Как оформляется реквизит дата в международных письмах

Бланк письма и адрес отправителя

Ссылка (Reference), тема письма

Дата письма

Дату письма обычно размещают справа ниже контактных данных автора после ссылок (при их наличии), см. «4» в Примерах 1 и 2. Обратите внимание на разницу способа указания полной даты в разных странах. Самыми «неожиданными» становятся даты, у которых день в пределах 12 и тогда вы гадаете, где тут месяц, а где день (см. Таблицу 1). Хуже, если получатель письма не гадает и понимает дату неправильно – на свой манер, например, ваше 8 сентября 2020 года может превратиться для него в 9 августа 2020 года или 10 мая 2020 года – в 5 октября 2020 года. Чтобы избежать подобных недоразумений, пишите месяц словом.

Адресат

Текст письма и обращение

Подпись автора письма

После заключительных формул вежливости автор письма ставит свой личный росчерк. Подпись должна включать еще полное имя и занимаемую должность либо имеющееся звание.

Если письмо подписано другим человеком, должно быть указано «От имени» такого-то («pp» – «per pro») либо «По поручению». В российском варианте – это исполнитель, подготовивший проект документа. В отличие от отечественных стандартов в международной практике исполнитель имеет право подписывать документы, указав свое имя и должность.

Приложение и дублирование письма другому адресату

Фраза «Сс: Ms. Ann Brown» после строчки о наличии приложения означает, что копия письма будет послана еще Ms. Ann Brown («10» в Примере 2).

Оформление почтового конверта

Если на вашем компьютере стоит Microsoft Office 2000 и выше, можно на первых порах воспользоваться мастером писем для создания бланка для международной переписки, см. Пример 13. Шаблоны писем можно найти по следующему пути: Файл – Создать – Шаблоны Office.com – Письма и выбрать наиболее подходящий вариант. Но шаблоны мастера не всегда применимы: в некоторых зарубежных компаниях могут быть свои правила размещения реквизитов – относитесь к этому с пониманием.

Для российских компаний, которые ведут официальную переписку с иностранными партнерами, желательно иметь минимум 2 вида бланков письма: один по ГОСТ Р 7.0.97 для переписки с отечественными корреспондентами, второй – англоязычный для зарубежной переписки. Если есть активные деловые связи с конкретной страной, то полезно будет прояснить именно ее особенности оформления служебных писем. Важным подспорьем в этом станут письма из этой страны, которые присылают в вашу организацию.

Приложение N 33

к п. 2.8.5.13

ОСОБЕННОСТИ ОФОРМЛЕНИЯ СЛУЖЕБНЫХ ПИСЕМ

ПРИ ПЕРЕПИСКЕ С ЗАРУБЕЖНЫМИ АДРЕСАТАМИ

Письма зарубежным адресатам оформляются на соответствующем бланке (образец прилагается) либо на стандартных листах бумаги без реквизитов, предусмотренных для бланков.

Проекты указанных писем печатаются с использованием текстового редактора WinWord шрифтом Times New Roman размером N 14 с межстрочным интервалом 18 пт. При использовании других версий текстового редактора тип шрифта, его величина, а также межстрочный интервал должны соответствовать указанным выше.

Служебное письмо состоит из следующих частей: реквизитов бланка (при оформлении на бланке) или названия города и даты отправления (при оформлении на стандартных листах бумаги), наименования и адреса получателя письма, вступительного обращения, основного текста, заключительной формы вежливости, указания на приложение, если оно имеется. Внизу последнего листа указываются фамилия исполнителя и номер его служебного телефона.

Переписка с зарубежными адресатами осуществляется в соответствии с нормами и правилами государственной протокольной практики и прецедентами.

Адресат. При оформлении письма президенту, премьер-министру, чрезвычайному и полномочному послу или другому должностному лицу подобного ранга зарубежного государства реквизит «Адресат» включает титул, инициал имени, фамилию (имя и фамилию) адресата, полное наименование его должности и название города, где он находится. Все составные части реквизита, кроме названия города, печатаются прописными буквами.

Реквизит «Адресат» печатается через 1 межстрочный интервал и располагается в левом нижнем углу первого листа независимо от количества листов письма. Например:

ЕГО ВЕЛИЧЕСТВУ

ХАРАЛЬДУ V,

КОРОЛЮ НОРВЕГИИ

г. Осло

или

ГЕНЕРАЛЬНОМУ ДИРЕКТОРУ

ГЕНЕРАЛЬНОГО ДИРЕКТОРАТА

КОМИССИИ ЕВРОПЕЙСКИХ

СООБЩЕСТВ ПО ЭНЕРГЕТИКЕ

И ТРАНСПОРТУ

господину Ф.ЛАМУРЕ

г. Брюссель

Текст письма начинается с обращения, формулируемого в соответствии с традициями страны назначения, статусом и уровнем взаимоотношений должностных лиц. Например: «Ваше Превосходительство», «Уважаемый Александр Григорьевич», «Ваше Величество». Обращение печатается с красной строки.

В качестве заключительной формулы вежливости используются такие фразы, как «С уважением», «Искренне Ваш», «С глубоким уважением». В ответном письме целесообразно употребить аналогичный комплимент.

Подпись состоит из наименования должности лица, от имени которого посылается письмо, его личной подписи, инициала имени и фамилии.

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки.

При оформлении проекта письма на персональном бланке наименование должности не указывается.

При оформлении писем должностных лиц Службы зарубежным адресатам:

Адресат включает инициал имени и фамилию (имя и фамилию) адресата, его должность, наименование организации (фирмы), номер дома, название улицы, название населенного пункта, почтовый код (индекс) или номер почтового маршрута и название страны. Если письмо направляется в США, то после названия города дается, часто сокращенное, название штата. При адресовании писем в Великобританию может быть указано название графства. Составные части реквизита излагаются в последовательности, соответствующей традициям страны назначения.

Адресат располагается в правом верхнем углу первого листа письма. В соответствии с международными стандартами составные части реквизита выравниваются по левой его границе. Количество строк адресата должно быть не более 6, а количество знаков в строке — не более 30. Если в строке более 30 знаков, то адресата можно оформить шрифтом меньшего размера. Адресат должен быть написан компактно, без разрядки и подчеркиваний. Рекомендуется писать прописными буквами название местности (город, регион, провинция, штат, графство, кантон и т.д.), учреждения, осуществляющего доставку (в виде почтового кода, как правило), и страну назначения.

Если письмо адресуется организации, то сначала указывается ее название, затем почтовый адрес. Например:

Если письмо адресуется должностному лицу организации, то сначала указываются его имя (инициал имени), фамилия, должность, название организации, затем почтовый адрес. Например:

Если письмо адресуется частному лицу, то сначала указываются его имя (инициал имени), фамилия, затем почтовый адрес. Например:

Дата письма проставляется в соответствии с расположением этого реквизита на бланке и оформляется словесно-цифровым способом.

Регистрационный номер письма проставляется в соответствии с расположением этого реквизита на бланке документа.

Заголовок к тексту в письмах зарубежным адресатам не является обязательным реквизитом.

Ссылка на регистрационный номер и дату документа оформляется только в письмах-ответах. Ссылка проставляется в соответствии с расположением этого реквизита на бланке письма. Сведения в реквизит переносятся с поступившего документа.

Текст письма начинается, как правило, с обращения. В деловой переписке используются следующие обращения:

«Уважаемые господа» — к организации в целом;

«Уважаемый господин Блэк» — к мужчине;

«Уважаемая госпожа Смит» — к женщине;

«Уважаемый господин Председатель (Директор)» — к должностному лицу, фамилия которого неизвестна.

В персональных обращениях имя (инициал имени) адресата обычно опускается, остается только фамилия.

Смысловые части текста документа разделяются абзацами.

В качестве заключительной формулы вежливости могут быть использованы следующие фразы: «С уважением», «Искренне Ваш», «Наилучшие пожелания».

Текст письма печатается с красной строки в установленных границах полей.

Отметка о наличии приложения располагается под текстом письма.

Варианты оформления этого реквизита приводятся в пункте 18.13 Приложения N 18.

Подпись включает наименование должности лица, подписавшего документ, его личную подпись, инициал имени и фамилию.

Подпись располагается под текстом документа или под отметкой о наличии приложения.

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал и центрируется относительно максимальной строки, длина которой не должна превышать 8 см.

Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности у правой границы текстового поля. Между инициалом имени и фамилией пробел не ставится.

Отметка об исполнителе и номер его служебного телефона на подлиннике письма зарубежному адресату не проставляются, а указываются на копии письма, остающейся в деле.

В особых случаях при оформлении писем в адрес зарубежных корреспондентов следует придерживаться той формы письма, которую рекомендуют Управление протокола Президента Российской Федерации и Департамент государственного протокола Министерства иностранных дел Российской Федерации.

Не допускаются исправления и подчистки в тексте подлинника. Документы требуют к себе надлежащего внимания и предполагают ответ со стороны того, кому они направлены.

При оформлении письма зарубежным адресатам на русском языке на бланке установленной формы, как правило, необходимо приложить неофициальный перевод текста письма с расшифровкой подписи и полного наименования должности лица, подписывающего документ.

ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ СЛУЖЕБНОГО ПИСЬМА

ПРИ ПЕРЕПИСКЕ С ЗАРУБЕЖНЫМИ АДРЕСАТАМИ

Уважаемый господин Шенкель!

Благодарю Вас за приглашение принять участие в международной конференции по распространению результатов, полученных при выполнении проектов по программе Тасис «Ядерная безопасность», которая состоится в Москве 18 — 20 октября 2005 года.

Хотел бы отметить важность проведения указанной конференции, на которой будут представлены и проанализированы результаты уже выполненных проектов.

(далее текст не приводится)

ОБРАЗЕЦ БЛАНКА СЛУЖБЫ ПИСЬМА НА АНГЛИЙСКОМ ЯЗЫКЕ

ПРИ ПЕРЕПИСКЕ С ЗАРУБЕЖНЫМИ АДРЕСАТАМИ

Письма,
используемые в практике общения
зарубежных организаций, могут включать
следующие реквизиты:

1) сведения
об отправителе (Issuer Field) – наименование
организации, ее почтовый и телеграфный
адрес, номер телефона, факса, телефакса
и т. д.;

2) ссылки
на индексы отправителя (Reference Line);

3) дату
(date);

4) «внутренний
адрес» (Inside Address), включающий наименование
получателя письма (лицо, организация)
и его почтовый адрес;

5) указание
на конкретное лицо «К сведению» (Attention
Line);

6) вступительное
обращение (Salution);

7) заголовок
к тексту (Subject Line);

 основной
текст
письма
(Body of the Letter);

9) заключительная
формула вежливости (Complementary close);

10) подпись
(Signature);

11) указание
на приложение (Enclosure);

12) указание
на рассылку копий данного документа
(CCNotation).

Сведения
об отправителе. На
бланке письма организации указывают
наименование организации, ее товарный
знак, почтовый и телеграфный адрес. Под
наименованием организации может
указываться род ее деятельности.
Например,
фирма
BRM, занимающаяся совершенствованием
работы с деловой документацией, указывает
на бланке: «Хранение и управление
информационными потоками».

Ссылки
на индексы отправителя. В
зарубежной практике в письме приводятся
его поисковые признаки – цифровые или
буквенные обозначения составителя
письма, машинистки, отдела, фирмы, номера
дела и др. Например:453/12,
где 453 – порядковый номер письма, а 12 –
номер дела. Ссылка может иметь такой
вид:

• In
your please refer to Е1/КД/15621) (В Вашем ответе
просим ссылаться на Е1/КД/15621);

• Kindly
mention Ex 16/1716 in your reply (Просим
упомянуть

Ex
16/1716 в Вашем ответе)

и
т. п.

Дата
письма проставляется
обычно в верхней правой части бланка.
Определенные сложности могут возникнуть
при цифровом написании даты. Стандарт
ИСО 8601: 1898 рекомендует цифровое оформление
даты в следующей последовательности:
год, месяц, день. Например:2000.04.01.
Из-за различия между английской и
американской традициями цифрового
написания даты могут возникать ошибки
при ее толковании. Так, дата 06.07.2000 в
Великобритании будет восприниматься
как 6 июля 2000 г., а в США – как 7 июня
2000 г.

Однозначное
понимание даты обеспечивает ее
словесно-цифровое оформление. Например:10
June 2000 (10 июня 2000).

К
традиционным британским способам
относятся следующие варианты оформления
даты: 20 Feb. 2000; 20 February 2000. В американской
традиции принята иная последовательность
элементов даты: February 20, 2000. Названия
месяцев на английском языке пишутся с
заглавной буквы.

Адресат
(«внутренний адрес»). Почтовый
адрес должен быть написан компактно,
без промежутков между буквами и без
подчеркивания элементов слов. Рекомендуется
писать заглавными буквами название
местности, учреждения, осуществляющего
доставку, и страну назначения.

Строки
адреса должны быть выровнены с левой
стороны.

Количество
знаков в строке в почтовом адресе не
должно превышать 30. Адрес, содержащий
более 30 знаков в строке, можно написать,
используя меньший шаг письма.

В
стандарте ИСО 11180: 1193 содержится лишь
рекомендация придерживаться при
написании адреса предложенной
последовательности адресных элементов,
по возможности группируя их и руководствуясь
правилами и обычаями страны назначения.

Для
написания полного почтового адреса
частных
лиц используются
следующие элементы:

1) наименование
адресата (указание семейного положения
или титула лица). Например:
мистер,
мисс, миссис, Его Святейшество, Его
Превосходительство, Ее Величество;

2) имя
(имена), фамилия, приставка к имени:

• имена
(прозвища, особенные имена) в сочетании
с фамилией для различения лиц в семье
(например,
Джон,
Майкл, Дуди, Милли);

• фамилия
семьи (слово или группа слов), используемая
для обозначения семьи (например,
Райдер,
Смит, Чизмен);

• приставка
к имени, например,
старший,
младший;

3) занятие,
функция, по адресу (через):

• определенное
занятие (например,
инженер,
судья, нотариус;

• по
адресу (через) – указывается связь
с другим лицом или учреждением (например,по
адресу Эйси Браун Бовери; по адресу
семьи Смит);

4) пункт
доставки:

• вид
улицы (бульвар, авеню, дорога, площадь
и т. д.);

• название
улицы (например,
Станционная
авеню; Станционная улица, Станционная
площадь, станция Виктория, станция
Лайм-стрит);

• идентификационный
номер на улице; номер подъезда или
здания, этажа и квартиры (например,27/307,
подъезд № 27, 4‑й этаж, квартира
№ 7);

• название
дополнительного адресного компонента,
относящегося к зданию, кварталу, башне,
комплексу и т. д.;

• название
села, местечка, деревни, квартала, региона
(Ткхилл, Доклендз, Ерлхэм, Кэдмен, Сохо);

• почтовый
ящик и номер (для обладателя ящика);

• общая
доставка;

5) почтовый
код или номер почтового маршрута,
местность, наименование учреждения,
осуществляющего доставку:

• почтовый
код, который обычно используется для
итоговой сортировки местным или
региональным узлом доставки. К этим
кодам могут добавляться другие цифры
или буквы (например,750
15; ВН2 120);

• номер
почтового маршрута, код, включающий
несколько цифр и/или букв, указывающих
маршрут для направления почты к месту
назначения (например,67
– дорога Беллин-зона Аироло; К1А –
отправка на сортировочный участок);

• название
учреждения доставки, название учреждения,
ответственного за доставку почтового
отправления адресату в место назначения
(например,
Берн
31 (почтовый ящик));

6) название
территории или провинции т/или название
страны:

• название
региона, графства, района, кантона и
т. д. (например,
Техас,
Йоркшир, Уэльс);

• название
страны назначения (например,
Швейцария,
Франция, Великобритания, США).

Ниже
приведены примеры написания адресов
частных лиц:

Mr. Walter
EGGERS

3040
Idaho Ave NW

Apt
#621

WASHINGTON
D.C. 20016

USA

Mr. Costas
MAVRIKIS

81
Pine Brook Dr

LARCHMONT
N.Y. 10538

USA

MR.
Adam SIMPERINGHAM

37
Franklin Road

Freemans
Bay

AUCKLAND

NEW
ZEALSND

Mr. Erin
SIMPERINGHAM

127
Salisbury Road

CAMPERDOWS
NSW 2050

AUSTRALIA

Для
написания полного почтового адреса
юридических
лиц используются
следующие элементы:

1) название
организации (например,
Nestle
Ltd; Kodak Ltd; UNESCO);

2) указание
на род деятельности или изделия (например,
фирма
по гражданскому строительству, общая
трастовая компания, продажа семян);

3) название
отдела или подразделения организации
(например,
отдел
внешней торговли, отдел цветных металлов,
общий отдел);

4) пункт
доставки;

5) почтовый
код или номер почтового маршрута,
название местности, наименование
учреждения, осуществляющего доставку;

6) название
территории или провинции и/или название
страны.

Последние
три элемента при написании адреса
юридического лица указываются так же,
как при написании адреса частного лица.

Если
письмо адресуется организации, то
сначала указывают ее название, затем
почтовый адрес. Например:

Continental
Supply Company

3
12 Sixth Avenue

New
York, N.Y. 11011

USA

Если
письмо адресуется должностному лицу,
то сначала указывают его фамилию,
должность, строкой ниже – название
фирмы, затем – почтовый адрес. Например:

Mr. G. H. Black,
Chairman,

A. Smith
and Ch., Ltd.

London
SWL 75 C

England

Если
адресат – мужчина, то перед его фамилией
ставят сокращенное слово Mr. – от
Mister («господин»). В Великобритании вместо
этого слова нередко употребляют
сокращение Esq. («эсквайр»), которое
ставится после фамилии. Например:

E. F. White,
Esq.

Перед
фамилией следует указывать имя или
инициалы. Например:

Mr. Harold
Brown

Mr. A. White

Если
адресат – женщина, то перед фамилией
ставится сокращенное слово Mrs. – от
Mistress («госпожа») или слово Miss, если
женщина не замужем. Например:

Mrs.
Rosalinda Jones

Miss
G. Black

Имя
и фамилию лица при адресовании
рекомендуется писать так же, как они
даны в подписи на поступившем документе:
если имя в подписи указано полностью,
то и при адресовании оно должно быть
дано полностью, если в подписи стоят
только инициалы, то и при адресовании
нужно указывать только инициалы. В
отличие от русского языка в английском
инициалы лица никогда не пишутся после
фамилии, а всегда перед ней.

Нередко
после фамилии должностного лица
сокращенно (заглавными буквами) указывают
на принадлежность к какой-либо организации,
партии, на наличие звания или ордена.
Например:

E. F. Jons,
DM (Doctor of Medicine – доктор медицинских наук)

A. B. Smith,
M.P. (Member of Parliament – член парламента)

G. H. Dlack,
K.C.V.O. (Knight Commander of the Victorian Order – кавалер
ордена
Королевы
Виктории).

Когда
фамилия лица, занимающего определенную
должность в данной организации,
неизвестна, то адресат обозначается
следующим образом:

Указание
должности без фамилии лица, ее занимающего,
возможно лишь тогда, когда эта должность
является единственной в организации,
указанной в адресате (Chairman – председатель,
President – президент, председатель, Managing
Director – директор-распорядитель, Secretary –
секретарь, Chief Accountant – главный бухгалтер).
В этом случае перед названием должности
ставится артикль the (The Chairman, The Secretary и
т. д.).

Если
же известны и фамилия, и должность
адресата, то они указываются следующим
образом:

Артикль
перед названием должности в таких
случаях не употребляется.

При
написании почтового адреса принята
такая последовательность элементов:
номер дома, название улицы, название
города и индекс, название страны.
Например:

«Индастриал
Хаус»

34–41
Крейг роуд

Болтон
БЛ4 8ТФ

ВЕЛИКОБРИТАНИЯ

Слова
Street, Avenue, Place, Strasse пишутся с заглавной
буквы.

Если
письмо направляется в США, то после
названия города дается название штата,
часто сокращенное. При адресовании
писем в Великобританию может быть
указано графство.

Приведем
примеры написания адресов юридическим
лицам:

American
National Standards Institute

11
West 42nd Street

13th
floor

NEW
YORK, N.Y/ 10036

USA

City
Bankers Association

Mr. Ian
SCORER

12
Bolingbroke Grove

LONDON
GREAT BRITAN

SW
11 6ER

Указание
на конкретное лицо «К сведению».Альтернативой
включения имени и должности получателя
в реквизит «адрес» является внесение
их в графу «К сведению». Если в адресе
не указаны эти данные, то они могут
содержаться в особом элементе письма,
который не является обязательным, но
присутствует в том случае, когда автор
заинтересован, чтобы его письмо поступило
конкретному лицу. Эта отметка – указание
на конкретное лицо – помещается отдельной
строкой под адресом. Например:

Attention:
Mr. P. Cooper

или

Attention
of: P. Cooper

или

For
the Attention of Mr. P. Cooper

Вместо
фамилии лица может быть указана должность
или название отдела, в который направляется
письмо. Например:

Attention
of the Sales Manager

Attention
– Sales Department

Вступительное
обращение. В
деловых письмах используются следующие
обращения:

• «Уважаемые
господа» – к организации в целом:

Dear
Sirs

Gentlemen
(вСША)

• «Уважаемый
господин» – к мужчине, если неизвестно
его имя:

Dear
Sir

• «Уважаемая
госпожа» – к женщине, если неизвестно
ее имя:

Dear
Madam

• «Уважаемый
г-н Смит» – к мужчине:

Dear
Mr. Smith

• «Уважаемая
г-жа Смит» – к замужней женщине:

Dear
Mrs. Smith

• «Уважаемая
г-жа Смит» – к незамужней женщине:

Dear
Miss Smith

• «Уважаемая
г-жа Смит» – к женщине, если неизвестно
ее семейное положение:

Dear
Ms. Smith

• «Дорогой
Джон» – к человеку, которого вы хорошо
знаете, или другу:

Dear
John

Менее
официально выглядят обращения «Уважаемый
г-н Джон» (Dear Mr. John) или «Уважаемый г-н
Джон Смит» (Dear Mr. John Smith). Имя и инициалы
адресата в этом случае обычно опускаются.

После
вступительного обращения ставится
запятая (в Англии) или двоеточие (в США).

Заголовок
к тексту письма включает
краткое его содержание. Например:«О
возобновлении поставок», «О заполнении
договора».

Основной
текст письма. Текст
большинства писем состоит из трех
частей. После приветствия или обращения
(«Уважаемый г-н …») следует начало
основного текста, где говорится о
причинах обращения; в главной части
текста сообщается о деталях (подробностях);
в завершающей части делаются выводы,
сообщается о планах на будущее и т. д.

В
первой части могут использоваться
следующие фразы:

… Мы
пишем, чтобы узнать (навести справки) о
… (…
We are writing to inquire about…);

Мы
пишем в связи с … (We
are writing in connection on with …);

Мы
интересуемся (заинтересованы) и хотели
бы узнать … (We
are interested in … and we would like to know …)

и
т. п.

Предложение,
содержащее основное сообщение, может
начинаться такими словами:

Мы
хотим сообщить … (We would advise …);

С
удовольствием сообщаю, что … (It is my
pleasure …);

Имеем
честь сообщить Вам, что … (We
bed to inform you that …)

и
т. п.

Просьба
сообщить необходимую информацию
начинается словами:

Сообщите,
пожалуйста, … (Could you please tell me …); Пожалуйста,
сообщите … (Please
let me know if …); Я
был
бы
рад
узнать
… (I should be glad to know if …)

и
т.
п.

Письмо-ответ
может начинаться с таких фраз:

Благодарю
Вас за письмо от (дата) … (Thank
you for your letter of

(date)
…);

Мы
получили Ваше письмо (дата) … (We
have received your letter of

(date)
…)

и
т. п.

В
деловой переписке используются следующие
выражения благодарности и внимания:

Очень
любезно с Вашей стороны … (It
is very kind of you to …);

Пишу,
чтобы поблагодарить Вас за … (I
am writing to thank you very much indeed for …);

Позвольте
воспользоваться случаем, чтобы
поблагодарить Вас … (May
I take this opportunity of thanking you for …);

Благодарим
за Ваш большой вклад в … (Thank
you for contributing so much to …);

Примите,
пожалуйста, мою искреннюю (глубокую)
благодарность за Вашу помощь … (Please,
accept me sincere (deep) appreciation for your

help
…)

и
т.
п.

Извинения
могут начинаться такими словами: Мы
должны извиниться за … (We
must apologise for …); Мы
извиняемся
за
… (We apologise for …);

Мы
очень огорчены из-за того, что … (We
are extremely sorry for …);

Хочу
принести свои самые искренние извинения
за … (I
wish to offer me sincere apologies for …)

и
т. п.

После
изложения основной причины письма,
деталей и подробностей приводятся
заключительные фразы:

Буду
ждать
Ваш
ответ
… (I look forward to receiving your soon reply …);

С
нетерпением
жду
ответа
… (Looking forward to hearing from you …)

и
т. п.

В
заключительной части может быть дана
оценка приведенной в письме информации:

Надеюсь,
что эта информация Вам поможет (I hope that
this information will help you);

Пожалуйста,
без колебаний свяжитесь со мной, если
Вам нужна более подробная информация
(Please, do not hesitate to contact me if you need any further
information)

и
т. п.

Заключительная
формула вежливости. В
качестве заключительной фразы в письмах
к организациям используются такие
выражения:

Yours
faithfully

Yours
truly

Yours
very truly

Faithfully
yours

Truly
yours

Best
wishes

Указанные
фразы можно перевести как «С уважением»,
«Искренне Ваш», «Наилучшие пожелания».

В
Англии наиболее распространенными
сочетаниями вступительного обращения
и заключительной формулы вежливости
являются следующие:

Dear
Sirs/Sir/Madam

Dear Mr./Mrs./Miss/Ms
Smith

Dear
John

Yours
faithfully

Yours
sincerely

Best
wishes

В
данных формулах заключительная фраза
соответствует началу письма. Эти же
формулы часто используются в письмах
российских организаций.

Подпись.
В
письмах иностранных корреспондентов
подпись размещается обычно под
заключительной формулой вежливости.
Фамилия лица, подписавшего документ,
помещается под личной подписью, а затем
указывается должность. Например:

Yours
sincerely

Mr.
S Basuki

Manager

Подпись
выглядит иначе, если письмо подписывает
работник фирмы по поручению руководства.
Например:

For
a.Smith and Co., Ltd

D. Whith

Export
Department

Перед
подписью может стоять отметка «р.р.» –
«за», «от имени», или «Per pro» – «по
доверенности» (от латинского выражения
«per procura»). Сотрудники организации
используют эту отметку, когда подписывают
письма от имени своих руководителей.

Отметка
о наличии приложений. В
письмах зарубежных корреспондентов
отметка о наличии приложений располагается
в нижнем левом углу, под подписью. Она
состоит из слова «Enclosure», если приложение
одно, или «Enclosures», если их несколько.
При этом обычно указывают их количество.
Например:

2
Enclosures

Возможно
сокращенное обозначение: Encl. или Enc. В
отметке о приложении могут быть названы
документы-приложения.

Указание
на рассылку копий письма. В
письмах зарубежных корреспондентов
бывает специальная отметка о копиях
письма. Такая отметка проставляется у
нижнего поля документа и включает
сокращение «с.с.» (от «карбоновые копии»)
и название фирмы, которой выслана копия.
Например:

c. c.
Messrs Paul and Jackson Ltd., Lawyers

Если
автор желает подчеркнуть, что копий
нет, он делает отметку «без копий»
(«without copies»).

Постскриптум

За
рубежом допускается внесение дополнительной
информации в деловое письмо после его
подписания. Это избавляет от необходимости
составлять новое письмо и дает возможность
оперативно сообщать о событиях,
случившихся уже после подписания письма.
Приписка располагается в конце письма
после подписи и начинается буквами P.S.
(от лат. post scriptum – «после написанного»).
В конце приписки еще раз ставится
подпись.

Оформление
второго и последующих листов письма

В
зарубежной корреспонденции для оформления
второго и последующих листов документа
используется специальная бумага с
напечатанным типографским способом в
верхнем левом углу (1 см от верхнего
края) названием организации. В правом
верхнем углу печатаются слова «Лист
для продолжения письма №…».
Например:

Continuation
Sheet No …

Под
названием фирмы, направляющей письмо,
указываются организация, которой оно
адресуется, и дата. Например:

Mills
and Green                                  
Continuation Sheet No

Messrs.
A.Smith and Co., Ltd

12th
May 1999

Многие
британские фирмы пользуются дополнительными
листами без надписи справа. В этом случае
страницы нумеруются, а справа внизу на
всех страницах, включая первую, но кроме
последней, пишется: «Continued» – или
сокращенное: Cont’d (Countd), что значит «имеется
продолжение».

С 1 июля 2018 года вступил в силу ГОСТ Р 7.0.97-2016. В нем описано, как оформлять деловые и служебные документы: официальные письма, приказы на работе, справки для людей и запросы в ведомства. Россия составила список рекомендаций для всех и предлагает их использовать, чтобы было красиво и понятно.

Этот гост добровольный — его можно не использовать или применять частично. Но если у вас нет корпоративных стандартов, дизайнера или верстальщика, а хочется составить понятный документ, его стоит иметь в виду. Все-таки это гост, он утвержден и действует. Там есть здравые требования, но есть кое-что странное и даже опасное.

Мы прочитали его весь — вот главное.

Зачем гост для документов

В России, как и в любой стране, пишут много документов: и чиновники, и бизнес, и мы с вами. От того, как документ оформлен, зависит, насколько легко его прочитать, найти нужное и ответить. Если все договорятся, что адресат там-то, заголовки выглядят так-то, а лучший шрифт для работы такой-то, то всем будет немного легче работать.

У каждой компании и в каждом ведомстве могут быть свои правила оформления документов. Но когда в стране есть об этом гост, компании и ведомства могут основывать свои правила на нем, а не изобретать каждый раз с нуля.

Этот гост — такая опорная точка: вы можете его не придерживаться, но если нужен ответ на вопрос «Как правильно с точки зрения России?» — вот он, этот ответ.

Когда документ на нескольких страницах

Если документ из нескольких страниц, начиная со второй, их нужно нумеровать. Номер ставят посередине верхнего поля. Отступ сверху — минимум 10 мм. Можно печатать с двух сторон листа, но тогда поля боковые должны совпадать.

У некоторых документов может быть титульный лист. Например, у устава компании, отчета или пакета документов для торгов. Если хотите оформить титульный лист по правилам, в госте есть схема.

Шрифты — бесплатные

Шрифты рекомендуют такие:

1. Times New Roman, размеры 13, 14.
2. Arial, 12, 13.
3. Verdana, 12, 13.
4. Calibri, 14.

Или похожие по начертанию и размеру.

В таблицах шрифт может быть мельче. Важные реквизиты можно выделять полужирным: например, адресата заявления или заголовок документа.

Отступы и интервалы

Абзацный отступ — 1,25 см.

Заголовки разделов — с таким же абзацным отступом слева или по центру.

Вот требования к интервалам:

1. Для текста — 1—1,5 межстрочных интервала.
2. Если нужно уменьшить масштаб документа — тогда через 2 интервала.
3. Между буквами — обычный.
4. Между словами — один пробел.
5. Реквизиты из нескольких строчек — через 1 интервал.
6. Группы реквизитов — с дополнительным интервалом между группами.

Минимальные поля для всех документов:

• левое — 20 мм;
• правое — 10 мм;
• верхнее — 20 мм;
• нижнее — 20 мм.

Выравнивание — по ширине

Документы по госту нужно выравнивать по ширине листа.

Реквизиты документа

Товарный знак или логотип — вверху посередине или слева. Можно указать название компании, магазина или бизнеса — которое неофициальное, но к нему привыкли.

В верхней части документа нужно написать, какая компания его составила, ее адрес, телефон и электронную почту, ИНН, ОГРН и другие реквизиты с учетом назначения документа.

По госту нужно написать и название документа. Это не касается только деловых и служебных писем. Если это приказ — нужно так и указать.

Отметка о коммерческой тайне

Если в документе есть что-то секретное, нужно написать об этом прямо в реквизитах. В старом госте такого вообще не было. Слова «Коммерческая тайна», «Только для служебного использования» или «Конфиденциально» нужно писать в правом верхнему углу. Если документ на нескольких листах, пишут на титульном.

Как указать адресата: кому и куда

Адресатом может быть фирма или человек. Его всегда пишут справа — под реквизитами автора документа или в верхнему углу. Тут есть изменения по сравнению с прежними правилами.

Если адресат — человек, нужно писать в дательном падеже:

Генеральному директору
ООО «Ромашка»
Иванову И. И.

Если адресат — компания, тогда название пишут в именительном падеже, хотя это тоже «кому»:

Министерство финансов Российской федерации

Если адресат — подразделение или филиал, название фирмы пишут в именительном, а подразделение и должность — в дательном падеже:

ООО «Завод Литий»
Начальнику транспортного цеха
Петрову П. П.

Смотрите, как изменилось место для инициалов адресата. По старому госту их следовало писать перед фамилией:

И. И. Иванову

А теперь — после фамилии:

Иванову И. И.

А еще можно добавить «г-ну» или «г-же». Раньше так было не принято.

Если адресатов несколько

По госту в документе не должно быть больше четырех адресатов. Если их все-таки больше, тогда есть два варианта:

1. составить отдельный список адресатов и к нему приложить документ;
2. указать адресатов без фамилий, просто: руководителям филиалов такого-то банка.

Перед каждым следующим адресатом не нужно писать слово «копия».

Заголовок документа

Из заголовка должно быть понятно не только что это за документ, но и о чем он.

Заголовок документа выравнивают по левому краю или по центру. Если документ из 4—5 строк, можно без заголовка. Раньше тоже было можно, но для формата А5. Теперь условие о формате убрали, потому что гост касается и электронных писем тоже.

Если есть ссылки на другие документы

Если документ составили на основе какого-то закона, письма, постановления, внутреннего приказа компании, то его нужно указывать со всеми реквизитами: номером, датой, составителем, названием.

Если есть приложения, их перечисляют внизу, нумеруют список и указывают количество страниц.

От какого лица писать текст

Это зависит от вида документа. В коммерческом предложении покупателю можно писать как захочется. Но в официальных документах, уставах и кадровых приказах так лучше не делать.

С какой буквы писать должность

По госту с большой, но только в обращениях. А вы уж сами решайте.

А можно писать «уважаемый»?

По госту да, причем с восклицательным знаком. Вот так:

Подпись — инициалы вперед

В адресате и тексте инициалы пишут после фамилии: Иванов И. И. А в подписи — перед ней: И. И. Иванов. Мы не знаем, почему так.

Если документ на фирменном бланке, название компании в подписи можно не писать. Если вверху уже указана должность автора, то внизу хватит только подписи и инициалов с фамилией.

Если подписей несколько, их располагают друг под другом по подчиненности или убыванию важности. Сначала директор, потом зам, а потом зам зама.

Если в договоре или письме уже указали директора, а подписать пришлось кому-то другому по доверенности, нельзя писать «за» перед должностью, хотя многие так делают. Нужно от руки исправить фамилию или поставить штамп.

Появилась отметка об электронной подписи

Теперь гост не только для бумажных документов. И не только для обычных писем по электронной почте. Если подпись электронная, ее реквизиты должны стоять там же, где стояла бы ручная. Она не может перекрывать текст.

Вообще, в госте неполная информация об электронной подписи. Пример отметки выглядит странно. Там нет вида подписи, полномочий и названия удостоверяющего центра.

Как ставить печать

Печать не должна перекрывать ручную подпись. Хотя некоторые бухгалтеры, кадровики и секретари упорно ставят печать на подпись. Это не по госту.

Но печати может и не быть, это не нарушение. Хотя в госте об этом не сказано — наоборот, формулировка такая, будто печать обязательная. Но мы-то знаем, что нет.

Как указать исполнителя

Внизу нужно указать фамилию, имя, отчество и телефон человека, который составил документ. Можно добавить электронную почту и должность. Исполнителя пишут мельче — это по госту. Но можно и основным кеглем.

Как заверить копию

Отметку о том, что это копия и она заверена, ставят внизу документа. По госту — именно внизу. Выглядит это так:

Если заверяют копию для другой организации, нужно дописать, где хранится оригинал. Например, так:

Подлинник трудовой книжки находится в ООО «Ромашка».

Можно добавить номер дела и поставить печать, если они есть.

Как поставить резолюцию

Как поставить гриф «Утверждаю»

Гриф утверждения ставится на документах, которые утверждает должностное лицо или коллегиальный орган, например собрание.

Гриф ставится в правом верхнем углу первого листа документа. Если документ утверждает должностное лицо, то гриф состоит из слова «Утверждаю», должности того, кто утвердил, его подписи, инициалов, фамилии и даты.

Если документ утверждается решением коллегиального органа, то в грифе «Утверждено» указывается наименование органа, который утвердил документ, и в скобках — дата и номер протокола, которым зафиксировали решение.

Хотим соблюдать гост. Что делать?

Утвердите форму бланков для каждого вида документа: где и что должно быть написано. Это нужно сделать и для бумажных, и для электронных документов. Если документ отправляют по электронной почте или с электронной подписью, нужно предусмотреть защиту от изменений.

В госте есть схемы расположения реквизитов для разных документов. Если хотите соблюдать стандарт — полюбопытствуйте. Раньше было три формы, а теперь их семь. Там готовые форматы бланков. Если у вас нет особых требований к дизайну, можно использовать эти шаблоны.