В настоящее время одним из актуальных вопросов, с которым сталкивается большинство строительных компаний, является несоответствие ведения кадрового делопроизводства Трудовому Законодательству РФ.
Неправильное ведение кадрового делопроизводства приводит к возникновению рисков административных штрафов вплоть до приостановления деятельности предприятия, дисквалификации должностных лиц, отстранение ответственных работников по результатам проверок Трудовой инспекцией, так как ведение кадрового делопроизводства в строительных организациях имеет определенный порядок, утвержденный в Российской Федерации.
Помимо этого некорректное ведение кадрового учета (отпуска, больничные листы), является причиной появления искажений в бухгалтерской отчетности и, соответственно, ведет к налоговым рискам по налогу на прибыль, налогу на доходы физических лиц и взносам, уплачиваемым во внебюджетные фонды.
Для того, что бы избежать административные штрафы Трудовой и Налоговой инспекции, необходимо строго соблюдать четкий порядок организации и ведения кадрового учета.
- Кадровые документы, которые всегда должны быть в организации:
- Правила внутреннего трудового распорядка
- Штатное расписание и приказ о его утверждении
- Журнал учета трудовых книжек
- Приказ о назначении ответственного лица за трудовые книжки
- Журнал регистрации трудовых договоров
- График отпусков
- График сменности
- Табель учета рабочего времени (ежемесячно)
- Положения по работе с персональными данными
- Согласие сотрудника на обработку персональных данных
- Обязательное проведение аттестации рабочих мест
- Положение по Охране труда
- Приказ о назначении ответственного лица по Охране труда
- Положение по Технике безопасности
- Если в компании предусмотрена премия – то обязательно должно быть Положение о премировании и материальном стимулировании
- Прием работника на работу:
- Заявление о приеме на работу
- Трудовой договор
- Приказ о приеме на работу
- Должностная инструкция
- Лист ознакомления с локальными актами
- Личная карточка работника
- Трудовая книжка – запись о приеме на работу в трудовой книжке
- Лицевой счет работника
- Согласие работника на обработку персональных данных.
2.1. При приеме на работу в личном деле работника должны быть следующие документы:
- Копия паспорта (все заполненные страницы)
- Трудовая книжка (оригинал)
- Пенсионное страховое свидетельство (копия)
- Свидетельство ИНН (копия)
- Документы об образовании (здесь нужны в том числе и свидетельства о курсах, сертификаты и т.д.) (копия)
- Военный билет (для мужчин) (копия всех заполненных страниц)
- Для отдельной категории работников (водитель, монтажник, электрик, высотник и т.д.) обязательно должны быть медицинские справки и удостоверения о повышении квалификации.
- При увольнении работника:
- Заявление об увольнении
- Приказ об увольнении
- Запись в трудовой книжке об увольнении
- Обходной лист
- Справка о заработке за два года
Обязательно при увольнении работника должно быть сархивировано личное дело, и передано в архив. Личное дело уволенного работника хранится 75 лет.
Регулируют вопросы ответственности работодателей и должностные лиц три действующих нормативных акта:
- Трудовой кодекс РФ
- Кодекс РФ об административных правонарушениях (КоАП РФ)
- Уголовный кодекс РФ.
Трудовой кодекс РФ предусматривает привлечение лиц, виновных в нарушении трудового законодательства, к дисциплинарной ответственности (в рамках самого Трудового кодекса РФ это замечание, выговор, увольнение), а также к гражданско-правовой, административной и уголовной ответственности.
Трудовым законодательством также предусмотрена материальная ответственность работодателя:
- за задержку выплаты заработной платы и других выплат — работодатель обязан выплатить их с уплатой процентов (денежной компенсации) в размере не ниже одной трехсотой действующей в это время ставки рефинансирования Центрального банка Российской Федерации от невыплаченных в срок сумм за каждый день задержки начиная со следующего дня после установленного срока выплаты по день фактического расчета включительно (статья 236 ТК РФ). При этом размер выплачиваемой работнику денежной компенсации может быть повышен коллективным договором или трудовым договором. обязанность выплаты указанной денежной компенсации возникает независимо от наличия вины работодателя.
- за моральный вред, причиненный работнику неправомерными действиями или бездействием работодателя, — сумма ущерба возмещается работнику в денежной форме в размерах, определяемых соглашением сторон трудового договора (статья 237 ТК РФ), а в случае возникновения спора – судом независимо от подлежащего возмещению имущественного ущерба.
- за все случаи незаконного лишения работника возможности трудиться – работодатель обязан возместить работнику не полученный им заработок (статья 234 ТК РФ). К упомянутым случаям относится:
- незаконное отстранение работника от работы, его увольнение или перевод на другую работу;
- отказ работодателя от исполнения или несвоевременное исполнение решения органа по рассмотрению трудовых споров или государственного правового инспектора труда о восстановлении работника на прежней работе;
- задержка работодателем выдачи работнику трудовой книжки, внесение в трудовую книжку неправильной или не соответствующей законодательству формулировки причины увольнения работника.
- Так как персональные данные являются одним из видов охраняемой законом тайны, защита их конфиденциальности предусмотрена также и статьей 13.14 КоАП РФ, согласно которой в ситуации, если лицо, получившее доступ к такой информации в связи с исполнением служебных или профессиональных обязанностей, разгласило сведения, составляющие персональные данные, административный штраф для него будет составлять от сорока до пятидесяти минимальных размеров оплаты труда.
К сотруднику, ответственному за хранение персональной информации работников, работодатель вправе применить одно из дисциплинарных взысканий, предусмотренных статьей 192 ТК РФ, в частности замечание, выговор, увольнение.
Одновременно нормы подпункта «в», пункта 6, статьи 81 ТК РФ предусматривают четкое основание, наделяющее работодателя правом расторжения трудового договора по своей инициативе при разглашении охраняемой законом тайны, ставшей известной работнику в связи с исполнением им трудовых обязанностей.
Кроме того, как работодатель, так и работники, непосредственно обрабатывающие персональные данные работников могут быть привлечены к материальной ответственности за разглашение служебной или коммерческой тайны вопреки трудовому договору в порядке возмещения причиненного этим ущерба (пункт 7 часть 1 статьи 243 ТК РФ).
Кодекс РФ об административных правонарушениях, в нем за нарушения законодательства о труде и об охране труда (ст. 5.27) установлены следующие виды административных наказаний:
Статья 5.27. Нарушение законодательства о труде и об охране труда<
1.Нарушение законодательства о труде и об охране труда — влечет:
- наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от одной тысячи до пяти тысяч рублей;
- на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, — от одной тысячи до пяти тысяч рублей или административное приостановление деятельности на срок до девяноста суток;
- на юридических лиц — от тридцати тысяч до пятидесяти тысяч рублей или административное приостановление деятельности на срок до девяноста суток.
2. Нарушение законодательства о труде и об охране труда должностным лицом, ранее подвергнутым административному наказанию за аналогичное административное правонарушение, влечет дисквалификацию на срок от одного года до трех лет.
Подробнее об указанных видах административного наказания:
- Административный штраф является денежным взысканием и выражается в рублях. Административный штраф должен быть уплачен лицом, привлеченным к административной ответственности, не позднее тридцати дней со дня вступлений постановления о наложении административного штрафа в законную силу,
Различные штрафные санкции предусмотрены и за:
- уклонение от участия в переговорах о заключении коллективного договора, либо нарушение установленного срока его заключения, либо необоснованный отказ от его заключения;
- непредставление информации, необходимой для проведения коллективных переговоров и осуществления контроля за соблюдением коллективного договора, соглашения;
- нарушение или невыполнение обязательств по коллективному договору, соглашению;
- уклонение от получения требований работников и от участия в примирительных процедурах; невыполнение соглашения;
- сокрытие страхователем наступления страхового случая при обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.
- Приостановка деятельности организации (ст. 3.12 КоАП РФ).
Административное приостановление деятельности заключается во временном прекращении деятельности лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, юридических лиц, их филиалов, представительств, структурных подразделений, производственных участков, а также эксплуатации агрегатов, объектов, зданий кии сооружений, осуществления отдельных видов деятельности (работ), оказания услуг.
Административное приостановление деятельности применяема в случае угрозы жизни или здоровью людей, в области правил привлечения иностранных граждан и лиц без гражданства к трудовой деятельности, осуществляемой на торговых объектах (в том числе в торговых комплексах), а также в области градостроительной деятельности (в ред. федеральных законов от 5 ноября 2006 г. №189-ФЗ, от 18 декабря 2006 г. № 232-ФЗ).
Административное приостановление деятельности назначается судьей только в случаях, предусмотренных статьями КоАП РФ. Также особенной частью Кодекса РФ об административных правонарушениях предусмотрена приостановка деятельности организации, если менее строгий вид административного наказания не сможет обеспечить достижение цели административного наказания. Как правило, это касается нарушений работодателя в вопросах охраны труда (отсутствие медосмотров, нарушение режима труда и отдыха работников, отсутствие установленных инструктажей, грубейшие нарушения по предоставлению ежегодных отпусков) и оплаты труда (невыплаты работникам причитающихся им сумм; денежной компенсации за задержку выплат, неоплата сверхурочных работ сотрудника и т.д.).
Административное приостановление деятельности устанавливается на срок до девяноста суток.
- Дисквалификация (ст.3.11 КоАП РФ).
Дисквалификация заключается в лишении физического липа права занимать руководящие должности, осуществлять предпринимательскую деятельность по управлению юридическим лицом, а также осуществлять управление юридическим лицом. Также она может распространяться на предпринимателей без образования юридического лица. Дисквалификация устанавливается на срок от шести месяцев до трех лет.
Уголовный кодекс РФ.
1. Ст. 143 УК РФ. Нарушение правил охраны труда.
Очень много нарушений сегодня в организациях всех форм собственности и сфер деятельности есть по охране труда. Нарушение правил техники безопасности или иных правил охраны труда, совершенное лицом, на котором лежали обязанности по соблюдению этих правая, если это повлекло по неосторожности причинение тяжкого вреда здоровью человека, — наказывается штрафом в размере до двухсот тысяч рублей или в размере заработной плати или иного дохода осужденного за период до восемнадцати месяцев, либо исправительными работами на срок до двух лет, либо лишением свободы на срок до одного года.
То же деяние, повлекшее по неосторожности смерть человека, — наказывается лишением свободы на срок до трех лет с лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок до трех лет или без такового».
К таким нарушениям относятся: нарушение режимов работы (большие переработки, работа в течение двух и более смен подряд), нарушение режимов отдыха (большая задолженность по отпускам, непредоставление отпуска более двух лет, частая работа в выходные дни) и др.
2. Ст.145 УК РФ Невыплата заработной платы, пенсий, стипендий, пособий и иных выплат.
Невыплата свыше двух месяцев заработной платы, пособий и иных установленных законом выплат, совершенная руководителем предприятия, учреждения иди организации независимо от формы собственности из корыстной или иной личной заинтересованности, — наказывается штрафом в размере от ста тысяч до пятисот тысяч рублей или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период до трех лет, либо принудительными работами на срок до трех лет с лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок до трех лет или без такового, либо лишением свободы на срок до трех лет с лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок до трех лет или без такового (ст. 145.1 УК РФ).
Для того, что бы избежать административных штрафов необходимо проводить комплексную проверку на участке «оплата труда-кадры».
Проверка «оплата труда-кадры» необходима в нескольких ситуациях: прием-передача дел сотрудниками, внутренняя оценка работы подразделений фирмы по требованию руководства, подготовка к проверке Инспекцией по труду, налоговой инспекции и других контролирующих органов, представительство в суде по трудовому спору, а так же при купле-продаже действующих предприятий, слияниях и поглощениях.
Обращаем Ваше внимание, что такая проверка особенно важна для строительных предприятий, так как используется труд сезонного характера, практикуется ненормированный рабочий день, ведутся работы на территориях с различными коэффициентами по оплате труда. Некорректное ведение кадрового учета является причиной появления искажений в бухгалтерской отчетности и, соответственно, ведет к налоговым рискам по налогу на прибыль, налогу на доходы физических лиц и взносам, уплачиваемым во внебюджетные фонды.
Одним из направлений деятельности АКГ «Гориславцев и К.» является предоставление услуг в области комплексной проверки на участке «оплата труда-кадры».
Мы проводим проверку «оплата труда-кадры» в следующем порядке:
- Определение перечня подлежащих проверке документов и периода проверки.
- Сверка документов.
- Параллельная проверка кадровой документации (личные дела сотрудников, приказы о перемещении, локальная нормативная документация и т.д.) и всех начислений сотрудникам (заработная плата, оплата больничных, отпусков, региональных надбавок и т.д.), а также соответствующих налогов и взносов.
- Оформление отчетов по проверкам.
Результатом проверки «оплата труда-кадры» является заключение специалистов по КДП и аудиторов, имеющих богатый профессиональный опыт в области кадрового делопроизводства и бухгалтерского учета, которое включает в себя:
- перечень выявленных в документах нарушений трудового законодательства Российской Федерации;
- перечень документов, отсутствующих на предприятии, но являющихся обязательными, в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации;
- перечень нарушений при расчете всех видов оплаты труда;
- рекомендации по исправлению нарушений;
- предложение по восстановлению кадрового учета и по исправлению ошибок на участке расчета оплаты труда.
Авторы статьи:
Клопотовская Полина Вячеславовна — руководитель департамента кадрового консалтинга, АКГ «Гориславцев и К»
Лукьянова Тятьяна Викторовна — кандидат экономических наук / доцент, Государственный Университет Управления
Кадровые документы в строительных организациях – это обязательные элементы документооборота. Их ведение и соблюдение является обязанностью, а не правом любого работодателя. Наша компания «Внедрение систем и развитие» предоставляет услуги по разработке кадровых документов в строительстве.
Необходимый перечень:
- штатное расписание;
- правила ВТР;
- журналы учета трудовых книжек и регистрации трудовых договоров;
- графики сменности, отпусков и др.;
- ежемесячные табеля учета рабочего времени;
- согласие сотрудников на обработку персональных данных;
- обязательное проведение аттестации рабочих мест;
- положение об Охране труда, Оплате труда, СУОТ.
Кроме того, для каждого работника должны быть:
- копия паспорта и ИНН;
- документы об образовании и получении соответствующей квалификации;
- заявление о приеме на работу;
- трудовой договор;
- приказ о приеме на работу;
- должностная инструкция;
- личная карточка;
- трудовая книжка;
Также работники строительной организации обязательно должны пройти медицинское освидетельствование.
Составляют и ведут указанные документы специалисты кадровой службы. Однако, не каждая строительная организация может иметь в штате такую единицу. Компания «Внедрение систем и развитие» предоставит услуги под ключ по разработке всей необходимой документации по кадрам, с учетом специфики Вашей организации.
Проверка и ответственность
К органам, которые занимаются проверкой документов по персоналу, относятся:
- Федеральная инспекция труда (ст. 353 ТК РФ);
- Местные органы власти (ст. 353-1 ТК РФ);
- В части проверки данных, необходимых для ведения налоговой и бухгалтерской отчетности – налоговая инспекция;
- Прокуратура.
К наиболее встречающимся санкциям можно отнести:
- Предупреждение. Самое мягкое наказание, которое может быть применено за незначительные нарушения, совершенные в первый раз;
- Дисквалификация должностных лиц. Может быть применена как к руководителю, так и к сотрудникам бухгалтерии и отдела кадров;
- Штрафы. Размер зависит от характера совершенного правонарушения, повторности, а также от последствий, к которым привело совершение указанного деяния:
- Ст. 5.27 КоАП для юридических лиц предусматривает штраф за нарушение трудового законодательства в размере от 30 до 50 000 рублей. При повторности указанная сумма увеличивается до 70 000 рублей;
- Ст.5.27.1 КоАП предусматривает наказание за нарушение требований охраны труда и здесь сумма возрастает уже в пределах от 50 до 80 000 рублей.
- Приостановление деятельности организации до 90 суток (ст. 3.12 КоАП);
- В крайних случаях предусмотрено лишение свободы виновников в несчастном случае (ст.143 УК РФ).
Вы хотите навести порядок в кадровой работе? С чего начать в новой компании, как навести порядок в уже существующей? Следуйте советам эксперта. И без паники. У вас все получится
На практике случаются две ситуации:
- В уже существующей компании кадровое делопроизводство как-то ведется, нет системы, много нарушений. Если вы оказались в такой ситуации, сначала оцените состояние кадровой документации у работодателя и оформите результаты проверки. Вам помогут примеры докладных записок из статьи «Как оформить результаты самопроверки кадровых документов». После проверки начинайте восстанавливать и систематизировать работу.
- Вновь созданная организация только начинает деятельность или у ИП появился первый работник — лучше сразу начать кадровую работу правильно.
Шаг 1. Организуйте кадровое делопроизводство. Есть три способа
Определите ответственного или ответственных за состояние кадрового делопроизводства у работодателя. Работодатели отличаются количеством штата, сферой деятельности, текучестью кадров, экономическими возможностями. Ответа на любимый вопрос кадровых специалистов «Существуют ли нормативы численности кадровиков на количество работников?», увы, нет. Нормативы, которые приведены в Постановлении Минтруда СССР от 14.11.1991 № 78, устарели. В среднем цифра по нормативам в настоящее время колеблется от 200 до 300 работников на одного кадровика. Но в идеале нужно высчитывать время на оформление документов непосредственно у вашего работодателя.
На первом шаге нужно определиться, как вам поручили вести кадровое делопроизводство и каковы ваши полномочия:
- Ваша должность входит в состав структурного подразделения, например отдел кадрового учета.
- Вы — единственный специалист по кадровому делопроизводству, с вами заключен трудовой договор и в ваши обязанности входит вести кадровое делопроизводство в полном объеме.
- Ведение кадрового делопроизводства оформлено на вас в виде совмещения.
После этого внимательно изучите учредительные документы.
Шаг 2. Изучите учредительные документы
В первую очередь обратите внимание на название работодателя.
Типичная ошибка: наименования работодателя в кадровых и учредительных документах не совпадают. Например, в уставе прописано полное и сокращенное наименование, а в кадровых документах — только какое-то одно.
Изучите в учредительных документах вопрос, в чьи полномочия входит принимать решения о заключении, расторжении трудовых договоров, утверждать локальные нормативные акты. Определите, кто является уполномоченным лицом работодателя, если это юридическое лицо. Посмотрите, установлены ли и какие ограничения полномочий для руководителя.
Типичная ошибка в трудовом договоре: в учредительных документах уполномоченным лицом работодателя прописан руководитель компании, в трудовых договорах в преамбуле указывается руководитель, действующий на основании устава, а в конце трудового договора подпись со стороны работодателя проставляет начальник отдела кадров или заместитель генерального директора.
- Важно! Кто указан как уполномоченное лицо работодателя в начале трудового договора, тот его и подписывает.
Правило: у работодателей–ИП только сам предприниматель может заключать, изменять, расторгать трудовые договоры, утверждать ЛНА и пр. Работодатель-ИП не может передать свои полномочия работодателя по доверенности третьей стороне (ст. 20 ТК РФ).
Шаг 3. Сформируйте штатное расписание и изучите штатную расстановку
Почему штатное расписание — один из первых документов, напрямую связанных с трудовой функцией кадровика? Это документ организационно-распорядительного характера, который по сути отвечает на вопрос, потребность в каких трудовых функциях испытывает работодатель.
Правило: вне штатного расписания нельзя оформлять ни одного работника. «За штатом» — только договоры ГПХ. Все потребности работодателя в трудовых функциях определяет штатное расписание.
Трудовая функция — это работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессия, специальность с указанием квалификации, конкретный вид поручаемой работнику работы (ст. 15, 57 ТК РФ).Штатное расписание можно утвердить по унифицированной форме Т-3 или разработать свою форму, желательно в виде приложения к учетной политике. В графе «Количество штатных единиц» можно указывать неполную ставку.
Кто разрабатывает штатное расписание?
В помощь новичкам
Вебинар для начинающих кадровиков. Рекомендации экспертов, образцы документов
Подробнее
В соответствии с квалификационным справочником должностей разработкой штатного расписания занимается экономист по труду. Но такой сотрудник есть далеко не у всех. Поэтому ответственным за разработку штатного расписания становится тот, в чьи должностные обязанности это включает работодатель. Документ утверждают приказом и хранят постоянно. Ограничений по количеству изменений в штатном расписании нет.
Штатная расстановка не является обязательным ЛНА, но это удобный инструмент для ведения кадрового учета.Форма штатной расстановки законодательно не утверждена, за основу, как правило, берется форма Т-3, используемая для штатного расписания. К ней добавляются столбцы для Ф.И.О. работников, которые занимают конкретную должность, сведений о занимаемой ими ставке и категории работника (инвалид, несовершеннолетний и пр.). Эта информация позволяет создавать отчеты для руководства, вести статистику, проводить качественный аудит кадровых документов работников с особенностями регулирования трудовых отношений.
Шаг 4. Определите необходимое количество локальных нормативных актов
Локальные нормативные акты — объемная тема. Чаще всего специалисты спрашивают универсальный исчерпывающий перечень обязательных ЛНА. Но такого нет. Есть несколько правил, о которых нужно помнить:
- Только субъекты микропредпринимательства и НКО могут частично или полностью отказаться от ЛНА, если перенесут вопросы, которые должны в них решаться, в типовую форму трудового договора (ст. 309.2 ТК РФ). У остальных работодателей должен быть необходимый минимум ЛНА.
- Есть перечень локальных нормативных актов, которые обязательны для всех работодателей:
- правила внутреннего трудового распорядка (ст. 189 ТК РФ),
- ЛНА, устанавливающие системы оплаты труда (ст. 135 ТК РФ),
- ЛНА, устанавливающие порядок обработки персональных данных, права работников, особенности передачи и хранения персональных данных (гл. 14 ТК РФ, Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ),
- ЛНА по охране труда (раздел X ТК РФ),
- ЛНА по нормированию труда (ст. 162 ТК РФ),
- кодекс этики и служебного поведения (Федеральный закон от 25.12.2008 № 273-ФЗ).
Обратите внимание: локального нормативного акта, устанавливающего системы оплаты труда, например, в виде отдельного положения, может не быть, эти нормы прописаны в ПВТР или коллективном договоре.Также обязательно надо разработать и утвердить график отпусков — не позднее чем за две недели до начала календарного года, на который он составляется. Если организация создана в начале или середине календарного года, этот год вы дорабатываете без графика отпусков. Могут быть ЛНА, которые становятся обязательными при наступлении определенных условий: например, положение о командировках, положение об аттестации работников и т.п. Именно в этом вопросе нужны системные, комплексные знания трудового законодательства в целом. Локальные нормативные акты принимают с учетом мнения представительного органа в порядке ст. 372 ТК РФ. Этот пункт обязателен при наличии представительного органа работников, но на стадии организации кадрового делопроизводства, скорее всего, он просто отсутствует. Если так — пропускайте этот пункт.
- Со всеми принимаемыми локальными нормативными актами работник должен быть ознакомлен под подпись (ч. 2 ст. 22 ТК РФ), если у работодателя не введен электронный кадровый документооборот в отношении процедуры ознакомления с ЛНА по ст. 22.1-22.3 ТК РФ. Вновь принимаемые работники должны быть ознакомлены под подпись до подписания трудового договора (ст. 68 ТК РФ).
Шаг 5. Проверьте, как оформлен на работу руководитель
Ключевым работником организации является руководитель. В первую очередь проверьте все документы по его оформлению. Должен быть ответ на запрос из реестра дисквалифицированных лиц, который ведут налоговые органы (ч. 2 ст. 32.11 КоАП РФ).
Руководитель обладает двойным правовым статусом:
- является единоличным исполнительным органом юридического лица;
- выполняет обязанности работника — трудовую функцию руководителя.
На руководителя должны быть оформлены документы о назначении (избрании) его генеральным директором в соответствии с федеральными законами и учредительными документами, а также документы в рамках трудового законодательства: трудовой договор, приказ о приеме на работу. Должна быть внесена запись в трудовую книжку, если она еще ведется на работника.
Совет: проверьте, чтобы прием/увольнение руководителя компании производился тем органом управления, который указан в Уставе организации, внимательно изучите вопрос полномочий генерального директора в учредительных документах и не нарушается ли срок его полномочий, если таковой указан в Уставе.
Начинающие специалисты, да и опытные, порой, задают такой вопрос: как внести запись в трудовую книжку о приеме на работу генерального директора? Ответ лежит на поверхности: трудовая книжка — это основной документ, подтверждающий именно трудовой стаж, и в трудовую книжку вносятся сведения о приеме на работу, а не о процедурах избрания или назначения. Поэтому после заключения трудового договора, издания приказа о приеме на работу внесите запись в трудовую книжку именно о приеме на работу со ссылкой в графе 4 на реквизиты приказа.
Типичная ошибка в оформлении трудового договора с руководителем: срок трудового договора не соответствует сроку его полномочий как единоличного исполнительного органа в соответствии с учредительными документами.
Шаг 6. Проверьте приказы о назначении ответственных лиц
Есть приказы о назначении ответственных лиц, наличие которых прямо предусмотрено законодательством:
- Приказ о назначении уполномоченного на ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек (п. 42 Приказа Минтруда РФ от 19.05.2021 № 320н).
- Приказ о назначении ответственного за организацию обработки персональных данных лица (ч. 1 ст. 18.1 федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ).
- Приказ о назначении ответственного за воинский учет и отчетность в военкомат (п. 12 Постановления Правительства РФ от 27.11.2006 № 719).
- Приказ о назначении уполномоченного на решение задач в области гражданской обороны (Приказ МЧС России от 23.05.2017 № 230).
В помощь новичкам
Вебинар для начинающих кадровиков. Рекомендации экспертов, образцы документов
Подробнее
Дополнительно выясните, кто ответственный за:
- охрану труда;
- ведение табеля учета рабочего времени;
- подачу уведомлений в МВД о заключении, расторжении трудовых или гражданско-правовых договоров с иностранцами;
- подачу сведений в службу занятости населения, размещение сведений на портале «Работа в России» (если работодатель попадает в перечень из п. 3.2 ст. 25 Закона РФ от 19.04.1991 № 1032-I);
- передачу сведений по форме СЗВ-ТД в ПФР;
- сдачу в ПФР отчетов по форме СЗВ-М, СЗВ-СТАЖ;
- представление в Росстат форм статистической отчетности.
Шаг 7. Подготовьте проект трудового договора
Трудовой договор — один из главных документов в регулировании трудовых отношений с работниками. Рекомендую тщательно продумать и разработать шаблоны договоров для разных категорий работников.
По итогам проверок ГИТ это еще и самый дорогой документ в кадровом делопроизводстве с точки зрения штрафных санкций. Ответственность для юридических лиц — от 50 000 до 100 000 руб. (ч. 4 ст. 5.27 КоАП РФ), причем иногда проверяющие умножают штраф на количество трудовых договоров.
Типовая форма трудового договора разработана и утверждена только для руководителей государственных (муниципальных) учреждений и работодателей, субъектов малого предпринимательства, отнесенных к микропредпринимателям. В остальных случаях работодатели самостоятельно разрабатывают форму документа.
Рекомендация 1. Учитывайте требования ст. 57 ТК РФ, проверьте, включены ли в договор обязательные сведения:
- Ф.И.О. работника и наименование работодателя/Ф.И.О. работодателя — физического лица), заключивших трудовой договор;
- сведения о документах, удостоверяющих личность работника и работодателя — физического лица;
- ИНН работодателя, кроме работодателей — физлиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями;
- сведения о представителе работодателя, подписавшем трудовой договор, и основание, в силу которого он наделен соответствующими полномочиями;
- место и дата заключения трудового договора.
Как правило, эти сведения вносятся в преамбулу к трудовому договору или часть сведений остается в преамбуле, а часть переносится на последнюю страницу трудового договора.
Пример: «Общество с ограниченной ответственностью «Интерес» (ИНН 1234567890), именуемое в дальнейшем «Работодатель», в лице заместителя генерального директора Михайлова П. С., действующего на основании трудового договора от 17.02.2009 № 18-тд-2009 и приказа от 05.08.2011 № 12, с одной стороны, и гражданин Российской Федерации Веселов Николай Сергеевич (паспорт серия 0477, № 123456, выдан УФМС по ЮАО г. Москвы 20.08.1997 г.), именуемый в дальнейшем «Работник», с другой стороны, в соответствии с действующим на территории Российской Федерации трудовым законодательством заключили настоящий трудовой договор о нижеследующем…»
Рекомендация 2. Помните про обязательные условия трудового договора, перечисленные в ч. 2 ст. 57 ТК РФ. Обратите внимание: некоторые обязательны при наличии определенных условий:
- срок трудового договора и обстоятельства, послужившие основанием для заключения срочного трудового договора в соответствии с ТК РФ или иным федеральным законом — только при заключении срочного трудового договора;
- гарантии и компенсации за работу с вредными или опасными условиями труда на рабочем месте, с указанием их характеристик — только если принимаете работника на работу с вредными или опасными условиями труда;
- режим рабочего времени и времени отдыха — если режим отличается от общих правил, действующих у работодателя;
- условия, определяющие характер работы: разъездной, подвижной, в пути.
Рекомендация 3. Учитывайте статьи ТК РФ, регулирующие трудовые отношения с отдельными категориями работников, или нормы федеральных законов, регулирующих ваш вид деятельности. При разработке проекта трудового договора не пользуйтесь источниками сомнительного происхождения из интернета.
Посмотрите разные источники и, пропустив их через призму ст. 57 ТК РФ, разработайте свою форму.
Рекомендация 4. При аудите трудового договора особое внимание обратите на условие о месте работы.
Трудоустройство инвалидов
Вебинар для кадровиков и руководителей
Смотреть вебинар
Пример: если работник принимается в головную организацию, пропишите так «Место работы: ООО «Альянс», г. Москва» (укажите название населенного пункта, где зарегистрирован работодатель). Если работник трудоустраивается в филиал, обособленное структурное подразделение в другой местности, укажите так: «Место работы: обособленное структурное подразделение ООО «Альянс», г. Тюмень».
Типичная ошибка: работодатели путают и подменяют понятия «место работы» и «рабочее место».
Рекомендация 5. Если из трудового договора сделана ссылка на должностную инструкцию, проверьте наличие такой должностной инструкции и ознакомление с ней работника под подпись.
Рекомендация 6. В трудовой договор можно включить дополнительные условия, названные в ч. 4 ст. 57 ТК РФ, и иные условия. Но за их отсутствие работодатель не будет нести ответственность.
Если деятельность работников связана с обслуживанием материальных ценностей, рекомендуем сразу разработать и подготовить шаблон договора о полной материальной ответственности. Тогда вы сможете подписать его одновременно с трудовым.В организации, в которой вы восстанавливаете кадровое делопроизводство с нуля, в обязательном порядке проверьте наличие трудовых договоров и дополнительных соглашений со всеми работниками, а также, чтобы на экземпляре трудового договора работодателя стояли подписи сотрудников о получении ими второго экземпляра.
Шаг 8. Подготовьте документы для ведения трудовых книжек новых работников
Назначьте ответственного
Для начала подготовьте приказ о назначении уполномоченного лица, ответственного за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек.
Помните, что принудительный труд запрещен. Если в трудовом договоре или должностной инструкции ответственного не были прописаны эти обязанности, нужно соглашением дополнить ими трудовой договор или внести изменения в должностную инструкцию.
Если такая ответственность возлагается на работника, в чьи функции не входит кадровое делопроизводство, например на главного бухгалтера, рекомендуем оформлять сначала соглашение о совмещении, т.е. о поручении работнику дополнительной работы с его письменного согласия с доплатой по ст. 151 ТК РФ.
Проверьте трудовые книжки и порядок их учета
На этом этапе также проверьте, что бланки трудовых книжек и вкладыши в нее приобретены и учтены в специальной приходно-расходной книге. Работодатель обязан постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладышей в нее (п. 44 Приказа Минтруда России от 19.05.2021 № 320н).
Бланки трудовых книжек и вкладыши храните в бухгалтерии как бланки строгой отчетности. Приходно-расходную книгу также ведет бухгалтерия (см. п. 41 Приказа №320н). На этом этапе также оформите книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Ее ведет кадровая служба. Обе книги надо пронумеровать, прошнуровать, заверить подписью руководителя организации, индивидуального предпринимателя, печатью организации (при наличии).
- В обязательном порядке проверьте наличие всех трудовых книжек на тех работающих работников, на которых работодатель обязан продолжать вести трудовые книжки.
Работодатель обязан продолжить вести трудовые книжки тем работникам, которые выбрали такую форму. Это те, кто при трудоустройстве предъявляли трудовую книжку с записью об увольнении.
Работодатель не ведет трудовые книжки на:
- впервые поступающих на работу по трудовому договору после 30 декабря 2020 года;
- работников, которые подавали заявление о предоставлении им сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ;
- совместителей;
- дистанционных работников, если они не выразили желание вести трудовые книжки.
Не забудьте про новую отчетность в ПФР
С 1 января 2020 года у работодателей появилась обязанность представлять в ПФР сведения о трудовой деятельности по форме СЗВ-ТД, если работника принимали на работу, постоянно переводили, увольняли или если работник подал заявление о том, чтобы ему продолжали вести бумажную трудовую книжку, или о том, что он выбирает электронный вид.
Шаг 9. Подготовьте документы для кадровой работы
Оформление кадровых процедур начинается с оформления работников на работу. Отдельные документы потребуются, чтобы внести изменения в трудовой договор, оформить ежегодный основной или учебный отпуск и пр.
О том, как подготовить документы по основным кадровым мероприятиям, рассказываем в шпаргалке.
В конце статьи есть шпаргалка
Шаг 10. Выпишите все режимы работы
Проверьте в ПВТР наличие всех режимов рабочего времени, по которым трудятся ваши работники. При проверке описания каждого режима возьмите за основу ст. 100 ТК РФ, но учитывайте, что режим рабочего времени может отличаться от общеустановленных правил и тогда он должен быть установлен в трудовом договоре. Такое может быть, например, у совместителя, инвалида I или II группы, работника с неполным рабочим временем, несовершеннолетнего и пр.
Проверить себя можно с помощью чек-листа, который мы подготовили для вас. Скачайте его внизу статьи.
В конце статьи есть шпаргалка
Итоговые рекомендации по организации кадрового делопроизводства
- Изучите учредительные документы и документы о передаче полномочий по оформлению кадровых процедур.
- Разработайте штатное расписание, определите потребности работодателя в трудовых функциях, составьте поименный список работников по категориям: инвалиды, несовершеннолетние, водители, совместители, иностранцы, работники с вредными условиями труда, с разъездным характером работы и пр.
- Проверьте, как оформлены документы на руководителя.
- Подготовьте комплект необходимых локальных нормативных актов и проверьте, ознакомлены ли с ними работники.
- Разработайте шаблоны трудовых договоров для разных категорий работников.
- Подготовьте документы, необходимые для оформления приема на работу.
- Подготовьте проекты документов для учета движения персонала: отпуска, командировки, привлечение к работе в выходные дни и пр.
Шпаргалка
В шпаргалке собрана полезная информация из статьи:
-
Типовой комплект для оформления сотрудника на работу
397.2 КБ -
Чек‑лист проверки продолжительности рабочего времени и режима рабочего времени
386 КБ
Скачать
Организация работы отдела кадров в строительной организации: документы и порядок их оформления
08.07.2019 18:59 | Категория: Общие советы
В сфере строительства нередко наблюдается текучесть кадров. Поэтому в последнее время стоит вопрос о повышении эффективности использования трудовых ресурсов.
Главной задачей кадрового производства является обеспечение постоянными квалифицированными кадрами, совершенствования их профессиональной подготовки, организация рабочих мест. Для этого необходимо соблюдать четкий порядок и ведение кадрового учета.
Организация работы кадровой службы в строительстве
Структура отдела кадров определяется директором строительной фирмы, которая зависит от особенностей предприятия, количества работников. Если в штате предприятия числится менее 100 сотрудников фирмы, то для кадрового отдела достаточно 1-2 работника. На малых предприятиях функции кадровика может выполнять главный бухгалтер.
В отдел кадров среднего предприятия входят: начальник отдела, менеджер по рекламе и инженер по технике безопасности. Начальник отдела кадров контролирует и организовывает работу всего отдела. Большая нагрузка работы отдела связана с начислением оплаты труда по разным системам. Это приводит к снижению эффективности работы кадрового отдела. Для исключения этого факта, предприниматели прибегают к различным методам для оптимизации работы кадровиков. Одним из них является аутстаффинг. Благодаря этому инструменту, HR-отдел строительной фирмы избавляется от многозадачности. Образцы документов специалист HR, такой как бланк унифицированной формы т 1, можно посмотреть на сайте.
В результате повышается эффективность работы кадрового отдела: упрощается кадровое делопроизводство, оптимизируется трудовая деятельность предприятия.
Перечень документов для кадрового учета
Список документов, которые всегда должны присутствовать в строительной организации:
- организация кадровой работы;
- утвержденное приказом штатное расписание;
- журнал учета трудовых книжек и приказ об ответственности определенного лица за них;
- журнал регистрации трудовых договоров;
- график смен и отпусков;
- ежемесячный табель;
- положение по работе с персональными данными и согласие сотрудника на их обработку;
- аттестация работы сотрудников;
- положение об охране труда и приказ о назначении ответственного лица;
- положение по технике безопасности;
- положение о премиальном и материальном вознаграждении (если предусмотрено).
Аутстаффинг обеспечивает изменение формальных отношений между фирмой и сотрудниками, позволяя сохранить фактический порядок сотрудничества.
Строительство – это сложная и опасная сфера деятельности. Порядок ее кадрового делопроизводства тесно связан со спецификой работы и строго регулируется законодательством.
В каждой строительной фирме должен быть организован кадровый отдел, состоящий из начальника участка, помощника и инженера по технике безопасности. При численности сотрудников организации больше 100 человек количество рядовых кадровиков должно быть увеличено.
Особенности кадрового учета в строительной фирме
Не все работодатели знают, что порядок трудовых отношений в строительной фирме регламентируется Отраслевым соглашением по строительству и промышленности строительных материалов. Документ обязывает руководителя организации обеспечивать работников здоровыми, безопасными условиями труда, льготами и гарантиями. Несоблюдение положений Соглашения, отказ от предоставления сотрудникам положенных компенсаций грозит фирме крупными штрафами. В некоторых случаях они могут достигать 1 млн рублей.
На сотрудников строительных компаний, занятых в опасных условиях труда, распространяются следующие льготы:
- Сокращенная рабочая неделя (не больше 36 часов);
- Дополнительный оплачиваемый отпуск;
- Досрочный выход на пенсию;
- Бесплатная выдача молока;
- Бесплатная выдача спецодежды;
- Обеспечение мылом и другими средствами гигиены тела.
На работе с особо вредными условиями труда, в соответствии с Перечнем производств, утвержденного Госкомтруда СССР, работодатель должен обеспечить работникам лечебно-профилактическое питание.
Сложность кадрового учета строительных фирм заключается в высокой текучести кадров, приеме на работу иностранных граждан. При сотрудничестве с иностранцами компании нужно получить разрешение на использование такой рабочей силы, тесно взаимодействовать с миграционной службой. Кроме того, предприятия с сотрудниками-нерезидентами чаще и тщательнее проверяются трудовой инспекцией.
Особое внимание кадровикам нужно уделять наименованию должностей в штатном расписании и трудовых договорах. Они должны прописываться точно как в Едином тарифно-квалификационном справочнике. Называть должности в произвольном порядке недопустимо. Если предприятие нарушит это требование, ее сотрудники могут лишиться законного права на досрочный выход на пенсию.
Стоимость ведения кадрового учета в строительной организации для ИП (руб/мес)
УСН 6% с дохода
УСН 7% доход-расход
ОСНО (НДС)
| Показатель расчета стоимости |
|---|
| до 5 сделок в месяц |
| до 10 сделок в месяц |
| до 30 сделок в месяц |
| от 30 до 50 сделок в месяц |
| от 50 до 70 сделок в месяц |
| от 70 до 100 сделок в месяц |
| от 100 до 150 сделок в месяц |
| от 150 до 200 сделок в месяц |
| от 200 до 300 сделок в месяц |
| УСН 6% с дохода |
|---|
| Торговля, произ-во, строит-во |
| 3000 |
| 4500 |
| 6500 |
| 8000 |
| 10000 |
| 13000 |
| 17000 |
| 21000 |
| 25000 |
| УСН 7% доход-расход |
|---|
| Торговля, произ-во, строит-во |
| 4500 |
| 6000 |
| 8000 |
| 10000 |
| 13000 |
| 16000 |
| 21000 |
| 26000 |
| 34000 |
| ОСНО (НДС) |
|---|
| Произ-во, Строит-во |
| 6000 |
| 10000 |
| 13000 |
| 16000 |
| 19000 |
| 24000 |
| 31000 |
| 37000 |
| 47000 |
Базовая стоимость по системам налогообложения
(руб/меc) для ООО/ПАО/НКО
УСН 6% с доход
УСН 7% доход-расход
ОСНО (НДС)
| Показатель расчета стоимости |
|---|
| до 5 сделок в месяц |
| до 10 сделок в месяц |
| до 30 сделок в месяц |
| до 50 сделок в месяц |
| до 70 сделок в месяц |
| до 100 сделок в месяц |
| от 100 до 150 сделок в месяц |
| от 150 до 200 сделок в месяц |
| от 200 до 300 сделок в месяц |
| УСН 6% с дохода |
|---|
| Услуги |
| 3500 |
| 7000 |
| 10500 |
| 14000 |
| 17500 |
| 21000 |
| 24500 |
| 28000 |
| 38000 |
| УСН 7% доход-расход |
|---|
| Услуги |
| 4000 |
| 8000 |
| 12000 |
| 16000 |
| 20000 |
| 24000 |
| 28000 |
| 32000 |
| 42000 |
| ОСНО (НДС) |
|---|
| Услуги |
| 5000 |
| 10000 |
| 15000 |
| 20000 |
| 25000 |
| 30000 |
| 35000 |
| 40000 |
| 50000 |
| Дополнительные услуги | Стоимость, руб. |
|---|---|
| За каждого сотрудника (гр-н РФ) | 750 |
| За каждого иностранца | 1 250 |
| Неокладная система оплаты труда, в т.ч. различные компенсации | +500 |
Какие документы всегда должны быть в отделе кадров
Чтобы избежать штрафов, строительной компании нужно соблюдать четкий порядок организации и ведения кадрового делопроизводства по ТК РФ.
Отделу кадров следует иметь и правильно оформлять следующие документы:
- Штатное расписание, приказ об его утверждении;
- Правила внутреннего трудового распорядка;
- Согласие служащих на обработку персональных данных;
- Положение по Охране труда;
- Приказ о назначении ответственного по Охране труда;
- Журнал учета трудовых книжек;
- Журнал регистрации трудовых договоров;
- Документ об аттестации рабочих мест;
- График сменности, график отпусков;
- Приказы о приеме на работу, переводе, увольнении сотрудников;
- Лицевые счета;
- Должностные инструкции;
- Лист ознакомления сотрудников с внутренними актами.
При увольнении работников их личные дела нужно сшить и передать в архив. По Трудовому Кодексу, эта документация хранится не менее 75 лет.
Ведение кадрового учета специалистами «Ника»
Сотрудники «Ника» понимают влияние некорректного кадрового учета на деятельности компании. Неправильно начисленные отпускные, больничные ведут к искажению финансовой отчетности, налоговым рискам по налогу на прибыль. Несоблюдение регламента трудовых отношений с иностранцами может привести к приостановке деятельности фирмы.
Эксперты «Ника» специализируются на профессиональном сопровождении кадрового учета фирм с различной спецификой. Они знают Трудовой Кодекс, все нормативные акты, которые регулируют отрасль, регулярно отслеживают изменения в законодательстве. Навыки работы позволяют специалистам поддерживать должный уровень учета в организации без ошибок и штрафов.
Команда профессиональных бухгалтеров
Я кадровик-практик с 1992 года, мне приходилось работать в разных организациях, начинать работу с нуля и разгребать дремучие заросли. Кстати, для опытного кадровика начинать с нуля — оптимальный вариант. Главное — получить карт-бланш от руководства организации. В новых компаниях я часто сталкивалась не только с проблемами в систематизации документов, но даже с отсутствием сейфов для хранения трудовых книжек! Обычно реальное положение дел в отделе сильно разнится с тем, что представляешь на всех этапах собеседований с руководством новой компании.
Что делать в первую очередь
Сохраняйте спокойствие. Для начала расчистите стол и полки в шкафах.
Возьмите несколько десятков картонных регистраторов типа «Корона».
Подпишите их, для начала — карандашом, в соответствии со списком кадровых документов, которые должны быть в любой организации (его я привожу ниже).
Сделайте из этого списка чек-лист и начните разбирать документы по папкам, найдете обязательные — отмечайте в чек-листе.
За каждое нарушение трудового законодательства КоАП РФ предусматривает штрафные санкции:
- Для должностных лиц — 1000–5000 руб.
- Для предпринимателей — 1000–5000 руб.
- Для юридических лиц — 30 000–50 000 руб.
Обязательные кадровые документы
В первую очередь проверьте наличие обязательных кадровых документов.
1. Приказ о назначении ответственных за учет, хранение и ведение трудовых книжек
Некоторые кадровики могут возразить, что в должностных инструкциях такой обязанности нет. Я только «за», чтобы в каждой должностной инструкции было прописано все досконально, но мы обязаны соблюдать не только все законы о труде, но и Постановления Правительства, Приказы Минтруда и другие нормативные акты. В статье 45 Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 сказано, что такой приказ по основной деятельности в произвольном виде должен быть (за отсутствие — штраф 30 000 руб.). Такого приказа в организации может не быть только в одном случае — если все, что касается трудовых книжек (учет, хранение, заполнение) находится в руках руководителя. Он может работать с любыми документами без дополнительных приказов в силу своих уставных полномочий.
Совет: будет лучше, если наши руководители не станут прикасаться к трудовым книжкам. Пусть каждый занимается своим делом.
2. Правила внутреннего трудового распорядка (Статьи 68, 189, 190 ТК РФ)
3. Положение об оплате труда и премировании (Статья 135 ТК РФ)
4. Положение о защите персональных данных (Глава 14, пункт 8 статьи 86 ТК РФ)
Внимание! Правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда и премировании и положение о защите персональных данных — это обязательные локальные нормативные акты (ЛНА), которые должна быть в любой организации, независимо от количества сотрудников и формы собственности. За отсутствие каждого — штраф 30 000 руб.
5. Штатное расписание
Дебаты о том, обязателен ли этот документ, не утихают. Я считаю, что, если в ТК РФ есть такой термин (он упоминается в статьях 8, 57 ТК РФ), то дискутировать на эту тему не нужно. Он должен быть.
6. График отпусков (Статьи 122, 123 ТК РФ)
График отпусков по номенклатуре дел хранится только один год. Поэтому главное — посмотреть на дату утверждения документа. Он должен быть датирован не позднее, чем за две недели до наступления года, на который составлен. Отсчет всех кадровых сроков начинается на следующий день. Применительно к графику отпусков это 17 декабря.
Не забудьте проверить календарь! Например, в 2016 году 17 декабря выпало на субботу. Любой инспектор ГИТ в такой ситуации спросит, есть ли у вас приказ руководителя компании о привлечении к работе в выходной день с соответствующей компенсацией? В тот год «спаслись» только компании, у которых руководителю установлен ненормированный рабочий день — «Вышел в субботу только для того, чтобы утвердить график отпусков». Все остальные заплатили штрафы по 30 000 руб.
7. Трудовые договоры (статьи 56, 57, 67 ТК РФ) и дополнительные соглашения к ним (статьи 72, 72.1 ТК РФ)
Это отдельная тема, четко регламентированная ТК РФ.
8. Трудовые книжки (Статьи 65, 66 ТК РФ)
Речь идет о трудовых книжках, которые кадровик заполнил и взял на хранение в соответствии с приказом о назначении ответственных за учет, хранение и ведение трудовых книжек (см. выше). Я настоятельно рекомендую, даже если принять дела не у кого, составить акт с номерами трудовых книжек, которые обнаружите. Так вы сможете аргументировать возможную пропажу книжек.
9. Бланки трудовых книжек и вкладышей к ним (Приказ Минфина РФ от 22.12.2003 № 117н «О трудовых книжках»)
А также «Порядок обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладышами в трудовую книжку». Чистые бланки должны храниться в бухгалтерии вместе с приходно-расходной книгой (статьи 41 Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 № 225). Часто бланки и приходно-расходная книга хранятся в отделе кадров, потому что бухгалтерия отказывается их брать. А это нарушение Постановления Правительства РФ. За отсутствие бланков трудовых книжек и бланков вкладышей в трудовые книжки грозит по 30 000 руб. штрафов. Количество бланков на хранении зависит от числа работников и текучести кадров.
10. Приходно–расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним
Хранится в бухгалтерии.
11. Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним
Приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним и книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним должны быть прошиты, пронумерованы, скреплены сургучной печатью или опломбированы (Статьи 40, 41 Постановления от 16.04.2003 № 225). Сейчас Роструд рассматривает вопрос об отмене сургуча или пломбы. Но пока за их отсутствие в двух книгах грозит штраф — по 30 000 руб.
12. Приказы по трудовым отношениям со сроком хранения 50 лет
Прием, перевод, прекращение трудовых отношений (увольнение), отпуска по беременности, родам, уходу за ребенком, без сохранения зарплаты, ежегодные дополнительные оплачиваемые, командировки за границу и в районы Крайнего Севера, смена персональных данных.
Внимание! Приказы, изданные до 01.01.2003 нужно хранить 75 лет (№ 43-ФЗ от 2 марта 2016).
13. Приказы по трудовым отношениям со сроком хранения 5 лет
Отпуска ежегодные, учебные, командировки по РФ.
14. Основания к приказам по трудовым отношениям
К любым приказам по кадрам обязательно должны быть письменные основания. Например:
- заявления (отпуска, увольнения),
- уведомления (при сокращении, ликвидации),
-
соглашения (при прекращении трудовых отношений по соглашению сторон),
- распоряжения (к приказам об отпуске, командировке руководителю компании взамен смешным заявлениям, которые директор пишет сам себе от себя),
- трудовые договоры (к приказу о приеме на работу),
- дополнительные соглашения (к приказу об изменении условий трудового договора – переводе).
Важно! В соответствии со статьей 68 ТК РФ, прием на работу оформляется приказом, изданным на основании заключенного трудового договора. И в ней нет ни слова о заявлении, хотя многие организации используют именно его.
15. Личные карточки работников (Т-2)
16. Табели учета использования рабочего времени Т-13, Т-12 (статьи 91, 99 ТК РФ)
17. Записки — расчет (Т-60, Т-61)
18. Материалы по охране труда (статья 212 ТК РФ)
В зависимости от рода деятельности организации, их количество может отличаться.
19. Разрешения на обработку персональных данных работников
За их отсутствие Роскомнадзор может оштрафовать на сумму от 15 000 руб. до 75 000 руб.
Дополнительный список кадровых документов
Эти документы становятся обязательными при определенных условиях.
1. Коллективный договор (Главы 6, 7 ТК РФ)
2. Положение о коммерческой, служебной или государственной тайне
Станет обязательным, если в трудовые договоры включен пункт о необходимости их соблюдения (статья 57 ТК РФ) или работник подписал обязательство об их неразглашении.
3. Положение об аттестации
Речь идет только внутренней аттестации работников организации. Она должна регламентироваться локальным нормативным актом с указанием целей, задач, порядка проведения и оформления итогов.
4. Должностные инструкции
В качестве альтернативы можно составить только должностные обязанности (ДО). Утвердить их и, либо прописать их в трудовых договорах, либо ознакомить с ними сотрудников под расписку. Роструд рекомендует ДО (Письмо Роструда от 09.08.2007 № 3042-6-0, 31.10.2007 № 4412-6). А термин «должностные инструкции» в ТК РФ не упоминается.
6. Графики сменности
Графики сменности должны быть в организациях, сотрудники которых на отдельных должностях работают по графикам. Графики работы нужно доводить персоналу под расписку не позднее, чем за месяц до наступления периода, на который они составляются. Форма графиков законодательно не утверждена.
7. Гражданско–правовые договоры
Очень серьезная тема и ГИТ всегда предвзято относилась к ним. На протяжении с 01.01.2005 по 31.12.2014 решение трудовой инспекции о переквалифицировании договоров ГПХ в трудовые было рекомендательным, и только суд мог сказать, что он трудовой, то с 01.01.2015 права ГИТ вернули и теперь их решение по этому вопросу стало обязательным.
8. Договоры о материальной ответственности работников
Регулируются Постановлением Правительства РФ от 14.11.2002 № 823 «О порядке утверждения перечня должностей и работ, с которыми работодатель может заключать договоры о материальной ответственности». Эти договоры могут заключаться лишь с сотрудниками, работа которых непосредственно связана с приемом или выдачей материальных или денежных ценностей.
Мы проверили только наличие нужных документов, провели начальный аудит, разложили по папкам то, что нашли. Теперь нужно подробно проанализировать содержание документов, исправить ошибки и подготовить недостающие бумаги. Этому и другим аспектам работы с персоналом можно научиться на курсах Русской Школы Управления.
Узнать подробности и зарегистрироваться →
Стройплощадка — место работы, где сотрудники подвергаются повышенной опасности, а значит должны быть готовы к внештатным ситуациям, уметь трудиться, не подвергая себя и окружающих риску, а главное — иметь необходимую квалификацию. Подтверждается это бюрократически, с помощью документации. О разрешительных документах для персонала на стройке рассказывают эксперты компании по аутсорсингу строительного персонала «Строй-стафф».
Разных разрешительных документов в строительстве очень много. Все, что с ними связано, регламентируется несколькими нормативными актами.
— Приказом Минтруда России от 11.12.2020 N 883н «Об утверждении Правил по охране труда при строительстве, реконструкции и ремонте».
— Приказом Минтруда России от 11.12.2020 N 882н «Об утверждении Правил по охране труда при производстве дорожных строительных и ремонтно-строительных работ».
— СНИП «Безопасность труда в строительстве».
Инструкции
Первое с чем знакомится сотрудник стройки — инструкции по охране труда и пожарной безопасности. Не просто слушает их или читает в письменном виде, но и оставляет свою подпись в доказательство принятия ответственности.
Инструкция по охране труда разрабатывается отдельно для всех профессий или видов выполняемых работ. Точно так же для каждого объекта в строительстве разрабатывается инструкция о мерах пожарной безопасности. Инструкции утверждаются руководителем организации.
Удостоверения о проверке знаний
Удостоверения можно разделить на две категории:
— Удостоверения, подтверждающие квалификацию работника (например, стропальщика, машиниста крана и т.д.);
— Удостоверения о проверке знаний требований охраны труда;
— Удостоверения о проверке знаний по электробезопасности.
Эти документы не должны быть просроченными. Все удостоверения рабочего персонала, за некоторым исключением квалификационных удостоверений, продлеваются ежегодно. Таким образом, от даты последней проверки знаний должно пройти не более 1 года.
Протоколы проверки знаний и аттестации
Протоколы проверки знаний должны быть в наличии для всех сотрудников, находящихся на объекте строительства в рабочее время. Обычно обязательны следующие документы:
— Протокол проверки знаний требований охраны труда (инженерно-технические работники, рабочие);
— Протокол проверки знаний по электробезопасности;
— Протокол аттестации по промышленной безопасности (для инженерно-технических работников).
Дополнительно, для рабочих, которые работают со специальным оборудованием или механизмами, например, подъемными сооружениями. Должны быть протоколы проверки знаний в рамках их производственной инструкции.
Карточки средств индивидуальной защиты
Строители должны находиться на стройплощадках в средствах индивидуальной защиты. Для учета ее выдачи заводятся карточки СИЗ на каждого работника.
В карточке указываются средства индивидуальной защиты, положенные по нормам выдачи, а также выданные работнику. За выдачу СИЗ сотрудник должен расписаться в карточке.
Документы для работ повышенной опасности
Работы повышенной опасности в строительстве — это работы на высоте, огневые работы, работы в замкнутых пространствах или работы в охранной зоне. Для их выполнения требуются разрешительные документы.
— Наряд-допуск на производство работ повышенной опасности. Этот документ выдается перед выполнением работ повышенной опасности. В зависимости от вида работ его форма может различаться;
— Журнал учета выдачи наряд допусков. Выдаваемые наряды-допуски фиксируются в специальном журнале учета выдачи. Форма журнала нормативно не установлена.
Документы для работы сотрудников на автотранспорте
В строительстве занято огромное количество различных транспортных средств и другой специальной техники: кранов, погрузчиков, бульдозеров и экскаваторов. Всеми ими управляют люди.
Для законной работы нужны результаты предрейсовых и послерейсовых медицинских осмотров водителей, а также журнал, где фиксируются эти результаты.
Документы для контроля за охраной труда
Контроль за соблюдением требований охраны труда на объекте строительства осуществляется специалистом по охране труда, либо в составе специальной комиссии, утверждаемой приказом. Примерный перечень документов будет следующий:
— Предписание специалиста по охране труда. При выявлении нарушений требований охраны труда специалист выдает предписание на устранение нарушений.
— Журнал трехступенчатого контроля за состоянием охраны труда. В этот журнал заносят результаты контроля за состоянием охраны труда. В зависимости от ступени контроля, отличаются проверяющие и объем проверки.
— Комплект чек-листов по охране труда. При проведении проверки соблюдения требований охраны труда во время проведения различных видов работ могут пригодиться специальные чек-листы.
