Какой реквизит должен иметь документ содержащий коммерческую тайну

Гриф коммерческая тайна — это особая отметка на содержащем секретные коммерческие сведения документе. Из нашего материала вы узнаете о его составе и видах, а также о том, какие документы не могут его содержать в силу требований закона.

Что такое гриф «Коммерческая тайна» и кто его вправе устанавливать

Гриф «Коммерческая тайна» («КТ») — это специальный знак:

• наносимый на содержащие секретную коммерческую информацию документы;
• помогающий выделить «секретный» документ из общего информационного потока.

В соответствии с подп. 5 п. 1 ст. 10 закона «О коммерческой тайне» от 29.07.2004 № 98-ФЗ указанный гриф является одним из элементов комплекса минимально необходимых мер по охране конфиденциальной информации, включающем помимо нанесения спецзнака:

1. Разработку списка сведений, составляющих коммерческую тайну.

2. Обеспечение ограничения доступа к секретным сведениям путем:

• установления алгоритмов обращения с секретными данными;
• обеспечения контроля над соблюдением установленного порядка.

3. Организацию учета лиц:

• которые получили доступ к секретной информации;
• которым засекреченная коммерческая информация была предоставлена или передана.

4. Регулирование отношений по использованию секретных коммерческих сведений:

• работниками — на основании трудовых договоров;
• контрагентами — на основании договоров ГПХ (гражданско-правового характера).

Выполнение всех вышеуказанных мер вместе с нанесением грифа «КТ» является достаточным для того, чтобы признать установленным в компании режим коммерческой тайны (специальный режим работы с коммерческой информацией), позволяющий ее обладателю:

• увеличить доходы;
• избежать неоправданных расходов;
• сохранить положение на рынке товаров (работ, услуг);
• получить иную коммерческую выгоду.

Поставить на документ гриф «КТ» вправе только ее законный обладатель — юрлицо или ИП, правомерно контролирующее коммерческую информацию.

Состав и виды грифа «Коммерческая тайна»

Законом определен минимальный состав этого спецзнака — реквизиты обладателя секретной коммерческой информации, содержащие:

• полное наименование фирмы и адрес ее местонахождения — для юрлиц;
• Ф. И. О. физлица и место его жительства — для ИП.

Кроме минимально закрепленных на законодательном уровне реквизитов грифа «КТ» в него могут включаться и иные данные. К примеру:

• дата установления и снятия режима коммерческой тайны;
• количество экземпляров содержащего секретную информацию документа;
• иные реквизиты на усмотрение обладателя информации.

Способ нанесения грифа «КТ» в законе 98-ФЗ не определен и устанавливается обладателем секретной информации. В зависимости от типа носителя секретной информации гриф «КТ» может быть проставлен в виде:

• специального штампа;
• рукописной отметки;
• спецнаклейки;
• иных спецотметок.

Кроме того, содержащий секретные сведения документ может быть напечатан на специальном бланке, в число обязательных реквизитов которого включен гриф «КТ».

Образец грифа коммерческой тайны вы можете увидеть на нашем сайте.

Все реквизиты грифа «КТ», а также избранный компанией способ нанесения грифа «КТ» необходимо закрепить в приказе или ином внутрифирменном локальном акте (Положении о режиме коммерческой тайны, Инструкции о порядке работы с секретными коммерческими сведениями и т. п.).

О разнообразных способах, применяемых налогоплательщиками в своей деятельности, читайте на нашем сайте:

• «Какие существуют способы распределения затрат в 1С:УПП?»;

• «Способ списания стоимости пропорционально объему продукции».

Нюансы проставления грифа на электронных документах

Современный документооборот во многом состоит из электронных вариантов документов. В законе 98-ФЗ отсутствуют специальные указания о способах нанесения грифа «КТ» на такие документы. В этой ситуации действует общее для всех засекреченных сведений правило (подп. 5 п. 1 ст. 10 закона 98-ФЗ) — гриф «КТ» наносится на носитель секретной информации, в качестве которого может выступать:

• жесткий диск;
• лазерный диск;
• дискета;
• флеш-карта;
• фото- или видеопленка;
• иные виды носителей электронных документов.

Необходимо отметить, что проставление на носителе информации грифа «КТ» не является достаточной мерой для сохранности секретной информации, содержащейся в электронном документе. Для соблюдения режима конфиденциальности после распечатки документа гриф «КТ» необходимо также разместить в электронном образе документа:

• на специально выделенном поле;
• в колонтитулах;
• с помощью нанесения специального штрихкода и т. п.

Кроме того, во избежание утечки содержащейся в электронных документах информации необходимо предпринять дополнительные меры:

• использовать специальное программное обеспечение;
• использовать электронные подписи;
• регламентировать порядок получения и использования паролей для входа в систему, содержащую секретную коммерческую информацию.

Когда и для чего юрлицо применяет квалифицированную электронную подпись, см. материал «Какая ЭЦП подходит для использования юридическим лицом?».

Порядок работы с секретным грифом

Помимо реквизитов грифа «КТ» и способа его нанесения на носители секретной коммерческой информации во внутрифирменных локальных актах должны найти отражение алгоритмы работы с такими сведениями:

• кем, когда и в каком порядке устанавливается и снимается гриф «КТ»;
• схема доступа к носителям секретной информации с грифом «КТ»;
• описание прав и обязанностей устанавливающих и снимающих гриф «КТ» должностных лиц;
• перечень контрольных мероприятий и ответственных за их осуществление лиц в сфере работы с грифом «КТ»;
• иные аспекты (порядок шифрования паролей, получение электронных подписей и т. п.).

Обязанности лиц по проставлению и снятию грифа «КТ», а также иные важные нюансы по данному вопросу необходимо прописать в должностных инструкциях или внутрифирменных локальных актах.

Скачивайте образцы должностных инструкций на нашем портале:

• «Должностная инструкция программиста — образец (2016)»;
• «Должностная инструкция маркетолога — образец (2016)».

Свойства, состав и объем информации, подпадающей под гриф «Коммерческая тайна»

Информация, относимая хозяйствующим субъектом к разряду секретных коммерческих сведений, в законе 98-ФЗ в виде отдельного списка не представлена. П. 2 ст. 3 этого закона в данном вопросе дает лишь ориентиры хозяйствующему субъекту, перечислив примерные группы таких сведений:

• информация любого характера (экономическая, техническая и другая);
• результаты интеллектуальных разработок в научно-технической сфере;
• описание методов осуществления профессиональной деятельности.

Засекречиваемые сведения коммерческого свойства из указанных групп объединяют общие свойства, они:

• обладают коммерческой ценностью (определенной степенью пригодности информации для принятия решений);
• не доступны третьим лицам на законном основании;
• охраняются обладателем в режиме коммерческой тайны.

Объем засекречиваемых коммерческих сведений определяется ее обладателем исходя из:

• специфики работы компании;
• масштабов ее деятельности;
• особенностей организационной структуры;
• иных организационно-технологических особенностей деятельности хозяйствующего субъекта.

Конкретнее о видах секретной коммерческой информации см. в следующем разделе.

Что включает перечень засекреченных коммерческих сведений

Перечень сведений под грифом «Коммерческая тайна» устанавливается в компании отдельным локальным актом и в разных фирмах может иметь различный объем и состав, но в целом секретную коммерческую информацию можно разделить на следующие группы:

• организационно-деловая информация — клиентские базы, содержание коммерческой переписки и деловых переговоров, условия заключенных контрактов;
• сведения производственного характера — чертежи, конструкторские документы, производственные планы, описание техпроцессов, технологические карты, данные о способах производства;
• сведения интеллектуально-технического свойства — идеи, открытия, ноу-хау, разработки новых методов производства, планы внедрения новых технологий и видов продукции;
• финансово-экономические данные — алгоритмы ценообразования, показатели деятельности компании (размер прибыли, платежеспособность и т. п.), характер банковских операций.

Засекретить абсолютно всю информацию коммерческого характера хозяйствующий субъект не вправе. Законом 98-ФЗ обозначены группы сведений, доступных для всех заинтересованных лиц, — они не могут содержать отметку о конфиденциальности в силу требований закона.

На каких документах гриф «Коммерческая тайна» проставлять нельзя

В соответствии со ст. 5 закона 98-ФЗ недопустимо ограничивать доступ к сведениям (см. таблицу ниже):

Итоги

Гриф «Коммерческая тайна» проставляется на носителях коммерческой информации ограниченного доступа и необходим для выделения «секретного» документа из общего информационного потока.

Порядок работы с грифом устанавливается на предприятии во внутреннем локальном акте и должен содержать: реквизиты грифа, порядок его установки и снятия, обязанности должностных лиц, ответственных за установку и снятие грифа и иные важные аспекты.

Прежде всего определите, какие сведения к ней относятся. Их перечень нужно закрепить в положении. Также укажите, кто имеет доступ к этим сведениям и как нужно работать с ними. В частности, как нужно ставить гриф о коммерческой тайне, как передавать сведения контрагентам и предоставлять государственным органам. При необходимости установите срок действия режима коммерческой тайны для всей информации или ее отдельных видов.

Условия, которые предусмотрены законом, например ответственность за нарушение режима коммерческой тайны, в положении указывать не обязательно. Однако вы можете продублировать отдельные нормы, чтобы обратить на них внимание лиц, которые будут допускаться к коммерческой тайне.

Оглавление:

1. Перечень сведений, составляющих коммерческую тайну организации

2. Доступ к информации, составляющей коммерческую тайну

3. Сохранность сведений, составляющих коммерческую тайну

4. Использование информации, составляющей коммерческую тайну

5. Передача и предоставление информации, составляющей коммерческую тайну

6. Срок действия режима коммерческой тайны

1. Перечень сведений, составляющих коммерческую тайну организации

Закон лишь дает понятие информации, составляющей коммерческую тайну, но не указывает, какие именно сведения к ней относятся. Этот перечень должны установить вы сами (п. 1 ч. 1 ст. 10 Закона о коммерческой тайне). Обычно это делают в положении о коммерческой тайне, причем перечень сведений может быть открытым.

Чтобы составить перечень информации, составляющей коммерческую тайну организации, достаточно перечислить лишь наиболее важные для вас виды информации и указать, что режим коммерческой тайны можно распространить и на другие сведения приказом руководителя организации (если это не запрещено законом).

Например, вы можете установить режим коммерческой тайны:

1) для договоров с контрагентами и информации о ходе их исполнения;

2) системы ценообразования на ваши товары, работы, услуги;

3) клиентской базы с данными текущих, бывших, потенциальных клиентов;

4) логинов и паролей для доступа к информации, хранящейся в электронном виде.

Рекомендуем убедиться, что указанная вами информация не входит в перечень сведений, которые не могут составлять коммерческую тайну.

Пример условия с перечнем сведений, составляющих коммерческую тайну

3.1. Режим коммерческой тайны устанавливается для следующей информации:

• сведения о контрагентах — покупателях товаров общества, договоры с ними и сведения о ходе исполнения договоров;

• документы, поступившие от контрагентов — покупателей товаров общества;

• принцип определения цены товара (в том числе система скидок), порядка оплаты (в том числе возможности рассрочки, отсрочки, сроков оплаты) для конкретного покупателя;

• объем товарооборота с контрагентами общества;

• информация о переговорах с потенциальными покупателями товаров общества;

• сведения о взаимодействии структурных подразделений в обществе.

3.2. Генеральный директор общества вправе своим приказом распространять режим коммерческой тайны на иную информацию, если это не запрещено законом.

Обратите внимание: вы должны проставить гриф о коммерческой тайне на материальные носители с ней или включить его в реквизиты документов, содержащих такую информацию (п. 5 ч. 1 ст. 10 Закона о коммерческой тайне). Порядок использования грифа также лучше указать в положении.

Что такое гриф «коммерческая тайна», как он выглядит и кто его ставит

Гриф о коммерческой тайне — это отметка, которая наносится на материальные носители, документы, содержащие секретную информацию. Например, у организации может быть специальный штамп для этих целей. Также гриф может входить в состав реквизитов документов, содержащих коммерческую тайну, то есть его можно напечатать как обычный текст или сделать частью фирменного бланка. Главное, чтобы он был заметен для лиц, использующих документ.

Содержание грифа определено законом. Так, если обладателем информации является юридическое лицо, гриф должен содержать полное наименование и место нахождения организации, а также слова «Коммерческая тайна» (п. 5 ч. 1 ст. 10 Закона о коммерческой тайне). По желанию можно включить в него дополнительные сведения, в частности срок действия режима коммерческой тайны или напоминание о необходимости не нарушать его, например фразу «строго конфиденциально».

Наносит гриф обычно лицо, уполномоченное на это положением о коммерческой тайне или приказом руководителя организации.

Если вы не нанесете гриф «коммерческая тайна» на носитель информации, вам будет сложнее привлечь лицо к ответственности за ее разглашение, поскольку гриф напрямую доказывает осведомленность лица в том, что оно имеет дело с секретными сведениями.

2. Доступ к информации, составляющей коммерческую тайну

Закон обязывает вас вести учет лиц, получивших доступ к информации, составляющей коммерческую тайну (п. 3 ч. 1 ст. 10 Закона о коммерческой тайне). В связи с этим рекомендуем указать в положении:

1) кто имеет доступ к информации. Удобнее указывать не имена конкретных работников, а должности, чтобы не пришлось менять положение в случае их увольнения.

Объем доступной информации может быть различным. Например, генеральный директор и главный бухгалтер, скорее всего, будут иметь доступ ко всей информации. Другим сотрудникам могут быть необходимы для работы только определенные сведения. Например, юрисконсульт должен иметь доступ к договорам, но ему вряд ли понадобится информация о ценообразовании.

Важно помнить: если работа с коммерческой тайной не предусмотрена трудовыми обязанностями работника, но тем не менее понадобилась ему, нужно получить его согласие на доступ к ней (ч. 2 ст. 11 Закона о коммерческой тайне);

2) как предоставляется и отменяется доступ к информации, составляющей коммерческую тайну. Например, для лиц, которые в силу своих трудовых обязанностей не работают с ней на постоянной основе, порядок получения доступа может включать следующие этапы:

• руководитель подразделения направляет генеральному директору заявку, в которой обосновывает необходимость предоставить лицу доступ к секретной информации с указанием необходимого периода доступа;

• после одобрения заявки лицо знакомится с положением о коммерческой тайне и подписывает соглашение о конфиденциальности, выражая этим свое согласие на работу с секретными сведениями;

• руководитель подразделения предоставляет информацию и контролирует ее использование.

3. Сохранность сведений, составляющих коммерческую тайну

Установите, как должны храниться различные носители, на которых содержится секретная информация. Например, бумажные документы должны находиться в отдельных помещениях (шкафах, сейфах и т.д.), доступ к которым имеют только определенные лица. Документы в электронной форме целесообразно защитить паролями, которые будут знать также только допущенные к этой информации лица.

Также рекомендуем назначить ответственных лиц — сотрудников, которые будет контролировать сохранность тех или иных сведений. Как правило, ими становятся руководители подразделений. Например, коммерческий директор может контролировать сохранность информации о ценообразовании, а руководитель отдела сбыта — о клиентской базе.

Для эффективного контроля рекомендуем закрепить в положении обязанность вести журнал учета, куда следует записывать все созданные и полученные вами документы, на которые распространяется режим коммерческой тайны.

Чтобы вовремя выявлять нарушения режима коммерческой тайны и недостатки в системе ее охраны, следует проводить плановые (например, раз в год) и внеплановые проверки того, как соблюдается данное положение. Их порядок и периодичность можно также установить в положении о коммерческой тайне.

4. Использование информации, составляющей коммерческую тайну

Укажите в положении о коммерческой тайне конкретные обязанности и запреты при использовании секретной информации.

Например, можно установить обязанность лиц:

• не сообщать пароли от файлов третьим лицам;

• немедленно информировать непосредственного руководителя об утрате носителей со сведениями, составляющими коммерческую тайну;

• при прекращении трудового или иного договора передать непосредственному руководителю все материальные носители, содержащие секретную информацию.

Также в положение можно включить запреты:

• использовать информацию, составляющую коммерческую тайну, в личных целях;

• копировать ее любым способом;

• использовать при работе с ней посторонние программы, адреса электронной почты, внешние съемные устройства;

• забирать из служебных помещений носители с информацией, составляющей коммерческую тайну.

5. Передача и предоставление информации, составляющей коммерческую тайну

Вы обязаны вести учет лиц, которым предоставили или передали информацию, составляющую коммерческую тайну (п. 3 ч. 1 ст. 10 Закона о коммерческой тайне). В связи с этим необходимо установить, что передача информации третьим лицам и ее предоставление государственным и муниципальным органам возможны только с письменного согласия руководителя организации и/или ее подразделения. Факт передачи или предоставления информации целесообразно фиксировать в специальном журнале учета.

Обратите внимание, что на документах, предоставляемых государственным органам или органам местного самоуправления, обязательно должен быть нанесен гриф «Коммерческая тайна» (ч. 4 ст. 6 Закона о коммерческой тайне). Без него будет сложно доказать, что переданные документы содержали коммерческую тайну.

6. Срок действия режима коммерческой тайны

Закон не предусматривает конкретный срок действия режима коммерческой тайны и не обязывает устанавливать его в положении о коммерческой тайне. Если вы не установите срок, работник будет обязан хранить секретность сведений бессрочно, в том числе и после прекращения действия трудового договора. Такой вывод следует из п. 2 ч. 3 ст. 11 Закона о коммерческой тайне.

Если какие-то сведения с течением времени теряют свою актуальность, вы можете установить срок действия режима коммерческой тайны только в отношении них.

Если срок действия режима еще не истек, но скрывать информацию больше нет необходимости, можно досрочно отменить режим коммерческой тайны решением руководителя. Тогда нужно будет исключить соответствующий вид информации из положения о коммерческой тайне и письменно уведомить допущенных к этой информации лиц об отмене режима. На документах и носителях, где стоял гриф «коммерческая тайна» можно поставить штамп или сделать запись «погашено». Тогда использующие их лица смогут увидеть, что информация, которая ранее была секретной, более таковой не является.

5.1 Герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования) воспроизводится на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации», законодательными и иными нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации и нормативными актами органов местного самоуправления.

Изображение герба (Государственного герба Российской Федерации, герба субъекта Российской Федерации, герба (геральдического знака) муниципального образования) помещается посередине верхнего поля бланка документа над реквизитами организации — автора документа на расстоянии 10 мм от верхнего края листа.

5.2 Эмблема организации, разработанная и утвержденная в установленном порядке, размещается в соответствии с нормативными правовыми актами на бланках: документов федеральных органов государственной власти (за исключением случаев, предусматривающих использование изображения Государственного герба Российской Федерации), территориальных органов федеральных органов государственной власти, государственных и негосударственных организаций. Изображение эмблемы помещается посередине верхнего поля бланка документа над реквизитами организации — автора документа, на расстоянии 10 мм от верхнего края листа.

5.3 Товарный знак (знак обслуживания), зарегистрированный в установленном законодательством порядке, воспроизводится на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации). Изображение товарного знака (знака обслуживания) помещается посередине верхнего поля бланка документа над реквизитами организации — автора документа или слева на уровне наименования организации — автора документа (допускается захватывать часть левого поля).

Наряду с товарным знаком (знаком обслуживания) на бланках документов может указываться коммерческое обозначение юридического лица.

5.4 Код формы документа проставляется на унифицированных формах документов в соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД) или локальным классификатором, располагается в правом верхнем углу рабочего поля документа, состоит из слов «Форма по» (наименование классификатора) и цифрового кода.

Пример

5.5 Наименование организации — автора документа на бланке документа должно соответствовать наименованию юридического лица, закрепленному в его учредительных документах (уставе или положении). Под наименованием организации в скобках указывается сокращенное наименование организации, если оно предусмотрено уставом (положением).

Над наименованием организации — автора документа указывается полное или сокращенное наименование вышестоящей организации (при ее наличии).

5.6 Наименование структурного подразделения — автора документа (в том числе филиала, отделения, представительства, коллегиального, совещательного или иного органа) используется в бланках писем и бланках конкретных видов документов соответствующих подразделений (органов) в соответствии с локальными нормативными актами и указывается под наименованием организации.

5.7 Наименование должности лица — автора документа используется в бланках должностных лиц и располагается под наименованием организации или наименованием территории (края, области, автономной области и др.), если документ издает руководитель органа власти субъекта Российской Федерации, муниципального образования. Наименование должности лица — автора документа указывается в соответствии с наименованием, приведенным в распорядительном документе о назначении на должность.

5.8 Справочные данные об организации указываются в бланках писем и включают: почтовый адрес организации (дополнительно может указываться адрес места нахождения юридического лица, если он не совпадает с почтовым адресом); номер телефона, факса, адрес электронной почты, сетевой адрес.

В состав справочных данных, за исключением бланков документов органов государственной власти, органов местного самоуправления, включаются: код организации по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО), основной государственный регистрационный номер организации (ОГРН) и идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на налоговый учет (ИНН/КПП).

5.9 Наименование вида документа указывается на всех документах, за исключением деловых (служебных) писем, располагается под реквизитами автора документа (наименованием организации, наименованием структурного подразделения, наименованием должности) (см. рис. В.6).

5.10 Дата документа соответствует дате подписания (утверждения) документа или дате события, зафиксированного в документе. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.

Дата документа записывается в последовательности — день месяца, месяц, год — одним из двух способов:

арабскими цифрами, разделенными точкой: 05.06.2016;

словесно-цифровым способом, например: 5 июня 2016 г.

5.11 Регистрационный номер документа — цифровой или буквенно-цифровой идентификатор документа, состоящий из порядкового номера документа, который, по усмотрению организации, может дополняться цифровыми или буквенными кодами (индексами) в соответствии с используемыми классификаторами (индексом дела по номенклатуре дел, кодом корреспондента, кодом должностного лица и др.).

На документе, составленном совместно двумя и более организациями, проставляются регистрационные номера документа, присвоенные каждой из организаций. Регистрационные номера отделяются друг от друга косой чертой и проставляются в порядке указания авторов в заголовочной части или преамбуле документа.

5.12 Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа включает регистрационный номер и дату входящего инициативного документа, на который дается ответ.

5.13 Место составления (издания) документа указывается во всех документах, кроме деловых (служебных) писем, а также докладных, служебных записок и других внутренних информационно-справочных документов.

Место составления (издания) документа не указывается в том случае, если в наименовании организации присутствует указание на место ее нахождения. Место составления (издания) документа указывается в соответствии с принятым административно-территориальным делением.

5.14 Гриф ограничения доступа к документу проставляется в правом верхнем углу первого листа документа (проекта документа, сопроводительного письма к документу) на границе верхнего поля при наличии в документе информации, доступ к которой ограничен в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Виды используемых в организации грифов ограничения доступа должны соответствовать законодательным и иным нормативным правовым актам Российской Федерации и должны быть закреплены в локальных нормативных актах. В состав грифа ограничения доступа к документу входит ограничительная надпись («Для служебного пользования», «Конфиденциально», «Коммерческая тайна» или др.), которая может дополняться номером экземпляра документа и другими сведениями в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Пример

5.15 Адресат используется при оформлении деловых (служебных) писем, внутренних информационно-справочных документов (докладных, служебных записок и др.).

Адресатом документа может быть организация, структурное подразделение организации, должностное или физическое лицо.

Реквизит «адресат» проставляется в верхней правой части документа (на бланке с угловым расположением реквизитов) или справа под реквизитами бланка (при продольном расположении реквизитов бланка). Строки реквизита «адресат» выравниваются по левому краю или центруются относительно самой длинной строки.

При адресовании документа руководителю (заместителю руководителя) организации указывается в дательном падеже наименование должности руководителя (заместителя руководителя), включающее наименование организации, фамилию, инициалы должностного лица.

Пример

При адресовании письма в организацию указывается ее полное или сокращенное наименование в именительном падеже.

Пример

При адресовании документа в структурное подразделение организации в реквизите «адресат» указывается в именительном падеже наименование организации, ниже — наименование структурного подразделения.

Пример

При адресовании письма руководителю структурного подразделения указывается в именительном падеже наименование организации, ниже — в дательном падеже наименование должности руководителя, включающее наименование структурного подразделения, фамилию, инициалы.

Пример

Перед фамилией должностного лица допускается употреблять сокращение «г-ну» (господину), если адресат мужчина, или «г-же» (госпоже), если адресат женщина.

Пример

При рассылке документа группе организаций одного типа или в структурные подразделения одной организации адресат указывается обобщенно.

Пример

При рассылке документа не всем организациям или структурным подразделениям под реквизитом «Адресат» в скобках указывается: «(по списку)».

Пример

В одном документе не должно быть более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается. При большем количестве адресатов составляется список (лист, указатель) рассылки документа, на каждом документе указывается один адресат или адресат оформляется обобщенно.

В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указываются в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2014 г. N 234.

Пример

Почтовый адрес может не указываться в документах, направляемых в высшие органы власти, вышестоящие организации, подведомственные организации и постоянным корреспондентам (за исключением направления писем указанным адресатам в конвертах с прозрачными окнами).

При адресовании документа физическому лицу указываются: фамилия, инициалы, почтовый адрес.

Пример

При отправке письма по электронной почте или по факсимильной связи (без досылки по почте) почтовый адрес не указывается. При необходимости может быть указан электронный адрес (номер телефона/факса).

Пример

5.16 Гриф утверждения проставляется на документе в случае его утверждения должностным лицом, распорядительным документом (постановлением, решением, приказом, распоряжением) или решением коллегиального органа.

Гриф утверждения размещается в правом верхнем углу первого листа документа. Строки реквизита выравниваются по левому краю или центруются относительно самой длинной строки.

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДАЮ, наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.

Пример

При утверждении документа распорядительным документом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), согласованного с наименованием вида утверждаемого документа, наименования распорядительного документа в творительном падеже, его даты, номера.

Пример

При утверждении документа коллегиальным органом, решения которого фиксируются в протоколе, в грифе утверждения указываются наименование органа, решением которого утвержден документ, дата и номер протокола (в скобках).

Пример

5.17 Заголовок к тексту — краткое содержание документа. Заголовок к тексту формулируется с предлогом «О» («Об») и отвечает на вопрос «о чем?»):

приказ (о чем?) о создании аттестационной комиссии;

приказ (о чем?) об утверждении штатного расписания;

письмо (о чем?) о предоставлении информации.

Заголовок к тексту оформляется под реквизитами бланка слева, от границы левого поля. В указах, постановлениях, решениях, приказах, издаваемых органами власти, заголовок к тексту может оформляться над текстом посередине рабочего поля документа и центруется относительно самой длинной строки.

Заголовок к тексту может не составляться, если текст документа не превышает 4 — 5 строк.

5.18. Текст документа составляется на русском языке как государственном языке Российской Федерации. В органах государственной власти, органах местного самоуправления, государственных учреждениях республик наряду с государственным языком Российской Федерации могут употребляться государственные языки республик. В деятельности государственных органов, организаций, предприятий и учреждений Российской Федерации используются государственный язык Российской Федерации, государственные языки республик и иные языки народов Российской Федерации.

(в ред. Изменения N 1, утв. Приказом Росстандарта от 14.05.2018 N 244-ст)

(см. текст в предыдущей редакции)

В тексте документа, подготовленном на основании законодательных или иных нормативных правовых актов, ранее изданных распорядительных документов, указываются их реквизиты:

— наименование вида документа, наименование организации — автора документа, дата документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту;

— наименование организации или должностного лица, утвердившего документ, дата утверждения документа.

Текст документа может содержать разделы, подразделы, пункты, подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Уровней рубрикации текста не должно быть более четырех.

В приказах текст излагается от первого лица единственного числа («приказываю»).

В документах коллегиальных и совещательных органов текст излагается от третьего лица единственного числа («коллегия… постановляет», «собрание… решило»).

Текст протокола излагается от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили», «решили»).

В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание ситуаций, анализ фактов или выводы (акт, справка), используется форма изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции…», «в состав управления входят…», «комиссия провела проверку…»).

В совместных документах текст излагается от первого лица множественного числа («приказываем», «решили»).

В деловых (служебных) письмах используются формы изложения:

— от первого лица множественного числа («просим направить…», «представляем на рассмотрение…»);

— от третьего лица единственного числа («министерство не возражает…», «общество считает возможным…»);

— от первого лица единственного числа («считаю необходимым…», «предлагаю рассмотреть…»), если письмо оформлено на должностном бланке.

В текстах документов употребляются только общепринятые аббревиатуры и графические сокращения.

При употреблении в тексте фамилий лиц инициалы указываются после фамилии.

В деловых (служебных) письмах могут использоваться:

— вступительное обращение:

Уважаемый господин Председатель!

Уважаемый господин Губернатор!

Уважаемый господин Прохоров!

Уважаемая госпожа Захарова!

Уважаемый Николай Петрович!

Уважаемая Ольга Николаевна!

Уважаемые господа!

В обращении по должности наименование должности пишется с прописной буквы, в обращении по фамилии инициалы лица не указываются.

— заключительная этикетная фраза:

С уважением, …

(Измененная редакция, Изм. N 1).

5.19 Отметка о приложении содержит сведения о документе (документах), прилагаемом к основному документу (в сопроводительных письмах, претензиях, актах, справках и других информационно-справочных документах) или о том, что документ является приложением к основному документу (в документах — приложениях к распорядительным документам, положениям, правилам, инструкциям, договорам, планам, отчетам и др. документам).

В сопроводительных письмах и других информационно-справочных документах отметка о приложении оформляется под текстом от границы левого поля следующим образом:

— если приложение названо в тексте:

— если приложение не названо в тексте или если приложений несколько, указывают названия документов-приложений, количество листов и экземпляров каждого приложения:

— если приложение (приложения) сброшюровано:

— если документ, являющийся приложением, имеет приложения с самостоятельной нумерацией страниц:

— если приложением является обособленный электронный носитель (компакт-диск, usb-флеш-накопитель и др.):

При этом на вкладыше (конверте), в который помещается носитель, указываются наименования документов, записанных на носитель, имена файлов.

В распорядительных документах (постановлениях, решениях, приказах, распоряжениях), договорах, положениях, правилах, инструкциях и других документах отметка о приложении оформляется следующим образом:

— в тексте документа при первом упоминании документа-приложения в скобках указывается: … (приложение) или … (приложение 1); перед номером приложения допускается ставить знак номера: … (приложение N 2);

— на первом листе документа-приложения в правом верхнем углу указывается:

Пример

Строки реквизита выравниваются по левому краю или центруются относительно самой длинной строки.

Если приложением к распорядительному документу является нормативный правовой акт или иной документ, утверждаемый данным распорядительным документом, на первом листе приложения проставляется отметка о приложении (без ссылки на распорядительный документ) и гриф утверждения, в котором указываются данные распорядительного документа, которым утвержден документ-приложение.

Пример

5.20 Гриф согласования документа проставляется на документах, согласованных органами власти, организациями, должностными лицами. Гриф согласования в зависимости от вида документа и особенностей его оформления может проставляться:

— на первом листе документа (если документ имеет титульный лист — на титульном листе) в левом верхнем углу на уровне грифа утверждения или под наименованием документа ближе к нижнему полю);

— на последнем листе документа под текстом;

— на листе согласования, являющемся неотъемлемой частью документа.

Гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, которым согласован документ (включая наименование организации), его собственноручной подписи, инициалов, фамилии, даты согласования.

Пример

Если согласование осуществляется коллегиальным органом, в грифе согласования указывают сведения об органе, согласовавшем документ, дате и номере протокола, в котором зафиксировано решение о согласовании. Если согласование осуществляется письмом, указывают: вид документа, организацию — автора документа, дату и номер письма.

Пример 1

Пример 2

5.21 Виза свидетельствует о согласии или несогласии должностного лица (работника) с содержанием проекта документа. Визой оформляется внутреннее согласование документа. Виза включает должность лица, визирующего документ, подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату визирования.

Пример

При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:

Пример

В организациях, применяющих системы электронного документооборота, согласование может проводиться в электронной форме согласно ГОСТ Р ИСО 15489-1.

В документах, подлинники которых хранятся в организации, визы проставляют на последнем листе документа под подписью, на обороте последнего листа подлинника документа или на листе согласования (визирования), прилагаемом к документу.

В исходящих документах визы проставляются на экземплярах документов, помещаемых в дело.

По усмотрению организации может применяться полистное визирование документа и его приложений.

5.22 Подпись включает: наименование должности лица, подписывающего документ, его собственноручную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия).

Пример

Если документ оформлен не на бланке, в наименование должности включается наименование организации. Допускается центровать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки.

Пример

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывается.

Пример

При подписании документа несколькими должностными лицами, занимающими разное положение, их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей иерархии занимаемых должностей.

Пример

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагаются на одном уровне.

Пример

В документах, составленных комиссией, в подписи указывается статус лица в составе комиссии.

Пример

При подписании документа лицом, исполняющим обязанности руководителя, подпись оформляется с указанием статуса должностного лица в соответствии с приказом (распоряжением).

Пример

или

При подписании документа лицом, имеющим право подписи в случае временного отсутствия руководителя, исправления в наименование должности и расшифровку фамилии уже подготовленного и согласованного проекта документа вносятся от руки или с использованием соответствующих штампов. Не допускается ставить косую черту, надпись «за» перед наименованием должности лица в подписи, если документ подписывает иное должностное лицо.

5.23 Отметка об электронной подписи используется при визуализации электронного документа, подписанного электронной подписью, с соблюдением следующих требований:

а) место размещения отметки об электронной подписи должно соответствовать месту размещения собственноручной подписи в аналогичном документе на бумажном носителе;

б) элементы отметки об электронной подписи должны быть видимыми и читаемыми при отображении документа в натуральном размере;

в) элементы отметки об электронной подписи не должны перекрываться или накладываться друг на друга;

г) элементы отметки об электронной подписи не должны перекрывать элементы текста документа и другие отметки об электронной подписи (при наличии).

Отметка об электронной подписи в соответствии с законодательством Российской Федерации включает фразу «Документ подписан электронной подписью», номер сертификата ключа электронной подписи, фамилию, имя, отчество владельца сертификата, срок действия сертификата ключа электронной подписи. Отметка об электронной подписи может включать изображение герба, эмблемы органа власти (организации), товарного знака (знака обслуживания) организации в соответствии с действующим законодательством.

Пример

5.24 Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подписи печатью в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Документы заверяют печатью организации. Печать проставляется, не захватывая собственноручной подписи лица, подписавшего документ, или в месте, обозначенном «МП» («Место печати»).

5.25 Отметка об исполнителе включает фамилию, имя и отчество исполнителя, номер его телефона. Отметка об исполнителе может дополняться наименованием должности, структурного подразделения и электронным адресом исполнителя.

Отметка об исполнителе оформляется на лицевой стороне последнего листа документа от границы левого поля или, при отсутствии места, на оборотной стороне внизу слева.

Пример

Отметка об исполнителе может оформляться как нижний колонтитул и печататься шрифтом меньшего размера.

5.26 Отметка о заверении копии оформляется для подтверждения соответствия копии документа (выписки из документа) подлиннику документа. Отметка о заверении копии проставляется под реквизитом «подпись» и включает: слово «Верно»; наименование должности лица, заверившего копию; его собственноручную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения копии (выписки из документа).

Пример

Если копия выдается для представления в другую организацию, отметка о заверении копии дополняется надписью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия («Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле N … за … год») и заверяется печатью организации.

Для проставления отметки о заверении копии может использоваться штамп.

5.27 Отметка о поступлении документа служит для подтверждения факта поступления документа в организацию и включает дату поступления и входящий регистрационный номер документа. При необходимости отметка о поступлении может дополняться указанием времени поступления в часах и минутах и способа доставки документа.

Отметка о поступлении документа может проставляться с помощью штампа.

5.28 Резолюция содержит указание по исполнению документа. Резолюция оформляется на свободном месте рабочего поля документа, на бланке резолюции или вносится непосредственно в систему электронного документооборота.

Резолюция включает: фамилию, инициалы исполнителя (исполнителей), поручение по документу, при необходимости — срок исполнения, подпись лица, вынесшего резолюцию, дату резолюции.

Пример

5.29 Отметка о контроле свидетельствует о постановке документа на контроль, проставляется штампом «Контроль» на верхнем поле документа.

5.30 Отметка о направлении документа в дело определяет место хранения документа после завершения работы с ним и включает: слова «В дело», индекс дела по номенклатуре дел, в которое помещается документ на хранение, с указанием года, должности лица, оформившего отметку, подписи, даты.

Пример

Отметка о направлении документа в дело может дополняться краткими сведениями о характере исполнения документа.

Юлия Вощинина, юрист, входит в топ-1000 менеджеров России