Какой реквизит не входит в формуляр приказа по основной деятельности тест

Помощь студентам
Онлайн тесты
Документоведение и делопроизводство
Тест с ответами по теме основы документации

Тест по теме «Тест с ответами по теме основы документации»

Обновлено: 28.04.2021
137 348

40 вопросов

Выполним любые типы работ

Дипломные работы
Курсовые работы
Рефераты
Контрольные работы
Отчет по практике
Эссе

Узнай бесплатно стоимость работы

Мы поможем сдать на отлично и без пересдач

Контрольная работа

от 1 дня
/

от 100 руб
Курсовая работа

от 5 дней
/

от 1800 руб
Дипломная работа

от 7 дней
/

от 7950 руб
Реферат

от 1 дня
/

от 700 руб
Онлайн-помощь

от 1 дня
/

от 300 руб

Нужна помощь с тестами?

Оставляй заявку — и мы пройдем все тесты за тебя!

Источник

Судя по количеству поступающих вопросов, тема приказов в организации является поистине неисчерпаемой. В этой статье рассмотрим три вида приказов: по основной, административно-хозяйственной деятельности и по личному составу. Определим различия между ними и разберем случаи, когда несколько неверно сформулированных фраз могут превратить один вид приказа в другой.

ТРИ ВИДА ПРИКАЗОВ

Наш словарик

Приказ – правовой акт, принимаемый руководителем организации, действующим единолично, в целях регулирования деятельности организации[1].

Пожалуй, из всех возможных распорядительных документов организации приказ используется чаще всего. Большинство решений руководителя оформляется именно им.

Приказы делятся на три вида только в одном нормативном документе по делопроизводству – в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, в ред. от 16.02.2016, далее – Перечень 2010). Перечислим виды приказов со сроками хранения (Таблица):

Таблица

Виды приказов со сроками хранения по Перечню 2010

Вид приказа	Срок хранения	Примечание
По основной (профильной) деятельности	Постоянно	Для организаций, не являющихся источниками комплектования государственных (муниципальных) архивов, срок хранения документов «Постоянно» не может быть менее 10 лет. На это указывает сноска к графе 3 Перечня 2010
По личному составу	75 лет, если приказ создан до 2003 года; 50 лет, если приказ создан после 1 января 2003 года[2]	5 лет для приказов: – о дисциплинарных взысканиях; – ежегодных оплачиваемых отпусках; – об отпусках в связи с обучением; – о дежурствах; – краткосрочных внутрироссийских и зарубежных командировках
По административно-хозяйственным вопросам

Вид приказа

Срок хранения

Примечание

По основной (профильной) деятельности

Постоянно

Для организаций, не являющихся источниками комплектования государственных (муниципальных) архивов, срок хранения документов «Постоянно» не может быть менее 10 лет. На это указывает сноска к графе 3 Перечня 2010

По личному составу

75 лет, если приказ создан до 2003 года;

50 лет, если приказ создан после 1 января 2003 года[2]

5 лет для приказов:

– о дисциплинарных взысканиях;

– ежегодных оплачиваемых отпусках;

– об отпусках в связи с обучением;

– о дежурствах;

– краткосрочных внутрироссийских и зарубежных командировках

По административно-хозяйственным вопросам

Пренебрегать установленными Перечнем 2010 сроками хранения документов не рекомендуется. В соответствии с решением Высшего арбитражного суда РФ от 21.02.2012 № 14589/11 они являются обязательными для всех организаций.

ПРИКАЗ = РАСПОРЯЖЕНИЕ?

Распоряжение – 1) правовой акт, издаваемый единолично руководителем органа государственной власти, организации в целях разрешения оперативных вопросов;

2) то же, что и приказ[3].

Что такое «оперативные вопросы», нигде не уточняется. В соответствии с Перечнем 2010 распоряжение хранится в течение тех же сроков, что и приказы, и делится на те же виды. На практике в некоторых организациях единоличные решения директора оформляются распоряжениями, а не приказами. Это допустимо.

РЕКВИЗИТЫ ПРИКАЗА

В соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», вне зависимости от вида, в приказе должен быть набор обязательных реквизитов.

Отметка об ознакомлении с документом не является реквизитом по ГОСТу, но обязательно оформляется в приказах по личному составу. Работник ставит подпись в специально отведенном для этого поле:

Или оформляет отметку от руки:

Последний вариант оформления встречается чаще, поскольку считается доказательством ознакомления.

Если в организации действует система электронного документооборота, с приказами по основной деятельности и АХД работников под роспись не ознакамливают.

Прием в работу задания автоматически означает ознакомление с ним.

Что касается оформления и структуры текста, то здесь наблюдаются различия, обусловленные видом создаваемого приказа.

ПРИКАЗЫ ПО ОСНОВНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

Приказы по основной деятельности призваны регулировать основные направления деятельности организации. Срок их хранения – «постоянно» или как минимум 10 лет для организаций, не являющихся источниками комплектования госархивов.

Перечислить видовой состав приказов по основной деятельности невозможно: он зависит от сферы деятельности организации. Однако можно выделить категории приказов, которые встречаются, пожалуй, в каждой организации. Перечислим категории и приведем примеры заголовков приказов.

•Утверждение, введение в действие, изменение локальных нормативных актов:

– «Об утверждении Инструкции по делопроизводству»;

– «Об утверждении Номенклатуры дел на 2018 год»;

– «О внесении изменений в Правила внутреннего трудового распорядка».

•Создание, реорганизация, ликвидация и регулирование деятельности структурных, обособленных подразделений организации:

– «О создании Канцелярии»;

– «О ликвидации филиалов “Западный” и “Южный” и создании макрорегиона “Юго-Запад”»;

– «Об утверждении Положения об архиве».

•Проведение мероприятий для решения производственных вопросов:

– «О проведении аудита делопроизводства»;

– «О проведении экспертизы ценности документов»;

– «Об утверждении Графика приема-передачи документов в архив».

•Решение оперативных вопросов по профилю деятельности структурных подразделений:

– «О проведении Дня охраны труда»;

– «О разработке рекламной кампании серии косметических средств “Утро в Скандинавии”»;

– «О доступе автотехники на склад».

И конечно, приказ по основной деятельности не содержит отличительных признаков приказов по личному составу и по административно-хозяйственным вопросам, о которых мы будем говорить далее.

ПРИКАЗЫ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ

Выделить приказы по личному составу среди прочих очень просто. Определение этого понятия содержится в ст. 3 Федерального закона № 125-ФЗ:

К приказам по личному составу относятся:

•приказ о приеме на работу;

•расторжении трудового договора (увольнении);

•предоставлении отпуска;

•возложении обязанностей;

•премировании;

•переводе;

•направлении в командировку и т.д.

По унифицированной форме. Формы некоторых приказов по личному составу унифицированы. Несмотря на то что они утверждены на государственном уровне[4], пользоваться ими не обязательно[5], но желательно. К ним у проверяющих из Государственной инспекции по труду точно не будет претензий – разумеется, при условии корректного заполнения.

Унифицированные формы приказов (распоряжений) по личному составу, которые успешно используются в течение многих лет, следующие:

•о приеме работника на работу – форма № Т-1;

•приеме работников на работу – форма № Т-1а;

•переводе работника на другую работу – форма № Т-5;

•переводе работников на другую работу – форма № Т-5а;

•предоставлении отпуска работнику – форма № Т-6 (Пример 1);

•предоставлении отпуска работникам – форма № Т-6а;

•прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) – форма № Т-8;

•прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении) – форма № Т-8а;

•направлении работника в командировку – форма № Т-9;

•направлении работников в командировку – форма № Т-9а;

•поощрении работника – форма № Т-11;

•поощрении работников – форма № Т-11а.

По форме приказов по основной деятельности и АХД. Некоторые секретари и даже кадровики почему-то считают приказами по личному составу только те, что создаются по унифицированным формам. Приказы, которые оформляются по форме приказов по основной деятельности, они именуют как угодно, в лучшем случае – «кадровые», а иногда и «по основной деятельности». Это может привести к нежелательным последствиям для организации.

Обратите внимание: возложение обязанностей, изменение фамилии, сверхурочная работа, перенос отпуска и множество других приказов по личному составу, для которых отсутствует унифицированная форма Госкомстата, – это все равно приказы по личному составу! И дело должно быть названо соответствующим образом.

Приказы по личному составу, для которых нет унифицированной формы, оформляются так же, как и приказы по основной деятельности и АХД. Текст приказа состоит из констатирующей части (преамбулы) и распорядительной. В приказе по личному составу обязательно должна присутствовать ссылка на основание (Пример 2).

ПРИКАЗЫ ПО АДМИНИСТРАТИВНО-ХОЗЯЙСТВЕННОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

Что такое АХВ? Что входит в круг «административно-хозяйственных вопросов», сказать сложно. На выручку вновь приходит Перечень 2010, а именно – раздел 10 «Административно-хозяйственные вопросы», который состоит из подразделов:

•соблюдение правил внутреннего распорядка деятельности;

•эксплуатация зданий, помещений;

•транспортное обслуживание, внутренняя связь;

•обеспечение безопасности организации.

Таким образом, приказы организации, посвященные вышеперечисленным вопросам, будут считаться приказами по АХД со сроком хранения 5 лет. Кроме Перечня 2010 руководствоваться нечем: другого нормативного или методического документа по делопроизводству, который содержал бы перечень административно-хозяйственных вопросов, нет.

Если приказы по личному составу отделить от остальных довольно легко, то с приказами по административно-хозяйственным вопросам часто возникают трудности. Многие секретари решают проблему кардинально: просто не выделяют эти приказы в отдельное производство и все, что не по личному составу, относят к основной деятельности. Такой подход, по крайней мере, исключает ошибку и несвоевременное уничтожение приказа по основной деятельности, неверно отнесенного к АХД. Если приказов в организации не много и их решено хранить только 10 лет (потому что организация – не источник комплектования госархива), то указанный способ вполне имеет право на существование.

Судя по списку административно-хозяйственных вопросов, приведенному в разделе 10 Перечня 2010, ситуаций, в которых издается приказ по АХД, множество. Так, приказами по АХД могут быть:

•приказ о допуске работников/техники на объекты организации (Пример 3);

•об определении места для курения;

•о переходе на электронную пропускную систему;

•ремонте помещений;

•об организации закупки мебели, оргтехники, бытовых товаров, расходных материалов для офиса;

•организации транспортировки мебели, оргтехники, документов при переездах;

•организации клинингового обслуживания (комплексного или разового);

•о закреплении автотранспорта за водителями и должностными лицами;

•выделении транспортных средств для решения различных задач;

•выделении корпоративных телефонных номеров работникам, установлении лимита разговоров;

•проведении инструктажа по ГО и ЧС;

•об охране объектов и т.д.

Привести исчерпывающий список, как и в случае с приказами по личному составу, невозможно.

АХД или нет? Используем шпаргалку. В Примере 3 показана обычная ситуация:

«Прогоним» этот приказ по четырем обязательным критериям (см. врезку «Как определить приказ по АХД: шпаргалка»):

1) относится к административно-хозяйственному вопросу «Соблюдение правил внутреннего распорядка деятельности» (раздел 10.1 Перечня 2010);

2) не утверждает и не вносит изменения в ЛНА организации;

3) не содержит решений по управлению персоналом. Да, в нем перечислены работники, которые придут в нерабочее время, но выход на работу в субботу был оформлен отдельным приказом по личному составу, с указанием вознаграждения и собственноручно написанным согласием каждого. В нашем приказе просто перечислены фамилии сотрудников, которые должны пройти проходную. На каких условиях они это делают, начальника службы безопасности не касается;

4) не содержит персональных данных. Должность и Ф.И.О. начальника службы охраны присутствуют в тексте приказа с единственной целью – указать работника, которому поручено задание.

Таким образом, приказ относится к АХД (обеспечение безопасности организации) и является разовым. «Постоянно»[6], а тем более 50 лет в архиве ему делать нечего.

ОСОБЕННОСТИ ОФОРМЛЕНИЯ ТЕКСТОВ ПРИКАЗОВ

Текст приказа состоит из двух частей. Текст приказа, если только документ не составляется по утвержденной Госкомстатом форме, всегда имеет четкую структуру. Он делится на две части: констатирующую и распорядительную. Друг от друга части отделяются словом «ПРИКАЗЫВАЮ» (см. Примеры 2 и 3).

Управленческие решения в приказе нумеруются. Если решения оформить как маркированный список, то сослаться на какой-то из пунктов распорядительного документа в этом случае будет невозможно. Пунктов просто нет. Есть точки, галочки или другие знаки, в зависимости от того, что нравится секретарю. А сослаться на точку довольно затруднительно. Для сравнения приведем два варианта оформления распорядительной части текста приказа:

Текст приказа излагается от первого лица. Часто секретарей смущает необходимость формулировать управленческое решение руководителя от первого лица и употреблять такие фразы, как: «ПРИКАЗЫВАЮ», «подготовить проект и представить мне на утверждение», «контроль оставляю за собой» и т.д. Однако именно так и должен оформляться распорядительный документ, издаваемый в условиях единоначалия. Несмотря на то что автором текста приказа почти всегда является рядовой сотрудник организации, документ издается от имени руководителя, отсюда и грамматическая форма первого лица единственного числа.

КАК ТЕКСТ ПРИКАЗА МЕНЯЕТ ЕГО ВИД

Составляя приказ, секретарь должен с самого начала понимать, приказ какого вида он создает. Текст приказа может повлиять на его вид, а значит, и на срок хранения.

Из АХД в приказ по личному составу. Выше мы привели пример приказа по административно-хозяйственной деятельности (см. Пример 3) о допуске работников на территорию предприятия в нерабочее время. Теперь на этом же примере покажем, как при неправильном оформлении приказ по АХД превращается в приказ по личному составу.

Для этого достаточно поместить в текст документа всего одно управленческое решение (Антипример 1 к Примеру 3).

Антипример можно усугублять до бесконечности: написать о вознаграждении, за которое работники выходят на работу в субботу, собрать здесь же их согласия, подписи об ознакомлении и т.д.

…и обратно. Может быть и обратная ситуация: полноценный приказ по личному составу по ошибке может быть дополнен заданием о допуске (Антипример 2 к Примеру 3). Это тоже не-верно. Здесь смешиваются два вида приказов: один – с пятидесятилетним, другой – с пятилетним сроком хранения. Дополнительно у проверяющих может возникнуть вопрос, касающийся управления персональными данными работников: давал ли начальник службы безопасности обязательство о неразглашении, имеет ли он право знать, кто и за какое вознаграждение выходит на работу в нерабочий день? А за небрежность в отношении персональных данных в последнее время штрафуют очень серьезно.

Единственным верным решением в этой ситуации с выходом на работу бухгалтеров было бы издать два отдельных приказа: первый – по личному составу («Об организации работы в выходной день») и второй – по АХД («О допуске работников»).

[1] Словарь видов и разновидностей современной управленческой документации. Росархив, ВНИИДАД. М., 2014.

[2] Статья 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «об архивном деле в Российской Федерации» (в ред. от 18.06.2017, далее – Федеральный закон № 125-ФЗ).

[3] Словарь видов и разновидностей современной управленческой документации. Росархив, ВНИИДАД. М., 2014.

[4] Утверждены постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.

[5] С 1 января 2013 года формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению.

[6] Не менее 10 лет (если организация не является источником комплектования госархива).

Статья опубликована в журнале «Секретарь-референт» № 10, 2017.

Источник

Анализ правил оформления всех реквизитов приказа, которые заложены в ГОСТ Р 7.0.97-2016 и Методических рекомендациях по его применению: с подсказками, какие их предписания выполнять не стоит и почему, что появилось нового, а что можно продолжать делать «по старинке».
Дали минимально необходимую классификацию приказов – как их разделять на документопотоки, чтобы обеспечить правильную регистрацию.
Объяснили, какие шрифты теперь нужно использовать и где их взять, с каким межстрочным интервалом печатать приказы. Показали возможный состав метаданных.

Продолжаем изучать Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 7.0.97-2016¹, в которых закрепляются и правила оформления реквизитов организационно-распорядительных документов, и требования к их тексту. Особенности оформления реквизитов распорядительных документов (в т.ч. приказов) отражены буквально в каждом разделе Методических рекомендаций, а правила формулирования их текстов изложены в отдельном пункте 5.5. Но эти особенности проработаны в Методических рекомендациях для приказов, издаваемых по основной и административно-организационной деятельности.

Формуляр и особенности текстов приказов по личному составу Методические рекомендации не рассматривают и не делают никаких ссылок, очевидно, отдавая эти проблемы «на откуп» утвержденному Госкомстатом России в 2004 г. альбому форм первичной учетной документации (подсистема «Учет труда», формы документов с индексом «Т»), несмотря на то что ГОСТ Р 7.0.97-2016 распространяется на весь класс организационно-распорядительных документов 0200000, включенных в ОКУД (ОК 011-93).

В практике документирования до настоящего времени используется в качестве основного определение приказа как вида документа, закрепленное еще в Единой государственной системе делопроизводства (М., 1974):

Приказ – правовой акт, издаваемый руководителем органа управления (его структурного подразделения), действующим на основе единоначалия, в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед данным органом.

В этом определении отражены основные особенности приказа:

его имеет право издавать только первый руководитель организации (единоличный исполнительный орган, обычно именуемый генеральным директором).
А если право издания приказов предоставляется (делегируется) заместителям или руководителям структурных подразделений (территориально обособленных филиалов, цехов), то в соответствующем приказе о делегировании (или в доверенности руководителю филиала) устанавливается конкретный перечень вопросов, ситуаций, а также разновидности приказов, право подписания которых предоставляется этим лицам;
приказы обеспечивают прежде всего важнейшие управленческие функции, которые находятся в зоне ответственности первого руководителя²;
в приказе отражается принцип единоначалия (единоличного принятия решений), которому в тексте документа соответствует термин делового стиля «ПРИКАЗЫВАЮ:».

Приказы должны строго соответствовать действующему законодательству и учредительным документам организации.

Напомним вам о классификации приказов. Они должны быть разделены на первом этапе (самом верхнем уровне) на документопотоки с учетом значимости управленческих решений (вопросов деятельности) и сроков хранения (что предусматривает концепция управления документами). Их общепринятая классификация показана в Схеме 1.

Схема 1. Классификация приказов

К ней можно добавить, что приказы собственно по основной деятельности и по административно-хозяйственным вопросам подразделяются также:

на инициативные, которые издаются в рамках зон ответственности первого руководителя и уполномоченных им должностных лиц, и
изданные во исполнение прямых требований действующего законодательства, нормативных правовых актов, документов вышестоящих органов, контролеров и регуляторов.

Приказы по основной деятельности (и административно-хозяйственным вопросам) практически идентичны по составу реквизитов и структуре текста. Очевидно, поэтому Методические рекомендации обобщенно рассматривают требования к их оформлению, лишь изредка конкретизируя особенности изложения текстов.

Типовой формуляр приказа

Приказ может оформляться:

на общем бланке организации,
специально разработанном бланке приказа (в т.ч. должностного лица) или
на листе бумаги формата А4 с расположением реквизитов по образцу общего бланка.

При этом реквизиты бланка могут быть расположены следующими способами:

угловым или продольным (сравните Примеры 2 и 3) и
центрованным (Пример 3) или флаговым (в этом случае все реквизиты бланка печатаются сразу от границы левого поля).

Правда, совместные приказы всегда оформляются на чистых листах бумаги с продольным расположением реквизитов.

Если приказы издаются в организации чаще 200 раз в год, то экономически целесообразно разработать и применять специальный бланк приказа, изготовленный в бумажной форме типографским способом или электронную модель бланка (раздел 6 Методических рекомендаций), на основе которой проектируются формы (модели бланков) для просмотра и печати. Бланки проектируются с учетом пореквизитного анализа приказа.

Пример 1. Продольное расположение реквизитов заголовочной части приказа

Пример 2. Продольное расположение реквизитов заголовочной части приказа

Пример 3. Угловое центрированное расположение реквизитов заголовочной части приказа

В типовой формуляр приказа входят следующие реквизиты.

1. Наименование организации – автора документа с указанием ее организационно-правовой формы в соответствии с уставом или положением о ней. Сокращенное наименование, также закрепленное в уставе, является факультативным.

Факультативными являются также изображения:

Государственного герба РФ и гербов субъектов РФ, использование которых регламентируется соответствующими федеральным конституционным законом и законами субъектов РФ, а также положениями об органах управления и уставами муниципальных образований;
эмблемы или товарного знака.

«Фирменный» стиль организации, элементом которого являются бланки документов, утверждается приказом первого руководителя.

2. Наименование структурного подразделения – автора документа указывается строкой ниже наименования организации в бланках приказов филиалов, отделений и представительств, если их руководителям первый руководитель организации делегировал право издания приказов (это факультативный реквизит).

3. Наименование должности лица – автора документа оформляется через 1 пустую строку ниже наименования организации и только в бланке приказа должностного лица. Данный вид бланка может быть разработан для тех руководителей, которые уполномочены издавать подобные документы (для первого руководителя и, возможно, для других топ-менеджеров).

4. Название вида документа «ПРИКАЗ» всегда оформляется на отдельной строке прописными буквами. Методические рекомендации допускают его печать вразрядку или без нее (сравните Примеры 1 и 2). При этом практический опыт давно подтвердил, что лучшее оформление – вразрядку центрованным способом (посередине строки) как при продольном, так и при угловом расположении реквизитов.

5. Дата приказа обычно является датой его подписания и вступления в силу. Методические рекомендации одинаково допускают цифровой и буквенно-цифровой способы оформления данного реквизита (10.12.2019³ и 10 декабря 2019 г.), но в примерах оформления заголовочной части приказов приводят только буквенно-цифровой вариант.

ГОСТ Р 7.0.97-2016 (в отличие от предшествующего ГОСТ Р 6.30-2003) рекомендует при буквенно-цифровом способе число месяца указывать без нуля в начале, если оно состоит из одной цифры, т.е. «1 октября 2019 г.». Ранее рекомендовалось оформлять «01 октября 2019 г.» для защиты реквизита от фальсификации путем добавления перед единицей другой цифры, преврающей дату в 11, 21 или 31 октября.

Считаем, что конкретный способ должен устанавливаться самой организацией и закрепляться в Инструкции по делопроизводству или ином локальном нормативном акте⁴.

6. Регистрационный номер (индекс) присваивается приказам в пределах соответствующих документопотоков. Вот самые распространенные принципы идентификации приказов в пределах документопотоков:

приказы по основной деятельности могут иметь порядковый номер без добавления буквенного или цифрового индекса (№ 77), а приказам по административно-хозяйственным вопросам и по личному составу он добавляется (№ 77-адм и № 77-лс);
довольно часто в регистрационном номере отражают номер дела, куда потом будет подшит документ, тогда приказ по основной деятельности может получить индекс № 77/01-08, по административно-хозяйственным вопросам – № 77/01-09, по личному составу со сроком хранения 50 лет – № 77/04-10, а со сроком хранения 5 лет – № 77/04-11.

Возможна и большая детализация документопотоков. Минимально необходимое разделение приказов на документопотоки (в зависимости от регулируемых вопросов и сроков хранения) показано на Схеме 1.

Некоторые организации классифицируют свои приказы только на кадровые и по основной деятельности без учета сроков хранения. Если на этом остановиться и не выделять приказы хотя бы постоянного хранения, 50- летнего и 5-летнего хранения, то потом повышается трудоемкость обработки дел с приказами перед их сдачей в архив и выделением их части к уничтожению либо увеличиваются затраты из-за максимально длительного хранения всех приказов.

7. Место составления или издания приказа, как правило, соответствует месту нахождения исполнительного органа организации, зафиксированному в уставе (в положении о филиале или представительстве). Обозначения и сокращения должны соответствовать установленному административно-территориальному делению и общепринятым сокращениям географических названий. Методические рекомендации по-прежнему подтверждают, что «при указании в качестве места составления (издания) документа городов федерального значения (Москва, Санкт-Петербург, Севастополь) слово «город» в сокращенном написании («г.») не указывается. Сокращение «г.» не указывается также для городов, в названии которых содержится слово «город»/«град»: Белгород, Калининград, Новгород и т.п. Сравните Примеры 1 и 2.

8. Заголовок к тексту в приказе в настоящее время является обязательным реквизитом (особенно при применении СЭД). Но в течение некоторого времени он подпадал под правило: если объем текста приказа не превышал 4-5 строк, то заголовок к нему мог не формулироваться. Остальные же правила составления заголовка к тексту приказа соблюдаются даже

с усиленным вниманием – в Методических рекомендациях они сформулированы кратко:

заголовок должен отвечать на вопрос «о чем?» и состоять из одной фразы;
многословный заголовок, состоящий из нескольких строк, печатают через один межстрочный интервал;
в конце заголовка точка не ставится, заголовки не заключаются в кавычки и не подчеркиваются;
возможно выделение заголовка полужирным шрифтом.

Методические рекомендации допускают в приказах с продольным расположением реквизитов заголовок оформлять над текстом посередине рабочего поля документа (центрировать) – как показано в Примере 2. Эта новая рекомендация обеспечивает оптимальное зрительное восприятие документа.

А в своем ЛНА вы можете к предписаниям Методических рекомендаций об оформлении заголовка к тексту приказа добавить следующие правила:

Пример 4. Правила оформления заголовка к тексту приказа в Инструкции по делопроизводству или ином ЛНА

Заголовок должен кратко и точно отражать цель издания документа (отражать главную мысль текста и контекст, т.е. конкретное решение и управленческую ситуацию, в которой оно принимается).

Сначала составляется текст документа, разрабатывается управленческое решение и только потом к тексту формулируется заголовок.

Заголовок не может быть многословным, максимальный его объем не должен превышать 5 строк⁵.

Заголовок оформляется от границы левого поля через 1 пустую строку (2 межстрочных интервала) после реквизита «место издания». После заголовка до текста отступ составляет 2 пустые строки (3 межстрочных интервала).

9. Текст. Требования к структуре приказа и некоторым речевым моделям сформулированы в специальном разделе 6 Методических рекомендаций, его мы рассмотрим подробно далее.

10. Подпись должностного лица, в состав которой входит наименование должности, личный росчерк и расшифровка подписи (Пример 5), оформляется на бумажных документах.

Если электронный документ подписан электронной подписью, то отметка о такой транзакции оформляется несколько иначе: личный росчерк отсутствует, зато добавляется дата и время этой операции. Рекомендуем также добавлять в нее название действия («подписал» или «подписано»), рядом с фамилией порой указывают не два инициала, а полностью имя. См. Пример 6. Такой электронной подписью, поддерживаемой СЭД организации, подписываются в основном приказы по административно-хозяйственным вопросам, имеющие срок хранения 5 лет, которые могут в течение этого времени существовать в статусе аутентичного электронного оригинала.

Пример 5. Подпись на бумажном приказе

Пример 6. Отметка об электронной подписи (опыт лучших практик)

Фрагмент документа

Пример отметки об электронной подписи из п. 5.23 ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов»

Методические рекомендации приводят пример оформления реквизита 23 «Отметка об электронной подписи», который введен ГОСТ Р 7.0.97-2016. Пункт 4.23 Методических рекомендаций только повторяет то, что сказано в п. 5.23 ГОСТ Р 7.0.97-2016. А тот в свою очередь заимствовал формулировки и образец из совместного приказа Минкомсвязи России и ФСО России от 27.05.2015 № 186/258 «Об утверждении Требований к организационно-техническому взаимодействию государственных органов и государственных организаций посредством обмена документами в электронном виде». Но данные требования разрабатывались и обязательны для МЭДО (система межведомственного электронного документооборота как доверенная среда), а в СЭД организаций визуализация отметки об электронной подписи уже давно оформляется с обозначением транзакции (как в Примере 6), что предусмотрено и п. 41 Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утв. постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477). Но в большинстве СЭД ИТ-компании тем не менее «рисуют» отметку об электронной подписи по ГОСТ 7.0.97-2016 на тех традиционных площадях (местах), где должна оформляться собственноручная подпись должностного лица – между наименованием должности и расшифровкой подписи. Считаем, что до внесения изменений в Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи», которые ожидаются в ближайшее время, не следует прямо применять положения п. 4.23 Методических рекомендаций.

11. Проекты приказов подлежат обязательному согласованию с заинтересованными лицами и подразделениями. Визы оформляются на проекте приказа ниже оформленных частей реквизита «подпись», начиная

с лицевой стороны документа или на отдельном листе согласования. Методические рекомендации установили следующие правила размещения виз на проекте приказа (п. 4.21):

на последнем листе документа под подписью;
на обороте последнего листа подлинника документа;
на листе согласования (визирования), прилагаемом к документу. В организациях, применяющих СЭД, согласование может проводиться в электронной форме, и тогда лист согласования можно распечатать оттуда. В Методических рекомендациях приводится пример традиционного листа согласования, на котором визы собираются «вручную». Причем в этом примере не предусмотрено указание структурного подразделения-инициатора и непосредственного исполнителя, не приведен заголовок к тексту проекта приказа и почему-то сразу обозначены дата и номер приказа, которые фактически на листе согласования оформляются только после подписания приказа руководителем и после регистрации.

Замечания к проекту приказа визирующий может оформить:

на отдельном листе (как служебную записку или назвав просто «замечания») либо
в составе самой визы, но кратко сформулировав их суть:

Пример 7. Виза (внутреннее согласование)

Фрагмент документа

Пример из п. 4.21 Методических рекомендаций по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов»

Обратите внимание, что в Методических рекомендациях отражен вопрос формирования дел с приказами, если их согласование осуществляется с помощью отдельных от проекта и специально оформляемых документов:

лист согласования оформляется, если согласующих лиц больше 5–6;
лист согласования прикрепляется к приказу и вместе с ним подшивается в дело.

Зафиксирован и важный управленческий аспект: «лица, не согласные с предложением, изложенным в документе, не имеют права отказываться от визирования».

Эти правила рекомендуем отразить в Инструкции по делопроизводству или в ином специальном ЛНА.

Наконец, Методические рекомендации, не раскрывая причин включения этой разновидности визы в ГОСТ Р 7.0.97-2016, говорят, что «по усмотрению организации может применяться полистное визирование документа и его приложений – с проставлением визы на обороте каждого листа документа». Подобное парафирование проекта документа давно применяется в практике договорной работы.

Шрифты и отступы между реквизитами

При оформлении приказов и проектировании их бланков необходимо обратить внимание на технику их изготовления. Методические рекомендации описывают шрифты и интервалы:

Фрагмент документа

Методические рекомендации по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов»

3.3. Для изготовления документов используются свободно распространяемые шрифты по выбору организации, входящие в стандартный пакет офисного программного обеспечения.

Размер шрифта – № 12-14.

При составлении таблиц допускается использование шрифтов меньших размеров (до № 10, 11).

В Инструкции по делопроизводству рекомендуется установить единую гарнитуру шрифта для всех организационно-распорядительных документов.

3.4 Таблицы и графики могут располагаться на листе бумаги с использованием альбомной ориентации страницы.

3.5. Абзацный отступ текста документа – 1,25 см.

Заголовки разделов и подразделов печатаются с абзацным отступом или центрируются по ширине текста.

3.6. Многострочные реквизиты печатаются через один межстрочный интервал, составные части реквизитов могут отделяться дополнительным интервалом.

Длина самой длинной строки реквизита при угловом расположении реквизитов не более 7,5 см.

Длина самой длинной строки реквизита при продольном расположении реквизитов не более 12 см.

Строки реквизитов выравниваются по левой границе зоны расположения реквизита или центрируются относительно самой длинной строки.

Мнение эксперта

Наталия Лобанова, главный редактор журнала «Делопроизводство и документооборот на предприятии»

Упоминания конкретных шрифтов (привычных большинству Times New Roman «с засечками» и «рубленного» Arial) в Методических рекомендациях нет. И это не случайно:

разработчик этих шрифтов компания Monotype Imaging дозволяет их использовать в программных продуктах в некоммерческих целях, а также на компьютерах с лицензией Windows в любом качестве;
на сайтах по продаже шрифтов, в т.ч. на сайте https://fonts.google.com, эти шрифты продаются – имеют цену;
после введения санкций против России компания Monotype запретила использование своих шрифтов для передачи данных электронным способом с компьютера на компьютер, правда, не совсем понятно – только для госструктур или для всей страны в целом.

Глядя на этот «букет» в России были спешно разработаны отечественные свободно распространяемые шрифты. «PT Astra Serif и PT Astra Sans… по словам их создателей, являются полными метрическими аналогами Times New Roman. Это значит, что их применение не приведет к искажению документов, набранных в Times New Roman… Каждый шрифт представлен в 4 начертаниях – обычный, курсив, полужирный курсив и полужирный»⁶. PT Astra Serif и PT Astra Sans распространяются бесплатно и могут быть использованы в любых операционных системах и офисных программах.

Скачать эти свободно распространяемые шрифты и ознакомиться с лицензионным соглашением можно на сайте https://astralinux.ru, для этого перейдите в раздел верхнего горизонтального меню «Информация» и прокрутите страницу сайта до самого конца.

Теперь прокомментируем месторасположение реквизитов приказа. Конечно, мы можем ориентироваться на примерные зоны их размещения в ГОСТ Р 7.0.97-2016 на Рисунках Б.1 и Б.2 справочного приложения Б. Но там мы видим границы зон, а при оформлении документов нас еще интересует сколько пустых строк вставлять между соседними реквизитами. В этих схемах ответа на этот вопрос вы не найдете.

Методические рекомендации говорят, что:

строки одного реквизита печатаются через 1 межстрочный интервал;
однако составные части (атрибуты) реквизита могут отделяться дополнительным интервалом (т.е. пустой строкой);
текст документа:
- его строки могут печататься через 1–1,5–2 межстрочных интервала;
- абзацный отступ – 1,25 см.

К этому добавим, что текст обычно отделяется от других реквизитов 2–4 межстрочными интервалами, т.е. 1–3 пустыми строками. Возможные отступы между иными реквизитами показаны в Примере 16: буквой П здесь обозначены пустые строки между соседними реквизитами.

Как и прежде, нумерация листов должна быть индивидуальной у приказа и каждого его приложения, номера проставляются начиная со 2-й страницы.

Текст приказа

Методические рекомендации рассматривают требования к тексту распорядительных документов на примере приказа и распоряжения (п. 5.5), но основное внимание уделено тексту приказа. Подтверждены общепринятые названия его структурных частей:

констатирующая (а не преамбула, как устанавливает Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях, утв. приказом Росархива от 11.04.2018 № 44) и
распорядительная.

Констатирующая часть – это обоснование необходимости и разъяснение последующих распорядительных действий. А распорядительная – это изложение управленческих решений по степени значимости и в логической последовательности в пронумерованном арабскими цифрами виде.

Констатирующая и распорядительная части текста приказа разделяются термином делового стиля⁷ «приказываю», который заканчивается двоеточием. Методические рекомендации в п. 5.5 говорят, что он может оформляться:

1) прописными буквами (ПРИКАЗЫВАЮ:) без разрядки с новой строки от абзаца (это новая и практически ничем не обоснованная рекомендация!) или

2) строчными буквами вразрядку (п р и к а з ы в а ю:) в продолжение констатирующей части, с выделением полужирным шрифтом или без выделения.

Организациям, в которых уже давно регламентирована и сложилась практика издания распорядительных документов, рекомендуем термин «ПРИКАЗЫВАЮ:» по-прежнему оформлять с новой строки и от границы левого поля, что более технологично при проектировании электронных шаблонов документов и форм для печати и просмотра, поскольку оно будет представлять собой отдельное поле с неизменяемой частью текста (см. «1» в Примере 8).

Что касается 2-го варианта оформления этого термина (Пример 9), то он закреплен в Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях (утв. приказом Росархива от 11.04.2018 № 44) и в Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. приказом Росархива от 23.12.2009 № 76). Коммерческие организации его редко используют.

Методические рекомендации допускают, что констатирующей части в распорядительном документе может не быть, если предписываемые действия не нуждаются в обосновании. Такая структура текста характерна скорее для распоряжений и поручений, которые издаются руководителями организации в соответствии с делегированными полномочиями для решения оперативных вопросов деятельности.

Методические рекомендации отражают общую классификацию приказов, которые могут быть:

изданными во исполнение и
инициативными.

В приказах, изданных «во исполнение» (Пример 8), в качестве обоснования действий может выступать нормативный правовой акт вышестоящего органа, локальный нормативный акт или распорядительный документ, ранее изданный организацией. Именно здесь используются сложные отыменные предлоги «на основании», «в соответствии», «во исполнение» и т.п.

В инициативных приказах (Пример 9) в качестве доказательства необходимости издания перечисляются цели и задачи, стоящие перед организацией, факты или события, послужившие причиной издания документа.

Если приказ имеет приложения, то это оговаривается в его тексте – отдельная отметка о наличии приложений ниже текста не оформляется. Если приложений несколько – они нумеруются (см. «2» в Примере 8). Если оно одно, то не нумеруется, а в тексте в скобках сразу после упоминания его наименования пишут «(приложение)» либо «(прилагается)» (см. «2» в Примере 9).

Пример 8. Текст приказа, изданного «во исполнение» (с обычным оформлением слова «приказываю»)

Пример 9. Текст инициативного приказа (с оформлением слова «приказываю» способом, характерным для государственных организаций и федеральных органов исполнительной власти)

Обратите внимание на одно уточнение в п. 5.5 Методических рекомендаций. Если решение является организационным («утвердить», «создать»), в пункте распорядительной части приказа формулируется само решение без указания исполнителей и сроков исполнения. Организационные решения вступают в силу с даты подписания и регистрации приказа. С одной стороны, это справедливое подтверждение основного правила документирования – юридическую силу документ приобретает с даты подписания, которая одновременно является датой вступления в силу, датой начала срока исполнения и т.п. Но с другой стороны, на практике в такого рода приказах очень часто приходится отдельно устанавливать дату введения в действие локальных нормативных актов, для реального вступления в силу которых требуются специальные подготовительные мероприятия, назначение ответственных и дополнительные распорядительные действия. Поэтому одной из характерных формулировок констатирующей части приказов такой разновидности является следующая:

Пример 10. Распоряжение о вступлении в силу документа с более поздней даты, чем дата подписания приказа

1. Утвердить и ввести в действие с 1 января 2020 г. Номеклатуру дел акционерного общества «Водолей» (далее – Номенклатура дел на 2020 год; приложение).

Таким образом, Методические рекомендации закрепляют классификацию приказов еще по одному основанию:

приказы, закрепляющие организационные решения, являются нормативными, т.к. с их помощью формируется и актуализируется система локальных нормативных актов организации;
если в приказе оформляются поручения по структуре: поручение – исполнитель (исполнители) – срок исполнения, то такие приказы относятся к поручительским. Оптимальной для них является следующая сложившаяся последовательность элементов текста (речевая формула): кому – что сделать – когда (Пример 11).

Пример 11. Поручительский пункт приказа

1. Начальнику Управления делами Симоновой Е.В. внести необходимые изменения и дополнения в Инструкцию по делопроизводству к 02.09.2019.

Если распорядительный документ отменяет полностью или частично ранее изданные документы, то Методические рекомендации предписывают указывать это в предпоследнем пункте распорядительного документа.

Пример 12. Пункт приказа, отменяющий ранее изданный документ

4. Признать утратившим силу приказ генерального директора от 25 января 2019 г. № 32 «Об утверждении Правил внутреннего трудового распорядка».

Пример 13. Пункт приказа, отменяющий конкретный пункт ранее изданного документа

5. Признать утратившим силу п. 2 приказа генерального директора от 22.08.2019 № 86 «О назначении ответственных за ведение делопроизводства, обработку и защиту персональных данных и обеспечение сохранности документов в структурных подразделениях».

А пункт о контроле за исполнением оформляется всегда последним. Методические рекомендации отмечают, что здесь пишется наименование должности лица, ответственного за его исполнение, с указанием фамилии и инициалов. Эта формулировка не точна, т.к. речь идет о возложении функции контроля за исполнением в порядке делегирования полномочий, а не о назначении исполнителей. Причем если делегирование контрольной функции по конкретному документу, а значит и вопросу, реально происходит, то такой пункт должен формулироваться так:

Пример 14. Пункт приказа о контроле за его исполнением

7. Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя генерального директора Иванова А.А.

Пример 15. Пункт приказа о контроле за его исполнением

7. Возложить функцию контроля за исполнением приказа на заместителя генерального директора Иванова А.А.

Если же функция контроля не делегируется, то подобный пункт в распорядительных документах не оформляется. Это означает, что контроль исполнения своих решений будет осуществлять тот руководитель, который подписал приказ. Поэтому формулировка: «Контроль исполнения приказа оставляю за собой» является избыточной.

Стандартные речевые модели, изученные в документоведении и документной лингвистике, способствующие четкости, ясности и некоторой формализации распорядительной части текста приказа, Методические рекомендации не рассматривают. Но мы рекомендуем в Инструкции

по делопроизводству организации или ином ЛНА их привести, например:

что сделать – когда (в нормативном приказе, которым утверждается и вводится в действие ЛНА):
«1. Утвердить и ввести в действие с 1 января 2020 года Классификатор индексов структурных подразделений организации (далее – Классификатор подразделений; приложение)»;
кому (название должности, фамилия и инициалы позади фамилии) – что сделать (конкретные предписания, поручения) – когда, к какому сроку (в «поручительском» приказе):
«Начальнику административно-хозяйственного управления Семенову С.С. оформить передачу автомашины…, государственный номер… на баланс Коломенского филиала к 01.11.2019»;
что сделать – когда, к какому сроку – ответственный (название должности, фамилия и инициалы) (в нормативном приказе):
«1. Представить итоговые записи к номенклатурам дел структурных подразделений на 2019 год к 20.01.2020. Ответственные – начальники управлений и отделов»⁸.

Образец оформления приказа дан в приложении 4 к Методическим рекомендациям. К сожалению, он отличается небрежностью. Поэтому мы покажем не только его в первозданном виде, но и исправленный вариант в Примере 16 – получится поручительский приказ, изданный «во исполнение».

Фрагмент документа

Приложение 4 к п. 5.5 Методических рекомендаций по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов»

Пример 16. Приказ из Методических рекомендаций, который мы исправили (здесь знаком П показано возможное количество пустых строк между соседними реквизитами)

Вопрос в тему

Как оформить упрощенный приказ, когда в нем нет констатирующей части или есть всего 1 распорядительный пункт? Когда констатирующей части нет, надо ли оставлять слово «приказываю» на отдельной строке? Надо ли нумеровать единственный пункт распорядительной части приказа? Покажите, пожалуйста, как это правильно оформить.

Мнение эксперта

Светлана Глотова, к.и.н., доцент кафедры документоведения, аудиовизуальных и научно-технических архивов РГГУ

Такого понятия, как «упрощенный приказ» или «краткая форма приказа», в классической документоведческой литературе не встречается. В приложении 15 к Методическим рекомендациям по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти о построении текста приказа сказано следующее: «Текст приказа может состоять из 2 частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной». Исходя из этой формулировки, логично предположить, что приказ может и не состоять из 2 традиционных частей, а содержать только распорядительную часть. Как составлять в этом случае приказ, ни в учебниках по делопроизводству, ни в нормативно-методических документах не прописано.

Если проводить аналогии с приказами по личному составу, оформленными с использованием унифицированных форм, в тексте приказа может даже отсутствовать слово «приказываю» и присутствовать только распорядительное действие. Хотя лучше термин «приказываю» все-таки оставить – см. Пример 17. Если в приказе 1 распорядительный пункт, то его не нумеруют.

Вместе с тем следует отметить, что такое построение приказа нельзя считать целесообразным, хотя коммерческие организации могут себе это позволить. Использование констатирующей части дает возможность понять цель издания приказа, объяснить обстоятельства, дать ссылки на инициативные документы и правовые акты. Практически в любой ситуации можно дать краткое обоснование издания приказа, что, с одной стороны, покажет уважительное отношение к исполнителям поручений, с другой – позволит подготовить приказ грамотно с точки зрения существующих на данный момент требований.

Пример 17. Приказ без констатирующей части с 1 распорядительным пунктом

Метаданные приказа

Пореквизитный анализ дает возможность проектировать электронный документ по соответствующим составным частям (реквизитам, их атрибутам) и метаданным.

В приказе обязательными метаданными, соответствующими реквизитам приказа, будут:

наименование организации – автора документа;
наименование вида документа;
дата;
индекс/номер;
место составления (издания);
заголовок;
текст. Названия логических структурных частей: обоснование, поле с постоянным термином «ПРИКАЗЫВАЮ:», распорядительные пункты приказа. Для каждой части текста с учетом разновидности приказа предусматривается определенная площадь/объем;
метаданные подписи: наименование должности и имя, отчество, фамилия лица, подписавшего документ; дата подписания; вид транзакции – «подписал» или «подписано»; а вот срок действия сертификата электронной подписи (ЭП) становится обязательным для квалифицированной ЭП;
метаданные виз: наименование должности; имя, отчество, фамилия лица, завизировавшего документ; дата согласования; вид транзакции – «виза» или «согласовано».

Обязательные метаданные об управлении документом:

срок исполнения;
срок действия:
срок хранения;
форма представления;
локализация и т.п.

Факультативными (но обязательными, если разработаны необходимые классификаторы и справочники) будут, например:

идентификатор структурного подразделения – инициатора, создавшего проект;
идентификатор сотрудника-исполнителя;
код унифицированной формы разновидности приказа;
код темы, вопроса, направления деятельности;
сведения о приложениях к документу (наименования, количество);
маршрут рассылки для ознакомления;
маршрут рассылки для исполнения и т.п.

Поскольку приказ в статусе электронного оригинала мы видим как файл, то необходимо обратить внимание и на метаданные файла: его имя и формат, дата создания, срок хранения, наименование и версия СЭД, в которой создан или сохранен файл и т.п.

Источник

1. Учреждены Петром I в 1717-1721 гг. вместо приказов; упразднены с образованием министерств:
а) коллегии +
б) сенаты
в) консилии

2. При обработке документов на ПК заполняют:
а) карточку учета документов
б) регистрационную карточку на дисплее, а регистрационный номер ставят на сам документ +
в) журнал регистрации и заполняют на документе реквизит отметку о поступлении документа

3. Свод правил, регулирующих деятельность организаций, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в сфере государственной или хозяйственной деятельности:
а) должностная инструкция
б) штатное расписание
в) устав +

4. Приказы по личному составу визируются:
а) всеми заинтересованными в приказе лицами +
б) руководителем структурного подразделения
в) заместителем руководителя организации

5. Фраза “Извещаем Вас, что…” говорит о том, что письмо по содержанию является:
а) информационным
б) подтверждением
в) извещением +

6. Опись — это:
а) список заголовков дел, заводимых на предприятии, с указанием сроков их хранения
б) учетный документ, основной вид научно-справочного аппарата архива, обеспечивающий оперативный поиск документов +
в) основной учетный документ, используется для анализа состава и учета движения кадров

7. Письмо чаще всего начинается словами:
а) в соответствии с …
б) в связи с …
в) уважаемый … +

8. Основные части текста протокола:
а) вводная, основная +
б) констатирующая, распорядительная
в) констатирующая, вводная

9. Реквизит, не входящий в формуляр приказа по личному составу:
а) заголовок к тексту
б) виза ознакомления
в) адресат +

10. Личное дело ведется:
а) в трех экземплярах
б) в одном экземпляре +
в) количество экземпляров по мере необходимости

11. Деятельность аппарата управления, охватывающая вопросы документирования и организации работы с документами:
а) документационное обеспечение управления +
б) стандартизация
в) система документации

12. Черное письмо — это проект документа, составляемый в:
а) министерствах
б) приказе +
в) кадровой службе

13. Регистрация должна быть:
а) однократной +
б) двукратной
в) многократной

14. Список заголовков дел, заводимых на предприятии, с указанием сроков их хранения:
а) листок по учету кадров
б) журнал регистрации документов
в) номенклатура дел +

15. Текст характеристики состоит из 2-х частей:
а) вводной, основной +
б) констатирующей, распорядительной
в) вводной, распорядительной

16. Документ:
а) стандартное расположение материала
б) материальный объект с информацией, зафиксированной созданным человеком способом, для её передачи во времени и пространстве +
в) совокупность реквизитов официального письма

17. Документ, не включенный в группу входящих и исходящих документов в приказах:
а) грамоты
б) отписки
в) акт +

18. Одна из задач систем управления документооборотом — распределить общие информационные ресурсы организации, так ли это:
а) нет
б) да +
в) отчасти

19. В личное дело не включаются:
а) заявление о приеме на работу
б) внутренняя опись дела
в) копии приказов о переводе по службе +

20. Понятие «документ» происходит от латинского корня слова documentum, так ли это:
а) нет
б) да +
в) неизвестно

21. Фраза “Пожалуйста, сообщите…” говорит о том, что письмо по содержанию является:
а) просьбой +
б) уведомлением
в) извещением

22. Предмет делопроизводства — организация документных работ, так ли это:
а) нет
б) да +
в) отчасти

23. Вел общий журнал всех входящих бумаг, хранил у себя бумаги, отвечал за их сохранность и заведовал заготовлением канцелярских принадлежностей:
а) Нотариус
б) Секретарь
в) Актариус +

24. Информация, которая имеет структуру и содержится на носителе:
а) официальный документ
б) документированная информация +
в) делопроизводство

25. Основные условия договора не включают соглашения о (об):
а) работе по одной или нескольким специальностям
б) квалификации
в) эффективности работы +

26. Передача информации, которая содержится в документе, в пространстве и времени:
а) социальная функция документа
б) коммуникативная функция документа +
в) политическая функция документа

27. Основанием при географическом признаке является:
а) объединение в одном деле документов нескольких корреспондентов +
б) название разновидности документов
в) содержание документов

28. Какой из указанных документов приобретает правовую функцию на определенный промежуток времени:
а) закон
б) платежное поручение
в) протокол заседания аттестационной комиссии +

29. Основной вид работы, обеспечивающий систематизация документов в делопроизводстве:
а) составление номенклатуры дел +
б) контроль за исполнением документов
в) регистрация документов

30. Распорядительный документ коллегиального органа управления, издаваемый министерствами, ведомствами, научными советами:
а) распоряжение
б) решение +
в) указание

Источник

Консультации по учебе, на самой крупной бирже
студенческих работ !

Ответы на тесты по теме Делопроизводство

Для более эффективного поиска следует вводить 2-3 ключевых слова из вопроса !!!

Какие реквизиты входят в формуляр-образец распорядительного документа?

название вида документа, дата документа, наименование организации, текст, подпись, заголовок к тексту

Дайте правильное определение формуляру документа:

это совокупность реквизитов документа, расположенных в установленной последовательности

Какой реквизит не входит в состав формуляра-образца приказа:

название вида документа

В каком месте документа проставляется реквизит «Резолюция» в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016 (см. схему формуляра-образца)?

в верхнем правом углу первого листа документа

Укажите реквизит, не входящий в формуляр приказа по личному составу:

адресат

В формуляр акта не входит реквизит:

адресат

В формуляр заявления не входит реквизит:

гриф утверждения

Назовите реквизит, не входящий в формуляр приказа по личному составу:

гриф утверждения

Укажите реквизит, не входящий в формуляр устава:

адресат

Приведите определение формуляра-образца:

совокупность расположенных в определенной последовательности реквизитов, присущих всем документам определенной системы документации

В формуляр приказа по личному составу не входит реквизит:

резолюция

В формуляр решения не входит реквизит:

ссылка на индекс и дату входящего документа

Источник

1 Формуляр
документа — это:

а) набор
отдельных элементов документа;

б) набор
реквизитов официального письменного
документа, расположенных в определённой
последовательности;

в) набор
реквизитов, идентифицирующих автора
официального письменного документа.

2 Унификация
документов — это:

а) совокупность
действий, обеспечивающих своевременное
исполнение документов;

б) приведение
документов к единой системе, форме;

в) деятельность
по применению и установлению правил и
характеристик.

3 Дата
документа оформляется следующим образом:

а) 14.
05. 2007 г.;

б) 14.05.2007;

в) 14
мая 2007.

4 К
реквизитам, определяющим юридическую
силу документа, относятся:

а) автор
документа, дата документа, гриф
согласования документа;

б) адресат,
государственный герб РФ, текст документа,
резолюция;

в) код
организации, место издания документа,
подпись, дата.

5 Где
на
документе
располагается отметка о контроле:

а) в
правой верхней части документа;

б) после
реквизита подпись;

в) в
правой нижней части документа.

6 Элементы
реквизита «резолюция»:

а) инициалы,
фамилия исполнителя, содержание
поручения, срок его исполнения, подпись
должностного лица, давшего поручение,
дата;

б) инициалы,
фамилия исполнителя, содержание
поручения, подпись лица, давшего
поручение;

в) инициалы,
фамилия исполнителя, содержание
поручения, дата, печать, подпись
должностного
лица;

7 Что
является основой построения ИПС по
документам?

а) номенклатура
дел;

б) формирование
дел;

в) регистрация
документов.

8 Вводная
часть протокола содержит следующие
реквизиты:

а) СЛУШАЛИ,
ВЫСТУПИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ;

б) председатель,
секретарь, присутствовали, повестка
дня, докладчики по каждому пункту
повестки дня.

9 Унифицированная
система документации — это:

а) совокупность
документов, взаимосвязанных по признакам
происхождения, назначения,
вида;

б) запись
информации на различных носителях по
установленным правилам;

в) система
документации, созданная по единым
правилам и требованиям.

10 Дубликат
документа — это:

а) первый
или единичный экземпляр официального
документа;

б) повторный
экземпляр подлинника документа, имеющий
юридическую силу;

в) документ,
полностью воспроизводящий информацию
подлинного документа, не
имеющий юридической силы.

11 По
происхождению различают документы:

а) входящие,
исходящие, внутренние;

б) индивидуальные,
типовые, трафаретные;

в) личные,
официальные.

12 Резолюция
— это реквизит:

а) придающий
документу юридическую силу;

б)фиксирующий
указание должностного лица по исполнению
документа;

в) выражающий
содержание текста документа, необходимый
для регистрации и поиска
документа.

13 Наименование
вида документа оформляется:

а) Акт;

б) АКТ;

в) а
к т.

14 Вид
документа — это:

а) реквизит
документа, кратко излагающий его
содержание;

б) реквизит,
заверяющий подлинность документа;

в) принадлежность
письменного документа к системе
документации по признакам
содержания и целевого назначения.

15 Гриф
утверждения — это:

а) реквизит
официального документа, придающий
нормативный или правовой характер
его содержанию;

б) реквизит
официального документа, выражающий
согласие учреждения, не

являющегося
автором документа, с его содержанием;

в) реквизит,
состоящий из надписи на документе,
сделанной должностным лицом
и содержащей принятое им решение.

16 Номенклатура
дел — это:

а) запись
учётных данных о документе по установленной
форме, фиксирующая факт
его создания;

б) движение
документов с момента их получения или
создания до завершения исполнения
или сдачи их в архив;

в) систематизированный
перечень заголовков дел, заводимых в
структурных подразделениях организации,
с указанием сроков их хранения, оформленный
в установленном порядке.

17 Реквизит
«Гриф
утверждения документа»
оформляется
следующим образом:

а) УТВЕРЖДАЮ

Генеральный
директор

ЗАО
«Мираж» подпись И.Д.
Сизов

14.05.2007

б) УТВЕРЖДЕНО

Генеральный
директор

ЗАО
«Мираж» подпись И.Д.
Сизов

в) Утверждено:
приказом директора от 15.04.2007 №21.

18 По
назначению выделяют следующие документы:

а) простые,
сложные;

б) технические,
технологические, управленческие;

в) документы
по планированию, учёту, распорядительству.

19 Реквизит
«адресат»
правильно
оформляется так:

а) Российской
академии медицинских наук;

б) Российская
академия медицинских наук;

в) г.
Москва
ул.
Весенняя, д. 25. кв. 9 Гаврилову
СВ.

20 К
делопроизводственным отметкам относятся:

а) регистрационный
номер документа, отметка об исполнителе,
ограничительная отметка
для даты документа;

б) отметка
о контроле, отметка об исполнителе, визы
согласования документа, отметка
о наличии приложения;

в) справочные
данные об организации, наименование
вида документа, код организации,
отметка о заверении копии.

21 ГОСТ
Р. 6.30-2003 устанавливает состав реквизитов
документов в количестве:

а) 31;

б) 25;

в) 29;

г) 30.

22 ГОСТ
Р. 6.30-2003 распространяется:

а) на
первичные
учетные документы;

б) на
организационно-распорядительные
документы;

в) на
статистические
документы;

г) на
финансовые
документы.

23 Печать
на документах проставляется:

а) на
любом свободном месте;

б) должна
быть захвачена часть наименования
должности лица, подписавшего
документ(разрещается);

в) должна
быть захвачена личная подпись;

г) ниже
реквизита «подпись».

24 Заголовок
к тексту можно не составлять:

а) на
документах формата А 5;

б) на
совместных документах;

в) на
документах, составленных на бланках
должностного лица.

25 Визы
на распорядительных документах
проставляют:

а) на
первом листе подлинника документа на
нижнем его поле;

б) на
последнем листе подлинника ниже реквизита
«подпись»;

в) на
первом листе второго экземпляра
документа;

г) на
последнем листе второго экземпляра
документа.

26 На
документах разрешается проставлять не
более:

а) двух
адресатов;

б) одного
адресата;

в) трех
адресатов;

г) четырех
адресатов.

27 Гриф
ограничения доступа к документу
проставляется без кавычек:

а) на
левом поле документа;

б) нижнем
поле документа;

в) верхнем
поле документа;

г) на
одной строке с заголовком документа.

28 Отметку
об исполнении располагают:

а) на
оборотной стороне первого листа
документа;

б) на
лицевой стороне первого листа документа
на нижнем поле;

в) на
левом поле документа;

г) на
лицевой или оборотной стороне последнего
листа документа в левом нижнем
углу.

29 Реквизит
«подпись»
на
документах, подписываемый двумя
должностными лицами одного
уровня, оформляется:

а) в
два ряда на одном уровне;

б) одна
подпись под другой;

в) в
столбик;

г) по
одной подписи в двойном количестве
экземпляров документа.

30 Печать
ставится на служебных письмах:

а) сопроводительных;

б) запросах;

в) гарантийных;

г) информационных;

д) на
всех служебных письмах.

31 Резолюцию
на служебном письме можно писать:

а) по
тексту;

б) на
отдельном листе бумаги;

в) на
свободном от текста месте;

г) на
полях.

32 На
чье имя адресуется заявление?

а) на
имя руководителя организации;

б) на
имя начальника отдела кадров организации;

в) на
имя руководителя структурного
подразделения, куда поступают на работу.

33 Приказ
по личному составу подписывает:

а) руководитель
организации;

б) начальник
отдела кадров;

в) юристконсулът.

34 Испытательный
срок – это:

а) обязательное
условие трудового контракта;

б) не
может превышать б месяцев;

в) не
устанавливается при приеме на работу
молодых специалистов по окончании
высших и средних специальных учебных
заведений.

35 В
каком случае трудовой договор (контракт)
не считается заключенным:

а) если
не оговорены условия о месте работы;

б) если
не оговорены условия о характере трудовой
функции;

в) если
не оговорены условия о времени действия
трудового договора;

г) если
не оговорены условия о размере оплаты
труда;

д) в
любом из этих случаев.

36 На
основании каких документов может быть
издан приказ по личному составу?

а) на
основании заявления;

б) на
основании трудового контракта;

в) на
основании докладной записки;

г) на
основании справки;

д) на
основании акта;

е) на
основании любого из перечисленных
документов.

37 Какие
распорядительные документы принимаются
в результате обсуждения вопросов
на заседаниях коллегиальных органов?

а) приказы;

б) указания;

в) постановления;

г) решения;

д) распоряжения.

38 Какие
документы рассылаются членам коллегиального
органа перед заседанием?

а) извещения;

б) повестку
дня;

в) проекты
решений;

г) информационные
справки.

39 Что
является датой протокола?

а) дата
заседания;

б) дата
подписания протокола;

в) дата
регистрации.

40 Кто
подписывает протокол?

а) руководитель
организации;

б) председатель
собрания;

в) председатель
и секретарь собрания;

г) секретарь.

41 Ставится
ли на протокол печать?

а) да;

б) нет.

42 Каким
документом доводятся до сведения
исполнителей решения коллегиального
органа
в учреждениях, действующих на основе
единоначалия?

а) приказом;

б) указанием;

в) решением.

43 Реквизит
служебного письма — это:

а) его
отдельный документ;

б) часть
служебного письма;

в) фирменный
бланк.

44 При
адресовании инициалы ставят:

а) перед
фамилией адресата;

б) после
фамилии адресата.

45 На
каком служебном письме проставляется
ссылка на номер и дату входящего
документа?

а) гарантийном;

б) сопроводительном;

в) ответе;

г) циркулярном;

д) на
всех видах.

46 Документ
считается исполненным, если:

а) корреспонденту
дан ответ;

б) документ
исполнен в назначенный срок;

в) документ
подписан руководителем организации;

г) поставленные
в документе вопросы решены, корреспонденту
дан ответ.

47 Номенклатура
дел организации должна передаваться:

а) каждый
год;

б) раз
в три года;

в) раз
в два года;

г) раз
в пять лет (в случае, если структура
организации коренным образом не
изменялась).

48 Сроки
хранения документов могут устанавливать:

а) руководитель
организации;

б) заведующий
ведомственным архивом;

в) начальник
СДОУ;

г) экспертно-проверочные
комиссии.

49 Полному
оформлению подлежат дела:

а) со
сроком хранения 10 лет;

б) со
сроком хранения свыше 10 лет;

в) со
сроком хранения, содержащим отметку
«ЭПК».

50 Какой
реквизит не входит в состав формуляра
образца приказа по основной деятельности?

а) наименование
организации;

б) название
документа;

в) дата;

г) номер;

д) место
издания;

е) адресат;

ж) заголовок
к тексту;

з) текст;

и) подпись.

51 С
помощью какого реквизита оформляется
внешнее согласование?

а) виза
согласования;

б) гриф
согласования;

в) подпись
руководителя.

52 Нумерация
страниц
по
ГОСТу проставляется:

а) в
правом верхнем углу;

б) в
правом нижнем углу;

в) посередине
верхнего поля;

г) посередине
нижнего поля.

53. Если
в тексте более трех ссылок, она оформляется:

а) звездочками;

б) арабскими
цифрами;

в) римскими
цифрами.

54 Реквизит
— это:

а) часть
документа;

б) отдельный
обязательный элемент документа;

в) образец
документа;

г) фирменный
бланк.

55 Бланк
— это:

а) составленный
документ;

б) реквизиты
документа;

в) стандартный
лист бумаги с постоянной информацией;

г) часть
документа.

56 Код
организации и код формы документа
проставляют по ГОСТу:

а) от
нулевого положения или от начала строки;

б) в
правом верхнем углу;

в) под
реквизитом «подпись»;

г) на
нижнем поле.

57 Какой
порядок расположения реквизитов в деле
используется для группировки переписки?

а)
вопросный;

б)
номинальный;

в)
корреспондентский.

58 При
подписании документа инициалы ставят:

а) перед
фамилией;

б) после
фамилии.

59 Автором
служебного письма является:

а) организация,
фирма, от имени которой посылается
письмо;

б) должностное
лицо, которое подписывает письмо;

в) исполнитель,
который готовит текст письма.

60. Какие
организационные документы утверждаются
руководителем организации?

а) положения
о структурных подразделениях;

б) должностные
инструкции;

в) штатное
расписание;

г) правила
внутреннего распорядка.

61 На
каком этапе развития делопроизводства
документы имели форму свитка?

а) приказное
делопроизводство;

б) коллежское
делопроизводство;

в) министерское
делопроизводство;

г) правильных
ответов нет.

62 Расположите
этапы документооборота входящей
документации в определённой
последовательности их осуществления:

а) предварительное
рассмотрение и распределение документов;
2

б) исполнение
документов и контроль исполнения; 4

в) приём
и первичная обработка документов; 1

г) создание
ответных документов и их отправка; 5

д) регистрация
поступивших документов 3

63 Что
означает виза юрисконсульта на
организационно-распорядительном
документе?

а) внутреннее
согласование, подтверждающее, что
документ не противоречит закону;

б) обязательный
реквизит документа, придающий ему
юридическую силу.

64 В
рамках какого этапа делопроизводства
появились стандарты по составлению
документов и стали использоваться
бланки?

а) коллежское
делопроизводство;

б) министерское
делопроизводство;

в) советское
делопроизводство.

65 В
каком документе отражаются обязанности,
права и ответственность работников
делопроизводства конкретного предприятия?

а) штатное
расписание;

б) должностные
инструкции;

в) инструкция
по делопроизводству.

-66 Частичное
оформление дела предполагает:

а)
экспертизу полистно, систематизацию
документов в деле, нумерацию листов
дела, составление заголовка;

б)
оформление обложки дела;

в)
оформление листа – заверителя дела.

67 Основные
реквизиты докладной записки:

а)
наименование структурного подразделения,
дата документа, адресат, заголовок к
тексту, текст, подпись;

б)
текст, заголовок к тексту, подпись, гриф
согласования, приложения;

в)
текст, заголовок к тексту, приложения,
подпись, визы согласования, гриф
утверждения.

Правильная
формулировка заголовка дела:

а)
разные материалы;

б)
приказы директора по производственным
вопросам за 2004 год;

Источник

Тест по теме «Тест с ответами по теме основы документации»

40 вопросов

Популярные тесты по документоведению и делопроизводство

Мы поможем сдать на отлично и без пересдач

ТРИ ВИДА ПРИКАЗОВ

РЕКВИЗИТЫ ПРИКАЗА

ПРИКАЗЫ ПО ОСНОВНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

ПРИКАЗЫ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ

ПРИКАЗЫ ПО АДМИНИСТРАТИВНО-ХОЗЯЙСТВЕННОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

ОСОБЕННОСТИ ОФОРМЛЕНИЯ ТЕКСТОВ ПРИКАЗОВ

КАК ТЕКСТ ПРИКАЗА МЕНЯЕТ ЕГО ВИД

Типовой формуляр приказа

Шрифты и отступы между реквизитами

Текст приказа

Метаданные приказа

Консультации по учебе, на самой крупной бирже
студенческих работ !

Ответы на тесты по теме Делопроизводство

Для более эффективного поиска следует вводить 2-3 ключевых слова из вопроса !!!

Другие крутые статьи на нашем сайте:

Тест по теме «Тест с ответами по теме основы документации»

40 вопросов

Популярные тесты по документоведению и делопроизводство

ТРИ ВИДА ПРИКАЗОВ

РЕКВИЗИТЫ ПРИКАЗА

ПРИКАЗЫ ПО ОСНОВНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

ПРИКАЗЫ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ

ПРИКАЗЫ ПО АДМИНИСТРАТИВНО-ХОЗЯЙСТВЕННОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

ОСОБЕННОСТИ ОФОРМЛЕНИЯ ТЕКСТОВ ПРИКАЗОВ

КАК ТЕКСТ ПРИКАЗА МЕНЯЕТ ЕГО ВИД

Типовой формуляр приказа

Шрифты и отступы между реквизитами

Текст приказа

Метаданные приказа

Консультации по учебе, на самой крупной бирже студенческих работ !

Ответы на тесты по теме Делопроизводство

Для более эффективного поиска следует вводить 2-3 ключевых слова из вопроса !!!

Другие крутые статьи на нашем сайте:

Консультации по учебе, на самой крупной бирже
студенческих работ !