1 — Ввод нормативов
Ввод объемных и количественных показателей
Количество листов в документе/комплекте
договор/дополнительное соглашение, листов в одном документе*
комплект первичных документов, листов в одном комплекте*
внутренние документы, листов в одном комплекте*
Ключевая ставка Банка России, %*
Средняя ставка налога на прибыль организаций, %*
Ставка дисконтирования, %*
Количество рабочих часов в год (1 FTE), час/год*
Ввод нормативов обработки документа
Трудозатраты на обработку бумажного экземпляра документа
договор продажи, выполнения работ, оказания услуг, мин./документ*
договор приобретения товаров, работ, услуг, мин./документ*
исходящий документ, мин./документ
подпись
, мин./документ
*
подготовка документа к отправлению почтой/курьером, мин./документ*
сканирование и прикрепление скан-образа к системной карточке документа при возврате документа от контрагента, мин./документ*
отметка в системе о возврате документа от контрагента и его архивирование, мин./документ*
входящий документ, мин./документ
подпись
, мин./документ
*
проведение документа в учетной системе, мин./документ*
сканирование и прикрепление скан-образа к системной карточке документа, мин./документ*
подготовка 2 экз. документа к отправлению почтой/курьером, мин./документ*
архивирование документа, мин./документ*
внутренний документ, мин./документ
подпись
, мин./документ
*
проведение документа в учетной системе, мин./документ*
сканирование и прикрепление скан-образа к системной карточке документа, мин./документ*
архивирование документа, мин./документ*
степень сокращения трудозатрат при внедрении электронного документооборота, %*
Ввод стоимостных показателей
стоимость печати документов, руб./лист*
тариф отправления входящих и исходящих документов по почте/курьером, руб./комплект*
стоимость хранения документов, руб./лист в год*
затраты на одного сотрудника, работающего при полной занятости, тыс. руб./год*
2 — Ввод инвестиций
Инвестиции включаются в модель при объеме электронных документов более 10 тыс. в год, когда интеграция с учетными информационными системами Компании обоснована, и интеграция дает экономию на трудозатратах по обработке
документа
количество информационных систем Компании, шт.*
количество информационных систем провайдера, шт.*
стоимость оборудования и интеграционного ПО на 1 интеграцию, тыс. руб.*
итого стоимость оборудования и интеграционного ПО, тыс. руб.*
усредненная оценочная стоимость доработки информационных систем,тыс. руб.*
Содержание проектной команды внедрения ЮЗЭДО
затраты на одного сотрудника, работающего при полной занятости, тыс. руб./год*
Электронные квалифицированные подписи:
количество электронных подписей , шт.*
стоимость электронной подписи , тыс.руб./шт.*
стоимость лицензий, тыс.руб./год*
целевое кол-во электронных документов, начиная с которого компания будет готова к доработкам ПО и проекту по оптимизации затрат, шт./год*
Отправим материал Вам на почту
ФНС представила калькулятор эффективности внедрения ЭДО
Федеральная налоговая служба разработала калькулятор эффективности внедрения электронного документооборота. Введя 10 показателей, например, таких как количество комплектов первичных документов в год, количество договоров и дополнительных соглашений, целевая доля документов к переводу на юридически значимый ЭДО и другие, можно получить подробный аналитический отчет оценки эффективности внедрения ЭДО на предприятии. Калькулятор находится в свободном доступе, он разработан в рамках новой стратегии ФНС по развитию обмена электронной документацией с плательщиками.
3,5 трл. руб. тратится в России на бумажный документооборот,
10% документооборота в РФ переведено в электронный вид.
Новое подразделение ФНС — Управления электронного документооборота, которое недавно было создано в структуре налоговой службы, представило электронный сервис под названием «Калькулятор для расчета эффективности внедрения электронного документооборота в компании».
Напомним, перед Управлением электронного документооборота ФНС России поставлена задача создать новую современную стратегию развития ЭДО с налогоплательщиками. Управление возглавил Федор Новиков, пришедший из сферы информационных технологий. В основе новой стратегии лежит бизнес ориентированный подход. Компаниям нужно показать экономическую привлекательность использования электронных документов, считают в управлении ФСН по ЭДО. Разработанный и представленный калькулятор расчета эффективности внедрения ЭДО является шагом в рамках новой стратегии.
Оценка проникновения ЭДО:
5 % — микро бизнес,
12% — малый и средний бизнес,
50% — крупные компании.
Источник: Российская газета, данные на июнь 2020 года.
Как устроен калькулятор.
Калькулятор ФНС построен на анализе показателей, вводимых пользователем. Возможен как простой расчет, так и расширенный – с большим количеством введенных параметров. В итоге для пользователя составляется отчет, который можно конвертировать в один из 4 предложенных форматов, а затем сохранить отчет у себя на компьютере или другом устройстве.
Задача отчета – дать пользователю ориентировочные сведения о затратах, которые потребует внедрение ЭДО для его компании, периоде окупаемости и экономическом эффекте от внедрения электронного документооборота.
Как выглядит калькулятор простого расчета:
Как выглядит аналитика?
Для того, чтобы показать массив аналитических данных, которые выдает калькулятор, мы провели расчет окупаемости усредненного предприятия. Вот какие параметры мы заложили в расчет:
|
ВВОД ОСНОВНЫХ ОБЪЕМНЫХ ПОКАЗАТЕЛЕЙ ДЛЯ РАСЧЕТА |
|
исходящие документы, шт./год* 20 000 |
|
входящие документы, шт./год* 35 000 |
|
внутренние документы, шт./год* 10 000 |
|
продажа товаров/выполнение работ/оказание услуг, шт./год* 5 000 |
|
приобретение товаров, работ, услуг, шт./год* 10 000 |
|
Целевая доля документов к переводу на ЮЗЭДО, %* 70 |
|
Плановый срок достижения целевой доли документов на ЮЗЭДО, лет* 3 года |
|
ВВОД ДОПОЛНИТЕЛЬНЫХ ПОКАЗАТЕЛЕЙ ДЛЯ РАСЧЕТА (ОПЦИОНАЛЬНО) |
|
средняя сумма входящего НДС за квартал, тыс. руб. 1 000 |
|
средняя доля счетов-фактур, поступающих после срока подачи квартальной налоговой декларации (НДС), % 20 |
|
прогнозируемый годовой рост объема Компании, % 7 |
Результат расчета эффективности внедрения электронного документооборота в компании
Калькулятор
представляет собой модель расчета ключевых финансово-экономических показателей проекта по переходу на электронный документооборот на основе введенных Пользователем данных.
Кроме четырех графиков в отчет включены несколько таблиц, поясняющих ключевые эффекты, а также операционные и капитализируемые затраты. Полный отчет эффективности компании с заданными выше параметрами можно посмотреть по ссылке.
Согласно оценке калькулятора ФНС, затраты на внедрение ЭДО в компании с описанными выше параметрами оцениваются примерно в 11,6 млн руб. в первый год и примерно в 2,5 млн руб. на ежегодное обеспечение жизнедеятельности системы.
На что пойдут инвестиции в ЭДО:
|
Инвест. затраты, тыс. руб. |
9 100 |
|
Стоимость оборудования и интеграционного ПО |
5 600 |
|
Стоимость доработки нформационных систем |
3 500 |
|
Операционные затраты |
2 540 |
|
Стоимость лицензий |
12 |
|
Стоимость электронных ключей |
3 |
|
Стоимость поддержки |
525 |
|
Содержание проектной команды |
2 000 |
|
Всего затраты, тыс. руб. |
11 640 |
Срок окупаемости инвестиций в ЭДО в компании с заданными выше параметрами оценивается примерно в полтора года.
8 млн руб. – составит экономия только в первый год работы — на бумаге и прочих расходных материалах, а также на трудозатратах сотрудников.
Преимущества ЭДО в цифрах:
-
в 7-10 раз дешевле отправка документов через ЭДО чем на бумаге почтой,
-
на 80% дешевле обходится хранение электронных документов,
-
30% времени сотрудников экономится на поиск и согласование электронных документов,
-
6% документов на бумаге теряются.
Источник: ФНС.
73 % организаций, внедривших ЭДО, заявили, что инвестиции в систему окупились.
Какие дальнейшие планы у ФНС в отношении ЭДО?
Известно, что налоговая служба рассматривает возможность внедрения в стране на 100% электронного документооборота до конца 2024 года.
Как утверждают представители ФНС, перед ними стоит задача привести в порядок законодательную базу в вопросе ЭДО. Также среди приоритетных задач — повышение лояльности и доверия к ЭДО. Налоговики планирует вести просветительскую работу по популяризации ЭДО, больше рассказывать о тонкостях и особенностях ЭДО.
В тактических задачах налоговиков — разработка универсальных форматов электронных документов, причем для всех систем программного обеспечения. Среди таких документов договор с контрагентом, акт сверки, транспортная накладная, счет, документ на возврат товара и др. Причем, при создании единого формата документов будет учитываться и международный формат.
Почему пользователи выбирают СБИС ЭДО?
При разработке новой концепции развития ЭДО налоговая служба придерживается позиций открытости и ориентированности на бизнес. К разработке привлекаются предприятия, операторы ЭДО. СБИС, являющийся оператором электронного документооборота, активно участвует в рабочих группах по разработке новой стратегии развития ЭДО. Наши пользователи одними из первых знакомятся со всеми нововведениями.
СБИС ЭДО имеет гибкую тарифную линейку, конкурентно в цене, дается в тестовое пользование, техподдержка оказывается в режиме 24/7. Интегрируется с другими системами, обеспечивает быстрый роуминг и имеет мобильное решение. Кроме того, СБИС ЭДО позволяет выполнять все задачи по обмену документацией в дистанционном режиме.
СБИС Внешний электронный документооборот позволяет наладить документооборот между организациями, с легкостью создавать и подписывать документы, мгновенно отправлять их адресату. Решение имеет гибкую конфигурацию, позволяет настроить процессы под отрасль, масштаб и специфику бизнеса. С ним легко перейти на удаленный режим работы.
В системе СБИС Внутренний ЭДО в типовом решении уже реализованы самые распространенные процессы документооборота. Также предусмотрена возможность внести изменения и дополнения. С помощью редактора регламентов можно создавать собственные внутренние процессы различной сложности, а также изменять типовые регламенты.
Подробнее о том, как перейти на электронный документооборот со СБИС, вам готовы рассказать наши специалисты.
Оставьте заявку и получите бесплатную консультацию уже сегодня!
Видео по теме
150 000
Клиентов на постоянной поддержке
40
Офисов по всей России и продолжаем расширяться
15 лет
Мы успешно работаем в сфере электронных решений
24/7
Всегда на связи с клиентами группа Техподдержки
Калькулятор экономии с Диадоком
Сравните затраты на бумажный и электронный документооборот. Для этого укажите, сколько документов вы отправляете своим контрагентам каждый месяц. Выберите цену доставки — какая сумма выходит чаще всего. Мы посчитаем ваши расходы на печать, бумагу, доставку. Подберем тариф и покажем выгоду при отправке документов через Диадок.
78 400
Столько вы тратите ежегодно на печать и доставку 3 600 документов. Как мы посчитали
24 400
4 000 исходящих документов, входящие — бесплатно. Цена без учёта интеграции
Дни и недели
Среднее время почтовой доставки — 2-4 дня.
Если вы отправляете документы каждый месяц, за год получается 36 дней. Больше месяца
уходит на ожидание, когда адресаты получат документы.
Секунды
Электронные документы мгновенно приходят контрагентам, вне зависимости
от региона. После подписания они возвращаются вам так же быстро. Мгновенная
доставка — преимущество ЭДО.
Долгая обработка документов
Перед отправкой бумажный документ проходит несколько этапов: распечатка,
проставление печатей, согласование внутри компании. Если кого-то нет на месте, процесс
затягивается. Подготовка документа иногда занимает не один день, а сотрудники проходят
километры по коридорам, пока собирают подписи.
Моментальная обработка документов
На подписание электронных документов всеми уполномоченными лицами уходит
несколько минут. Сотрудники получают уведомления о новых документах, а массовые действия
ускоряют подписание. Для входящих в Диадоке можно настроить распределение
по подразделениям и сотрудникам.
Нужно заново отправлять документ
Если в документе неверные реквизиты, нет печати
или подписи — его придётся заменить. Для этого надо попросить контрагента
исправить ошибки и снова организовать доставку.
Сервис предупредит об ошибках заранее
В Диадоке счета-фактуры, акты и накладные перед отправкой
проходят форматный контроль. Это значит, что некорректно оформленные документы система
не пропустит.
Стеллаж, кабинет или целый этаж
По закону бухгалтерские документы должны храниться 5 лет. Представьте,
сколько бумаги может накопиться. Чтобы хранить ее по правилам, нужно выделить помещение
и назначить ответственных сотрудников.
Мегабайты в облачном хранилище
Все документы пользователей Диадока хранятся в электронном архиве.
Они бесплатно размещаются на серверах компании. В целях безопасности каждый файл
скопирован на разные компьютеры.
Если вы обнаружили недостатки у привычной схемы ведения документооборота
на бумаге и хотите перейти на ЭДО, в первую очередь нужно выбрать способ работы
в сервисе.
Для обмена документами через веб-интерфейс нужен только интернет
и сертификат КЭП. Пользователям 1С подойдет типовой модуль, который можно скачать, установить
и настроить за 15 минут. Интеграция с другими учетными системами займет больше
времени — команда Диадока поможет подобрать решение, внедрить его и выполнить
необходимые доработки. Срок запуска таких проектов рассчитывается индивидуально.
Диадок можно связать с вашей учетной системой благодаря интеграционным решениям.
Тогда вы не только ускорите обмен документами, но и упростите их обработку. Например,
сможете отправлять и получать документы прямо в 1С и принимать их к учету
автоматически. Стоимость интеграционных решений — от 13 700 рублей в год.
Если вам нужно только отправлять и получать электронные документы, это можно
делать в веб-сервисе Диадока вручную. В таком случае достаточно приобрести пакет исходящих
документов. Подключение к сервису — бесплатно.
Электронные документы хранятся на серверах СКБ Контур. Это безопаснее, чем
на личном компьютере: каждый файл защищен троекратным копированием. Высокий уровень защищенности
данных подтвердила независимая проверка ЗАО НИП «Информзащита». Сторонняя организация провела аудит
информационной безопасности, в том числе протестировала Диадок на возможность взлома. Степень
защищенности подтверждает сертификат. Аналогичные сертификаты есть за 2014 и 2022 годы.
В любой момент вы можете проверить, есть ли у компании ящик
в Диадоке. Просто напишите в поисковой строке ее название или ИНН. Если хотите запустить
массовую проверку, подготовьте xls-файл со списком ИНН всех ваших контрагентов.
За один день мы доставили адресатам документы, которые в бумажном
виде шли бы до них в течение недели, при этом мы сэкономили не меньше пачки
бумаги. Также теперь мы можем отследить момент, когда дилер получил документы, и когда они были
подписаны.
Работать в сервисе просто и удобно, мы всегда точно знаем, когда
документы были отправлены и когда получены. Работа с электронными документами ведется прямо
из учетной системы, за счет ряда готовых интеграционных решений Диадока. При их внедрении
специалисты Контура оказывают активную поддержку.
Очевидными преимуществами ЭДО являются: сокращение затрат на обмен
документами и увеличение скорости этого процесса, благодаря которой существенно возрастает
производительность труда и эффективность работы в целом. Также важные плюсы ЭДО —
прозрачность, наглядность и онлайн-доступ к истории документооборота с клиентом.
Проверьте, кто из ваших контрагентов уже работает в Диадоке
Экономная цифра: как рассчитать эффективность перехода на ЭДО в компании
Ваша компания решила перейти на электронный документооборот? Насколько выгодно такое решение? На этот вопрос теперь можно получить развернутый ответ. Причем совершенно бесплатно.
Для этого можно воспользоваться электронным калькулятором ФНС. Этот сервис размещен на сайте ФНС в разделе «Сервисы и госуслуги» → «Калькулятор эффективности внедрения электронного документооборота».
Как это делается
Сначала о том, что вам не потребуется. Это электронная подпись, личный кабинет, наименование вашей компании, ИНН, а также любые сведения, которые позволяют идентифицировать организацию.
Если вам нужен простой расчет, то для этого понадобятся сведения о количестве комплектов первичных документов, договоров, внутрикорпоративных бумаг. Предполагаемый срок перехода на ЭДО, данные по НДС.
Расширенный расчет потребует дополнительной информации. К примеру, о том, с какой скоростью надо будет печатать документы, размер почтовых тарифов и т.п.
Итак, вы заносите в специальную форму число комплектов первичных документов, которые формируются у вас в течение года, количество договоров, дополнительных соглашений при продаже и покупке товаров.
Кроме того, необходимо будет обозначить количество юридически значимых внутрикорпоративных бумаг, которые потребуется заверять электронной подписью. Сюда относятся авансовые отчеты, договоры с сотрудниками, приказы, уведомления, накладные на отпуск материалов на сторону М-15 и т. п.
Вы должны будете отразить и то, сколько времени вы тратите на подготовку, печать, сканирование и архивирование документов.
Если вы проводите расширенный расчет, у вас запросят сведения о том, сколько листов в среднем содержат документы. Для примера: в договоре, как правило, это число равняется десяти, а в комплекте первички – четырем листам.
Вас попросят указать срок, в течение которого вы предполагаете перейти на ЭДО. Тестовый пример калькулятора обозначает срок в три года для перевода в «цифру» 90% бумаг. Вы можете поинтересоваться о том, сколько времени займет такой перевод в компаниях, сопоставимых с вами по размеру и виду деятельности.
Эффективность внедрения ЭДО
Можно ввести в калькулятор сведения о средней сумме входящего НДС за квартал, о средней доле счетов-фактур, которые приходят за тот же период после подачи налоговой декларации. Это позволит вам понять, сколько денег теряет ваша компания из-за того, что бумажные счета-фактуры запаздывают, насколько будет ускорен процесс возмещения НДС.
В форму можно внести также такие показатели, как уровень инфляции, ставку налога на прибыль, ключевую ставку Центробанка, ставку дисконтирования, количество рабочих часов, приходящихся на одного сотрудника при его полной загрузке, насколько компания планирует сократить трудозатраты своих работников при переходе на ЭДО.
Налоговики считают, что 50% – вполне реальный показатель.
Вы сможете также внести в форму данные о том, во сколько компании обходится ведение документооборота в бумаге: это стоимость печати, хранения, доставки с учетом зарплаты занятых в этих процессах сотрудников (заработная плата, взносы, НДФЛ). Кроме того, программа выдаст вам сведения о цене внедрения ЭДО (затраты на дополнительные электронные подписи, на доработку информационных систем).
А если вы хотите сэкономить на зарплатных налогах, снизить отчисляемые налоги на 30%, попасть в 1% компаний, работающих без доначислений, защитить личные активы и активы компании – приходите на авторский семинар Евгения Сивкова «Как защитить бизнес в 2023 году» и получите уникальные кейсы. Семинар состоится 29-31 марта в Москве. Оптимизируйте налоги законно и зарабатывайте больше!
Участвовать со скидкой 25%
Что на выходе
Вы занесли в форму все нужные данные. Нажимайте на клавишу «Рассчитать» и получайте необходимую информацию. Программа выдаст вам четыре диаграммы, которые наглядно обозначат для вас эффективность перехода вашей компании с бумаги на цифру.
Две диаграммы продемонстрируют вам, сколько вы сэкономите на бумаге и трудозатратах. А еще две – эффект от ускорения возмещения НДС, сведения об окупаемости ЭДО. Кроме того, вы получите еще и отчет в табличной форме.
Новый сервис ФНС – явление очень полезное. Ведь компания, которая решается перейти на ЭДО, теперь не должна загружать сотрудников подобными расчетами.
Все теперь получается быстро, наглядно, удобно.
Больше полезных материалов на нашем телеграм-канале. Подписывайтесь!
Евгений Сивков, налоговый консультант, аудитор, писатель
На сайте Федеральной налоговой службы появился новый сервис, который помогает оценить эффективность внедрения ЭДО в любой компании.
Всё больше и больше компаний переходят на электронный обмен документами. Благодаря проектам маркировки и прослеживаемости товаров количество пользователей ЭДО будет увеличиваться с каждым годом.
Расходы на внедрение электронного документооборота можно посчитать самостоятельно или запросить расчёты у интеграторов, а вот экономическая целесообразность и сроки окупаемости перехода на ЭДО до сих пор для многих остаются загадкой.
Чтобы получить конкретные цифры, сколько вы сэкономите на бумаге и трудозатратах при переходе на электронный документооборот, воспользуйтесь специальным калькулятором на сайте ФНС.
Калькулятор делает расчёты исходя из средних показателей. Для простого расчёта понадобится указать:
—примерное количество входящих и исходящих документов, в том числе внутренних;
—процент документов, которые планируется перевести в электронный вид.
Опционально можно указать сумму входящего НДС и долю счетов-фактур, поступающих после подачи налоговой декларации. В этом случае сервис дополнительно посчитает эффект ускорения возмещения НДС.
Основываясь на усреднённых данных, калькулятор сможет посчитать ключевые эффекты:
—экономия на печатных документах за первые пять лет;
—экономия на трудозатратах;
— эффект ускорения возмещения НДС;
— накопленный дисконтированный свободный денежный поток;
— NVP (чистая приведённая стоимость);
— период окупаемости.
Например, согласно калькулятору, небольшая компания с объёмом документов до 5 000 в год, только на печати сэкономит около 3000 рублей в год.
Для более подробного анализа можно воспользоваться расширенной версией расчёта, используя собственные, а не усреднённые показатели. Расширенная версия предназначена для крупных компаний и позволяет детально просчитать трудозатраты на печать, подпись, отправку почтой, сканирование и архивирование бумажных документов, а также учитывает затраты на интеграцию и содержание проектной команды.
Сервис позволяет выгрузить готовый отчёт в удобном формате и использовать его в дальнейшей работе. Всё, что останется, это выбрать решение и оператора.
Выбирая оператора ЭДО, обращайте внимание на надёжность и репутацию компании и не забывайте о роуминге. Выбирайте того оператора, у которого налажен обмен документами с большинством других. Это поможет ещё больше сэкономить при переходе на ЭДО.
Отправить
Запинить
Твитнуть
Поделиться
На сайте налоговой службы в тестовом режиме работает сервис для расчёта затрат на внедрение юридически значимого электронного документооборота. Он представляет собой калькулятор, основанный на модели расчёта ключевых финансово-экономических показателей проекта по переходу на ЭДО.
Калькулятор можно использовать в одном из двух режимов:
- быстрый расчёт на основе минимума данных;
- расширенный расчёт с учётом дополнительных объёмных показателей документооборота компании, а также с учётом различных нормативов и тарифов.
В простом режиме пользователю предлагается ввести примерное количество исходящих, входящих и внутренних документов, договоров и дополнительных соглашений в год. Кроме того, нужно указать долю документов, которые планируется перевести на ЭДО, и срок такого перевода.
Сервис подсчитает, сколько средств компания сэкономит на печати бумажных документов, сколько потратит на приобретение необходимых лицензий и электронных ключей. В итоге будет получена сумма чистой прибыли от внедрения ЭДО, свободный денежный поток и другие финансовые показатели.
Кроме того, на сайте ФНС можно ознакомиться с разными сценариями перехода на электронный документооборот.
ФНС: Рассчитать эффективность внедрения ЭДО поможет специальный калькулятор
30 ноября 2020
На сайте ФНС России опубликован электронный сервис «Калькулятор эффективности внедрения электронного документооборота».
Как следует из названия, с его помощью можно рассчитать ключевые финансово-экономические показатели при переходе на юридически значимый электронный документооборот как с внешними контрагентами, так и внутри компании.
Калькулятор построен на усредненных показателях и позволяет получить ориентировочные сведения о затратах, периоде окупаемости и экономическом эффекте от внедрения электронного документооборота. Пользователю достаточно ввести количество входящих и исходящих документов, количество договоров и среднюю сумму входящего НДС. В режиме расширенного расчета пользователь может скорректировать усредненные показатели на основании конкретных данных его компании, что позволит получить расчетные показатели, максимально отражающие специфику его организации.
Сервис формирует подробный аналитический отчет с возможностью экспорта в файл для дальнейшей работы внутри компании.
Источник: ФНС России
