Какие переменные реквизиты содержит общий бланк организации

Официальные документы, создаваемые
юридическими или физическими лицами,
должны быть оформлены и удостоверены
в установленном порядке.

При оформлении организационно-распорядительных
документов принято использовать
изготовленный заранее бланк.

Бланк документа, по определению ГОСТ
Р 51141-98, — это «набор реквизитов,
идентифицирующий автора официального
письменного документа».16

Бланки документов могут быть отпечатаны
в типографии, а при использовании ПК
бланк может быть введен в память машины
и автоматически выводиться при распечатке
документа. Каким бы способом бланк ни
изготавливался, необходимо учитывать
определенные требования, которые
установлены ГОСТ Р 6.30-97 к видам бланков,
их оформлению, учету и хранению, в том
числе бланков с изображением
Государственного герба Российской
Федерации, гербов субъектов Российской
Федерации.

Бланки должны быть изготовлены на белой
бумаге или бумаге светлых тонов
соответствующего качества.

При проектировании бланков документов
размеры зон расположения реквизитов,
употребляемых на бланках, должны
соответствовать приведенным на
формуляре-образце.

На бланк в соответствии с установленными
размерами и правилами оформления
реквизитов наносят постоянные реквизиты,
отмечают в виде уголков или линий места
расположения некоторых переменных
реквизитов, которые должны быть в верхней
(заголовочной) части бланка. Также
уголками отмечают поля документа и
места расположения реквизитов, наносимых
в нижней части бланка.

Бланки документов могут изготавливаться
на форматах А4 и А5, с угловым и продольным
вариантами расположения реквизитов.
При изготовлении бланков типографским
способом или с помощью вычислительной
техники реквизиты всегда оформляются
центрованным способом, при изготовлении
с помощью пишущей машины — флаговым
способом.

Для организации, структурного
подразделения, должностного лица
устанавливаются следующие виды бланков:
общий бланк; бланк письма; бланк
конкретного вида документа.

Общий бланк используют для подготовки
любых видов документов, кроме письма.

На общем бланке в зависимости от
учредительных документов организации
могут быть нанесены следующие постоянные
реквизиты:

01 — Государственный герб Российской
Федерации;

02 — герб субъекта Российской Федерации;

03 — эмблема организации или товарный
знак (знак обслуживания);

04 — код организации;

06 — наименование организации; 12 — место
составления документа.

Для переменных реквизитов на общий
бланк наносятся ограничительные отметки
в виде линий — для реквизитов:

09 — дата документа;

10 — регистрационный номер документа
(для данного реквизита заранее также
печатают знак «№»).

В виде уголков различают места
расположения следующих реквизитов:

14 — адресат (начало и конец реквизита,
который одновременно указывает границу
правого поля);

17 — заголовок к тексту документа;

18 — отметка о контроле;

28 — отметка о поступлении документа в
организацию;

29 — идентификатор электронной копии
документа.

Между реквизитом 04 «Код организации»
и реквизитами 09 «Дата документа» и 10
«Регистрационный номер документа»
оставляют место для нанесения
(впечатывания) реквизита 08 «Наименование
вида документа».

Когда в общий бланк вносят наименование
вида документа, например, «приказ»,
«акт», «протокол», этот бланк становится
бланком конкретного вида документа —
бланк приказа, бланк акта, бланк протокола
и т. д. Таким образом, бланк конкретного
вида документа фактически является
разновидностью общего бланка, так как
общий бланк без употребления наименования
вида документа вообще не применяется
при оформлении организационно-распорядительных
документов.

Реквизит 05 «Код формы документа»
впечатывается в бланк при оформлении
конкретного вида документа, так как
каждый вид (разновидность) документа
имеет собственный код унифицированной
формы по ОКУД.

Образцы общего бланка и бланка конкретного
вида документа приведены в прил. 2-6.

Бланк письма употребляется при оформлении
только одного вида документов — служебного
письма, поэтому нет необходимости
указывать в нем наименование вида
документа. В бланке письма на месте
реквизита 10 «Наименование вида документа»
размещается реквизит 07 «Справочные
данные об организации», а на месте
реквизита 12 «Место составления документа»
размещается реквизит 11 «Ссылка на
регистрационный номер и дату документа»,
столь необходимый при переписке.

В реквизите 07 «Справочные данные об
организации» обязательно есть информация
о месте составления, потому нет
необходимости в употреблении реквизита
12 «Место составления документа».

Таким образом, бланк письма отличается
от общего бланка только двумя реквизитами.
Все остальные реквизиты, для которых
на общем бланке нанесены отметки в виде
уголков, также употребляются на бланке
письма и оформляются по тем же правилам.
Бланки письма приведены в прил. 7-10.

Бланк структурного подразделения
организации или должностного лица
проектируют в том случае, если руководитель
подразделения или должностное лицо
имеют право подписи. Наименование
структурного подразделения или
наименование должности наносятся на
бланк после реквизита 06 «Наименование
организации».

Образцы бланков должностных лиц
приведены в прил. 11, 12.

Бланки организаций с воспроизведением
Государственного герба Российской
Федерации и гербов субъектов Российской
Федерации (гербовые бланки) являются
полиграфической продукцией, подлежащей
учету.

Гербовые бланки изготавливают только
полиграфические и штемпельно-граверные
предприятия, имеющие лицензии на
соответствующий вид деятельности и
сертификаты о наличии технических и
технологических возможностей для
качественного изготовления указанного
вида продукции.

Для того чтобы изготовить гербовый
бланк или любой другой бланк в типографии,
необходимо сделать макет бланка в
масштабе 1:1, на который должны быть
нанесены постоянные реквизиты, необходимые
отметки для переменных реквизитов,
указаны размеры зон расположения
реквизитов. Необходимо указать сорт и
цвет бумаги, выбрать необходимые шрифты,
указать тираж, согласовать сроки
исполнения и стоимость изготовления.
На макете бланка должно быть проставлено
указание о том, что руководитель
организации разрешает к печати этот
макет (обычно пишется слово «Разрешаю»).
Также на макете должны быть подпись
руководителя и печать организации.

Гербовые бланки организации должны
иметь порядковые номера, которые
проставляются типографским способом
или нумератором. Иногда на гербовых
бланках проставляют и серии этих номеров.
Каждый вид гербового бланка учитывается
в отдельном журнале (или другой
регистрационно-учетной форме), а сами
бланки хранят в надежно запираемых и
опечатываемых шкафах. Уничтожение их
происходит в установленном порядке, по
акту с отметкой в учетно-регистрационной
форме.

Организация изготовления, хранения,
учета, выдачи, проверка наличия гербовых
(а также простых) бланков в организациях
возлагается на подразделение, ответственное
за делопроизводство. В инструкции по
делопроизводству любой организации
должен быть раздел, описывающий порядок
изготовления и использования бланков
организации.

Общие требования к изготовлению и
хранению бланков с воспроизведением
Государственного герба Российской
Федерации, гербов субъектов федерации
приведен в разд. 5 ГОСТ Р 6.30-97 «Унифицированные
системы документации. Унифицированная
система организационно-распорядительной
документации. Требования к оформлению
документов».

Контрольные вопросы

1. Что представляет собой бланк документа
по определению ГОСТ Р51141-98?

2. Какими способами можно изготавливать
бланки документов?

3. Что является основой для проектирования
бланка документа?

4. Сколько видов бланков установлено
ГОСТ Р 6.30-97?

5. Для оформления каких видов документов
используется общий бланк?

6. Какие постоянные реквизиты могут
быть нанесены на каждый вид бланка?

7. Какими способами могут отмечаться
на бланках места для переменных
реквизитов?

8. Чем общий бланк отличается от бланка
письма?

9. Какие требования предъявляются при
изготовления бланка с изображением
Государственного герба РФ или гербов
субъектов РФ?

10. Что необходимо представить в типографию
для изготовления бланка?

Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]

• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #

Продолжаем комментировать новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 по оформлению документов. Рассмотрим раздел 6 «Бланки документов».

Наш словарь

Бланк документа – лист бумаги или электронный шаблон с реквизитами, идентифицирующими автора официального документа[1];

Электронный шаблон бланка – это бланк документа, представленный в электронном виде. Как правило, электронные шаблоны бланков используются организациями вместо бланка на бумажном носителе, изготовленном типографским способом.

Новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (далее – ГОСТ Р 7.0.97-2016) является преемником ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (далее – ГОСТ Р 6.30-2003), а не абсолютно новым стандартом. Поэтому при его разработке было важно сохранить последовательность положений, чтобы пользователям стандарта было удобно работать с его новой редакцией.

В разделе «Бланки документов» последовательность изложения материала также осталась прежней. Однако в некоторые положения раздела были внесены дополнения или уточнения, которые более детально поясняют правила оформления документов. Мы же рассмотрим и прокомментируем все положения раздела «Бланки документов» (извлечения из ГОСТ Р 7.09-2016 даны в рамках).

ФОРМАТ БЛАНКОВ И РАЗМЕРЫ ПОЛЕЙ

Бланки формата А5 используются весьма ограничено, главным образом, для оформления справок, доверенностей, служебных записок. Для большей части организационно-распорядительной документации (приказы, распоряжения, положения, инструкции, протоколы, деловые письма и др.) используется бумага формата А4.

Для бланков резолюций стандартом установлены бланки формата А5 и А6 (Пример 1).

Положение о размерах служебных полей документа дополнено требованием, по которому в документах со сроком хранения свыше 10 лет[2] (распорядительные документы, локальные нормативные акты, по личному составу и др.) левое поле должно быть не менее 30 мм. Это позволит аккуратно сшить документы в дела, не захватывая часть текста.

БЛАНКИ В ЭЛЕКТРОННОМ ВИДЕ И НА БУМАЖНОМ НОСИТЕЛЕ

В контексте стандарта бланки документов, изготовленные на бумажном носителе, и электронные шаблоны бланков равнозначны.

Организация, как правило, использует как бланки на бумажном носителе, так и электронные шаблоны бланков (например, для внутренних документов).

Важно!

Бланки одного вида документа (например, письма) в бумажном и электронном виде должны быть идентичны по составу реквизитов и оформлению. Иначе говоря, бланк документа одного вида на бумажном носителе и его электронный шаблон не должны различаться.

Еще одно важное требование – электронные шаблоны бланков должны быть неизменяемы, то есть защищены от несанкционированных изменений.[3]

Стандарт подчеркивает, что воспроизводить изображение Государственного герба Российской Федерации можно только на бумажном носителе. Требования к изготовлению таких бланков установлены постановлением Правительства РФ от 27.12.1995 № 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации» (далее – Постановление № 1268).

БЛАНКИ УГЛОВЫЕ И ПРОДОЛЬНЫЕ

Приложение Б стандарта – это схемы расположения реквизитов документа на бланках с угловым расположением реквизитов (схема Б1) (Пример 2) и на бланках с продольным расположением реквизитов (схема Б2) (Пример 3). При этом зоны расположения реквизитов, обозначенные пунктиром, являются ориентировочными.

ЦЕНТРОВАННОЕ И ФЛАГОВОЕ РАСПОЛОЖЕНИЕ РЕКВИЗИТОВ

Эти положения стандарта повторяют старый ГОСТ Р 6.30-2003 и предлагают два способа оформления реквизитов в пределах зон их расположения:

• центрованный (по центру зоны расположения реквизитов);

• флаговой (по левой границе зоны).

Стандарт указывает также на то, что реквизиты 01 «Государственный герб Российской Федерации (герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования)», 02 «Эмблема» и 03 «Товарный знак (знак обслуживания)» располагаются в верхнем поле документа по середине зоны, занятой реквизитом 05 «Наименование организации – автора документа» (Пример 4). Однако реквизит 03 может также размещаться и на одном уровне с реквизитом «Наименование организации – автора документа» (Пример 5).

ВИДЫ БЛАНКОВ

Состав видов бланков не изменился. Однако появилось положение о том, что перечень видов бланков, применяемых в организации, должен быть закреплен в локальном нормативном акте (ЛНА) организации. Это может быть инструкция по делопроизводству организации или приказ руководителя, которым одновременно утверждаются виды применяемых бланков и их образцы (макеты).

СОСТАВ И РАСПОЛОЖЕНИЕ РЕКВИЗИТОВ БЛАНКОВ

Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации и локальных нормативных правовых актов включает реквизиты 01 (02 или 03), 05, 09, 13 и, при необходимости, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 10, 11, 16, 17. Бланк конкретного вида документа структурного подразделения дополнительно включает реквизит 06, бланк должностного лица – реквизит 07.

Бланк конкретного вида документа включает (Пример 8):

•           реквизиты:

01 – «Герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования)»;

02 – «Эмблема»;

03 – «Товарный знак (знак обслуживания)»;

05 – «Наименование организации – автора документа»;

06 – «Наименование структурного подразделения – автора документа»;

07 – «Наименование должности лица – автора документа»;

09 – «Наименование вида документа»;

13 – «Место составления (издания) документа»;

•           реквизиты, для которых на бланках проставляются ограничительные отметки для границ зон:

10 – «Дата документа»;

11 – «Регистрационный номер документа»;

16 – «Гриф утверждения документа»;

17 – «Заголовок к тексту».

Бланк письма должностного лица должен содержать реквизит 07 «Наименование должности лица – автора документа». Этот реквизит также используется в бланках распорядительных документов (распоряжений, приказов), издаваемых руководителями субъектов Российской Федерации и главами муниципальных образований (например, бланки распоряжений губернаторов, распоряжений глав городов, районов и др. муниципальных образований). Его применяют и в бланках распорядительных документов (распоряжений), издаваемых руководителями самостоятельных структурных подразделений организаций, если руководитель структурного подразделения наделен таким правом (Пример 9).

Бланк конкретного вида документа структурного подразделения должен содержать реквизит 06 «Наименование структурного подразделения – автора документа» (Пример 10).

ВАЖНО!

В стандарте приведен максимально возможный перечень реквизитов для каждого вида бланков документов. Чтобы определить состав реквизитов при разработке бланков документов, на практике следует, руководствоваться учредительными документами и ЛНА.

БЛАНКИ НА РАЗНЫХ ЯЗЫКАХ

Стандарт устанавливает правила оформления бланков на двух или более языках для организаций, которые в соответствии с Законом РФ от 25.10.1991 № 1807-1 «О языках народов Российской Федерации» (в ред. от 12.03.2014) имеют право использовать наряду с русским языком (как государственным языком Российской Федерации) национальный язык (языки), признанный государственным в республиках Российской Федерации в соответствии с их законодательством[4].

Для переписки с иностранными организациями стандарт рекомендует оформлять бланк на двух языках: русском и одном из иностранных языков (чаще всего на английском) (Пример 11).

РАЗРАБАТЫВАТЬ НОВЫЕ БЛАНКИ ИЛИ НЕТ?

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ!

В связи с вступлением в силу нового ГОСТ организации не обязаны вносить изменения в бланки документов, если в этом нет необходимости.

Если организация все же примет решение о разработке новых бланков, то алгоритм действий может быть таким:

1. Руководитель организации поручает службе делопроизводства разработать новые образцы (макеты) бланков.

2. Служба делопроизводства организует разработку макетов (образцов) бланков документов (разрабатывает самостоятельно или прибегает к услугам специализированной организации).

3. Руководитель организации утверждает приказом новые образцы бланков со следующей формулировкой:

Если в это же время разрабатывается инструкция по делопроизводству, новые образцы бланков можно включить в инструкцию.

4. Административно-хозяйственная служба заказывает печать бланков в типографии, или специалисты по информационным технологиям организации готовят на основании утвержденных макетов электронные шаблоны бланков.

КАКИЕ ДОКУМЕНТЫ СЛЕДУЕТ ОФОРМЛЯТЬ ПО НОВОМУ ГОСТ?

Напомним, что требования ГОСТ Р 6.30-2003 распространялись на организационно-распорядительную документацию, относящуюся к УСОРД[5], которая входит в Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД)[6]. Положения же нового стандарта распространяются на все организационно-распорядительные документы, в том числе включенные в УСОРД, что зафиксировано в разделе 1 «Область применения» нового стандарта:

5.1. Документы изготавливают на бланках.

Бланк представляет собой лист бумаги стандартного формата, на котором различными техническими средствами нанесены реквизиты, содержащие постоянную для данного вида документа информацию, включая постоянные части текста. Это могут быть название вида документа, справочные данные об организации, всевозможные символы и другая, постоянная для данной группы документов информация, включающая постоянные (трафаретные) части текста.

Например, бланк постановления, приказа, справки о работе, бланк заявления об отпуске, бланк титульного листа отчета о выполненной работе, бланк акта о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения и др.

5.2. В бланк документа обязательно включаются реквизиты, идентифицирующие автора письменного документа: официальное название организации — автора документа, ее ведомственная принадлежность и организационно-правовое положение, юридический (фактический) адрес или название населенного пункта, в котором размещается руководящий орган организации.

В состав бланка входят также графические отметки, предназначенные для размещения обязательных реквизитов документов, которые будут изготавливаться на бланках.

Понятие бланка в полной мере применимо только к письменным бумажным документам, так как правила записи информации и ее размещения на машинных носителях принципиально иные. Вместе с тем при автоматизации ДОУ (документационного обеспечения управления) практикуется создание машинных «шаблонов» или унифицированных бланков («электронных форм»), использование или заполнение которых позволяет создавать юридически полноценные документы, соответствующие современным правилам и действующим бумажным формам.

5.3. Для изготовления организационно-распорядительных документов устанавливаются два формата бланков по ГОСТ 9327-60: A4 (210 x 297) и A5 (148 x 210), с размерами полей не менее:

левое — 20 мм;

правое — 10 мм;

верхнее — 20 мм;

нижнее — 20 мм.

Эти поля используются для размещения некоторых реквизитов, для подшивки документов, для зажима листа при копировании и размножении, для удобства прочтения текстов в сброшюрованном виде и т.п.

Организация имеет право сама решать, какие размеры полей целесообразно установить для различных видов документов, но не менее тех размеров, которые установлены ГОСТ.

При подготовке документа на нескольких листах все листы имеют одинаковые размеры полей.

Бланки форматов A4 и A5 служат преимущественно для изготовления служебных писем, учредительных и иных распорядительных документов всех наименований, договоров, справок, записок, различного рода актов и других документов.

На практике могут использоваться также комбинированные форматы бланков, обусловленные характером документов, например с использованием горизонтального расположения большей стороны бланка.

Формат бланка выбирается в зависимости от объема текста и количества реквизитов, которые должны быть размещены при подготовке документа.

Для изготовления документов, текстовая содержательная часть которых оформлена в виде таблицы с множеством граф, может использоваться бланк формата A3 (420 x 297 мм). Например, на таких бланках проектируются формы отчетных, учетно-статистических, плановых и других документов.

На бумаге формата A6 (105 x 148 мм) допускается изготавливать особые виды должностных бланков, например, для оформления резолюции руководителя (поручения) или документов типа квитанций, разовых пропусков, учетных форм и т.п.

5.4. Бланки документов должны разрабатываться с учетом состава реквизитов и порядка их расположения, установленных ГОСТ.

Площади размещения конкретных реквизитов должны соответствовать размерам, приведенным в ГОСТ. Схемы расположения реквизитов даны в приложениях 1, 2, 4.

Бланки документов могут изготовляться на основе продольного или углового расположения реквизитов, идентифицирующих организацию, и других реквизитов оформления документов, дополняющих сведения об организации. Использование углового или продольного бланка не влияет на юридическую силу документа или его правовой статус.

При продольном расположении (продольные бланки) название организации, вида документа и другие необходимые реквизиты на бланке размещаются вдоль верхнего поля и центруются (центрируются).

Продольные бланки на практике используются преимущественно для подготовки нормативных правовых актов.

Использование продольного бланка письма целесообразно также применять в случаях, когда наименование организации содержит большое количество печатных знаков, например, может быть в случае, когда реквизиты бланка даются на двух и более языках. При этом слева следует печатать реквизиты на русском языке, а справа — на национальном, на одном уровне. Если количество используемых национальных языков более одного, сверху следует указывать реквизиты на русском, а ниже — на национальном языке, продлевая строку до границы правого поля.

При использовании в бланке наименования организации на иностранном языке рекомендуется также пользоваться стандартными требованиями.

Продольные бланки писем используются в рекламных целях, когда не стоит вопрос об экономии бумаги, рациональном размещении необходимого количества реквизитов и т.п.

В случае, когда реквизиты, напечатанные на национальном и русском языках, размещаются в пределах площади, отводимой для углового варианта, целесообразно изготовлять бланки с угловым расположением реквизитов (угловые бланки). При этом каждый реквизит указывается сверху на русском языке, а ниже — на национальном.

Наиболее удобным для обработки и экономичным с точки зрения использования площади листа является угловой бланк. В этом случае правая сторона верхней части листа может быть использована для размещения реквизитов «Адресат» и «Гриф утверждения», резолюций, отметок о рассылке и др.

Например, угловыми должны быть бланки утверждаемых протоколов, договоров, актов, инструкций и писем, где есть реквизит «Адресат».

5.5. Бумага, применяемая для изготовления бланков, должна быть белого цвета или, в исключительных случаях, слабо окрашена в светлые тона. В отдельных случаях могут изготавливаться бланки более активных цветов.

5.6. Бланки для документов постоянного хранения следует изготовлять на бумаге высших сортов, независимо от того, подлежат или не подлежат передаче на государственное хранение документы организации. Реквизиты на бланке печатаются в одну краску, преимущественно черную. Возможно использование других цветов в бланках, что позволяет зрительно отличить подлинник документа от размноженного, ксерокопированного экземпляра.

5.7. Бланки документов изготавливаются преимущественно типографским способом или при помощи средств вычислительной техники.

Типографским способом должны изготавливаться бланки, имеющие в качестве реквизита Государственный герб Российской Федерации или герб субъекта Российской Федерации. Использование ксерокопий данных бланков для создания документов не допускается.

5.8. ГОСТ устанавливает следующие виды бланков организационно-распорядительных документов для организации, ее структурного подразделения и должностного лица:

общий бланк для изготовления любого вида документа (кроме письма);

бланк письма;

бланк конкретного вида документа (кроме письма).

Бланки документов для структурного подразделения и должностного лица создаются в том случае, если руководитель данного подразделения или конкретное должностное лицо имеют право подписи бланка.

Общий бланк может включать следующие реквизиты:

Государственный герб Российской Федерации — (01);

герб субъекта Российской Федерации — (02);

эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) — (03);

наименование организации — (08);

место составления или издания документа — (14).

Кроме этих реквизитов на общем бланке допускается наносить ограничительные (графические) отметки для следующих реквизитов:

дата документа — (11);

регистрационный номер документа — (12);

заголовок к тексту — (18).

Бланки тех или иных конкретных видов документов целесообразно применять при издании в организации большого количества данных видов документов. При разработке этих бланков используются следующие реквизиты:

Государственный герб Российской Федерации или герб субъекта Российской Федерации — (01), (02);

эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) — (03);

наименование организации — (08);

наименование вида документа — (10);

место составления или издания документа — (14);

а также ограничительные отметки для расположения реквизитов:

дата документа — (11);

регистрационный номер документа — (12);

ссылка на регистрационный номер и дату документа (13);

заголовок к тексту — (18);

отметка о контроле — (19).

В общих бланках и в бланках конкретных видов документов реквизит «Место составления или издания документа» (14) должен оформляться в соответствии с наименованиями объектов административно-территориального деления и населенных пунктов.

Место составления или издания документа может не указываться, если оно входит в состав наименования организации.

Бланк письма может включать следующие реквизиты:

Государственный герб Российской Федерации — (01);

герб субъекта Российской Федерации — (02);

эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) — (03);

код организации — (04);

основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица — (05);

идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) — (06);

код формы документа — (07);

наименование организации — (08);

справочные данные об организации — (09).

Кроме этих реквизитов в бланке письма могут быть даны ограничительные отметки для следующих реквизитов:

дата документа — (11);

регистрационный номер документа — (12);

ссылка на регистрационный номер и дату документа — (13);

адресат — (15);

заголовок к тексту — (18);

отметка о контроле — (19).

Реквизит «Справочные данные об организации» включает сведения о почтовом и телеграфном адресе организации. Порядок и форма записи этих сведений должны соответствовать Почтовым правилам Министерства связи Российской Федерации. Кроме того, данный реквизит может быть дополнен номерами справочных телефонов, факсов, телексов, расчетных счетов в банке, адресом электронной почты. В качестве почтового адреса допускается указывать номер абонентского ящика.

В бланках должностного лица дополнительный реквизит «наименование должности» размещается ниже реквизита «Наименование организации».

5.9. Изображение Государственного герба Российской Федерации, герба субъекта Российской Федерации (далее по тексту — герб), эмблемы организации на бланках с угловым расположением реквизитов помещают на верхнем поле бланка над серединой строк реквизита «Наименование организации», а на бланках с продольным расположением реквизитов — в центре верхнего поля. Допускается также размещать изображение герба на части площади, занимаемой реквизитом «Наименование организации».

Изображение эмблемы организации на бланках с угловым расположением реквизитов помещают на верхнем поле бланка над серединой строк реквизита «Наименование организации», а на бланках с продольным расположением реквизитов — в центре верхнего поля. Кроме этого, допускается располагать изображение эмблемы на части площади, занимаемой реквизитом «Наименование организации», а также на левом поле бланка на уровне реквизита «Наименование организации».

5.10. На бланках, для их учета, можно при необходимости проставлять типографским способом или специальным нумератором учетные порядковые номера. Эти номера допускается проставлять на правом, левом и нижнем полях, а также на другой свободной площади бланка с тем условием, чтобы на них впоследствии не накладывались текст документа и другие оформляющие реквизиты.