Может ли владелец компании сам выполнять функции менеджмента приведите примеры

Многие собственники рано или поздно приходят к пониманию – пришло время передать управление компанией наемному менеджеру. Но не у всех это получается. Как владельцу безболезненно передать дела директору и как правильно распределить функции – своим мнением делится Алена Шипош, управляющий партнер, совладелец Visotsky Consulting Minsk. О своем опыте разделения обязанностей с топ-менеджерами Алена также попросила рассказать владельцев бизнеса из Украины и Беларуси.

– Для многих собственников идеальной картиной является бизнес, который развивается сам по себе и не требует никакого внимания со стороны основателя.

Реалии показывают, что далеко не у всех получается отойти от дел без ущерба для компании. Более того, для многих предпринимателей, с головой погруженных в оперативную деятельность, бизнес через какое-то время становится «рабством», отнимающим все силы. Даже самые гениальные бизнес-идеи, которые помогут компании развиваться, разбиваются о ежедневные проблемы.

Чтобы избежать этого, владелец очень точно должен понимать и разделять функции собственника и директора, делегируя полномочия наемным управленцам. Как это этого добиться?

Ошибки владельцев бизнеса

В первую очередь, нужно понять свои ошибки:

1. Самая распространенная ошибка владельца – он «заигрывается» в стартап. От рождения идеи до времени, когда бизнес начинает стабильно работать, владелец обычно выполняет функции идеолога, стратега и топ-менеджера. Но бóльшую часть сил отнимает именно оперативное управление – решение ежедневных проблем, борьба за выживание и получение прибыли. Непосредственное руководство компанией засасывает. Поэтому в момент расширения, когда от владельца ждут постановки целей, создания идеологии и разработки стратегии развития, он занимается решением текущих задач. Вместо того, чтобы развиваться, компания продолжает «просто работать».

Когда штат компании превышает 10-12 человек и появляются первые линейные руководители, владелец уже должен осознать, что его основные и первоочередные функции – развитие продукта и построение компании. В этот момент ему нужно как можно быстрее передать рутинные обязанности топ-менеджерам.

2. Еще одна распространенная ошибка: после того как игра «наскучила», владелец передает все свои обязанности наемному управленцу, и полностью отстраняется от дел. Результат:

• Если топ-менеджер будет успешным – потеря контроля над компанией
• Если управляющий окажется некомпетентным – потеря компании

Золотая середина – это понимание того, что именно надо делегировать, а что оставить за собой.

Разделение функций: собственник/топ-менеджер

Многие владельцы бизнеса до сих пор не знают точно, какие функции они могут передать директору, а какими должны заниматься сами – в любом случае.

Таким образом, владелец задает направление и правила развития. Директор же выжимает из компании и ресурсов максимум в рамках этих правил.

При этом вопрос приоритетов тоже имеет значение.  Главная функция владельца компании, отличающая ее от функций директора, состоит в том, чтобы создавать идеологию компании, продвигать ее и вдохновлять ею свою команду. Можно сказать, что хороший собственник формирует определенную миссию для команды, определяет основные правила, а директор делает так, чтобы это реализовывалось в жизни. И, конечно, основная задача владельца – продвигать все так, чтобы и директор, и остальные члены команды оставались на пути к цели.

Если владелец компании этого делать не хочет или не умеет, ни о какой преданности директора не может быть и речи. Причем какого бы размера ни была компания, эта миссия должна быть точно определена. Собственник должен предопределить, что именно должна реализовать в реальном мире эта компания и каков ее основной путь.В этом нет никакой сложности. Для строительной компании, например, миссия может быть такой: «Обеспечить жителей города жильем, проектируя и строя доступные и качественные многоквартирные дома». А для небольшого магазина: «Повысить качество жизни жителей квартала, обеспечивая их наиболее востребованными продуктами рядом с домом».

Для чего нужна миссия?

Эти формулировки нужны не для того, чтобы произвести впечатление на покупателей, они будут оценивать магазин не по лозунгам на стенах, а по реально существующему уровню сервиса. При правильном подходе формулировки миссии станут определять всю деятельность компании, поскольку фактически дают ответы – и сотрудникам, и руководителям – на вопросы:

• По какому признаку отбирать поставщиков и товары
• Насколько широким должен быть ассортимент
• Как правильно определить расписание работы и т.д.

Но даже если владелец компании осознанно сформулировал эти идеи, но не растолковал, как они должны воплощаться в повседневной деятельности, для большинства сотрудников, в том числе для директора, они будут просто абстрактными высокопарными заявлениями.

Например, очень часто в идеологии компании говорится о «качестве» или «заботе», но когда спрашиваешь у сотрудника, как конкретно выглядит «качество» или «забота» в жизни, он не может ответить. Это говорит о том, что собственник не выполнил свою задачу полностью – созданная идеология не работает, смысл миссии непонятен.

Если директора пытаются «вдохновить» или просто удержать с помощью денег – он, возможно, будет предан деньгам. Но не компании.Многие задаются вопросом: как и когда заниматься этими «идеологическими» вопросами, если ты еще завален решением множества оперативных? Это кажется замкнутым кругом. Чтобы его разорвать, нужно начать с функций владельца, выделяя на них время, повышая свою компетентность.

Своим мнением и опытом я попросила поделиться собственников бизнеса.

– Компании 16 лет, в штате 45 сотрудников. Ранее любые вопросы в компании приходилось решать мне. Конечно, незаменимым быть приятно, но в этом случае заниматься развитием, строить стратегические планы зачастую просто некогда. В итоге я понял, что нужно менять систему управления, и провел реорганизацию. Если раньше наши менеджеры лишь реализовывали принятые мной решения, то теперь они самостоятельно руководят деятельностью своих подразделений. Вопросы, связанные с продажами, планированием производства и контролем качества, я передал им.

На перераспределение обязанностей у нас ушло примерно 10 месяцев. После реорганизации персонал работает более четко и слаженно – у каждого есть свой перечень обязанностей. Клиенты тоже сразу отметили улучшения – сотрудники стали более внимательными и аккуратными в выполнении заказов. А у меня наконец-то появилась возможность заниматься стратегическим планированием развития компании. Совместно со вторым учредителем мы выделили наиболее важные и прибыльные направления деятельности, планируем выводить на рынок новое оборудование.

– Мы на рынке с 1997, в компании работает более 100 человек. До недавнего времени я занимался построением компании, организацией и оптимизацией производства, подбором новых сотрудников, их обучением. Контролировал текущие производственные процессы: обеспечение заказов, планирование производства, обслуживание и ремонт оборудования. Разрабатывал планы дальнейшего расширения компании, покупки нового оборудования. Это отнимало огромное количество времени, и я задумался над распределением обязанностей между сотрудниками.

Первым шагом стало делегирование оперативного управления компанией директорам департаментов, ответственным за отдельные участки работы (продажи, финансы, производство, контроль качества продукции). Теперь к решению оперативных вопросов меня привлекают все меньше. Появившееся время использую для стратегического планирования. И я начал получать удовольствие от появившихся полноценных выходных дней.

– С момента образования компании я была наемным сотрудником и выполняла обязанности генерального директора. Хотя де-факто выполняла еще и функции владельца, даже не задумываясь о том, что это вовсе не мои должностные обязанности. Для меня было нормой, что человек, нанявший меня на работу, доверил мне самой выбирать: что и кому продавать, как строить кадровую и учетную политику, как обеспечивать экономическую и юридическую безопасность, какие проекты начинать и с каким уровнем риска и т.д. Я попросту не осознавала, что бывший учредитель снял с себя обязанности владельца, переложив их на меня, и по сути выполнял роль инвестора.

Два года назад с еще двумя сотрудниками мы выкупили компанию у бывшего владельца – я стала совладельцем. Мы изучили обязанности владельцев и директора и разделили их между тремя учредителями. Сейчас я отвечаю за стратегию, построение компании, нематериальные активы, экономическую и юридическую безопасность, набор ключевых сотрудников и т.д. С перераспределением функций появилось больше возможностей, чтобы «смотреть вперед». Меньше времени уходит на оперативное управление, больше – на систематизацию, бизнес-процессы, стандарты работы. Сейчас наша компания осуществляет проекты, о которых еще год назад не могла и мечтать.

– Компания на рынке с 2008, сейчас работает 78 сотрудников. Долгое время я был одновременно и директором, и владельцем – я не мог осуществлять стратегию. У меня были какие-то далеко-далекие планы и ежедневная рутина. Т.е я каждый день как будто нырял в воду и постоянно что-то разгребал, а чтобы вынырнуть и посмотреть на бизнес, на бизнес-процессы, что-то с ними сделать, улучшить эффективность – на это не хватало времени. Поэтому я стал своеобразным узким местом, куда стекаются все потоки.

Тогда я и осознал, что мне нужна команда, исполнительный директор, который будет этой командой управлять. А я смогу  строить стратегические планы, внедрять их, контролировать, координировать, заниматься развитием. Я осуществил это.

За последний год я передал (и продолжаю передавать) часть управления – руководители производства, продаж закрывают вопросы оперативной деятельности. И самая радостная для меня новость – я поставил директора. Появилась совсем другая свобода, другое будущее у компании – оно более реальное и более агрессивное в развитии. Поэтому всем советую.

Менеджмент — это сложная система координации деятельности организации, направленная на достижение поставленных целей. Перевод слова означает «управление». Хотя английский термин русифицировался, повсеместно используется без перевода.

Управление организацией включает множество направлений. Обучение новым методикам может длиться всю жизнь. Но для начала достаточно ознакомиться с базовыми терминами, инструментами.

Основные понятия, глоссарий

Человеку, который никогда не сталкивался с менеджментом может показаться, что специалисты говорят на своем языке. Действительно, у большинства терминов нет русскоязычных аналогов. С переходом от традиционного управления к цифровому, количество англицизмов значительно увеличилось.

Чтобы разобраться, необходимо выучить базовые понятия.

1. Менеджмент организации — набор управленческих методик, позволяющий координировать все сферы деятельности предприятия.
2. Руководитель (менеджер) — человек, обеспечивающий реализацию проекта в рамках бюджета, установленных сроков. Топ-менеджеры обычно не управляют персоналом напрямую, а координируют работу целых подразделений.
3. Результат — поддающиеся количественной оценке товары или услуги, которые производятся организацией. Результатом деятельности некоммерческих компаний (например, благотворительных фондов) является статистически значимое улучшение исходных показателей.
4. KPI (в русском языке КПЭ) — ключевые показатели эффективности, поддающиеся количественной оценке. Пример КПЭ: достижение годового дохода размером 10 000 000 рублей.
5. Цели SMART — задачи, которые должны быть конкретными, измеримыми, достижимыми, актуальными, привязанными к срокам.
6. Карта рабочих процессов — схема, показывающая как выполнить любую повторяющуюся работу самым быстрым, эффективным, наименее ресурсозатратным способом.

Управленческая деятельность не будет эффективной без понимания основ менеджмента. Важно постоянно повышать квалификацию, расширять глоссарий.

Методы, функции менеджмента: обзор основных видов

Метод управления — это то, каким способом менеджер взаимодействует с персоналом. Использовать только одну методику невозможно, поскольку деятельность организации охватывает большое количество направлений.

Методы управленческой деятельности можно условно разделить на:

• административные (влияние путем издания приказов, распоряжений, регламентов, инструкций);
• экономические (премии, штрафы);
• психологические (мотивация, стимуляция).

Также важно знать функции менеджера. Иначе управленец начнет восприниматься как лицо, ставящее печати, подписывающее приказы.

Управленческая деятельность и ее функции:

1. Контроль.

Все сотрудники организации должны понимать цели, а руководитель должен обеспечивать контроль движения к успеху. Это сложно, ведь у разных сотрудников компании разные роли, разные уровни ответственности. Топ-менеджер должен уметь отследить прогресс работы каждого отдела, своевременно скорректировать деятельность, не приносящую результатов.

2. Планирование.

Выстраивание стратегии деятельности предприятия — ключевая задача топ-менеджера. Но оперативное планирование имеет решающее значение при реализации выстроенной стратегии. Функция планирования переходит на этап реализации.

Руководитель разбивает годовые цели месячными или дневными.

3. Мотивация.

Работа с персоналом — самая недооцененная функция менеджмента. Люди — основа любой деятельности. Чтобы достичь поставленных целей, руководитель должен убыть уверен в своих подчиненных. Без поддержания командного духа, непрерывного совершенствования, персонал быстро потеряет мотивацию, интерес. Компании необходимо удерживать опытных сотрудников, развивать новые таланты.

4. Организация.

Топ-менеджер должен не только планировать, контролировать. В его обязанности также входит обеспечивать компанию всем необходимым для достижения целей. Это регламентная документация, финансы, персонал, инструменты.

Реализуя четыре основные функции менеджмента, управленец сможет привести компанию к цели.

Характеристики систем менеджмента

Система менеджмента — это набор инструментов, необходимых для реализации принятых организацией политик, стратегий, принципов. Системы менеджмента обязательно учитываются при разработке, исполнении бизнес-планов.

Самые популярные системы менеджмента касаются:

• качества;
• информационных технологий;
• социальной ответственности;
• управления рисками.

В системе ISO собрано более сотни систем. Большинство из них имеет одинаковую структуру. Это полезно для тех организаций, которые предпочитают использовать единую систему управления.

Реализация любой системы менеджмента проходит по циклу Деминга. Проще всего запомнить последовательность управленческих действий по английской аббревиатуре PDCA.

1. P-Plan, планирование.

Этап планирования запускает цикл PDCA. Менеджер определяет проблемы, порядок их решения. Управленец также должен оценить имеющиеся ресурсы, наметить курс действий.

2. D-Do, действие.

Сам управленец или группа его подчиненных приводит план в действие, вносит изменения, оценивает влияние этих изменений на потенциальный результат.

3. C-Check, проверка.

Сбор результатов, соотношение потраченных ресурсов с целевыми показателями. Если выявлены критические отклонения, необходимо вернуться к первому шагу.

4. A-Act, воздействие.

Если желаемые результаты получены, то необходимо внедрять процесс в постоянную деятельность организации.

Каждая новая проблема может быть проработана по циклу PDCA. «Усовершенствованным» аналогом PDCA является PDSA. Вместо этапа проверки, проводится «изучение» от S-study. Подразумевается, что современный управленец постоянно пробует разные методики, изучает новые подходы.

Приоритетность внедрения разных систем менеджмента

Нельзя сказать, что какая-то система менеджмента лучше, а какая-то хуже. В крупной компании должны быть реализованы все. Другой вопрос: какая система приоритетнее. Например, небольшой фирме, которая только начала деятельность, тратить время, финансовые ресурсы на систему менеджмента социальной ответственности нецелесообразно. Сначала необходимо уделить внимание качеству, информационной безопасности.

Выбранная система менеджмента имеет ценность только если она проста в использовании, полезна рядовым сотрудникам. Папка с регламентными документами, разработанная сугубо для закрытия целей КПЭ, будет использоваться как теоретическое пособие. Очень важно задокументировать методы управленческой деятельности, проводить постоянную переоценку, выявлять недостатки, внедрять новые правила.

Как выбрать метод управления, отталкиваясь от стиля

Можно полностью зарегламентировать работу управленца, но нельзя сбрасывать со счетов черты характера. Также как не существует 100% холериков, флегматиков, нет стопроцентных «авторитарных» или «демократичных» руководителей.

Менеджер должен сочетать разные методы управления, исходя из ситуации. В реальном мире управленцам приходится постоянно разделять свое внимание между финансовыми, социальными, производственными проблемами.

Но теоретики выделяют несколько разных методов управления организацией.

1. По целям.

Включает постановку целей и задач для различных подразделений организации. Задача менеджера: обеспечить достижение этих целей без превышения выделенного количества ресурсов.

Реализация метода управления напрямую зависит от стиля. Автократичный управленец ставит цели другим, занимается контролем выполнения работы. Проблема авторитарного стиля: сотрудники часто демотивированы, не чувствуют желания развиваться, предлагать что-то новое.

Консультативный стиль управления — это когда управленец консультируется с командой, узнает мнение персонала, а затем принимает решения. Демократические менеджеры предлагают подчиненным принимать решения самостоятельно.

Метод управления по целям подразумевает использование КПЭ, индикаторов, позволяющих оценить успешность деятельности организации, отдельного человека.

2. По ключевым результатам.

Не всегда достижение цели значит, что будут достигнуты желаемые результаты. Управленец может неправильно поставить цели, а при демократическом или консультативном стиле управления персонал может неправильно настроить свою работу.

Чтобы избежать такой ситуации, «мягким» менеджерам рекомендуется выбрать управление по результатам.

Вместо КПЭ используется OKR (на русском аббревиатура расшифровывается как цели и ключевые результаты). Менеджеру предлагается поставить амбициозную «недостижимую» цель, разбить ее на несколько реальных действий, SMART-целей.

Выбор между KPI и OKR зависит от зрелости компании. KPI подходит для налаженных процессов, понятных проектов, которые реализовывались ранее. OKR выбирают менеджеры стартапов, инновационных направлений деятельности.

Критерии оценки эффективности управления организацией

Какая бы методика ни была выбрана, необходимо регулярно контролировать эффективность деятельности управленца, его команды. Можно отталкиваться от финансовых показателей, отзывов клиентов компании.

Важно! Простое достижение целей не указывает на эффективность. Важно соотнести результат с затраченными ресурсами. Можно ориентироваться на следующие критерии.

1. Финансовые результаты.

Не всегда эффективность измеряется количеством прибыли. Кризисный менеджер считается эффективным, если снизит складские остатки, устранит неликвид, дебиторскую, кредиторскую задолженность.

2. Производительность.

ТОП-менеджер, уделяющий внимание только производственным вопросам, может закрыть финансовые результаты, но завершить год с немотивированной, уставшей командой. Эффективный менеджер увеличивает производительность без ущерба для качества продукта, морального состояния персонала.

3. Непрерывное совершенствование.

Методы, которые позволили достичь желаемых результатов 5 лет назад, сегодня неэффективны. Поэтому один из показателей эффективности топ-менеджера — постоянное развитие, тестирование новых инструментов.

4. Обратная связь.

Оценить эффективность можно по обезличенным показателям. Не стоит сбрасывать со счетов обратную связь от реальных людей. Рекомендуется периодически проводить анонимные опросы персонала, клиентов. Сотрудники должны знать, что их мнение важно, действительно влияет на ключевые процессы компании.

5. Рабочая среда, взаимоотношения с клиентами, государственными организациями.

Атмосфера в офисе также является показателем эффективного управления. Чем психологически комфортнее, физически удобнее будет рабочая обстановка, тем эффективнее будут работать сотрудники.

Также необходимо оценивать PR (public relations), GR (government relations). Даже если внутри компании все процессы будут идеально налажены, мнение клиентов может все испортить. Например, китайские заводы шьют действительно качественную, недорогую одежду. Но обвинения в использовании детского труда обесценивают усилия по управлению производством. Готовый товар отказываются покупать клиенты.

Аналогичным образом на конечную эффективность влияют отношения с акционерами, кредиторами, банковскими, финансовыми структурами, государством, налоговыми органами. Менеджмент не может считаться эффективным, если деятельность привела к получению штрафов, выставлению непомерных налоговых обязательств.

В статье приведены основы менеджмента и оценки эффективности деятельности управленца. Хороший топ-менеджер должен разбираться во всех сферах, включая финансы, HR, безопасность, экологию. Умение делегировать, правильно контролировать деятельность подчиненных облегчает работу. Проактивный менеджер не ждет проблем, а устраняет их еще до возникновения.

По словам бизнес-тренера Стивена Кови, делегирование — высший вид эффективной человеческой деятельности. Когда собственники малого бизнеса начинают делегировать, они часто сталкиваются с проблемами и страхами. Как этого избежать и передать полномочия грамотно – расскажем в статье.

Делегирование полномочий – это передача функций от руководителя к подчиненному, необходимая для оптимизации рабочих процессов и достижения целей организации. Делегирование может быть как разовым, так и постоянным. Поручая какое-то дело подчиненному, собственник получает возможность работать эффективнее: ему не нужно самостоятельно рассчитывать налоги – за него это сделает бухгалтер, не нужно проводить собеседование – это функция менеджера по персоналу, не нужно разрабатывать уникальное торговое предложение – это может сделать маркетолог.

Цели делегирования:

1. Высвобождение ресурсов руководителя для тех задач, где заменить его невозможно.
2. Повышение уровня квалификации у подчиненных. Расширение зоны ответственности дает работнику возможность научиться чему-то новому.
3. Улучшение психологического климата в коллективе. Сотрудники лучше понимают мотивы поступков руководителя и тщательнее относятся к своим обязанностям.
4. Проверка персонала. Поручая те или иные задачи, руководитель оценивает как справляется с ними подчиненный. Такая оценка может пригодиться для принятия управленческих решений.

Что можно делегировать?

• Задачи, которые руководитель перерос: простые и рутинные поручения. Если долго оставаться на оперативном уровне, можно начать деградировать. Время собственника стоит дороже, чем время наемного работника, поэтому лишать себя возможности заработать больше не нужно.
• Подготовительные процессы: сбор информации для нового проекта, анализ конкурентов, формирование базы для обзвона.
• Задачи, которым легко научить: заполнить каталог интернет-магазина или ввести накладные в бухгалтерскую базу данных. Достаточно потратить полчаса, чтобы показать сотруднику как это делается, пару раз проконтролировать, и процесс будет идти уже без вмешательства руководителя. Все, по чему можно написать чек-лист или подробную инструкцию, должно быть делегировано.
• Регулярно повторяющиеся задачи: рассылка, публикация материалов в социальных сетях.
• Узкоспециализированная деятельность, требующая обучения или новой квалификации. Руководитель может пройти курсы по созданию сайта, но проще нанять специалиста. Это позволит сэкономить не только время, но и деньги.
• Разовые задачи, не требующие стратегического влияния – организация обучения, корпоратива, исследований.

Что делегировать нельзя?

• Ключевые вопросы бизнеса. В каждой организации своя специфика: где-то это формирование закупок, где-то переговоры с клиентами, где-то мониторинг финансовых показателей. Освободившись от рутины, руководитель обычно сосредоточивается на этих вопросах.
• Стратегическое планирование. Никто, кроме владельца бизнеса, не знает, как должна развиваться его компания.
• Рисковые проекты. Например, определение места открытия новой торговой точки.
• Взаимоотношения с сотрудниками. Собственник бизнеса должен осознавать, что оказывает большое внимание на свою команду. Мотивация, вручение грамот, выражение благодарности за вклад в работу – на значимость этих поощрений влияет статус руководителя, поэтому делегировать это не получится. В небольшой компании именно владелец бизнеса решает, кого принять на работу, а кого уволить.
• Статус. Если планируется встреча на уровне топ-менеджмента или собственников бизнеса, то нельзя отправить на нее рядового сотрудника.

Принципы делегирования полномочий:

1. Норма управления должна быть ограничена

Оптимальное количество подчиненных у одного начальника – 7-10 сотрудников. Если их больше – руководитель может не справиться с координацией и контролем задач. В быстро растущем бизнесе важно отслеживать этот показатель, чтобы не было перекоса, где одни начальники управляют 1-2 сотрудниками, а другие – разрываются на 20 человек.

2. Начальник должен быть один

Задача передается от конкретного руководителя, перед ним сотрудник и должен отчитываться. Если работник подчиняется нескольким начальникам, могут возникнуть различные проблемы: неправильное распределение рабочего времени, противоречащие друг другу указания, неясная зона ответственности, переработки или, наоборот, отсутствие рабочей нагрузки. Сотруднику запрещено обращаться к менеджеру более высокого уровня, игнорируя непосредственного руководителя. А другим руководителям нельзя давать поручения работнику в обход его руководителя.

3. Задачу нужно передавать на наиболее низкий уровень

Любое задание, с которым может справиться кто-то, кроме начальника, передается подчиненным. Руководитель не должен заниматься микроменеджментом и вопросами, которые команда может решить без его участия.

4. Передача полномочий сотруднику не снимает ответственности с руководителя

Освободить от ответственности за выполнение задачи может только тот, кто эту задачу поручил. Например, собственник бизнеса просит финансового директора подготовить отчет об эффективности работы организации. Финансовый директор поручает задачу бухгалтеру. Если бухгалтер ошибется, ответственность будет лежать также и на финансовом директоре – он должен был контролировать процесс и выявлять недочеты.

5. Обязанности = права

Делегирование подчиненному определенной задачи предполагает наделение его правами для ее решения. Трудно представить, что руководитель поручил сотруднику забрать заказ у поставщика, но не выписал на него доверенность, без которой получение товара невозможно. Однако, очень часто возникает ситуация, когда подчиненный, например, должен утвердить рекламный макет с агентством, но руководитель участвует во всех этапах разработки, фактически не давая сотруднику возможности реализовать свои полномочия. Причины этого могут быть различны: недоверие, сомнение в компетентности исполнителя, нежелание отказываться от своих прав или личные страхи руководителя. Несмотря на это, принцип передачи прав должен соблюдаться вне зависимости от сложности задачи.

6. Исполнитель должен получать поддержку

Для решения порученной задачи сотрудник может обратиться за помощью, консультацией или информационной поддержкой. Руководитель не должен отказывать подчиненному в поддержке, так как ответственность за надлежащее исполнение лежит и на нем.

7. Сотрудник должен информировать руководителя об отклонениях от курса

Если что-то идет не так, сотрудник обязан проинформировать руководителя, чтобы скорректировать линию поведения.

8. Конечный результат должен быть конкретным

Делегируя полномочия нужно четко представлять, что будет итогом выполнения задачи. Цель должна быть конкретна, измерима и выполнима. Нельзя ставить задачу расплывчато «нужен какой-нибудь отчет по работе организации». Важно указать – что проанализировать, какие показатели учесть, когда он должен быть готов. Чем конкретнее будет поставлена задача, тем лучше будет результат.

Этапы делегирования

Объем работы, который должен выполнить руководитель, в большинстве случаев превышает количество его рабочих часов. Передача дел освобождает время собственника для более интересных задач. Многие владельцы бизнеса, особенно те, которые начинали с небольшого предприятия, уверены, что они должны разбираться во всех тонкостях и нюансах и очень переживают, что кто-то справится хуже. Но управленец не может быть специалистом во всем. Разумнее поручить задачу тому сотруднику, который имеет нужную квалификацию, чем тратить время на приобретение новых навыков. А освободившееся время собственник может потратить на стратегическое управление, которое позволит бизнесу продвинуться вперед. Учитывая принципы делегирования, можно выделить в нем следующие этапы:

1. Выбрать задачи, которые можно делегировать

Чаще всего это те задачи, которые не интересны собственнику – слишком простые, рутинные или те, которые требуют дополнительного обучения. При выборе задач также следует ориентироваться на исполнителя: постарайтесь дать подчиненному задачи, превосходящие по сложности те, которые он успешно выполнял ранее. Это позволит обучить персонал в процессе работы и вырастить сильную команду.

2. Определить исполнителя

Если руководитель тесно взаимодействует с коллективом, скорее всего у него есть понимание, кто лучше справится с задачей. Проще всего ориентироваться на производительность сотрудника, скорость его работы, загруженность и компетентность. У работника должно быть время на выполнение задачи, дополнительные поручения не должны вести к переработкам.

Нельзя делегировать хаотично – передавать задачу человеку вне зоны его деятельности, просто потому, что он оказался поблизости. Также не стоит поручать одну и ту же работу двум людям, в надежде, что хотя бы один из них справится хорошо. Это приведет к конфликтам и ухудшению психологического климата.
Когда задача делегируется группе, руководитель должен четко разграничить роли, чтобы все члены коллектива получили работу в соответствии с их уровнем квалификации. Опытные сотрудники могут взять на себя сложную часть проекта, рядовые – более простую и рутинную. При командной работе потребуется больше встреч для контроля исполнения.

3. Предоставить инструкции

Главное, что следует учесть при составлении инструкций – грамотность, полнота и однозначная трактовка. Не будет лишним убедиться, что подчиненный правильно понял, что от него требуется. Если сотрудник работает удаленно, лучше уточнить детали звонком или по видеосвязи, в некоторых задачах письменных инструкций может быть недостаточно.

4. Установить конкретный срок исполнения

Срок должен быть реальным. Столь любимый российскими управленцами дедлайн «надо было вчера» только демотивирует сотрудников. Если задание объемное, следует обозначить контрольные точки, чтобы отслеживать прогресс выполнения. План также должен учитывать риски, исполнитель может ошибиться или заболеть. Задержка в выполнении задачи не должна вести к фатальным последствиям.

5. Наделить подчиненного свободой исполнения

Самый сложный и самый важный этап. Исполнитель должен понимать, что он может проявить инициативу в рамках задания, показать свою компетентность и самостоятельность – это вдохновляет сотрудника. А руководитель должен осознать, что задача теперь в чужих руках, и предоставить свободу для ее выполнения.

6. Проинформировать коллег, задействованных в процессе

Проинформировать коллег можно с помощью рассылки по корпоративной почте. Своевременное информирование о наделении сотрудника полномочиями позволит сэкономить время на переговорах и даст дополнительную внешнюю мотивацию для исполнителя.

7. Предоставить возможность обратной связи

Нельзя отказывать сотруднику в консультации или помощи по делегированной задаче. 

8. Защитить себя от возврата поручения

Если работник посчитал, что задача ему не нравится (или кажется слишком сложной), и он хочет ее вернуть, то руководителю следует «защитить» себя. Эффект возвращения задачи к постановщику называют «пересаживанием обезьяны». Чтобы симпатичная мартышка не оказалась на плечах начальника, следует попросить работника письменно ответить на следующие вопросы:

• Какие у вас предложения по решению этой задачи?
• Какие ресурсы нужны для ее решения?
• Почему вы просите решить вашу задачу, а не предоставить ресурсы?

Анализ поможет сотруднику самостоятельно разобраться в проблеме или даст руководителю понять уровень профессионализма сотрудника.

9. Контролировать выполнение

Руководитель должен отслеживать процесс выполнения поручения и контролировать конечный результат.

Чермен Дзотов, ректор Академии личного бренда, основатель агентства по продвижению экспертов в СМИ «Найдем Эксперта», президент клуба предпринимателей Biztus:

«Признаюсь честно, я не сразу начал делегировать свою работу. Поначалу я старался все задачи выполнять самостоятельно: поиск информации, составление документов, отправку актов и многое другое — все было на мне. В один момент я понял, что эти несложные, но рутинные, вещи отнимают у меня много времени и энергии. Я осознал, что это время я могу потратить на переговоры с клиентом или на решение более интересных вопросов, чем составление договора оказания услуг.

Тогда я решил нанять себе первых сотрудников и делегировать им часть задач. Я начал с мелких и не особо важных поручений и постепенно перешел к более ответственным. Я увидел, что сотрудники отлично справляются, и наконец-то смог расслабиться. Этот найм позволил мне освободить время, увеличить команду и дать работу многим людям.

Конечно, были сотрудники, которые не справлялись, пропадали или не успевали выполнять задания в срок. Но это нельзя назвать проблемой, так как почти всегда они осознавали это и уходили сами. А на замену им приходили действительно достойные кадры, которые по сей день украшают мою компанию.

Сейчас в моей команде заместитель, личный помощник, менеджеры по продажам и бизнес-ассистенты. Я делегирую им разные задачи, которые они выполняют на «ура».

Сэкономленное на делегировании время я трачу на оптимизацию бизнеса. Обучить сотрудника для выполнения новых задач нелегко, на это требуется время. Но польза, которую принесет работник, превосходит затраты на его обучение. Делитесь опытом и растите в своем коллективе лучшие кадры!»

Трудности делегирования

1. Недостаточная компетентность и надежность персонала

Это может быть как реальная причина, так и надуманная. Иногда действительно проще сделать самому, чем объяснять. Но зачастую такая установка — следствие нежелания тратить время на информирование подчиненного или страх потерять контроль.
Чтобы избежать этого, следует нанимать персонал в соответствии с требованиями организации, делить сложную и объемную задачу на более мелкие и просить детального отчета по каждой из них.

2. Сложность процесса делегирования

У руководителя создается иллюзия, что рабочий аврал не навсегда, и стоит пару раз остаться после работы или выйти в выходной, чтобы его преодолеть. А делегирование — это сложно: нужно разработать инструкции, донести суть задания до исполнителя, контролировать процесс и результат. Стоит начать делегировать, и результаты убедят вас в обратном.

3. Надежда на то, что подчиненные как-нибудь разберутся сами

Если формально передавать задачу вниз, ничего не объясняя, есть риск в итоге получить совсем не то, что ожидалось. Непонимание ведет к негативному опыту и отказу от делегирования вообще.

4. Страх руководителя оказаться ненужным

«Если все будут делать сотрудники, чем же займусь я?». Может так получиться, что все задачи будут распределены, а начальнику останется только контролировать их исполнение. Будет ли он нужен в организации? Конечно! Он сможет перейти от оперативного управления к более важным и нужным вопросам.

5. Нежелание выходить на более высокий уровень управления

Иногда собственник, как будто специально, вязнет в рутине, чтобы не решать сложные задачи. Намного спокойнее заниматься микроменеджментом, чем выходить из зоны комфорта и принимать важные решения.

«Делегирую только то, что может сделать профессионал. В сфере звукозаписи – это запись голоса диктора и монтаж ролика режиссером. Делегирование остального, от общения с клиентами до ведения группы в ВК, приводило только к ухудшению результата.

Например, координаторы записи, которые обрабатывали поступающие заявки, теряли ровно 50% клиентов. Если я сам отвечаю на письма и веду переговоры, то конверсия из заявки (лида) в успешную сделку – 86%, в зимние месяцы до 100%, в летние – около 60%. Если за общение с клиентами берется наемный сотрудник, успешных сделок ровно 50%, почти как лотерея – либо выиграл, либо нет.

Наемный сотрудник работает с входящими заявками, это теплые лиды, и нужно постараться, чтобы потерять их. Это поражает! Делегирование заметно экономит мое время и другие ресурсы, но при этом мой бизнес теряет клиентов. У нас 82% повторных продаж, поэтому в перспективе мне важен каждый клиент»

– Владимир Паркышев, основатель сети студий Главзвук.рф.

Резюмируем

Есть мнение, что самые классные специалисты не делегируют: результат зависит от их умений настолько, что от передачи задания другому исполнителю страдает результат. Действительно эффективный менеджер понимает, что если задачу можно выполнить чужими руками хотя бы на 80% также хорошо, как самому – ее нужно делегировать, чтобы получить возможность выбраться из рутины ради действительно важных и интересных задач.

По исследованию Forbes, только каждый десятый управленец делегирует. Получается, что 9 менеджеров из 10, по сути, просто специалисты. Возьмите на вооружение принципы делегирования: единоначалие, закрепленная ответственность, ограничение нормы управления, паритет прав и обязанностей, передача ответственности на более низкий уровень – и начните делегировать.

Делегированию легко научиться. Сначала его, как и любой другой управленческий процесс, нужно разбить на этапы и начать передавать подчиненным те задачи, которые кажутся наиболее простыми для исполнения и объяснения. Со временем вы сможете задания усложнить, а уровень контроля снизить – так воспитываются команды, которые не подведут даже в самых сложных условиях, ведь у хорошего руководителя работа идет даже без его присутствия.

Что такое менеджмент

Менеджмент — это работа по управлению бизнесом, процессом или проектом и контроль такой деятельности. С точки зрения науки менеджмент — это дисциплина, которая изучает принципы и признаки эффективного управления и исследует, как определенное руководство процессами приводит организацию к успеху.

Менеджментом также называют круг/сообщество руководителей компании и совокупность навыков по работе с людьми и решению трудных ситуаций в организации.

Функции менеджмента

В круг обязанностей менеджера традиционно включают 4 функции. На практике менеджерские задачи обычно включают комбинацию нескольких из них.

Постановка целей или планирование

Менеджеру необходимо определить, к какому результату компания должна прийти. А затем спланировать, с помощью каких методов и стратегий можно сделать это с максимальной эффективностью.

Организация

Менеджер анализирует, каким сотрудникам или отделам поручить задачу, какие ресурсы организации можно задействовать, какие условия будут сопутствовать достижению цели. Другими словами, менеджер создает структуру управления в компании или проекте.

Мотивация команды

Сотрудников стимулируют не только материальные факторы вроде премий или ежеквартальных бонусов, но и нематериальные. Например, возможность обратной связи, корпоративное обучение и социальная защищенность. Менеджер должен выяснить, какие методы позволят мотивировать команду на эффективную работу, и использовать те, которые именно сейчас и именно этого сотрудника будут поддерживать.

Контроль

Так как обстоятельства могут меняться на ходу, менеджер регулирует работу сотрудников и меняет методы или структуру управления. Он проверяет качество и количество выполненных задач и следит, чтобы организация вовремя достигла нужную цель.

Иногда к функциям менеджмента относят и координацию, которая помогает налаживать слаженную работу внутри коллектива и поддерживать коммуникацию всех, кто задействован в процессе.

Материал подготовлен для спецпроекта «Гид по MBA»

Задачи менеджмента

Из этих функций складываются конкретные обязанности менеджера, который:

1. Постоянно ищет и осваивает новые рынки, где компания могла бы развиваться. Например, банк X освоился в России, но хочет работать на территории стран СНГ. Менеджер Иванов должен проанализировать, какие страны содружества наиболее перспективны.
2. Анализирует социальные тренды и общественные события. X позиционирует себя как современный и технологичный банк, поэтому менеджер должен быть в курсе, как улучшить пользовательский опыт клиентов, чтобы выделиться на фоне конкурентов.
3. Собирает и изучает данные, насколько эффективно фирма работает. Помимо официальных отчетов X, менеджер просматривает и внутренние отчеты каждого из отделов, чтобы понимать, какие у банка сильные и слабые стороны.
4. Разрабатывает стратегию развития фирмы. Допустим, банк решил выйти на рынок Казахстана. Иванову нужно продумать этапы этого выхода и проанализировать, какие ресурсы для этого потребуются.
5. Планирует шаги, которые позволят развиваться по стратегии фирмы. Допустим, к концу 2022 года банк X должен уладить финансовые и юридические вопросы с Национальным банком Республики Казахстан и создать маркетинговую кампанию.
6. Ведет переговоры с клиентами и потенциальными партнерами. Иванов хочет привлечь к продвижению банка медиа, поэтому взаимодействует с тремя казахстанскими телеканалами и обсуждает варианты сотрудничества.
7. Внедряет инновации в производство и организационную деятельность фирмы. Чтобы выйти на новый рынок, менеджер должен убедиться, что текущие процессы в X работают хорошо.
8. Доносит информацию о планах компании до сотрудников. Иванов рассказывает коллегами, почему открытие филиалов X в Казахстане благотворно для банка и как будет осуществляться выход на новый рынок.
9. Оценивает время и ресурсы, которые требуются, чтобы завершить задачу или проект. Например, чтобы разработать маркетинговую стратегию банка, нужно будет провести исследование банковского рынка в Казахстане и определить целевую аудиторию услуг X. Менеджер считает, что для этого лучше задействовать 5 человек из отдела маркетинга и дать им месяц на задачу.
10. Распределяет работу между сотрудниками и закрепляет ответственность за ними. Менеджер знает, что один из маркетологов говорит по-казахски, поэтому поручает ему провести фокус-группы с молодыми людьми, которые потенциально могут стать клиентами X.
11. Контролирует качество работы сотрудников. Каждую неделю Иванов собирает планерки, чтобы быть в курсе, какие результаты дает маркетинговое исследование и какие сложности возникают у сотрудников.
12. Координирует совместную работу нескольких подразделений. Менеджер обеспечивает коммуникацию между финансовым отделом банка X и отделом маркетинга, чтобы маркетологи понимали, какие услуги продаются лучше всего и какие каналы продвижения приносят больше всего клиентов.
13. Мотивирует сотрудников. Например, заранее анонсирует премии к концу года, которые команда получит, если все стратегические шаги будут выполнены, и недельную поездку в горы за счет банка.
14. Разрабатывает меры для решения проблем компании. Иванов знает, что на рынке Казахстана уже действуют несколько российских банков. С учетом казахстанских банков, конкуренция достаточно серьезная, поэтому Иванов продумывает запасные варианты развития отделений X.

Виды менеджмента

Стратегический

Для менеджера важно определить цели компании и способы, которыми она их будет достигать. Он продумывает, как фирма будет реагировать на изменения рынка, окружающей среды и действия конкурентов.

Финансовый

Менеджер занимается составлением бюджета организации, распределяет деньги между разными проектами и подразделениями — направляет финансовые потоки, чтобы компания оставалась платежеспособной.

Информационный

Главная задача менеджера — сделать так, чтобы все сотрудники обладали знаниями, которые нужны им для выполнения задач, а у клиентов была достоверная информация о продуктах фирмы.

Производственный

Менеджер управляет тем, что производит организация, анализирует конкурентов и конкурентоспособность собственного продукта, определяет объем продукции, который фирме выгодно производить и какие технологии максимально эффективны.

Инвестиционный

Менеджер анализирует текущую финансовую ситуацию компании и решает, куда наиболее выгодно вложить средства и какие проекты принесут наибольшую прибыль. Кроме того, инвестиционный менеджер исследует, как привлечь дополнительные деньги в компанию и из каких источников их лучше брать.

Риск-менеджмент

Задача — выявить негативные сценарии для компании и вероятность, с которой они могут начать развиваться. Менеджер разрабатывает способы работы с негативными последствиями и меры, как их минимизировать.

HR-менеджмент

Менеджер нанимает сотрудников, помогает им адаптироваться в новом коллективе, разрабатывает систему мотивации сотрудников и заботится, чтобы каждый мог работать эффективно.

Насколько востребована профессия менеджера?

Если вбить слово «менеджер» в поисковых строках на карьерных порталах, то результаты будут исчисляться тысячами предложений. Например, по данным на июль 2022 на HeadHunter размещено 32 707 вакансий, Работа.ru предлагает 1390, а SuperJob — 2143. Менеджеры нужны IT-отрасли, финансовым компаниям и предприятиям розничной торговли. Для сравнения на hh.ru в 5 раз меньше предложений для бухгалтеров и в 6 — для врачей.

При этом не всегда в названии должности, связанной с менеджментом, будет слово «менеджер». Компания может искать директора производства, руководителя отдела, управляющего и даже бизнес-ассистента, которому будут переданы управленческие задачи.

Обычно фирмы ищут не просто менеджера, а кандидата с определенной «специализацией». Например, менеджера по продажам, проектного менеджера, продуктового менеджера, менеджера по работе с клиентами и так далее.

Как строится карьера менеджеров и сколько они зарабатывают?

Зарплата менеджера зависит от нескольких факторов. Во-первых, от специфики того, чем управляет сотрудник. По статистике портала Работа.ru, в среднем антикризисный менеджер в Москве получает ₽85 тыс., менеджер проектов — ₽69 тыс., а PR-менеджер — ₽50 тыс.

Во-вторых, от региона, где находится компания. В качестве примера возьмем менеджера по маркетингу. В Москве средняя зарплата таких специалистов составляет ₽65 тыс., в Санкт-Петербурге — ₽47 тыс., а в Екатеринбурге — ₽54 тыс.

Зарплата может зависеть и от уровня менеджмента.

Карьера начинается с позиции линейного менеджера, который управляет небольшой группой подчиненных. Например, зарплата аккаунт-менеджера может составлять ₽40 – ₽70 тыс., а у ассистента бренд-менеджера — ₽50 – ₽70 тыс.

Затем идет менеджмент среднего звена, когда специалистам поручается управлять проектом или отделом. Бренд-менеджер может получать ₽120 – ₽200 тыс., а продакт-менеджер — ₽150 – ₽200 тыс.

Третья ступень карьеры — функциональный менеджмент, где руководитель отвечает, например, за финансы, производство или логистику, а должность часто содержит слово «директор». На этой позиции менеджер получает от ₽250 тыс. до ₽600 тыс.

Генеральный менеджмент, или топ-менеджмент, — это четвертая ступень, на которой человек управляет компанией или группой компаний и выводит фирму на национальный или международный уровень. Зарплата такого руководителя может варьироваться от ₽250 тыс.до ₽2 млн, что зависит от особенностей конкретной отрасли и компании.

Вузы, где можно обучиться менеджменту

В некоторых университетах существуют отдельные программы бакалавриата по менеджменту, в других — менеджмент является одним из курсов экономических факультетов.

• ВШЭ;
• СПбГУ;
• ВАВТ;
• РАНХиГС (маркетинг и бренд-менеджмент);
• ТомГУ;
• Финансовый университет (управление бизнесом);

Тем, у кого уже есть и диплом бакалавра/специалиста, и несколько лет профессионального опыта, может подойти программа MBA — специальная магистратура в области бизнес-администрирования. В России такое обучение предлагают, например:

• ВШЭ;
• РАНХиГС;
• Сколково;
• ИСИМП;

Курсы по менеджменту

Поскольку курсы ориентируются на практику и реальные рыночные задачи, то методисты разрабатывают более специфичные программы под разные индустрии или виды менеджмента. Например, есть отдельные курсы по управлению персоналом или финансовому менеджменту.

• Skillbox;
• Открытое образование;
• Нетология;
• Яндекс.Практикум;
• GeekBrains;
• Moscow Business Academy;
• Coursera;
• MasterClass;