Как правильно изменились или поменялись реквизиты

Зачем составлять письмо о смене реквизитов

По данным, указанным в контракте, заказчик перечисляет денежные средства за выполненные исполнителем обязательства, направляет корреспонденцию, проверяет действительность документов. При обнаружении нестыковок в банковском счете и отсутствии уведомления о смене реквизитов организации для контрагентов возникнут сложности (в основном у поставщика). Дело в том, что с юридической точки зрения, заказчик делает все правильно, а значит, не несет ответственности за неполучение конечным адресатом денег и бумаг.

Поэтому поставщик обязан в кратчайшие сроки сообщить заказчику о любых изменениях в своих данных путем направления соответствующего документа.

Что относится к реквизитам

В нормативах не указано, какие реквизиты включаются в бланк письма, но на практике в информационном сообщении указывают общие и банковские сведения. К первой группе сведений относятся:

• наименование;
• ИНН и КПП;
• ОГРН;
• место нахождения;
• почтовый адрес;
• сведения о руководителе.

Платежные данные:

• расчетный счет;
• наименование банка;
• БИК;
• корреспондентский счет.

Как составить письмо в 2023 году

Унифицированной формы в законе № 44-ФЗ не установлено. Составляя письмо, следует обратить внимание на ряд особенностей. Обычно документ оформляют на фирменном бланке организации. В этом случае корреспонденция имеет более официальный характер, в отличие от простого листа А4.

Вот как написать письмо о смене банковских реквизитов контрагенту:

1. Вписать наименование получателя, Ф.И.О. и должность ответственного лица.
2. Озаглавить документ.
3. Проставить дату и исходящий номер (при наличии).
4. Изложить суть обращения. Написать новый счет, на который теперь перечисляется оплата. Кроме того, сторонам необходимо изменить реквизиты в госконтракте, подписав допсоглашение.
5. Указать дату, с которой изменения вступают в силу.
6. Внести дополнительную информацию.
7. Подписать у руководителя организации, поставить печать (при наличии).

Как составить уведомление

Уведомление заполняют по аналогии с информационным письмом. Укажите:

• причину смены реквизитов. Например, что вы закрываете счет и открываете новый;
• день, когда закрылся старый счет;
• день, когда открыт новый счет;
• дату, с которой следует проводить платежи по актуальным сведениям;
• сведения о новом счете (наименование банка, его БИК, номер р/с и к/с в банке).

Подписывает документ руководитель компании или уполномоченное им лицо по доверенности.

Используйте шаблон уведомления для заполнения:

А это — образец заполненного документа:

Как уведомить заказчика об изменениях

Уведомление составляют сразу же после того, как исполнитель изменил реквизиты. Письменную информацию передают лично, курьерской службой или по почте — ценным письмом с подтверждением вручения. При необходимости дополнительно отправьте заказчику копию в электронном виде. Но юридически действительна только та форма документа, которая определена в госконтракте (например, письменная).

При направлении уведомления уточните, согласован ли в договоре исключительный адрес контрагента для отправки юридически значимых сообщений, в том числе и адрес электронной почты. Если адрес согласован, то отправьте уведомление по нему. Исключение — если вы знаете, что он недостоверен (п. 64 Постановления пленума ВС РФ от 23.06.2015 № 25).

Если в договоре такой адрес не закреплен, то направьте уведомление по адресу, указанному:

• в ЕГРЮЛ, если контрагент — юридическое лицо;
• в ЕГРИП, если контрагент — индивидуальный предприниматель.

Если уведомление доставят по этому адресу, то оно фиксируется как полученное, даже если лицо там не находится (п. 3 ст. 54, п. 3 ст. 23 ГК РФ).

При направлении дополнительного соглашения руководствуйтесь такими же правилами, как для направления уведомления. Если в договоре в качестве исключительного адреса для отправки юридически значимых сообщений согласован электронный адрес, то вам все равно придется направить контрагенту курьером или почтой проект дополнительного соглашения, подписанный с вашей стороны. На электронную почту в этом случае рекомендуем отправить уведомление о смене р/счета и указать, что вы подготовили, подписали и направили по адресу контрагента курьером (почтой) дополнительное соглашение к договору.

Когда извещение об изменениях не отправляют

Еще на этапе подачи заявки для участия в государственных закупках потенциальный поставщик обязан указать общие и банковские сведения. Это необходимо для составления контракта после проведения торгов. Соответственно, если организация во время подготовки тендерного предложения находится в стадии изменения каких-либо из вышеуказанных данных, то в заявке ей стоит указать новые данные. Тем более что заказчику такая информация станет доступна только после проведения закупочной процедуры, когда вносить правки уже нельзя. Следует помнить, что до окончания срока подачи конкурсных, аукционных заявок участник вправе отозвать предложение, внести коррективы и подать его заново.

Если заявка уже подана, участник выиграл тендер и необходимость смены данных о банковском счете возникла на этапе заключения контракта, вместо уведомления составляется протокол разногласий.

Смена реквизитов предприятия относится к важному элементу в структуре юр. лица и о таком факте требуется немедленно оповестить всех партнеров и государственных ведомств, с которыми сотрудничает предприятие. К таким реквизитам относятся изменения в названии предприятия, в его адресе или регистрации, смена расчетных счетов в банке, замена руководителя и т.д. Для оповещения о таких событиях требуется разослать письма с соответствующим содержанием.

Данные послания предназначены для оповещения контрагентов, государственных ведомств и надзорных структур о случившихся изменениях.

Что это?

Рассылка о замене реквизитов считается деловым документом, служащим для оповещения своих контрагентов, а также учреждений, с которыми приходится продолжать взаимоотношения, об изменениях, осуществляемых в компании.

Такими изменениями могут:

1. Замена названия фирмы.
2. Смена адреса или регистрации.
3. Изменение банковских расчетных счетов или обслуживающего банка.
4. Смена директора фирмы.

Что относится к реквизитам?

Реквизиты, которыми обладают все предприятия можно разделить на две группы:

1. Общие.
2. Банковские.

К общим реквизитам можно отнести:

• Наименование фирмы.
• Ее правовой статус.
• ИНН/КПП.
• ОГРН.
• Адрес регистрирования.
• Информация о директоре.

При изменении любого из перечисленных пунктов требуется разослать оповещение.

Реквизитами банка считаются:

• Название банка, обслуживающего предприятие.
• Его БИК.
• Корреспондентский счет.
• Расчетный счет юр. лица.

Здесь также, при смене любого пункта, требуется разослать партнерам письма-уведомления.

Кому писать о смене реквизитов?

Извещение об изменениях в реквизитной информации о фирме считается документом, официально уведомляющем стороны, с которыми налажены взаимоотношения фирмы, о таком событии. К исключению относится территориальная налоговая инспекция, так как приказом ФНС № ММВ-7-14/292@ от 23.05.2014 установлена обязанность сообщения о замене реквизитов на предприятии на банковские учреждения.

Извещения об изменениях реквизитных данных рекомендуется отправлять загодя, чтобы не оказаться перед фактом утери документов или финансов, отосланных по старым реквизитам. Отправка такого уведомления является не правом, а обязанностью юр. лица или ИП, так как сведения о регистрации и идентификации предприятия относятся к основе предпринимательских функций, связанных с сотрудничеством:

• С налоговыми службами.
• С контрагентами.
• С государственными и надзорными ведомствами.

Отсутствие реквизитов исключает существование юр. лица, как субъекта предпринимательской деятельности. Для осуществления своих правомочий, юр. лицо обязано обладать следующими признаками:

1. Юридическим и почтовым адресом.
2. Расчетным счетом в обслуживающем банке.
3. ИНН юр. лица.
4. Конкретным руководителем с правом подписи.
5. Регистрацией в налоговой службе.

При отсутствии любого признака юр. лицо становится недееспособным. Следовательно, не оповещение контрагентов об замене реквизитов может приравниваться к потере статуса юр. лица.

Кто выдает?

За подготовку уведомляющих писем о замене реквизитов отвечают уполномоченные работники предприятий. Обычно, такая обязанность возлагается юридический отдел, при его наличии. В небольших фирмах такая работа может быть возложена, или на бухгалтерию или на секретаря, в крайнем варианте – на лиц, обладающих прямыми контактами с контрагентами.

Перед составлением такого оповещения, ответственный работник обязан ознакомиться с правилами оформления таких документов.

Как составить письмо о смене реквизитов в 2023 году?

Письмо об изменениях реквизитных данных не обладает унифицированным шаблоном, поэтому, его можно сформировать в произвольном стиле, не допуская ошибок, исправлений и зачеркиваний. Текст должен быть изложен грамотно, в деловом тоне, с учетом применения правил в делопроизводстве, а также цели отправителя.

Составлять такое оповещение можно на простом листе, А4, или на фирменном бланке юр. лица, что является более предпочтительным, обеспечивая официальный статус данному посланию.

Форма и структура такого письма не отличается от подобных информационных деловых документов, применяемых в документообороте. В послании должна быть отображена следующая информация:

1) В верху бланка требуется отобразить данные об адресате с обозначением:

• Должности руководителя.
• Названия фирмы.
• Регистрационного адреса.
• Ф.И.О. руководителя.

2) Следующим пунктом является заполнение реквизитов отправителя. Если послание заполняется на фирменном бланке, то данный пункт упускается, так как такие данные уже отображены в бланке.

3) Ниже заполняется по центру строки заглавие документа.

4) Далее заполняется содержательная часть послания. Начинать основной текст рекомендуется с выражения уважения партнеру, обращаясь к нему по имени и отчеству: – «Уважаемый …!». Затем нужно изложить суть оповещения, с указанием:

• Какие реквизиты были изменены.
• Прописать новые реквизиты.
• Отметить дату вступления их в силу.
• Изложить просьбу, чтобы дальнейшие действия выполнять с учетом новых данных.

Тон письма обязан быть уважительным, деловым, не допуская развязности, с соблюдением правил грамматики.

1) Завершается заполнение документа указанием:

• Должности подписанта.
• Его подписи и фамилии и инициалов.
• Даты регистрации послания.

Письмо о замене реквизитов может быть заполнено вручную или распечатано на офисном оборудовании (Компьютер и принтер). При этом, в любом варианте, документ обязан быть подписан директором предприятия, или иным должностным работником. Скреплять печатью сообщение нет необходимости.

Число экземпляров такого документа должно соответствовать числу контрагентов и прочих госструктур плюс один экземпляр для подшивки в папку с исходящими отправлениями.

Письмо должно быть зарегистрировано в книгу учета исходящих писем и регистрационный номер должен быть отмечен в оповещении (обычно, такой номер отображается в левой части бланка – напротив «шапки»).

Заполнение шапки письма

Любое деловое письмо начинается с заполнения, так называемой «шапки».

Обычно, «шапка располагается вверху листа, с отображением в левой или правой части:

1. Полного наименования фирмы отправителя (согласно регистрационным данным).
2. Юридического адреса фирмы.
3. Контактных данных.

Затем заполняются реквизиты получателя в правой части листа, с обозначением:

1. Должности лица, которому адресовано уведомление.
2. Названия предприятия или учреждения.
3. Ф.И.О. лица, которому отослано оповещение.

Далее слева, отмечается номер бланка и дата его оформления в книге исходящих писем.

Ниже, по центру сроки, заполняется заголовок документа.

Заполнение тела письма

В основном тексте информационного письма рекомендуется отображать:

1. Выражение уважения адресату, обращаясь к нему по имени и отчеству.
2. Изложение факта изменений реквизитных данных, с обозначением реквизитных данных, которые были заменены.
3. Обозначение новых реквизитных данных и дату, с которой они вступили в силу.
4. Обращение с просьбой о внесении соответствующих правок в документы контрагента, где учесть обновленные реквизиты.
5. Выражение благодарности за понимание ситуации.

В завершение, послание требуется подписать должностному лицу, с обозначением должности и фамилии.

Ниже предлагается пример такого письма, заполненный на фирменном бланке отправителя.

Пример составления письма о смене реквизитов организации

Скачать, doc

Как отправить письмо?

Учитывая, что реквизитные данные предприятия относятся к важному элементу при взаимосотрудничестве между контрагентами и отношениями с государственными учреждениями, уведомления о таких изменениях, рекомендуется отправлять с гарантией того, что они будут получены адресатом.

В настоящее время можно воспользоваться следующими способами рассылки оповещений:

1. Наиболее надежным способом оповещения об изменениях является отсылка письма курьером, с вручением оповещения уполномоченному работнику, отвечающему за входящую корреспонденцию.
2. Следующий способ – это использование почты России. В этом варианте, можно отправить письмо с извещением о передачи письма адресату. Данный способ является более длительным по времени сообщения.
3. Также, последнее время получил широкое распространение способ отправки письма через Интернет, используя электронную почту. Это наиболее быстрый способ доставки информации, однако в нем есть один недостаток. Письмо может попасть в «СПАМ», и получатель может не узнать об изменениях. В этом варианте, лучше подстраховаться и продублировать оповещение, отправкой письма по почте, или связаться с партнером по телефону и убедиться в получении уведомления.

Вам может быть интересно: