Как организовать управляющую компанию в коттеджном поселке

• Главная
• Правовые ресурсы
• Подборки материалов
• Способы управления коттеджным поселком

Способы управления коттеджным поселком

Подборка наиболее важных документов по запросу Способы управления коттеджным поселком (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).

Формы документов

Судебная практика

Статьи, комментарии, ответы на вопросы

Нормативные акты

Конституционный суд решил, как надо управлять инфраструктурой коттеджных поселков и какую брать плату. Суд предписал принять закон, закрепляющий ряд правил. Размер платежей может уменьшиться

Конституционный суд РФ (КС) вынес постановление № 55-П по жалобе Татьяны Малковой — собственницы дома и двух земельных участков в коттеджном поселке. Заявительница, купив участки и дом, столкнулась с типичной проблемой: инфраструктурой поселка управляла компания, аффилированная с застройщиком, которая выставляла большие счета за свои услуги, включая открытие шлагбаума для доступа к коттеджу, несмотря на отказ собственника заключить с этой компанией договор. Эта управляющая компания назначена общим собранием собственников земельных участков, проведенное задолго до покупки недвижимости заявительницей. Ни о каком новом собрании, переизбрании управляющей компании, ревизии объема и стоимости услуг речь не шла. Суд встал на сторону управляющей компании и взыскал с Татьяны Малковой задолженность за почти четыре года, сославшись на Жилищный кодекс и обязанность собственников домов нести расходы по содержанию общего имущества. Гражданка оспорила нормы этого кодекса в КС.

В применении Жилищного кодекса КС увидел проблему: суды при взыскании платежей приравняли коттеджи к квартирам в многоквартирных домах, тогда как статус у этих объектов разный. КС в более раннем постановлении от 10 ноября 2016 года № 23-П, принятом в связи со спором в подмосковной Барвихе, установил, что инфраструктура многоквартирных домов и коттеджей имеет различия, из-за которых собственников квартир закон признает сособственниками имущества общего пользования, а владельцев коттеджей — нет. Соответственно, многоквартирным домом управляют жильцы, являющиеся долевыми собственниками общего имущества дома, а коттеджным поселком может управлять собственник его инфраструктуры и земли, на которой расположены объекты общего пользования (застройщик либо аффилированная с ним компания).

Позицию, высказанную в 2016 году, КС сейчас принципиально не изменил: суд исходит из того, что коттеджные поселки обычно возводятся на участках, обособленных от населенных пунктов и находящихся в частной собственности застройщика, а потому оснований для передачи общего имущества в общую долевую собственность покупателей коттеджей нет. Аналогию с покупателями квартир в многоквартирных домах КС счел невозможной, в очередной раз развеяв мечты владельцев загородной недвижимости.

До внесения изменений в законодательство КС предписал судам, рассматривающим требования о взыскании долгов, изучать объем и обоснованность оказанных услуг, разумность тарифов, а также наличие у собственника коттеджа фактической возможности участвовать в общих собраниях, принимающих решения.

О необходимости законодательного регулирования собственники коттеджей говорили давно. Законопроекты появлялись, однако даже после «барвихинского дела» 2016 года ничего принято не было. Сейчас, после жесткого предписания КС, компромиссное решение должно быть найдено.

Ольга Плешанова
руководитель аналитической службы юридической фирмы «Инфралекс»

Точка зрения авторов, статьи которых публикуются в разделе «Мнения», может не совпадать с мнением редакции.

Открытие управляющей компании – особенности

Управляющая компания – это юридическое лицо или ИП, которое занимается обслуживанием многоквартирных жилых домов. Можно выделить несколько характерных особенностей этого бизнеса, включая:

• необходимость получения лицензии;
• жесткое регулирование деятельности УК со стороны контролирующих органов;
• сравнительно невысокий уровень конкуренции на рынке;
• возможность прямых договоренностей с жильцами и их объединениями;
• стабильное получение дохода;
• хорошие перспективы для расширения бизнеса, в том числе – за счет участия в открытых конкурсах по выбору управляющих компаний, которые проводят местные администрации.

Экономика – расходы и сколько можно заработать

Немаловажной особенностью бизнеса УК выступает относительно небольшой объем начальных инвестиций. Его величина стартует на уровне 1 млн. руб. Обойтись меньшей суммой удается в достаточно редких случаях.

Норму прибыли в подобной деятельности сложно назвать высокой. В большинстве случаев она находится в диапазоне 7-15%. В то же время после заключения договора с собственниками жилья управляющая компания получает источник стабильного дохода, который к тому же поступает в ежемесячном режиме.

Уровень неплатежей в коммунальной сфере находится на относительно низком уровне. А потому проблем с получением оплаты за предоставляемые УК услуги обычно не возникает. Результатом становится сравнительно небольшой срок окупаемости вложенных средств, редко превышающий 2-2,5 года.

Что потребуется и как открыть УК

Чтобы стать управляющей компанией многоквартирного дома, необходимо произвести ряд предварительных мероприятий. Наиболее значимые из них описываются далее.

Что говорит закон

Но сначала требуется перечислить самые важные законодательные акты, регламентирующие деятельность управляющих компаний. Их перечень достаточно велик и включает:

• Жилищный и Гражданский кодексы;
• несколько Федеральных законов (базовые по рассматриваемой теме — №185-ФЗ от 21.07.2007 и №210-ФЗ от 30.12.2004);
• Постановление №170, выпущенное Госстроем 27.09.2003;
• ПП №1110 от 28.10.2014 (в актуальной редакции от 05.02.2022) и т.д.

В соответствии с положениями перечисленных нормативно-правовых документов, деятельность управляющей компании является лицензируемой. Важным дополнением становится возможность исполнения функций УК как юридическим лицом, так и ИП. Но второй формат ведения бизнеса практически не используется, так как не вызывает доверия со стороны жильцов. Далее перечислены основные шаги, которые требуется сделать для создания управляющей компании в сфере ЖКХ.

Шаг №1. Регистрация юрлица

Как было отмечено выше, подавляющее большинство УК являются юридическими лицами, преимущественно ООО. Процедура регистрации состоит из нескольких этапов:

1. Сначала выбирается название компании.
2. Затем требуется определить юридический адрес, для получения которого приобретается или арендуется офис. Каких-либо особых требований к нему не предъявляется.
3. После этого подбираются коды деятельности (по ОКВЭД-2) из нескольких возможных. Для УК лучше всего подходят три: 68.32.1, 68.32.2 и 68.32.3, соответственно управление жилым и нежилым фондами, а также их техническая инвентаризация.
4. Далее производится разработка учредительной документации, включая Устав и решение об учреждении ООО.
5. Потом необходимо выбрать систему налогообложения из двух доступных – ОСНО или упрощенка.
6. После этого оформляется заявление на регистрацию, для чего применяется форма Р11001.

На завершающем этапе регистрации заявление вместе с учредительной документацией подаются в ФНС. Используются несколько способов сделать это – от личного визита или отправки Почтой России до направления документов в электронном формате посредством портала Госуслуги или непосредственно на сайте ФНС. Во втором случае удается избежать необходимости платить госпошлину в размере 4 тыс. руб.

Самым удоным и быстрым способом регистрации бизнеса является подача заявления у нас на сайте. В этом случае Вам не понадобится никуда идти и платить госпошлину в размере 4000 рублей. Чтобы посмотреть условия компаний, можно перейти по данной кнопке:

Шаг №2. Квалификационный экзамен и получение лицензии

Обязательным требованием к руководителю УК и последующему лицензированию выступает получение квалифицированного аттестата. Форма документа доступна для скачивания на портале Госуслуги. Услуга предоставляется бесплатно.

Для сдачи экзамена, проходящего офлайн, требуется подать заявление. Порядок его проведения регламентируется Минстроем. Полная экзаменационная программа включает 200 вопросов. Руководителю УК необходимо правильно ответить на заданные ему. При необходимости происходит повторная сдача, количество попыток не ограничено.

После получения квалифицированного аттестата можно обращаться в Жилищную инспекцию за лицензией на ведение деятельности УК – или лично, или через портал Госуслуги. Необходимо для этого заявления можно скачать там же. К нему прикладывают три сопроводительных документа:

• о подтверждении полномочий руководителя;
• квалификационный аттестат;
• об уплате государственной пошлины в размере 30 тыс. руб.

Срок действия лицензии – 5 лет. Повторное получение разрешительного документа обойдется в 5 тыс. руб. Длительность рассмотрения документов – не более 45 рабочих дней. Основные причины для отказа – судимость у руководителя или отзыв ранее полученной лицензии.

Шаг №3. Приобретение оборудования

Следующий этап открытия УК – комплектование организации необходимым оборудованием. Оно делится на две категории – офисное, которое используется для оснащения рабочих мест персонала, и рабочее, непосредственно занятое обслуживание многоквартирных жилых домов.

В первую категорию входят:

• столы;
• стулья;
• компьютеры;
• оргтехника и т.д.

Ко второй, намного более дорогой и актуальной для выполнения прямых функциональных обязанностей УК, относятся:

• различные приборы учета, требования к которым устанавливаются действующими нормативно-правовыми актами;
• инструменты для работы сантехников и слесарей;
• разнообразная специальная техника для выполнения ремонтных работ (строительный кран), для уборки территории (машина или трактор со щеткой) или вывоза мусора мусороуборочный автомобиль).

Именно последний пункт списка требует наиболее серьезных инвестиций. Тем более с учетом того, что значительная часть качественной и долговечной спецтехники производится за рубежом.

Шаг №4. Набор персонала

Штатное расписание управляющей компании определяется с учетом масштабов и специфики бизнеса. Помимо руководителя, среди персонала в обязательном порядке присутствуют:

• главный инженер;
• другие ИТР (инженерно-технические работники), например, технолог, сметчик и т.д.;
• водители спецтехники и автотранспорта;
• рабочие – сантехники, слесари, отделочники, кровельщики и другие (могут работать не в штате, а по договорам подряда);
• дворники и другой технический персонал.

Как получить дома в управление

Успешная деятельность управляющей компании в значительной степени зависит от количества многоквартирных домов, которые она обслуживает. Поиск клиентов ведется по двум основным направлениям:

• На вторичном рынке жилья – проведением переговоров непосредственно с жильцами, которые являются собственниками МКД. Убедить их далеко не просто и требует серьезных затрат – не столько финансовых, сколько временных. Но такой вариант действия справедливо считается самым эффективным.
• На первичном (новостройки) – участием в конкурсах, проведением которых занимается местная администрация. Срок реализации мероприятия – 60 суток после ввода дома в действие. Альтернативная причина проведения конкурса – отказ прежней УК обслуживать жилье. Принцип определения победителя прост и понятен – предложение минимальной цены на обслуживание МКД.

Нередко применяют еще два способа получения дома в управление. Первый предусматривает договоренность с застройщиком. В этом случае УК обслуживает дом до объявления конкурса.

Второй предполагает назначение УК непосредственно муниципалитетом. Такой вариант возможен, если конкурс не состоялся или жители не смогли сами выбрать УК.

Плюсы и минусы бизнеса

Бизнес управляющих компаний, как и любой другой, имеет как плюсы, так и минусы. В качестве наиболее важных преимуществ выделяются такие:

• сравнительно невысокий уровень конкуренции;
• относительно низкий порог входа;
• стабильное поступление дохода;
• небольшой срок окупаемости инвестиций;
• возможность выбора МКД для привлечения к сотрудничеству (преимущество обычно отдается новым домам, не требующим больших затрат на содержание).

Наиболее значимыми недостатками деятельности управляющих компаний выступают:

• невысокая норма прибыли, редко доходящая до 12-15%;
• высокий уровень бюрократизации;
• жесткий контроль со стороны государственных органов, включая частые проверки и серьезную ответственность за выявленные нарушения;
• необходимость получения руководителем – квалификационного аттестата, а всей УК – лицензии.

Ошибки новичков и как их решают

Первой и самой частой ошибкой новичков становится непонимание сложности и специфики бизнеса УК. Заниматься этим видом деятельности далеко не просто. Тем более – с учетом необходимости получения лицензии и несения достаточно серьезных расходов в виде инвестиций. Решение проблемы – внимательное изучение нюансов законодательства и четкое следование приведенным в статье рекомендациям.

На какие еще виды бизнеса стоит обратить внимание

Сегодня перед отечественным бизнесом открыты самые разные направления деятельности. В числе самых популярных выделяются: IT-отрасль во всех ее многочисленных проявлениях, сфера общепита, онлайн-образование, бьюти-индустрия, цветочные магазины, пекарни и многое другое.

Часто задаваемые вопросы

Чем занимаются управляющие компании и в чем их специфика?

Управляющие компании занимаются обслуживанием многоквартирных домов. Они выступают посредниками между жильцами/собственниками жилья и коммунальными компаниями. Характерными особенностями бизнеса выступает необходимость лицензирования и жесткий контроль со стороны государственных органов власти.

Насколько перспективным является бизнес УК в сфере ЖКХ?

При грамотной организации дела управляющая компания становится источником стабильного и достаточно существенного дохода. Причем поступающего на ежемесячной основе.

Какой размер инвестиций потребуется для создания УК?

Открытие управляющей компанией обойдется в сумму в районе 1 млн. руб. Если поставить цель обслуживать несколько крупных по размерам многоквартирных домов, потребуется еще больше – полтора-два миллиона.

В течение какого срока созданный бизнес окупится?

Практика показывает, что при должном отношении к открытию УК и ведению бизнеса вложенные средства окупаются в течение 2-2,5 лет. Дальнейшая деятельность управляющей компании приносит чистую прибыль.

Подведем итоги

1. Управляющие компании в сфере ЖКХ – перспективный вид бизнеса.
2. Его главными достоинствами становится относительно невысокая конкуренция и вполне разумный уровень начальных инвестиций, которые дополняются стабильно поступающим доходом.
3. Потенциальными рисками становятся: сложность поиска клиентов, сильная бюрократизация этого вида деятельности, невысокая норма прибыли и серьезная ответственность.
4. Открытие управляющей компании требует финансовых вложений в размере от 1 млн. руб.
5. Срок окупаемости составляет около двух-двух с половиной лет.

Управляющая организация — не только обязательный элемент коттеджного поселка премиального уровня, а в первую очередь показатель ответственности застройщика перед своими покупателями. Кусок земли и коммуникации — это лишь минимум. Для комфортной жизнь в загородном доме требуется управляющая компания, которая возьмет на себя не только обслуживание общей территории и коммуникаций, но и удовлетворение нужд и потребностей домовладельцев.

Естественно наличие хорошей управляющей организации в коттеджном поселке является неоспоримым конкурентным преимуществом.

Мы же вам расскажем о том, как эту компанию создать.

Управляющая организация обязана приносить собственникам реальную пользу. Создается она с целью формирования единого заказчика перед поставщиками и подрядчиками и действует в качестве представителя собственников. Управляющая организация станет единым исполнителем перед собственниками, станет представителем поставщиков и подрядчиков различных работ и услуг. Собственнику домовладения не нужно заботиться о том, кого выбрать для выполнения работ, достаточно будет обратиться в управляющую организацию.

Качество, разнообразие, количество услуг — залог хорошей репутации управляющей организации. Мы остановились на двух вариантах вида управления:

1. Управляющая организация самостоятельно проводит весь основной объем работ (вывоз мусора, уборка газонов, ремонтные работы и т. д.).
2. Управляющая организация, с узким кругом специалистов. Специалисты отбирают исполнителей, оценивают их работу, осуществляют контроль качества работ, занимаются сбором платежей.

ОРГАНИЗАЦИОННАЯ ФОРМА УПРАВЛЯЮЩЕЙ ОРГАНИЗАЦИИ

Исходя из анализа рынка коттеджных поселков управляющая организация, как правило, является дочкой организации-подрядчика и организуется в форме общества с ограниченной ответственностью. Управляющие организации в многоквартирных домах организуются также в форме ООО. В связи с чем очевидным выбором организационно-правовой формы будет общество с ограниченной ответственностью.

ЛИЦЕНЗИРОВАНИЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ УПРАВЛЯЮЩЕЙ ОРГАНИЗАЦИИ

Деятельность управляющей организации в коттеджных поселках на данный момент законодательно не урегулирована и в случае создания коттеджного поселка с малоэтажными индивидуальными жилыми домами получать лицензию необязательно.

Если в коттеджном поселке кроме малоэтажных индивидуальных домов будут и многоэтажные, многоквартирные жилые дома — необходимо получить лицензию на осуществление деятельности по управлению многоквартирными домами.

Для получения лицензии необходимо составить заявление в соответствии с частью 1 статьи 13 ФЗ «О лицензировании отдельных видов деятельности»   и предоставить его в лицензирующий орган. Лицензионные требования содержит Глава 19 Жилищного Кодекса РФ.

Одним важным требованием является наличие должностного лица с квалификационным аттестатом. Для получения такого квалификационного аттестата необходимо сдать экзамен. Сам экзамен состоит из 200 вопросов, перечень которых находится в открытом доступе. Поэтому, прежде чем подавать заявление нужно получить квалификационный аттестат.

КАК ОФОРМИТЬ ОТНОШЕНИЯ С БУДУЩИМИ СОБСТВЕННИКАМИ?

Если есть и многоквартирные и малоэтажные жилые дома возникает два вида взаимоотношений между управляющей организацией и собственниками.

1. Управляющая организация – Домовладение;
2. Управляющая организация – Многоквартирный жилой дом.

Как правило застройщик, заказчик и подрядчик являются фактически одним и тем же лицом и соответственно общее имущество после застройки будет находиться в собственности у этого лица. В домовладениях взаимоотношения лучше оформлять, заключая договор управления с каждым собственником по-отдельности. В многоквартирном жилом доме порядок договорных отношений регламентируется законом, и в этом случае следует действовать в соответствии с ним.

Действуем следующим образом:

1. Создаем ТСЖ многоквартирного жилого дома и оформляем договор управления между нашей управляющей организацией и ТСЖ;
2. Заключаем договор управления с каждым собственником малоэтажных жилых домов;

При приобретении земельного участка собственник получает определенную часть общего имущества. Общее имущество будет передано застройщиком на баланс управляющей организации. Она будет производить обслуживание и ремонт имущества.

Заключая договор, собственник обязуется оплачивать содержание, обслуживание и текущий ремонт. Плата с собственника земельного участка взымается пропорционально его доле в общем имуществе.

В договоре управления описывается:

перечень общего имущества и порядок определения доли общего имущества у конкретного домовладельца (пропорционально отношению общего количества общего имущества к доле конкретного собственника земельного участка);

Управляющая организация заключает договоры с ресурсоснабжающими организациями. После заключения договора поставки ресурсов управляющая организация выставляет счета (проекты договоров разработаны Минстроем и есть в общем доступе в сети интернет). Сбор денежных средств за электричество, газ, воду, канализацию по договору происходит на основании показаний счетчиков.

Работа управляющей организации на примере покоса травы.

Между управляющей организацией и собственником домовладения заключен договор управления. По договору управления управляющая организация обязана оказывать услуги по содержанию и ремонту общего имущества и обслуживанию общей территории, в том числе осуществлять покос травы. Собственник участка нуждается в покосе травы на территории домовладения, которая обслуживается самим собственником и не входит в предмет договора. Для этого он звонит в управляющую организацию и просит осуществить покос травы на территории домовладения. Управляющая организация ставит задачу штатному рабочему, обычно осуществляющему покос травы и оказывает услугу собственнику домовладения. По результатам покоса травы собственник домовладения оплачивает оказанную услугу на основании акта выполненных работ.

В случае возникновения нестандартных запросов возможно заключение договоров подряда между управляющей организацией и сторонней организацией, и контроль за выполнением работ подрядчиком.

ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ ПРОЕКТЫ ДЛЯ КОТТЕДЖНОГО ПОСЕЛКА

• Магазин, мини-маркет;
• Строительство;
• Кафе или ресторан;
• Аптека;
• Фитнесс клуб;
• Транспортное сообщение (автобусы, маршрутные такси);
• Строительство домов под сдачу в аренду.

ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ НЕОБХОДИМЫХ ДЛЯ РАЗРАБОТКИ ДОКУМЕНТОВ:

• Пакет документов для регистрации юридического лица;
• Договор управления домовладением;
• Договор управления многоквартирным домом;
• Правила проживания в коттеджном поселке;
• Правила пользования объектами инфраструктуры коттеджного поселка и Инженерными сетями Поселка;
• Правила производства строительно-монтажных работ;
• Стоимость работ и услуг по содержанию многоквартирного дома (приложение к договору управления);
• Проекты договоров с ресурсоснабжающими организациями (газоснабжение, электроснабжение, водоснабжение, водоотведение).

Специалисты правового партнерства «Ефимов и партнеры» готовы сопроводить как создание управляющей компании, так и ее функционирование на весь срок.

Кроме налогов я ещё увлекаюсь недвижимостью. Вернее, это правильнее называть антикризисным управлением в коттеджных посёлках: консультируем, анализируем и модернизируем управляющие компании в коттеджных посёлках.

В США такие услуги оказывает компания Berkshire Hathaway HomeServices. Да, тот самый Warren Buffett не только скупает банки и производства, но и за недвижимостью приглядывает.

В России всем жителям коттеджных поселков хорошо знакома проблема управляющих и эксплуатационных компаний. В 99% случаев там все плохо или очень плохо. Ниже пойдёт текст про то, как мы модернизировали управляющую компанию в коттеджном поселке.

В целях сохранения конфиденциальности все названия, имена и события изменены. Любые совпадения случайны.

Итак, что мы имеем?

Клиент обращается с проблемой: бухгалтер пропал, надо выставлять ежемесячные квитанции. Спрашивает – можете помочь? Отвечаю – можем, но надо понять масштаб бедствия. Выяснилось, что бухгалтер исчез вместе с базой, а резервной копии нет и тем более нет облачной версии бухгалтерской базы. Руководитель не погружался в бухгалтерию вообще, этот вопрос был полностью в компетенции бухгалтера. Позже выяснилась и причина исчезновения бухгалтера – регулярные задержки по оплате и несправедливый KPI за собираемость поступлений.

— А почему задержки?

— Жители не платят вовремя.

— А почему не платят?

— Нехорошие люди, негодяи …

Однако, на самом деле негодяи – сама управляющая компания. Причем злых намерений нет, а есть некомпетентное управление поселком. Собственник компании — бывший инвестор в коттеджный поселок, а директор — доверенное лицо инвестора. Инвестор уже заработал на земельном девелопменте, а у директора нет опыта в управлении.

Что у нас было:

Актуализация контактов

Мы понимаем, что в поселке есть 350 собственников, и нам нужно наладить с ними двухстороннюю связь. Правда, у нас есть только 200 контактов. Нужно найти оставшиеся 150 контактов и проверить актуальность 200 имеющихся. Делали мы следующее:

За 3 дня мы актуализировали 195 контактов, а также познакомились и сообщили о грядущих переменах. Со второй частью из 350 мы сделали следующее:

За месяц мы собрали примерно 100 контактов, а за последующие 3 месяца практически уже всех.

Новая бухгалтерия

После того, как у нас были актуальные данные (сначала не все, но мы начали с того, что у нас было), приступили к заполнению и формированию своей «базы данных» на базе бухгалтерии:

Централизованная база – это очень удобно, так как в одном месте актуальные данные и статус по оплатам. Больше нет табличек, тетрадок и прочего old school вместе с человеческим фактором «ой, забыли».

Электронные квитанции от новой бухгалтерии

Первые квитанции сформированы и отправлены в автоматическом режиме – напрямую из бухгалтерской базы пошла рассылка. Первая оплата совершена на следующий день после отправки квитанций. Клиент был очень доволен новой скоростью и признался, что раньше на это уходила неделя. А еще другая неделя уходила на то, чтобы сформировать квитанции. То есть чистого времени на вопрос уходило 2 недели. Однако, мы ставили перед собой цель уложится в 1 день. Добавили QR код на квитанции и записали видео-инструкцию как оплачивать по QR через мобильное приложение банка. Уже на следующий месяц цель была достигнута – оплата в день выставления счетов. Да, не все собственники делали это так быстро, но прогресс был налицо.

Инвентаризация договоров

Начали проводить инвентаризацию договоров с управляющей компанией и нашли ошибку, которая привела к финансовым упущениям. В поселке действовало правило ценообразования – 476 рублей за сотку. Дальше была экономика, где тариф умножался на количество соток. Это была логика, которую все понимали, но в договоре была прописана не логика, а итоговая сумма к оплате. И были случаи, когда у человека в собственности 11,5 сотки х 476 = 5474 рублей. И тут, как можно догадаться, в договорах встречались ляпы – цифры путались. Вместо 5474 было прописано 4547 рублей. Ошибка в тысячу рублей в месяц. Таких случаев было много, грубо 50 человек по 1 тысяче в месяц = потеря 600 тысяч в год. Квитанции из архива были все на базе суммы из договора. И никто до нас инвентаризацию не проводил. Из месяца в месяц квитанции выставлялись и оплачивались по заниженной сумме.

Мы предложили прописать единую логику и в договор, и в бухгалтерию. Новые договора заключались только с такой формулировкой, а старые договора с ошибками подлежали пересмотру в индивидуальном порядке. В течение 4-х месяцев договора были приведены в порядок.

Долги и должники в коттеджном поселке

Долги ­­­­­­­– это не хорошо, но история без них – сказки, не бывает так, чтоб не было долгов. Однако, в этой управляющей компании коттеджного поселка был явный перебор с долгами. Получился замкнутый круг, в котором долги можно разделить на 2 группы:

Долги перед УК – жители не платили по 3 причинам:

Долги самой УК перед своими контрагентами:

Управляющая компания должна была всем своим поставщикам – за электричество, за обслуживание электрокабелей и газовых труб, за вывоз ТБО, за охрану, зарплата сотрудников (собственно бухгалтер уволился именно по этой причине), заканчивая налоговой и другими государственными органами. Долги копились за счет того, что регулярно происходил кассовый разрыв и отсутствовало грамотное планирования финансовой нагрузки.

Финансовая модель управления поселком

Мы составили финансовую модель для управляющей компании в коттеджном поселке, а именно мы взяли данные из интернет-банка и посмотрели куда тратились деньги. Посмотрели сколько денег поступало на банковский счет. К сожалению, данных по наличным мы не увидели, так как наличные на счет не вносились. Поэтому мы всегда занимаем позицию, что наличные – зло. Нет тут никакой экономии на налогах. Забудете, запутаетесь и действительно можно получить претензии от налоговой. Рекомендуем пользоваться только безналичными платежами

Клиент на встрече-знакомстве утверждал, что у него расходов на 1,5 миллиона в месяц, а доход должен быть 1,8 миллиона. Однако 1,5 миллиона – это фактический месячный расход: полученные входящие счета на оплату от контрагентов. А такие вещи, как квартальные налоги и годовые платежи клиент не учитывал, и это оказалось катастрофически неправильно. Мы предложили посчитать расходы/доходы по году и разделить полученную сумму на 12 месяцев. Расходы получились на уровне 2 миллионов в месяц. Привет отрицательное сальдо по месяцу! Отсюда и выросли долги перед поставщиками, но не из-за того, что жители не заплатили вовремя, а потому, что расходов было больше, чем доходов.

Стало очевидно, что управляющей компании нужно модернизироваться и провести оздоровление не только бухгалтерии, но и всей своей финансово-хозяйственной деятельности, а именно убирать расходы и поднимать доходы. Инвентаризация договоров подняла доходы, но это была капля в море. В масштабах года это всего 600 тысяч, а нужно найти 2,4 миллиона. Начали анализировать расходы, и сразу нарисовались цели под оптимизацию:

Дополнительные услуги

Стали думать про увеличение доходов и придумали дополнительные услуги. Причем главной идей было – сделать это качественно и комфортно для жителей, чтобы люди расставались с деньгами на позитивных эмоциях. Так в поселке появилось следующее:

И что Вы думаете? Дело пошло в гору, и собственники начали обращаться за дополнительными услугами. Таким образом ежемесячный чек начал расти. Не сильно, но уже совсем скоро мы увидели рост чека на 10%.

Охрана, КПП и экономическая выгода

В коттеджном поселке услуги охраны оказывал ЧОП. По договору ЧОП предоставлял 4 человека и 1 машину для объезда территории. 2 из 4 человек работали днем в активные часы (в день проезжает примерно 1 тысяча машин). Другие 2 работали по-сменно с вечера до утра. Действовал пропускной режим: машина подъезжает, выходит охранник и проверяет пропуск. Если пропуска нет, то начинаются разбирательства: кто, куда, зачем и звонки собственнику участка.

Что мы придумали – сократить охранников с 4 до 3. Вместо машины – велосипеды. Стоимость ЧОП снизилась на 20%. На сэкономленные деньги заказали программу и купили камеры, которые считывают номера машин. И ушли от пропусков. Все собственники сообщают свои автомобильные номера и данные заносятся в базу. Есть номер – шлагбаум открывается. Нет номера – не открывается. Гостевые машины заезжают по заявкам – собственники самостоятельно оформляют гостевые пропуска.

Дальше – круче. Повесили экран рядом со шлагбаумом, и теперь можно выводить общую и точечную информацию. Например, о предстоящем мероприятии – ремонте дороги на улице Северная или о предстоящем собрании собственников поселка. Потом стали выводить информацию о наличии задолженности. Данные о задолженности синхронизируются с бухгалтерской базой. Все в облаках, туда-сюда летает. Дебиторская задолженность сократилась очень быстро. Вот такой получился двойной профит.

Партнеры по продажам

Когда мы знакомились с поселком, то в нем оставалось непроданных 50 участков. Продажами занимался отдел продаж того самого Инвестора, а именно девочка Марина. Она сама жила в поселке и клиентов искала через ЦИАН. Продажи были плохие: 3-4 в течение года. Надо было что-то менять. Ведь проданные участки – это новые собственники на договор эксплуатации. Мы предложили заменить Марину на профессионалов. Провели тендер среди местных агентств недвижимости. Клиент подписал эксклюзив с теми, кто обещал чудо – быстро все продать. Выбранный агент почти справился самостоятельно, но пандемия ему помогла перевыполнить план по продажам. До пандемии продажи были на уровне 2-3 сделки в месяц, а после 10 в месяц. Сейчас в поселке нет свободных земельных участков, а доходы управляющей компании выросли за счёт новых клиентов на эксплуатацию.

Партнеры из жителей

В посёлке были земли общего пользования, которые пустовали. В планах было на этих землях разместить инфраструктурные решения для жителей посёлка. Управляющая компания долгое время ничего не предпринимала, так как хотела самостоятельно все реализовать: придумать идею, вложить денег, построить, управлять и получать прибыль. Идей было много, а денег не хватало. Мы предложили модель партнерства с жителями. Среди них оказалось несколько предпринимателей и совладельцев разных бизнесов, которые согласились вложить свои деньги в бизнес, в котором они очень хорошо разбираются.

Управляющая компания предоставила землю и коммуникации, а бизнесмены вложились в проект, строительство и управление. Так в посёлке появилась автомойка, кафе-пекарня, пункт приема химчистки и магазин с бытовыми услугами. Еще была идея построить физкультурно-оздоровительный комплекс, но от этой идеи отказались – слишком большие расходы. Зато решились на открытую спортивную площадку.

Качество услуг и эффективность

Мы накопили много идей, которые клиент (управляющая компания) отказался внедрять. Ниже некоторые из них, которые могли бы кратно поднять качество услуг и эффективность УК:

Зачем я написал этот текст?

И последнее, тем кто дочитал Расскажите, пожалуйста, а какие проблемы у Вас в поселке и как Вы их решаете? Или почему не решаете?

В основном я занимаюсь налоговыми исследованиями и контролируемыми иностранными компаниями, но я также увлекаюсь антикризисным управлением коттеджных поселком. Моя команда помогает управляющим компаниям в коттеджных поселках преодолеть кризисы, найти и устранить слабые места в работе эксплуатационной команде. Я изучаю и стараюсь использовать опыт команды Уоррена Баффета. Он уже давно не только контролирует банки и промышленные компании, но и активно занимается недвижимостью.

Предыстория событий

Директор одной из управляющих компаний забил тревогу. Бухгалтер сам себя уволил. Некому рассчитывать плату за обслуживание и выставлять счета жителям поселка. При этом работник ушел не только сам, но и ноутбук забрал. О наличии резервной копии никто не побеспокоился. Бухгалтер просто решил, что ему мало платят и вообще не ценят его усилия. Представляете, какой был «градус накала» на поселке?

Руководитель же полагает, что основная проблема в том, что жильцы упорно игнорируют выставленные счета. На самом деле причина проблем в ином. Управлением коттеджным поселком никто нормально не занимался. Собственником УК является застройщик. Директором назначил своего человека, который в этой сфере ранее не работал.

Исходные данные можно обозначить так:

• В поселке — 350 лицевых счетов (коттеджи + земельные участки). Но, данные о собственниках, никак не систематизированы. Часть информации собрана в обычном текстовом файле, часть отсутствует вообще;
• Функцию передачи счетов на оплату возложили на охрану на КПП;
• В офисе нашлись экземпляры первоначальных договоров с собственниками и копии квитанций по годам;
• Штат УК — директор, бухгалтер, юрист, менеджер, риэлтор, инженер, электрик и 6 человек разнорабочих;
• Все операции с деньгами проходят в ручном режиме. Оплата за услуги принимается преимущественно наличными.
• Собственники домов и земельных участков ненавидят управляющую компанию и все, что с ней связано. Это же можно сказать о персонале, которому часто задерживают зарплату.

Собрали базу и восстановили контакты

Изучение всех документов позволило нам найти данные 200 собственников из 350. Их предстояло актуализировать. Выбрали следующий алгоритм работы. Сначала проверили имеющиеся данные. Пришлось и звонить, и писать на e-mail, и отправлять заказные письма через Почту России. 195 человек ответили примерно за неделю. На проверку остальной информации потребовалось больше месяца.

На КПП поставили особый стенд больших размеров, чтобы видно было из машины. И такими же крупными буквами написали объявление с просьбой зайти, позвонить или написать управляющему. Эту же информацию продублировали в заказных письмах. На полный сбор данных о владельцах потребовалось почти 3 месяца.

Бухгалтерия 2.0, QR и Квитанции в электронном формате

До нашего появления бухгалтер тратил неделю на подготовку квитанций. Потом еще неделя требовалась на то, чтобы их вручить собственникам, а потом в офисе собирались очереди из недовольных собственников.

После реорганизации бухгалтерии, теперь на подготовку и рассылку квитанций в электронном формате потребовался 1 (один) день. Клиенты быстро оценили наличие QR-кода и ролика с инструкцией по оплате. Уже на следующий день на счет УК стали поступать оплаты. Начало было положено.

Анализ договоров на обслуживание коттеджного поселка

Даже беглый просмотр договоров показал, что ранее в управлении коттеджным поселком допускались серьезные ошибки. Например, собственник должен был платить ежемесячно 476 рублей за сотку. Но в договорах не был указан механизм расчета, а сразу стояла сумма к оплате. Так как все договоры готовили вручную, то и ошибок в них было много. Например, вместо 5474 рублей могло значиться 4574 и т. д. И никто за несколько лет ни разу не перепроверил расчеты. По нашему настоянию механизм подготовки квитанций и договоров был изменен. И там, и там обозначили логику расчета суммы к оплате. На пересмотр всех договоров потребовалось почти 4 месяца.

Долги и должники в управлении коттеджном поселком

Ни одна компания не может работать вообще без долгов. Но в данном случае ситуация была близка к критической:

• Собственники считали, что УК ничего не делает, и они ничего ей не должны. Другие не хотели ехать в офис и ждать в очереди, чтобы внести плату наличными;
• Сама управляющая компания была должна всем: от энергосбыта и газоснабжающей компании до собственного персонала и налоговой.

Кассовый разрыв существовал почти всегда, но никто не думал о его устранении. Введение электронных квитанций с QR-кодом позволило практически сразу получить деньги на ликвидацию задолженностей.

Меняем финансовую модель управляющей компании в коттеджном поселке

Для начала директор заявил, что ежемесячно компания должна платить по счетам 1,5 млн.руб. От владельцев участков должно поступать 1,8 млн.руб. Но денег постоянно не хватало. Одна из причин в том, что директор вообще не думал об отчислениях в бюджет и не сдавал выручку наличными в банк. Таким образом пытались экономить на налогах, но получали только головную боль из-за путаницы, а также копили долги по принципу «снежного кома».

Анализ показал, что из-за неправильных расчетов ежемесячно компании не хватает на оплату всех счетов 500 тысяч рублей. Директор считал, что основная причина заключается в неплатежах со стороны собственников. На самом же деле обязательств изначально было больше, чем планировалось поступлений. Нужно менять подход к расходам и доходам. Составили финансовую модель управляющей компании и фронт задач обозначился моментально — резать расходы и повышать доходы.

Дополнительные услуг жителям поселка

В поселке живут небедные и занятые люди. Они не моют сами окна и не стригут лужайки. Кто-то нанимает постоянную прислугу, кто-то приглашает периодически людей со стороны. УК такие услуги не оказывала. И зря — это ведь дополнительный доход. Мы подсказали, что необходимо сформировать собственную сервисную службу. Нужны работники, которые смогут повесить полку, быстро установить или заменить розетку или унитаз и т. д. Не будет лишней и служба доставки продуктов и бутилированной воды. И постоянно проживающие владельцы домов быстро оценили нововведения. Уже в течение месяца средний чек с домовладения за счет дополнительных услуг увеличился на 10%.

Продажа участков в поселке

Поселок существует несколько лет, но часть участков еще пустует. К профессиональному риэлтору застройщик не обращался, так как «свой риэлтор» берет комиссию ниже. Как следствие, количество сделок купли-продажи в год не превышало 3-4. Решили это исправить. Заключили договор с агентством недвижимости. И в результате стали продавать по 3-4 участка в месяц. Спрос существенно вырос в период пандемии, когда многие предпочли уехать жить за город.

Развитие общей инфраструктуры и мест общего пользования в поселке

Инвестор изначально планировал открыть в поселке магазины, спорткомплекс, площадку для детей и т.д. Но на все задумки не хватало денег. И здесь мы предложили пригласить жителей в качестве бизнес-партнеров. Достаточно быстро выяснилось, что есть желающие построить автомойку, организовать службу по оказанию бытовых услуг, кафе с собственной кухней и пекарней. Управляющая компания коттеджным поселком получила возможность получить дополнительный доход, а именно сдать в аренду участки с уже подведенными коммуникациями. Предприниматели самостоятельно решали вопросы строительства и управляли каждый своим локальным бизнесом.

Для чего я это написал?

Думаю, многие узнали в этой истории себя или свою управляющую компанию в поселке. Если у вас такие же проблемы, пишите мне по контактам ниже. Вместе мы сможем найти для них лучшее решение. Я буду только рад изменить вашу жизнь или проект к лучшему!

Артем Медведев — Обновляю и беру в управление коттеджные поселки

8 (926) 388-22-29 — Мобильный, Telegram & WhatsApp

Москва, ул. Минская 2ж