Методические рекомендации по заполнению реквизита код выполняемой функции формы сзв тд

Перейти к содержанию:
Отчет по форме ЕФС-1: как заполнять, кому и когда сдавать

Как заполнить графу 6 «Код выполняемой функции» в подразделе 1.1 формы ЕФС-1 (аналог СЗВ-ТД)

В статье рассмотрим алгоритм подбора кода выполняемой функции и ответим на популярные вопросы по заполнению графы 6 подраздела 1.1 формы ЕФС-1. При каких кадровых событиях заполнение графы 6 обязательно? Как найти код вида деятельности, если такой должности в Общероссийском классификаторе занятий нет? Какая ответственность предусмотрена за некорректный выбор кода выполняемой функции?

Действующая форма ЕФС-1 утверждена Постановлением Правления ПФ РФ от 31.10.2022 № 245П. Новая форма и порядок заполнения действуют с 1 января 2023 года.

ЕФС-1 содержит подраздел 1.1 с таблицей из формы СЗВ-ТД, которая дополнена информацией по договорам ГПХ. Его сдают, если были кадровые события, а также если работодатель заключал или прекращал договор ГПХ.

Смотрите также «Как заполнить подраздел 1.1 формы ЕФС-1: сведения о трудовой деятельности».

На основании какого документа заполнять «Код выполняемой функции»

С августа 2021 года код выполняемой функции (КВФ) заполняется в соответствии с Общероссийским классификатором занятий (ОКЗ) ОК 010-2014 (МСКЗ-08), который утвержден Приказом Росстандарта от 12.12.2014 № 2020-СТ.

ОКЗ необходим госорганам для статистических обследований распределения населения по видам занятий: для проведения переписи, анализа и прогноза занятости и профобразования, а также для регулирования рынка труда.

Код состоит из пяти цифровых знаков, каждый из которых обозначает принадлежность к определенной группе: XXXX.X,

При отражении в подразделе 1.1 формы ЕФС-1 между кодом начальной группы и контрольным числом ставится точка. Например, КВФ для должности «метролог» — 7311.9.

При каких кадровых событиях заполнение графы 6 обязательно

Заполнение графы 6 обязательно, если в графе 3 указан один из кодов: ПРИЕМ, ПЕРЕВОД, УВОЛЬНЕНИЕ, ПРИОСТАНОВЛЕНИЕ, ВОЗОБНОВЛЕНИЕ, НАЧАЛО ДОГОВОРА ГПХ или ОКОНЧАНИЕ ДОГОВОРА ГПХ.

Рассмотрим необходимость заполнения графы 6 на примере перевода внешнего совместителя

Допустим, руководитель работает по совместительству в двух организациях: в «Альфе» на 1,0 ставки и в «Бете» на 0,5 ставки. Со 2 октября он уходит из «Альфы» и переходит в «Бету» на полную ставку. Порядок заполнения и срок представления подраздела 1.1 будет зависеть от того, как будет оформлен такой перевод (см. письма Роструда от 22.10.2007 № 4299-6-1 и Минтруда от 25.03.2020 № 14-2/В-308).

Во-первых, руководителя можно сначала уволить с работы по совместительству, а затем снова принять в «Бету», но уже на полную ставку. В этом случае отчет по форме ЕФС-1 нужно будет отправить дважды: при увольнении и при последующем приеме на работу — не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа (пп. 2 п. 5 ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ).

Во-вторых, можно подписать с руководителем допсоглашение к трудовому договору о признании работы по совместительству основной. Но до этого его трудовой договор с «Альфой», которая была до этого основным местом работы, должен быть расторгнут с соответствующей записью в трудовой книжке. Переход руководителя из категории внешних совместителей в категорию основных работников не приведет к расторжению трудового договора, который был заключен с «Бетой».

В этом случае будет достаточно подать подразделе 1.1 один раз с отражением кадрового мероприятия «ПЕРЕВОД» в установленный для переводов срок —  не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором имел место перевод на другую постоянную работу. Заполнение граф 5 и 6 с указанием трудовой функции и КВФ в этом случае обязательно.

Что нужно учитывать при выборе занятия в классификаторе

Указание в подразделе 1.1 формы ЕФС-1 некорректного кода выполняемой функции может быть расценено как представление недостоверных сведений. Штраф за подобное нарушение для должностного лица — от 300 до 500 ₽ (ч. 2 ст. 15.33.2 КоАП РФ).

Если сотрудники относятся к льготной категории, наименования должностей должны соответствовать наименованиям в квалификационных справочниках или профстандартах, например в Общероссийском классификаторе профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК 016-94 (ОКПДТР) (абз. 2 п. 4.6 Порядка заполнения единой формы).

При выборе кода в первую очередь учитывайте не наименование должности, а вид деятельности и постоянные обязанности сотрудника, обращайте внимание на уровень квалификации и специализацию, оценивайте способность выполнять определенные по составу и степени сложности задачи. Требуемый уровень квалификации достигается при наличии необходимых теоретических знаний и практических навыков.

Эксперты Норматива ежедневно отвечают на вопросы по заполнению ЕФС-1. С декабря 2022 года они ответили более чем на 70 вопросов. Задайте свой вопрос>>

В ОКЗ принято четыре уровня квалификации:

1-й уровень — основное и среднее образование;

2-й уровень — профессиональное обучение;

3-й уровень — среднее профессиональное образование;

4-й уровень — высшее образование и наличие ученой степени.

В ОКЗ всего 10 основных групп:

1 — Руководители

2 — Специалисты высшего уровня квалификации

3 — Специалисты среднего уровня квалификации

4 — Служащие, занятые подготовкой и оформлением документации, учетом и обслуживанием

5 — Работники сферы обслуживания и торговли, охраны граждан и собственности

6 — Квалифицированные работники сельского и лесного хозяйства, рыбоводства и рыболовства

7 — Квалифицированные рабочие промышленности, строительства, транспорта и рабочие родственных занятий

8 — Операторы производственных установок и машин, сборщики и водители

9 — Неквалифицированные рабочие

0 — Военнослужащие

Если выполняемые задачи (специализация) совпадают, оцените, какой уровень квалификации необходим для выполнения трудовой деятельности. Если в ОКЗ ни один код полностью не соответствует обязанностям сотрудника, можно выбрать код по тому виду занятий, который в большей степени соответствует фактически выполняемой работе.

Как найти код вида функции, если в ОКЗ нет нужной должности

Можно выделить три основных способа поиска кодов в классификаторе, последовательное применение которых позволит найти подходящий код:

1. Искать подходящую сферу деятельности по ключевым словам в описаниях кодов или в наименованиях должностей.
2. Работать со структурой ОКЗ — смотреть названия и описания групп.
3. Посмотреть подходящий код в профессиональных стандартах и найти соответствующий код в ОКЗ.

Поиск по ключевым словам

Этот способ позволяет найти подходящее занятие и определить КВФ, если именно такого слова в классификаторе нет. Чтобы понять, какими словами Росстандарт обозначил подходящий род занятий, попробуйте сделать следующее:

1. Посмотрите должностные обязанности сотрудника: чем именно он занимается, какие действия выполняет. Попробуйте подобрать синонимы, подумайте, как еще можно называть эту деятельность, отсекайте окончания и пробуйте вводить разные формы слова.
2. Изучите описания найденных малых групп, оцените требуемый уровень квалификации и отразите найденный код вида деятельности в графе 6 подраздела 1.1 формы ЕФС-1 (между кодом начальной группы и КЧ поставьте точку).

Поиск по структуре, по описанию групп

Посмотреть таблицу с основными группами, подгруппами, малыми и начальными группами, чтобы найти группу или занятия, которые соответствуют основной деятельности сотрудника.

Поиск по профстандартам

Если не удалось найти код по ключевым словам или по названию и описанию групп и для этой должности есть профстандарт, посмотрите код в профстандарте и найдите соответствующий ему код в ОКЗ.

1. Найдите профстандарт для этой должности.
2. Посмотрите в нем коды занятий из ОКЗ-2014 или ОКЗ-93. Если в стандарте указаны коды по ОКЗ-93, воспользуйтесь «Таблицей соответствия ОКЗ-2014 и ОКЗ-93» (Информация Минтруда РФ).
3. Найдите в ОКЗ описание по коду, сопоставьте описание малых групп с должностными обязанностями сотрудника и выберите соответствующий КВФ.

Как быстро найти код вида функции в Нормативе

Чтобы КВФ было быстрее и удобнее находить, мы доработали ОКЗ-2014 в Нормативе. Посмотреть>>

Можно использовать поиск по документу по названию должности. В Классификатор добавлено больше 300 дополнительных популярных профессий, и мы продолжаем дополнять документ новыми должностями. Слева вверху в блоке «Поиск в тексте» можно искать как по наименованию профессии, так и по коду (четырех- или пятизначному).

Можно сразу из таблицы с описанием групп переходить по клику к описанию начальной группы, чтобы убедиться, что данное занятие подходит для должности.

Находясь в описании начальной группы, можно сразу посмотреть контрольное число и скопировать код в нужном формате (через точку) для заполнения ЕФС-1.

Также из описания занятия можно сразу перейти по ссылке на другие коды, чтобы уточнить характер деятельности и выбрать код.

Ирина Мазаева, эксперт сервиса Контур.Норматив

ПЕНСИОННЫЙ ФОНД РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ПИСЬМО
от 10 сентября 2021 г. N ЕК-08-19/20896

О ЗАПОЛНЕНИИ КОДА ВЫПОЛНЯЕМОЙ ФУНКЦИИ В ФОРМЕ СЗВ-ТД

Пенсионный фонд Российской Федерации рассмотрел письмо по вопросу заполнения графы «Код выполняемой функции» в отчете «Сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица (СЗВ-ТД)» <1> в отношении специалистов органов местного самоуправления и сообщает следующее.

———————————

<1> Далее — форма СЗВ-ТД.

В соответствии с постановлением Правления ПФР от 27 октября 2020 г. N 769п «О внесении изменений в постановление Правления ПФР от 25 декабря 2019 г. N 730п», вступившим в силу с 1 июля 2021 года, графа «Код выполняемой функции» подлежит заполнению в обязательном порядке.

Заполнение графы 6 «Код выполняемой функции» формы СЗВ-ТД осуществляется в соответствии с Общероссийским классификатором занятий <2>, принятым и введенным в действие приказом Росстандарта от 12 декабря 2014 г. N 2020-ст.

———————————

<2> Далее — ОКЗ.

Следует отметить, что объектами классификации в ОКЗ являются занятия. Под занятием понимается вид трудовой деятельности, которую сотрудник фактически выполняет на рабочем месте в соответствии с возложенными на него трудовыми функциями (работами, обязанностями).

Таким образом, ОКЗ определяет не должности, а вид занятий.

В случае если занятие охватывает широкий круг трудовых функций, то его классификацию осуществляют с использованием принципа приоритетности.

Например, если в обязанности специалистов органов местного самоуправления входит:

— подготовка информационных записок и докладов государственных, региональных или местных органов власти и законодателей по вопросам проводимой политики;

— консультирование по подготовке государственного бюджета, законов и правил, включая поправки;

— разработка рекомендаций по порядку исполнения подведомственными организациями принятых программ и мероприятий;

— проведение анализа результатов и оценка эффективности осуществления государственной политики и планов мероприятий по ее реализации;

— контроль за реализацией мер, установленных законодательными и нормативными правовыми актами, своевременностью и полнотой их осуществления, за целевым и эффективным использованием ресурсов;

— разработка проектов нормативных правовых актов и решений, издаваемых органами государственной власти;

— осуществление межведомственного взаимодействия и согласования документов, подготовка ответов на запросы и письма, ПФР полагает возможным при выполнении указанных занятий (обязанностей) использовать код — 2425.3.

Учитывая вышеизложенное, при заполнении графы «Код выполняемой функции» формы СЗВ-ТД работодателю следует ориентироваться именно на фактическую работу, которую выполняет сотрудник, а не на должность работника.

Е.Ю.КИСЛЯКОВ

Код выполняемой функции — это цифровой шифр, который обозначает основные задачи, выполняемые сотрудником на его рабочем месте. 

Код указывают в графе 6 сведений о трудовой деятельности. Напомним, что до конца 2022 года это был самостоятельный отчет СЗВ-ТД, а с 2023 года он вошел в состав ЕФС-1 как подраздел 1.1. Подробную инструкцию по работе с новым отчетом читайте в статье «Сведения о трудовой деятельности в ЕФС‑1: порядок заполнения и сдачи».

Порядок заполнения графы 6 и других показателей подраздела 1.1 ЕФС-1 утвержден Постановлением Правления ПФР от 31.10.2022 № 245п.

Графу 6 с кодом выполняемой функции обязательно нужно заполнять для мероприятий:

• прием;
• перевод;
• увольнение;
• приостановление;
• возобновление;
• начало договора ГПХ;
• окончание договора ГПХ.

Обратите внимание, что теперь этот перечень четко прописан в п. 4.7 порядка заполнения. В прочих случаях код не указывается.

Код состоит из пяти цифр в формате «ХХХХ.Х», где:

• ХХХХ — код наименования группы занятий в соответствии с Общероссийским классификатором занятий (ОКЗ);
• .Х — контрольное число.

Все существующие коды и контрольные числа к ним указаны в ОКЗ, поэтому придумывать свои коды и рассчитывать контрольное число работодателям не нужно. Таблица в классификаторе выглядит так:

Итак, код продавца магазина — 5223.5. Обратите внимание, что в отчете должны быть указаны все четыре цифры с контрольным числом. Если указать продавцу код «52.9», отчет не пройдет проверку.

У каждой цифры кода есть свое значение. Первая цифра — самый важный ориентир. Она обозначает основную группу занятий сотрудника. Тут все коды сгруппированы по уровню квалификации: 

• 1 — руководители;
• 2 — специалисты высшего уровня квалификации;
• 3 — специалисты среднего уровня квалификации;
• 4 — служащие, занятые подготовкой и оформлением документации, учетом и обслуживанием;
• 5 — работники сферы обслуживания и торговли, охраны граждан и собственности;
• 6 — квалифицированные работники сельского и лесного хозяйства, рыбоводства и рыболовства;
• 7 — квалифицированные рабочие промышленности, строительства, транспорта и рабочие родственных занятий;
• 8 — операторы производственных установок и машин, сборщики и водители;
• 9 — неквалифицированные рабочие;
• 0 — военнослужащие.

Вторая, третья и четвертая цифры эти группы детализируют по сфере деятельности, специализации сотрудника и уже конкретной выполняемой функции.

Первое, что нужно понять: в ОКЗ редко встречаются коды, которые соответствуют конкретным должностям или профессиям.

Как правило, каждый код обозначает общую группу занятий. К примеру, в штатном расписании указана должность «Менеджер по продажам», но в классификаторе это будет код 2433.9 «Специалисты по сбыту продукции».

Именно в этом и заключается основная сложность при выборе подходящего кода выполняемой функции. Поэтому эксперты рекомендуют смотреть не на наименование должности, а на конкретные задачи, которые выполняет сотрудник, и требуемый для этого уровень квалификации.

Найти подходящий код можно вручную или воспользовавшись специальным сервисом.

Ручной поиск

Откройте Общероссийский классификатор занятий. В нем есть большая таблица с кодами и названием групп занятий, а также подробное описание начальных групп занятий (полный код из четырех цифр).

Пользоваться ОКЗ от Контур.Норматива удобно:

• Код выполняемой функции по СЗВ-ТД вынесен на серую подложку в описании каждой начальной группы.
• Дополнительные ключевые слова. Норматив добавил более 300 популярных профессий в классификатор и постоянно его обновляет.
• Переход к описанию начальной группы сразу из таблицы. Изучать описание нужно, чтобы проверить правильность выбранного кода.
• Подборка похожих занятий из других групп. В описании некоторых начальных групп приводятся занятия, которые похожи на выбранные вами, но относятся к другим группам. Это поможет заметить, что вы остановились на неподходящем коде. Например, у кода 5222.1 «Бригадиры в магазинах» рекомендовано проверить код 1420.4 «Управляющий магазином». 

Как правило, простого поиска по тексту достаточно, чтобы выбрать нужный код. О том, что делать, когда определить его не удалось, мы поговорим далее.

Сервисы по подбору кода

В интернете достаточно сервисов, которые помогут подобрать подходящий код выполняемой функции, но мы все же рекомендуем сверяться с описанием начальных групп из ОКЗ, чтобы не допускать ошибок.

В Экстерне есть свой справочник кодов выполняемой функции. Работать с ним можно при заполнении отчета. Он будет активен и в новой форме — подразделе 1.1 ЕФС-1.

В сервисе есть дополнительные подсказки, которые помогут указать код правильно:

• Искать код в справочнике можно по цифрам или названию функции из ОКЗ.
• Когда 5 цифр кода введены без точки перед контрольным числом, она добавится автоматически. То же самое произойдет, если вместо точки стоит запятая, пробел или другой знак.
• Если ввести код не по формату ХХХХ.Х, Экстерн предупредит, что формат значения не верный.

Поиск по ключевым словам, которые не входят в название группы, в Экстерне не реализован, поэтому для подбора кодов рекомендуем пользоваться ОКЗ Норматива.

Предположим, нам нужно подобрать код для воспитателя детского сада, которого мы берем на работу. Должности «воспитатель» в ОКЗ нет. Но что мы знаем о своем воспитателе: этот специалист работает с детьми, наблюдает за ними, следит за их питанием, физиологическим и психическим состоянием, проводит развивающие занятия. В целом, это сфера дошкольного образования и педагогики.

Так находим группу 2342 «Педагогические работники в дошкольном образовании». По слову «дети» также находим группу 5311 «Работники по уходу за детьми» и 1341 «Руководители служб и структурных подразделений по присмотру и уходу за детьми».

Изучаем описания этих групп. В нашем случае речь идет о квалифицированном труде, поэтому для должности «воспитатель» выбираем код «2342.6» и указываем его в графе 6 подраздела 1.1 ЕФС-1.

В этом разделе разберем ситуации, в которых с подбором кода могут возникнуть сложности, и способы их решения:

Должности нет в ОКЗ. Это нормально, особенно если ваш специалист редкий или руководитель самостоятельно придумал его должности нестандартное название. 

Например, модная должность «мерчендайзер» у тех, кто раскладывает товар по полкам, сыграет с кадровиком злую шутку, так как в классификаторе это код 9334.7 — «Заполнители полок в магазинах». Попробуйте быть проще и подобрать синонимы или искать по ключевым словам: «выкладка», «полка», «размещение товаров».

Многофункциональные сотрудники. Такое часто бывает, если вы наняли одного специалиста на несколько должностей. Например, у вас бухгалтер-главбух-кадровик-специалист финансового контроля в одном лице, но в должности у него указано просто «Бухгалтер». В этом случае для выбора кода определите основную функцию сотрудника.

Слишком точное название группы. Это частая проблема, например, для менеджеров. Нужно узнать, чем конкретно занимается сотрудник: подбором кадров (специалист в области подбора и использования персонала), снабжением (закупщик), обеспечением офиса (офис-менеджер). 

Слишком общее описание группы, что-то не соответствует. В салоне красоты есть массажист, а в ОКЗ его нет, зато есть код 5142.5 «Косметологи и работники родственных занятий». В этой группе прописан массаж лица и тела, но кроме него есть наложение грима, депиляция, маникюр и прочие процедуры. Наличие дополнительных функций не имеет значения. 

При этом следует обращать внимание на квалификацию: если массаж медицинский, выбирайте код 3255.9 «Фельдшеры-физиотерапевты и другие физиотерапевты среднего уровня квалификации».

С 2023 года подраздел 1.1 формы ЕФС-1 (аналог СЗВ-ТД) нужно подавать и при заключении и расторжении договоров ГПХ. 

Определять и указывать код выполняемой функции для договора ГПХ нужно в том же порядке. Но требуется дополнительно указать буквенный код, который соответствует виду договора ГПХ:

• ДГПХ — о выполнении работ (оказании услуг);
• ДАВТ — авторского заказа;
• ДОИП — об отчуждении исключительного права на произведения науки, литературы, искусства;
• ИЗЛД — издательские лицензионные договоры;
• ЛДПИ — лицензионные договоры о предоставлении права использования произведения науки, литературы, искусства, в том числе договоры о передаче полномочий по управлению правами, заключенные с организацией по управлению правами на коллективной основе.

По прочим договорам подавать ЕФС-1 вообще не нужно. Отдельно отметим, что сведения не подаются при заключении и расторжении договоров аренды, дарения, займа и других, связанных с имущественными правами. Также не представляется информация по договорам с ИП и самозанятыми.

Неправильный код выполняемой функции в СЗВ-ТД могут расценить как представление недостоверных сведений. Штраф за это нарушение — 300–500 рублей на должностное лицо (ч. 2 ст. 15.33.2 КоАП РФ). Но можно отделаться и предупреждением.

На практике же, чтобы определить правильность кода, контролирующим органам придется изучать кадровые документы работодателя, а такие проверки не введены. Но мы все же рекомендуем внимательно относиться к выбору кодов, чтобы проблем точно не было. Сами представители ПФР просят в случае ошибки отменять форму и подавать новую с исправленным кодом (информация отделения ПФР по Брянской области).

Мы собрали в таблице те коды, в подборе которых чаще всего возникают сложности.