Материальный носитель с зафиксированной на нем информацией который имеет реквизиты позволяющие его

Методические рекомендации
по электронному копированию архивных документов
и управлению полученным информационным массивом

ОПРЕДЕЛЕНИЯ

Архивный документ – материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и государства.

Документ на компакт-диске – документ, носителем которого является компакт-диск типов CD-ROM, CD-RW, CD-R, DVD, DVD-R.

Единица хранения электронного фонда пользования – физически обособленный носитель (DVD, СD, HDD – диск и т.п.) с записью части электронного документа, одного или нескольких электронных документов.

Единица учета электронного фонда пользования – файл или совокупность файлов, составляющих образ дела, за единицу измерения файла принимается байт (Мб, Гб, Тб).

Компакт-диск – оптический диск, в котором слой для записи информации располагается на одной поверхности подложки и данные считываются с помощью светового луча.

Компакт-диск с однократной записью информации (CD-R) – внешний носитель информации, записываемый оптический диск, на котором информация может быть записана только однократно. Записанная на диске информация не может быть стерта или заменена на новую.

Компакт-диск незаписываемый (CD-ROM) – внешний носитель информации, оптический диск, на который информация переносится фабричным способом и доступна только для чтения (read-only memory – память «только для чтения»).

Компакт-диск с многократной записью информации (CD-RW) – внешний носитель информации, записываемый оптический диск, на котором возможны многократное стирание и многократная запись информации.

Конвертация – процесс перемещения документов с одного носителя на другой или из одного формата в другой. ГОСТ 15489-1–2007 «Управление документами. Общие требования».

Контейнер – ящик, коробка или картонная коробка, используемые для хранения и перевозки материалов для записи.

Копия первого поколения (дубликат; рабочая копия) – цифровая копия архивного документа, полученная методом компьютерного преобразования мастер-копии.

Согласно ГОСТ 6.10.4–84. «Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения»: Дубликатами документа на машинном носителе являются все более поздние по времени, аутентичные по содержанию записи документа на машинном носителе и содержащие указание, что эти документы являются дубликатами.

Копия №№ поколения – цифровая копия архивного документа, полученная методом компьютерного преобразования копии первого поколения (дубликата).

Согласно ГОСТ 6.10.4–84. «Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения»: Копиями документа на машинном носителе или машинограммы являются документы, переписанные с подлинника или дубликата документа на машинном носителе или машинограммы на другой носитель информации, аутентичные по содержанию и содержащие указание, что эти документы являются копиями.

Мастер-копия – «идеальная» копия, сделанная с подлинника документа, эталон. В терминах данных методических рекомендаций – первая цифровая копия (копия-оригинал, подлинник), сделанная с подлинника архивного документа и не подвергавшаяся никакой обработке, в том числе многократной перезаписи (миграции, репликации) на другой носитель информации. Мастер-копия является неприкосновенной и не предназначена для использования.

Согласно ГОСТ 6.10.4–84. «Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения»: подлинником документа на машинном носителе является первая по времени запись документа на машинном носителе, содержащая указание, что этот документ является подлинником.

Метаданные – данные, описывающие контекст, содержание, структуру документов и управление документами в течение времени. ГОСТ 15489–1–2007 «Управление документами. Общие требования».

Миграция цифровой информации – процесс периодического переноса цифровых материалов с одной аппаратно-программной конфигурации на другую, или с одного поколения компьютерных технологий на следующее (перевод в другой формат, из одной операционной системы в другую, с одного языка программирования на другой и пр.) с сохранением всех исходных функциональных характеристик, обеспечивающий долговременный доступ к цифровым объектам независимо от смены технологий. В настоящее время общепризнано, что миграция является неотъемлемой функцией цифровых архивов.

Согласно ГОСТ 15489–1–2007 «Управление документами. Общие требования»: Миграция – действие по перемещению документов из одной системы в другую с сохранением аутентичности, целостности, достоверности документов и их пригодности для использования.

Носитель информации – материальный объект, в том числе физическое поле, в котором информация находит свое отображение в виде символов, образов, сигналов, технических решений и процессов, количественных характеристик физических величин.

Обеспечение сохранности – процессы и операции по обеспечению технической и интеллектуальной аутентичности документов в течение времени. ГОСТ 15489-1–2007 «Управление документами. Общие требования».

Обновление – метод сохранения цифровой информации, предполагающий копирование на такой же носитель (предотвращает утрату цифровых материалов в случае физического старения носителя).

Оптический диск – выполненный в форме диска оптический накопитель, в котором запись и считывание данных осуществляется лазером при помощи луча света.

Оптический диск (DVD) – внешний носитель информации, в котором один или более слоев для записи информации располагаются между подложками и данные считываются с помощью светового луча. Имеет в несколько раз больший, чем CD, объем записываемых данных.

Оптический диск с однократной записью информации (DVD-R) – внешний носитель информации. Имеет в несколько раз больший, чем CD-R, объем записываемых данных.

Особо ценный документ – документ, имеющий непреходящую культурно-историческую, научную ценность, а также особую важность для общества и государства, находящийся на особом режиме учета, хранения и использования.

Оцифровка (англ. digitization, оцифрование) – описание объекта, изображения или аудио- видеосигнала (в аналоговом виде) в виде набора дискретных цифровых замеров (выборок) этого сигнала/объекта, при помощи той или иной аппаратуры (сканеров, цифровых фотоаппаратов и т.п.), т.е. преобразование документа из традиционной, присущей ему формы, в цифровую (компьютерную) в виде электронного файла (файлов) данных, пригодных для записи на электронные носители.

Результатом оцифровки документов являются – медиафайлы (графические файлы, аудиофайлы, видеофайлы и т.п.), которые могут быть воспроизведены различными цифровыми устройствами.

Оцифрованный документ – документ, полученный в результате конверсии бумажных и других аналоговых документов в цифровую форму.

Первичное средство хранения (первичная упаковка) – папка, конверт, коробка, футляр, кожух, предназначенные для физической защиты CD (DVD и т.п.) от механических повреждений.

Рабочая копия (копия первого поколения, дубликат) – цифровая копия, сделанная с мастер-копии и предназначенная для использования в различных целях.

Регистрация – действие по присвоению документу уникального идентификатора при его вводе в систему. ГОСТ 15489-1–2007 «Управление документами. Общие требования».

Репликация – метод сохранения цифровой информации, предполагающий создание одной или нескольких полных копий (клонов) цифровых материалов. Репликация требует специальных мероприятий по поддержке всех копий в актуальном состоянии.

Режим хранения – совокупность температурно-влажностных и санитарно-гигиенических условий, создаваемых в архивохранилищах для обеспечения сохранности документов на различных носителях, и контроль за их выполнением.

Сканер, иногда сканнер (англ. scanner, от scan – пристально разглядывать, рассматривать): в общем смысле – устройство или программа, осуществляющие сканирование, т.е. исследование объекта, наблюдение за ним или считывание его параметров.

Сканер изображений – устройство для считывания двумерного (плоского) изображения и представления его в растровой электронной форме. После этого возможна программная обработка полученных данных с целью распознавания сканированного текста или векторизации графики.

Сканирование – процесс оцифровки аналогового изображения (документ на бумажном носителе, фотоотпечаток, документ на прозрачном носителе (пленке, стекле), и т.п.) посредством специального устройства – сканера. Сканирование – то же, что оцифровка.

Уникальный документ – особо ценный документ, не имеющий себе подобных по содержащейся в нем информации и/или внешним признакам, невосполнимый при утрате с точки зрения юридического значения и /или автографичности.

Управление документами – совокупность действий по созданию, использованию, хранению и уничтожению документов в организациях, осуществляющих деловую деятельность планомерно и эффективно, в целях доказательства проведения деловых (управленческих) операций. ГОСТ 15489-1–2007 «Управление документами. Общие требования».

Фонд пользования – совокупность копий архивных документов, выполненных на различных материальных носителях (микрофиши, микрофильмы и электронные носители) и предназначенных для использования с целью обеспечения сохранности подлинников архивных документов.

Цифровой документ – зафиксированная на цифровом носителе информация, которая записывается, сохраняется, передается и представляется в приемлемой для человека форме с помощью цифровых технологий и устройств.

Электронный фонд пользования – 1) структурированный массив электронных (оцифрованных) копий архивных документов, размещенных в хранилище (на цифровых носителях); 2) система электронных (оцифрованных) копий архивных документов, информационно идентичных (адекватных) подлинникам, к которым создана необходимая поисковая система и существует возможность их электронного или принтерного копирования.

Электронная копия документа – копия, изготовленная в цифровой форме. ГОСТ 7.48–2002. «Консервация документов. Основные термины и определения».

Эмуляция – метод сохранения цифровой информации, предполагающий создание образа исходного материала на другом носителе с сохранением всех функциональных характеристик (например, эмуляция CD-ROM на жёстком диске, или части информации жесткого диска на CD-ROM). Согласно ГОСТ 15971–90. «Системы обработки информации. Термины и определения», эмуляция – это имитация функционирования одного устройства посредством другого устройства или устройств вычислительной машины, при которой имитирующее устройство воспринимает те же данные, выполняет ту же программу и достигает того же результата, что и имитируемое. Эмуляция направлена на сохранение функциональности информационной системы, а не документов как доказательства.

Архив – учреждение или структурное подразделение организации, осуществляющие хранение, комплектование, учет и использование архивных документов.

Архивное дело в Российской Федерации – деятельность государственных органов, органов местного самоуправления, организаций и граждан в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов.

Архивный документ – материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и государства.

Архивный фонд – совокупность архивных документов, исторически или логически связанных между собой.

Архивный фонд Российской Федерации – исторически сложившаяся и постоянно пополняющаяся совокупность архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь общества, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации, относящихся к информационным ресурсам и подлежащих постоянному хранению.

Архивный фонд Ставропольского края — совокупность архивных документов, являющихся составной частью Архивного фонда Российской Федерации и находящихся в государственной собственности Ставропольского края, отражающих материальную и духовную жизнь общества, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение, являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия Ставропольского края, относящихся к информационным ресурсам и подлежащих постоянному хранению.

Владелец архивных документов – государственный орган, орган местного самоуправления либо юридическое или физическое лицо, осуществляющие владение и пользование архивными документами и реализующие полномочия по распоряжению ими в пределах, установленных законом или договором.

Временное хранение архивных документов – временное хранение архивных документов — хранение архивных документов до их уничтожения в течение сроков, установленных нормативными правовыми актами.

Временное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации – хранение документов Архивного фонда Российской Федерации до их передачи на постоянное хранение в порядке, установленном статьей 21 Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации».

Государственный архив – федеральное государственное учреждение, создаваемое Российской Федерацией или государственное учреждение субъекта Российской Федерации, создаваемое субъектом Российской Федерации, которые осуществляют комплектование, учет, хранение и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов.

Дело – совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности органа власти, организации.

Депозитарное хранение архивных документов – хранение архивных документов в архиве, музее, библиотеке на условиях, определяемых соглашением (договором) между собственником или надлежащим образом уполномоченным владельцем документов и архивом, музеем, библиотекой, с сохранением за собственником или за надлежащим образом уполномоченным владельцем документов права распоряжения архивными документами.

Депозитарное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации – хранение документов Архивного фонда Российской Федерации федеральными органами исполнительной власти и организациями (в том числе академиями наук Российской Федерации, имеющими государственный статус, за исключением Российской академии наук) в течение сроков и на условиях, определенных соответствующими договорами между ними и специально уполномоченным и Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти.

Документирование – фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке.

Делопроизводство – деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними.

Документ – официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот органа власти, организации.

Документ Архивного фонда Российской Федерации – архивный документ, прошедший экспертизу ценности документов, поставленный на государственный учет и подлежащий постоянному хранению.

Документооборот – движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки.

Документы по личному составу – архивные документы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем.

Каталог – межфондовый архивный справочник, в котором информация о содержании документов архива сгруппирована по предметам (темам, отраслям), расположенным в соответствии с принятой для данного каталога схемой классификации документной информации.

Муниципальный архив – структурное подразделение органа местного самоуправления муниципального района, городского округа или муниципальное учреждение, создаваемое муниципальным районом, городским округом, которые осуществляют хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов.

Научно-справочный аппарат (НСА) – структурированная совокупность элементов описаний архивных документов (вторичной документной информации), представленных в различных видах архивных справочников, базах данных, предназначенных для поиска архивных документов и архивной информации.

Номенклатура дел – систематизированный перечень наименований дел, формируемых в организации, с указанием сроков их хранения.

Опись дел и документов – архивный справочник, предназначенный для раскрытия состава и содержания единиц хранения (единиц учета), закрепления их систематизации внутри фонда и их учета.

Особо ценный документ – документ Архивного фонда Российской Федерации, который имеет непреходящую культурно-историческую и научную ценность, особую важность для общества и государства и в отношении которого установлен особый режим учета, хранения и использования.

Подлинник документа – первый или единственный экземпляр документа.

Пользователь архивными документами – государственный орган, орган местного самоуправления либо юридическое или физическое лицо, обращающиеся на законных основаниях к архивным документам для получения и использования необходимой информации.

Постоянное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации – хранение документов Архивного фонда Российской Федерации без определения срока (бессрочное).

Система архивных органов и учреждений Ставропольского края –уполномоченный орган исполнительной власти Ставропольского края в области архивного дела, а также подведомственные ему учреждения, создаваемые в установленном порядке.

Собственник архивных документов – субъект, в полном объеме реализующий полномочия владения, пользования, распоряжения указанными документами.

Уникальный документ – особо ценный документ, не имеющий себе подобных по содержащейся в нем информации и (или) его внешним признакам, невосполнимый при утрате с точки зрения его значения и (или) автографичности.

Упорядочение архивных документов – комплекс работ по формированию архивных документов в единицы хранения (дела), описанию и оформлению таких единиц хранения (дел) в соответствии с правилами, установленными специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти.

Экспертиза ценности документов – изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации.

Федеральный закон от 29 декабря 1994 г. N 77-ФЗ

«Об обязательном экземпляре документов»

Принят Государственной Думой 23 ноября 1994 года

Настоящий Федеральный закон определяет политику государства в области формирования обязательного экземпляра документов как ресурсной базы комплектования полного национального библиотечно-информационного фонда документов Российской Федерации и развития системы государственной библиографии, предусматривает обеспечение сохранности обязательного экземпляра документов, его общественное использование.

Настоящий Федеральный закон устанавливает виды обязательного экземпляра документов, категории их производителей и получателей, сроки и порядок доставки обязательного экземпляра документов, ответственность за их нарушение.

Настоящий Федеральный закон не распространяется на документы, содержащие личную и (или) семейную тайну; документы, содержащие государственную, служебную и (или) коммерческую тайну; документы, созданные в единичном исполнении; архивные документы (материалы) (за исключением документов, передаваемых на хранение в архивные учреждения в соответствии со статьями 12, 18 и 19 настоящего Федерального закона); электронные документы, распространяемые исключительно с использованием информационно-телекоммуникационных сетей; управленческую и техническую документацию (формуляры, инструкции по эксплуатации, бланочную продукцию, альбомы форм учетной и отчетной документации).

Глава I. Общие положения

Статья 1. Основные понятия

В целях настоящего Федерального закона применяются следующие основные понятия:

обязательный экземпляр документов (далее — обязательный экземпляр) — экземпляры различных видов тиражированных документов, подлежащие безвозмездной передаче производителями в соответствующие организации в порядке и количестве, установленных настоящим Федеральным законом;

документ — материальный носитель с зафиксированной на нем в любой форме информацией в виде текста, звукозаписи, изображения и (или) их сочетания, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и предназначен для передачи во времени и в пространстве в целях общественного использования и хранения;

экземпляр — образец тиражированного документа, идентичный оригиналу;

система обязательного экземпляра — совокупность видов обязательных экземпляров, а также установленный порядок их собирания, распределения и использования;

обязательный федеральный экземпляр — экземпляры различных видов документов, изготовленных на территории Российской Федерации, за ее пределами по заказу организаций и отдельных лиц, находящихся в ведении Российской Федерации, а также документов, импортируемых для общественного распространения на территории Российской Федерации, которые подлежат безвозмездной передаче их производителями в соответствующие организации в порядке и количестве, установленных настоящим Федеральным законом;

обязательный экземпляр субъекта Российской Федерации — экземпляры изготовленных на территории субъекта Российской Федерации или за пределами его территории по заказу организаций, находящихся в ведении субъекта Российской Федерации, различных видов документов, подлежащие безвозмездной передаче производителями документов в соответствующие организации субъекта Российской Федерации в порядке и количестве, установленных настоящим Федеральным законом;

обязательный экземпляр муниципального образования — экземпляры изготовленных на территории муниципального образования или за пределами его территории по заказу организаций, находящихся в ведении муниципального образования, различных видов документов, подлежащие безвозмездной передаче производителями документов в соответствующие организации муниципальных образований в порядке и количестве, установленных настоящим Федеральным законом;

производитель документов — юридическое лицо независимо от его организационно-правовой формы и формы собственности или физическое лицо, осуществляющее предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, осуществляющие подготовку, публикацию (выпуск) и рассылку (передачу, доставку) обязательного экземпляра (издатель, редакция средства массовой информации, производитель фонограммы, производитель аудиовизуальной продукции, организация по производству телерадиопродукции и телерадиовещательная организация, организации, осуществляющие научно-исследовательские, опытно-конструкторские и технологические работы, и иные лица, осуществляющие подготовку, публикацию (выпуск) и рассылку (передачу, доставку) обязательного экземпляра);

получатель документов — юридическое лицо или его структурное подразделение, наделенные правом получения, хранения и общественного использования обязательного экземпляра на безвозмездной основе;

национальный библиотечно-информационный фонд документов Российской Федерации — собрание всех видов документов, комплектуемое на основе обязательного экземпляра, распределяемое в соответствии с настоящим Федеральным законом, предназначенное для постоянного хранения и общественного использования и являющееся частью культурного достояния народов Российской Федерации.

Статья 2. Законодательство Российской Федерации об обязательном экземпляре

Законодательство Российской Федерации об обязательном экземпляре состоит из настоящего Федерального закона, принимаемых в соответствии с ним федеральных законов и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, а также законов и иных нормативных правовых актов субъектов Российской Федерации.

Статья 3. Сфера действия настоящего Федерального закона

1. Действие настоящего Федерального закона распространяется на производителей и получателей обязательного экземпляра, включая организации, распределяющие обязательный экземпляр.

2. Деятельность архивных организаций по формированию, учету, хранению и общественному использованию архивных документов (материалов), относящихся к Архивному фонду Российской Федерации, регулируется Федеральным законом от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».

Статья 4. Цели формирования системы обязательного экземпляра

1. Цели формирования системы обязательного экземпляра:

комплектование полного национального библиотечно-информационного фонда документов Российской Федерации как части мирового культурного наследия;

осуществление государственного библиографического учета;

организация его постоянного хранения в национальных фондохранилищах документов Российской Федерации;

использование его в информационно-библиографическом и библиотечном обслуживании потребителей;

государственная регистрация (библиографическая и статистическая) отечественных документов, подготовка государственной библиографической (текущей и ретроспективной) и статистической информации;

подготовка и выпуск сводных каталогов, сигнальной и реферативной информации в соответствии с видами получаемых документов;

информирование общества о получаемых документах всех видов;

формирование комплекта документов муниципальных образований и краеведческих фондов;

ведение централизованной каталогизации в соответствии с видами получаемых документов;

обеспечение доступа к информации о получаемых документах, в том числе доступа через информационно-телекоммуникационные сети.

2. Утратил силу.

Статья 5. Виды документов, входящих в состав обязательного экземпляра

1. В состав обязательного экземпляра входят следующие виды документов:

печатные издания (текстовые, нотные, картографические, изоиздания) — издания, прошедшие редакционно-издательскую обработку, полиграфически самостоятельно оформленные, имеющие выходные сведения;

издания для слепых и слабовидящих — издания, изготовляемые рельефно-точечным шрифтом по системе Брайля, рельефно-графические издания, «говорящие книги», крупношрифтовые издания для слабовидящих, электронные издания для слепых (адаптированные издания для чтения людьми с нарушенным зрением при помощи брайлевского дисплея и синтезатора речи);

официальные документы — документы, принятые органами законодательной, исполнительной и судебной власти, носящие обязательный, рекомендательный или информационный характер;

аудиовизуальная продукция — кино-, видео-, фоно-, фотопродукция и ее комбинации, созданные и воспроизведенные на любых видах носителей;

электронные издания — документы, в которых информация представлена в электронно-цифровой форме и которые прошли редакционно-издательскую обработку, имеют выходные сведения, тиражируются и распространяются на машиночитаемых носителях;

неопубликованные документы — документы, содержащие результаты научно-исследовательской, опытно-конструкторской и технологической работы (диссертации, отчеты о научно-исследовательских, об опытно-конструкторских и о технологических работах, депонированные научные работы, алгоритмы и программы);

патентные документы — описания к патентам и заявкам на объекты промышленной собственности;

программы для электронных вычислительных машин и базы данных на материальном носителе;

стандарты;

комбинированные документы — совокупность документов, выполненных на различных носителях (печатных, аудиовизуальных, электронных).

2. Органы государственной власти субъектов Российской Федерации и органы местного самоуправления могут определять с учетом своих потребностей виды документов, входящих в состав обязательного экземпляра субъекта Российской Федерации и обязательного экземпляра муниципального образования.

Глава II. Обязанности и права производителей документов

Статья 6. Затраты на подготовку, публикацию (выпуск) и рассылку (передачу, доставку) обязательного экземпляра

1. Производители документов обязаны передавать обязательный экземпляр получателям документов безвозмездно.

Производители документов относят затраты на подготовку, публикацию (выпуск) и рассылку (передачу, доставку) обязательных экземпляров на себестоимость документов, входящих в состав обязательного экземпляра.

Дефектные обязательные экземпляры по запросам получателей документов заменяются производителями документов в месячный срок.

2. Получатели документов имеют право докупать обязательные экземпляры, не доставленные производителями документов, за счет последних.

Статья 7. Доставка обязательного экземпляра печатных изданий

1. Производители документов доставляют через полиграфические организации в федеральный орган исполнительной власти в сфере печати, средств массовой информации и массовых коммуникаций по одному обязательному федеральному экземпляру всех видов печатных изданий в день выхода в свет первой партии тиража.

2. Производители документов в целях последующего распределения изданий между крупнейшими библиотечно-информационными организациями доставляют через полиграфические организации в день выхода в свет первой партии тиража печатных изданий в Информационное телеграфное агентство России (ИТАР-ТАСС):

16 обязательных экземпляров книг и брошюр, журналов и продолжающихся изданий на русском языке;

7 обязательных экземпляров изоизданий, нотных изданий, географических карт и атласов на русском языке;

9 обязательных экземпляров центральных газет и газет субъектов Российской Федерации на русском языке;

3 обязательных экземпляра многотиражных газет муниципальных образований и рекламных изданий на русском языке;

4 обязательных экземпляра книг и брошюр, журналов и продолжающихся изданий, изоизданий, географических карт и атласов на языках народов Российской Федерации (за исключением русского) и на иностранных языках;

3 обязательных экземпляра газет на языках народов Российской Федерации (за исключением русского) и иностранных языках;

4 обязательных экземпляра текстовых листовых изданий;

9 обязательных экземпляров авторефератов диссертаций и диссертаций в виде научных докладов;

10 обязательных экземпляров стандартов.

3. Производители документов доставляют через полиграфические организации по три обязательных экземпляра субъекта Российской Федерации всех видов печатных изданий в соответствующие книжные палаты и (или) библиотеки субъектов Российской Федерации в день выхода в свет первой партии тиража.

Производители документов доставляют через полиграфические организации по два обязательных экземпляра муниципального образования всех видов печатных изданий в соответствующие библиотеки муниципальных образований в день выхода в свет первой партии тиража.

4. Утратил силу.

Статья 8. Поставка обязательного экземпляра отечественных изданий в государства — участники Содружества Независимых Государств в порядке взаимообмена

В целях сохранения и развития единого информационного пространства государств — участников Содружества Независимых Государств осуществляется поставка в национальные фондохранилища этих стран обязательного экземпляра отечественных изданий в порядке взаимообмена на основе соответствующих договоров и соглашений.

Статья 9. Доставка обязательного экземпляра изданий для слепых и слабовидящих

Производители документов направляют по два обязательных экземпляра изданий для слепых и слабовидящих в Российскую государственную библиотеку для слепых в течение двух дней после выхода в свет первой партии тиража.

Статья 10. Доставка обязательного экземпляра неопубликованных документов

1. Производители документов доставляют один обязательный экземпляр неопубликованных документов в зависимости от их вида в соответствующие органы научно-технической информации и библиотеки.

2. Производители документов в тридцатидневный срок доставляют в орган научно-технической информации федерального органа исполнительной власти в сфере научной, научно-технической и инновационной деятельности, определяемый Правительством Российской Федерации, обязательный экземпляр:

отчетов о научно-исследовательских и опытно-конструкторских работах — со дня их утверждения;

алгоритмов и программ — со дня окончания их разработки;

диссертаций — со дня их защиты и присуждения ученой степени.

3. Производители документов в тридцатидневный срок доставляют в Российскую государственную библиотеку обязательный экземпляр диссертаций после их защиты и присуждения ученой степени по всем отраслям знания (за исключением медицины и фармацевтики); в Центральную научную медицинскую библиотеку Московской медицинской академии имени И.М. Сеченова — обязательный экземпляр диссертаций по медицине и фармацевтике.

4. Производители документов в десятидневный срок доставляют в Институт научной информации по общественным наукам Российской академии наук обязательный экземпляр депонированных научных работ по общественным наукам после вынесения соответствующим ученым или редакционно-издательским советом решения о депонировании.

Производители документов в десятидневный срок доставляют во Всероссийский институт научной и технической информации Российской академии наук обязательный экземпляр депонированных научных работ по естественным, точным наукам и технике после вынесения соответствующим ученым или редакционно-издательским советом решения о депонировании.

Статья 11. Доставка обязательного экземпляра официальных документов, стандартов

1. Органы государственной власти Российской Федерации и органы государственной власти субъектов Российской Федерации доставляют в Парламентскую библиотеку Российской Федерации после утверждения и регистрации (простановки регистрационного номера и гербовой печати) по два обязательных экземпляра официальных документов, которые включаются в списки рассылки документов несекретного характера.

2. Производители документов доставляют в Российский научно-технический центр информации по стандартизации, метрологии и оценке соответствия по одному обязательному экземпляру стандартов.

Статья 12. Доставка обязательного экземпляра аудиовизуальной продукции

1. Производители аудиовизуальной продукции в целях ее учета, хранения и использования в государственных архивах и библиотечно-информационных фондах документов доставляют:

в Информационное телеграфное агентство России (ИТАР-ТАСС) по три обязательных экземпляра фонограмм в день их выхода в свет и видеофильмов в день окончания их копирования;

во Всероссийскую государственную телевизионную и радиовещательную компанию по два обязательных экземпляра фонопродукции, кинопродукции в виде позитивных копий, а также по два обязательных экземпляра видеопродукции, аудиовизуальной продукции на электронных носителях, созданной для телевидения и радиовещания, не позднее чем через месяц со дня ее выхода в эфир;

в Государственный фонд кинофильмов Российской Федерации по одному обязательному экземпляру игровых, анимационных, научно-популярных фильмов в виде позитивной копии не позднее чем через месяц со дня окончания их монтажа или дубляжа; по одному обязательному экземпляру игровых, анимационных и научно-популярных видеофильмов в виде копии на оригинальных носителях любых видов;

в Российский государственный архив кинофотодокументов по одному обязательному экземпляру документальных фильмов и киножурналов в виде позитивной копии не позднее чем через месяц со дня окончания их монтажа или дубляжа; по одному обязательному экземпляру документальных видеофильмов в виде копии на оригинальных носителях любых видов; по два обязательных экземпляра фотодокументов;

в Российский государственный архив фонодокументов по два обязательных экземпляра фонопродукции, за исключением фонопродукции, созданной для телевидения и радиовещания.

2. Позитивные копии передаются вместе с монтажными или диалоговыми листами. Прокатные удостоверения единого образца на кино- и видеофильмы выдаются после передачи позитивных копий на государственное хранение.

3. На хранение во Всероссийскую государственную телевизионную и радиовещательную компанию передаются материалы организаций по производству телерадиопродукции и телерадиовещательных организаций, в том числе материалы, которые созданы по их заказу, производство которых закончено и которые вышли в эфир, не позднее чем через месяц со дня их выхода в эфир.

Статья 13. Доставка обязательного экземпляра электронных изданий, программ для электронных вычислительных машин и баз данных

1. Производители документов доставляют в Межотраслевой научно-исследовательский институт «Интеграл» один обязательный экземпляр программ для электронных вычислительных машин и баз данных.

2. Производители документов в целях последующего распределения электронных изданий между библиотечно-информационными организациями доставляют в Научно-технический центр «Информрегистр» пять обязательных экземпляров электронных изданий, за исключением электронных изданий для слепых и слабовидящих, программ для электронных вычислительных машин и баз данных, аудиовизуальных и патентных документов, официальных документов, стандартов на электронных носителях.

3. Производители документов доставляют в Президентскую библиотеку имени Б.Н. Ельцина один обязательный экземпляр электронных изданий.

Статья 14. Утратила силу.

Статья 14.1. Доставка обязательного экземпляра документов, выполненных на различных носителях

1. Обязательный экземпляр может включать комбинированные документы и документы, содержащие аналогичную, зафиксированную на различных носителях информацию.

Обязательный экземпляр, состоящий из комбинированных документов, должен рассылаться единым комплектом получателям обязательного экземпляра в соответствии со статьями 7 — 13 настоящего Федерального закона.

2. Порядок распределения обязательного экземпляра, состоящего из комбинированных документов, а также обязательного экземпляра, содержащего аналогичную, зафиксированную на различных носителях информацию, определяется уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти.

Статья 15. Утратила силу с 1 января 2005 г.

Статья 16. Права производителей документов

Полная и оперативная доставка обязательного экземпляра гарантирует производителям документов следующие права:

бесплатное опубликование библиографической информации в изданиях государственной библиографии и централизованной каталогизации, в изданиях сигнальной и реферативной информации, в рекламных изданиях;

постоянное хранение производимых ими документов всех видов в национальных фондохранилищах документов Российской Федерации на основании настоящего Федерального закона;

включение библиографической информации в отечественные и международные автоматизированные банки данных;

бесплатное предоставление по их запросам фактографических и статистических данных, касающихся их продукции;

использование телерадиопроизводящими организациями документов, передаваемых ими на государственное хранение, в собственном эфире;

соблюдение получателями обязательного экземпляра прав производителей в соответствии с законодательством Российской Федерации об интеллектуальной собственности;

письменное подтверждение доставки обязательного экземпляра.

Глава III. Обязанности получателей обязательного экземпляра

Статья 17. Обязанности организаций, централизованно получающих и распределяющих обязательный экземпляр

1. На Информационное телеграфное агентство России (ИТАР-ТАСС) возлагаются:

осуществление государственной регистрации печатных изданий (библиографической и статистической), подготовка листов государственной регистрации, ведение государственного библиографического учета печатных изданий, комплектование Национального фондохранилища отечественных печатных изданий, обеспечение их сохранности и использования на основе получения одного обязательного федерального экземпляра печатных изданий;

распределение и доставка обязательных федеральных экземпляров печатных изданий, фонограмм и видеофильмов в библиотечно-информационные организации в соответствии с утверждаемыми уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти перечнем и правилами доставки;

контроль за полнотой и оперативностью доставки обязательного федерального экземпляра печатных изданий.

2. Обязанности книжных палат и (или) библиотек субъектов Российской Федерации по распределению и доставке различных видов документов, входящих в обязательный экземпляр субъекта Российской Федерации, и контролю за их распределением и доставкой устанавливают органы государственной власти субъектов Российской Федерации.

2.1. Обязанности библиотек муниципальных образований по распределению и доставке различных видов документов, входящих в обязательный экземпляр муниципального образования, и контролю за их распределением и доставкой устанавливают органы местного самоуправления.

3. На Научно-технический центр «Информрегистр» возлагаются:

государственная регистрация обязательного федерального экземпляра электронных изданий, ведение государственного библиографического учета электронных изданий, комплектование фонда электронных изданий, обеспечение сохранности и использования одного обязательного федерального экземпляра электронных изданий;

распределение и доставка обязательного федерального экземпляра электронных изданий в библиотечно-информационные организации в соответствии с утверждаемыми уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти перечнем и правилами доставки;

контроль за полнотой и оперативностью доставки обязательного федерального экземпляра электронных изданий.

4. На Федеральный институт промышленной собственности возлагаются:

изготовление, комплектование, ведение государственного библиографического учета, обеспечение сохранности и использования обязательного экземпляра патентных документов на электронных носителях;

распределение и доставка шести обязательных экземпляров патентных документов на электронных носителях в библиотечно-информационные организации в соответствии с утверждаемыми уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти перечнем и правилами доставки.

4.1. Организации, централизованно распределяющие обязательный экземпляр, предоставляют по запросам органов государственной власти, судебных и правоохранительных органов сведения о государственной регистрации документов и копии зарегистрированных документов.

5. Утратил силу.

Статья 18. Обязанности организаций, централизованно получающих обязательный экземпляр

1. На Президентскую библиотеку имени Б.Н. Ельцина возлагаются комплектование, обеспечение сохранности и использования обязательного экземпляра электронных изданий.

2. На Российскую государственную библиотеку для слепых возлагаются комплектование, регистрация, ведение государственного библиографического учета, обеспечение сохранности и использования обязательного экземпляра изданий для слепых и слабовидящих.

3. На Парламентскую библиотеку Российской Федерации возлагаются комплектование, регистрация, ведение государственного библиографического учета и статистики официальных документов, обеспечение сохранности и использования обязательного экземпляра официальных документов, выпуск информационных изданий.

4. На Российский научно-технический центр информации по стандартизации, метрологии и оценке соответствия возлагаются комплектование, регистрация, ведение государственного библиографического учета, обеспечение сохранности и использования обязательного экземпляра стандартов.

5. В соответствии со статьей 10 настоящего Федерального закона комплектование, регистрация, ведение государственного библиографического учета, обеспечение сохранности и использования обязательного экземпляра, выпуск информационных изданий возлагаются на:

орган научно-технической информации федерального органа исполнительной власти в сфере научной, научно-технической и инновационной деятельности, определяемый Правительством Российской Федерации, — по неопубликованным документам;

Институт научной информации по общественным наукам Российской академии наук и Всероссийский институт научной и технической информации Российской академии наук — по депонированным рукописям;

Российскую государственную библиотеку, Центральную научную медицинскую библиотеку Московской медицинской академии имени И.М. Сеченова — по диссертациям.

6. В соответствии со статьей 12 настоящего Федерального закона комплектование, регистрация, ведение государственного учета, обеспечение сохранности и использования обязательного экземпляра аудиовизуальной продукции в зависимости от ее вида возлагаются на Государственный фонд кинофильмов Российской Федерации, Российский государственный архив кинофотодокументов, Российский государственный архив фонодокументов и Всероссийскую государственную телевизионную и радиовещательную компанию.

На Информационное телеграфное агентство России (ИТАР-ТАСС) возлагается направление обязательного экземпляра фонограмм и видеофильмов в Российскую государственную библиотеку и Российскую национальную библиотеку.

7. На Межотраслевой научно-исследовательский институт «Интеграл» возлагаются комплектование, регистрация, ведение государственного библиографического учета, обеспечение сохранности и использования обязательного федерального экземпляра программ для электронных вычислительных машин и баз данных.

Статья 19. Постоянное хранение обязательного федерального экземпляра

1. Постоянное хранение обязательного федерального экземпляра возлагается на:

Информационное телеграфное агентство России (ИТАР-ТАСС), Российскую государственную библиотеку, Российскую национальную библиотеку, Библиотеку Российской академии наук, Государственную публичную научно-техническую библиотеку Сибирского отделения Российской академии наук, Дальневосточную государственную научную библиотеку — по печатным изданиям;

Российскую государственную библиотеку для слепых — по изданиям для слепых и слабовидящих;

Федеральный институт промышленной собственности — по патентным документам на электронных носителях;

Парламентскую библиотеку Российской Федерации — по официальным документам;

Российский научно-технический центр информации по стандартизации, метрологии и оценке соответствия — по стандартам;

орган научно-технической информации федерального органа исполнительной власти в сфере научной, научно-технической и инновационной деятельности, определяемый Правительством Российской Федерации, Всероссийский институт научной и технической информации Российской академии наук, Институт научной информации по общественным наукам Российской академии наук, Российская государственная библиотека, Центральная научная медицинская библиотека Московской медицинской академии имени И.М. Сеченова — по соответствующим видам неопубликованных документов;

Информационное телеграфное агентство России (ИТАР-ТАСС), Российскую государственную библиотеку и Российскую национальную библиотеку — по фонограммам, видеофильмам;

Государственный фонд кинофильмов Российской Федерации, Всероссийскую государственную телевизионную и радиовещательную компанию, Российский государственный архив кинофотодокументов и Российский государственный архив фонодокументов — по аудиовизуальной продукции, указанной в пункте 1 статьи 12 настоящего Федерального закона;

Межотраслевой научно-исследовательский институт «Интеграл» — по программам для электронных вычислительных машин и базам данных;

Научно-технический центр «Информрегистр», Российскую государственную библиотеку, Российскую национальную библиотеку, Государственную публичную научно-техническую библиотеку Сибирского отделения Российской академии наук — по электронным изданиям, указанным в пункте 2 статьи 13 настоящего Федерального закона;

Президентскую библиотеку имени Б.Н. Ельцина — по электронным изданиям.

2. Фонды организаций, обеспечивающих постоянное хранение обязательных федеральных экземпляров соответствующих видов документов и их общественное использование, образуют национальный библиотечно-информационный фонд документов Российской Федерации. Эти организации несут ответственность за обеспечение сохранности указанных фондов в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Статья 20. Копирование обязательного экземпляра

1. Копирование и репродуцирование обязательного экземпляра в целях библиотечно-информационного обслуживания граждан и организаций Российской Федерации осуществляются в соответствии с гражданским законодательством.

2. Организации, ответственные за обеспечение постоянного хранения и использования обязательного экземпляра неопубликованных документов и аудиовизуальной продукции, обеспечивают его платное копирование по заявкам библиотек, органов научно-технической информации, других организаций.

3. Копирование обязательного экземпляра электронных изданий, включая программы для ЭВМ и базы данных, входящие в их состав или являющиеся самостоятельными изданиями, осуществляется в соответствии с гражданским законодательством.

Статья 21. Контроль за доставкой обязательного экземпляра

Контроль за доставкой обязательного экземпляра получателям документов возлагается на организации, осуществляющие регистрацию и учет соответствующих видов обязательного экземпляра. Сведения о недоставке, несвоевременной и неполной доставке обязательного федерального экземпляра, обязательного экземпляра субъекта Российской Федерации, обязательного экземпляра муниципального образования представляются соответственно в осуществляющие контроль за представлением обязательного экземпляра федеральные органы исполнительной власти, органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации, органы местного самоуправления. Порядок осуществления контроля за представлением обязательного экземпляра определяется Правительством Российской Федерации.

Статья 22. Информирование об обязательном федеральном экземпляре документов

1. Информационное телеграфное агентство России (ИТАР-ТАСС) издает государственные библиографические указатели, которые включают сведения о поступающих в Информационное телеграфное агентство России (ИТАР-ТАСС) печатных изданиях, фонограммах и видеофильмах.

2. Информирование потребителей об обязательном федеральном экземпляре неопубликованных документов возлагается на:

орган научно-технической информации федерального органа исполнительной власти в сфере научной, научно-технической и инновационной деятельности, определяемый Правительством Российской Федерации, издающий библиографические и реферативные указатели, которые содержат сведения о результатах научно-исследовательской и опытно-конструкторской деятельности;

Всероссийский институт научной и технической информации Российской академии наук, выпускающий библиографические указатели депонированных научных работ;

Институт научной информации по общественным наукам Российской академии наук, выпускающий библиографические указатели по общественным наукам, которые включают сведения о депонированных научных работах.

3. Информирование потребителей об обязательном федеральном экземпляре официальных документов возлагается на Парламентскую библиотеку Российской Федерации; об обязательном федеральном экземпляре патентных документов на электронных носителях — на Федеральный институт промышленной собственности; об обязательном федеральном экземпляре стандартов — на Российский научно-технический центр информации по стандартизации, метрологии и оценке соответствия.

4. Информирование потребителей об обязательном федеральном экземпляре программ для электронных вычислительных машин и баз данных возлагается на Межотраслевой научно-исследовательский институт «Интеграл»; об обязательном федеральном экземпляре электронных изданий, указанных в пункте 2 статьи 13 настоящего Федерального закона, — на Научно-технический центр «Информрегистр».

5. Информирование потребителей об обязательном федеральном экземпляре аудиовизуальной продукции возлагается на:

Государственный фонд кинофильмов Российской Федерации — по игровым, анимационным и научно-популярным кино-, видеофильмам и фильмам на электронных носителях;

Российский государственный архив кинофотодокументов — по документальным фильмам, киножурналам, видеофильмам, фильмам на электронных носителях и фотодокументам;

Всероссийскую государственную телевизионную и радиовещательную компанию — по аудиовизуальной продукции, указанной в пункте 1 статьи 12 настоящего Федерального закона;

Российский государственный архив фонодокументов — по фонодокументам.

6. Информирование потребителей об обязательном федеральном экземпляре изданий для слепых и слабовидящих возлагается на Российскую государственную библиотеку для слепых.

Глава IV. Заключительные положения

Статья 23. Ответственность за нарушение порядка доставки обязательного экземпляра

За недоставку, несвоевременную и неполную доставку обязательного экземпляра производители документов несут ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации об административных правонарушениях.

Статья 24. Вступление в силу настоящего Федерального закона

1. Настоящий Федеральный закон вступает в силу со дня его официального опубликования.

2. Со дня вступления в силу настоящего Федерального закона признается утратившим силу постановление Верховного Совета Российской Федерации «Об обязательных бесплатных и платных экземплярах изданий» от 3 июня 1993 года N 5098-1 (Ведомости Съезда народных депутатов Российской Федерации и Верховного Совета Российской Федерации, 1993, N 25, ст. 908).

3. Поручить Правительству Российской Федерации привести в соответствие с настоящим Федеральным законом изданные им правовые акты, а также подготовить и внести в установленном порядке предложения о внесении изменений и дополнений в законодательство Российской Федерации в связи с принятием настоящего Федерального закона.

Москва, Кремль

29 декабря 1994 года

N 77-ФЗ

Понятие о документе

Терминология, используемая при работе с документами закреплена в ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Термины «документированная информация» и «документ» в ГОСТе рассматриваются так:

документ: Зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

документированная информация: Структурированная информация, зафиксированная на носителе.

Реквизит — «обязательный элемент оформления официального документа» («дата», «подпись», «печать», «текст документа» и др.).

Управленческая документация подразделяется на отдельные системы. Под системой документации понимается совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.

Понятие «документ» используется во всех сферах общественной деятельности. Почти каждая отрасль знания дает свое толкование этого термина. К сожалению, до настоящего времени среди специалистов в области документоведения, библиотековедения, информатики и др. сфер нет единства в понимании понятия «документ», не смотря на наличие ряда законодательных и официальных определений. В зависимости от того какая отрасль знания дает это определение, преобладает какой-то один аспект (правовой, управленческий, исторический) и само понятие «документ» определяют различным образом, хотя информационная его сущность очевидна. Эволюция понятия «документ», которое дает документоведение:

Таким образом, в последнее время происходит перенос смысловой нагрузки в определении «документа» с материальной составляющей на информационную.

Официальное толкование данного термина дает ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Делопроизводство и архивное дело. Термина и определения».

АРХИВНЫЙ ДОКУМЕНТ

Полезное