К какому виду корпоративных данных относятся справочники номенклатуры изделий компании

Введение

Одним из важных объектов Нормативно-справочной информации (НСИ) в системе 1С:ERP является справочник «Номенклатура». В справочнике хранится информация о всех товарах, услугах, работах, которые принимают участие в работе компании в 1С:ERP.

Справочник «Номенклатура» находится в разделе «НСИ и администрирование – НСИ – Номенклатура».

В данной статье мы рассмотрим основные принципы проектирования и заполнения справочника «Номенклатура» в системе 1С:ERP. Дополнительно рассмотрим связанные с номенклатурой справочники: «Группы доступа номенклатуры», «Номенклатура поставщиков».

Ввод настроек номенклатуры

Перед тем, как создавать номенклатуру, рассмотрим настройки данного справочника. Для введения настроек справочника «Номенклатура» переходим в раздел: «НСИ и Администрирование — Настройка НСИ и разделов — Номенклатура».

В пункте «Разрезы учета» можно включить дополнительные опции для справочника «Номенклатура»:

• Множество видов номенклатуры – опция предоставляет возможность использования нескольких видов номенклатуры: наборы, тара, работа;

• Характеристики номенклатуры – возможность учета части свойств номенклатуры в отдельном справочнике;

• Упаковки номенклатуры – возможность задавать кратное основной единице хранения количество товаров в товарной или транспортной упаковке;

• Серии товаров – данная опция применяется в случае учета номеров экземпляров товаров, номеров партий, срока годности;

• Качество товаров – предназначена для того, чтобы разделить номенклатуры различного качества (годный, ограниченно годный, не годный). Чаще всего используется для отражения брака.

Справочник «Виды номенклатуры»

Рассмотрим создание и настройку одного из главных инструментов номенклатуры «Вид номенклатуры».

Вид номенклатуры — это справочник в котором объединяется номенклатура, относящаяся к одному виду, т.е. имеет общие параметры учета и набор свойств, которыми она описывается. К примеру, товары, относящиеся к виду номенклатуры «Ноутбуки», описываются одинаковым набором свойств, таких как Цвет ноутбука («Бежевый», «Белый», «Красный», «Черный»), Производитель («ASUS»), Комплектация ноутбука («Процессор Intel Core i7, Windows 10», «Процессор Intel Core i5, Windows 10»).

Виды номенклатуры сгруппированы по общим признакам учета:

• тип номенклатуры;

• учет по характеристикам;

• учет по сериям

.

В виде номенклатуры настраиваются общие параметры для определенной номенклатуры и подчиненным ей карточек.

Чтобы создать вид номенклатуры необходимо перейти в раздел: «НСИ и Администрирование — Номенклатура – Виды номенклатуры».

Стоит отметить, что виды номенклатуры можно объединять в группу. К примеру, по направлению деятельности: производство, торговля. Для создания и ввода настроек нажимаем на кнопку «Создать».

Также, новый вид номенклатуры можно создать из самого справочника «Номенклатура», для этого нажимаем кнопку «+» и выбираем строку «Вид номенклатуры».

При создании вида номенклатуры на вкладке «Основное» заполняются основные данные:

• Тип номенклатуры – выбирается из списка по ссылке «указать». Список типов номенклатуры зависит, от выбранных ранее в разделе «Настройка НСИ и разделов». Более подробно рассмотрим в разделе Типы номенклатуры;

• Группа видов номенклатуры;

• Наименование;

• Продажа оформляется — вид документа зависит от выбранного Типа номенклатуры;

• Товарные категории — более подробно рассмотрим в разделе Справочник «Товарные категории»;

• Характеристики — более подробно рассмотрим в разделе Справочник «Характеристики номенклатуры»;

• Серии — более подробно рассмотрим в разделе Справочник «Серии номенклатуры».

Рассмотрим остальные вкладки справочника «Вид номенклатуры».

Вкладка «Дополнительные реквизиты» предназначена для добавления реквизитов свойства объектов. К примеру: цвет, размер, марка и т.д. Более подробно рассмотрим в разделе Дополнительные реквизиты и сведения.

По кнопке «Добавить» можно создать дополнительные реквизиты:

• Новый для вида – индивидуальные реквизиты для номенклатурных позиций данного вида;

• Из другого набора — добавление реквизита из ранее созданного набора;

• Общий для всей номенклатуры – реквизиты общие для всей номенклатуры.

На вкладке «Шаблоны наименований» можно создать шаблоны наименований для номенклатуры, характеристики и серии номенклатуры для более быстрого и легкого заполнения информации по наименованиям.

На вкладке «Быстрый отбор в списках» настраивается список свойств, который будет отображаться в формах со списками номенклатуры, в том числе в подборе товаров в документы в режимы фильтра «По видам и свойствам». Указываются свойства, по которым можно быстро установить отбор. К примеру, если у свойства много значений, то поиск нужного значения будет занимать много времени, данный отбор помогает быстрее найти нужную номенклатуру. Также, можно управлять порядком следования свойств, который влияет на отображение в формах со списками номенклатуры.

Вкладка «Видимость, контроль заполнения и уникальности» позволяет:

• Настроить отображение только тех реквизитов, которые не вводятся сразу, а заполняются позже;

• Установить контроль заполнения для необходимых реквизитов;

• Установить контроль уникальности, чтобы при создании нового элемента система проверяла наличие в справочнике элемента с таким же сочетанием значений этих реквизитов.

Справочник «Товарные категории»

 Для обеспечения необходимой детализации номенклатуры используют справочник «Товарные категории». Заполнение данного справочника в виде номенклатуры прежде всего позволит осуществлять планирование при помощи документа «Планы продаж по категориям», который находится в разделе «Бюджетирование и планирование».

Стоит отметить, что к одному виду номенклатуры можно указать несколько товарных категорий.

Справочник «Характеристики номенклатуры»

Характеристики номенклатуры настраиваются при создании вида номенклатуры на вкладке «Основное». Чтобы детализировать товарные операции и складские остатки до свойств номенклатуры, такие как: цвет, размер, производитель и т.д. рекомендуется использовать характеристики номенклатуры.

Для этого нужно установить галочку «Характеристики» на вкладке «Основное» вида номенклатуры и выбрать из списка вариант использования:

• общие для этого вида номенклатуры;

• общие с другими видами номенклатуры;
• индивидуальные для номенклатуры.

Использование характеристик номенклатуры является альтернативой созданию отдельных элементов справочника номенклатуры и позволяет существенно сократить справочник «Номенклатура».

Если выбраны общие характеристики для вида номенклатуры, то список этих характеристик можно посмотреть, нажав по гиперссылке «Список».

Если выбраны индивидуальные характеристики, то после записи вида номенклатуры необходимо ввести список индивидуальных характеристик.

Для добавления новых характеристик нужно нажать на кнопку «Создать» в отдельном окне «Характеристики номенклатуры».

Номенклатура, в которой учет ведется по характеристикам, отображается специальной пиктограммой.

Справочник «Серии номенклатуры»

Данный справочник рекомендуем использовать в том случае, если необходимо учитывать товары по серийным номерам, срокам годности и т.д. Для этого нужно установить галочку в строке «Серии» в виде номенклатуры и указать, что она идентифицирует.

Серии возможно настраивать для вида номенклатуры, либо применить единые для нескольких видов номенклатуры настройки — для этого необходимо настроить использование серий для одного вида, а в другом виде (других видах) нужно указать ссылку на первый вид. Политика, которая задается в поле «Политика учета серий» является значением по умолчанию, и распространяется для всех складов. Если для какого-либо склада требуется указать индивидуальную политику, нужно установить галочку «Есть индивидуальные настройки политики учета серий». В таблице указывается склад и индивидуальная политика для него. В случае, если будет выбрана одинаковая политика, что в поле «Политика учета серий», строка исчезает, т.к. не имеет смысла.

Если необходимо задать использование политик учета серий лишь для нескольких складов, следует указать в поле «Политика учета серий политику» «Серии не используются», и сделать индивидуальную настройку для нужных складов.

Если на отдельном складе политика учета серий не задана — при передаче товаров на данный склад информация о сериях товаров будет утеряна.

Серии могут идентифицировать:

• Экземпляры товаров, имеющих уникальные серийные номера – при такой настройке серия будет представлять собой уникальный серийный номер конкретного товара. К примеру, серийный номер определенного ноутбука, или другого сложного технического изделия;

• Партии товаров, имеющих одинаковые номера серий – при такой настройке серия может характеризовать незначительные отличия характеристик продукции, которые связаны с особенностями производства. К примеру, партии (серии) плитки, которые могут различаться оттенком.

• Партии товаров, имеющих одинаковые сроки годности – такая настройка серии будет представлять собой срок годности партии товара, к примеру, срок годности партии мороженого;

• Партии товаров, имеющих одинаковые номера серий и сроки годности – при такой настройке серия будет как характеризовать срок годности партии, так и отражать незначительные отличия характеристик продукции, которые связаны с особенностями производства. К примеру, партии молока, которые различаются процентом жирности, и одновременно у каждой партии свой срок годности.

Для сроков годности указывается точность: до дней или до часов.

Если используется политика учета серий «Учет себестоимости по сериям», то возможно указывать серии у партнеров. К примеру: товары в пути, неотфактурованные поставки, переданные на ответственное хранение. 

Дополнительные реквизиты и сведения

В 1С:ERP предусмотрена возможность создавать и редактировать дополнительные реквизиты различных документов и справочников. Функционал системы позволяет создавать набор дополнительных реквизитов – как для всех элементов справочника, так и для части элементов. К примеру, дополнительный реквизит «Размер» можно назначить для всех объектов номенклатуры или только для определенной группы.

Дополнительные реквизиты и сведения можно разделить на две категории:

• Дополнительные реквизиты – хранятся внутри объекта, для этого предназначена специальная табличная часть. Дополнительные реквизиты необходимо создавать для таких свойств, которые являются частью самого объекта, вводятся при его редактировании и доступны для редактирования тем же пользователям, которым доступен и сам объект со свойствами;

• Дополнительные сведения – применяются для хранения сведений об объекте, которые не являются неотъемлемой частью объекта. Дополнительные сведения, чаще всего, доступны для просмотра и/или редактирования пользователям, которые не имеют доступа к самому объекту.

С помощью дополнительных реквизитов можно описывать различные свойства, физические характеристики, дополнительные классификации или описания для разных подразделений. Дополнительные реквизиты нужны для описания номенклатуры, характеристик и серий. Список дополнительных реквизитов добавляется в карточке вида номенклатуры в разделе «Дополнительные реквизиты». Если для номенклатуры включено использование характеристик и серий, то на закладке «Дополнительные реквизиты» доступны три списка: для задания дополнительных реквизитов позиций номенклатуры, дополнительных реквизитов характеристик и дополнительных реквизитов серий. 

Дополнительные сведения применяют для хранения свойств, внешних по отношению к объекту (к примеру, идентификатор объекта в другой информационной системе и т. п.). Дополнительные сведения рекомендуем использовать только в исключительных случаях. Например, если необходимо ограничить права на изменение различных свойств или наоборот, обеспечить необходимыми правами на изменение самого объекта.

Состав дополнительных сведений для номенклатуры задается на вкладке «Дополнительные сведения». На этой вкладке задается последовательность дополнительных сведений, можно определить порядок их отображения в форме дополнительных сведений. Дополнительные сведения добавляются также, как и дополнительные реквизиты.

Для пользователей, у которых нет прав на добавление и редактирование номенклатуры, необходимо установить разрешающую роль на изменение дополнительных сведений. Это позволит вводить необходимую информацию о номенклатуре.

Справочник «Группы доступа номенклатуры»

Дополнительно рассмотрим справочник «Группы доступа номенклатуры», который связан со справочником «Номенклатура».

Чтобы использовать данный справочник необходимо включить его в разделе: «НСИ и администрирование – Администрирование – Настройки пользователей и прав – Группы доступа – Группы доступа номенклатуры».

Справочник «Группы доступа номенклатуры» используется в том случае, когда необходимо разделить номенклатуру на группы, чтобы была возможность определить права для пользователей на добавление или изменение определенных номенклатур. Данный справочник находится в разделе: «НСИ и администрирование – НСИ – Классификаторы номенклатуры – Группы доступа номенклатуры».

Чтобы установить ограничения по группам доступа номенклатуры переходим в раздел: «НСИ и администрирование – Администрирование – Настройки пользователей и прав – Группы доступа – Группы доступа номенклатуры».

На вкладке «Ограничения доступа» в виде доступа «Группы номенклатуры» определяется значения доступа для конкретного пользователя.

Справочник «Номенклатура поставщиков»

Рассмотрим ещё один справочник «Номенклатура поставщиков», который связан со справочником «Номенклатура».

Использование данного справочника необходимо включить в разделе: «НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Номенклатура – Дополнительная информация – Номенклатура поставщиков».

Справочник «Номенклатура поставщиков» предназначен для сопоставления номенклатуры из нашего справочника с номенклатурой из документов поставщика. Чтобы внести данные по номенклатуре поставщика переходим в раздел: «НСИ и Администрирование — НСИ — Партнеры».

Выбираем необходимого контрагента и переходим на вкладку «Номенклатура партнера».

Нажимаем кнопку «Создать» и вводим данные номенклатуры поставщика и соответствующую ей позицию из нашего справочника «Номенклатура».

Заключение

Из данной статьи можно сделать вывод, что справочник «Номенклатура» в 1С:ERP является одним из крупных и важных объектов НСИ на предприятии.

Похожие статьи:

В системе «1С:Предприятие 8» справочники могут быть определенным образом структурированы. Близкие по смыслу (в том или ином понимании) элементы можно объединить в одну группу, чтобы не путать их с элементами другого содержания.

Например, если посмотреть структуру справочника Номенклатура в демонстрационной базе «Управление торговлей», то можно увидеть следующие группы номенклатуры: «Бытовая техника», «Обувь», «Продукты». Для каждой группы дополнительно могут быть созданы свои подгруппы. Так, например, в демонстрационной базе для группы «Продукты» созданы подгруппы «Бакалея», «Кондитерские изделия», «Молочные», «Соки, воды».

Структура групп в информационной базе должна быть создана таким образом, чтобы было удобно в дальнейшем использовать эту группировку для быстрого поиска товаров в процессе оформления документов. Также группировка позиций номенклатуры может быть использована для получения соответствующих аналитических отчетов.

Классификатор позиций номенклатуры рекомендуется создавать до того, как вводится информация о номенклатуре.

Классификатор состоит из групп и подгрупп. Приведем последовательность действий при создании классификатора в чистой информационной базе.

Важно!

При нажатии на знак + рядом с группой открывается список подгрупп. При этом значок меняется на минус. Если нажать знак минус, список подгрупп для данной группы будет свернут.

Иерархический список – это список, в котором позиции номенклатуры сгруппированы по группам и подгруппам. При выборе конкретной группы в правой части списка в левой части списка будет показан список номенклатурных позиций, относящихся к данной группе (подгруппе). Иерархический список устанавливается в том случае, если установлен режим просмотра Фильтр по иерархии.

Предусмотрена также возможность просмотра списка номенклатуры с классификацией по видам и свойствам номенклатуры. Данный режим отображения мы рассмотрим позже.

Справочники

Справочники — это прикладные объекты конфигурации. Они позволяют хранить в информационной базе данные, имеющие одинаковую структуру и списочный характер. Это может быть, например, список сотрудников, перечень товаров, список поставщиков или покупателей.

Структура справочника

Каждый элемент справочника характеризуется кодом и наименованием. Система поддерживает режим автоматической нумерации элементов, при котором она самостоятельно может генерировать код для нового элемента справочника. Кроме этого система позволяет осуществлять контроль уникальности кодов справочника, не разрешая создавать элементы с одинаковыми кодами:

Помимо кода и наименования, каждый элемент справочника, как правило, содержит некоторую дополнительную информацию, которая подробно описывает этот элемент. Например, для товара это может быть информация об артикуле, упаковке и т. п. Набор такой информации является одинаковым для всех элементов конкретного справочника, и для ее хранения служат реквизиты справочника:

Кроме этого, каждый элемент справочника может содержать некоторый набор информации, которая одинакова по своей структуре, но различна по количеству, для разных элементов справочника. Например, для каждого сотрудника в справочнике Физические лица это может быть контактная информация или информация о составе семьи, образовании. Для хранения подобных данных служат табличные части справочника:

Справочники могут поддерживать иерархическое расположение элементов. Например, в справочнике Номенклатура могут быть созданы группы: Бытовая техника, Обувь, Продукты и т. д., в которых располагаются элементы, относящиеся к этим группам. Кроме того группы справочника могут включать в себя и другие группы, создавая тем самым многоуровневую иерархическую структуру.

В справочниках возможен и другой вид иерархии, при котором элементы справочника будут относиться не к группам, а к другим элементам этого же справочника. Такой вид иерархии может использоваться, например, при создании справочника Задачи, где одна задача может включать в себя несколько других задач.

Разные справочники могут находиться в состоянии подчинения, т. е. элементы одного справочника могут быть подчинены элементам или группам другого справочника. Например, справочник Кассы может быть подчинен справочнику Организации. Тогда при оформлении кассовых документов для некоторой организации можно будет выбрать кассу не среди всех имеющихся в программе касс, а среди касс, существующих только в этой организации:

Справочники допускают также создание предопределенных элементов, которые существуют в справочнике всегда, вне зависимости от действий пользователя. Такие элементы справочника создаются разработчиком при разработке прикладного решения и не могут быть удалены или перемещены пользователем.

Например, если в основном прикладное решение будет внедряться на предприятиях одного государства, России, в справочник Страны мира сразу же можно добавить предопределенный элемент Россия, поскольку он понадобится подавляющему большинству пользователей.

Формы справочника

Для того чтобы пользователь мог просматривать и изменять данные, содержащиеся в справочнике, система поддерживает несколько форм представления справочника. Система может автоматически генерировать все нужные формы справочника. Наряду с этим разработчик имеет возможность создать собственные формы, которые система будет использовать вместо форм по умолчанию:

Форма списка

Для просмотра данных, содержащихся в справочнике, используется форма списка. Она позволяет выполнять навигацию по справочнику, добавлять, помечать на удаление и удалять элементы и группы справочника, перемещать элементы и группы. Форма списка может представлять данные в иерархическом и не иерархическом виде и позволяет выполнять сортировку и отбор отображаемой информации по нескольким критериям:

Форма элемента

Для просмотра и изменения данных отдельных элементов справочника используется форма элемента. Как правило, она представляет данные в удобном для восприятия и редактирования виде:

Форма группы

Система поддерживает отдельный вид формы для групп справочника. Это связано с тем, что, как правило, состав информации, относящейся к группе справочника, намного меньше, чем состав данных, имеющих отношение к отдельным элементам справочника:

Форма выбора, форма выбора группы

При различных действиях пользователя в прикладном решении возникает необходимость выбора конкретных элементов справочников. Это может потребоваться, например, при создании приходной накладной, в которой должны быть перечислены определенные товары. В этом случае система использует форму выбора справочника, которая, обычно, содержит минимальный набор информации, необходимой для выбора того, или иного элемента:

Кроме всех перечисленных форм, система поддерживает еще форму выбора группы справочника, предназначенную для выбора только среди групп, содержащихся в справочнике.

Макеты

Справочнику могут быть сопоставлены несколько макетов, содержащих данные, необходимые для обеспечения работы справочника:

Макеты могут использоваться для формирования печатных форм справочника или для отображения дополнительной информации, имеющей отношение к справочнику.

Содержание:

1.      Признаки хаоса в справочнике «Номенклатура» в 1С

2.      Комплекс мероприятия для наведения порядка в справочнике «Номенклатура» в 1С

3.      Формирование кратких и полных наименований централизованных номенклатурных позиций

1.      Признаки хаоса в справочнике «Номенклатура» в 1С

На практике у многих компаний имеется проблема с ведением справочника «Номенклатура» в учетных программах 1С.

Такая проблема всегда, рано или поздно, возникает у тех компаний, которые вовремя не назначили конкретного ответственного (владельца) справочника «Номенклатура» в 1С. В этом случае подтверждается народная мудрость «у семи нянек дитя без глаза». Даже если был разработан единый классификатор видов номенклатуры, но справочник «Номенклатура» в 1С был открыт для редактирования всем пользователям, то вполне ожидаемо, что текущее состояние справочника можно оценивать как «хаос».

Признаков «хаоса» в справочнике в силу исторической «вседозволенности» может быть много:

−       отсутствие группировки (классификации) номенклатурных позиций;

−       излишняя детализация в наименовании номенклатурной позиции;

−       многократное дублирование номенклатурных позиций, по факту отражающих одну и ту же физическую сущность закупаемой (производимой) номенклатурной позиции;

−       путаница с единицами измерений (например, трубы на склад поступают в тоннах, а списываться в производство должны в погонных метрах).

Самая распространенная ситуация в отсутствие централизованного управления справочником «Номенклатура» в 1С, когда пользователи создавали элементы в справочнике исходя из наименования закупаемой позиции в накладной. Из моей практики вспоминается случай, который послужил «последней каплей терпения» генерального директора для издания им приказа о начале централизованного управления справочником «Номенклатура» в 1С, когда он увидел в справочнике наименование элемента «Метла Бабы Яги».

К компаниям, у которых справочник «Номенклатура» в 1С находится в запущенном состоянии, вполне применим принцип GIGO, который в контексте использования программы расшифровывается как «Мусор на входе, мусор на выходе». Следует предполагать, что описываемая проблема актуальна не для торговых компаний, которые к ведению справочника «Номенклатура» в 1С относятся очень ответственно, а для производственных предприятий, особенно материалоемких отраслей.

При текущем состоянии справочника «Номенклатура» в 1С в состоянии «хаоса» менеджмент компаний не может получать достоверные оперативные данные ни о закупках, ни о расходовании, ни об остатках МТР на складах с требуемым уровнем детализации и группировки.

Итак, если руководство компании поняло, что «дальше так жить нельзя» и собирается принять решение о начале централизованного управления справочником «Номенклатура» в 1С и о нормализации его текущего состояния, что в таком случае делать службе ИТ или сопровождающей компании-франчайзи?

Выскажу свое экспертное мнение, что конфигурация «MDM Управление нормативно-справочной информацией» востребована и эффективна для компаний, имеющих несколько учетных и производственных информационных систем, но избыточна для компаний, использующих единую информационную базу данных с удаленным доступом к ней филиалов.

В данной статье я попытаюсь предложить достаточно простое, но эффективное решение для централизованного управления справочником «Номенклатура» в 1С, в том числе для нормализации его текущего состояния в рабочих базах 1С без использования конфигурации MDM.

Конечно, следует понимать, что без внесения в типовую (или уже доработанную) конфигурацию системы 1С определенных доработок организовать полноценное централизованное управление справочником «Номенклатура» в 1С не представляется возможным, но за все ранее допущенные ошибки приходится расплачиваться.  

2.      Комплекс мероприятия для наведения порядка в справочнике «Номенклатура» в 1С

Предлагается осуществить следующий комплекс мероприятий:

1.                 Разработать и утвердить Регламент централизованного управления номенклатурой 1С (с этим автор статьи готов помочь) и утвердить Регламент приказом руководства компании;

2.                 Найти среди действующего персонала или пригласить на работу специалиста на должность «Эксперт по управлению НСИ»;

3.                 Настроить права доступа в рабочей базе 1С на редактирование справочника «Номенклатура» (и заодно к справочникам «Виды номенклатуры» и «Номенклатурные группы») только для Эксперта по управлению НСИ, отобрав такие права у всех остальных пользователей;

4.                 Предложить службе снабжения и производственной (технической) службе разработать специализированный классификатор материально-технических ресурсов организации (МТР) для своей отрасли, и для каждого вида МТР разработать перечень ключевых технических характеристик (КТХ). С очень высокой степенью вероятности такое предложение указанными службами принято не будет в силу их текущей загрузки, но официально через руководство компании предложить нужно, и официально зафиксировать отказ от такого предложения, чтобы наделить Эксперта по управлению НСИ необходимыми полномочиями и защитить его «от наездов» в будущем;

5.                 Все существующие позиции в справочнике «Номенклатура» в 1С перенести в предопределенную папку «АРХИВ» и создать Классификатор МТР (в определенных конфигурациях системы 1С через создание структуры иерархических папок в справочнике «Номенклатура» в 1С, в других конфигурациях – через отдельный справочник «Виды номенклатуры»). Работу по созданию Классификатора МТР должен выполнить Эксперт по управлению НСИ – это его прямая и непосредственная обязанность и зона ответственности;

6.                 Внести в конфигурацию программные доработки по запрету выбора элементов из предопределенной папки «АРХИВ» во все документы, отражающие закупку МТР или выпуск продукции;

7.                 Если в конфигурациях 1С доступен функционал использования 1С номенклатуры поставщиков, то запрет должен быть установлен для сопоставления 1С номенклатуры поставщиков с номенклатурой, находящейся в папке «АРХИВ»;

8.                 Если в используемых конфигурациях системы 1С функционала ведения 1С номенклатуры поставщиков нет, то в типовые документы по отражению поступления МТР ( документ Заказ поставщику, Приходный ордер на товары, документ Поступление товаров и услуг, Авансовый отчет) и при необходимости в документы выпуска продукции в табличные части перед колонкой «Номенклатура» вносится новая колонка «Наименование номенклатуры поставщика, ед. изм.» или «Наименование выпускаемой продукции»;

9.                 В указанные документы внести дополнительный функционал в виде кнопки «Заявка на изменение НСИ», при нажатии на которую на почту Эксперту по управлению НСИ (либо в программу ServiceDesk, если она есть и используется) ,будет поступать Заявка на изменение НСИ, если в строке документа пользователь не смог выбрать номенклатуру из Классификатора МТР или сопоставить такую номенклатуру номенклатуре поставщика (как мы помним, выбор номенклатуры из папки «АРХИВ» уже запрещен) с печатной формой (лучше в формате Excel), в которой будут видны реквизиты документа (вид документа, номер и дата документа) и строки документа с полным наименованием;

10.             Выбрать день «Х» для «захвата власти» в деле централизованного управления Номенклатурой 1С, то с этого дня все пользователи программы 1С, которые по своим служебным обязанностям заполняют документы по поступлению МТР (выпуску продукции) должны либо сопоставить закупаемую 1С номенклатуру поставщика с номенклатурой по классификатору, либо вписать от руки полное наименование закупаемой позиции, как оно указано в документе от поставщика + указать единицу измерения;

11.             Документы поставки МТР (выпуска продукции), в табличных частях которых не заполнена колонка «Номенклатура», не должны проводиться (в конфигурацию должен быть добавлен соответствующий программный запрет). По каждому такому документу, в котором хотя бы в одной строке не заполнено значение в колонке «Номенклатура», Эксперту по управлению НСИ должна поступить Заявка на изменение НСИ;

12.             Эксперт, получив указанную заявку, в режиме реального времени должен в рабочей базе 1С выбрать (создать) централизованный элемент в справочнике «Номенклатура» в 1С, отвечающий требованиям Регламента, и подставить его в нужную строку документа в колонку «Номенклатура». После заполнения всех строк в документе по колонке «Номенклатура», и записи документа Заявителю направляется извещение об исполнении Заявки;

13.             Пользователь, получивший извещение об исполнении Заявки на изменение НСИ, повторно открывает документ, визуально проверяет корректность указанных Экспертом номенклатурных позиций, заполняет недостающие реквизиты документа (в т.ч. количество и цену) и проводит документ.  

3.      Формирование кратких и полных наименований централизованных номенклатурных позиций

Выполнение рекомендуемых мероприятий реально позволит навести требуемый порядок в справочнике «Номенклатура» в 1С без нарушения текущих производственных процессов, можно сказать, что «революция будет бескровной».

В завершение приведу выдержки из Регламента централизованного управления номенклатурой 1С, который после его утверждения должен неукоснительно соблюдаться, а установленные программные запреты в рабочих базах 1С не позволят его нарушить. При этом на основании утвержденного Регламента критикам нужно отвечать на латыни «Dura lex, sed lex», что означает «Закон суров, но это закон».

Централизованное управление справочником «Номенклатура» в 1С вводится в целях повышения эффективности контроля за закупками и использованием МТР, работ и услуг, на основе упорядоченной классификации в учете поступления номенклатурных позиций МТР, работ, услуг от поставщиков. Упорядоченная классификация номенклатурных позиций будет использоваться при группировке данных в управленческих отчетах по закупкам МТР, работ и услуг, и остаткам МТР, а также в стандартных бухгалтерских отчетах.

Права на редактирование справочника «Номенклатура» в 1С (добавление, изменение и установка пометки на удаление папок и элементов) предоставляются исключительно сотрудникам службы НСИ. Всем остальным пользователям редактирование справочника «Номенклатура» в 1С запрещается. При возникновении потребности в редактировании справочника (добавлении элемента, изменении элемента или пометки элемента на удаление) направляется заявка по электронной почте в Сервис-деск.

В качестве базовой единицы измерения для материальных номенклатурных позиций указывается та единица измерения, в которой материал отпускается со склада. Для всех дополнительных единиц измерения, в которых материал указывается в документах поставщиков, назначается коэффициент пересчета по отношению к базовой единице измерения. В справочник «Номенклатура» в 1С коэффициент пересчета вносится сотрудниками службы НСИ либо по данным форм КТХ, либо определяется самостоятельно при необходимости запрашивая консультации у подразделения, ответственного за классификацию вида МТР. Использование дополнительных единиц измерения, для которых не определен коэффициент пересчета по отношению к базовой единице измерения, запрещается.

Закупаемые номенклатурные позиции по прайс-листам поставщиков (спецификациям к договорам закупок) соотносятся с централизованными номенклатурными позициями по принципу «Многие к одному». Данный принцип означает, что централизованная номенклатурная позиция не обязана однозначно соответствовать наименованию закупаемой позиции, указанной в документе поставки, а служит для целей группировки и классификации закупаемых позиций МТР, работ или услуг. Поэтому при вводе в учетную систему документов по учету закупки МТР, работ или услуг, в строке учетного документа должна выбираться централизованная номенклатурная позиция и в отдельном поле указываться наименование 1С номенклатуры поставщика.

Если для определенного вида (подвида) МТР решено использовать ключевые технические характеристики (далее – КТХ), то номенклатурные позиции в паках справочника «Номенклатура» в 1С для таких видом МТР создаются исключительно на основании данных в разработанных и утвержденных формах КТХ. Правила разработки форм КТХ описываются в следующем разделе Регламента.

Если для определенного вида (подвида) МТР решено не разрабатывать КТХ, подходы к агрегированию (укрупнению) наименований номенклатурных позиций являются прерогативой сотрудников службы НСИ с использованием принципа максимального возможного агрегирования (укрупнения) централизованных номенклатурных позиций без потери существенных отличительных параметров, подходы к выбору каковых опять же являются исключительной прерогативой сотрудников службы НСИ. При этом, если у сотрудника службы НСИ при определении походов к агрегированию конкретной закупаемой позиции появляется сомнение в том, что наименование централизованной позиции не будет исчерпывающим образом удовлетворять запросам подразделений, обращающихся к данной номенклатурной позиции в справочнике «Номенклатура» в 1С, наименование централизованной номенклатурной позиции будет формироваться в соответствии с наименованием закупаемой позиции в документе поставщика.

Формирование заявок в службу НСИ на поиск требуемых централизованных номенклатурных позиций для классификации всего перечня закупаемых Обществом МТР, работ и услуг, осуществляется в программе 1С сотрудниками, ведущими учет закупок в 1С (кладовщики, бухгалтера, только в части принятия к учету первичного документа, в котором не указан код централизованной номенклатуры на против 1С номенклатуры поставщика) непосредственно из документов по учету закупок, создаваемых в рабочей базе программы 1С, чем обеспечивается максимально возможное сокращение трудозатрат на создание заявок. «Привязка» заявок к конкретным документам по учету закупок в рабочей базе программы 1С позволяет сотрудникам службы НСИ исполнять заявки путем непосредственного выбора централизованных номенклатурных документов в документах по учету закупок в 1С, подготавливая таким образом документы для завершающего заполнения и проведения. Указанным образом обеспечивается нормализация текущего состояния справочника «Номенклатура» в 1С на всем протяжении переходного периода. По завершении переходного периода нормализации справочника «Номенклатура» в 1С предусматривается использование заявок, создаваемых и направляемых через систему Сервис-деск, а не из документов по учету закупок в программе 1С.

При формировании кратких и полных наименований централизованных номенклатурных позиций в справочнике Номенклатура используется принцип максимально возможного агрегирования (укрупнения) видовых характеристик номенклатурных позиций МТР. Используемый уровень агрегирования определяется следующими подходами:

− Если для конкретного вида МТР разработаны КТХ, то уровень агрегирования для наименования номенклатурной позиции, входящей в папку с конкретным видом МТР, не может быть меньше совокупности всего набора видов КТХ для данного вида МТР, указанных в форме КТХ, предоставленной службе НСИ структурным подразделением Общества, назначенным ответственным за классификацию номенклатурных позиций по конкретному виду МТР;

− Если для конкретного вида МТР КТХ не разработаны, уровень агрегирования для наименования номенклатурной позиции определяется экспертным мнением сотрудника службы НСИ, который руководствуется при этом возможностью визуального выделения (отличия) номенклатурной позиции в складских остатках от других ему подобных номенклатурных позиций по отличительным характеристикам, имеющимся в наименовании номенклатурной позиции в документе поставщика. При наличии сомнений в формировании экспертного мнения, наименование централизованной номенклатурной позиции будет формироваться в соответствии с наименованием закупаемой позиции в документе поставщика.

− Если цена закупки на отдельные номенклатурные позиции контрагентов, относящиеся к одному и тому же элементу централизованной номенклатурной позиции, отличаются более чем на порядок (более чем в 10 раз), и информация об этом доведена до службы НСИ, создается дополнительная централизованная номенклатурная позиция, к наименованию которой добавляется уточнение «_дорогостоящая».

Для централизованных номенклатурных позиций базовая единица измерения всегда указывается та, в которой материал отпускается со склада, при этом выбирается наименьшая единица измерения из числа возможных кратных единиц измерения.

Базовая единица измерения — это та единица измерения, по отношению к которой приводятся все остальные единицы измерения по коэффициентам пересчета. Все единицы измерения выбираются исключительно из (ОКЕИ) Общероссийского классификатора единиц измерения. Применять единицы измерения, не указанные в ОКЕИ, запрещается.

Если закупка номенклатуры осуществляется в единицах измерения, отличных от базовой единицы измерения, то для номенклатуры указываются дополнительные единицы измерения. Для каждой дополнительной единицы измерения, назначенной для номенклатурной позиции, в обязательном порядке указывается коэффициент пересчета по отношению к базовой единице измерения (какое количество базовых единиц измерения содержится в одной дополнительной единице измерения).

Специалист компании «Кодерлайн»

Андрей Бушуев