К обязательным реквизитам электронных документов относится

Электронный документ (ЭД) — это документированная информация, представленная в электронно-цифровой форме. Такие данные отображаются на компьютере, передаются по информационно-телекоммуникационным сетям, а обрабатываются в информационных системах.

Определение ЭД дано в ФЗ № 149 «Об информации, информационных технологиях и о защите информации». Цифровой документ содержит реквизиты, позволяющие установить его подлинность.

В электронном виде может быть представлен любой документ — договор, счет-фактура, акт, накладная. Лишь в ряде случаев, оговоренных законом, допустимо использовать только бумажные версии.

Обмениваться электронными документами можно как внутри компании, так и с контрагентами и госведомствами. Юридическую значимость ЭД придает электронная подпись (ЭП). В законе № 63-ФЗ «Об электронной подписи» перечислены три вида подписей:

• простая;
• неквалифицированная;
• квалифицированная.

Документ может быть подписан каждой из них, но есть ограничения. При использовании простой или неквалифицированной подписи стороны должны заключить отдельное соглашение о признании подписания юридически значимым. Если документы подписываются квалифицированной электронной подписью (КЭП), они равнозначны бумажным без дополнительных условий. Кроме того, только КЭП подписываются электронные счета-фактуры, отчетность, трудовые договоры.

Закон устанавливает требования к цифровым документам, их передаче и хранению. В частности:

• Электронные счета-фактуры передаются только при участии оператора электронного документооборота. Порядок передачи установлен ст. 169 Налогового кодекса РФ.
• Нужно соблюдать утвержденные ФНС форматы ряда документов. Речь о счетах-фактурах, корректировочных счетах-фактурах, книгах покупок и продаж, актах передачи работ, приема и/или расхождений, универсальных передаточных документах, товарных накладных. Другие документы могут передаваться в произвольных форматах. 

Главное отличие от бумажных аналогов в том, что ЭД — не единый файл, каждая сторона подписывает свою часть. При этом после подписания ЭП документ уже нельзя изменить.

Электронный документооборот может быть задействован во всех бизнес-процессах. В онлайн-формате заключаются соглашения и договоры, проводятся регистрационные действия и участие в госзакупках, ведется бухучет, взаимодействие с контрагентами и госорганами.

Как отмечалось выше, работа с определенными видами цифровых документов регламентируется законодательно. Здесь важно остановиться на нормативно-правовой базе электронного документооборота.

ЭДО регулируется следующими законами и актами:

• ФЗ № 63  «Об электронной подписи». Регламентирует отношения в области использования электронных подписей, а также их виды, принципы применения. Указаны и условия признания электронных документов равнозначным бумажным, подписанным собственноручной подписью.
• ФЗ № 149 «Об информации, информационных технологиях и о защите информации». Регулирует вопросы получения, производства, распространения информации, а также применения информационных технологий.
• Гражданский и Налоговый кодексы РФ, ФЗ № 402 «О бухгалтерском учете». Конкретизируют условия использования электронных документов в разноплановых процессах — отчетности, закупках, сделках и других.
• Приказы и письма ФНС. Утверждают форматы и требования к документам.

Также электронный документооборот регулируется рядом нормативно-правовых актов правительства РФ, министерств и ведомств. Регламентируется работа с ЭД и внутри компаний.

Переход на электронный документооборот — это изменение привычных процессов в компании. Поэтому к нему нужно подготовиться. Сперва разработайте правовую базу внутри организации. Это позволит официально перейти на ЭДО и структурировать нововведения, порядок работы и обязанности участников.
ЭДО в компании регулируют следующие внутренние акты:

• Приказ о внедрении системы электронного документооборота. Он составляется в свободной форме. При этом должен содержать данные о дате перехода компании на ЭДО, перечень ответственных за систему ЭДО работников, сведения о регламентах и инструкциях, информацию об обучении.
• Положение о переходе на электронный документооборот. Этот документ поможет собрать все акты, которые регламентируют переход на ЭДО. Положение содержит данные об операторе и системе ЭДО, опциях, правилах работы, контролирующих работниках, конфиденциальности.

Если в электронно-цифровой вид переводятся и первичные учетные документы, то этот момент прописывается в учетной политике организации. А в том, чтобы сотрудники быстрее освоили новые правила работы, поможет база знаний. В нее включаются инструкции, обучающие материалы.

Существуют и регламенты работы в системах ЭДО. Когда определитесь с сервисом, изучите этот документ. Он включает:

• Термины и определения. Дана конкретика о самой системе и ее участниках. Приведены объяснения понятиям оператора ЭДО, электронного документа, электронной подписи, сертификата ЭП.
• Общие положения. О задачах регламента, сторонах, условиях внесения изменений.
• Электронный документооборот. Фиксируется порядок подключения к системе ЭДО и получения права пользования, стоимость услуг.
• Требования к электронной подписи. Указывается, какие подписи и средства криптографической защиты можно использовать в системе. Определено, кто обеспечивает сохранность ключей.
• Правила работы в системе ЭДО. Порядок работы с ЭД и взаимодействия с контрагентами, сроки хранения файлов и т.д.

Помимо этого, в регламенте обозначается обязанность участников ЭДО сохранять конфиденциальность данных, ответственность сторон за несоблюдение предусмотренных обязательств и способ разрешения разногласий.

В первое время при работе с ЭД у сотрудников так или иначе возникают вопросы. В частности, непонимание вызывает отражение даты подписания. В случае с бумажными версиями актов и накладных дата приема товаров (или услуг) указывается в самом документе. Расходы учитываются на дату составления акта или накладной. При этом отдельно дата подписания чаще всего не указывается — предполагается, что акт (накладная) визируется в день составления.

Проставление даты в электронных документах не регламентируется актами или положениями. Если электронный документооборот обеспечивает оператор ЭДО, то он автоматически фиксирует дату визирования. По сути, это время формирования электронной подписи. Процесс происходит следующим образом:

• Диадок визуализирует документ, пользователь формирует подпись;
• в штампе подписи указывается дата подписания;
• параллельно оператор запрашивает удостоверяющий центр для проверки действительности сертификата электронной подписи;
• если подтверждение получено, в штампе появляются сведения о владельце сертификата, а также о дате, времени подписания.

Главный смысл этой проверки — удостовериться, что документ подписан действующими сертификатами ЭП. Это гарантирует соглашениям, актам, договорам юридическую значимость. Регистрация оператором факта подписания станет доказательством в случае спорной ситуации.

Однако зафиксированная дата подписания служит больше для удобства, чем для учетных целей. Для учета ориентироваться нужно на непосредственные факты тех или иных событий хозяйственной жизни. Это указано в законе № 402-ФЗ, где сказано, что среди обязательных реквизитов первичного учетного документа только даты составления документа и содержание факта хозяйственной жизни. Отметим, что в XML-файле счета-фактуры и первичного документа участники сделки могут указать нужные даты, которые не всегда совпадают с датами подписания.

Работа с электронными документами выстраивается по тем же принципам, что с бумажными. Сложности вызывает только сам переход на онлайн-делопроизводство. Но это временный период.

Как перейти на электронный документооборот? Для этого нужно:

• Выбрать оператора и систему ЭДО. В этом вопросе важно отталкиваться от потребностей бизнеса, возможностей и задач компании. Перед переходом на ЭДО рекомендуется проанализировать делопроизводство организации, выявить слабые места и продумать их оптимизацию.
• Получить сертификат электронной подписи. Для этого нужно обратиться в аккредитованный Минцифры удостоверяющий центр — к примеру, в УЦ Контура. Для этого оставьте заявку на этой странице.
• Обучить сотрудников. Даже при бумажном делопроизводстве многие операции осуществляются с помощью различного ПО. Инструктаж — необходимая часть перехода на ЭДО. От подготовленности работников зависит результативность «реформы».
• Договориться с контрагентами об обмене электронными документами. Проще всего вести документооборот через оператора ЭДО. В нем сразу ясны механизмы действий, есть необходимые инструменты. Кроме того, в системе ЭДО проще налаживать процесс обмена с любым контрагентом. Например, в сервисе Диадок настраивается роуминг, если поставщик или клиент пользуется услугами другого провайдера ЭДО.

Отдельная тема — хранение электронных документов. На ЭД распространяются те же требования по срокам хранения, что и на бумажные. Значит, электронный документооборот должен обеспечивать сохранность файлов в течение нужного периода. Важен и легкий доступ к данным.

В Диадоке несколько экземпляров каждого файла хранятся на разных серверах, так что потери не страшны. Поиск нужных документов в единой базе при этом занимает минимум времени.

Переход на электронный документооборот улучшит многие бизнес-показатели компании, например производительность труда. Это связано с тем, что ЭДО оптимизирует процессы внутри организации, ускоряет обмен с контрагентами и упрощает взаимодействие с контролирующими госорганами.

Среди преимуществ работы с электронными документами:

• снижение расходов на печать и отправку, а также на содержание архивных помещений;
• экономия времени работников на передаче документов между отделами, необходимости распечатывать, сканировать, вносить данные;
• секундный поиск нужных файлов по названию, тегам, контрагенту и другим фильтрам;
• одновременная работа над документом, онлайн-согласование, опция массового подписания;
• фиксация действий, отслеживание сроков;
• автоматизация обработки документов;
• минимизация ручного труда, а значит, и вероятности ошибок;
• быстрая выгрузка документов для представления в ФНС по запросу;
• уменьшение числа проверок контролирующих органов благодаря чистоте операций;
• освобождение рабочих столов от папок и бумаг;
• улучшение внутрикорпоративного взаимодействия.

Системы электронного документооборота позволяют контролировать исполнение документов и разграничивать доступ, обеспечивают безопасность передачи и хранения данных. За счет преимуществ ЭД повышается конкурентоспособность компании, растет лояльность партнеров и клиентов, повышается оборачиваемость денежных средств.

Переход на ЭДО потребует определенных усилий. Со сложностями могут столкнуться руководители крупных компаний с большими объемами документооборота. Однако есть решения для автоматизации и интеграции, а наши специалисты помогут их подобрать. Обработка любых объемов документов будет быстрой, что позволит бизнесу стать крепче и держать позиции даже в условиях ограничений.

Разберёмся, в чем различия бумажного варианта документа, его отсканированной версии и документа, изначально созданного в электронной форме, затем сравним требования к ним и определим сферы применения.

Документ бумажный, электронный образ и электронный документ

Федеральный закон от 29.12.1994 № 77-ФЗ (редакция от 03.07.2016) «Об обязательном экземпляре документов» определяет документ как «Материальный носитель с зафиксированной на нём в любой форме информацией в виде текста, звукозаписи, изображения и (или) их сочетания, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и предназначен для передачи во времени и в пространстве в целях общественного использования и хранения».

Разделение документов на бумажные и электронные — не более чем разграничение по виду носителя, форме документирования и представления информации.

Понятие электронного документа закреплено Федеральным законом от 27.07.2006 № 149-ФЗ (редакция от 18.03.2019) «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» и звучит так:

«Электронный документ — документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах».

Таким образом, документ в электронном виде и изначально электронный документ — не одно и то же. В первом случае документ создается как бумажный и преобразуется в электронный документ, получается электронный образ документа. Во втором — изначально создаётся в форме электронного документа.

В электронном документообороте используются как образы документов, так и электронные документы. Но если для электронных образов в большинстве случаев можно использовать любой вид электронной подписи, то для электронных документов зачастую нужна усиленная квалифицированная электронная подпись.

Бумажные и электронные документы юридически равнозначны, если иное не установлено законом или договором. Исключения касаются только отдельных видов документов, к которым предъявляются повышенные требования к безопасности данных и условиям хранения.

Требования к документам в электронном виде

Требования к документам в электронном виде делятся на три категории и соблюдаются в порядке приоритетности:

1. Общие требования. Не отличаются от требований к документам в бумажном виде и в основном касаются формы и содержания.
2. Требования, предъявляемые к конкретному виду документов в электронном виде, в том числе электронным документам. Ключевые в этой категории — требования к электронной подписи. Именно она и соблюдение условий её применения делают документ юридически значимым.
3. Особые требования к конкретным документам в электронном виде, предъявляемые исходя из их назначения, условий создания, обработки, передачи и хранения. Эти требования всегда индивидуальны по отношению к категориям или видам документов. Они отражены в специальных нормативных актах или инструкциях.

Для каждого документа в электронном виде свои требования. Поэтому, когда вы собираетесь создать или передать документ, обращайтесь к требованиям, установленным конкретно для него.

Виды и применение электронных документов

Рассмотрим самые распространённые документы в практике документооборота компаний и индивидуальных предпринимателей.

Договоры, контракты, соглашения

Часть 2 статьи 434 ГК РФ разрешает заключение письменных договоров путём обмена электронными документами, в том числе с использованием сторонами сделки электронной почты. Обязательное требование — возможность достоверно установить, что документ, например экземпляр договора, исходит от стороны сделки.

Выполнить условие легко: договоритесь с контрагентом о заключении договора таким способом, составьте и подпишите договор с использованием электронной подписи. Аналогичным способом можно обмениваться протоколами разногласий и дополнительными соглашениями, вносить изменения в договоры и направлять претензии.

Первичные учётные документы

Требования к ним изложены в статье 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ (редакция от 28.11.2018) «О бухгалтерском учёте». Специальные требования к счетам-фактурам — в статье 169 НК РФ.

Первичные документы могут быть бумажными или электронными, электронный первичный документ обязательно должен быть подписан электронной подписью. Но если законом или договором предусмотрено представление первичного документа в бумажном виде, он должен быть представлен именно на бумаге. Если бумажного документа нет, придётся его создать — распечатать соответствующий электронный документ. Это условие пока препятствует полному переходу на электронный документооборот: многие компании вынуждены дублировать документы полностью либо частично. Для обмена электронными счетами-фактурами и УПД, например, необходимо, обращаться к услугам оператора электронного документооборота. Также вести документооборот через оператора ЭДО целесообразно при больших объёмах документооборота — налаженная система сбережёт ваше время.

Выполнение всех требований к первичным учётным документам — это фактически выполнение требований ФНС. Упрощает задачу применение обязательных или рекомендованных налоговым органом форматов — формализованных электронных документов. Обязательные форматы утверждены для счёта-фактуры и универсального передаточного документа, в том числе корректировочных (Приказы ФНС № ММВ-7-15/155@, № ММВ-7-15/155@ и № ММВ-7-15/189@). Рекомендованные форматы есть для акта приёмки работ и документа о передаче товаров (Приказы ФНС № ММВ-7-10/552@ и № ММВ-7-10/551@) — можно применять их или разработать свой формат.

Отчётность

Всю налоговую и бухгалтерскую отчётность можно представлять в электронной форме. Обязательное условие для сдачи электронной отчетности — подписание документов усиленной квалифицированной электронной подписью. Передавать отчётность в электронном виде можно через оператора ЭДО или через официальный сайт ФНС.

Документы для подачи в суд

Любые процессуальные документы можно подавать в суд в электронном виде, в том числе в форме электронного документа. Для электронной подачи документов в арбитражные суды используется сервис «Мой арбитр», в суды общей юрисдикции — личный кабинет пользователя в разделе «Подача процессуальных документов в электронном виде» официального сайта суда на портале ГАС «Правосудие». Электронный образ документа можно заверить простой электронной подписью, электронный документ подписывается только усиленной квалифицированной электронной подписью.

Обращения в государственные органы

Большинство ведомств уже поддерживают онлайн-обмен документами и обращениями через сайты и личные кабинеты пользователей. Чтобы обратиться в государственный орган через интернет или направить электронный документ, зайдите на официальный сайт нужного ведомства, найдите раздел для обращений или направления отчётности в электронном виде и воспользуйтесь указанной информацией.

Юридическая значимость электронной переписки

Несколько иначе, чем электронные документы, подписанные ЭП надлежащего вида, выглядит обмен письмами или сообщениями посредством электронной почты, мессенджеров или СМС-сообщений. В этих случаях, как правило, не используется привычная электронная подпись. Что тогда служит средством идентификации — интересный вопрос, прежде всего, с позиции судебной практики.

Электронную переписку, где не используется усиленная электронная подпись, можно приравнять к обороту документов с применением простой электронной подписи. В данном случае это не противоречит правилам и нормам. Но необходимость идентификации отправителя и получателя в случае спора обязательно возникнет.

В процессе идентификации отправителей и получателей писем и сообщений, возможно, потребуется определить:

• кто составил документ;
• кто, в какое время и откуда его направил;
• кто, в какое время и где получил;
• применялся ли полученный документ, какой юридический характер и значимые последствия он имел.

Дать ответы на эти вопросы и подтвердить их доказательствами бывает непросто.

Если адреса электронной почты указаны в договоре с контрагентом и при этом чётко определён порядок обмена документами, проблем обычно не возникает. Идентифицировать СМС-отправления можно посредством сотового оператора. Сообщения в чатах и мессенджерах — через техподдержку соответствующей платформы. Но проблемы могут возникнуть, если придется оспаривать факт личного отправления. Ведь не исключено, что доступ к логину, паролю, устройству и сим-карте может получить третье лицо.

В 2016 году арбитражный суд Санкт-Петербурга и Ленинградской области рассматривал дело №А56-95953/2015, где фигурировали СМС-уведомления. Истец судился со Сбербанком относительно несанкционированного вывода со счёта истца денежных средств на сумму более 6 миллионов рублей. Для операций использовались платёжные поручения, подготовленные в информационной системе банка и подписанные сгенерированными одноразовыми кодами (паролями), которые направлялись на телефон истца и при вводе в подтверждение операции означали подписание документа простой ЭП. Суд отказал в удовлетворении исковых требований, сославшись на то, что истец, хотя, возможно, и не был причастен к операциям, не обеспечил недоступность средств идентификации.

Изложенная позиция суда наглядно показывает, что фактически к электронной переписке, где используются средства идентификации, отличные от электронной подписи, применяются аналогичные с ЭП требования. Получение и ввод кода из СМС для подтверждения действий — аналог использования простой электронной подписи.

Подведём итог

Любые документы можно передавать в электронном виде, к тому же практически все они в таком виде создаются изначально, но важно соблюдать требования. Главное в передаче документов в электронном виде или электронных документов — проверить, выполнены ли технические требования и требования к виду электронной подписи. Не стоит забывать также о правильности формы и содержания документа.

Второй момент — целесообразность перехода на ЭДО, станет ли документооборот проще, быстрее, надёжнее и экономичнее. Ради передачи нескольких документов в год нет смысла тратиться на организацию электронного документооборота. Но если объём документооборота большой, расходы на печать и доставку бумажных документов превышают потенциальные затраты на электронный документооборот, выгоднее перейти на ЭДО. Использование системы электронного документооборота поможет существенно сэкономить и упростить работу.

Эта статья была полезной?

Подключиться

Чтобы подключиться к электронному документообороту, заполните заявку вручную или загрузите сертификат ЭП

Форматы электронных документов, порядок их заполнения, а также правила обмена ими называют стандартами. Эти стандарты устанавливаются различными нормативными документами, ключевые из которых — ГОСТы.

Нормативное регулирование электронного документооборота

Определение документооборота дано в ГОСТ Р51141—98 — это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. Электронный документооборот выполняет те же функции, но использует информационно-коммуникационные технологии на устройствах, объединённых в сеть.

ЭДО регулируется Федеральными законами, Приказами, Постановлениями, а также Обращениями в госорганы. Ниже представлены некоторые из них:

1. В п. 2 ст. 160 и п. 2 ст. 434 ГК РФ определена возможность обмена документами в электронном виде.

2. Ст. 169 НК РФ устанавливает формат подачи и порядок заполнения счетов-фактур в электронном виде.

3. В п. 3 ст. 75 АПК РФ утверждена возможность подачи электронных документов в качестве письменных доказательств в арбитражных спорах.

4. Ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ устанавливает возможность составления первичных документов в электронном виде.

5. Федеральный закон от 06.04.2011 N 63-ФЗ регулирует порядок использования электронной подписи с электронными документами.

6. В ст. 2 Федерального закона от 27.07.2006 N 149-ФЗ установлено понятие электронного документа.

Помимо основных Федеральных законов, существует много Приказов и Постановлений, относящихся к электронному документообороту. Они уточняют порядок его применения всеми участниками, включая операторов (ОЭД). Нормативные акты утверждают те или иные формы документов в электронном виде. К ним относятся, например, Приказы ФНС № ЕД-7-26/775@, № ЕД-7-26/736@, № ММВ-7-15/423@, № ЕД-7-3/228@; Постановления Правительства РФ № 1137, № 976.
Обращения в госорганы (в частности в ФНС) также входят в список документов, относящихся к нормативному регулированию электронного документооборота. Госорганы дают обширные ответы на вопросы, касающиеся этой темы, например:

• как сдавать отчётность через операторов ЭДО;

• как оформлять корректировочного счёт-фактуру;

• как проводят выездные налоговые проверки;

• как корректировать электронные УПД.

Выход новых законов ведёт за собой разработку тех или иных форм электронных документов. Так, в связи с выходом закона от 31 июля 2020 г. N 248-ФЗ, чек-листы, приказы и вся соответствующая документация будут переведены в электронный вид и формализована.

Другой пример — введение Национальной системы прослеживаемости с 1 июля 2021 года. ФНС разработала формы уведомлений и отчёта о товарах, подлежащих прослеживаемости. К таким относятся, например, формы КНД 1169009, 1169011, 1169010.

Передавать отчётность в контролирующие органы удобно в сервисе «1С-Отчётность». Модуль встраивается в привычную программу «1С-Предприятие» и позволяет отправлять отчёты в один клик.

Форматы электронных документов

Любой электронный документ представлен в виде файла, структуру содержательной части которого определяет формат. Файлы делятся на следующие группы форматов: текстовый, графический, табличный, архивированный и файлы-презентации. В широком смысле к электронным документам можно отнести любые из них, однако, при упоминании электронного документооборота обычно имеют ввиду текстовые и табличные форматы.

Некоторые документы предназначены исключительно для просмотра и их нельзя редактировать, другие — можно изменять и дополнять. К самым популярным форматам первой группы можно отнести форматы PDF, TIFF и JPG, при этом стоит уточнить, что все они — графические. Ко второй группе, файлы которой можно редактировать, относят табличные форматы XLS, XLSX и ODS и текстовые DOC, RTF и TXT.

Текстовые форматы часто используются для составления приказов, заявлений, инструкций, служебных записок и т.д. Табличный формат используют для составления графиков, журналов, отчётов. В графическом формате электронные документы могут быть представлены, если они являются сканами бумажных версий.

Электронные документы становятся юридически значимыми, когда подписываются квалифицированной электронной подписью. «Астрал-ЭТ» можно использовать не только для электронного документооборота, но и для участия в торгах и работы с госпорталами.

Стандарты электронных документов

Стандарты можно разделить на две группы: универсальные и специализированные. Универсальные — это общие требования к управлению документами как бумажными, так и электронными, например, международные стандарты ISO 22310:2006 и ISO 15489-1:2001.

Международным стандартам соответствуют определённые национальные стандарты. Так, для вышеуказанных примеров, существуют идентичные национальные аналоги: ГОСТ Р ИСО 22310-2009 СИБИД и ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 СИБИД.

Специализированные же стандарты более узконаправленные — они детально описывают формы, правила и т.д. К ним можно отнести ГОСТ 6.10.3-83 УСД, где уделяется внимание записи информации унифицированных документов в коммуникативном формате, и ГОСТ 3.1105-84, где описаны формы и правила оформления документов общего назначения.

Для бумажного и электронного документооборота в основном составляются разные стандарты, однако, есть и исключения, где описаны принципы для одних и других. К стандартам электронных документов можно отнести, например, ГОСТ 7.14-98 СИБИД и ГОСТ 7.19-2001 СИБИД. В первом описан формат для обмена информацией и структура записи, во втором — формат для обмена данными и содержание записи.

Общие требования изложены в основополагающем стандарте ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 СИБИД. В нём описаны основные характеристики документами, а также характеристики систем управления документами. За разработку и внедрение систем безопасности, относящихся к данной сфере, отвечает ГОСТ Р ИСО/МЭК 17799-2005.

Есть и другие регулирующие ГОСТы: Р 53898-2013, Р 54471-2011 ГОСТ Р 54471-2011/ISO/TR 15801:2009, 6.10.4-84, 28388-89, Р ИСО 15489-1-2007. Все они, так или иначе, устанавливают правила и требования, дают инструкции и определяют критерии электронного документооборота.

Законодательство трансформируется, подстраиваясь или определяя современные тенденции, и из-за этого, так или иначе, документооборот постепенно, но неуклонно, переходит в электронный вид. Это удобнее, быстрее и практичнее работы с бумагой. Чтобы электронный документ имел юридическую силу, необходимо соблюдать ряд правил, которые рассмотрим далее.

Что говорит закон об электронных документах?

Понятие документа закрепляет Федеральный Закон от 29.12.1994 № 77-ФЗ (действующая редакция от 03.07.2016) «Об обязательном экземпляре документов». Так, документ – материальный носитель, который содержит текстовую, графическую, аудио- или видеоинформацию, а также реквизиты владельца, предназначенную для передачи, хранения и использования физическими и юридическими лицами.

Соответственно, с точки зрения закона бумажные и электронные документы практически не отличаются, только электронный формат подразумевает хранение информации на CD-дисках, FLASH- или USВ-накопителях, винчестерах, а бумажный, соответственно, на бумаге. Но это не значит, что электронный и бумажный документ – тождественные понятия.

Термин электронного документа (далее ЭД) дан в Федеральном законе от 27.07.2006 № 149-ФЗ (действующая редакция от 18.03.2019) «Об информации, информационных технологиях и о защите информации». Так, ЭД – это информация, изначально созданная и представленная в электронном виде в формате, который позволяет обработать ее с помощью компьютера или других электронно-вычислительных систем.

Отличия образа документа от электронного документа

Следует различать образы документов и ЭД, поскольку установленные требования и критерии при оформлении к ним различаются, как и возможности последующего придания им юридической значимости и распространения

Под образом документа следует понимать версию информации, содержащуюся на материальном носителе. Наиболее простой пример – распечатанные ЭД. Они создаются только для удобства работы пользователей с электронными документами, так как дают им информацию о состоянии электронного документа в момент времени просмотра или в момент сохранения. Примером может послужить распечатка платежного поручения, с отметками банка о подписании в формате pdf, для каких-то срочных внутрикорпоративных нужд.

Стоит отметить, что даже если такие документы будут заверены надлежащим образом, во многих случаях (например, на суде), они все равно останутся копиями, которые будет необходимо подтверждать оригиналами. При этом все копии электронного документа в электронном виде являются оригиналами.

Подключение 1С-ЭДО от официального партнера 1С. Комплект документов от 250 руб./мес.

Виды электронных документов

В широком смысле ЭД делятся на формализованные и неформализованные. Для этих определений важен тип (сила) электронной подписи, используемой для их подписания.

К первой категории относятся бумаги, которые направляются в ФНС, суд и другие государственные органы. Например, бухгалтерскую и налоговую отчетность допускается сдавать в электронном виде в установленных форматах при условии, что документированная информация подписана усиленной квалифицированной подписью.

Документы налогового учета, в отношении которых установлены специальные форматы и процедуры обмена, дополнительно требуют обязательного посредничества Оператора ЭДО!

Аналогично обстоят дела с обращениями в суд. Иски, ходатайства и другие файлы разрешено отправлять в электронном виде. При обращении в арбитражные суды подача электронных документов происходит через сервис «Мой арбитр». Для отправки документов в суды общей юрисдикции нужно создать личный кабинет на сайте ГАС «Правосудие» и воспользоваться вкладкой «Подача процессуальных документов в электронном виде». В обоих случаях заполняются необходимые формы, загружаются документы, которые подписываются усиленной квалифицированной подписью.

Другие государственные органы также предоставляют возможность вести документооборот в электронном виде. Подобное решение удобно хотя бы потому, что позволяет избежать стояния в очередях или ожидания своего номера по электронной записи, а также увеличивает скорость обработки информации.

Документы второй группы, которые используются в межкорпоративном документообороте, составляются в условно-произвольной форме, к таким бумагам относятся:

• Договоры;
• Контракты;
• Соглашения;
• Первичные учетные документы.

Так, частью 2 статьи 434 ГК РФ закреплена возможность заключать гражданско-правовые соглашения с использованием ЭД. При этом не уточняется, как именно должны быть составлены и оформлены документы. Из юридической практики известно, что электронные договора, контракты и соглашения составляются аналогично бумажным аналогам и содержат те же обязательные реквизиты, закрепленные ГК РФ, что и бумажные аналоги.

Что касается подписания таких документов, рекомендуется также использовать квалифицированную цифровую подпись. Этот вид ЭП автоматически придает документу юридическую силу бумажного оригинала. Если договор подписывают обе стороны, используйте специализированное ПО, которое позволяет ставить несколько подписей в одном документе, а еще надежнее – систему оператора электронного документооборота. Оператор не только проверяет в момент подписания действительность сертификата ЭД, но и позволяет вести документооборот, даже неформализованными документами, по четко установленным правилам.

Отдельно отметим, что работу с «первичкой» в электронном виде регулирует и ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ (действующая редакция от 28.11.2018) «О бухгалтерском учете» и ст. 169 НК РФ, где прописаны аспекта обмена первичными документами в таком формате.

Вести первоначальную документацию в электронном виде удобно. Например, по запросу контролирующих органов можно за секунды найти оригинал электронного документа и предоставить его в виде файла документа и файла подписи на электронном носителе, а запрашивающий орган также быстро сможет его проверить сертифицированными средствами.

Требования к электронным документам

Формат и критерии составления электронных документов продиктованы законодательством, а также деловыми традициями и здравым смыслом. Для систематизации требований к ЭД уместно разделить их на 3 группы:

• Законодательно прописанные требования к содержанию документа. Они распространяются как на бумажные, так и на электронные акты. Нарушение данных правил ведет к тому, что документ автоматически теряет юридическую силу, неважно, подписан он ЭП или нет.
• Требования специального нормативного регулирования, к которым относится необходимая форма ЭП, возможность составления документа в электронном виде, необходимость создания копии на бумаге.
• Особый вид правил, относящийся к конкретному виду документов. Такие правила вносят ограничения или предоставляют дополнительные возможности. Например, особым видом таких правил могут являться требования по форме ведения электронного документа. Например, это регламентировано для счет-фактур и многих других документов первичной бухгалтерской документации.

Эти требования важно учитывать при переходе с бумажных документов на электронные. Определившись с видами документов, которыми организация будет обмениваться и хранить в электронном виде, по каждому из них нужно отследить все существующие регламенты и нормативные акты, так как они могут касаться нескольких видов, особенно, если речь идет о регламентированном учете. Если у вас возникнут сложности при переводе организации на электронный документооборот, обращайтесь к нашим специалистам по ЭДО. Мы осуществляем все виды работ в области построения систем ЭДО и подготовки на них организаций самого разного масштаба.

Преимущества и недостатки электронных документов

Спорить с тем, что за цифровым документооборотом будущее, довольно сложно. Оцифрованная информация при должной организации электронного архива в разы сохраннее, чем любые другие аналоги. При обмене документами через операторов хранение документов гарантирует сам оператор, чем упрощает процесс организации электронного архива (поэтому важно при выборе оператора ЭДО уточнить сроки и условия хранения документов).

Если говорить об отдельно взятом предприятии, документы в электронном виде обладают следующими преимуществами:

• Документооборот происходит мгновенно: процесс подписания и передачи любой документации ускоряется, что влияет на показатель эффективности работы сотрудников и как следствие организации;
• Отсутствие необходимости хранения документации на бумажном носителе, т.к. ведение электронного документооборота предполагает и процесс архивирования документов в электронном виде;
• Отпадает необходимость в помещениях для хранения архива и их аренде, т.к. все хранение происходит на серверах организации, на серверах оператора ЭДО или при помощи облачного сервиса;
• Ускорение поиска нужной документации в архиве и доступность архива из самой программы оперативного учета ЭДО, при условии интеграции между системами;
• Высокий уровень безопасности относительно форс-мажорных ситуаций, т.к. производится резервное копирование всех имеющихся документов;
• Возможность предоставления отчетности в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи через специальные программы операторов или через государственные порталы.

Электронный вид документа имеет сугубо технические недостатки, как пример, недостаточный уровень владения ПК возрастными группами сотрудников. При этом некоторые организации – как государственные, так и частные, – до сих пор не поддерживают электронный документооборот, соответственно, для них придется поддерживать параллельный документооборот в бумажном виде.

Также можно упомянуть о затратах, сопутствующих переходу на ЭД. Но здесь все зависит от масштаба компаний, целей внедрения и требований к безопасности, существующих на предприятии. Например, предприятия, работающие с гостайной или конфиденциальной информацией своих клиентов, обязаны соблюдать установленные законом требования к шифрованию и оборудованию.

Гарантия 6 мес. на услуги подключения и настройки ЭДО в 1С. Решаем любые задачи!

Подводя итог, следует сказать, что современное общество быстро учится пользоваться достижениями технического прогресса. По оценкам статистических бюро в США уже более 86% документов циркулирует исключительно в «облаке», и с каждым годом процент растет. Аналогичная ситуация наблюдается и в других странах. Например, в Китае уже ведутся разработки по созданию тотальной криптографической системы документооборота, которая в состоянии полностью заменить бумажные документы. Более того, она не нуждается в отдельных ЭП, частных серверах, каналах трафика, что делает себестоимость ее эксплуатации близкой к нулю.

Учитывая все это, имеет смысл уже сейчас начинать переходить на ЭД, разобравшись в особенностях работы с данным форматом документов. Если у вас остались вопросы по электронным документам и ЭП, внедрению ЭДО и СЭД, а также электронному кадровому документообороту и созданию электронного архива, обращайтесь к нашим специалистам, которые готовы оперативно решить ваши задачи.

Электронные документы делятся на формализованные и неформализованные. Формализованными называют документы с расширением xml, формат которых разработан ФНС. Обработка таких документов в налоговой происходит автоматически, так как их структура для ЭДО неизменна. 

Если организация самостоятельно определяет формат своих документов, они считаются неформализованными. Формат может быть любой: docx, pdf, jpg и др. Юридическая значимость таких документов подтверждается квалифицированной электронной подписью (КЭП), что позволяет отправлять их контрагентам по ЭДО.

Формат каждого формализованного документа прописывается в приказах ФНС. Сегодня для ЭДО законодательно утвержден xml-формат. Контрагенты могут выгружать документы из информационной системы в удобном для них формате. Однако для ФНС придется приводить их к утвержденному виду. 

Приведем основной перечень документов, которые поддерживают формат xml в ЭДО. 

Счет-фактура

В счете-фактуре прописывается сумма НДС, которую продавец включает в стоимость отгруженного товара.

Порядок обмена утвержден приказом Минфина от 05.02.2021 № 14н.
Формат счетов-фактур для ЭДО установлен приказом ФНС от 19.12.2018 № MMB-7-15/820@.

Универсальный передаточный документ (УПД)

УПД нужно использовать при объединении всей информации из первичного учетного документа и счета-фактуры. Документ может быть односторонним или двусторонним. В первом варианте в УПД содержатся вся информация по сделке и подпись продавца. Во втором еще отражены реквизиты покупателя и его подпись.

Формат УПД для ЭДО определяется тем же приказом ФНС, что и для счетов-фактур.

Корректировочный счет-фактура

В некоторых случаях в выставленных документах могут измениться цена, количество товара или услуги. Для фиксации этих изменений существует корректировочный счет-фактура — в нем прописывают разницу между суммами и рассчитывают новый размер НДС.

Для регулирования формата корректировочного счета-фактуры ФНС выпустила приказ от 12.10.2020 № ЕД-7-26/736@.

Акт приемки-сдачи работ (услуг)

Это первичный учетный документ, с помощью которого подтверждается выполнение работ или услуг по договору. Сам акт может состоять из одного или двух xml-файлов, они содержат информацию об исполнителе и заказчике.

Формат акта по ЭДО не унифицирован, но закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» устанавливает обязательные реквизиты для документа. Тем не менее ФНС рекомендует два формата электронных актов, которые описаны в приказах от 19.12.2018 № ММВ-7-15/820@ и 30.11.2015 № ММВ-7-10/552@.

Товарная накладная

С помощью накладной система ЭДО фиксирует передачу товарно-материальных ценностей между организациями. Форма называется ТОРГ-12 и не считается обязательной. Документ состоит из двух файлов — сведений со стороны продавца и покупателя.

Формат накладной в ЭДО утвержден приказами ФНС от 19.12.2018 № ММВ-7-15/820@ и 30.11.2015 № ММВ-7-10/551@.

Универсальный корректировочный документ (УКД)

В таком формате совмещены корректировочный счет-фактура и документ об изменении стоимости работ или товаров. Электронный УКД может быть как односторонним, так и двусторонним — варианты такие же, как у УПД.

Отправка УKД возможна только через оператора ЭДО в формате, утвержденном приказом ФНС от 12.10.2020 № ЕД-7-26/736@.

Использование технологий ЭДО регламентируется рядом законов:

• 63-ФЗ от 06.04.2011. Приравнивает электронные документы с квалифицированной электронной подписью (КЭП) к бумажным с подписью и печатью, которые поставлены вручную.
• 149-ФЗ от 27.07.2006. Ставит в один ряд обмен документами и электронными сообщениями, если те заверены КЭП. 
• 402-ФЗ от 06.12.2011. Позволяет составлять и подписывать первичные бухгалтерские документы в электронном виде.
• Статья 169 ч. 2 НК РФ. Позволяет составлять и подписывать счета-фактуры в электронном виде.
• Статья 160 п. 2 и 434 п. 2 ГК РФ. Разрешают подписание и оформление документов в электронном виде.

Форматы документов регламентируются в ЭДО приказами ФНС. Сам электронный документооборот становится обязательным для компаний. Это касается маркировки и прослеживаемости товаров, а также электронной отчетности и ЭДО в госзакупках.

В каком формате выгружать и отправлять документы для ЭДО?

При отправке документов через оператора ЭДО необходимо сохранить файл в формате xml, который составлен по требованиям приказов ФНС России. Такие документы принимают в налоговой и судах, их не нужно распечатывать на бумаге.

Неформализованные документы используют для ЭДО между контрагентами в формате doc, xlsx, pdf, jpg и др. Для этого их нужно подписывать квалифицированной электронной подписью. Чтобы сдать такие документы в ФНС, придется выполнить больше действий:

1. Распечатать документ.
2. Подписать его у руководителя и поставить печать организации.
3. Отсканировать документ и сохранить его в формате jpg, png, pdf или tiff.

Это приводит к трате ресурсов компании: времени сотрудников, бумаги, картриджей для принтера.

Какая связь у видов и форматов документов ЭДО?

Все формализованные документы имеют формат xml, а неформализованные — любой другой. 

Какие были изменения в требованиях к форматам и формам документов в 2021 году?

В конце 2020 года вышел приказ ФНС России № ЕД-7-26/736@, который определил новые требования для формата УКД и корректировочного счета-фактуры с 1 октября 2021 года. Изменения внесли для соответствия документов требованиям систем прослеживаемости и маркировки.

Новая форма счета-фактуры стала действовать с начала работы системы прослеживаемости. С 8 июля 2021 года на импортируемые партии товаров обязательно назначают регистрационный номер (РНПТ). Из-за этих изменений в бумажных счетах-фактурах появились строка 5а для сведений о документе на отгрузку и графа 1 для номера записи.

Контрагенты могут заполнять электронный счет-фактуру в соответствии с требованием приказа ФНС РФ от 19.12.2018 № ММВ-7-15/820@. 

Почему формат xml нельзя загружать в систему ЭДО?

В Диадоке такое может произойти из-за того, что формат документа устарел и не соответствует действующим приказам ФНС России. В этом случае система выдает предупреждение и предлагает исправить файл в соответствии с новыми требованиями. Иначе налоговая не примет его.

Выгружать документы из системы ЭДО также удобнее в формализованном виде. Если в учетной системе компании их создают в других форматах, то для передачи по ЭДО необходимо конвертировать УПД и прочие документы в формат xml. Диадок справляется с этой задачей с помощью коннектора «Доставка». Документы, которые создаются прямо в системе ЭДО, автоматически соответствуют установленному формату. 

При подготовке и оформлении документов используют реквизиты, определения которых приведены в ГОСТ Р 7.0.8

01 — герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования);

02 — эмблема;

03 — товарный знак (знак обслуживания);

04 — код формы документа;

05 — наименование организации — автора документа;

06 — наименование структурного подразделения — автора документа;

07 — наименование должности лица — автора документа;

08 — справочные данные об организации;

09 — наименование вида документа;

10 — дата документа;

11 — регистрационный номер документа;

12 — ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа;

13 — место составления (издания) документа;

14 — гриф ограничения доступа к документу;

15 — адресат;

16 — гриф утверждения документа;

17 — заголовок к тексту;

18 — текст документа;

19 — отметка о приложении;

20 — гриф согласования документа;

21 — виза;

22 — подпись;

23 — отметка об электронной подписи;

24 — печать;

25 — отметка об исполнителе;

26 — отметка о заверении копии;

27 — отметка о поступлении документа;

28 — резолюция;

29 — отметка о контроле;

30 — отметка о направлении документа в дело.