Статья содержит 44 примера оформления всех реквизитов служебного письма, показывая возможные варианты их «изготовления» для различных ситуаций, а также образцы целых писем. Показаны бланки писем с угловым и продольным расположением реквизитов; бланки организации, структурного подразделения и должностного лица. Больше всего внимания уделено вариантам оформления адресата и приложений (они зависят от того, кому, как и что направляется). Все это сделано с учетом последней практики работы и тех изменений, которые ввел недавно ГОСТ Р 7.0.97-2016.
Данной статьей удобно пользоваться как справочником самому и вооружить им коллег (если вы устали многократно повторять исполнителям азбучные истины о подготовке проектов служебных писем).
Деловое (служебное) письмо – документ информационно-справочного характера, составляемый организацией (физлицом) и направляемый адресату (организации или физлицу) обычно по почтовой связи. По соглашению между автором и адресатом деловое письмо может пересылаться по факсимильной связи или по электронной почте в виде электронного документа или электронной копии письма (скана). Файлы электронных писем и электронных копий писем, как правило, создаются в графических форматах pdf, tiff или jpeg.
Существует множество разновидностей деловых писем, выделяемых по их назначению в управленческой деятельности: сопроводительное письмо, просьба, запрос, информационное письмо, гарантийное, претензионное, напоминание, требование и др. Независимо от разновидности любое деловое письмо оформляется на специальном бланке письма (с использованием установленного набора реквизитов).
Состав реквизитов письма и правила их оформления установлены ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов».
Фрагмент документа
ГОСТ Р 7.0.8-2013 «СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»
36. реквизит документа: Элемент оформления документа…
48. бланк документа: Лист бумаги или электронный шаблон с реквизитами, идентифицирующими автора официального документа.
Схема 1. Виды бланков организационно-распорядительных документов
Бланк письма
Теперь сосредоточимся на бланке письма – он используется организациями (индивидуальными предпринимателями) для ведения переписки. Судя по Схеме 1, бланк письма может быть:
- бланком письма организации;
- бланком письма структурного подразделения, совещательного, экспертного, методического или иного органа: комиссии, комитета, совета и др. Бланки писем таких подразделений и органов используются в случаях, если их руководители имеют право самостоятельно вести переписку по вопросам, входящим в их компетенцию;
- бланком письма должностного лица. Должностные бланки, как правило, используются в органах власти и крупных компаниях.
Бланки писем структурных подразделений и должностных лиц не являются обязательными, организация сама решает, нужны ли они ей.
Фрагмент документа
ГОСТ Р 7.0.97-2016 «СИБИД. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов»
6.1 Для изготовления бланков документов, согласно ГОСТ Р 7.0.8, используется бумага форматов A4 (210 x 297 мм), A5 (148 x 210 мм); для изготовления бланков резолюций используется бумага форматов A5 (148 x 210 мм), A6 (105 x 148).
Каждый лист документа, оформленный на бланке или без него, должен иметь поля не менее:
20 мм – левое;
10 мм – правое;
20 мм – верхнее;
20 мм – нижнее.
Документы длительных (свыше 10 лет) сроков хранения должны иметь левое поле не менее 30 мм…
6.7 Общий бланк используется для изготовления любых видов документов, кроме делового (служебного) письма…
Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации и локальных нормативных актов включает реквизиты 01 (02 или 03), 05, 08, ограничительные отметки для реквизитов 10, 11, 12, 15, 17. Бланк письма структурного подразделения дополнительно включает реквизит 06, бланк письма должностного лица – реквизит 07…
Расшифруем, что это за реквизиты:
01 – герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования);
02 – эмблема;
03 – товарный знак (знак обслуживания);
05 – наименование организации – автора документа;
06 – наименование структурного подразделения – автора документа;
07 – наименование должности лица – автора документа;
08 – справочные данные об организации;
10 – дата документа;
11 – регистрационный номер документа;
12 – ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа;
15 – адресат;
17 – заголовок к тексту.
Именно этими номерами будем их обозначать далее во всех примерах данной статьи.
В зависимости от расположения реквизитов бланк письма может быть:
- угловым (Примеры 1 и 2) или
- продольным (Пример 3).
Реквизиты углового бланка могут располагаться центрованным способом (как в Примере 1) или флаговым (как в Примере 2).
Обычно наименования автора документа и его вышестоящей организации (при ее наличии) пишутся тем же шрифтом и кеглем (размером), что и большинство реквизитов письма, включая текст (Пример 26). Некоторые организации выделяют свое наименование на бланке полужирным написанием и/или увеличением кегля, набирая его целиком заглавными буквами – это вполне допустимо (отмечено цифрой «5» в Примерах 1–3). Если полное наименование организации слишком длинное, то идут на уменьшение шрифта (как в Примере 2), но это уже вынужденное исключение.
Писать ли наименование организации – автора документа с заглавной буквы строчными либо полностью заглавными буквами – решает сама организация, т.к. это нигде не урегулировано («5» в Примерах 1–3).
А вот справочные данные об организации стараются писать на 1–3 кегля меньше основного шрифта документа («8» в Примерах 1–3).
Пример 1. Угловой бланк письма с центрованным расположением реквизитов
Пример 2. Угловой бланк письма с флаговым расположением реквизитов
Пример 3. Бланк письма с продольным расположением реквизитов
Бланки писем структурных подразделений и бланки писем должностных лиц дополнительно включают (Примеры 4 и 5):
- реквизит 06 «наименование структурного подразделения – автора документа» или
- 07 «наименование должности лица – автора документа».
Пример 4. Бланк письма структурного подразделения
Пример 5. Бланк письма должностного лица
При воспроизведении на бланке реквизитов 01 «Герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования)», 02 «Эмблема» или 03 «Товарный знак (знак обслуживания)» они размещаются на верхнем поле документа над центром наименования организации (как в Примерах 4 и 5) с отступом 10 мм от верхнего края листа и занимая часть рабочей площади документа (т.е. пересекая нижнюю границу верхнего поля документа, которое должно быть высотой в 20 мм).
Реквизит 03 «Товарный знак (знак обслуживания)» может располагаться и слева на уровне наименования организации, захватывая часть левого поля документа (Пример 6).
Пример 6. Бланк письма с товарным знаком организации, расположенным слева от ее наименования
В деловой переписке используются «двуязычные» бланки:
- на русском языке и государственном языке (государственных языках1) республики в составе Российской Федерации, а также
- на русском языке и одном из иностранных языков.
Эти бланки, как устанавливает ГОСТ Р 7.0.97-2016, могут быть:
- угловыми, тогда реквизиты располагаются на одном уровне:
- на русском языке – слева,
- на другом – справа (см. Примеры 7 и
или - продольными, тогда все реквизиты бланка:
- сначала идут на русском языке – сверху,
- ниже – на другом языке.
илиНа «двуязычных» бланках герб или эмблема, товарный знак размещаются по центру верхнего поля документа. Дублируются только данные об авторе документа, а места проставления даты и регистрационного номера вашего письма, ссылки на инициативный документ размещаются единожды (см. реквизиты 10, 11 и 12 в Примере 7).
Пример 7. Бланк письма на русском языке и государственном языке республики в составе Российской Федерации
Пример 8. Бланк письма на русском и английском языках для переписки с иностранными корреспондентами
Вопрос употребления знаков препинания в справочных данных об организации специально не урегулирован, правильнее:
- в конце каждой строки не ставить точку, а внутри строки использовать знаки препинания в обычном порядке;
- каждую строку начинать с маленькой буквы, если ее первое слово не требует написания с заглавной буквы (Примеры 1–6), но некоторые организации все-таки все строки этого реквизита начинают с заглавной буквы (Примеры 7 и 26).
Остальные реквизиты служебного письма
При подготовке и оформлении делового письма используются следующие реквизиты:
10 – дата документа;
11 – регистрационный номер документа;
12 – ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа;
14 – гриф ограничения доступа к документу (если письмо содержит информацию конфиденциального характера);
15 – адресат;
17 – заголовок к тексту;
18 – текст документа2;
19 – отметка о приложении;
21 – виза;
22 – подпись;
24 – печать;
25 – отметка об исполнителе.
Дата документа (см. реквизит 10 в Примере 9) записывается в последовательности: день месяца, месяц, год одним из двух способов:
- арабскими цифрами, разделенными точкой: 18.03.2019 либо
- словесно-цифровым способом: 18 марта 2019 г.
При оформлении даты цифровым способом слово «год» полностью или в сокращении («г.») не пишется. При оформлении даты словесно-цифровым способом слово «год» записывается сокращенно – «г.».
Порядок регистрации документов и структура регистрационных номеров (см. реквизит 11 в Примере 9) устанавливаются в Инструкции по делопроизводству организации или иных локальных нормативных актах (ЛНА). Регистрация писем проводится после их подписания должностным лицом. В регистрационном номере:
- в обязательном порядке фиксируется порядковый исходящий номер письма в пределах календарного года;
- как правило, он дополняется индексом дела по номенклатуре и (или) кодами по используемым при регистрации классификаторам.
В Примере 9 регистрационный номер делового письма 02-01/98 включает:
- 02-01 – индекс дела по номенклатуре дел;
- 98 – порядковый номер.
Что из этих двух составляющих ставить на первое место, а что на второе, какими знаками отделять числа друг от друга, использовать ли буквенные обозначения – это «личное дело» каждой организации. Только следите, чтобы знаки, которыми вы разделяете «зоны» регистрационного номера отличались от используемых внутри этих «зон». Иначе будет трудно догадаться, что чем является, например, в таком номере: 02-01-98. Даже если разъяснения будут содержаться в ЛНА, надо стремиться к тому, чтобы открытая информация в документе была интуитивно понятной сотрудникам вашей и сторонних организаций.
Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа (см. реквизит 12 в Примере 9) включает регистрационный номер и дату входящего письма, на который дается ответ. Она оформляется только в письмах-ответах. Наличие этого реквизита позволяет исключить из текстов ответных писем выражения типа «На ваше письмо от… №… сообщаем…», «Рассмотрев ваше обращение от… №…» и т.п.
Гриф ограничения доступа к документу (реквизит 14 в Примерах 9 и 10) проставляется в правом верхнем углу первого листа документа (проекта документа, сопроводительного письма к документу) на границе верхнего поля при наличии в документе информации, доступ к которой ограничен.
Виды используемых в организации грифов ограничения доступа должны соответствовать законодательным и иным нормативным правовым актам РФ и должны быть закреплены в ЛНА организации. В состав грифа ограничения доступа к документу входит:
- ограничительная надпись («Для служебного пользования», «Конфиденциально», «Коммерческая тайна» или др.),
- которая может дополняться номером экземпляра документа и другими сведениями в соответствии с законодательством РФ и ЛНА.
Например, на документы, содержащие коммерческую тайну, наносится:
- фраза «Коммерческая тайна»
- с указанием обладателя этой информации (для юридических лиц – полное наименование и место нахождения, для индивидуальных предпринимателей – фамилия, имя, отчество и место жительства человека)3.
Адресат письма (см. реквизит 15 в Примерах 9 и 10) проставляется справа от границы верхнего поля (на бланке с угловым расположением реквизитов4) или справа под реквизитами бланка (при продольном расположении реквизитов бланка).
Как правило, реквизит «адресат» занимает несколько строк. В соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016 (пункт 3.4), многострочные реквизиты5 печатаются через 1 межстрочный интервал, составные части реквизитов отделяются дополнительным интервалом («!» там же). Строки реквизита «адресат» выравниваются по левому краю или центруются относительно самой длинной строки (сравните Примеры 9 и 10).
Пример 9. Фрагмент письма с продольным расположением реквизитов бланка
Пример 10. Фрагмент письма с угловым расположением реквизитов бланка (цифрами здесь отмечены преимущественно реквизиты, которые поменяли свое местоположение по сравнению с «продольным бланком» из Примера 9)
Чем точнее вы узнаете и укажете адресат, тем быстрее письмо попадет к исполнителю – его скорее отработают. Получателем письма может быть:
- организация;
- ее структурное подразделение;
- должностное лицо или иной работник организации;
- группа организаций / должностных лиц;
- физическое (частное) лицо.
При адресовании письма организации указывается ее полное (Пример 11) или сокращенное (Пример 12) наименование в именительном падеже.
При адресовании документа в структурное подразделение организации в реквизите «адресат» указывается в именительном падеже наименование организации и только ниже само подразделение (между ними оставляют 1 пустую строку). См. Пример 13.
Пример 11. Адресование письма в организацию с ее полным написанием
Пример 12. Адресование письма в организацию с ее сокращенным написанием
Пример 13. Адресование письма в структурное подразделение
При адресовании документа должностному лицу можно поступать несколькими способами:
- начинать с должности этого человека (Пример 14), тогда:
- она пишется в дательном падеже полностью, включая наименование организации,
- ниже на отдельной строке (обычно без пропуска пустой строки) указывается фамилия с инициалами должностного лица. Заметьте, новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 предписывает инициалы должностного лица ставить после его фамилии (раньше так поступали только при адресации документа физлицам) либо
- начинать с наименования организации (Пример 15), тогда:
- сначала идет наименование организации в именительном падеже (полностью либо сокращенно),
- а потом, пропуская 1 пустую строку, в дательном падеже наименование должности руководителя, включающее наименование структурного подразделения, фамилию и инициалы.
Первый из описанных вариантов используют при адресовании письма руководителю организации или его заму, а второй – руководителям структурных подразделений.
Пример 14. Адресование письма руководителю организации (начинаем с должности)
Пример 15. Адресование письма руководителю подразделения (начинаем с наименования организации)
Перед Ф.И.О. в реквизите «адресат» не обязательно оставлять пустую строку, но такое оформление помогает легче выхватывать ключевую информацию (разные варианты показаны в Примерах 14–17 и 26). Следите только, чтобы отступ между элементами одного реквизита был не более 1 пустой строки и был меньше, чем отступы от него до соседних реквизитов (см. «14» и «15» в Примере 10).
Перед фамилией должностного лица допускается употреблять сокращение «г-ну» (господину), если адресат мужчина, или «г-же» (госпоже), если адресат женщина (Примеры 16 и 17).
Пример 16. Адресование письма должностному лицу (начинаем с должности и используем уважительное обращение «господин» / «госпожа»)
Пример 17. Адресование письма должностному лицу (начинаем с наименования организации и используем уважительное обращение «господин» / «госпожа»)
В одном документе не должно быть более 4 адресатов (Пример 18). Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не ставится. При большем количестве адресатов составляется список (лист, указатель) рассылки документа, тогда на каждом письме указывается 1 конкретный адресат или же он оформляется обобщенно.
Пример 18. Указание нескольких индивидуальных адресатов в письме
При рассылке документа группе организаций одного типа или структурным подразделениям одной организации адресат указывается обобщенно (Примеры 19 и 38).
При рассылке документа не всем организациям или структурным подразделениям в состав такого «группового адресата» добавляется фраза «(по списку)» (Пример 20).
Пример 19. Адресование письма группе однородных организаций
Пример 20. Адресование письма некоторым получателям из группы организаций
Если бумажное письмо направляется через «Почту России» либо курьером, то им все равно надо сообщать почтовый адрес получателя. Удобно сразу вписывать его в состав реквизита «адресат» (как это сделано в Примерах 9 и 10, 21 и 22). А если еще использовать конверт с прозрачным окном, то тогда данные получателя на письме будут видны в окне конверта и их не придется дублировать на нем. Только следите, чтобы в окне не была видна «лишняя информация». Некоторые компании даже используют специальный шрифт для написания почтового индекса (Пример 22), чтобы он получался таким, каким его привыкли видеть на конвертах почтовые работники, а также их спецтехника на узлах автоматической сортировки почтовых отправлений.
Мнение эксперта
Константин Соловьев, ИТ-специалист
Существует несколько шрифтов, «пишущих» в стиле почтового индекса. К ним относятся, например, Postindex, Pechkin. Оба этих шрифта имеют тип лицензии – free for personal use, это означает бесплатность для личного пользования, но запрет на использование в коммерческих целях.
Проблема в том, что если вы захотите купить лицензию для использования в коммерческих целях, то кроме как через самого автора шрифта вы это сделать не сможете, потому что на признанных стоковых сайтах для шрифтов их нет. А большинство остальных сайтов распространяют эти шрифты без указания типа лицензии. На практике получается, что компании часто используют эти шрифты без покупки специальной лицензии.
Технически эти шрифты можно использовать в любых программах, в т.ч. в Word и Photoshop.
Элементы почтового адреса надо указывать в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными приказом Министерства связи и массовых коммуникаций РФ от 31.07.2014 № 234 (порядок элементов адреса «от частного к общему» пришел к нам из западных стран, он закреплен в правилах Всемирного почтового союза):
- название улицы, номер дома, номер квартиры;
- название населенного пункта (города, поселка и т.п.);
- название района;
- название республики, края, области, автономного округа (области);
- название страны (для международных почтовых отправлений);
- почтовый индекс.
В таком же порядке записываются адреса получателя и отправителя на почтовых конвертах. Адрес адресата пишется в правой части почтового конверта, почтовой карточки или оболочки почтового отправления, а адрес отправителя – в левом верхнем углу.
Почтовый адрес вписывается в состав реквизита «адресат», отступив 1 пустую строку от данных о получателе документа (см. «!» в Примерах 9, 10 и 21).
Пример 21. Добавление почтового адреса при адресации письма физлицу
Пример 22. Написание почтового индекса в адресе специальным шрифтом
Если адрес начинается не с уникального наименования (например, Первомайская ул.), а с сокращения родового слова (ул. Первого мая, пр. Ломоносова и т.п.), то сокращение пишется с маленькой буквы, даже если с него начинается адрес автора письма на бланке (как в Примерах 5–7) и адрес его получателя в реквизите «адресат» (Пример 21).
Обратите внимание: организации крайне редко направляют своим работникам письма. Для этих целей есть документы, используемые для внутренних коммуникаций: напоминания, уведомления и др., на которых к фамилии и инициалам получателя уместно добавлять его должность в вашей организации. Письма физлицам адресуются, когда вы обращаетесь к ним как к частным лицам.
При отправке письма по электронной почте или факсимильной связи (без досылки по почте) почтовый адрес не указывается. Для удобства работы с документом можно указать электронный адрес или номер телефона / факса, опять же отступив 1 пустую строку (см. Примеры 23–25).
Пример 23. Добавление электронной почты при адресации письма руководителю подразделения
Пример 24. Добавление электронной почты при адресации письма организации
Пример 25. Добавление номера телефона при адресации письма организации
Заголовок к тексту (реквизит 17) письма формулируется с предлогом «О» («Об») и отвечает на вопрос «о чем?». Например, «О предоставлении информации», «Об оказании научно-технической помощи».
Чтобы заголовок к тексту получился максимально кратким и точным, его нужно составлять по модели:
- предлог «О» («Об») и
- отглагольное существительное.
Заголовок к тексту в письмах оформляется от границы левого поля6 ниже реквизитов бланка, отступив 1–3 пустые строки. См. Примеры 9, 10 и 26.
Пример 26. Служебное письмо целиком (на бланке структурного подразделения)
Заголовки, состоящие из нескольких строк (как и другие многострочные реквизиты), печатаются через один межстрочный интервал. В конце заголовка точка не ставится. Заголовки печатаются без кавычек и не подчеркиваются.
Отметка о приложении (реквизит 19) содержит сведения о документе /документах, прилагаемых к письму (сопроводительному, претензионному или др.).
Отметка о приложении оформляется от границы левого поля под текстом документа (допустимо даже без дополнительного интервала, что дополнительно защитит текст от «дописок» в конце текста после подписания документа, см. «19» в Примере 34).
Отметка о приложении оформляется следующим образом:
1) если приложение названо в тексте, то сокращенно: указывают только количество листов и экземпляров (см. две отметки «19» в Примере 34).
При упоминании документа-приложения в тексте письма:
- следом за ним в скобках это надо отметить: «(приложение)», «(прилагается)», «(анкету прилагаем)». И хотя п. 5.19 ГОСТ Р 7.0.97-2016 упоминает только первый из перечисленных нами вариантов, все они корректны;
- его номер не указывается (он пишется только в текстах распорядительных и др. документов: «(приложение 1)», «(приложение 2)»). Именно поэтому в стандарте способы оформления отметки о приложении разграничены: сначала изложены для переписки, потом – для распорядительных и иных документов (договоров, актов и др.);
2) если приложение не названо в тексте или если приложений несколько, то добавляют еще идентификационные реквизиты документов-приложений: вид документа и автор, дата и номер, заголовок к тексту (или те из этих реквизитов, которыми приложение обладает, обычно их более полный состав есть у самостоятельных документов, которые фигурируют приложениями в сопроводительных письмах), см. Пример 35;
3) если приложение (-ия) сброшюрованы, то количество листов указывать не обязательно, – Пример 28;
4) если приложение имеет собственные приложения с самостоятельной нумерацией страниц, то оформляйте отметку о них по образцу Примера 29;
5) если приложением является обособленный электронный носитель (компакт-диск, usb-флеш-накопитель или др.), то ГОСТ Р 7.0.97-2016 рекомендует писать про него после слова «Приложение» очень коротко: «CD-R в 1 экз». Для более точной идентификации можно добавлять про каждый записанный на носитель документ: кто его автор; имя файла с его расширением и объемом; а если в тексте письма документ, записанный на электронный носитель, не назван, то и его наименование с другими имеющимися индентификационными реквизитами (дата и номер). Такой полный вариант оформления отметки о приложении в письме показан в Примерах 30 и 31. Но т.к. ГОСТ Р 7.0.97-2016 этого не требует, вы можете облегчить себе задачу и ограничиться выполнением его предписания.
Тот же стандарт на вкладыше (конверте), в который помещается носитель, предписывает указывать наименования документов, записанных на носитель, имена файлов (образца этого в ГОСТ Р 7.0.97-2016 не показано). На практике можете следовать нашему из Примера 32;
6) если с одним сопроводительным письмом пересылается большое количество приложений, может быть составлена опись приложений, в которой последовательно перечисляются наименования всех документов-приложений с указанием количества листов и экземпляров каждого, а в отметке о приложении дается ссылка на эту опись (Пример 33).
Пример 28. Отметка о сброшюрованном приложении
Пример 29. Отметка о приложении, которое имеет собственные приложения
Пример 30. Отметка об электронном приложении, не названном в тексте
Пример 31. Отметка об электронном приложении, не названном в тексте
Пример 32. Надпись на конверте, в который вложен CD с электронным документом-приложением
Пример 33. Ссылка на опись приложений в отметке о приложении
Пример 34. Отметка о приложении в письме, в тексте которого документ-приложение назван
Пример 35. Отметка о нескольких приложениях в сопроводительном письме
Если приложение многостраничное и вы направляете с письмом несколько его экземпляров, то в отметке надо указывать количество листов в одном экземпляре приложения.
Даже если приложений несколько, слово «Приложение» в отметке ГОСТ Р 7.0.97-2016 предписывает употреблять в единственном числе (как это было и в предыдущем ГОСТ об оформлении организационно-распорядительных документов) – см. Пример 35.
Если приложение одно, то пишем его с маленькой буквы после «Приложение:». А если несколько, то нумеруем их цифрами, после которых стоят точки, поэтому каждое приложение потом начинается с большой буквы, и в конце предложения о нем тоже ставится точка (Пример 35).
Если приложением является копия, то это обязательно указывается (Пример 35).
На самих приложениях к письмам никакие отметки о приложении в верхнем правом углу не оформляются. Приложением к письму может быть:
- либо уже окончательно оформленный документ (устав, приказ, договор и др.), поэтому на нем никаких отметок нельзя делать в принципе,
- либо проект документа, но на нем тоже не должно быть никакой лишней информации и никаких реквизитов, не предусмотренных тем видом документа, проект которого приложен к письму. Ведь когда его подпишут и он заживет самостоятельной жизнью, «лишняя» отметка о приложении к письму будет ему только мешать.
Виза (реквизит 21) свидетельствует о согласии или несогласии должностного лица (работника) с содержанием проекта письма. Виза согласования включает:
- его должность,
- подпись,
- расшифровку подписи (сначала инициалы, потом фамилия) и
- дату визирования.
В зависимости от того, необходимо ли адресату направлять подлинник письма по почте либо достаточно направить его копию по факсимильной связи или электронной почте, визы проставляются:
- на копии письма (визовом экземпляре), помещаемой в дело, на последнем листе документа на свободном от текста месте ближе к нижнему полю – если бумажный подлинник отправляется адресату;
- на обороте последнего листа подлинника – если он остается у автора документа.
Если согласование проектов исходящих писем проводится в системе электронного документооборота (СЭД), то данные о результатах согласования фиксируются в регистрационной карточке документа в системе.
В зависимости от того, имеются замечания к проекту документа или нет, виза оформляется одним из следующих способов:
Пример 36. Виза согласования при отсутствии замечаний к проекту документа
Пример 37. Виза согласования при наличии замечаний к проекту документа
Визу оформляют при согласовании документа внутри организации, а гриф – при внешнем согласовании со сторонними юрлицами. На письмах гриф согласования никогда не оформляется – если информация должна исходить от нескольких организаций, возможно издание совместного письма, но это редкая практика даже для госорганов.
Подпись (реквизит 22) включает:
- наименование должности лица, подписывающего документ,
- его собственноручную подпись,
- расшифровку подписи (инициалы перед фамилией).
Это классический полный состав элементов (атрибутов) реквизита «подпись», который в некоторых случаях сокращается:
- при оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывается совсем (Пример 38);
- обычно письмо оформляется на бланке организации, вверху которого присутствует ее полное наименование, потому в подписи должность не содержит этого наименования организации. Например, указывается «Генеральный директор» (как в Примере 34) вместо полного варианта «Генеральный директор ООО “Симфония”»;
- по такому же принципу мы действуем, когда оформляем письмо на бланке структурного подразделения – в составе подписи должность не повторяет не только наименование организации, но и наименование подразделения: получается «Директор департамента» (как в Примере 26) вместо «Директор департамента управления персоналом АО “Сервисстройкомплектация”».
Пример 38. Письмо на бланке должностного лица
Фраза «С уважением,», как и вступительное обращение «Уважаемый…!» отделяются от текста дополнительным межстрочным интервалом по аналогии с составными частями реквизитов. Пример оформления делового письма с этикетной рамкой можно посмотреть в приложении 6 к Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях, утв. приказом Росархива от 11.04.2018 № 44. Но если вы не являетель государственной организацией, то можете писать «С уважением,» сразу над строкой подписи, не добавляя между ними пустой строки.
Заметьте, что отсутствие должности в подписи не препятствует размещению этикетной рамки с фразой «С уважением,», в конце которой запятая остается (см. Пример 38).
При подписании документа лицом, исполняющим обязанности руководителя, подпись оформляется с указанием статуса должностного лица в соответствии с приказом (распоряжением):
Пример 39. Подпись исполняющего обязанности гендиректора (сокращенно)
Пример 40. Подпись исполняющего обязанности гендиректора (полностью)
При подписании письма лицом, имеющим право подписи в случае временного отсутствия руководителя, исправления в наименование должности и расшифровку фамилии уже подготовленного и согласованного проекта письма вносятся от руки или с использованием соответствующих штампов. При этом изначальный вариант должности и Ф.И.О., который правится, лучше не зачеркивать (в ГОСТ Р 7.0.97-2016 однозначной формулировки о способе внесения исправления нет).
В этой ситуации не допускается ставить косую черту либо предлог «за» перед наименованием первоначальной должности.
Пример 41. Оформление подписи при замене подписанта (с исправлением должности и Ф.И.О. подписанта)
Пример 42. Оформление подписи при замене подписанта (с исправлением должности и Ф.И.О. подписанта)
Печать (реквизит 24) заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами. Печать ставится на документе, только если это предусмотрено законодательством Российской Федерации. А по общему правилу на большинстве писем она не нужна.
Печать проставляется, не захватывая собственноручной подписи должностного лица, старайтесь не закрывать ее даже частично.
Пример 43. Заверение печатью подписи на документе
Исполнителем является работник организации, подготовивший текст письма. Отметка об исполнителе (см. реквизит 25 в Примерах 26 и 44) включает:
- обязательно фамилию, имя, отчество полностью (чтобы понятно было, как обращаться к человеку, если потребуются разъяснения);
- и номер его телефона;
- может дополняться должностью, структурным подразделением и электронным адресом исполнителя.
Такая отметка оформляется на лицевой стороне последнего листа документа от границы левого поля внизу, а при отсутствии места – на оборотной стороне внизу слева. Она может оформляться как нижний колонтитул и печататься шрифтом меньшего размера.
Пример 44. Отметка об исполнителе
Помимо рассмотренных подробно в данной статье реквизитов, есть еще группа таких, что необходимы для организации работы с письмами. Они выполняют технические функции и необходимы:
- для включения входящего делового письма в документооборот получателя – отметка о поступлении документа (реквизит 27);
- организации его исполнения – резолюция (реквизит 28);
- определения места хранения документа в документальном фонде получателя – отметка о направлении документа в дело (реквизит 30).
Составление различного рода деловых писем – необходимая часть работы представителей бизнеса. Благодаря подобным посланиям они приобретают возможность решать коммерческие вопросы наиболее доступным, быстрым и оптимальным путем.
ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк делового письма .docСкачать образец делового письма .doc
Какие деловые письма бывают
Условно деловые письма можно разделить на несколько основных категорий:
- письмо-запрос;
- письмо-просьба;
- письмо-напоминание;
- письмо о смене реквизитов;
- письмо-коммерческое предложение;
- гарантийное письмо;
- рекламное письмо;
- поздравительное письмо;
- благодарственное письмо;
- информационное письмо;
- письмо-претензия и т.п.
Отдельным пунктом можно пометить ответы на все эти письма, которые также являются частью официальной деловой корреспонденции и также пишутся по определенным канонам.
Кто должен выступать в роли автора письма
Деловые письма всегда должны содержать подпись. При этом непосредственно составлением письма может заниматься любой сотрудник компании, в чью компетенцию входит данная функция или уполномоченный на это распоряжением директора. Обычно это специалист или руководитель того структурного подразделения, в ведение которого входит тематика послания. Однако вне зависимости от того, кто именно занят написанием, письмо в любом случае нужно передавать на утверждение руководителю, памятуя о том, что оно пишется от лица компании.
Общие правила написания деловых писем
Все деловые послания должны касаться только деятельности фирмы или обстоятельств, с ней связанных. При этом, вне зависимости от содержания, они должны подчиняться некоторым требованиям.
В первую очередь, это определенная структура. В послании всегда должны быть указаны:
- дата написания,
- реквизиты отправителя и получателя,
- вежливое адресное обращение (в виде формулировки «Уважаемый Иван Петрович», «Уважаемая Елена Григорьевна»),
Следует отметить, что письма могут адресовываться как отдельным сотрудникам, так и целым коллективам (в этом случае достаточно ограничиться приветствием «Добрый день!»).
К письму могут прилагаться различные дополнительные документы, фото и видео свидетельства – при наличии таковых, это необходимо отразить в основном тексте.
Письмо можно оформлять как на обычном стандартном листе формата А4, так и на фирменном бланке организации. Второй вариант предпочтительнее, поскольку при нем не надо вручную вбивать реквизиты компании, кроме того, такое письмо выглядит солиднее и лишний раз свидетельствует о принадлежности послания к официальной корреспонденции. Его можно писать в рукописном виде (особенно удачно получаются письма, написанные каллиграфическим почерком), или же печатать на компьютере (удобно, когда нужно создать несколько копий письма).
Письмо обязательно должно быть заверено подписью, но при этом проштамповывать его не обязательно, т.к. с 2016 года юридические лица освобождены от необходимости применять в своей деятельности печати.
Перед отправлением послание при надобности регистрируется в журнале исходящей документации, в котором ему присваивается номер и ставится дата отправления.
На что обращать внимание при составлении письма
При составлении письма нужно тщательно следить за правописанием, придерживаться правил и норм русского языка по части лексики, грамматики, пунктуации и т.д. Получатели всегда обращают внимание на то, насколько грамотно изложены и оформлены мысли в послании.
Не стоит забывать о том, что проведенные исследования однозначно говорят о том, что люди не готовы тратить на прочтение подобного рода писем более одной минуты.
Письмо необходимо писать в корректной форме, не «растекаясь мыслью по древу», достаточно коротко и емко, по делу. Каждая новая тема должна быть оформлена в виде отдельного абзаца, которые при необходимости надо разделить на пункты. Кроме того, лаконичное и четкое письмо даст понять получателю, что автор ценит его время. Здесь поговорка «краткость — сестра таланта» — к месту.
Чего нельзя допускать в деловом письме
В деловых письмах совершенно недопустим развязный или фривольный тон, ровно как и лишком сухой текст и банальные «штампы». Также следует избегать сложных формулировок, обилия причастных и деепричастных оборотов, специальной терминологии, понятной узкому кругу специалистов.
В письмо нельзя включать непроверенные, недостоверные и уж, тем более, заведомо ложные сведения.
Надо иметь ввиду, что такой тип посланий не только является частью рутинной деловой корреспонденции, но и, во многих случаях, относится к официальным документам, которые впоследствии могут обрести статус юридически значимых.
Как отправить письмо
Любое официальное послание можно отправить несколькими основными путями.
- Первый, — наиболее современный и быстрый, — через электронные средства связи. Это удобно и оперативно, к тому же позволяет отправить информацию практически неограниченного объема.
Минус здесь один – при большом количестве почты у адресата, письмо может легко затеряться или же попасть в папку «Спам», поэтому при отправлении писем таким способом, желательно дополнительно удостовериться в том, что письмо получено (через простой телефонный звонок).
- Второй путь: консервативный, который позволяет переслать послание Почтой России. При этом рекомендуется применить функцию отправки заказным письмом с уведомлением о вручении – такая форма гарантирует то, что письмо дойдет до адресата, о чем получатель получит специально уведомление.
Обычно отправление через стандартную почту используется в тех случаях, когда отправляются оригиналы документов, письма, заверенные живыми подписями и печатями.
- Также письмо можно отправить через факс или различные мессенджеры, но только при том условии, что отношения между партнерами достаточно близкие и вполне допускают такой путь переписки.
Наступил 2020 год, а в отделе снабжения по-прежнему пишут ответы на вопросы контрагентов не на утвержденном бланке организации, маркетологи формируют имиджевые письма без обязательных реквизитов, а на жалобу покупателя отвечают и менеджер по продажам, и менеджер по работе с клиентами, дважды регистрируя одно и то же письмо-ответ с разными регистрационными номерами? Хватит это терпеть! Пора собраться с силами и навести порядок в письмах организации. Статья поможет вам разобраться с особенностями такого документа, как деловое письмо, а также вдохновит объяснить коллегам четкие правила.
В новом цикле статей «Как в 2020 году создавать, согласовывать и хранить документы» помогаем секретарям, делопроизводителям и помощникам руководителя просто и быстро привести систему делопроизводства организации в соответствие с последними требованиями законодательства.
ЗАКОНОДАТЕЛЬНАЯ БАЗА
В работе с деловыми письмами организации используйте следующие делопроизводственные и архивные документы:
1. Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях[1].
2. ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (далее – ГОСТ Р 7.0.97-2016).
3. Методические рекомендации по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов»[2] (далее – Методические рекомендации).
4. Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения[3] (далее – Перечень 2010).
В июле 2019 года Росархив составил новый Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, подготовил соответствующий приказ[4] и инструкцию по применению[5] нового документа.
КЛАССИФИКАЦИЯ ДЕЛОВЫХ ПИСЕМ
Деловое письмо – обобщенное наименование группы информационно-справочных документов, оформляемых на специальном бланке (бланке письма) и используемых для обмена информацией между организациями и организациями и гражданами[6].
Содержание, особенности подачи текста, наличие и отсутствие тех или иных реквизитов зависят от вида письма. Видов писем много, их классифицируют по содержанию и носителю (Схема 1).
Виды писем по содержанию
По содержанию письма бывают информационные и имиджевые. Основная цель информационных писем – зафиксировать обмен важной информацией, которая влияет на рабочие процессы организации, поэтому самое главное в них – содержание. Каждое слово в этих письмах может повлечь за собой даже правовые последствия. Основная цель имиджевых писем – зафиксировать благодарность, извинение, поздравление при деловом взаимодействии. Чаще всего такие письма создают для формирования положительной репутации.
Юридическая сила таких писем незначительная, однако косвенно или в совокупности с другими мерами они могут помочь организации, например, найти новый канал продаж, начать общаться с крупным поставщиком или уладить конфликт с обиженным покупателем. Некоторые организации, которые пристально следят за своим образом в деловой среде, создают собственные правила деловой переписки с клиентами, контрагентами, работниками.
Вид делового письма зависит от того, о чем его текст. Перечислить все виды невозможно, приведем самые популярные из них в Схеме 2.
НЕ СТРЕМИТЕСЬ РАСПРЕДЕЛИТЬ АБСОЛЮТНО ВСЕ ПИСЬМА
Письмо может быть и информационным, и имиджевым. Например, в тексте письма-извинения торговой организации о задержке доставки товара разместили обещание о крупной скидке при следующей покупке. К какому виду его нужно отнести? Такое письмо – и имиджевое (содержит извинение), и информационное (сообщает о скидке). Еще вариант: в отдел по работе с контрагентами крупного онлайн-гипермаркета пришло сопроводительное письмо с пакетом документов, необходимых для сотрудничества, в котором организация-отправитель поблагодарила за быстрое рассмотрение заявки. Письмо и информационное (содержит перечень документов), и имиджевое (содержит благодарность).
Виды писем по носителю
Каждый знает, как выглядят бумажные письма. Их создают на специальных бланках организации и отправляют адресатам по почте.
С электронными письмами все не так просто, потому что понятие «электронное письмо» размыто. Нет четкого и однозначного определения, что является электронным письмом, по каким каналам связи оно должно быть передано, какими характеристиками должно обладать.
Электронным письмом может быть и письмо на электронном бланке, и WhatsApp-сообщение. Советуем организациям, которые общаются с помощью электронных почтовых служб и мессенджеров, договориться, какие именно сообщения в их коммуникации будут электронными письмами и какое юридическое значение они будут иметь. Представим в Таблице 1 основные виды электронных писем и их юридическую силу.
Безусловно, письмо на электронном бланке, подписанное усиленной квалифицированной подписью руководителя, – это электронное письмо. Такие письма подходят для общения и с другими организациями, и с органами государственной власти, и с физическими лицами (правда, только по особому указанию или разрешению последних). Все остальные варианты, приведенные в таблице, корректно считать официальным способом передачи информации (только при условии, что стороны об этом договорились).
Чтобы правильно подготовить деловое письмо, следуйте Алгоритму 1.
■ Отправной точкой процесса создания любого делового письма становится соответствующее задание должностного лица или инициатива исполнителя, которого удобнее называть автором. Исполнитель отвечает за своевременную подготовку и отправку письма.
■ До подписания руководителем деловое письмо является проектом документа. Оно станет полноценным документом только после подписи руководителя. Чтобы подготовить проект делового письма, нужно:
- собрать необходимую информацию;
- написать текст делового письма;
- выбрать бланк письма.
В конце этого этапа проект делового письма готов к подписанию директором.
■ Перед подписанием проект делового письма необходимо согласовать – то есть предъявить его должностным лицам, имеющим отношение к рабочим вопросам, о которых идет речь в тексте документа. Каждый согласующий должен ознакомиться с проектом и, если согласен с ним, поставить свою визу.
СОГЛАСОВЫВАЙТЕ ПИСЬМА ПРАВИЛЬНО!
Минимальный состав согласующих лиц: исполнитель-автор, его непосредственный руководитель, сотрудник службы делопроизводства. Кроме перечисленных работников, на документе должны стоять визы согласующих лиц, которых исполнитель должен определить исходя из темы делового письма.
Отправляйте документ на подпись директору только полностью согласованные проекты документов.
■ Подписать деловое письмо – то есть придать документу юридическую силу и превратить проект документа в полноценный документ. Неподписанные деловые письма нельзя отправлять адресатам: они недействительны, так как это еще даже не документы.
■ Зарегистрировать деловое письмо – то есть внести информацию о документе в базу данных всех документов организации. Нельзя отправлять незарегистрированные письма, равно как нельзя регистрировать их до подписания.
■ Отправить деловое письмо – значит довести документ до адресата. Основными каналами отправки писем являются нарочная доставка (курьер), почта, электронная почта, факс. Исполнитель выбирает тот или иной канал доставки корреспонденции самостоятельно либо на основании договоренности с адресатом.
■ После отправки оригинальный экземпляр письма направляют в дело – то есть помещают в соответствующую папку согласно номенклатуре дел организации.
[1] Утв. Приказом Росархива от 11.04.2018 № 44.
[2] В ред. от 15.03.2019.
[3] Утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 (в ред. от 16.02.2016).
[6] Словарь видов и разновидностей современной управленческой документации (ВНИИДАД, 2014).
Материал публикуется частично. Полностью его можно прочитать в журнале «Секретарь-референт» № 1, 2020.
Вы работаете в сфере бизнеса? Вам часто приходится вести деловую переписку с поставщиками, покупателями, налоговой службой или другими госораганми? Если да, то эта статья будет вам полезна. Каждому бухгалтеру приходилось писать деловое письмо, но при его составлении могли возникать вопросы. Грамотное составление деловых писем говорит о высоком уровне профессионализма как бухгалтера, так и компании.
Содержание
- Как написать деловое письмо
- Оформление делового письма на бумажном носителе
- Деловая переписка по E-mail
- Словарик для бухгалтера
Как написать деловое письмо
Для написания делового письма существую определенные нормы и правила. Главным аспектом является соблюдение делового этикета. Деловая переписка — разновидность официальной.
Существует несколько видов деловой переписки, а именно:
- циркулярные письма — сообщают подчиненным какие-либо сведения или установки;
- письма-запрос — обращения с просьбой сформулировать коммерческое предложение или описать товар/услугу;
- гарантийные письма — отправляются с целью подтверждения условий договоров;
- рекламация (претензия);
- сопроводительные письма и т.д.
Но у всех видов деловых писем имеются одинаковые отличия от простого письма.
Главные отличия:
- Стилистика написания. Подразумевает краткость и емкость письма, советуют не писать более одной страницы, с общепринятой структурой письма, без «воды».
- Официальная лексика. Не допускается сильного выражения эмоций, чувств.
- Оформления на фирменном бланке компании с реквизитами и всеми контактными данными.
- Шрифт. Не крупный, но и не мелкий. Одинаковый по всему объему письма.
- Соблюдение субординации.
- Стиль. Ваше письмо должно быть выдержано в официально-деловом стиле, т.е. использование официальной лексики.
- Актуальность информации. Информация в письме должна быть востребована и актуальна на момент отправки.
Оформление делового письма на бумажном носителе
- Обращение к получателю письма по должности/ фамилии/ имени и отчеству или обобщенное в правом верхнем углу.
- Тема письма (иногда может опускаться). Для того чтобы правильно составить тему, необходимо продумать текст письма и обозначить главные слова, которые потом нужно обобщить. Также можно переслать тему письма, если это был ответ на полученное письмо.
- Обращения со слов Уважаемый/ая Имя Отчество.
- Основная часть письма. Описание проблемы или целей письма, содержит главную информацию, важные предложения, необходимые требования, просьбу или приказы. В этой части строго хронологическое изложения фактов и логическое обоснование. В каждом абзаце содержится один аспект информации. Если в тексте письма на что-то необходимо обратить особое внимание, то используйте пометку «Важно!», после который подразумевается важная для получателя информация.
Пример вступления и основной части:
Генеральному директору
ООО «СтройМедПром»
Казанцеву В.О.
От Ярыгина П.Н.
ул. Лесная 33, Г. Пермь
(Тут также могут быть информационные элементы организации)
(тема) О выполнении условий договора
Уважаемый Виктор Олегович!
(Основная часть) В соответствии с недавним договором, Вам необходимо отправить все документы нашей договоренности…
Важно! Документы необходимо заверить нотариусом.
- Любой вид делового письма должен содержать заключение, которое состоит из выводов, предложений, соглашений/ отказов, предупреждений. Например, такие: просим, напоминаем, предупреждаем.
- Заключительные фразы должны призвать на дальнейшее сотрудничество или возможный отказ. В конце может появляться постскриптум «P.S.» для приписки к законченному письму.
- Если к письму прикрепляются документы, то следует это указать в левом нижнем углу листа. По деловому этикету ответ на письмо не должен быть более чем через 10 дней, если для ответа требуется больше времени необходимо сообщить адресату об этом.
- Также в конце ставиться подпись с расшифровкой и дата. Пример заключения:
В связи с вышеизложенным мы предупреждаем вас о наличии сроках в данном вопросе. Надеемся на дальнейшее сотрудничество!
Приложение 1 «Документ-договор»
Приложении 2 «Договор соглашение»
Заместитель директора Ярыгин П.Н. (подпись)
25.07.2018
Деловая переписка по E-mail
Часто случается, что письмо требуется отправить онлайн. При таком виде письма тоже следует соблюдать правила и не забывать про официальный стиль.
Основные правила:
- Заведите рабочий электронный адрес, который вы будете использовать в офисе.
- В название почтового ящика должны быть адекватные названия либо фирмы, либо вашей фамилии.
- Необходимо всегда заполнять строку «тема», иначе ваше письмо рискует попасть в спам. В теме укажите наиболее важную информацию про письмо (не более 5 слов).
- Не смешивайте несколько тем в одном письме, лучше разбить их на разные и отправить по очереди.
- Будьте вежливы даже онлайн.
- Электронное письмо должно быть коротким, меньше письменного в полтора-два раза.
- Вложения прикрепляйте отдельными элементами.
- В конце должна быть подпись компании или лица-отправителя.
Словарик для бухгалтера
В арсенале бухгалтера должны быть универсальные стандартные фразы для каждой части письма. Рассмотрим типовые фразы для написания делового письма.
Благодарность: Пишем вам, чтобы поблагодарить за…/ Благодарю за сообщения, что…/ я очень благодарна вам за помощь…
Извинения: К большому сожалению сообщаем, что…/ Приносим свои извинения…/ Прошу извинить нас за то, что…
Выражения удовлетворения: Мы очень рады, что…/С удовольствием…/ Нам было приятно узнать из Вашего письма, что Вы решили…/Мы ценим вашу позицию.
Выражения неудовлетворения: Я боюсь, мы должны расторгнуть договор, потому что…/ Мы не удовлетворены предложенными Вами условиями…/Это вызывает цепь определенных затруднений.
Просьбы: Мы были бы Вам обязаны, если Вы…/ Просим Вас сообщить нам о…/ Прошу принять все необходимые меры для…/ Просим у Вас некоторую дополнительную информацию о…/ Мы будем рады, если…
Подтверждение получения письма: Мы получили Ваше письмо от…/ Благодарим Вас за Ваше письмо от…
Ссылки на предыдущие контакты: В дополнение к нашему письму от… мы…/ Ссылаясь на наш телефонный разговор относительно…/В дополнение телефонного разговора высылаем Вам…
Вопросы: Я был бы рад узнать…/ Не сочтете ли возможным сообщить мне…/Будем рады, если Вы напишете нам о том, что касается…/ Могу я надеяться на…?
Извещения: Разрешите напомнить Вам…/ Примите, пожалуйста, к сведению, что…/ Я бы хотел сообщить Вам, что наша фирма намеревается…
Надежда на скорый контакт: Мы очень рассчитываем на Ваш ответ/ Я буду надеяться что Вы ответите при первой же возможности/ Жду скорого ответа.
Дальнейший контакт: Если мы сможем в дальнейшем быть Вам полезны, не замедлите написать нам/ Если у Вас имеются вопросы или замечания по вышесказанному, пожалуйста, не замедлите связаться с нами.
Не забывайте, что деловая переписка показывает ваш уровень и уровень вашей компании. Внимательно подходите к оформлению и составлению писем. Одного взгляда достаточно, для составления мнения о компании. Знание конкретных правил поможет оставить приятное впечатление о фирме и человека. Надеемся, что информация, полученная в статье, будет полезной для вашей карьеры.
Подписывайтесь на наши YouTube и Telegram чтобы не пропустить
важные изменения 1С и законодательства
Помогла статья?
Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно
О чем речь? Различные виды деловых писем необходимы для достижения определенных задач: проинформировать клиентов и партнеров о чем-либо, объявить о своих намерениях, проявить вежливость и т. д.
Как написать? Деловая переписка весьма требовательна к соблюдению правил. Для создания эффективного письма необходимо не только правильно его оформить, но и четко структурировать, иначе есть риск остаться непонятым или вовсе ухудшить отношения с адресатом.
В статье рассказывается:
- Понятие делового письма
- Общая классификация деловых писем
- Наиболее популярные виды деловых писем
- Требования к деловым письмам
- Правила оформления электронного делового письма
- Шаблонные фразы для написания деловых писем
- Нюансы оформления делового письма на английском языке
- Ошибки при составлении деловых писем
- Примеры деловых писем некоторых видов
Понятие делового письма
Без деловых писем невозможно представить весь бизнес-мир. На протяжении многих лет человек использует их в качестве одного из инструментов, который помогает в производстве и торговле, являясь неотъемлемой частью экономических стратегий и тактик разных организаций, предприятий.
В наше время деловое письмо представляет собой рабочее послание в форме документа или различных подтверждений, рекомендаций, прошений, требований, напоминаний, заданий, жалоб, поздравлений, соболезнований и ответной реакции на них, то есть это – всё, что является основой бизнес-отношений.
С первого взгляда кажется, что создать такой месседж легко, но на самом деле нужно знать некоторые правила оформления. Если их не соблюдать, то это может плохо сказаться на репутации вашей компании или сорвать сделку.
Писать деловые письма – это сродни написанию картины. Оно должно быть идеальным и безупречно составленным, ведь даже самое маленькое отклонение от канонов может полностью обесценить послание. Если деловое письмо написано правильно с юридической точки зрения, понятным языком, на специальном листе и без «воды», то ваша организация сможет рассчитывать на успех.
Общая классификация деловых писем
В каждой компании пишут деловые письма, чтобы через них доложить информацию или решить какой-либо вопрос. Составляется послание чаще всего на листе формата А4. Обязательно необходимо указать дату подписания документа. У текста стандартная схема: введение, основная часть, заключение.
Стоит помнить, что под письмом подразумеваются документы на различные темы, поднимающиеся в процессе работы компании.
Существуют виды деловых писем, которые отличаются по многим атрибутам. Если говорить о территориальном признаке, то есть письма международные, а есть те, что передаются в пределах одной страны. Помимо этого, корреспонденция между юридическими и физическими лицами тоже отличается. Есть ещё такие разделения:
-
По способу доставки:
-
с помощью почты;
-
факсом;
-
через интернет.
-
-
По числу адресатов:
-
конкретному человеку;
-
группе лиц.
-
-
По сфере использования:
-
от начальства;
-
коммерческая;
-
судебная;
-
личная.
-
-
По форме написания:
-
регламентированные (с учётом канонов);
-
неотрегулированные.
-
-
По тематике:
-
финансовые;
-
юридические;
-
насчёт материально-технической базы.
-
-
По задаче:
-
чтобы разобраться с рабочими вопросами;
-
этикетного характера.
-
Наиболее популярные виды деловых писем
Разберём, какие есть виды деловых писем по назначению в руководящей сфере:
Письма для информирования
Документ, который составляется для того, чтобы донести до человека какие-то сведения. Существует несколько разновидностей писем, в зависимости от условий и цели оповещения:
-
Информационное письмо. Задача: донести до человека важный, значимый материал. Подобные документы могут содержать объяснения положений законодательных и других нормативно-правовых актов, а также советы по их использованию. Данный вид посланий может отправляться довольно большому кругу лиц.
-
Письмо-сообщение. Цель: рассказать получателю о каких-то событиях или фактах, которые связывают его с адресантом. Такое послание может составляться по собственному желанию или в качестве ответа на письмо с прошением или требованием.
-
Сопроводительное отправление. Является дополнением к документам, у которых нет адресной части.
-
Письмо-извещение. Его цель – информирование о предстоящем событии (конференции, семинаре, выставке, совещании). Чаще всего такие послания адресованы кругу организаций, чтобы пригласить их внести вклад в мероприятие или посетить его. В данных известиях указывается не только факт проведения события, но и время, место, предложение стать участником и условия этого, а также другая дополнительная информация.
-
Письмо-напоминание. Задача: актуализировать для адресата данное им обещание, побудить к его выполнению.
-
Письмо-уведомление. Задача состоит в том, чтобы известить либо о каком-то мероприятии, либо о действиях, относящихся к тому, для кого предназначается письмо. Уведомления могут быть размещены в печатных изданиях, чтобы донести информацию до большого количества людей.
-
Письмо-реклама. Цель: продать товар или услугу. Такое послание должно замотивировать потенциального покупателя совершить целевое действие. Рекламные тексты делятся ещё на те, которые продают вещь или услугу, и те, что знакомят людей с компанией.
Письма с просьбой или предложением
Главная задача таких посланий – убедить получателя сделать то, что необходимо отправителю. Этот вид официальных деловых писем делится на:
-
Письмо-просьбу. Цель: получить нужную информацию или ответную реакцию, которую ожидает составитель отправления. На такие послания обязательно отправляется ответ.
-
Письмо-запрос. Его составляют, чтобы приобрести необходимые данные или документы. Отправитель должен непременно получить ответное послание.
-
Письмо-заявку. В данном послании одна компания пишет другой с желанием стать участником какого-либо события или получить услугу. Если сравнивать с запросом/просьбой, то в этом случае необязательно отправлять ответное письмо. В качестве обратной реакции выступают действия: запись компании в список участников, отправка изданий или материалов и прочее.
-
Письмо-заказ. В нём отправитель предлагает адресату заключить договор о сотрудничестве и указывает его условия. Такое послание можно отправлять в качестве ответа на коммерческое предложение.
-
Письмо-приглашение. Его задача в том, чтобы предложить адресату принять участие в мероприятии. Если событие торжественное, используют особые бланки.
-
Письмо-предложение. Такие тексты составляют для потенциальных партнёров: в них можно предложить сделку, товар или услугу. В области продаж их ещё называют офертой. Текст может писаться в качестве ответа на запрос или по собственной инициативе автора.
Послания с требованиями или претензиями
Их создают тогда, когда один из партнёров не исполняет свои обязанности или делает это некачественно:
-
Письмо-требование. В нём составитель требует от получателя выполнить то, за что он отвечает, если нарушены условия сделки.
-
Письмо-претензия. Цель: указать на уклонение от выполнения положений договора и потребовать возмещение ущерба.
Письма-ответы
Их отправляют в качестве реакции на запрос, предложение, приглашение, просьбу:
-
Письмо-согласие. В данном послании уведомляют о том, что выполнят просьбу, запрос или предложение. Например:
«Спешим сообщить Вам о том, что мы готовы встретить представителей вашей компании и проинформировать их о работе САП «Нефтеперерабатывающий комплекс». Сможем принять делегацию в период с 15 по 30 апреля текущего года. Просим прислать список участников с указанием фамилий, чтобы мы успели забронировать для них места в гостинице».
-
Письмо-отказ. В нём уведомляют о том, что просьба или запрос не будет выполнен.
Письма, в которых указываются обязательства, подтверждение или гарантии
В их числе:
-
Гарантийное письмо. Задача послания – оповестить об обязательствах или о подтверждении оплаты труда, товара, услуги, аренды, качества, дедлайнов, возврата кредита и многого другого. К примеру:
«Просим Вас выделить для нашей продукции 300–400 кв. метров выставочной площадки, чтобы в период с 12 ноября по 31 декабря провести мероприятие, посвящённое Всероссийской рождественской ярмарке обуви. Оплата будет произведена в обязательном порядке. Предоставляем банковские реквизиты нашей компании: счёт № 4070581060000000003 в КБ «МЕНАТЕП», БИК 048222242, корр/сч КБ «МЕНАТЕП» в ОПЕРУ ГУ ЦБ РФ по г. Москве – № 30100820600000000341».
-
Письмо-подтверждение. Адресат в ответном послании подтверждает, что он получил нужную информацию, документы, или что готов участвовать в мероприятии, выполнять свои обязанности и обещания.
-
Рекомендательное письмо. Составитель характеризует другого человека, чтобы того взяли на работу, обучение и прочее.
Этикетные письма
Перед ними стоит задача выказать внимание или участие. Этикетные письма делятся на такие подвиды:
-
Письмо-поздравление. Оно пишется для торжественных событий.
-
Письмо-благодарность. Его составляют для тех, кому хотят выразить признательность за какое-то действие или услугу.
-
Письмо-соболезнование. Задача этого послания в том, чтобы выказать сострадания в случае смерти, несчастного случая, последствий стихийного бедствия и так далее.
-
Письмо-извинение. Составитель просит прощения у адресата за нанесённый ущерб.
Кейс: VT-metall
Узнай как мы снизили стоимость привлечения заявки в 13 раз для металлообрабатывающей компании в Москве
Узнать как
Требования к деловым письмам
Применение деловых писем в рамках бизнеса даёт возможность не только налаживать контакт с партнёрами, но и повышать репутацию компании, а это играет очень большую роль в современном деловом мире. Помимо этого, официальные послания могут выступать каналом связи внутри одной организации. Поэтому нужно уметь составлять такие письма.
Структура делового письма
Какого бы рода деловое письмо ни было, в нём обязательно должна быть структура, чтобы и написание не занимало много времени, и прочтение. К тому же так значительно быстрее и проще адресат узнаете суть послания и сможет на него ответить.
Деловое письмо должно строиться по такому принципу:
-
Реквизиты адресанта. Это данные составителя, которые, зачастую, есть на бланках компании.
-
Реквизиты адресата. Данные человека или организации, которая получит письмо (Ф. И. О., должность, название и прочее).
-
Дата составления. Если послание пишется на готовом бланке, то этот пункт там скорее всего уже есть.
-
Заголовок. Коротко, но информативно указать, о чём письмо. С его помощью адресат сразу поймёт тематику сообщения и оценит степень его важности. Если написать заголовок грамотно, используя строгий и ёмкий стиль речи, то это может стать гарантией того, что послание прочитают быстро, а не отложат в ящик.
-
Обращение. Его пишут посередине письма. В нём указывается должность, фамилия, имя и отчество адресата. Можно использовать традиционное обращение «Уважаемый».
-
Преамбула. В этом абзаце необходимо объяснить, с какой целью написано это письмо и почему именно данному человеку. Преамбула нередко содержит в себе ссылки на какую-то информацию (дату, событие и прочее), известную адресату, но о которой он мог забыть.
-
Основная часть. Здесь нужно развёрнуто изложить главную мысль письма. К примеру, описать предложение, просьбу, обращение и так далее.
-
Заключение. Грамотное окончание послания.
-
Подпись. Деловые письма необходимо заканчивать подписью адресанта и классической вежливой фразой, наподобие «Искренне Ваш», «С уважением» и всё в таком духе.
В качестве дополнения к посланию может быть постскриптум или приложения.
Стиль и форма деловых писем
По правилам деловое письмо должно быть:
-
в нейтральной и надличностной форме написания;
-
все используемые определения и речевые средства единообразные и стандартизированные;
-
в определённых частях послания должны присутствовать привычные для них шаблоны высказываний.
При написании делового письма нужно писать конкретно и по делу, без использования просторечий, уменьшительно-ласкательных форм и прочего. Круг речевых средств не должен быть слишком широким.
Требования к оформлению делового письма
В написании деловых писем есть строгие правила, благодаря которым они отличатся от остальных видов посланий:
-
Лаконичность. Главная цель официальных посланий в том, чтобы с помощью небольшого объёма слов полностью раскрыть смысл письма.
-
Чёткая структура. Деловые письма в обязательном порядке пишутся по шаблону, чтобы соблюсти структуру.
-
Безэмоциональность. Желательно не использовать чувственно окрашенные слова. Задача делового письма – либо чётко изложить информацию, либо её запросить и при этом не высказывать субъективное отношение.
-
Простота изложения. Хотя в деловом письме и должно быть много информации и мало эмоций, но это не говорит о том, что в тексте нужно употреблять одни термины, наоборот, всё необходимо изложить доступным и лёгким языком.
Правила оформления электронного делового письма
Каждый день любая организация отправляет и получает большое количество документов. Есть разные виды деловых писем и сообщений, но в наше время самым простым способом обмена официальными посланиями является электронная почта.
У электронных деловых писем также есть структура:
-
тема;
-
приветствие:
-
суть (текст небольшой по объёму, если основная часть будет находиться в приложении);
-
подпись с контактной информацией.
Перед тем как отправить письмо, нужно заполнить каждое поле: адрес отправителя, получателя, тему, приложение. Для грамотного оформления следует придерживаться таких правил:
-
В настройках электронного ящика нужно указать свои данные или информацию о фирме, за которой числится почта, чтобы человек сразу видел, от кого письмо, и оно не «улетело» в папку со спам-рассылкой.
-
Строку «Тема» непременно необходимо заполнять небольшим заголовком (не более 5 слов), который покажет суть послания.
-
В электронных письмах приветствие оформляется так же, как и в обычных.
-
Цель послания тоже дается в стандартной форме. Однако в случае с электронными письмами довольно непросто их красиво оформить, чего не скажешь о традиционном варианте. Из-за этого в данном поле можно написать короткую информацию, а основной текст прислать в виде вложения. Но следите за тем, чтобы текст в теле послания отличался от того, что будет в приложении. Он должен рассказать о том, чего нет в письме или объяснить какой-то сложный момент. Если текст длинный, то лучше разбить его на абзацы, делая пропуск строки. Так он будет намного легче восприниматься.
-
В подписи указывается должность адресанта, его фамилия, имя, отчество. Ниже нужно дать контактную информацию, сайт организации и логотип, если захотите.
Подпись можно составить один раз для всех писем в настройках ящика, так что над ней нужно хорошо поработать. Электронное деловое письмо можно завершить такой подписью:
С уважением, коммерческий директор
ООО «АДОТ»
Михальчук И. А.
Тел. 8(348)22-67-48,
8-909-789-20-80.
Е-mail adot@gmail.com.
В данном примере имя и отчество написаны в виде инициалов, но так лучше не делать, потому что во время первого личного общения будут спрашивать, как к вам обращаться, и чтобы не тратить время на такие мелочи, лучше сразу в подписи указать их в полной форме.
Отвечать на электронные письма нужно не написанием нового послания, а выбрать «Ответить» на полученное. Таким образом человеку не придётся искать своё сообщение, и он быстро вспомнит суть дела, к тому же риск попадания такой корреспонденции в спам намного меньше.
Не существует установленных временны́х рамок для отправки ответа, однако есть негласное правило, что сделать это надо в течение пары часов или одного рабочего дня. Когда для реакции нужно больше времени, необходимо отправить формальное послание. Мы приведём пример составления делового письма и ответа на него:
«Здравствуйте! Благодарим Вас за проявленный интерес к нашей организации. В скором времени наши специалисты выйдут с Вами на связь».
«Здравствуйте! Мы получили ваше письмо и взяли его в работу. В течение трёх рабочих дней мы отправим ответ. Благодарим за понимание».
Ваше сообщение должно быть без эмоций, даже если вы отвечаете на очень грубое письмо-претензию. Официальный ответ сможете дать позже. Главное в данной ситуации – показать, что вы не игнорируете негативные послания и стараетесь решить любую проблему.
Шаблонные фразы для написания деловых писем
Для письма с докладом о чём-либо:
-
Сообщаем, что, к сожалению, не можем…
-
Сообщаем, что задержка по отгрузке продукции произошла ввиду…
-
Извещаем, что мы…
-
Ставим Вас в известность, что Ваше предложение принято на рассмотрение.
-
Доводим до Вашего сведения, что…
-
Ставим Вас в известность, что руководство компании приняло решение…
Фразы, которые поясняют мотивы (самые распространённые обороты речи, применяемые в начале официального послания):
-
В соответствии с письмом заказчика…
-
В ответ на Вашу просьбу…
-
В соответствии с протоколом…
-
В подтверждение нашей договоренности…
-
В целях усиления охраны имущества…
-
В связи с тяжёлым положением…
-
В подтверждение нашего телефонного разговора…
-
В связи с проведением совместной деятельности…
-
В порядке оказания технической помощи…
Если в качестве отправителя выступает юридическое лицо, то действия следует передавать:
-
От третьего лица единственного числа. Например: «Предприятие «Грант» согласно с вашим предложением», «Фирма «Быт» гарантирует» и так далее.
-
От третьего лица, но во множественном числе: «Администрация и руководящий состав организации «Меч» убедительно просят».
-
От первого лица множественного числа: «Извещаем», «Подтверждаем», «Просим».
Когда отправитель является физическим лицом, действия стоит передавать следующим образом:
-
От первого лица единственного числа: «Ставлю Вас в известность…», «Прошу Вас…», «Довожу до Вашего сведения…».
-
От первого лица множественного числа: «Поддерживаем…», «Поздравляем…», «Одобряем…», «Мы получили Ваше письмо…».
Прошения:
-
Прошу прислать информацию о производителе товара…
-
Прошу Вас принять меры…
-
Просим Вас контролировать ход выполнения работ на предприятии…
Отправка ценных бумаг или материальных вещей:
-
Направляем запрошенные Вами документы заказным письмом…
-
Высылаем подписанное нами соглашение…
-
Направляем схемы для сборки оборудования…
Шаблоны для письма-подтверждения:
-
Компания «Луч» подтверждает условия поставки осветительных приборов…
-
С благодарностью удостоверяем получение Вашей заявки и начинаем работу над ней…
-
Подтверждаем направление спецификаций на продукцию…
Письма-предложения:
-
Предлагаем Вам ознакомиться…
-
Мы рекомендуем Вам…
-
Мы можем предложить Вам…
С чего начать письмо-приглашение:
-
Приглашаем Вас нанести визит…
-
Просим Вас принять активное участие в мероприятии на тему…
-
Приглашаем Вас содействовать рассмотрению нового проекта…
Когда нужно дать отказ или отклонение предложения (проекта):
-
Ваше предложение (проект) было отклонено нами по следующим причинам…
-
Направленный Вами проект договора не может быть согласован нами на основании…
Письмо-напоминание:
-
Напоминаем Вам, что Ваша задолженность по договору оказания услуг составляет…
-
Подсказываем, что согласно графику платежей Вы должны…
-
Напоминаем Вам, что срок выполнения работы по договору подходит к концу…
-
Подсказываем, что в соответствии с должностной инструкцией Вы обязаны…
Послание с гарантиями:
-
Качество выполненных работ гарантируем.
-
Соблюдение сроков оказания услуг обеспечено.
-
Оплату гарантируем.
Объяснение своей позиции:
-
Наша компания не может поставить Вам оборудование в указанный ранее срок… ввиду следующей сложившейся ситуации…
-
Возражений против проведения дополнительных работ не имеем.
-
Наши обращения по вышеизложенной проблеме не привели к положительному результату.
Разъяснение действий адресата:
-
Обещания, которые Вы нам дали, не выполняются.
-
Совершенно непонятно, по каким причинам Ваша компания уклоняется от…
-
Задержка конечного срока выполнения работ может привести…
Заключение:
-
Убедительно просим Вас не задерживаться с ответом на деловое письмо генерального подрядчика.
-
Надеемся, что наши просьбы будут услышаны и выполнены.
-
Просим извинить нас за неточности в исходной документации.
-
С пожеланием успехов в вашей производственной деятельности.
-
Приносим свои извинения за задержку с ответом на деловое письмо генерального подрядчика.
-
Надеемся на дальнейшее плодотворное сотрудничество.
Нюансы оформления делового письма на английском языке
Составлять деловое послание на английском языке довольно сложно, особенно если вы его не учили в качестве иностранного. Мы расскажем, как писать официальные письма на английском, и приведём простые примеры.
Во время составления послания на английском языке необходимо придерживаться правильного стиля изложения. Обязательно надо до конца быть вежливым и осторожным. Бывают ситуации, когда лучше выставить себя в глазах получателя консерватором, чем необразованным человеком. Помимо этого, стоит помнить, что предложения должны быть краткими и лаконичными.
Что желательно не использовать в своём письме:
-
Сокращения.
-
Сленг, жаргон, идиомы.
-
Фразы с эмоциональной окраской.
Виды и структура деловых писем на английском языке ничем не отличаются от русской версии. Единственное, что может различаться – это формат адреса и обороты речи.
-
Контактная информация:
|
Имя Фамилия Ваш номер телефона Ваш адрес электронной почты Дата |
Anna Robins +0000000 email@exampl.com January 11, 2005 |
-
Вежливое приветствие:
| Если вы не знаете имя собеседника |
Dear Sir, когда обращаетесь к мужчине Dear Madam – к женщине |
| Если знаете, как назвать адресата |
Dear Mr John – для мужчины Dear Ms Jane – для женщины |
| Если у адресата есть учёное звание, используйте его |
Dear Dr. Snow Dear Prof. Black |
-
Завершение:
| Если вы не знаете имени адресата | Yours faithfully |
| Если знаете, как его назвать | Yours sincerely |
От того, какой тип делового послания вам нужно составить, зависит то, какие фразы вам понадобятся. Предлагаем ознакомиться с некоторыми примерами:
-
Письмо-претензия:
| Я пишу, чтобы пожаловаться на… | I am writing to complain about… |
| Я недавно купил … в вашей компании | I recently purchased … from your company |
| Я пишу, чтобы привлечь ваше внимание к… | I am writing to draw your attention to… |
| Я хотел бы получить полный возврат средств | I suggest that I get a full refund |
| Я был бы признателен, если бы вы могли вернуть мне денежные средства | I would be grateful if you could give me a refund |
| Я с нетерпением жду ответа | I look forward to receiving a prompt reply |
-
Письмо-запрос:
| Я пишу, чтобы узнать о… | I am writing to inquire about… |
| Не могли бы вы предоставить мне некоторую информацию о… | Would you be kind enough to provide me with some information about… |
| Буду признателен, если вы поможете мне узнать… | I would appreciate if you could help me find out… |
| Не могли бы вы сказать мне, если… | Could you tell me whether… |
| Мне также было бы интересно… | I would also be interested in… |
-
Сопроводительное письмо:
| Я пишу, чтобы подать заявку на должность… | I am writing to apply for the position of… |
| Я пишу в ответ на вашу вакансию … | I am writing in response to your advertisement… |
| Я особенно заинтересован в этой работе, потому что… | I am particularly interested in this job because… |
| >Как вы можете видеть из моего резюме… | As you can see from my resume, … |
| В настоящее время я работаю в… | I am currently employed by… |
| Я стремлюсь делать карьеру в…, потому что… | I am keen to pursue a career in…, because… |
| Мои сильные стороны… | My main strengths are… |
| Если вам требуется дополнительная информация, пожалуйста, не стесняйтесь обращаться ко мне | Should you require any further information, please do not hesitate to contact me |
-
Письмо-извинение:
| Пожалуйста, примите наши извинения за… | Please accept our apologies for… |
| Мы искренне извиняемся за… | We sincerely apologize for… |
| Ошибка, видимо, была связана с… | The mistake was apparently due to… |
| В настоящее время мы работаем над… | We are currently working on… |
| Чтобы этого не случилось снова … | To prevent this from happening again, … |
| Мы понимаем, как вы были расстроены, когда … но, к сожалению … | We understand how upset you must have been when…, but unfortunately… |
Ошибки при составлении деловых писем
-
Указан неверный адрес получателя
Достаточно часто деловые известия пересылаются не на тот адрес, и происходит это по невнимательности ответственного сотрудника. Если вы отправили письмо человеку, которому оно не предназначалось, следом нужно написать сообщение с извинением за совершённую ошибку. Огромной проблемой будет, если в послании содержалась ценная или конфиденциальная информация, и она попала к тому, кто знать о ней не должен.
Для предотвращения подобных ситуаций и сохранения тайн компании надо каждый раз перед отправкой письма проверять адрес, фамилию и инициалы адресата. Нелишним будет проговорить это вслух, чтобы точно не допустить оплошность.
-
Отсутствие конкретики
Мало кто умеет действительно чётко и лаконично писать, поэтому часто вместо информационного текста встречается набор слов, которые никак не передают смысл. Подобные послания вызывают у адресатов только негативные эмоции, ведь чтобы понять, о чём в них речь, нужно потратить немало драгоценного времени. Чтобы не стать тем, чьи тексты не хотят читать, перед написанием сообщения надо задать себе вопрос: «Что я хочу донести этим письмом?». Ваш ответ должен быть кратким, ведь лаконичные и при этом информативные послания ценятся выше всего.
Советуем в начале текста указать главную мысль: «Я пишу, чтобы обсудить детали нашей совместной работы, которая продлится до конца месяца». Так адресат сразу увидит ваше сообщение и ему не нужно будет тратить время на выискивание цели письма.
-
Добавление в текст жаргонов и неуместных сокращений
В коллективе довольно часто все общаются с использованием жаргонных слов и различных сокращений, которые понимает узкий круг лиц. Их применение допускается только при личном общении, но никак не в официальном письме. Когда текст написан на профессиональном или другом жаргоне, то получатель может расценить это как пренебрежительное отношение, ведь ему придётся в буквальном смысле расшифровывать ваше послание.
Для примера мы представим два сообщения. Первый вариант приемлем лишь как личный диалог:
«Предлагаю встретиться в ЦО, в 207-й, в 19:00. Захватите задание и приготовьтесь сидеть до закрытия».
Сотрудники, с которыми вы близко общаетесь, наверняка поймут, о чём идёт речь, но непосвящённый человек точно не разберёт его смысл. Поэтому, чтобы письмо стало доступным для понимания всеми работниками, его надо написать таким образом:
«Коллеги, предлагаю встретиться в центральном офисе, в 19:00, в комнате № 207. Возьмите с собой все материалы по текущему проекту. Возможно, наша встреча продлится до 9–10 часов вечера».
-
Забывчивость
Обмен письмами через электронную почту – это как диалог. Никому не понравится, если после заданного вопроса собеседник молчит и ничего не отвечает. Так и в переписке: желательно давать ответ на письма быстро, чтобы не портить репутацию и не подводить других людей, если их положение зависит от вашей реакции.
-
Абзацы большого объёма
При написании делового текста старайтесь придерживаться принципа «Один абзац – одна мысль». В наше время он особенно актуален, ведь все стараются перекинуться краткими сообщениями, которые не отнимают много времени. Мало кто любит читать длинные письма: его могут открыть, но не вникать в суть. Чтобы читателю было легко уловить смысл, делите послание на короткие и лаконичные абзацы.
-
Допущение грамматических и орфографических ошибок
В мире технологий есть программы, которые выступают в качестве грамотного помощника при написании текстов. Но они не могут учесть все ошибки, тем более если используются специальные термины. Для повышения своей грамотности выделяйте время на изучение словарей и справочников, а также подтяните свои знания с помощью сайтов, где собраны правила русского языка. Если кто-то заметил у вас ошибку и указал на неё, не надо сильно расстраиваться. Пусть это станет для вас опытом, который поможет в дальнейшем избежать подобной ситуации.
Скачайте полезный документ по теме:
Чек-лист: Как добиваться своих целей в переговорах с клиентами
Примеры деловых писем некоторых видов
Ниже мы привели в пример некоторые виды деловых писем и их образцы.
-
Коммерческое предложение
Генеральному директору
ООО «Линия»
Новикову Сергею Геннадьевичу
Уважаемый Сергей Геннадьевич!
В ответ на Ваше обращение высылаем Вам наше предложение по поставке канцелярских принадлежностей.
Наша компания является крупнейшим в регионе поставщиком продукции для офисов и магазинов канцтоваров. Наш широкий ассортимент даёт возможность выбрать то, что больше подойдёт для Вашей компании. Вы можете заказать товар оптом или же штучно. Нашими клиентами уже стали такие крупные компании, как ООО «Арион», ОАО «Самсон-Агро», фирма «Авангард-ТЕХНО», торговый холдинг «Пульс» и сеть супермаркетов «Гигант».
Мы предлагаем вам осуществить закупку всех канцелярских принадлежностей в нашей фирме. В приложении к письму вы найдёте детальный прайс, а также список продукции, на которую сегодня действуют скидки.
С уважением,
Директор ООО «Ластик»
Долгов Г. Д.
Как правило, задача бизнес-общения состоит в том, чтобы убедить одну из сторон приобрести товар или просто ознакомиться с ним. Из первых предложений становится понятно, что до этого письма был направлен запрос о предоставлении прайса.
Помимо этого, отправитель указал для примера наименования крупных компаний-клиентов, с которыми они сотрудничают. С письмом идёт приложение, где есть прайс и список акционных товаров, поэтому послание не только коммерческое, но и сопровождающее.
-
Письмо-ответ на послание с коммерческим предложением
Директору OOO «Ластик»
Долгову Г. Д.
Уважаемый Геннадий Дмитриевич!
По результатам полученного от Вас коммерческого предложения и прайса (письмо от 10.03.2020 г.) готовы сообщить Вам, что хотим совершить заказ. В приложении к письму прилагаем перечень позиций и количество, которое нам необходимо. Просим поставить нам товар до 20.03.2020. Оплату гарантируем в срок до 25.03.2020.
С наилучшими пожеланиями,
директор ООО «Линия»
Новиков С. Г.
В данном письме стоит подпись директора организации, но визировать его мог и другой представитель компании, например, руководитель отдела снабжения. К тому же это не просто ответ, а письмо-гарантия, в котором отправитель утверждает, что оплатит товар в указанный им срок.
При отрицательном ответе письмо можно построить следующим образом:
Директору OOO «Ластик»
Долгову Г. Д.
Уважаемый Геннадий Дмитриевич!
В ответ на полученные от Вас коммерческое предложение и прайс (письмо от 10.03.2020 г.) вынуждены сообщить Вам о своём отказе. Цены, заявленные в приложенном к письму прайсе, нашей компании не подходят.
С уважением,
директор ООО «Линия»
Новиков С. Г.
-
Образец письма-приглашения
Директору ОАО «Пимес»
Данилову Степану Игнатьевичу
Уважаемый Степан Игнатьевич!
Приглашаем Вас на выставку «Мебель 2020», где будет представлен широкий ассортимент нашей продукции. Также здесь вы сможете увидеть новинки этого года и товары, которые уже завоевали популярность у наших клиентов. Вы сможете подобрать для себя и своей компании офисную, мягкую, корпусную мебель на любой вкус, а также продумать оригинальный дизайн, который мы воплотим для Вас в жизнь.
Выставка пройдёт в г. Краснодаре 20 марта 2020 года. Начало в 10:00. Место проведения — выставочный зал г. Краснодара «Умидс».
Будем рады видеть Вас!
Генеральный директор ООО «Мебель-Люкс»
Савельев Д. Е.
Глядя на послание, мы видим, что в нём указаны место, время и дата проведения события. При необходимости в письме могут подробнее рассказать о том, как добраться к площадке, или перечислить какие-то правила, к примеру, дресс-кода. Всё это мотивирует получателя послания стать участником мероприятия. Данное послание в любом случае требует ответа, особенно если на место проведения отправится несколько представителей, тогда в нём надо указать их список. Обязательно проверяйте статус отправки.
Деловое письмо является очень важным и существенным инструментом привлечения успеха к вашей компании и расширения целевой аудитории. Если послания официального характера всегда составляются грамотно и красиво, то ваша организация получит хорошую репутацию. Старайтесь как можно чаще применять данный инструмент в своём бизнесе и тогда вас точно ждёт успех.
Облако тегов
Понравилась статья? Поделитесь:
