Проблема перевода документационных фондов в электронную форму чрезвычайно актуальна на сегодняшний день. Основными составляющими данного процесса являются сканирование и распознавание электронных образов документов.
Надежда Журавлева,
менеджер по работе с клиентами ЗАО «Компания «ИнтерТраст»
Распознавание документов и хранение в архиве Архив без пыльных полок или способы организации архива документов предприятия Одной из важнейших задач внедрения систем электронного документооборота считается перевод бумажных документов в электронный вид. С системами документооборота также тесно связано создание электронных архивов, которые могут быть их частью или отдельным независимым проектом. Развитие рынка архивирования и потокового ввода документов стимулируется накоплением в управленческих системах электронных документов, часто не имеющих бумажных аналогов. Повсеместное внедрение электронных архивов и систем документооборота увеличивает потребность в обработке уже существующих огромных бумажных масс и потока вновь возникающих документов. Проблема перевода документационных фондов в электронную форму чрезвычайно актуальна на сегодняшний день. Основными составляющими данного процесса являются сканирование и распознавание электронных образов документов.
Сканирование документов — это получение образа бумажного документа в электронном виде. Оно является неотъемлемой составляющей процесса перехода от бумажного ведения дел и бумажных архивов к электронным системам хранения информации и работы с ней.
Объектами сканирования могут быть как простые постраничные тексты на листах разных форматов, так и сложные, сброшюрованные (сшитые) документы с большим количеством реквизитов и внешних отметок. Источниками информации могут быль печатные (книги, журналы, статьи, листовки, рекламные материалы) или рукописные документы, ранее отсканированные изображения, мультимедиа источники и другие электронные ресурсы.
Под потоковым (или массовым) вводом обычно понимают наполнение электронных архивов: совокупность операций сканирования, индексации, создания электронных ресурсов из образов документов разного типа.
При сканировании больших объемов данных возникают следующие задачи:
● необходимо провести сканирование документов различных форматов и качества так, чтобы на выходе всегда иметь четкий образ нужного разрешения;
● сделать это быстро, надежно, экономно и качественно.
Одним из наиболее трудоемких и длительных этапов внедрения любой системы электронного документооборота является первичный ввод информации в СЭД. Будь то сканирование и создание минимальной карточки электронного документа с 4-5 атрибутами или полное распознаванием текста документа.
Ввод данных в систему автоматизации документооборота не ограничивается добавлением значений в таблицы баз данных и копированием новых файлов в хранилища. Данные вводятся с учетом согласованных и утвержденных:
● организационной структуры компании и структуры системы;
● единых справочников и классификаторов, используемых в системе;
● форматов и типов файлов, которые утверждены внутренними положениями о делопроизводстве в данной организации;
Разместить большой массив данных могут помочь и современные технологии.
Существуют два основных канала поступления информации, требующей сканирования для размещения в системе электронного делопроизводства: обработка документов по мере их поступления в офис, обработка накопленных данных.
Обработку документов по мере их поступления в офис ведут секретари-делопроизводители в общих отделах. Скорость сканирования в данном случае не важна, следовательно, на рабочем месте секретаря может работать любой планшетный сканер из тех, что используются в офисах. Весь цикл обработки принятой информации проводится на одном месте — ознакомление, создание учетной карточки, сканирование и прикрепление файла, регистрация документа. При частой обработке больших многостраничных документов стоит задуматься о приобретении потокового сканера.
Обработка накопленных данных, эту важную часть работы по заполнению электронного архива, поручают, как правило, сотрудникам IT-отдела компании или аутсорсинговой компании (если документы не являются коммерческой тайной компании). Для автоматизированного ввода большого объёма информации необходимо использование промышленных, высокопроизводительных сканеров. Требуется организовать распределённую систему обработки, в которой каждый сотрудник должен иметь чёткую специализацию: сканирование, распознавание, верификация, экспорт.
Отсканированный материал сохраняется в следующих форматах: JPEG, TIFF одно/много страничный, PDF одно/много страничный. Необходимые параметры современных сканеров: установка разрешения (DPI), просмотр и изменение размера, поворот изображения, автокоррекция цвета, яркости и контрастности, обрезка страниц, очистка изображения от лишних точек, сохранение в файл и т. д.
Очень важно, чтобы при использовании для работ аутсорсинговой компании полученные электронные документы были в целости и сохранности переданы заказчику, в связи с чем сейчас на проектах перевода документов в электронный вид используются мобильные RAID-накопители. Данные не стираются до тех пор, пока не произойдет передача документов и не наладится резервное копирование данных на серверах заказчика.
Как при первом, так и при втором способе получения информации для ввода в СЭД необходим строгий контроль качества выполнения работ. Причем при промышленном сканировании этому вопросу необходимо уделить пристальное внимание. Проверка качества ввода данных должна осуществляться на всех этапах выполнения проекта. При больших объемах должна производиться выборочная проверка качества ввода. При выявлении определенного процента ошибок по конкретному массиву данных, превышающего оговоренный в соглашении, необходимо проводить постраничную сверку.
Экономически оправданной автоматизация ввода становится при обработке от 100 и более документов в день.
Проведение работ по переводу документационного фонда в электронный вид можно подразделить на следующие этапы:
● обследование существующего бумажного архива — количество, качество, форматы и виды документов, которые необходимо будет отсканировать;
● подготовка к сканированию — сортировка по видам, форматам и качеству документов, определение сроков работ для каждого вида отдельно (!!!);
● подбор оборудования и программного обеспечения, определение настроек сканирования для каждого вида отдельно (!!!);
● сканирование и сохранение изображений в выбранном заказчиком формате;
● проверка соответствия электронной версии бумажному оригиналу, необходимая корректировка, при необходимости пересканирование с другими настройками;
● сохранение полученных данных в требуемых форматах и в заданной структуре, при необходимости запись на электронный носитель;
● автоматическое заполнение уже существующей информационной структуры карточек СЭД — внесение атрибутов, занесение файлов документов при помощи специализированных подсистем;
● распознавание текстов новых документов СЭД и их индексация для осуществления возможностей контекстного поиска.
При реализации проектов по сканированию больших массивов данных применимы все современные методики проектного управления, которые дают возможность снизить сроки выполнения в несколько раз. Подходить к проблеме ввода данных в СЭД надо комплексно и крайне аккуратно.
Любой проект по сканированию фондов документов для создания электронного архива начинается с процесса организации проекта, на котором происходит технико-экономическое обоснование проекта. Проводится тщательно обследование существующего архива документов: качественный и количественный анализ, описание существующих процессов, определение конечной цели проекта и условий наиболее быстрого и качественного достижения данной цели. Пишется итоговый документ (Требования, Техническое задание).
На этапе планирования определяется состав и последовательность работ, пишется расписание всего проекта, планируются человеческие и финансовые ресурсы, определяется необходимое качество электронных документов и описательных метаданных. Очень часто скорость и качество выполнения сканирования документов зависит от правильного выбора сканирующей техники. Поэтому на данном этапе обязательно проводится тестовое сканирование различных партий документов для выбора оптимального оборудования. Немаловажным элементом является планирование всех рисков проекта: техника при высоких нагрузках может выйти из строя, люди могут заболеть, при передаче часть данных может потеряться и т. д. На все риски должны быть подготовлены ответные действия в виде возможности выделить на проект дополнительную технику, людей, помещения, перестроить взаимодействие с заказчиком, привлечь внешних специалистов.
На этапе выполнения работ важно придерживаться календарного плана проекта, вести постоянный контроль качества сканирования, распознавания и ввода данных. Последнее может выполняться различными методами, начиная от многоуровневых выборочных проверок и отбраковок целых партий, заканчивая дублированием действий над одними и теми же документами и сравнением результатов.
Кто должен входит в состав проектной группы по переводу данных в электронный вид? Сложное современное оборудование, большие объемы данных, сжатые сроки и высокое качество выходных документов определяют требования к сотрудникам, ведущим работы. При этом качество и порядок исходных бумажных документов не должны пострадать. Данные условия определяют высокие промышленные требования как к оборудованию и технологиям, так и к методикам работы и квалификации персонала.
Для сканирования расшитых документов используются промышленные сканеры, скорость сканирования которых достигает 200 листов в минуту. Различные функции по улучшению качества изображений встроены на аппаратно-системном уровне. Для сканирования сшитых документов используются различные специализированные книжные сканеры или планшетные приставки документных сканеров, скорость работы которых значительно выше, чем у офисных аналогов.
Скорость работы вышеуказанного оборудования очень высока и соответственно работа группы сканирования должна быть построена наиболее оптимальным образом, чтобы обеспечить его нормальную загрузку. Два специалиста для подготовки документов к сканированию, высококвалифицированный оператор сканирования, два специалиста на привидение документов в исходное состояние и менеджер — вот минимальный состав группы сканирования.
Рынок систем потокового ввода растет на 16% в год. Причины подобного роста делятся на причины технического и экономического характера. К техническим относится постоянно развивающаяся инфраструктура компьютеров и сетей, позволяющая проще и быстрее передавать распознанные документы и их изображения, улучшение качества сканирования при снижении его стоимости, а также повышение эффективности работы систем распознавания и ввода. К экономическим относится в первую очередь необходимость организаций постоянно сокращать издержки для сохранения конкурентоспособности, в том числе за счет снижения затрат на работу с бумажными оригиналами документов и содержание бумажных архивов организации.
Если Вы все правильно организуете и реализуете перевод бумажных документов в электронный вид и дальнейшее их хранение, это позволит Вам значительно ускорить и упростить работу с архивом документов.
Вопросы для самостоятельного изучения
Тема 1. Организация работы с документами
1. Что такое документ?
2. Что такое делопроизводство?
3. Кто ввел в русский язык термин «делопроизводство»?
4. Перечислите задачи делопроизводства.
5. Какова основная функция документа?
6. Как можно классифицировать документы?
7. Что может выступать носителем документа?
8. Что такое реквизит документа?
9. Что придает официальным документам юридическую силу?
10. Что такое система документации?
11. Где можно посмотреть правила по документационному обеспечению управления? Что такое реквизит документа?
12. Что такое постоянные и переменные реквизиты?
13. Как оформляется реквизит «название организации»?
14. Как оформляется текст документа?
15. Какие поля имеет документ?
16. Какие форматы бумаги используются для составления документов?
17. Что вы знаете о подписи документа?
18. На какие части можно разбить документ?
19. Как проставляется дата в документе?
20. Что такое эмблема организации?
21. Чем отличаются название документа и заголовок текста?
Тема 2. Информационные процессы в организации
1. Что такое бланк документа?
2. Какие виды бланков вы знаете?
3. Какие реквизиты должны присутствовать на общем бланке?
4. Какие реквизиты должны присутствовать на бланке письма?
5. Что включают в себя справочные данные об организации?
6. Как располагаются реквизиты бланка при продольном размещении?
7. Что представляет собой фланговое размещение реквизитов?
8. Чем отличается общий бланк от бланка письма?
9. Назовите основные варианты расположения обязательных реквизитов на бланках организаций.
10. Для чего применяются ограничительные уголки?
11. Как оформляется титульный лист многостраничного документа?
12. Что такое документооборот?
13. Назовите основные характеристики документооборота.
14. Что такое объем документооборота?
15. Как подсчитывается объем документооборота?
16. Что такое документопоток?
17. Какие различают документопотоки по направлению?
18. Какие документы составляют входящий документопоток?
19. Назовите направления движения входящих документов.
20. Какие документы составляют исходящий документопоток?
21. Что включает в себя внутренний документопоток?
22. Назовите основное правило подсчета документов в документообороте.
Тема 3. Автоматизация составления электронных документов
1. Как можно рассматривать процесс документооборота?
2. Назовите участников процесса документооборота.
3. Что такое деловая процедура?
4. Какие типы документов вы знаете?
5. Опишите процедуру создания внутреннего документа.
6. Чем отличается процедура обработки входящего и исходящего документа?
7. Что включает в себя экспедиционная обработка документа?
8. Для каких целей предназначены внутренние документы?
9. Опишите этапы создания исходящего документа.
10. Какое участие принимает руководитель в деловой процедуре обработки входящего документа?
11. С какой частью документа работает исполнитель?
12. Что включает в себя процедура приема и первичной обработки документов?
13. Назовите цели регистрации документов.
14. В чем заключается процесс регистрации документов?
15. Перечислите правила регистрации документов.
16. Какие регистрационные формы вы знаете?
17. Когда применяется журнальная форма регистрации документов?
18. Как осуществляется автоматизированная регистрация документов?
19. Какие реквизиты входящего документа учитываются при регистрации?
20. Чем занимается служба экспедиции?
21. Какие реквизиты заносятся в компьютерную форму вручную?
22. Как можно автоматизировать занесение некоторых реквизитов в компьютерную
форму?
23. Что входит в технологию работы с документами?
Тема 4. Организация электронной системы управления документооборотом
1. Что такое исполнение документов?
2. Кто является автором резолюции?
3. Какие документы подлежат постановке на контроль?
4. В чем состоит цель контроля за исполнением документов?
5. Какие виды контроля вы знаете?
6. Что такое контроль по существу?
7. Перечислите виды срокового контроля.
8. В чем смысл текущего контроля?
9. Чем занимается предупредительный контроль?
10. Что такое итоговый контроль?
11. Расскажите о формах проведения контроля.
12. Как проводится контроль в ручном режиме?
13. В чем преимущества автоматизированного контроля?
14. Что такое дело?
15. Что представляет собой номенклатура дел?
16. Какие виды номенклатур вы знаете?
17. Какая номенклатура является нормативным документом?
18. Какие требования предъявляются к номенклатуре?
19. Как формируются документы в дела?
20. Какие сведения о документах заносятся в номенклатуру?
21. Что такое внутренняя опись и с какой целью она составляется?
22. Для чего предназначен архив?
23. Каким образом документы передаются в архив?
24. Назовите древнейшую библиотеку мира.
25. Где впервые начали классифицировать документы?
26. Что такое шаблон?
27. Что могут включать в себя шаблоны?
28. Что такое форма?
29. Шаблоны каких документов входят в пакет Microsoft Word?
30. Как можно использовать таблицу для создания документов?
Тема 5. Автоматизация процессов ввода потоков входящих документов
1. Какие операции предполагает автоматизированный ввод документов?
2. Почему необходимо повторное сканирование?
3. Что такое поле документа?
4. Как описывается поле документа?
5. Какие технологии распознавания текстов вы знаете?
6. Где хранится информация из полей документа?
7. Может ли сохраняться документ в виде изображения?
8. Как осуществляется массовая рассылка документов?
9. Что представляет собой список рассылки?
10. Как контролируется правильность ввода адреса?
11. Назовите аспекты формирования системы электронного
12. документооборота.
13. В чем заключается процессный подход применительно
14. к документационному обеспечению?
15. Что такое процесс ДОУ?
16. Что понимается под типом документа?
17. Что такое структурирование процессов ДОУ?
18. Опишите последовательность внедрения системы электронного документооборота.
19. Что такое модульный принцип?
20. В чем заключается свойство открытости?
21. Опишите схему организации хранения документов.
Тема 6. Автоматизация хранения электронных документов
1. Перечислите вопросы, которые следует решить при выборе системы электронного документооборота.
2. В чем заключается идентификация пользователя?
3. Что такое электронная цифровая подпись?
4. Что определяет авторизация?
5. Зачем нужно разграничение прав доступа?
6. Какие требования предъявляются к организации хранения документов?
7. Какие возможности работы с документами должна обеспечивать система электронного документооборота?
8. Что такое бизнес-логика?
9. Назовите требования к программному обеспечению.
Тема 7. Изучение особенностей системы электронного документооборота
1. Что такое технология docflow?
2. Что такое технология workflow?
3. Что такое бизнес-задание?
4. Что такое бизнес-процесс?
5. К какому классу относятся системы коллективной работы?
6. К какому классу относятся системы управления документооборотом?
7. К какому классу относятся системы управления деловыми процессами?
8. Перечислите категории систем автоматизации управления документооборотом.
9. Перечислите функции интегрированных систем управления документооборотом.
10. Перечислите известные вам системы автоматизации документооборота.
11. На базе какой платформы создана система «БОСС-Референт»?
12. Каким образом реализована система LanDocs?
13. Из каких модулей состоит система «Золушка»?
14. Какую систему вы порекомендуете для автоматизации документационного обеспечения управленческой деятельности государственных организаций?
15. Какая фирма выпускает систему «ЕВФРАТ-Документооборот»?
Подборка по базе: русский язык и культура речи задание 2.docx, русский язык и культура речи задание 1.docx, практ. задание обж 1.docx, Практическое задание 2.3.docx, Практическое задание 3.pptx, Практическое занятие 2. Задание 9.docx, Практическое задание.docx, Практическое занятие 2. Задание 7.docx, Практическое занятие 3. Задание 1 (комплексное).docx, Практическое задание.docx
Задание 1.Письменно ответьте на следующие вопросы:
1.Что включает в себя процедура приема и первичной обработки документов?
Первичная обработка включает проверку правильности доставки документов и наличия всех перечисленных документов и приложений к ним, а также распределение документов на регистрируемые и не подлежащие регистрации.
2.Назовите цели регистрации документов.
- Учет документов
- Контороль исполнения документов
- Справочная работа/поиск документов
3.В чем заключается процесс регистрации документов?
Регистрация документов — это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения путем указания на нем даты и регистрационного Индекса с последующей записью в регистрационных формах необходимых сведений о документе.
4.Перечислите правила регистрации документов.
Правила регистрации документов:
- Входящие, исходящие и внутренние документы регистрируются отдельно.
- Входящие документы регистрируют в день поступления (иногда на следующий), исходящие — в день подписания (утверждения).
- Документы регистрируются однократно.
5.Какие регистрационные формы вы знаете?
В настоящее время используют существует три формы регистрации
- журнальная;
- карточная;
- электронная.
6.Когда применяется журнальная форма регистрации документов?
Журнальная форма регистрации документов является исторически наиболее ранней регистрационной формой. В настоящее время она используется только в том случае, когда на первое место выступает надежность учета документов, что предотвращает конфликтные ситуации.
7.Как осуществляется автоматизированная регистрация документов?
При использовании автоматизированной формы регистрации сведения о документе вводятся в электронную регистрационно-контрольную карточку, сохраняемую в базе данных.
8.Какие реквизиты входящего документа учитываются при регистрации?
При регистрации входящих документов в электронную регистрационно-контрольную карточку (далее — РК) вносятся следующие реквизиты:
- исходящий номер корреспондента
- исходящая дата
- вид доставки
- вид документа (письмо, указ, закон, постановление, поручение и т.д.)
- отметка о конфиденциальности
- корреспондент
- адрес организации
- краткое содержание
- фамилия и инициалы лица, подписавшего документ
- наименование организации, переадресовавшей документ
- необходимые комментарии
- электронный образ поступившего документа
9.Чем занимается служба экспедиции?
Экспедиционная обработка документов включает выполнение определенных стандартных операций, цель которых: проверить правильность доставки корреспонденции, целостность и комплектность документов; зафиксировать получение или отправку документов; подготовить документы для дальнейшей обработки, например, регистрации.
10.Какие реквизиты заносятся в компьютерную форму вручную?
Переменные реквизиты
11.Как можно автоматизировать занесение некоторых реквизитов в компьютерную форму?
Основными составляющими данного процесса являются сканирование и распознавание электронных образов документов.
12.Что входит в технологию работы с документами?
Процесс организации работы с документами, предназначенными для отправки, предусматривает следующие операции: сортировка, адресация, складывание бумаг, укладка в конверты, запечатывание, расчет стоимости отправления, заполнение реестра для заказной корреспонденции, сдача отправлений на почту.
Задания
Задание 1
Технология работы с документами:
- Приём и первичная обработка документов.
- Их предварительное рассмотрение и распределение;
- Регистрация документов;
- Контроль исполнения документов;
- Информационно справочные работы;
- Исполнение документов;
- Отправка документов;
- Систематизация и текущее хранение документов.
Задание 2
Регистрация документа — запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.
Задание 3
Определите цели регистрации документов.
Цели регистрации
Учет документовКонтороль исполнения документовСправочная работа/поиск документов
Задание 4
Какие существуют регистрационные формы?
Регистрационная форма
• журнальная; карточная; электронная.
Задание 5
Сформулируйте и запишите общие правила регистрации документов.
Правила регистрации документов:
• Входящие, исходящие и внутренние документы регистрируются отдельно.
• Входящие документы регистрируют в день поступления (иногда на следующий), исходящие — в день подписания (утверждения).
• Документы регистрируются однократно.
Задание 6
Вы получили следующий документ
Министерство связи РФ
05.04.2004 05.04.2004 № 26 05.04.2004 №26
О мероприятиях по разработке проекта плана развития отрасли на перспективу
1. При разработке предложений для внесения в проект плана провести необходимые расчеты потребностей предприятий и организаций отрасли в материалах, сырье, оборудовании, руководствуясь методическими рекомендациями министерства.
2. Координацию работы по подготовке предложений поручить Техническому управлению министерства.
Руководителям организаций по списку, к примеру И.И.Иванов
Формы автоматизации регистрации документов
В последние годы произошло переосмысление роли электронного документооборота. Если раньше он воспринимался преимущественно как средство автоматизации делопроизводства, то теперь его все чаще рассматривают как инструментарий управления знаниями и как средство интеграции бизнес-процессов, в ходе выполнения которых создаются и движутся документы. Иными словами, это организация и управление процессами регистрации документов на основе последовательной обработки различными пользователями других ранее существовавших документов. Но для функционирования систем такого класса делопроизводственные процессы организации должны быть строго структурированы и формализированы, что встречается далеко не всегда. Поэтому большинство универсальных систем управления имеют функцию, позволяющую организовать и спланировать выполнение работ с документами, как по заранее предопределенным маршрутным технологическим схемам, так и с предоставлением исполнителям определенной свободы в принятии решения на своем уровне.
Автоматизированные системы регистрации документов делятся на два класса. К первому относятся системы управления электронными архивами. Их основные функции: регистрация новых документов, хранение, поиск и их извлечение с целью передачи в приложения, умеющие с ними работать.
Ко второму классу относятся системы управления электронным документооборотом (СУЭД, DMS (Document Management System)). На них возложены функции управления документами на пути прохождения от одного пользователя — должностного лица к другому с возможностью контроля за их перемещением с фиксацией всех изменений и сопровождающих резолюций. В готовых системах одного класса могут встречаться функции другого класса.
Из важнейших характеристик СУЭД наиболее значимыми для пользователя являются следующие:
— программная платформа (система, обеспечивающая хранение и поиск документов, а также система обмена сообщениями. В настоящее время используется архитектура «клиент /сервер»);
— поддержка распределенной обработки информации;
— возможности масштабирования (набор поддерживаемых платформ; максимальное число пользователей; число уровней вложенности структур);
— открытость архитектуры и возможность интеграции с другими приложениями;
— широкий выбор типов документов, с которыми работает система (форматы документов; поддержка работы с составными документами и несколькими версиями документа; связи документов (один документ может быть ответом на другой или может быть порожден при исполнении предыдущего документа); совместное использование электронных и обычных (бумажных) документов);
— возможность коллективной работы группы исполнителей над одним (или несколькими) документами;
— возможность работы по «свободной» схеме (без жесткой фиксации маршрутов);
— возможности контроля за прохождением документов;
— наличие системы оповещения должностных лиц;
— возможность настройки системы под нужды конкретного заказчика (например, набор реквизитов регистрационной карточки, объем вносимой в базу информации); наличие русифицированного интерфейса;
— наличие средств регламентации доступа и криптозащиты;
— наличие средств оповещения о нарушениях в регламенте прохождения документов;
— ориентированность на отечественную концепцию документооборота.
С точки зрения системы автоматизации регистрации документов, документ, как правило, распадается на тело документа — файл (файлы), вся содержательная работа с которым обычно ведется вне рамок системы делопроизводства, и регистрационную карточку, содержащую все реквизиты документа, с которой собственно и идет работа. Файлов может и не существовать, документ может оставаться в бумажной форме.
Компьютеризация делопроизводственных процессов позволила заменить ручную карточную форму регистрации документов на современную автоматизированную, с помощью ПЭВМ. При этом большинство программ построено на занесении в электронную карточку, выводимую на экран компьютера, как традиционных реквизитов, так и ряда дополнительных.
Компьютерная регистрация документов позволяет:
— внести значительно больше сведений о документах, учитывающих специфику организации;
— организовать децентрализованную (на рабочих местах) регистрацию документов непосредственно в структурных подразделениях с объединением сведений в документах в единой базе данных организации:
— организовать на основе базы данных информационно-справочную работу;
— организовать эффективный контроль за исполнением документов.
Выводимые на экран компьютера регистрационные формы входящих, исходящих и внутренних документов имеют небольшие отличия, но вносимые в общую базу данных сведения позволяют осуществлять обобщенный поиск сведений по всем документам организации.
После заполнения основных полей реквизитов важные документы передаются руководителю, который наносит соответствующую резолюцию. Автор резолюции и ее текст также заносятся в электронную карточку. Остальная корреспонденция передается в подразделение или ответственным сотрудникам. Сведения о подразделении-исполнителе или об ответственном сотруднике вносятся в регистрационную карточку.
С внедрением автоматизированных систем регистрации документов значительно расширились возможности информационно – справочного обеспечения. Автоматизированная система позволяет находить справки по любой комбинации данных, включенных в регистрационную карточку документа.
Процесс регистрации позволяет создать базу данных о документах и тем самым заложить основы информационно-поисковой системы организации по всем документам.
Поиск сведений по конкретному документу может выполняться по неисполненным и исполненным документам, по всей оперативной базе данных текущего года, а при необходимости по документам предшествующих лет (архивная база данных).
При необходимости получения информации по конкретному документу на экран выводится, а затем распечатывается соответствующая регистрационная форма. Результаты поиска информации по группе документов выводятся на экран в табличной форме, а также при необходимости распечатываются.
Сведения по неисполненному документу или по исполненному соответственно показывают, у какого исполнителя находится документ или в какое дело данный документ подшит.
В настоящее время во многих организациях внедряется или уже действует автоматизированный контроль за исполнением документов. Постановка документа на контроль происходит автоматически при заполнении соответствующего поля.
Текущий контроль осуществляется путем вызова на экран и распечатки списка документов, срок исполнения которых истекает сегодня. Специальные программы в порядке осуществления предупредительного контроля позволяют выводить на экран списки документов, исполнение которых истекает в любой срок, фамилии исполнителей и т.д.
Аналитические справки по установленной форме могут автоматически составляться по предварительно созданным шаблонам и выводиться на компьютер руководителя. Аналитические справки о ходе исполнения заданий являются важным критерием оценки эффективности работу отдельных сотрудников и организации в целом.
При этом необходимо отметить, что автономные компьютеры на рабочих местах делопроизводителей или даже небольшие сети в канцеляриях или секретариатах принципиально не способны решить проблему автоматизации документооборота. Фактически они просто позволяют вести те же картотеки или журналы, пусть и в ином качестве.
Принципиальным решением является компьютерная сеть, связывающая компьютеры на рабочих местах в различных подразделениях организации. В этом случае сведения о работе с документами, вводимые с рабочих мест в подразделениях, могут автоматически собираться и накапливаться на сервере сети, формируя базу данных о состоянии и истории документооборота организации.
Для организации такой работы с использованием сети наиболее продвинутые из систем автоматизации делопроизводства и документооборота (далее — АС ДОУ) позволяют как отслеживать бумажный документооборот, так и организовать перемещение по сети и работу с электронными документами.
Чем большее число рабочих мест, связанных с обработкой документов, охватывает такая система, тем эффективнее осуществляется управление. Желательно, чтобы система доходила хотя бы до каждого структурного подразделения, в котором осуществляется учет и контроль.
В идеале же она должна охватывать все рабочие места сотрудников, осуществляющих собственно работу с документами. В этом случае при минимизации трудозатрат делопроизводственного персонала обеспечивается полный контроль над документационной деятельностью организации в реальном масштабе времени.
Функции систем автоматизации делопроизводства и документооборота
Изучая основные функции систем автоматизации делопроизводства, можно выделить некий минимальный набор характеристик, которым должна соответствовать полноценная система автоматической регистрации документов.
В первую очередь это возможность создания документа Документ может создаваться либо самостоятельно в соответствующем редакторе (текстовом, графическом), либо на основе подготовленных шаблонов.
Система обеспечивает автоматическую регистрацию документа. Для каждого учетного документа формируется регистрационно-контрольная карточка, в которую заносятся сведения о документе. Система можт регистрировать как созданные непосредственно в ней документы, ак и импортированные извне.
Система позволяет работать с корреспонденцией. Эта функция как правило характеризуется тем, что связующим началом пакета документов является адресат — отправитель, даже в том случае, если он пишет по разным вопросам.
Система поддерживает технологии регистрации, обработки и контроля распорядительных документов: внешних – постановлений, указов, распоряжений вышестоящих организаций; внутренних — протоколов, приказов, распоряжений. Отличается от технологии обработки переписки тем, что на контроль ставится не только документ в целом, но и отдельные пункты, переписка и контроль ведется по каждому из них в отдельности.
Позволяет формировать рабочие папки пользователя Понятие папки используется в системе для объединения документов по определенным признакам. Причем, зачастую в папке хранится не сам документ, а ссылка на него. Пользователь может свои рабочие папки создавать, удалять и обмениваться ими с другими пользователями.
Система осуществляет контроль исполнения докуентов. Реализуется контроль исполнения документов, как на уровне автора резолюции, так и централизованный контроль с возможностью формирования сводок об исполнении контрольных документов. При контроле исполнения распорядительных документов на контроль ставится не только документ в целом, но и отдельные пункты.
Обработка и хранение собственно документов К регистрационной карточке может быть «прикреплено» любое число файлов, содержащих собственно документ в компьютерной форме представления (например, текст, аудио или видеоматериал и т.д.). Система должна обладать возможностью слияния документов, позволяющей сводить воедино отдельные файлы текстов и графики, формируя законченный документ. Современные системы, в том или ином виде, обеспечивают управление бумажными документами (они, как правило, зарегистрированы в архиве, но их тело находится на вполне материальной полочке и по требованию сотрудника перемещается на его рабочий стол).
Работа с взаимосвязанными документами Поддерживается возможность установления ссылок между регистрационными карточками документов, связанных тематически, отменяющих или дополняющих друг друга, повторными и т.д. Работая с документом, всегда можно просмотреть всю переписку по вопросу, ее историю, разосланные копии карточек по другим подразделениям, имея мгновенный доступ к каждой интересующей карточке.
Движение документов, ввод резолюций и замечаний Механизм движения документов обеспечивает обработку и передачу документов между пользователями системы. При этом основанием для автоматической передачи документа от одного должностного лица другому является факт вынесения резолюции или факт оформления отчета об исполнении документа. Маршрутизация движения документа может быть жестко заданной или может задаваться пользователем. Путь прохождения документа с момента передачи его руководителю на первичное рассмотрение до списания в дело фиксируется в зоне исполнителей регистрационной карточки.
Поддержка вложенных подсистем. В систему делопроизводства организации входят подсистемы подразделений с своими функциями (учет, контроль, движение документов и др.)
Отслеживание версий одного документа. При совместной работе нескольких пользователей над одним документом, много времени и сил отнимает проблема «версий» и проблема «копий и оригиналов».
Учет номерных документов, формирование отчетности.
Распределенная обработка, отправка документов по почте. Процесс обработки документов должен быть единым для всех пользователей системы, независимо от территориального расположения рабочих станций, серверов, степени их удаленности и используемых видов связи. Для обмена информацией между пользователями в системе предусматривается электронная почта, в функции которой входит: служебная и личная переписка; автоматическая рассылка сообщений и уведомлений. Система позволяет формировать списки рассылки.
Работа через сеть Интернет. В системе реализуется Web- сервер делопроизводства, обеспечивающий доступ к данным о документах и самим документам с любого локального или удаленного компьютера через сеть Internet (Intranet). Пользователю предоставляется возможность для формирования запроса на поиск документа или группы документов, зарегистрированных в системе.
Возможность поиска документа по различным критериям. Поиск документа может осуществляться по реквизитам, по теме, по указанным заранее ключевым словам. Существует возможность поиска документов по контексту, то есть по полному значению текстового поля или по отдельным словам или их частям. Причем поиск производится не только в регистрационной карточке, но и непосредственно в документе.
Система позволяет архивировать документы. После обработки, подписанные документы помещаются в архив. Документы из архива редактировать нельзя, их можно читать или удалять. АРМ администрирования архива позволяет настраивать режимы архивирования и восстановления документов, устанавливать права доступа к архивам.
Списание документа в дело По завершении работы над документом он списывается в дело. Далее документ либо передается на архивное хранение, либо уничтожается в соответствии с правилами архивного хранения, принятыми на предприятии. В автоматизированной системе списание документа в дело осуществляется путем занесения в регистрационную карточку соответствующей записи.
Ведение и автоматическое обновление словарей и справочников. К справочникам системы относятся: пользователи, подразделения, организации, граждане, тематические рубрикаторы документов, стандартные тексты, номенклатуры дел, грифы доступа, списки рассылки. В некоторых системах можно самостоятельно создавать новые таблицы справочников.
Обеспечение автоматизации справочно-аналитической работы. В системе формируются типовые отчеты и графики (справки, сводки, журналы, списки документов). Так же имеется возможность загружать генератор отчетов и графиков. При работе регистрируются действия системы, действия пользователей.
Регламентация прав доступа. Права пользователя в системе регламентируют как права доступа к картотекам и документам в соответствии с их грифами, так и набор функций, доступных данному пользователю (регистрация, редактирование, списание документа в дело, снятие с контроля и т.д.). При необходимости сотрудникам подразделений можно дать возможность работать только с документами своего подразделения. Документы других подразделений будут им недоступны вообще или доступны только для просмотра.
Делегирование права подписи. В системе предусмотрена электронная подпись документов и резолюций на документы. При необходимости возможно делегирование права подписания одного документа или настройка автоматического делегирования для всех документов, поступающих на подпись к руководителю.
Защита информации. Каждое рабочее место может быть защищено паролем от попытки несанкционированного доступа к информации и выполнения действий от лица пользователя. При этом система должна соответствовать существующей делопроизводственной практике, поддерживать полный жизненный цикл документа в организации: от его первичной регистрации до списания в дело. Система должна пройти государственную сертификацию на соответствие стандартам по делопроизводству.
Создание систем делопроизводства для организаций, имеющих особые требования по защите информации, проводятся с учетом того, что необходимо обеспечить совместимость системы с любыми специальными средствами защиты информации, в том числе сертифицированными, что позволит согласовать ее использование с уже действующими стандартами безопасности.
Почти любой процесс в компании связан с генерацией документов. Они создаются при проведении финансовых операций, учете средств, выпуске распоряжений. Многочисленные листы учета, обходные листы, заявления на отпуска, больничные, отчеты — документы ведутся на всех уровнях и во всех отделах.
На заполнение бумажной
документации уходит много рабочего времени. Как правило, об этом не
задумываются, ведь заполнить один документ и правда недолго, но давайте
посчитаем. Если в компании ежедневно оформляется 50 документов, то за 250
рабочих дней в сумме их наберется 12 500. Даже если оптимистично предположить,
что на заполнение одного экземпляра сотрудник тратит всего 1 минуту, то за год
набегает более 200 часов. В реальности же на заполнение уходит больше минуты.
Добавьте сюда исправление ошибок, переписывания испорченных документов, и
давайте отдельно отметим походы по кабинетам за подписями, которые могут и
вовсе длиться днями и неделями.
Существуют разные
инструменты цифровизации и автоматизации документооборота, которые отличаются
по масштабам, целям, способам реализации. Но стоит отметить, что все компании,
так или иначе автоматизирующие эту сторону деятельности, говорят об улучшениях.
Например, в Газпроме после внедрения специального софта просрочки поручений
снизились на 30%, а компания Nokian (производитель шин) в 5 раз уменьшила время согласований. Многие компании
удивляются тому, что становится возможным издать и согласовать документ в
течение всего одного дня. И все это за счет того, что не нужно ходить по
кабинетам, переписывать, исправлять и переделывать.
Практически все процессы
в компании так или иначе связаны с созданием документов. Поэтому эффективная
автоматизация процессов, как мы считаем, включает в себя и автоматизацию
создания документов. Исполнители, работающие над задачей не должны терять время
на ручное заполнение бумаг. Наша система управления процессами может создавать
документы по шаблонам автоматически, чем экономит время сотрудников.
Задача в Неактор имеет поля, в которые вписывается нужная для работы над задачей информация. Полей может быть сколько угодно с любыми данными — у нас это очень гибко настраивается.
У каждого поля есть ссылка, которую нужно скопировать и вставить в шаблон документа.
После этого занесенная в поле информация будет также дублироваться и в шаблон.
То есть, например, работая над задачей «выставление счета на оплату» не нужно заносить данные два раза — в систему, а потом в документы. Занесенные в систему данные автоматически подставляются в нужный документ, который останется только в несколько кликов распечатать прямо из задачи.
Шаблоном может быть любой типовой формуляр в формате Word или Excel, предварительно созданный и загруженный в Неактор. Ссылки на поля расставляются в нужных местах, эти ссылки программа будет заменять информацией, которая вносится в соответствующее поле.
При этом Неактор умеет вставлять слова в разных падежах и вносить цифры прописью (тоже в разных падежах).
Если документ заполняется несколькими людьми, то есть один вносит номер счета, второй наименование товара и т.д., то это что ни на есть бизнес процесс. В Neaktor создатель бизнес-процесса может раздавать исполнителям права доступа избирательно. Например, когда задача перейдет бухгалтеру, то только он сможет работать с полем «номер счета», на всех других этапах для других исполнителей это поле можно закрыть для изменений. Эта механика позволяет проводить многоступенчатые согласования без походов по кабинетам.
Таким образом Неактор
экономит время, создавая при выполнении задач нужные документы автоматически.
Data entry (ввод данных) — это набор различных типов процессов ввода данных. Автоматизация ввода данных дает возможность оптимизировать эти процессы, делегируя их запрограммированным роботам, которые выполняют простые, основанные на заданных правилах задачи быстрее и точнее, чем люди.
Как работает автоматический ввод данных?
Полностью автоматизированные системы ввода данных могут распознавать данные из множества различных источников, таких как печатные отчеты, PDF-файлы, электронные письма и т.д. После этого эти системы вводят данные в более адаптированные хранилища данных, такие как базы данных или электронные таблицы.
Основная идея программного обеспечения для автоматизации ввода данных заключается в оптимизации потока данных (которые сотрудник обычно вводит вручную) путем полной или частичной автоматизации процесса.
Автоматизация ввода данных экономит время и деньги предприятия
Наиболее заметным результатом автоматизации процесса ввода данных является сокращение времени, затрачиваемого на данную задачу.
Как проверить эффективность автоматического ввода данных?
- Измерьте время, затраченное на один процесс ввода данных прямо сейчас;
- Представьте себе количество задач, которые можно выполнить вместо этого.
Когда вы умножаете полученные числа на средний объем задач за неделю или месяц, вы получаете приблизительную картину экономии времени, обеспечиваемой автоматизацией.
Хотите узнать больше об автоматизации? Обратитесь к нашем экспертам и получите персональные рекомендации.
