Графиком работы является документ планирующий рабочее время

График рабочего времени необходим в каждой компании для правильной организации трудового процесса. Из материала вы узнаете о нюансах его составления.

Что такое график рабочего времени и кому он необходим?

Планировать и распределять время работы и отдыха в интересах каждого работодателя – это позволяет организовать непрерывный технологический процесс и при этом соблюдать определенные трудовым законодательством нормы.

Важно! График рабочего времени представляет собой документ, содержащий информацию о начале, продолжительности и окончании рабочего времени, а также о периодах междусменных перерывов.

График носит персонифицированный характер – в нем поименно расписывается режим труда и отдыха каждого работника фирмы.

Единой для всех формы этого документа не существует, но обычно его составляют в виде таблицы. Это позволяет понятно, лаконично и наглядно представить необходимую информацию.

Составление графика не является обязанностью работодателя – ст. 91 ТК РФ регламентирует только обязательный учет работодателем фактически отработанного каждым членом трудового коллектива рабочего времени.

Как организовать учет фактически отработанного работниками времени, узнайте из материалов нашего сайта:

• Унифицированная форма № Т-12 — бланк и образец;
• Унифицированная форма № Т-13 — бланк и образец.

Для небольших компаний с пятидневной рабочей неделей и двумя выходными необходимость в графике отсутствует – все нюансы труда и отдыха сотрудников достаточно предусмотреть только во внутрифирменном локальном акте (например, во внутреннем трудовом распорядке).

Другое дело – многосменный режим работы или выполнение трудовых функций работниками по скользящему графику. Здесь уже без грамотно составленного графика работы не обойтись. Как это сделать, расскажем в следующем разделе.

Как составить график рабочего времени?

Рассмотрим алгоритм составления графика работы сотрудников. Он включает 5 основных этапов:

• выбор учетного периода (месяц, квартал, год);
• продолжительность загрузки рабочего места в течение учетного периода (фонд времени обслуживания рабочего места в часах);
• определение нормы рабочего времени (исходя из максимально допустимой нагрузки);
• расчет нормативного числа работников;
• оформление результатов расчетов в форме графика.

Каждый рассчитываемый показатель индивидуален для различных категорий работников и производственно-технологических особенностей компании.

К примеру, в компании с сезонными особенностями работы разумно выбрать длительность учетного периода в 1 год, а при расчете фонда времени загрузки рабочего места ориентироваться на максимально допустимую нагрузку (ст. 104 ТК РФ). При круглосуточном режиме работы она составит 8 760 час. (365 дн. × 24 час.).

Важно! При расчете нормы рабочего времени для конкретного работника необходимо исключить перерывы в работе – отпуска всех видов, периоды нетрудоспособности, донорские дни и иные аналогичные периоды, в течение которых работник фактически не осуществляет свои трудовые функции.

Нормативная численность работников определяется простым математическим делением фонда времени обслуживания рабочего места на норму рабочего времени.

На последнем этапе формирования графика необходимо равномерно распределить нагрузку между членами трудового коллектива.

Важно! При оформлении графика необходимо учитывать законодательно установленное условие о как минимум 42 часах еженедельного непрерывного отдыха (ст. 110 ТК РФ).

После всех расчетов и наглядного оформления графика его необходимо разместить в наиболее доступном для обозрения месте и ознакомить с ним всех сотрудников.

Итоги

График рабочего времени обычно оформляется в табличной форме и содержит информацию о начале, продолжительности и окончании рабочего времени, а также о периодах отдыха.

Оформление этого документа не является законодательно установленной обязанностью работодателя, однако позволяет организовать непрерывный рабочий процесс и не нарушить нормы трудового законодательства.

В программе «1С:Зарплата и кадры государственного учреждения 8» можно настроить как стандартный график, так и график по сменам, а также рассчитать отклонения от графика для каждого сотрудника.

Правила учета рабочего времени

Рабочее время – это время, в течение которого работник в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка и условиями трудового договора должен исполнять трудовые обязанности, а также иные периоды времени, которые в соответствии с ТК РФ, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ относятся к рабочему времени. Для учета фактического использования рабочего времени в программе «1С:Зарплата и кадры государственного учреждения 8», поддерживаются две методики:

• метод «отклонений», при котором отработанное время определяется на основании данных графика работы и зарегистрированных отклонений от графика (неявок и сверхурочной работы). Отклонения от графика могут как увеличивать отработанное время (например, сверхурочные, работа в выходные дни и праздники), так и уменьшать, если у сотрудника были неявки – невыходы на работу;
• метод «сплошной регистрации», при котором наряду с регистрацией документов-отклонений ведется регистрация фактически использованного времени.

Как правило, расчет зарплаты в организации идет методом подсчета отклонений от графика. Для правильного расчета зарплаты достаточно правильно составить график работы, занести все отклонения от графика и зарегистрировать их документами. Отклонения от графика работы регистрируются различными документами: «Больничный лист», «Отсутствие с сохранением оплаты», «Оплата дней ухода за детьми-инвалидами», «Отпуск», «Командировка» и т.д.

В основе составления всех графиков работы лежит производственный календарь. Производственный календарь – это документ, который составляется на основании ТК РФ и постановлений Правительства РФ. Он содержит информация о количестве рабочих, праздничных и предпраздничных дней в году, с учетом изменений переноса выходных дней на рабочие, которые устанавливаются Правительством РФ. В программе «1С» предусмотрена возможность вести не только общероссийский производственный календарь, но и региональный. В ст. 112 ТК РФ, где перечислены общероссийские праздники, говорится, что перечень праздников не является закрытым, и регионам предоставлена возможность вводить свои праздничные дни.

После заполнения производственного календаря необходимо настроить графики работы сотрудников.

График работы сотрудников

График работы – это основной инструмент планирования рабочего времени и контроля соблюдения норм труда. При устройстве на работу работник должен быть ознакомлен с условиями предстоящей работы (ст. 68 ТК РФ). Одним из условий является режим рабочего времени, который в соответствии со ст. 100 ТК РФ должен предусматривать:

• продолжительность рабочей недели;
• работу с ненормированным рабочим днем для отдельных категорий работников;
• время начала и окончания работы;
• время перерывов в работе;
• число смен в сутки;
• чередование рабочих и нерабочих дней, которые устанавливаются правилами внутреннего трудового распорядка.

Для создания графика работы в программе необходимо перейти в главном меню в раздел «Настройки – Графики работы сотрудников». В комплект поставки включен график с наименованием «Пятидневка». Данный график описывает рабочее время для пятидневной 40-часовой рабочей недели с двумя выходными днями: в субботу и воскресенье. Продолжительность каждого рабочего дня составляет 8 часов без перерыва на обед. При заполнении графика учитываются праздничные дни.

При добавлении нового графика необходимо указать наименование, рабочий год и свойства нового графика работы.

График работы сотрудников

ТК РФ предусмотрена возможность применения сменного режима работы. Сменная работа – это две, три или четыре смены. Она вводится, когда длительность производственного процесса превышает допустимую продолжительность ежедневной работы, а также в целях обеспечения более эффективного использования оборудования, увеличения объема выпускаемой продукции или оказываемых услуг. Работодатель может вводить сменную работу, если он сочтет такую организацию труда более целесообразной. Для работников, занятых посменно, работодатель должен разработать и применять график сменности. График сменности устанавливает возможное количество смен, определяет продолжительность рабочего времени в течение смены (начало и окончание смены), перерывы для отдыха и питания, порядок чередования смен, ежедневный (междусменный) и еженедельный отдых. Форма графика сменности не регламентирована.

При использовании сменной работы выделяются дневная, вечерняя и ночная смена. Смена, в которой не менее 50% рабочего времени приходится на ночное время, называется ночной, а смена, непосредственно предшествующая ночной, – вечерней. Ночные часы это с 22 часов до 6 часов. Чтобы получить возможность настраивать в сменном графике ночные и вечерние часы, нужно подключить эту функциональность в начале работы с программой или в процессе, когда появилась такая потребность. Включается она в меню «Настройка – Расчет зарплаты – Настройка состава начислений и удержаний»: на закладке «Почасовая оплата» флагами отмечается необходимое. После этого необходимо в учетной политике организации установить процент оплаты за ночные и вечерние часы («Настройка – Реквизиты организации –Учетная политика»).

При вводе в организации сменного графика, работодатель обязан довести утвержденный график до работников не позднее чем за месяц до введения этого графика. При составлении графика сменности нужно учитывать гарантии и ограничения, установленные для работников ТК РФ, а именно:

• ежедневная работа устанавливается с соблюдением установленной ст. 91 ТК РФ нормальной продолжительности рабочего времени – не более 40 часов в неделю;
• предоставление еженедельного отдыха;
• соблюдение правил о междусменном перерыве;
• ограничения сверхурочной работы и т.д.

Сокращенный рабочий день

Что касается продолжительности рабочей недели, то нормальная продолжительность рабочего времени не может превышать 40 часов в неделю (п. 9 ст. 91 ТК РФ), но несмотря на это, правилами внутреннего распорядка, коллективным договором или соглашением можно менять продолжительности рабочего времени. Однако для некоторых категорий работников установлены ограничения на количество часов в день:

• для работников от 15 до 16 лет – 5 часов;
• для работников от 16 до 18 лет – 7 часов;
• для работников от 14 до 16 лет, совмещающих учебу с работой, – 2,5 часа;
• для работников от 16 до 18 лет, совмещающих учебу с работой, – 4 часа;
• для инвалидов – в соответствии с медицинским заключением;
• для работников, занятых на вредных или опасных работах при 36-часовой рабочей неделе, – 8 часов;
• для работников, занятых на вредных или опасных работах при 30-часовой рабочей неделе и менее, – 6 часов

В процессе работы с программой, необходимо разграничивать понятия сокращенное и неполное рабочее время. Сокращенное рабочее время – это установленная законом для определенных категорий сотрудников продолжительность рабочего времени менее 40 часов в неделю при сохранении полной оплаты труда. А неполное рабочее время оплачивается пропорционально отработанному сотрудником времени в зависимости от выполненного им объема работ, поэтому важно указать, что у работника оклад по часам, а не по дням.

Также существует понятие сокращение рабочего дня в предпраздничные дни – на один час (ст. 95 ТК РФ), при этом не имеет значение, работает ли сотрудник полный рабочий день или нет. Есть категории работников, которым работодатель обязан установить неполное рабочее время по их просьбе. К таким категориям относятся: беременные женщины, один из родителей (опекуна или попечителя) ребенка в возрасте до 14 лет, сотрудник, осуществляющий уход за больным членом семьи в соответствии с медицинским заключением. Неполное рабочее время устанавливается на основании заявления или документа, подтверждающих основания для сокращения их рабочего дня или недели. Сотрудники, работающие на условиях неполного рабочего времени, имеют такие же права и гарантии, что и другие сотрудники.

Расчет заработной платы происходит в соответствии с правильно заполненным графиком работы. Если у сотрудника в течение месяца были какие-то отклонения от графика, то они обязательно должны быть занесены в программу. Рабочее время уменьшают целодневные и внутрисменные отсутствия. При настройке расчета заработной платы по ссылке «Настройка состава начислений и удержаний» можно указать, какие именно будут учитываться отсутствия. Для регистрации этих отсутствия в меню «Кадры – Все отсутствия сотрудников» можно создать тот документ отсутствия, который нужен. При расчете заработной платы эти отклонения автоматически будут исключены из рабочего времени.

Что включает в себя режим рабочего времени

Что такое график работы

Какие есть виды режимов рабочего времени

Особенности режима рабочего времени отдельным категориям работников

• Главная
• Правовые ресурсы
• Подборки материалов
• Составление графика рабочего времени

Составление графика рабочего времени

Подборка наиболее важных документов по запросу Составление графика рабочего времени (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).

Формы документов

Статьи, комментарии, ответы на вопросы

О чем должен помнить работодатель

Сменный режим рабочего времени, как и работа по графику с чередованием рабочих и нерабочих дней, весьма часто применяются работодателями в торговых, производственных, обслуживающих организациях – там, где особенности организационнынахх и технологических процессов не позволяют укладываться в стандартное рабочее время. Основным элементом подобных режимов являются графики. Именно с необходимостью устанавливать, соблюдать и изменять режим работы, отраженный в графиках, связаны ошибки ­работодателей, которые работники ­весьма успешно исправляют в судах.

При такой организации рабочего времени ключевым инструментом является график сменности, который также упомянут в ст. 103 ТК РФ. ТК РФ не содержит определения графика сменности и требований к его содержанию. Однако из контекста ст. 103 ТК РФ и по смыслу и логике кадрового документооборота очевидно, что в графике должны быть отражены смены и / или Ф.И.О. работников и распорядок их работы, дата составления графика и сведения об его утверждении, сведения об ­ознакомлении с ним работников.

В ч. 2 ст. 103 говорится о необходимости строго соблюдать график сменности: «При сменной работе каждая группа работников должна производить работу в течение установленной продолжительности рабочего времени в соответствии с графиком сменности». Документ доводится до сведения работников не позднее чем за месяц до его введения в действие. О способе доведения графика до сведения работников не говорится, однако логично предположить, что наиболее верный и неоспоримый ­способ – это личная подпись работника об ознакомлении с графиком.

По вопросу о возможности изменить график (сменности или работ) для работника или группы работников необходимо отметить несколько нюансов. В соответствии с абз. 6 ч. 2 ст. 57 ТК РФ обязательным для включения в трудовой договор является конкретный режим рабочего времени и времени отдыха, если для данного работника он отличается от общих правил, действующих у данного работодателя.

Если у работника в трудовом договоре было указано, что ему устанавливается сменный режим рабочего времени (или работа по графику с чередованием рабочих и нерабочих дней) в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка (ПВТР) и графиками, утверждаемыми работодателем, то при изменении последних новые правила также становятся условием трудового договора (но не забываем об обязательном предварительном уведомлении работников об изменениях). Также у сотрудника может быть изначально прописан в трудовом договоре особый режим работы, отличающийся и от действующих ПВТР, и от того графика, который требуется заново ввести…