Использование времени работы в течение транспортного процесса оценивается такими показателями как

Оценка деятельности компании по показателям результативности бизнес процессов – признак зрелости и управляемости предприятия. Традиционно общепринятыми были финансовые результаты деятельности: доход, прибыль, убытки. Но в современных быстро изменяющихся условиях ожидать экономические показатели нет времени. Для своевременного принятия безошибочных решений необходимо иметь цифры, свидетельствующие о стабильном функционировании компании в режиме реального времени. Эти задачи решают ключевые показатели результативности бизнес процессов – KPI (Key Performance Indicators).

KPI в логистике

В логистической отрасли, как и в любом бизнесе, существуют свои показатели результативности, к ним относятся, например:

• факт заключения договора и/или выполнения заказа, как и факт отказа от договора;
• своевременность выполнения заказа, этапа транспортировки, оформления документов, погрузоразгрузочных работ и т.д.;
• расход ГСМ и других расходных материалов на единицу расстояния;
• количество раз возврата документов с таможни после проверки.

Также в качестве ключевых показателей могут быть использованы показатели эффективности использования средств, например:

• соотношение стоимости доставки к продажам;
• средняя стоимость доставки единицы груза или места в транспортном средстве;
• степень утилизации.

Может быть разработано множество взаимосвязанных показателей.

Важно! Чтобы цифрами, сформированными в результате мониторинга и анализа, реально пользовались, а не включали их в отчёты, а затем руководители разных уровней спрашивали у подчинённых что обозначает тот или иной показатель и зачем ему (руководителю) этот отчёт предоставили.

Остановимся подробнее на некоторых KPI.

Выполненный заказ

Заказ считается выполненным, если все операции были совершены без ошибок и в полном соответствии с условиями договора. Индекс совершенного заказа (perfect order index или POI) рассчитывается в процентах от общего количества заказов.

Индекс POI рассчитывается произведением трёх показателей:

• своевременность (OTD);
• укомплектованность: клиент получил тот же объем товара, что заказывал;
• безошибочность: нет повреждений и отклонений в транспортировке, документация составлена корректно.

Например, из 1000 отгруженных партий 64 прибыли с опозданием, 67 – неукомплектованными, а 18 – с ошибками в документах, то совершенный заказ составит 85,8%.

Своевременность доставки

On-time delivery (OTD) — своевременность доставки. Этот показатель считается одним из наиболее важных KPI в логистике, так как он напрямую влияет на удовлетворенность клиента.

Во-первых — этот KPI можно рассчитывать на двух разных уровнях:

• на уровне перевозки;
• на уровне накладной.

Например, российские ритейлеры вычисляют OTD для каждой накладной.

Во-вторых — для каждого получателя своевременность доставки рассчитывается индивидуально. Прибытием в срок может считаться доставка:

• в определенное время с минимальными отклонениями (например, в 16:00);
• в период работы склада (с 09:00 до 18:00);
• в пределах временного окна (с 01:00 до 02:00).

Например, так многие компании управляют очередностью разгрузки фур на распределительном центре.

В-третьих — отправитель и получатель могут по-разному определять точное время прибытия. Часть грузополучателей фиксируют время, когда автомобиль прошел КПП, кто-то фиксирует время, когда оператор склада зафиксировал документы из лотка, куда их положил водитель (при этом они могли пролежать там 30-40 минут).

OTD рекомендуется держать на уровне не ниже 98% при расчете «день в день» и не ниже 95% при расчете «минута в минуту». В обратном случае нужно оптимизировать процессы, чтобы улучшить этот KPI.

Своевременность оформления документов

ТТН (товарно-транспортные накладные) заверяют оригинальными печатями и выписывают в четырех экземплярах:

• для отправителя;
• для получателя;
• для перевозчика;
• для транспортной компании.

Не удивительно, что должна обеспечиваться своевременность движения документов, чтобы все участники поставки выполнили работу своевременно.

Очевидна важность этого KPI: при перевозках на большие расстояния нужно много времени, чтобы вернуть документы отправителю. Если по пути следования водитель принимает следующий заказ, расчет между транспортной компанией и поставщиком может заметно затянуться.

Средняя стоимость единицы перевозимой продукции

Себестоимость транспортировки чаще всего включает в себя:

• расходы на подготовку и погрузку на средство доставки;
• оплату тарифов на перевозку и погрузку товара, страхования, а также таможенных пошлин, налогов и сборов;
• расходы на краткосрочное и долгосрочное хранение груза;
• затраты на выгрузку и доставку со склада в пункт назначения.

Оптимизировать затраты необходимо поэтапно. Рассчитайте процент стоимости каждого этапа, от общих затрат. Проследите динамику формирования расходов на доставку единицы продукции и выявите факторы увеличивающие затраты. Определите источник проблем.

Соотношение расходов на перевозку и продаж

Этот KPI позволяет наглядно отследить финансовую выгоду от бизнеса. Для расчета показателя необходимо затраты на перевозку разделить на объём продаж выраженный в деньгах. Например, среднестатистическая американская компания тратит на перевозки 4,6% от продаж, тогда как на содержание запасов и складирование приходится по 2%, а на клиентский сервис и администрирование – около 0,4% и 0,2% соответственно.

Показатель позволяет отследить эффективность в динамике, когда расходы на перевозку и продажи изменяются со временем.

Уровень утилизации

Показатель является соотношением фактического объема или веса перевозимого груза к полной вместимости транспортного средства. При расчете учитывается объем и грузоподъемность средства доставки или объемный вес груза.

Уровень утилизации вычисляют в процентах от оптимальной загрузки. Например, в машину на 82 м³ загрузили 60 м³. Грузоподъемность автомобиля – 20 т., а загрузили 18 т. Соответственно, уровень утилизации составит 66%.

Достичь уровня утилизации в 100% практически невозможно. 

Мониторинг показателей и формирование KPI

Чтобы правильно сформировать KPI, в первую очередь необходимо организовать мониторинг за исходными данными. Важно иметь возможность оперативно собирать информацию без ошибок.

На многих предприятиях для расчёта KPI используют электронные таблицы, а некоторые – и вовсе при помощи калькуляторов. Современные системы управления перевозками (TMS) позволяют автоматизировать расчеты и хранить результаты в облаке.

Все новости в telegram

Чем обширнее рынок сбыта компании, тем выше у нее транспортные расходы и риски их неэффективности с точки зрения экономического результата доставки товаров покупателям. Конечно, анализ управленческой отчетности по итогам отчетного периода покажет, по каким направлениям доставки и конкретным покупателям транспортные расходы превышают средние значения по компании, но эти затраты будут уже совершены.

На наш взгляд, по данному виду расходов лучше всего использовать общеизвестный принцип: «Болезнь легче предупредить, чем лечить». Ведь независимо от результатов анализа можно назвать два основных фактора неэффективности транспортных затрат — недозагрузка транспорта и низкая рентабельность рейса доставки. Поэтому рассмотрим инструмент предварительного контроля эффективности формируемой поставки товара, который позволит компании сократить издержки по доставке почти на 25 %.

АНАЛИЗИРУЕМ ЭФФЕКТИВНОСТЬ ТРАНСПОРТНЫХ РАСХОДОВ

Чтобы понять, нужно ли компании оптимизировать и контролировать свои транспортные расходы, достаточно взять учетные данные за прошедший отчетный период и сформировать из них аналитическую таблицу. В таблице должны найти отражение следующие показатели:

• количество и номинальная грузоподъемность автотранспортных единиц компании;
• количество рейсов по доставке товара покупателям в аналитике по однотипным единицам транспорта;
• номинальный и фактический объем грузов, доставленных покупателям по каждой из групп транспорта;
• валовой доход по доставке товара покупателям в аналитике по каждой из групп транспорта;
• транспортные расходы по доставке товара покупателям в аналитике по каждой из групп транспорта.

На основании таких данных в таблице рассчитывают фактический процент загруженности транспорта в каждой из групп. Для этого вес фактически доставленного покупателям груза делят на номинальный (максимально возможный) вес доставки.

Вторым расчетным показателем для анализа будет уровень (процентное отношение) транспортных затрат по доставке товара покупателям к сумме валового дохода.

Возьмем для наглядности данные по анализу транспортных расходов компании «Альфа» за четвертый квартал 2018 г. Компания имеет 15 единиц автотранспорта для доставки товаров покупателям. Автопарк можно разделить на три группы:

• три единицы транспорта грузоподъемностью в 10 т;
• шесть единиц транспорта грузоподъемностью в 5 т;
• шесть единиц транспорта грузоподъемностью в 3 т.

Заносим в таблицу данные по каждой из этих групп и производим необходимые расчеты (табл. 1).

Как видно из табл. 1, по итогам квартала прослеживается недостаточная эффективность транспортных расходов по первой и третьей группам. Автотранспорт грузоподъемностью в 10 т показывает самую низкую загруженность, что свидетельствует о слабом контроле над загрузкой машин доставки.

У автотранспорта грузоподъемностью в 3 т самый высокий уровень транспортных расходов — 5,08 %. Это говорит о том, что необходимо оптимизировать партии и маршруты доставки товара покупателям. Компании нужна модель предварительного контроля эффективности поставок.

МОДЕЛЬ ПРЕДВАРИТЕЛЬНОГО КОНТРОЛЯ ЭФФЕКТИВНОСТИ ПОСТАВКИ

Перед построением модели руководитель финансово-экономической службы компании должен определиться с показателями, которые будут в ней задействованы.

Перечень показателей во многом зависит от действующих бизнес-процессов и организационной структуры организации, однако суть модели предварительного контроля эффективности поставки не меняется. Она заключается в следующем:

• по каждой сформированной поставке логист вносит в модель данные о сумме товара и валовом доходе (их отражают в учетной базе, составляя документ реализации по этой поставке);
• логист вносит в модель данные о:

– грузоподъемности машины и фактическом весе поставки;

– норме расхода бензина для автомобиля поставки и плановом пробеге автомобиля до склада покупателя и обратно;

– транспортных расходах в части зарплаты и командировочных водителя;

• модель автоматически рассчитывает остальные транспортные расходы, рентабельность поставки и степень загруженности автомобиля;
• модель сопоставляет полученные результаты по рентабельности и загруженности с установленными в компании нормами и выдает сообщение о возможности/невозможности отправить автомобиль к покупателю;
• если модель запрещает отправление хотя бы по одному из двух указанных параметров, логист должен сделать запрос коммерческому отделу о необходимости переформирования поставки товара для данного автомобиля.

В таблице 2 приведен пример работы модели при оформлении поставки товара на автомобиле грузоподъемностью в 5 т.

Как следует из контрольного расчета, данная поставка товара соответствует норме рентабельности, но не соответствует норме загруженности этого автомобиля (под рентабельностью здесь понимается разница между валовым доходом и суммой всех транспортных расходов по поставке, деленная на сумму поставки товара покупателю).

По итогам расчета логисты должны предпринять одно из действий:

• рассмотреть возможность дополнительной комплектации данного автомобиля в этот день товаром для другого покупателя, который находится на одном маршруте с первым;
• провести переговоры с покупателем о возможности отправки товара в другой день, чтобы максимально использовать номинальную грузоподъемность указанного автомобиля.

Важный момент: накладные транспортные расходы в модели рассчитываются на основе фактических данных прошедшего периода (в нашем случае это 4 кв. 2018 г.) как соотношение суммы расходов за период к сумме реализации товаров за этот же период (табл. 3).

Нужно убедиться, что представленная модель предварительного контроля эффективности поставок действует корректно и позволяет оптимизировать транспортные расходы еще на стадии формирования отгрузки товара покупателю. Для этого пересчитаем результаты анализа транспортных расходов компании «Альфа» за четвертый квартал 2018 г. в привязке к указанным в модели нормативам рентабельности и загруженности транспорта.

ОЦЕНИВАЕМ ЭКОНОМИЧЕСКИЙ ЭФФЕКТ ОТ ВНЕДРЕНИЯ МОДЕЛИ ПРЕДВАРИТЕЛЬНОГО КОНТРОЛЯ

Пересчет заключается в том, что мы приведем фактическую загруженность транспорта по всем трем группам к нормативной в 75 %. При этом уменьшится количество рейсов, необходимых для доставки грузов того же веса, что снизит пробег транспорта, транспортные расходы на ГСМ и зарплату водителей.

Результат пересчета показан в табл. 4.

Вывод на основе сравнительного анализа показателей табл. 1 и 4: если бы данная модель предварительного контроля эффективности поставок работала в компании «Альфа» уже в четвертом квартале, то количество рейсов доставок сократилось бы с 80 до 71, а пробег транспорта уменьшился бы с 15 500 до 13 547 км (на 13 %). Прямые транспортные расходы снизились бы с 1111 до 989 тыс. руб. (на 11 %), а за счет уменьшения расходов на ремонт и эксплуатацию транспорта, которые непосредственно связаны с пробегом, снижение было бы более весомым.

Еще один момент, на который нужно обратить внимание. По группе автотранспорта грузоподъемностью в 3 т даже при соблюдении нормы загрузки в 75 % уровень прямых затрат на транспорт по-прежнему остался самым высоким. Поэтому здесь потребуется более детальный анализ ситуации, по итогам которого нужно принять одно из двух решений:

• увеличить норму загруженности для данной категории транспорта;
• пересмотреть графики поставок, чтобы уменьшить количество рейсов по этой группе за счет дополнительной загрузки товара в транспорт других групп.

ПОДВОДИМ ИТОГИ

1. Практически у любой компании есть резервы оптимизации транспортных расходов.
2. Чтобы понять необходимость оптимизации транспортных расходов, достаточно провести анализ работы транспорта за прошедший отчетный период.
3. Для наилучших результатов оптимизации транспортных затрат нужно организовать работу по предварительному контролю эффективности поставок товара покупателю.
4. Оптимизация транспортных расходов достигается в первую очередь за счет повышения загруженности транспортных единиц.
5. Необходимо контролировать показатель рентабельности доставки товара покупателям, чтобы транспортные затраты были максимально эффективны с экономической точки зрения.