и стайлбук заказчика. А ещё мы будем опираться на перечень услуг клиента — чтобы в рекламе были корректные данные.
2. Слева — вход для основной информации. На её основе будет создан результат. В примере с роликом, чтобы получить эту информацию, для заказчика проводят брифинг.
О том, как составить бриф для клиента в рекламе и digital, писали в статье.
3. Снизу — вход для механизма, который будет осуществлять функцию. В примере с роликом это CRM, где хранятся данные о заказчике, и сотрудники телеканала, которые будут снимать ролик.
4. Справа — выходы. Это результаты, которые мы получим: заключим договор, снимем ролик и предложим сотрудничать на постоянной основе.
Вот как функция будет выглядеть в виде диаграммы.
Инфографика: Майя Мальгина для Skillbox Media
В итоге из нескольких таких диаграмм можно собрать одну большую. Важно соблюдать правила расположения данных — сверху, слева и снизу, — чтобы связи между ними сохранялись.
Для неподготовленного управленца это самый понятный подход. Его используют, когда уже определены границы процесса — начало и конец события.
При процессном подходе описывают не результат, а действия, которые необходимо совершить для достижения результата. Процесс можно детализировать сколько угодно — вплоть до операций каждого сотрудника. Получается блок-схема.
Я сторонник процессного подхода. В результате него получаются более прикладные модели, которые понятны и руководителю компании, и исполнителям. Функциональный же подход больше полезен для общего проектирования процессов — и далёк от их практической реализации.
Например, в функциональном подходе «Обработка заявки» — только один из элементов входа. В центре внимания — результат, то есть заключение сделки. В процессном подходе «Обработка заявки» — большой алгоритм. Он подробно описывает действия всей команды.
У процессного подхода есть свои нотации. Стандартом считается BPMN — базовый набор условных обозначений. Его используют для изображения бизнес-процесса в виде блок-схемы.
Нотация BPMN есть в каждом конструкторе для моделирования, но пользоваться ей не обязательно. Гораздо важнее, чтобы схема процесса была читаемой и понятной для руководителя и исполнителей.
Для примера нарисовали блок-схему обработки заявки в учебном центре. Она не соответствует канонам BPMN, но всё равно наглядна и понятна.
Инфографика: Майя Мальгина для Skillbox Media
Это вариант моделирования «для себя». Его используют, чтобы структурировать общие представления о бизнес-процессе, но не раскладывать его на этапы и не составлять алгоритмов.
При ментальном подходе на процесс смотрят не как на последовательность результатов или действий, а как на набор связанных друг с другом понятий. Обычно их собирают на интеллект-карте: в центре «чёрный ящик» с процессом, на орбите — связанные с ним идеи и элементы. Жёстких рамок и нотаций нет — карты рисуют в произвольной форме.
Такая визуализация помогает найти решение, как сделать процесс эффективнее. Дальше это решение воплощают на основе процессного подхода: забирают в основную модель главные элементы, а ненужные отбрасывают.
Ниже дан пример ментальной карты процесса снабжения предприятия. На карте собраны понятия, которые связаны между собой внутри процесса. Но по этапам они не распределены.
Инфографика: Майя Мальгина для Skillbox Media
Обычно моделированием бизнес-процессов занимаются внутренние сотрудники компании или подрядчики. Выбор исполнителя зависит от размеров бизнеса и целей моделирования.
Например, если нужно построить воронку продаж для CRM и при этом нет цели улучшать процессы, можно строить модель можно своими силами. Когда цель моделирования в том, чтобы оптимизировать процессы, лучше обратиться к аналитикам. Для оптимизации нужно глубоко разобраться в процессах и ещё и думать над тем, как их доработать. Потребуется опыт и знание инструментов.
Рассмотрим, кто может заниматься моделированием процессов.
Собственник и сотрудники. В небольших компаниях лучше, чтобы процессы моделировал собственник: он знает свой бизнес и сможет подробно его описать. Самих процессов в таких компаниях немного, а сложная детализация обычно не нужна.
В компаниях покрупнее собственнику лучше привлекать к моделированию помощников: собрать команду из руководителей отделов и проработать основные процессы вместе. Например, процессы в отделе продаж лучше разбирать со старшим менеджером, а процессы в цехе — с главным инженером.
Подрядчики. В среднем и крупном бизнесе моделировать бизнес-процессы внутренними силами точно не получится — количество и объём всех процессов уже не укладываются в голове собственника.
В этом случае моделированием занимается экспертная группа. В неё входят приглашённые бизнес-аналитики и специалисты, участвующие в моделируемых процессах.
Моделирование как отдельную услугу заказывают редко. Чаще это один из этапов внедрения систем автоматизации — CRM, ECM или ERP. Это работает по такой схеме:
- Команда внедрения — подрядчик — приходит на территорию заказчика.
- Она описывает процессы, проводит аудит и составляет аналитический отчёт с вариантами оптимизации.
- Заказчик утверждает отчёт.
- Подрядчик внедряет систему автоматизации с уже оптимизированными процессами.
Изображение: личный архив Александра Завьялова
Чаще всего бизнес-процессы моделируют графически, в виде карт и схем, как мы показывали выше. Иногда описывают текстом — в виде пошаговой инструкции с уточнениями, кто и что делает. Также используют таблицы: в строках пишут действия, а в столбцах — исполнителей и этапы.
На мой взгляд, графическое моделирование — наиболее удобное и наглядное. Изобразить бизнес-процессы можно двумя способами: в специальных программах для моделирования и в обычных графических редакторах.
В специальных программах. Это способ для профессионалов в моделировании.
Специальный софт удобен тем, что шаблоны нотаций уже вшиты в него, — не нужно изучать правила иллюстрирования дополнительно. Но придётся разбираться в функциональности программ.
Вот четыре конструктора, которые я использовал в своей практике для моделирования процессов:
- Microsoft Visio 2010 — векторный графический редактор для создания разных видов схем: блок-схем, схем технологических процессов, моделей бизнес-процессов, планов зданий и этажей, трёхмерных карт и так далее. Платный.
- Bizagi Process Modeler — программа для моделирования процессов по нотации BPMN с возможностью совместной работы. Бесплатная.
- ARIS Express — программа для моделирования бизнес-процессов и оргструктуры с нотациями eEPC или BPMN. Бесплатная.
- Business Studio — система, в которой можно описать, оптимизировать и регламентировать бизнес-процессы предприятия. Платная.
Скриншот: личный архив Александра Завьялова
Как правило, у всех платных конструкторов есть демоверсии, которых хватает, чтобы смоделировать простой процесс. Но повторюсь, специальное ПО — вариант для профессионалов. Не нужно тратить на него время, если вы не планируете моделировать бизнес-процессы постоянно.
В графических редакторах. Этот способ подойдёт для новичков, которые только знакомятся с моделированием бизнес-процессов. Проще всего взять обычный графический редактор — например, Microsoft Paint, Figma или Adobe Photoshop — и самостоятельно нарисовать интуитивно понятную схему процесса.
Также для изображения бизнес-процессов используют сервисы для создания ментальных карт. На мой взгляд, самые удачные из них — XMind, Diagrams и MindManager.
При выборе сервиса главное, чтобы пользователю было удобно пользоваться им и чтобы было понятно, что получается в итоге. Стандартизация и каноны при этом не так важны. На первых порах для внутреннего использования этот вариант самый доступный.
Покажем, как описать и смоделировать бизнес-процесс, на примере обработки заявки учебного центра. Использовать конструкторы не будем — все модели из примера построим в графическом редакторе.
1. Задаём точки входа и выхода. Вход — первое событие в процессе, выход — результат. Так обозначают границы, чтобы потом наполнить процесс действиями. Нужно определить:
- Когда начинается процесс. В нашем примере это момент получения заявки от клиента. Если компания использует CRM, точкой входа будет попадание заявки в систему.
- Когда процесс закончится. Это момент успешной реализации сделки: клиент оплатил счёт, а продавец и логист организовали доставку.
Можно придумать несколько вариантов точек входа и выхода — для разных вариантов развития события.
Инфографика: Майя Мальгина для Skillbox Media
2. Описываем элементы. При составлении схемы перед глазами нужно держать основную информацию о процессе, чтобы ничего не забыть. Для этого в любом файле подробно описываем:
- зачем нужен процесс;
- из каких шагов и действий он состоит;
- кто исполнители;
- есть ли ограничения по срокам — сколько времени должен занимать весь процесс и его отдельные шаги;
- какие события сопровождают действия исполнителей — например, обмен документами, информацией, денежные переводы;
- какого результата нужно достичь — например, нужны подготовленные документы или оплата по счёту;
- перечень ресурсов — что исполнителю нужно для реализации процесса;
- показатели эффективности — по каким параметрам отслеживать, достигнута цель процесса или нет;
- детали и особенности отдельных этапов.
Здесь лежит шаблон текстового описания процесса.
3. Выделяем основные этапы процесса. На основе описанного в предыдущем пункте процесса составляем блок-схему. В графическом редакторе рисуем каркас — основные этапы в пределах границ входа и выхода.
Инфографика: Майя Мальгина для Skillbox Media
4. Добавляем детали. Наполняем каркас «мясом» — основными событиями по процессу и действиями исполнителя по алгоритму.
Инфографика: Майя Мальгина для Skillbox Media
5. Задаём роли. В процессе может быть несколько исполнительских ролей. Их может выполнять один или несколько сотрудников. Обычно роли обезличены, без уточнения фамилий, — только должности.
6. Наполняем схему ресурсами. Отмечаем на схеме источники ресурсов, которые будут использовать в бизнес-процессе. Например, какие документы кто кому и на каком этапе отправит, какие базы и системы для этого будет использовать.
В нашей «ручной» схеме — это просто дополнительные элементы в алгоритме. Если для моделирования используется специальный софт, к схеме можно прикрепить ссылки.
Инфографика: Майя Мальгина для Skillbox Media
Блок-схема готова. Если таких схем несколько, их процессы можно связать друг с другом на одной карте.
Схемы и алгоритмы нужны, чтобы сделать процессы эффективнее и полезнее для бизнеса. Кроме этого, с готовыми моделями бизнес-процессов проще проводить автоматизацию. Об автоматизации бизнес-процессов расскажем в следующей статье.
- Бизнес-процессы — любые операции внутри компании, которые помогают решать бизнес-задачи и зарабатывать. Моделирование бизнес-процессов — описание существующих в компании процессов и документирование требований к ним.
- В моделировании бизнес-процессов есть три основных подхода: функциональный, процессный и ментальный. Самый понятный подход для неподготовленного человека — процессный. Он даёт подробный алгоритм действий для сотрудников и глубокую детализацию операций.
- Моделировать процессы можно своими силами — если бизнес небольшой и несложный. Если в дальнейшем нужно оптимизировать процессы, лучше привлечь консультантов.
- Бизнес-процессы обычно описывают графически — в виде карт и интуитивно понятных схем. Так с ними проще работать.
- Смоделировать процесс можно самому: разобрать внутреннюю кухню компании, описать в тексте все алгоритмы и на основе этого построить схему в графическом редакторе.
Другие материалы Skillbox Media для менеджеров
Эффективный руководитель
Вы научитесь разрабатывать стратегию, ставить цели, создавать бизнес‑процессы и комфортный климат в команде. Найдёте точки роста в своей компании, сможете претендовать на повышение или масштабировать бизнес.
Узнать про курс
Структура бизнес-модели
Самый популярный шаблон бизнес-модели предприятия (Business Model Canvas) разработали Александр Остервальдер и Ив Пинье. Он состоит из 9 блоков — ключевых элементов бизнеса.
Сегменты целевой аудитории (ЦА). Это ключевое место всей бизнес-модели. Нужно описать сегменты целевой аудитории, то есть людей, которые будут покупать ваши товары или услуги. Важно понять, кто ваши клиенты, какие качества продукта для них важны, сколько они готовы платить и за что.
Сегментов ЦА может быть несколько.Для каждого нужно сформировать отдельное предложение и взаимодействовать с его представителями, исходя из их потребностей и предпочтений. Чем лучше вы узнаете своих покупателей, тем эффективнее будут рекламные кампании и выше продажи.
Достоинства предложения (УТП). Опишите товары или услуги, которые планируете продавать. Проанализируйте: какую проблему покупателя решает продукт, почему человек будет его покупать у вас, а не у конкурентов.
Суть в том, чтобы построить бизнес-модель вокруг создания большей ценности для покупателя. Чем лучше вы удовлетворите его потребности, тем охотнее он купит продукт и тем с большей вероятностью вернется к вам снова.
Каналы взаимодействия (сбыта). Опишите, какими путями будете «касаться» клиента и рассказывать о продукте, как донесете ценность предложения, как будете доставлять продукт и обслуживать клиентов, как сформируете положительное впечатление от сотрудничества и будете напоминать о себе после продажи.
Отношения с клиентами. Решите, как вы будете привлекать и удерживать клиентов. Нужно понять, как лучше общаться с покупателями (например, лично или через автоматическую рассылку), нужно ли обучать их и чему именно, предполагает ли продукт самообслуживание или требуется ваша помощь.
Источники доходов. Перечислите откуда, за что и как именно вы будете получать деньги.
Деньги можно зарабатывать разными путями:
- продажа товаров и услуг;
- подписка;
- аренда/рента/лизинг;
- продажа лицензий;
- комиссия за посредничество;
- реклама.
Здесь же опишите принципы ценообразования и способы оплаты. Проанализируйте, сколько каждый из сегментов ЦА готов платить. В будущем это поможет посчитать доходность бизнес-модели.
Ключевые ресурсы. Перечислите, что вам нужно, чтобы запустить бизнес, обеспечить его дальнейшее функционирование и развитие. Это всё то, что поможет вам произвести продукт, рассказать о нём покупателям, обеспечить доставку, продажу, послепродажное обслуживание и так далее. Ресурсы могут быть финансовыми, людскими, интеллектуальными, физическими.
Ключевые процессы (активности). Опишите:
- что будете делать, чтобы произвести и продать продукт;
- как будете решать проблемы клиента и обслуживать его, чтобы он остался максимально доволен сотрудничеством;
- как будете поддерживать и развивать сети/CRM-систему/программное обеспечение и прочие платформы, через которые будете взаимодействовать с потребителем.
Ключевые партнеры. Перечислите поставщиков и партнеров, с которыми будете сотрудничать. Определите взаимные выгоды.
Структура издержек. Опишите, на что и сколько именно денег будете тратить. Этот блок поможет наглядно увидеть, какой объем инвестиций потребуется для старта, поддержания и развития бизнеса, какие статьи расходов самые затратные.
Задачи бизнес-моделирования
- Получение целостной картины жизнедеятельности организации, согласование разных точек зрения на постоянно развивающийся и меняющийся бизнес.
- Обеспечение взаимопонимания на всех уровнях организации, преодоление разрыв между управляющей и исполняющей сторонами.
- Обеспечение сокращения затрат на производство и повышение уровня качества и сервиса.
В процессе бизнес-моделирования происходит переход от понятия того «что» надо делать к понятию «как» надо делать. Результатом моделирования должен быть документ, дающий команде разработчиков четкое понимание границ проекта, а также программного и аппаратного обеспечения заказчика. Полученные данные отражаются в спецификации проекта, которая может включать следующие разделы:
- описание основных сущностей данных приложения;
- формальное описание спецификации приложения;
- бизнес-логику и бизнес-правила;
- функциональные требования;
- нефункциональные требования;
- шаблоны форм/страниц приложения;
- глоссарий или список сокращений;
- вспомогательные диаграммы.
Зачем моделировать бизнес-процессы
К чему приводит отсутствие формализованных бизнес-процессов?
- Нет распределения полномочий и зон ответственности — возникающие проблемы некому решать.
- Нет точной и актуальной информации — руководство не может быстро получить данные о текущей деятельности и ее результатах, которые необходимы для управления бизнесом.
- Нормативные документы неактуальны и противоречивы, работа и взаимодействие сотрудников и подразделений не регламентированы — их функции могут дублироваться, тратится много времени на выяснение рабочих моментов.
- Эффективность работы подразделений неравномерна — есть лидеры и аутсайдеры, возможно взаимное недовольство между производством и вспомогательными службами.
- Избыточная цепочка согласований, долгий цикл принятия и исполнения решений — растут непроизводственные затраты, падает исполнительская дисциплина, контроль исполнения решений неэффективен.
- Плохо работает документооборот — нужные документы сложно найти, нередки потери.
- Возникает избыток товарных запасов из-за недостаточного планирования.
- Нарушаются сроки и бюджеты выполнения работ и заказов из-за отсутствия адекватной оценки и контроля.
- Не ведется контроль удовлетворенности клиентов — пробелы в этом направлении не выявляются и не устраняются.
- Деятельность предприятия не прозрачна для инвесторов — снижается доверие.
В конечном итоге внутреннее развитие компании не успевает за ростом бизнеса и рыночными изменениями, возникают «болезни роста», процессы становятся все более хаотичными. Если же показатели деятельности перестают устраивать руководителей, нет возможности выявить проблемные точки и наиболее перспективные направления улучшений.
Наличие моделированных процессов позволяет изменить ситуацию, решив несколько задач:
- нормирование бизнес-процессов. В большой организации разные команды могут выполнять один и тот же процесс по-разному. Создание оптимального дизайна задает единые правила и гарантирует, что каждый знает, как достичь лучшего результата;
- гибкость процессов. Анализ бизнес-процессов способствует формированию культуры инноваций и изменений. Возможность настраивать бизнес-операции позволяет компании развиваться в условиях технологических изменений;
- прозрачность. Все в организации будут знать, как выполняются процессы, это делает работу контролируемой;
- повышение эффективности. Основная функция моделирования бизнес-процессов — найти способы улучшить выполнение процессов, что приведет к повышению эффективности, производительности, конкурентоспособности и, наконец, прибыли.
Инструменты бизнес-моделирования и их эволюция
Для создания бизнес-моделей используются средства проектирования информационных систем и соответствующие им языки описания (самый известный среди них язык UML — Unified Modeling Language). С помощью таких языков строятся графические модели и диаграммы, демонстрирующие структуру бизнес-процессов организации, организацию взаимодействия между людьми и необходимые изменения для улучшения показателей организации в целом.
Инструменты бизнес-моделирования находятся в процессе постоянного развития. Изначально с помощью таких инструментов можно было описывать лишь бизнес-функции (работы) компании и движение данных в процессе их выполнения. При этом если одна и та же бизнес-функция использовалась при выполнении различных видов работ, то было трудно понять, имеется ли в виду та же самая бизнес-функция или уже другая. Отсутствие возможности в явном виде определить иерархию бизнес-процессов (например, «цепочка создания ценности», «бизнес-процесс», «подпроцесс», «работа», «функция») создавало проблемы при использовании таких описаний.
Сами же описания представляли собой просто набор картинок. Позднее стали появляться средства, позволяющие описывать организацию не только со стороны бизнес-функций, но и с других сторон. Так, появилась возможность создания отдельных диаграмм, отражающих организационную структуру компании, потоки данных в организации, последовательность выполнения бизнес-функций, составляющих единый бизнес-процесс, с возможностью использования символов логики и др. Из-за непрерывно возрастающих требований к инструментам бизнес-моделирования стало появляться все больше и больше диаграмм для описания различных аспектов деятельности организации, из-за чего создание модели все более усложнялось.
В связи с этим следующий важный этап развития средств бизнес-моделирования связан с идеей использования единого репозитория (хранилища) объектов и идеей возможного повторного использования объектов на различных диаграммах. Какой бы инструмент не был выбран, требуется обеспечение взаимодействия локальных информационных систем между собой. На сегодняшний день самым современным и одновременно общепринятым стандартом для организации управления бизнес-процессами является BPEL (Business Process Execution Language). На базе этого продукта можно создать единую интеграционную платформу для всех используемых приложений. После моделирования процессов в одном из инструментов моделирования применяются специальные трансляторы, чтобы привести модель к стандарту BPEL.
Особенности бизнес-моделирования
Создание, внедрение и поддержка бизнес-модели — дорогостоящий инвестиционный проект. И как любому проекту, созданию бизнес-модели должен предшествовать анализ целесообразности и возможности его осуществления. В крупных проектах требуются мощные средства бизнес-моделирования с хорошо развитой функциональностью: с возможностями хранения информации в едином репозитории, коллективной работы над проектом моделирования и проверки созданной модели на целостность, полуавтоматической генерации диаграмм, интеграции с другим ПО, анализа и документации модели — тогда как в небольших проектах по соображениям стоимости разумнее было бы применять менее функциональные инструменты. Для анализа деятельности, развития существующей структуры следует первоначально построить адекватную бизнес модель. То есть первоначально теория, а уж после — её реализация.
Виды и принципы моделирования бизнес-процессов
Попытка учесть одновременно все возможные стороны процесса приведет к чрезмерному усложнению модели. Поэтому моделирование может иметь разную направленность в зависимости от поставленных целей. Основываясь на определенных характеристиках, которые выбраны как предмет анализа, применяется один из видов моделирования.
Функциональное моделирование бизнес-процессов описывает их в виде функций, которые четко структурированы и взаимосвязаны между собой.
Объектное моделирование: бизнес-процессы отображаются как набор объектов, взаимодействующих между собой. Такими объектами могут быть работники, средства производства, элементы информации и т.д.
Имитационное моделирование — в этом случае процессы представляют через примеры их поведения в разных условиях, анализируя свойства в динамике.
Такое разделение упрощает работу, позволяя сфокусироваться на определенных свойствах процесса. При этом разные модели могут быть применены для одного и того же процесса.
Чтобы получить адекватные модели, необходимо придерживаться основных принципов моделирования бизнес-процессов:
- Ориентация на эталонные и референтные модели как базу для описания бизнес-процессов.
- Моделирование «сверху вниз» — в каждой предметной области первыми создаются модели верхнего уровня: для основных процессов, процессов управления, развития, обеспечивающих процессов.
- Разумная достаточность — уровень детализации, количество моделей и описанных в них типов объектов и связей необходимо соотносить с поставленной задачей.
- Сфокусированность — необходимо включить в описание процесса его ключевые параметры, отвлекаясь от несущественных деталей.
- Соизмеримость процессов по сложности (составу) и по значимости.
- Целостность описания процесса: задание его названия, последовательности функций, участников процесса, используемых ресурсов.
- Множественность — модель должна отображать свойства объекта, которые влияют на желаемые показатели. При этом для полного представления объекта нужно несколько моделей, которые отображают процесс с разных сторон.
Кроме того, одним из главных принципов можно назвать учет целей проекта — создавая модели, необходимо учитывать, как они будут применяться.
А вести управленческий учет вашего бизнеса вы можете с помощью сервиса Seeneco.
Seeneco – первый в России онлайн сервис финансового и управленческого учета, планирования и анализа бизнеса.
Что может Seeneco:
- Предупреждать о кассовом разрыве.
- Рассчитывать рентабельность проектов.
- Вести подсчет чистой прибыли и другие ключевые показатели.
- Организовывать финансовый и управленческий учёт.
- Вести учет всех финансов бизнеса.
- Показывать в дашборде нужные вам показатели.
- Выводить данные в графической аналитике расходы и доходы.
- Планировать и бюджетировать.
- Создавать отчеты, аналитику и инфографику для максимизации прибыли.
- Выставлять счета клиентам и вести онлайн контроль дебиторки.
Источники:
- https://www.unisender.com/ru/glossary/chto-takoe-business-model-primer-vidy/
- https://www.tadviser.ru/index.php/%D0%A1%D1%82%D0%B0%D1%82%D1%8C%D1%8F:%D0%91%D0%B8%D0%B7%D0%BD%D0%B5%D1%81-%D0%BC%D0%BE%D0%B4%D0%B5%D0%BB%D0%B8%D1%80%D0%BE%D0%B2%D0%B0%D0%BD%D0%B8%D0%B5_(Business_Process_Modeling,_BPM)
- https://www.enterchain.ru/experience/mbp/modelirovanie-biznes-protsessov-tseli-metody-i-rezultaty/
Аннотация: Методологии моделирования предметной области. Структурная модель
предметной области. Объектная структура. Функциональная структура.
Структура управления. Организационная структура.
Функционально-ориентированные и объектно-ориентированные методологии
описания предметной области. Функциональная методика IDEF.
Функциональная методика потоков данных. Объектно-ориентированная
методика. Сравнение существующих методик. Синтетическая методика.
Структурная модель предметной области
В основе проектирования ИС лежит моделирование предметной области.
Для того чтобы получить адекватный предметной области проект ИС в
виде системы правильно работающих программ, необходимо иметь
целостное, системное представление модели, которое отражает все
аспекты функционирования будущей информационной системы. При этом под моделью предметной области понимается некоторая система, имитирующая
структуру или функционирование исследуемой предметной области и
отвечающая основному требованию – быть адекватной этой области.
Предварительное моделирование предметной области позволяет сократить
время и сроки проведения проектировочных работ и получить более
эффективный и качественный проект. Без проведения моделирования
предметной области велика вероятность допущения большого количества
ошибок в решении стратегических вопросов, приводящих к экономическим
потерям и высоким затратам на последующее перепроектирование системы.
Вследствие этого все современные технологии проектирования ИС
основываются на использовании методологии моделирования предметной
области.
К моделям предметных областей предъявляются следующие требования:
- формализация, обеспечивающая однозначное описание структуры
предметной области; - понятность для заказчиков и разработчиков на основе применения
графических средств отображения модели; - реализуемость, подразумевающая наличие средств физической
реализации модели предметной области в ИС; - обеспечение оценки эффективности реализации модели предметной
области на основе определенных методов и вычисляемых показателей.
Для реализации перечисленных требований, как правило, строится система моделей, которая отражает структурный и оценочный аспекты
функционирования предметной области.
Структурный аспект предполагает построение:
- объектной структуры, отражающей состав взаимодействующих в
процессах материальных и информационных объектов предметной области; - функциональной структуры, отражающей взаимосвязь функций (действий)
по преобразованию объектов в процессах; - структуры управления, отражающей события и бизнес-правила, которые
воздействуют на выполнение процессов; - организационной структуры, отражающей взаимодействие
организационных единиц предприятия и персонала в процессах; - технической структуры, описывающей топологию расположения и способы
коммуникации комплекса технических средств.
Для отображения структурного аспекта моделей предметных областей в
основном используются графические методы, которые должны
гарантировать представление информации о компонентах системы. Главное
требование к графическим методам документирования — простота.
Графические методы должны обеспечивать возможность структурной
декомпозиции спецификаций системы с максимальной степенью детализации
и согласований описаний на смежных уровнях декомпозиции.
С моделированием непосредственно связана проблема выбора языка
представления проектных решений, позволяющего как можно больше
привлекать будущих пользователей системы к ее разработке. Язык
моделирования – это нотация, в основном графическая, которая
используется для описания проектов. Нотация представляет собой
совокупность графических объектов, используемых в модели. Нотация
является синтаксисом языка моделирования . Язык моделирования, с одной
стороны, должен делать решения проектировщиков понятными
пользователю, с другой стороны, предоставлять проектировщикам
средства достаточно формализованного и однозначного определения
проектных решений, подлежащих реализации в виде программных
комплексов, образующих целостную систему программного обеспечения.
Графическое изображение нередко оказывается наиболее емкой формой
представления информации. При этом проектировщики должны учитывать,
что графические методы документирования не могут полностью обеспечить
декомпозицию проектных решений от постановки задачи проектирования до
реализации программ ЭВМ. Трудности возникают при переходе от этапа
анализа системы к этапу проектирования и в особенности к
программированию.
Главный критерий адекватности структурной модели предметной области
заключается в функциональной полноте разрабатываемой ИС.
Оценочные аспекты моделирования предметной области связаны с
разрабатываемыми показателями эффективности автоматизируемых
процессов, к которым относятся:
- время решения задач;
- стоимостные затраты на обработку данных;
- надежность процессов;
- косвенные показатели эффективности, такие, как объемы производства,
производительность труда, оборачиваемость капитала, рентабельность и
т.д.
Для расчета показателей эффективности, как правило, используются
статические методы функционально-стоимостного анализа (ABC) и
динамические методы имитационного моделирования.
В основе различных методологий моделирования предметной области ИС
лежат принципы последовательной детализации абстрактных категорий.
Обычно модели строятся на трех уровнях: на внешнем уровне
( определении требований ), на концептуальном уровне ( спецификации
требований ) и внутреннем уровне ( реализации требований ). Так, на
внешнем уровне модель отвечает на вопрос, что должна делать система,
то есть определяется состав основных компонентов системы: объектов, функций, событий, организационных единиц, технических средств. На концептуальном уровне модель отвечает на вопрос, как должна
функционировать система? Иначе говоря, определяется характер
взаимодействия компонентов системы одного и разных типов. На
внутреннем уровне модель отвечает на вопрос: с помощью каких
программно-технических средств реализуются требования к системе? С
позиции жизненного цикла ИС описанные уровни моделей соответственно
строятся на этапах анализа требований, логического (технического) и
физического (рабочего) проектирования. Рассмотрим особенности
построения моделей предметной области на трех уровнях детализации.
Объектная структура
Объект — это сущность, которая используется при выполнении некоторой функции или операции (преобразования, обработки, формирования и
т.д.). Объекты могут иметь динамическую или статическую природу:
динамические объекты используются в одном цикле воспроизводства,
например заказы на продукцию, счета на оплату, платежи; статические
объекты используются во многих циклах воспроизводства, например,
оборудование, персонал, запасы материалов.
На внешнем уровне детализации модели выделяются основные виды
материальных объектов (например, сырье и материалы, полуфабрикаты,
готовые изделия, услуги) и основные виды информационных объектов или
документов (например, заказы, накладные, счета и т.д.).
На концептуальном уровне построения модели предметной области
уточняется состав классов объектов, определяются их атрибуты и
взаимосвязи. Таким образом строится обобщенное представление
структуры предметной области.
Далее концептуальная модель на внутреннем уровне отображается в виде
файлов базы данных, входных и выходных документов ЭИС. Причем
динамические объекты представляются единицами переменной информации
или документами, а статические объекты — единицами условно-постоянной
информации в виде списков, номенклатур, ценников, справочников,
классификаторов. Модель базы данных как постоянно поддерживаемого
информационного ресурса отображает хранение условно-постоянной и
накапливаемой переменной информации, используемой в повторяющихся
информационных процессах.
Просмотров 27.6к. Опубликовано 21.03.2022
Обновлено 31.10.2022
Деятельность любой компании основана на бизнес процессах. Они предназначены для решения задач на коммерческих и некоммерческих предприятиях. С помощью них распределяются и оптимизируются внутренние контакты работников для достижения поставленных целей. Инструмент обеспечивает и налаживание внешнего рабочего процесса с покупателями, потребителями и поставщиками, поэтому является универсальным механизмом для решения проблем.
Содержание
- Что такое основной бизнес процесс простыми словами
- История появления термина
- Зачем нужны бизнес процессы
- Отличие бизнес процессов от функций и стандартных процессов
- Кто описывает бизнес процессы
- Характеристики описания основных бизнес процессов
- Уровни основных бизнес процессов
- Классификация бизнес процессов
- Описание бизнес процесса
- Основные виды бизнес процессов
- Правила описания основных бизнес процессов
- Уровни анализа
- Этапы описания
- Форматы описания бизнес процессов
- Схема описания бизнес процессов
- Создание и оптимизация бизнес процессов на предприятии
- Анализирование
- Пошаговое описание
- Управление бизнес процессами
- Зарождение BPM
- Модель зрелости BPM
- Моделирование бизнес процессов
- Нотации моделирования
- В чем разница между нотациями
- Платное и бесплатное программное обеспечение и сервисы для создания и описания модели бизнес процесса
- Как рассчитать стоимость бизнес процесса
- Внедрение бизнес процессов
- Оптимизация бизнес процессов
- Автоматизация бизнес процессов
- Плюсы внедрения процессного управления
- Реинжиниринг и постоянное совершенствование
- Пример удачного анализа и оптимизации бизнес процессов
- Ошибки при внедрении систем управления
- Ситуации, когда бизнес процессы нужно описывать
- Как бизнес процессы могут быть оптимизированы и усовершенствованы
- Где можно обучиться управлению бизнес процессами
- Заключение
- Отзывы о бизнес процессах
- Полезные книги
- Литература о принципах и идеологии бизнес-процессов:
- Книги про оптимизацию:
- Книги о системном мышлении:
- Книги о применении процессов:
Что такое основной бизнес процесс простыми словами
Business Process (в переводе «Бизнес процесс») – это постоянно повторяющаяся в определенное время последовательность (цепочка) действий сотрудников, которая выстроена, в соответствии с политикой компании, и направлена на достижение поставленных целей.
Описанием и управлением процессами занимается предприниматель или специальный менеджер, который несет ответственность за полученный результат (с ним заключается соглашение, в соответствии с политикой конфиденциальности). Если этот результат был хорошим и отвечал намеченным целям, деятельность предприятия признается эффективной.
Понятие процесса управления и качества его описания – это индикатор профессионализма организации.
История появления термина
Впервые термин «бизнес процессы» появился давно — в 70-х г. г. XX века. Именно тогда предприятия стали переходить к информационным системам и информатизации производственного процесса. Возникла потребность в четкой организации управления предпринимательством и трудовыми ресурсами.
Инструктирование работников стало осуществляться по схеме «человек – человек» и «человек – машина». Все нормы были стандартизированы. Так, нужны были команды, которые бы распознал и человек, и машина.
Первая нотация была создана американскими военными. Постепенно методику стали перенимать и организации. Скоро она стала популярна и в области маркетинга, и среди бизнесменов.
Зачем нужны бизнес процессы
Если компания стремится к качественной системе менеджмента, основанной на стандарте ISO 9001, разработка, описание, внедрение и оптимизация процесса – обязательное условие. В этом случае у предприятия появляется сильное преимущество на конкурентном рынке.
С помощью описания процессов достигают и иные задачи:
- установка единых требований, стандартов и регламентов к выпускаемому продукту, на которые будут ориентироваться все участники процесса;
- производство качественного товара;
- снижение себестоимости продукта и издержек;
- ускорение основного процесса;
- автоматизация труда на предприятии;
- обеспечение эффективного управления над различными подразделениями;
- донесение сложной информации в упрощенном и понятном виде;
- обеспечение прозрачности всех производственных этапов;
- понимание специфики производства и разработка способов его совершенствования;
- оптимизация расходов;
- реализация намеченных целей с использованием установленных стратегий;
- повышение имиджа компании и ее инвестиционной привлекательности;
- оперативное нахождение проблем и их решение;
- равномерное распределение ответственности между руководителями разного звена, вместо сосредоточения контроля на одном уровне;
- проектирование дополнительных путей для развития компании;
- минимизация рисков при потере кадров (увольнение, отпуска, больничные);
- оперативное обучение персонала, которые будут пользоваться готовыми схемами;
- мотивация сотрудников.
Отличие бизнес процессов от функций и стандартных процессов
Бизнес процессы отличаются от других процессов, протекающих в компании. В их организации участвуют только люди. Если включается, например, автоматизированная система, речь идет о технологическом процессе.
В основных процессах управления всегда участвует несколько человек. Даже если представитель организации будет один, он все-равно взаимодействует с покупателем или поставщиком, которые тоже – участники.
Процессы могут существовать и в некоммерческих организациях, которые не преследуют цели заработка.
Кто описывает бизнес процессы
Описанием основных процессов занимается персональный квалифицированный сотрудник. Обычно это приглашенный со стороны консультант. Но один специалист не будет разбираться одинаково хорошо в специфике деятельности разных компаний, поэтому он привлекает помощников.
Специалист должен уметь описывать процессы и:
- подробно знать бизнес-анализ и основы работы с нотациями;
- обладать информацией о процессах внутри предприятия;
- уметь оптимизировать работу компании, в соответствии с поставленными задачами и устранять ошибки (по согласованию с руководителем).
Характеристики описания основных бизнес процессов
Описание процессов характеризуется такими параметрами:
- Наименование и цель. Обычно это одно и то же. Все участники должны будут их знать и понимать. Например, название – «Продажа первой партии нового товара». Цель звучит так же.
- Исполнитель или владелец инструмента. Это ответственное лицо, которое будет подробно составлять план, доносить его до сотрудников, вести и контролировать процесс его выполнения.
- Ресурсы, которые используются для достижения поставленных целей.
- Вход – это те ресурсы, которые поступают извне, сырье.
- Выход – это произведенные товары или оказываемые услуги. Иногда может получиться не то, что было запланировано, тогда цель на этом этапе меняется.
Еще есть и другие параметры описания, но не обязательны:
- другие участники;
- последовательный порядок операций;
- контрагенты, поставляющие ресурсы;
- конечные пользователи;
- эффективность деятельности;
- уровень риска.
Уровни основных бизнес процессов
Процессы имеют многоуровневое строение:
- Самый верхний – внешнее воздействие, благодаря которому будут решаться стратегические задачи (например, распределение ресурсов между подразделениями предприятия). Иногда здесь задействованы организационные единицы.
- Внутреннее воздействие для достижения тактических задач, например, продажа продукции.
- Процессы внутри структуры, например, когда будет создаваться рабочий проект.
- Процессы по исполнению задач внутри определенной структуры, например, когда будет разрабатывается план по обслуживанию клиентов.
Классификация бизнес процессов
Классификация основных процессов осуществляется по разным признакам:
Специфика работы:
- процесс производства, когда на выходе будет получаться осязаемый продукт;
- процесс услуг.
Сложность:
- монопроцесс — это такой вид процесса, когда все действия будут односложны и цикличны;
- вложенный процесс — когда монопроцессы будут протекать в определенной последовательности;
- связанный процесс — когда для выстраивания последовательности монопроцессов будет использоваться предварительный план.
Структурное место на предприятии:
- горизонтальное – канал взаимодействия равноправных сотрудников;
- индивидуально-горизонтальное – исполнение функций отдельными лицами;
- межфункционально-горизонтальное – коммуникация сотрудников разных подразделений;
- вертикальное – совместная деятельность работников разного уровня (начальника и подчиненного);
- интегрированное – одновременное горизонтальное и вертикальное взаимодействие работников.
Функции отдела:
- управления;
- распределения финансов;
- организации работы склада;
- логистики;
- производства.
Детализация или комплексность:
- микропроцесс – вид процесса с производством элементов готового продукта, например, стержней для шариковых ручек;
- макропроцесс – выпуск готовой продукции, например, шариковых ручек.
Исполняемость:
- выполняемые, направленные на автоматизацию деятельности;
- невыполняемые, предназначенные для изучения нюансов работы организации и повышения эффективности взаимодействий на разных уровнях.
Описание бизнес процесса
Основные процессы обязательно должны быть подробно описаны. В противном случае они не могут существовать. Для описания процесса нужно расписать определенные действия, которые должны выполнять работники на предприятии для достижения целей.
Для качественного описания руководитель должен точно понимать конечный итог и задачи коллектива. Перед тем как приступить к описанию и реализации проекта, нужно донести эту информацию до всех участников.
Кстати! Зарегистрируйтесь в нашем сервисе голосовых рассылок Zvonobot и получите первые 20 звонков — бесплатно 😉
Основные виды бизнес процессов
Все процессы делятся на 6 групп:
- Основная, представляющая полезную ценность для потребителей.
- Вспомогательная, обеспечивающая существование основных процессов, но не имеющая ценности для потребителей.
- Управляющая, предназначенная для контроля над основной и вспомогательной группой процессов и над процессом исполнения целей.
- Сопутствующая – вспомогательный вид процессов, которые будут приносить дополнительный доход.
- Группа развития, предназначенная для увеличения производительности и доходов предприятия.
- Категория совершенствования, направленная на улучшение рабочего процесса, повышения его качества.
Еще есть такие виды процессов: внутренние и внешние, в зависимости от формы решаемых задач, а также структурные (оптимизируют рабочий процесс) и функциональные (направлены на решение текущих задач).
Правила описания основных бизнес процессов
Описание процессов в разных организациях имеют свою специфику, в зависимости от особенностей производства. Однако есть общие правила описания, которые необходимо будет соблюдать на всех предприятиях:
- Законченность, т.е. любая деятельность должна будет иметь собственную цель, конечный итог (иногда в ходе работы цель может измениться).
- Краткость. Инструкции должны быть изложены лаконично с обозначением основных этапов работы и задач сотрудников без лишних деталей и сложных терминов. Это обеспечит быструю и слаженную работу всех отделов.
- Использование общепринятых, типовых обозначений по стандартам IDEF3, BPMN 2.0, BPMN (для преобразования задач в наглядные схемы и таблицы есть специальные программы), чтобы любой участник процесса описания смог прочитать инструкцию и верно истолковать ее.
- Указание конкретных участников процесса описания и ответственных лиц с четким распределением задач между ними.
Описание процессов начинается с моделирования схем. Подробно описываются только те процессы, которые уже были сформированы в компании.
Уровни анализа
Менеджер самостоятельно определяет, насколько подробно будет описан основной бизнес-процесс. Его можно анализировать на 5 уровнях:
- Операции. Это самый детализированный уровень, когда будет требоваться перечислять каждое действие.
- Действия – это ряд операций, в котором должна быть соблюдена определенная последовательность.
- Процедуры – несколько объединенных действий, выстроенных в определенном порядке для достижения поставленных целей.
- Базовый уровень, на котором объединяется несколько взаимосвязанных процедур, которые будут служить достижению результатов. Обычно в них участвует несколько сотрудников.
- Направление работы. Это самый обобщенный уровень, который включает в себя несколько процессов.
Этапы описания
Составление описания бизнес процесса будет осуществляться пошагово в 11 этапов:
- Определение цели описания. Процесс и описание могут иметь разные цели. На этом этапе нужно будет сформулировать, зачем данному процессу требуется описание. Например, внедрение автоматической системы приема заявок или снижение стоимости производства и т.д.
- Определение целей описания основного процесса – конечного результата, который нужно будет получить. Целей бывает несколько. Все они должны быть обозначены. Например, покупатель может приобрести товар или отказаться от него. Обоим варианта необходимо описание.
- Привлечение руководящих сотрудников для обсуждения сформулированных задач и нюансов их выполнения.
- Донесение информации до сотрудников, которые будут максимально эффективно выполнять задачи. Важно сформулировать их четко, ясно.
- Расставление приоритетов. Все задачи и действия будут делиться на первостепенные и менее важные. При этом учитывается основная цель, количество ресурсов, время, финансы и прочие факторы при описании.
- Фиксация начала и конца процесса при описании, их четкое выделение среди прочих элементов.
- Определение ключевых точек, которые будут влиять на получение результата. Например, ведение переговоров, торг с клиентом, формирование счета на оплату и др. Эти точки могут иметь несколько сценариев, для каждого из которых необходимо описание.
- Создание черновика предварительного описания, который должны будут получить все заинтересованные лица: руководители, клиенты.
- Согласование деталей, учет комментариев и пожеланий всех участников процесса описания.
- Презентация финального описания с внесенными корректировками (все они должны быть согласованы с руководством).
- Оформление окончательного варианта описания с подробными схемами, планами, моделями и иными документами.
Форматы описания бизнес процессов
Описание процессов может быть в 3 форматах:
- Текстовом, когда информация изложена, в основном, в виде текста. Это самый распространенный вид описания.
- Табличном – наглядном виде. Но здесь есть сложности с подготовкой шаблонов.
- Графическом – самом удобном и понятном варианте в виде моделей и схем.
Каждое описание процесса из них имеет свои плюсы и минусы.
простота реализации
отсутствие требований к навыкам оформителя
множество текста, который нужно полностью прочитать для выделения самого важного
сложности при структурировании и анализировании текста
отсутствие наглядности, что затрудняет восприятие бизнес-процесса
специфический, сложный язык для описания некоторых процессов
отсутствие необходимости в подготовке при наличии шаблона
простое заполнение таблиц без особых навыков
структурированная и понятная демонстрация данных описания
дает возможность сравнения и анализирования числовых показателей описания
необходимость в предварительной разработке шаблонов
отсутствие возможности изложить в таблице сложный бизнес-процесс с развернутым описанием
ограниченное место для данных
сложность восприятия при избытке данных
сложности при отображении ответвлений
наглядная демонстрация информации описания, что обеспечивает простоту восприятия
формирование целостной картины описания процесса, благодаря графическому отображению
глубокая детализация элементов описания
возможность включения любого количества ответвлений
удобное использование графики при разработке программного обеспечения
потребность в специальных навыках
работа с графикой требует большого количества времени
Схема описания бизнес процессов
Когда обработка процессов осуществляется графическим способом, демонстрация информации будет осуществляться с помощью схемы. Так, наглядно можно проследить весь механизм.
Для построения схемы по описанию процессов могут использоваться специальные программы. Это осуществляется поэтапно:
- Фиксация границ – начальной и конечной точки основного процесса описания.
- Выделение основных блоков – базы процесса, в соответствии с их положением в последовательности.
- Внесение дополнительных элементов – ответвлений, всех возможных путей развития событий.
- Распределение ролей между участниками. Один сотрудник может одновременно исполнять несколько ролей.
- Добавление документов: кейсов, презентаций, инструкций, писем и пр.
- Внесение данных об источниках и программном обеспечении, с помощью которых осуществляется автоматизация процесса описания.
- Обозначение инструментов, которые могут помочь в достижении целей.
- Внесение критериев эффективности, с помощью которых будет производиться оценка результата.
- Моделирование процесса с учетом всех полученных сведений при описании.
Схема описания отображается либо в виде карты (блок-схем), либо маршрута (движение данных и ресурсов в процессе). Для этого применяются стандартные международные формы документирования (нотации).
Создание и оптимизация бизнес процессов на предприятии
В ходе создания процессов систематизируются все элементы производственного процесса: ресурсы, информация, пространство, время, техники и пр. Для качественного выполнения этой задачи нужно будет:
- оценить те процессы, которые уже протекают на предприятии, и описать их модели по принципу «как есть»;
- оставить и обновить существующие модели до формата «как быть должно»;
- обеспечить контроль над процессами.
Анализирование
Сначала всегда необходимо проанализировать существующие процессы, выявить дублирующиеся элементы, оптимизировать задачи. Это необходимо, когда:
- есть жалобы от клиентов на качество обслуживания или товара;
- заявки не исполняются к установленному сроку;
- процессы состоят из длинного цикла действий (больше, чем три или пять);
- у предприятия слишком крупные расходы на обслуживание склада и логистики;
- часть помещений пустует;
- загруженность мощностей на максимальном пределе;
- внедрение нового товара или модернизация технологий требуют слишком крупных трат.
Чтобы проанализировать текущие процессы, необходимо их описать. Это требуется, если:
- компания – крупная (у нее есть филиалы, много заявок, покупателей);
- производственный процесс имеет сложную многоэтапную структуру;
- происходит расширение задач организации, открытие дополнительных филиалов, увеличение штата;
- меняется руководство или оформляется франшиза;
- обслуживанием заказов начинает заниматься другой производственный участок;
- сотрудники вынуждены несколько раз выполнять одни и те же операции;
- в рабочий процесс внедряются новые информационные системы.
Процессы можно не описывать в небольших организациях или на только что открывшихся предприятиях.
Пошаговое описание
Описание текущего бизнес процесса строится поэтапно:
- Собирается команда участников этого процесса, включая руководителей.
- Происходит сбор всей необходимой информации о наличии ресурсов, мощностей, требований к качеству продукта, времени для выполнения заявок и пр.
- Формулируется конечный итог.
- Организуется интервью с работниками для определения этапов производства.
- Создается текстовое или графическое описание.
Управление бизнес процессами
Для реализации потенциала предприятия в полном объеме нужно будет правильно выстроить управление бизнес процессами (BPM). Оно состоит из 4 ступеней:
- Этап моделирования, когда происходит определение и описание процессов. Также здесь устанавливается ответственность руководителей.
- Выполнение указанных в описании задач.
- Контроль работы персонала и движения финансов. Сотрудник на руководящей должности следит за исполнением сроков, качества продукции, равномерной загруженностью кадров, переработками, премированием и штрафами сотрудников.
- Анализ выполненной работы, сравнение полученного результата с поставленными задачами, выявление ошибок и оптимизация управления процессом.
Качественное управление деятельностью компании определяется бизнес процессами. Если правильно описать и распределить задачи, проконтролировать их выполнение, показатель эффективности будет высоким.
Зарождение BPM
По мере роста и развития компаний стала появляться необходимость в выстраивании правильного контакта отделов. Причем эта потребность возникла как в малом бизнесе, так и на крупных предприятиях.
Прогресс не стоял на месте, в рабочий процесс стали внедряться технологии, предназначенные для облегчения и автоматизации организационной деятельности, повышения ее эффективности и гибкости. Постепенно они переросли в полноценное управление BPM.
Модель зрелости BPM
Зрелость системы управления отражается в модели описания процессов BPM. В ней отображены стадии управленческого процесса. Чем выше уровень, тем более детального и качественного построения управления процессами можно добиться. На низких уровнях наблюдается хаотичность и неуправляемость.
Моделирование бизнес процессов
С помощью построения модели процессов организуется их максимально точное и полное описание. Оно бывает 3 видов:
- Структурное, которое позволяет исследовать текущие и будущие системы. Оно может быть:
- функциональным (последовательное построение схемы с использованием конкретных ресурсов);
- имитационным (учитываются временные интервалы, внутренние и внешние условия);
- информационным (отображается связь объектов и их характеристики).
- Ориентированное на объекты без детализации – любые преобразуемые предметы в рабочем процессе.
- Интегрированное – сочетающее несколько моделей, т.е. комплексное.
Нотации моделирования
В процессе моделирования используются специальные технические условные обозначения (нотации) – единые по всему миру:
ARIS | Его используют при создании, анализировании, внедрении и оптимизации процессов |
DFD | Предназначен для использования в макропроцессах бизнеса |
UML | Применяется при разработке программного обеспечения, демонстрирует ошибки в структуре |
IDEF | Разделяет и объединяет блоки IDEF0, изображает процесс IDEF3 |
BPMN | Демонстрирует процесс в разных аудиториях |
RAD | Предназначена для описания и анализирования функциональных элементов, а также демонстрации их взаимодействия |
WFD | Отражает процессы на нижнем уровне, демонстрирует последовательность действий и время их выполнения |
ANSI | Это блок-схемы, которые демонстрируют, как идет процесс |
ERM | Позволяют сделать описание концепции процессов |
SADT | Помогают создавать функциональные модели |
FCD | Создан для описания действий, исполнителей, оборудования символами |
EPC | В рамках сложного комплексного процесса позволяет определить его вход и выход |
STD | Отражает поведение системы во время внешнего воздействия |
Дорожки Брюса Силвера | Используется, как дополнение для демонстрации перехода ответственности от одного сотрудника к другому |
Unified Modeling Language | Позволяет визуализировать, сконструировать, задокументировать системы и процессы, скачать сформированные документы |
Карты потоков ценностей | Отражают потраченные ресурсы и время |
Цветные сети Петри | Предназначены для демонстрации переходов, событий, действий |
В чем разница между нотациями
Все нотации имеют свои особенности и используются в разных ситуациях. Какие из них выбрать, решает менеджер в процессе моделирования. Обычно используют BPMN или ARIS.
BPMN имеет особенности:
- развитость семантики;
- использование логических событий, операторов;
- подходит для описания специфических процессов;
- позволяет имитировать процесс;
- отражает, как действие может прерваться.
Нотацию ARIS выбирают с учетом ее характеристик:
- отражение статуса документа;
- демонстрация событий, происходящих до операции и после нее;
- использование логических операторов;
- поддержка корректной имитации процесса;
- построение крупных диаграмм;
- трудоемкость процесса моделирования;
- ограниченность семантики.
На практике использовать BPMN удобнее, так как она поддерживает больше инструментов. С ее помощью можно построить схему как отдельного процесса, так и целой серии.
Платное и бесплатное программное обеспечение и сервисы для создания и описания модели бизнес процесса
Моделирование процессов осуществляется в специальных программах. Самые популярные и удобные из них:
Bizagi Process Modeler | Бесплатный софт для небольших организаций, который можно скачать в интернете. Поддерживает построение диаграмм, позволяет распределить приоритеты. Имеет широкий функционал. Созданную схему можно проверить, изменить ее части, добавить свои элементы, скачать, распечатать. Все сопутствующие документы формируются автоматически и сохраняются в файл. Поддерживает русский язык и одновременную работу нескольких менеджеров. |
Visual Paradigm | Платная программа, с помощью которой можно построить схему со всеми корпоративными процессами с взаимосвязанными элементами. Описания можно протестировать или задать их для отдельных составных частей. Для каждого объекта можно установить свои правила. |
Elma BPM | Платное ПО, позволяющее следить за работой бизнес-схемы в онлайн-режиме. Задачи можно распределить между конкретными работниками. Поддерживается подключение 1C и загрузка документов. |
Fox Manager | Софт, который позволяет создать карту процесса с планом. У поставленных задач можно контролировать степень выполнения и качество, их эффективность и всего рабочего процесса в целом. |
ARIS Express | Бесплатная программа для построения моделей и карт. Есть поддержка инструмента Smart Design: после внесения данных схема выдается автоматически. Отдельно созданные модели не могут быть объединены в общий процесс. |
Business Studio | Софт от российского разработчика для контролирования исполнения поставленных задач и автоматической генерации документов. Может применяться совместно с другими программами. |
Как рассчитать стоимость бизнес процесса
Перед тем как приступить к управлению и оптимизации процессов, необходимо будет проанализировать предстоящие расходы поэтапно:
- Собрать первичные данные о процессе, сделать его описание, определить, какие операции, как часто и кем будут выполняться. Данные обычно заносятся в таблицу MS Excel с названием столбцов: «Наименование операции», «Коэффициент использования» (частота повторения данной операции), «Исполнитель».
- Проанализировать, сколько времени будет требоваться на выполнение каждой операции. Для этого можно использовать методы фотографирования (фиксация процесса выполнения операции каждым сотрудником), экспертной оценки персонального бизнес-аналитика, анализа данных с помощью информационной системы (на основе прошлого опыта). На практике часто применяются комбинированные способы. Полученные данные заносятся в таблицу в графу «Время исполнения операции».
- Подсчет стоимости ресурсов. Для этого рассчитывается, сколько стоит 1 минута работы данного сотрудника (исходя из размера его заработной платы). Затем это значение умножается на время исполнения операции. Полученное значение заносится в таблицу в графу «Стоимость ресурсов за 1 мин». Для получения полной картины стоимости процесса необходимо добавить все остальные статьи расходов: арендную плату, закупку расходных материалов и пр., но без излишней детализации, так как этот этап может затянуться.
- Подсчет стоимости всего процесса с учетом полученных данных. Для этого необходимо рассчитать, во сколько обходится выполнение одной операции (стоимость минуты времени работника умножается на длительность выполнения задачи). Эти данные нужно занести в таблицу в графу «Стоимость 1 операции», а затем заполнить столбец «Стоимость операций за месяц». Путем сложения значений в последнем столбце можно получить стоимость всего процесса. При этом нужно учитывать, что подобный расчет может иметь большие погрешности.
- Анализирование стоимости процесса. Когда цена каждой операции будет наглядно отображена в таблице, у руководства обычно появляется желание ее удешевить. Сделать это можно с помощью полного исключения данной операции из процесса (нужно проанализировать, насколько она необходима для получения результата), использования более дешевых ресурсов или менее квалифицированных кадров, ускорения выполнения операций, упрощения рабочего процесса.
- Анализирование нагрузки на работников. Для этого учитываются не только операции данного процесса, но и все остальные функции сотрудников. Расчеты помогают понять, насколько та или иная операция трудозатратная, а также распределить нагрузку равномерно между участниками.
Внедрение бизнес процессов
Внедряемый процесс может быть как новым, так и уже существующим, но в обновленном виде. В любой ситуации эта процедура происходит поэтапно:
- Знакомство персонала с новой системой, чтобы они могли ориентироватся не результат.
- Презентация преимуществ, выгоды и эффективности использования системы.
- Тестовый запуск программы на одном сотруднике или в одном отделе.
- Проведение обучения других сотрудников при положительных результатах тестирования.
- Полноценный запуск процесса.
- Управление процессом, осуществление контроля над работой персонала и соблюдением алгоритмов новой системы. Этим занимается руководитель или специальный менеджер.
Еще на этапе внедрения нужно, чтобы каждый сотрудник работал по новой схеме.
Оптимизация бизнес процессов
После того как бизнес процесс внедрен, его нужно будет оптимизировать для четкой и слаженной работы всех подразделений. Оптимизация производится 2 методами:
- «Здравый смысл», когда:
- удаляются дублирующиеся операции;
- исключается лишний контроль;
- автоматизируются часто повторяющиеся операции;
- равномерно распределяются ресурсы;
- корректируются все составляющие процесса: материалы, технологии и пр.;
- процесс максимально упрощается;
- все операции стандартизируются;
- назначается параллельное выполнение задач, процесс ускоряется;
- продолжительность операций и расходов на них сокращаются.
- «Бережливое производство», когда:
- минимизируются паузы в рабочем процессе (простой машин, согласование заказа и пр.);
- исключается производство излишков;
- нерациональные действия сотрудников сводятся к минимуму;
- сокращаются перемещения работников для сохранения времени;
- выпускаемая продукция страхуется на предмет появления возможных дефектов;
- обеспечивается достаточный объем ресурсов.
Оптимизация процесса происходит вскоре после его внедрения.
Автоматизация бизнес процессов
Чтобы оптимизировать внедренный процесс, часто требуется его автоматизация – использование специального ПО для ускорения, упрощения и облегчения выполнения задач.
Автоматизация помогает при:
- сборе информации;
- формировании отчетов;
- передаче информации между отделами;
- снижении расходов на ресурсы;
- оперативном информационном обмене между заказчиками и исполнителями;
- повышении эффективности рабочего процесса.
Для автоматизации используются различные программы (CRM с поддержкой звонков клиентам прямо из системы, ERP). Руководство делает выбор на основе поставленных задач.
Плюсы внедрения процессного управления
Управление процессами и их автоматизация имеет преимущества:
- непрерывное получение данных;
- оперативное выполнение однотипных операций;
- замена человека на компьютер, когда это возможно;
- повышение качества и скорости работы сотрудников;
- быстрый обмен данными между сотрудниками;
- высокая точность операций;
- параллельное выполнение нескольких задач;
- быстрое принятие решений по алгоритму;
- быстрое формирование документов и отчетов.
Реинжиниринг и постоянное совершенствование
Реинжиниринг – это кардинальная перестройка бизнес процессов.
У каждой организации своя специфика и свой порядок этой процедуры, но есть 5 основных шагов:
- Определение потребностей организации, выявление слабых мест.
- Формирование группы ответственных специалистов из своих или персональных привлеченных работников.
- Планирование основных процессов на основе проблем, потребностей клиентов, задач предприятия.
- Смена подхода для улучшения рабочего процесса.
- Подключение сотрудников к тестированию процессов и его полноценному запуску.
Реинжиниринг позволяет осуществлять качественное управление бизнес процессами на предприятии, оперативно решать проблемы по мере их поступления. Так, можно будет оптимизировать до 20% всех процессов в компании.
В ходе постоянного совершенствования происходит последовательная и одновременная проработка большого числа процессов. Такой подход характеризуется:
- непрерывными изменениями;
- постепенным внедрением новой системы;
- командной деятельностью;
- широким охватом всех отделов предприятия;
- минимизацией дефектов с работой на опережение.
Так можно будет осуществлять постоянное управление процессами без глобальных трансформаций.
Пример удачного анализа и оптимизации бизнес процессов
На предприятии по производству молочной продукции был проведен анализ управления процессами. В ходе него были выявлены проблемы:
- долгая доставка до прилавков магазинов, продукция доходила до потребителей несвежей, что изменило отношение покупателей к бренду;
- простой производственного цеха из-за задержек поставки молока.
После этого были сформулированы задачи:
- Уменьшить срок доставки товара до 5 ч.
- Обеспечить своевременную доставку молока в цеха.
Оптимизация процесса позволила предпринять меры:
- Сменить поставщика молока.
- Приобрести дополнительные автомобили для оперативной отправки продукции и нанять водителей.
Ошибки при внедрении систем управления
При внедрении системы управления следует учитывать возможные ошибки:
- Неправильная формулировка цели и задач.
- Отсутствие согласованности между подразделениями.
- Иррациональные желания, не соответствующие возможностям.
- Чрезмерная детализация процесса.
- Описание всех операций и процессов на предприятии.
- Игнорирование общепринятых условных обозначений с использованием своих нотаций.
- Желание получить прибыль от каждого процесса.
- Формирование идеальной схемы процесса.
Ситуации, когда бизнес процессы нужно описывать
Обычно описание процессов требуется, когда компания только создается. Но иногда и длительно существующий бизнес нуждается в трансформации:
- Резкий рост объемов производства. В период развития возрастает нагрузка на предприятие, нанимаются новые сотрудники, расширяется ассортимент. При наличии описанных процессов все эти действия упорядочены и доступны для всех новых работников. Управление осуществляется более эффективно.
- Производство, требующее сложных, многоэтапных действий. Каждое из них должно быть четко описано.
- Открытие новых филиалов по франшизе. Без описания процессов это сделать нельзя, у партнеров должны быть четкие инструкции с полной детализацией рабочего процесса, чтобы применять его на практике.
- Оптимизация финансов, уменьшение расходов на выпуск товаров, выявление ненужных трат.
- Подготовка к дальнейшему развитию предприятия, его расширению.
Как бизнес процессы могут быть оптимизированы и усовершенствованы
Каждое успешное предприятие должно подстраиваться под меняющиеся экономические условия. По мере изменений спроса, климата, финансирования, открытия конкурентов важно вовремя корректировать рабочий процесс, оптимизировать управление бизнес процессами.
Оптимизация позволяет повысить эффективность деятельности компании и еще поднять на новую ступень систему управления. Она обеспечивает гибкость в изменчивой внешней и внутренней среде, а значит, предприятие всегда будет функционировать.
Если в процессе развития компании применяют прежние способы управления, со временем руководитель заметит, что они стали неэффективны. Это происходит, когда расширяется ассортимент продукции, меняется структура или объемы производства.
Помимо этого оптимизация требуется, когда нужно:
- улучшить уже существующую систему управления процессами;
- расширить производство;
- снизить производственную мощность;
- улучшить сервис;
- повысить качество товара;
- сократить штат без потери качества;
- повысить конкурентоспособность;
- повысить эффективность отдельных подразделений.
Где можно обучиться управлению бизнес процессами
Бизнес процессами занимается персональный бизнес-аналитик. Получить профильное образование можно различными способами:
- Непрофильные вузы с направлениями «Экономика», «Менеджмент».
- Профильные учебные заведения со специализацией «Предпринимательство».
- Курсы с государственной поддержкой, т.е. бесплатные для слушателей. В каждом регионе есть свои представительства.
- Курсы от «Сбера» и Google – лучший бесплатный вариант для получения образования по бизнесу в интернете. Бонусные уровни открываются после прохождения тестирования на сайте. А в блоге постоянно публикуются полезные статьи по теме.
- Платные онлайн-курсы от «Синергия», Skillbox.ru, «Нетологии» и пр. с получением официального сертификата по e mail.
Заключение
Успех деятельности предприятия, во многом, зависит от грамотного применения и управления бизнес процессами. При запуске новой организации или для решения текущих проблем нужно правильно описать процессы, внедрить их и обеспечить контроль над выполнением поставленных задач. Каждый процесс должен двать четкий ответ на поставленный вопрос.
Отзывы о бизнес процессах
«У меня небольшое мебельное производство. Сначала я стабильно получал прибыль, но потом случился кризис. Доходы становились все меньше и меньше. Самостоятельно обнаружить проблему не удавалось. После того как был приглашен персональный бизнес-аналитик и было организовано управление процессами, ситуация сразу изменилась. Так, были повышены цены на готовую продукцию, организована перестановка кадров (уволены низкоквалифицированные работники и наняты хорошие специалисты), расширен ассортимент, открыта новая точка продаж»
Александр, 40 лет (Санкт-Петербург)
«5 лет назад я открыл свое кафе. Расположение удачное, хорошая проходимость потенциальных клиентов, продуманное меню, но особой прибыли дело не приносило. Решил попробовать описание и внедрение бизнес процессов. Так, была максимально автоматизирована работа персонала. Все функции были внесены в компьютер, тщательно продумано рабочее место официантов, поваров, кассиров, сделан упор на качество и свежесть продуктов. Увеличилась скорость обслуживания клиентов, что позволило нам привлечь большое количество посетителей во время бизнес-ланчей, трансляции спортивных мероприятий и т.д. Прибыль вышла на новую ступень»
Алексей, 35 лет, (Уфа)
«Я всегда хотел открыть свой бизнес, но самостоятельно не решался это сделать, боялся рисков. Решением стала покупка франшизы логистической фирмы. Благодаря четкому описанию процессов, предоставленных головным офисом, открытие и запуск компании состоялся быстро и с минимальными финансовым издержками»
Сергей, 32 года, (Москва)
Полезные книги
- Свод знаний по управлению бизнес процессами. BPM CBOK 3.0
- Бизнес процессы. Инструменты совершенствования (Б. Андерсен)
- Управление бизнес процессами. Практическое руководство по реализации проектов (Д. Джестон, Й. Нелис)
- Учитесь видеть бизнес процессы. Построение карт потоков создания ценности (М.Ротер, Д.Шук)
Литература о принципах и идеологии бизнес-процессов:
- Критическая цепь (Э. Голдратт)
- Серия «Цель» (Э. Голдратт)
- Дао Тойота (Д. Лайкер)
- Организация как система. Принципы построения устойчивого бизнеса Эдварда Деминга (Г. Нив)
- Кайдзен. Ключ к успеху японских компаний (М. Имаи)
Книги про оптимизацию:
- Быстрее, лучше, дешевле: девять методов реинжиниринга бизнес процессов (М. Хаммер)
- Оптимизация бизнес процессов. Документирование, анализ, управление, оптимизация (Д. Харрингтон)
- Практическое руководство по реинжинирингу бизнес процессов (М. Робсон, Ф. Уллах)
- Реинжиниринг корпорации: манифест революции в бизнесе (М. Хаммер, Дж. Чампи)
- Руководство по улучшению бизнес процессов. Harvard Business School.
- Производство без потерь для рабочих. Институт комплексных стратегических исследований.
Книги о системном мышлении:
- Системность во всем. Универсальная технология повышения эффективности (С. Карпентер)
- Искусство системного мышления (Д. О. Коннор)
- Системное мышление. Как управлять хаосом и сложными процессами. Платформа для моделирования архитектуры бизнеса (Дж. Гараедаги)
- Ключевые показатели менеджмента (К. Уолш)
- Азбука системного мышления (Д. Медоуз)
Книги о применении процессов:
- Теория ограничений Голдратта. Системный подход к непрерывному совершенствованию (У. Детмер)
- Найти идею. Введение в ТРИЗ (Г. Альтшуллер)
- Бережливое производство + шесть сигм в сфере услуг (Майкл Джордж)
- Теория ограничений в действии (Э. Шрагенхайм)
- Действенное видение. Как обратить текущий объем продаж в чистую прибыль (Д. Кендалл)
Моделирование бизнеса. Основные подходы
Время на прочтение
9 мин
Количество просмотров 77K
В этой статье я хочу поговорить об основных принципах моделирования бизнеса, о тех подходах, которые применяются в этой сфере, и на основе которых создаются языки моделирования и нотации.
Я уже писал о моделировании при помощи IDEF0 (Знакомство с нотацией IDEF0 и пример использования), об организации работы склада и работе с клиентами от лида до сделки (Внедрение CRM. От регистрации лида до закрытия сделки. Кейс и пояснения), о системе Bizagi (Bizagi. Описание. Пример). И везде я использовал при пояснении примеров и практических решений нотации бизнес-процессов.
С одной стороны, применение схем для наглядности при описании моделей бизнеса в ни у кого не вызывает вопросов. Это действительно очень удобно. С другой стороны, многие бизнесмены и даже мои коллеги недоумевают, зачем нужны специальные нотации и правила для разработки бизнес-процессов, ведь можно в любом графическом редакторе (visio) или при помощи других удобных инструментов просто нарисовать интуитивно понятную схему.
О том, почему так важна стандартизация, а также о том, в каком случае применяется тот или иной подход, я и хочу поговорить.
Основные подходы
Сегодня существует множество различных инструментов для разработки бизнес-моделей, они используют различные языки моделирования, как стандартные, так и какие-то собственные разработки. Но все их можно объединить по принципу работы в три основных подхода:
- Функциональный;
- Процессный;
- Ментальный (с применением ментальных карт).
На самом деле, конечно, существуют и другие подходы, их много так же, как и языков моделирования. Но они большей частью являются гибридными решениями, объединяющих перечисленные подходы. Кроме того, именно процессная и функциональная модели уже стали стандартами, по крайней мере, на западе. И у нас они получают все большее распространение. Об этих основных направлениях я и хочу поговорить подробнее.
Функциональное моделирование
Функциональное моделирование рассматривает бизнес как функцию (лат. functio — совершение, исполнение) или иными словами «черный ящик». В функциональной модели функция не имеет временной последовательности, а только точку входа и точку выхода. Функциональное моделирование помогает рассматривать бизнес-модель с с точки зрения результативности, т.е. при моделировании мы исходим из того, что имеем на входе, и того, что желаем получить на выходе.
Например, компания разрабатывает какую-то CRM-систему для своего бизнеса. В случае применения функционального подхода к моделированию уже сама выбранная среда для работы подсказывает, с чего начинать. Точка входа – «входящий интерес клиента или лид», точка выхода – желаемый результат: «покупка и получение лояльного клиента», «получение постоянного клиента», «получение максимум информации о потенциальном клиенте» и т.д.
Таким образом, в функциональной модели изначально известны точка входа и желаемый результат, а последовательность действий и является объектом разработки. При этом использование функциональных моделей как «черных ящиков» позволяет детализировать каждый этап по мере необходимости. А вся работа при моделировании направлена на поиск оптимального решения для достижения цели.
Функциональные модели вы можете также использовать для демонстрации своих идей и вариантов решений. Это также очень удобно, ведь в процессе демонстрации вы можете двигаться от общего к деталя, по мере необходимости разделять и декомпозировать функции. Но декомпозировать вы будете при этом именно функции, и, разделяя одну функцию на несколько, вы не получите описание процесса.
Некоторые путают описание процесса и функциональную модель. Например, в системе Business Studio функцию называют процессом, хоть это и не совсем верно. Все же описание функций и процессный подход – несколько разные вещи. И я лично считаю, что функциональное моделирование оптимально реализовано в нотации IDEFO. Сам я для такого варианта работы использую именно ее, и всем также рекомендую.
Правила работы с IDEFO вы можете подробнее изучить, прочитав мою статью накомство с нотацией IDEF0 и пример использования.
Процессное моделирование (моделирование бизнес процессов)
О процессном моделировании я буду рассказывать с точки зрения нотации BPMN, как одного из наиболее распространенных стандартов процессного моделирования. При этом я полностью согласен, что существует множество языков моделирования и различных систем. И каждый может пользоваться тем, что ему удобнее. Но все же BPMN — это уже сложившийся стандарт процессного моделирования, а потому его я и беру за основу в описании.
Процесс с точки зрения бизнес-модели — это последовательность каких-то событий и действий, которые имеют начало и конец.
В этом кроется основное отличие процессного моделирования от функционального. Функциональное моделирование рассматривает бизнес-модель с точки зрения входа и выхода (имеющихся ресурсов и желаемого результата). А процессное основано на последовательности действий в определенных границах, в случае BPMN это будут начало и конец события.
Все процессы могут разбиваться (детализироваться) на подпроцессы вплоть до детализации на уровне задач, т.е. действий, дальнейшая детализация которых невозможна. Процесс – это некая последовательность действий, которую необходимо выполнить, чтобы получить определенный результат. Необходимо отметить что в модели бизнеса как процесса результат может и не быть явным в отличии от функциональной модели.
Принципиальное отличие процессного моделирования от функционального заключается в том, что при процессном моделировании основное внимание уделяется не тому, что мы хотим получить, а тому, что нужно сделать для получения результата, т.е. не итогам той или иной деятельности, а самой последовательности действий.
Например, в BPWIN или Business Studio в процессе детализации каждой функции происходит переход от функционального подхода к процессному. Т.е. в общем, мы рассматриваем модель с точки зрения – возможностей и желаемого результата, а когда переходим к решениям для каждой функции, здесь уже практикуется явно процессный подход, т.е. пошаговый алгоритм действий для достижения результата.
Представьте себе что в функциональной модели есть «черный ящик» — функция «Принять заказ». А при декомпозировании мы уже рассматриваем ее не как функцию, а как процесс, и последовательность действий при приеме заказа – это уже процессный подход.
Есть и еще одно очень важное отличие. Функциональную модель невозможно использовать при реализации какой-то либо системы, только для проектирования. А процессный подход позволяет создавать исполняемые модели, т.е. описания последовательности действий, которые мы можем в дальнейшем перевести в какую-то среду для создания системы совместной работы предприятия, основанной на процессном подходе.
Ментальный подход (ментальные карты)
При создании ментальных моделей специалист подходит к моделированию не как к процессу или набору функций, а как к некому набору связанных между собой понятий. Для наглядности я приведу пример — ментальная карта понятия “Процедура снабжения” (см. рисунок).
Такой вариант подхода применяется, прежде всего, для себя. Рисование схемы в свободной форме помогает структурировать свои знания, так сказать, “разложить по полочкам” в свободной форме полученную информацию. Также подобные ментальные карты помогают найти решение, которое уже позже, по мере необходимости, будет воплощаться в рамках строгих правил процессного или функционального подхода.
Можно применять ментальные карты и для демонстрации клиентам: и существующей ситуации, и вариантов решения поставленной задачи. Ментальные карты помогут наглядно продемонстрировать, какие методы могут быть использованы, показать в наглядной форме различные идеи.
Плюсы применения таких ментальных карт очевидны:
- Не нужно знать какие-то специальные языки;
- Нет строгих рамок и ограничений при создании схемы;
- Ментальная карта в большинстве случаев интуитивно понятна;
- Создавать такие схемы просто.
Минусом подхода является отсутствие устоявшегося подхода и стандартизированной методологии. Если в нотациях функциональных и процессных имеется некоторая вариативность, но все же она ограничена строгими рамками языков моделирования, то ментальные карты создаются в произвольной форме. И даже специализированные программы для их создания также почти не ограничивают человека в процессе моделирования. Т.е. какие-то правила могут вводиться в рамках определенного программного продукта, но стандарта не существует.
В результате для понимания модели и заложенных в ней идей требуется присутствие и комментарии ее разработчика (аналитика).
Конечно, существуют очень простые карты, которые интуитивно читаются и без дополнительных комментариев. Но при отсутствии стандартов всегда есть вероятность, что даже в этом случае автор что-то другое имел в виду или где-то недостаточно детализировал свою схему. Т.е. существует вероятность разного прочтения. А бизнес — это не философия. При всей умозрительности и разнообразии подходов к описанию бизнес-процессов, здесь очень важны однозначные решения.
Методология и языки бизнес-моделирования
Очень часто даже в профессиональной литературе возникает путаница, когда люди смешивают понятия методологии анализа работы бизнеса и описания языков бизнес-моделирования.
Методология — это система принципов и стандартов описания бизнес моделей и их последующего анализа. В то время как язык бизнес-моделирования – это не более чем инструмент для разработки моделей бизнеса.
Здесь напрашивается сравнение с программированием вообще и применением конкретного языка программирования. Программирование включает в себя и построение алгоритма, и выбор подходящего языка программирования, и реализацию алгоритма программы в рамках того или иного языка. А, например, программирование на языке Си++ – это уже заведомо ограничение определенными рамками, так как средствами определенного языка можно решить только четко ограниченный круг задач, и, одновременно, даже если задачу можно решить средствами Си++ совсем не обязательно, что именно этот язык будет в конкретном случае оптимальным. В общем, разницу между понятием «программирование» и «программированием в рамках определенного языка», я думаю, большинство понимают даже без таких пояснений.
Отличие языков разработки бизнес-моделей в от языков проектирования систем
Существует целое семейство языков проектирования систем, которые внешне схожи с языками бизнес-моделирования, например, это Ares Studios, целое семейство языков UML и другие, которые используются для проектирования IT-систем.
Основное различие этих языков от языков разработки бизнес-процессов лежит в их предназначении. Если языки проектирования IT-систем рассматривают бизнес-процессы с точки зрения возможности их автоматизации, воплощении в IT-системах, то языки бизнес-моделирования рассматривают последовательность действий именно с точки зрения бизнеса, включая работу как IT-систем, так и сотрудников, движения товаров и т.д.
Соответственно, в языках проектирования систем нет элементов, которые помогут полноценно описать действия подразделений, сотрудников, взаимодействие между ними, работу с поставщиками, общение с клиентами и так далее. Инструменты этой группы языков помогут именно автоматизировать процессы бизнеса, которые поддаются автоматизации. А все остальное будет оставлено «за кадром», например, как некие «функции» без расшифровки.
В то же время языки разработки бизнес-процессов охватывают максимально именно работу бизнеса как такового, а вот те или иные нюансы автоматизации и алгоритмизации систем в них описать далеко не всегда возможно с достаточной степенью детализации.
Преимущества разработки моделей бизнеса
И все же, зачем применять языки бизнес-моделирования, которые налагают строгие ограничения, требуют придерживаться жестко заданных правил при моделировании? Ведь всегда можно «нарисовать схему» в графическом редакторе или даже на бумаге, используя ментальный подход, при этом изучение языков моделирования вообще не потребуется.
На самом деле, стандарты и правила – это огромный плюс:
- Языки моделирования помогают максимально качественно передать информацию. Стандартизация повышает простоту восприятия.
- Скорость разработки моделей значительно увеличивается. Языки содержат все необходимые инструменты и графические блоки в готовом виде. Вам не придется «рисовать» или придумывать свою терминологию. Инструментарий уже готов, и работа в его рамках значительно ускоряется. Конечно, язык нужно выучить. Но один раз изучить – это намного быстрее, чем каждый раз придумывать и пояснять собственный набор обозначений.
- Снижается число возможных ошибок. Сами элементы системы уже будут «подсказывать» перечень возможных и необходимых действий. А в случае создания исполняемых моделей или неисполняемых, но в строгих рамках правил, всегда можно проверить работу бизнес-модели в исполняемой среде и провести отладку, как при программировании.
Применение моделей бизнеса на практике
Лично я считаю, что бизнес-моделирование стоит применять при решении любых задач, связанных с выявлением проблем и «узких мест», с оптимизацией и модернизацией бизнеса и т.д. Как бизнес-консультант я практически всегда строю модели работы компании или ее подразделений при работе со своими клиентами. Это дает четкое понимание всех этапов работы и позволяет избежать «белых пятен» в этом вопросе.
Кроме того, наглядные схемы бизнес-моделей помогают мне в процессе взаимодействия с клиентами. Проекты у меня часто бывают сложными, и обычного текста или устной речи бывает недостаточно для понимания, в то время как использование наглядных бизнес-моделей снижает затраты времени клиента на чтение и понимание моих предложений, и практически исключает проблемы взаимопонимания в этом вопросе. И если несколько лет назад я еще сталкивался с недоумением со стороны клиентов, то сейчас вариант описания «на словах» без наглядных и удобных схем практикуется крайне редко.
А в случае автоматизации какого-либо этапа работы или создания автоматизированной системы управления бизнесом на основе проектно-ориентированного подхода качественная бизнес-модель, выполненная в том или ином языке моделирования, станет готовым руководством для технических специалистов.
Удобство, универсальность, простота восприятия – это те причины, по которым от словесных описаний в бизнес-сфере все больше переходят к бизнес-моделированию. А применение готовых языков позволяет работать с моделями быстро, избегать ошибок, и также без проблем вносить любые изменения.
Также в настоящее время я готовлю к публикации книгу и онлайн курс, в которой подробно опишу собственное видение процессного подхода к бизнесу, а также мой собственный практический опыт работы в сфере функционального и процессного моделирования. Все желающие могут подписаться на уведомление о выходе новой книги по и другие новости ссылке.
-
Построение функциональной модели бизнес-процессов
Функциональные
модели оптимизированных бизнес-процессов
содержат информацию о том, как они должны
выполняться после их модификации с
учетом предложений по результатам
математического моделирования.
Функциональная модель построена в
соответствии с алгоритмом, изображенным
на рисунке 2.1.
Описание
бизнес-процессов всегда начинается с
контекстной диаграммы, на которой
присутствует только один черный ящик
– процесс, который предполагается
промоделировать. Контекстная диаграмма
показа на рисунке 2.2.
Рисунок
2.2 – Контекстная диаграмма функциональной
модели бизнес-процесса
Черным
ящиком является процесс по формированию
товарного ассортимента. На входе процесса
имеем Прайс-листы поставщиков, товарные
группы, а также впервые добавленные в
модели «как должно быть» сведения о
продажах и сведения о полученной прибыли,
на выходе – товарный ассортимент.
В
качестве механизмов выступают Руководитель
группы планирования, Информационная
система и Категорийный менеджер.
Перейдем
на один уровень ниже и заглянем внутрь
данного черного ящика (рисунок 2.3)
Рисунок
2.3 – Диаграмма декомпозиции
Процесс
состоит из следующих черных ящиков:
-
Анализ
продаж товаров. Это процесс, впервые
введенный мною в модели «как должно
быть». В нем выполняется расчет количества
потребления товаров из ассортимента. -
Определение
списка товаров для ассортимента.
Видоизмененный процесс с учетом
использования информационной системы.
Теперь для выбора списка товаров
используются данные расчета по матмодели
и список товаров, ранее исключенный по
причине низких продаж. -
Формирование
черновой версии ассортимента. После
окончательного выбора списка товаров,
которые войдут в ассортимент магазина,
составляется его черновой вариант для
проверки руководителем группы
планирования. -
Уточнение
цен на товары. Данный процесс изменениям
не подвергался, так как выполняется
отделом закупок. В рамках него
сопоставляются имеющаяся стоимостная
оценка товаров и цены поставщиков,
которые могли обновиться. В случае
возникновения различий план отправляется
на доработку. -
Корректировка
и утверждение ассортимента. Процесс
не был затронут, так как относится в
большей степени к руководителю группы
планирования. В рамках него выявляются
неточности и ошибки в представленном
ассортименте. Если таковые найдены –
он дорабатывается, если нет – ассортимент
утверждается.
Перейдем
на один уровень ниже и заглянем внутрь
черного ящика «Определение списка
товаров для ассортимента» (рисунок
2.4). Это целиком новый процесс, внедренный
при оптимизации.
Рисунок
2.5 – Диаграмма процесса «Определение
списка товаров для ассортимента»
В
рамках процесса сначала происходит
формирование ассортиментной матрицы
на основе данных в БД информационной
системы. Для этого также могут
использоваться данные о товарах, ранее
исключенных из ассортимента по причине
падения продаж. Полученный список
сохраняется в БД и может быть использован
в дальнейшем для составления черновика
ассортимента.
-
Перечень изменений внутри бизнес-процесса оценки предпочтений покупателей и формирования ассортимента
Обобщим
достигнутые в ходе моделирования
результаты. Они отражаются в изменениях
внутри процесса и показаны в таблице
2.7
Таблица
2.4 – Изменения внутри бизнес-процесса
Процедура |
Было |
Стало |
Оценка |
Вручную, |
С |
Формирование |
Вручную, |
С |
Также
следует отметить, что появилась
возможность руководителя группы
планирования в любой момент получить
актуальные данные по продаже того или
иного товара.
Важным шагом структуризации деятельности любой организации являются выделение и классификация бизнес-процессов.
По отношению к получению добавленной ценности продукта или услуги можно выделить следующие классы процессов:
- основные процессы;
- обеспечивающие процессы.
Основными бизнес-процессами являются процессы, добавляющие ценность. Они ориентированы на производство товаров или оказание услуг, составляющих основную деятельность организации и обеспечивающих получение дохода. Примерами таких процессов на предприятии являются процессы маркетинга, производства, поставки и сервисного обслуживания продукции.
Обеспечивающие бизнес-процессы не добавляют ценность продукта или услуги для потребителя, но увеличивают их стоимость. Они необходимы для деятельности предприятия и предназначены для поддержки выполнения основных бизнес-процессов. Такими процессами являются финансовое обеспечения деятельности, обеспечение кадрами, юридическое обеспечение, администрирование, обеспечение безопасности, поставка комплектующих материалов, ремонт и техническое обслуживание и т.д.
Бизнес-процессы можно также классифицировать по видам деятельности или составу работ (элементам процесса) [Репин-04]:
- планирование деятельности (например, планирование производства готовой продукции);
- осуществление деятельности – собственно выполнение работы (например, изготовление продукции);
- регистрация фактической информации по выполнению процесса (производственный, управленческий и бухгалтерский учет);
- контроль и анализ исполнения плана;
- принятие управленческих решений. Эти процессы охватывают весь комплекс функций управления на уровне каждого бизнеспроцесса и системы в целом. Примерами таких процессов могут быть процессы стратегического, оперативного и текущего планирования, процессы формирования и выполнения управляющих воздействий. Процессы управления оказывают воздействие на все остальные процессы организации.
Бизнес-модель – это формализованное (графическое, табличное, текстовое, символьное) описание бизнес-процессов, отражающее реально существующую или предполагаемую деятельность предприятия.
В простейшем случае бизнес-модель может состоять из единственной диаграммы, однако на практике это вряд ли допустимо, поскольку бизнес-процессы, как правило, слишком сложны и многоаспектны. Модель таких процессов включает следующие компоненты [Eriksson-2000]:
- Представления. Каждое представление отражает определенный аспект бизнес-процессов. Представление – это абстракция, отражающая конкретную точку зрения и скрывающая детали, несущественные для данной точки зрения.
- Диаграммы. Каждое представление состоит из ряда диаграмм различных типов, отражающих структурные и динамические аспекты бизнес-процессов.
- Объекты и процессы. Объекты представляют ресурсы, используемые в процессах (финансовые, материальные, человеческие, информационные).
Цели моделирования бизнес-процессов обычно формулируются следующим образом:
- обеспечить понимание структуры организации и динамики происходящих в ней процессов;
- обеспечить понимание текущих проблем организации и возможностей их решения;
- убедиться, что заказчики, пользователи и разработчики одинаково понимают цели и задачи организации;
- создать базу для формирования требований к ПО, автоматизирующему бизнес-процессы организации.
Основная область применения бизнес-моделей – это реинжиниринг бизнес-процессов. При этом предполагается построение моделей текущей и перспективной деятельности, а также плана и программы перехода из первого состояния во второе.
Любое современное предприятие является сложной системой, его деятельность включает в себя исполнение десятков тысяч взаимовлияющих функций и операций. Человек не в состоянии понимать, как такая система функционирует в деталях – это выходит за границы его возможностей. Поэтому главная идея создания так называемых моделей «AS-IS» (как есть) и «AS-TO-BE» (как должно быть) – понять, что делает (будет делать) рассматриваемое предприятие и как оно функционирует (будет функционировать) для достижения своих целей.
Назначением будущих систем ПО является, в первую очередь, решение проблем бизнеса посредством современных информационных технологий. Требования к ПО формируются на основе бизнес-модели, а критерии проектирования систем прежде всего основываются на наиболее полном их удовлетворении.
Следует отметить, что модели бизнес-процессов являются не просто промежуточным результатом, используемым консультантом для выработки каких-либо рекомендаций и заключений. Они представляют собой самостоятельный результат, имеющий большое практическое значение, которое следует из целей их построения.
Модель бизнес-процесса должна давать ответы на вопросы:
1. Какие процедуры (функции, работы) необходимо выполнить для получения заданного конечного результата?
2. В какой последовательности выполняются эти процедуры?
3. Какие механизмы контроля и управления существуют в рамках рассматриваемого бизнес-процесса?
4. Кто выполняет процедуры процесса?
5. Какие входящие документы/информацию использует каждая процедура процесса?
6. Какие исходящие документы/информацию генерирует процедура процесса?
7. Какие ресурсы необходимы для выполнения каждой процедуры процесса?
8. Какая документация/условия регламентирует выполнение процедуры?
9. Какие параметры характеризуют выполнение процедур и процесса в целом?
Важным элементом модели бизнес-процессов являются бизнес-правила или правила предметной области. Типичными бизнес-правилами являются корпоративная политика и государственные законы. Бизнес-правила обычно формулируются в специальном документе и могут отражаться в моделях. Для организации бизнес-правил предлагается множество различных схем классификации. Наиболее полной можно считать следующую классификацию бизнесправил (в скобках приведены примеры правил для гипотетической системы обработки заказов в торговой компании):
- Факты – достоверные утверждения о бизнес-процессах, называемые также инвариантами (оплачивается доставка каждого заказа; со стоимости доставки налог с продаж не берется).
- Правила-ограничения – определяют различные ограничения на выполняемые операции:
- Управляющие воздействия и реакции на воздействия (когда заказ отменен и еще не доставлен, то его обработка завершается).
- Операционные ограничения – предусловия и постусловия (доставить заказ клиенту только при наличии адреса доставки).
- Структурные ограничения (заказ включает по крайней мере один продукт).
- Активаторы операций – правила, при определенных условиях приводящие к выполнению каких-либо действий (если срок хранения товара на складе истек, об этом надо уведомить ответственное лицо).
- Правила вывода:
- Правила-следствия – правила, устанавливающие новые факты на основе достоверности определенных условий (клиент получает положительный статус только при условии оплаты счетов в течение 30 дней).
- Вычислительные правила – различные вычисления, выполняемые с использованием математических формул и алгоритмов (цена нетто = цена продукта * (1 + процент налога / 100)).
Для моделирования бизнес-процессов необходимо использовать определенную методику, которая включает:
- описание методов моделирования – способов представления реальных объектов предприятия при помощи объектов модели;
- процедуру – последовательность шагов по сбору информации, ее обработке и представлению в виде моделей (диаграмм и документов).
Методика может существовать как самостоятельный продукт (например, метод EricssonPenker [Eriksson-2000]) или входить в состав комплексной технологии создания ПО (например, метод моделирования бизнес-процессов в технологии Rational Unified Process).
3. Методы моделирования бизнес-процессов
Для моделирования бизнес-процессов используется несколько различных методов, основой которых являются как структурный, так и объектно-ориентированный подходы к моделированию. Однако деление самих методов на структурные и объектные является достаточно условным, поскольку наиболее развитые методы используют элементы обоих подходов. К числу наиболее распространенных методов относятся:
- метод функционального моделирования SADT (IDEF0);
- метод моделирования процессов IDEF3;
- моделирование потоков данных DFD;
- метод ARIS;
- метод Ericsson-Penker;
- метод моделирования, используемый в технологии Rational Unified Process.
3.1. Метод функционального моделирования SADT (IDEF0)
Метод SADT (Structured Analysis and Design Technique) [Марка-93, Черемных-01, Репин-04] считается классическим методом процессного подхода к управлению. Основной принцип процессного подхода заключается в структурировании деятельности организации в соответствии с ее бизнес-процессами, а не организационно-штатной структурой. Именно бизнес-процессы, формирующие значимый для потребителя результат, представляют ценность, и именно их улучшением предстоит в дальнейшем заниматься. Модель, основанная на организационно-штатной структуре, может продемонстрировать лишь хаос, царящий в организации (о котором в принципе руководству и так известно, иначе оно бы не инициировало соответствующие работы), на ее основе можно только внести предложения об изменении этой структуры. С другой стороны, модель, основанная на бизнес-процессах, содержит в себе и организационно-штатную структуру предприятия.
В соответствии с этим принципом бизнесмодель должна выглядеть следующим образом:
1. Верхний уровень модели должен отражать только контекст системы – взаимодействие моделируемого единственным контекстным процессом предприятия с внешним миром.
2. На втором уровне модели должны быть отражены основные виды деятельности (тематически сгруппированные бизнес-процессы) предприятия и их взаимосвязи. В случае большого их количества некоторые из них можно вынести на третий уровень модели. Но в любом случае под виды деятельности необходимо отводить не более двух уровней модели.
3. Дальнейшая детализация бизнес-процессов осуществляется посредством бизнес-функций – совокупностей операций, сгруппированных по определенным признакам. Бизнес-функции детализируются с помощью элементарных бизнес-операций.
4. Описание элементарной бизнес-операции осуществляется посредством задания алгоритма ее выполнения.
Метод SADT разработан Дугласом Россом (SoftTech, Inc.) в 1969 г. для моделирования искусственных систем средней сложности.
Данный метод успешно использовался в военных, промышленных и коммерческих организациях США для решения широкого круга задач, таких как долгосрочное и стратегическое планирование, автоматизированное производство и проектирование, разработка ПО для оборонных систем, управление финансами и материально-техническим снабжением и др. Метод SADT поддерживается Министерством обороны США, которое было инициатором разработки семейства стандартов IDEF (Icam DEFinition), являющегося основной частью программы ICAM (интегрированная компьютеризация производства), проводимой по инициативе ВВС США. Метод SADT реализован в одном из стандартов этого семейства – IDEF0, который был утвержден в качестве федерального стандарта США в 1993 г., его подробные спецификации можно найти на сайте http://www.idef.com. Существует также российская версия данного стандарта [РД-2000]. Вместе со стандартом IDEF0 обычно используются стандарт моделирования процессов IDEF3 и стандарт моделирования данных IDEF1Х.
Метод SADT представляет собой совокупность правил и процедур, предназначенных для построения функциональной модели объекта какой-либо предметной области. Функциональная модель SADT отображает функциональную структуру объекта, т.е. производимые им действия и связи между этими действиями. Основные элементы этого метода основываются на следующих концепциях:
- Графическое представление блочного моделирования. Графика блоков и дуг SADT-диаграммы отображает функцию в виде блока, а интерфейсы входа/выхода представляются дугами, соответственно входящими в блок и выходящими из него. Взаимодействие блоков друг с другом описывается посредством интерфейсных дуг, выражающих «ограничения», которые, в свою очередь, определяют когда и каким образом функции выполняются и управляются.
- Строгость и точность. Выполнение правил SADT требует достаточной строгости и точности, не накладывая в то же время чрезмерных ограничений на действия аналитика. Правила SADT включают: ограничение количества блоков на каждом уровне декомпозиции (правило 3-6 блоков – ограничение мощности краткосрочной памяти человека), связность диаграмм (номера блоков), уникальность меток и наименований (отсутствие повторяющихся имен), синтаксические правила для графики (блоков и дуг), разделение входов и управлений (правило определения роли данных).
- Отделение организации от функции, т.е. исключение влияния административной структуры организации на функциональную модель.
Метод SADT может использоваться для моделирования самых разнообразных процессов и систем. В существующих системах метод SADT может быть использован для анализа функций, выполняемых системой, и указания механизмов, посредством которых они осуществляются.
3.1.1. Состав функциональной модели
Результатом применения метода SADT является модель, которая состоит из диаграмм, фрагментов текстов и глоссария, имеющих ссылки друг на друга. Диаграммы – главные компоненты модели, все функции организации и интерфейсы на них представлены как блоки и дуги соответственно. Место соединения дуги с блоком определяет тип интерфейса. Управляющая информация входит в блок сверху, в то время как входная информация, которая подвергается обработке, показана с левой стороны блока, а результаты (выход) показаны с правой стороны. Механизм (человек или автоматизированная система), который осуществляет операцию, представляется дугой, входящей в блок снизу (рис. 1).
Одной из наиболее важных особенностей метода SADT является постепенное введение все больших уровней детализации по мере создания диаграмм, отображающих модель.
На рис. 2, где приведены четыре диаграммы и их взаимосвязи, показана структура SADTмодели. Каждый компонент модели может быть декомпозирован на другой диаграмме. Каждая диаграмма иллюстрирует «внутреннее строение» блока на родительской диаграмме.
Построение SADT-модели заключается в выполнении следующих действий:
- сбор информации об объекте, определение его границ;
- определение цели и точки зрения модели;
- построение, обобщение и декомпозиция диаграмм;
- критическая оценка, рецензирование и комментирование.
Построение диаграмм начинается с представления всей системы в виде простейшего компонента – одного блока и дуг, изображающих интерфейсы с функциями вне системы. Поскольку единственный блок отражает систему как единое целое, имя, указанное в блоке, является общим. Это верно и для интерфейсных дуг – они также соответствуют полному набору внешних интерфейсов системы в целом.
Затем блок, который представляет систему в качестве единого модуля, детализируется на другой диаграмме с помощью нескольких блоков, соединенных интерфейсными дугами. Эти блоки определяют основные подфункции исходной функции. Данная декомпозиция выявляет полный набор подфункций, каждая из которых показана как блок, границы которого определены интерфейсными дугами. Каждая из этих подфункций может быть декомпозирована подобным образом в целях большей детализации.
Во всех случаях каждая подфункция может содержать только те элементы, которые входят в исходную функцию. Кроме того, модель не может опустить какие-либо элементы, т.е., как уже отмечалось, родительский блок и его интерфейсы обеспечивают контекст. К нему нельзя ничего добавить, и из него не может быть ничего удалено.
Модель SADT представляет собой серию диаграмм с сопроводительной документацией, разбивающих сложный объект на составные части, которые изображены в виде блоков. Детали каждого из основных блоков показаны в виде блоков на других диаграммах. Каждая детальная диаграмма является декомпозицией блока из диаграммы предыдущего уровня. На каждом шаге декомпозиции диаграмма предыдущего уровня называется родительской для более детальной диаграммы.
На SADT-диаграммах не указаны явно ни последовательность, ни время. Обратные связи, итерации, продолжающиеся процессы и перекрывающиеся (по времени) функции могут быть изображены с помощью дуг. Обратные связи могут выступать в виде комментариев, замечаний, исправлений и т.д.
3.1.2. Стратегии декомпозиции
При построении иерархии диаграмм используются следующие стратегии декомпозиции:
- Функциональная декомпозиция – декомпозиция в соответствии с функциями, которые выполняют люди или организация. Может оказаться полезной стратегией для создания системы описаний, фиксирующей взаимодействие между людьми в процессеих работы. Очень часто, однако, взаимосвязи между функциями весьма многочисленны и сложны, поэтому рекомендуется использовать эту стратегию только в начале работы над моделью системы.
- Декомпозиция в соответствии с известными стабильными подсистемами – приводит к созданию набора моделей, по одной модели на каждую подсистему или важный компонент. Затем для описания всей системы должна быть построена составная модель, объединяющая все отдельные модели. Рекомендуется использовать разложение на подсистемы, только когда разделение на основные части системы не меняется. Нестабильность границ подсистем быстро обесценит как отдельные модели, так и их объединение.
- Декомпозиция по физическому процессу – выделение функциональных стадий, этапов завершения или шагов выполнения. Хотя эта стратегия полезна при описании существующих процессов (таких, например, как работа промышленного предприятия), результатом ее часто может стать слишком последовательное описание системы, которое не будет в полной мере учитывать ограничения, диктуемые функциями друг другу. При этом может оказаться скрытой последовательность управления. Эта стратегия рекомендуется только если целью модели является описание физического процесса как такового или только в крайнем случае, когда неясно, как действовать.
Одна из наиболее частых проблем, возникающих в процессе построения SADT-моделей, – когда же следует завершить построение конкретной модели? На этот вопрос не всегда легко ответить, хотя существуют некоторые эвристики для определения разумной степени полноты. Здесь представлены правила, которыми пользуются опытные аналитики для определения момента завершения моделирования. Они носят характер рекомендаций. Только длительная практика позволит приобрести знания, необходимые для принятия правильного решения об окончании моделирования.
Рекомендуется прекращать моделирование, когда уровень детализации модели удовлетворяет ее цель. Опыт показал, что для отдельной модели, которая создается независимо от какой-либо другой модели, декомпозиция одного из ее блоков должна прекращаться, если:
- Блок содержит достаточно деталей. Одна из типичных ситуаций, встречающихся в конце моделирования – это блок, который описывает систему с нужным уровнем подробности. Проверить достаточность деталей обычно совсем легко, необходимо просто спросить себя, отвечает ли блок на все или на часть вопросов, составляющих цель модели. Если блок помогает ответить на один или более вопросов, то дальнейшая декомпозиция может не понадобиться.
- Необходимо изменить уровень абстракции, чтобы достичь большей детализации, блока. Блоки подвергаются декомпозиции, если они недостаточно детализированы для удовлетворения цели модели. Но иногда при декомпозиции блока выясняется, что диаграмма начинает описывать, как функционирует блок, вместо описания того, что блок делает. В этом случае происходит изменение уровня абстракции – изменение сути того, что должна представлять модель (т.е. изменение способа описания системы). В SADT изменение уровня абстракции часто означает выход за пределы цели модели и, следовательно, это указывает на прекращение декомпозиции.
- Необходимо изменить точку зрения, чтобы детализировать блок. Изменение точки зрения происходит примерно так же, как изменение уровня абстракции. Это чаще всего характерно для ситуаций, когда точку зрения модели нельзя использовать для декомпозиции конкретного блока, т. е. этот блок можно декомпозировать, только если посмотреть на него с другой позиции. Об этом может свидетельствовать заметное изменение терминологии.
- Блок очень похож на другой блок той же модели или на блок другой модели. Иногда встречается блок, чрезвычайно похожий на другой блок модели. Два блока похожи, если они выполняют примерно одну и ту же функцию и имеют почти одинаковые по типу и количеству входы, управления и выходы. Если второй блок уже декомпозирован, то разумно отложить декомпозицию и тщательно сравнить два блока. Если нужны ничтожные изменения для совпадения первого блока со вторым, то внесение этих изменений сократит усилия на декомпозицию и улучшит модульность модели (т.е. сходные функции уточняются согласованным образом).
- Блок представляет тривиальную функцию. Тривиальная функция – это такая функция, понимание которой не требует никаких объ-яснений. В этом случае очевидна целесообразность отказа от декомпозиции, потому что роль SADT заключается в превращении сложного вопроса в понятный, а не в педантичной разработке очевидных деталей. В таких случаях декомпозиция определенных блоков может принести больше вреда, чем пользы. Тривиальные функции лучше всего описываются небольшим объемом текста. Следует заметить, что «тривиальный» не означает «бесполезный». Тривиальные функции выполняют очень важную роль, поясняя работу более сложных функций, а иногда и соединяя вместе основные подсистемы. Поэтому при анализе не следует пропускать тривиальные функции. Наоборот, их существование должно быть зафиксировано и они должны быть детализированы, как и любые другие функции. Однако следует предостеречь от больших затрат времени на анализ тривиальных функций системы. Усиленное внимание к мелочам может привести к созданию модели, которой будет недоставать абстракции, что сделает ее трудной для понимания и использования.
Общее число уровней в модели (включая контекстный) не должно превышать 5-6. Практика показывает, что этого вполне достаточно для построения полной функциональной модели современного предприятия любой отрасли.
Метод SADT в наибольшей степени подходит для описания процессов верхнего уровня управления. Его основные преимущества заключаются в следующем [Репин-04]:
- полнота описания бизнес-процесса (управление, информационные и материальные потоки, обратные связи);
- комплексность декомпозиции;
- возможность агрегирования и детализации потоков данных и информации (разделение и слияние дуг);
- наличие жестких требований, обеспечивающих получение моделей стандартного вида; • простота документирования процессов;
- соответствие подхода к описанию процессов стандарту ISO 9000:2000.
В то же время метод SADT обладает рядом недостатков:
- сложность восприятия (большое количество дуг на диаграммах);
- большое количество уровней декомпозиции;
- трудность увязки нескольких процессов, представленных в различных моделях одной и той же организации.
3.2. Метод моделирования процессов IDEF3
Метод моделирования IDEF3 [Черемных-01, Репин-04], являющийся частью семейства стандартов IDEF, был разработан в конце 1980-х годов для закрытого проекта ВВС США. Этот метод предназначен для моделирования последовательности выполнения действий и взаимозависимости между ними в рамках процессов. Хотя IDEF3 и не достиг статуса федерального стандарта США, он приобрел широкое распространение среди системных аналитиков как дополнение к методу функционального моделирования IDEF0 (модели IDEF3 могут использоваться для детализации функциональных блоков IDEF0, не имеющих диаграмм декомпозиции).
Основой модели IDEF3 служит так называемый сценарий процесса, который выделяет последовательность действий и подпроцессов анализируемой системы.
Как и в методе IDEF0, основной единицей модели IDEF3 является диаграмма. Другой важный компонент модели – действие, или в терминах IDEF3 «единица работы» (Unit of Work). Диаграммы IDEF3 отображают действие в виде прямоугольника. Действия именуются с использованием глаголов или отглагольных существительных, каждому из действий присваивается уникальный идентификационный номер. Этот номер не используется вновь даже в том случае, если в процессе построения модели действие удаляется. В диаграммах IDEF3 номер действия обычно предваряется номером его родителя (рис. 3).
Существенные взаимоотношения между действиями изображаются с помощью связей. Все связи в IDEF3 являются однонаправленными, и хотя стрелка может начинаться или заканчиваться на любой стороне блока, обозначающего действие, диаграммы IDEF3 обычно организуются слева направо таким образом, что стрелки начинаются на правой и заканчиваются на левой стороне блоков. В табл. 1 приведены три возможных типа связей.
Связь типа «временное предшествование» показывает, что исходное действие должно полностью завершиться, прежде чем начнется выполнение конечного действия.
Связь типа «объектный поток» используется в том случае, когда некоторый объект, являющийся результатом выполнения исходного действия, необходим для выполнения конечного действия. Обозначение такой связи отличается от связи временного предшествования двойной стрелкой. Наименования потоковых связей должны четко идентифицировать объект, который передается с их помощью. Временная семантика объектных связей аналогична связям предшествования, это означает, что порождающее объектную связь исходное действие должно завершиться, прежде чем конечное действие может начать выполняться.
Связь типа «нечеткое отношение» используется для выделения отношений между действиями, которые невозможно описать с использованием связей предшествования или объектных связей. Значение каждой такой связи должно быть определено, поскольку связи типа «нечеткое отношение» сами по себе не предполагают никаких ограничений. Одно из применений нечетких отношений – отображение взаимоотношений между параллельно выполняющимися действиями.
Завершение одного действия может инициировать начало выполнения сразу нескольких других действий или, наоборот, определенное действие может требовать завершения нескольких других действий до начала своего выполнения. Соединения разбивают или соединяют внутренние потоки и используются для изображения ветвления процесса:
- разворачивающие соединения используются для разбиения потока. Завершение одного действия вызывает начало выполнения нескольких других;
- сворачивающие соединения объединяют потоки. Завершение одного или нескольких действий вызывает начало выполнения другого действия.
Соединения «и» инициируют выполнение конечных действий. Все действия, присоединенные к сворачивающему соединению «и», должны завершиться, прежде чем начнется выполнение следующего действия. На рис. 4 после обнаружения пожара инициируются включение пожарной сигнализации, вызов пожарной охраны, и начинается тушение пожара. Запись в журнал производится только тогда, когда все три перечисленных действия завершены.
Соединение «исключающее «или»» означает, что вне зависимости от количества действий, связанных со сворачивающим или разворачивающим соединением, инициировано будет только одно из них, и поэтому только оно будет завершено перед тем, как любое действие, следующее за сворачивающим соединением, сможет начаться. Если правила активации соединения известны, они обязательно должны быть документированы либо в его описании, либо пометкой стрелок, исходящих из разворачивающего соединения. На рис. 5 соединение «исключающее «или»» используется для отображения того факта, что студент не может одновременно быть направлен на лекции по двум разным курсам.
Соединение «или» предназначено для описания ситуаций, которые не могут быть описаны двумя предыдущими типами соединений.
Аналогично связи нечеткого отношения соединение «или» в основном определяется и описывается непосредственно аналитиком. На рис. 6 соединение J2 может активизировать проверку данных чека и/или проверку суммы наличных. Проверка чека инициируется, если покупатель желает расплатиться чеком, проверка суммы наличных – при оплате наличными. И то, и другое действие инициируются при частичной оплате как чеком, так и наличными.
В рассмотренных примерах все действия выполнялись асинхронно, т.е. они не инициировались одновременно. Однако существуют случаи, когда время начала или окончания параллельно выполняемых действий должно быть одинаковым, т.е. действия должны выполняться синхронно. Для моделирования такого поведения системы используются различные виды синхронных соединений, которые обозначаются двумя двойными вертикальными линиями внутри прямоугольника.
Все соединения на диаграммах должны быть парными, из чего следует, что любое разворачивающее соединение имеет парное себе сворачивающее. Однако типы соединений не обязательно должны совпадать.
Соединения могут комбинироваться для создания более сложных ветвлений. Комбинации соединений следует использовать с осторожностью, поскольку перегруженные ветвлением диаграммы могут оказаться сложными для восприятия.
Действия в IDEF3 могут быть декомпозированы или разложены на составляющие для более детального анализа. Метод IDEF3 позволяет декомпозировать действие несколько раз, что обеспечивает документирование альтернативных потоков процесса в одной модели.
3.3. Моделирование потоков данных
Диаграммы потоков данных (Data Flow Diagrams – DFD) [Калашян-03] представляют собой иерархию функциональных процессов, связанных потоками данных. Цель такого представления – продемонстрировать, как каждый процесс преобразует свои входные данные в выходные, а также выявитьотношениямеждуэтимипроцессами.
Для построения DFD традиционно используются две различные нотации, соответствующие методам Йордона-ДеМарко и Гейна-Сэрсона. Эти нотации незначительно отличаются друг от друга графическим изображением символов (далее в примерах используется нотация ГейнаСэрсона).
В соответствии с данным методом модель системы определяется как иерархия диаграмм потоков данных, описывающих асинхронный процесс преобразования информации от ее ввода в систему до выдачи потребителю. Источники информации (внешние сущности) порождают информационные потоки (потоки данных), переносящие информацию к подсистемам или процессам. Те, в свою очередь, преобразуют информацию и порождают новые потоки, которые переносят информацию к другим процессам или подсистемам, накопителям данных или внешним сущностям – потребителям информации.
Диаграммы верхних уровней иерархии (контекстные диаграммы) определяют основные процессы или подсистемы с внешними входами и выходами. Они детализируются при помощи диаграмм нижнего уровня. Такая декомпозиция продолжается, создавая многоуровневую иерархию диаграмм, до тех пор, пока не будет достигнут уровень декомпозиции, на котором детализировать процессы далее не имеет смысла.
3.3.1. Состав диаграмм потоков данных
Основными компонентами диаграмм потоков данных являются:
- внешние сущности;
- системы и подсистемы;
- процессы;
- накопители данных;
- потоки данных.
Внешняя сущность представляет собой материальный объект или физическое лицо, являющиеся источником или приемником информации, например, заказчики, персонал, поставщики, клиенты, склад. Определение некоторого объекта или системы в качестве внешней сущности указывает на то, что она находится за пределами границ анализируемой системы. В процессе анализа некоторые внешние сущности могут быть перенесены внутрь диаграммы анализируемой системы, если это необходимо, или, наоборот, часть процессов может быть вынесена за пределы диаграммы и представлена как внешняя сущность.
Внешняя сущность обозначается квадратом (рис. 7), расположенным над диаграммой и бросающим на нее тень для того, чтобы можно было выделить этот символ среди других обозначений.
При построении модели сложной системы она может быть представлена в самом общем виде на так называемой контекстной диаграмме в виде одной системы как единого целого, либо может быть декомпозирована на ряд подсистем.
Подсистема (или система) на контекстной диаграмме изображается так, как она представлена на рис. 8.
Номер подсистемы служит для ее идентификации. В поле имени вводится наименование подсистемы в виде предложения с подлежащим и соответствующими определениями и дополнениями.
Процесс представляет собой преобразование входных потоков данных в выходные в соответствии с определенным алгоритмом. Физически процесс может быть реализован различными способами: это может быть подразделение организации (отдел), выполняющее обработку входных документов и выпуск отчетов, программа, аппаратно реализованное логическое устройство и т.д.
Процесс на диаграмме потоков данных изображается, как показано на рис. 9.
Номер процесса служит для его идентификации. В поле имени вводится наименование процесса в виде предложения с активным недвусмысленным глаголом в неопределенной форме (вычислить, рассчитать, проверить, определить, создать, получить), за которым следуют существительные в винительном падеже, например: «Ввести сведения о налогоплательщиках», «Выдать информацию о текущих расходах», «Проверить поступление денег».
Информация в поле физической реализации показывает, какое подразделение организации, программа или аппаратное устройство выполняет данный процесс.
Накопитель данных – это абстрактное устройство для хранения информации, которую можно в любой момент поместить в накопитель и через некоторое время извлечь, причем способы помещения и извлечения могут быть любыми.
Накопитель данных может быть реализован физически в виде микрофиши, ящика в картотеке, таблицы в оперативной памяти, файла на магнитном носителе и т.д. Накопитель данных на диаграмме потоков данных изображается, как показано на рис. 10.
Накопитель данных идентифицируется буквой «D» и произвольным числом. Имя накопителя выбирается из соображения наибольшей информативности для проектировщика.
Накопитель данных в общем случае является прообразом будущей базы данных, и описание хранящихся в нем данных должно соответствовать модели данных.
Поток данных определяет информацию, передаваемую через некоторое соединение от источника к приемнику. Реальный поток данных может быть информацией, передаваемой по кабелю между двумя устройствами, пересылаемыми по почте письмами, магнитными лентами или дискетами, переносимыми с одного компьютера на другой и т.д.
Поток данных на диаграмме изображается линией, оканчивающейся стрелкой, которая показывает направление потока (рис. 11). Каждый поток данных имеет имя, отражающее его содержание.
3.3.2. Построение иерархии диаграмм потоков данных
Главная цель построения иерархии DFD заключается в том, чтобы сделать описание системы ясным и понятным на каждом уровне детализации, а также разбить его на части с точно определенными отношениями между ними. Для достижения этого целесообразно пользоваться следующими рекомендациями:
- Размещать на каждой диаграмме от 3 до 6-7 процессов (аналогично SADT). Верхняя граница соответствует человеческим возможностям одновременного восприятия и понимания структуры сложной системы с множеством внутренних связей, нижняя граница выбрана по соображениям здравого смысла: нет необходимости детализировать процесс диаграммой, содержащей всего один или два процесса.
- Не загромождать диаграммы несущественными на данном уровне деталями.
- Декомпозицию потоков данных осуществлять параллельно с декомпозицией процессов. Эти две работы должны выполняться одновременно, а не одна после завершения другой.
- Выбирать ясные, отражающие суть дела имена процессов и потоков, при этом стараться не использовать аббревиатуры.
Первым шагом при построении иерархии DFD является построение контекстных диаграмм. Обычно при проектировании относительно простых систем строится единственная контекстная диаграмма со звездообразной топологией, в центре которой находится так называемый главный процесс, соединенный с приемниками и источниками информации, посредством которых с системой взаимодействуют пользователи и другие внешние системы. Перед построением контекстной DFD необходимо проанализировать внешние события (внешние сущности), оказывающие влияние на функционирование системы. Количество потоков на контекстной диаграмме должно быть по возможности небольшим, поскольку каждый из них может быть в дальнейшем разбит на несколько потоков на следующих уровнях диаграммы.
Для проверки контекстной диаграммы можно составить список событий. Список событий должен состоять из описаний действий внешних сущностей (событий) и соответствующих реакций системы на события. Каждое событие должно соответствовать одному или более потокам данных: входные потоки интерпретируются как воздействия, а выходные потоки – как реакции системы на входные потоки.
Для сложных систем (признаками сложности могут быть наличие большого количества внешних сущностей (десять и более), распределенная природа системы или ее многофункциональность) строится иерархия контекстных диаграмм. При этом контекстная диаграмма верхнего уровня содержит не единственный главный процесс, а набор подсистем, соединенных потоками данных. Контекстные диаграммы следующего уровня детализируют контекст и структуру подсистем.
Для каждой подсистемы, присутствующей на контекстных диаграммах, выполняется ее детализация при помощи DFD. Это можно сделать путем построения диаграммы для каждого события. Каждое событие представляется в виде процесса с соответствующими входными и выходными потоками, накопителями данных, внешними сущностями и ссылки на другие процессы для описания связей между этим процессом и его окружением. Затем все построенные диаграммы сводятся в одну диаграмму нулевого уровня.
Каждый процесс на DFD, в свою очередь, может быть детализирован при помощи DFD или (если процесс элементарный) спецификации. Спецификация процесса должна формулировать его основные функции таким образом, чтобы в дальнейшем специалист, выполняющий реализацию проекта, смог выполнить их или разработать соответствующую программу.
Спецификация является конечной вершиной иерархии DFD. Решение о завершении детализации процесса и использовании спецификации принимается аналитиком исходя из следующих критериев:
- наличия у процесса относительно небольшого количества входных и выходных потоков данных (2-3 потока);
- возможности описания преобразования данных процессов в виде последовательного алгоритма;
- выполнения процессом единственной логической функции преобразования входной информации в выходную;
- возможности описания логики процесса при помощи спецификации небольшого объема (не более 20-30 строк).
Спецификации представляют собой описания алгоритмов задач, выполняемых процессами. Они содержат номер и/или имя процесса, списки входных и выходных данных и тело (описание) процесса, являющееся спецификацией алгоритма или операции, трансформирующей входные потоки данных в выходные. Языки спецификаций могут варьироваться от структурированного естественного языка или псевдокода до визуальных языков моделирования.
Структурированный естественный язык применяется для понятного, достаточно строгого описания спецификаций процессов. При его использовании приняты следующие соглашения:
- логика процесса выражается в виде комбинации последовательных конструкций, конструкций выбора и итераций;
- глаголы должны быть активными, недвусмысленными и ориентированными на целевое действие (заполнить, вычислить, извлечь, а не модернизировать, обработать);
- логика процесса должна быть выражена четко и недвусмысленно.
При построении иерархии DFD переходить к детализации процессов следует только после определения содержания всех потоков и накопителей данных, которое описывается при помощи структур данных. Для каждого потока данных формируется список всех его элементов данных, затем элементы данных объединяются в структуры данных, соответствующие более крупным объектам данных (например, строкам документов или объектам предметной области). Каждый объект должен состоять из элементов, являющихся его атрибутами. Структуры данных могут содержать альтернативы, условные вхождения и итерации. Условное вхождение означает, что данный компонент может отсутствовать в структуре (например, структура «данные о страховании» для объекта «служащий»). Альтернатива означает, что в структуру может входить один из перечисленных элементов. Итерация означает вхождение любого числа элементов в указанном диапазоне (например, элемент «имя ребенка» для объекта «служащий»). Для каждого элемента данных может указываться его тип (непрерывные или дискретные данные). Для непрерывных данных могут указываться единица измерения, диапазон значений, точность представления и форма физического кодирования. Для дискретных данных может указываться таблица допустимых значений.
После построения законченной модели системы ее необходимо верифицировать (проверить на полноту и согласованность). В полной модели все ее объекты (подсистемы, процессы, потоки данных) должны быть подробно описаны и детализированы.
Выявленные недетализированные объекты следует детализировать, вернувшись на предыдущие шаги разработки. В согласованной модели для всех потоков данных и накопителей данных должно выполняться правило сохранения информации: все поступающие куда-либо данные должны быть считаны, а все считываемые данные должны быть записаны.
При моделировании бизнес-процессов диаграммы потоков данных (DFD) используются для построения моделей «AS-IS» и «AS-TO-BE», отражая, таким образом, существующую и предлагаемую структуру бизнес-процессов организации и взаимодействие между ними. При этом описание используемых в организации данных на концептуальном уровне, независимом от средств реализации базы данных, выполняется с помощью модели «сущность-связь».
Ниже перечислены основные виды и последовательность работ при построении бизнесмоделей с использованием методики Йордона:
1. Описание контекста процессов и построение начальной контекстной диаграммы. Начальная контекстная диаграмма потоков данных должна содержать нулевой процесс с именем, отражающим деятельность организации, внешние сущности, соединенные с нулевым процессом посредством потоков данных. Потоки данных соответствуют документам, запросам или сообщениям, которыми внешние сущности обмениваются с организацией.
2. Спецификация структур данных. Определяется состав потоков данных и готовится исходная информация для построения концептуальной модели данных в виде структур данных. Выделяются все структуры и элементы данных типа «итерация», «условное вхождение» и «альтернатива». Простые структуры и элементы данных объединяются в более крупные структуры. В результате для каждого потока данных должна быть сформирована иерархическая (древовидная) структура, конечные элементы (листья) которой являются элементами данных, узлы дерева являются структурами данных, а верхний узел дерева соответствует потоку данных в целом.
3. Построение начального варианта концептуальной модели данных.Для каждого класса объектов предметной области выделяется сущность. Устанавливаются связи между сущностями и определяются их характеристики. Строится диаграмма «сущность-связь» (без атрибутов сущностей).
4. Построение диаграмм потоков данных нулевого и последующих уровней.
Для завершения анализа функционального аспекта деятельности организации детализируется (декомпозируется) начальная контекстная диаграмма. При этом можно построить диаграмму для каждого события, поставив ему в соответствие процесс и описав входные и выходные потоки, накопители данных, внешние сущности и ссылки на другие процессы для описания связей между этим процессом и его окружением. После этого все построенные диаграммы сводятся в одну диаграмму нулевого уровня.
Процессы разделяются на группы, которые имеют много общего (работают с одинаковыми данными и/или имеют сходные функции). Они изображаются вместе на диаграмме более низкого (первого) уровня, а на диаграмме нулевого уровня объединяются в один процесс. Выделяются накопители данных, используемые процессами из одной группы.
Декомпозируются сложные процессы и проверяется соответствие различных уровней модели процессов.
Накопители данных описываются посредством структур данных, а процессы нижнего уровня – посредством спецификаций.
5. Уточнение концептуальной модели данных. Определяются атрибуты сущностей. Выделяются атрибуты-идентификаторы.
Проверяются связи, выделяются (при необходимости) связи «супертип-подтип». Проверяется соответствие между описанием структур данных и концептуальной моделью (все элементы данных должны присутствовать на диаграмме в качестве атрибутов).
3.4. Метод ARIS
В настоящее время наблюдается тенденция интеграции разнообразных методов моделирования и анализа систем, проявляющаяся в форме создания интегрированных средств моделирования. Одним из таких средств является продукт, носящий название ARIS (Architecture of Integrated Information System), разработанный германской фирмой IDS Scheer [Каменнова-01, Репин-04].
Система ARIS представляет собой комплекс средств анализа и моделирования деятельности предприятия. Ее методическую основу составляет совокупность различных методов моделирования, отражающих разные взгляды на исследуемую систему. Одна и та же модель может разрабатываться с использованием нескольких методов, что позволяет использовать ARIS специалистам с различными теоретическими знаниями и настраивать его на работу с системами, имеющими свою специфику.
Методика моделирования ARIS основывается на разработанной профессором Августом Шером теории построения интегрированных ИС, определяющей принципы визуального отображения всех аспектов функционирования анализируемых компаний. ARIS поддерживает четыре типа моделей, отражающих различные аспекты исследуемой системы:
- организационные модели, представляющие структуру системы – иерархию организационных подразделений, должностей и конкретных лиц, связи между ними, а также территориальную привязку структурных подразделений;
- функциональные модели, содержащие иерархию целей, стоящих перед аппаратом управления, с совокупностью деревьев функций, необходимых для достижения поставленных целей;
- информационные модели, отражающие структуру информации, необходимой для реализации всей совокупности функций системы;
- модели управления, представляющие комплексный взгляд на реализацию бизнеспроцессов в рамках системы.
Для построения перечисленных типов моделей используются как собственные методы моделирования ARIS, так и различные известные методы и языки моделирования, в частности, UML.
В процессе моделирования каждый аспект деятельности предприятия сначала рассматривается отдельно, а после детальной проработки всех аспектов строится интегрированная модель, отражающая все связи между различными аспектами.
ARIS не накладывает ограничений на последовательность построения указанных выше типов моделей. Процесс моделирования можно начинать с любого из них, в зависимости от конкретных условий и целей, преследуемых разработчиками.
Модели в ARIS представляют собой диаграммы, элементами которых являются разнообразные объекты – «функция», «событие», «структурное подразделение», «документ» и т.п. Между объектами устанавливаются разнообразные связи. Так, между объектами «функция» и «структурное подразделение» могут быть установлены связи следующих видов:
- выполняет;
- принимает решение;
- участвует в выполнении;
- должен быть проинформирован о результатах;
- консультирует исполнителей;
- принимает результаты.
Каждому объекту соответствует определенный набор атрибутов, которые позволяют ввести дополнительную информацию о конкретном объекте. Значения атрибутов могут использоваться при имитационном моделировании или для проведения стоимостного анализа.
Таким образом, по результатам выполнения этого этапа возникает набор взаимосвязанных моделей, представляющих собой исходный материал для дальнейшего анализа.
Основная бизнес-модель ARIS – eEPC (extended Event-driven Process Chain – расширенная модель цепочки процессов, управляемых событиями). В табл. 2 приводятся основные объекты, используемые в данной нотации.
Помимо указанных в таблице основных объектов, при построении диаграммы eEPC могут быть использованы многие другие объекты. По существу, модель eEPC расширяет возможности IDEF0, IDEF3 и DFD, обладая всеми их достоинствами и недостатками. Применение большого числа различных объектов, связанных различными типами связей, значительно увеличивает размер модели и делает ее плохо читаемой. Для понимания смысла нотации eEPC достаточно рассмотреть основные типы объектов и связей. На рис. 12 представлена простейшая модель eEPC, описывающая фрагмент бизнес-процесса предприятия.
На рис. 12 видно, что связи между объектами имеют определенный смысл и отражают последовательность выполнения функций в рамках процесса. Стрелка, соединяющая Событие 1 и Функцию 1, «активирует» или инициирует выполнение Функции 1. Функция 1 «создает» Событие 2, за которым следует символ логического «И», «запускающий» выполнение Функций 2 и 3. Нотация eEPC построена на определенных правилах:
- каждая функция должна быть инициирована событием и должна завершаться событием;
- в каждую функцию не может входить более одной стрелки, «запускающей» выполнение функции, и выходить не более одной стрелки, описывающей завершение выполнения функции.
На рис. 13 показано применение различных объектов ARIS при создании модели бизнес-процесса.
Из рис. 12 и 13 видно, что бизнес-процесс в нотации eEPC представляет собой поток последовательно выполняемых работ (процедур, функций), расположенных в порядке их выполнения. Реальная длительность выполнения процедур в eEPC визуально не отражается. Это приводит к тому, что при создании моделей возможны ситуации, когда на одного исполнителя будет возложено выполнение двух задач одновременно. Используемые при построении модели символы логики позволяют отразить ветвление и слияние бизнес-процесса. Для получения информации о реальной длительности процессов необходимо использовать другие инструменты описания, например, графики Ганта в системе MS Project.
Основное достоинство метода ARIS заключается в его комплексности, которая проявляется во взаимосвязи между моделями различных типов. Метод ARIS позволяет описывать деятельность организации с разных точек зрения и устанавливать связи между различными моделями. Однако такой подход трудно реализуем на практике, поскольку влечет за собой большой расход ресурсов (человеческих и финансовых) в течение длительного времени. Кроме того, инструментальная среда ARIS достаточно дорогостояща и сложна в использовании.
3.5. Метод Ericsson-Penker и образцы моделирования бизнес-процессов
Метод Ericsson-Penker [Eriksson-2000] представляет интерес прежде всего в связи с попыткой применения языка объектного моделирования UML [Буч-2000] (изначально предназначенного для моделирования архитектуры систем ПО) для моделирования бизнес-процессов. Это стало возможным благодаря наличию в UML механизмов расширения.
Механизмы расширения UML предназначены для того, чтобы разработчики могли адаптировать язык моделирования к своим конкретным нуждам, не меняя при этом его метамодель.
Наличие механизмов расширения принципиально отличает UML от таких средств моделирования, как IDEF0, IDEF1X, IDEF3, DFD и др. Перечисленные языки моделирования можно определить как сильно типизированные (по аналогии с языками программирования), поскольку они не допускают произвольной интерпретации семантики элементов моделей. UML, допуская такую интерпретацию (в основном за счет стереотипов), является слабо типизированным языком. К его механизмам расширения относятся:
- стереотипы;
- тегированные (именованные) значения;
- ограничения.
Стереотип – это новый тип элемента модели, который определяется на основе уже существующего элемента. Стереотипы расширяют нотацию модели, могут применяться к любым элементам модели и представляются в виде текстовой метки или пиктограммы. Стереотипы классов – это механизм, позволяющий разделять классы на категории. Участники проекта (аналитики) могут создавать свои собственные наборы стереотипов, формируя тем самым специализированные подмножества UML (например, для описания бизнес-процессов, Web-приложений, баз данных и т.д.). Такие подмножества (наборы стереотипов) в стандарте языка UML носят название профилей языка.
Именованное значение – это пара строк «тег = значение» или «имя = содержимое», в которых хранится дополнительная информация о каком-либо элементе системы, например, время создания, статус разработки или тестирования, время окончания работы над ним и т.п.
Ограничение – это семантическое ограничение, имеющее вид текстового выражения на естественном или формальном языке (OCL – Object Constraint Language), которое невозможно выразить с помощью графической нотации UML.
Авторы метода Ericsson-Penker создали свой профиль UML для моделирования бизнеспроцессов под названием Ericsson-Penker Business Extensions, введя набор стереотипов, описывающих процессы, ресурсы, правила и цели деятельности организации.
Метод использует четыре основные категории бизнес-модели:
- Ресурсы – различные объекты, используемые или участвующие в бизнес-процессах (люди, материалы, информация или продукты). Ресурсы структурированы, взаимосвязаны и подразделяются на физические, абстрактные, информационные и человеческие.
- Процессы – виды деятельности, изменяющие состояние ресурсов в соответствии с бизнес-правилами.
- Цели – назначение бизнес-процессов. Цели могут быть разбиты на подцели и соотнесены с отдельными процессами. Цели достигаются в процессах и выражают требуемое состояние ресурсов. Цели могут быть выражены в виде одного или более правил.
- Бизнес-правила – условия или ограничения выполнения процессов (функциональные, поведенческие или структурные).
Правила могут диктоваться внешней средой (инструкциями или законами) или могут быть определены в пределах бизнес-процессов. Правила могут быть определены с использованием языка OCL, который является частью стандарта UML.
Все эти категории связаны между собой: правило может определять способ структурирования ресурсов, ресурс назначается конкретному процессу, цель связана с выполнением конкретного процесса. Метамодель, определяющая связи между категориями, приведена на рис. 14.
Основной диаграммой UML, используемой в данном методе, является диаграмма деятельности (рис. 15).
Основным элементом диаграммы является деятельность (activity). Интерпретация этого термина зависит от той точки зрения, с которой строится диаграмма (это может быть некоторая задача, которую необходимо выполнить вручную или автоматизированным способом, или операция класса). Деятельность изображается в виде закругленного прямоугольника с текстовым описанием.
Любая диаграмма деятельности должна иметь начальную точку, определяющую начало потока событий. Конечная точка необязательна. На диаграмме может быть несколько конечных точек, но только одна начальная.
На диаграмме могут присутствовать объекты и потоки объектов (object flow). Объект может использоваться или изменяться в одной из деятельностей. Показ объектов и их состояний (в дополнение к диаграммам состояний UML) помогает понять, когда и как происходит смена состояний объекта.
Объекты связаны с деятельностями через потоки объектов. Поток объектов отмечается пунктирной стрелкой от деятельности к изменяемому объекту или от объекта к деятельности, использующей объект.
В примере на рис. 15 после ввода пользователем информации о кредитной карточке билет переходит в состояние «не подтвержден».
Когда завершится процесс обработки кредитной карточки и будет подтвержден перевод денег, возникает деятельность «зарезервировать место», переводящая билет в состояние «приобретен», и затем он используется в деятельности «формирование номера подтверждения».
Переход (стрелка) показывает, как поток управления переходит от одной деятельности к другой. Если для перехода определено событие, то переход выполняется только после наступления такого события. Ограничивающие условия определяют, когда переход может, а когда не может осуществиться.
Если необходимо показать, что две или более ветвей потока выполняются параллельно, используются линейки синхронизации. В данном примере параллельно выполняются резервирование места, формирование номера подтверждения и отправка почтового сообщения, а после завершения всех трех процессов пользователю выводится номер подтверждения.
Любая деятельность может быть подвергнута дальнейшей декомпозиции. Описание декомпозированной деятельности может быть представлено в виде другой диаграммы деятельности.
Подобно большинству других средств, моделирующих поведение некоторых объектов, диаграммы деятельности отражают только вполне определенные его аспекты, поэтому их лучше всего использовать в сочетании с другими средствами.
Бизнес-процесс в самом простом виде может быть описан как множество деятельностей. Метод Eriksson-Penker представляет образец процесса на диаграмме деятельности (рис. 16) в виде деятельности со стереотипом «process» (в качестве основы данного образца использовано представление процесса в методе IDEF0, расширенное за счет введения цели процесса). Процесс использует входные ресурсы и формирует выходные ресурсы, показанные в виде объектов со стереотипом «resourse», соединенных с процессом связями зависимости. Ресурсы, играющие в методе IDEF0 роли «управления» и «механизма», также соединены с процессом связями зависимости со стереотипами «supply» и «control». Цель процесса показана как объект со стереотипом «goal».
Полная бизнес-модель включает множество представлений. Каждое представление выражено в одной или более диаграммах. Диаграммы могут иметь различные типы и изображать процессы, правила, цели и ресурсы во взаимодействиях друг с другом.
Метод Eriksson-Penker использует четыре различных представления бизнес-модели:
- концептуальное представление – структура целей и проблем (дерево целей, представленное в виде диаграммы объектов);
- представление процессов – взаимодействие между процессами и ресурсами (в виде набора диаграмм деятельности);
- структурное представление – структура организации и ресурсов (в виде диаграмм классов);
- представление поведения – поведение отдельных ресурсов и детализация процессов (в виде диаграмм деятельности, состояний и взаимодействия).
Метод Ericsson-Penker активно использует набор образцов моделирования бизнес-процессов. Образец (pattern) можно определить как общее решение некоторой проблемной ситуации в заданном контексте. Образец состоит из четырех основных элементов:
- имя;
- проблема;
- решение;
- следствия.
Сославшись на имя образца, можно сразу описать проблему, ее решения и их последствия. С помощью словаря образцов можно вести обсуждение с коллегами, упоминать образцы в документации, в тонкостях представлять проект системы.
Проблема – это описание решаемой задачи. Необходимо сформулировать задачу и ее контекст. Также может включаться перечень условий, при выполнении которых имеет смысл применять данный образец.
Решение – это описание элементов решения, связей между ними и функций каждого элемента. Конкретное решение или реализация не имеются в виду, поскольку образец – это шаблон, применимый в самых разных ситуациях. Обычно дается абстрактное описание задачи и того, как она может быть решена с помощью некоего весьма обобщенного сочетания элементов (классов и объектов).
Следствия – это описание области применения, достоинств и недостатков образца. Хотя при описании решений о следствиях часто не упоминают, знать о них необходимо, чтобы можно было выбрать между различными вариантами и оценить преимущества и недостатки применения данного образца.
В языке UML образец представляется с помощью кооперации со стереотипом «pattern». Кооперация (collaboration) определяется как описание совокупности взаимодействующих объектов, реализующих некоторое поведение (например, в рамках варианта использования или операции класса). Кооперация имеет статическую и динамическую части. В статической части (на диаграмме классов) описываются роли, которые могут играть объекты и связи в экземпляре данной кооперации. Динамическая часть состоит из одной или более диаграмм взаимодействия, показывающих потоки сообщений, которыми обмениваются участники кооперации. Кроме того, любой образец содержит стандартную диаграмму классов под названием «Participants» («Участники»), на которой изображается сам образец в виде кооперации с его именем и набор классов, участвующих в реализации образца.
В качестве примера приведем образец бизнес-моделирования под названием Employment (Занятость).
Проблема заключается в моделировании различных форм занятости в пределах организации. Данная задача решается в контексте системы планирования ресурсов предприятия.
Решение: занятость моделируется как контракт между личностью и организацией, указывающий выполняемые обязанности, контрактные условия, даты начала и конца работы. Личность характеризуется набором атрибутов (имя, адрес и дата рождения), может занимать более чем одну должность в одной и той же организации.
На рис. 17 приведена диаграмма «Участники» для данного образца (примеры моделей здесь и далее приводятся в среде CASE-средства Rational Rose). Она содержит кооперацию Employment и набор из пяти классов:
- Employee Profile (Служащий) – описание служащего с набором атрибутов.
- Organization Profile (Организация) – описание самой организации.
- Employment (Занятость) – описание связи между служащим и организацией.
- Position (Должность) – описание должности со своими атрибутами (такими, как должностной оклад и должностные инструкции).
- Position Assignment (Назначение на должность) – описание связи между служащим и занимаемыми должностями.
Статическая часть образца (диаграмма классов) показана на рис. 18.
3.6. Метод моделирования, используемый в технологии Rational Unified Process
Язык UML используется также в методе моделирования бизнес-процессов, являющемся частью технологии Rational Unified Process [Крачтен-02] компании IBM Rational Software. Этот метод, направленный прежде всего на создание основы для формирования требований к ПО, предусматривает построение двух базовых моделей:
- модели бизнес-процессов (Business Use Case Model);
- модели бизнес-анализа (Business Analysis Model).
Модель бизнес-процессов – модель, описывающая бизнес-процессы организации в терминах ролей и их потребностей. Она представляет собой расширение модели вариантов использования (use case) UML [Коберн-02] за счет введения набора стереотипов – Business Actor (стереотип действующего лица) и Business Use Case (стереотип варианта использования).
Business Actor (действующее лицо бизнеспроцессов) – это некоторая роль, внешняя по отношению к бизнес-процессам организации. Потенциальными кандидатами в действующие лица бизнес-процессов являются:
- акционеры;
- заказчики;
- поставщики;
- партнеры;
- потенциальные клиенты;
- местные органы власти;
- сотрудники подразделений организации, деятельность которых не охвачена моделью;
- внешние системы.
Список действующих лиц составляется путем ответа на следующие вопросы:
- Кто извлекает пользу из существования организации?
- Кто помогает организации осуществлять свою деятельность?
- Кому организация передает информацию и от кого получает?
Business Use Case (вариант использования с точки зрения бизнес-процессов) определяется как описание последовательности действий (потока событий) в рамках некоторого бизнес-процесса, приносящей ощутимый результат конкретному действующему лицу.
Это определение подобно общему определению бизнес-процесса, но имеет более точный смысл. В терминах объектной модели Business Use Case представляет собой класс, объектами которого являются конкретные потоки событий в рамках описываемого бизнес-процесса.
Данный метод концентрирует внимание в первую очередь на элементарных бизнес-процессах. Такой процесс можно определить как задачу, выполняемую одним человеком в одном месте в одно время в ответ на некоторое событие, приносящую конкретный результат и переводящую данные в некоторое устойчивое состояние (например, подтверждение платежа по кредитной карточке). Выполнение такой задачи обычно включает от пяти до десяти шагов и может занимать от нескольких минут до нескольких дней, но рассматривается как один сеанс взаимодействия действующего лица с исполнителями.
Каждый Business Use Case отражает цель или потребность некоторого действующего лица. Например, если рассмотреть процесс регистрации пассажиров в аэропорту (рис. 19), то его основным действующим лицом будет сам Пассажир, главная цель которого в данном процессе – пройти регистрацию. Эта цель моделируется в виде Business Use Case с наименованием «Пройти регистрацию». Другим действующим лицом является Руководитель туристической группы, регистрирующий группу пассажиров. Стереотипы связей явно показывают роль действующих лиц по отношению к вариантам использования.
Описание Business Use Case представляет собой спецификацию (текстовый документ), которая, подобно обычному варианту использования, состоит из следующих пунктов [Коберн-02]:
- наименование;
- краткое описание;
- цели и результаты (с точки зрения действующего лица);
- описание сценариев (основного и альтернативных);
- специальные требования (ограничения по времени выполнения или другим ресурсам);
- расширения (исключительные ситуации);
- связи с другими Business Use Case;
- диаграммы деятельности (для наглядного описания сценариев – при необходимости).
Пример спецификации Business Use Case:
Наименование – пройти регистрацию. Краткое описание – данный Business Use Case реализует процесс регистрации пассажира на рейс. Цели – получить посадочный талон и сдать багаж. Основной сценарий:
1. Пассажир встает в очередь к стойке регистратора.
2. Пассажир предъявляет билет регистратору.
3. Регистратор подтверждает правильность билета.
4. Регистратор оформляет багаж.
5. Регистратор резервирует место для пассажира.
6. Регистратор печатает посадочный талон.
7. Регистратор выдает пассажиру посадочный талон и квитанцию на багаж.
8. Пассажир уходит от стойки регистратора.
Альтернативные сценарии:
3а. Билет неправильно оформлен – регистратор отсылает пассажира к агенту по перевозкам.
4а. Багаж превышает установленный вес – регистратор оформляет доплату.
Специальные требования – время регистрации не должно превышать одной минуты.
Описание Business Use Case может сопровождаться целью процесса, которая так же, как и в методе Eriksson-Penker, моделируется с помощью класса со стереотипом «goal», а дерево целей изображается в виде диаграммы классов.
Для каждого Business Use Case строится модель бизнес-анализа – объектная модель, описывающая реализацию бизнес-процесса в терминах взаимодействующих объектов (бизнес-объектов – Business Object), принадлежащих к двум классам – Business Worker и Business Entity.
Business Worker (исполнитель) – активный класс, представляющий собой абстракцию исполнителя, выполняющего некоторые действия в рамках бизнес-процесса. Исполнители взаимодействуют между собой и манипулируют различными сущностями, участвуя в реализациях сценариев Business Use Case. На диаграмме классов UML исполнитель представляется в виде класса со стереотипом «business worker». Например, если рассмотреть Business Use Case «Пройти регистрацию», можно определить в нем двух исполнителей – Регистратора и Координатора багажа.
Business Entity (сущность) – пассивный класс, не инициирующий никаких взаимодействий. Объект такого класса может участвовать в реализациях различных Business Use Case. Сущность является объектом различных действий со стороны исполнителей.
Понятие Business Entity аналогично понятию сущности в модели «сущностьсвязь», за исключением того, что в данной модели не определяется поведение сущности, а в объектной модели сущность может иметь набор обязанностей. На диаграмме классов UML сущность представляется в виде класса со стереотипом «business entity». Например, в Business Use Case «Пройти регистрацию» можно определить следующие сущности: Билет, Рейс, Авиалиния, Багаж, Багажная бирка.
Модель бизнес-анализа может состоять из диаграмм разных типов. В состав модели обязательно должна входить диаграмма классов, содержащая исполнителей и сущности. Пример такой диаграммы для Business Use Case «Пройти регистрацию» приведен на рис. 20.
На данной диаграмме ассоциации между классами-исполнителями отражают наличие взаимодействия между реальными исполнителями (Регистратором и Координатором багажа). Ассоциации между классами-исполнителями и классами-сущностями показывают, какими именно объектами манипулируют конкретные исполнители (Регистратор имеет дело с Багажом и Багажной биркой, а Координатор багажа – только с Багажом). Ассоциации между классами-сущностями отражают различные структурные связи (к одному месту багажа прикрепляется одна багажная бирка).
Кроме диаграммы классов, модель бизнес-анализа может включать:
- Диаграммы последовательности (и кооперативные диаграммы), описывающие сценарии Business Use Case в виде последовательности обмена сообщениями между объектами-действующими лицами и объектами-исполнителями. Такие диаграммы помогают явно определить в модели обязанности каждого исполнителя в виде набора операций класса. Пример диаграммы последовательности, описывающей основной сценарий Business Use Case «Пройти регистрацию», приведен на рис. 21. Модифицированная диаграмма классов модели бизнес-анализа с операциями приведена на рис. 22.
- Диаграммы деятельности с потоками объектов и «плавательными дорожками», описывающие взаимосвязи между сценариями одного или различных Business Use Case. Пример такой диаграммы для процесса заказа товаров в торговой компании приведен на рис. 23.
- Диаграммы состояний, описывающие поведение отдельных бизнес-объектов (например, для сущности «Багаж» можно описать переходы между состояниями «Определен вес», «Зарегистрирован», «Находится на транспортере» и т.д.).
Метод моделирования Rational Unified Process предусматривает специальное соглашение, связанное с группировкой структурных элементов и диаграмм бизнес-модели. Это соглашение включает следующие правила:
- Все действующие лица, варианты использования и диаграммы вариантов использования для бизнес-процессов помещаются в пакет с именем Business Use Case Model.
- Все классы и диаграммы моделей бизнесанализа помещаются в пакет с именем Business Analysis Model.
- Если моделируется деятельность более чем одного подразделения организации, то совокупность всех классов-исполнителей и классов-сущностей из моделей бизнес-анализа для различных Business Use Case разделяется на пакеты, соответствующие этим подразделениям. Этим пакетам присваиваются наименования подразделений (например, Бухгалтерия, Отдел доставки и т.п.) и стереотип «business system».
- Диаграммы модели бизнес-анализа, относящиеся к конкретному Business Use Case (диаграммы классов, последовательности, деятельности и состояний) помещаются в кооперацию с именем данного Business Use Case и стереотипом «business use-case realization» (реализация бизнес-процесса). Все кооперации помещаются в пакет с именем Business Use Case Realizations.Пример структуры бизнесмодели для процесса регистрации пассажиров в аэропорту приведен на рис. 24.
Метод моделирования Rational Unified Process обладает следующими достоинствами:
- модель бизнес-процессов строится вокруг участников процессов (заинтересованных лиц) и их целей, помогая выявить все потребности клиентов организации. Нетрудно заметить, что такой подход в наибольшей степени применим для организаций, работающих в сфере оказания услуг (торговые организации, банки, страховые компании и т.д.);
- моделирование на основе вариантов использования способствует хорошему пониманию бизнес-модели со стороны заказчиков;
- метод предусматривает достаточно простой переход от бизнес-модели к системным требованиям.
Однако следует отметить, что при моделировании деятельности крупной организации, занимающейся как производством продукции, так и оказанием услуг, необходимо применять различные методы моделирования, поскольку для моделирования производственных процессов более предпочтительным является процессный подход (например, метод Eriksson-Penker).
4. Сравнительный анализ различных методов и инструментальных средств моделирования
Основная задача сравнительного анализа состоит в том, чтобы ответить на ряд вопросов, возникающих у руководителей и специалистов в начале проекта по моделированию и реорганизации бизнес-процессов предприятия:
- Какое инструментальное средство использовать в проекте (ARIS, BPwin, Rational Rose и др.)?
- Какой метод использовать для описания процессов?
- Как моделировать процессы с использованием некоторого инструментального средства?
В настоящее время на российском рынке представлено достаточно большое количество инструментальных средств (ARIS, AllFusion Modeling Suite, Rational Rose и др.), которые позволяют, так или иначе, создавать описания (модели) бизнес-процессов.
Рациональный выбор средств возможен при понимании руководством компании и ее специалистами нескольких аспектов:
- целей проекта;
- требований к информации о бизнес-процессах, необходимой для анализа и принятия решений в рамках конкретного проекта;
- возможностей инструментальных средств в части описания процессов.
Говорить о преимуществе того или иного метода и средств бессмысленно, пока не определены тип и рамки проекта, его основные задачи. Описание бизнес-процессов проводится с целью их дальнейшего анализа и реорганизации. Целью реорганизации может быть внедрение информационной системы, сокращение затрат на выпуск продукции, повышение качества обслуживания клиентов, создание должностных и рабочих инструкций при внедрении стандартов ISO-9000 и т.д. Для каждой такой задачи существуют определенные параметры, определяющие набор критических знаний по бизнес-процессу. От задачи к задаче требования к описанию бизнес-процессов могут меняться.
В качестве примера можно привести результаты сравнительного анализа методов ARIS и IDEF (IDEF0, IDEF3), а также поддерживающих их инструментальных средств ARIS Toolset и BPwin [Репин-04]. Итак…
Одним из важнейших аспектов описания моделей бизнес-процессов является отражение управляющих воздействий, обратных связей по контролю и управлению процедурой. В нотации ARIS eEPC управление процедурой может быть отражено только при помощи указания входящих документов, которые регламентируют выполнение процедуры, и последовательности выполнения процедур во времени (запускающие события). В отличие от ARIS, в нотации IDEF0 каждая процедура должна иметь хотя бы одно управляющее воздействие (вход управления – стрелка сверху). Если при создании модели в eEPC указывать только последовательность выполнения процедур, не заботясь об отражении управляющих документов и информации, полученные модели будут иметь низкую ценность с точки зрения анализа и дальнейшего использования. К сожалению, именно эта ошибка наиболее распространена на практике. Создается модель потока работ (workflow), отражающая простую последовательность выполнения процедур и входящих/исходящих документов, при этом управляющие (контрольные) воздействия на функции в модели не отражаются.
Кроме того, если попытаться в нотации ARIS eEPC отразить все условия и ограничения, определяющие выполнение функций, то потребуется описать большое количество событий и входящей информации (например, устных распоряжений руководителей), и модель станет сложной и плохо читаемой (эти недостатки присущи так же и нотации IDEF3). Указанных недостатков нет у нотации IDEF0. В то же время в IDEF0 не предусмотрено использование символов логики выполнения процесса.
Таким образом, нотация ARIS eEPC является расширением достаточно простой нотации IDEF3. Для адекватного описания процесса управления в нотации eEPC необходимо заранее договориться, как будут отражены в модели документы (информация), регламентирующие выполнение процедур процесса.
Функциональные возможности инструментальных средств моделирования ARIS Toolset и BPwin можно корректно сравнивать только по отношению к определенному кругу задач. С точки зрения формирования моделей бизнес-процессов каждая из рассматриваемых систем имеет свои преимущества и недостатки. В зависимости от решаемых задач эти преимущества и недостатки могут как усиливаться, так и наоборот. Например, отсутствие четких соглашений по моделированию управляющих воздействий в рамках eEPC ARIS может привести к созданию моделей, не отвечающих на поставленные вопросы, в то время как нотация IDEF0 системы BPwin позволяет решить эту задачу. С другой стороны, описание процедуры, выполняемой одним сотрудником, может быть описано более адекватно при помощи eEPC ARIS, чем IDEF0 или IDEF3 BPwin.
Сравнивая две системы, следует отметить, что для хранения моделей в ARIS используется объектная СУБД, и под каждый проект создается новая база данных. Для удобства пользователя модели (объекты моделей) могут храниться в различных группах, организованных в зависимости от специфики проекта. Естественно, что в ARIS предусмотрены различные функции по администрированию базы данных: управление доступом, консолидация и т.п. В BPwin данные модели хранятся в файле, что существенно упрощает работу по созданию модели, но с другой стороны ограничивает возможности по анализу объектов модели. Для управления групповой разработкой используется средство Model Mart, обеспечивающее многопользовательский доступ к моделям, созданным с помощью ERwin и BPwin.
Часто одним из недостатков BPwin называют ограничение по количеству объектов на диаграмме. Однако опыт реальных проектов показывает, что для проекта, результаты которого можно практически использовать (критерий – обозримость), количество объектов в базе данных ARIS или модели BPwin составляет 150-300. Это означает, что при 8 объектах на одной диаграмме общее количество диаграмм (листов) в модели составит 20-40. Базы данных ARIS Toolset (как и BPwin), содержащие более 500 объектов, фактически невозможно использовать. Следует подчеркнуть, что модель создается для выделения и анализа проблем, т.е. требуется детальное описание наиболее сложных, проблемных областей деятельности, а не тотальное описание всех процессов. Как ни странно, среди руководителей многих компаний существует вера в то, что детальное описание процессов само по себе представляет ценность и может решить многие проблемы. Это далеко не так. Именно понимание того, что нужно описывать и какие аспекты функционирования реальной системы при этом отражать, определяет успех проекта по моделированию бизнес-процессов.
ARIS предоставляет существенно больше возможностей по работе с отдельными объектами модели, но именно вследствие чрезмерного количества настроек работа по созданию модели должна регламентироваться жесткими и объемными соглашениями по моделированию (стандартами). Разработка таких соглашений требует значительного времени (1-3 месяца) и высококвалифицированных специалистов. Если проект с использованием ARIS начинается без детальной проработки таких соглашений, то вероятность создания моделей бизнес-процессов, не отвечающих на поставленные вопросы, составляет 80-90%. В свою очередь, BPwin отличается простотой в использовании и достаточной строгой регламентацией при создании диаграмм (стандарт IDEF и рекомендации по его применению, бланк IDEF для создания диаграммы, ограниченное количество обязательно заполняемых полей, ограничение количества объектов на одной диаграмме и т.д.). ARIS, безусловно, является более мощным и «тяжелым» инструментом по сравнению с BPwin, но это в итоге оборачивается значительными трудностями и высокими затратами на его эксплуатацию.
Таким образом, для ведения небольших по масштабам (малые и средние предприятия, 25 человека в группе консультантов) и длительности (2-3 месяца) проектов рационально использовать BPwin. Для крупных и/или длительных проектов (например, внедрение системы непрерывного улучшения бизнес-процессов в соответствии со стандартами ISO) больше подходит ARIS. В этом случае подготовительные работы по созданию регламентирующей документации могут занять 1-3 месяца, но это является необходимым элементом последующей успешной работы.
По мнению автора, современные методы и инструментальные средства моделирования достигли такого уровня, что их возможности с точки зрения изобразительных средств моделирования в настоящее время стали примерно одинаковыми. При этом одним из основных критериев выбора того или иного метода и инструмента становится степень владения им со стороны консультанта или аналитика, грамотность выражения своих мыслей на языке моделирования, обеспечивающая достаточный уровень понимания моделей со стороны руководителей и специалистов организации. В противном случае в моделях, построенных с использованием любого метода, будет невозможно разобраться.
5. Перспективные направления в моделировании бизнес-процессов
Как было сказано выше, в настоящее время предпринимаются многочисленные проекты, целью которых является интеграция существующих методов и языков моделирования и создание единого методического и технологического базиса моделирования бизнес-процессов, а в более широком контексте – моделирования предприятий (enterprise modeling) [BPMN-03, UEML-02, BPDM-03].
5.1. Деятельность консорциума Business Process Management Initiative (BPMI)
Консорциум BPMI был создан в августе 2000 г. по инициативе компании Intalio группой из шестнадцати компаний-разработчиков ПО и консалтинговых фирм. BPMI (http://www.bpmi.org) – независимая организация, занимающаяся разработкой открытых спецификаций для управления процессами электронной коммерции. К таким спецификациям относятся проекты стандартов Business Process Modeling Language (BPML) и Business Process Query Language (BPQL), предназначенных для управления бизнес-процессами (аналогично использованию SQL для управления данными с помощью СУБД). BPML – это метаязык для моделирования бизнес-процессов, также как XML – метаязык для моделирования данных. BPML позволяет создать абстрактную исполнимую модель взаимодействующих процессов, основанную на концепции конечного автомата.
В 2003 г. BPMI опубликовал проект стандарта Business Process Modeling Notation (BPMN) [BPMN-03]. Целью этого проекта является создание общей нотации для различных категорий специалистов: от бизнес-аналитиков и экспертов организаций до разработчиков ПО. BPMN состоит из одной диаграммы под названием Business Process Diagram (BPD) (рис. 25), которая непосредственно отображается в конструкции BPML.
Хотя спецификация BPMN в настоящее время существует только в версии 1.0, многие компании уже приняли ее на вооружение. BPMI не является комитетом по стандартизации, поэтому стандарт BPMN будет в конечном счете передан соответствующей организации. Наиболее вероятным кандидатом на роль такой организации является консорциум Object Management Group (OMG), и переговоры относительно такой передачи уже имели место. Учитывая высокую степень сходства между BPMN и диаграммой деятельности UML 2.0, можно допустить их интеграцию в будущем в общую модель.
5.2. Проект UEML
Проект Unified Enterprise Modeling Language (UEML) [UEML-02], финансируемый Европейской Комиссией, был предпринят с целью интеграции многочисленных языков моделирования архитектуры предприятий (Enterprise Modeling Languages) и создания в перспективе унифицированного языка моделирования с четко определенными синтаксисом, семантикой и правилами отображений между различными средствами моделирования. Основой для такой интеграции послужили модели GERAM (Generalised Enterprise Reference Architecture and Methodology) и Захмана [UEML-02]. Проект UEML включает разработку:
- общего визуального, основанного на шаблонах языка для коммерческих инструментальных средств моделирования;
- стандартных, независимых от инструментов механизмов передачи моделей между проектами;
- репозитория моделей предприятий.
Одним из результатов проекта, в частности, явилось создание портала http://www.ueml.org, который содержит всю информацию по данному проекту.
5.3. Работы в рамках проекта OMG MDA
OMG – это консорциум разработчиков ПО и пользователей, представляющих различные коммерческие, государственные и академические организации, насчитывающий около 800 участников. OMG занимается разработкой различных стандартов в области взаимодействия распределенных систем (наиболее известные из них – CORBA и UML).
Работа OMG в области моделирования бизнес-процессов связана в основном с концепцией Model Driven Architecture (MDA) [Кузнецов-03].
MDA интегрирует различные подходы к моделированию и вводит набор отображений между моделями различных уровней абстракции (рис. 26). Любая организация, использующая MDA, может разрабатывать только те модели, которые требуются для ее собственных целей.
В настоящее время тремя главными инициативными проектами OMG являются создание метамоделей для описания бизнес-процессов (Business Process Definition Metamodel – BPDM) [BPDM-03], бизнес-правил (Business Semantics of Business Rules, and Production Rule Representation) и онтологии (Ontology Definition Metamodel). Назначение BPDM (рис. 27) – интеграция и обеспечение взаимодействия между моделями, использующимися различными организациями (такими, как диаграммы UML или BPMN). Предполагается, что BPDM будет реализована в виде профиля UML 2.0.
Аналогично, OMG работает над стандартизацией бизнес-правил и их совместимостью с BPDM. Все это вместе взятое должно в перспективе обеспечить новый уровень совместимости между моделями, используемыми для описания бизнес-процессов и ПО.
Библиография
[Буч-2000] Буч Г., Рамбо Дж., Джекобсон А. Язык UML. Руководство пользователя.: Пер. с англ. – М.: ДМК, 2000.
[Калашян-03] Калашян А.Н., Калянов Г.Н. Структурные модели бизнеса: DFD-технологии. – М.: Финансы и статистика, 2003.
[Каменнова-01] Каменнова М., Громов А., Ферапонтов М., Шматалюк А. Моделирование бизнеса. Методология ARIS. – М.: Весть-МетаТехнология, 2001.
[Коберн-02] Коберн А. Современные методы описания функциональных требований к системам.: Пер. с англ. – М.: ЛОРИ, 2002.
[Крачтен-02] Крачтен Ф. Введение в Rational Unified Process.: Пер. с англ. – М.: Вильямс, 2002.
[Кузнецов-03] Кузнецов М. MDA – новая концепция интеграции приложений. – «Открытые системы», No9, 2003.
[Марка-93] Марка Д.А., МакГоуэн К. Методология структурного анализа и проектирования. – М.: МетаТехнология, 1993.
[Ойхман-97] Ойхман Е.Г., Попов Э.В. Реинжиниринг бизнеса: реинжиниринг организации и информационные технологии. – М.: Финансы и статистика, 1997.
[РД-2000] Методология функционального моделирования IDEF0. Руководящий документ РД IDEF0 – 2000. – М.: Госстандарт России, 2000.
[Репин-04] Репин В.В., Елиферов В.Г. Процессный подход к управлению. Моделирование бизнес-процессов. – М.: РИА «Стандарты и качество», 2004.
[Черемных-01] Черемных С.В., Семенов И.О., Ручкин В.С. Структурный анализ систем: IDEF-технологии. – М.: Финансы и статистика, 2001.
[BPDM-03] Business Process Definition Metamodel. Request For Proposal. OMG Document: bei/2003-01. http://www.omg.org
[BPMN-03] Business Process Modeling Notation. Working Draft (1.0) August 25, 2003. http://www.bpmn.org
[Eriksson-2000] Eriksson, Hans-Erik and Penker, Magnus. Business Modeling with UML: Business Patterns at work. Wiley Computer Publishing, 2000.
[UEML-02] Report on the State of the Art in Enterprise Modeling. Project UEML: Unified Enterprise Modeling Language. September 27th 2002. http://www.ueml.org