Гарантийное письмо с угловым расположением реквизитов

Какие гарантийные письма бывают. Особенности их оформления: специфика текста, кто должен подписывать (и должна ли быть подпись главбуха), нужна ли печать, какие данные об организации-авторе необходимо отразить.

Вопрос в тему

Существуют ли требования относительно оформления гарантийных писем?

Назначение

Оговоримся сразу – что такое «гарантийное письмо», вы не найдете ни в одном законе. Вместе с тем этот тип документов очень глубоко вошел в деловой оборот и стал частью предпринимательской культуры. Что же это такое? Как правило, суть этого документа определяют через его название. Оно содержит некие гарантии, то есть подтверждение обязанности осуществить определенные действия. Такие действия всегда связаны с принятием или выполнением неких гражданско-правовых обязательств.

Вместе с тем с точки зрения действующего законодательства «гарантийные письма» не равны «гарантиям». В соответствии со ст. 368 ГК РФ одно лицо может выдать другому независимую гарантию выплатить определенную денежную сумму при выполнении условий, поименованных в гарантии. Обычно такие гарантии выдают банки в качестве обеспечения выполнения условий договора, заключенного между сторонами. Как мы видим, независимая гарантия выдается в отношении третьего лица и исполняется лицом, не участвующим в основном обязательстве (договоре).

В отличие от гарантий, гарантийные письма пишутся организацией в отношении собственных действий и опосредуют обязательства между автором такого письма и его адресатом. Причем гарантировать совершение некоего действия в этом случае может только должник – то лицо, которое и должно осуществить исполнение (оплатить, передать товар, выполнить работы и т.п.). Такие уверения со стороны должника могут даваться как при наличии договора, так и в его отсутствие. Причем они могут быть выданы как до заключения договора (просьба отгрузить товар с обещанием его оплатить), так и после заключения (обещание оплатить позднее срока, определенного в договоре).

Правовой статус документа будет сильно отличаться в зависимости от фактических обстоятельств и порождать разные правовые последствия.

Если договор еще не подписан, то гарантийное письмо может выступать как оферта¹ или предложение делать оферту. То есть оно будет рассматриваться как часть письменного договора, заключенного в т.ч. путем обмена документами.

Пример 1

Компания А направляет компании Б письмо, в котором просит отгрузить 100 единиц продукции по цене 100 рублей за штуку и гарантирует оплату в течении 3 рабочих дней после получения уведомления об отгрузке. Компания Б письмом сообщает дату отгрузки.

Два этих документа в совокупности составят договор, заключенный в письменной форме путем обмена документами. При этом и письмо организации А, и письмо организации Б могут рассматриваться как гарантийные письма, поскольку в каждом из них содержится подтверждение взятых на себя обязательств:

для компании А – обязательства оплатить отгрузку определенного объема товаров по определенной цене;
а для компании Б – обязательство осуществить такую отгрузку.

Отметим, что для возникновения правовых последствий наличие ответного письма не обязательно. Компания Б может осуществить отгрузку «по письму компании А». Факт отгрузки (конклюдентное действие) и будет акцептом, его оформляют отгрузочные документы (которые можно назвать «второй письменной частью договора»). Но в любом случае обязанность оплатить отгруженный товар у компании А возникнет.

Если между сторонами уже есть договор, то гарантийное письмо может выступать как предложение о его изменении или даже как дополнительное соглашение, изменяющее его условия (дополнительные соглашения тоже могут быть заключены путем обмена документами).

Пример 2

Компания А заключила с компанией Б договор на поставку 100 единиц запасных частей. Однако потом выясняется, что нужен дополнительный объем. Соответственно, компания А пишет гарантийное письмо с просьбой о дополнительной отгрузке еще 100 единиц, обещая оплатить их по той же цене и в тот же срок. Компания Б отгружает сразу 200 единиц.

В этой ситуации гарантийное письмо выступает как документ, содержащий новые условия договора, по сути это оферта (предложение) заключить дополнительное соглашение, которая в случае ее акцепта (принятия) становится сделкой.

Еще одним распространенным типом гарантийных писем является просьба об отсрочке исполнения. Обычно это относится к денежным обязательствам и просрочкам в платеже. Такие письма просто информируют контрагента о порядке исполнения должником своих обязательств.

Пример 3

Ключевой фрагмент текста письма может быть сформулирован так: «В связи со сбоями в логистических цепочках доставка товара будет осуществлена позднее срока, установленного в заключенном нами договоре от 28.09.2022 № 123. Мы делаем все возможное, чтобы просрочка была минимальной, но в любом случае гарантируем доставку товара не позднее 31.11.2022».

Таким образом, базовое отличие гарантийных писем от иных – это правовые последствия. Гарантийные письма могут закреплять или изменять гражданско-правовые обязательства, выступать частью комплекса действий, направленных на такие изменения.

Юридическое значение гарантийного письма прежде всего состоит в официальном признании его автором наличия определенного обязательства (погасить задолженность, отгрузить товар и пр.). Поэтому в случае спора ранее полученное от другой стороны гарантийное письмо часто представляют в суд в качестве письменного доказательства конкретной задолженности, обязанности совершить определенные действия и т.п. Об этом необходимо помнить, принимая решение о выдаче гарантийного письма и о его содержании, чтобы ненароком не подтвердить несуществующее обязательство.

Как оформить

На гарантийное письмо распространяются все те же базовые требования по оформлению, которые предъявляются к обычным служебным письмам. Какие же дополнительные требования возникают при оформлении такого специфического документа?

Самое основное – это требование к подписанту. Поскольку документ выступает частью сделки, то и полномочия на его подписание есть только у лиц, полномочных на заключение договоров. Гарантийные письма должны подписываться генеральным директором (или иным лицом на основании доверенности). Неуполномоченные лица ничего гарантировать от имени организации не могут, а значит, несмотря на название, подписанные такими лицами письма гарантийными не станут. В этом отношении гарантийные письма ничем не отличаются от договоров, заключаемых организацией.

Так же как они не отличаются и в части требований к подписанию со стороны главного бухгалтера и проставлению печати на документе. Вообще, подпись главного бухгалтера на таких письмах – это откровенные отголоски советской системы учета, впоследствии частично имплементированные в российскую практику. В СССР и ранней России, по сути, действовала система «двух ключей»² в отношении финансовых обязательств, бухгалтерского и налогового учета. Наиболее полное отражение эта практика нашла в «Положении по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации»³. В абз. 3 п. 14 этого документа написано: «Без подписи главного бухгалтера или уполномоченного им на то лица денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению… Под финансовыми и кредитными обязательствами понимаются документы, оформляющие финансовые вложения организации, договоры займа, кредитные договоры и договоры, заключенные по товарному и коммерческому кредиту». Однако данный документ может применяться к текущим отношениям только в части, не противоречащей более позднему законодательству⁴.

Текущая же редакция Закона о бухгалтерском учете⁵ для действительности всех типов денежных и расчетных документов, относящихся к бухгалтерскому учету, требует наличия подписи «лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за ее оформление, либо лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события»⁶. При этом ни о какой действительности самих обязательств речь не идет. Что называется, «почувствуйте разницу». Поскольку само гарантийное письмо по общему правилу не является первичным документом бухгалтерского⁷ и налогового учета, а лицом, оформляющим сделку от имени организации, выступает генеральный директор (или иной человек, уполномоченный выданной им доверенностью либо так же действующий на основании учредительных документов), то необходимости подписи главбуха в гарантийном письме нет (по крайней мере, по общим правилам действующего законодательства).

Теоретически организация может на своем уровне регламентировать необходимость второй подписи главбуха на документах о заключении крупных сделок. Но практически для этого обычно используют другой механизм – одобрение таких сделок органами управления организации (общим собранием, советом директоров, единственным участником – как видите, это опять же не главбух).

Печать – во многом еще один рудимент родом из СССР: если на подписи стоит печать, значит, документ «прямо самый настоящий». Тот факт, что с «диким капитализмом» пришла возможность делать печати по оттиску практически на каждом углу, в расчеты изначально как-то не принимался. Но потом советскую привычку к этим синим «штампикам» стали выдавливать из делового оборота. Законодатель и судебная практика долго и старательно внушали предпринимателям мысль о первичности подписи над печатью.

В части же проставления печати на гарантийных письмах мы можем смело ориентироваться на заверение оттиском печати подписей на их «старших братьях» – договорах. Как нам указывает абз. 4 п. 1 ст. 160 ГК РФ, печать не является обязательным атрибутом договора. При этом стороны вправе установить дополнительные требования к документам, в т.ч. определить, что проставление печати является обязательным в их отношениях. Сделать это можно:

в отдельном рамочном соглашении (и тогда печать станет обязательной для любой переписки между партнерами) либо
в конкретном заключенном сторонами договоре (и тогда печать станет обязательной при обмене документами, касающимися именно этой сделки).

Итак, мы объяснили, почему с юридической точки зрения подпись главбуха и оттиск печати обычно не являются необходимыми атрибутами гарантийного письма (Пример 4). Но есть еще человеческая психология – для пущей убедительности данные атрибуты можно и добавить (как в Примере 5). Смотрите по ситуации.

Важное требование к оформлению – гарантийное письмо должно содержать все необходимые реквизиты для полноценной идентификации его автора. То есть на бланке должно быть достаточно информации, позволяющей однозначно определить организацию.

Наименование с организационно-правовой формой указывать необходимо, но уникальными они не являются. Например, ООО «Прогрес» в Едином государственном реестре юридических лиц (ЕГРЮЛ) в сентябре 2022 года нашлось аж 63 штуки по всей России (см. Рисунок 1), из них больше десятка – в Москве.

Рисунок 1. Поиск организаций в ЕГРЮЛ на сайте ФНС России по наименованию и организационно-правовой форме

К активно используемым уникальным идентификаторам относятся:

ИНН (индивидуальный номер налогоплательщика),
ОГРН (основной государственный регистрационный номер).

Адрес организации тоже сложно считать надежным идентификатором, особенно если он оформлен без соблюдения текущих требований налоговых органов (указывать адрес вплоть до помещения, в котором расположен офис) по ранее действовавшим требованиям (вплоть до дома).

Отметим, что ГОСТ Р 7.0.97-2016 дает исчерпывающие и достаточные требования к оформлению бланков писем организации, в т.ч. относительно реквизита 08 «справочные данные об организации». Если ваши гарантийные письма будут оформлены в соответствии с требованиями данного стандарта, вы не ошибетесь.

Фрагмент документа

ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов»

5.8. Справочные данные об организации указываются в бланках писем и включают: почтовый адрес организации (дополнительно может указываться адрес места нахождения юридического лица, если он не совпадает с почтовым адресом); номер телефона, факса, адрес электронной почты, сетевой адрес.

В состав справочных данных, за исключением бланков документов органов государственной власти, органов местного самоуправления, включаются: код организации по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО), основной государственный регистрационный номер организации (ОГРН) и идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на налоговый учет (ИНН/КПП).

Еще одним аспектом идентификации отправителя является обратный адрес, с которого осуществляется направление корреспонденции.

Это не важно для обычного (бумажного) почтового отправления, поскольку адресат получит оригинал документа с «живой подписью», а значит, и идентификация будет возможна вплоть до графологической экспертизы. Точно так же вопрос обратного адреса не встает при наличии квалифицированной электронной подписи отправителя, в этом случае достоверность документа «подтверждает» удостоверяющий центр.

А вот если осуществляется обмен обычными электронными письмами и «гарантийка» прикрепляется к электронному письму в виде графического образа (скан) или содержится в самом тексте письма, здесь уже необходима «привязка» электронного адреса к официальному адресу организации-автора или ее полномочного представителя. Обычно этот вопрос решается путем указания официальных электронных адресов партнеров в тексте договора. В случае отсутствия такого в договоре можно использовать адрес электронной почты, указанный для переписки на официальном сайте организации. Тут важно, чтобы автор направил гарантийное письмо со своего официального адреса на официальный адрес получателя (если в дальнейшем возникнут споры и разбирательства в суде, это может пригодиться).

Текст письма должен быть максимально корректен в своих формулировках. Обычно это делается с помощью опорных смысловых терминов (слов-«меток») – «оплату произведем», «гарантируем отгрузку до 11 ноября 2022 г.» и т.п. Нужно четко понимать, что гарантийным письмо делает не бланк, на котором оно исполнено, и не заголовок письма. Гарантийным письмо становится тогда, когда в его тексте содержится конкретное обязательство исполнить определенные действия. Поэтому такие письма предпочитают четкие, максимально информативные формулировки. Идеальным будет использование в письме слова «гарантируем» с последующим перечислением конкретных действий и работ с указанием срока: «гарантируем оплатить до…», «гарантируем окончание работ не позднее…» и т.п. (см. Пример 4).

Использования оборотов «мы хотели бы…» или «мы стремимся…» стоит избегать, поскольку они допускают условные толкования и содержат не гарантии, а более абстрактные намерения. Но, например, вежливая связка с конкретными числами и датами: «Мы хотели бы заказать у вас 3 штуки… Просим отгрузить нам не позднее 20 октября 2022 г., оплату проведем в течение 3 дней с даты получения документов, подтверждающих отгрузку товара, по цене… рублей за штуку, включая НДС», – на самом деле содержит указание на готовность заключить договор поставки конкретного товара по определенной цене при зафиксированном сроке поставки. Это чистой воды оферта (предложение заключить сделку), за которой может последовать ее одобрение адресатом письма (акцепт), а может и не последовать.

На самом деле вариантов формулирования текста очень много. В Примере 4 мы показали классическое гарантийное письмо, автор которого однозначно обязуется осуществить определенные действия.

Фрагмент документа

Пункт 5.18 ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов»

5.18. …В деловых (служебных) письмах используются формы изложения:

от первого лица множественного числа («просим направить…», «представляем на рассмотрение…»);
от третьего лица единственного числа («министерство не возражает…», «общество считает возможным…»);
от первого лица единственного числа («считаю необходимым…», «предлагаю рассмотреть…»), если письмо оформлено на должностном бланке…

Общие правила оформления служебных писем рекомендуют формулировать заголовок в виде ответа на вопрос «о чем?» (как в Примере 4). Но на практике еще распространен вариант, когда разновидность документа «Гарантийное письмо» указывается посередине листа над текстом, чтобы это сразу было видно (как в Примере 5).

Пример 4. Гарантийное письмо (с необходимой подписью уполномоченного лица)

Пример 5. Гарантийное письмо (с добавлением к необходимой подписи уполномоченного лица (руководителя организации) факультативных реквизитов: подписи главбуха и печати, а также явного указания разновидности письма в виде заголовка к тексту)

Источник

Убедить контрагента, что платежи после поставки товара, выполнения работ либо оказания услуг будут перечислены вовремя, поможет гарантийное письмо об оплате.

Оно представляет собой важный элемент деловой переписки между предприятиями и дает гарантию оплаты задолженности после предварительного выполнения обязательств одной из сторон по сделке. Эта бумага является основанием для внесения в соглашение отсрочки или рассрочки платежей, а также реструктуризации долга.

Образец гарантийного письма об оплате позволяет зафиксировать сроки и порядок расчета по поставке товара, аренде помещения или иному предмету сделки. Другими словами, этот документ представляет способ обеспечения исполнения финансовых обязательств стороной по договору. Он может являться ответом на претензию. Чтобы правильно составить письмо, стоит придерживаться соответствующих образцов оформления и бланков.

Гарантийное письмо подтверждает вашу готовность исполнить взятые обязательства по договору.

В зависимости от условий договора и принятых обязательств, содержание письма может существенно отличаться. Например, образец гарантийного письма на оплату аренды помещения содержит совершенно разные пункты по сравнению с аналогичным документом для налоговой инспекции.

Разберем, как правильно написать гарантийное письмо об оплате задолженности и рассмотрим образец этого документа по отдельным пунктам.

Как правильно написать гарантийное письмо?

Прежде чем заполнить образец гарантийного письма об оплате задолженности, ознакомьтесь с требованиями. В крупных компаниях есть специальные инструкции по делопроизводству, где содержатся правила оформления деловой переписки.

Нужно придерживаться официально-делового стиля. Эта документация оформляется на листе формата А4 или на специально разработанном бланке предприятия с его наименованием, всеми необходимыми реквизитами и логотипом. При написании следует опираться на правила делопроизводства. Такой документ отличается однозначностью формулировок, прозрачностью и ясностью намерений «гаранта».

Составьте письмо-гарантию об оплате задолженности на фирменном бланке организации либо проставьте угловой штамп с уже имеющимися реквизитами фирмы (наименование, форма собственности, фактический адрес и т.д.).

Чтобы правильно составить гарантийное письмо, нужно придерживаться правил делопроизводства.

Зарегистрируйте этот бланк как исходящую документацию. В правом верхнем углу требуется указать реквизиты получателя (полное название компании, Ф.И.О. и должность руководителя). Если вы не в курсе, кто конкретно занимается финансами в фирме, адресуйте обращение компании в целом.

Образец гарантийного письма об оплате товара содержит просьбу о поставке либо выполнении услуг и гарантирует своевременную выплату. Текст документа начинается словами: «Просим выполнить», последний пункт — «Оплату гарантируем». Для письма, которое содержит только гарантию оплаты задолженности, начало будет следующее — «Гарантируем оплату». При этом нужно указать точный срок исполнения финансового обязательства.

Перечислите продукцию либо услуги, которые стали предметом для оформления двухстороннего соглашения. Укажите размер суммы сделки не только цифрами, но и прописью, а также срок оплаты, размер штрафных санкций и пени, которые накладываются на плательщика в ситуации ненадлежащего исполнения обязательств. В конце документа обязательно укажите полное название, юридические адреса каждой из сторон и реквизиты банка для перечислений.

Передайте бланк на подпись руководству. В определенных ситуациях письмо имеет право подписывать и главбух. Заверьте их подписи печатью.

Обратите внимание!

Гарантийное письмо оплаты имеет юридическую силу при грамотном оформлении и соблюдении правил делопроизводства. В обязательном порядке указываются полные реквизиты сторон-партнеров, формулировки «оплату гарантируем», присутствует подпись руководителя и печать организации.

Заполнив образец гарантийного письма об оплате по договору, необходимо соблюсти правила вручения документа контрагенту. При возникновении споров о порядке и сроках расчета по контракту, доказательства вручения будут исследоваться судом.

Как вручить гарантийное письмо?

Направить адресату соответствующую корреспонденцию можно несколькими способами:

лично. В таком случае адресат обязан расписаться в получении документации;
через почтовую связь — заказным письмом с уведомлением о вручении;
факсом;
по электронной почте.

Наиболее предпочтительные варианты — первый либо второй, так как у отправителя остаются на руках подтверждающие документы. Остальные возможны по соглашению сторон (к примеру, если в договоре между сторонами указаны адреса e-mail).

Образец гарантийного письма об оплате

Образец правильного гарантийного письма об оплате задолженности должен содержать четкие формулировки, позволяющие определить срок и порядок исполнения обязательств, а также условия привлечения к ответственности. Поэтому содержание отдельных пунктов может существенно отличаться, в зависимости от предмета сделки, Содержание документа должно быть четким и понятным, язык — деловым, без сленговых и жаргонных выражений. Прописывая условия, важно осознавать свои реальные возможности.

Обратите внимание!

При невыполнении обязательств вам придется заплатить пени и штрафы.

Образец гарантийного письма об оплате

garantiinoe-pismo.docx ≈ 12 КБ

Мы не рекомендуем вам составлять документ самостоятельно. Обратитесь к юристу! Скачать образец гарантийного письма об оплате по договору можно на нашем сайте.

Скачать образец

Заполняя образец гарантийного письма на оплату счета, нужно указать следующие пункты:

наименование организации, ФИО лица-отправителя;
реквизиты отправителя (ИНН, КПП);
юридический и фактический адрес отправителя;
наименование организации, ФИО лица, которому адресовано письмо — получателя;
вид обстоятельств;
суть предоставляемых адресату гарантий;
сроки исполнения.

В конце ставится гербовая печать компании-отправителя, подпись и дата составления документа.

Гарантийное письмо можно составить при взятии кредита, регистрации компании в налоговой, по договорам поставки, выполнения работ или оказания услуг.

Задолженности

Оформляя этот документ, вы гарантируете исполнение в будущем взятых на себя обязательств по оплате долга. К перечисленным выше пунктам необходимо добавить сумму задолженности (указывается прописью и цифрами), график ее погашения, номер и дату договора, по которому возник долг.

Чтобы перенести сроки исполнения обязательств или согласовать реструктуризацию долга, можно использовать образец гарантийного письма об отсрочке оплаты. В таком документе нужно указать точный срок, на который должник просит перенести выплаты, а также условия ответственности за его нарушение.

В налоговую

Этот документ необходим при регистрации юридических лиц. Налоговые инспекторы часто требуют от заявителей предоставления гарантийного письма от будущего арендодателя. Таким образом ФНС проверяет адрес создаваемой организации.

В письме важно указать на намерение собственника заключить с регистрируемой организацией договор аренды нежилого помещения, расположенного по конкретному адресу. Также стоит прописать реквизиты правоустанавливающих документов на помещение.

На оплату арендуемого помещения

Чтобы собственник арендуемого объекта не сомневался в своевременном расчете по платежам, необходимо заполнить и представить образец гарантийного письма об оплате аренды. В этом документе указывается ссылка на заключенный договор либо потенциальный арендатор будет гарантировать своевременность оплаты при заключении соглашения.

Образец гарантийного письма об оплате помещения понадобится и при возникновении задолженности по ежемесячным платежам. Важно тщательно прописать гарантии, предоставляемые собственнику объекта, так как за несвоевременную оплату аренды договор может быть расторгнут в одностороннем порядке.

На выполнение работ

Этот документ предоставляет заказчику исполнитель перед заключением договора. В нем указываются конкретные виды работ или услуг, которые в определенный срок обязуется выполнить подрядчик. На практике для подтверждения добросовестности исполнителя представляется и банковская гарантия.

Приобретенного товара

Образец гарантийного письма на оплату счета необходим, если срок получения продукции не совпадает с моментом перечисления средств. В таком письме важно указать сумму оплаты и наименование товара, реквизиты продавца. В некоторых ситуациях можно прописать ответственность за нарушение обязательства.

Юридическое значение гарантийного письма

Оно имеет ряд важных функций:

является признанием задолженности (а это связано с доказыванием и течением срока исковой давности);
удостоверяет определенный размер долга одной стороны перед другой, а также прочие обстоятельства;
подтверждает факт оформления соглашения между контрагентами (в качестве доказательства).

Обратите внимание!

Гарантийное письмо считается одним из вариантов обеспечения обязательств и используется не только в деловых отношениях юрлиц, но и при взаимодействии физлиц и ИП. В дополнение к письму можно представить банковскую гарантию на всю сумму долга.

Нередко гарантийными письмами обязуются выполнить любые действия, которые не противоречат действующим законам: например, оформление контракта в определенные сроки, подтверждение каких-то сведений, исполнение взятых обязательств, а также работ, поставки товара либо предоставления услуг.

Грамотно написанное гарантийное письмо создает хорошую репутацию вашей организации и является залогом долгосрочного сотрудничества с деловым партнером.

Если у вас возникли трудности с составлением этого документа, рекомендуем обратиться к нашим юристам за консультацией. Связаться со специалистом можно по телефону или написать нам прямо на сайте.

Источник

Работа любой современной организации невозможна без входящей и исходящей документации. Служебное письмо — один из видов документации, которая имеет свой стиль оформления. Так как служебная корреспонденция является еще и коммуникативным средством управленческой деятельности, очень важно понимать, как она правильно составляется и оформляется, какие реквизиты включаются в бланк письма.

Шапка

К оформлению исходящей корреспонденции предъявляются особые требования. Это обусловлено тем, что она носит информационно-справочный характер. При оформлении служебного письма стоит учитывать требования ГОСТ Р 7.0.97-2016. Это позволит соблюсти четкую структуру документа и сохранить требуемый стиль делового общения, а также правильно расположить реквизиты делового письма.

Важно отметить, что ГОСТ Р 7.0.97-2016 является рекомендательным и организации могут сами разрабатывать фирменные бланки для деловой переписки. Обязательным соблюдение указанного ГОСТа является только для федеральных органов исполнительной власти.

Шапка документа может располагаться как продольно, так и иметь угловое расположение (здесь обычно располагают реквизиты бланка письма, телефоны и адреса организаций). Образец письма с угловым расположением реквизитов является наиболее распространенным вариантом в современном делопроизводстве.

Образец бланка письма с угловым расположением реквизитов

скачать

В верхней части документа указываются:

дата;
номер;
ссылка на регистрационный номер и дату документа (если корреспонденция является ответом);
заголовок к тексту, изложенный одной фразой.

Шапка служебного письма расположена под регистрационным номером. В ней содержится обращение к адресату. Ф.И.О. и должность адресата должны быть расположены в правом верхнем углу документа. По центру пишется обращение к получателю.

От кого и кому

Реквизиты компании отправителя чаще всего указываются на фирменном бланке компании. Также необходимо правильно указать получателя корреспонденции, другими словами, реквизиты адресата:

наименование компании;
наименование структурного подразделения, куда направлена исходящая корреспонденция;
должность получателя;
фамилия и инициалы получателя;
почтовый адрес организации.

Образец письма на бланке компании

скачать

Важно отметить, что если письмо с одинаковым содержанием необходимо отправить нескольким получателям, то в первую очередь необходимо указывать адрес основного получателя и только потом остальных.

Например:

ООО «Елки-Палки»

Юридический отдел

Москва, улица Зеленая, д. 5

123456

КОПИЯ

Генеральному директору

ООО «Зеленые ветки»

Симакову В.А.

Санкт-Петербург,

Улица Фрунзе, д. 3

198734

Дата и номер

После того как исходящий документ было подписан, на него проставляется дата. Дата может иметь формат 17.05.2019 или 17 мая 2020 г. В случае, когда дата указывается в документе несколько раз, рекомендуется выдерживать единый стиль написания.

Присвоение регистрационного номера происходит в соответствии с той системой регистрации исходящей документации, какая принята в организации, и только после подписания документа. Номер регистрации состоит из порядкового номера документа, который может быть дополнен индексом дела или буквами.

Важно отметить, что регистрация исходящего документа облегчает обработку почтовой корреспонденции как вам, так и вашему получателю.

При ответе на полученную служебную корреспонденцию необходимо оформление реквизита «ссылка на регистрационный номер и дату запроса». В этом случае в ответном письме указывают дату и номер полученного. Это обеспечит более быструю обработку корреспонденции в компании-получателе.

Кто подписывает

Служебную корреспонденцию в основном подписывают руководители, а в случае отсутствия его на рабочем месте — его заместители или другие должностные лица, которые исполняют обязанности руководителя в период его отсутствия.

Важно отметить, что современная деловая корреспонденция отправляется не только при помощи почты, но и с использованием телеграфа, факсов и электронной почты.

Надо ли указывать исполнителя

Несмотря на то, что каждое деловое послание подписывает руководитель компании или уполномоченные им должностные лица, саму переписку ведет обычный рядовой сотрудник, т. е. исполнитель. Именно его имя и контактные данные указываем в этой части.

Информация об исполнителе располагается всегда в самом низу, в последних строках. Пишется полностью имя, отчество и фамилия работника, с новой строки его контактный телефон, и еще ниже — адрес электронной почты. Шрифт оставляем тот же.

Ставится ли печать

Печати на письма обычно не ставят, но если исходящая корреспонденция носит официальный характер, оформлена на бланке организации и имеет своей целью вступить с кем-то или другой организацией в юридические (правовые) отношения и нести ответственность за все позиции, излагаемые письмом, руководство может пожелать добавить дополнительный реквизит в виде печати.

Источник

Продолжаем комментировать новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 по оформлению документов. Рассмотрим раздел 6 «Бланки документов».

Наш словарь

Бланк документа – лист бумаги или электронный шаблон с реквизитами, идентифицирующими автора официального документа[1];

Электронный шаблон бланка – это бланк документа, представленный в электронном виде. Как правило, электронные шаблоны бланков используются организациями вместо бланка на бумажном носителе, изготовленном типографским способом.

Новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (далее – ГОСТ Р 7.0.97-2016) является преемником ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (далее – ГОСТ Р 6.30-2003), а не абсолютно новым стандартом. Поэтому при его разработке было важно сохранить последовательность положений, чтобы пользователям стандарта было удобно работать с его новой редакцией.

В разделе «Бланки документов» последовательность изложения материала также осталась прежней. Однако в некоторые положения раздела были внесены дополнения или уточнения, которые более детально поясняют правила оформления документов. Мы же рассмотрим и прокомментируем все положения раздела «Бланки документов» (извлечения из ГОСТ Р 7.09-2016 даны в рамках).

ФОРМАТ БЛАНКОВ И РАЗМЕРЫ ПОЛЕЙ

6.1 Для изготовления бланков документов используется бумага форматов А4 (210 x 297 мм), А5 (148 x 210 мм); для изготовления бланков указаний по исполнению документов (резолюций) используется бумага форматов А5 (148 x 210 мм), А6 (105 х 148 мм).

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:

20 мм — левое;

10 мм — правое;

20 мм — верхнее;

20 мм — нижнее.

Документы длительных (свыше 10 лет) сроков хранения должны иметь левое поле не менее 30 мм.

Бланки формата А5 используются весьма ограничено, главным образом, для оформления справок, доверенностей, служебных записок. Для большей части организационно-распорядительной документации (приказы, распоряжения, положения, инструкции, протоколы, деловые письма и др.) используется бумага формата А4.

Для бланков резолюций стандартом установлены бланки формата А5 и А6 (Пример 1).

Положение о размерах служебных полей документа дополнено требованием, по которому в документах со сроком хранения свыше 10 лет[2] (распорядительные документы, локальные нормативные акты, по личному составу и др.) левое поле должно быть не менее 30 мм. Это позволит аккуратно сшить документы в дела, не захватывая часть текста.

БЛАНКИ В ЭЛЕКТРОННОМ ВИДЕ И НА БУМАЖНОМ НОСИТЕЛЕ

6.2 Организации используют бланки документов, изготовленные на бумажном носителе (бланки документов федеральных органов государственной власти с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации изготавливаются полиграфическими предприятиями, имеющими сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для качественного изготовления указанного вида продукции) и/или электронные шаблоны бланков. Бланки на бумажном носителе и электронные шаблоны бланков должны быть идентичны по составу реквизитов, порядку их расположения, гарнитурам шрифта.

Бланки документов на бумажном носителе и электронные шаблоны бланков изготавливаются на основании макетов бланков, утверждаемых руководителем организации.

Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов.

Электронные шаблоны бланков документов должны быть защищены от несанкционированных изменений.

В контексте стандарта бланки документов, изготовленные на бумажном носителе, и электронные шаблоны бланков равнозначны.

Организация, как правило, использует как бланки на бумажном носителе, так и электронные шаблоны бланков (например, для внутренних документов).

Важно!

Бланки одного вида документа (например, письма) в бумажном и электронном виде должны быть идентичны по составу реквизитов и оформлению. Иначе говоря, бланк документа одного вида на бумажном носителе и его электронный шаблон не должны различаться.

Еще одно важное требование – электронные шаблоны бланков должны быть неизменяемы, то есть защищены от несанкционированных изменений.[3]

Стандарт подчеркивает, что воспроизводить изображение Государственного герба Российской Федерации можно только на бумажном носителе. Требования к изготовлению таких бланков установлены постановлением Правительства РФ от 27.12.1995 № 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации» (далее – Постановление № 1268).

БЛАНКИ УГЛОВЫЕ И ПРОДОЛЬНЫЕ

6.3 Бланки документов оформляются в соответствии с Приложением Б. Ориентировочные границы зон расположения реквизитов обозначены пунктиром. Каждая зона определяется совокупностью входящих в нее реквизитов.

6.4 В зависимости от расположения реквизитов устанавливается два варианта бланков – угловой (рисунок Б.1) и продольный (рисунок Б.2).

Приложение Б стандарта – это схемы расположения реквизитов документа на бланках с угловым расположением реквизитов (схема Б1) (Пример 2) и на бланках с продольным расположением реквизитов (схема Б2) (Пример 3). При этом зоны расположения реквизитов, обозначенные пунктиром, являются ориентировочными.

ЦЕНТРОВАННОЕ И ФЛАГОВОЕ РАСПОЛОЖЕНИЕ РЕКВИЗИТОВ

6.5 Реквизиты 01, 02, 03 располагаются на верхнем поле документа над реквизитом 05 по середине зоны, занятой этим реквизитом.

Реквизит 03 может располагаться слева на уровне реквизита 05.

Реквизиты 05, 06, 07, 08, 09, 13, ограничительные отметки для реквизитов 10, 11, 12 в пределах границ зон расположения реквизитов размещаются одним из способов:

— центрованным (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов);

— флаговым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).

Эти положения стандарта повторяют старый ГОСТ Р 6.30-2003 и предлагают два способа оформления реквизитов в пределах зон их расположения:

• центрованный (по центру зоны расположения реквизитов);

• флаговой (по левой границе зоны).

Стандарт указывает также на то, что реквизиты 01 «Государственный герб Российской Федерации (герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования)», 02 «Эмблема» и 03 «Товарный знак (знак обслуживания)» располагаются в верхнем поле документа по середине зоны, занятой реквизитом 05 «Наименование организации – автора документа» (Пример 4). Однако реквизит 03 может также размещаться и на одном уровне с реквизитом «Наименование организации – автора документа» (Пример 5).

ВИДЫ БЛАНКОВ

6.6 Устанавливаются следующие виды бланков документов организации:

— общий бланк;

— бланк письма;

— бланк конкретного вида документа.

Нормативными правовыми актами организации устанавливаются виды применяемых бланков и их разновидности (бланк письма структурного подразделениях, бланк письма должностного лица, бланк приказа, бланк распоряжения, бланк протокола и др.).

Образцы бланков документов приведены в Приложении Б.

Состав видов бланков не изменился. Однако появилось положение о том, что перечень видов бланков, применяемых в организации, должен быть закреплен в локальном нормативном акте (ЛНА) организации. Это может быть инструкция по делопроизводству организации или приказ руководителя, которым одновременно утверждаются виды применяемых бланков и их образцы (макеты).

СОСТАВ И РАСПОЛОЖЕНИЕ РЕКВИЗИТОВ БЛАНКОВ

6.7 Общий бланк используется для изготовления любых видов документов, кроме делового (служебного) письма.

Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации и локальных нормативных актов включает реквизиты 01 (02 или 03), 05, 06, 07, 13 и ограничительные отметки для реквизитов 10, 11, 16, 17.

Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации и локальных нормативных актов включает реквизиты 01 (02 или 03), 05, 08, ограничительные отметки для реквизитов 10, 11, 12, 15, 17. Бланк письма структурного подразделения дополнительно включает реквизит 06, бланк письма должностного лица – реквизит 07.

Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации и локальных нормативных правовых актов включает реквизиты 01 (02 или 03), 05, 09, 13 и, при необходимости, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 10, 11, 16, 17. Бланк конкретного вида документа структурного подразделения дополнительно включает реквизит 06, бланк должностного лица – реквизит 07.

Общий бланк может содержать (Пример 6):

• реквизиты:

01 – «Герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования)»;

02 – «Эмблема»;

03 – «Товарный знак (знак обслуживания)»;

05 – «Наименование организации – автора документа»;

06 – «Наименование структурного подразделения – автора документа»;

07 – «Наименование должности лица – автора документа»;

13 – «Место составления (издания) документа»;

• реквизиты, для которых на бланках проставляются ограничительные отметки для границ зон:

10 – «Дата документа»;

11 – «Регистрационный номер документа»;

16 – «Гриф утверждения документа»;

17 – «Заголовок к тексту».

Бланк письма может включать (Пример 7):

• реквизиты:

02 – «Эмблема»;

03 – «Товарный знак (знак обслуживания)»;

05 – «Наименование организации – автора документа»;

06 – «Наименование структурного подразделения – автора документа»;

07 – «Наименование должности лица – автора документа»;

08 – «Справочные данные об организации»;

• реквизиты, для которых на бланках проставляются ограничительные отметки для границ зон:

10 – «Дата документа»;

11 – «Регистрационный номер документа»;

12 – «Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа»;

15 – «Адресат»;

17 – «Заголовок к тексту».

Бланк конкретного вида документа включает (Пример 8):

• реквизиты:

02 – «Эмблема»;

03 – «Товарный знак (знак обслуживания)»;

05 – «Наименование организации – автора документа»;

06 – «Наименование структурного подразделения – автора документа»;

07 – «Наименование должности лица – автора документа»;

09 – «Наименование вида документа»;

13 – «Место составления (издания) документа»;

• реквизиты, для которых на бланках проставляются ограничительные отметки для границ зон:

10 – «Дата документа»;

11 – «Регистрационный номер документа»;

16 – «Гриф утверждения документа»;

17 – «Заголовок к тексту».

Бланк письма должностного лица должен содержать реквизит 07 «Наименование должности лица – автора документа». Этот реквизит также используется в бланках распорядительных документов (распоряжений, приказов), издаваемых руководителями субъектов Российской Федерации и главами муниципальных образований (например, бланки распоряжений губернаторов, распоряжений глав городов, районов и др. муниципальных образований). Его применяют и в бланках распорядительных документов (распоряжений), издаваемых руководителями самостоятельных структурных подразделений организаций, если руководитель структурного подразделения наделен таким правом (Пример 9).

Бланк конкретного вида документа структурного подразделения должен содержать реквизит 06 «Наименование структурного подразделения – автора документа» (Пример 10).

ВАЖНО!

В стандарте приведен максимально возможный перечень реквизитов для каждого вида бланков документов. Чтобы определить состав реквизитов при разработке бланков документов, на практике следует, руководствоваться учредительными документами и ЛНА.

БЛАНКИ НА РАЗНЫХ ЯЗЫКАХ

6.8. В органах власти и организациях субъектов Российской Федерации, использующих наряду с русским языком как государственным языком Российской Федерации государственный язык (государственные языки) республик в составе Российской Федерации, используются бланки документов на русском языке и государственном языке (языках) республик в составе Российской Федерации: угловые (реквизиты бланка располагаются на одном уровне: на русском языке – слева, на государственном языке (языках) республик в составе Российской Федерации – справа) или продольные (все реквизиты бланка на русском языке – сверху, ниже – все реквизиты бланка на государственном языке (языках) республик в составе Российской Федерации).

Для переписки с иностранными корреспондентами, используют бланки на двух языках – русском и английском (приложение В.8) или ином иностранном языке.

Стандарт устанавливает правила оформления бланков на двух или более языках для организаций, которые в соответствии с Законом РФ от 25.10.1991 № 1807-1 «О языках народов Российской Федерации» (в ред. от 12.03.2014) имеют право использовать наряду с русским языком (как государственным языком Российской Федерации) национальный язык (языки), признанный государственным в республиках Российской Федерации в соответствии с их законодательством[4].

Для переписки с иностранными организациями стандарт рекомендует оформлять бланк на двух языках: русском и одном из иностранных языков (чаще всего на английском) (Пример 11).

РАЗРАБАТЫВАТЬ НОВЫЕ БЛАНКИ ИЛИ НЕТ?

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ!

В связи с вступлением в силу нового ГОСТ организации не обязаны вносить изменения в бланки документов, если в этом нет необходимости.

Если организация все же примет решение о разработке новых бланков, то алгоритм действий может быть таким:

1. Руководитель организации поручает службе делопроизводства разработать новые образцы (макеты) бланков.

2. Служба делопроизводства организует разработку макетов (образцов) бланков документов (разрабатывает самостоятельно или прибегает к услугам специализированной организации).

3. Руководитель организации утверждает приказом новые образцы бланков со следующей формулировкой:

Если в это же время разрабатывается инструкция по делопроизводству, новые образцы бланков можно включить в инструкцию.

4. Административно-хозяйственная служба заказывает печать бланков в типографии, или специалисты по информационным технологиям организации готовят на основании утвержденных макетов электронные шаблоны бланков.

КАКИЕ ДОКУМЕНТЫ СЛЕДУЕТ ОФОРМЛЯТЬ ПО НОВОМУ ГОСТ?

Напомним, что требования ГОСТ Р 6.30-2003 распространялись на организационно-распорядительную документацию, относящуюся к УСОРД[5], которая входит в Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД)[6]. Положения же нового стандарта распространяются на все организационно-распорядительные документы, в том числе включенные в УСОРД, что зафиксировано в разделе 1 «Область применения» нового стандарта:

ГОСТ Р 6.30-2003

ГОСТ Р 7.0.97-2016

1 Область применения

Настоящий стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), – постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др. (далее – документы), включенные в ОК 011-93 «Общероссийский классификатор управленческой документации» (ОКУД) (класс 0200000).

1 Область применения

Настоящий стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД): уставы, положения, правила, инструкции, регламенты, постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, договоры, акты, письма, справки и др. (далее – документы), в том числе включенные в ОК 011-93 «Общероссийский классификатор управленческой документации» (класс 0200000).

[1]ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».

[2]Для определения сроков хранения документов служат перечни, типовые или ведомственные. Основной типовой перечень – это Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558).

[3] Подробнее о защите электронных документов от несанкционированных изменений см.: Артонкина Н.В. Как защитить данные при совместной работе в MS Word // Секретарь-референт. 2017. № 5. С. 93 – 97.

[4]См.: Туркина В.С. Использование государственных языков Российской Федерации в бланках, печатях и вывесках // Секретарь-референт. 2017. № 5. С. 33 – 35.

[5]Унифицированная системы организационно-распорядительной документации.

[6]ОК 011-93. Общероссийский классификатор управленческой документации (утвержден постановлением Госстандарта России от 30.12.1993 № 299, в ред. от 06.12.2016).

Статья опубликована в журнале «Секретарь-референт» № 5, 2017.

Источник