Работодатель, принимая на работу нового сотрудника, запрашивает у него согласие на обработку персональных данных.
Сегодня разберем, что такое персональные данные, какой правовой режим устанавливается в отношении персональных данных и какие обязанности возникают у работодателя.
Трудовой кодекс РФ (далее — ТК РФ) устанавливает особенности защиты, а также хранения, использования и передачи персональных данных работника в Главе 14 «Защита персональных данных работника». Правила работы с персональными данными содержатся в Федеральном законе «О персональных данных» от 27.07.2006 № 152-ФЗ.
Под персональными данными понимаетсялюбая информация, относящаяся прямо или косвенно к определенному или определяемому физическому лицу (субъекту персональных данных).
Т.е. персональными данными является огромное количество информации, позволяющей идентифицировать человека, начиная от даты рождения, фамилии, имени, отчества, и заканчивая информацией о расовой, национальной принадлежности человека, его политических взглядах.
Можно привести примерный перечень персональных данных работника:
- фамилия, имя, отчество;
- дата рождения;
- адрес места регистрации/места жительства;
- сведения, содержащиеся в документах, предоставляемых при трудоустройстве: паспорте, трудовой книжке, документе об образовании, свидетельстве о государственном пенсионном страховании;
- сведения о трудовом (страховом) стаже;
- сведения о привлечении работника к материальной ответственности;
- сведения о состоянии здоровья и результатах медицинского обследования работника;
- любые иные сведения, позволяющие определить работника.
Обработка персональных данных — любое действие (операция) или совокупность действий (операций), совершаемых с использованием средств автоматизации или без использования таких средств, с персональными данными, включая сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение персональных данных.
В терминах Закона № 152-ФЗ организация-работодатель является оператором персональных данных, так как организует и осуществляет обработку персональных данных, а также совершает иные действия с персональными данными.
Следовательно, работодатель при принятии на работу работника, оформляя должным образом все необходимые документы, будет являться оператором, осуществляющим обработку персональных данных.
Источник получения персональных данных
Источником получения персональных данных о работнике может являться не только он сам. Однако, для исключения возможных неточностей все персональные данные работника следует получать у него самого.
Если персональные данные работника можно получить только у третьей стороны, работник должен быть уведомлен об этом заранее и от него должно быть получено письменное согласие. Работодатель должен сообщить работнику о целях, предполагаемых источниках и способах получения персональных данных, а также о характере подлежащих получению персональных данных.
Например, если работодатель решит получить дополнительную информацию о профессиональной подготовке работника в другой организации, то ему необходимо получить письменное согласие работника на такой запрос. Для получения согласия работодатель может направить работнику уведомление о получении персональных данных работника от третьих лиц с просьбой дать согласие на получение таких данных.
Работа с персональными данными
Согласие на обработку персональных данных оформляется исключительно в письменной форме.
Однако из данного правила имеются исключения. В частности, допускается обработка персональных данных в случаях, когда такая обработка необходима для исполнения договора, стороной которого либо выгодоприобретателем или поручителем по которому является субъект персональных данных. Данное правило распространяется и на стороны трудового договора, то есть работника и работодателя.
Из сказанного следует, если работодатель получает от работника, хранит и передает лишь ту информацию, которая необходима для исполнения трудового договора, получение согласия работника на такие действия не требуется.
Возникает большое количество вопросов относительно контактных данных работника, ведь отсутствие такой информации не влечет невозможность исполнения трудового договора. Согласно статье 65 ТК РФ предоставление каких-либо документов с контактными данными не требуется. Поэтому, если работодатель желает получить такого рода информацию (а также иную информацию, неполучение которой не влечет невозможность исполнения договора), ему необходимо получить на это согласие работника.
Между тем, даже если у работника не берется согласие на обработку персональных данных, в целях соблюдения положений статьи 86 ТК РФ работники и их представители должны быть ознакомлены под роспись с документами работодателя, устанавливающими порядок обработки персональных данных работников, а также об их правах и обязанностях в этой области.
Статьей 88 ТК РФ установлены требования к передаче персональных данных работника.
Так, работодатель не вправе сообщать персональные данные работника третьей стороне без письменного согласия работника, за исключением случаев, когда это необходимо в целях предупреждения угрозы жизни и здоровью работника и в иных предусмотренных законодательством случаях.
Были даны разъяснения, в каких случаях при передаче персональных данных работника третьим лицам согласия работника не требуется:
- в Фонд социального страхования РФ, Пенсионный фонд РФ;
- в банковские организации, открывающие и обслуживающие банковские карты для начисления заработной платы в случаях:
- когда договор на выпуск банковской карты заключался напрямую с работником и в его тексте предусмотрены положения, предусматривающие передачу работодателем персональных данных работника;
- наличия у работодателя доверенности на представление интересов работника;
- когда соответствующая форма и система оплаты труда прописана в коллективном договоре
Порядок хранения и использования персональных данных работников устанавливается работодателем с соблюдением требований законодательства, а именно путем утверждения Положения о хранении и использовании персональных данных работников. В Положении стоит указать порядок допуска к работе с персональными данными, перечень данных, с которыми работают должностные лица, порядок передачи данных внутри и за пределы организации.
Доступ к персональным данным работника должен быть разрешен только специально уполномоченным лицам, при этом указанные лица должны иметь право получать только те персональные данные работника, которые необходимы для выполнения конкретных функций.
Защита персональных данных работника от неправомерного их использования или утраты обеспечивается работодателем за счет собственных средств.
Отдельные вопросы порядка работы с персональными данными
Работодатель вправе обрабатывать персональные данные уволенного работника в случаях и в сроки, предусмотренные федеральным законодательством. К таким случаям, в частности, относится обработка персональных данных для целей бухгалтерского и налогового учета. Также в случаях наличия согласия работника работодатель вправе хранить копию трудовой книжки уволенного работника.
Интересна позиция Роструда при оформлении пропусков для доступа к месту работы, которые представляют собой копию паспорта работника. Так, на сайте Роструда был задан вопрос, нарушает ли положение о защите персональных данных предъявление такого рода пропуска сотрудникам охранной организации (то есть третьему лицу). По мнению Роструда, оформление такого рода пропусков и обязание работников предъявлять такие пропуска сторонней организации возможно только с письменного согласия работника.
Необходимо отметить, что в случае хранения в личном деле каких-либо документов, касающихся родственников работников (например, копия свидетельства о рождении ребенка для получения вычета, копии свидетельства о заключении брака, др.), работодатель должен получить согласие на обработку персональных данных либо от совершеннолетних членов семьи, либо от самого работника, как полномочного представителя своих несовершеннолетних детей.
Кроме того, в целях соблюдения положений законодательства о персональных данных, не допускается издание одного приказа, например, о переводе нескольких работников на новые должности, так как такой приказ будет нарушать конфиденциальность персональных данных: в приказ включается информация о заработной плате каждого работника, а такие сведения не подлежат разглашению третьим лицам.
Многих работодателей интересует вопрос о возможности ведения видеонаблюдения на территории организации и необходимости получения согласия работников. Из статьи 22 ТК РФ вытекает право работодателя осуществлять контроль за трудовой деятельностью работников. Формы такого контроля законодательством не установлены. Они закрепляются локальными нормативными актами, действующими в организации. Следовательно, для введения системы видеонаблюдения работодателю необходимо издать соответствующий локальный нормативный акт, с которым ознакомить работников.
При осуществлении контроля работодатель обязан соблюдать конституционные права граждан, а также требования законодательства о защите персональных данных работников.
Ответственность за нарушения в сфере обработки персональных данных
Статьей 13.11 КоАП РФ предусмотрена ответственность за обработку персональных данных в случаях, не предусмотренных законодательством РФ, либо их обработка, не совместимая с целями сбора персональных данных. Организация по этой норме будет оштрафована на сумму от 30 000 до 50 000 рублей.
Частью 2 статьи 13.11 КоАП РФ выделен самостоятельный состав правонарушения, который образует обработка персональных данных без письменного согласия их субъекта (работника) либо обработка персональных данных с нарушением требований к составу сведений, включаемых в письменное согласие. Должностному лицу компании-работодателя грозит штраф в размере от 10 000 до 20 000 рублей, а организации — от 15 000 до 75 000 рублей.
По материалам журнала «Наша бухгалтерия»
Обработка персональных данных без согласия субъекта запрещена. Нарушителя этого правила могут привлечь к ответственности — дисциплинарной, административной, гражданской и даже уголовной. Однако есть исключения: в ряде случаев работать с персональными данными можно даже тогда, когда их субъект своего согласия не давал. В статье расскажем о видах ответственности, к которым может быть привлечен нарушитель, а также о том, когда получать согласие на обработку информации не требуется.
Согласие на обработку персональных данных
В соответствии со ст. 9 закона «О персональных…» от 27.07.2006 № 152-ФЗ субъект персональных данных самостоятельно принимает решение о предоставлении права на обработку и использование этой информации третьими лицами. Согласие оформляется в письменном виде (а если данные передаются через интернет, в электронном).
Персональные данные без штрафов
Время прохождения около 5 мин.
Пройти тест
Необходимость в предоставлении личной информации возникает постоянно: при медицинском осмотре в поликлинике, трудоустройстве на работу и даже оформлении заказа в интернет-магазине.
ВАЖНО! С 1 сентября 2022 года действует норма, по которой продавец товара или услуги не может отказать в обслуживании клиенту, который не желает предоставлять персональные данные (ст. 16 закона от 07.02.1992 № 2300-1 в редакции, применяемой с 01.09.2022). Подробнее о новом правиле, а также об исключениях из него — здесь.
Сторона, получающая личные сведения, обязана:
- заручиться согласием их владельца на обработку и использование;
- обеспечивать конфиденциальность;
- хранить документ, подтверждающий, что владелец разрешил работать с ними.
ВАЖНО! Работник в любое время вправе отозвать согласие на обработку персональных данных (ч. 2 ст. 9 Закона о персональных данных). В подобной ситуации продолжение обработки персональных данных работника без его согласия возможно при наличии оснований, перечисленных в пп. 2–11 ч. 1 ст. 6, ч. 2 ст. 10, ч. 2 ст. 11 Закона о персональных данных.
Нарушение этих требований влечет за собой применение к оператору персональных данных мер ответственности.
Ответственность за нарушение законодательства
Согласно ч. 1 ст. 6 закона № 152 для обработки личных сведений необходимо получить согласие лица, которому они принадлежат. Использование персональных данных без согласия по общему правилу является нарушением закона и влечет за собой привлечение ответственного за их обработку к дисциплинарной, административной и даже уголовной ответственности (ч. 1 ст. 24 закона № 152).
Так, работодатель может объявить должностному лицу — работнику организации выговор за ненадлежащее исполнение им своих должностных обязанностей или уменьшить размер стимулирующей выплаты (премии), при условии что такой вид наказания предусмотрен действующим на предприятии коллективным договором или иным локальным документом.
Административная ответственность за обработку данных без согласия лица, которому они принадлежат, предусматривает наложение на нарушителя штрафа в размере (ч. 2 ст. 13.11 КоАП РФ):
- 6–10 тыс. руб. — на граждан;
- 20–40 тыс. руб. — на должностных лиц;
- 30–150 тыс. руб. — на юридических лиц.
Ознакомиться с актуальными штрафами за нарушения при обработке персональных данных вы можете в тематической публикации, размещенной в системе «КонсультантПлюс». Получите пробный доступ к документу бесплатно.
Уголовная ответственность наступает за незаконный сбор сведений о частной жизни человека (в том числе о личной или семейной тайне), а также за неправомерный доступ к компьютерной информации, содержащей такие сведения (ст. 137, 272 УК РФ).
Кроме того, субъект персональных данных может потребовать от нарушителя возмещения причиненного ему морального вреда (ч. 2 ст. 24 закона № 152).
За соблюдением законодательных требований в области личной информации следит Роскомнадзор.
Грамотно организовать работу с персональными данными работников вам поможет Путеводитель от «КонсультантПлюс». Если у вас еще нет доступа к этой правовой системе, пробный доступ можно получить бесплатно.
Когда согласие на обработку персональных данных не требуется
В соответствии с ч. 1 ст. 6 закона № 152 не требуется согласие на обработку персональных данных в следующих случаях:
- если лицо является участником судебного разбирательства;
- если данные необходимы для исполнения госорганами своих полномочий в области предоставления государственных и муниципальных услуг, в том числе для регистрации гражданина на портале «Госуслуги»;
- для исполнения договора, выгодоприобретателем или поручителем по которому выступает лицо (или для заключения такого договора от его имени), притом что соответствующий договор не должен содержать положений, ограничивающих права и свободы субъекта персональных данных, как и положения, предусматривающие в качестве условия заключения данного договора бездействие субъекта;
- если ситуация требует немедленных действий, необходимых для сохранения жизни и здоровья гражданина, а получить его согласие невозможно (например, человек находится без сознания);
- собранные личные данные будут использованы в целях проведения статистического или иного исследования, при условии что они будут обезличены;
- лицо ранее самостоятельно сделало свои данные доступными для неограниченного количества пользователей;
- данные должны быть раскрыты в соответствии с действующими законодательными требованиями;
- информация используется для журналистской, творческой или научной деятельности, а также для работы СМИ, при условии что это не нарушает права и законные интересы гражданина.
Предприятие в установленном порядке уведомляет Роскомнадзор об обработке персональных данных. Узнайте больше о данной процедуре из тематической публикации.
Итоги
Итак, обработка и распространение персональных данных без согласия их обладателя является нарушением законодательства, которое влечет за собой привлечение нарушителя к ответственности. Однако возможны ситуации, когда законодатель освобождает лицо, уполномоченное на работу с личными данными, от обязанности по получению согласия на их обработку. Например, если человек по состоянию здоровья попросту не может его представить.
Владельцам сайтов: изменения в законе
о персональных данных
Как избежать штрафов и что нужно знать о новых поправках
Почти все владельцы сайтов обрабатывают персональные данные — например, собирают почтовые адреса для рассылки.
1 июля 2017 года вступают в силу изменения в законе о персональных данных, из-за которых в разы вырастут штрафы. Максим Лагутин, эксперт по персональным данным в компании Б-152, рассказывает, на кого это повлияет и как избежать штрафов.
Максим Лагутин
Эксперт по защите персональных данных,
основатель консалтинговой компании Б-152
Сейчас по статье 13.11 есть только одно нарушение со штрафом 10 000 рублей для юрлиц. После 1 июля их станет семь и общий штраф может составить до 295 000 рублей.
Почему сейчас? Все штрафы, которые вступают в силу с 1 июля, являются наиболее частыми нарушениями, которые Роскомнадзор выявлял в течение последних пяти лет. Ужесточение нашего законодательства связано с ужесточением законодательства в Евросоюзе.
Например, если в форме обратной связи нет ссылки на соглашение на обработку персональных данных, компания должна будет заплатить 50 000 рублей. Если на сайте нет политики конфиденциальности, ИП оштрафуют на 10 000 рублей, компанию — на 30 000 рублей.
Операторов персональных данных. Оператор — любая организация, ИП и физическое лицо, которые обрабатывают персональные данные, например, собирает электронные адреса для рассылки.
Определение из закона 152-ФЗ «О персональных данных»:
Оператор персональных данных — государственный орган, муниципальный орган, юридическое или физическое лицо, самостоятельно или совместно с другими лицами организующие и (или) осуществляющие обработку персональных данных, а также определяющие цели обработки персональных данных, состав персональных данных, подлежащих обработке, действия (операции), совершаемые с персональными данными.
Что такое персональные данные?
Любые данные о человеке, по которым его можно опознать. Точного перечисления в законе нет, но, например, если логин пользователя нам ни о чем не говорит, то электронная почта — это уже персональные данные.
Определение из закона 152-ФЗ «О персональных данных»:
Персональные данные — любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному или определяемому физическому лицу (субъекту персональных данных).
Часто используемые персональные данные
Неважно, используете ли вы эту информацию по отдельности или в сочетании — если вы как-то получаете ее от пользователей, вы — оператор персональных данных.
- Телефон
- Имя, фамилия, отчество (и по отдельности)
- Адрес
- Дата рождения
- Фотография
- Ссылка на персональный сайт и профиль в соцсетях
Трактовка расплывчатая, но исходя из позиции судов и Роскомнадзора даже cookie, данные об IP-адресе, местоположении без указания фамилии и имени являются персональными данными. В деле LinkedIn (который заблокировали за использование cookie, сведений о поведении пользователя на странице и сведений о местонахождении) и провайдера Скартел позиция судов и Роскомнадзора подтверждается.
Если на вашем сайте есть любая форма сбора данных — обратной связи, подписки на рассылку, регистрации или личный кабинет, это считается обработкой персональных данных.
Я не обрабатываю персональные данные, а только собираю
Хранение и сбор тоже попадают под определение обработки. Даже если вы собираете данные и через пару минут удаляете, это будет считаться обработкой персональных данных.
Определение из закона 152-ФЗ «О персональных данных»:
Обработка персональных данных — любое действие (операция) или совокупность действий (операций), совершаемых с использованием средств автоматизации или без использования таких средств с персональными данными, включая сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение персональных данных.
Вам нужно сделать так, чтобы сайт соответствовал требованиям 152-ФЗ. Эти требования применимы для всех — физических лиц и компаний. Убедитесь, что вы соблюдаете следующие условия:
Хостинг и база данных с персональными данными должна располагаться на территории России. Об этом прямо говорят данные проверок Роскомнадзора (снова LinkedIn) и закон № 242-ФЗ, который обязывает записывать, хранить, обновлять и извлекать персональные данные граждан РФ с использованием баз данных на территории России с 1 сентября 2015 года.
Это касается иностранных компаний с юрлицом в России и без него, а также российских компаний, которые пользуются иностранными хостинг-провайдерами, дата-центрами и облачными платформами. Все осложняется тем, что требования Роскомнадзора до конца не ясны, приходится догадываться самим.
Если вы не понимаете, где хранить данные и что делать, обратитесь с запросом в Роскомнадзор или Минкомсвязи. И возможно у вашего хостинг-провайдера есть готовые решения на такой случай.
Под каждой формой сбора данных, включая сбор email, разместить текст «Нажимая на кнопку, вы даете согласие на обработку своих персональных данных». В тексте должна быть ссылка на документ — Пользовательское соглашение, договор или согласие на обработку персональных данных. Текст самого документа можно разместить на отдельной странице.
В Тильде в каждом блоке с формой сбора данных есть поле, в котором можно разместить текст о согласии на обработку данных и ссылку на соглашение и таким образом выполнить требование закона.
Какая информация должна быть в соглашении об обработке персональных данных
Согласно ч.4 ст. 9 закона 152-ФЗ «О персональных данных» в соглашении обязательно должна быть следующая информация:
- наименование или фамилия, имя, отчество и адрес оператора, получающего согласие субъекта персональных данных;
- цель обработки персональных данных;
- перечень персональных данных, на обработку которых дается согласие субъекта персональных данных;
- наименование или фамилия, имя, отчество и адрес лица, осуществляющего обработку персональных данных по поручению оператора, если обработка будет поручена такому лицу;
- перечень действий с персональными данными, на совершение которых дается согласие, общее описание используемых оператором способов обработки персональных данных;
- срок, в течение которого действует согласие субъекта персональных данных, а также способ его отзыва, если иное не установлено федеральным законом;
Также нужно указать информацию о том, как физическое лицо может отозвать свое согласие на обработку персональных данных (ч.2 ст. 9 152-ФЗ «О персональных данных»).
Разместить на сайте в общем доступе (например, в подвале сайта) ссылку на документ — политику организации в отношении обработки персональных данных на сайте.
Показывать всем новым пользователям сайта предупреждение с текстом о том, что вы собираете метаданные пользователя (cookie, данные об IP-адресе и местоположении) для функционирования сайта и, если он не хочет, чтобы эти его данные обрабатывались, то должен покинуть сайт.
На Тильде блок с предупреждением находится в категории «Другое» под номером Т657
Подать уведомление, чтобы внести организацию в реестр операторов персональных данных Роскомнадзора — можно сделать через сайт.
Уведомление можно не подавать, если вы:
- обрабатываете только данные работников и только для исполнения требований трудового законодательства (без передачи данных в банки, например, оформления зарплатного проекта)
- обрабатываете данные, заключая договор с каждым клиентом и работником, и не передаете данные третьим лицам
- обрабатываете персональные данные только на бумажных носителях.
Другие исключения, когда уведомление в Роскомнадзор можно не подавать, содержатся во втором пункте статьи 22 закона 152-ФЗ.
Подтверждать статус оператора в Роскомнадзоре не нужно. Вы или ваша компания итак уже является оператором, если имеет доступ к персональным данным.
Что еще нужно сделать, если вы — юрлицо
Выше мы назвали главные требования, которые Роскомнадзор предъявляет ко всем сайтам — неважно, физическое вы лицо или юридическое. Ниже еще несколько групп требований, которые должны дополнительно выполнять юридические лица.
Что нужно еще сделать компаниям:
Назначить ответственных лиц и разработать пакет внутренних документов, регламентирующих процессы обработки и защиты персональных данных.
Правильно отрегулировать взаимодействие с физическими лицами, государственными органами и контрагентами. Это значит, вам нужно:
- Подписать с сотрудниками обязательства о неразглашении персональных данных, согласие на обработку персональных данных и под роспись ознакомить их с внутренними документами по персональным данным.
- Со всеми другими физическими лицами подписывать согласие на обработку персональных данных или добавлять пункты об обработке персональных данных в договоры, которые вы заключаете.
- Заключать поручения на обработку персональных данных, если вы передаете кому-то данные физических лиц (например, рекламным агентствам).
- Отвечать на запросы физических лиц по поводу обработки их персональных данных — не игнорировать, как часто делают.
Защитить персональные данные техническими и организационными мерами — антивирусными системами, средствами межсетевого экранирования, разграничить права доступа. Все это прописано в приказе ФСТЭК № 21.
В зависимости от требований проверять компанию могут разные инстанции: Роскомнадзор, ФСТЭК и ФСБ России. Самые редкие случаи проверки для частных организаций — проверка технической защиты персональных данных, это делает ФСБ в малом количестве.
ФСТЭК
Федеральная служба по техническому и экспортному контролю
Основной риск представляет Роскомнадзор, проводящий тысячи проверок в год.
Какие штрафы ждут за невыполнение закона с 1 июля
Если раньше сумма штрафов для юридических лиц не превышала 10 000 рублей, то с 1 июля она спокойно может доходить до 300 000 рублей. Если нарушений несколько, штрафов тоже будет несколько.
Например, если вам напишет пользователь и попросит уточнить или удалить его персональные данные с вашего сайта, а вы не предоставите эту информацию, то штраф для физических лиц будет до 2000 рублей, для ИП — до 20 000 рублей, для компаний — до 45 000 рублей. Все штрафы можно посмотреть в поправках к закону.
Как правило, вначале Роскомнадзор присылает «письмо счастья», в котором указывает выявленные нарушения на сайте, связанные с неправомерной обработкой персональных данных. Хотя в случае с астраханскими сайтами, которых оштрафовали за форму обратной связи на сайте, проверку просто начали по алфавиту.
Пример «письма счастья»:
Еще Роскомнадзор может запросить большой список документов. Если проверка выявит нарушения, то Роскомнадзор может заблокировать сайт, наложить штрафы и в редких случаях приостановить деятельность компании.
Не ждите «письмо счастья». Начните выполнять все основные требования, чтобы избежать плачевных последствий и штрафов.
Текст: Максим Лагутин
Иллюстрации, дизайн и верстка: Юлия Засс
Если материал вам понравился, расскажите о нем друзьям. Спасибо!
С 1 сентября работодатели обязаны сообщать Роскомнадзору об обработке персональных данных сотрудников.
В последние несколько лет утечки личной информации участились, и государство хочет пристальнее следить за её обработкой и защитой. Так, вступают в силу новые правила, утверждённые Законом от 14.07.2022 г. № 266-ФЗ.
До 1 сентября организации и предприниматели должны сообщить Роскомнадзору об обработке персональных данных сотрудников.
Что нового для работодателей
Появляется новая обязанность — уведомлять о сборе и обработке данных, которые нужны для составления и исполнения трудового договора.
Правило распространяется не только на работников, но и на всех физических лиц. Например, когда персданные фиксируют для оформления разового пропуска на территорию предприятия.
Исключение — неавтоматизированная обработка данных. Если данные записывают в бумажный журнал, уведомлять Роскомнадзор не нужно.
Кроме этого работодатели в течение 10 дней должны:
- уведомлять об изменении состава сведений, которые собираете. Например, если начали спрашивать у сотрудников об их семейном положении;
- отвечать на запросы Роскомнадзора и сотрудников о том, собираете ли вы данные, и какие именно;
- сообщать Роскомнадзору о прекращении обработки персональных данных.
Чтобы повысить защиту персональных данных, компании и предприниматели должны подключиться к Государственной системе обнаружения, предупреждения и ликвидации последствий кибератак на информационные ресурсы (ГосСОПК).
После подключения к системе вы считаетесь оператором персональных данных. Если произойдёт утечка данных, то в течение 24 часов нужно направить в ГосСОПК уведомление и назвать возможные причины утечки. В течение 72 часов операторы предоставляют отчёт о причинах и причастных лицах.
Новым ИП — год Эльбы в подарок
Год онлайн-бухгалтерии на тарифе Премиум для ИП младше 3 месяцев
Уведомите Роскомнадзор об обработке персональных данных
Проверьте, есть ли организация или ИП в базе данных Роскомнадзора. Если организация уже есть в реестре, повторно отправлять уведомление не нужно.
Если записи нет, подготовьте уведомление по форме, которая утверждена Приказом от 30.05.2017 г. № 94.
Уведомление подают:
- в электронном виде через сайт Роскомнадзора — подписывают электронной подписью;
- в электронном виде через ЕСИА;
- заказным письмом через Почту России.
Документ подают один раз без указания сотрудников. Поэтому Роскомнадзор не требует уведомлений при найме нового персонала. Но, если меняется состав собираемой информации, ведомству сообщают о новых категориях обрабатываемых данных.
Если меняется сотрудник, который отвечает за обработку персональных данных, в Роскомнадзор отправляют уведомление с ФИО и должностью нового ответственного лица.
Проверьте согласия на обработку персональных данных
Согласие на обработку персональных данных должны дать все сотрудники. В документе указывают цель сбора информации — без противоречивых и размытых формулировок.
Проверьте текущие согласия, чтобы в них не было пунктов, которые нарушают права сотрудников. Сверьте цель сбора данных со ст. 86 ТК РФ — произвольные формулировки запрещены. Если нашли ошибки, подготовьте и подпишите новые документы.
Если отправляете данные сторонней организации для обработки, хранения и защиты, получите согласие от сотрудников на передачу сведений третьим лицам. Здесь можно указать произвольную цель.
Как накажут за нарушение правил
За обработку данных без уведомления Роскомнадзора штрафуют по ст. 19.7 КоАП РФ:
- 300 ₽ – 500 ₽ — должностных лиц и ИП;
- 3 000 ₽ – 5 000 ₽ — организации.
Скорее всего, в будущем штрафы увеличат. Пока что их оставили минимальными, чтобы дать бизнесу время на адаптацию к новым правилам.
Коротко о главном
- С 1 сентября 2022 года работодатели уведомляют Роскомнадзор об обработке персональных данных сотрудников.
- До 1 сентября уведомление сдают организации и ИП, которые уже обрабатывают персданные работников.
- Форма уведомления утверждена Приказом Роскомнадзора от 30.05.2017 г. № 94.
- Работодатели подключаются к ГосСОПК для защиты информации от утечки.
- За нарушение правил ИП и должностных лиц штрафуют на 300 ₽ – 500 ₽, организации — от 3 000 ₽ до 5 000 ₽.
Статья актуальна на
29.08.2022
Я решил открыть небольшой интернет-магазин, но узнал, что бизнес должен строго соблюдать закон о персональных данных, в том числе разработать документацию по их защите.
Мы собираемся обрабатывать ФИО, телефоны, адреса доставки посылки и технические данные вроде IP-адреса, сведений об используемом браузере и cookies. Можем ли мы обойтись без документации и просто создать магазин на базе сертифицированной CMS или CRM? Нанять фирму, которая помогла бы соблюсти все требования закона о персональных данных, нам не по карману.
Законодательство в сфере персональных данных действительно строгое, за его нарушение могут оштрафовать на несколько десятков и даже сотен тысяч рублей. Если компании и предприниматели собирают информацию о клиентах, они считаются операторами персональных данных и должны работать с этими данными по определенным правилам.
Одно из правил — разработать и утвердить как минимум четыре документа, которые должны соответствовать закону и зачастую содержать технические сведения. Разработка каждого документа — кропотливая работа, и, скорее всего, обойтись без помощи юристов или специалистов в сфере информационной безопасности не получится.
Расскажу основные правила, о которых нужно знать.
Что такое персональные данные
Персональные данные — это любая информация, которая прямо или косвенно относится к определенному человеку и позволяет его идентифицировать.
Проблема в том, что в законе нет точного списка, что считать персональными данными. Некоторые суды полагают, что ими могут быть ФИО человека, его паспортные данные, адрес, номера телефонов. При этом сами по себе ФИО, адрес и номер телефона могут не быть персональными данными: ФИО могут повторяться, по адресу могут регистрироваться разные люди, номер телефона может перейти к другому абоненту, если расторгнут договор на оказание абонентских услуг.
Персональные данные человека собирают, например, когда проводят опросы, оформляют договоры или открывают доступ к сервисам на сайте.
Те, кто собирает данные, считаются операторами персональных данных, а люди, чьи данные собрали, — субъектами персданных. Оператором может быть кто угодно: физлицо, ИП, организация, государственный орган.
Просто так собирать, хранить или передавать данные третьим лицам нельзя. Сначала нужно подготовить условия, чтобы информация накапливалась в безопасном месте и никуда не утекала. А еще получить у субъекта персональных данных разрешение на сбор и обработку информации о нем. Без его согласия никакую персональную информацию хранить нельзя, иначе оператора привлекут к ответственности.
Все свои действия — что будут собирать и как будут работать с данными — операторы описывают в документах.
Какие документы нужны для сбора персданных
Чтобы собирать и работать с персональными данными, оператор должен разработать и ввести в действие довольно большой пакет документов. Вот только базовые:
- Политика обработки персональных данных. В ней пишут, что за организация собирает данные, у кого, для чего, что именно она собирает и что будет делать с этими сведениями. Политику всегда публикуют на сайте оператора.
- Положение об обработке и обеспечении безопасности персональных данных. В нем прописывают практически то же самое, что и в политике. Но положение — внутренний акт оператора, его утверждают приказом руководителя компании или ИП. Публиковать его нигде не нужно.
- Модели угроз безопасности. В этом документе пишут, какие есть риски утечки данных и что делает оператор, чтобы их избежать. В законе о персональных данных не сказано, что модели угроз нужно прописывать в локальном акте, но я рекомендую это сделать. Одна из мер обеспечения безопасности персональных данных — определение угрозы. Как это делать, пояснила ФСТЭК в своих методических рекомендациях. Чтобы показать контролирующим органам, что вы учли рекомендации и проработали модели угроз безопасности, лучше оформить все документально.
- Приказ о назначении человека, ответственного за обработку персональных данных. Им может быть юрист или ИТ-специалист.
- Формы согласий на обработку персональных данных. Эти документы должны подписывать посетители сайта, то есть люди, чьи данные хочет собрать оператор.
В разработке документов участвует тот, кто отвечает за обработку персональных данных. Это необязательно должен быть сотрудник компании — к обработке данных можно привлекать и приглашенных специалистов.
После того как вы разработаете и утвердите все документы, нужно уведомить контролирующий орган о том, что вы будете собирать и обрабатывать персональные данные. За тем, как бизнес исполняет закон об обработке персональных данных, следит Роскомнадзор. Операторы отправляют ему уведомления, а ведомство заносит их в реестр операторов.
Можно ли работать с персональными данными и не уведомлять об этом Роскомнадзор
Есть ситуации, когда компания или физлицо работает с персональными данными, но уведомлять об этом Роскомнадзор не нужно. Вот несколько примеров:
- работодатель собирает, изменяет, обезличивает, удаляет и не передает третьим лицам персональные данные своих работников. Например, собирает СНИЛС, ИНН и паспортные данные, чтобы платить за сотрудников взносы;
- персональные данные нужны для гражданско-правового договора, их не распространяют и не передают третьим лицам. Например, клиент нанимает фотографа для съемки и в договоре оказания услуг пишет свои ФИО и паспортные данные. Так как после съемки фотограф не будет нигде хранить эти данные и не планирует, допустим, отправлять клиенту рекламу, становиться оператором ему не нужно;
- компания публикует некоторые персональные данные с разрешения человека. К примеру, выкладывает на своем сайте фотографии работников, указывает их должности, ФИО и сведения об образовании;
- персональные данные нужны, чтобы выдать разовый пропуск на территорию;
- компания или физлицо собирает данные на бумаге, без средств автоматизации. Например, проводит на улице анонимный опрос о вреде курения.
Вы хотите ежедневно обрабатывать персональные данные пользователей интернет-магазина: ФИО, номера телефонов, адреса доставки посылки и технические данные вроде IP-адресов, сведений об используемом браузере и cookies. Вся эта информация относится к конкретному человеку, прямо и косвенно, и позволяет его идентифицировать. Об этом нужно уведомить Роскомнадзор.
Просто собирать информацию о клиентах в системе — даже сертифицированной и защищенной — не получится. Вам придется зарегистрироваться в качестве оператора персональных данных, а для этого нужно разработать документацию и отправить уведомление в Роскомнадзор.
Как подать уведомление в Роскомнадзор
Уведомление подает тот, кто отвечает за обработку персональных данных. Его можно отправить обычной почтой или через сайт Роскомнадзора, если есть усиленная квалифицированная электронная подпись или регистрация на госуслугах.
В уведомлении нужно подробно описать:
- Кто будет собирать информацию и какую именно: имена, адреса, технические данные, номера телефонов.
- Для чего и каким образом собираются персональные данные. Например, «для организации деловых поездок» и «с помощью средств автоматизации». Средства автоматизации — это, к примеру, корпоративный компьютер или программы бухучета. В законе это называется средствами вычислительной техники.
- Где будете хранить персональные данные.
- Какие меры принимаете, чтобы их обезопасить. Например, вы назначили ответственного за обработку данных, разработали политику и модели угроз безопасности, обучили людей, которые будут работать с персональными данными.
Необходимых мер по закону больше — все не перечислить. Чтобы их соблюсти и ничего не нарушить, как раз и понадобятся юристы или специалисты в сфере ИТ и информационной безопасности.
В уведомлении нужно указать полный адрес с почтовым индексом места, где расположены серверы компаний, на которых хранятся базы персональных данных. Роскомнадзор зарегистрирует уведомление и внесет оператора в реестр в течение 15 дней. Платить за это не нужно.
Что нужно сделать перед отправкой уведомления в Роскомнадзор
После того как вы разработаете документацию, я рекомендую перепроверить несколько вещей перед тем, как уведомлять Роскомнадзор. Ведомство требует максимально актуальную информацию, поэтому лучше перестраховаться.
Просмотрите и обновите списки. Вот они:
- Список персональных данных, которые вы обрабатываете.
- Перечень субъектов, с чьими данными вы работаете.
- Перечень третьих лиц. Третьи лица для оператора — это компании, которым вы поручаете обработку персданных, или компании, с которыми вместе обрабатываете данные для общих целей. Например, фирмы, которые предоставляют вам какие-либо услуги на аутсорсинге. Подавать список третьих лиц в Роскомнадзор не нужно, но при проверке ведомство может про него спросить.
Проверьте информационные системы по обработке данных. Сервисы, которые собирают и хранят данные ваших клиентов, должны быть оснащены средствами защиты информации — СЗИ. Это может быть антивирусная программа или электронный замок.
СЗИ должны быть сертифицированы Федеральной службой по техническому и экспортному контролю России. Если Роскомнадзор придет с проверкой, он будет запрашивать сертификат на СЗИ.
Что будет, если не отправить уведомление в Роскомнадзор
Если оператора нет в реестре, Роскомнадзор рано или поздно сам его найдет. Ведомство регулярно просматривает сайты, где собирают персональные данные, выясняет, кому они принадлежат, и отправляет владельцам письма-запросы.
На такое письмо нужно ответить в течение 10 дней: отправить в ведомство уведомление о включении в реестр или обоснованный отказ.
Если владелец сайта не ответит на запрос Роскомнадзора, его могут оштрафовать:
- Физлицо — на 100—300 Р.
- ИП — на 300—500 Р.
- Организацию — на 3000—5000 Р.
Да, эти штрафы небольшие, но еще Роскомнадзор может организовать проверку — и если обнаружит другие нарушения, суммы будут серьезнее. Например, минимальный штраф для ИП — 10 000 Р, для организации — 30 000 Р. А если хранить данные россиян на зарубежных серверах и игнорировать предупреждения Роскомнадзора, можно получить максимальный штраф — 18 000 000 Р.
