Какими способами могут отмечаться на бланках места для переменных реквизитов

Официальные документы, создаваемые
юридическими или физическими лицами,
должны быть оформлены и удостоверены
в установленном порядке.

При оформлении организационно-распорядительных
документов принято использовать
изготовленный заранее бланк.

Бланк документа, по определению ГОСТ
Р 51141-98, — это «набор реквизитов,
идентифицирующий автора официального
письменного документа».16

Бланки документов могут быть отпечатаны
в типографии, а при использовании ПК
бланк может быть введен в память машины
и автоматически выводиться при распечатке
документа. Каким бы способом бланк ни
изготавливался, необходимо учитывать
определенные требования, которые
установлены ГОСТ Р 6.30-97 к видам бланков,
их оформлению, учету и хранению, в том
числе бланков с изображением
Государственного герба Российской
Федерации, гербов субъектов Российской
Федерации.

Бланки должны быть изготовлены на белой
бумаге или бумаге светлых тонов
соответствующего качества.

При проектировании бланков документов
размеры зон расположения реквизитов,
употребляемых на бланках, должны
соответствовать приведенным на
формуляре-образце.

На бланк в соответствии с установленными
размерами и правилами оформления
реквизитов наносят постоянные реквизиты,
отмечают в виде уголков или линий места
расположения некоторых переменных
реквизитов, которые должны быть в верхней
(заголовочной) части бланка. Также
уголками отмечают поля документа и
места расположения реквизитов, наносимых
в нижней части бланка.

Бланки документов могут изготавливаться
на форматах А4 и А5, с угловым и продольным
вариантами расположения реквизитов.
При изготовлении бланков типографским
способом или с помощью вычислительной
техники реквизиты всегда оформляются
центрованным способом, при изготовлении
с помощью пишущей машины — флаговым
способом.

Для организации, структурного
подразделения, должностного лица
устанавливаются следующие виды бланков:
общий бланк; бланк письма; бланк
конкретного вида документа.

Общий бланк используют для подготовки
любых видов документов, кроме письма.

На общем бланке в зависимости от
учредительных документов организации
могут быть нанесены следующие постоянные
реквизиты:

01 — Государственный герб Российской
Федерации;

02 — герб субъекта Российской Федерации;

03 — эмблема организации или товарный
знак (знак обслуживания);

04 — код организации;

06 — наименование организации; 12 — место
составления документа.

Для переменных реквизитов на общий
бланк наносятся ограничительные отметки
в виде линий — для реквизитов:

09 — дата документа;

10 — регистрационный номер документа
(для данного реквизита заранее также
печатают знак «№»).

В виде уголков различают места
расположения следующих реквизитов:

14 — адресат (начало и конец реквизита,
который одновременно указывает границу
правого поля);

17 — заголовок к тексту документа;

18 — отметка о контроле;

28 — отметка о поступлении документа в
организацию;

29 — идентификатор электронной копии
документа.

Между реквизитом 04 «Код организации»
и реквизитами 09 «Дата документа» и 10
«Регистрационный номер документа»
оставляют место для нанесения
(впечатывания) реквизита 08 «Наименование
вида документа».

Когда в общий бланк вносят наименование
вида документа, например, «приказ»,
«акт», «протокол», этот бланк становится
бланком конкретного вида документа —
бланк приказа, бланк акта, бланк протокола
и т. д. Таким образом, бланк конкретного
вида документа фактически является
разновидностью общего бланка, так как
общий бланк без употребления наименования
вида документа вообще не применяется
при оформлении организационно-распорядительных
документов.

Реквизит 05 «Код формы документа»
впечатывается в бланк при оформлении
конкретного вида документа, так как
каждый вид (разновидность) документа
имеет собственный код унифицированной
формы по ОКУД.

Образцы общего бланка и бланка конкретного
вида документа приведены в прил. 2-6.

Бланк письма употребляется при оформлении
только одного вида документов — служебного
письма, поэтому нет необходимости
указывать в нем наименование вида
документа. В бланке письма на месте
реквизита 10 «Наименование вида документа»
размещается реквизит 07 «Справочные
данные об организации», а на месте
реквизита 12 «Место составления документа»
размещается реквизит 11 «Ссылка на
регистрационный номер и дату документа»,
столь необходимый при переписке.

В реквизите 07 «Справочные данные об
организации» обязательно есть информация
о месте составления, потому нет
необходимости в употреблении реквизита
12 «Место составления документа».

Таким образом, бланк письма отличается
от общего бланка только двумя реквизитами.
Все остальные реквизиты, для которых
на общем бланке нанесены отметки в виде
уголков, также употребляются на бланке
письма и оформляются по тем же правилам.
Бланки письма приведены в прил. 7-10.

Бланк структурного подразделения
организации или должностного лица
проектируют в том случае, если руководитель
подразделения или должностное лицо
имеют право подписи. Наименование
структурного подразделения или
наименование должности наносятся на
бланк после реквизита 06 «Наименование
организации».

Образцы бланков должностных лиц
приведены в прил. 11, 12.

Бланки организаций с воспроизведением
Государственного герба Российской
Федерации и гербов субъектов Российской
Федерации (гербовые бланки) являются
полиграфической продукцией, подлежащей
учету.

Гербовые бланки изготавливают только
полиграфические и штемпельно-граверные
предприятия, имеющие лицензии на
соответствующий вид деятельности и
сертификаты о наличии технических и
технологических возможностей для
качественного изготовления указанного
вида продукции.

Для того чтобы изготовить гербовый
бланк или любой другой бланк в типографии,
необходимо сделать макет бланка в
масштабе 1:1, на который должны быть
нанесены постоянные реквизиты, необходимые
отметки для переменных реквизитов,
указаны размеры зон расположения
реквизитов. Необходимо указать сорт и
цвет бумаги, выбрать необходимые шрифты,
указать тираж, согласовать сроки
исполнения и стоимость изготовления.
На макете бланка должно быть проставлено
указание о том, что руководитель
организации разрешает к печати этот
макет (обычно пишется слово «Разрешаю»).
Также на макете должны быть подпись
руководителя и печать организации.

Гербовые бланки организации должны
иметь порядковые номера, которые
проставляются типографским способом
или нумератором. Иногда на гербовых
бланках проставляют и серии этих номеров.
Каждый вид гербового бланка учитывается
в отдельном журнале (или другой
регистрационно-учетной форме), а сами
бланки хранят в надежно запираемых и
опечатываемых шкафах. Уничтожение их
происходит в установленном порядке, по
акту с отметкой в учетно-регистрационной
форме.

Организация изготовления, хранения,
учета, выдачи, проверка наличия гербовых
(а также простых) бланков в организациях
возлагается на подразделение, ответственное
за делопроизводство. В инструкции по
делопроизводству любой организации
должен быть раздел, описывающий порядок
изготовления и использования бланков
организации.

Общие требования к изготовлению и
хранению бланков с воспроизведением
Государственного герба Российской
Федерации, гербов субъектов федерации
приведен в разд. 5 ГОСТ Р 6.30-97 «Унифицированные
системы документации. Унифицированная
система организационно-распорядительной
документации. Требования к оформлению
документов».

Контрольные вопросы

1. Что представляет собой бланк документа
по определению ГОСТ Р51141-98?

2. Какими способами можно изготавливать
бланки документов?

3. Что является основой для проектирования
бланка документа?

4. Сколько видов бланков установлено
ГОСТ Р 6.30-97?

5. Для оформления каких видов документов
используется общий бланк?

6. Какие постоянные реквизиты могут
быть нанесены на каждый вид бланка?

7. Какими способами могут отмечаться
на бланках места для переменных
реквизитов?

8. Чем общий бланк отличается от бланка
письма?

9. Какие требования предъявляются при
изготовления бланка с изображением
Государственного герба РФ или гербов
субъектов РФ?

10. Что необходимо представить в типографию
для изготовления бланка?

Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]

• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #

5.1 Герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования) воспроизводится на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации», законодательными и иными нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации и нормативными актами органов местного самоуправления.

Изображение герба (Государственного герба Российской Федерации, герба субъекта Российской Федерации, герба (геральдического знака) муниципального образования) помещается посередине верхнего поля бланка документа над реквизитами организации — автора документа на расстоянии 10 мм от верхнего края листа.

5.2 Эмблема организации, разработанная и утвержденная в установленном порядке, размещается в соответствии с нормативными правовыми актами на бланках: документов федеральных органов государственной власти (за исключением случаев, предусматривающих использование изображения Государственного герба Российской Федерации), территориальных органов федеральных органов государственной власти, государственных и негосударственных организаций. Изображение эмблемы помещается посередине верхнего поля бланка документа над реквизитами организации — автора документа, на расстоянии 10 мм от верхнего края листа.

5.3 Товарный знак (знак обслуживания), зарегистрированный в установленном законодательством порядке, воспроизводится на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации). Изображение товарного знака (знака обслуживания) помещается посередине верхнего поля бланка документа над реквизитами организации — автора документа или слева на уровне наименования организации — автора документа (допускается захватывать часть левого поля).

Наряду с товарным знаком (знаком обслуживания) на бланках документов может указываться коммерческое обозначение юридического лица.

5.4 Код формы документа проставляется на унифицированных формах документов в соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД) или локальным классификатором, располагается в правом верхнем углу рабочего поля документа, состоит из слов «Форма по» (наименование классификатора) и цифрового кода.

Пример

5.5 Наименование организации — автора документа на бланке документа должно соответствовать наименованию юридического лица, закрепленному в его учредительных документах (уставе или положении). Под наименованием организации в скобках указывается сокращенное наименование организации, если оно предусмотрено уставом (положением).

Над наименованием организации — автора документа указывается полное или сокращенное наименование вышестоящей организации (при ее наличии).

5.6 Наименование структурного подразделения — автора документа (в том числе филиала, отделения, представительства, коллегиального, совещательного или иного органа) используется в бланках писем и бланках конкретных видов документов соответствующих подразделений (органов) в соответствии с локальными нормативными актами и указывается под наименованием организации.

5.7 Наименование должности лица — автора документа используется в бланках должностных лиц и располагается под наименованием организации или наименованием территории (края, области, автономной области и др.), если документ издает руководитель органа власти субъекта Российской Федерации, муниципального образования. Наименование должности лица — автора документа указывается в соответствии с наименованием, приведенным в распорядительном документе о назначении на должность.

5.8 Справочные данные об организации указываются в бланках писем и включают: почтовый адрес организации (дополнительно может указываться адрес места нахождения юридического лица, если он не совпадает с почтовым адресом); номер телефона, факса, адрес электронной почты, сетевой адрес.

В состав справочных данных, за исключением бланков документов органов государственной власти, органов местного самоуправления, включаются: код организации по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО), основной государственный регистрационный номер организации (ОГРН) и идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на налоговый учет (ИНН/КПП).

5.9 Наименование вида документа указывается на всех документах, за исключением деловых (служебных) писем, располагается под реквизитами автора документа (наименованием организации, наименованием структурного подразделения, наименованием должности) (см. рис. В.6).

5.10 Дата документа соответствует дате подписания (утверждения) документа или дате события, зафиксированного в документе. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.

Дата документа записывается в последовательности — день месяца, месяц, год — одним из двух способов:

арабскими цифрами, разделенными точкой: 05.06.2016;

словесно-цифровым способом, например: 5 июня 2016 г.

5.11 Регистрационный номер документа — цифровой или буквенно-цифровой идентификатор документа, состоящий из порядкового номера документа, который, по усмотрению организации, может дополняться цифровыми или буквенными кодами (индексами) в соответствии с используемыми классификаторами (индексом дела по номенклатуре дел, кодом корреспондента, кодом должностного лица и др.).

На документе, составленном совместно двумя и более организациями, проставляются регистрационные номера документа, присвоенные каждой из организаций. Регистрационные номера отделяются друг от друга косой чертой и проставляются в порядке указания авторов в заголовочной части или преамбуле документа.

5.12 Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа включает регистрационный номер и дату входящего инициативного документа, на который дается ответ.

5.13 Место составления (издания) документа указывается во всех документах, кроме деловых (служебных) писем, а также докладных, служебных записок и других внутренних информационно-справочных документов.

Место составления (издания) документа не указывается в том случае, если в наименовании организации присутствует указание на место ее нахождения. Место составления (издания) документа указывается в соответствии с принятым административно-территориальным делением.

5.14 Гриф ограничения доступа к документу проставляется в правом верхнем углу первого листа документа (проекта документа, сопроводительного письма к документу) на границе верхнего поля при наличии в документе информации, доступ к которой ограничен в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Виды используемых в организации грифов ограничения доступа должны соответствовать законодательным и иным нормативным правовым актам Российской Федерации и должны быть закреплены в локальных нормативных актах. В состав грифа ограничения доступа к документу входит ограничительная надпись («Для служебного пользования», «Конфиденциально», «Коммерческая тайна» или др.), которая может дополняться номером экземпляра документа и другими сведениями в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Пример

5.15 Адресат используется при оформлении деловых (служебных) писем, внутренних информационно-справочных документов (докладных, служебных записок и др.).

Адресатом документа может быть организация, структурное подразделение организации, должностное или физическое лицо.

Реквизит «адресат» проставляется в верхней правой части документа (на бланке с угловым расположением реквизитов) или справа под реквизитами бланка (при продольном расположении реквизитов бланка). Строки реквизита «адресат» выравниваются по левому краю или центруются относительно самой длинной строки.

При адресовании документа руководителю (заместителю руководителя) организации указывается в дательном падеже наименование должности руководителя (заместителя руководителя), включающее наименование организации, фамилию, инициалы должностного лица.

Пример

При адресовании письма в организацию указывается ее полное или сокращенное наименование в именительном падеже.

Пример

При адресовании документа в структурное подразделение организации в реквизите «адресат» указывается в именительном падеже наименование организации, ниже — наименование структурного подразделения.

Пример

При адресовании письма руководителю структурного подразделения указывается в именительном падеже наименование организации, ниже — в дательном падеже наименование должности руководителя, включающее наименование структурного подразделения, фамилию, инициалы.

Пример

Перед фамилией должностного лица допускается употреблять сокращение «г-ну» (господину), если адресат мужчина, или «г-же» (госпоже), если адресат женщина.

Пример

При рассылке документа группе организаций одного типа или в структурные подразделения одной организации адресат указывается обобщенно.

Пример

При рассылке документа не всем организациям или структурным подразделениям под реквизитом «Адресат» в скобках указывается: «(по списку)».

Пример

В одном документе не должно быть более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается. При большем количестве адресатов составляется список (лист, указатель) рассылки документа, на каждом документе указывается один адресат или адресат оформляется обобщенно.

В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указываются в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2014 г. N 234.

Пример

Почтовый адрес может не указываться в документах, направляемых в высшие органы власти, вышестоящие организации, подведомственные организации и постоянным корреспондентам (за исключением направления писем указанным адресатам в конвертах с прозрачными окнами).

При адресовании документа физическому лицу указываются: фамилия, инициалы, почтовый адрес.

Пример

При отправке письма по электронной почте или по факсимильной связи (без досылки по почте) почтовый адрес не указывается. При необходимости может быть указан электронный адрес (номер телефона/факса).

Пример

5.16 Гриф утверждения проставляется на документе в случае его утверждения должностным лицом, распорядительным документом (постановлением, решением, приказом, распоряжением) или решением коллегиального органа.

Гриф утверждения размещается в правом верхнем углу первого листа документа. Строки реквизита выравниваются по левому краю или центруются относительно самой длинной строки.

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДАЮ, наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.

Пример

При утверждении документа распорядительным документом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), согласованного с наименованием вида утверждаемого документа, наименования распорядительного документа в творительном падеже, его даты, номера.

Пример

При утверждении документа коллегиальным органом, решения которого фиксируются в протоколе, в грифе утверждения указываются наименование органа, решением которого утвержден документ, дата и номер протокола (в скобках).

Пример

5.17 Заголовок к тексту — краткое содержание документа. Заголовок к тексту формулируется с предлогом «О» («Об») и отвечает на вопрос «о чем?»):

приказ (о чем?) о создании аттестационной комиссии;

приказ (о чем?) об утверждении штатного расписания;

письмо (о чем?) о предоставлении информации.

Заголовок к тексту оформляется под реквизитами бланка слева, от границы левого поля. В указах, постановлениях, решениях, приказах, издаваемых органами власти, заголовок к тексту может оформляться над текстом посередине рабочего поля документа и центруется относительно самой длинной строки.

Заголовок к тексту может не составляться, если текст документа не превышает 4 — 5 строк.

5.18. Текст документа составляется на русском языке как государственном языке Российской Федерации. В органах государственной власти, органах местного самоуправления, государственных учреждениях республик наряду с государственным языком Российской Федерации могут употребляться государственные языки республик. В деятельности государственных органов, организаций, предприятий и учреждений Российской Федерации используются государственный язык Российской Федерации, государственные языки республик и иные языки народов Российской Федерации.

(в ред. Изменения N 1, утв. Приказом Росстандарта от 14.05.2018 N 244-ст)

(см. текст в предыдущей редакции)

В тексте документа, подготовленном на основании законодательных или иных нормативных правовых актов, ранее изданных распорядительных документов, указываются их реквизиты:

— наименование вида документа, наименование организации — автора документа, дата документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту;

— наименование организации или должностного лица, утвердившего документ, дата утверждения документа.

Текст документа может содержать разделы, подразделы, пункты, подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Уровней рубрикации текста не должно быть более четырех.

В приказах текст излагается от первого лица единственного числа («приказываю»).

В документах коллегиальных и совещательных органов текст излагается от третьего лица единственного числа («коллегия… постановляет», «собрание… решило»).

Текст протокола излагается от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили», «решили»).

В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание ситуаций, анализ фактов или выводы (акт, справка), используется форма изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции…», «в состав управления входят…», «комиссия провела проверку…»).

В совместных документах текст излагается от первого лица множественного числа («приказываем», «решили»).

В деловых (служебных) письмах используются формы изложения:

— от первого лица множественного числа («просим направить…», «представляем на рассмотрение…»);

— от третьего лица единственного числа («министерство не возражает…», «общество считает возможным…»);

— от первого лица единственного числа («считаю необходимым…», «предлагаю рассмотреть…»), если письмо оформлено на должностном бланке.

В текстах документов употребляются только общепринятые аббревиатуры и графические сокращения.

При употреблении в тексте фамилий лиц инициалы указываются после фамилии.

В деловых (служебных) письмах могут использоваться:

— вступительное обращение:

Уважаемый господин Председатель!

Уважаемый господин Губернатор!

Уважаемый господин Прохоров!

Уважаемая госпожа Захарова!

Уважаемый Николай Петрович!

Уважаемая Ольга Николаевна!

Уважаемые господа!

В обращении по должности наименование должности пишется с прописной буквы, в обращении по фамилии инициалы лица не указываются.

— заключительная этикетная фраза:

С уважением, …

(Измененная редакция, Изм. N 1).

5.19 Отметка о приложении содержит сведения о документе (документах), прилагаемом к основному документу (в сопроводительных письмах, претензиях, актах, справках и других информационно-справочных документах) или о том, что документ является приложением к основному документу (в документах — приложениях к распорядительным документам, положениям, правилам, инструкциям, договорам, планам, отчетам и др. документам).

В сопроводительных письмах и других информационно-справочных документах отметка о приложении оформляется под текстом от границы левого поля следующим образом:

— если приложение названо в тексте:

— если приложение не названо в тексте или если приложений несколько, указывают названия документов-приложений, количество листов и экземпляров каждого приложения:

— если приложение (приложения) сброшюровано:

— если документ, являющийся приложением, имеет приложения с самостоятельной нумерацией страниц:

— если приложением является обособленный электронный носитель (компакт-диск, usb-флеш-накопитель и др.):

При этом на вкладыше (конверте), в который помещается носитель, указываются наименования документов, записанных на носитель, имена файлов.

В распорядительных документах (постановлениях, решениях, приказах, распоряжениях), договорах, положениях, правилах, инструкциях и других документах отметка о приложении оформляется следующим образом:

— в тексте документа при первом упоминании документа-приложения в скобках указывается: … (приложение) или … (приложение 1); перед номером приложения допускается ставить знак номера: … (приложение N 2);

— на первом листе документа-приложения в правом верхнем углу указывается:

Пример

Строки реквизита выравниваются по левому краю или центруются относительно самой длинной строки.

Если приложением к распорядительному документу является нормативный правовой акт или иной документ, утверждаемый данным распорядительным документом, на первом листе приложения проставляется отметка о приложении (без ссылки на распорядительный документ) и гриф утверждения, в котором указываются данные распорядительного документа, которым утвержден документ-приложение.

Пример

5.20 Гриф согласования документа проставляется на документах, согласованных органами власти, организациями, должностными лицами. Гриф согласования в зависимости от вида документа и особенностей его оформления может проставляться:

— на первом листе документа (если документ имеет титульный лист — на титульном листе) в левом верхнем углу на уровне грифа утверждения или под наименованием документа ближе к нижнему полю);

— на последнем листе документа под текстом;

— на листе согласования, являющемся неотъемлемой частью документа.

Гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, которым согласован документ (включая наименование организации), его собственноручной подписи, инициалов, фамилии, даты согласования.

Пример

Если согласование осуществляется коллегиальным органом, в грифе согласования указывают сведения об органе, согласовавшем документ, дате и номере протокола, в котором зафиксировано решение о согласовании. Если согласование осуществляется письмом, указывают: вид документа, организацию — автора документа, дату и номер письма.

Пример 1

Пример 2

5.21 Виза свидетельствует о согласии или несогласии должностного лица (работника) с содержанием проекта документа. Визой оформляется внутреннее согласование документа. Виза включает должность лица, визирующего документ, подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату визирования.

Пример

При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:

Пример

В организациях, применяющих системы электронного документооборота, согласование может проводиться в электронной форме согласно ГОСТ Р ИСО 15489-1.

В документах, подлинники которых хранятся в организации, визы проставляют на последнем листе документа под подписью, на обороте последнего листа подлинника документа или на листе согласования (визирования), прилагаемом к документу.

В исходящих документах визы проставляются на экземплярах документов, помещаемых в дело.

По усмотрению организации может применяться полистное визирование документа и его приложений.

5.22 Подпись включает: наименование должности лица, подписывающего документ, его собственноручную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия).

Пример

Если документ оформлен не на бланке, в наименование должности включается наименование организации. Допускается центровать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки.

Пример

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывается.

Пример

При подписании документа несколькими должностными лицами, занимающими разное положение, их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей иерархии занимаемых должностей.

Пример

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагаются на одном уровне.

Пример

В документах, составленных комиссией, в подписи указывается статус лица в составе комиссии.

Пример

При подписании документа лицом, исполняющим обязанности руководителя, подпись оформляется с указанием статуса должностного лица в соответствии с приказом (распоряжением).

Пример

или

При подписании документа лицом, имеющим право подписи в случае временного отсутствия руководителя, исправления в наименование должности и расшифровку фамилии уже подготовленного и согласованного проекта документа вносятся от руки или с использованием соответствующих штампов. Не допускается ставить косую черту, надпись «за» перед наименованием должности лица в подписи, если документ подписывает иное должностное лицо.

5.23 Отметка об электронной подписи используется при визуализации электронного документа, подписанного электронной подписью, с соблюдением следующих требований:

а) место размещения отметки об электронной подписи должно соответствовать месту размещения собственноручной подписи в аналогичном документе на бумажном носителе;

б) элементы отметки об электронной подписи должны быть видимыми и читаемыми при отображении документа в натуральном размере;

в) элементы отметки об электронной подписи не должны перекрываться или накладываться друг на друга;

г) элементы отметки об электронной подписи не должны перекрывать элементы текста документа и другие отметки об электронной подписи (при наличии).

Отметка об электронной подписи в соответствии с законодательством Российской Федерации включает фразу «Документ подписан электронной подписью», номер сертификата ключа электронной подписи, фамилию, имя, отчество владельца сертификата, срок действия сертификата ключа электронной подписи. Отметка об электронной подписи может включать изображение герба, эмблемы органа власти (организации), товарного знака (знака обслуживания) организации в соответствии с действующим законодательством.

Пример

5.24 Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подписи печатью в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Документы заверяют печатью организации. Печать проставляется, не захватывая собственноручной подписи лица, подписавшего документ, или в месте, обозначенном «МП» («Место печати»).

5.25 Отметка об исполнителе включает фамилию, имя и отчество исполнителя, номер его телефона. Отметка об исполнителе может дополняться наименованием должности, структурного подразделения и электронным адресом исполнителя.

Отметка об исполнителе оформляется на лицевой стороне последнего листа документа от границы левого поля или, при отсутствии места, на оборотной стороне внизу слева.

Пример

Отметка об исполнителе может оформляться как нижний колонтитул и печататься шрифтом меньшего размера.

5.26 Отметка о заверении копии оформляется для подтверждения соответствия копии документа (выписки из документа) подлиннику документа. Отметка о заверении копии проставляется под реквизитом «подпись» и включает: слово «Верно»; наименование должности лица, заверившего копию; его собственноручную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения копии (выписки из документа).

Пример

Если копия выдается для представления в другую организацию, отметка о заверении копии дополняется надписью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия («Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле N … за … год») и заверяется печатью организации.

Для проставления отметки о заверении копии может использоваться штамп.

5.27 Отметка о поступлении документа служит для подтверждения факта поступления документа в организацию и включает дату поступления и входящий регистрационный номер документа. При необходимости отметка о поступлении может дополняться указанием времени поступления в часах и минутах и способа доставки документа.

Отметка о поступлении документа может проставляться с помощью штампа.

5.28 Резолюция содержит указание по исполнению документа. Резолюция оформляется на свободном месте рабочего поля документа, на бланке резолюции или вносится непосредственно в систему электронного документооборота.

Резолюция включает: фамилию, инициалы исполнителя (исполнителей), поручение по документу, при необходимости — срок исполнения, подпись лица, вынесшего резолюцию, дату резолюции.

Пример

5.29 Отметка о контроле свидетельствует о постановке документа на контроль, проставляется штампом «Контроль» на верхнем поле документа.

5.30 Отметка о направлении документа в дело определяет место хранения документа после завершения работы с ним и включает: слова «В дело», индекс дела по номенклатуре дел, в которое помещается документ на хранение, с указанием года, должности лица, оформившего отметку, подписи, даты.

Пример

Отметка о направлении документа в дело может дополняться краткими сведениями о характере исполнения документа.

С этим файлом связано 2 файл(ов). Среди них: Английский.docx, Prakticheskaya rabota_2.docx.
Показать все связанные файлы

Подборка по базе: рабочая тетерадь ВЭД организации 2020 ЭПиО (1).pdf, экономика организации docx.docx, Оценка персонала в организации (статья).pdf, Экономика организации.docx, Инженерное проектирование лекция 1 — Введение в проектирование.p, Управление контентом в организации Синергия-МТИ.docx, Тема 4.3. Рабочая программа специалиста дошкольной организации ., Анализ деятельности гостиницы по организации рекламной концепции, Экономика организации практическое 1.doc, Консалтинг в образовательной организации.docx

ГОСУДАРСТВЕННОЕ БЮДЖЕТНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧЕРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО ОБРАЗОВАНИЯ РЕСПУБЛИКИ КРЫМ
«КРЫМСКИЙ ИНЖЕНЕРНО-ПЕДАГОГИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ»
Факультет инженерно-технологический

Кафедра Охраны труда
Практическая работа №1

По дисциплине: Документооборот в сфере ОТ

Тема: «Проектирование и составление бланков организации»

Студента: Кашка А.Н

III курса группы БТП – 17
Руководитель: Бекиров Ш.Н.

Симферополь, 2020г.

Контрольные вопросы

Требования к бланкам документов установлены ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

ГОСТ Р 6.30-2003 носит рекомендательный характер, но для того, чтобы бланки организаций были более упорядоченными, все же следует руководствоваться его положениями.

В соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 при подготовке и оформлении ОРД используются 30 реквизитов. Они даны в границах зон, очерченных штриховыми линиями. Эти линии символизируют возможность некоторого перемещения реквизитов в площади формата, связанного с колебаниями числа строк текста документа (20). Сочетание зон в совокупности образуют формуляр документа.

Реквизитами документа называются отдельные надписи, являющиеся обязательными элементами оформления официальных документов.

ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает следующие реквизиты, которые используются при подготовке и оформлении организационно-распорядительных документов

Формуляром документа называется набор реквизитов официального письменного документа, расположенного в определенной последовательности.

Формуляром-образцом документа называются документы, относящиеся к одной унифицированной системе, созданные по единой для них модели.

Формуляр-образец является основой для конструирования формуляров и бланков всех видов управленческой документации.

Для каждого вида документа определен состав реквизитов в зависимости от его назначения.

Все поле формата может условно разделяться на три части:

• служебное поле документа – часть площади формата, предназначенного для полей документа и закрепления его в средствах хранения (28-30);
• поле для размещения реквизитов углового расположения в левом верхнем углу формата, а при продольном – в верхней его части (1-14);
• рабочее поле формата – остальная часть площади формата(15-27).

Документы изготавливают на бланках.

Бланк документа – это стандартный лист бумаги с нанесенными на нем постоянными реквизитами, содержащими необходимую информацию об организации.

ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает два формата бланков документов – А4 (210х297 мм) и А5 (148х210 мм).

Каждый лист документа, оформленный на бланке или без него, должен иметь поля не менее: 20 мм – левое, 10 мм – правое, 20 мм – верхнее, 20 мм – нижнее.

При проектировании бланков в организации левое поле документа разрешается устанавливать 20 мм или увеличивать до 35 мм в зависимости от того, какие средства хранения документов будут применяться.

Верхнее поле отводится для размещения таких реквизитов, которые не могут быть нанесены машинописным способом — реквизит 01 «Государственный герб Российской Федерации», реквизит 02 «Герб субъекта Федерации», реквизит 03 «Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)». Эти реквизиты наносятся, как правило, типографским способом заранее на бланк документа. Реквизит 03 может оформляться с помощью ПК. На верхнем поле располагается реквизит 19 «отметка о контроле», который, как правило, наносится рукописным способом или специальным штемпелем.

Правое поле — 10 мм, оно не заполняется какими-либо реквизитами.

Нижнее поле — 20 мм, над ним располагаются реквизиты, которые проставляются рукописным способом или специальным штемпелем.

Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов.

В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков – угловой и продольный. Ориентировочные границы зон расположения реквизитов обозначены пунктиром. Каждая зона определяется совокупностью входящих в нее реквизитов.

Формуляр-образец устанавливает определенные требования к построению конструкционной сетки.

Конструкционная сетка — эта сетка, состоящая из горизонтальных и вертикальных линий, нанесенных на лист бумаги стандартного формата.

Вертикальные линии расположены с расстоянием, кратным шагу письма печатающих устройств (так называемый шаг письма равен од­ ному знаку).

Расстояние между горизонтальными линиями кратно шагу строки, которое показывает интервал, обозначаемый следующим образом: 1,0; 1,5; 2,0; 2,5; 3,0 и др.

Реквизит 01 (02 или 03) располагают над серединой реквизита 08. Реквизит 03 допускается располагать на уровне реквизита 08.

Реквизиты 08, 09, 10, 14, ограничительные отметки для реквизитов 11, 12, 13 в пределах границ зон расположения реквизитов размещают одним из способов:

• центрированным (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов);
• флаговым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).

При использовании продольного варианта бланка применяют центрированный способ размещения реквизитов.

При использовании углового варианта бланка применяют флаговый или центрированный способ размещения реквизитов.

ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает следующие виды бланков:

• общий бланк;
• бланк письма;
• бланк конкретного вида документа.

Кроме того, можно изготавливать:

• бланк должностного лица;
• бланк структурного подразделения.

Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма.

Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 11, 14.

Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 04, 05, 06, 08, 09 и, при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 14, 15, 17, 18, 19, 20.

Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 10, 14 и, при необходимости, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 18, 19.

Бланк структурного подразделения или бланк должностного лица отличается от остальных бланков тем, что после реквизита 08 наносится наименование структурного подразделения или должностного лица.

При расположении реквизитов на документе используют восемь положений табулятора. При этом счет ведется от границы левого поля:
0 1 2 3 4 5 6 7

5 зн. 16 зн. 24 зн. 32 зн. 40 зн. 48 зн. 56 зн.
Реквизиты располагаются следующим образом.

Нулевое положение табулятора:

от нулевого положения табулятора печатаются следующие рекви­зиты:

• наименование организации;
• справочные данные об организа­ции;
• наименование вида документа;
• место составления или издания документа (при флаговом расположении перечисленных реквизитов);
• дата документа;
• ссылка на регистрационный номер и дату документа;
• заголовок к тексту;
• текст (кроме начала абзацев);
• отметка о наличии приложения;
• наименование должности в реквизите 22 «Подпись»;
• гриф согласования (кроме расшифровки подписи);
• заверительная надпись «Верно»; наименование должности лица, заверяющего документ; дата заверения;
• слова ПРИКАЗЫВАЮ, ПРЕДЛАГАЮ;
• отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
• второй гриф утверждения документа.

Первое положение табулятора:

• начало абзацев в тексте (в том числе и нумерованных);
• слова СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ

Второе положение табулятора:

• регистрационный номер документа;
• расшифровка фамилии в первом грифе согласования документа.

Третье положение табулятора: используют при составлении таблиц.

Четвертое положение табулятора:

• адресат (каждый элемент реквизита печатают на отдельной строке).

Пятое положение табулятора:

• гриф утверждения (кроме расшифровки подписи);
• второй гриф согласования.

Шестое положение табулятора:

• расшифровка подписи в реквизите 22 «Подпись»;
• расшифровка подписи в грифе утверждения;
• расшифровка подписи во втором грифе согласования.

Седьмое положение табулятора:

• нумерационный заголовок в таблице.

Реквизиты документов, состоящих из нескольких строк (кроме текста), печатают через один межстрочный интервал строчными буквами, например реквизит 18 «Заголовок к тексту», если он состоит из нескольких строк.

Составные части одного реквизита печатают через 1,5-2 межстрочных интервала, например составные части реквизита 15 «Адресат». Реквизит от реквизита печатают через 2-4 межстрочных интервала, например реквизит 20 «Текст документа» от реквизита 22 «Подпись».

Межстрочный интервал определяет расстояние по вертикали между строками текста в абзаце. Размер интервала обычно устанавливается количеством строк. Таким образом, величина межстрочного интервала зависит от размера выбранного шрифта. Междустрочный интервал задается в пунктах.

Одинарный интервал примерно равен высоте прописной буквы выбранного шрифта. Так для шрифта 14 размера междустрочный одинарный интервал составит чуть более 14 пунктов. Междустрочный интервал задают в зависимости от требований, предъявляемых к документу. Соответственно полуторный и двойной интервал больше одинарного в полтора и два раза.

Например, при размере шрифта 14 пт. величина одинарного интервала составляет также 14 пт (≈ 4,94 мм), полуторного – 21 пт (≈ 7,4 мм), а с множителем 0,98 – 13,72 пт (≈ 4,84 мм).

Макет общего бланка организации с угловым вариантом расположения реквизитов

ГОСУДАРСТВЕННОЕ УНИТАРНОЕ

ПРЕДПРИЯТИЕ РЕСПУБЛИКИ

КРЫМ

«КРЫМАВТОДОР»

_______________ №_____________

г. Симферополь

Макет бланка письма с угловым вариантом расположения реквизитов

ГОСУДАРСТВЕННОЕ УНИТАРНОЕ

ПРЕДПРИЯТИЕ РЕСПУБЛИКИ

КРЫМ

«КРЫМАВТОДОР»

ГУП РЕСПУБЛИКИ КРЫМ

«КРЫМАВТОДОР

Респ.Крым, г.Симферополь, ул.Кечкеметская, д.184

Тел.: 8 (365) 269-25-29

E-mail: krymavtodor.tdo@gmail.com

ИНН 9102161282; КПП 910201001

__________________№_________________

На №______________от_________________

Макет бланка приказа с угловым вариантом

ГОСУДАРСТВЕННОЕ УНИТАРНОЕ

ПРЕДПРИЯТИЕ РЕСПУБЛИКИ

КРЫМ

«КРЫМАВТОДОР»

ПРИКАЗ

от_______________ №_____________

г. Симферополь

Вывод: в ходе выполнения данной практической работы, я научился правильно оформлять документы согласно ГОСТ Р 6.30-2003.

Контрольные вопросы

1. Какими способами можно изготавливать бланки документов?

Наиболее распространенный способ изготовления бланков — типографский. Бланк может быть изготовлен также с помощью средств оперативной полиграфии или воспроизведен с помощью компьютера. В памяти компьютера хранят шаблон бланка, на котором и печатают текст конкретного документа. В любой организации создается, как минимум, два вида бланков: для писем (который используется в большинстве случаев общения организации с внешним миром) и так называе­мый общий бланк (применяется для оформления документов, используемых внутри организации).

1. Что является основой для проектирования бланка документа?

Проектирование бланков следует начинать с определения перечня реквизитов, которые должны быть обозначены на бланке. Перечень реквизитов разрабатывается отдельно по каждому виду документов на основе реквизитов формуляра-образца (ГОСТ 6.39-72). В формуляре-образце указан максимальный перечень реквизитов, однако при изготовлении учреждением бланков документов определенного вида в них включаются реквизиты, соответствующие документам только этого вида. Места, занимаемые реквизитами, не характерными для соответствующих видов документов, на бланках заменяются пробелами.

1. Сколько видов бланков установлено ГОСТ Р 6.30-2003?

ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает следующие виды бланков:

• общий бланк;
• бланк письма;
• бланк конкретного вида документа.

Кроме того, можно изготавливать:

• бланк должностного лица;
• бланк структурного подразделения.

1. Для оформления каких видов документов используется общий бланк?

Общий бланк используется для изготовления любых видов документов, кроме делового (служебного) письма.

1. Какие постоянные реквизиты могут быть нанесены на каждый вид бланка?

01 — Государственный герб Российской Федерации;

02 — Герб субъекта Российской Федерации;

03 — Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 — Код организации;

08 – наименование организации;

14 – место составления или издания документа;

1. Какими способами могут отмечаться на бланках места для переменных реквизитов?

На рабочем поле бланка, предназначенном для переменной информации, могут размещаться символические знаки («уголки», «отрезки прямой линии», «крестики»), которые служат ориентирами при оформлении документов, указывают начало и конец размещения переменных реквизитов.

1. Чем общий бланк отличается от бланка письма?

Бланк письма употребляется при оформлении только одного вида документов – служебного письма, поэтому нет необходимости указывать на нем наименование вида документа.

Поэтому в бланке письма на месте реквизита «Наименование вида документа» располагается реквизит «Справочные данные об организации» (см. лекцию 3), а на месте реквизита «Место составления документа» размещается реквизит «Ссылка на регистрационный номер и дату документа», который крайне необходим при переписке.

Таким образом, бланк письма отличается от общего бланка только двумя реквизитами. Все остальные реквизиты, для которых на общем бланке нанесены отметки в виде уголков, также употребляются на бланке письма и оформляются по тем же правилам.

Продолжаем комментировать новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 по оформлению документов. Рассмотрим раздел 6 «Бланки документов».

Наш словарь

Бланк документа – лист бумаги или электронный шаблон с реквизитами, идентифицирующими автора официального документа[1];

Электронный шаблон бланка – это бланк документа, представленный в электронном виде. Как правило, электронные шаблоны бланков используются организациями вместо бланка на бумажном носителе, изготовленном типографским способом.

Новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (далее – ГОСТ Р 7.0.97-2016) является преемником ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (далее – ГОСТ Р 6.30-2003), а не абсолютно новым стандартом. Поэтому при его разработке было важно сохранить последовательность положений, чтобы пользователям стандарта было удобно работать с его новой редакцией.

В разделе «Бланки документов» последовательность изложения материала также осталась прежней. Однако в некоторые положения раздела были внесены дополнения или уточнения, которые более детально поясняют правила оформления документов. Мы же рассмотрим и прокомментируем все положения раздела «Бланки документов» (извлечения из ГОСТ Р 7.09-2016 даны в рамках).

ФОРМАТ БЛАНКОВ И РАЗМЕРЫ ПОЛЕЙ

Бланки формата А5 используются весьма ограничено, главным образом, для оформления справок, доверенностей, служебных записок. Для большей части организационно-распорядительной документации (приказы, распоряжения, положения, инструкции, протоколы, деловые письма и др.) используется бумага формата А4.

Для бланков резолюций стандартом установлены бланки формата А5 и А6 (Пример 1).

Положение о размерах служебных полей документа дополнено требованием, по которому в документах со сроком хранения свыше 10 лет[2] (распорядительные документы, локальные нормативные акты, по личному составу и др.) левое поле должно быть не менее 30 мм. Это позволит аккуратно сшить документы в дела, не захватывая часть текста.

БЛАНКИ В ЭЛЕКТРОННОМ ВИДЕ И НА БУМАЖНОМ НОСИТЕЛЕ

В контексте стандарта бланки документов, изготовленные на бумажном носителе, и электронные шаблоны бланков равнозначны.

Организация, как правило, использует как бланки на бумажном носителе, так и электронные шаблоны бланков (например, для внутренних документов).

Важно!

Бланки одного вида документа (например, письма) в бумажном и электронном виде должны быть идентичны по составу реквизитов и оформлению. Иначе говоря, бланк документа одного вида на бумажном носителе и его электронный шаблон не должны различаться.

Еще одно важное требование – электронные шаблоны бланков должны быть неизменяемы, то есть защищены от несанкционированных изменений.[3]

Стандарт подчеркивает, что воспроизводить изображение Государственного герба Российской Федерации можно только на бумажном носителе. Требования к изготовлению таких бланков установлены постановлением Правительства РФ от 27.12.1995 № 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации» (далее – Постановление № 1268).

БЛАНКИ УГЛОВЫЕ И ПРОДОЛЬНЫЕ

Приложение Б стандарта – это схемы расположения реквизитов документа на бланках с угловым расположением реквизитов (схема Б1) (Пример 2) и на бланках с продольным расположением реквизитов (схема Б2) (Пример 3). При этом зоны расположения реквизитов, обозначенные пунктиром, являются ориентировочными.

ЦЕНТРОВАННОЕ И ФЛАГОВОЕ РАСПОЛОЖЕНИЕ РЕКВИЗИТОВ

Эти положения стандарта повторяют старый ГОСТ Р 6.30-2003 и предлагают два способа оформления реквизитов в пределах зон их расположения:

• центрованный (по центру зоны расположения реквизитов);

• флаговой (по левой границе зоны).

Стандарт указывает также на то, что реквизиты 01 «Государственный герб Российской Федерации (герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования)», 02 «Эмблема» и 03 «Товарный знак (знак обслуживания)» располагаются в верхнем поле документа по середине зоны, занятой реквизитом 05 «Наименование организации – автора документа» (Пример 4). Однако реквизит 03 может также размещаться и на одном уровне с реквизитом «Наименование организации – автора документа» (Пример 5).

ВИДЫ БЛАНКОВ

Состав видов бланков не изменился. Однако появилось положение о том, что перечень видов бланков, применяемых в организации, должен быть закреплен в локальном нормативном акте (ЛНА) организации. Это может быть инструкция по делопроизводству организации или приказ руководителя, которым одновременно утверждаются виды применяемых бланков и их образцы (макеты).

СОСТАВ И РАСПОЛОЖЕНИЕ РЕКВИЗИТОВ БЛАНКОВ

Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации и локальных нормативных правовых актов включает реквизиты 01 (02 или 03), 05, 09, 13 и, при необходимости, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 10, 11, 16, 17. Бланк конкретного вида документа структурного подразделения дополнительно включает реквизит 06, бланк должностного лица – реквизит 07.

Бланк конкретного вида документа включает (Пример 8):

•           реквизиты:

01 – «Герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования)»;

02 – «Эмблема»;

03 – «Товарный знак (знак обслуживания)»;

05 – «Наименование организации – автора документа»;

06 – «Наименование структурного подразделения – автора документа»;

07 – «Наименование должности лица – автора документа»;

09 – «Наименование вида документа»;

13 – «Место составления (издания) документа»;

•           реквизиты, для которых на бланках проставляются ограничительные отметки для границ зон:

10 – «Дата документа»;

11 – «Регистрационный номер документа»;

16 – «Гриф утверждения документа»;

17 – «Заголовок к тексту».

Бланк письма должностного лица должен содержать реквизит 07 «Наименование должности лица – автора документа». Этот реквизит также используется в бланках распорядительных документов (распоряжений, приказов), издаваемых руководителями субъектов Российской Федерации и главами муниципальных образований (например, бланки распоряжений губернаторов, распоряжений глав городов, районов и др. муниципальных образований). Его применяют и в бланках распорядительных документов (распоряжений), издаваемых руководителями самостоятельных структурных подразделений организаций, если руководитель структурного подразделения наделен таким правом (Пример 9).

Бланк конкретного вида документа структурного подразделения должен содержать реквизит 06 «Наименование структурного подразделения – автора документа» (Пример 10).

ВАЖНО!

В стандарте приведен максимально возможный перечень реквизитов для каждого вида бланков документов. Чтобы определить состав реквизитов при разработке бланков документов, на практике следует, руководствоваться учредительными документами и ЛНА.

БЛАНКИ НА РАЗНЫХ ЯЗЫКАХ

Стандарт устанавливает правила оформления бланков на двух или более языках для организаций, которые в соответствии с Законом РФ от 25.10.1991 № 1807-1 «О языках народов Российской Федерации» (в ред. от 12.03.2014) имеют право использовать наряду с русским языком (как государственным языком Российской Федерации) национальный язык (языки), признанный государственным в республиках Российской Федерации в соответствии с их законодательством[4].

Для переписки с иностранными организациями стандарт рекомендует оформлять бланк на двух языках: русском и одном из иностранных языков (чаще всего на английском) (Пример 11).

РАЗРАБАТЫВАТЬ НОВЫЕ БЛАНКИ ИЛИ НЕТ?

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ!

В связи с вступлением в силу нового ГОСТ организации не обязаны вносить изменения в бланки документов, если в этом нет необходимости.

Если организация все же примет решение о разработке новых бланков, то алгоритм действий может быть таким:

1. Руководитель организации поручает службе делопроизводства разработать новые образцы (макеты) бланков.

2. Служба делопроизводства организует разработку макетов (образцов) бланков документов (разрабатывает самостоятельно или прибегает к услугам специализированной организации).

3. Руководитель организации утверждает приказом новые образцы бланков со следующей формулировкой:

Если в это же время разрабатывается инструкция по делопроизводству, новые образцы бланков можно включить в инструкцию.

4. Административно-хозяйственная служба заказывает печать бланков в типографии, или специалисты по информационным технологиям организации готовят на основании утвержденных макетов электронные шаблоны бланков.

КАКИЕ ДОКУМЕНТЫ СЛЕДУЕТ ОФОРМЛЯТЬ ПО НОВОМУ ГОСТ?

Напомним, что требования ГОСТ Р 6.30-2003 распространялись на организационно-распорядительную документацию, относящуюся к УСОРД[5], которая входит в Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД)[6]. Положения же нового стандарта распространяются на все организационно-распорядительные документы, в том числе включенные в УСОРД, что зафиксировано в разделе 1 «Область применения» нового стандарта:

Вертикальные линии
расположены с расстоянием, кратным шагу письма печатающих устройств (так
называемый шаг письма равен од­ному знаку).

Расстояние между
горизонтальными линиями кратно шагу строки, которое показывает интервал,
обозначаемый следующим образом: 1,0; 1,5; 2,0; 2,5; 3,0 и др.

С помощью такой
конструкционной сетки определены максималь­ное число знаков, которые могут быть
напечатаны на одной строке от левого до правого поля, и максимальное число
строк при определен­ном интервале. С учетом этого определены зоны расположения
каждо­го реквизита ОРД, принимая во внимание максимальную величину каж­дого
реквизита в знаках. Кроме того, определен максимальный состав реквизитов — 30,
однако они не все присутствуют на любом виде орга­низационно-распорядительного
документа. Формуляр определенного вида ОРД, например приказа, будет отличаться
от формуляра служеб­ного письма набором реквизитов. Неизменными будут
оставаться мес­то расположения и правила оформления реквизитов, включаемых в
фор­муляр документа, вне зависимости от его вида. Например, реквизит 11 «Дата
документа» на любом виде ОРД будет оформляться всегда оди­наково — на одном и том
же месте (в одной и той же зоне) и по единым правилам. А реквизит 09
«Справочные данные об организации» будет оформляться только в служебных
письмах, но в отведенной ему зоне и по установленным правилам.

Формуляром-образцом, как
уже было сказано, установлено 30 реквизитов, которые используются при
подготовке и оформлении орга­низационно-распорядительных документов. В их
состав входят:

5 —
Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

6 —
Идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет
(ИНН/КПП);

8 —
Наименование организации;

17  —
Резолюция;

25   —
Оттиск печати;

26   —
Отметка о заверении копии;

27   —
Отметка об исполнителе;

Организационно-распорядительные
документы изготавливаются с помощью различных печатных устройств.

Начало зоны расположения
реквизитов на формуляре-образце соот­ветствует определенному положению
табулятора печатающего устрой­ства.

При расположении
реквизитов на документе используют восемь положений табулятора. При этом счет
ведется от границы левого поля:

0
……….1…………2…………3………..4………….5………….6…………7

   5 уд.          16 уд.       24 уд.      32 уд.         40 уд.         48 уд.        56 уд.

Реквизиты располагаются следующим образом.

от нулевого положения табулятора
печатаются следующие рекви­зиты: наименование организации; справочные данные об
организа­ции; наименование вида документа; место составления или издания
документа (при флаговом расположении перечисленных реквизитов); дата документа;
ссылка на регистрационный номер и дату документа; заголовок к тексту; текст
(кроме начала абзацев); отметка о наличии приложения; наименование должности в
реквизите 22 «Подпись»; гриф согласования (кроме расшифровки подписи);
заверительная надпись «Верно»; наименование должности лица, заверяющего
документ; дата заверения; отметка об исполнении документа и направлении его в
дело; второй гриф утверждения документа.

начало абзацев в тексте (в том числе и нумерованных).

регистрационный номер
документа; расшифровка фамилии в первом грифе согласования документа.

используют при составлении таблиц.

адресат (каждый элемент реквизита печатают на отдельной
строке).

гриф утверждения (кроме
расшифровки подписи); второй гриф со­гласования.

расшифровка подписи в
реквизите 22 «Подпись»; расшифровка под­писи в грифе утверждения; расшифровка
подписи во втором грифе со­гласования.

нумерационный заголовок в таблице.

Реквизиты документов,
состоящих из нескольких строк (кроме тек­ста), печатают через один межстрочный
интервал строчными буквами, например реквизит 18 «Заголовок к тексту», если он
состоит из несколь­ких строк.

Составные части одного
реквизита печатают через 1,5-2 межстроч­ных интервала, например составные части
реквизита 15 «Адресат». Реквизит от реквизита печатают через 2-4 межстрочных
интервала, например реквизит 20 «Текст документа» от реквизита 22 «Подпись».

Реквизиты, используемые
при оформлении ОРД, бывают постоян­ными и переменными.

К
постоянным можно отнести такие реквизиты, которые постоян­но
присутствуют на документе в неизменном значении и которые, сле­довательно, можно
заранее нанести на бланк организации. Это такие реквизиты, как Государственный
герб Российской Федерации или герб субъекта Российской Федерации (если
организация имеет право изоб­ражать герб на своем бланке), эмблема организации
(если она есть у организации), наименование организации, справочные данные об
орга­низации, код организации, код формы документа (например, служебно­го
письма), другие коды (ОГРН, ИНН/КПП).

Конечно, перечисленные
реквизиты могут, в силу определенных обстоятельств, меняться, и тогда
организации приходится заново изго­тавливать бланки. Однако это происходит не
так часто, особенно в го­сударственных организациях. Поэтому наносить заранее
указанные реквизиты выгодно — это сокращает время, затрачиваемое на подготов­ку
документов, исключает появление ошибок и значительно улучшает внешний вид
документа, особенно, если эти реквизиты нанесены ти­пографским способом.

К
переменным можно отнести такие реквизиты, которые зависят от
конкретных обстоятельств, например реквизит 11 «Дата документа» зависит от
того, когда создается документ, реквизит 20 «Текст докумен­та» — от того, о чем
будет сказано в документе, т. е. от содержания воп­роса, освещаемого в
документе.

Таким образом, значение
переменных реквизитов всегда будет раз­ным, в зависимости от обстоятельств
подготовки и вида документа, но неизменным все-таки остаются место их
расположения на документе и правила их оформления.

Реквизиты можно разделить
на обязательные и дополнительные.

Обязательные
реквизиты
обеспечивают юридическую силу доку­мента и они присутствуют всегда на любом
виде ОРД.

К обязательным относятся
следующие реквизиты: наименование организации, т. е. автора документа, дата,
регистрационный номер до­кумента, заголовок к тексту, текст документа, подпись
и др.

Дополнительные
реквизиты бывают
не на всех видах документов (например, эмблема, отметка о контроле).
Дополнительные реквизиты могут характеризовать этапы обработки документа
(например, 29 «От­метка о поступлении документа в организацию», 30
«Идентификатор электронной копии документа»), но отсутствие дополнительного рек­визита
на документе не может повлиять на юридическую силу доку­мента.

Формуляр-образец
предусматривает два варианта оформления рек­визитов: угловой и продольный.

При
угловом варианте заголовочная часть бланка документа рас­полагается
в левом верхнем углу листа формата А4 или А5.

При
продольном варианте заголовочная часть бланка продлевает­ся до
границы правого поля.

Существует два способа
оформления реквизитов: флаговый и цент­рированный.

При флаговом способе расположения
реквизитов начало реквизи­та расположено всегда от левой границы зоны
расположения рекви­зита.

При
центрированном способе расположения реквизитов начало и конец
каждой строки реквизита равноудалены от границ зоны располо­жения реквизитов.

Таким образом,
формуляр-образец устанавливает основные прин­ципиальные моменты, на основе
которых выработаны единые правила оформления реквизитов, употребляемые при
оформлении организаци­онно-распорядительных документов.

2. Бланки документов, их виды

 Официальные документы,
создаваемые юридическими или физичес­кими лицами, должны быть оформлены и
удостоверены в установленном порядке.

При оформлении
организационно-распорядительных документов принято использовать изготовленный
заранее бланк.

Бланк документа, по
определению ГОСТ Р 51141-98, — это «набор реквизитов, идентифицирующий автора
официального письменного документа»^[1].

Бланки документов могут
быть отпечатаны в типографии, а при ис­пользовании ПК бланк может быть введен в
память машины и автома­тически выводиться при распечатке документа. Каким бы
способом бланк ни изготавливался, необходимо учитывать определенные требо­вания,
которые установлены ГОСТ Р 6.30-2003 к видам бланков, их оформлению, учету и
хранению, в том числе бланков с изображением Государственного герба Российской
Федерации, гербов субъектов Рос­сийской Федерации. Бланки должны быть
изготовлены на белой бума­ге или бумаге светлых тонов соответствующего
качества.

При проектировании
бланков документов размеры зон расположе­ния реквизитов, употребляемых на
бланках, должны соответствовать приведенным на формуляре-образце.

На бланк в соответствии с
установленными размерами и правилами оформления реквизитов наносят постоянные
реквизиты, отмечают в виде уголков или линий места расположения некоторых
переменных реквизи­тов, которые должны быть в верхней (заголовочной) части
бланка. Также уголками отмечают поля документа и места расположения реквизитов,
наносимых в нижней части бланка.

Бланки документов могут
изготавливаться на форматах А4 и А5, с угловым и продольным вариантами
расположения реквизитов. При изготовлении бланков типографским способом или с
помощью вычис­лительной техники реквизиты всегда оформляются центрированным
способом, при изготовлении с помощью пишущей машины — флаго­вым способом.

Для организации,
структурного подразделения, должностного лица устанавливаются следующие виды
бланков: общий бланк; бланк пись­ма; бланк конкретного вида документа. Бланки
должностного лица ис­пользуются, как правило, для руководителя и его
заместителей.

Общий
бланк используют
для подготовки любых видов докумен­тов, кроме письма.

На общем бланке в
зависимости от учредительных документов орга­низации могут быть нанесены
следующие постоянные реквизиты:

02  —
Герб субъекта Российской Федерации;

04  —
Код организации;

08 — Наименование организации;

Для
переменных реквизитов на общий бланк наносятся ограничи­тельные отметки в виде
линий — для реквизитов:

В виде
уголков различают места расположения следующих рекви­зитов:

15 —
Адресат (начало и конец реквизита, который одновременно ука­зывает границу
правого поля);

18 — Заголовок к тексту;

Между реквизитом 04 «Код
организации» и реквизитами 11 «Дата документа» и 12 «Регистрационный номер
документа» оставляют мес­то для нанесения (впечатывания) реквизита 10
«Наименование вида документа».

Когда в общий бланк
вносят наименование вида документа, напри­мер, «приказ», «акт», «протокол»,
этот бланк становится бланком конк­ретного вида документа — бланк приказа,
бланк акта, бланк протокола и т. д. Таким образом, бланк конкретного вида
документа фактически яв­ляется разновидностью общего бланка, так как общий
бланк без упот­ребления наименования вида документа вообще не применяется при
оформлении организационно-распорядительных документов.

Реквизит 07 «Код формы
документа» впечатывается в бланк при оформлении конкретного вида документа, так
как каждый вид (разно­видность) документа имеет собственный код унифицированной
формы по ОКУД.

Образцы общего бланка и
бланка конкретного вида документа при­ведены в прил. 2-6.

Бланк
письма
употребляется при оформлении только одного вида документов — служебного письма,
поэтому нет необходимости указы­вать в нем наименование вида документа. В бланке
письма на месте реквизита 10 «Наименование вида документа» размещается реквизит
09 «Справочные данные об организации», а на месте реквизита 14 «Ме­сто
составления или издания документа» — реквизит 13 «Ссылка на ре- гистрационный
номер и дату документа», столь необходимый при пе­реписке.

В реквизите 09
«Справочные данные об организации» обязательно есть информация о месте
составления, потому нет необходимости в употреблении реквизита 14 «Место
составления или издания до­кумента».

Таким образом, бланк письма
отличается от общего бланка только двумя реквизитами. Все остальные реквизиты,
для которых на общем бланке нанесены отметки в виде уголков, также
употребляются на бланке письма и оформляются по тем же правилам. Бланки письма
приведены в прил. 7-10.

Бланк
структурного подразделения организации или должност­ного лица проектируют в том случае, если
руководитель подразделе­ния или должностное лицо имеют право подписи.
Наименование струк­турного подразделения или наименование должности наносятся
на бланк после реквизита 08 «Наименование организации».

Образцы бланков должностных лиц приведены в прил. 11, 12.

Бланки организаций с
воспроизведением Государственного герба Российской Федерации и гербов субъектов
Российской Федерации (гербовые бланки) являются полиграфической продукцией,
подлежа­щей учету.

Гербовые бланки
изготавливают только полиграфические и штем- пельно-граверные предприятия,
имеющие лицензии на соответствую­щий вид деятельности и сертификаты о наличии
технических и техно­логических возможностей для качественного изготовления
указанного вида продукции.

Для того чтобы изготовить
гербовый бланк или любой другой бланк в типографии, следует сделать макет
бланка в масштабе 1:1, на кото­рый должны быть нанесены постоянные реквизиты,
необходимые от­метки для переменных реквизитов, указаны размеры зон расположе­ния
реквизитов. Нужно указать сорт и цвет бумаги, выбрать необходи­мые шрифты,
указать тираж, согласовать сроки исполнения и стоимость изготовления. На макете
бланка должно быть проставлено указание о том, что руководитель организации
разрешает к печати этот макет (обыч­но пишется слово «Разрешаю»). Также на
макете должны быть под­пись руководителя и печать организации. К макету должно
быть со­ставлено сопроводительное письмо.

Гербовые бланки организации
должны иметь порядковые номера, которые проставляются типографским способом или
нумератором. Иногда на гербовых бланках проставляют и серии этих номеров. Каж­дый
вид гербового бланка учитывается в отдельном журнале (или дру­гой
регистрационно-учетной форме), а сами бланки хранят в надежно запираемых и
опечатываемых шкафах. Уничтожение их происходит в установленном порядке, по
акту с отметкой в учетно-регистрационной форме.

Организация изготовления,
хранения, учета, выдачи, проверка на­личия гербовых (а также простых) бланков в
организациях возлага­ется на подразделение, ответственное за делопроизводство.
В инст­рукции по делопроизводству любой организации должен быть раз­дел,
описывающий порядок изготовления и использования бланков организации.

Общие требования к
изготовлению и хранению бланков с воспроиз­ведением Государственного герба
Российской Федерации, гербов субъектов Российской Федерации приведены в разд. 4
ГОСТ Р 6.30­2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная си­стема
организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению
документов».

Контрольные вопросы к лекции

3.   Что
является основой для проектирования бланка документа?

6. Какие
постоянные реквизиты могут быть нанесены на каждый вид бланка?

7. Какими
способами могут отмечаться на бланках места для переменных реквизитов?

8.    Чем
общий бланк отличается от бланка письма?

9. Какие
требования предъявляются при изготовления бланка с изображе­нием
Государственного герба РФ или гербов субъектов РФ?

10.  Что необходимо представить в типографию для изготовления
бланка? Контрольные
вопросы к лекции

11. Какие форматы бумаги используются для
построения формуляра-образца ОРД?

12.    Какие
размеры полей ОРД установлены формуляром-образцом ОРД?

13.   Могут ли на полях документа располагаться
какие-либо реквизиты?

14. Какой максимальный состав реквизитов
установлен формуляром-образцом?

15. Сколько положений табулятора используется при
оформлении реквизитов?

16.  Какие реквизиты относятся к постоянным?

17. Какие реквизиты являются обязательными?

18. Сколько существует способов оформления
реквизитов?

19.Что характеризуют дополнительные реквизиты
ОРД?

20. Чем продольный вариант расположения
реквизитов заголовочной части бланка отличается от углового?