Какие реквизиты документа вносятся в регистрационно контрольную карточку сроковой картотеки

Изучите образец регистрационно-контрольной карточки сроковой картотеки.

1. 
   Какие реквизиты документа вносятся в регистрационно-контрольную карточку сроковой картотеки?
   

На самой форме регистрационно-контрольной карточки реквизиты могут быть сгруппированы в несколько блоков, включающих: общие сведения о документе; содержание задания (резолюции); ход исполнения; дата, подпись, результаты исполнения; сведения о месте и сроках хранения документа.

1. 
   В каком реквизите установлены сроки исполнения приказа, полученного письма?
   

Резолюция

Задание для самостоятельной работы

Какие существуют особенности работы с конфиденциальной информацией? Объясните, в чем сходство и различие открытого и конфиденциального делопроизводства?

Конфиденциальное делопроизводство шире открытого и по своим задачам должно осуществлять решение двух задач в деятельности организации, осуществляющей работу с конфиденциальной информацией:

— документационное обеспечение всех видов деятельности;

— защиту документированной информации, образующейся в процессе деятельности.

Конфиденциальное делопроизводство следует определять, как деятельность, обеспечивающую документирование конфиденциальной формации, организацию работы с конфиденциальными документами и защиту содержащейся в них информации. Конфиденциальное делопроизводство — система обработки и хранения конфиденциальных документов, основанная на использовании различных методов работы с документами. Система является универсальной. Она надежно, долговременно обеспечивает защиту документированной информации, как в обычных, так и в экстремальных ситуациях. Система одинаково эффективно оперирует как бумажными, так и машинными документами, факсимильными и электронными.

Делопроизводство в общем отрасль деятельности, работающая с документами. К открытому делопроизводству относятся: приказное делопроизводство (государственные органы), коллежское делопроизводство, канцелярии, должность секретаря, исполнительное делопроизводство. К нему относится хранение документов, и весь процесс с момента появления документа и его уничтожения. Управление документацией предприятия. Цель открытого делопроизводства- неотъемлемое обеспечение управлением предприятия, которая заключается в установлении, внедрении, поддержании и последующей оптимизации единого порядка обращения с документами.

Цель конфиденциального делопроизводства- специальный режим работы с документами, обеспечивает защиту ценной информации в организации, а также сохранность документов и защита содержащейся в ней информации. Распространяется на коммерческую и служебную тайны.

Общее только хранение, и работа, наблюдение за документами.

Разнятся они в общем доступе информации.

Достарыңызбен бөлісу:

Регистрационно-контрольная карточка документа (РКК) – это объект, обладающий определенным набором атрибутов (полей), содержащих регистрационные реквизиты документа – реквизиты, которые присваиваются документу в момент регистрации, например, регистрационный номер, место и дело регистрации и т.д.

В системе существуют четыре базовых типа регистрационно-контрольных карточек: Входящие, Исходящие, Внутренние, Договоры.

Создание и настройка типов РКК производится в Дизайнере ELMA на вкладке Документооборот в режиме РКК (рис. 1).

Рис.1. Дизайнер ELMA. Вкладка «Документооборот» в режиме «РКК»

Для удобства работы все типы РКК могут быть сгруппированы в папки. Дерево папок отображается в левой части окна (рис. 2). Работа с деревом типов РКК аналогична работе с деревом объектов системы.

Рис.2. Вкладка «Документооборот». Режим «Документы». Дерево папок типов РКК

С типами РКК в можно производить следующие действия:

См. также:

Новая страница 1

Преимущества автоматизированной технологии регистрации и контроля исполнения документов

Журнальная форма регистрации и контроля исполнения документов имеет наибольшую историю и в настоящее время представляется архаичной.

Картотечная система регистрации и контроля исполнения документов обладает несомненными преимуществами по сравнению с журнальной даже при использовании традиционных ручных картотек. Она дает возможность печатать карточки в нескольких экземплярах, что обеспечивает однократность регистрации документов, позволяет направлять документ в структурные подразделения с необходимым количеством карточек, формировать сразу несколько картотек.

В настоящее время в большинстве организаций задачи учета, регистрации и контроля исполнения документов решаются с помощью автоматизированных информационно-поисковых систем. Обязательным условием их эффективной работы является соблюдение общих правил регистрации и контроля исполнения документов, независимо от применяемой технологии и программных средств.

Обработка информации при использовании автоматизированной технологии регистрации и контроля исполнения документов осуществляется с помощью банка данных, включающего комплекс баз данных об отдельных видах документов, которые в терминах делопроизводства можно условно называть автоматизированными картотеками.

Формирование автоматизированной картотеки

Служба делопроизводства определяет состав и основные принципы построения автоматизированных картотек, используемых в качестве информационно-поискового аппарата к документам организации. Исходя из состава и назначения обрабатываемой информации о документах, автоматизированные картотеки, как и традиционные ручные картотеки, можно подразделить на регистрационно-контрольные и справочные. Так, к автоматизированным регистрационно-контрольным картотекам относятся картотеки: распорядительных документов по основной деятельности организации; распорядительных документов по кадрам; поступающих документов; отправляемых документов; внутренних документов; договоров; обращений граждан и т.д.

Работа по регистрации и контролю исполнения документов в автоматизированном режиме включает следующие основные операции:

– ввод в картотеку общих сведений о документе;

– ввод задания (резолюции) по исполнению документа;

– ввод в карточку сведений о ходе исполнения документа;

– корректировку хода и сроков исполнения документа (задания);

– предупредительный контроль;

– заполнение реквизитов карточки по результатам исполнения документа;

– поиск карточек по запросам;

– обработку картотеки для получения статистических и аналитических отчетов о зарегистрированных и контролируемых документах.

Ввод сведений о документе в автоматизированную картотеку осуществляется путем заполнения представленной на экране дисплея формы карточки. Ввод информации осуществляется непосредственно с документов. Получение результатов обработки информации на экране дисплея и в печатном виде осуществляется в соответствии с принятыми формами представления сообщений и обобщающих сводок. Применение при ведении картотек классификаторов позволяет ускорить формирование информационной базы и проведение поиска в ней.

Ведение картотеки

Работа с картотеками предполагает не только их формирование, т.е. включение в них новых карточек, но и ведение – внесение в карточки дополнительных сведений и изменений, отражающих ход рассмотрения и исполнения документов, исключение карточек из картотек. Поддержание картотек в актуальном, достоверном состоянии, установление правил доступа к картотекам и порядка обновления информационных массивов требуют назначения лиц, ответственных за работу с картотеками.

Запись карточки в автоматизированной картотеке может дублироваться ее распечаткой, которая используется для передачи исполнителю вместе с документом и для ведения вспомогательных картотек.

Реквизиты карточек отражают состав реквизитов документов, сведения о которых вводятся в картотеку.

Проектирование форм карточек

Проектирование форм карточек может осуществляться двумя путями. Суть первого из них заключается в создании единой формы регистрационно-контрольной карточки, используемой для нескольких видов документов, второго – в проектировании форм карточек для различных видов и разновидностей документов (распорядительных, писем, договоров и др.). Вид документа при этом может отражаться в названии формы карточки, например: «Регистрационно-контрольная карточка приказов по кадрам».

При любом подходе к проектированию форм карточек регистрация и контроль исполнения документов должны быть связаны между собой использованием общей информационной базы. При этом реквизиты карточки, заполненные при регистрации, дополняются реквизитами, обеспечивающими решение задач контроля исполнения. Создание специальных контрольных картотек и введение специальных форм контрольных карточек, обособленных от стадии регистрации документов, ведет к дублированию информации.

При разработке форм карточек определяется состав и расположение реквизитов, размеры зон для записи информации. При этом учитывается не только состав, наименования и расположение реквизитов, но и тип реквизитов (полей): символьное, числовое; дата; поле, заполняемое с помощью классификатора, а также длина полей (количество знаков, необходимых для записи переменной информации).

Применение при ведении картотек классификаторов (номенклатуры дел, классификаторов видов документов, корреспондентов, исполнителей, подразделений, регионов и т.д.) позволяет ускорить формирование информационной базы и проведение поиска в ней.

В комплекс классификаторов, используемых при решении задач регистрации и контроля исполнения документов должны входить:

– классификаторы для различных групп документов (распорядительных документов, договоров, доверенностей и т.д.) и дел (номенклатура дел организации);

– классификаторы организационных структур (организаций, подразделений, должностных лиц и т.д., которые выступают в качестве корреспондентов, авторов документов, ответственных за совершение определенных действий);

– классификаторы вопросов деятельности организации.

На самой форме регистрационно-контрольной карточки реквизиты могут быть сгруппированы в несколько блоков, включающих: общие сведения о документе; содержание задания (резолюции); ход исполнения; результаты исполнения; сведения о месте и сроках хранения документа.

Указанные требования к карточкам и картотекам носят самый общий характер. Конкретные информационно-поисковые системы имеют много специфических особенностей и требуют более детального анализа. В качестве примера приведем формы карточек, предусмотренные Инструкцией о порядке рассмотрения предложений, заявлений и жалоб граждан в ГТК России, утвержденной приказом ГТК России от 25.05.2004 № 605. В Инструкции указано, что все поступающие обращения граждан регистрируются в день их поступления и заносятся в электронную картотеку базы данных «Письма, заявления граждан» автоматизированной системы «Учет и контроль исполнения документов». В электронную карточку базы данных вносятся основные реквизиты документов согласно указанным в карточке полям. На документы, внесенные в электронную картотеку базы данных «Письма, заявления граждан», распечатывается сокращенная форма регистрационной контрольной карточки в двух экземплярах. Вся информация о ходе и результатах исполнения документов вносится в электронную карточку картотеки контрольной базы данных «Письма, заявления граждан».

Регистрация
документа –
это запись учетных данных о документе
по установленной форме, фиксирующей
факт его создания, отправления или
получения. ¹

Регистрация
– подтверждение факта создания или
получения документа в определенное
время (день) путем внесения его в
регистрационную форму с присвоением
номера и записью основных данных о
документе, что позволяет создать базу
данных о всех документах организации
для последующего контроля и
информационно-справочной работы. Как
вытекает из определения, регистрация
прежде всего придает юридическую силу
документу, т.к. фиксирует факт его
создания или получения. Пока документ
не зарегистрирован, не получил своего
номера, он не оформлен и как бы еще не
существует. Например, приказ, постановление
и т.п. Если полученный документ не
зарегистрирован, организация за него
не отвечает, т.к. факт получения не
подтвержден.²

В
процедуре регистрации можно выделить
три цели:

• учет
  документов,

• контроль
  за их исполнением;

• справочная
  работа по документам. ³

Регистрации
подлежат все документы, требующие учета,
исполнения и использования в справочных
целях (распорядительные, плановые,
отчетные, учетно-статистические,
бухгалтерские, финансовые и др.), как
создаваемые и используемые внутри
организации, так и направляемые в другие
организации; поступающие из вышестоящих,
подведомственных и других организаций
и частных лиц. ⁴

Однако
существуют и нерегистрируемые документы,
к которым обычно относят:

• рекламные
  письма;

• поздравительные
  письма и телеграммы;

• приглашения;

• программы
  семинаров, совещаний и конференций;

• печатные
  издания (книги, брошюры, журналы);

• пакеты
  с пометкой «лично»;

• копии
  нормативных документов, постановлений
  и распоряжений государственных органов;

• информационные
  материалы.⁵

В
организации должен быть список документов,
не подлежащих регистрации. Он помещается
в виде приложения к инструкции по
делопроизводству и обновляется по мере
необходимости.⁶

Документы
регистрируются в организации один раз:
создаваемые – в день подписания или
утверждения, поступающие – в день
поступления. При регистрации поступающих
документов проставляется дата и индекс
поступления в регистрационном штампе.⁷

При
передаче зарегистрированного документа
из одного подразделения в другое он
повторно не регистрируется. ⁸

Каждый
документ, отнесенный к числу регистрируемых,
получает свой регистрационный номер,
состоящий из порядкового номера в
пределах регистрируемого массива
документов, который, исходя из задач
поиска, можно дополнять индексами по
номенклатуре дел, классификаторам
корреспондентов, исполнителей и др. При
этом порядковые номера для распорядительных
и информационно-справочных документов
присваиваются в пределах календарного
года отдельно для каждого вида документа.

Регистрация
внутренних документов обычно проводится
децентрализованно по группам документов
в структурных подразделениях, где они
создаются и оформляются. Например,
бухгалтерские документы регистрируются
в бухгалтерии, приказы по основной
деятельности – в канцелярии, по кадрам
– в отделе кадров. ⁹

Типовой
инструкцией по делопроизводству в
федеральных органах исполнительной
власти,
утвержденной приказом Министерства
культуры и массовых коммуникаций
Российской Федерации от 8 ноября 2005 г.
№ 536 (утратила силу на основании приказа
Министерства культуры и массовых
коммуникаций Российской Федерации от
11 мая 2010 г. № 260), был установлен следующий
состав основных реквизитов регистрации:

• наименование
  организации (автора или корреспондента);

• наименование
  вида документа;

• дата
  и регистрационный номер документа;

• дата
  и индекс поступления;

• заголовок
  к тексту (краткое содержание документа);

• резолюция
  (исполнитель, содержание поручения,
  автор, дата);

• срок
  исполнения документа;

• отметка
  об исполнении документа и направлении
  его в дело.

Состав
основных реквизитов регистрации в
зависимости от характера документа и
задач использования информации может
дополняться другими реквизитами:

• гриф
  (отметка) ограничения доступа к документу;

• внутренняя
  переадресация документов по исполнителям;

• код
  по тематическому классификатору;

• ключевые
  слова;

• количество
  листов документа;

• наличие
  приложений;

• должностное
  лицо, поставившее документ на контроль;

• промежуточные
  сроки исполнения;

• перенос
  сроков исполнения;

• срок
  хранения документа;

• статус
  документа (проект, версия);

• вид
  передачи документа (почтой, факсом и
  т.д.) и др.¹⁰

Состав
вышеуказанных реквизитов в случае
необходимости может быть дополнен. При
этом порядок расположения реквизитов
на регистрационных формах определяется
самой организацией.

Существует
три формы регистрации документов:

• журнальная,

• карточная,

• автоматизированная.

Журнальная
форма регистрации документов является
исторически наиболее ранней регистрационной
формой.

В
настоящее время она используется только
в том случае, когда на первое место
выступает надежность учета документов,
что предотвращает конфликтные ситуации.
Например, при выдаче документов об
образовании, трудовых книжек, пропусков.
Во всех остальных случаях журнальная
форма регистрации устарела, т.к. затрудняет
ведение контроля за исполнением
документов и справочную работу по ним.¹¹

При карточной
форме регистрации документов создаются
регистрационно-контрольные карточки
на документы, которые формируются в
картотеки в зависимости от задач в
соответствии с используемыми
классификаторами.

Применение
карточек для регистрации заметно
повышает оперативность поиска документа
и одновременно сокращает трудоемкость
процесса регистрации по сравнению с
журнальной формой.

Как
правило, составляются следующие
самостоятельные картотеки:

• справочные,
  контрольно-справочные;

• картотеки
  по предложениям, заявлениям и жалобам
  граждан;

• тематические
  (кодификационные) картотеки к приказам,
  решениям и др. ¹²

Контрольно-справочные
картотеки делятся
на две части: по неисполненным и
исполненным документам. Первая часть
картотеки служит для фиксации и поиска
сведений о документах в процессе их
исполнения и может выполнять контрольную
функцию. Карточки в ней могут
систематизироваться по исполнителям,
структурным подразделениям, корреспондентам,
срокам исполнения документов. По мере
исполнения документов карточки с
проставленными на них необходимыми
отметками перемещаются из первой части
картотеки в соответствующие разделы и
рубрики второй части. Вторая часть
картотеки служит для поиска уже
исполненных документов. Карточки в этой
части картотеки могут систематизироваться
по вопросам, корреспондентам, номенклатуре
дел и т.д. ¹³

Для
более полного раскрытия содержания
документов создаются тематические
(кодификационные) картотеки,
в которых:

• составляется
  отдельная карточка на каждый вопрос,
  предмет, содержащиеся в тексте документа,
  поэтому один документ, в зависимости
  от содержания, может быть расписан на
  нескольких карточках;

• систематизируется
  информация в соответствии с рубриками
  внутрисистемного классификатора
  вопросов деятельности организации.

Тематические
картотеки используются только в
справочных целях, в качестве контрольных
картотек они не применяются. ¹⁴

Форма
регистрационно-контрольной карточки
и расположение в ней реквизитов могут
быть определены в самой организации и
записаны в инструкцию по делопроизводству.
Часто используется следующая форма
регистрационной карточки на формате А5
(148х210 мм) или А6 (105х148 мм):¹⁵

лицевая
сторона

оборотная
сторона

Рис.
1.
Форма
регистрационно-контрольной карточки
сроковой картотеки

Автоматизированная
(электронная) форма регистрации
документов ведется
с помощью специального программного
обеспечения, которое устанавливается
на персональный компьютер (или на сервер
и персональные компьютеры, объединенные
в сеть).

При
использовании автоматизированной формы
регистрации сведения о документе
вводятся в электронную регистрационно-контрольную
карточку, сохраняемую в базе данных.
Совокупность реквизитов и вид
регистрационно-контрольной карточки
в разных программных системах могут
быть разными. Одновременно может
изготавливаться один экземпляр
регистрационной формы в качестве
страхового массива (печать
регистрационно-контрольной карточки).

Автоматизированная
форма регистрации в настоящее время
широко применяется во многих организациях,
т.к. она имеет ряд существенных преимуществ
по сравнению с журнальной и карточной
формами регистрации, а именно:

• быстрый
  поиск документов по любому реквизиту
  или реквизитам регистрационно-контрольной
  карточки;

• автоматическое
  формирование отчетов, сводок, ведение
  справочно-аналитической работы по
  документам;

• автоматический
  контроль за исполнением документа;

• возможность
  одновременно регистрировать документы
  на нескольких рабочих местах;

• возможность
  организации децентрализованной
  регистрации документов в структурных
  подразделениях с объединением сведений
  о всех документах в одной базе и другие.

Организация
может самостоятельно разработать
программу для регистрации документов,
но чаще всего используются готовые
программные продукты — системы электронного
документооборота, позволяющие
автоматизировать всю работу с документами,
начиная с создания проекта или регистрации
документа и заканчивая завершением
исполнения или отправлением документа
в другую организацию.

Дополнительная
информация:

• документооборот;

• прием
  и первичная обработка поступающих в
  организацию документов;

• предварительное
  рассмотрение документов службой ДОУ;

• организация
  движения документов внутри организации;

• контроль
  за исполнением документов;

• информационно-справочная
  работа по документам организации;

• обработка
  исполненных и отправляемых документов.

_____

Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]

• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #