К принципам управления временем относят принцип деструктуризации желания самостоятельной работы

Тайм-менеджмент: основные правила и эффективные инструменты управления временем

16.04.2019

Стремительный темп жизни и ограниченные временные рамки часто мешают достигать поставленных целей. Чтобы не путаться в бесконечных потоках информации, нужно научиться планировать рабочий день, правильно расставлять приоритеты. Именно это умение отличает успешных бизнесменов от остальных и является одним из главных требований престижных работодателей.

Что такое тайм-менеджмент

Time-management – комплекс методик, направленных на выработку навыков по эффективной организации личного времени. Предусмотренные им инструменты помогают успевать справляться с множеством дел в короткие сроки, избавиться от хронической усталости, давления временных ограничений и вечных стрессов. При правильном применении рекомендуемых техник существенно улучшается результативность труда, находится время на отдых.

Различные системы тайм-менеджмента тренируют осознанный контроль над количеством времени, затрачиваемым на выполнение задач, позволяют оптимально распределить работу, способствуют профессиональному и личностному росту.

Практики включают обширный спектр действий:

• постановка целей;
• планирование рабочего дня;
• распределение личного времени;
• приоритизация задач;
• управление ресурсами;
• разработка действенных стратегий;
• формирование списков;
• делегирование (перепоручение) задач;
• определение, фиксирование, анализ временных затрат.

На тему тайм-менеджмента написано множество книг, статей и публикаций. Массу полезного можно почерпнуть в работах Дэна Кеннеди «Жесткий тайм-менеджмент», Керри Глиссона «Работай меньше, успевай больше», Ричарда Брэнсона «К черту все! Берись и делай!», Дэвида Аллена «Как привести дела в порядок».

Закон тайм-менеджмента

Преимущества применения тайм-менеджмента

Сотрудник, владеющий методиками тайм-менеджмента:

• развивается в разных сферах деятельности;
• правильно распоряжается собственными временными ресурсами;
• продуктивно работает в любых ситуациях;
• четко выделяет цели в порядке приоритетности;
• избегает ненужных ошибок;
• не отвлекается на посторонние вопросы и проблемы;
• выполняет задачи на порядок быстрее коллег;
• справляется с делами в минимальные сроки;
• менее других подвержен стресс-факторам;
• поддерживает благоприятную атмосферу в коллективе;
• уделяет достаточно внимания семье, отдыху, хобби, самосовершенствованию.

Такой специалист бесценен для любой компании. Многие успешные фирмы стараются «воспитать» в персонале подобные качества, отточить навыки дисциплинированности, самоорганизации. Для этого руководство устраивает регулярные тренинги, семинары, курсы, охватывающие теоретическую базу и практическое освоение тайм-менеджмента.

Реальные «убийцы» времени

На уроках освещаются следующие темы:

1. Предпосылки, цели, основные этапы управления временем.
2. Целеполагание, определение приоритетных и второстепенных задач, структура временного ресурса.
3. Планирование дел: выделение перспектив, просчет шагов, составление эффективного плана действий.
4. Системы управления временным ресурсом.
5. Инструменты, хитрости и приемы, повышающие личную эффективность.

Компаниям, практикующим данные методики, удается сформировать работоспособный коллектив, ориентированный на главные цели. Это исключает пустую, бесполезную трату времени, способствует достижению максимальных результатов при минимальных усилиях и временных затратах.

Также планирование помогает преодолеть основные барьеры, затрудняющие своевременное выполнение задач:

• прокрастинация – желание отложить важные дела и мероприятия на «завтра», уклонение от текущих обязанностей;
• перфекционизм – постоянная неудовлетворенность результатами.

Согласно правилам тайм-менеджмента, производительность увеличивается не за счет скорости или большего объема работ. Результативность растет благодаря исключению сотен мелких, бессмысленных дел, разграничению личного и рабочего, устранению хронофагов – отвлекающих объектов, мешающих основной деятельности.

Высказывание Сенеки о планировании времени

Запуская какой-либо бизнес в сфере e-commerce, в первую очередь необходимо постараться создать эффективную команду, от которой во многом зависит дальнейшая прибыль, популярность, успешность, конкурентоспособность проекта. В некоторых фирмах есть отдельная должность тайм-менеджера. Этот специалист обучает сотрудников самоорганизации и планированию.

Главные принципы управления временем

Наука управления временем состоит из системы принципов. Данные положения служат фундаментом любого инструмента, применяемого в рамках time-management:

1. Планирование действий. Дела нужно планировать всегда: на ближайший день, неделю, месяц. Составляйте четкие краткосрочные и долгосрочные планы, способствующие эффективной, оперативной работе. Обозначайте цели на бумаге или в электронном ежедневнике. Разбивайте объемные дела на мелкие подзадачи, заранее продумывайте последовательность действий в масштабных проектах. Оставляйте резервный запас времени на форс-мажоры.
2. Формулировка конкретных целей. Важная составляющая тайм-менеджмента – целеполагание. Применяйте правило «декомпозиции целей»: ставьте глобальные задачи, делите их на более конкретизированные, локальные дела, переходя от общего к частному. Вместо расплывчатого образа рисуйте четкую картину. Разработайте систему ценностей, учитывайте возможные ошибки. Определяйте последствия достижения целей, мотивирующие к работе (рост узнаваемости бренда, лояльность клиентов, увеличение объемов продаж).
3. Фиксирование плана. Применяйте действенные инструменты для наглядного отображения планов. Задавайте нужный алгоритм действий компании, подразделению, отдельному сотруднику. Иллюстрируйте поэтапное выполнение работ, оперативно вносите правки: это поможет предотвратить нежелательные сбои, вовремя стабилизировать ситуацию. Специалисты рекомендуют использовать планнеры – программы для планирования дел. Отличные варианты для предпринимателей – Evernote, Trello, Basecamp.
4. Расстановка приоритетов. Ранжируйте дела по степени важности. Выполняйте действия последовательно: начинайте с неотложных задач, плавно переходя ко второстепенным. Сосредотачиваясь на текущих пунктах, не забывайте о главном направлении. Планируйте сложные дела на часы пиковой производительности.
5. Фокусирование на главном. Концентрируйте внимание на глобальных целях. Главный практический навык тайм-менеджмента – не отвлекаться на постороннее. Выполняйте менее важные дела в «не ресурсное» время. Умейте говорить «нет», избегая незапланированных перерывов: старайтесь отказываться от пустой болтовни с коллегами, интернет-серфинга по соцсетям, просмотра ТВ и чтения желтой прессы в рабочие часы.
6. Анализ опыта. Оставайтесь осознанными, наблюдайте за изменениями в собственной жизни со стороны. Анализируйте ситуации, которые привели к особым потерям личных ресурсов. Разбирайте ошибки, принимайте меры по предотвращению неудач в будущем. Делайте прагматичные выводы, создавайте индивидуальный свод правил по тайм-менеджменту, подстраивая их под особенности конкретной деятельности.
7. Планирование отдыха. Полноценный отдых – один из элементов эффективного управления временем. Желая улучшить личную результативность, планируйте не только бизнес-задачи, а и качественный досуг. Не экономьте на общении с близкими, высыпайтесь, берите выходные дни. Использовать психофизиологические возможности в полной мере можно лишь при условии полного и регулярного восстановления сил.

Правила тайм-менеджмента

Планирование – залог успеха. Большинство успешных людей планирует день поминутно.

Эффективные методы планирования

От теоретических основ перейдем к непосредственной практике и разберем эффективные инструменты тайм-менеджмента, которые применяются в различных бизнес-сферах.

Матрица Эйзенхауэра

Матрица Эйзенхауэра – известная концепция тайм-менеджмента для выделения приоритетов. Основное предназначение методики – грамотная сортировка дел по категориям срочности и важности. Подход, рекомендованный президентом США Дуайтом Эйзенхауэром, помогает не запутаться в бесконечном списке задач, легко выделяя главное.

Важность дела определяется его влиянием на бизнес, срочность – привязанностью к конкретной дате/времени. Каждое дело необходимо занести в матричную схему и распределить по отдельным колонкам, соответствующим характерному типу:

1. Важное, срочное («Сектор пожара»). Неотложные дела с «горящими» сроками, требующие немедленной реализации сегодня – разрешить кризисные ситуации, воплотить главные проекты, сдать налоговую отчетность, обновить лицензии.
2. Важное, не срочное. Задачи, ориентированные на будущее – планировать новые цели, налаживать взаимоотношения с партнерами, разрабатывать действенные маркетинговые стратегии, совершенствовать ассортимент, техническую часть сайта, изучать перспективные направления бизнеса.
3. Не важное, срочное. Ежедневная рутинная работа – совершить деловые телефонные звонки, проверить почту, разослать письма, провести совещания.
4. Не важное, не срочное. То, что лучше вовсе вычеркнуть из повседневного списка – хронофаги.

Прежде всего следует выполнять дела, отнесенные к первому типу, затем – ко второму. Задачам третьего типа можно посвятить оставшуюся часть дня или перепоручить их подчиненным. Такая последовательность предотвратит кризисные ситуации, несущие ущерб для бизнеса, даст проекту новые возможности развития. Старайтесь не допускать, чтобы важные дела перетекали в сектор срочных.

Матрица Эйзенхауэра

ABCDE

Данный метод также предполагает распределение дел по уровню важности. После тщательного анализа текущего списка задачи расставляются по соответствующим приоритетам от «A» до «E»:

1. «A». Важные, приоритетные дела. Не терпят отлагательств, имеют серьезные последствия для работы (при больших количествах нужно использовать дополнительную градацию A-1, A-2, A-3).
2. «B». Важные дела, не предусматривающие столь серьезных последствий.
3. «C». Желательные мероприятия без неприятных последствий в случае невыполнения.
4. «D». Задачи, которые можно делегировать коллегам, подчиненным.
5. «E». Занятия, от которых стоит отказаться.

К задачам из каждого последующего уровня необходимо приступать только после завершения предыдущих. Желательно ставить дедлайны, планируя окончание каждого процесса к определенному времени.

SMART

После формулировки основной цели следует конкретизировать подзадачи. Для этого отлично подходит метод SMART.

Локальная цель должна соответствовать ряду критериев:

1. Specific – конкретика.
2. Measurable – измеримость.
3. Attainable – достижимость.
4. Relevant – актуальность (истинность).
5. Time-based – временная ограниченность.

Задачи, сформулированные по методу SMART, проще выполнять: в их описании содержатся конкретные требования. Двигаясь к крупной миссии с помощью последовательных действий, можно существенно сократить время на выполнение работы.

Постановка целей по SMART

Практический пример. Маркетологу коммерческой фирмы необходимо до конца 2019 года поднять продажи на территории Украины до 30%. Разбиваем глобальную цель на SMART-задачи, проставляя сроки выполнения:

• провести пиар-акции до 31.07;
• пересмотреть вопрос ценообразования до 30.06;
• запустить масштабную рекламную кампанию в печатных СМИ, интернете до 31.08.

Получаем четкий план действий.

Принцип Парето

В основу метода Парето заложен принцип, сформулированный известным итальянским экономистом: «Примерно 80% результатов приносят 20% усилий». Это значит, что за большую долю результата отвечает меньшая часть вкладываемых средств и прилагаемых усилий. Например, во многих интернет-магазинах преимущественную часть прибыли в денежном выражении дает 20% ассортимента товаров, 80% прибыли поступает от 20% покупателей.

Практически 4/5 потраченных сил не оказывает влияния на ход дела. Чтобы оптимизировать деятельность, нужно найти 20% эффективных действий и сосредоточиться на них, отсеяв ненужное. Минимум ключевых шагов позволяет не растрачивать лишнюю энергию и время, быстрее достигать запланированных целей.

Диаграмма Ганта

Оптимальный способ наглядной фиксации планов – диаграмма Ганта. Метод предполагает визуальное отображение дел в виде календаря с указанием сроков, продолжительности и порядка выполнения. Используя такую диаграмму, можно составлять планы на текущий день, год, месяц или несколько лет вперед, контролировать этапы реализации. Однотипные действия группируются в один пункт, объемные – разбиваются на последовательные.

Пример диаграммы Ганта

Метод «Помидора»

Инструмент назван в честь кухонного таймера. Его суть – в максимальной концентрации внимания, которая необходима для выполнения работы в сжатые сроки. Например, написать отчет, разработать макет дизайна, составить письмо для e-mail рассылки клиентам.

Порядок действий в рамках техники «Помидор»:

1. Сформулируйте четкое задание.
2. Выставьте таймер на 25 минут.
3. Не прерывайтесь до звукового оповещения.
4. Устройте пятиминутный перерыв.
5. Приступайте к очередному раунду.
6. После каждого 4-го этапа отдыхайте 15-20 минут.

После завершения практики запишите список отвлекающих моментов, мешавших работе. Это «пожиратели времени», которых нужно стараться избегать.

Метод «Помидора»

Интеллект-карты

Mind maps – разработка известного писателя Тони Бьюзена. Такие карты помогают эффективно структурировать информацию, способствуют мышлению с полным задействованием интеллектуального и творческого потенциала. Они полезны для проведения мозговых штурмов, самоанализа, разработки сложных проектов, планирования времени.

Интеллект-карты активно применяют в офисах коммерческих компаний. На них рисуют знаки, символы и картинки, наглядно демонстрирующие план и детали рабочего дня. Основная идея разбивается на уровни и подуровни, отражая четкую стратегию действий.

Пирамида Франклина

Система планирования по Бенджамину Франклину – отличный помощник в качественном распоряжении временем. Ее используют в жизни и в бизнесе.

Согласно пирамиде, жизненные или рабочие цели распределяются по отдельным пунктам, имеющим определенную степень важности:

1. Фундамент – главная миссия, ценности и ориентиры, вектор направления движения.
2. Глобальная цель.
3. Генеральный план реализации идеи, промежуточные задачи.
4. Долгосрочный план на 1-5 лет с точными сроками исполнения.
5. Краткосрочный план на неделю/месяц.
6. Ежедневный план.

Четкое планирование каждого дня, неизменное следование плану, постоянный анализ и корректировки служат залогом максимально эффективной работы.

Пирамида Франклина

Подведем итоги, сделав выжимку из основополагающих правил тайм-менеджмента:

• концентрируйтесь на первостепенном;
• последовательно переключайтесь между заданиями, не хватаясь за все одновременно;
• отдыхайте, делайте перерывы;
• учитывайте биоритмы;
• фильтруйте входящую информацию;
• оборудуйте комфортное рабочее место;
• ограничивайте перфекционизм;
• мотивируйте себя;
• анализируйте опыт.

Выводы

Временной ресурс – ключевая ценность для человека, которую невозможно купить, накопить, восполнить. Не тратьте его впустую, смотрите на каждый новый день, как на возможность. Умение управлять временем не ограничивает свободу, а создает ее.

Планирование в равной степени необходимо бизнесменам, офисным сотрудникам, менеджерам, руководителям, творческим личностям, домохозяйкам. Ответственный, серьезный подход к режиму дня позволит высвободить колоссальные временные ресурсы, использовать их для насыщенной, полноценной жизни, развития личной продуктивности. Тайм-менеджмент – верный способ сократить путь от момента появления идеи до ее реализации.

Возможно вам также будет интересно:

Что такое тайм-менеджмент? Каковы основные принципы управления временем? Какие книги, курсы и тренинги по тайм-менеджменту сейчас популярны?

Здравствуйте, друзья! На связи Дмитрий Шапошников.

По моему наблюдению современный успешный человек неизбежно сталкивается с понятием «тайм-менеджмент». Каждый в той или иной степени ощущал нехватку времени, давление сроков, испытывал стресс от вынужденной спешки.

Прочитав статью, вы усвоите самое важное об управлении временем, ознакомитесь с основными концепциями успешного тайм-менеджмента. Все это в сопровождении моих примеров и комментариев. Я надеюсь, что изучение этой темы будет для вас полезным, интересным и увлекательным!

Начнем, друзья!

1. Что такое тайм-менеджмент – определение и история возникновения

Прямой перевод данного термина «Time Management» с английского  – «управление временем». Ясно, что в прямом смысле управлять временем невозможно: реальная функция тайм-менеджмента – использовать время своей жизни с максимальной эффективностью.

Наиболее точное определение тайм-менеджмента звучит так:

Тайм-менеджмент — это учёт, распределение и оперативное планирование собственных ресурсов времени.

Ещё один вариант определения.

Тайм-менеджмент — это научный подход к организации времени и повышение эффекта от его использования.

Девиз профессионального тайм-менеджера:

Работай меньше, успевай больше!

Люди, которые умеют продуктивно распоряжаться собственными запасами времени, живут более насыщенной и полной жизнью, делают свою работу с минимальными временными затратами.

Управляя своим временем, мы имеем больше жизненного пространства: становится более реальной возможность заниматься тем, что нам действительно нравится.

Учитывая, в каком аврале живёт современный человек, вопрос управления ресурсами времени становится всё более актуальным, если не сказать – жизненно важным. Развитый навык управления временем в разы повышает личную эффективность. Это я понял уже лет 12 назад.

Тайм-менеджмент позволяет упорядочить рабочее и личное время в течение дня (недели, месяца) чтобы успевать делать все важные и нужные дела, не отвлекаясь на второстепенные или посторонние вопросы и проблемы.

Эффективное планирование позволяет высвобождать для насыщенной и полноценной жизни колоссальные ресурсы времени. По мнению профессионалов, размеры таких ресурсов исчисляются годами и десятилетиями.

История тайм-менеджмента

Научный подход к организации времени – проблема не новая. История тайм-менеджмента уходит корнями в далекое прошлое.

Еще 2000 лет назад в Древнем Риме известный мыслитель Сенека предложил разделять все время на потраченное с пользой, то есть хорошее, на плохое и бесполезное.

Сенека также стал вести постоянный учет времени в письменном виде. Мыслитель говорил, что проживая определенный период времени, необходимо оценивать его с точки зрения заполненности.

В дальнейшей истории управления временем эти идеи легли в основу такого понятия как «личная эффективность».

Альберти, писатель и итальянский ученый, живший в XV веке, говорил, что те, кто умеет управлять временем с пользой, будут всегда успешны.

Для этого он предложил использовать два правила:

1. Каждый день с утра составлять список дел.
2. Расставлять дела в порядке уменьшения важности.

На протяжении многих веков все эти принципы существовали лишь в теоретическом виде и только с 80-х годов прошлого века данная тема стала переходить от теории к практике.

Управление временем необходимо не только руководящим работникам и владельцам собственного бизнеса: каждый из нас должен уметь распоряжаться собственными активами, дабы наслаждаться процессом жизни во всей полноте.

Безусловно, тайм-менеджмент нужен далеко не всем. Если человеку в своей жизни нечем заняться, и его главная задача — «убить время», то управление временем для такого человека – неактуальная и ненужная дисциплина.

Другими словами, сначала следует определиться – действительно ли вам не хватает времени и куда вы хотели бы деть свободные минуты, часы и дни, когда они появятся.

Тайм-менеджмент состоит из нескольких составных частей:

• строгий учёт времени;
• оптимизация временных ресурсов;
• планирование дня (недели, месяца иди другого отрезка времени);
• организация мотивации.

Управление временем важно не только для работы: люди, постигшие искусство тайм-менеджмента, более жизнерадостны, здоровы и успешны в профессиональной и личной жизни.

Эффективный тайм-менеджмент позволяет осмысливать все свои поступки и решения с точки зрения их целесообразности для собственного развития и совершенствования.

2. Мифы об управлении временем – 3 основных заблуждения

Существует ряд общественных стереотипов и заблуждений относительно управления временем.

Некоторые считают, что тайм-менеджмент нужен исключительно для работы, что в России данная дисциплина неэффективна ввиду особенностей национального менталитета, что жизнь строго по плану превращает человека в робота и лишает его свободы воли.

Все эти мифы не состоятельны: ниже я постараюсь их полностью развенчать.

Миф 1. Никто не может управлять временем

Утверждение верное по форме, но ошибочное по содержанию. Управлять временем действительно невозможно (если, конечно, вы не изобретатель машины времени). Никто не способен замедлить его объективный ход, ускорить или остановить даже на мгновение.

Зато человек может делать следующее: управлять собой, своими решениями и действиями во времени, а также заниматься определением приоритетов. Именно об этом и рассуждают практики тайм-менеджмента – об управлении собственной жизнью.

Разумный и прагматичный подход к своим действиям и есть управление временем: вы будете удивлены, сколько минут и часов высвобождается, как только вы начинаете действовать более обдуманно и осознанно.

Помните, что все успешные люди, независимо от рода своей деятельности, планируют свои дела и действуют с максимальной продуктивностью. При этом работают они примерно столько же, сколько обычные люди, но всегда успевают сделать больше.

Их секрет в том, что в единицу времени они успевают сделать большее количество дел, что в итоге сказывается на их жизненных результатах.

Миф 2. Тайм-менеджмент заставит меня работать больше и интенсивнее

Работать много и уставать, пренебрегая отдыхом – прямой путь к переутомлению и депрессии. Необходимо постоянно стремиться к снижению объёма работы при увеличении результативности. Как это сделать? Если говорить коротко – то действовать строго по плану и уметь отделять второстепенное от главного.

Эффективно использовать методы тайм-менеджмента – не значит делать больше или увеличивать производительность за счет скорости выполнения работ.

Речь идёт о повышении личной результативности через исключение ненужных задач и устранения так называемых «пожирателей времени» или «хронофагов».

К разряду хронофагов относятся сотни бессмысленных и мелких дел, которые мы делаем в течение дня, даже не задумываясь об их целесообразности: частая проверка почты, общение и просмотр новостей в соцсетях, лишенные смысловой нагрузки разговоры с коллегами.

Приверженность человека к отвлеченным от основной задачи делам отчасти объясняется прокрастинацией – желанием отложить «до лучших времён» важные и нужные мероприятия.

Однако если отбросить рефлексию и признать для себя важность и значение текущих задач, отвлекаться на посторонние дела у вас не будет ни сил, ни желания.

Миф 3. Использование тайм-менеджмента превратит меня в робота, который всё будет делать по расписанию, лишит меня свободы и выбора

Люди боятся превратиться в роботов, но на деле уже являются ими, а также рабами собственных психоэмоциональных привычек и шаблонов поведения.

Управление временем не ограничивает нашу свободу, а наоборот – создаёт её.

Тайм-менеджмент необходим не только офисным сотрудникам, руководителям и менеджерам: управлять главным ресурсом жизни – собственным временем – нужно всем, кто относится к себе ответственно и серьёзно.

Практический критерий необходимости внедрения в жизни принципов тайм-менеджмента – наличие 4-х и более дел в плане на текущий день (учитываются не только профессиональные, но и личные дела). Это нужно и бизнесменам, и свободным художникам, и домохозяйкам.

Пример

Если вам нужно закончить проект по работе, поговорить об этом с начальством, после работы зайти в мастерскую по ремонту телефонов и наконец, забрать малыша из детского сада, то разумное планирование времени – ваша насущная необходимость.

Планирование и распределение ресурсов помогает быстрее достичь важных целей и высвободить время на отдых, восстановление сил, общение с друзьями и близкими. Тайм-контроль позволяет достигать результата быстрее и с меньшими затратами.

Что касается жизни по расписанию, то разумная организация труда и отдыха ещё не приносила вреда никому. А для спонтанности и творческого подхода (если таковые имеются) в любой работе всегда найдётся место.

3. Как управлять временем – 7 главных принципов тайм-менеджмента

А теперь перейдём к практике и выясним, как правильно управлять временем, с чего начать контроль и планирование своих действий, какие трудности обычно возникают на этом пути и как их преодолеть. Ниже я описал основные принципы и правила.

Принцип 1. Планируйте свои действия

Планирование дел на ближайший день (или ближайшую неделю) имеет практическое значение в любой работе. Неважно, сидите ли вы в офисе, стоите у конвейера, подрабатываете курьером в свободное от учёбы время – чёткий план действий всегда принесёт реальную пользу в виде повышения результативности (личной и профессиональной).

Даже если ваши действия строго регламентированы должностной инструкцией, всегда нужно иметь заранее составленный план – это поможет справляться с работой более эффективно и оперативно.

Помните, что все успешные люди планируют свою жизнь.

Запомните несколько важнейших аксиом тайм-менеджмента:

1. Фиксируйте цели письменно. Если на бумаге (или в электронном ежедневнике) не обозначена ваша цель, значит, её не существует.
2. Планируйте свой день. Заранее составленный список заданий и действий увеличивает продуктивность любого вида деятельности на 25%.
3. Дробите большие задачи. Объемные по времени выполнения дела нужно всегда разделять на несколько мелких подзадач – не хватайтесь за масштабный проект, не продумав заранее последовательность действий.

Необходимо, чтобы планирование стало вашей второй натурой: возьмите за правило составлять план действий на завтрашний день перед сном. Утром на работе вы уже будете точно знать, с чего начинать, чем продолжить и как закончить.

Всегда оставляйте определенный резерв времени на «форс-мажор» — непредвиденные обстоятельства.

Помните, что те несколько минут, что вы затратите на составление плана, с лихвой окупятся в будущем: результаты грамотного планирования вы оцените уже на первой неделе внедрения в жизнь.

Принцип 2. Формулируйте желаемый результат в конкретные цели и задачи

Стратегическое и эффективное планирование невозможно без грамотного целеполагания. Если говорить более простым языком, вы должны уметь четко формулировать основную цель и уметь разбивать её на более конкретные и локальные задачи.

В теории менеджмента этот навык именуется «декомпозиция целей». Основной способ воплотить данное понятие на практике – это переход от общего к частному.

Пример

Вы работаете маркетологом в коммерческой фирме и ваша главная цель – поднять продажи в текущем сезоне на 30%.

Внедрение данной цели можно разбить на несколько подзадач: увеличить продажи в конкретной торговой точке путем проведения рекламных акций, пересмотреть вопрос ценообразования на некоторые позиции, скорректировать цены, провести масштабную рекламную кампанию в интернете и в СМИ.

Существует профессиональный инструмент (или принцип) для формулировки и постановки локальных задач в тайм-менеджменте и целеполагании.

Он называется принцип SMART.

Согласно данному принципу цель должна быть:

• конкретной (Specific);
• измеримой (Measurable);
• достижимой за определенный период (Attainable);
• актуальной или истинной – необходимо заранее понять, действительно ли данная задача поможет в достижении цели (Relevant);
• ограниченной во времени (Time-bound).

Основной критерий полезности и эффективности локальной задачи – её конкретность. Начиная движение к крупной цели с выполнения последовательных задач, вы значительно сокращаете время выполнения работы.

Последовательность и сосредоточенность на конкретных пунктах – залог будущего успеха.

Даже самые великие творцы не создавали свои произведения сразу целиком – сначала они составляли план, а затем выполняли его по пунктам. Один из секретов успешного управления временем – в умении сосредоточиться на текущих задачах, не теряя общего направления.

Принцип 3. Фиксируйте ваш план действий

О необходимости обязательно фиксировать план действий уже было сказано выше. Здесь же рассмотрим, каким образом это лучше всего сделать. Существует несколько рабочих и действенных инструментов, позволяющих сделать свои планы и задачи более наглядными и конкретными.

Один из таких методов называется «Диаграмма Ганта». Объясню, как это выглядит на практике.

Пример

Допустим, ваша цель – построить дом. Для начала следует разбить задачу на несколько этапов: расчистить площадку, вырыть и заложить фундамент, провести надземные работы, выполнить отделку помещений, провести коммуникации и заняться благоустройством.

В диаграмме Гранта указываются все задачи текущего масштабного проекта вместе со сроками их осуществления, продолжительностью во времени и очередности выполнения.

Однотипные задачи можно группировать в один пункт, а более объёмные дела целесообразно разбивать на несколько последовательных задач.

Наглядное составление плана экономит не только ваше время, но и позволяет другим сотрудникам, участвующим в проекте, быстро уяснить положение дел и включиться в работу с нужного этапа.

Принцип 4. Расставляйте приоритеты

Своевременно и чётко определить главную цель – это необходимо и правильно. Но главная задача – это двигаться к достижению данной цели, последовательно выполняя текущие задачи разной степени трудности.

Для расстановки приоритетов в ежедневном планировании подойдет простой способ, который называется «Способ АБВГД».

Способ АБВГД (ABCD)

«А» – это самое важное дело текущего дня, «Б» – менее важное, «В» – задача средней значимости и т.д.

Первое в списке дело следует выполнять первым. Обычно эта задача самая трудоёмкая и сложная. Иногда человек испытывает страх или ленится начинать день с главной задачи, но секрет в том, что именно от её выполнения зависит эффективность вашей текущей деятельности.

Специалист по практическому тайм-менеджменту Брайан Трейси советует решать данный вопрос жестко и однозначно. Его метод называется: «съесть лягушку на завтрак». «Лягушка» — это самое сложное и неприятное дело текущего дня. Вы постоянно переносите его на «послеобеда», на вечер, а то и на завтра.

Но суть в том, что тем самым создаётся постоянное эмоциональное напряжение, которое мешает вам продуктивно выполнять все остальные дела. Трейси говорит, что начинать день следует с самого трудного, тогда все остальные дела будут выполнятся практически сами собой.

Логическим продолжением метода Брайна Трейси здесь является закон или принцип Парето.

Закон Парето

20% наших усилий приносит нам 80% результатов, а остальные 80% наших усилий — лишь 20% результатов.

Таким образом наша задача — выявить эти 20% наших самых эффективных действий и сконцентрироваться именно на них.

Ещё один инструмент для эффективной расстановки приоритетов называется «Матрица Эйзенхауэра». Политический и военный деятель, президент США Дуйат Эйзенхауэр был человеком практичным и весьма успешным.

Он придумал разделять все текущие дела на 4 категории:

• срочные и важные;
• важные, но не срочные;
• срочные, но не очень важные;
• неважные и несрочные.

Первая категория: срочные и важные — это первостепенные задачи следует выполнять обязательно сегодня и сейчас: их откладывание обязательно создаст ненужные трудности в будущем. Поручать их подчиненным не стоит – это нужно делать самому и немедленно.

По-другому этот сектор матрицы называют «Сектором пожара», находиться в котором долго чревато неблагоприятными последствиями, прежде всего для собственного здоровья.

Вторая категория: важные дела, не являющиеся срочными. Внимание, вот оно — ваше место силы!

Мой секрет тайм-менеджмента — находиться в секторе «Важные — Не срочные».

Это самый эффективный сектор матрицы. Здесь вы спокойны, здесь вы планируете, обдумываете, действуете грамотно и взвешенно, здесь вы занимаетесь по настоящему важным.

Совет

Не допускайте перетекания важных дел в сектор срочных!

Третья категория: срочные и не очень важные дела – они могут отнять много времени, если заниматься ими с самого утра и лично. Именно такие задачи можно перепоручать подчиненным.

Дела из 4-ой категории (несрочное и неважное) можно смело вычеркивать из ежедневного списка.

Можно ежедневно составлять примерно такую таблицу, основанную на «Матрице Эйзенхауэра».

Не поленитесь, и внедрите эту простую таблицу в свою систему планирования дня.

Принцип 5. Фокусируйтесь на главном

Я уже говорил, как важно достигать поставленных целей, в этом пункте расскажу о том, как делать это максимально эффективно.

Умение фокусироваться на главном, не отвлекаясь на постороннее, — важнейший практический навык, овладев которым, вы решите самые приоритетные задачи продуктивного тайм-менеджмента.

Время – не восполняемый ресурс, и самый ценный из всех существующих. Мы можем потратить 10 000 рублей и снова их заработать, но вернуть обратно прожитую секунду мы не в состоянии.

Мы также не способны продлить сутки до 25 часов, но можем освободить собственное пространство для тех занятий, которые нам действительно важны.

Чтобы второстепенные дела не сказывались на вашей личной результативности, необходимо овладеть конкретными техниками управления времени.

Одна из самых действенных техник высвобождения времени – делегирование. Точнее будет сказать, делегирование — это составляющая классического менеджмента.

Делегирование – это способ поручить часть наших дел другим людям.

Самые элементарные примеры: свою машину можно помыть не самостоятельно, а отдать в автомойку, или еще: потекший кран в ванной можно починить самостоятельно или вызвать профессионального сантехника.

Запомните

Любые задачи, которые целесообразнее (с точки зрения финансов и затрат времени) предоставить другим, нужно предоставлять другим.

Чем выше стоимость вашего личного времени, тем больше второстепенных и не слишком важных задач можно делегировать.

Менее важные дела можно выполнять в «не-ресурсное время».

Речь идет о той части дня, когда вы находитесь уже не на пике своих умственных и физических сил, например, в конце дня, когда есть усталость.

Также, к примеру, находясь в транспорте или в очереди, можно совмещать ожидание с обучением – прослушивать аудиокниги по профессиональному мастерству или развитию одного из навыков личной эффективности.

Ещё один важный навык для реальной экономии времени: умение говорить «нет».

Не подумайте, что отказывать нужно всем без разбора.

Умение сказать «нет» относится в первую очередь к тем людям и делам, которые лишают вас ваших энергетических и временнЫх ресурсов не давая ничего взамен.

Говорите «нет» болтливой соседке или сотруднице, чтению бульварной прессы, интернет-серфингу по соцсетям и развлекательным ресурсам, просмотру ТВ.

Помните, что даже небольшой незапланированный перерыв, когда кто-то или что-то вас отвлекло от дела, может стать причиной срыва планов.

Принцип 6. Анализируйте свой опыт и создавайте свои правила тайм-менеджмента

Периодически стоит оглядываться назад и делать прагматичные выводы из своего опыта управления временем. Изучайте свои ошибки и обязательно принимайте меры по их исправлению.

Обязательно анализируйте ситуации, в которых вы особенно интенсивно теряли личные ресурсы.

Всегда следует оставаться осознанными и со стороны смотреть, что именно происходит с вашей жизнью — в каком направлении и с какой скоростью она движется.

Если вы почувствовали, что утратили контроль и слишком углубились в решение задачи, не думая о затратах времени, самое время остановиться, сделать перерыв и попытаться оптимизировать собственные действия.

В конце концов, создавайте свои правила по управлению временем, свои фишки. Вся ваша жизнь, ваша деятельность — уникальна.

Принцип 7. Планируйте отдых

В погоне за успехом и личной результативностью никогда не пренебрегайте отдыхом, я скажу более того — планируйте отдых, также как и ваши бизнес-задачи! Для управления временем полноценный отдых – важнейший элемент успеха.

Пример из жизни Радислава Гандапаса

Известный российский бизнес-тренер и оратор Радислав Гандапас, как он рассказывал на одном из своих тренингов, планирует в своем рабочем расписании дни на посещение гольф-клуба. Это важное хобби в его жизни.

Эти дни он выделяет красным как мероприятия высшей степени важности, которые не подлежат переносу.

В противном случае, говорит Радислав, ему не удается поиграть в гольф в принципе, так как всегда находятся дела поважнее.

Оставаться на пике своих психофизиологических возможностей можно только с помощью регулярного восстановления сил.

Нельзя экономить на сне, собственных выходных и общении с близкими – это такие же важные факторы эффективного тайм-менеджмента, как планирование и постановка целей.

4. Как достигать своих целей с помощью тайм-менеджмента

Тайм-менеджмент ценен не сам по себе, а как инструмент достижения ваших целей. У многих людей эти цели — финансовые, для других на первом месте стоит самореализация, у третьих — личное счастье. Каждому человеку хочется чувствовать себя счастливым — какое бы значение он ни вкладывал в это слово. Но вместо этого большинство людей вынужденно живут в состоянии “белки в колесе”, когда за сотнями незначительных и мелких дел уходит время — самый ценный и невосполнимый ресурс в жизни любого человека.

Тайм-менеджмент, постановка целей и планирование своего дня помогут справиться с этой проблемой. Если вы хотите большего на пути к своей мечте, если вам актуально понять свою ценность и научиться привлекать в свою жизнь богатство и успех, приходите на бесплатный мастер-класс “Формула изобилия” от Павла Колесова.

5. Обзор популярных книг и тренингов по управлению временем и повышению личной эффективности

Существует масса полезной литературы по управлению временем. Отдельные издания посвящены тайм-менеджменту для женщин (молодых мам, домохозяек), студентов, школьников, руководителей.

Проводятся семинары, конференции, мастер-классы и тренинги по тайм-менеджменту.

На мой взгляд, максимально информативными и доступными книгами по данной теме являются труды Глеба Архангельского и Брайана Трейси.

Глеб Архангельский – ведущий российский специалист по вопросам управления временем. Руководитель собственных корпоративных проектов по внедрению тайм-менеджмента в практику крупнейших отечественных компаний – РАО ЕЭС, «Вимм-Билль-Данн» и других. Создатель бестселлеров: «Организация времени» и «Тайм-драйв».

Брайан Трейси — ведущий мировой эксперт по личной эффективности, консультант по менеджменту, писаерт по личной эффективности, консультант по менеджменту, писаерт по личной эффективности, консультант по менеджменту, писатель, оратор.

Другие книги данной тематики: «Тайм-менеджмент по помидору» (Штафан Нётеберг), «Жесткий тайм-менеджмент» (Дэн Кеннеди), «Максимальная концентрация» (Люси Паладино).

Напоследок рекомендую вам посмотреть видео Глеба Архангельского:

6. Обзор приложений для тайм-менеджмента

Еще один способ стать гуру тайм-менеджмента — использование специальных приложений.

Clear

Это минималистичное приложение вышло еще в 2011 году. Его можно интегрировать в удобном виде, а функционал ограничен составлением списка задач, которые вычеркиваются по мере их выполнения.  Дизайн очень прост и не содержит ничего лишнего. По сути, приложение Clear представляет собой виртуальный аналог блокнота со списком дел и ручки.

1-3-5 List

Это приложение от американских разработчиков более функционально по сравнению с предыдущим. Дела здесь не просто записываются списком, а ранжируются по уровню важности. Каждый день вы можете установить одну big thing — важную задачу, остальные имеют статус средних по важности или мелких дел. С помощью 1-3-5 List вы не просто ничего не забудете, но сможете сосредоточиться на главной задаче.

RescueTime

Это приложение поможет проанализировать ваш день и определить, на какие дела вы расходуете свое время. Если вы выходите из графика, приложение пришлет вам напоминание, предоставит подробные отчеты и даст оценку эффективности вашей работы. Вы сможете систематизировать рабочие процессы и решать задачи более эффективно.

Trello

Это приложение представляет собой виртуальную доску с карточками. Trello на рынке с 2011 года. С помощью наглядного интерфейса вы сразу видите, что выполнено, что находится в процессе, а что планируется на будущее. По сути, использовать Трелло — все равно что перемещать карточки или папки с документами по гигантской доске из одной стопки в другую.

Loop — Habit Tracker

Приложение Loop не ограничивается составлением списков задач, а стимулирует у вас выработку полезных привычек. Дизайн Loop очень функционален, хотя не содержит ничего лишнего. Очень полезной будет функция  отслеживания своего прогресса на календаре и информация об устойчивости привычек.

[email protected]

Это музыкальный сервис, использующий результаты исследований неврологов. Он не составляет списков дел, но помогает пользователям уйти от стресса и сосредоточиться на выполнении задач. [email protected] подберет для вас музыку, которая поможет работать наиболее эффективно. Прежде чем вы начнете использовать программу, надо пройти небольшой опрос, чтобы определить ваш склад ума и особенности мышления.

Эти и другие приложения помогут вам стать более эффективными и использовать свое время с максимальной пользой.

7. Заключение

Подведём итоги, друзья! Сам я лично стараюсь использовать следующие элементы тайм-менеджмента:

• планирование дня;
• расстановка приоритетов (АБВГД);
• работа со списком задач.

На практике убедился, что планирование времени упрощает жизнь и помогает больше успевать.

Главное, чтобы это вошло у вас в привычку. А привычка формируется 20-30 дней. Вам нужно будет продержаться совсем немного, чтобы вы привыкли делать правильные вещи, а затем система привычек и управления временем будет работать на вас.

Если вам понравилась статья, будем рады видеть ваши лайки и комментарии ниже. Для нас это очень важно, заранее благодарим!

«Как все успеть? Времени ни на что не хватает!» Эту фразу приходилось слышать каждому из нас, причем от самых разных людей. Эту фразу можно услышать от бизнесмена, ведущего сразу несколько бизнесов с миллионными оборотами, и мелкого предпринимателя, который держит пару контейнеров на ближайшем рынке.

Вы можете это услышать от домохозяйки, пытающейся свести концы с концами до следующей зарплаты мужа, и жены богатого человека со штатом садовников и домработниц, которая не успевает обойти за день все магазины и при этом не опоздать на массаж, маникюр, педикюр или что там сегодня по плану.

Вы можете это услышать от студента-отличника, тщательно выполняющего все учебные задания и совмещающего учебу со стажировкой по будущей специальности, и от двоечника, не успевающего посетить все тусовки в городе и побывавшего на первой паре в институте всего раз в жизни только потому, что накануне уснул пьяным в аудитории.

Более того, если мы предложим всем этим замечательным людям изучить «Лучшие техники тайм-менеджмента» на нашей одноименной программе, с вероятностью 9 из 10 услышим, что у них на это «нет времени». И в этом есть определенная высшая справедливость.

Справедливость в том смысле, что у нас всех, независимо от возраста, профессии, образования и социального статуса, в сутках ровно 24 часа и ни минутой больше. И только от нас зависит, насколько разумно и эффективно мы сможем ими распорядиться.

Итак, сегодня мы поговорим про основные принципы тайм-менеджмента применительно к работе.

Происхождение принципов тайм-менеджмента

Для тех, кто не является фанатом литературы по саморазвитию, расскажем в двух словах, что такое тайм-менеджмент. Термин происходит от двух английских слов time и management, что дословно означает «управление временем».

Речь не идет о каком-то виде волшебства: принципы тайм-менеджмента не могут перенести нас в прошлое или будущее, но смогут сделать более интересными и содержательным наше настоящее. И нет пока такого волшебства, чтобы сделать сутки длиннее или короче: мы можем лишь разумнее распорядиться тем, что есть.

Первые идеи о необходимости осмысленной организации своего времени для пользы здоровья человека звучали еще в конце 19 века. Так, российский физиолог Николай Евгеньевич Введенский (1852-1922) как-то заметил, что «мы устаем и изнемогаем вовсе не потому, что много работаем, а потому, что работаем неорганизованно и бестолково» [Н. Введенский, 2017].

Исследование личной эффективности в плане использования времени поставил на научную основу создатель социальной инженерии тех лет Алексей Капитонович Гастев (1882-1939). Своими наблюдениями он поделился в книге «Как надо работать» [А. Гастев, 1972]. Интересно, что Алексей Гастев переписывался с Генри Фордом (1863-1947) и презентовал ему свои идеи.

Основоположником тайм-менеджмента в современном понимании считается предприниматель из Дании Клаус Меллер. В 70-е годы 20 века он разработал блокнот для удобного планирования дел, который считается прообразом современного органайзера, используемого в технологиях тайм-менеджмента. В 1975 году Клаус Меллер основал фирму Time Management International и начал вести тренинги, на которых презентовал свой чудо-блокнот и учил, как с его помощью эффективно управлять временем.

Больше об истории тайм-менеджмента вы узнаете из обзора «Краткая история тайм-менеджмента (основные вехи)», подготовленного профессиональным психологом и бизнес-тренером [С. Калинин, 2012]. А мы сосредоточимся на том, что составляет законы и принципы тайм-менеджмента.

Содержание принципов тайм-менеджмента

Итак, тайм-менеджмент – это набор знаний и навыков, позволяющий человеку оптимальным образом расставить приоритеты, спланировать дела, найти время и другие ресурсы для их исполнения. Принципы и технологии управления временем позволяют существенно повысить личную эффективность и быстрее добиться своих основных целей. Какие же технологии и принципы тайм-менеджмента в работе наиболее эффективны? Давайте рассмотрим!

Принципы целеполагания в тайм-менеджменте

Практически любое пособие и любая статья по тайм-менеджменту начинаются с того, что тайм-менеджмент является инструментом достижения целей, а никак не самоцелью. Свои цели, пусть даже в самых общих чертах, желательно наметить даже далеким от сферы бизнеса людям. Просто потому, что те, кто не работает над реализацией своих целей, будут неизбежно тратить свой такой драгоценный ресурс как время на обслуживание чужих целей [М. Молчанова, 2021].

Для реализации принципов целеполагания в тайм-менеджменте используется технология SMART. Суть в том, что любая цель должна соответствовать пяти основным критериям, и аббревиатура SMART как раз образована от наименования этих критериев. Что же это за критерии?

Критерии цели:

• S – Specific.
• M – Measurable.
• A – Achievable.
• R – Relevant, Resource.
• T – Time-bound.

Теперь рассмотрим, что же они означают и как реализуются на практике:

• Specific – тут подразумевается конкретика. Не просто расширить бизнес, а открыть новые магазины, наладить онлайн-торговлю, предложить покупателям более богатый ассортимент.
• Measurable – цель должна быть представлена в исчисляемых единицах. Это отчасти пересекается с первым показателем конкретики. Например, открыть два новых магазина, сделать собственный онлайн-магазин и выставить свой товар на 10 самых популярных торговых онлайн-площадках, увеличить выручку в 2 раза за ближайшие 3 месяца. Только в этом случае у вас будет четкий критерий достижения цели.
• Achievable – цель должна быть достижимой. Бесполезно сразу ставить своему бизнесу задачу поднять прибыль за год в тысячу раз. А вот увеличить выручку для начала в 2 раза является вполне реальной задачей. Иногда букву А в слове SMART расшифровывают еще и как Aggressive и Ambitious в значении «агрессивный» и «амбициозный». Тут имеется в виду, что не нужно слишком скромничать и ставить совсем уж мелкие цели наподобие «рост дохода на 10%». Это даже не цель, а результат нормального рабочего процесса, если вы в принципе работаете.
• Relevant – цель должна быть релевантной вашим текущим возможностям и тем ресурсам, которые вы сможете привлечь своими силами в обозримом будущем. Например, не стоит ставить себе задачу выпускать космические корабли, если вы всю жизнь торгуете джинсами. А вот в придачу к джинсам начать торговать спортивной обувью, скейтами и велосипедами очень даже можно. Кроме того, ваши новые цели не должны мешать достижению предыдущих, если предыдущие цели до сих пор актуальны. Либо же их следует пересмотреть, чтобы не мешали двигаться вперед.
• Time-bound – цель должна иметь ограничитель по времени в плане ее достижения. Если не прописать четко, что нужно увеличить выручку в 2 раза за ближайшие 3 месяца, вы рискуете «застрять» в попытках удвоить доход на неопределенное время.

В целом, технология SMART пригодна для самых разных целей, от развития собственного бизнеса до продвижения в качестве наемного работника. Оба случая предполагают постановку конкретной и релевантной вашим возможностям цели.

Так, не стоит себе ставить задачу возглавить наблюдательный совет крупной корпорации, если вы только-только закончили вуз. В то же самое время не следует «засиживаться» на стартовой позиции менеджера по продажам слишком уж долго. Либо вы зарабатываете деньги и нарабатываете клиентскую базу, чтобы открыть свой бизнес, либо растете по служебной лестнице и возглавляете отдел маркетинга.

Возможно, такую крупную цель как возглавить отдел маркетинга придется разбить на более мелкие. Допустим, каждый месяц перевыполнять план продаж на 20%, закончить МВА и сдать экзамен TOEFL на уровень В2, если вы работаете в международной компании и для топ-менеджмента свободный английский обязателен.

Чтобы технология SMART не осталась благим намерением в целеполагании, рекомендуется выписать все свои цели и держать запись на видном месте, чтобы каждый день спрашивать себя «Что я сегодня могут сделать, чтобы приблизиться к своим целям?» Пусть действие будет небольшим, но обязательным [М. Молчанова, 2021].

Тут даже не суть важно, возьметесь ли вы запоминать по 10 новых иностранных слов каждый день или запишитесь на курсы английского, начнете активно искать новых клиентов или подумаете, кому из постоянных заказчиков можно предложить дополнительную услугу. Важно, что, имея свои цели «перед глазами», вы начнете активнее искать возможности для их реализации и, как следствие, с большей степенью вероятности сможете их достичь. И у вас будет еще больше шансов достичь цели, если вы сможете сосредоточиться на главном.

Принцип Парето в тайм-менеджменте

Принцип Парето иногда еще называют правилом 80/20. Суть в том, что 20% усилий дают 80% результата. Это относится практически ко всему. Так, обычно примерно 20% вложений приносят 80% дохода, 20% ассортимента дают 80% прибыли, и даже всего лишь 20% прочитанных нами книг дают нам 80% знаний.

Значит ли это, что не нужно читать остальные 80% книг, закупать 80% ассортимента и делать 80% вложений? Конечно нет, потому что ситуация может в любой момент измениться, и то, что сегодня приносит 80% дохода, завтра может оказаться убыточным и вам нужно будет как-то продержаться на плаву, чтобы иметь время «переформатироваться». Да и если вдруг убрать из магазина 80% ассортимента, полупустые полки просто отпугнут покупателей и они перестанут к вам ходить и покупать оставшиеся 20% товаров, поэтому о прибыли придется забыть [А. Марков, 2016].

Однако если здесь и сейчас вы от какого-то действия получаете 80% результата, будет вполне логично сосредоточиться на нем самым серьезным образом. Как это? Как минимум, следует понять для самого себя, что именно вам приносит эти самые 80% результата и есть ли там потенциал для роста. Если есть, тогда попробовать уделять этому больше 20% времени.

Вполне реально, что вскоре суммарный достигнутый вами результат (доход, зарплата, премия, количество выученных иностранных слов) составит 120-130% от того, что было раньше. Другими словами, если при наличии потенциала роста уделить больше времени тому, что приносит реальный результат, тогда и результат будет больше и лучше.

Возникает закономерный вопрос: а как же те 20% результата, которые тоже нужны, но на которые уходит до 80% времени? Во-первых, посмотрите, так ли уж они нужны. Во-вторых, выясните, точно ли это должны делать вы, а не кто-то другой. В-третьих, подумайте, можете ли вы делать это быстрее. В-четвертых, проанализируйте, точно ли вы должны делать это все.

Поясним конкретными примерами. Допустим, вы решили заняться саморазвитием, подписались на несколько рассылок соответствующего профиля и составили список книг для чтения. Однако некоторые книги показались вам скучными, некоторые – слишком банальными, а некоторые –  пока слишком сложными для вашего восприятия. Это книги, на которые не стоит тратить время. Поэтому смело «почистите» список и не читайте вопреки здравому смыслу только лишь потому, что вам эту книгу кто-то рекомендовал.

Аналогичная ситуация бывает и с рассылками: многообещающее название, яркий анонс, а по существу набор заезженных банальностей или нечто, что имеет слабое отношение к заявленной теме. Смело отписывайтесь! Ну, или напишите ответное письмо с просьбой больше ничего вам не присылать, если вы слишком щепетильны и не хотите кому-то ухудшать статистику отказов.

Можно пойти и другим путем. Например, выделить себе на чтение 25 минут в день и читать, сколько успеете. В любом случае это лучше, чем не читать совсем. Так у вас что-то останется в голове, а вы потом оцените, насколько это «что-то» вам окажется полезно.

И, наконец, само наличие установленного ограничителя по времени станет гарантией, что вы «не утонете» в информации и не займете одним делом все время, за которое можно было бы сделать десяток не менее полезных дел. Такая установка ограничителя по времени лежит в основе принципе Pomodoro.

Принцип помидора в тайм-менеджменте

Принцип помидора получил такое странноватое название потому, что у его изобретателя – итальянского студента Франческо Чирилло был таймер в форме этого однозначно полезного овоща. Франческо ставил таймер на 25 минут, которые уделял учебе, ни на что не отвлекаясь, а потом давал себе 5-минутный отдых.

Впоследствии такие 25-минутные отрезки стали именовать «помидорами». За последние три десятка лет вокруг этой техники выросло множество рекомендаций. Например, разбивать любое дело на части, выполнение которых займет не более 25 минут. Или планировать свой рабочий день, как 14 помидоров, потому что после каждых четырех помидоров нужно сделать перерыв побольше, чем 5 минут.

В принципе, вы можете установить для себя отрезки времени больше или меньше, и даже не обязательно, чтобы все они были одинаковыми. Быть может, пока вы полны сил и энергии с утра, вы сможете с полной самоотдачей работать по 40-45 минут, а ближе к вечеру, когда силы на исходе, вам стоит ограничиться мелкими делами, занимающими не более 15 минут.

Однако обязательно нужно следить, чтобы у вас не падали концентрация внимания и производительность, если отрезки будут слишком большими, и чтобы вы успевали сделать хоть что-то, если отрезки будут слишком маленькими. А чтобы выяснить, какие отрезки времени будут оптимальными лично для вас, вам пригодятся методы «слона» и «лягушки».

Принципы «слона» и «лягушки» в тайм-менеджменте

Сначала поясним, зачем мы прибегаем к помощи животного мира для решения своих задач. «Слонами» будем считать большие объемные дела, требующие много времени и ресурсов. Естественно, за один подход большое и важное дело не сделать, поэтому его нужно разделить на «стейки» [А. Дундалевич, 2019].

Стейк любой нормальный человек съест с удовольствием, которое удвоится от самоосознания, какой вы молодец и взялись, наконец-таки, на неподъемную задачу. К таким объемным и неподъемным без дополнительных мер задачам относятся написание отчета, подготовка презентации, открытие нового магазина, маркетинговое исследование рынка. Это наши «слоны».

А кто же такие «лягушки»? Это мелкие, не всегда приятные и постоянно ускользающие от нашего внимания дела [А. Дундалевич, 2019]. Например, позвонить злостному должнику с напоминанием о необходимости оплаты, забрать документы, которые как бы нужны, но не сейчас, отдать в ремонт принтер, который вроде пока работает, однако профилактика не помешала бы.

Это все следует внести в список и запланировать на каждую «лягушку» свой «помидор». Другими словами, время, в течение которого вы не будете отвлекаться ни на что другое и точно позвоните должнику, мастеру по ремонту принтеров, менеджеру, у которого нужно забрать документы, и постепенно решите все эти вопросы, т.е. «переловите» всех «лягушек».

И, пожалуй, поместим-ка мы в наш «зверинец» еще одно существо. А именно сказочного «единорога», которого никто не видел, однако хочется верить, что он где-то есть. Это такие дела-мечты, которые либо кажутся нереальными, либо на них вечно нет времени, и поэтому мы за них никак не возьмемся [А. Дундалевич, 2019].

Например, мы можем осознавать важность чтения отраслевых новостей и даже оформить подписку на рассылку, однако эти письма-рассылки так и лежат в нашей почте непрочитанными. Нам как-то пришла в голову идея креативной стратегии в рекламе, однако у нас руки не доходят, чтобы набросать план и предложить его по собственной инициативе начальству, потому что начальство постоянно подгружает срочными текущими заданиями: сделать макет визиток для сотрудников, буклета для выставки, флаера для раздачи на улице и т.д.

Мы понимаем важность проработки софт скиллс, в том числе навыков тайм-менеджмента, и даже скачали себе книгу Глеба Архангельского «Тайм-драйв. Как успевать жить и работать», однако ввиду того, что никто не стоит «над душой» и не требует, чтобы мы ее прочитали, мы пока осилили только титульный лист и оглавление [Г. Архангельский, 2010]. Мы давно хотим научиться кататься на коньках (лыжах, сноуборде), играть в теннис (хоккей, сквош), петь (танцевать, рисовать), однако нам кажется, что уже поздно и что у нас нет к этому никаких способностей.

Тут опасность вот в чем: чтение отраслевых новостей отнюдь не прихоть, а насущная необходимость. И если сегодня не разобраться с этими рассылками-«единорогами», через полгода-год у вас появится задача-«слон», что делать с упавшей прибылью и как догнать конкурентов. Однообразная реклама надоедает, и если сегодня не воспользоваться пришедшей в голову креативной идеей, завтра нечто подобное придет в голову конкурентам, а вам останется подсчитывать убытки и в срочном порядке придумывать что-то другое.

И, наконец, если ваши мечты о том, чтобы начать петь, танцевать, фотографировать останутся «задвинутыми» на задний план, это грозит хроническим стрессом и неудовлетворенностью от жизни. Особенно, если вы творческая личность и представляли себе свою жизнь как-то иначе, нежели сидячая работа в офисе и вечно недовольная вашей зарплатой жена. Или бесконечная стирка, уборка, готовка и претензии мужа по поводу каждой потраченной сверх лимита копейки.

Тогда занятия творчеством или спортом смогут стать отдушиной в случае, если менять ситуацию радикально вы пока не готовы. А если готовы, спорт или творчество вполне могут стать вашей новой профессией, если вы освоите их на хорошем уровне. При желании можно найти достаточно примеров, когда инженер или журналист становится тренером по фитнесу, стюардесса или маркетолог – эстрадной певицей, а врач или экономист – известным телеведущим.

Как же нам разобраться со всеми своими «слонами», «лягушками» и «единорогами»? И где найти на них время? В этом поможет правильное планирование дня!

Принцип гибкого и жесткого планирования в тайм-менеджменте

Людей непосвященных, возможно, даже сам подзаголовок поставит в тупик. Как принцип может быть жестким и гибким одновременно?!.. На самом деле может, и более того, именно таким и должно быть ежедневное планирование. Подсчитано, что у среднестатистического руководителя структурного подразделения в коммерческой фирме, работающего, в том числе, с клиентами, в течение дня появляется от 14 до 25 новых задач [А. Нойманн, 2020].

Учитывая, что любой руководитель часть задач делегирует подчиненным, у рядовых наемных сотрудников в течение дня тоже происходит масса неожиданностей. А если компания крупная и структурная иерархия сложная, тогда на одного работника приходится от двух до четырех начальников, каждому из которых постоянно что-то нужно, причем всем срочно. Именно поэтому бизнес-консультанты рекомендуют заранее планировать 60-70% рабочего времени, причем не подряд, а так, чтобы между запланированными делами были промежутки [А. Нойманн, 2020].

Как это выглядит на практике? Начинаем с жесткого планирования. Сначала вы вносите в свой график дела, жестко привязанные к определенному времени. Например, совещание в 9 часов утра, встреча с клиентом в 15 часов, вечерняя тренировка в 20 часов. Да, тренировками лучше не жертвовать, потому что, жертвуя сегодня тренировкой, завтра вы жертвуете здоровьем. Лучше спланировать дела так, чтобы в 20.00 быть на тренировке.

Далее мы переходим к гибкому планированию и выделяем время на дела, не привязанные ко времени, но привязанные к дате. Например, если вам нужно подготовить доклад на 25 число, лучше запланировать время на подготовку заранее. Допустим, пару часов 20 числа и еще час-полтора 22 числа. Это потому, что большой качественный доклад невозможно написать за один заход.

Скорее всего, окажется, что у вас нет каких-то важных данных, что к докладу были бы кстати графики продаж, что, в конце концов, вам нужно отрепетировать свою речь, чтобы она была грамотной, увлекательной и в меру темпераментной. На все это нужно время и все это лучше делать не в последний момент, когда могут появиться другие срочные непредвиденные задачи.

В рамках гибкого планирования мы расставляем задачи в порядке убывания приоритетности. Быть готовым к докладу через 5 дней, конечно же, важнее, чем прямо сейчас садиться читать рассылку отраслевых новостей. Однако чтением рассылки можно заполнить обычно бесполезные минуты ожидания начала совещания, когда начальник задерживается, или стояния в пробке, когда «красный» светофор зажегся надолго и в ближайшие 2 минуты никто никуда не едет.

Ну а когда будет совсем нечего делать, вы поищите новые креативные шрифты для заголовков презентаций или разберете завалы прошлогодних бумаг у себя в столе. Гибкое планирование позволит найти время и для этого!

Вам все это кажется сложным? Если вы пройдете нашу программу «Лучшие техники тайм-менеджмента», вы увидите, что это совсем не сложно и даже интересно. А освоить это все-таки нужно, потому что тайм-менеджмент активно проникает во все сферы жизни.

Если когда-то навык управления временем был прерогативой деловых людей, сегодня является нормальным говорить про принципы тайм-менеджмента в работе врача и медицинской сестры. Более того, разработаны специальные тесты на знание принципов тайм-менеджмента в работе медицинской сестры. Основы управления временем медицинские работники изучают в рамках НМО (непрерывного медицинского образования), а для лучшей подготовки к тестированию могут заранее посмотреть ответы на НМО «Принципы тайм-менеджмента в работе медицинской сестры» [24forcarе: Медицина, 2021].

Существуют и тесты на принципы тайм-менеджмента в работе, никак не привязанные к конкретной профессии. Вот некоторые из них:

• Тест по тайм-менеджменту: Организованный ли вы человек? [ГК Международный Институт Менеджмента, 2020].
• Тест-опросник самоорганизации деятельности (ОСД). Психодиагностика управления временем [Сайт психологической помощи, 2017].
• Тест «Рационально ли Вы распределяете свое время?» [ru, 2019].
• Тест «Персональная компетентность во времени. Умею ли я управлять своим временем?» [ТК «Красноречие», 2019].
• Тест для руководителей «Тайм-менеджмент» [Д. Леонов, 2019].

А теперь давайте подытожим материал статьи. Мы разобрались, что такое тайм-менджмент и каковы основные принципы эффективного тайм-менеджмента. К основным принципам тайм-менеджмента относятся:

• Принцип целеполагания.
• Принцип Парето.
• Принцип помидора.
• Принципы «слона» и «лягушки».
• Принцип гибкого и жесткого планирования.

Мы теперь знаем, что для успешной реализации этих принципов нужно расставить приоритеты, наладить учет времени, освоить разные методы планирования и, конечно, не забывать об отдыхе, здоровье, занятиях спортом и творчеством.

Кроме уже рекомендованной книги Глеба Архангельского «Тайм-драйв. Как успевать жить и работать», специально для топ-менеджеров хотим посоветовать бестселлер «24+2. Время руководителя» [А. Горбачев, 2007].

А тем, кто сомневается, что у него что-то получится, советуем прочитать весьма поучительную и мотивирующую книгу «Экстремальный тайм-менеджмент», написанную на основе реальной жизненной истории  [Н. Мрочковский, А. Толкачев, 2012].

И, конечно, не забывайте, что мы вас ждем на нашей программе «Лучшие техники тайм-менеджмента», а после статьи вас ждет проверочный тест.

На этом пока все. Мы желаем, чтобы у вас всегда находилось время для приятных и полезных дел, а со всеми прочими задачами вы справлялись легко и быстро!

Что такое тайм-менеджмент

Экономист Питер Друкер писал, что менеджмент будет все больше выходить за рамки коммерческих предприятий, где появился в попытке организовать производство вещей.

Тайм-менеджмент — это техники и методы для управления временем. Это самоорганизация и управление собой. Тайм-менеджмент помогает человеку или компании планировать время и экономить ресурсы.

Например, если завалило работой, а вы не знаете, за что браться в первую очередь, следует расставить приоритеты. Матрица Эйзенхауэра помогает разобраться, какие задачи срочные и важные, а какие просто отвлекают. Не стоит забывать и про знаменитое «правило Парето», согласно которому всего 20% усилий приносят 80% результата и наоборот.

Чем больше задуманного мы успеваем сделать, тем лучше качество нашей работы и жизни в целом. А в условиях цифровой трансформации и ускорения изменений, четкое распоряжение временем помогает сохранять фокус на целях, не отклоняться от курса и в конечном итоге не стать «сбитым летчиком» на рынке труда.

Принципы тайм-менеджмента

Практически все существующие методы управления временем состоят из трех компонентов: приоритизации, планирования и структурирования.

1. Приоритизация. Чтобы выполнить задачу, нужно определить, насколько она срочная, сложная и важная, и только потом приступить к ее выполнению.
2. Планирование. Чтобы выполнить задачу, нужно разобраться, когда ее следует сделать и сколько времени на это уйдет.
3. Структурирование. Чтобы выполнить задачу, нужно понять, как отслеживать ее выполнение и результаты.

Большая часть техник тайм-менеджмента опирается на структурирование и приоритизацию, и только малая часть — сложная комбинация всех трех принципов. Мы разберем 15 лучших методов тайм-менеджмента: от простых техник к сложным системам управления.

Лучшие методы тайм-менеджмента

1. Подготовка с вечера

Подготовка с вечера подойдет тем, кому трудно вставать рано утром — совет психолога Ника Уигнала [1]. Записывайте рабочие и личные задачи на завтра в конце рабочего дня. Так вы поймете свою нагрузку заранее и распределите задачи без утренней спешки. Можно готовить вечером план задач, рабочую одежду или обед с собой, если вы работаете вне дома.

2. Хотя бы N минут

Метод помогает справиться с прокрастинацией — откладыванием задач «на потом», даже если это важные или срочные дела. Если вы не хотите ничего делать, попробуйте начать хотя бы с нескольких минут на задачу: пять или десять. По мнению Джулии Мюллер, профессора Университета Лейпцига, так у человека останется право передумать, и оно повышает чувство контроля над ситуацией. Он перестает думать, что его принуждают делать что-то, чего он делать совершенно не хочет [2], поэтому дальнейшая работа идет легче.

3. Дедлайны

Ставьте четкие сроки сдачи работы — дедлайны. Понятные сроки стимулируют работать быстрее и помогают справиться с прокрастинацией. Исследователи Массачусетского технологического института выяснили, что даже самостоятельно установленные дедлайны помогают сдвинуть дела с мертвой точки [3]. При этом такие сроки работают хуже внешних дедлайнов, которые ставит руководитель или конкурсная комиссия. В личных делах внешним куратором может быть друг, коллега или родственник.

4. Поедание «лягушки»

Бизнес-тренер Брайан Трейси предлагает съедать «лягушку» каждое утро [4]— делать самую сложную и неприятную задачу самой первой. С утра мозг меньше нагружен информацией, поэтому вам будет проще справиться с трудным делом. После такой задачи все остальные покажутся пустяковыми и на них по-прежнему останутся силы.

5. Мелкие задачи

Это полная противоположность предыдущему методу. Делайте мелкие задачи — на 1–2 минуты — первыми, по возможности в тот же момент. Например, проверьте почту и оборудование, отправьте запросы или раздайте задачи. Это правило взято из метода Getting Things Done (GTD) бизнес-тренера Дэвида Аллена [5].

6. Автофокус

Метод «автофокуса» подойдет людям, которые часто работают с задачами без дедлайна. Два предыдущих принципа обязывают выбирать дело, и это чувство обязанности вызывает отторжение. Автор метода Марк Форстер считает [6], что сначала следует выписать все дела в единый список, а потом медленно его прочитать, пока не захочется остановиться на одной задаче. Объем задачи не имеет значения, важнее желание сделать ее прямо сейчас. Если получилось завершить дело сегодня — вычеркните его. Не получилось — перенесите в конец списка, и прочитайте его заново.

7. Сделайте это завтра

Автор книги «Сделай это завтра» [7] Марк Форстер рекомендует не браться за срочные задачи сразу, а откладывать их на завтра. Для этого нужно вести закрытые списки дел. В закрытый список невозможно добавить новую задачу, но можно занести в список на следующий день. Такой подход помогает сохранять фокус на текущих делах и делать только свою работу.

Форстер разделяет «свою настоящую работу» и «занятость». Настоящая работа помогает продвигаться в бизнесе или профессии. Здесь вы полноценно применяете свои навыки и знания. Часто выходите из зоны комфорта — делаете то, чего не делали раньше. Работать по-настоящему сложно, такая работа может вызывать небольшое сопротивление.

Занятость появляется, когда вы откладываете настоящую работу ради мелких задач. Деятельность — не то же самое, что действие. Если работа вызывает ощущение перегруженности, но не кажется сложной, — скорее всего, это занятость. Настоящая работа бывает сложной, но не заставляет чувствовать себя «белкой в колесе».

8. Деление большой задачи

Эту технику также называют поеданием салями или слона по кусочкам. Глобальная задача может испугать объемом. Чтобы к ней приступить, следует разложить большую задачу на небольшие этапы, декомпозировать. Например, «запуск нового проекта» звучит громко и давит ответственностью. Но когда в нем появляются конкретные шаги, становится проще: «начать исследование аудитории» → «поговорить с Сашей по пунктам анализа» → «изучить результаты» → «подготовить макет по результатам исследования». Задача «обрастает» конкретикой и уже не кажется невыполнимой миссией.

9. Одна задача в один промежуток времени

Многозадачность в интеллектуальном труде не работает. В 2009 году исследователи из Университета Стенфорда провели эксперимент [8]. Они выяснили, что когда человек делает несколько интеллектуальных дел одновременно, например, читает и разговаривает по телефону, то хуже запоминает и содержание разговора, и прочитанное. При этом не может определить, какая информация была важной, а какую можно было опустить. Если человек работает только над одним делом в один промежуток времени, он лучше справляется с задачей и хорошо запоминает информацию.

10. Методы фиксированного времени

Сюда относят методы работы по таймеру. Если завести привычку работать по таймеру, вы будете знать цену своему времени, работать продуктивнее, научитесь управлять ожиданиями, натренируете силу воли и предотвратите выгорание.

Техника Pomodoro. Метод помидора — это «система 25 минут» Франческо Чирилло. «Помидором» называют отрезок времени в 30 минут — 25 минут на работу и пять минут на отдых. Вы работаете 25 минут, делаете пятиминутный перерыв, затем снова уходите в работу. Через каждые четыре повтора — перерыв 30 минут.

Кстати, таймер называется «помидорным» потому, что Франческо Чирилло вначале использовал небольшой кухонный таймер в виде помидора.

Метод «90 на 30» Тони Шварца [9] и метод «52 на 17», который появился в результате исследования сервиса The Muse [10], строятся по похожему принципу. Первое значение — время в минутах, которое нужно отводить для работы, второе — время для перерыва.

Можно сказать, что это модификация дедлайнов, но в них жестко ограничивается само время на работу. Обилие коротких перерывов помогает «разгружать мозг», сменить деятельность и отвлечься.

Если хотите попробовать методы на практике, помните, что в них одинаково важны не только промежутки работы, но и промежутки отдыха. Чтобы методы работали, важно отдыхать и возвращаться к задаче в установленное время.

11. Принцип девяти дел

Этот метод основан на иерархии задач. Согласно принципу, в течение дня нужно «закрыть» одну крупную задачу, три задачи поменьше и пять мелких. Подходят дела вроде подготовки к встрече с будущими клиентами, и задачи попроще, например покупка корма питомцу. Так домашние дела не пропадают из вида и входят в расчет собственной нагрузки.

Вариация этого метода — «принцип трех дел» Криса Бейли [11]. Этот метод поможет тем, кто легко погружается в рутину и не уделяет должного внимания своим долгосрочным целям. По мнению Бейли, нужно завершать три дела в день, которые приближают вас к достижению глобальной цели. Например, час в день делать грамматические упражнения на английском или сформировать заявку на стипендию, если ваша глобальная цель — учеба за рубежом.

12. Канбан

Канбан — это метод организации работы, чтобы распределять нагрузку между людьми и делать работу точно в срок. Метод помогает видеть нарастающий темп работы и ничего не забывать. Наравне со Scrum, канбан является одним из ключевых методов системы управления Agile, которую также надо внедрять с умом, чтобы не добиться противоположного результата.

Классический канбан — это таблица с тремя столбцами «Нужно сделать», «В работе» и «Сделано». Но столбцов может быть и больше, например, по количеству этапов в вашем проекте или на производстве, а их названия также могут меняться по усмотрению компании.

Все дела по умолчанию заносятся в первый столбец отдельной строкой или на отдельном стикере, карточке. Потом они перетаскиваются из одного в другой, пока, не попадут в последний столбец. Благодаря такому «перетаскиванию» можно легко отследить прогресс отдельного человека и всей команды.

13. Хронометраж

Экономист и автор книг по тайм-менеджменту Глеб Архангельский считает, что в основе планирования — понимание, где время расходуется эффективно, а где не очень. Архангельский предлагает планировать в три этапа.

• Зафиксировать. В течение нескольких недель раз в один-два часа фиксируйте выполненные задачи и время, которое понадобилось на их выполнение. Дела на две-три минуты можно опустить. Цель этапа — фиксация, стороннее наблюдение за собой.
• Найти важное. По прошествии этих недель отметьте в той же тетради, когда время было потрачено с пользой, когда можно было сделать задачу быстрее, а когда время пропало впустую.
• Планировать. Скорректируйте расписание и процесс работы на основе своей статистики.

14. Матрица Эйзенхауэра

Система ведения дел и приоритизации, которую придумал 34-й президент США Дуайт Эйзенхауэр в середине XX века. Все текущие и будущие дела распределяют по четырем категориям матрицы в зависимости от их срочности и важности. Матрицей сложно пользоваться постоянно, но можно периодически к ней возвращаться, если завалило работой и домашними делами. Вот как ей пользоваться.

• Важно и срочно — сделать. Это задачи с дедлайнами. Например, завершить проект для клиента, отправить черновик статьи, ответить на важные письма, забрать детей из школы. Если их не сделать, это чревато неприятными последствиями.
• Важные и несрочные — запланировать. Это дела без крайнего срока, которые, нужны для вашего роста. Например, сходить в спортзал, заняться изучением иностранного языка, пойти на нетворкинг-сессию. Такие дела нужно планировать заранее, чтобы не потерять.
• Неважные и срочные — делегировать. Рутина, которая не требует специфических навыков. Например, выложить посты в блог, приготовить еду, сделать рассылку для коллег, поставить одежду в стирку. Эти задачи стоит аккуратно и обоснованно делегировать своим сотрудникам или коллегам, чтобы освободить свое время для важных и срочных дел.
• Неважные и несрочные — удалить. Это занятия, которые не приносят пользы в работе и не помогают достигать цели. Например, листать ленту в соцсетях, играть в видеоигры, смотреть телевизор. Такие дела забирают много времени, поэтому их нужно контролировать или отказаться вовсе.

15. Тайм-менеджмент по хронотипу

Метод подойдет тем, кто хочет составить для себя идеальный распорядок дня. Кандидат медицинских наук и клинический психолог Майкл Бреус считает [12], что существует четыре хронотипа. У каждого из них свое идеальное время для пробуждения, пик продуктивности и режим сна:

• «Медведи». Им комфортно просыпаться с 7 до 11 утра, пик продуктивности приходится на период с 11 до 18 часов, а отход ко сну должен быть не позднее 23 часов.
• «Львы». Могут просыпаться без будильника с 5:30 до 10 утра, наиболее продуктивны с 10 до 17, уйти на боковую им лучше до 22:30.
• «Волки». Очень тяжело встают по утрам, их время с 7:30 до 12 часов, эффективно работают до 20 часов и легко уходят спать в 00:00.
• «Дельфины». Люди с беспокойным режимом сна, поэтому даже если они встают с 6 до 10, могут легко заснуть обратно. Чтобы уснуть к полуночи, им нужно убрать любые экраны за два часа до сна. Пик их активности — с 10 до 18 часов.

Бреус считает: если подстроить личное и рабочее расписание под собственные биоритмы, качество жизни станет намного лучше. Вы также можете ознакомиться с советами Германа Грефа, Павла Дурова и других бизнес-лидеров о том, как и когда лучше работать и отдыхать.

Приложения для управления временем

Эти приложения пригодятся, чтобы управлять задачами. Они подходят для большинства методов тайм-менеджмента из нашего списка.

Книги по тайм-менеджменту

Эти книги дополняют статью и раскроют техники подробнее.