Сейчас разрабатывается большое количество проектов всевозможной направленности, многие из них содержат специализированные продукты. Чтобы справиться с задачей, команда должна достигнуть определенной цели, которая невозможна без использования той или иной методологии управления проектами.
Методологией в ведении проектов принято называть совокупность четко зафиксированных правил, действий, принципов, конкретных подходов, ведущих к успешному завершению проекта либо нескольких проектов. Методология выступает способом привести к единому стандарту решение одинаковых задач.
Методология демонстрирует различные стороны ведения проектов:
- отношения в команде;
- порядок принятия окончательных решений;
- стадии и направления работы.
Общая характеристика самых известных методологий ведения проектов
Данная методология чаще всего применяется, когда проект реализует маленькая команда, либо команда со средним числом участников.
Топ самых популярных на рынке методологий выглядит следующим образом:
- самой распространенной гибкой методологии признается Agile (Эджайл);
- взаимодействие со спринтами предусматривает методология Scrum, означающая схватку;
- Канбан — универсальная методология, которая годится почти для любого типа проекта;
- XPM — экстремальный вариант, предполагающий возможность подстроиться под меняющиеся условия.
Перечисленные ниже методологии используются в простых проектах:
- каскадная модель известна давно, также она именуется водопадом — Waterfall;
- PMBOK — удобная платформа, подходящая для любого проекта;
- интересная методология — метод критического пути CPM, который базируется на математическом алгоритме;
- ECM — моделирование событий;
- шесть сигм — «бережливое» управление;
- PRINCE2 — работа в контролируемых средах.
Описание методологии Agile
Перевод с английского названия этой методологии отражает ее суть: гибкая и быстрая модель — это верная характеристика деятельности в рамках данной методологии. В нее входит несколько методов, отличающихся гибкостью, основные постулаты закреплены в манифесте Agile.
Методология Scrum
Она переводится как «схватка» и представляет собой взаимодействие со спринтами, включает разработку программных продуктов. Scrum лучше выбирать клиентам, которые разбираются в методологиях, дают точное задание, когда разработчики за неделю совершают спринт, чтобы достигнуть нужного итога.
В качестве инструмента применяется специальная доска, схожая с Канбаном, но карточки данной методологии содержат больше сведений. Scrum спустя несколько забегов позволяет выявить эффективность работы команды.
Методология XRM
Это так называемая методология экстремального программирования, которая подходит для большой команды с разбиением членов на пары, в которой один человек реализует задачу, а второй контролирует процесс. Важно, что и со стороны заказчика кто-то должен присутствовать.
Методология XRM базируется на коротком периоде обратной связи, так как существует определенный график, а все задачи ясны и прозрачны. Проверка зачастую проводится автоматизированным способом.
Канбан
Это один из вариантов бережливого управления. Задачи имеют ряд шаблонных статусов. Их несложно перераспределять между сотрудниками. Разработано специальное средство отслеживания хода выполнения задач (канбан-доска), удобное для кураторов проекта и тех, кто работает над задачами. На нем карточка либо стикер с заданием перемещается по стадиям выполнения.
Технология дает возможность сосредоточить усилия на определенной группе задач. Картотека второстепенных заданий будет сконцентрирована в нижних областях доски. По мере необходимости эти карточки перемещаются на следующие этапы.
Последовательные методологии
Они относятся к так называемым традиционным, линейным. Такие стратегии лучше выбирать для несложных проектов. Данный подход хорошо себя показывает там, где хорошо просматривается финальный результат. Ведь последовательные методологии предполагают недостаточно гибкие решения, и если результат не просматривается ясно, то лучше применять другие стратегии.
В рамках линейной стратегии задания выдаются конкретным сотрудникам, группам сотрудников в плановой последовательности. Задания следуют строго одно за другим. Именно очередность является основой последовательных методологий. Корректировка порядка выполнения возможна в редких случаях.
Каскадная модель
Ее еще называют «водопадом». Также используется термин Waterfall. Это один из ярких примеров последовательных методов выполнения задач. Важнейшим условием перехода к следующему этапу является полное завершение предшествующего. Подобный подход можно сравнить с принципом конвейера.
Неудивительно, что подобная тактика хорошо себя зарекомендовала на производстве. У нее есть основные плюсы. К ним относится подробное планирование. Конкретная задача завершается четко спланированным результатом. Такой подход нельзя назвать гибким, но в ряде случае именно он является выигрышным.
РМВОК
Это пример того, как далеко можно зайти при планировании. Разработано уже несколько версий. До недавнего времени практиковался детерминированный, то есть предопределенный, подход. За постановкой задачи следовала ее непосредственная реализация. Задачи ставились в последовательном порядке.
Позже в систему были внедрены элементы agile-методологий. До 4 версии стратегия относилась к последовательным, позже была видоизменена. Ее целесообразно использовать и на достаточно масштабных проектах, в разнообразных сферах. Этапы планирования записаны, надо лишь адаптировать их к конкретным условиям.
Метод критического пути
Производится предварительный расчет всего спектра заданий и подзаданий. Принимаются во внимание имеющиеся между ними взаимосвязи, ведь многие задания влияют друг на друга. Если застопорились наиболее важные задачи, то это увеличивает время на реализацию всего проекта.
К выполнению принимается такое расписание, при котором на выполнение всех заданий затрачивается минимальное время при известном уровне ресурсов. Приоритет отдается критическим задачам. Именно благодаря этому методика получила свое название — метод критического пути (CPM).
Основой планов выступает сетевой график. Данная модель имеет не все черты линейной, ведь некоторые задания можно распараллеливать. Но в общих чертах стратегия все равно представляет собой каскадную.
Управление изменениями
Довольно любопытная управленческая парадигма. Согласно ей, все процессы являются не статическими, а постоянно изменяющимися. Окружающая действительность систематически видоизменяется, она как бы переходит из одного состояния в другое, поэтому и управлять нужно этими состояниями.
Подход является сложным, хотя емким и охватывающим большое количество факторов. Его целесообразно применять в крупных системах.
ЕСМ-моделирование событий
Такой подход хорошо себя зарекомендовал при выполнении самых ответственных задач. Эта парадигма основывается на создании матрицы всевозможных состояний проекта. Учитывается максимальное количество внутренних и внешних факторов, которые могут оказать влияние на ход выполнения заданий. Ведь различные условия могут удлинять или укорачивать этапы. В матрице учитывается недостаток времени или, наоборот, появившиеся свободные часы, потенциальные расходы и т. д.
Команда останавливается на варианте с наиболее благоприятным прогнозом, но принимаются во внимание и отрицательные факторы. Подход не предполагает зацикливания на проблемах, однако предусматривает их оптимальное решение. Количественная аналитика описана в ряде методик. Одной из них является метод Монте-Карло.
Дополнительным полезным инструментом считается анализ чувствительности. С помощью него удается отыскать самые уязвимые аспекты проекта, а также набросать план действий для преодоления возможных проблем.
Процессно-ориентированная методология
Все, кто знаком с понятием бизнес-процесса, косвенно имеют представление о процессно-ориентированных методологиях.
Бережливое управление
Одна из таких моделей — канбан. Есть также модель «Шесть сигм», при которой практикуется несколько иной подход. В качестве примера можно привести KPI, менеджмент качества, статистический анализ. Улучшение бизнес-процессов происходит постоянно, как и их оптимизация. В качестве сигмы выступает среднеквадратичное отклонение от норматива.
Процессно-ориентированный подход
Управленческие кадры постоянно улучшают бизнес-процессы организации. Процесс включает несколько стадий. Прежде всего нужно выделить конкретный процесс и изучить его. Далее следует внедрение инициатив, которые поспособствуют его изменениям в лучшую сторону. Внедренные изменения контролируются, производится систематический мониторинг. После успешной оптимизации процесс повторяется. Данная парадигма имеет общие черты с методикой «Шесть сигм».
Прочие модели
Agile и последовательные методологии на первый взгляд мало сочетаются друг с другом. Но можно брать из них самые подходящие в конкретном случае приемы и использовать при реализации проектов. Это комбинированный подход. Описанные выше стратегии применяются наиболее часто. Но есть и другие.
PRINCE2
Данный подход применяют специалисты в области интернет-технологий, работники соцсферы. Данный подход разработан британскими специалистами. Он в чем-то схож с РMBOK. Аналогично этой стратегии, методика основывается на разработке стадий завершения проекта. Процедуры подробно документируются. PRINCE2 неплохо сочетается с Agile.
Выбор методологии
Главным фактором выступает комплекс целей и задач проекта. Следует учитывать и мнение исполнителей, а также заказчиков. В этом деле нельзя выделить конкретных стратегий-лидеров.
Если работой над проектом занимается крупный коллектив и налажены каналы обмена информацией между исполнителями, то хороший эффект продемонстрируют каскадные стратегии. Если же есть проблемы со взаимодействием внутри рабочей группы, лучше предпочесть канбан либо прочие подобные подходы. Если коллектив малочисленный, проекты часто сменяют друг друга, хорошо подойдет SCRUM. Если команда обладает навыками самоуправления, для нее подойдет экстремальное управление. Для масштабных проектов оптимален PMBOK.
Программное обеспечение работы над проектом
Независимо от выбранной методики задачи необходимо учитывать, а процесс их решения визуализировать. Такое решение не всегда необходимо исполнителям, но оно всегда будет полезно управленческим кадрам. Созданием и интеграцией такой системы управления проектом занимается команда Projecto, который совместим с большинством методологий.
Система функционирует в облаке. У нее есть преимущества. К примеру, она не требует инсталляции дополнительных программ на рабочие места. Достаточно обычного браузера. Задачи проставляются разнообразными способами. Это могут быть карточки, канбан-доска, сетевой график, календарь. Для того чтобы пользователи оценили систему, создана пробная версия: для ее использования не требуются регистрация, ввод персональной информации.
Проекты бывают разными, перед командами ставятся различные цели и задачи, они могут разрабатывать и поддерживать специфические продукты, и исходя из этого внутри команд применяются различные методологии управления/ведения проектов.
Методология в управлении проектом – это набор правил и условий, общих принципов и конечных процедур, применяемых для более качественного и эффективного управления одним или одновременно несколькими проектами. Это своего рода попытка стандартизации подхода к работе над типовыми задачами.
Например, методология может определять то, как происходит взаимодействие в команде, как принимаются решения, через какие этапы будет проходить работа и т.д.
Ниже рассмотрим наиболее популярные методологии ведения проектов для небольших и средних команд.
Семейство Agile (Эджайл) – гибкие методологии
- SCRUM («схватка») – работа со спринтами
- XPM – экстремальное управление проектами
- Канбан
Методологии с простых и небольших проектов
- Waterfall (Водопад) – каскадная модель
- PMBOK – крутой фреймворк для любых проектов
- CPM Метод критического пути
Методологии управления изменениями
- ECM – моделирование событий
Процессно-ориентированные методологии
- Шесть сигм – «бережливое» управление
- Процессно-ориентированное управление
Другие модели
- PRINCE2 – работа в контролируемых средах
Agile (Эджайл) – самая гибкая методология
Слово Agile переводится как «гибкий», «проворный», «вёрткий», «быстрый». Оно наиболее точно описывает подход к работе над проектами в одноимённой методологии разработки.
В реальности Эджайл – это не самостоятельная методология, а целое их семейство, в основе которых лежит максимальная гибкость и набор специальных принципов (описываются в манифесте Agile).
Ниже – ряд наиболее ярких представителей agile-принципов.
1. SCRUM («схватка») – работа со спринтами
Скрам очень часто используется в работе над программными продуктами (в разработке и поддержке). Подходит только для знающих и понимающих заказчиков. Например, когда клиент выкатывает команде на реализацию нужную ему фичу, а команда устраивает недельный «забег» (спринт) и на выходе делает то, что нужно.
Задачи учитываются на SCRUM-доске, которая по своим принципам сильно похожа на канбан. Правда, карточки в SCRUM немного информативней.
При SCRUM-подходе через несколько итераций (забегов) можно с уверенностью оценить продуктивность команды и оперировать ею при расчёте новых задач.
2. XPM – экстремальное управление проектами
Эта методология эффективна при работе проектных команд. В основе лежат идеи экстремального программирования (XP). Представитель заказчика всегда рядом и активно участвует в работе над проектом, реализация задач часто осуществляется парами, когда один специалист выполняет задачу, а второй параллельно её контролирует.
В XPM-подходе короткий цикл обратной связи и процессы не прерываются на итерации. Работа привязывается к стандартному графику, а в проектировании/планировании задач ставка делается на простоту и понятность. Тестирование обычно автоматизировано (что опять же ускоряет процесс сдачи проекта и упрощает контроль).
3. Канбан
Канбан – одна из вариаций бережливого управления. Задачи могут иметь несколько типовых статусов и легко распараллеливаются между исполнителями. Руководитель и вся команда отслеживает статус прогресса на специальной канбан-доске, где карточка или стикер с задачей продвигается по этапам, от первого до последнего.
Про канбан мы тоже писали более подробно здесь.
Данная методология позволяет сконцентрироваться на определённом пуле задач. Все карточки с «лишними» задачами будут просто оставаться в исходном (первом) столбце и ждать своей очереди.
Последовательные методологии
Такие методологии ещё можно назвать «Традиционные» или «Линейные». Они идеально подходят для простых и небольших проектов. Всё дело в том, что откровенно «негибкий» подход лучше всего показывает себя при реализации задач, для которых легко можно себе представить конкретный результат, а не нечто эфемерное или неявное, как в случае с Agile-подходом.
В традиционном подходе задачи ставятся сотруднику, отделу, службе или подразделению в строгой последовательности – одна за другой. Нарушение очереди недопустимо (только в крайних случаях).
4. Waterfall (Водопад) – каскадная модель
Наиболее яркий пример того, как работают последовательные методологии. Чтобы перейти к работе над последующими задачами, обязательно нужно завершить работу над предыдущими. Как в конвейере или в детерминированном алгоритме Тьюринга. Один момент времени – одна задача.
Наверное, поэтому Waterfall-подход показывает себя лучше всего при производстве чего-то материального (оборудования, зданий и т.п.). Главное преимущества каскадов – в детальном планировании. Ведь конкретная задача должна приводить к конкретному результату. Гибкость, конечно, страдает, но иногда она просто не нужна.
5. PMBOK – крутой фреймворк для любых проектов
PMBOK – это пример того, насколько далеко можно зайти при планировании проектов. До 4-ой версии использовался строго детерминированный подход (последовательная постановка задач и их реализация), эффекты agile-методологий появились во фреймворке, начиная с 4-ой версии.
Иными словами, PMBOK версий 1,2 и 3 – это представители традиционного каскадного (последовательного) планирования. При этом PMBOK удобно использовать при работе даже над очень крупными проектами, в любых сферах применения, все этапы планирования продукта здесь уже написаны (в «Своде знаний»), вам остаётся только адаптировать PMBOK под себя.
6. CPM Метод критического пути
В расчёт берутся все задачи и подзадачи, оценивается примерное время их выполнения. При этом обязательно учитываются связи между задачами, то есть влияние одних на другие. Если вы не можете выполнить какие-либо критические работы, то всё это существенно увеличивает срок сдачи итогового проекта.
Наиболее эффективным выбирается такой сетевой график, при котором затрачивается меньше времени на реализацию всех задач при известных/конечных ресурсах. Обычно наиболее важные задачи – критические. Отсюда и название методологии.
Планирование CPM (русская аббревиатура МКП) осуществляется с помощью сетевого графика (диаграмма Ганта).
CPM – это не совсем линейная модель. Часть задач здесь можно распараллеливать, но в рамках рабочих процессов с привязкой к исполнителям модель всё равно получается каскадной.
Методологии управления изменениями
Очень интересная парадигма управления. Всё, что нас окружает – не статичное, а динамичное. Всё вокруг меняется и переходит из одного состояния в другое. Чем ещё нужно управлять, как не состояниями?
Издержки такого ёмкого и всеобъемлющего подхода – высокая сложность и применимость преимущественно к большим системам (организациям или их объединениям).
7. ECM – моделирование событий
ECM-подход обычно применяется в проектных командах при работе над максимально ответственными задачами. Методология предполагает составление матрицы всех возможных событий/состояний проекта в зависимости от внутренних и внешних факторов, и их влияние на результат работы: увеличение или сокращение времени, дополнительные/внеплановые расходы и т.п.
Выбирается наилучший путь развития событий, но вероятность наступления неблагоприятных состояний не исключается. То есть ECM-подход не зацикливается на проблемах, но предполагает их адекватное решение при наступлении. Количественный анализ можно выполнить по определённым методикам, например, по методу Монте-Карло. Плюс, можно задействовать анализ чувствительности, который поможет найти наиболее уязвимые сферы вашего проекта и разработать планы отступления (обхода вероятных проблем).
Процессно-ориентированные методологии
Если вы слышали термин «бизнес-процессы», то значит уже косвенно знакомы с процессно-ориентированными методологиями управления проектами.
8. Шесть сигм – «бережливое» управление
Мы уже упоминали одну из «бережливых» моделей – канбан. Но у модели «шесть сигм» немного другой подход. Например, задействуются KPI (ключевые показатели), управление качеством, статистический анализ и т.д. Бизнес-процессы непрерывно оптимизируются и совершенствуются.
Сигма здесь – это среднеквадратичное отклонение от «нормы» (от среднего значения). Альтернативные названия метода – DMAIC и DMADV.
9. Процессно-ориентированное управление
Предполагается, что управленцы непрерывно оптимизируют бизнес-процессы предприятия. Для этого они определяют (находят, выявляют) бизнес-процесс, анализируют его, реализуют изменения, которые должны способствовать положительной динамике, мониторят/контролируют процесс и, как итог, оптимизируют его.
Далее цикл повторяется заново. Подход во многом похож на упомянутые выше «Шесть сигм».
Другие модели
Если говорить об Agile- и последовательных методологиях, то на первый взгляд они несовместимы, но никто не запрещает вам брать на вооружение только лучшие принципы и подходы. Такие методологии ещё называют комбинированными. Помимо обозначенных лидеров рынка могут применяться и другие модели управления проектами.
10. PRINCE2 – работа в контролируемых средах
Подход эффективно применяется для управления проектами в социальной сфере и в IT-отрасли. Разработан и внедрён в качестве стандарта правительством Великобритании.
Чем-то напоминает PMBOK, так как тоже предполагает разбивку на этапы, хорошо документирует составные процедуры и процессы.
PRINCE2 отлично сочетается с Agile-методиками.
Какую методологию выбрать
Всё зависит от целей и задач проекта, от предпочтений команды и заказчиков/клиентов. Нельзя сказать, что явным лидером является agile-подход или последовательные методологии.
- Для больших команд, у которых нет проблем с обменом информацией между собой, вполне подойдут каскадные (линейные) методологии.
- Если проблемы с общением есть – лучше выбрать канбан или другие agile-подходы.
- Если команда небольшая и проекты меняются часто – лучше всего использовать SCRUM.
- При наличии навыков самоуправления в команде вполне может подойти экстремальное управление проектами.
- Для крупных и ответственных проектов есть PMBOK.
И т.д.
Среда для ведения проекта
Какую бы методологию вы ни выбрали, вам потребуется учитывать задачи и визуализировать процесс работы над ними. Даже если такой функционал не нужен рядовым исполнителям, то профильный инструмент точно пригодится управленцу.
Как раз разработкой и внедрением такой системы мы занимаемся в Projecto.
Наша система работает в облаке и не требует установки на рабочие места какого-либо дополнительного софта, кроме стандартного браузера.
Projecto совместим со многими методологиями, представленными в списке выше. Задачи могут быть представлены в виде стандартных списков/карточек, канбан-доски, сетевого графика (диаграмма Ганта) или в виде календаря.
Попробовать систему в деле можно с помощью демо-режима (никакой регистрации и указания персональных данных не требуется).
Демо Projecto
Управление проектами — постоянно развивающаяся область, для успешной работы в которой необходимо применять сочетание нескольких подходов. Освоив наиболее популярные методологии, вы сможете стать экспертом в этой области.
Методология управления проектами — это система принципов, техник и процедур, использующихся специалистами, работающими в этой области. Наиболее популярные методы отличаются друг от друга не только своей структурной организацией, но и требуют использования разных конечных результатов, процессов и даже разработки программного обеспечения для управления проектами.
Предлагаем вам ознакомиться с каждым из этих 12 подходов к управлению проектами, чтобы подобрать методологию, которая идеально подойдёт вашей команде и идеальным руководителем проектов.
1. Agile
Что это такое. Методология управления проектами Agile является одним из самых распространённых процессов управления проектами. Однако, по сути, Agile — это не методология как таковая, скорее, это принцип управления проектами.
В основе Agile лежат следующие характеристики:
-
Совместная работа
-
Скорость и эффективность
-
Итеративность и ориентация на данные
-
Личность важнее процессов
Когда дело доходит до внедрения Agile, команды часто выбирают определённую методологию, которую они будут использовать наряду с принципами Agile. Это может быть Scrum, Канбан, экстремальное программирование, Crystal или даже Scrumban. Делается это потому, что использование методологии Agile вместе с более подробно сформулированным подходом позволяет сформировать законченную философию управления проектом и практический план для достижения отличных результатов.
Кому подойдёт. Систему Agile может использовать практически любая команда, потому что в её основе лежат довольно универсальные принципы. Самое сложное здесь — решить, какую методологию использовать совместно с этим подходом.
Управлять Agile-группами в Asana
2. Waterfall (Водопад)
Что это такое. Каскадная модель управления, также известная как «водопад», тоже довольно популярна. Но, в отличие от Agile, «водопад» — это настоящая методология с очень чёткими правилами. Каскадная методология, также известная как цикл разработки программного обеспечения (ЦРПО) представляет собой линейный процесс, в котором работа ниспадает каскадом (как водопад) и организована в последовательном порядке.
При использовании этого подхода все рабочие задачи связываются друг с другом зависимостями. Это означает, что для того, чтобы начать работу над задачей, должна быть выполнена предшествующая ей задача. Благодаря этому работа идёт по плану, а также обеспечивается чёткий обмен информацией в течение всего процесса.
Хотя некоторые современные организации считают данный подход устаревшим, эта методология отлично подходит для создания предсказуемого и хорошо продуманного плана проекта.
Кому подойдёт. Поскольку каскадная методология управления является очень подробной, она хорошо подходит для работы над крупными проектами с множеством заинтересованных сторон. Эта модель обеспечивает наличие чёткой информации о необходимых действиях в течение всего проекта и зависимостей, позволяющих отследить работу, которую следует выполнить для достижения целей.
3. Scrum
Что это такое. Методология Scrum предусматривать использование коротких «спринтов», из которых формируется цикл проекта. Эти промежутки длятся от одной до двух недель и рассчитаны на команды в составе не более 10 человек. Это основное отличие от каскадной методологии, где отдельные задачи связываются друг с другом зависимостями.
У Scrum много уникальных особенностей, одной из которых является наличие мастера Scrum или, другими словами, руководителя проекта, который проводит ежедневные Scrum-совещания, демонстрации, спринты и ретроспективы после окончания спринтов. Все эти встречи нужны для общения ключевых участников проекта и своевременного выполнения задач.
Несмотря на то, что технически Scrum является самостоятельной методологией управления проектами, её часто ассоциируют с системой Agile. Связано это с тем, что два эти подхода объединены общими принципами, в том числе принципом важности совместной работы и тем, что личность ценится выше процессов.
Кому подойдёт. Командам, применяющим подход Agile, также следует прибегнуть к методологии Scrum, или, по крайней мере, попробовать её в действии. Так как спринты проводятся для небольших команд, этот подход работает как для небольших, так и для крупных коллективов.
Читать о том, чем каскадная методология, Agile, канбан и Scrum отличаются друг от друга
4. Канбан
Что это такое. В методологии Канбан невыполненные задачи в рамках проекта представляются с помощью визуальных элементов, а именно досок. Этот подход используется Agile-командами для эффективной визуализации процессов и хода выполнения проектов, а также снижения вероятности возникновения задержек. Чаще всего для этого используется программное обеспечение, в котором можно легко перетаскивать доски внутри проектов, хотя это и не обязательное требование.
Поскольку, в отличие от других, этот метод не имеет строго определённого процесса, команды используют его по-разному. Здесь нужно понимать, что в Канбан основное внимание уделяется наиболее важным задачам проекта, структура же остаётся довольно простой.
Кому подойдёт. Канбан-доски могут использовать коллективы любых размеров, а особенно этот вариант хорош для удалённых команд. Связано это с тем, что визуальные возможности Канбан-досок позволяют сотрудникам оставаться в курсе происходящего, где бы они ни были.
Создать канбан-доски в Asana
5. Scrumban
Что это такое. Как вы, возможно, уже догадались, Scrumban — это методология, истоки которой берут своё начало в методах Scrum и Канбан. Кто-то считает её гибридом этих двух подходов, сочетающим в себе лучшие черты обоих систем.
В Scrumban используется такой же цикл со спринтами, как в Scrum, но при этом в план можно вносить отдельные задачи, как в Канбан. Это позволяет выполнять наиболее важную работу, не усложняя при этом планы проектов. В Scrumban также используются встречи по методологии Scrum для улучшения совместной работы и определения приоритетов целей.
Кому подойдёт. Если вам нравится разбивать проекты на более мелкие задачи, но при этом хотите, чтобы визуально они оставались простыми, вам может подойти Scrumban. Этот метод отлично сочетает в себе простоту и ясность.
Читать о том, в чём разница между Канбан и Scrum
6. PRINCE2
Что это такое. PRINCE2 расшифровывается как PRojects IN Controlled Environments (проекты в контролируемой среде). В этой методологии каскадная модель используется для определения этапов проекта. Она была разработана правительством Великобритании для реализации ИТ-проектов и до сих пор в основном используется для масштабных ИТ-инициатив, связанных с традиционными продуктовыми или маркетинговыми проектами.
В основе методологии PRINCE2 лежат семь основных принципов, которые охватывают:
-
Начало проекта
-
Управление проектом
-
Инициирование проекта
-
Контроль над проектом
-
Управление передачей продукта
-
Управление границами этапов
-
Закрытие проекта
Эти семь принципов образуют всеобъемлющий процесс ведения проекта и эффективную методологию реализации корпоративных проектов. Эта методология нацелена на определение ролей и поддержание процесса управления. Кроме того, PRINCE2 можно использовать для повышения эффективности множества отдельных задач по управлению проектами, в том числе контроль этапов, управление передачей продукта, инициирование и закрытие проекта.
Кому подойдёт. В связи с особенностями методологии управления проектами PRINCE2 она лучше всего подходит для масштабных корпоративных проектов с большим числом заинтересованных сторон. Использование этого метода для небольших проектов может привести к тому, что процессы будут сложнее и продолжительнее, чем это действительно необходимо.
Отслеживать проекты PRINCE2 в Asana
7. Шесть сигм
Что это такое. В отличие от других методологий управления проектами, «Шесть сигм» или Six Sigma используется для управления качеством и часто описывается как философия, а не традиционная методология. Зачастую этот метод применяют в сочетании с системой Lean или подходом Agile и называют Lean Six Sigma и Agile Six Sigma.
Основная цель методологии «Шесть сигм» — постоянное улучшение процессов и устранение недостатков. Достигается это за счёт постоянных улучшений, которые вносят эксперты в своих областях, чтобы определять, поддерживать и контролировать процессы.
Чтобы сделать этот метод ещё эффективнее, можно использовать процесс Six Sigma DMAIC, благодаря которому формируется поэтапный подход. Он состоит из следующих этапов:
-
Define — определение. Сформируйте объём проекта, экономическое обоснование и назначьте первую встречу по проекту.
-
Measure — измерение. Собирайте данные, по которым можно определить потребность в улучшениях.
-
Analyze — анализ. Определите основные причины проблем.
-
Improve — улучшение. Устраните выявленные основные причины проблем.
-
Control — контроль. Работайте над сохранением этих решений для последующих проектов.
Кому подойдёт. Методология «Шесть сигм» — это отличный вариант для крупных организаций, в штате которых работают сотни сотрудников. На этом уровне потребность выполнять проекты без потерь становится действительно важным фактором для организации.
8. Метод критического пути
Что это такое. Метод критического пути применяется для определения критически важных задач в проекте и планирования работы над ними. Сюда входит создание зависимостей между задачами, отслеживание целей проекта и хода работ над ним, определение приоритета результатов и управление сроками — все это очень похоже на структуру разбивки работ.
Цель этой методологии состоит в надлежащем управлении успешными проектами в масштабе так, чтобы вехи и ожидаемые результаты были размечены правильно.
Кому подойдёт. Метод критического пути лучше всего подходит для небольших и средних проектов и команд. Связано это с тем, что в крупных проектах множество ожидаемых результатов и заинтересованных сторон, а метод критического пути не предназначен для сложных проектов.
9. Управление проектами по методу критического пути
Что это такое. Методология управления проектами по методу критического пути тесно связана с самим методом критического пути, но представляет собой более детализированный и всеобъемлющий подход.
Наряду с использованием структуры разбивки работ, как в методе критического пути, в управлении проектами по этому методу используются определённые временные требования для каждой задачи. Это позволяет эффективнее отслеживать выполнение задач и замечать, когда на них уходит больше времени, чем заложено. В этой методологии также применяется балансирования ресурсов, благодаря чему проблема высокой нагрузки решается с помощью распределения работы по имеющимся ресурсам.
Это помогает не только повысить продуктивность и эффективность, но и связать работу, которую нужно выполнить, с целями проекта. Во многих инструментах для управления проектами даже есть специальные визуальные элементы для отображения связей с целями, что позволяет сформировать для сотрудников организованную дорожную карту.
Кому подойдёт. Управление проектом по методу критического пути подходит командам разного размера, но лучше всего использовать эту методологию для решения проблем с эффективностью проекта. Она также хорошо подходит для создания отчётов о ходе работ для руководства.
10. Методология рационального управления (Lean)
Что это такое. Методология рационального управления проектами нацелена на снижение потерь и создание простой структуры проекта. В конечном итоге это означает возможность делать больше, располагая меньшими ресурсами, с целью повышения эффективности и качества командной работы.
Изначально снижение потерь относилось к физическим продуктам (что отсылает нас к методу, который использовал Генри Форд, а позже компании Toyota и Motorola). Сейчас же речь идёт о расточительных способах выполнения работы. Они представлены тремя буквами М:
-
Муда (расточительность). способы работы, которые потребляют ресурсы, но не приводят к созданию ценности
-
Мура (неравномерность). Возникает при перепроизводстве и влечёт за собой потери
-
Мури (перегрузка): Происходит из-за слишком большой нагрузки на ресурсы
Работа руководителя проекта — предотвращать появление этих ситуаций, чтобы улучшить реализацию проектов и оптимизировать процессы. Этот подход похож на метод рационального унифицированного процесса, который также направлен на снижение потерь. Разница состоит в том, что метод унифицированного процесса направлен на сокращении затрат на разработку, а не количества расточительных способов выполнения работы.
Кому подойдёт. Так как методология рационального управления сосредоточена на сокращении потерь, она лучше всего подойдёт командам, испытывающим проблемы с эффективностью. Хотя она будет иметь наибольший эффект для крупных организаций, пользу от её применения могут получить проектные группы любых размеров.
11. Руководство PMBOK® Института управления проектами
Что это такое. Свод знаний по управлению проектами, разработанный Институтов управления проектами считается методологией, однако это скорее набор практических рекомендаций для различных процессов разработки.
Этот подход основан на пяти этапах управления проектом, каждый из которых помогает с лёгкостью вести проект от начала до конца благодаря структурированному подходу. Вот эти пять этапов:
-
Инициирование проекта
-
Планирование проекта
-
Реализация проекта
-
Результативность проекта
-
Закрытие проекта
Руководство PMBOK® можно использовать в качества основы при выработке собственного подхода к управлению проектами, поскольку оно не содержит достаточно чётких инструкций. Это означает, что вам нужно будет самостоятельно определять, какие задачи нужно выполнять на каждом из этапов.
Кому подойдёт. Руководство PMBOK® можно использовать самостоятельно для стандартных проектов небольших команд. Для больших же коллективов, работающих над крупными проектами, рекомендуется применять его совместно с более подробной методологией (например, методом критического пути).
12. Экстремальное программирование (XP)
Что это такое. Как можно догадаться по названию, экстремальное программирование используется для динамичных проектов со сжатыми сроками. В рамках этого метода работа ведётся короткими циклами разработки с множеством релизов. За счёт этого достигаются короткие сроки исполнения и повышенная продуктивность.
Методология экстремального программирования имеет свой набор ценностей, в который входят простота, коммуникация, обратная связь, уважение и смелость. В ней также предусмотрен набор определённых правил экстремального программирования, охватывающих все этапы от планирования до тестирования.
Кому подойдёт. Экстремальное программирование можно применять для отдельных проектов со сжатыми сроками, выполняемых, как правило, командами небольшого или среднего размера. Так как этот метод подразумевает высокую скорость работы, его нельзя использовать постоянно, так как это может привести к выгоранию.
Как выбрать правильную методологию управлению проектами для своей команды
Когда речь идёт о методологиях управления проектами, не может быть универсального подхода. Каждая из методологий предлагает уникальные принципы для ведения проекта от начальной стадии до завершения.
Обращать внимание следует, прежде всего, на размер и стиль работы коллектива. Вот ещё несколько факторов, которые необходимо учитывать при выборе:
-
Сфера деятельности. Этот момент стоит учитывать, если вы работаете в отрасли, в которой постоянно что-то меняется, что актуально, например, для технологических компаний. Это влияет на последовательность реализации проекта и в зависимости от этого фактора необходимо выбирать гибкую или жёсткую методологию.
-
Приоритеты проекта. Учтите также цели вашего проекта. Цените ли вы людей больше, чем эффективность? Это поможет вам найти методологию с похожими приоритетами.
-
Сложность проектов. Ваши проекты относительно простые или достаточно сложные? Некоторые методы, например, методология критического пути, не подходят для организации работы над сложными задачами.
-
Специализация ролей. Подумайте о том, насколько узкие роли у вас в команде. Могут ли разные участники команды выполнять работу однотипную работу или же вам нужен метод, который будет учитывать их специализацию?
-
Размер организации. Размер организации и команды имеет решающее значение при выборе методологии. Такие методы, как Канбан, подходят для любых команд, а, например, метод критического пути лучше подойдёт для небольшой группы.
Независимо от того, предпочитают ли ваши сотрудники визуальные процессы в Канбан или более традиционные подходы к управлению проектами, такие как каскадная модель, правильная методология найдётся для любой команды. Чтобы выбранная система работала ещё эффективнее, попробуйте отслеживать и реализовывать проекты с помощью инструмента для управления проектами.
Методы, которые помогут управлять проектами с умом
Располагая правильной методологией управления проектами, вы сможете повысить эффективность реализации проектов и внедрить процессы, подходящие для команды, организации и вас лично.
Ищете способы повысить эффективность ведения проектов? Попробуйте программное обеспечение для управления проектами Asana.
Попробовать Asana для управления проектами
08 Июл 2016
Источник: https://zapier.com/learn/ultimate-guide-to-project-management/project-management-systems/
«Из всех трудностей, с которыми столкнулись НАСА, отправляя человека на Луну, управление было наверно самой сложной задачей»
— Роджер Лаунис, историк НАСА
У человечества за всю историю накопился внушительный список успешно реализованных сложных проектов. От строительства Пирамид в Гизе до отправки человека на Луну, самые смелые человеческие начинания требовали слаженной работы тысяч людей. А это подразумевает сложную систему управления проектами.
И хотя лишь единицы из нас столкнутся с задачами такого масштаба, большинство читателей этого блога так или иначе сталкивается с проектным управлением. По оценкам PMI к 2020 году появятся 15 миллионов новых позиций проектных специалистов – а многим другим профессионалам зачастую приходится руководить мини-проектами, хотя бы на личном уровне.
Говоря простыми словами, Управление проектами – это управление и организация всего, что нужно для достижения цели – вовремя и в рамках бюджета, конечно же. Будь до разработка нового программного обеспечения, проведение маркетинговой компании или высадка человека на Марс – проектное управление позволяет добиться успеха.
Все проекты разные. Не существует идеальной системы управления проектами, подходящей для каждого из видов проектов. Также не существует системы, которая бы подходила каждому руководителю и была удобна для всех членов команды. Однако за время существования проектного управления было создано немало эффективных подходов, методик и стандартов, которые можно взять на вооружение. О самых популярных из них мы сегодня и поговорим.
Разработанные подходы сильно отличаются друг от друга. Они различаются по областям применения, детализированности, самодостаточности и формализации. В заголовке мы назвали их «методами» для удобства, но на самом деле в статье представлены стандарты, концепции, методы и фреймворки, которые применяются в управлении проектами. Цель данной статьи — дать наиболее широкий обзор существующих в управлении проектами подходов.
В этой статье мы рассмотрим:
- Классический проектный менеджмент
- Agile
- Scrum
- Lean
- Kanban
- Six Sigma
- PRINCE2
И прежде чем рассматривать конкретные методы, давайте ответим на очевидный вопрос – «А зачем вообще нужны системы и методы управления проектами?» – рассмотрим, естественно, кратко, историю управления проектами и определим базовые термины проектного управления.
Почему «управление проектами»?
Имена Нила Армстронга и Базза Олдрина навсегда войдут в историю как символы одного из величайших достижений человечества – высадке человека на Луну. Однако основной вклад в это событие внесли 400 000 сотрудников НАСА и 20 000 компаний и университетов, работавших вместе над миссией «Аполлон».
В 1961 году Джон Кеннеди поставил задачу высадить человека на спутнике Земли и вернуть его обратно – при том, что на тот момент НАСА отправляли человека в космос лишь на 15 минут. Такая амбициозная цель потребовала невероятного количества ресурсов, кооперации, инноваций и планирования.
Как говорится в книге НАСА «Managing the Moon Program», основная проблема состояла не в том, «что делать?», а в том, «как сделать столько за такой короткий срок?». По словам доктора Макса Фагета (Dr. Max Faget), главы инжиниринга в Космическом центра имени Линдона Джонсона (The Lyndon B. Johnson Space Center, JSC), тогда в НАСА не представляли, как уложить все необходимые действия в 10 лет. А потому первым шагом стало «разбить проект на управляемые этапы».
Затем важно было ускорить выполнение каждой отдельной фазы и удостовериться, что команды и компании, работающие на каждой фазе, эффективно взаимодействуют друг с другом и вовремя поставляют результаты. Эта задача была возложена на доктора Джорджа Мюллера (George E. Muller), управлявшего каждой частью проекта «Аполлон», от Белого Дома до поставщика самой мелкой детали. Чтобы контролировать проект было легче, он решил разбить проект на 5 областей: «Контроль Программы», «Системная Инженерия», «Тестирование», «Надёжность и Качество» и «Лётная эксплуатация». Схема управления программой Аполлон представлена на Рисунке 1.
Эта система из 5 этапов – названных «Этапами GEM» в честь инициалов доктора Мюллера – была разработаны «ради фокусировки на тестировании продукта, и на его разработке с учётом того, что его будут тестировать», как отмечает сам Мюллер. «Контроль Программы» определял, что нужно сделать, управлял бюджетом и требованиями, а также управлял взаимосвязями элементов программы. Область «Системная инженерия» отвечала за разработку новых устройств и узлов, «Тестирование» за то, что эти новые элементы работают, «Надёжность и Качество» проверяли разработанные элементы на соответствие требованиям и стандартам, а «Лётная эксплуатация» отвечала за то, что эти узлы будут работать во время полёта.
Многие изначально отнеслись к методу, предложенному Мюллером, со скептицизмом, но в конце концов ему удалось убедить членов программы в необходимости следования данному алгоритму. Данная система показала свою эффективность – проект был завершён успешно, и, можно даже сказать, триумфально, с опережением заявленных сроков. Это стало возможно только благодаря разбитию масштабного проекта на управляемые, повторяемые этапы, что позволило работать множеству отдельных компаний и специалистов в едином ритме. Так проектное управление доказало свою эффективность в Космической гонке.
Краткая история проектного управления
Проектное управление не было изобретено НАСА и доктором Мюллером. Египетские пирамиды и Великая Китайская стена являются продуктами проектного управления из доисторических эпох. К сожалению, документальных свидетельств того, как проходила реализация и управления этими проектами не сохранилось, и нынешнее проектное управление оторвано от знаний прошлых веков.
Самый очевидный путь реализации проекта – разбить его на фазы или отдельные задачи. Как кулинарный рецепт – покупаете ингредиенты, правильно их смешиваете, готовите и подаёте. Простейший инструмент проектного управления представляет собой чек-лист действий, которые необходимо совершить для достижения цели. Просто и эффективно.
Однако, если Вы – шеф-повар, и готовите не одно блюдо, а несколько, например, салат (приготовление которого состоит из 3 этапов) и десерт (который нужно только подать), то Вам потребуется инструмент, позволяющий отслеживать временные затраты на каждый из элементов и время, когда они должны быть готовы. И тут на помощь приходит один из первых современных инструментов проектного управления: Диаграмма Гантта, представленная на Рисунке 2.
Изобретённая независимо Королем Адамеки (Korol Adamecki) и Генри Л. Ганттом (Genry L. Gantt) в начале XX в., диаграмма Гантта показывает расписание проекта основываясь на датах окончания и завершения задач. В неё вносятся задачи, их длительности и взаимосвязи, а затем высчитывается критический путь – самая длинная цепочка взаимосвязанных задач, определяющих длительность проекта. Взаимосвязи между началом и окончанием разных задач очень важны – вы же не можете подать гостям суп, пока вы его не сварили, не так ли?
Так вот, типовой проект очень похож на проект приготовления и подачи ужина, только в нём гораздо больше задач, взаимосвязей, дедлайнов и видов ресурсов. Проектам с жёсткими дедлайнами диаграмма Гантта помогает решить, когда лучше начинать те или иные задачи, чтобы сократить время реализации. А для проектов с сильными ресурсными ограничениями, диаграмма Гантта предоставляет возможность построить схему в форме событийной цепочки процессов (event-driven process chain) для планирования ресурсов.
Разным проектам нужен различный уровень контроля. Например, если вы публикуете серию статей в блоге, то, жёсткие дедлайны не так важны. Гораздо важнее чёткий процесс, в рамках которого есть возможность составить структуру каждой статьи, сделать набросок каждой из них, получить обратную связь, внести правки, закончить статью, вычитать и опубликовать. Вместо управления временем и ресурсами, вы управляете процессом.
Для таких проектов лучше подходят гибкие методы управления проектами Agile и связанные с ним подходы, такие как Lean, Kanban и другие. Есть и методы, позволяющие управлять как рабочим потоком, так и временем, и ресурсами – 6 Сигм и Scrum.
Популярные системы управления проектами
За всю историю проектного управления было создано множество различных методов управления проектами под практически любые нужды. Даже если Вы не собираетесь отправлять человека на Луну и не располагаете аналогичным количеством ресурсов, Вы всё равно найдёте подходящий для себя инструмент. Главное понять, что самое важное для Вашего проекта – дедлайны, ресурсы, соблюдение процесса, или сразу несколько факторов – а затем выбрать метод управления проектом, ориентированный на достижение этого показателя.
Прежде чем приступить к рассмотрению самых популярных методов, определим некоторые ключевые термины.
Базовые термины проектного управления
Agile: Гибкий итеративно-инкрементальный подход к управлению проектами и продуктами, ориентированный на динамическое формирование требований и обеспечение их реализации в результате постоянного взаимодействия внутри самоорганизующихся рабочих групп, состоящих из специалистов различного профиля. Существует множество методов, базирующихся на идеях Agile, самые популярные из которых – Scrum и Kanban.
Критический путь: Непрерывная последовательность работ и событий от начального до конечного события, требующая наибольшего времени для её выполнения.
Событийная цепочка процессов (EPC-диаграмма): диаграмма, отображающая последовательность реализации работ проектов основываясь на доступности и загруженности ресурсов
Резерв времени: Время, на которое может быть отложено начало работы без влияния на общую продолжительность проекта. Таким образом, у работ на критическом пути резерв будет равняться нулю.
Веха (контрольная точка, milestone): Ключевое событие, обозначающее, например, конец этапа. На диаграмме Гантта обозначается задачей с нулевой длительностью.
Менеджер проекта (руководитель проекта, project manager, PM): Руководитель команды проекта, ответственный за управление проектом (планирование, реализацию и закрытие проекта).
Ресурсы: Элементы, необходимые для реализации проекта. Ресурсами являются время, оборудование, материалы, сотрудники и прочее.
Содержание проекта (Scope): Описание работ, которые необходимо выполнить, чтобы получить продукт.
Спринт (Sprint): Итерация (рабочий цикл) в Scrum, длящаяся от недели до месяца, в ходе которой создаётся рабочая версия продукта или его элемент, представляющий ценность для заказчика.
«Классическое» или «традиционное» проектное управление: Наиболее широко распространённый метод управления проектами, основанный на так называемом «водопадном» (Waterfall) или каскадном цикле, при котором задача передаётся последовательно по этапам, напоминающим поток.
Далее мы рассмотрим различные подходы к управлению проектами более подробно. Мы начнём с Классического проектного управления и Agile, а затем рассмотрим Scrum, Kanban, 6 сигм и другие.
Классическое проектное управление
Наиболее очевидный способ сделать свой проект более управляемым – это разбить процесс его исполнения на последовательные этапы. Именно на такой линейной структуре базируется традиционное проектное управление. В этом смысле оно напоминает компьютерную игру – нельзя перейти на следующий уровень не завершив предыдущий. Схема рабочего процесса приведена на Рисунке 3.
Данный подход ориентирован на проекты, в которых есть строгие ограничения по последовательности выполнения задач. Например, строительство дома – нельзя возводить стены без фундамента.
Обычно выделяют 5 этапов классического проектного управления, но можно добавлять и дополнительные этапы, если того требует проект.
5 этапов традиционного менеджмента:
Этап 1. Инициация. Руководитель проекта и команда определяют требования к проекту. На данном этапе часто проводятся совещания и «мозговые штурмы», на которых определяется что же должен представлять из себя продукт проекта.
Этап 2. Планирование. На данном этапе команда решает, как она будет достигать цели, поставленной на предыдущем этапе. На данном этапе команда уточняет и детализует цели и результаты проекта, а также состав работ по нему. На основании данной информации команда формирует календарный план и бюджет, оценивает риски и выявляет заинтересованные стороны.
Этап 3. Разработка. Данная стадия реализуется не для всех проектов — как правило она является частью фазы планирования. В фазе разработки, характерной для технологических проектов, определяется конфигурация будущего проекта и/или продукта и технические способы его достижения. Например в ИТ-проектах на данном этапе выбирается язык программирования. (В отечественной практике данная фаза обычно не выделяется, а термин «разработка» не используется — прим. пер.)
Этап 4. Реализация и тестирование. На этой фазе происходит собственно основная работа по проекту – написание кода, возведение здания и тому подобное. Следуя разработанным планам начинает создаваться содержание проекта, определённое ранее, проводится контроль по выбранным метрикам. Во второй части данной фазы происходит тестирование продукта, он проверяется на соответствие требованиям Заказчика и заинтересованных сторон. В части тестирования выявляются и исправляются недостатки продукта.
Этап 5. Мониторинг и завершение проекта. В зависимости от проекта данная фаза может состоять из простой передачи Заказчику результатов проекта или же из длительного процесса взаимодействия с клиентами по улучшению проекта и повышению их удовлетворённости, и поддержке результатов проекта. Последнее относится к проектам в области клиентского сервиса и программного обеспечения.
То, что описано выше – база, на которой строятся различные методы управления проектами. Разным проектам нужны различные фазы реализации – некоторым достаточно и трёх фаз, другим гораздо больше. Иногда используется так называемый «итеративный водопад», в котором каждый этап представляет собой некий подпроект, в ходе которого задачи реализуются по фиксированным итерациям. Но суть остаётся одна – проект разбит на этапы, которые исполняются в строго определённой последовательности.
Благодаря тому, что классический проектный менеджмент строго привязан ко времени исполнения задач, как правило, заранее определённому на этапе планирования, для реализации проектов в рамках данного подхода отлично подходят инструменты календарно-сетевого планирования. Самым распространённым инструментом календарно-сетевого планирования является уже упомянутая ранее диаграмма Гантта. Существует множество инструментов для её построения – от простых таблиц вроде Excel и Smartsheet до профессиональных программных пакетов вроде Microsoft Project и Primavera.
Сильные стороны классического проектного менеджмента
Сегодня довольно часто говорится о том, что классический водопадный подход устарел, но он и не думает сдавать позиции. Большим плюсом данного подхода является то, что он требует от Заказчика и руководства компании определить, что же они хотят получить, уже на первом этапе проекта. Раннее включение привносит определённую стабильность в работу проекта, а планирование позволяет упорядочить реализацию проекта. Кроме того, этот подход подразумевает мониторинг показателей и тестирование, что совершенно необходимо для реальных проектов различного масштаба.
Потенциально, классический подход позволяет избежать стрессов ввиду наличия запасного времени на каждом этапе, заложенного на случай каких-либо осложнений и реализации рисков. Кроме того, с правильно проведённым этапом планирования, руководитель проектов всегда знает, какими ресурсами он обладает. Даже если эта оценка не всегда точная.
Слабые стороны классического проектного менеджмента
Основная слабая сторона классического проектного менеджмента – нетолерантность к изменениям. Руководство компании Toyota, знаменитую созданием таких систем как Lean и Kanban, часто критикуют за то, что они применяют классический подход в разработке софта для своей компании, причём именно за недостаток гибкости.
Оплот классического подхода сейчас – строительные и инженерные проекты, в которых содержание проекта остаётся практически неизменным в течение всего проекта. Но если в Вашем проекте ресурсы и время не являются ключевыми ограничениями, а содержание проекта подвержено изменениям – возможно вам стоит присмотреться к другим системам управления проектами.
Agile
Как уже говорилось ранее – не все проекты могут быть структурированы таким образом, чтобы быть реализованными по классическому проектному подходу. Возвращаясь к нашему примеру с шеф-поваром: приготовление одного блюда идеально ложится на «водопадный» подход, а вот вовремя приготовить и подать ужин из четырёх блюд будет практически невозможно, если придётся каждый раз ждать окончания приготовления одного блюда, чтобы приступить к приготовлению другого.
И тут в игру вступает Agile – семейство гибких итеративно-инкрементальных методов к управлению проектами и продуктами. Согласно данному подходу, проект разбивается не на последовательные фазы, а на маленькие подпроекты, которые затем «собираются» в готовый продукт. Схема работы приведена на Рисунке 5.
Таким образом, инициация и верхнеуровневое планирование проводятся для всего проекта, а последующие этапы: разработка, тестирование и прочие проводятся для каждого мини-проекта отдельно. Это позволяет передавать результаты этих мини-проектов, так называемые, инкременты, быстрее, а приступая к новому подпроекту (итарации) в него можно внести изменения без больших затрат и влияния на остальные части проекта.
Несмотря на то, что Agile вошёл в моду относительно недавно, идея итеративной разработки не нова (об истории появления Agile можно прочесть здесь – прим.пер.). Своё нынешнее название семейство гибких методологий получило в 2001 с публикации Манифеста Agile (Agile Manifesto), закрепившем основные ценности и принципы гибкой разработки программного обеспечения, в основе которых – командная работа и адаптация, даже «любовь» к изменениям.
Сам по себе Agile – не метод управления проектами. Это скорее набор идей и принципов того, как нужно реализовывать проекты. Уже на основе этих принципов и лучших практик были разработаны отдельные гибкие методы или, как их иногда называют, фреймворки (frameworks): Scrum, Kanban, Crystal, и многие другие. Эти методы могут достаточно сильно отличаться друг от друга, но они следуют одним и тем же принципам.
Сильные стороны Agile
Самое главное достоинство Agile – его гибкость и адаптивность. Он может подстроиться под практически любые условия и процессы организации. Именно это обуславливает его нынешнюю популярность и то, сколько систем для различных областей было создано на его основе.
Один из принципов Agile: «Реакция на изменения важнее следования плану». Именно быстрая и относительно безболезненная реакция на изменения является причиной тому, что многие крупные компании стремятся сделать свои процессы более гибкими. Кроме того, Agile отлично подходит для проектов с «открытым концом» — например, запуску сервиса или блога.
Вотчина Agile – разработка новых, инновационных продуктов. В проектах по разработке таких продуктов высока доля неопределённости, а информация о продукте раскрывается по ходу проекта. В таких условиях реализовывать проект по «водопаду» становится невозможно– нет информации для планирования.
Слабые стороны Agile
В отличие от PRINCE2 и PMBOK Agile – не является ни методологией, ни стандартом. Agile — это набор принципов и ценностей. Слабая сторона состоит в том, что каждой команде придётся самостоятельно составлять свою систему управления, руководствуясь принципами Agile. Это непростой и длительный процесс, который потребует изменений всей организации, начиная процедурами и заканчивая базовыми ценностями. Это тернистый путь и не всем организациям он под силу.
Этот путь потребует от лидера изменений не только знаний и упорства, но и серьёзных административных ресурсов, а также затрат. К счастью, существуют готовые наборы практик, которые облегчают Agile-трансформацию организации. К таким наборам относятся фреймворк Scrum, метод Kanban и многие другие – Crystal, LeSS, SAFe, Nexus.
Scrum
Гибкий фреймворк, созданный в 1986 году, считается самым структурированным из семейства Agile. Созданный в 1986 году, он сочетает в себе элементы классического процесса и идеи гибкого подхода к управлению проектами. В итоге получилось очень сбалансированное сочетание гибкости и структурированности.
Следуя заветам Agile, Scrum разбивает проект на части, которые сразу могут быть использованы Заказчиком для получения ценности, называемые заделами продуктов (product backlog). И несмотря на то, что «задел продукта» — достаточно верный перевод и используется в профессиональной литературе, в российской практике чаще всего используется просто «беклог». Затем эти части приоретизируются Владельцем продукта – представителем Заказчика в команде. Самые важные «кусочки» первыми отбираются для выполнения в Спринте – так называются итерации в Scrum, длящиеся от 2 до 4 недель. В конце Спринта Заказчику представляется рабочий инкремент продукта – те самые важные «кусочки», которые уже можно использовать. Например, сайт с частью функционала или программа, которая уже работает, пусть и частично. После этого команда проекта приступает к следующему Спринту. Длительность у Спринта фиксированная, но команда выбирает её самостоятельно в начале проекта, исходя из проекта и собственной производительности.
Чтобы удостовериться в том, что проект отвечает требованиям Заказчика, которые имеют свойство изменяться со временем, перед началом каждого Спринта происходит переоценка ещё не выполненного содержания проекта и внесение в него изменений. В этом процессе участвуют все – команда проекта, Scrum Мастер (Scrum Master, лидер команды проекта) и Владелец продукта. И ответственность за этот процесс лежит на всех.
Как уже говорилось, Владелец продукта является представителем Заказчика в проекте, или олицетворяет всех клиентов будущего проекта, в случае если Заказчика нет. Для этого он должен досконально знать их потребности и образ мышления, а также разбираться в продукте и технологии его изготовления. Scrum Мастер призван помочь участникам проекта лучше понять и принять ценности, принципы и нормы практики Scrum. Он лидер и посредник между внешним миром и командой. Его задача — следить, чтобы никто не мешал команде самостоятельно и комфортно работать над поставленными задачами. Команда же отвечает за то, чтобы в конце спринта все необходимые задачи были сделаны, а поставки – выполнены.
Основная структура процессов Scrum вращается вокруг 5 основных встреч: упорядочивания беклога, планирования Спринта, ежедневных летучек, подведения итогов Спринта и ретроспективы Спринта.
- Встреча по упорядочиванию беклога (Backlog Refinement Meeting, «Backlog Grooming»): Эта встреча аналогична фазе планирования в классическом проектном управлении, и проводится в первый день каждого Спринта. На ней рассматривается – что уже было сделано по проекту в целом, что ещё осталось сделать и принимается решение о том, что же делать дальше. Владелец продукта определяет, какие задачи на данном этапе являются наиболее приоритетными. Данный процесс определяет эффективность Спринта, ведь именно от него него зависит, какую ценность получит Заказчик по итогам спринта.
- Планирование Спринта: После того, как Владелец продукта определил приоритеты, команда совместно решает, что же конкретно они будут делать во время грядущей итерации, как достигнуть поставленной на предыдущей встрече цели. Команды могут применять различные инструменты планирования и оценки на данном этапе, лишь бы они не противоречили принципам и логике Scrum. Планирование Спринта проводится в самом начале итерации, после Встречи по упорядочиванию продукта.
- Ежедневные летучки: Каждый день спринта, в идеале, в одно и то же время, члены команды тратят 15 минут на то, чтобы поделиться информацией о статусе задач и состоянии проекта. На ней не происходит обсуждений проблем или принятия решений – если после встречи возникают вопросы и конфликты, Scrum Мастер и вовлечённые участники обсуждают их отдельно. Летучка же нужна для обмена информации и поддержания всех членов команды в курсе состояния проекта.
- Подведение итогов Спринта: Цель этапа – обследование и адаптация создаваемого продукта. Команда представляет результаты деятельности всем заинтересованным лицам. Основная задача – убедиться, что продукт этапа соответствует ожиданиям участников и согласуется с целями проекта.
- Ретроспектива Спринта: Проводится сразу после Подведения итогов спринта и до планирования следующего спринта. На нём команда выясняет, насколько чётко и слаженно проходил процесс реализации этапа. Обследованию подвергаются возникшие проблемы в работе, методологии и взаимодействии. Именно этот этап позволяет команде провести рефлексию и следующий Спринт провести эффективнее.
Многим Scrum может показаться сложным для внедрения – новый процесс, новые роли, много делегирования и совершенно новая организационная структура. Но это гибкий и при этом структурированный подход к реализации проектов, который, в отличие от размытых и общих принципов Agile, не позволит работе пойти не в то русло.
Сильные стороны Scrum
Scrum был разработан для проектов, в которых необходимы «быстрые победы» в сочетании с толерантностью к изменениям. Кроме того, этот фреймворк подходит для ситуаций, когда не все члены команды имеют достаточный опыт в той сфере, в которой реализуется проект – постоянные коммуникации между членами командами позволяют недостаток опыта или квалификации одних сотрудников за счёт информации и помощи от коллег.
Онлайн телеканал Netflix является отличным примером быстрых поставок результатов. Сайт ресурса обновляется каждые две недели благодаря Scrum, который не просто позволяет работать с высокой скорости, но и аккумулирует пользовательский опыт и даёт возможность выявить самое главное для клиентов.
В ходе каждой итерации, разработчики добавляют и тестируют новые функции сайта и убирают те, которыми не пользовались клиенты. По словам команды Netflix, основное преимущество Scrum в том, что он позволяет «быстро ошибаться». Вместо того, чтобы долго и с большими затратами готовить крупный релиз, поставки раз в две недели по Scrum имеют небольшой размер. Их легко отслеживать и, если что-то идёт не так, быстро исправлять.
Слабые стороны Scrum
Scrum очень требователен к команде проекта. Она должна быть небольшой (5-9 человек) и кроссфункциональной – то есть члены команды должны обладать более чем одной компетенцией, необходимой для реализации проекта. Например разработчик ПО должен обладать познаниями в тестировании и бизнес-аналитике. Делается это для того, чтобы часть команды не «простаивала» на разных этапах проекта, а также для того, чтобы сотрудники могли помогать и подменять друг друга.
Кроме того, члены команды должны быть «командными игроками», активно брать на себя ответственность и уметь самоорганизовываться. Подобрать такую зрелую команду очень непросто!
Scrum подходит не для всех команд и организаций ещё и потому, что предлагаемый процесс может не подойти для разработки конкретного продукта – например промышленного станка или постройки здания.
Lean
Agile говорит нам, что необходимо разбивать на небольшие управляемые пакеты работ, но ничего не говорит о том, как управлять разработкой этого пакета. Scrum предлагает нам свои процессы и процедуры. Lean же, в свою очередь, добавляет к принципам Agile схему потока операций (workflow) для того, чтобы каждая из итераций выполнялась одинаково качественно.
В Lean, так же, как и в Scrum, работа разбивается на небольшие пакеты поставки, которые реализуются отдельно и независимо. Но в Lean для разработки каждого пакета поставки существует поток операций с этапами, подобными тем, которые были созданы для проекта Аполлон. Как и в классическом проектном менеджменте, это могут быть этапы планирования, разработки, производства, тестирования и поставки – или любые другие необходимые для качественной реализации проектов этапы.
Этапы Lean и их гибкость позволяют быть уверенными в том, что каждая часть проекта реализуется так, как требуется. В Lean не прописаны чёткие границы этапов, как в Scrum прописаны ограничения Спринтов. Кроме того, в отличие от классического проектного менеджмента, Lean позволяет параллельно выполнять несколько задач на разных этапах, что повышает гибкость и увеличивает скорость исполнения проектов.
Как и Agile, Lean это скорее концепция, образ мышления, нежели нечто высеченное в камне. Используя идеи Lean Вы можете самостоятельно создать систему, удовлетворяющую вашим требованиям в управлении проектами.
Сильные стороны Lean
Если Вам нравятся идеи Agile, но проект требует очень ровного качества и чёткого исполнения, Lean предоставляет набор инструментов для того, чтобы удовлетворить эти требования. Lean сочетает гибкость и структурированность, как Scrum, но в немного другом ключе.
Слабые стороны Lean
Не каждая часть проекта требует одинаково детальной и дотошной проработки и внимания. Но Lean предполагает именно такой подход к каждой задаче и этапу. Это основной минус применения Lean для крупных и неоднородных проектов.
А ещё, в отличие от Scrum, Lean не предлагает чёткого рабочего процесса для реализации «кусочков» проекта, что способствует растягиванию сроков проекта. Эта проблема может быть решена при помощи эффективного руководства и чётких коммуникаций ̶ главное помнить об этом.
Kanban
Lean выглядит немного абстрактным сам по себе, но в комбинации с Kanban его становится гораздо проще использовать для построения собственной системы управления проектами. Созданный инженером компании Toyota Тайичи Оно (Taiichi Ono) в 1953 году, Kanban очень похож на схему промышленного производства. На входе в этот процесс попадает кусочек металла, а на выходе получается готовая деталь. Также и в Kanban, инкремент продукта передаётся вперёд с этапа на этап, а в конце получается готовый к поставке элемент.
Кроме того, создатель Kanban вдохновлялся супермаркетами, а именно их принципом – «держи на полках только то, что нужно клиенту». А потому в Kanban разрешается оставить неоконченную задачу на одном из этапов, если её приоритет изменился и есть другие срочные задачи. Неотредактированная статья для блога, подвешенная без даты публикации или часть кода функции, которую возможно не будут включать в продукт – всё это нормально для работы по Kanban.
Kanban намного менее строгий, нежели Scrum – он не ограничивает время спринтов, нет ролей, за исключением владельца продукта. Kanban даже позволяет члену команды вести несколько задач одновременно, чего не позволяет Scrum. Также никак не регламентированы встречи по статусу проекта – можно делать это как Вам удобно, а можно не делать вообще.
Для работы с Kanban необходимо определить этапы потока операций (workflow). В Kanban они изображаются как столбцы, а задачи обозначают специальные карточки. Карточка перемещается по этапам, подобно детали на заводе, переходящей от станка к станку, и на каждом этапе процент завершения становится выше. На выходе мы получаем готовый к поставке заказчику элемент продукта. Доска со столбцами и карточками может быть как настоящей, так и электронной – даже здесь Kanban не накладывает никаких ограничений на пользователей.
Ваша собственная система Kanban может быть настолько гибкой, насколько Вы сами того пожелаете – ведь во многом Kanban является визуализацией идеи Agile. Но у Kanban есть 4 столпа, на которых держится вся система:
- Карточки: Для каждой задачи создаётся индивидуальная карточка, в которую заносится вся необходима информация о задаче. Таким образом, вся нужная информация о задаче всегда под рукой.
- Ограничение на количество задач на этапе: Количество карточек на одном этапе строго регламентировано. Благодаря этому сразу становится видно, когда в потоке операций возникает «затор», который оперативно устраняется.
- Непрерывный поток: Задачи из беклога попадают в поток в порядке приоритета. Таким образом, работа никогда не прекращается.
- Постоянное улучшение («кайзен» (kaizen)): Концепция постоянного улучшения появилась в Японии в конце XX века. Её суть в постоянном анализе производственного процесса и поиске путей повышения производительности.
Сильные стороны Kanban
Как и Scrum, Kanban хорошо подходит для достаточно сплочённых команды с хорошей коммуникацией. Но в отличие от Scrum, в Kanban нет установленных чётких дедлайнов, что хорошо подходит для замотивированных и опытных команд.
При правильной настройке и управлении, Kanban может принести большую пользу команде проекта. Точный расчёт нагрузки на команду, правильная расстановка ограничений и концентрация на постоянном улучшении — всё это позволяет Kanban серьёзно экономить ресурсы и укладывать в дедлайны и бюджет. И всё это в сочетании с гибкостью.
Слабые стороны Kanban
Часто можно слышать, что по Kanban, в отличие от Scrum, можно работать с практически любой командой. Но это не совсем так. Kanban лучше всего подходит для команд, навыки членов которых пересекаются друг с другом. Таким образом они могут помогать друг другу преодолевать трудности при решении задач. Без этого Kanban будет не так эффективен, как мог бы быть. Также, как уже было сказано, Kanban лучше подходит в тех случаях, когда нет жёстких дедлайнов. Для жёстких дедлайнов лучше подходит классический подход или Scrum.
6 сигм (Six Sigma)
Компания Motorola, наряду с Toyota, также внесла вклад в развитие мирового проектного управления. Инженер этой компании Bill Smith создал концепцию 6 сигм в 1986 году. Это более структурированная версия Lean нежели Kanban, в которую добавлено больше планирования для экономии ресурсов, повышения качества, также снижения количества брака и проблем.
Конечная цель проекта – удовлетворение заказчика качеством продукта, которого можно добиться при помощи непрерывного процесса улучшения всех аспектов проекта, основанном на тщательном анализе показателей. В концепции 6 сигма уделяется отдельное внимание устранению возникающий проблем.
Для этого было предложен процесс из 5 шагов, известных как DMEDI:
- Определение (Define): Первый этап очень похож на ранние этапы других систем проектного управления. На нём определяется содержание проекта, собирается информация о предпосылках проекта, ставятся цели.
- Измерение (Measure): 6 сигм ориентирована на сбор и анализ количественных данных о проекте. На данном этапе происходят определяется, какие показатели будут определять успех проекта и какие данные нужно собирать и анализировать.
- Исследование (Explore): На стадии исследования менеджер проекта решает, каким же образом команда может достичь поставленных целей и исполнить все требования в срок и в рамках бюджета. На данном этапе очень важно нестандартное мышление руководителя проектов при решении возникших проблем.
- Разработка (Develop): На данном этапе реализуются планы и решения, принятые на предыдущих этапах. Важно понимать, что на данном этапе необходим детальный план, в котором описаны все действия, необходимые для достижения поставленных целей. Также на данном этапе измеряется прогресс проекта.
- Контроль (Control): Ключевой этап в методологии 6 сигм. Его основная задача – долгосрочное улучшение процессов реализации проектов. Данный этап требует тщательного документирования извлечённых уроков, анализа собранных данных и применения полученных знаний как в проектах, так во всей компании в целом.
6 сигм очень похожа на Kanban, только с установленными этапами реализации задач – планированием, определением целей и тестированием качества. Вероятнее всего, встреч команды при применении 6 сигм будет значительно больше, чем при Kanban, но зато процесс реализации проектов более структурирован и команде сложнее сбиться с пути. И, как и Kanban, 6 сигм можно относительно легко адаптировать к нуждам конкретной компании или команды. Жёстким требованием является лишь тщательное измерение и контроль показателей проекта на этапах реализации – без этого невозможно постоянное долгосрочное улучшение процессов реализации проекта.
Сильные стороны 6 сигм
Концепция 6 сигм предоставляет чёткую схему для реализации проектов и постоянного улучшения процессов. Определяя цели, затем тщательно анализируя их и пересматривая вы получаете количественные данные для более глубокого понимания проекта и принятия более качественных решений. И хотя сбор, анализ данных и извлечение уроков могут занять определённое время, это позволит улучшить и оптимизировать процессы реализации проекта и сэкономить таким образом ресурсы в будущем.
6 сигм подходит для трудных проектов, в которых много новых и сложных операций. Данный подход позволяет реализовывать элементы проекта, учиться на ошибках и повышать качество в будущем.
Слабые стороны 6 сигм
Проблема 6 сигм в том, пусть основной декларируемой целью является снижение затрат и повышение эффективности, но удовлетворение Заказчика часто вырывается на первый план. Учитывая некоторые различия в целях на разных этапах проекта, часто у команд возникает путаница в приоритетах, и избежать этого не просто.
Кроме того, основной лейтмотив 6 сигм: «Всё всегда можно сделать ещё лучше». Это может демотивировать сотрудников, не чувствующих удовлетворения от проделанной работы. Кроме того, если проект единичный и компания не планирует в будущем реализовывать подобные проекты, все затраты на анализ и извлечение уроков могут оказаться напрасными.
PRINCE2
НАСА – не единственная государственная организация, которая внесла вклад в развитие проектного управления. Британское Правительство давно оценило эффективность проектного управления, и в 1989 году была создана британская методология PRINCE2. Название произошло от акронима «PRojects IN Controlled Environments version 2», что переводится как «Проекты в контролируемой среде версия 2». В отличие от гибких методов, PRINCE2 не использует итеративный подход к проекту. Если сравнивать PRINCE2 другими продуктами, то его можно сравнить с гибридом классического подхода к проектному управлению и концентрации на качестве из 6 сигм.
Методология PRINCE2 в отличие от, например, свода знаний PMBOK не содержит:
- Специализированных аспектов управления проектом, например, отраслевых;
- Конкретных практик и инструментов управления проектами, таких как диаграмма Гантта, WBS и т.п.
PRINCE2 концентрируется на управленческих сторонах проекта, выраженных в 7 принципах, 7 процессах и 7 темах проекта.
- 7 принципов определяют общие правила управления проектами по PRINCE2, определяют базу методологии;
- 7 процессов определяют шаги продвижения по проектному циклу;
- 7 тем – аспекты, по которым проводится контроль для достижения успеха проекта.
Кроме того, PRINCE2 рекомендует адаптировать методологию под каждую конкретную организацию.
В начале проекта PRINCE2 предлагает нам определить 3 основных аспекта проекта:
- Бизнес-аспект (Принесёт ли этот проект выгоду?)
- Потребительский аспект (Какой нужен продукт, что мы будем делать?)
- Ресурсный аспект (Достаточно ли у нас всего, чтобы достичь цели?)
В PRINCE2 более чётко определённая структура команды проекта, чем у большинства подходов к проектному управлению. Это связано с тем, что PRINCE2 ориентирован на масштабные государственные проекты и крупные организации.
Согласно PRINCE2 у каждого члена команды есть своя чёткая роль в каждом из 7 процессов:
- Начало проекта (Starting up a project):В ходе данного процесса назначается менеджер проекта и определяются общие требования к характеристикам продукта. Менеджер проекта, чья основная задача – внимание к деталям, отчитывается перед Управляющим комитетом проекта, который отвечает за общее руководство проектом. Именно Управляющий комитет следит за тем, чтобы проект не сбился с курса, и он же полностью отвечает за успех проекта.
- Инициация проекта (Initiation a project):В ходе данного процесса менеджер проекта составляет «Документацию по инициации проекта», в которой содержится план проекта по стадиям. Стадии могут длиться разное количество времени, но, как и в классическом подходе, они следуют строго друг за другом.
- Руководство проектом (Directing a project): Данный процесс предоставляет возможность Управляющему комитету нести общую ответственность за успех проекта, не погружаясь в детали, которые находятся в границах полномочий менеджера проекта.
- Контроль стадии (Controlling a stage):При реализации проекта, даже в идеальных условиях, будут вноситься определённые изменения. Процесс «Контроль стадии» реализует один из принципов PRINCE2 – принцип управления по исключениям. В обязанности менеджера проекта входит отслеживать в ходе выполнения стадии отклонения от плановых параметров проекта по срокам, содержанию, бюджету и др. Если эти отклонения превышают данные руководителю проекта Управляющим комитетом полномочия (в терминологии PRINCE2 – допуски), менеджер проекта обязан проинформировать Управляющий комитет и предложить пути выхода из ситуации.
- Управление созданием продукта (Managing Product Delivery):Процесс управления созданием продукта представляет собой взаимодействие менеджера проекта и менеджера команды по созданию одного из продуктов проекта. В обязанности менеджера проекта в данном процессе входит делегирование полномочий по созданию продукта менеджеру команды и приемка созданного продукта.
- Управление границами стадии (Managing a stage boundary): В ходе данного процесса менеджер проекта предоставляет Управляющему комитету всю необходимую информацию для оценки результатов пройденной стадии и принятия решения о переходе на следующую стадию.
- Завершение проекта (Closing a project):Одно из отличий PRINCE2 в том, что процесс завершения проекта не выделяется в отдельный этап или стадию, как в классическом подходе, а выполняется в рамках финальной стадии создания продукта. Цель процесса – подтвердить, что продукт проекта принят, или проект больше не может принести ничего полезного.
PRINCE2 может быть адаптирован для проектов любого масштаба и любой предметной области. Методология предлагает конкретные рекомендации по изменению жизненного цикла проекта, ролевой модели и набора обязательных документов в соответствии с потребностями проекта.
Сильные стороны PRINCE2
- Адаптируемость к особенностям организации;
- Наличие чёткого описания ролей и распределения ответственности;
- Акцент на продуктах проекта;
- Определённые уровни управления;
- Фокус на экономической целесообразности;
- Последовательность проектной работы;
- Акцент на фиксации опыта и постоянном совершенствовании.
Слабые стороны PRINCE2
- Отсутствие отраслевых практик;
- Отсутствие конкретных инструментов для работы в проекте.
Лучшая система управления проектами … для Вас!
Управление проектами – это наука, но наука не самая точная. В данной области нет незыблемых основ и универсальных решений. Если вам удастся найти метод, идеально подходящий вашему проекту – считайте, что вам крупно повезло, ведь большинству менее удачливых руководителей приходится прикладывать усилия для создания и настройки собственных систем управления проектами. Эти системы могут быть составлены из элементов существующих систем или даже созданы совершенно с нуля, как в случае с миссией «Аполлон». Главное используйте что-нибудь, что даст вам хоть какую-то структуру и позволит не забыть о том, что главное для вашего проекта.
Как получить международный сертификат по Agile?
Для тех, кто хочет получить систематизированное понимание Agile, разобраться с преимуществами и недостатками гибкого подхода к проектам и продуктам, найти области наилучшего применения Agile и получить международный сертификат ICAgile Certified Professional — наш тренинг «Agile Certified Professional»
Наши курсы и тренинги:
- Курс «Управление проектами на базе PRINCE2»
- Тренинг «Agile Certified Professional»
- Базовый курс управления проектами
Самые популярные статьи:
- Статья: Партизанский Аджайл
- Статья: ТОП-4 Методологии управления проектами
- Статья: Разница между Scrum и Kanban
Подписывайтесь на наши соцсети, чтобы не пропускать новые статьи:
- Telegram-канал «Product Lab и Проектные сервисы»
- Telegram-канал Андрея Бадина, CEO «Проектных сервисов», — «Управляй иначе»
- YouTube
- VK
для проверки их достоверности либо просматривает некие выборки различными способами, либо строит те или иные модели.
Гипотезой в анализе данных часто выступает предположение о влиянии какого-либо фактора или группы факторов на результат. К примеру, при построении прогноза продаж допускается предположение; что на величину будущих продаж существенно влияют продажи за предыдущие периоды и остатки на складе. При оценке кредитоспособности потенциального заемщика выдвигается гипотеза, что на кредитоспособность влияют социальноэкономические характеристики клиента: возраст; образование, семейное положение и т п.
Вкрупных проектах по бизнес-аналитике участвуют, как правило, несколько экспертов, аналитиков, а кроме того, руководитель проекта.
Аналитик – специалист в области анализа и моделирования Аналитик на достаточном уровне владеет какими-либо инструментальными и программными средствами анализа данных, например, методами Data Mining.
Аналитик играет роль «мостика» между экспертами, то есть является связующим звеном между специалистами разных уровней и областей. Он собирает у экспертов различные гипотезы, выдвигает требования к данным, проверяет гипотезы и вместе с экспертами анализирует полученные результаты. Аналитик должен обладать системными знаниями, так как помимо задач анализа на его плечи часто ложатся технические вопросы, связанные с базами данных интеграцией с источниками данных, тестированием и производительностью.
Поэтому в дальнейшем главным лицом в анализе данных мы будем считать аналитика, предполагая, что он тесно сотрудничает с экспертами предметных областей.
Вобязанности руководителя проектов входят функции координации действий всех участников проекта, решение спорных вопросов, планирование и контроль сроков проекта.
Итак; следуя концепции анализа данных Тьюки, современная бизнесаналитика делит методы решения задач на две основные группы:
извлечение и визуализация данных;
построение и использование моделей.
На рисунке 3 приведена общая схема такого анализа.
23
Таким образом, группе задач Извлечение и визуализация данных, по сути, соответствует этап разведочного анализа данных, а групп е Построение и использование моделей – этап подтверждающего анализа.
Конечно, эти соответствия условны, ведь тот же подтверждающий анализ Тьюки опирался на методы математической статистики, а в бизнес-аналитике – это не только статистические методы, но и различные описательные и предсказательные модели Data Mining, алгоритмы машинного обучения.
Аналитик, эксперт
Гипотеза (предположение)
Извлечение и ви- |
Построение и |
|
применение мо- |
||
зуализация |
||
делей |
||
OLAP, диаграм- |
Правила, шабло- |
|
мы, гистограммы |
||
ны поведения |
||
… |
||
Интерпретация |
||
результата |
Рисунок 3. Общая схема анализа данных в современном понимании Чтобы получить новые знания об исследуемом объекте или явлении, не
обязательно строить сложные модели. Часто достаточно «посмотреть» на данные в нужном виде, чтобы сделать определенные выводы или выдвинуть предположение о характере зависимостей в системе; получить ответ на интересующий вопрос. Это помогает сделать визуализация.
Вслучае визуализации аналитик некоторым образом формулирует запрос
кинформационной системе, извлекает нужную информацию из различных источников и просматривает полученные результаты. На их основе он делает выводы, которые и являются результатом анализа. Существует множество способов визуализации данных:
24
OLAP (кросс-таблицы и кросс-диаграммы);
таблицы;
диаграммы, гистограммы;
карты, проекции, срезы и т. п.
Несомненными достоинствами визуализации являются относительная простота создания и введения в эксплуатацию подобных систем и возможность их применения практически в любой сфере деятельности. Кроме того, в этом случае по максимуму используются знания эксперта в предметной области и его способность принимать во внимание многие трудно формализуемые факторы, влияющие на бизнес.
Недостатками визуализации являются не способность людей обнаружить достаточно сложные и нетривиальные зависимости, а также невозможность отделить знания от эксперта и тиражировать знания.
Этапы моделирования
Построение моделей – универсальный способ изучения окружающего мира, позволяющий обнаруживать зависимости, прогнозировать, разбивать на группы и решать множество других важных задач. Но самое главное: полученные таким образом знания можно тиражировать.
Тиражирование знаний – совокупность инструментальных средств для создания моделей, которые обеспечивают конечным пользователям возможность использовать результаты моделирования для принятия решений, без необходимости понимания методик, при помощи которых эти результаты получены.
Процесс построения моделей в бизнес-аналитике состоит из нескольких шагов (см. рисунок 4).
Формулирование цели моделирования. При построении модели следует отталкиваться от задачи, которую можно рассматривать как получение ответа на интересующий заказчика вопрос. Процесс построения моделей в бизнесаналитике показан на рис. 4.
Формулировка цели моделирования
Подготовка и сбор данных
Поиск модели 25
Рисунок 4. Процесс построения моделей в бизнес-аналитике Например, в розничной торговле к таким вопросам относятся следующие:
Какова структура продаж за определенный период?
Какие клиенты приносят наибольшую прибыль?
Какие товары продаются или заказываются вместе?
Как оптимизировать товарные остатки на складах?
В этом случае можно говорить о создании модели прогнозирования продаж, модели выявления ассоциаций и т д.
Подготовка и сбор данных Современная бизнес-аналитика полагается на использование данных, подготовить и систематизировать которые отдельная задача.
Если качество модели неудовлетворительное, то процесс построения
модели повторяется, как это было показано на рис. 4.
26
На практике рассмотренные подходы к анализу комбинируются. Например, визуализация данных наводит аналитика на некоторые идеи, которые он пробует проверить при помощи различных мод елей, а к полученным результатам снова применяются методы визуализации. Механизмы визуализации и построения моделей дополняют друг друга.
27
Тема 3: Методология CRISP-DM
Стандарт CRISP-DM
Рассмотрев процесс анализа данных, нельзя не упомянуть межотраслевой стандарт CRISP-DM (англ: Cross Industry Standard Process for Data Mining). По сути это популярная методология ведения проектов в бизнес-аналитике, особенно если в них используются модели Data Mining.
CRISP-DM был разработан в конце 1996 года четырьмя «ветеранами» из молодых компаний на рынке бизнес-аналитики: ISL (поглощена SPSS Inc), NCR Corporation, Daimler-Benz и OHRA.
На рисунке 6 приведена модель жизненного цикла проекта по анализу данных, который состоит из шести этапов. При этом последовательность этапов не является строгой. Стрелки указывают наиболее важные и частые зависимости между этапами.
понимание понимание
подготовка
данных
разверты- данные вание
моделиро-
вание
оценка
Рисунок 6. Модель процесса CRISP-DM
Внешний круг на рис. 6. указывает на цикличность процесса анализа данных, который продолжается и после развертывания проекта. Необходимо
28
постоянно совершенствовать свои модели для того, чтобы они давали лучшие результаты и не устаревали.
Понимание бизнеса. Первый этап посвящен определению целей проекта и требований к результату с точки зрения бизнеса. Далее необходимо сформулировать их на языке анализа данных и классов задач Data Mining, а также разработать предварительный план проекта.
Понимание данных начинается с первоначального сбора данных визуализации и разведочного анализа, выявления проблем с качеством данных. Цель этапа – понять структуру данных, обнаружить интересные подмножества для формирования и последующей проверки гипотез.
Этап подготовки данных ставит целью получить итоговый набор данных, которые будут использоваться при моделировании, из исходных первичных источников.
Процедуры подготовки данных могут выполняться много раз. Они включают в себя отбор таблиц, записей и атрибутов, а также конвертацию и очистку данных для моделирования.
Моделирование. На этом этапе идет выбор методов и алгоритмов моделирования, строятся модели, а их параметры настраиваются на оптимальные значения. Как правило, для решения любой задачи анализа данных существует несколько подходов. Некоторые подходы накладывают особые требования на представление данных. Таким образом, часто бывает нужен возврат на шаг назад к фазе подготовки данных.
Оценка. На этом этапе проекта уже построена модель и получены количественные оценки её качества. Перед тем, как внедрять эту модель, необходимо убедиться, что основная бизнес-цель проекта достигнута. Возможно, придется какие-то вопросы рассмотреть более детально. В конце этапа принимается решение по использованию результатов анализа данных на практике.
Развертывание. В зависимости от требований этот этап может быть простым, например, составление финального отчета, или сложным, например, встраивание модели в бизнес-процесс. Обычно развертывание – это забота клиента. Но важно дать понять клиенту, что ему нужно сделать для того, чтобы начать использовать полученные модели.
Можно назвать следующие преимущества методологии CRISP-DM.
29
Модель процесса CRISP-DM универсальна и подходит для ведения проектов по бизнес-аналитике в любых отраслях.
Нет привязки к конкретным программным продуктам или инструментам.
Методология близка по духу к технологии извлечения знаний из баз данных –Knowledge Discovery in Databases, KDD
Формы представления данных
Данные, описывающие реальные объекты, процессы и явления, могут быть представлены в различных формах, измерены в различных шкалах и иметь определенный тип и вид.
По степени структурированности выделяют следующие формы представления данных:
неструктурированные;
структурированные;
слабоструктурированные.
Кнеструктурированным относятся данные, произвольные по форме, включающие тексты и графику, мультимедиа (видео, речь, аудио). Эта форма представления данных широко используется, например, в Интернете, а сами данные предоставляются пользователю в виде отклика поисковыми системами.
Структурированные данные отражают отдельные факты предметной области. Структурированными называются данные, определенным образом упорядоченные и организованные с целью обеспечения возможности применения к ним некоторых действий (например, визуального или компьютерного анализа). Это основная форма представления сведений в базах данных.
Организация того или иного вида хранения данных (структурированных или неструктурированных) связана с обеспечением доступа к ним. Под доступом понимается возможность выделения элемента данных (или множества элементов) среди других элементов по каким-либо признакам с целью выполнения некоторых действий над элементом.
Одной из самых распространенных моделей хранения структурированных данных является таблица. В ней все данные упорядочиваются в двумерную структуру, состоящую из столбцов (поля, колонки, переменные, атрибуты, признаки) и строк (записи, прецеденты, примеры).
30
В ячейках такой таблицы содержатся элементы данных: символы, числа, логические значения.
Неструктурированные данные непригодны для обработки напрямую методами анализа и подвергаются специальным приемам структуризации. Например, в анализе текстов при структурировании из исходного текста может быть сформирована таблица с частотами встречаемости слов, и уже такой набор данных будет обрабатываться методами, пригодными для структурированных данных.
Слабоструктурированные данные – это данные, для которых определены некоторые правила и форматы, но в самом общем виде. Например, строка с адресом, строка в прайс-листе, Ф ИО и т. п. В отличие от неструктурированных, такие данные с меньшими усилиями преобразуются к структурированной форме, однако без процедуры преобразования они тоже непригодны для анализа. На рис. 7. приведен пример стандартизации строки с адресом.
Поле Значение
Ин390045
390045 г. Рязань, ул. Ленина, д. 45 корп. 1 |
декс |
ГоРязань род
Ули Ленина ца
Дом 45
Кор 1 пус
Рисунок 7. Пример стандартизации строки с адресом Подавляющее большинство методов анализа данных работает только с
хорошо структурированными данными, представленными в табличном виде, поэтому дальнейшее изложение во всем курсе ведется применительно к структурированным данным. Сбор информации в структурированном виде осуществляется на этапе подготовки данных к анализу и обсуждается в соответствующей теме.
Типы данных
Поля структурированных данных принято делить на четыре типа:
31
числовой, который бывает целым (количество товара, код товара и т п.) и вещественным (цена, скидка и т п.);
символьный или строковый (фамилия, наименование, адрес, пол, образованием т п.);
логический (Да/Нет, Ложь/Истина, 0/1):
дата/время.
Стипами дата/время и логический (ЛОЖЬ, ИСТИНА) все просто. Остановимся подробнее на символьных и числовых типах.
Номинальные переменные
Данные, представляющие собой значения категорийных (символьных) переменных, измеряются по номинальной, либо по порядковой шкале. Номинальные переменные могут принимать значения, измеренные на шкале наименований, состоящей из наименований категорий, которые никак естественным образом не упорядочиваются. Никаких соотношений, кроме равенства или неравенства, между такими значениями нет. Эти данные могут упорядочиваться, с ними не могут быть произведены никакие арифметические действия.
Таблица 2 Примеры номинальных переменных
Переменная |
Категории |
Наличие машины |
Да Нет |
Кредитная история |
Положительная Отрицательная Нет данных |
Провайдер |
Мегафон МТС Билайн |
Как правило, по умолчанию алгоритмы анализа данных считают, что категорийные (символьные) данные будут обрабатываться как номинальные.
Ординальные переменные
Переменные, измеренные на шкале порядка (их еще называют ординальными), имеют упорядоченные категории. К таким переменным можно отнести различные балльные или экспертные оценки с очевидным упорядочением значений. Балльная оценка успеваемости (неудовлетворительно, удовлетворительно, хорошо, отлично) являются типичным примером порядковой величины.
32
Соседние файлы в папке Лекции
- #
- #
- #
- #
- #
- #
- #
Чтобы при работе в команде все поставленные задачи выполнялись в срок и в соответствии с техническими заданиями, сотрудники используют разные инструменты: доски, таблицы, таск-трекеры, календари с напоминаниями и много чего еще. Но чтобы они работали эффективно, их применение должна объединять одна методология управления проектами. Это позволит выработать единую стратегию администрирования, определить ряд используемых внутри организации инструментов и принципы работы с ними. В статье расскажем, какие методики существуют, чем они отличаются и как выбрать подходящую именно для вашей компании.
Что такое методологии проектного управления
Методология — это совокупность методов, принципов и подходов, используемых при ведении проекта. Обычно разработкой этих инструкций и нормативов занимается project manager или руководитель компании, филиала, отдела. Это выработанные и закрепленные письменно стандарты, которые предписывают, как управлять проектом на каждой стадии от его запуска до завершения. Обычно они включают:
-
перечень используемых инструментов и принципы работы с ними;
-
правила постановки задач, их согласования и завершения;
-
способы передачи информации между сотрудниками, отделами;
-
систему оценки выполнения задачи и дедлайнов.
Когда менеджер определяется с видом проектного управления, он налаживает конвейерную работу, в которой каждый сотрудник выполняет предсказуемое действие, а руководитель получает прогнозируемый результат в назначенный срок.
Проектный менеджмент существует в той или иной мере в любой работе, где есть руководитель и подчиненные. Он также может применяться в кооперации равнозначных исполнителей, например, во время работы программиста, дизайнера, SEO-специалиста и копирайтера над одним сайтом.
В зависимости от количества участников может быть выбран более или менее обширный тип управления проектами. Например, для сотрудничества заказчика напрямую с небольшой командой часто применяются онлайн-доски с задачами: Kaiten, Trello, Аспро.Agile или Jira, их функционала бывает достаточно. Но вот для командной работы крупной компании этого явно не хватит, в больших организациях чаще пользуются более комплексными системами, например, Аспро.Cloud. Иначе сотрудники разных отделов будут вести работы в разных сервисах, и взаимодействие будет затруднительным.
Что можно понимать под проектом? Как крупную работу над одним продуктом или услугой, IT-разработкой, рекламной кампанией, так и конкретную задачу, поставленную руководителем.
Задачи использования методик управления проектами
Существует Международная ассоциация управления проектами (IPMA). По ее исследованиям методологии проектного менеджмента и использование современных инструментов позволяет сэкономить 20-30% временных ресурсов и до 15-20% финансовых. В России эти показатели ниже, но если принять во внимание рост экономики, доли малого и среднего бизнеса, то можно предположить увеличение эффективности использования инструментов и методов ведения проектов. Это можно назвать глобальной целью. Ею обусловлен ряд задач:
-
налаживание рабочего процесса, то есть определение конкретных действий, которые должен совершить в рамках одного проекта каждый сотрудник;
-
рациональное использование и экономия ресурсов — времени, денег, материалов;
-
анализ издержек;
-
контроль качества;
-
соблюдение дедлайнов.
Еще одной целью использования методологий ведения проектов является правильная постановка рабочих задач. Прежде чем поставить цель перед подчиненными, руководитель должен понимать возможности команды, четко осознавать их ресурсы, в том числе используемые инструменты. Это позволяет определить достижимый план и установить реалистичные сроки. При использовании технологии SMART любая рабочая цель должна быть внесена в общую систему управления проектами. Это дает возможность всем участникам работать над задачей по установленным стандартам.
Какие бывают методологии управления проектами: 10 видов
Существуют десятки методов, которые активно применяют менеджеры проектов. Они отличаются сложностью, функционалом, количеством используемых инструментов. Выбор методологического подхода зависит, в первую очередь, от формы организации и сферы деятельности компании. Мы кратко расскажем про методы управления проектами, востребованные в ИТ и Digital, их особенности.
1. Waterfall (Водопад или Каскад)
Мы начинаем с одной из самых старых методик, которая до сих пор находит свое успешное применение. Свое название она получила из-за того, что все задачи идут последовательно, линейно, как поток воды. Считается, что этот способ управления достаточно жесткий, так как любой проект имеет строго очерченную структуру и ограниченные сроки исполнения. Обычно цикл состоит из 5 этапов:
Особенность каскадной модели в четкой последовательности элементов. Пока отдел разработки не закончит свою работу, тестировщики не могут приступить к своей. Для контроля сроков часто применяются диаграммы Ганта. Столбцы хорошо иллюстрируют план или график работ.
По этой диаграмме видно, как задачи выполняются каскадом, как водопад. При этом большинство работ связано друг с другом, то есть пока не закончится одна, не начнется следующая. Это ставит исполнителей в достаточно жесткие условия созависимости.
Такая концепция хорошо показала себя на массовом производстве, например, когда нужно разработать продукт и вывести его на рынок. А вот для IT-проектов такая методология управления не подходит, так как сфера требует большей гибкости.
Преимущества:
-
строгая фиксация сроков и финансирования;
-
простота введения в курс новых исполнителей, так как все задачи заранее поставлены;
-
удобное ведение отчетности и документооборота между отделами;
-
не требует вовлечения заказчика: после составления требований он подключается к проекту только на финальных этапах;
-
с методом знакомы практически все менеджеры, это классика, с которой знакомятся со студенческих лет.
Недостатки:
-
отсутствие гибкости и адаптивности, если появятся непредвиденные обстоятельства, планирование нужно начинать с начала;
-
нельзя вести большой объем работ параллельно, следует придерживаться принципа последовательности;
-
результат виден только в самом конце.
2. Agile
Это наиболее современная методология управления проектами в ИТ, она была создана именно для компаний, связанных с информационными технологиями, в 2001 году. Но сейчас эта методика применяется в других сферах и ценится благодаря своей гибкости.
По сути это не методология, а определенные принципы работы:
-
деятельность в команде;
-
личность важнее процессов;
-
гибкость, быстрое реагирование на новые данные;
-
результат проекта важнее, чем документация.
Гибкая методология управления проектами была разработана как бы в противовес жесткой системе Waterfall. Она подразумевает не линейную, а цикличную работу, в которую можно и нужно вносить изменения.
Часто Agile используется вместе с другими системами и инструментами, она как бы дополняет своими принципами общую стратегию проектного управления.
Преимущества:
-
готовность к любым изменениям;
-
предоставление результата на каждом цикле, это гарантирует получение обратной связи от заказчика;
-
ориентация на команду увеличивает работоспособность и мотивацию сотрудников.
Недостатки:
-
нет четкого планирования;
-
требуется сотрудничество заказчика;
-
сложно изменить состав рабочей команды, так как они полностью вовлечены в цикл.
Подробнее отличия Agile и Waterfall мы разобрали в другой статье.
3. Гибридная методология
Она включает все преимущества Waterfall и Agile — подробное планирование в сочетании с высокой адаптивностью. Проект ведется циклами, но сами они имеют достаточно четкую каскадную структуру и сроки.
Преимущества:
-
возможность вносить изменения в пределах одного цикла;
-
высокая предсказуемость результатов и соблюдение сроков.
Недостатки:
-
нельзя внести сильные изменения и сорвать сроки без нарушения общего плана;
-
более сложная система отчетности, чем в Waterfall.
Такую методологию часто принимают при ведении IT-проектов, от которых требуется высокая степень формальности и отчетов, например, для госзаказов.
4. Critical Path Method
Способ управления проектами «Метод критического пути» относится к достаточно жестким. Руководитель разбивает весь рабочий цикл на конкретные задачи и выбирает наиболее оптимальную последовательность их выполнения. Смотрит, какие из них могут идти параллельно, какие более первостепенные и срочные, а какие точно будут выполняться в самом конце. Каждому виду работ присваивается срок. Получается иерархия задач, которые выполняются одним или несколькими отделами в определенной последовательности.
Преимущества:
-
подробное и наглядное планирование;
-
четкая расстановка приоритетов;
-
снижение рисков: наиболее приоритетные задачи выполняются первыми, поэтому вы точно знаете, что на них хватит времени и других ресурсов.
Недостатки:
-
низкая адаптивность к изменениям;
-
требуется постоянный контроль за расходом ресурсов, чтобы определить, хватит ли их на последующие задачи;
-
прогнозирование требует достаточно большого опыта.
Этот прием находит свое применение при организации проектов с большим количеством параллельных и взаимосвязанных задач.
5. Critical Chain Project Management
Метод критической цепи — усовершенствованная версия предыдущей модели с уклоном на расход ресурсов. Суть в том, что руководитель сначала ставит четкую цель, затем определяет ресурсы, а исходя из этого расписывает все текущие задачи. При этом каждый этап всегда содержит не только планируемый результат и дедлайн, но и информацию о финансировании, используемых расходных материалах, человеческом ресурсе.
Преимущества:
-
максимально экономичное использование ресурсов;
-
предсказуемый результат;
-
в план вносится буферное время, поэтому сроки обычно не срываются.
Недостатки:
-
не удобно вести учет ресурсов, если сотрудники одновременно работают над несколькими проектами.
6. Kanban
Это японская система, которая сейчас используется повсеместно. Ее суть в наличии доски с карточками, которые можно двигать от одного столбца к другому в соответствии с решением задачи.
Это очень удобный инструмент, который может использоваться изолированно, а может быть встроен в большую CRM-систему. Например, доска kanban есть внутри Аспро.Cloud. С ее помощью можно вести работу над проектом всей командой удаленно.
Преимущества:
-
хорошая визуализация процесса;
-
легко увидеть загруженность каждого сотрудника;
-
простая структура.
Недостатки:
-
больше подходит для текущих задач, чем для долгосрочного планирования;
-
неудобен при большом количестве сотрудников.
Kanban настолько универсален,что его можно внедрить практически в любую сферу. Это один из самых популярных способов организации работ в IT, строительстве, HR, ритейле, закупках и даже в банковской сфере.
7. Scrum
Scrum похож по концепции на Agile. Но если Agile — это больше про принципы работы, то Scrum больше про конкретные методы и инструменты. Можно сказать, что это более практичный подход к философии гибкого менеджмента. При сравнении этих методологий управления проектами можно отметить, что Scrum используется самостоятельно, этот метод самодостаточен. В то время как Agile требует дополнительных инструментов.
Это отличная система для хорошо мотивированной команды. Обычно над ней стоит руководитель — тимлид, Scrum-мастер. Он руководит процессом, отслеживает результаты, проводит совещания, на которых озвучивает текущие цели спринтов. Спринты — это короткие циклы, на которые поделены все проектные задачи.
Преимущества:
-
возможность оценить результат всей команды по окончании каждого спринта;
-
динамичная работа, регулярная обратная связь и наставления руководителя;
-
быстрое внесение изменений.
Недостатки:
-
нет четкого планирования, из-за чего проект может расширяться, требовать большего расхода ресурсов;
-
наиболее оптимально подходит для небольших команд до 10 человек;
-
высокая значимость каждого сотрудника, становится сложно адаптироваться при уходе одного из них.
Scrum используется как основная методология в таск-трекере Аспро.Agile. Она отлично подходит разработчикам ПО, Digital-агентствам и другим творческим проектам, которые требуют гибкого подхода.
8. Scrumban
Это гибрид двух предыдущих методологий, который включил в себя все их преимущества. Задачи можно решать как спринтами, так и единично. Это дает возможность делать параллельную работу, не усложняя общий командный план.
Преимущества:
-
простота, хорошая визуализация;
-
возможность разбивать большие цели на более конкретные и короткие задачи;
-
удобная совместная работа.
Недостатки:
-
ограниченное количество участников;
-
сложность долгосрочного планирования.
9. PRINCE2
Еще один основной вид методов управления проектами, разработанный в Великобритании. Он построен на основе каскадной системы, в которой каждый этап строится по четким принципам:
-
экономическое обоснование поставленной цели;
-
каждый опыт должен быть проанализирован;
-
разграничение всех обязанностей по участникам команды;
-
четкое деление работы по стадиям;
-
руководитель дает ограничения по срокам и финансовым затратам, но подробное распределение проводят менеджеры;
-
регулярные проверки качества на всех стадиях;
-
адаптация подхода к конкретному продукту.
Метод часто применяется для крупных IT компаний. Выделяется 7 процессов управления проектом:
-
Запуск.
-
Руководство.
-
Инициация проекта.
-
Контроль этапов.
-
Создание продукта.
-
Управление границами этапов – временем.
-
Закрытие проекта.
Преимущества:
-
четкое определение ролей, что дает возможность управлять даже очень крупным проектом;
-
вовлечение большого количества участников;
-
высокая эффективность на каждом этапе.
Недостатки:
-
использование методологии в небольшой компании может привести к тому, что задачи будут требовать большего времени и сил, чем это требуется на самом деле;
-
низкая адаптивность к изменениям.
10. Экстремальное программирование
Метод применяется для задач со сжатыми сроками. Работать приходится короткими циклами с регулярной демонстрацией промежуточных результатов. Подходит преимущественно для IT сферы.
Планирование — основа метода, но при построении планов берется в учет то, что они могут измениться. Поэтому само планирование представляется как игра, в которой есть участники и финальная цель. Играет вся команда, основной фигурой на поле является заказчик, но при этом он полностью солидарен с разработчиком. Победа одних означает общий выигрыш и наоборот.
Суть методологии в том, что разработчики сами определяют сроки реализации, а также самостоятельно выбирают приоритетность задач, порядок их выполнения и то, кто за что берется.
Преимущества:
-
краткие сроки выполнения;
-
высокая продуктивность;
-
большое количество релизов, то есть промежуточных результатов.
Недостатки:
-
плохо подходит для долгосрочного планирования;
-
требуется большая вовлеченность заказчика, регулярная обратная связь;
-
важна заинтересованность и инициативность команды.
Мы представили все основные методологии управления проектами, но ими не ограничивается менеджмент организаций. В реальной ситуации часто бывает сложно придерживаться одной выбранной изначально системы. Некоторые фирмы совмещают несколько разных приемов. Другие пробуют и перебирают, пока не найдут оптимальную именно для их бизнеса. Третьи — используют за основу готовые CRM-системы со встроенными инструментами для проектного менеджмента.
Подпишитесь на рассылку
Получайте самые свежие и полезные новостные рассылки прямо на свой почтовый ящик
Как выбрать методологию управления проектом?
Выбор подхода к управлению и используемых инструментов работы — индивидуальное решение каждого руководителя, которое должно отражать специфику компании и дух команды. Для начала нужно учесть:
-
сферу деятельности. У вас налаженный производственный процесс или нестандартные задачи? Насколько часто в проекты вносятся коррективы, правки, что может повлиять на планы? Для IT компаний выбирайте более гибкие системы, для многоступенчатого производства подойдут жесткие;
-
приоритеты компании. Есть фирмы, которые строго нацелены на результат. Другие отличаются вниманием к сотрудникам, их комфорту. Для вторых, например, подойдут принципы Agile, гласящие, что личность всегда важнее проекта;
-
распределение ролей в команде. Насколько важна специализация каждого сотрудника? Может ли один отдел выполнять параллельно несколько этапов или важна последовательность, так как каждый должен быть занят исключительно своей задачей;
-
сложность проектов. Оцените, сколько этапов в каждой задаче, какое время в среднем на них уходит, а также какое количество людей задействованы в их реализации. Для очень крупных проектов редко подходят простые инструменты вроде kanban, зато для небольших циклов их функционала более чем достаточно;
-
размер компании, количество заинтересованных сторон. Есть методы, которые подходят только для крупных организаций, например, PRINCE2. С другой стороны, есть методологии, которые отвечают потребностям небольших команд — Scrumban или Scrum.
Исходя из анализа собственной компании и коллектива, протестируйте несколько систем последовательно. Вы заметите, когда организация деятельности откликнется положительной динамикой выполнения задач и снижением расхода ресурсов. Но есть один важный момент: некоторые методики достаточно сложные в освоении, их не так просто ввести за несколько дней, требуется подготовка, плавный переход или даже консультация опытного менеджера со стороны. Учитывайте это при выборе метода проектного менеджмента, чтобы не оценивать его эффективность за слишком короткий временной промежуток.
Теперь вы знаете, какие методологии управления проектами существуют, их сильные и слабые стороны. Оцените собственный бизнес, его потребности, коллектив и особенности текущих рабочих задач. Это поможет вам выбрать оптимальный подход к планированию и контролю проектов.
Вернуться к списку
Сегодняшний цифровой мир, управляемый данными, предлагает большое количество новых возможностей и ресурсов как для потребителей, так и для бизнеса. Можно даже сказать, что во многих ситуациях нам предоставляется излишне большой выбор.
Избыток вариантов часто приводит к параличу выбора — люди застревают в бездействии перед лицом большого количества вариантов. В то время как для частных лиц это неудобно, для коммерческого сектора это просто катастрофично, особенно при попытках составить успешный бизнес-план.
Поэтому бизнес-аналитики являются важным элементом для выживания и развития организации. Используя различные методы структурированного бизнес-анализа, они помогают компаниям выявлять потребности, находить недостатки и отфильтровывать потоки данных и опций так, чтобы находить верное рабочее решение.
В этой статье мы рассмотрим самые популярные методы бизнес-анализа и то, как они применяются для развития компании. Проверенных методов бизнес-анализа для решения проблем существует множество. В статье же пойдет речь о наиболее часто используемых — позволим себе сделать вывод, что их популярность связана с их эффективностью.
Представляем список из десяти методов бизнес-анализа:
-
Бизнес-моделирование (BPM)
-
Мозговой штурм
-
CATWOE
-
MoSCoW (Must or Should, Could or Would)
-
MOST (Mission, Objectives, Strategies, and Tactics)
-
Анализ PESTLE
-
SWOT-анализ
-
Шесть шляп мышления
-
5 «Почему»
-
Анализ нефункциональных требований
Прежде чем углубиться в рассмотрение этих методов, давайте оставим определение бизнес-анализа.
Бизнес-анализ — это обобщающий термин, описывающий совокупность знаний, методов и задач, используемых для того, чтобы выявлять бизнес-потребности, предлагать изменения и решения, которые должны принести пользу для заинтересованных сторон. Хотя значительное количество сегодняшних решений для бизнес-анализа включает специализированный софт и основанные на данных цифровые элементы, многие специалисты в этой области могут также в конечном счете заниматься консультированием по вопросам организационных изменений, улучшения процессов, разработке новых политик, а также участвовать в стратегическом планировании.
Таким образом, бизнес-аналитики стимулируют изменения внутри организации путем оценки и анализа потребностей и уязвимостей, с последующей разработкой и внедрением наилучших решений. Большая часть информации, используемая для получения полезных выводов, получается путем сбора больших данных.
А теперь перейдем к рассмотрению методов бизнес-анализа.
Что такое методы бизнес-анализа?
Методы бизнес-анализа — это процессы, используемые для создания и внедрения планов, необходимых для выявления потребностей компании и поставки наилучших результатов. Не существует единственного универсального метода, потому что каждый бизнес и компания — разные.
Лучшие методы бизнес-анализа
Ниже представлены топ-10 методов бизнес-анализа. Бизнес-аналитики, которые намереваются стать проектными менеджерами, должны быть знакомы с большинством, а то и со всеми из них.
-
Моделирование бизнес-процессов (BPM)
BPM часто используется, чтобы понять и проанализировать расхождения между текущими бизнес-процессами и любым будущим процессом, к которому стремится бизнес. Этот метод включает четыре задачи:
-
Стратегическое планирование
-
Анализ бизнес-модели
-
Определение и проектирование процесса
-
Технический анализ сложных бизнес-решений
Многие индустрии, особенно IT-индустрия, предпочитают использовать этот метод, потому что это простой и однозначный способ представить шаги процесса выполнения и показать, как это будет работать в разных ролях.
-
Мозговой штурм
Нет ничего лучше старого доброго мозгового штурма для генерации новых идей, выявления коренных причин проблем и поиска их решений. Это техника групповой активности, которая также часто используется и в других методах, таких как PESTLE и SWOT.
-
Техника принятия решений CATWOE
С помощью CATWOE можно определить ведущих игроков и бенефициаров, собирая мнения разных заинтересованных сторон на одной платформе. Бизнес-аналитики используют эту технику для тщательной оценки того, как любое предполагаемое действие повлияет на разные стороны. Раскроем подробнее этот акроним:
-
Клиенты (Customers): кто получает выгоду от этого бизнеса?
-
Действующие лица (Actors): кто является игроками в этом процессе?
-
Процесс трансформации (Transformation Process): что представляет собой процесс трансформации, лежащий в основе системы?
-
Глобальный взгляд (World View): какова общая картина?
-
Владелец (Owner): кто владеет этой системой и какие у них взаимоотношения?
-
Внешние факторы и ограничения (Environmental Constraints): каковы ограничения и как они влияют на решения?
-
MoSCoW (Must or Should, Could or Would)
Этот метод помогает приоритезировать требования путем оценки каждого требования по сравнению с остальными. По отношению к каждому из элементов задаются вопросы об их фактической необходимости. Этот пункт обязателен или нет? Это требование поспособствует улучшению продукта или это просто хорошая идея, которую стоит учесть в будущем?
-
MOST-анализ (Mission, Objectives, Strategies, and Tactics)
Мощный фреймворк бизнес-анализа, который считается одним из лучших методов для определения возможностей и целей организации. Техника включает в себя проведение детального и полного внутреннего анализа целей организации и способов их достижения. Раскроем акроним:
-
Миссия: какова цель организации?
-
Цели: каковы ключевые цели, которые помогают выполнить миссию?
-
Стратегии: какие возможны варианты для достижения целей?
-
Тактики: каких методов организации следует придерживаться, чтобы осуществить стратегию?
-
PESTLE-анализ
Бизнес-аналитики используют PESTLE-модель (также иногда называется PEST) для определения факторов внешней среды, которые могут оказывать влияние на компанию, и того, как лучше учитывать их при принятии бизнес-решений. Среди таких влияний:
-
Политические: финансовая поддержка и субсидии, инициатива со стороны государства, политика.
-
Экономические: трудо- и энергозатраты, инфляция, процентные ставки.
-
Социологические: образование, культура, СМИ, жизнь, население.
-
Технологические: новые технологии информационных и коммуникационных систем.
-
Юридические: местные и национальные правительственные постановления и стандарты занятости.
-
Окружающая среда: отходы, переработка, загрязнения и погода.
Анализируя и изучая эти факторы, аналитики получают лучшее понимание того, как они влияют на концепцию организации. Это понимание, в свою очередь, облегчает аналитикам разработку стратегий их решения.
7. SWOT-анализ
Один из самых популярных методов в индустрии. С помощью SWOT можно выявить сильные и слабые стороны в корпоративной структуре, представить их в виде возможностей и угроз. Это знание помогает аналитикам принимать обоснованные решения относительно распределения ресурсов и предложений об организационных улучшениях. Четыре составляющие SWOT:
-
Сильные стороны: качества проекта или бизнеса, которые дают ему преимущество над конкурентами.
-
Слабые стороны: характеристики бизнеса, которые ставят проект или организацию в невыгодное положение по сравнению с конкурентами или другими похожими проектами.
-
Возможности: элементы из внешней среды, которые проект или бизнес может использовать себе во благо.
-
Угрозы: элементы среды, которые могут помешать проекту.
SWOT-анализ это простая универсальная техника, которая одинаково эффективна как при быстром, так и при глубоком анализе организации любого масштаба. Также она полезна при оценке других объектов, например, группы, функции или даже отдельные лица.
8. Шесть шляп мышления
Этот процесс бизнес-анализа направляет мышление группы, поощряя их к рассмотрению разных идей и точек зрения. «Шесть шляп» включают:
-
Белую: фокус на данных и логике.
-
Красная: взгляд через призму интуиции, эмоций и ощущений.
-
Черная: расчет потенциальных негативных результатов, критическая точка зрения.
-
Желтая: фокус на позитивных моментах, взгляд с оптимистичной точки зрения.
-
Зеленая: креативность, новые идеи и взгляд на вещи.
-
Синяя: общая картина, рефлексивное мышление.
Метод шести шляп мышления часто используется в связке с мозговым штурмом, служа средством управления умственными процессами команды и заставляя их учитывать в корне разные точки зрения.
9. «5 почему»
Этот метод встречается часто как в методологии «Шесть сигм» (Six Sigma), так и в бизнес-анализе. Этот метод представляет собой серию наводящих вопросов, помогая бизнес-аналитикам определить первоисточник проблемы. Суть в том, что сначала задается вопрос, почему возникла проблема, и следом еще четыре «почему?» цепочкой, итого получается пять вопросов. Например:
Проблема: клиент отказывается принимать некоторые поставленные 3D-принтеры.
-
Почему клиент отказывается принимать принтеры? — Потому что были поставлены неверные модели.
-
Почему были поставлены неверные модели? — Потому что информация о продукте в базе данных была некорректной.
-
Почему в базе данных была некорректная информация? — Потому что на модернизацию программного обеспечения базы данных выделяется недостаточно ресурсов.
-
Почему выделяется недостаточно ресурсов? — Потому что наши менеджеры не считают это приоритетной задачей.
-
Почему этот вопрос не считается приоритетным? — Потому что никто не был в курсе, как часто возникала эта проблема.
В этой ситуации можно прийти к таким выводам: необходимо улучшить отчетность об инцидентах; убедиться, что менеджеры читают отчеты; выделить средства из бюджета на модернизацию программного обеспечения базы данных.
10. Анализ нефункциональных требований
Аналитики применяют этот метод к любому проекту, где технологические решения менялись или создавались с нуля. Анализ определяет и фиксирует характеристики, необходимые для новой или модифицированной системы, и зачастую имеет дело с такими требованиями, как хранение данных или производительность. Анализ нефункциональных требований обычно покрывает:
-
Сбор данных
-
Производительность
-
Надежность
-
Безопасность
Материал подготовлен в рамках специализации «Системный аналитик».
Всех желающих приглашаем на бесплатное demo-занятие «Самые важные навыки аналитика». На занятии обсудим:
— Какие вообще функции выполняет аналитик.
— За какие функции платят больше денег.
— Какие функции самые важные для аналитика.
Регистрация на занятие здесь.