Как мы уже выяснили
одной из важнейших проблем управления
запасами материальных ресурсов и готовой
продукции является выбор поставщика.
Это объясняется не только тем что на
современном рынке функционирует большое
кол-во поставщиков взаимозаменяемых
товаров (аналогов) но главным образом
тем что поставщик должен стать надежным
партнерам товаропроизводителя или
торговых компаний.
Кроме количественных
критериев существует большая группа
качественных показателей, которые
играют важную роль в процедуре выбора,
но трудно поддаются определению к таким
показателям относят имидж поставщика
отсутствие негативных сообщений о нем
от партнеров по бизнесу или в СМИ
(средства массовой информации),
доброжелательность персонала способность
к контакту и длительным партнерским
отношениям и т.п.
Негативная оценка
хотя бы по одному из таких показателей
может вычеркнуть поставщика из списка
возможных партнеров, важную роль в этом
плане играют упаковка материальных
ресурсов сопутствующие сервисные услуги
соответствующие инструкциям, обучение
пользованию, возрат некондиционных
материальных ресурсов, другие виды
предпродажного и послепродажного
сервиса.
В некоторых случаях
сюда же относятся совместная разработка
новых видов или модификация приминимаемых
материальных ресурсов, если в номенклатуре
материальных ресурсов входят слождные
технические компоненты ( узлы и агрегаты
для Авто, сборочные компоненты для
компьютера), то в пакет соответствующего
сервиса входит обеспечение запасными
частями. Не последнюю роль в выборе
поставщика играет роль географическое
положение. Важность этого критерия
определяется прежде всего транспортными
расходами на доставку материальных
ресурсов. Партнерство с близко
расположенными поставщиками обеспечивает
как правело доставку материальных
ресурсов с баз промежуточного хранения
(логистический центр), лучшее условие
внедрение технологий Just
In
Time,
короткий производственные циклы, большая
надежность поставок и т.д. Однако следует
учитывать что удаленные поставщики
могут обеспечить доставку материальных
ресурсов более высокого качества, по
более низким ценам и лучшим сервисом,
и многие компании идут на это.
Как рассматривалось
ранее определение приоритетов при
выборе поставщика зависит от большого
числа факторов и прежде всего от
маркетинговой и логистической стратегии
фирмы производителя. Укрупнено их можно
свести к 3 основным позициям: ЦЕНЕ,
КАЧЕСТВУ, СЕРВИСУ ПОСТАВОК (НАДЕЖНОСТИ).
Фактор цены и
затрат связанных с управлением закупками
является для большинства фирм важнейшим,
так как на прямую определяется прибыль,
поэтому поставщиков выбирают прежде
всего по ценовому критерию. Обычно
менеджер по закупкам пользуется 4-мя
базовыми процедурами определения цен
материальных ресурсов потенциальных
поставщиков:
-
Ценами товарных
бирж (биржевые котировки) -
Прайс-листами
-
Ценовыми котировками
-
Прямыми переговорами
с поставщиками.
23. Алгоритм выбора поставщика.
Процедура (алгоритм
) выбора поставщика.
В соответствии с
общим алгоритмом выбора поставщика
первоначально необходимо проанализировать
возможные источники информации о
поставщиках. Длительная практика анализа
рынка поставщиков, применяемая различными
компаниями, позволяет выделить следующие
основные источники информации:
Каталоги и
прайс–листы.
Торговые журналы.
Интернет – сайты.
Рекламные материалы:
фирменных каталогов, объявлений в СМИ.
Конкурсы.
В любом случае
выбор поставщика или группы поставщиков
определяется системой критериев. Как
для промышленной, так и для торговой
фирмы обычно основными критериями
выбора являются: цена, качество товара
и надежность поставки. Установление
системы критериев для первоначального
отбора поставщиков зависит от маркетинговой
(производственной) и логистической
стратегии конкретной фирмы. Для выбора
поставщиков в большинстве случаев
применяется рейтинговая оценка их
соответствия критериям/факторам. Системе
установленных критериев может отвечать
несколько поставщиков. В этом случае
необходимо их ранжировать, опираясь на
влияние непосредственных контактов с
представителями поставщиков. Окончательный
выбор поставщика производится лицом,
принимающим решение в отделе логистики
(закупок), и, как правило, не может быть
полностью формализован.
Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]
- #
- #
- #
- #
- #
- #
- #
- #
- #
- #
- #
Практически любой бизнес требует определенной работы с поставщиками. От скорости и качества поставок продукции или деталей к ней зависят в конечном итоге продажи компании, поэтому важно правильно подойти к выбору партнера. О том, на что обратить внимание при выборе поставщика продукции, «Контур.ру» рассказал аналитик «Инвесткафе» Игорь Арнаутов.
— Насколько важно диверсифицировать способы получения сырья для продукции?
— Диверсификация поставщиков сырья для компании помогает ей снизить зависимость, а также избежать рисков невыполнения договорных обязательств, что помогает ей сохранить своих клиентов.
— Поставщики из одной страны зависят от урожая или внезапно повысившихся налогов (акцизов), например. Нужно ли, выбирая поставщиков, искать их в разных странах?
— Поставщиков из разных стран следует выбирать только в случае отсутствия аналогичного сырья на местном рынке, а также существенной разницы в его стоимости. Кроме того, при выборе зарубежного поставщика стоит учитывать риски изменения законодательства.
— Каковы риски компании, которая работает только с одним поставщиком?
— У компании, работающей с одним поставщиком, существенно повышаются риски невыполнения своих обязательств перед контрагентами в случае недопоставки сырья либо его низкого качества. Кроме того, со стороны конкурентов возникает риск срыва производства в результате сговора.
— Каковы критерии выбора поставщика? На что надо обращать внимание, чтобы минимизировать риски при работе с партнерами?
— При выборе поставщика следует учитывать срок его работы на рынке, а также взаимоотношения с дебиторами, то есть возникновение судебных споров, в особенности по выполнению договорных обязательств.
— Проверка иностранных поставщиков может быть делом хлопотным и дорогим, во всяком случае, по сравнению с российскими. Оправданны ли эти траты?
— При значительном влиянии на конечную стоимость продукции стоит обратить пристальное внимание на выбор иностранного поставщика и его репутацию.
От выбора поставщика зависит качество производимой продукции и успех предприятия. Поэтому необходимо определить рейтинг продавцов и на этой основе выбрать поставщика
Автор: Вениамин Константинович Ceдюкин, доктор технических наук, профессор, заведующий кафедрой управления качеством и машиноведения Санкт-Петербургского государственного инженерно-экономического университета.
От выбора поставщика зависит качество производимой продукции и успех предприятия. Поэтому необходимо определить рейтинг продавцов и на этой основе выбрать поставщика. Для успешного функционирования предприятия необходимо, чтобы между поставщиком (продавцом) и потребителем установились партнерские отношения.
При традиционном подходе отдел снабжения стремится:
- создать группу поставщиков для каждого вида производимой продукции;
- установить деловые отношения с теми, кто предлагает минимальную цену или, в случае если цена необходимой продукции одинакова у всех поставщиков, — с теми, кто обеспечивает быстрейшие поставки;
- добиваться минимально возможной цены путем переговоров, например ссылаясь на возможность заключения сделки с другими поставщиками;
- иметь не менее двух постоянных поставщиков в целях защиты и страховки от возможных нарушений поставок или других проблем, а также чтобы иметь возможность оказывать давление на поставщиков при заключении договора (контракта).
Используя эту тактику, можно добиться существенного снижения цены на приобретенную продукцию. Но преимущественная ориентация на цену приобретаемых изделий повышает риск производства низкокачественной продукции и увеличения затрат на устранение отклонений (несоответствий), дефектов или брака.Выбор поставщика должен осуществляться с учетом многих факторов, главными из которых являются качество и цена продукции.
Более надежный и эффективный подход в выборе поставщиков основывается на анализе сведений о качестве их работы и продукции. Это требует проведения соответствующего исследования и, следовательно затрат, что сокращает число потенциальных поставщиков, с которыми компания может вступить в сотрудничество. При таком подходе поставщик должен допустить на свое предприятие представителей заказчика (потребителя). В таком случае обе стороны более ответственно относятся к установлению делового сотрудничества и заключению договора.
Метод оценки поставщика (продавца) включает:
- анализ предыдущей деятельности по поставкам;
- установление соответствия системы менеджмента качества поставщика требованиям стандартов;
- контроль потребителем качества продукции на соответствие требованиям стандарта.
При оценке поставщика аудиторы потребителя рассматривают следующие аспекты:
- компетентность руководства и его приверженность качеству;
- понимание технических условий и контракта на поставку;
- размер предприятия и его производственные мощности;
- возможный объем поставок;
- процессы и методы управления качеством, методы контроля качества;
- уровень квалификации и подготовки сотрудников;
- организация и эффективность обеспечения качества;
- отзывы других потребителей;
- финансовая стабильность предприятия.
Аудит проводится до заключения контракта.
Выводы аудиторов могут быть следующими:
1. Потребитель (покупатель) полагается на систему обеспечения качества, используемую поставщиком.
2. Поставщик передает потребителю вместе с продукцией установленные техническими требованиями данные контроля и испытаний.
3. Поставщик осуществляет стопроцентный контроль и испытание продукции по соответствующим параметрам.
4. Поставщик проводит приемо-сдаточные испытания по согласованной с потребителем программе.
5. Поставщик имеет систему качества, признаваемую потребителем (например систему качества по Международным стандартам ИСО серии 9000).
6. К поставщику не предъявляются никакие требования по обеспечению и контролю качества, а потребитель осуществляет свой входной контроль и отбор продукции.
Выбор поставщика основывается на:
- оценке опытной партии продукции;
- опыте предыдущей работы с аналогичными поставщиками;
- результатах испытаний ранее поставляемой аналогичной продукции;
- известном опыте других потребителей;
- контроле на предприятии и оценке функционирования системы качества поставщика, а также его возможностей совершенствования производства и т. п.
Определение рейтинга поставщика:
- во-первых, позволяет выбрать наилучшего поставщика или продавца;
- во-вторых, обеспечивает обратную связь, что позволяет устранять возникающие трудности или сбои в работе.
Рейтинг должен учитывать в основном следующие факторы: качество продукции, цену, услуги. Под услугами в данном случае понимается способ доставки продукции, точность соблюдения графика доставки, послепродажное обслуживание и др.
Весовые коэффициенты основных факторов рейтинга могут быть приняты следующими:
- качество продукции — 50 баллов;
- цена (оптовая цена) — 40 баллов;
- услуги — 10 баллов.
Пример. Если цена у данного поставщика на 8% выше, чем у идеального конкурента, процент брака составляет 2,5%, а поставка осуществляется с опозданием в среднем на 1 день из 10, то рейтинг рассчитывается таким образом:
Качество: 50 — (0,025 х 50) = 48,75.
Цена: 40 — (0,08 х 40) = 36,8.
Сервис: 10 — (0,1 x 10) = 9,0.
Значение суммы (рейтинга) составляет 94,55, а не 100%.
2. Критерии выбора поставщика товаров
3. Критерии и методы выбора поставщиков
4. Видео-инструкция способы выбора поставщика
1. Основные критерии выбора поставщика
При осуществлении процедуры рассмотрения заявок для дальнейшего определения поставщика в качестве регулирующего подзаконного акта выступает ПП под номером 1085 от 28.11.2013г.
В данном нормативе происходит указание требований, на основании с которыми на плечи заказчиков ложатся задачи по оценке предложений, поступающих от подрядчиков. В том числе в ПП указаны критерии благодаря с которыми происходит действие по рассмотрению заявок на закупку и отмечаются предельные значения по каждому из представленных критериев.
В данной статье рассмотрим какие именно критерии выбора поставщика применяются при проведении такой конкурентной процедуры, как конкурс. Так как именно в данной процедуре существует множество критериев. Например, в аукционе ли запросе котировок имеется лишь один критерий, которым является цена. Стоит также отметить, что в ПП под номером 1085 не имеется критериев, которые используются при проведении закупки у единственного поставщика.
При этом в запросе предложений заказчик устанавливает критерии самостоятельно, но только те, которые будут носить регламентацию 44 ФЗ, в данной ситуации не будут применяться стандартные критерии.
Решили принять участие в торгах или аукционе? Тогда обратитесь в наш «Центр» и мы окажем для вас комплексное сопровождение при участии в торга или аукционах, подробнее об этом смотрите при переходе по этой ссылке.
Мы оказываем комплексное сопровождении при участии в электронных торгах и аукционах!
Мы всегда готовы помочь в заключении выгодных контрактов!
Обратиться за бесплатной помощью
2. Критерии выбора поставщика товаров
Существуют следующие виды критерии выбора подрядчика, которые будут подразделяться на стоимостные и нестоимостные:
К первой группе критериев будут относиться:
- цена договора;
- эксплуатационные затраты;
- расходы на ремонт;
- цена ЖЦТ(жизненного цикла товара);
- затраты по энергосервисному договору
Если речь идет о затратах, возникающих при эксплуатации, то данный критерий может использоваться только к тем товарам, которые можно будет применять в последующем.
Когда дело касается работ на основании которых разрабатывается предмет для будущей эксплуатации заказчиком такой критерий будет называться “расходы на использование созданного в результате выполнения работ объекта”.
К второй группе критериев будут относиться следующие:
- характеристики товара;
- опыт и квалификация, которой обладает подрядчик.
При осуществлении процедуры по оценке характеристик товара происходит определение следующих показателей:
- потребительские свойства товара;
- качество;
- наличие соответствия экологическим нормам.
Когда происходит оценка согласно с критерием “квалификация” происходит определение таких критериев как:
- похожие контракты, исполненные подрядчиком;
- репутация подрядчика;
- наличие материально-технических, а также трудовых ресурсов.
3. Критерии и методы выбора поставщиков
При осуществлении процедуры по оценке заявок, которые поступают от заказчика, то в данном случае общая поэтапность закупки, она должна указываться в самой документации.
Кроме того в документации к закупке должны указываться все критерии, которые были им выбраны и стоит отметить их значимость. Нужна помощь в подготовке тендерной документации под ключ? Вы можете обратиться к специалистам нашего «Центра», которые помогут в решении данного вопроса.
Стоит учесть, что всего может быть указано не менее 2 критериев, одним из которых будет выступать основной критерий, то есть цена договора. Кроме того установка критериев цены происходит так, чтобы в сумме их значения составляли 100%.
Что касаемо ценовых критериев, то в этой ситуации можно устанавливать показатель значимости и указать общую поэтапность, согласно с которой будет происходить оценка.
Из практики можно сказать о том, что системе установленных критериев могут носить соответствие сразу несколько поставщиков. При этом необходимо осуществлять ранжирование, ориентируясь на воздействие непосредственных договоров с представителями подрядчиков. Но по мнению некоторых организаций существует некое взаимодействие с одним источником ресурсов, что способствует росту их уязвимости и зависимости от показателей деятельности организации-подрядчика.
Чтобы застраховать себя некоторые организации придерживаются политики закупок одного материала, но у конкурирующих подрядчиков.
4. Видео-инструкция способы выбора поставщика
Для гарантированного результата в тендерных закупках Вы можете обратиться за консультацией к экспертам Центра Поддержки Предпринимательства. Если ваша организация относится к субъектам малого предпринимательства, Вы можете получить целый ряд преимуществ: авансирование по гос контрактам, короткие сроки расчетов, заключение прямых договоров и субподрядов без тендера. Оформите заявку и работайте только по выгодным контрактам с минимальной конкуренцией!
Обратно к списку
Взаимодействие с поставщиками – основа успешной работы компании. Правильный выбор поставщика и эффективное сотрудничество с ним обеспечивают развитие производства, минимизируют возможные риски для бизнеса.
Виды поставщиков
Выбор поставщика – одна из приоритетных задач руководителя. Взаимодействие с поставщиками сырья и продукции влияет на расходы компании по приобретению производственных ресурсов, включая их транспортировку, а также обеспечивает стабильность поставок, минимизирует возможные простои оборудования и рабочих по вине партнеров.
Самым распространенным разделением поставщиков является классификация по функционалу (участию в производстве): производители и посредники.
Производители
Официальные производители – преимущественный вид поставщиков. Имеются заводские площади, где осуществляется производственный цикл изготовления / обработки товара.
Преимущества:
- возможность напрямую выставлять претензии по браку производителю и получать замену/ремонт без временных задержек;
- самые низкие цены на товар (с минимальной по рынку наценкой).
Недостатки:
- реализация осуществляется средним и крупным оптом (партиями). Реализации в розницу не предусмотрено.
- вероятность крупных транспортных расходов на доставку товара в случае большой удаленности производителя.
Мелкие производители
Небольшие компании либо индивидуальные предприниматели, которые производят штучный эксклюзивный товар по заказу. Производство организовано по принципу минимизации затрат – товары изготавливаются на дому или же арендуются небольшие помещения. Например, пекарни по изготовлению торов на заказ.
Посредники
Это очень большая подгруппа, она включает организации, которые непрямую не занимаются производством товара – но оказывают посреднические услуги по продаже, транспортировке и хранению товара от производителя при дальнейшей их реализации.
Импортеры. Компании, закупающие товары у иностранных производителей большими партиями. Занимаются реализацией товара оптом российским потребителям. Их наценка, помимо прочего, включает расходы на доставку, таможенные накладные издержки и страховку товара.
Дистрибьюторы. Закупают товары у производителей большими партиями (опт). Сбыт продукции осуществляется в разные регионы или на экспорт, поэтому с ними предпочитают сотрудничать производители – для них появляется возможность расширить рынки сбыта. Цены у дистрибьюторов выше, зато минимизируются транспортные издержки.
Дилеры. Не имеют собственной производственной базы. Закупаются у производителей/дистрибьюторов крупным и средним оптом и продают товар в розницу конечному потребителю с небольшой наценкой – она и составляет их доход.
Поставщиков также принято выделять в разные группы по ряду признаков (таблица).
Таблица. Группы поставщиков
|
Признак |
Классификация |
|
Масштаб компании |
Крупные и средние поставщики – надежные партнеры, обладают серьезными производственными мощностями, налаженной системой производства и сбыта. Имеют большие склады для производства продукции – можно не бояться срыва поставок. Мелкие – как правило, не имеют складов, часто пренебрегают договорными обязательствами. Взаимодействуя с такими поставщиками, учтите вероятность срыва сроков поставки при возникновении форс-мажорных ситуаций. |
|
Тип взаимосвязи |
Постоянные поставщики. Для них характерно длительное сотрудничество, налаженные контакты, система поставки и документооборота. Единичные – когда взаимодействие с поставщиком носило разовый, единичный характер. Потенциальные – компания с ними не сотрудничает, но существует вероятность заключить контракт в будущем. |
|
География |
Местные поставщики расположены в пределах региона. Региональные – находятся на территории другого субъекта. Импортеры – зарубежные партнеры. |
Пошаговая инструкция выбора поставщика
Шаг 1. Оцениваем необходимость ресурсов, прогнозы продаж, анализируем статистику потребления. Отвечаем на вопрос, что нужно закупить и сколько. При этом важно определить основные характеристики и признаки сырья / товаров для закупа.
Шаг 2. Разрабатываем требования к поставщику. На данном этапе действуют два фактора. Внутренний – разработанная в компании стратегия. Внешний – возможности местного рынка и потенциальные поставщики других регионов.
Шаг 3. Оцениваем предложения. Здесь мы выбираем поставщиков по ряду критериев:
- стоимость и ассортимент товара;
- минимальная и максимальная по количеству партия поставки;
- условия оплаты и порядок расчетов – работа по предоплате, наличие отсрочки платежа, при больших суммах – возможность расчетов по графику платежей;
- удаленность от поставщика – влияет на транспортные издержки при доставке;
- наличие системы бонусов и скидок при больших объемах закупа;
- система сертификации товара.
Скачайте чек-лист по выбору поставщика >>>
Шаг 4. Отбор наилучших поставщиков. Вам нужно:
1. Убедиться в наличии правоустанавливающих документов: свидетельства о регистрации и постановке на налоговый учет, лицензии и сертификаты.
2. Использовать балльную систему оценки. Составляется чек-лист выборка поставщиков. Для этого придется попросить у потенциальных партнеров коммерческие предложения и проставить по ним оценки по 5-ти или 10-ти балльной шкале.
3. В зависимости от суммы полученных баллов, все потенциальные партнеры ранжируются в три категории:
- отличный;
- удовлетворительный;
- неудовлетворительный.
Шаг 5. Заключите с партнером договор поставки.
Шаг 6. Мониторьте условия договора и их соблюдение на постоянной основе. В итоге нарабатывается база поставщиков, некоторые со временем заменяются, база данных пополняется новыми поставщиками. Важен:
- контроль цен,
- контроль качества,
- предоставление образцов,
- бонусные программы лояльности.
Типы отношений с поставщиками
Исходя их деловой практики, принято выделять следующие типы взаимоотношений с поставщиками.
Экономически обоснованные отношения
Если вы хотите установить свои условия работы с поставщиками – этот тип отношений для вас. Партнера выбирают по четким критериям. Если поставщик не устраивает – его легко можно заменить. Такое взаимодействие целесообразно выстраивать, когда есть огромный выбор партнеров с аналогичными товарами на рынке, большая конкурентная борьба между ними. Так можно минимизировать издержки на приобретение сырья и материалов. Однако подобная стратегия эффективна на короткий период: существует риск, что при смене поставщика не будут выполняться требования по качеству товара и договорные обязательства. Опасно отдавать предпочтение одному партнеру, необходимо убедиться в его благонадежности в течение определенного периода времени. Оптимальным вариантом будет формирование конкурентной среды с 2-4 поставщиками.
Конкуренция
Тип взаимоотношений схож с предыдущим. Однако при выборе поставщика большое внимание уделяется приобретаемому товару, его характеристикам.
Кооперация
Это форма взаимоотношения с поставщиком в виде объединения для совместного производства. Если продукция для закупа стандартная, не имеет специфических или уникальных признаков, либо на рынке наблюдается дефицит сырья, выберите одного, наиболее подходящего, поставщика.
Сотрудничество в виде кооперации позволит вам иметь постоянные поставки, а поставщику – расти и развиваться, ориентируясь на ваш объем производства. Также допускается кооперация с другими производителями для совместного закупа сырья у крупного поставщика, что даст более низкие цены и обеспечит стабильность поставок
Партнерство
Тесное и взаимовыгодное сотрудничество двух компаний, долгосрочное и доверительное отношение, постоянная работа над качеством продукции, внедрение новых технологий производства. Такой тип отношений хорошо себя показал в долгосрочной перспективе – партнерские отношения сохраняются надолго, поскольку учитываются интересы обеих компаний.
Схема работы с поставщиками
Единственный поставщик
Если компания по критериям оценки смогла найти поставщика, максимально удовлетворяющего всем условиям, облегчается документооборот, закуп осуществляется большими партиями и на постоянной основе. Возможность бонусов и скидок за объемы поставок могут снизить закупочные цены и снизить себестоимость производимого товара.
Существуют определенные риски, что при срыве поставок возможны перебои с производством, вынужденные простои мощностей. Поэтому, если вы выбрали такую схему взаимодействия с поставщиками, мы рекомендуем:
- Тщательно отнестись к выбору поставщика. Лучше отдать предпочтение крупной компании с многолетним опытом работы, хорошими отзывами. Дополнительными критериями отбора могут быть наличие сайта, большой ассортимент продукции, рекомендации партнеров поставщика.
- Если позволяют возможности, делайте небольшие запасы сырья – это позволит избежать простоев производства при форс-мажорных обстоятельствах срыва поставок.
Работа с несколькими поставщиками
Важным фактором является своевременность поставок. Сотрудничество с несколькими партнерами снижает вероятность срыва поставок. Позволяет выбирать более выгодные условия взаимодействия. Цены на товар могут быть выше – закупки осуществляются более мелкими партиями, нет возможности получить скидку на крупно-оптовую поставку. Данная схема выгодна компаниям, которые не хотят рисковать и зависеть только от одного поставщика, либо тем, у кого нет собственных складских помещений , чтобы снизить расходы на хранение сырья. Существуют также возможность отсрочки платежа, закупки недостающего сырья у другого партнера.
Регламент по работе с поставщиками
Работа с поставщиками может осуществляться следующими вариантами.
Единичные поставки (крупный опт)
Минимум входной документации, возможность получения скидки, гарантии поставки. Требует складских помещений, рост издержек на хранение, снижение показателя оборачиваемости капитала.
Частые поставки (мелкий опт)
Частые заказы, увеличение документооборота, не требуются большие площади для хранения, снижаются затраты на хранение материалов. Растет оборачиваемость капитала. Однако частые поставки требуют своевременной оплаты по каждой из них – что не выгодно в ситуации нехватки финансовых активов.
Ежедневные закупки
Большой объем входной документации, требуется постоянный контроль за наличием и использованием сырья. Исключается опт, цена на сырье будет выше за счет малого объема поставок. Складские помещения не требуются, растут требования к поставщикам по своевременности поставок. При такой работе исключается схема работы с одним поставщиком – при форс-мажорных обстоятельствах вы должны всегда иметь возможность получить сырье для производства от другого партнера.
Закуп по мере необходимости
Отсутствует четкий график закупа – взаимоотношения с поставщиком носят случайный, вероятностный характер, при этом объем каждой поставки определяется приблизительно. Заказы согласовываются каждый раз, минимизируются издержки на документирование – однако, усложняется работа с поставщиком. Маленькие партии поставок и большая база поставщиков.
Положение по работе с поставщиками
Разработайте и утвердите положение по работе с поставщиками.
Какие положения необходимо включить?
- Определение партнеров и схемы работы с ними.
- Порядок рассмотрения коммерческих предложений, поступающих от потенциальных поставщиков. Укажите критерий отбора, условия сотрудничества, приемлемые для вашей компании. Укажите условия, при которых договор не может быть заключен. Если вам нужны уникальная и эксклюзивная продукция – укажите ее характеристики и критерии отбора поставщиком, особые условия работы с ними. Определите порядок отбора, сроки обсуждения и анализа коммерческих предложений, порядок вынесения решений по выбору схемы взаимодействия.
- Критерии отбора поставщиков – утвердите применяемый чек-лист оценки.
- Порядок внесения данных о партнере в программу «1С: Бухгалтерия», ведения управленческого учета данных о поставщике и осуществленных закупках.
- Процедуру оформления заказа: правила оформления, бланки заявок, ответственные лица.
- Общие условия оплаты – данный пункт универсальный. Если вы в договоре с партнером согласовали особые, специфические условия взаимодействия (возможные расчеты в виде аккредитива или обмен товарной продукцией), необходимо в регламенте предусмотреть возможность таких расчетов.
- Бланки документов, порядок взаимодействия по возврату товара и его оплаты, сроки рассмотрения.
- Пересмотр условий действующих договоров и порядок заключения контракта с новыми партнерами.
- Ответственные лица и лица, осуществляющих контроль за соблюдением положений регламента.
Бухгалтерский учет расчетов с поставщиками
Планом счетов бухгалтерского учета предусмотрены соответствующие счета – 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» и 76 «Расчеты с прочими дебиторами и кредиторами».
Как правило, основные поставщики отражены по счету 60. Аналитический учет лучше вести по контрагентам и договорам – это основания возникновения дебиторской и кредиторской задолженности. Если закупки осуществляются крупными поставками и условия договоров предусматривают оплату каждой поставки обособленно, ведите аналитический учет по поставкам. Так вы сможете более детально получать информацию о состоянии расчетов.
При взаимодействии с поставщиками возникает:
- Дебиторская задолженность, когда вы внесли предоплату за поставку товара, но партия еще не была отгружена и не получена вами. Либо, вы ожидаете возврата денег за бракованную продукцию, отмену поставки по предоплате или частичной недопоставке товара
- Кредиторская задолженность – вы должны поставщику денег за уже полученные товары при условиях отсрочки платежа по договору.
Автоматизированный учет ведется в программе «1С:Бухгалтерия», при этом в ней должны быть отражены данные:
- О входящих документах (товарные накладные, акты выполненных работ, счета-фактуры, таможенные декларации) для отражения информации о полученных материалах, оказанных услугах, выполненных работах.
- Товарно-материальных ценностях, которые поступили без документов – неотфактурованные поставки.
- Излишках или недостаче ТМЦ, выявленные при приемке товара от поставщика.
- Услугах по перевозке и страхованию, иных дополнительных расходах, подтвержденных документально.
Риски по работе с поставщиками и как их минимизировать
Полностью избежать риска финансовых потерь при работе с поставщиками невозможно, однако можно предприняать шаги по их снижению.
Самый главный риск – недобросовестный поставщик, который не возвращает деньги либо не поставляет товар/несвоевременно отгружает продукцию.
Как избежать. Проверяйте договор и его условия. Он должен содержать конкретные сроки поставки и оплаты. Если заказ по партиям, в каждой спецификации проверяйте наличие конкретных сроков. Если организована работа по предоплате, уточните сроки поставки после перевода денег поставщику (рабочие или календарные дни), условия и сроки их возврата в случае невыполнения им своих обязательств. Это поможет при возможном взыскании денег в судебном порядке.
Проверяйте комплектацию при каждой поставке, документируйте факты недопоставки или брака во входящих документах. Порядок ведения претензии по качеству товара должен быть включен в условия договора.
Осуществляйте взаимодействие с поставщиков в письменном виде (направление почтовых уведомлений, электронная почта, переписка в мессенджерах). Старайтесь избегать телефонных разговоров (только если вы их не записываете). Так, при возникновении разногласий и спорных ситуаций, у вас будут доказательства в вашу пользу.
Прописывайте условия расторжения договора. Штрафные санкции в случае несоблюдения партнером своих обязательств: задержка или срыв поставки, возврат денег за бракованную продукцию.
Зафиксируйте фактический адрес нахождения организации, все почтовые адреса ответственных лиц. Это поможет найти вашего поставщика в случае ведения судебных споров.
Проверяйте при ежегодной инвентаризации финансовое состояние партнеров. Своевременно отслеживайте факт начала процесса банкротства или ликвидации – это поможет вам избежать возникновения безнадежных долгов, которые нереально будет взыскать – они по истечении срока исковой давности подлежат списанию за счет чистой прибыли вашей компании.
