Лист бумаги разрешенного формата с нанесенными на нем постоянными реквизитами это

Продолжаем комментировать новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 по оформлению документов. Рассмотрим раздел 6 «Бланки документов».

Наш словарь

Бланк документа – лист бумаги или электронный шаблон с реквизитами, идентифицирующими автора официального документа[1];

Электронный шаблон бланка – это бланк документа, представленный в электронном виде. Как правило, электронные шаблоны бланков используются организациями вместо бланка на бумажном носителе, изготовленном типографским способом.

Новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (далее – ГОСТ Р 7.0.97-2016) является преемником ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (далее – ГОСТ Р 6.30-2003), а не абсолютно новым стандартом. Поэтому при его разработке было важно сохранить последовательность положений, чтобы пользователям стандарта было удобно работать с его новой редакцией.

В разделе «Бланки документов» последовательность изложения материала также осталась прежней. Однако в некоторые положения раздела были внесены дополнения или уточнения, которые более детально поясняют правила оформления документов. Мы же рассмотрим и прокомментируем все положения раздела «Бланки документов» (извлечения из ГОСТ Р 7.09-2016 даны в рамках).

ФОРМАТ БЛАНКОВ И РАЗМЕРЫ ПОЛЕЙ

Бланки формата А5 используются весьма ограничено, главным образом, для оформления справок, доверенностей, служебных записок. Для большей части организационно-распорядительной документации (приказы, распоряжения, положения, инструкции, протоколы, деловые письма и др.) используется бумага формата А4.

Для бланков резолюций стандартом установлены бланки формата А5 и А6 (Пример 1).

Положение о размерах служебных полей документа дополнено требованием, по которому в документах со сроком хранения свыше 10 лет[2] (распорядительные документы, локальные нормативные акты, по личному составу и др.) левое поле должно быть не менее 30 мм. Это позволит аккуратно сшить документы в дела, не захватывая часть текста.

БЛАНКИ В ЭЛЕКТРОННОМ ВИДЕ И НА БУМАЖНОМ НОСИТЕЛЕ

В контексте стандарта бланки документов, изготовленные на бумажном носителе, и электронные шаблоны бланков равнозначны.

Организация, как правило, использует как бланки на бумажном носителе, так и электронные шаблоны бланков (например, для внутренних документов).

Важно!

Бланки одного вида документа (например, письма) в бумажном и электронном виде должны быть идентичны по составу реквизитов и оформлению. Иначе говоря, бланк документа одного вида на бумажном носителе и его электронный шаблон не должны различаться.

Еще одно важное требование – электронные шаблоны бланков должны быть неизменяемы, то есть защищены от несанкционированных изменений.[3]

Стандарт подчеркивает, что воспроизводить изображение Государственного герба Российской Федерации можно только на бумажном носителе. Требования к изготовлению таких бланков установлены постановлением Правительства РФ от 27.12.1995 № 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации» (далее – Постановление № 1268).

БЛАНКИ УГЛОВЫЕ И ПРОДОЛЬНЫЕ

Приложение Б стандарта – это схемы расположения реквизитов документа на бланках с угловым расположением реквизитов (схема Б1) (Пример 2) и на бланках с продольным расположением реквизитов (схема Б2) (Пример 3). При этом зоны расположения реквизитов, обозначенные пунктиром, являются ориентировочными.

ЦЕНТРОВАННОЕ И ФЛАГОВОЕ РАСПОЛОЖЕНИЕ РЕКВИЗИТОВ

Эти положения стандарта повторяют старый ГОСТ Р 6.30-2003 и предлагают два способа оформления реквизитов в пределах зон их расположения:

• центрованный (по центру зоны расположения реквизитов);

• флаговой (по левой границе зоны).

Стандарт указывает также на то, что реквизиты 01 «Государственный герб Российской Федерации (герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования)», 02 «Эмблема» и 03 «Товарный знак (знак обслуживания)» располагаются в верхнем поле документа по середине зоны, занятой реквизитом 05 «Наименование организации – автора документа» (Пример 4). Однако реквизит 03 может также размещаться и на одном уровне с реквизитом «Наименование организации – автора документа» (Пример 5).

ВИДЫ БЛАНКОВ

Состав видов бланков не изменился. Однако появилось положение о том, что перечень видов бланков, применяемых в организации, должен быть закреплен в локальном нормативном акте (ЛНА) организации. Это может быть инструкция по делопроизводству организации или приказ руководителя, которым одновременно утверждаются виды применяемых бланков и их образцы (макеты).

СОСТАВ И РАСПОЛОЖЕНИЕ РЕКВИЗИТОВ БЛАНКОВ

Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации и локальных нормативных правовых актов включает реквизиты 01 (02 или 03), 05, 09, 13 и, при необходимости, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 10, 11, 16, 17. Бланк конкретного вида документа структурного подразделения дополнительно включает реквизит 06, бланк должностного лица – реквизит 07.

Бланк конкретного вида документа включает (Пример 8):

•           реквизиты:

01 – «Герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования)»;

02 – «Эмблема»;

03 – «Товарный знак (знак обслуживания)»;

05 – «Наименование организации – автора документа»;

06 – «Наименование структурного подразделения – автора документа»;

07 – «Наименование должности лица – автора документа»;

09 – «Наименование вида документа»;

13 – «Место составления (издания) документа»;

•           реквизиты, для которых на бланках проставляются ограничительные отметки для границ зон:

10 – «Дата документа»;

11 – «Регистрационный номер документа»;

16 – «Гриф утверждения документа»;

17 – «Заголовок к тексту».

Бланк письма должностного лица должен содержать реквизит 07 «Наименование должности лица – автора документа». Этот реквизит также используется в бланках распорядительных документов (распоряжений, приказов), издаваемых руководителями субъектов Российской Федерации и главами муниципальных образований (например, бланки распоряжений губернаторов, распоряжений глав городов, районов и др. муниципальных образований). Его применяют и в бланках распорядительных документов (распоряжений), издаваемых руководителями самостоятельных структурных подразделений организаций, если руководитель структурного подразделения наделен таким правом (Пример 9).

Бланк конкретного вида документа структурного подразделения должен содержать реквизит 06 «Наименование структурного подразделения – автора документа» (Пример 10).

ВАЖНО!

В стандарте приведен максимально возможный перечень реквизитов для каждого вида бланков документов. Чтобы определить состав реквизитов при разработке бланков документов, на практике следует, руководствоваться учредительными документами и ЛНА.

БЛАНКИ НА РАЗНЫХ ЯЗЫКАХ

Стандарт устанавливает правила оформления бланков на двух или более языках для организаций, которые в соответствии с Законом РФ от 25.10.1991 № 1807-1 «О языках народов Российской Федерации» (в ред. от 12.03.2014) имеют право использовать наряду с русским языком (как государственным языком Российской Федерации) национальный язык (языки), признанный государственным в республиках Российской Федерации в соответствии с их законодательством[4].

Для переписки с иностранными организациями стандарт рекомендует оформлять бланк на двух языках: русском и одном из иностранных языков (чаще всего на английском) (Пример 11).

РАЗРАБАТЫВАТЬ НОВЫЕ БЛАНКИ ИЛИ НЕТ?

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ!

В связи с вступлением в силу нового ГОСТ организации не обязаны вносить изменения в бланки документов, если в этом нет необходимости.

Если организация все же примет решение о разработке новых бланков, то алгоритм действий может быть таким:

1. Руководитель организации поручает службе делопроизводства разработать новые образцы (макеты) бланков.

2. Служба делопроизводства организует разработку макетов (образцов) бланков документов (разрабатывает самостоятельно или прибегает к услугам специализированной организации).

3. Руководитель организации утверждает приказом новые образцы бланков со следующей формулировкой:

Если в это же время разрабатывается инструкция по делопроизводству, новые образцы бланков можно включить в инструкцию.

4. Административно-хозяйственная служба заказывает печать бланков в типографии, или специалисты по информационным технологиям организации готовят на основании утвержденных макетов электронные шаблоны бланков.

КАКИЕ ДОКУМЕНТЫ СЛЕДУЕТ ОФОРМЛЯТЬ ПО НОВОМУ ГОСТ?

Напомним, что требования ГОСТ Р 6.30-2003 распространялись на организационно-распорядительную документацию, относящуюся к УСОРД[5], которая входит в Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД)[6]. Положения же нового стандарта распространяются на все организационно-распорядительные документы, в том числе включенные в УСОРД, что зафиксировано в разделе 1 «Область применения» нового стандарта:

5.1. Документы изготавливают на бланках.

Бланк представляет собой лист бумаги стандартного формата, на котором различными техническими средствами нанесены реквизиты, содержащие постоянную для данного вида документа информацию, включая постоянные части текста. Это могут быть название вида документа, справочные данные об организации, всевозможные символы и другая, постоянная для данной группы документов информация, включающая постоянные (трафаретные) части текста.

Например, бланк постановления, приказа, справки о работе, бланк заявления об отпуске, бланк титульного листа отчета о выполненной работе, бланк акта о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения и др.

5.2. В бланк документа обязательно включаются реквизиты, идентифицирующие автора письменного документа: официальное название организации — автора документа, ее ведомственная принадлежность и организационно-правовое положение, юридический (фактический) адрес или название населенного пункта, в котором размещается руководящий орган организации.

В состав бланка входят также графические отметки, предназначенные для размещения обязательных реквизитов документов, которые будут изготавливаться на бланках.

Понятие бланка в полной мере применимо только к письменным бумажным документам, так как правила записи информации и ее размещения на машинных носителях принципиально иные. Вместе с тем при автоматизации ДОУ (документационного обеспечения управления) практикуется создание машинных «шаблонов» или унифицированных бланков («электронных форм»), использование или заполнение которых позволяет создавать юридически полноценные документы, соответствующие современным правилам и действующим бумажным формам.

5.3. Для изготовления организационно-распорядительных документов устанавливаются два формата бланков по ГОСТ 9327-60: A4 (210 x 297) и A5 (148 x 210), с размерами полей не менее:

левое — 20 мм;

правое — 10 мм;

верхнее — 20 мм;

нижнее — 20 мм.

Эти поля используются для размещения некоторых реквизитов, для подшивки документов, для зажима листа при копировании и размножении, для удобства прочтения текстов в сброшюрованном виде и т.п.

Организация имеет право сама решать, какие размеры полей целесообразно установить для различных видов документов, но не менее тех размеров, которые установлены ГОСТ.

При подготовке документа на нескольких листах все листы имеют одинаковые размеры полей.

Бланки форматов A4 и A5 служат преимущественно для изготовления служебных писем, учредительных и иных распорядительных документов всех наименований, договоров, справок, записок, различного рода актов и других документов.

На практике могут использоваться также комбинированные форматы бланков, обусловленные характером документов, например с использованием горизонтального расположения большей стороны бланка.

Формат бланка выбирается в зависимости от объема текста и количества реквизитов, которые должны быть размещены при подготовке документа.

Для изготовления документов, текстовая содержательная часть которых оформлена в виде таблицы с множеством граф, может использоваться бланк формата A3 (420 x 297 мм). Например, на таких бланках проектируются формы отчетных, учетно-статистических, плановых и других документов.

На бумаге формата A6 (105 x 148 мм) допускается изготавливать особые виды должностных бланков, например, для оформления резолюции руководителя (поручения) или документов типа квитанций, разовых пропусков, учетных форм и т.п.

5.4. Бланки документов должны разрабатываться с учетом состава реквизитов и порядка их расположения, установленных ГОСТ.

Площади размещения конкретных реквизитов должны соответствовать размерам, приведенным в ГОСТ. Схемы расположения реквизитов даны в приложениях 1, 2, 4.

Бланки документов могут изготовляться на основе продольного или углового расположения реквизитов, идентифицирующих организацию, и других реквизитов оформления документов, дополняющих сведения об организации. Использование углового или продольного бланка не влияет на юридическую силу документа или его правовой статус.

При продольном расположении (продольные бланки) название организации, вида документа и другие необходимые реквизиты на бланке размещаются вдоль верхнего поля и центруются (центрируются).

Продольные бланки на практике используются преимущественно для подготовки нормативных правовых актов.

Использование продольного бланка письма целесообразно также применять в случаях, когда наименование организации содержит большое количество печатных знаков, например, может быть в случае, когда реквизиты бланка даются на двух и более языках. При этом слева следует печатать реквизиты на русском языке, а справа — на национальном, на одном уровне. Если количество используемых национальных языков более одного, сверху следует указывать реквизиты на русском, а ниже — на национальном языке, продлевая строку до границы правого поля.

При использовании в бланке наименования организации на иностранном языке рекомендуется также пользоваться стандартными требованиями.

Продольные бланки писем используются в рекламных целях, когда не стоит вопрос об экономии бумаги, рациональном размещении необходимого количества реквизитов и т.п.

В случае, когда реквизиты, напечатанные на национальном и русском языках, размещаются в пределах площади, отводимой для углового варианта, целесообразно изготовлять бланки с угловым расположением реквизитов (угловые бланки). При этом каждый реквизит указывается сверху на русском языке, а ниже — на национальном.

Наиболее удобным для обработки и экономичным с точки зрения использования площади листа является угловой бланк. В этом случае правая сторона верхней части листа может быть использована для размещения реквизитов «Адресат» и «Гриф утверждения», резолюций, отметок о рассылке и др.

Например, угловыми должны быть бланки утверждаемых протоколов, договоров, актов, инструкций и писем, где есть реквизит «Адресат».

5.5. Бумага, применяемая для изготовления бланков, должна быть белого цвета или, в исключительных случаях, слабо окрашена в светлые тона. В отдельных случаях могут изготавливаться бланки более активных цветов.

5.6. Бланки для документов постоянного хранения следует изготовлять на бумаге высших сортов, независимо от того, подлежат или не подлежат передаче на государственное хранение документы организации. Реквизиты на бланке печатаются в одну краску, преимущественно черную. Возможно использование других цветов в бланках, что позволяет зрительно отличить подлинник документа от размноженного, ксерокопированного экземпляра.

5.7. Бланки документов изготавливаются преимущественно типографским способом или при помощи средств вычислительной техники.

Типографским способом должны изготавливаться бланки, имеющие в качестве реквизита Государственный герб Российской Федерации или герб субъекта Российской Федерации. Использование ксерокопий данных бланков для создания документов не допускается.

5.8. ГОСТ устанавливает следующие виды бланков организационно-распорядительных документов для организации, ее структурного подразделения и должностного лица:

общий бланк для изготовления любого вида документа (кроме письма);

бланк письма;

бланк конкретного вида документа (кроме письма).

Бланки документов для структурного подразделения и должностного лица создаются в том случае, если руководитель данного подразделения или конкретное должностное лицо имеют право подписи бланка.

Общий бланк может включать следующие реквизиты:

Государственный герб Российской Федерации — (01);

герб субъекта Российской Федерации — (02);

эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) — (03);

наименование организации — (08);

место составления или издания документа — (14).

Кроме этих реквизитов на общем бланке допускается наносить ограничительные (графические) отметки для следующих реквизитов:

дата документа — (11);

регистрационный номер документа — (12);

заголовок к тексту — (18).

Бланки тех или иных конкретных видов документов целесообразно применять при издании в организации большого количества данных видов документов. При разработке этих бланков используются следующие реквизиты:

Государственный герб Российской Федерации или герб субъекта Российской Федерации — (01), (02);

эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) — (03);

наименование организации — (08);

наименование вида документа — (10);

место составления или издания документа — (14);

а также ограничительные отметки для расположения реквизитов:

дата документа — (11);

регистрационный номер документа — (12);

ссылка на регистрационный номер и дату документа (13);

заголовок к тексту — (18);

отметка о контроле — (19).

В общих бланках и в бланках конкретных видов документов реквизит «Место составления или издания документа» (14) должен оформляться в соответствии с наименованиями объектов административно-территориального деления и населенных пунктов.

Место составления или издания документа может не указываться, если оно входит в состав наименования организации.

Бланк письма может включать следующие реквизиты:

Государственный герб Российской Федерации — (01);

герб субъекта Российской Федерации — (02);

эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) — (03);

код организации — (04);

основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица — (05);

идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) — (06);

код формы документа — (07);

наименование организации — (08);

справочные данные об организации — (09).

Кроме этих реквизитов в бланке письма могут быть даны ограничительные отметки для следующих реквизитов:

дата документа — (11);

регистрационный номер документа — (12);

ссылка на регистрационный номер и дату документа — (13);

адресат — (15);

заголовок к тексту — (18);

отметка о контроле — (19).

Реквизит «Справочные данные об организации» включает сведения о почтовом и телеграфном адресе организации. Порядок и форма записи этих сведений должны соответствовать Почтовым правилам Министерства связи Российской Федерации. Кроме того, данный реквизит может быть дополнен номерами справочных телефонов, факсов, телексов, расчетных счетов в банке, адресом электронной почты. В качестве почтового адреса допускается указывать номер абонентского ящика.

В бланках должностного лица дополнительный реквизит «наименование должности» размещается ниже реквизита «Наименование организации».

5.9. Изображение Государственного герба Российской Федерации, герба субъекта Российской Федерации (далее по тексту — герб), эмблемы организации на бланках с угловым расположением реквизитов помещают на верхнем поле бланка над серединой строк реквизита «Наименование организации», а на бланках с продольным расположением реквизитов — в центре верхнего поля. Допускается также размещать изображение герба на части площади, занимаемой реквизитом «Наименование организации».

Изображение эмблемы организации на бланках с угловым расположением реквизитов помещают на верхнем поле бланка над серединой строк реквизита «Наименование организации», а на бланках с продольным расположением реквизитов — в центре верхнего поля. Кроме этого, допускается располагать изображение эмблемы на части площади, занимаемой реквизитом «Наименование организации», а также на левом поле бланка на уровне реквизита «Наименование организации».

5.10. На бланках, для их учета, можно при необходимости проставлять типографским способом или специальным нумератором учетные порядковые номера. Эти номера допускается проставлять на правом, левом и нижнем полях, а также на другой свободной площади бланка с тем условием, чтобы на них впоследствии не накладывались текст документа и другие оформляющие реквизиты.

№ 33.
Классификация бланков документов

Бланк –
стандартный лист бумаги, на котором
воспроизводится постоянная информация
документа и отводится место для переменной
информации» 

Другое
определение: «Бланк
документа —
набор реквизитов, идентифицирующих
автора официального письменного
документа».

 ГОСТР
6.30-2003 распространяется на
организационно-распорядительные
документы (ОРД), относящиеся к
Унифицированной системе
организационно-распорядительной
документации 
классифицирует бланки
по
следующим признакам:

1)
расположению реквизитов;

2)
по автору документа;

3)
виду документа.

В
зависимости от расположения реквизитов
устанавливают два варианта бланков:

—
угловой

-продольный.

В
зависимости от автора документа бланки
документов подразделяются на:

-бланк
организации; 2

—
бланк структурного подразделения;

-бланк
должностного лица.

В
зависимости от вида документа бланки
подразделяются на:

-общий
бланк;

-бланк
письма;

-бланк
конкретного вида документа (кроме
письма).

Каждый
бланк сочетает три признака классификации.
Например, бланк генерального директора
с угловым расположением реквизитов и
тд.

При
изготовлении бланка необходимо
определить:

—
какие документы будут создаваться на
этом бланке(все(кроме письма) или
какой-нибудь конкретный вид документа)

-кто
будет являться автором документа,
создаваемого на этом бланке

-как
будут располагаться реквизиты на бланке.

№34.
Виды бланков документа и их характеристика

Бланком
документа называют лист бумаги
разрешенного формата с нанесенными на
нем постоянными реквизитами. Применение
бланков сокращает трудоемкость
составления документа, повышает
эстетическую сторону его оформления.

Бланки
конструируются на основе как углового,
так и продольного расположения реквизитов.
При угловом
варианте реквизиты бланка располагаются
в верхнем левом углу. Максимальная длина
строки реквизитов бланка не должна
превышать 73 мм. При
продольном
варианте реквизиты
бланка располагаются посередине листа
вдоль верхнего поля без ограничения
размеров по горизонтали, но с соблюдением
установленных размеров палей.

Реквизиты
бланка располагаются центрованным
или флаговым
способом. При
центрованном
способе начало
и конец каждой строки реквизита
равноудалены от границ зоны расположения
реквизитов. При
флаговом
способе каждая
строка реквизита начинается от левой
границы зоны расположения реквизитов.
При создании бланка на нескольких языках
реквизиты бланка должны быть продублированы
на этих языках.

 Установлены
три основных
вида бланков документов:

·
общий бланк

·
бланк письма;

·
бланк конкретного вида документа, кроме
письма. (резолюции,акты,постановления,приказы
и т.д.)

Общий
бланк можно использовать при оформлении
различных видов документов, кроме
письма. На предприятиях, кроме того, в
целях документационного обеспечения
деятельности структурных подразделений
(должностных лиц) могут применяться
общие бланки соответствующих структурных
подразделений (должностных лиц).

Общий
бланк предприятия применяется при
оформлении любых видов документов, за
исключением писем. Соответственно,
общий бланк структурного подразделения
(должностного лица) также может применяться
при оформлении любых видов документов
соответствующих подразделений (лиц),
кроме писем. Бланк письма применяется
только при оформлении писем предприятия
(структурного подразделения, должностного
лица). Бланк конкретного вида документа
применяется только при оформлении
соответствующих видов документов,
например, приказов, распоряжений и т.п.

Бланки,
применяемые предприятием, должны
соответствовать определенным требованиям.
Основные требования к бланкам предприятия:

-Бланки
изготавливают на белой бумаге или на
бумаге светлых тонов

формата
А4 (210х297мм) и А5 (148х210мм). Допускается
использование бланков формата А3
(420х297мм) и А6 (105х148мм).

-Размер
полей бланка не менее, мм:

20
– левое;

10
– правое;

20
– верхнее;

20
– нижнее.

Общий
бланк включает в себя следующие реквизиты:

-государственный
герб РФ;

-герб
субъекта РФ;

-эмблема
организации или товарный знак (знак
обслуживания);

-наименование
организации.

Бланк
служебного письма состоит из следующих
реквизитов:

государственный
герб РФ;

герб
субъекта РФ;

эмблема
организации или товарный знак (знак
обслуживания);

код
организации;

наименование
организации;

справочные
данные об организации.

Во
всех организациях независимо от формы
собственности бланк для письма
изготавливается с продольным расположением
реквизитов на двух языках. Кроме того,
в бланке письма должны быть указаны
справочные данные об организации:
почтовый адрес, включающий в себя
почтовый индекс, номера телефонов,
факсов, телексов, счетов в банке, E-mail и
WWW-страниц организации.

Бланки
конкретного вида документа, кроме
письма, включают в себя

реквизиты:

государственный
герб РФ;

герб
субъекта РФ;

эмблема
организации или товарный знак (знак
обслуживания);

код
формы документа;

наименование
организации;

наименование
вида документа;

место
составления или издания документа.

Особенности
изготовления и использования бланков
документов с изображением Государственного
герба РБ регулируются актами
законодательства РБ.

№
35.
Регистрация и учет документов

Регистрация
документа —
запись учетных данных о документе по
установленной форме, фиксирующей факт
его создания, отправления или получения.
Документы
регистрируются в организации один раз:
создаваемые – в день подписания или
утверждения, поступающие – в день
поступления. При регистрации поступающих
документов проставляется дата и индекс
поступления в регистрационном
штампе. Регистрация
преследует три цели:

• учет
  документов;

• контроль
  за их исполнением;

• справочная
  работа по документам.

Регистрации
подлежат только документы, требующие
ответа и исполнения, независимо от
способа их создания или получения.

К
документам, не подлежащим регистрации,
как правило, относятся:

• письма информационно-справочного
  характера, присылаемые для сведения;

• все
  рекламные письма;

• поздравительные
  письма и телеграммы;

• приглашения,
  программы семинаров, совещаний и
  конференций;

• печатные
  издания (книги, брошюры, журналы);

• пакеты
  с пометой «лично»;

• копии
  нормативных документов, постановлений
  и распоряжений государственных органов;

• информационные
  материалы и т.д..

Формы регистрации документов

Существуют
три формы регистрации документов:
журнальная; карточная; автоматизированная.

1.Журнальная форма

Журнальная система
применяется обычно тогда, когда учет
документов выступает на первый план, в
журналах обычнорегистрируются
наиболее ценные документы,
например паспорта, трудовые книжки,
документы об образовании. Банки ведут
журналы учета договоров о депозитном
вкладе, счетов фирмы и т.д. Журнальная
система регистрациииспользуется
в работе с документами ограниченного
доступа:
секретными, конфиденциальными. Для
каждой категории документов обычно
разрабатывается своя форма журнала с
разной степенью дробности сведений о
документе.

Журнальная
система регистрации была удобна в
организациях до тех пор, пока они получали
незначительное количество документов.
При большом объеме документооборота
журнальная система имеет ряд
существенных недостатков.
Так как регистрация в журнале ведется
в последовательности поступления
документов, ее одновременно может вести
только один человек. При большом
количестве полученных документов
процесс регистрации занимает много
времени и задерживает дальнейшую работу
с документами. Кроме того, журнальная
система регистрации часто приводит к
повторной регистрации документов в
других структурных подразделениях,
куда документ передается. Но самый
главный недостаток журнальной системы
регистрации — это невозможность
организовать контроль за сроками
исполнения документов и оперативно
вести информационно-справочную работу
по документам.

2.Карточная
форма

Карточная
система регистрации позволяет
преодолеть эти недостатки,
так как карточки можно располагать в
картотеках в любой последовательности,
да и регистрировать документы могут
несколько человек одновременно, создавая
под копирку нужное количество экземпляров
регистрационной карточки. Форма
регистрационной карточкиможет
быть определена самим учреждением и
записывается в инструкции по
делопроизводству.

3.Автоматизированная
форма

Однако
наиболее рациональной на сегодняшний
день является автоматизированная
система регистрации документов на
компьютере. Она позволяет, ведя регистрацию
на различных рабочих местах, объединить
все сведения о документах в единую базу
данных, на основе которой можно
организовать централизованную
информационно-справочную работу и
контроль за исполнением документов.

Регистрация входящих документов

Входящие
документы обычно регистрируются
централизованно. В небольшой фирме их
регистрирует секретарь, в учреждении,
имеющем канцелярию, — специально
выделенный работник или, если объем
поступающих документов велик, группа
регистрации.

Регистрируются
документы независимо от пути их получения:
поступившие по почте, полученные через
курьера, по факсу, электронной почте.

В
регистрационную форму обычно
вносятся следующие данные о входящем
документе:

• дата
  получения;

• входящий
  регистрационный номер, присваиваемый
  документу учреждением-получателем;

• автор
  (корреспондент) — т.е. чей это документ;

• дата
  документа, присвоенная ему
  учреждением-автором;

• регистрационный
  номер документа, присвоенный ему
  учреждением-автором;

• заголовок
  (о чем документ);

• резолюция;

• срок
  исполнения полученного документа;

• исполнитель
  (кто будет работать с полученным
  документом);

• ход
  исполнения (фиксируются все передачи
  документа и результат исполнения);

• N&
  дела (куда документ помещен после
  исполнения).

Регистрационную
форму входящего документа заполняют
сначала не полностью. До передачи
документа руководителю на документе
нет резолюции, срока исполнения и
исполнителя, эти данные вносятся после
рассмотрения документа руководителем.
Сведения о ходе исполнения документа
и номер дела в регистрационную форму
вносятся уже по ходу и после исполнения
документа.

Форма
регистрационного журнала входящих
документов проста и может иметь такие
графы:

В
регистрационной карточке эти же данные
могут быть расположены так:

Такая
карточка может конструироваться на
формате А5 (148×210) или А6 (105×148). Ее размножают,
выбрав достаточно плотную бумагу.

Для
различных групп регистрируемых документов
можно использовать карточки разных
цветов, цветовые полосы по верхнему
полю или по диагонали.

При
автоматизированной системе регистрации
наиболее удобна (предлагается большинством
компьютерных программ) выводимая на
экран форма регистрационной карточки
(РКК), в которую заносятся сведения о
документе, аналогично традиционной
ручной карточке на бумажной основе.

При
автоматизированной системе
регистрации сведения
о документе можно легко дополнить.
Например, добавить:

• вид
  документа;

• географическое
  местонахождение автора документа;

• автор
  резолюции;

• название
  структурного подразделения;

• количество
  листов в документе;

• количество
  листов приложений;

• связанные
  документы.

Заполнение
регистрационной карточки на экране
компьютера во многом аналогично
заполнению традиционной бумажной
карточки, но имеет и свои особенности.

Форма
электронной регистрационной карточки,
как правило, содержит как данные (поля),
заполняемые вручную (например, номер и
дата входящего документа, краткое
содержание, текст резолюции), данные
(поля), которые вводятся автоматически
(дата регистрации, регистрационный
номер документа), и данные (поля), которые
вводятся путем выбора информации из
раскрывающихся списков. Такой ввод
информации не только ускоряет
процедуру заполнения регистрационной
карточки,
но и, что особенно важно, позволяет
избежать опечаток и разночтений, которые
могут значительно затруднить или даже
сделать невозможным автоматизированный
поиск информации о документе.

С
помощью раскрывающихся списков, как
правило, заполняются данные (поля):

• вид
  документа — так как количество видов
  документов ограниченно;

• автор
  резолюции -список руководящих лиц
  организации;

• структурное
  подразделение — список структурных
  подразделений;

• исполнители
  — как правило, это поле состоит из двух
  частей — названия (и/или индекса)
  структурного подразделения и фамилии
  и инициалов исполнителя;

• № дела
  — связан с номенклатурой дел организации;

• связанные
  документы — эти данные устанавливают
  связь регистрируемого документа с
  другими (например, документ-ответ
  связывается с инициативным документом).

С
помощью пополняемого списка заполняются
данные (поле) «корреспондент». Организации,
с которыми поддерживается постоянная
переписка, выбираются из списка. В случае
регистрации документа, поступившего
от нового корреспондента, сведения о
нем заносятся в список. Сведения о
корреспондентах могут в дальнейшем
использоваться в справочной работе,
для формирования списков на рассылку
и т.п.

Затратив
один раз время на создание таких списков,
достигают значительной экономии времени
в процессе дальнейшей работы.

Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]

• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #