Структура экономической информации
Экономической
информации свойственно свое структурное
представление. Под структурой информации
понимается выделение определенных
элементов, информационных единиц и
взаимосвязь между ними.
По
структурному составу информационные
совокупности можно разделить на:
-
реквизиты
-
показатели
-
документы
-
информационные
массивы -
информационные
системы
Любая
информационная совокупность состоит
из элементарных логически неделимых
элементов информации – реквизитов,
которые по своему содержанию подразделяются
на реквизиты-признаки и реквизиты-основания.
Реквизиты
являются
элементарными неделимыми
единицами
экономической информации, несущими
качественную или количественную
характеристику какого-либо экономического
процесса, предмета, факта.
В
целях получения результатной информации
обработка экономической информации
предполагает выполнение двух видов
операций над исходными данными: логических
и арифметических
операций.
Реквизиты-признаки
характеризуют качественные свойства
отображаемого явления. К ним относятся
наименования или коды изделий, материалов,
предприятий, категорий работников и
т.д. С ними производят логические
операции
(сортировка, группировка, поиск,
фильтрация).
Реквизиты-основания
дают
количественное описание явлений,
выраженное в определенных единицах
измерения, например, объем производства,
количество готовых изделий и т.п. С ними
производят арифметические
операции.
Реквизиты
– признаки, выражая качественные
свойства сущности, характеризуют
обстоятельства при которых были получены
Реквизиты — основания. Отдельно указанные
реквизиты сами по себе никакого
экономического смысла не имеют и
применяются в информационной совокупности,
образующей показатель.
Под
ПОКАЗАТЕЛЕМ
понимается логическое высказывание,
содержащее качественную и количественную
характеристику
отображаемого явления. Показатель –
составная
единица
информации.
Показатель, как правило, состоит из
одного реквизита основания и нескольких
реквизитов признаков. Минимальное
соотношение реквизитов в показателе:
1 реквизит-основание + 2 реквизита-признака.
Группы
взаимосвязанных показателей образуют
следующую информационную совокупность
—
ДОКУМЕНТ.
В этом случае показатель может
рассматриваться с точек зрения формы
и содержания. Под формой элементов
показателя понимается наименование
граф и строк документа, а под содержанием
– конкретные числа, проставляемые в
этих строках и графах. Документ —
информационное сообщение о взаимосвязанных
экономических показателях, зафиксированное
ручным или печатным способом на бланке
установленной формы и имеющем юридическую
силу.
Совокупность
однородных документов, объединенных
по определенному признаку, образует
информационную совокупность – МАССИВ.
Совокупность
массивов информации, относящихся к
группам однотипных
экономических задач
и обрабатываемых на одном
объекте,
составляет ИНФОРМАЦИОННУЮ
СИСТЕМУ
этого объекта.
Классификация
экономической информации
Классификация
экономической информации предусматривает
ее деление, во-первых, по ряду общих
признаков (по месту возникновения, по
принадлежности к объекту, по способу
представления и периодичности
поступления), а, во-вторых – по характерным
признакам, имеющим принципиальное
значение для непосредственной
автоматизированной обработки.
На
каждом уровне обработки информацию по
назначению подразделяют на входную и
выходную. При этом входная
и выходная информация бывает
внутренней и внешней по отношению к
различным объектам управления. Внутренняя
–
информация, циркулирующая в самом
объекте, а внешняя
–
информация, получаемая от различных
других объектов или выдаваемая во
внешнюю среду. Классификация
информации по указанным признакам
необходима для того, чтобы знать общие
объемы входной и выходной информации,
что является основой для определения
пропускной способности
информационно-вычислительной сети
хозяйственного объекта и организации
дальнейшего взаимодействия с другими
объектами.
В зависимости от
способа обработки информацию: информация
бывает первичной, промежуточной и
результатной. Первичная
(входная) информация
возникает непосредственно в местах
источников информации и является основой
получения результатной
(выходной)
информации
после ее соответствующей машинной
обработки на основе заданного алгоритма.
Промежуточная
информация
возникает в момент преобразования
первичной информации в результатную.
Она содержит накапливаемые и
перерабатываемые данные и может храниться
на дискетах, жестких дисках и серверах
для последующего использования.
По
степени стабильности
информация бывает постоянной
(условно-постоянной) и переменной.
Классификация информации по степени
стабильности необходима для более
точного определения и последующей
организации массивов постоянной
информации, которые можно будет эффективно
использовать при автоматизированной
обработке с точки зрения значительного
сокращения объёма работ по их вводу в
компьютер.
К
постоянной информации относят неизменную
долгое время информацию. С её помощью
происходит многократная автоматизированная
обработка. Переменная информация
включает фактические данные за
соответствующий период, содержащиеся
в первичных документах, которые меняются
в зависимости от периодичности
поступления.
При
проектировании ИТ важное значение имеет
определение схем информационных потоков,
которые отражают маршруты движения
информации и ее объемы, места возникновения
первичной информации и использования
результатной информации. За счет анализа
структуры подобных схем можно выработать
меры по совершенствованию всей системы
управления. Построение схем информационных
потоков обеспечивает: исключение
дублирующей и неиспользуемой информации,
а также рациональное представление
информации. В результате анализа
информационных потоков выявляются
оптимальные уровни обработки и передачи
информации, динамика генерирования
потока данных источниками и потребителями.
Носители
экономической информации
Под
носителем информации понимается
физическая среда, используемая для
записи и накопления информации. По
способу записи и считывания информации
носители подразделяются на ручные,
электронные и гибридные.
К
ручным носителям относятся бумажные
документы, заполненные информацией и
воспринимаемые непосредственно человеком
без использования технических средств.
К электронным – те, на которые записывается
или с которых считывается информация
с использованием технических средств
(магнитные и оптические носители).
Гибридные носители в зависимости от
способа записи и считывания представляет
собой машиночитаемые документы,
информацию на которые заносит пользователь,
а считывается эта информация с помощью
специальных технических средств.
До
настоящего времени наиболее распространенным
носителем информации является документ,
под которым понимают информационное
сообщение о взаимосвязанных экономических
показателях, зафиксированное на бланке
установленной формы и имеющее юридическую
силу.
Различают
первичные, результатные и промежуточные
документы.
Первичные
документы
предназначены для отражения процессов
в материальной сфере. Они содержат
постоянную и переменную информацию,
которую необходимо обработать для
решения экономических задач. В первичном
документе информация не обрабатывается,
а только фиксируется.
В этот документ заносится информация,
которая в дальнейшем будет обработана
в результатном документе.
Результатные
документы
содержат информацию, получаемую в
процессе обработки данных. В этом
документе обрабатывается информация
из первичного документа. Анализируя
результаты расчетов, менеджер готовится
принять на их основе решение и оказать
управляющее воздействие на объект
управления.
Требования,
предъявляемые к проектированию первичных
и результатных документов:
-
неизбыточность
и полнота информации -
высокая
достоверность -
своевременность
собираемой информации -
отсутствие
дублирования показателей в документах -
форма
документа должна иметь назначение и
взаимосвязь с другими документами -
размеры,
расположение и последовательность
граф и строк должны обеспечить при
обработке наименьшую трудоемкость -
логичность
построения
Для
того, чтобы разработать первичный
документ, нужно сначала определить
необходимый состав разрабатываемых
показателей, при этом избежать лишней
информации, но сохранить ту, которая
необходима для решения целого комплекса
задач. При этом особое внимание уделяется
отбору постоянной и переменной информации.
Документ
должен иметь три зоны (Рис.8).
Заголовочная
зона.
Кроме полного и краткого наименования
(формы) документа, в этой зоне размещают
постоянные (условно-постоянные) справочные
и группировочные реквизиты-признаки.
Информация заголовочной зоны в дальнейшем
не подвергается обработке, но принимает
участие в ней.
Содержательная
зона. В
этой зоне размещают переменные
реквизиты-признаки и абсолютные
и относительные
реквизиты-основания. Информация
заголовочной зоны в дальнейшем
подвергается обработке арифметической
и логической обработке.
Оформляющая
зона. В
ней размещают
печати, даты, подписи должностных лиц,
отвечающих за составление документа.
Рис.12
Зоны документа
Основные
способы обработки экономической
информации
Существует
два основных способа обработки информации:
централизованный и децентрализованный.
При
Централизованном способе
большие объемы информации обрабатываются
характеризуется концентрацией всей
информации на вышестоящем уровне системы
и сопровождается выполнением на нем
всех типовых операций технологического
процесса.
Достоинством
этого способа является обработка больших
объемов информации сравнительно дешевым
способом и увеличение загрузки
вычислительных средств, а также
сравнительная легкость, связанная с
внедрением и совершенствованием
информационных технологий. Недостатком
его является значительное ограничение
возможностей пользователей нижестоящих
уровней в процессе получения и
использования необходимой информации.
Децентрализованный
способ
обработки экономической информации
предполагает рассредоточение
вычислительных ресурсов и приближение
их к местам возникновения и потребления
информации.
Необходимость
распределенной обработки диктуется
возрастающими требованиями к оперативности
решения экономических задач на всех
уровнях, что достигается широким
развитием автоматизации непосредственно
на рабочих местах (АРМ) пользователей
и широкого применения современных
быстродействующих и надежных средств
передачи информации.
При
таком подходе существенно меняется
структура технологического процесса
обработки информации, так как на
вышестоящих уровнях уже нет необходимости
осуществлять трудоемкие операции по
сбору первичных документов и подготовки
данных на магнитных носителях.
Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]
- #
- #
- #
- #
- #
- #
- #
- #
- #
- #
- #
Экономической информации свойственны некоторые особенности, вытекающие из ее сущности (все перечислять не будем, остановимся на одном). Важной характеристикой экономической информации является ее структура. Структура экономической информации играет ту же роль, что и синтаксис любого языка. Говоря о структуре информации, различают два взаимосвязанных между собой аспекта:
• состав элементов, образующих структуру экономической информации;
• взаимосвязь между элементами этой структуры.
Рассматривая с этих позиций структуру экономической информации, выделяют простые и составные единицы информации. Составной единицей информации (СЕИ) называют единицу информации, состоящую из совокупности других единиц информации, ассоциативно связанных между собой, т.е. связанных по смыслу. Простой, элементарной составляющей единицей экономической информации является реквизит. Реквизиты – это элементарные неделимые единицы экономической информации, выражающие определенные свойства объекта. Реквизитам присущи два свойства, важных с точки зрения их обработки:
• отдельно взятый реквизит не может полностью характеризовать экономический процесс или объект;
• отдельный реквизит может входить в состав различных экономических показателей.
Каждый реквизит характеризуется именем (наименованием), типом и значением. Именем реквизита служит его условное обозначение в процессах преобразования. Значением реквизита называется величина, характеризующая некоторые свойства объекта, явления, процесса в конкретных обстоятельствах. Все допустимые значения реквизита образуют множество, называемое доменом реквизитов.
В зависимости от характера отображаемого ими свойства реквизиты делятся на реквизиты-признаки и реквизиты-основания.
Реквизиты-признаки отражают качественные свойства экономического объекта, процесса или явления (время и место действия, фамилия, имя, отчество исполнителя, наименование работы и т.д.). Они могут быть выражены в алфавитном, цифровом или алфавитно-цифровом виде. Реквизиты-признаки служат для логической обработки составных единиц, т.е. для поиска, сортировки, группировки, выборки и т.д.
Реквизиты-основания характеризуют количественную сторону процесса или объекта. выраженную в определенных единицах измерения (сумма вклада в рублях, ставка налога в процентах и т.д.). Они чаще всего выражаются в цифровой форме. Над ними могут выполняться логические и арифметические операции.
Для исчерпывающей характеристики экономического процесса, объекта или явления необходима определенная совокупность реквизитов, описывающих качественные и количественные свойства отображаемого объекта.
Основной структурной единицей, состоящей из определенной совокупности реквизитов, характеризующей какой-либо конкретный объект, факт, процесс и т.п. с количественной и качественной стороны, является показатель. Показатель – это совокупность логически связанных реквизитов-признаков и реквизитов-оснований, имеющая экономический смысл. Показатель – логическое высказывание, содержащее качественную и количественную характеристики отображаемого явления. Экономический показатель как составная единица информации включает один реквизит-основание и группу взаимосвязанных с ним и между собой по смыслу реквизитов-признаков. Экономический показатель – основная единица экономической информации.
Например, показатель «выпуск 120 тысяч банок консервов» несет количественную величину и качественные признаки этой величины. При этом нужно иметь в виду, что в данном показателе фраза «выпуск банок консервов» – это реквизит-признак, а «120 тысяч» – это реквизит-основание.
Показатель является минимальной по составу информационной совокупностью для образования самостоятельного документа. (т.е., на основе показателей строятся документы) В документах каждому показателю присваивается наименование. По количеству и составу показателей определяется уровень его информативности и рассчитывается объем информации в документе. Кроме этого, на основе показателя или его реквизита создаются базы данных, которые используются при решении экономических задач.
Экономический документ представляет собой определенным образом организованную совокупность взаимосвязанных по смыслу экономических показателей. Экономический документ является основной и наиболее удобной формой представления информации с точки зрения управления, так как наряду с наглядностью представления информации, необходимой для решения задачи или являющейся результатом решения задачи, он содержит атрибуты, придающие ему юридический статус.
Наиболее распространенной формой представления экономических документов является табличная форма, которая в самом общем виде включает общую (заголовочную), предметную (содержательную) и оформительскую часть.
Общая часть содержит название документа и перечень общих по составу и значению реквизитов для всех показателей, представленных в документе. Наличие общей части документа позволяет избежать дублирования информации при характеристике всех показателей, входящих в состав многостраничного документа.
Предметная часть включает реквизиты, характеризующие особенности экономических показателей многостраничного документа. (размещаются переменные реквизиты-признаки и количественно-суммовые реквизиты-основания: наименование, номенклатурный номер, количество, код производственных затрат и т.д.)
Оформительская часть содержит атрибуты, как правило, непосредственно не участвующие в процессе обработки информации, однако они придают документу юридическую силу, так как включают подписи лиц, участвовавших в подготовке документа.
Помимо табличной формы представления документов в практике организационно-экономического управления могут использоваться также документы упрощенной табличной формы, в которых наименование реквизитов приводятся не в шапке документа, а в боковике, рядом с которым проставляются конкретные значения соответствующих реквизитов. Наконец, экономические документы могут содержать как шапку, так и боковик. Документы такой формы широко используются при подготовке различной отчетности (статистической, финансовой, бухгалтерской, налоговой и т.п.). В качестве носителя информации для отображения содержимого документов наиболее распространенными являются: бумажные, электронные (экранные) и магнитные носители.
В целях упрощения организации процессов обработки, передачи и хранения информации, содержащейся в документах, она может объединяться в виде информационных массивов (файлов).
Информационный массив с позиции логической структуры представляет собой набор данных (документов) одной формы (одного названия) со всеми значениями либо сочетание таких наборов данных, относящихся к одной задаче. Во втором случае массив называется укрупненным. Сущность массива выражается через логический смысл и естественную целесообразность его структуры. В системах обработки информации массив является основной структурной единицей, предназначенной для хранения, передачи и обработки информации.
Массивы могут объединяться в более крупные структурные единицы. Самой крупной является информационная база, а самой простой формой объединений – информационный поток.
Информационный поток – это совокупность информационных массивов, в том числе документов, относительно конкретной управленческой деятельности, имеющая динамический характер (Информационный поток – группа или совокупность перемещаемых данных, относящихся к какому-то конкретному участку экономических расчетов).
Информационная база – все совокупность информации реального экономического объекта.
ЭКОНОМИЧЕСКАЯ ИНФОРМАЦИЯ И ЕЕ СВОЙСТВА
1. ЭКОНОМИЧЕСКАЯ ИНФОРМАЦИЯ И ЕЕ ОСОБЕННОСТИ
Экономическая информация является одной из важнейших разновидностей информации. Экономическая информация — это совокупность сведений, отражающих социально- экономические процессы и служащих для управления этими процессами и коллективами людей в производственной и непроизводственной сфере.
Экономическая информация обладает рядом особенностей:
• специфичность по форме представления и отражения в виде первичных и сводных документов;
• объемность – совершенствование управления сопровождается увеличением сопутствующих потоков информации;
• цикличность – для большинства производственных процессов характерна повторяемость стадий обработки информации;
• отражение результатов производственно-хозяйственной деятельности с помощью системы натуральных и стоимостных показателей;
• специфичность по способам обработки – в процессе обработки преобладают арифметические и логические операции.
2. ПОКАЗАТЕЛИ КАЧЕСТВА ИНФОРМАЦИИ
Структурно-экономическая информация состоит из показателей, представляющих собой контролируемый параметр объекта управления. В свою очередь показатели формируются из совокупности реквизитов, т.е. логически неделимых элементов показателя, соотносимых с определенным свойством отображаемого объекта. Каждый показатель состоит из одного реквизита-основания и одного или нескольких реквизитов-признаков. Реквизит-основание характеризует количественную сторону объекта и определяет значение показателя. Реквизит-признак характеризует качественную сторону объекта и определяет наименование показателя. Качество информации можно определить как совокупность свойств, обуславливающих возможность ее использования для удовлетворения определенных потребностей. Возможность и эффективность использования информации для управления обуславливается такими ее потребительскими показателями качества, как репрезентативность, содержательность, полнота, доступность, актуальность, своевременность, точность, устойчивость, достоверность и ценность.
3. СВОЙСТВА ИНФОРМАЦИИ Репрезентативность информации связана с правильностью ее отбора и формирования с целью адекватного отражения заданных свойств объекта. Содержательность информации определяется удельной семантической емкостью (коэффициентом содержательности), равной отношению количества семантической информации к общему объему данных. Полнота информации означает, что она содержит минимальный, но достаточный для принятия правильного управленческого решения состав. Доступность информации для ее восприятия при принятии управленческого решения обеспечивается выполнением соответствующих процедур ее получения и преобразования. Актуальность информации определяется степенью сохранения ценности информации для управления в момент ее использования. Своевременность информации определяется возможностью ее использования при принятии управленческого решения без нарушения установленной процедуры и регламента. Таким образом, своевременной является информация, поступающая на тот или иной уровень управления не позже заранее назначенного момента времени. Точность информации определяется степенью близости отображаемого информацией параметра управления и истинного значения этого параметра. Устойчивость информации – это свойство информации реагировать на изменение исходных данных, сохраняя необходимую точность. Достоверность информации определяется ее свойством отображать реально существующие объекты с необходимой точностью. Ценность информации – комплексный показатель ее качества, мера количества информации на прагматическом уровне.
Контрольные вопросы
1. Что такое экономическая информация?
2. Особенности экономической информации.
3. Что такое показатель информации?
4. Что такое реквизит?
5. Виды реквизитов.
6. Свойства информации.
