Какой реквизит в письмах к иностранным партнерам в соответствии с iso не является обязательным

Бланк письма и адрес отправителя

Ссылка (Reference), тема письма

Дата письма

Дату письма обычно размещают справа ниже контактных данных автора после ссылок (при их наличии), см. «4» в Примерах 1 и 2. Обратите внимание на разницу способа указания полной даты в разных странах. Самыми «неожиданными» становятся даты, у которых день в пределах 12 и тогда вы гадаете, где тут месяц, а где день (см. Таблицу 1). Хуже, если получатель письма не гадает и понимает дату неправильно – на свой манер, например, ваше 8 сентября 2020 года может превратиться для него в 9 августа 2020 года или 10 мая 2020 года – в 5 октября 2020 года. Чтобы избежать подобных недоразумений, пишите месяц словом.

Адресат

Текст письма и обращение

Подпись автора письма

После заключительных формул вежливости автор письма ставит свой личный росчерк. Подпись должна включать еще полное имя и занимаемую должность либо имеющееся звание.

Если письмо подписано другим человеком, должно быть указано «От имени» такого-то («pp» – «per pro») либо «По поручению». В российском варианте – это исполнитель, подготовивший проект документа. В отличие от отечественных стандартов в международной практике исполнитель имеет право подписывать документы, указав свое имя и должность.

Приложение и дублирование письма другому адресату

Фраза «Сс: Ms. Ann Brown» после строчки о наличии приложения означает, что копия письма будет послана еще Ms. Ann Brown («10» в Примере 2).

Оформление почтового конверта

Если на вашем компьютере стоит Microsoft Office 2000 и выше, можно на первых порах воспользоваться мастером писем для создания бланка для международной переписки, см. Пример 13. Шаблоны писем можно найти по следующему пути: Файл – Создать – Шаблоны Office.com – Письма и выбрать наиболее подходящий вариант. Но шаблоны мастера не всегда применимы: в некоторых зарубежных компаниях могут быть свои правила размещения реквизитов – относитесь к этому с пониманием.

Для российских компаний, которые ведут официальную переписку с иностранными партнерами, желательно иметь минимум 2 вида бланков письма: один по ГОСТ Р 7.0.97 для переписки с отечественными корреспондентами, второй – англоязычный для зарубежной переписки. Если есть активные деловые связи с конкретной страной, то полезно будет прояснить именно ее особенности оформления служебных писем. Важным подспорьем в этом станут письма из этой страны, которые присылают в вашу организацию.

Приложение N 33

к п. 2.8.5.13

ОСОБЕННОСТИ ОФОРМЛЕНИЯ СЛУЖЕБНЫХ ПИСЕМ

ПРИ ПЕРЕПИСКЕ С ЗАРУБЕЖНЫМИ АДРЕСАТАМИ

Письма зарубежным адресатам оформляются на соответствующем бланке (образец прилагается) либо на стандартных листах бумаги без реквизитов, предусмотренных для бланков.

Проекты указанных писем печатаются с использованием текстового редактора WinWord шрифтом Times New Roman размером N 14 с межстрочным интервалом 18 пт. При использовании других версий текстового редактора тип шрифта, его величина, а также межстрочный интервал должны соответствовать указанным выше.

Служебное письмо состоит из следующих частей: реквизитов бланка (при оформлении на бланке) или названия города и даты отправления (при оформлении на стандартных листах бумаги), наименования и адреса получателя письма, вступительного обращения, основного текста, заключительной формы вежливости, указания на приложение, если оно имеется. Внизу последнего листа указываются фамилия исполнителя и номер его служебного телефона.

Переписка с зарубежными адресатами осуществляется в соответствии с нормами и правилами государственной протокольной практики и прецедентами.

Адресат. При оформлении письма президенту, премьер-министру, чрезвычайному и полномочному послу или другому должностному лицу подобного ранга зарубежного государства реквизит «Адресат» включает титул, инициал имени, фамилию (имя и фамилию) адресата, полное наименование его должности и название города, где он находится. Все составные части реквизита, кроме названия города, печатаются прописными буквами.

Реквизит «Адресат» печатается через 1 межстрочный интервал и располагается в левом нижнем углу первого листа независимо от количества листов письма. Например:

ЕГО ВЕЛИЧЕСТВУ

ХАРАЛЬДУ V,

КОРОЛЮ НОРВЕГИИ

г. Осло

или

ГЕНЕРАЛЬНОМУ ДИРЕКТОРУ

ГЕНЕРАЛЬНОГО ДИРЕКТОРАТА

КОМИССИИ ЕВРОПЕЙСКИХ

СООБЩЕСТВ ПО ЭНЕРГЕТИКЕ

И ТРАНСПОРТУ

господину Ф.ЛАМУРЕ

г. Брюссель

Текст письма начинается с обращения, формулируемого в соответствии с традициями страны назначения, статусом и уровнем взаимоотношений должностных лиц. Например: «Ваше Превосходительство», «Уважаемый Александр Григорьевич», «Ваше Величество». Обращение печатается с красной строки.

В качестве заключительной формулы вежливости используются такие фразы, как «С уважением», «Искренне Ваш», «С глубоким уважением». В ответном письме целесообразно употребить аналогичный комплимент.

Подпись состоит из наименования должности лица, от имени которого посылается письмо, его личной подписи, инициала имени и фамилии.

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки.

При оформлении проекта письма на персональном бланке наименование должности не указывается.

При оформлении писем должностных лиц Службы зарубежным адресатам:

Адресат включает инициал имени и фамилию (имя и фамилию) адресата, его должность, наименование организации (фирмы), номер дома, название улицы, название населенного пункта, почтовый код (индекс) или номер почтового маршрута и название страны. Если письмо направляется в США, то после названия города дается, часто сокращенное, название штата. При адресовании писем в Великобританию может быть указано название графства. Составные части реквизита излагаются в последовательности, соответствующей традициям страны назначения.

Адресат располагается в правом верхнем углу первого листа письма. В соответствии с международными стандартами составные части реквизита выравниваются по левой его границе. Количество строк адресата должно быть не более 6, а количество знаков в строке — не более 30. Если в строке более 30 знаков, то адресата можно оформить шрифтом меньшего размера. Адресат должен быть написан компактно, без разрядки и подчеркиваний. Рекомендуется писать прописными буквами название местности (город, регион, провинция, штат, графство, кантон и т.д.), учреждения, осуществляющего доставку (в виде почтового кода, как правило), и страну назначения.

Если письмо адресуется организации, то сначала указывается ее название, затем почтовый адрес. Например:

Если письмо адресуется должностному лицу организации, то сначала указываются его имя (инициал имени), фамилия, должность, название организации, затем почтовый адрес. Например:

Если письмо адресуется частному лицу, то сначала указываются его имя (инициал имени), фамилия, затем почтовый адрес. Например:

Дата письма проставляется в соответствии с расположением этого реквизита на бланке и оформляется словесно-цифровым способом.

Регистрационный номер письма проставляется в соответствии с расположением этого реквизита на бланке документа.

Заголовок к тексту в письмах зарубежным адресатам не является обязательным реквизитом.

Ссылка на регистрационный номер и дату документа оформляется только в письмах-ответах. Ссылка проставляется в соответствии с расположением этого реквизита на бланке письма. Сведения в реквизит переносятся с поступившего документа.

Текст письма начинается, как правило, с обращения. В деловой переписке используются следующие обращения:

«Уважаемые господа» — к организации в целом;

«Уважаемый господин Блэк» — к мужчине;

«Уважаемая госпожа Смит» — к женщине;

«Уважаемый господин Председатель (Директор)» — к должностному лицу, фамилия которого неизвестна.

В персональных обращениях имя (инициал имени) адресата обычно опускается, остается только фамилия.

Смысловые части текста документа разделяются абзацами.

В качестве заключительной формулы вежливости могут быть использованы следующие фразы: «С уважением», «Искренне Ваш», «Наилучшие пожелания».

Текст письма печатается с красной строки в установленных границах полей.

Отметка о наличии приложения располагается под текстом письма.

Варианты оформления этого реквизита приводятся в пункте 18.13 Приложения N 18.

Подпись включает наименование должности лица, подписавшего документ, его личную подпись, инициал имени и фамилию.

Подпись располагается под текстом документа или под отметкой о наличии приложения.

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал и центрируется относительно максимальной строки, длина которой не должна превышать 8 см.

Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности у правой границы текстового поля. Между инициалом имени и фамилией пробел не ставится.

Отметка об исполнителе и номер его служебного телефона на подлиннике письма зарубежному адресату не проставляются, а указываются на копии письма, остающейся в деле.

В особых случаях при оформлении писем в адрес зарубежных корреспондентов следует придерживаться той формы письма, которую рекомендуют Управление протокола Президента Российской Федерации и Департамент государственного протокола Министерства иностранных дел Российской Федерации.

Не допускаются исправления и подчистки в тексте подлинника. Документы требуют к себе надлежащего внимания и предполагают ответ со стороны того, кому они направлены.

При оформлении письма зарубежным адресатам на русском языке на бланке установленной формы, как правило, необходимо приложить неофициальный перевод текста письма с расшифровкой подписи и полного наименования должности лица, подписывающего документ.

ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ СЛУЖЕБНОГО ПИСЬМА

ПРИ ПЕРЕПИСКЕ С ЗАРУБЕЖНЫМИ АДРЕСАТАМИ

Уважаемый господин Шенкель!

Благодарю Вас за приглашение принять участие в международной конференции по распространению результатов, полученных при выполнении проектов по программе Тасис «Ядерная безопасность», которая состоится в Москве 18 — 20 октября 2005 года.

Хотел бы отметить важность проведения указанной конференции, на которой будут представлены и проанализированы результаты уже выполненных проектов.

(далее текст не приводится)

ОБРАЗЕЦ БЛАНКА СЛУЖБЫ ПИСЬМА НА АНГЛИЙСКОМ ЯЗЫКЕ

ПРИ ПЕРЕПИСКЕ С ЗАРУБЕЖНЫМИ АДРЕСАТАМИ

У «Контентим», как у международной редакции, большой опыт общения с представителями разных стран. С удовольствием делимся опытом и рассказываем, как правильно вести деловую переписку на английском, а также знакомим с основными трендами и приводим актуальные примеры писем.

Екатерина Зейналова

Высшее образование в сфере Бизнес Менеджмента. Свободно владеет английским и русским языками. Также знает немецкий и арабский. Автор  и редактор проектов по маркетингу, гемблингу, Амазону, HR, и многим другим тематикам.

Многие компании открывают для себя новые рынки, выходят на международную арену. Приходится не только изучать язык, но и осваивать этику общения с иностранными партнерами. У «Контентим», как у международной редакции, большой опыт общения с представителями разных стран. С удовольствием делимся опытом и рассказываем, как правильно вести деловую переписку на английском, а также знакомим с основными трендами и приводим актуальные примеры писем.

Деловая этика при общении с представителями разных стран

Интернет и взаимная доступность, независимо от местонахождения собеседника, дают нам иллюзию того, что мы похожи друг на друга, что у нас примерно одинаковые взгляды, привычки и принципы. Но в каждой стране свои культурные особенности, разный темп жизни, правила обращений и прочее.

Большинство предпринимателей считают, что в освоении новых рынков бизнесу мешают эти различия. Наш опыт подсказывает, что проявляя внимание и уважение к особенностям коммуникации в стране партнера, эти барьеры можно преодолеть.

Во Франции, например, не принято писать просто «Добрый день!», нужно добавить «мадам» или «месье» — французы очень трепетны к чинам и званиям, как и к своему языку в целом. Поэтому если вы решили написать французу на английском, на всякий случай извинитесь, что у вас нет возможности говорить по-французски.

В Китае, Японии и арабских странах важно быть максимально вежливым и тактичным, даже если в русском переводе эти фразы кажутся чрезмерными:

• “I would be grateful if you could…” → «Я был бы крайне признателен…»
• “I hope this email finds you well” → «Я надеюсь, что это письмо застанет вас в хорошем расположении духа»

и т.д.

Таких особенностей много в каждой стране. Поэтому, планируя письмо деловому партнеру, изучите «характер» страны, в которой он живет.

Правила инфостиля на английском

Есть несколько советов, которые актуальны для любого языка. Помните, что даже если будут нарушены какие-то правила — обилие смайликов и эпитетов, сложные фразы и прочее — письма, составленные с учетом пользы для получателя, будут эффективными.

Тема должна передавать содержание

Множество исследований показывает, что тема бизнес-письма должна быть простой и понятной. Как заголовок статьи, отражающий ее суть. Никаких “Cooperation”, “Photos” или “Contract”. Добавьте деталей — “We offer placement in our magazine”, “Photos for the travel section”.

Это увеличивает открываемость писем и позволяет быстро найти нужную ветку. Если в процессе переписки что-то изменилось — вы начинали с предложения о сотрудничестве, а потом перешли к согласованию договора — создайте новую ветку.

Придерживайтесь правила: «Для каждого значимого обсуждения — отдельная ветка».

Избегайте восклицательных знаков

В русском языке восклицательный знак после «Здравствуйте» выглядит вполне естественно, но при приветствии в деловой переписке на английском это создает лишний эмоциональный контекст.

Восклицательный знак в письме полезен, если вы хотите что-то эмоционально подчеркнуть или привлечь внимание. Но во втором случае он может быть воспринят как повышение тона.

Избегайте «воды» и сложных конструкций

Задача вашего письма —  кратко и емко донести суть. Прочтите текст несколько раз и уберите все, что не несет смысла или может затруднить понимание. Например, такой текст письма вряд ли вызовет интерес:

“Our dynamically developing N-company is a market leader in the field of integration of innovative digital solutions for business. We have been working for more than 8 years and have carried out many integrations. We would like to offer you a win-win relationship. If you are interested in cooperation, please, write your phone number to discuss details.”

Лучше заменить на что-то вроде:

“My name is Andrey, I represent the N-company. In the last 8 years, we have conducted 56 projects to integrate Cisco, Mikrotik and IPsec systems into small and medium-sized business projects. We would like to offer you a solution to integrate the Cisco system into your business. How can I contact you to discuss our offer?”

Используйте простое человеческое объяснение: зачем вы пишете и что хотите получить от человека.

Используйте списки

Это удобно, если вам нужно обсудить в одном письме несколько вопросов или предложить какие-то варианты. Нумерованные списки позволяют избежать риска что-то упустить из виду, а также сократить время собеседника на ответ. Ему гораздо проще написать:

1. Да
2. Дайте 2 дня, нужно подумать
3. Точно нет.

А не расписывать ответ на каждый вопрос.

Классическая структура письма включает приветствие, основное сообщение, заключение и подпись.

Обращение к собеседнику

Мы часто сталкиваемся с вопросом, как обратиться к собеседнику в письме на английском. Если мы знаем имя и пол, то все довольно просто: можно использовать формальное “Dear Mr/Ms” или менее формальное “Hello, John”, “Morning, Ms Jones”.

Бывает так, что имя известно, но точно понять, мужское оно или женское, не получается. Тогда можно просто использовать полное имя — “Dear Jody Johnson”.

К группе лиц можно обращаться “Dear colleagues”, а для менее официального письма — “Hi everyone”,“Hi there”. Раньше использовалась фраза “To whom it may concern” — аналог нашего «Уважаемые дамы и господа», дословно «Всем, кого это касается» — не рекомендуем ее использовать, сегодня она выглядит устаревшей. Если вы отправляете письмо на общий e-mail, можно написать “Greetings” или “Dear (название компании) Team”.

Начало

Цель письма лучше всего обозначить сразу:

• “I am writing to request…” → «Я пишу с целью запроса… »
• “I would  like  to  clarify…” →  «Я хотел бы уточнить …»

Запросите фидбек

Даже если вам нужен ответ «срочно», то лучше избежать этого слова и просто указать дату. Для вас оно может значить «в течение пары часов», а для вашего партнера — недельный срок.

• “Please submit your reply by 12 November, EOB CET” → «Пожалуйста, пришлите ваш ответ 12 ноября до конца рабочего дня по среднеевропейскому времени»

Если вы не хотите ограничивать партнера по времени:

• “Any feedback you can give me on this would be highly appreciated” → «Я буду благодарен любой обратной связи»

Есть в деловой переписке на английском такие примеры фраз, как “Thanks in advance” и “Looking forward to hearing from you”. Будьте осторожны с ними — это слишком общие и неопределенные формулировки и, как правило, не воспринимаются всерьез.

Как попрощаться

В заключение письма не забудьте поблагодарить получателя и выразить надежду на скорый ответ. В качестве подписи в деловой переписке на английском обычно используются:

• “Yours faithfully”, “Yours sincerely” → «С уважением»
• “Best wishes”, “Kind regards”, “Warmest regards” → «С наилучшими пожеланиями»

Сокращения в письме на английском

CEO, HRD, KPI, Mr или Mrs, St. и так далее хорошо нам знакомы. В целом английских сокращений в деловой переписке довольно много — иностранные партнеры трепетно относятся к своему времени и сокращают буквально все, что можно. Перечислим основные:

• ASAP (as soon as possible) — сейчас часто используется и в русском языке и означает «как можно скорее».
• FYI (for your information) — используется в теме письма (вроде знакомых нам RE или FWD) и интерпретируется как «для вашего сведения».
• MILE (maximum impact, little effort) используется, когда хотим обозначить цель или действие с «минимальными усилиями и максимальным результатом».
• EOB (end of business) — конецрабочегодня. Часто используется для обозначения дедлайна.
• Часто можно встретить сокращения wk — неделя, и yr — год.
• Для обозначения времени используются CET — центральноевропейское время, EST — восточный часовой пояс, MST — горный и PST — тихоокеанский часовой пояс.

Еще несколько общепризнанных сокращений: e.g. — «например», etc. — «и так далее», i.e. (in other words) — «другими словами», mo. — месяц. no. — номер, w/o (without) — «без».

Тренды деловой переписки в 2022 году

Персонализация

Получатель должен понимать, что он не очередной адрес в рассылке, а вы его знаете и предварительно собрали какую-то информацию. Даже если пишете холодные письма или используете авторассылку, оформляйте текст так, чтобы человек был уверен, что вы обращаетесь персонально к нему.

Оптимизация под мобильные устройства

Большая часть предпринимателей проверяют почту с мобильного, поэтому старайтесь, чтобы все приложения, сам текст, ссылки и прочее были удобны для просмотра со смартфона.

Время важнее, чем деньги

Сейчас невежливо заставлять собеседника терять время на длинные письма. Поэтому позаботьтесь о том, чтобы взаимодействие с вами было максимально удобным: сокращайте, форматируйте текст, цитируйте то, на что отвечаете.

Экс-евангелист и один из видных работников компании Apple Гай Кавасаки в одном из своих интервью говорил, что в письме должно быть 5 предложений. Почему? Большинство бизнесменов хотят быстро прочесть письмо, понять суть и так же быстро ответить. Если информации много, то изучение могут оставить на потом — «когда будет чуть больше времени». А этот момент может настать нескоро. Поэтому, чем короче текст в сообщении, тем быстрее его прочитают.

Примеры писем на все случаи жизни

Делимся примерами писем для деловой переписки на английском.

.8.1
Стандарты международной организации
по стандартизации (ИСО) на оформление
переписки

Деловые
отношения с зарубежными странами стали
привычными, поэтому при приеме на работу
многие российские организации требуют
от своих будущих сотрудников знания
двух или более иностранных языков. Самым
распространенным языком международного
общения является английский. Большая
часть зарубежной переписки посвящена
продажам и покупкам, импорту и экспорту.
Международным письмам придается важное
значение, так как через них устанавливаются
и развиваются надежные деловые связи.

При
подготовке международных служебных
писем необходимо придерживаться единых
правил оформления и обработки деловой
документации. Эти правила выработаны
национальными службами стандартизации
в рамках Международной организации по
стандартизации — ИСО (International
Organization
for
Standardization,
ISO).
В настоящее время в этой организации
представлены национальные органы 130
государств.

Терминологию
в области документации на международном
уровне регламентируют стандарты ИСО
серии «Документация и информация» (ИСО
5127-1:1983, ИСО 5127-2:1983, ИСО 5127-3: 1988 и др.).
Стандартами ИСО определены общие правила
подготовки и оформления документов, в
том числе стандартами установлены: 1)
форматы бумаги, используемой для
документов (ИСО 216: 1975); 2) межстрочные
интервалы и шаг письма (ИСО 4882:1979); 3)
формуляр-образец и конструкционная
сетка для создания бланков и основные
требования к бланкам документов (ИСО
8439: 1990).

Оформление
писем, посылаемых внутри России,
отличается от оформления международных
писем. Так, в ГОСТ Р 6.30-97 с его дополнениями,
которые введены в действие с 1 апреля
2000 г., приводятся требования к размещению
и оформлению 19 реквизитов, а в стандартах
ИСО их определено 12.

В
международных стандартах и в отечественном
ГОСТ Р 6.30-97 по-разному установлены
правила оформления полей документа. В
приложении А ИСО 3535: 1977 оговорены
следующие размеры полей и текстовой
области:

• левое
  поле — 20 мм;

• верхнее
  — 10 мм;

• текстовая
  область для формата А4 — 183 х 280 мм;

• для
  формата A5L
  — 183 х 131 мм.

• по
  российскому стандарту левое поле должно
  быть размером 20 мм, нижнее — 20, правое —
  10, верхнее — 15 мм.

При
построении бланков международных писем
исходный интервал между строками
рекомендуется делать равным 4,233 мм,
исходный горизонтальный шаг письма —
2,54 мм. По вертикали текстовая область
разделяется на графы, по горизонтали —
на колонки. Текстовая область документа
форма А4 имеет 72 исходных горизонтальных
шага (72 х 2, 54 мм = 183 мм), разбитых на восемь
колонок по девять шагов.

Текстовая
область включает следующие поля (зоны):
поле сведений об отправителе документа
(issuer
field),
поле ссылок (reference
field)
и поле адреса (address
field).
Поле адреса стандартами ИСО предназначено
для указания одного или двух адресатов,
в российском стандарте (ГОСТ Р 6.30-97)
предусмотрено указание от одного до
четырех адресатов.

В
международных письмах адрес на бланке
размещают в соответствии с ИСО 11180: 1993.
Поле ссылок предназначено для наименования
документа, кода документа, даты и др. На
поле сведений об отправителе документа
указывается его наименование, при
необходимости — подразделение или лицо,
имеющее отношение к документу.

Дополнительные
сведения об отправителе (почтовый адрес,
номер телефона, факса, телеграфный адрес
и т.д.), которые нельзя поместить в
соответствующем поле, могут быть
размещены в нижней части бланка. В
российском письме в соответствии с
нашим ГОСТ Р 6.30-97 эти сведения помещаются
только в верхней части бланка.

.8.2
Реквизиты международного письма

Письма,
используемые в практике общения
зарубежных организаций, могут включать
нижеследующие реквизиты.

Сведения
об отправителе (Issuer
Field).
На бланке письма организации указывают
наименование организации, ее товарный
знак, почтовый и телеграфный адрес. Под
наименованием организации может
указываться род ее деятельности.
Например, фирма EKY,
занимающаяся оптовой торговлей продуктами
питания, указывает на бланке: «Оптовая
торговля продуктами питания».

Ссылки
на индексы отправителя (Reference
Line).
В зарубежной практике в письме приводятся
его поисковые признаки — цифровые или
буквенные обозначения составителя
письма, машинистки, отдела, фирмы, номера
дела и др. Например: 357/27, где 357 — порядковый
номер письма, а 27 — номер дела. Ссылка
может иметь такой вид: Kindly
mention
Xf
25/6221 in
your
reply
(Просим упомянуть Хf
25/6221 в Вашем ответе) и т.п.

Дата
письма (Date)
проставляется обычно в верхней правой
части бланка. Определенные сложности
могут возникнуть при цифровом написании
даты. Стандарт ИСО 8601:1898 рекомендует
цифровое оформление даты в следующей
последовательности: год, месяц, день.
Например: 2001.03.27. Из-за различия между
английской и американской традициями
цифрового написания даты могут возникать
ошибки при ее толковании. Так, дата
05.06.2001 в Великобритании будет восприниматься
как 5 июня 2001 г., а в США — как 6 мая 2001 г.

Однозначное
понимание даты обеспечивает ее
словесно-цифровое оформление. Например:
17 September
2001 (17 сентября 2000).

Адресат
(«внутренний адрес») (Inside
Address).
Почтовый адрес должен быть написан
компактно, без промежутков между буквами
и без подчеркивания элементов слов.
Рекомендуется писать заглавными буквами
название местности, учреждения,
осуществляющего доставку, и страну
назначения. Строки адреса должны быть
выровнены с левой стороны.

Количество
знаков в строке в почтовом адресе не
должно превышать 30. Адрес, содержащий
более 30 знаков в строке, можно написать,
используя меньший шаг письма.

В
стандарте ИСО 11180: 1193 содержится
рекомендация лишь придерживаться при
написании адреса предложенной
последовательности адресных элементов,
по возможности группируя их и руководствуясь
правилами и обычаями страны назначения.

Для
написания полного почтового адреса
частных лиц используются следующие
элементы:

)
наименование адресата (указание семейного
положения или титула лица);

)
имя (имена), фамилия, приставка к имени;

)
занятие, функция, по адресу (через);

)
пункт доставки;

)
почтовый код или номер почтового
маршрута, местность, наименование
учреждения, осуществляющего доставку;

)
название территории или провинции и/или
название страны.

Для
написания полного почтового адреса
юридических лиц используются следующие
элементы:

)
название организации;

)
указание на род деятельности или изделия;

)
название отдела или подразделения
организации;

)
пункт доставки;

)
почтовый код или номер почтового
маршрута, название местности, наименование
учреждения, осуществляющего доставку;

6)
название территории или провинции и/или
название страны.

Указание
на конкретное лицо «К сведению» (Attention
Line).
Альтернативой включения имени и должности
получателя в реквизит «адрес» является
внесение их в графу «К сведению». Если
в адресе не указаны эти данные, то они
могут содержаться в особом элементе
письма, который не является обязательным,
но присутствует в том случае, когда
автор заинтересован, чтобы его письмо
поступило конкретному лицу. Эта отметка
— указание на конкретное лицо — помещается
отдельной строкой под адресом. Например:
Attention: Mr. A.Johnson или
Attention of: A.Johnson или
For the Attention of Mr. A.Johnson.

Вместо
фамилии лица может быть указана должность
или название отдела, в который направляется
письмо. Например:
Attention of the Sales Manager или
Attention — Sales Department.

Вступительное
обращение (Salution).
В деловых письмах используются следующие
обращения:

«Уважаемые
господа» (Dear
Sirs,
Gentlemen
(в США))

к
организации в целом;

«Уважаемый
господин» (Dear
Sir)
— к мужчине,

если
неизвестно его имя;

«Уважаемая
госпожа» (Dear
Madam)
— к женщине, если неизвестно ее имя;

«Уважаемый
г-н Адаме» (Dear
Mr.
Adams)
— к мужчине;

«Уважаемая
г-жа Адаме» (Dear
Mrs.
Adams)
— к замужней женщине;

«Уважаемая
г-жа Адаме» (Dear
Miss
Adams)
— к незамужней женщине;

«Уважаемая
г-жа Адаме» (Dear
Ms.
Adams)
— к женщине, если неизвестно ее семейное
положение;

«Дорогой
Майкл» (Dear
Michael)
— к человеку, которого вы хорошо знаете,
или другу.

После
вступительного обращения ставится
запятая (в Англии) или двоеточие (в США).

Заголовок
к тексту письма (Subject
Line)
включает краткое его содержание.
Например: «О приостановлении поставок»,
«О заключении договора».

Основной
текст письма (Body
of
the
Letter).
Текст большинства писем состоит из трех
частей. После приветствия или обращения
(«Уважаемый г-н …») следует начало
основного текста, где говорится о
причинах обращения; в главной части
текста сообщается о деталях (подробностях);
в завершающей части делаются выводы,
сообщается о планах на будущее и т.д.

Заключительная
формула вежливости (Complementary
Close).
В качестве заключительной фразы в
письмах к организациям используются
такие выражения: «С уважением.» (Yours
faithfully. Faithfully yours); «Искренне
Ваш»
(Yours truly. Truly yours. Yours
very
truly);
«Hauлучшие
пожелания» (Best
wishes).

Подпись
(Signature).
В письмах иностранных корреспондентов
подпись размещается обычно под
заключительной формулой вежливости.
Фамилия лица, подписавшего документ,
помещается под личной подписью, а затем
указывается должность.

Перед
подписью может стоять отметка «p.p.»
— «за», от имени», или «Per
pro»
— «по доверенности» (от латинского
выражения «per
procura»).
Сотрудники организации используют эту
отметку, когда подписывают письмa
от имени своих руководителей.

Отметка
о наличии приложений (Enclosure).
В письмax
зарубежных корреспондентов отметка о
наличии приложений располагается в
нижнем левом углу, под подписью. Она
состоит из слова «Enclosure»,
если приложение дно, или «Enclosures»,
если их несколько. При этом обычно
указывают их количество. Возможно
сокращенное обозначение: Enсl.
или Еnс.
В отметке о приложении могут быть названы
документы-приложения.

Указание
на рассылку копий письма (CCNotation).
В письмах зарубежных корреспондентов
бывает специальная отметка о копиях
письма. Такая отметка проставляется у
нижнего поля документа и включает
сокращение «с.с.» (от «карбоновые копии»)
и название фирмы, которой выслана копия.
Например, с.с. Ann
and
Jordan
ltd..
Lawyers.

Если
автор желает подчеркнуть, что копий
нет, он делает отметку «без копий»
(«without
copies»).

Постскриптум.
За рубежом допускается внесение
дополнительной информации в деловое
письмо после его подписания. Это избавляет
от необходимости составлять новое
письмо и дает возможность оперативно
сообщать о событиях, случившихся уже
после подписания письма. Приписка
располагается в конце письма после
подписи и начинается буквами Р.S.
(от лат. post
scriptum
— «после написанного»). В конце приписки
еще раз ставится подпись.

Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]

• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #