На носители сведений, составляющих государственную тайну, наносятся реквизиты, включающие следующие данные:
о степени секретности содержащихся в носителе сведений со ссылкой на соответствующий пункт действующего в данном органе государственной власти, на данном предприятии, в данных учреждении и организации перечня сведений, подлежащих засекречиванию;
об органе государственной власти, о предприятии, об учреждении, организации, осуществивших засекречивание носителя;
о регистрационном номере;
о дате или условии рассекречивания сведений либо о событии, после наступления которого сведения будут рассекречены.
При невозможности нанесения таких реквизитов на носитель сведений, составляющих государственную тайну, эти данные указываются в сопроводительной документации на этот носитель.
Если носитель содержит составные части с различными степенями секретности, каждой из этих составных частей присваивается соответствующий гриф секретности, а носителю в целом присваивается гриф секретности, соответствующий тому грифу секретности, который присваивается его составной части, имеющей высшую для данного носителя степень секретности сведений.
Помимо перечисленных в настоящей статье реквизитов на носителе и (или) в сопроводительной документации к нему могут проставляться дополнительные отметки, определяющие полномочия должностных лиц по ознакомлению с содержащимися в этом носителе сведениями. Вид и порядок проставления дополнительных отметок и других реквизитов определяются нормативными документами, утверждаемыми Правительством Российской Федерации.
Содержание
- — Какие существуют грифы?
- — Что значит гриф ограничения доступа к документу?
- — Как ставить гриф конфиденциальности?
- — Кем присваивается гриф конфиденциальности при подготовке к составлению проекта документа?
- — Какие грифы проставляются на документах?
- — Где ставится гриф ограничения доступа к документу?
- — Какие существуют виды отметок грифа ограничения доступа к документу?
- — Что такое гриф утверждения документа?
- — Как ставить гриф коммерческая тайна?
- — Когда ставится гриф коммерческая тайна?
- — Для чего в образный гриф?
- — Какой вид машинного носителя информации не подлежит обязательному учету в делопроизводстве?
- — Какие документы относятся к конфиденциальной информации?
- — Какие документы являются секретными?
Л. Стратоновичу‚ ценность информации можно определить по приносимому этой информацией сокращению затрат ресурсов (материальных, временных). Чем более информация ведёт к достижению цели, чем более она полезна, тем более она ценна. Тем не менее, ценность информации — более общее свойство, чем полезность информации.
Какие существуют грифы?
Различают несколько основных разновидностей – грифы длиной 200 см, весом 10 кг, грифы длиной 180 см и весом 8 (иногда 8,2) кг, грифы длиной 150 см и весом около 7 кг (часто 6,7 кг), грифы длиной 120-125 см и весом около 6 кг.
Что значит гриф ограничения доступа к документу?
Гриф ограничения доступа к документу: Реквизит официального документа, свидетельствующий об особом характере информации, ограничивающий круг пользователей документа. Законодательством установлены грифы (отметки) ограничения доступа к документам, содержащим коммерческую тайну и служебную тайну.
Как ставить гриф конфиденциальности?
Гриф ограничения доступа, указываемый па документе, не сокращается по написанию. Под обозначением грифа указывается номер экземпляра документа, срок действия грифа и иные условия его снятия. Гриф располагается на нервом и титульном листах документа, а также на обложке дела (тома) в правом верхнем углу.
Кем присваивается гриф конфиденциальности при подготовке к составлению проекта документа?
Гриф конфиденциальности присваивается документу: — исполнителем при подготовке к составлению проекта документа; — руководителем структурного подразделения (направления деятельности) или руководителем организации при согласовании или подписании документа.
Какие грифы проставляются на документах?
Законодательством установлены грифы (отметки) ограничения доступа к документам, содержащим коммерческую тайну и служебную тайну. Для документов, содержащих другие виды конфиденциальной информации, гриф ограничения доступа определяется собственником или пользователем информации.
Где ставится гриф ограничения доступа к документу?
Гриф ограничения доступа к документу проставляется в правом верхнем углу первого листа документа (проекта документа, сопроводительного письма к документу) на границе верхнего поля при наличии в документе информации, доступ к которой ограничен в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Какие существуют виды отметок грифа ограничения доступа к документу?
Виды грифов ограничения доступа:
«Секретно», «Совершенно секретно», «Особой важности». Использование этих грифов допускается только для засекречивания информации, составляющей государственную тайну.
Что такое гриф утверждения документа?
Гриф утверждения документа — это реквизит, указывающий нормативный или правовой характер его содержания.
Как ставить гриф коммерческая тайна?
10 закона № 98-ФЗ, гриф надлежит размещать на материальном носителе. В случае с электронной документацией такая отметка может быть установлена на лазерном диске, дискете, флеш-карте или жестком диске, содержащем отнесенные к коммерческой тайне сведения, фото- или видеопленке и т. д.
Когда ставится гриф коммерческая тайна?
Гриф «Коммерческая тайна» проставляется на носителях коммерческой информации ограниченного доступа и необходим для выделения «секретного» документа из общего информационного потока.
Для чего в образный гриф?
W—образный гриф
Используется преимущественно для выполнения французского жима лежа. Он увеличивает эффективность данного упражнения: возможность выполнять это упражнение нейтральным хватом, когда ладони смотрят вперед, усиливает нагрузку на трицепс.
Какой вид машинного носителя информации не подлежит обязательному учету в делопроизводстве?
Бланки, изготовленные с использованием средств вычислительной техники, учету не подлежат. … Контроль за изготовлением и хранением типографских бланков возлагается на службу делопроизводства.
Какие документы относятся к конфиденциальной информации?
Документы, содержащие защищаемые сведения, которые не составляют государственную тайну (служебную, коммерческую, банковскую и т. д.), или содержат персональные данные, или составляют интеллектуальную собственность юридического или физического лица именуются конфиденциальными.
Какие документы являются секретными?
Секретными документами называют такие бумаги, в которых содержатся тайные данные.
…
Уровни секретности документов
- «Особой важности»,
- «Совершенно секретно»,
- «Секретно».
Интересные материалы:
Как получить справку о том что я не состою в браке?
Как получить справку о том что я пенсионер?
Как получить справку о том что не получал налоговый вычет?
Как получить справку о том что не состоишь на учете?
Как получить справку о том что нет недвижимости?
Как получить справку о том что семья нуждается в жилье?
Как получить справку о том что ты безработный?
Как получить справку о временной регистрации?
Как получить справку о выплаченных пособиях через госуслуги?
Как получить справку о выплаченных пособиях в фсс?
Расскажем, как этот реквизит появлялся, исчезал и возвращался. Какие виды тайн и вариации его оформления в законодательстве существуют. Какая коллизия и упущения есть в нормативной базе, как не повторить ошибок, допущенных в примерах ГОСТ Р 7.0.97-2016. Нужно ли ставить гриф ограничения доступа не только на подписанных документах, но и на черновиках, проектах и сопроводительных документах. Почему важно указывать номер экземпляра. Как нанести гриф на электронный документ. Может ли организация завести себе свой оригинальный вид тайны.
ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (далее – ГОСТ Р 7.0.97-2016) летом 2018 г. сменил старый ГОСТ Р 6.30-2003. В новом стандарте появился реквизит 14 «гриф ограничения доступа к документу», в предыдущем его не было.
Применение стандарта – для кого добровольно, а для кого и нет
В соответствии с Федеральным законом от 29.06.2015 № 162-ФЗ «О стандартизации в Российской Федерации» (далее – Закон № 162-ФЗ) 1 стандартизация в Российской Федерации базируется на нескольких принципах, одним из которых является добровольность применения документов по стандартизации, другой принцип – обязательность применения документов по стандартизации действует только в отношении определенных объектов:
- оборонной продукции (товаров, работ, услуг) по государственному оборонному заказу;
- продукции, используемой в целях защиты сведений, составляющих государственную тайну или относимых к охраняемой в соответствии с законодательством РФ иной информации ограниченного доступа;
- продукции, сведения о которой составляют государственную тайну;
- продукции, для которой устанавливаются требования, связанные с обеспечением безопасности в области использования атомной энергии, а также связанных с такой продукцией иных объектов и процессов.
Получается, что не всегда ГОСТ носят рекомендательный характер.
Но если кто-то из читателей скажет, что применять в своей работе данный ГОСТ совсем не обязательно, то он будет неправ. Ведь иных правил оформления организационно-распорядительных документов (далее – ОРД) для негосударственных организаций у нас нет, а руководствоваться все-таки чем-то надо (не изобретать же каждому свой велосипед). Чтобы легализовать требования ГОСТ Р 7.0.97-2016 к оформлению ОРД именно в вашей компании и сделать их обязательными, необходимо издать внутренний документ организации, в котором эти правила и закрепить.
Заметим, что государственные организации обязаны следовать Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях, утв. приказом Федерального архивного агентства от 11.04.2018 № 44. В ее основу легли требования ГОСТ Р 7.0.97-2016. Значит, для таких организаций обязательность применения правил, перекочевавших из стандарта в Примерную инструкцию, налицо!
Новый ли реквизит?
В ГОСТ Р 6.39-72 «Система организационно-распорядительной документации. Формуляр-образец» реквизит «гриф ограничения доступа к документу» был указан и соответственно были установлены правила его оформления. Он предусматривался и последующими стандартами об оформлении организационно-распорядительных документов: ГОСТ Р 6.38-90 2 и ГОСТ Р 6.30-97 3.
Однако данный реквизит не был включен в ГОСТ Р 6.30-2003 4. Из него просто исключили некоторые положения и правила, которые регулировались законодательством РФ. Поскольку выполнение требований федеральных законов является обязательным, то и в ГОСТ Р 6.30-2003, который носил рекомендательный характер, данный реквизит просто не попал. Вот такая логика.
Отсутствие указанного реквизита в ГОСТ Р 6.30-2003 вовсе не означало, что его не надо было использовать. Подтверждением тому является его присутствие в терминологическом ГОСТ Р 7.0.8-2013 5.
Основная функция реквизита «гриф ограничения доступа к документу» заключается в ограничении доступа к «особым» документам. Здесь уместно вспомнить положения Федерального закона от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (далее – Закон № 149-ФЗ) об обязанностях обладателя информации:
1) соблюдать права и законные интересы иных лиц;
2) принимать меры по защите информации;
3) ограничивать доступ к информации, если такая обязанность установлена федеральными законами.
Именно реквизит «гриф ограничения доступа к документу» и помогает обладателю информации выполнять возложенные на него законодательством РФ обязанности – он является важным элементом защиты документированной информации. Наверно, поэтому данный реквизит вернули в ГОСТ Р 7.0.97-2016 об оформлении ОРД. Но хорошо, что этот стандарт устанавливает рекомендуемые требования… и далее объясним почему.
«Об утверждении Положения о порядке обращения с конфиденциальной информацией и мерах по обеспечению ее защиты и сохранности в Правительстве Хабаровского края»
В целях приведения нормативных правовых актов Хабаровского края в сфере обращения и защиты конфиденциальной информации в соответствие с требованиями действующего законодательства Российской Федерации постановляю:
1. Утвердить прилагаемое Положение о порядке обращения с конфиденциальной информацией и мерах по обеспечению ее защиты и сохранности в Правительстве Хабаровского края.
2. Министерствам края, имеющим статус юридического лица, иным органам исполнительной власти края в течение месяца со дня подписания настоящего постановления разработать и утвердить свои положения о порядке обращения с конфиденциальной информацией и мерах по обеспечению ее защиты и сохранности, не противоречащие основным требованиям настоящего постановления.
3. Министерствам края, иным органам исполнительной власти края, структурным подразделениям аппарата Губернатора и Правительства края определить и утвердить перечень обрабатываемой конфиденциальной информации и списочный состав должностных лиц, уполномоченных на работу с конфиденциальной информацией, закрепив данные обязанности в должностных регламентах.
4. Признать утратившими силу:
- постановление главы администрации Хабаровского края от 30 мая 2000 г. №175 «О Перечне сведений конфиденциального характера администрации Хабаровского края и порядке обращения с ними»;
- постановление Губернатора Хабаровского края от 14 мая 2003 г. №153 «Об утверждении Перечня сведений конфиденциального характера Правительства Хабаровского края».
5. Контроль за выполнением настоящего постановления возложить на заместителя Председателя Правительства края – руководителя аппарата Губернатора и Правительства края Кондратова
Г.А. Губернатор
В.И. Шпорт
Положение о порядке обращения с конфиденциальной информацией и мерах по обеспечению ее защиты и сохранности в Правительстве Хабаровского края
Утверждено
постановлением
Губернатора Хабаровского края
от 27 января 2011 года №5
1. Общие положения
1.1. Настоящее Положение определяет общие требования по защите конфиденциальной информации, обрабатываемой в аппарате Губернатора и Правительства края, министерствах края, иных органах исполнительной власти края (далее – органы исполнительной власти края), и порядок организации работы по обеспечению ее защиты.
1.2. Отнесение информации к конфиденциальной осуществляется в порядке, установленном Конституцией Российской Федерации, законодательством Российской Федерации.
1.3. К конфиденциальной информации в органах исполнительной власти края относится служебная информация, не являющаяся сведениями, составляющими государственную тайну, используемая в повседневной деятельности Правительства края, к которой нет свободного доступа на основании требований федеральных законов, обладающая действительной или потенциальной ценностью в силу ее неизвестности лицам, не имеющим права доступа к ней, и по отношению к которой в органах исполнительной власти края принимаются правовые, организационные, технические и иные меры защиты.
1.4. Конфиденциальная служебная информация фиксируется на бумажных (документы, издания, книги, брошюры, буклеты и др.), магнитных (дискеты, магнитные диски, цифровые запоминающие устройства, аудио-, видеопленки и др.), оптических (лазерные диски и др.) и других носителях информации.
1.5. Электронный документ, электронное сообщение, подписанные электронной цифровой подписью или иным аналогом собственноручной подписи, признаются равнозначными документу, подписанному собственноручной подписью, в случаях, если иное не установлено федеральными законами.
1.6. В настоящем Положении используются основные понятия, равнозначные по смыслу понятиям, установленным федеральным законодательством.
2. Порядок работы со сведениями, отнесенными к конфиденциальной информации
2.1. Доступ государственных гражданских служащих органов исполнительной власти края к работе с конфиденциальной информацией предусматривает оформленные в служебном контракте обязательства в соответствии с требованиями Федерального закона от 27 июля 2004 г. №79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации» (далее – Федеральный закон от 27 июля 2004 г. №79-ФЗ).
2.2. Отнесение сведений к категории конфиденциальной информации осуществляется в соответствии с законодательством Российской Федерации.
2.3. Носителям конфиденциальной информации присваивается гриф «Для служебного пользования», соответствующий содержимому носителя с указанием вида конфиденциальной информации. Указанный гриф проставляется как на самом документе, так и на его электронном аналоге.
2.4. Создание, обработка, пересылка, хранение и уничтожение конфиденциальных документов в автоматизированной системе, то есть системе, состоящей из персонала и комплекса средств автоматизации его деятельности, реализующей информационную технологию выполнения установленных функций (далее – АС) органов исполнительной власти края, разрешается только при наличии установленных на них средств защиты информации и заключения, выдаваемого комитетом по информационным технологиям и связи Правительства края.
Порядок обработки конфиденциальной информации в электронном виде устанавливается эксплуатационной документацией на АС.
2.5. Необходимость проставления грифа «Для служебного пользования» на документах, изданиях и машинных носителях информации, содержащих информацию конфиденциального характера, определяется исполнителем или должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ в соответствии с утвержденным перечнем обрабатываемой конфиденциальной информации (далее – Перечень). При этом необходимо учитывать следующее:
- не составляют ли сведения государственную тайну;
- не входят ли сведения в перечень сведений, которые в соответствии с законодательством Российской Федерации не могут составлять конфиденциальную информацию.
Опубликование (распространение) документов, содержащих информацию конфиденциального характера, не является основанием для снятия грифа «Для служебного пользования».
2.6. В том случае, если сведения, помещаемые в документ, по мнению исполнителя, носят конфиденциальный характер, но их невозможно идентифицировать со сведениями, содержащимися в Перечне, исполнитель обязан проставить на нем гриф «Для служебного пользования» и представить руководителю органа исполнительной власти края, структурного подразделения аппарата Губернатора и Правительства края обоснованные предложения по соответствующему дополнению (изменению) Перечня.
2.7. Распечатывание конфиденциальных документов производится самим исполнителем. Отпечатанный документ, содержащий сведения конфиденциального характера, должен отвечать следующим требованиям:
- первая страница основного документа и первая страница каждого из его приложений должна иметь в правом верхнем углу гриф «Для служебного пользования», а под ним номер экземпляра;
- при наличии приложений к основному документу после текста основного документа должны быть указаны: номер приложения, его наименование, номера прилагаемых экземпляров и количество листов в них;
- на обороте последнего листа каждого экземпляра основного документа либо в электронном документе и на обороте последнего листа каждого экземпляра каждого из его приложений (между центром и нижней частью листа, ближе к левому краю) указываются по порядку в каждой отдельной строке: количество отпечатанных экземпляров, адрес рассылки каждого экземпляра, фамилия исполнителя, фамилия работника, отпечатавшего документ, номер телефона исполнителя и дата печатания документа.
Если в сопроводительном письме к документу с грифом «Для служебного пользования» нет конфиденциальной информации, то сопроводительное письмо оформляется в соответствии с требованиями настоящего пункта, но под грифом «Для служебного пользования» делается надпись «(с приложением)». Регистрация сопроводительного письма осуществляется в соответствии с требованиями пунктов 3.8, 3.9 раздела 3 настоящего Положения. При этом в журналах учета в графе делается отметка о том, что без приложения сопроводительное письмо не содержит конфиденциальной информации.
При большом количестве адресатов составляется список рассылки документа и подписывается исполнителем этого документа.
После распечатывания или сканирования конфиденциального документа исполнитель должен убедиться в невозможности получения повторных несанкционированных копий.
2.8. Все конфиденциальные документы подлежат регистрации. Распечатанные документы регистрируются в установленном порядке в соответствующих журналах учета или электронной базе данных.
2.9. Прием поступающей и отправка исходящей конфиденциальной корреспонденции осуществляется в:
- аппарате Губернатора и Правительства края – управлением по организации работы с документами Губернатора и Правительства края;
- органах исполнительной власти края – структурными подразделениями, ведущими общее делопроизводство.
При регистрации конфиденциальных документов с грифом «Для служебного пользования» добавляется индекс в порядковом номере документа в соответствии с утвержденной номенклатурой дел и пометка «Для служебного пользования».
2.10. Отправка документов, содержащих конфиденциальную информацию, средствами факсимильной связи не допускается.
2.11. Рассылка, отправка и передача конфиденциальных документов осуществляется только уполномоченным работником на основании перечней списков для рассылки приказов, распоряжений и иной документации.
2.12. При необходимости направления документации нескольким адресатам составляется указатель рассылки, в котором поадресно проставляются номера экземпляров. Указатель рассылки подписывается исполнителем и руководителем структурного подразделения органа исполнительной власти края и подшивается в дело вместе с основным документом.
2.13. Пересылка конфиденциальных документов может осуществляться только заказными почтовыми отправлениями, спецсвязью и фельдсвязью.
2.14. При обнаружении недостачи вложений поступившего документа составляется акт, в котором перечисляются все вложения, оказавшиеся в наличии, а также недостающие, их тематика, наличие или отсутствие повреждений на конверте, другие необходимые, по мнению составителей акта, сведения.
2.15. Конфиденциальный документ, поступивший в орган исполнительной власти края, минуя уполномоченного работника, должен быть передан ему для регистрации и оформления в соответствии с настоящим Положением.
2.16. Государственный гражданский служащий, получивший конфиденциальный документ, обязан принимать меры для обеспечения его сохранности и не разглашать содержащиеся в нем сведения в беседах с посторонними лицами, а также с сотрудниками органа исполнительной власти края, если этого не требуется для исполнения им своих служебных обязанностей. В нерабочее время конфиденциальные документы и электронные носители, содержащие конфиденциальную информацию, должны находиться в запирающихся на ключ шкафах (сейфах).
2.17. Государственные гражданские служащие края не могут использовать в личных целях сведения конфиденциального характера, ставшие им известными вследствие выполнения служебных обязанностей.
2.18. Выдача конфиденциальных документов или их копий сотрудникам, которым они предназначены, а также передача их в другие структурные подразделения органов исполнительной власти края осуществляются под роспись в реестре выдачи – приема конфиденциальных документов.
2.19. Государственный гражданский служащий, получивший для работы конфиденциальный документ на бумажном носителе, обязан располагать его так, чтобы исключить возможность ознакомления с ним других лиц.
2.20. При обработке конфиденциальных документов на средствах вычислительной техники, то есть совокупности программных и технических элементов систем обработки данных, способных функционировать самостоятельно или в составе других систем (далее – СВТ), они должны располагаться таким образом, чтобы исключить возможность ознакомления с электронными документами посторонних лиц. При отлучении с рабочего места государственный гражданский служащий обязан закрывать все электронные документы, содержащие конфиденциальную информацию.
2.21. При увольнении, переводе в другое подразделение государственный гражданский служащий обязан сдать все числящиеся за ним конфиденциальные документы, а также обязан сдать электронную документацию, содержащую конфиденциальную информацию и находящуюся в его распоряжении, начальнику своего структурного подразделения. Указанные действия должны быть произведены до наступления дня увольнения (перевода).
2.22. Копирование (размножение) конфиденциальных документов осуществляется уполномоченным работником с разрешения руководителя структурного подразделения на основании бланка – заказа установленной формы с указанием количества экземпляров (копий) (приложение №1). Новые экземпляры (копии) документов регистрируются в установленном порядке с присвоением копиям очередных номеров экземпляров основного документа. Копирование (размножение) производится на специально предназначенных для этих целей СВТ.
2.23. Копирование (размножение) конфиденциальных документов для сторонних организаций производится только при наличии от них обоснованного (мотивированного) письма, регистрационный номер которого указывается в бланке – заказе в соответствующей графе, и разрешения руководителя органа исполнительной власти края. Копия письма с разрешением прилагается к бланку – заказу.
2.24. Конфиденциальные документы группируются для хранения согласно номенклатуре дел по функциональному направлению. На обложке каждого дела (тома), в котором подшит хотя бы один документ, содержащий конфиденциальную информацию, проставляется гриф «Для служебного пользования».
2.25. Уничтожение конфиденциальных документов, утративших практическую ценность, производится по акту уполномоченным работником органа исполнительной власти края в присутствии двух других государственных гражданских служащих. При этом в регистрационных документах делается соответствующая ссылка на акт уничтожения, который хранится по правилам, применяемым к документам с грифом «Для служебного пользования». Письменное разрешение на уничтожение по представляемому списку документов дает руководитель органа исполнительной власти края. Уничтожение конфиденциальных документов на бумажных носителях производится путем их резки на бумагорезательной машине.
3. Особенности обработки персональных данных
3.1. Обработка персональных данных кадровыми и финансовыми подразделениями органов исполнительной власти края осуществляется в целях обеспечения соблюдения Конституции Российской Федерации, федеральных законов и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, содействия государственному гражданскому служащему в прохождении государственной гражданской службы Хабаровского края, в обучении и должностном росте, обеспечения личной безопасности государственного гражданского служащего и членов его семьи, а также в целях обеспечения сохранности принадлежащего ему имущества и имущества органа исполнительной власти края, учета исполнения им должностных обязанностей, а также содействия исполнения служебных обязанностей работников и лиц, замещающих государственные должности Хабаровского края.
В случае обработки конфиденциальных документов, содержащих персональные данные, в пределах структурного подразделения органа исполнительной власти края допускается не проставлять гриф «Для служебного пользования» на бумажных носителях. При этом руководитель структурного подразделения обязан обеспечить учет и сохранность дел с подобными документами. Конфиденциальные документы на бумажных носителях, изготовленные до вступления в силу настоящего Положения, допускается обрабатывать в первоначальном виде.
3.2. При необходимости направления конфиденциальных документов, содержащих персональные данные, или выписок из них за пределы структурного подразделения, а также в пределах органа исполнительной власти края необходимо выполнить требования к оформлению, изготовлению и учету конфиденциальных документов, предусмотренные разделом 2 настоящего Положения.
3.3. Особенности обработки конфиденциальных документов, содержащих персональные данные, в кадровых и финансовых структурных подразделениях органов исполнительной власти края определяются Трудовым кодексом Российской Федерации, Федеральным законом от 27 июля 2004 г. №79-ФЗ, указами Президента Российской Федерации от 07 сентября 2010 г. №1099 «О мерах по совершенствованию государственной наградной системы Российской Федерации», от 30 мая 2005 г. №609 «Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела».
Обработка конфиденциальных документов, содержащих персональные данные, при рассмотрении обращений граждан осуществляется в соответствии с требованиями Федерального закона от 02 мая 2006 г. №59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации».
3.4. Мероприятия по обеспечению безопасности персональных данных при их обработке в информационной системе персональных данных, то есть в информационной системе, представляющей собой совокупность персональных данных, содержащихся в базе данных, а также информационных технологий и технических средств, позволяющих осуществлять обработку таких персональных данных с использованием средств автоматизации или без использования таких средств (далее – ИСПДн), производится в соответствии с Положением об обеспечении безопасности персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 17 ноября 2007 г. №781.
Используемые для обеспечения безопасности персональных данных средства защиты информации должны иметь действующие сертификаты соответствия, подтверждающие возможность их использования в ИСПДн. В целях обеспечения функционирования данных средств защиты информации в органе исполнительной власти края назначается администратор безопасности ИСПДн.
Неавтоматизированная обработка содержащихся в ИСПДн персональных данных производится в соответствии с Положением об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 15 сентября 2008 г. №687.
3.5. При обработке конфиденциальных документов, содержащих персональные данные, должен быть определен перечень лиц, осуществляющих обработку персональных данных либо имеющих к ним доступ, а также реализованы меры по раздельному хранению персональных данных (материальных носителей), обработка которых осуществляется в различных целях.
3.6. Доступ ко всем персональным данным, обрабатываемым в органах исполнительной власти края, имеют лица, замещающие должности, а также исполняющие их обязанности:
- Губернатора края;
- вице-губернатора края;
- помощников Губернатора края, вице-губернатора края – в отношении персональных данных, необходимых Губернатору края, вице-губернатору края;
- заместителей Председателя Правительства края, министров края, руководителей иных органов исполнительной власти края и их заместителей – в отношении персональных данных государственных гражданских служащих и работников возглавляемых ими органов исполнительной власти края и граждан, участвующих в конкурсе на замещение вакантных должностей государственной гражданской службы Хабаровского края в соответствующие органы исполнительной власти края, а также на включение в кадровый резерв;
- руководителей структурных подразделений органов исполнительной власти края – в отношении персональных данных гражданских служащих и работников возглавляемых ими структурных подразделений органов исполнительной власти края и граждан, участвующих в конкурсе на замещение вакантных должностей государственной гражданской службы Хабаровского края в соответствующие структурные подразделения органов исполнительной власти края, а также на включение в кадровый резерв;
- государственных гражданских служащих кадровых подразделений и финансовых служб органов исполнительной власти края – в отношении персональных данных, которые необходимы им для выполнения конкретных функций, определенных должностным регламентом;
- государственных гражданских служащих в соответствии с Федеральным законом от 02 мая 2006 г. №59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» – в отношении персональных данных, содержащихся в обращениях граждан, поступающих в органы исполнительной власти края, необходимых для объективного и своевременного их рассмотрения;
- лиц, входящих в состав комиссий, образуемых в соответствии с Федеральным законом от 27 июля 2004 г. №79-ФЗ, – в отношении рассматриваемых на соответствующих комиссиях субъектов персональных данных.
3.7. Государственные гражданские служащие или работники, замещающие должности, не являющиеся должностями государственной гражданской службы Хабаровского края (далее – работники), уполномоченные на обработку персональных данных, обеспечивают обработку персональных данных в соответствии с требованиями федеральных законов, Трудового кодекса Российской Федерации, других нормативных правовых актов Российской Федерации и несут ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации за нарушение режима защиты этих персональных данных.
3.8. Государственные гражданские служащие или работники, уполномоченные на обработку персональных данных, обязаны соблюдать следующие требования:
персональные данные следует получать лично у государственного гражданского служащего и работника. В случае возникновения необходимости получения персональных данных у третьей стороны (за исключением случаев, предусмотренных федеральными законами) следует известить об этом государственного гражданского служащего или работника заранее, получить его письменное согласие, сообщив о целях, предлагаемых источниках и способах получения персональных данных;
запрещается получать, обрабатывать и приобщать к личному делу государственного гражданского служащего не установленные федеральными законами персональные данные о его политических, религиозных и иных убеждениях, частной жизни, членстве в общественных объединениях, в том числе в профессиональных союзах;
при принятии решений, затрагивающих интересы государственного гражданского служащего, работника, запрещается основываться на персональных данных, полученных исключительно в результате их автоматизированной обработки или с использованием электронных носителей.
3.9. Хранение документов, содержащих персональные данные, должно быть организовано так, чтобы был исключен доступ и ознакомление с ними посторонних лиц.
3.10. Защита персональных данных от неправомерного их использования или утраты обеспечивается за счет средств органов исполнительной власти края в порядке, установленном федеральными законами от 27 июля 2004 г. №79-ФЗ, от 27 июля 2006 г. №152-ФЗ «О персональных данных», иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.
4. Передача конфиденциальной информации третьим лицам
4.1. Передача конфиденциальной информации третьим лицам (юридическим лицам и физическим лицам, не являющимся сотрудниками органов исполнительной власти края) запрещается, за исключением случаев, когда она представляется:
- органам законодательной и исполнительной власти, контролирующим органам, имеющим право на получение такой информации в соответствии с законодательством Российской Федерации, – на основании письменного запроса;
- физическим лицам – только информация в части, их касающейся, или их личные персональные данные.
4.2. Использование конфиденциальной информации в документах открытого доступа, на выступлениях, конференциях, презентациях, проходящих вне помещений, предназначенных для обсуждения конфиденциальной информации, в интервью, публикациях и т.п. без разрешения руководителя соответствующего органа исполнительной власти края не разрешается.
4.3. В случае наличия разрешения руководителя соответствующего органа исполнительной власти края на передачу конфиденциальной информации для публикации (оглашения) в открытых источниках гриф конфиденциальности снимается, а о факте их передачи ставится в известность управление по организации работы с документами Губернатора и Правительства края.
5. Требования к помещениям, в которых обрабатываются и хранятся сведения конфиденциального характера
5.1. Размещение помещений, в которых обрабатываются и хранятся сведения конфиденциального характера, и их оборудование должны исключать возможность бесконтрольного проникновения в эти помещения посторонних лиц и гарантировать сохранность находящихся в них носителей сведений конфиденциального характера.
5.2. Помещения должны отвечать правилам техники безопасности, санитарным нормам, требованиям пожарной безопасности.
5.3. Входные двери оборудуются замками, гарантирующими надежное закрытие помещений в нерабочее время.
5.4. В помещения допускаются руководитель органа исполнительной власти края, а также работники, которые имеют прямое отношение к ведущимся в этих помещениях работам. Остальные должностные лица допускаются с разрешения руководителя структурного подразделения.
5.5. По окончании работ помещения закрываются, опечатываются и сдаются службе охраны или ответственному дежурному органа исполнительной власти края с указанием времени приема (сдачи) под охрану помещений (приложение №2).
6. Особенности обращения и учета машинных носителей информации, содержащих электронные документы конфиденциального характера
6.1. Машинные носители информации (дискеты, магнитооптические диски, CD- и DVD-диски, жесткие магнитные диски, флеш-накопители и т.д.), содержащие электронные документы конфиденциального характера, регистрируются в подразделении, которому поручен учет документов с грифом «Для служебного пользования», с проставлением учетных реквизитов по журналу учета машинных носителей информации. Учетные реквизиты (учетный номер, дата регистрации, гриф «Для служебного пользования» и т.д.) проставляются на машинных носителях информации в удобном для просмотра месте.
6.2. Порядок рассылки, проверки наличия машинных носителей информации, проведения расследований по фактам утраты машинных носителей информации, снятия грифа «Для служебного пользования» с машинных носителей информации и т.д. является таким же, как и для документов конфиденциального характера, подготовленных на бумажных носителях.
6.3. При осуществлении ремонта или передачи СВТ в другое подразделение (иной орган исполнительной власти края) с машинных носителей необходимо произвести стирание конфиденциальной информации. Стирание информации производится таким образом, чтобы ее невозможно было восстановить.
6.4. Уничтожение машинных носителей или стирание конфиденциальной информации производится с составлением акта (приложение №3).
7. Порядок передачи конфиденциальной информации в электронном виде
7.1. Передача электронной конфиденциальной информации (файлов) осуществляется с использованием носителей, учтенных в несекретном делопроизводстве органа исполнительной власти края и имеющих гриф, соответствующий грифу передаваемой информации.
7.2. Передача электронной информации с использованием накопителей на магнитных дисках (дискетах, флеш – носителях и т.д.) между пользователями одного структурного подразделения и между пользователями структурных подразделений органа исполнительной власти края осуществляется с письменного разрешения руководителя структурного подразделения или руководителя органа исполнительной власти края с записью в журнале передачи информации (файлов) (приложение №4).
7.3. Передача информации между органами исполнительной власти края осуществляется путем пересылки учтенных носителей информации через службы документационного обеспечения в порядке, установленном для отправки документов конфиденциального характера.
8. Контроль за соблюдением установленного порядка обращения со сведениями и документами, содержащими конфиденциальную информацию
8.1. Осуществление систематического контроля за соблюдением в Правительстве края установленного порядка обращения со служебными сведениями и документами, содержащими конфиденциальную информацию, возлагается:
8.1.1. В аппарате Губернатора и Правительства края:
- на управление по организации работы с документами Губернатора и Правительства края – в части получения, отправки, учета и хранения конфиденциальных документов в аппарате Губернатора и Правительства края;
- на комитет по информационным технологиям и связи Правительства края – в части обработки конфиденциальной информации специально предназначенными для этих целей объектами информатизации, в том числе с применением средств обеспечения электронного документооборота, проверки работоспособности установленных на них средств защиты информации.
8.1.2. В органах исполнительной власти края – на структурные подразделения, ведущие общее делопроизводство.
8.2. Проверки по соблюдению требований обращения с документами, содержащими конфиденциальную информацию, проводятся в соответствии с утвержденными планами работы и при выявлении случаев нарушения установленного порядка обработки конфиденциальной информации.
8.3. О результатах проведенных мероприятий по контролю сообщается заместителю Председателя Правительства края – руководителю аппарата Губернатора и Правительства края, при этом отражается состояние дел в области выполнения установленного порядка обращения со сведениями, содержащими конфиденциальную информацию, выявленные недостатки и нарушения, а также вносятся предложения по их устранению.
8.4. В случае утраты конфиденциального документа или установленного факта утечки сведений, содержащих конфиденциальную информацию, ставится в известность руководитель органа исполнительной власти края, а в случае нарушения правил эксплуатации объектов информатизации и установленных на них технических средств – дополнительно комитет по информационным технологиям и связи Правительства края.
8.5. Для расследования обстоятельств утраты (утечки) сведений, содержащих конфиденциальную информацию, и определения возможного ущерба руководителем органа исполнительной власти края назначается служебная проверка, результаты работы которой докладываются руководителю, назначившему комиссию.
9. Ответственность
9.1. Требования настоящего Положения обязательны для исполнения всеми государственными гражданскими служащими органов исполнительной власти края, которые несут персональную ответственность за сохранность сведений, содержащих конфиденциальную информацию.
9.2. Руководители органов исполнительной власти края, структурных подразделений аппарата Губернатора и Правительства края несут ответственность за организацию работы с документами, содержащими конфиденциальную информацию, в подчиненных им подразделениях, в том числе за обоснованность проставления (непроставления) исполнителями – разработчиками документов грифа «Для служебного пользования».
9.3. Государственные гражданские служащие органов исполнительной власти края, допустившие разглашение сведений, содержащих конфиденциальную информацию, либо нарушившие требования настоящего Положения и других распорядительных документов, устанавливающих порядок обращения со сведениями, содержащими конфиденциальную информацию, а также по вине которых произошла утрата носителей конфиденциальной информации, несут ответственность, предусмотренную законодательством Российской Федерации.
Приложение
На документах, содержащих информацию ограниченного доступа (коммерческую тайну или какой-либо вид конфиденциальной информации), принято проставлять гриф ограничения доступа к документу.
Законодательством установлены грифы (отметки) ограничения доступа к документам, содержащим коммерческую тайну и служебную тайну. Для документов, содержащих другие виды конфиденциальной информации, гриф ограничения доступа определяется собственником или пользователем информации.
В «1С:Документообороте» гриф доступа — это один из реквизитов карточки документа. В зависимости от грифа доступа, установленного для документа, можно настроить ограничение доступа пользователей к этому документу. Для этого используется настройка прав доступа по видам доступа.
Использование грифов доступа включается функциональной опцией «Грифы доступа»: Настройка и администрирование — Настройка программы — Делопроизводство — Грифы доступа.
Здесь же можно указать гриф доступа, который будет подставляться по умолчанию при создании новой карточки документа: Настройка и администрирование — Настройка программы — Делопроизводство — Гриф по умолчанию.
После включения функциональной опции в интерфейсе становится доступен справочник Грифы доступа: Настройка и администрирование — Грифы доступа.
Справочник Грифы доступа заполняется при внедрении и в дальнейшем, при необходимости, может пополняться ответственным сотрудником, обладающим правами доступа «Ответственный за НСИ» или «Администратор».
В статье мы дадим общую характеристику нового стандарта, а также рассмотрим, какие основные изменения в оформлении документов он вводит.
Приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст принят новый национальный стандарт по оформлению документов – ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (далее – ГОСТ Р 7.0.97-2016). Стандарт вводится в действиес 1 июля 2017 г. и заменяет ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированнаясистема организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (далее – ГОСТ Р 6.30-2003).
Согласно ст. 2 Федерального закона от 29.06.2015№ 162-ФЗ «О стандартизации в Российской Федерации» документ по стандартизации – это «документ, в котором для добровольного и многократного применения устанавливаются общие характеристики объекта стандартизации, а также правила и общие принципы в отношении объекта стандартизации, за исключением случаев, если обязательность применения документов по стандартизации устанавливается настоящим Федеральным законом».
К документам по стандартизации закон относит национальные стандарты Российской Федерации, правила стандартизации, рекомендации по стандартизации, информационно-технические справочники.
Добровольность применения национальных стандартов – один из важнейших принципов стандартизации – на практике означает, что организация самостоятельно решает, применять национальный стандарт или нет.
Если организация принимает решение применять его, он приобретает для данной организации характер нормативного документа.
ГОСТ СТАРЫЙ УХОДИТ, ПРИХОДИТ ДРУГОЙ…
■ ГОСТ Р 6.30-2003 был принят и введен в действие Госстандартом России в 2003 г. Положения стандарта распространяются на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), – постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др.
Стандарт устанавливает состав реквизитов документов, требования к оформлению реквизитов и бланкам документов, включая бланки с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Стандарт действует и применяется уже более 13 лет. За это время практика документирования ушла вперед, и возникла необходимость изменения стандарта.
ГОСТ Р 6.30-2003 является фактически четвертой редакцией стандарта, впервые разработанного в 1972 г., точнее двух стандартов 1972 г.:
• ГОСТ 6.38-72 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;
• ГОСТ 6.39-72 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Формуляр-образец».
Первый стандарт устанавливал требования к оформлению документов, второй – порядок расположения и границы реквизитов в формуляре-образце и требования к бланкам документов. Эти стандарты применялись в органах государственной власти, организациях на территории всей страны. В 1990 г. они были переработаны, их содержание было объединено в один стандарт – ГОСТ 6.38-90 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».
Следующий этап – обновление стандарта в 1997 г. и появление ГОСТ 6.30-97 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».
В стандарт 1997 г. постановлением Госстандарта России от 21.01.2000 № 9-ст были внесены изменения (изменение № 1 к стандарту), в том числе в оформление некоторых реквизитов (реквизиты «Адресат», «Дата», «Отметка о наличии приложения» и др.).
В 2003 г. стандарт 1997 г. был пересмотрен, и как итог – введен в действие ГОСТ Р 6.30-2003, действующий в настоящее время.
■ В каких случаях обновляют ГОСТ? Процедура разработки и утверждения национальных стандартов Российской Федерации, порядок их обновления, а также правила отмены действующих стандартов установлены ГОСТ Р 1.2-2004 «Стандартизация в Российской Федерации. Стандарты национальные Российской Федерации. Правила разработки, утверждения, обновления и отмены» (далее – ГОСТ Р 1.2-2004). В разделе 5 этого документа перечислены случаи, при которых национальный стандарт подлежит обновлению:
• если содержание стандарта вошло в противоречие с федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, техническими регламентами, целями и принципами национальной стандартизации и в результате не удовлетворяет современным экономическим, социальным или иным потребностям страны, в том числе не соответствует уровню развития науки и техники;
• если содержание стандарта препятствует соблюдению вновь заключенного международного соглашения;
• если содержание стандарта противоречит содержанию вновь разрабатываемого или другого обновляемого национального стандарта Российской Федерации (в том числе межгосударственного стандарта, вводимого в действие в качестве национального стандарта) или если эти стандарты дублируют друг друга.
Что касается ГОСТ 6.30-2003, то основанием для его пересмотра стали причины, названные в первом пункте этого списка. Это прежде всего расхождения, которые возникли в составе реквизитов документов в связи с принятием Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утверждены постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 № 477). А также тот факт, что по сравнению с 2003 г., когда утверждался и вводился в действие ГОСТ Р 6.30-2003, значительно расширилась сфера использования электронных документов в управлении, что, безусловно, должно быть отражено в стандарте.
■ Кто и как меняет ГОСТ? Пункт 5.1.2 ГОСТ Р 1.2-2004 устанавливает, что обновление действующего национального стандарта может быть осуществлено путем его пересмотра, разработки изменения к стандарту, а в исключительных случаях (при наличии опечаток, ошибок или иных неточностей) – путем внесения поправки в стандарт.
Решение о том, какой вариант обновления стандарта будет выбран (пересмотр или внесение изменений), принимает национальный орган по стандартизации. При этом он руководствуется предложениями разработчика стандарта и учитывает характер тех изменений, которые необходимо внести в стандарт.
Разрабатывал ГОСТ Р 6.30-2003 ВНИИ документоведения и архивного дела, который в 2013 г. инициировал обновление стандарта. Поскольку Технический комитет Госстандарта, через который в свое время проходил ГОСТ Р 6.30-2003, был ликвидирован, было принято решение вести пересмотр стандарта в Техническом комитете 191 Росстандарта, ответственном за систему стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу (СИБИД).
По этой причине новый ГОСТ имеет иной номер и входит в иной класс стандартов. Несколько изменилось и его название. ГОСТ Р 6.30-2003 был связан с УСОРД, и название этой системы фигурирует в названии стандарта, однако с 1993 г. она не ведется и не актуализируется, поскольку в настоящее время нет органа государственной власти, уполномоченного на ведение и развитие УСОРД.
Таким образом, изменение названия стандарта означает, что новый ГОСТ не связан с УСОРД и распространяется на всю организационно-распорядительную документацию.
КАК ИЗМЕНИЛАСЬ СТРУКТУРА ГОСТА?
Сравним структуру старого и нового стандартов:
Из приведенной таблицы следует, что в новом стандарте появились новые разделы (разделы 2 и 3), а также новое приложение – форма титульного листа документа.
Титульный лист, как правило, используется при оформлении многостраничных документов, относящихся к системе организационно-правовой документации (правила, положения, инструкции, регламенты, стандарты и др.), а также при подготовке программ, планов, отчетов и др.
■ Раздел «Нормативные ссылки» сегодня включается во все национальные стандарты и содержит номера и названия тех ГОСТов, с которыми связано содержание нового стандарта. В ГОСТ Р 7.0.97-2016 даются нормативные ссылки на следующие стандарты:
• ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»;
• ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования».
■ Раздел «Общие требования к созданию документов». Это совершенно новый раздел стандарта. В нем перечислены основные правила, которые следует соблюдать при создании документов (шрифты, интервалы, элементы форматирования, нумерация страниц и др.).
Основные положения этого раздела:
• документы могут создаваться на бумажном носителе и в электронной форме с соблюдением установленных правил оформления документов;
• предпочтительными гарнитурами и размерами шрифтов для реквизитов документа являются: Times New Roman № 13, 14; Arial № 12, 13; Verdana № 12, 13; Calibri № 14 и приближенные к ним;
• вторую и последующие страницы документа нумеруют (номер страницы проставляются посередине верхнего поля документа на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа);
• допускается создание документов на лицевой и оборотной сторонах листа;
• абзацный отступ текста документа составляет 1,25 см;
• текст документа печатается через 1–1,5 межстрочных интервала, многострочные реквизиты печатаются через один межстрочный интервал;
• текст документа выравнивается по ширине листа (по границам левого и правого полей документа);
• допускается выделение реквизитов «Адресат», «Заголовок к тексту» или «Подпись», а также отдельных фрагментов текста полужирным шрифтом.
СОСТАВ РЕКВИЗИТОВ: ЧТО НОВОГО?
Новый ГОСТ отличается от предыдущего составом реквизитов:
• часть реквизитов не включена в новый ГОСТ;
• появились новые реквизиты;
• есть реквизиты, названия которых в новом стандарте изменены.
■ Реквизиты, которых нет в новом стандарте. В ГОСТ Р 7.0.97-2016 не включены в качестве самостоятельных следующие реквизиты, которые были в предыдущем ГОСТе:
• код организации (реквизит 04):
• основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица (реквизит 05):
• идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН/КПП) (реквизит 06):
Сведения о коде организации по ОКПО, ОГРН и ИНН/КПП включены в состав реквизита «Справочные данные об организации» (это реквизит, который присутствует в бланках писем):
• идентификатор электронной копии документа (реквизит 30 по ГОСТ Р 6.30-2003):
Имело смысл применять этот реквизит на начальных этапах автоматизации делопроизводства, когда электронная база данных выполняла функции регистрационно-поисковой системы.
В современных условиях, когда применяются системы электронного документооборота, документ включается в них в виде электронной копии (скан-копии) бумажного документа и его поиск осуществляется по реквизитам электронной карточки. В этом случае дополнительные идентификаторы документа не требуются.
■ Новые реквизиты. В ГОСТ включены новые реквизиты:
• наименование структурного подразделения – автора документа (реквизит 06 по ГОСТ Р 7.0.97-2016):
• наименование должности лица – автора документа (реквизит 07):
• гриф ограничения доступа к документу (реквизит 14):
• отметка об электронной подписи (реквизит 23):
Наименование структурного подразделения и должности лица – автора документа[1]. Включение в стандарт реквизитов «Наименование структурного подразделения – автора документа» и «Наименование должности лица – автора документа» обусловлено тем, что эти реквизиты на практике используются в бланках документов структурных подразделений и бланках должностных лиц. Например,
Гриф ограничения доступа к документу. Поскольку в делопроизводстве используются отметки (пометки, грифы) конфиденциальности[2], которые проставляются на документах ограниченного пользования, в стандарт включен реквизит «Гриф ограничения доступа к документу» (реквизит 14 по ГОСТ Р 7.0.97-2016), который, как отмечено в разделе 5 стандарта, проставляется в правом верхнем углу первого листа документа (проекта документа, сопроводительного письма к документу) на границе верхнего поля при наличии в документе информации, доступ к которой ограничен в соответствии с законодательством Российской Федерации.
В состав грифа ограничения доступа к документу входит ограничительная надпись («Для служебного пользования», «Конфиденциально», «Коммерческая тайна» или др.), которая может дополняться номером экземпляра документа и другими сведениями в соответствии с законодательством Российской Федерации, например:
В организациях допускается использование грифов ограничения доступа, предусмотренных законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации. Кроме того, порядок их проставления должен быть закреплен в локальных нормативных актах организаций.
Отметка об электронной подписи. Еще один новый реквизит – отметка об электронной подписи (реквизит 23 по ГОСТ Р 7.0.97-2016) используется для визуализации электронной подписи на электронном документе.
Использование отметки об электронной подписи предусмотрено приказом Минкомсвязи России и ФСО России от 27.05.2015 № 186/258 «Об утверждении Требований к организационно-техническому взаимодействию государственных органов и государственных организаций посредством обмена документами в электронном виде».
При визуализации электронного документа на экране монитора или на бумажном носителе при распечатке электронного документа в месте, где проставляется собственноручная подпись должностного лица (если документ изначально оформляется на бумаге), программными средствами воспроизводится отметка, например:
■ «Объединенные» и «разделенные» реквизиты. Еще одно изменение в составе реквизитов – это объединение нескольких реквизитов в один и разделение одного реквизита на два.
Реквизит 01 «Герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования» (по ГОСТ Р 7.0.97-2016) – результат объединения реквизитов «Государственный герб Российской Федерации» и «Герб субъекта Российской Федерации».
В разделе 5 ГОСТ Р 7.0.97-2016 (п. 5.1) поясняется: «Герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования) воспроизводится на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. № 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации», законодательными и иными нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации и нормативными правовыми актами органов местного самоуправления».
Объединение изображений данных гербов в один реквизит оправдано тем, что в одном документе может воспроизводиться изображение только одного из названных гербов.
Изображение герба (государственного, субъекта Российской Федерации, герба (геральдического знака) органа местного самоуправления) помещается, как это установлено в стандарте, посередине верхнего поля бланка документа над реквизитами организации – автора документа, на расстоянии 10 мм от верхнего края листа.
Реквизиты 02 и 03 «Эмблема» и «Товарный знак (знак обслуживания)» в новом ГОСТ Р 7.0.97-2016 – результат разделения реквизита 03 «Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)» (по ГОСТ Р 6.30-2003). Реквизиты 02 «Эмблема» и 03 «Товарный знак» могут выглядеть так:
Эмблемы и товарные знаки применяются с различными целями: эмблема органа власти (организации) используется как средство визуальной идентификации организации (органа власти), а товарный знак (знак обслуживания) – для идентификации товаров и услуг. Кроме того, их использование регулируется разными законодательными актами.
Изображение эмблемы помещается посередине верхнего поля бланка документа над реквизитом «Наименование организации – автора документа» на расстоянии 10 мм от верхнего края листа (Пример 1).
Изображение товарного знака (знака обслуживания) воспроизводится аналогичным образом либо слева на уровне реквизита «Наименование организации – автора документа» (допускается захватывать часть левого поля) (Пример 2).
ЧТО ИЗМЕНИЛОСЬ В ОФОРМЛЕНИИ РЕКВИЗИТОВ?
В разделе 5 «Оформление реквизитов документов» изменения минимальны, поскольку основная задача при разработке каждой новой редакции стандарта – сохранить преемственность с предыдущим стандартом, ввести в новую версию только те изменения, которые действительно актуальны в практике документирования. Рассмотрим наиболее значимые изменения.
■ Инициалы пишем после фамилии в реквизите «Адресат». Приведено к единообразию проставление инициалов лица, которому адресован документ: независимо от того, кому адресован документ, должностному лицу или физическому лицу (гражданину), инициалы ставятся после фамилии. Например, если получатель – должностное лицо:
Если документ адресован физическому лицу:
■ Указываем адрес электронной почты. Новым элементом оформления реквизита «Адресат» является указание адреса электронной почты или номера телефона (факса), если письмо отправляется только по электронной почте или по факсимильной связи (без досылки по почте), например:
■ Указываем вид электронного носителя в реквизите «Приложение». Правила оформления реквизита «Отметка о приложении» дополнены положением о том, что эта отметка оформляется в случае, если приложением является физически обособленный электронный носитель (компакт-диск, USB-флеш-накопитель и др.):
При этом указывается, что на вкладыше (конверте), в который помещается носитель, необходимо перечислить наименования документов, записанных на носителе, имена файлов.
■ На первом листе документа-приложения ставим отметку о приложении и гриф утверждения. Уточнены правила оформления отметки о приложении на приложениях к распорядительным документам (постановлениям, решениям, приказам, распоряжениям), если приложением является нормативный правовой акт или иной документ, утверждаемый данным распорядительным документом.
Согласно новому ГОСТу на первом листе приложения проставляется отметка о приложении (без ссылки на распорядительный документ) и гриф утверждения, в котором указываются данные распорядительного документа, которым утвержден документ-приложение:
■ Реквизит «Отметка об исполнителе» дополняем новыми элементами. Изменены правила оформления реквизита «Отметка об исполнителе». Она дополнена новыми элементами: наименование должности, структурного подразделения и электронного адреса исполнителя. Эти сведения могут указываться по желанию организации – автора документа, в соответствии с ее локальными нормативными актами. Например:
Отметка об исполнителе может оформляться как нижний колонтитул и печататься шрифтом меньшего размера.
■ Отметку о заверении копии документа дополняем записью о месте хранения оригинала. В правила оформления отметки о заверении копии включены новые положения: если копия выдается для представления в другую организацию, отметка о заверении копии дополняется записью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия, и заверяется печатью организации:
■ Текст документа пишем с учетом нововведений. Расширен раздел стандарта (п. 5.18), посвященный тексту документа. Те положения, которые имелись в стандарте 2003 г., в ГОСТ Р 7.0.97-2016 дополнены положениями:
• о языках, на которых может составляться текст документа (государственный язык Российской Федерации или государственный язык (языки) республик в составе Российской Федерации в соответствии с законодательством республик в составе Российской Федерации);
• правилах указания в тексте документа реквизитов законодательных или иных нормативных правовых актов, ранее изданных распорядительных документов, если они выступают в качестве оснований для издания документа;
• этикетных фразах (вступительное обращение и заключительная этикетная фраза), которые могут использоваться при ведении переписки.
ЧТО ИЗМЕНИЛОСЬ В БЛАНКАХ ДОКУМЕНТОВ?
Поскольку состав реквизитов изменился – одни появились (наименование структурного подразделения – автора документа, гриф ограничения доступа к документу, отметка об электронной подписи), другие исчезли (код организации по ОКПО, ОГРН и ИНН/КПП, идентификатор электронной копии документа), изменился состав реквизитов бланков документов. Это отражено в приложении Б (схемы расположения реквизитов) и приложении В, в котором представлены образцы бланков документов. Состав видов бланков (общий бланк, бланк письма и бланк конкретного вида документ) и правила их проектирования остались без изменений.
■ Расположение реквизитов на «двуязычных» угловых и продольных бланках. Приведены в соответствие с законодательством положения об использовании бланков на русском языке как государственном языке Российской Федерации и государственных языках республик в составе Российской Федерации.
В ГОСТ Р 7.0.97-2016 также включено положение (не было в стандарте 2003 г., но было в стандартах 1990 и 1997 гг.) о том, что для переписки с иностранными корреспондентами используются бланки на двух языках – русском и английском или ином иностранном языке. Пример такого бланка – в приложении В.8 к стандарту (Пример 3).
ПОЯСНЕНИЯ К ПРИМЕРАМ 4 И 5: ПОЧЕМУ ДОКУМЕНТ «НЕСУЩЕСТВУЮЩИЙ»
Мы создали несуществующий документ, чтобы показать вам полный состав реквизитов. В примерах 4 и 5[3] приведен состав реквизитов, с 1 по 30, и их оформление по старому и новому ГОСТам. Вы можете сравнить состав, оформление реквизитов по старому и новому ГОСТам, их названия.
В качестве примера мы выбрали исходящее письмо. Этот документ – условный, так как исходящее письмо в реальной практике не может содержать все реквизиты ГОСТа.
Реквизиты, которые могут быть в исходящем письме, выделены так: 
Остальные реквизиты, которые не используются в исходящем письме, но присутствуют в других документах (приказах, положениях и т.д.), выделены так: 
ОБ ОСОБЕННОСТЯХ ИСПОЛЬЗОВАНиЯ РЕКВИЗИТОВ В ПИСЬМАХ
В следующих номерах журнала мы продолжим комментировать ГОСТ.
[1]Одновременно эти реквизиты не ставятся – либо один, либо другой.
[2]В частности, Федеральным законом от 29.07.2004 № 98-ФЗ «О коммерческой тайне» (в ред. от 12.03.2014 (п. 5 ст. 10) предусмотрено нанесение на материальные носители, содержащие информацию, составляющую коммерческую тайну, или включение в состав реквизитов документов, содержащих такую информацию, грифа «Коммерческая тайна»; постановлением Правительства Российской Федерации от 03.11.1994 № 1233 «Об утверждении положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти, уполномоченном органе управления использованием атомной энергии и уполномоченном органе по космической деятельности» (п. 1.4) установлено: «На документах (в необходимых случаях и на их проектах), содержащих служебную информацию ограниченного распространения, проставляется пометка «Для служебного пользования».
[3]Примеры разработаны редакцией.
Статья опубликована в журнале «Секретарь-референт» № 3, 2017.
Гриф коммерческая тайна — это особая отметка на содержащем секретные коммерческие сведения документе. Из нашего материала вы узнаете о его составе и видах, а также о том, какие документы не могут его содержать в силу требований закона.
Что такое гриф «Коммерческая тайна» и кто его вправе устанавливать
Гриф «Коммерческая тайна» («КТ») — это специальный знак:
- наносимый на содержащие секретную коммерческую информацию документы;
- помогающий выделить «секретный» документ из общего информационного потока.
В соответствии с подп. 5 п. 1 ст. 10 закона «О коммерческой тайне» от 29.07.2004 № 98-ФЗ указанный гриф является одним из элементов комплекса минимально необходимых мер по охране конфиденциальной информации, включающем помимо нанесения спецзнака:
1. Разработку списка сведений, составляющих коммерческую тайну.
2. Обеспечение ограничения доступа к секретным сведениям путем:
- установления алгоритмов обращения с секретными данными;
- обеспечения контроля над соблюдением установленного порядка.
3. Организацию учета лиц:
- которые получили доступ к секретной информации;
- которым засекреченная коммерческая информация была предоставлена или передана.
4. Регулирование отношений по использованию секретных коммерческих сведений:
- работниками — на основании трудовых договоров;
- контрагентами — на основании договоров ГПХ (гражданско-правового характера).
Выполнение всех вышеуказанных мер вместе с нанесением грифа «КТ» является достаточным для того, чтобы признать установленным в компании режим коммерческой тайны (специальный режим работы с коммерческой информацией), позволяющий ее обладателю:
- увеличить доходы;
- избежать неоправданных расходов;
- сохранить положение на рынке товаров (работ, услуг);
- получить иную коммерческую выгоду.
Поставить на документ гриф «КТ» вправе только ее законный обладатель — юрлицо или ИП, правомерно контролирующее коммерческую информацию.
Состав и виды грифа «Коммерческая тайна»
Законом определен минимальный состав этого спецзнака — реквизиты обладателя секретной коммерческой информации, содержащие:
- полное наименование фирмы и адрес ее местонахождения — для юрлиц;
- Ф. И. О. физлица и место его жительства — для ИП.
Кроме минимально закрепленных на законодательном уровне реквизитов грифа «КТ» в него могут включаться и иные данные. К примеру:
- дата установления и снятия режима коммерческой тайны;
- количество экземпляров содержащего секретную информацию документа;
- иные реквизиты на усмотрение обладателя информации.
Способ нанесения грифа «КТ» в законе 98-ФЗ не определен и устанавливается обладателем секретной информации. В зависимости от типа носителя секретной информации гриф «КТ» может быть проставлен в виде:
- специального штампа;
- рукописной отметки;
- спецнаклейки;
- иных спецотметок.
Кроме того, содержащий секретные сведения документ может быть напечатан на специальном бланке, в число обязательных реквизитов которого включен гриф «КТ».
Образец грифа коммерческой тайны вы можете увидеть на нашем сайте.
Все реквизиты грифа «КТ», а также избранный компанией способ нанесения грифа «КТ» необходимо закрепить в приказе или ином внутрифирменном локальном акте (Положении о режиме коммерческой тайны, Инструкции о порядке работы с секретными коммерческими сведениями и т. п.).
О разнообразных способах, применяемых налогоплательщиками в своей деятельности, читайте на нашем сайте:
- «Какие существуют способы распределения затрат в 1С:УПП?»;
- «Способ списания стоимости пропорционально объему продукции».
Нюансы проставления грифа на электронных документах
Современный документооборот во многом состоит из электронных вариантов документов. В законе 98-ФЗ отсутствуют специальные указания о способах нанесения грифа «КТ» на такие документы. В этой ситуации действует общее для всех засекреченных сведений правило (подп. 5 п. 1 ст. 10 закона 98-ФЗ) — гриф «КТ» наносится на носитель секретной информации, в качестве которого может выступать:
- жесткий диск;
- лазерный диск;
- дискета;
- флеш-карта;
- фото- или видеопленка;
- иные виды носителей электронных документов.
Необходимо отметить, что проставление на носителе информации грифа «КТ» не является достаточной мерой для сохранности секретной информации, содержащейся в электронном документе. Для соблюдения режима конфиденциальности после распечатки документа гриф «КТ» необходимо также разместить в электронном образе документа:
- на специально выделенном поле;
- в колонтитулах;
- с помощью нанесения специального штрихкода и т. п.
Кроме того, во избежание утечки содержащейся в электронных документах информации необходимо предпринять дополнительные меры:
- использовать специальное программное обеспечение;
- использовать электронные подписи;
- регламентировать порядок получения и использования паролей для входа в систему, содержащую секретную коммерческую информацию.
Когда и для чего юрлицо применяет квалифицированную электронную подпись, см. материал «Какая ЭЦП подходит для использования юридическим лицом?».
Порядок работы с секретным грифом
Помимо реквизитов грифа «КТ» и способа его нанесения на носители секретной коммерческой информации во внутрифирменных локальных актах должны найти отражение алгоритмы работы с такими сведениями:
- кем, когда и в каком порядке устанавливается и снимается гриф «КТ»;
- схема доступа к носителям секретной информации с грифом «КТ»;
- описание прав и обязанностей устанавливающих и снимающих гриф «КТ» должностных лиц;
- перечень контрольных мероприятий и ответственных за их осуществление лиц в сфере работы с грифом «КТ»;
- иные аспекты (порядок шифрования паролей, получение электронных подписей и т. п.).
Обязанности лиц по проставлению и снятию грифа «КТ», а также иные важные нюансы по данному вопросу необходимо прописать в должностных инструкциях или внутрифирменных локальных актах.
Скачивайте образцы должностных инструкций на нашем портале:
- «Должностная инструкция программиста — образец (2016)»;
- «Должностная инструкция маркетолога — образец (2016)».
Свойства, состав и объем информации, подпадающей под гриф «Коммерческая тайна»
Информация, относимая хозяйствующим субъектом к разряду секретных коммерческих сведений, в законе 98-ФЗ в виде отдельного списка не представлена. П. 2 ст. 3 этого закона в данном вопросе дает лишь ориентиры хозяйствующему субъекту, перечислив примерные группы таких сведений:
- информация любого характера (экономическая, техническая и другая);
- результаты интеллектуальных разработок в научно-технической сфере;
- описание методов осуществления профессиональной деятельности.
Засекречиваемые сведения коммерческого свойства из указанных групп объединяют общие свойства, они:
- обладают коммерческой ценностью (определенной степенью пригодности информации для принятия решений);
- не доступны третьим лицам на законном основании;
- охраняются обладателем в режиме коммерческой тайны.
Объем засекречиваемых коммерческих сведений определяется ее обладателем исходя из:
- специфики работы компании;
- масштабов ее деятельности;
- особенностей организационной структуры;
- иных организационно-технологических особенностей деятельности хозяйствующего субъекта.
Конкретнее о видах секретной коммерческой информации см. в следующем разделе.
Что включает перечень засекреченных коммерческих сведений
Перечень сведений под грифом «Коммерческая тайна» устанавливается в компании отдельным локальным актом и в разных фирмах может иметь различный объем и состав, но в целом секретную коммерческую информацию можно разделить на следующие группы:
- организационно-деловая информация — клиентские базы, содержание коммерческой переписки и деловых переговоров, условия заключенных контрактов;
- сведения производственного характера — чертежи, конструкторские документы, производственные планы, описание техпроцессов, технологические карты, данные о способах производства;
- сведения интеллектуально-технического свойства — идеи, открытия, ноу-хау, разработки новых методов производства, планы внедрения новых технологий и видов продукции;
- финансово-экономические данные — алгоритмы ценообразования, показатели деятельности компании (размер прибыли, платежеспособность и т. п.), характер банковских операций.
Засекретить абсолютно всю информацию коммерческого характера хозяйствующий субъект не вправе. Законом 98-ФЗ обозначены группы сведений, доступных для всех заинтересованных лиц, — они не могут содержать отметку о конфиденциальности в силу требований закона.
На каких документах гриф «Коммерческая тайна» проставлять нельзя
В соответствии со ст. 5 закона 98-ФЗ недопустимо ограничивать доступ к сведениям (см. таблицу ниже):
|
Общедоступные коммерческие сведения |
|
|
Группа |
Состав |
|
О компании — обладателе коммерческих сведений |
|
|
О нарушениях компании — обладателя сведений |
|
|
Информация, связанная с безопасностью производства и граждан |
Сведения:
|
|
Приватизационная информация |
Информация об условиях конкурсов по приватизации объектов государственной или муниципальной собственности |
|
Финансово-имущественные данные ГУПов, МУПов |
Данные:
|
|
Сведения о деятельности НКО (некоммерческих организаций) |
Информация:
|
Итоги
Гриф «Коммерческая тайна» проставляется на носителях коммерческой информации ограниченного доступа и необходим для выделения «секретного» документа из общего информационного потока.
Порядок работы с грифом устанавливается на предприятии во внутреннем локальном акте и должен содержать: реквизиты грифа, порядок его установки и снятия, обязанности должностных лиц, ответственных за установку и снятие грифа и иные важные аспекты.
