Назовите программный продукт компании welcome по управлению проектами

Развитие программных средств управления проектами имеет богатую историю. Многие системы прошли значительный путь от простых средств календарного планирования или планирования бюджета проекта. Программные пакеты, которые рассматриваются в данной статье, начали свою историю в 1983 году и наиболее известным из них в нашей стране является система Open Plan. Однако в настоящее время он является лишь одним из продуктов, составляющих семейство Welcom одноименной компании.

Первоначальное распространение программные продукты семейства Welcom получили на предприятиях авиакосмической и оборонной отрасли США, но впоследствии стали применяться для управления проектами в самых различных отраслях.

В настоящее время в это семейство продуктов входят:

• Open Plan – система календарного планирования и контроля, предназначенная для управления реализацией как отдельных проектов, так и сложных проектных программ в срок и в рамках бюджета;
• Cobra – система управления бюджетом проектов, позволяющая планировать и контролировать стоимость реализации проекта, а также проводить анализ и прогнозировать ход выполнения проекта на основе показателей освоенного объема;
• WelcomHome – Web-ориентированный инструмент для создания виртуального офиса проекта, позволяющий значительно повысить качество коммуникаций между членами распределенной команды при совместной работе над проектом.

Особенностью семейства продуктов Welcom является их тесная интеграция между собой, а также открытая архитектура и богатые возможности по обмену данными с другими приложениями. Это позволяет строить эффективные системы управления проектами на предприятиях с уже сложившейся информационной инфраструктурой.

В основе подхода Welcom к построению единой системы управления проектами на предприятии лежит создание интегрированного решения. Это, в частности, подразумевает наличие единого хранилища данных проекта и доступ к этим данным из разных приложений в соответствии с правами доступа и ролью пользователя в проекте (рис. 1). Причем доступ возможен как в локальной сети, так и удаленно через Internet.

Рис. 1. Семейство продуктов Welcom в единой системе управления проектами

Традиционно основу систем управления проектами составляет программное обеспечение (ПО) календарного планирования и контроля. В семейство Welcom входят две версии ПО календарного планирования: профессиональная – Open Plan Professional и настольная – Open Plan Desktop.

И профессиональная, и настольная версии Open Plan прежде всего включают в себя следующие традиционные функции календарного планирования:

• разработка структурной декомпозиции работ проекта и сетевых графиков;
• расчет и оптимизация календарных планов с учетом ограничений на ресурсы;
• разработка графиков потребности проекта в ресурсах;
• отслеживание хода выполнения работ и сравнение текущего состояния с исходным планом;
• предоставление отчетности по проекту.

Обе версии работают с единой базой данных проекта (что означает полную совместимость по данным), обладают схожей функциональностью и интерфейсом.

Основным отличием Open Plan Professional от настольной версии является наличие функций мультипроектного планирования и контроля, а также специализированных средств настройки дополнительных полей базы данных проекта, типовых процедур работы с данными (“Директор управления проектами”), экранов и отчетов системы.

Пользователи Open Plan Desktop получают в распоряжение все средства для создания проектов, разработки и оптимизации календарных планов с учетом ограничений на ресурсы, управления ими в процессе реализации, отчетности, но не имеют доступа к ряду процедур настройки.

Таким образом, Open Plan Desktop ориентирован в первую очередь на менеджеров, отвечающих за отдельные проекты (размер проектов практически не ограничен), а Open Plan Professional является инструментом менеджеров, отвечающих за мультипроектное управление, обеспечивающих консолидацию и согласование данных по нескольким проектам. Кроме того, профессиональная версия используется специалистами по управлению проектами для разработки шаблонов отчетов предприятия и настройки рабочих мест. Обладатели настольных версий будут пользоваться настройками, созданными для них в профессиональной версии.

Архитектура системы, использующая две версии ПО в рамках организации, обеспечивает ясное взаимодействие стратегических и тактических инструментов, используемых в компании на разных уровнях управления, и позволяет значительно уменьшить общую стоимость решения (рис. 2).

Рис. 2. Типовая схема использования Open Plan в компании

Для компаний, которым необходимо управлять проектами, особый интерес представляют следующие ключевые функциональные возможности Open Plan:

• средства моделирования и оптимизации использования ресурсов в проекте;
• возможности моделирования крупных проектов;
• средства мультипроектного планирования и контроля;
• возможности настройки рабочих мест пользователей;
• открытая архитектура.

Рассмотрим некоторые из них.

Ресурсное планирование

Одной из ключевых возможностей Open Plan в качестве системы календарного планирования уровня предприятия является возможность планирования ресурсов нескольких типов (возобновляемые, расходуемые, с ограниченным сроком годности) и классов (людские, неодушевленные, финансовые), разнообразие процедур оптимизации расписания работ с учетом ограничений на ресурсы, а также возможность управлять ресурсами всей совокупности проектов компании.

Open Plan позволяет описать профиль доступности (количество единиц ресурса и временной интервал, в течение которого ресурс может использоваться для выполнения работ) имеющихся в компании ресурсов. Ресурсы можно зарезервировать для использования на определенном проекте частично, указав промежуток времени резервирования и процент загрузки ресурса на проекте, или полностью.

Важной возможностью для оптимизации использования ресурсов в проекте является наличие в системе понятия взаимозаменяемости и “квалификации ресурса”. Назначая не конкретного исполнителя, а требуемую для выполнения работы квалификацию, менеджер дает Open Plan больше свободы для проведения оптимизации календарного графика в условиях ограниченности ресурсов. Система сама предложит наиболее подходящий из доступных и наименее загруженных вариантов назначения ресурсов на работы.

Ресурсы Open Plan могут быть представлены в виде иерархической структуры, и эта особенность системы широко используется на практике для автоматического составления сложных расписаний и получения разнообразной отчетности. Как и в случае с квалификациями, назначение на работу суммарного ресурса вместо конкретных исполнителей позволяет Open Plan более гибко использовать алгоритмы оптимизации составления расписаний.

Типичным практическим применением данных возможностей системы является решение задач оптимизации загрузки оборудования или квалифицированного персонала на нескольких одновременно реализуемых проектах.

Отметим, что Open Plan позволяет проводить оптимизацию не только для воспроизводимых ресурсов (оборудование, специалисты), но и для материальных (материалы, комплектующие).

Open Plan предусматривает два базовых метода оптимизации календарных графиков при ресурсном планировании: ресурсное планирование при ограниченном времени и при ограниченных ресурсах.

В Open Plan можно задавать и собственные правила при оптимизации выравнивания ресурсов, в том числе определять приоритетность планирования работ (рис. 3).

Рис. 3. Окно выбора опций для ресурсного планирования

Планирование ресурсов на уровне задач также зависит от того, как можно изменять профиль использования ресурсов: можно ли прерывать работу, увеличивать ее длительность и на сколько, нужно ли проводить работу немедленно, невзирая на перезагрузку ресурса. Наличие такого разнообразия настроек оптимизации позволяет менеджеру более гибко выполнить моделирование различных вариантов календарного графика реализации проекта и выбрать наиболее подходящий.

Для анализа загрузки ресурса на нескольких проектах не обязательно требуется объединение их в мультипроект, достаточно лишь определить приоритетность проектов. Кроме того, имеется возможность полностью или частично резервировать ресурс как на весь конкретный проект, так и на заданный временной диапазон реализации проекта.

При планировании использования того или иного ресурса менеджер видит загрузку этого ресурса на проектах с более высоким приоритетом. Включив фильтр на отображение только доступных ресурсов, менеджер получит список реально доступных ресурсов с указанием объема доступности, в рамках которой он может использовать ресурс на своем проекте.

Потребность в ресурсах наглядно представляется на ресурсных гистограммах. Гистограммы потребности могут быть построены по ранним и поздним датам (расчет проекта по методу критического пути), плановым (сроки работ после ресурсного планирования), фактическим датам, датам исходного плана. Отображается также доступность ресурса, при этом можно выбирать, просматривать ли доступность целиком или учитывать, что ресурс уже был зарезервирован под другие проекты и был назначен на работы более приоритетного проекта в определенном количестве (рис. 4).

Рис. 4. Комплексное представление Open Plan, отображающее результаты ресурсного планирования

Мультипроектность

В большинстве компаний интерес к автоматизации процессов управления проектами возникает именно по причине наличия нескольких одновременно реализуемых проектов и необходимости эффективного планирования и контроля всей совокупности этих проектов. Часто в проектно-ориентированных компаниях необходимо в сжатые сроки ответить на вопросы:

• имеет ли компания достаточно ресурсов, чтобы завершить проект вовремя?
• какие участки будут наиболее критическими для успешной реализации проекта?
• может ли компания взяться за реализацию новых проектов или выполнить дополнительный объем работ по существующим проектам”

Мультипроектный режим работы подразумевает связывание нескольких отдельных проектов в рамках одного комплексного проекта или программы. Подобное связывание служит главным образом двум целям.

Во-первых, это возможность получения различной аналитической отчетности по всем проектам в масштабах компании. Если с помощью механизма назначения кодов поставить в соответствие работам проекта, например, статьи затрат, то мы легко можем получить аналитический срез всех проектов по этому показателю.

Во-вторых, это возможность создать среду для интегрированного распределенного управления большими комплексными проектами. Работы разных подпроектов внутри программы могут быть связаны между собой, что дает возможность анализировать влияние хода реализации отдельного подпроекта на другие и на программу в целом и принимать по результатам этого анализа обоснованные управленческие решения.

Открытость системы

Еще одной важной особенностью Open Plan является его открытая архитектура и возможности интеграции с различными системами предприятия (ERP и бухгалтерские системы, документооборот, нормативно-справочные БД и др.). Пакет изначально разрабатывался с учетом требований информационных систем предприятия по хранению и обмену данными.

Помимо собственного формата хранения данных, Open Plan может использовать для сохранения информации проекта популярные СУБД – Oracle, Microsoft SQL Server, Sybase.

Open Plan поддерживает технологию OLE Automation, что дает возможность с минимальными усилиями создавать решения, использующие функциональные возможности пакета при вызове из внешних приложений. Кроме того, с помощью простой программы на Visual Basic можно, например, автоматизировать выполнение рутинных операций, выполнить нестандартную обработку данных проекта, создать формы ввода и корректировки информации в Open Plan. (См. также врезку “ИТ-архитектура”.)

На практике подобные возможности применялись при интеграции с базой нормативной информации компании, когда при задании вида и объема работ на основе нормативных данных осуществлялось назначение ресурсов и вычислялась длительность выполнения работ.

Процедуры экспорта/импорта позволяют создать в Open Plan различные сценарии обмена данными с другими приложениями. В стандартной поставке имеются уже готовые сценарии обмена с Microsoft Project 2000, Cobra, SAP R/3, Baan. Кроме того, предоставляются примеры сценариев экспорта данных в формате XML, на основании которых можно создать отчеты любой сложности для публикации в Internet.

Открытая архитектура и указанные возможности взаимодействия с внешними системами позволяют достаточно быстро и легко включать Open Plan в единое информационное пространство предприятия.

Стандартизация процедур управления

Еще одной существенной характеристикой пакета Open Plan является наличие встроенного методологического модуля – “Директора управления проектами” (ДУП). С помощью процедур ДУП компания может формализовать и повторно использовать накопленный опыт, настроить стандартные процедуры управления проектами предприятия, а также автоматизировать сбор и распределение относящейся к проекту информации. С системой поставляется набор шаблонов процессов, разработанных на основе опубликованных исследований Комитета по стандартам Института управления проектами [Project Management Institute (PMI) Standards Committee]. Пользователи могут также создавать собственные шаблоны процессов. Следование единым шаблонам обеспечивает согласованность управления всеми проектами компании.

Помимо вызова функций Open Plan, шаги процессов в ДУП могут ссылаться на документы, созданные в других приложениях, но необходимые для процесса управления.

Управление бюджетом проекта с помощью Cobra

Пакет Cobra является инструментом для компаний, которым требуется выделенное в отдельное направление планирование и контроль бюджета проектов и программ. Cobra позволяет управлять затратами проекта, анализировать движение денежных средств, моделировать экономические прогнозы и генерировать финансовые отчеты, используя методику освоенного объема.

Cobra позволяет планировать бюджет с точностью до недели, месяца или года, что обеспечивает компании возможность выбирать необходимую степень детализации для управления проектами. Поддерживается возможность при планировании бюджета учитывать накладные расходы, стоимость привлечения денежных средств на проект и использование нескольких валют.

Любые изменения в утвержденном бюджете автоматически протоколируются. Отчет об изменениях в бюджете содержит детальную информацию об авторе и характере внесенных изменений, а также необходимые комментарии. Данные о фактических затратах могут вноситься в Cobra вручную или через промежуточный файл, который генерируется бухгалтерским модулем системы управления предприятием.

Возможности Cobra по составлению прогнозов могут быть использованы при оценке окончательной стоимости проекта на основе анализа хода его реализации. Типичные прогнозы, которые могут генерироваться одновременно, обычно включают:

• оптимистический, пессимистический и наиболее ожидаемый прогноз для заказчика;
• прогноз для внутреннего пользования на основе данных, загруженных из системы календарного планирования или введенных вручную; использование статистических методов и учет коэффициентов производительности на проекте позволяет повысить точность таких прогнозов;
• прогнозы, учитывающие изменения ставок ресурсов и курсов валют.

С пакетом Cobra поставляется 60 стандартных отчетов по различным аспектам управления бюджетом проектов и прогнозирования, а также специальная программа-помощник по составлению произвольных отчетов. Пользователи могут выбирать различные критерии для группировок данных и фискальных периодов в отчетах, что дает возможность генерировать произвольную отчетность по бюджету, прогнозам, отчеты по фактическим затратам, отчеты по истории внесения изменений в бюджет проекта, отчеты по обязательствам и др. Все отчеты могут быть напрямую сохранены в формате Microsoft Excel или HTML.

Хотя возможно использование Cobra без связи с системой календарного планирования и контроля, в комплекте поставки имеется специальный модуль интеграции, который позволяет напрямую получать данные из Open Plan, Primavera Project Planner и Microsoft Project. Такая возможность позволяет построить интегрированную систему управления календарным графиком и затратами проекта. При этом процедуры определения плановых дат, загрузки ресурсов и ввода данных о прогрессе существенно упрощаются при использовании Open Plan или другой системы календарного планирования, в то время как работа с бюджетными данными может вестись на рабочих местах, где установлена только Cobra.

Виртуальный офис проекта на базе WelcomHome

Программный пакет WelcomHome обеспечивает поддержку коммуникаций между членами команды проекта. WelcomHome – это средство групповой работы, основанное на Web-технологиях и предназначенное для ведения проектов, используя единый Web-интерфейс доступа ко всей информации по проекту. WelcomHome обеспечивает членам команды централизованное взаимодействие, доступ к проектной информации и позволяет участникам проекта отслеживать ход его реализации в режиме реального времени, вне зависимости от местоположения, через Internet.

Основные возможности WelcomHome:

• поддержка портала проекта;
• интеграция с системами календарного планирования и бюджетирования, такими как Open Plan, Cobra, Microsoft Project 98/2000;
• средства совместной работы: форумы, доски объявлений, контроль документов;
• ввод прогресса работ;
• поддержка процедур управления проектами.

Портал проекта

WelcomHome является общим порталом ко всей информации по управлению проектами в компании. Каждый проект в WelcomHome имеет начальную страницу – краткий обзор проекта, включающий актуальную информацию по вехам, статусу и другую важную информацию по проекту.

WelcomHome обеспечивает единое хранилище информации по проекту, включая цели, ход реализации проекта и риски. Используя такие возможности, как электронная почта, доски объявлений и дискуссионные форумы, участники команды могут легко взаимодействовать.

Интеграция планов

Одно из главных назначений WelcomHome – предоставление пользователям Web-интерфейса для доступа к данным различных систем календарного планирования. Для этого WelcomHome имеет большой набор специальных представлений данных (Dataviews). С их помощью пользователь может получить самую подробную информацию о ходе проекта: информацию о работах, о календарных сроках, о назначении ресурсов, стоимостные отчеты. Информация может быть представлена в виде привычной диаграммы Ганта.

WelcomHome обеспечивает каждого участника проекта персональным кросспроектным представлением для быстрого и легкого просмотра проблем, рисков и задач для всего проекта или для отдельных членов команды. Пользователи могут видеть список необходимых задач и инициировать или закрывать их при необходимости. Эта возможность облегчает отслеживание проблемных областей от момента идентификации до разрешения проблемы.

WelcomHome позволяет членам команды совместно использовать документы проекта. Дополнительно пользователи могут архивировать файлы для последующего доступа к ним из другого места через Web-браузер.

Ввод данных о ходе выполнения работ

Наиболее тесная интеграция WelcomHome осуществлена с системой календарного планирования и контроля проектов Open Plan. WelcomHome позволяет пользователям не только подробно просматривать данные календарного плана Open Plan, но также вносить свои изменения. Через интерфейс таблицы учета рабочего времени (табель) пользователи могут вносить информацию о ходе выполнения своих работ. Через интерфейс списка работ пользователи могут вносить в календарный план новые работы, а также продвижение по этим работам. Перед внесением информации в календарный план менеджер проекта может принять или отклонить введенные участником проекта данные.

Процедурный подход к управлению проектами

WelcomHome позволяет использовать настраиваемые шаблоны процедур управления проектами для обеспечения формализованного и стандартизированного подхода к выполнению работ. Эти шаблоны увеличивают эффективность и сокращают жизненный цикл проекта за счет структуризации управленческих процессов и обеспечивают пользователей набором последовательных процедур планирования и средствами ввода прогресса.

Требования к ресурсам и поддержка продуктов

Основные сведения о требуемых ресурсах показаны на врезке. Там же указана стоимость лицензий. Эта стоимость включает поддержку и обновление версий в течение года.

И настольная (Open Plan Desktop), и профессиональная (Open Plan Professional) версии русифицированы.

На российском рынке программное обеспечение семейства Welcom поддерживается компанией Ланит. Пользователям системы предоставляется обучение на специализированных учебных курсах и консалтинговая поддержка внедрения, настройки и интеграции систем.

Функциональная архитектура Open Plan

Open Plan – система календарного планирования и контроля выполнения проектов и программ. Основные функциональные возможности:

• анализ проекта по методу критического пути;
• оптимизация загрузки всех видов ресурсов (возобновляемых, расходуемых) с учетом квалификаций, принадлежности к функциональным подразделениям;
• мультипроектный анализ;
• получение и настройка отчетов;
• анализ хода выполнения проекта, в том числе на основании освоенного объема;
• анализ рисков по методу Монте-Карло;
• интеграция с ERP-системами.

Система имеет две версии – Open Plan Professional и Open Plan Desktop. Обе они включают в себя полный комплект функций по управлению проектами. Однако две эти версии были созданы с рядом различий для обеспечения более разумной организации функционирования всей системы управления проектами с использованием архитектуры клиент/сервер.

ИТ-архитектура

Операционные системы. Windows 9х, Windows 2000, Windows NT

Организация хранилища и используемые СУБД. Собственный формат, MS Access, а также хранение данных в СУБД Oracle, SQL Server, Sybase, Informix.
Открытая программная архитектура; поддержка технологии OLE Automation.

Архитектура локальной сети. Любая архитектура, поддерживаемая операционными системами Microsoft.

Средства удаленного доступа. Удаленный доступ реализуется через продукт WelcomHome. Браузеры, поддерживаемые WelcomHome: MS Internet Explorer 4 или 5 (Windows 9x, 2000, NT), MS Internet Explorer 4 или 5 (Macintosh), Netscape 6 (Windows 9x, 2000, NT), Netscape 6 (Macintosh).

Требования к ресурсам

Сервер: процессор не ниже Pentium; оперативная память – 32 Mбайт (рекомендуется 64 Mбайт); Windows NT 4.0 и выше.

Рабочая станция: Процессор не ниже Pentium; Оперативная память – 16Mбайт (рекомендуется 32 Mбайт); Microsoft Windows 95 и выше или Windows NT Workstation 4.0 и выше.

Стоимость лицензий

Open Plan Professional 6000 долл.
Open Plan Desktop 1000 долл.
Комплект OPP + 5 OPD 8500 долл.

Статья опубликована в журнале “Директор ИС”, #10, 2001 год

Автор: Сергей Лихарев
ЛАНИТ, Департамент управления проектами
Источник: Статья опубликована в журнале “Директор ИС”, N10, 2001 год

Развитие программных средств управления проектами имеет богатую историю. Многие системы прошли значительный путь от простых средств календарного планирования или планирования бюджета проекта.

Сергей Викторович Лихарев — консультант департамента систем управления проектами холдинга ЛАНИТ. С ним можно связаться по электронной почте: SLikharev@aproject.ru

Развитие программных средств управления проектами имеет богатую историю. Многие системы прошли значительный путь от простых средств календарного планирования или планирования бюджета проекта. Программные пакеты, которые рассматриваются в данной статье, начали свою историю в 1983 году и наиболее известным из них в нашей стране является система Open Plan. Однако в настоящее время он является лишь одним из продуктов, составляющих семейство Welcom одноименной компании.

Первоначальное распространение программные продукты семейства Welcom получили на предприятиях авиакосмической и оборонной отрасли США, но впоследствии стали применяться для управления проектами в самых различных отраслях.

В настоящее время в это семейство продуктов входят:

• Open Plan — система календарного планирования и контроля, предназначенная для управления реализацией как отдельных проектов, так и сложных проектных программ в срок и в рамках бюджета;
• Cobra — система управления бюджетом проектов, позволяющая планировать и контролировать стоимость реализации проекта, а также проводить анализ и прогнозировать ход выполнения проекта на основе показателей освоенного объема;
• WelcomHome — Web-ориентированный инструмент для создания виртуального офиса проекта, позволяющий значительно повысить качество коммуникаций между членами распределенной команды при совместной работе над проектом.

Особенностью семейства продуктов Welcom является их тесная интеграция между собой, а также открытая архитектура и богатые возможности по обмену данными с другими приложениями. Это позволяет строить эффективные системы управления проектами на предприятиях с уже сложившейся информационной инфраструктурой.

В основе подхода Welcom к построению единой системы управления проектами на предприятии лежит создание интегрированного решения. Это, в частности, подразумевает наличие единого хранилища данных проекта и доступ к этим данным из разных приложений в соответствии с правами доступа и ролью пользователя в проекте (рис. 1). Причем доступ возможен как в локальной сети, так и удаленно через Internet.

Рис. 1. Семейство продуктов Welcom в единой системе управления проектами

Open Plan — средства календарного планирования и контроля

Традиционно основу систем управления проектами составляет программное обеспечение (ПО) календарного планирования и контроля. В семейство Welcom входят две версии ПО календарного планирования: профессиональная — Open Plan Professional и настольная — Open Plan Desktop.

И профессиональная, и настольная версии Open Plan прежде всего включают в себя следующие традиционные функции календарного планирования:

• разработка структурной декомпозиции работ проекта и сетевых графиков;
• расчет и оптимизация календарных планов с учетом ограничений на ресурсы;
• разработка графиков потребности проекта в ресурсах;
• отслеживание хода выполнения работ и сравнение текущего состояния с исходным планом;
• предоставление отчетности по проекту.

Обе версии работают с единой базой данных проекта (что означает полную совместимость по данным), обладают схожей функциональностью и интерфейсом.

Основным отличием Open Plan Professional от настольной версии является наличие функций мультипроектного планирования и контроля, а также специализированных средств настройки дополнительных полей базы данных проекта, типовых процедур работы с данными («Директор управления проектами»), экранов и отчетов системы.

Пользователи Open Plan Desktop получают в распоряжение все средства для создания проектов, разработки и оптимизации календарных планов с учетом ограничений на ресурсы, управления ими в процессе реализации, отчетности, но не имеют доступа к ряду процедур настройки.

Таким образом, Open Plan Desktop ориентирован в первую очередь на менеджеров, отвечающих за отдельные проекты (размер проектов практически не ограничен), а Open Plan Professional является инструментом менеджеров, отвечающих за мультипроектное управление, обеспечивающих консолидацию и согласование данных по нескольким проектам. Кроме того, профессиональная версия используется специалистами по управлению проектами для разработки шаблонов отчетов предприятия и настройки рабочих мест. Обладатели настольных версий будут пользоваться настройками, созданными для них в профессиональной версии.

Архитектура системы, использующая две версии ПО в рамках организации, обеспечивает ясное взаимодействие стратегических и тактических инструментов, используемых в компании на разных уровнях управления, и позволяет значительно уменьшить общую стоимость решения (рис. 2).

Рис. 2. Типовая схема использования Open Plan в компании

Для компаний, которым необходимо управлять проектами, особый интерес представляют следующие ключевые функциональные возможности Open Plan:

• средства моделирования и оптимизации использования ресурсов в проекте;
• возможности моделирования крупных проектов;
• средства мультипроектного планирования и контроля;
• возможности настройки рабочих мест пользователей;
• открытая архитектура.

Рассмотрим некоторые из них.

Ресурсное планирование

Одной из ключевых возможностей Open Plan в качестве системы календарного планирования уровня предприятия является возможность планирования ресурсов нескольких типов (возобновляемые, расходуемые, с ограниченным сроком годности) и классов (людские, неодушевленные, финансовые), разнообразие процедур оптимизации расписания работ с учетом ограничений на ресурсы, а также возможность управлять ресурсами всей совокупности проектов компании.

Open Plan позволяет описать профиль доступности (количество единиц ресурса и временной интервал, в течение которого ресурс может использоваться для выполнения работ) имеющихся в компании ресурсов. Ресурсы можно зарезервировать для использования на определенном проекте частично, указав промежуток времени резервирования и процент загрузки ресурса на проекте, или полностью.

Важной возможностью для оптимизации использования ресурсов в проекте является наличие в системе понятия взаимозаменяемости и «квалификации ресурса». Назначая не конкретного исполнителя, а требуемую для выполнения работы квалификацию, менеджер дает Open Plan больше свободы для проведения оптимизации календарного графика в условиях ограниченности ресурсов. Система сама предложит наиболее подходящий из доступных и наименее загруженных вариантов назначения ресурсов на работы.

Ресурсы Open Plan могут быть представлены в виде иерархической структуры, и эта особенность системы широко используется на практике для автоматического составления сложных расписаний и получения разнообразной отчетности. Как и в случае с квалификациями, назначение на работу суммарного ресурса вместо конкретных исполнителей позволяет Open Plan более гибко использовать алгоритмы оптимизации составления расписаний.

Типичным практическим применением данных возможностей системы является решение задач оптимизации загрузки оборудования или квалифицированного персонала на нескольких одновременно реализуемых проектах.

Отметим, что Open Plan позволяет проводить оптимизацию не только для воспроизводимых ресурсов (оборудование, специалисты), но и для материальных (материалы, комплектующие).

Open Plan предусматривает два базовых метода оптимизации календарных графиков при ресурсном планировании: ресурсное планирование при ограниченном времени и при ограниченных ресурсах.

В Open Plan можно задавать и собственные правила при оптимизации выравнивания ресурсов, в том числе определять приоритетность планирования работ (рис. 3).

Планирование ресурсов на уровне задач также зависит от того, как можно изменять профиль использования ресурсов: можно ли прерывать работу, увеличивать ее длительность и на сколько, нужно ли проводить работу немедленно, невзирая на перезагрузку ресурса. Наличие такого разнообразия настроек оптимизации позволяет менеджеру более гибко выполнить моделирование различных вариантов календарного графика реализации проекта и выбрать наиболее подходящий.

Для анализа загрузки ресурса на нескольких проектах не обязательно требуется объединение их в мультипроект, достаточно лишь определить приоритетность проектов. Кроме того, имеется возможность полностью или частично резервировать ресурс как на весь конкретный проект, так и на заданный временной диапазон реализации проекта.

При планировании использования того или иного ресурса менеджер видит загрузку этого ресурса на проектах с более высоким приоритетом. Включив фильтр на отображение только доступных ресурсов, менеджер получит список реально доступных ресурсов с указанием объема доступности, в рамках которой он может использовать ресурс на своем проекте.

Потребность в ресурсах наглядно представляется на ресурсных гистограммах. Гистограммы потребности могут быть построены по ранним и поздним датам (расчет проекта по методу критического пути), плановым (сроки работ после ресурсного планирования), фактическим датам, датам исходного плана. Отображается также доступность ресурса, при этом можно выбирать, просматривать ли доступность целиком или учитывать, что ресурс уже был зарезервирован под другие проекты и был назначен на работы более приоритетного проекта в определенном количестве (рис. 4).

Мультипроектность

В большинстве компаний интерес к автоматизации процессов управления проектами возникает именно по причине наличия нескольких одновременно реализуемых проектов и необходимости эффективного планирования и контроля всей совокупности этих проектов. Часто в проектно-ориентированных компаниях необходимо в сжатые сроки ответить на вопросы:

• имеет ли компания достаточно ресурсов, чтобы завершить проект вовремя?
• какие участки будут наиболее критическими для успешной реализации проекта?
• может ли компания взяться за реализацию новых проектов или выполнить дополнительный объем работ по существующим проектам?

Мультипроектный режим работы подразумевает связывание нескольких отдельных проектов в рамках одного комплексного проекта или программы. Подобное связывание служит главным образом двум целям.

Во-первых, это возможность получения различной аналитической отчетности по всем проектам в масштабах компании. Если с помощью механизма назначения кодов поставить в соответствие работам проекта, например, статьи затрат, то мы легко можем получить аналитический срез всех проектов по этому показателю.

Во-вторых, это возможность создать среду для интегрированного распределенного управления большими комплексными проектами. Работы разных подпроектов внутри программы могут быть связаны между собой, что дает возможность анализировать влияние хода реализации отдельного подпроекта на другие и на программу в целом и принимать по результатам этого анализа обоснованные управленческие решения.

Открытость системы

Еще одной важной особенностью Open Plan является его открытая архитектура и возможности интеграции с различными системами предприятия (ERP и бухгалтерские системы, документооборот, нормативно-справочные БД и др.). Пакет изначально разрабатывался с учетом требований информационных систем предприятия по хранению и обмену данными.

Помимо собственного формата хранения данных, Open Plan может использовать для сохранения информации проекта популярные СУБД — Oracle, Microsoft SQL Server, Sybase.

Open Plan поддерживает технологию OLE Automation, что дает возможность с минимальными усилиями создавать решения, использующие функциональные возможности пакета при вызове из внешних приложений. Кроме того, с помощью простой программы на Visual Basic можно, например, автоматизировать выполнение рутинных операций, выполнить нестандартную обработку данных проекта, создать формы ввода и корректировки информации в Open Plan. (См. также врезку «ИТ-архитектура».)

На практике подобные возможности применялись при интеграции с базой нормативной информации компании, когда при задании вида и объема работ на основе нормативных данных осуществлялось назначение ресурсов и вычислялась длительность выполнения работ.

Процедуры экспорта/импорта позволяют создать в Open Plan различные сценарии обмена данными с другими приложениями. В стандартной поставке имеются уже готовые сценарии обмена с Microsoft Project 2000, Cobra, SAP R/3, Baan. Кроме того, предоставляются примеры сценариев экспорта данных в формате XML, на основании которых можно создать отчеты любой сложности для публикации в Internet.

Открытая архитектура и указанные возможности взаимодействия с внешними системами позволяют достаточно быстро и легко включать Open Plan в единое информационное пространство предприятия.

Стандартизация процедур управления

Еще одной существенной характеристикой пакета Open Plan является наличие встроенного методологического модуля — «Директора управления проектами» (ДУП). С помощью процедур ДУП компания может формализовать и повторно использовать накопленный опыт, настроить стандартные процедуры управления проектами предприятия, а также автоматизировать сбор и распределение относящейся к проекту информации. С системой поставляется набор шаблонов процессов, разработанных на основе опубликованных исследований Комитета по стандартам Института управления проектами [Project Management Institute (PMI) Standards Committee]. Пользователи могут также создавать собственные шаблоны процессов. Следование единым шаблонам обеспечивает согласованность управления всеми проектами компании.

Помимо вызова функций Open Plan, шаги процессов в ДУП могут ссылаться на документы, созданные в других приложениях, но необходимые для процесса управления.

Управление бюджетом проекта с помощью Cobra

Пакет Cobra является инструментом для компаний, которым требуется выделенное в отдельное направление планирование и контроль бюджета проектов и программ. Cobra позволяет управлять затратами проекта, анализировать движение денежных средств, моделировать экономические прогнозы и генерировать финансовые отчеты, используя методику освоенного объема.

Cobra позволяет планировать бюджет с точностью до недели, месяца или года, что обеспечивает компании возможность выбирать необходимую степень детализации для управления проектами. Поддерживается возможность при планировании бюджета учитывать накладные расходы, стоимость привлечения денежных средств на проект и использование нескольких валют.

Любые изменения в утвержденном бюджете автоматически протоколируются. Отчет об изменениях в бюджете содержит детальную информацию об авторе и характере внесенных изменений, а также необходимые комментарии. Данные о фактических затратах могут вноситься в Cobra вручную или через промежуточный файл, который генерируется бухгалтерским модулем системы управления предприятием.

Возможности Cobra по составлению прогнозов могут быть использованы при оценке окончательной стоимости проекта на основе анализа хода его реализации. Типичные прогнозы, которые могут генерироваться одновременно, обычно включают:

• оптимистический, пессимистический и наиболее ожидаемый прогноз для заказчика;
• прогноз для внутреннего пользования на основе данных, загруженных из системы календарного планирования или введенных вручную; использование статистических методов и учет коэффициентов производительности на проекте позволяет повысить точность таких прогнозов;
• прогнозы, учитывающие изменения ставок ресурсов и курсов валют.

С пакетом Cobra поставляется 60 стандартных отчетов по различным аспектам управления бюджетом проектов и прогнозирования, а также специальная программа-помощник по составлению произвольных отчетов. Пользователи могут выбирать различные критерии для группировок данных и фискальных периодов в отчетах, что дает возможность генерировать произвольную отчетность по бюджету, прогнозам, отчеты по фактическим затратам, отчеты по истории внесения изменений в бюджет проекта, отчеты по обязательствам и др. Все отчеты могут быть напрямую сохранены в формате Microsoft Excel или HTML.

Хотя возможно использование Cobra без связи с системой календарного планирования и контроля, в комплекте поставки имеется специальный модуль интеграции, который позволяет напрямую получать данные из Open Plan, Primavera Project Planner и Microsoft Project. Такая возможность позволяет построить интегрированную систему управления календарным графиком и затратами проекта. При этом процедуры определения плановых дат, загрузки ресурсов и ввода данных о прогрессе существенно упрощаются при использовании Open Plan или другой системы календарного планирования, в то время как работа с бюджетными данными может вестись на рабочих местах, где установлена только Cobra.

Виртуальный офис проекта на базе WelcomHome

Программный пакет WelcomHome обеспечивает поддержку коммуникаций между членами команды проекта. WelcomHome — это средство групповой работы, основанное на Web-технологиях и предназначенное для ведения проектов, используя единый Web-интерфейс доступа ко всей информации по проекту. WelcomHome обеспечивает членам команды централизованное взаимодействие, доступ к проектной информации и позволяет участникам проекта отслеживать ход его реализации в режиме реального времени, вне зависимости от местоположения, через Internet.

Основные возможности WelcomHome:

• поддержка портала проекта;
• интеграция с системами календарного планирования и бюджетирования, такими как Open Plan, Cobra, Microsoft Project 98/2000;
• средства совместной работы: форумы, доски объявлений, контроль документов;
• ввод прогресса работ;
• поддержка процедур управления проектами.

Портал проекта

WelcomHome является общим порталом ко всей информации по управлению проектами в компании. Каждый проект в WelcomHome имеет начальную страницу — краткий обзор проекта, включающий актуальную информацию по вехам, статусу и другую важную информацию по проекту.

WelcomHome обеспечивает единое хранилище информации по проекту, включая цели, ход реализации проекта и риски. Используя такие возможности, как электронная почта, доски объявлений и дискуссионные форумы, участники команды могут легко взаимодействовать.

Интеграция планов

Одно из главных назначений WelcomHome — предоставление пользователям Web-интерфейса для доступа к данным различных систем календарного планирования. Для этого WelcomHome имеет большой набор специальных представлений данных (Dataviews). С их помощью пользователь может получить самую подробную информацию о ходе проекта: информацию о работах, о календарных сроках, о назначении ресурсов, стоимостные отчеты. Информация может быть представлена в виде привычной диаграммы Ганта.

WelcomHome обеспечивает каждого участника проекта персональным кросспроектным представлением для быстрого и легкого просмотра проблем, рисков и задач для всего проекта или для отдельных членов команды. Пользователи могут видеть список необходимых задач и инициировать или закрывать их при необходимости. Эта возможность облегчает отслеживание проблемных областей от момента идентификации до разрешения проблемы.

WelcomHome позволяет членам команды совместно использовать документы проекта. Дополнительно пользователи могут архивировать файлы для последующего доступа к ним из другого места через Web-браузер.

Ввод данных о ходе выполнения работ

Наиболее тесная интеграция WelcomHome осуществлена с системой календарного планирования и контроля проектов Open Plan. WelcomHome позволяет пользователям не только подробно просматривать данные календарного плана Open Plan, но также вносить свои изменения. Через интерфейс таблицы учета рабочего времени (табель) пользователи могут вносить информацию о ходе выполнения своих работ. Через интерфейс списка работ пользователи могут вносить в календарный план новые работы, а также продвижение по этим работам. Перед внесением информации в календарный план менеджер проекта может принять или отклонить введенные участником проекта данные.

Процедурный подход к управлению проектами

WelcomHome позволяет использовать настраиваемые шаблоны процедур управления проектами для обеспечения формализованного и стандартизированного подхода к выполнению работ. Эти шаблоны увеличивают эффективность и сокращают жизненный цикл проекта за счет структуризации управленческих процессов и обеспечивают пользователей набором последовательных процедур планирования и средствами ввода прогресса.

Требования к ресурсам и поддержка продуктов

Основные сведения о требуемых ресурсах показаны на врезке. Там же указана стоимость лицензий. Эта стоимость включает поддержку и обновление версий в течение года.

И настольная (Open Plan Desktop), и профессиональная (Open Plan Professional) версии русифицированы.

На российском рынке программное обеспечение семейства Welcom поддерживается компанией Ланит. Пользователям системы предоставляется обучение на специализированных учебных курсах и консалтинговая поддержка внедрения, настройки и интеграции систем.

Функциональная архитектура Open Plan

Open Plan — система календарного планирования и контроля выполнения проектов и программ. Основные функциональные возможности:

• анализ проекта по методу критического пути;
• оптимизация загрузки всех видов ресурсов (возобновляемых, расходуемых) с учетом квалификаций, принадлежности к функциональным подразделениям;
• мультипроектный анализ;
• получение и настройка отчетов;
• анализ хода выполнения проекта, в том числе на основании освоенного объема;
• анализ рисков по методу Монте-Карло;
• интеграция с ERP-системами.

Система имеет две версии — Open Plan Professional и Open Plan Desktop. Обе они включают в себя полный комплект функций по управлению проектами. Однако две эти версии были созданы с рядом различий для обеспечения более разумной организации функционирования всей системы управления проектами с использованием архитектуры клиент/сервер.

ИТ-архитектура

Операционные системы. Windows 9х, Windows 2000, Windows NT

Архитектура локальной сети. Любая архитектура, поддерживаемая операционными системами Microsoft.

Средства удаленного доступа. Удаленный доступ реализуется через продукт WelcomHome. Браузеры, поддерживаемые WelcomHome: MS Internet Explorer 4 или 5 (Windows 9x, 2000, NT), MS Internet Explorer 4 или 5 (Macintosh), Netscape 6 (Windows 9x, 2000, NT), Netscape 6 (Macintosh).

Требования к ресурсам

Сервер: процессор не ниже Pentium; оперативная память — 32 Mбайт (рекомендуется 64 Mбайт); Windows NT 4.0 и выше.

Рабочая станция: Процессор не ниже Pentium; Оперативная память — 16Mбайт (рекомендуется 32 Mбайт); Microsoft Windows 95 и выше или Windows NT Workstation 4.0 и выше.

Стоимость лицензий

Краткая историческая справка

Гигантские пирамиды, величественные церкви, длительные морские экспедиции, открывшие новые миры — все это проекты, для воплощения которых требовалась недюжая кооперация всех участников, планирование, коммуникация.

Но, с прыжком человечества в технологическую эпоху, масштабы проектов стали фундаментально несоизмеримы с возможностями управления вручную.Но известное нам проектное управление корнями уходит не столь далеко, как Древний Египет или европейское Средневековье. Точкой отсчета считается середина 20 века — становление первых мировых корпораций, и, одновременно с этим — усиление технологического потенциала противоборствующих в холодной войне стран. А еще, это время первых космических операций (именно в NASA появилось управление жизненными циклами программ). “Управление проектами” как специфическое теоретическое знание появляется из Воздушных сил США и их же Морского флота. Именно оттуда пришел метод анализа и оценки программ PERT (Program Evaluation and Review Technique), который, кстати, там работал настолько успешно, что некоторое время был засекречен.

Промышленные корпорации сами дошли до схожих методик управления — практически одновременно с военными. Это была революция: их внедрение приносило колоссальный выигрыш времени, которое освобождалось от применения точных математических методов в управлении сложными комплексами работ. Но в 1960-80 годах позволить себе такую роскошь могли только акулы рынка, ведь обработка большого количества цифровых данных производилась на дорогих ЭВМ. Недоступность ЭВМ длилась недолго — уже в 80-х годах новое поколение компьютеров и ИТ для широкого круга пользователей дали возможности эффективнее использовать методы и средства планирования, составления графиков работ, контроля и анализа времени, стоимости, ресурсов и не только.

А к 90-тым годам полезность применения такого управления становится очевидна даже в несвойственных раньше сферах — например, в общественном управлении и государственных реформа. Происходит это вместе с удешевлением и доступностью компьютеров, ориентированных на массовый круг потребителей.

Сегодня эффективное управление проектами немыслимо без использования современных программных средств — ведь размеры проектов растут, растет объем информации, прибавляется количество сотрудников, работающих над одной и той же задачей по всему миру.

Что предлагает такое ПО в целом

Сейчас для тех, кто сталкивается с необходимостью выбрать обеспечение для программного управления, существует проблема, противоположная той, что была полвека назад — огромный выбор. А сделать его придется неизбежно: исследователи американского журнала “Как открыть бизнес” проанализировали 11 046 компаний и установили, что планирование помогает компании развиваться на 30% быстрее. Думайте сами.

Важно понимать, что перед погружением в поисках подходящего софта, стоит выделить цели, которые вы хотите достичь с помощью этого инструмента и, как всегда — каков ваш бюджет. С определением целей мы вам помочь не сможем, зато в остальном — с удовольствием.

В зависимости от готовности инвестировать, программы условно можно разделить на две с половиной группы — платные, бесплатные, и платные, которые предлагают для ознакомления свободную версию, часто с ограниченным функционалом.

От разброса ваших сотрудников по миру и необходимости постоянного мониторинга дел зависит, нужна ли вам онлайн или офлайн платформа. Важно и то, в какой сфере вы работаете и где начинается ваш проект. Для креативных индустрий коллективные наброски идей могут стать приоритетной задачей, тогда как в строительстве зачастую уже есть четкий план, где нужно точное распределение задач и контроль их выполнения.

Не стремясь охватить все существующие на рынке предложения, в этой статье мы сделаем обзор, базируясь на таблице сравнения.

Мы рассмотрим, что предлагают наиболее популярные компании на рынке решений управлениями проектов: Trello, 37Signals(Basecamp), Asana, Wrike, Genius Inside, Doist, Microsoft, Zoho, Clickup, monday.com. Для удобства, в статье, по сравнению с таблицей на сайте, где можно ознакомится более детально, мы ограничили количество критериев до ключевых. Это будут: оплата, на чем доступно приложение, интеграция с другими сервисами, варианты доступа к проекту, лайв чаты, подробные отчеты о выполнении задач, шаблоны проектов. Приступим!

Trello

Trello — это новая компания одного продукта. С 2010 года компания-разработчик программного обеспечения Fog Creek Software (Нью Йорк, США) проводила еженедельные внутренние исследования потенциальных продуктов. Там, в январе 2011 года и был презентован прототип, предназначенный для решения высокоуровневых задач планирования, тогда еще Trellis.

После бета тестирования и презентации, набрав за год более 500 000 пользователей, Fog Creek создает приложений и под Android. Тогда же у Trello появляется маскот — говорящий пес-хаски, моделью для которого послужил питомец сооснователя Fog Creek. В июле 2014, насчитывая 4,75 миллионов пользователей, Trello отделяется от Fog Creek и становится Trello, Inc. С 2017 года Trello принадлежит компании Atlassian.

На данный момент приложение Trello — одна из самых популярных систем управления проектами в режиме онлайн, которая пользуется особенным спросом среди небольших компаний и стартапов. Организация работы строится по методу “канбан” (от японского — точно в срок), базируясь на четком распределении задач между сотрудниками.

По сути, это аналог рабочих досок со стикерами на ней, только в веб-приложении. Именно благодаря своей простоте и фактически неограниченному бесплатному функционалу, Trello удалось снискать всеобщую любовь.

Технические параметры

Оплата: бесплатно/платно (месячная или годовая оплата). Стоит отметить — freemium-модель у Trello позволяет полноценно работать, с немного урезанным функционалом.

На чем доступно: Web, IOS App, Android App.

Интеграция с другими сервисами: MailChimp, Slack, Dropbox, Google Drive, Google Hangouts, InVision, Evernote, GitHub, Bitbucket Cloud, Jira, Salesforce, Zendesk, other.

Варианты доступа к проекту: личный проект, групповой проект, открытый проект, проект с совместным доступом.

Лайв чаты: отсутствуют.

Подробные отчеты о выполнении задач: отсутствуют.

Шаблоны проектов: отсутствуют.

Basecamp

Компания 37Signals была основана в 1999 году, сначала занимаясь заказным веб-дизайном. Позже, она сконцентрировалась на разработке веб-приложений, распространяемых как услуга, а в 2014 году была переименована в Basecamp — по названию их самого популярного продукта.

Известна 37Signals и за создание фреймворка Ruby on Rails. Компания базируется в Чикаго, при этом ее сотрудники обитают по всему миру — опыт их удаленной работы даже описан в книге, занимающей сейчас топы в бизнес-изданиях на Амазоне.

Разрабатывая приложение Basecamp, компания инвестировала в его сильные стороны — простоту и скорость. Команда выделила их, исходя из неизменности потребностей клиентов в этой сфере. Цитируя компанию, “10 years from now people aren’t going to say “I wish Basecamp was harder to use” or “I wish Basecamp was slower and less reliable”. (Спустя 10 лет, вряд ли кто-то скажет — “эх, хотел бы я, чтобы Basecamp было тяжелее использовать” или “вот бы Basecamp был менее надежным и более медленным!”).

Basecamp — простая и эффективная система управления проектами. Приложение содержит задачи, календарь, дискуссии, профайлы, вики-документы, файлы, лог проекта. Подойдет менеджерам, которым необходимо вести несколько согласований по различным вопросам в рамках проекта, а также руководителю, который предпочитает контролировать работу сразу нескольких сотрудников.

Basecamp впишется в рабочий процесс, если в нем задействованы постоянные пересылки медиафайлов, например — при согласовании дизайна или контента с визуальным наполнением. Здесь довольно большой функционал коммуникации, опросов, контроля в режиме реального времени.

Кстати, компания открыто заявляет, что не гонится за количеством пользователей программой,предпочитая предоставлять услуги тем, кому софт действительно подходит. На сайте компании есть целая витрина крутых проектов, созданных с помощью этого ПО, так что, можно попытать удачу в такой бесплатной взаимовыгодной рекламе.

Технические параметры

Оплата: ежемесячная.

На чем доступно: Web, IOS App, Android App, Desktop App.

Интеграция с другими сервисами: Dropbox, Google Drive, Box, One Drive, other.

Варианты доступа к проекту: групповой проект, проект с совместным доступом.

Лайв чаты: есть (+ автоматические опросы).

Подробные отчеты о выполнении задач: отсутствуют

Шаблоны проектов: есть.

Asana

Покинув в 2008 году Facebook, где они работали над увеличением продуктивности сотрудников компании, Дастин Московиц и Джастин Розенштейн создали свою компанию, где начали работу над проектом Asana (с санскрита — “сидячая поза”, отсылка к культуре медитации, которая пронизывает все приложение).

Бета-версия была запущена в конце 2011 года, прошла многораундовое инвестирование, собравдесятки миллионово долларов и до сих пор развивается. Особенностью самой компании по праву можно считать их корпоративную культуру. У компании есть ключевые ценности — равенство, разнообразие, уважение, отсутствие предрассудков, гостеприимство. Вообще, судя по фотографиям офиса и интервью сотрудников — это компания мечты, но мы немного отвлеклись.

Особенностью приложения Asana является то, что работа в нем занимает не больше часа в день. По сути, вы заходите в приложение, ознакамливаетесь с деталями и дедлайнами проекта и… идете его воплощать. Только ответственный за проект пользователь полномасштабно ведет работу в Asane — распределяет нагрузки, ставит или переносит даты, контролирует выполнение задач.

Простота использования сервиса, кстати, будет очень зависеть от того, сумеет ли ответственный за проект пользователь правильно определять и структурировать задачи, писать к ним понятные брифы и ставить реалистичные временные рамки. Вообщем, все как в жизни.

Технические параметры

Оплата: ежемесячно.

На чем доступно: Web, IOS App, Android App.

Интеграция с другими сервисами: MailChimp, Slack, Dropbox, Google Drive, Box, One Drive, GitHub, other.

Варианты доступа к проекту: групповой проект, проект с совместным доступом, личный проект.

Лайв чаты: есть.

Подробные отчеты о выполнении задач: отсутствуют.

Шаблоны проектов: отсутствуют.

Wrike

Основанная в 2006 году, компания Wrike насчитывает более 700 сотрудников по всему миру и предлагает пользователям платформу для совместной работы и управления проектами. Первая бета-версия платформы была выпущена в год основания компании. Активно обновляться функции на платформе стали с 2012 года, а на 2018 год на платформе было выполнено более 100 миллионов задач.

Платформа Wrike позволяет создавать задачи, группировать их по проектам и отслеживать ход их выполнения. Основное преимущество сервиса — более продвинутая по сравнению с конкурентами функциональность для совместной работы. Wrike отлично подходит для срочного контроля проекта.

Из приятных особенностей платформы — офлайн-режим. При отсутствии сети, можно набросать задания или комментарии, не опасаясь, что информация не дойдет до получателя: как только появится связь, приложение само со всем разберется.

Технические параметры

Оплата: бесплатно/ежемесячно.

На чем доступно: Web, IOS App, Android App.

Интеграция с другими сервисами: GitHub, Jira, Slack, Dropbox, Google Drive, Box, One Drive, Evernote, Salesforce, Zendesk, Adobe, WordPress, other.

Варианты доступа к проекту: групповой проект, проект с совместным доступом, личный проект.

Лайв чаты: есть.

Подробные отчеты о выполнении задач: есть.

Шаблоны проектов: есть (позиционируются как одна из фишек приложения).

Genius Project

Genius Inside — компания, которая предлагает независимое от платформы программное обеспечение, Genius Project, для управления проектами и портфелями SaaS и On-Premise (PPM). В нашем списке это наиболее проверенное временем приложение, запуск был осуществлен еще в 1997 году. Постепенно внедряясь на мировый рынок, к 2003 году, соответствуя высоким стандартам качества, компания была принята в IBM “Start Now Proven Solutions Program”.

С самого начала Genius Inside ставила своей миссией облегчение жизни менеджеров проектов — путем улучшения планирования, укомплектования персоналом, выполнения и отслеживания с помощью простых в использовании и мощных инструментов.

Кстати, возможно, вы даже и не слышали о Genius Project. Действительно, у нас этот продукт не очень популярен. Возможно, это связано с тем, что он больше ориентирован на компании среднего или большого бизнеса, либо же вообще корпорации — вообщем, он будет интересен компаниям от 50 человек.

Genius Project предлагает очень широкий спектр кастомизации — не утрачивая простоты в использовании. Также, компания предоставляет вам своих консультантов, позволяя оптимизировать программу именно под ваши потребности.

Приложение фактически не имеет себе равных в предоставлении возможности отчетов всех видов, графиков, есть тут и возможность коммуникации онлайн — и это не просто чаты, а доступ к созданию онлайн конференц залов. А поскольку, сервера, где хранятся данные, принадлежат одной из компаний IBM — будьте уверены, ваша информация охраняется 24/7 очень тщательно.

Технические параметры

Оплата: ежемесячно (доступны скидки за длительность использования).

На чем доступно: Web, IOS App.

Интеграция с другими сервисами: SAP, Salesforce, Oracle JD Edwards, IBM Lotus Notes, Microsoft Share point, Microsoft Office, Google Drive, other.

Варианты доступа к проекту: групповой проект, проект с совместным доступом.

Лайв чаты: отсутствуют (для общения в режиме реального времени есть онлайн конференц-залы).

Подробные отчеты о выполнении задач: есть (+ разного рода визуализация задач)

Шаблоны проектов: есть.

Todoist

Компания Doist зарегистрирована в Норс Поле, США, но позиционирует себя как первую полностью удаленную компанию с работниками по всему миру. У компании два основных продукта, Todoist и Twist, оба — приложения для повышения производительности, с различным функционалом, но с одной целью — сделать совместную работу проще и продуктивнее, а жизнь работников — не такой стрессовой. Годом своего основания компания считает 2007 — выпуск первого продукта, Todoist.

Todoist это простой и красивый онлайн планировщик, который поддерживает практически все мобильные и настольные платформы. Работает он и в почтовых программах и сервисах. Позволяет группам взаимодействовать над задачами, получать напоминания и оповещения. Простота и привлекательность сделали его популярным не только в бизнес среде, но и в личном пользовании.

Если аналог Trello в реальной жизни — доска с напоминаниями на ней, Todist — это ваш виртуальный деловой блокнот. При кажущейся простоте, программа имеет массу опций. Но многие из функций недоступны в бесплатной версии, например — уведомления, комментарии, шаблоны проектов.

Технические параметры

Оплата: бесплатно (версия с урезанным функционалом)/ежемесячно

На чем доступно: Web, IOS App, Android App, Windows Desktop App, Linux Desktop App.

Интеграция с другими сервисами: Dropbox, Google Drive, Box, other.

Варианты доступа к проекту: групповой проект, личный проект.

Лайв чаты: отсутствуют.

Подробные отчеты: есть.

Шаблоны проектов: есть.

MS Project

История всемирно известной компании Microsoft берет свое начало в 1975 году, но глобальное лидерство приходит к ней в 1990 — именно тогда начался выпуск операционной системы Windows.

MS Project — это комплексное программное обеспечение, система управления проектами и способ оптимизации управления портфелями. То есть, это не просто планировщик и коммуникатор — это еще и мощный аналитический инструмент.

Программа с 2007 года регулярно обновляется, и на рынке однопользовательских и малых решений программный продукт занимает порядка 80% (это около 20 миллионов человек).

Она знаменита своими шаблонами, а также удобной интеграцией с другими продуктами компании Microsoft. Ориентирована на небольшое количество пользователей и проектов, подойдет там, где нужна составленная смета и пошаговые планы проектов.

Работа ведется со следующими опциями: «задача», «ресурс» и «календарь». Это соответствует построению “проектного треугольника” управления: время — стоимость — объем работ. Если с самого начала разобраться с этими базисными понятиями, процесс взаимодействия с приложением, несмотря на его кажущуюся сложность, будет простым и понятным. У “задачи” есть ресурс, длительность, объем и еще много характеристик — а те, которых нет, можно добавить. Также, задачи могут быть связаны между собой. “Ресурс” тоже имеет много значений, но основное для него — время, которое вы ставите, исходя из календаря. Именно на основе этих заданных значений, софт визуализирует данные в графиках, диаграммах, таблицах, листах. Кроме этого, у программы есть алгоритм, позволяющий в некоторых случаях автоматически вычислять сроки начала и окончания задач.

Огромное преимущество — повсеместное использование программы, а как следствие — большое количество гайдов и обучающих материалов, позволяющих улучшить и сделать пользование максимально продуктивным.

Технические параметры

Оплата: ежемесячно.

На чем доступно: Windows Desktop App.

Интеграция с другими сервисами: Microsoft Share point, Microsoft Office, Skype, other.

Варианты доступа к проекту: групповой проект, личный проект.

Лайв чаты: есть.

Подробные отчеты: есть.

Шаблоны проектов: есть.

Zoho

Zoho Corporation — крупнейшая индийская ИТ-компания, которая одной из первых начала конкурировать с такими гигантами отрасли, как Microsoft и Salesforce.com. Это преуспевающая компания с двумя с половиной тысячами сотрудников по всему миру, и доходом около 200 миллионов долларов, занимающаяся разработкой программного обеспечения для управления IT-инфраструктурой предприятий. Успехом она обязана подходу основателя — Шридхару Вембу.

В начале карьеры ему не удавалось устроится на желаемую работу, куда требовались только лучшие специалисты с идеальным дипломом и опытом работы. После тщетных попыток он решил создать свою компанию, которая будет искать тех, кого проглядели крупные корпорации, не заметив их талант за отсутствием лавров. И не прогадал.

Zoho Sprints — инструмент для Agile планирования. Сервис упрощает работу в фиксированных циклах, так называемых спринтах. Для гибкого управления доступны различные панели, измерение прогресса. Система работает с помощью планирования приоритетов, бэклога и спринтов, доски с задачами, расписания для отслеживания часов, дашборды, отчеты, управление встречами и ленту событий.

Программа тоже построена по принципу канбан-доски. Из приятного — платной программа становится только от 5 пользователей — до этого функционал бесплатен и никак не ограничен. Проект ориентирован на работу по принципу SCRUM, поэтому будет интересен группам из небольшого количества пользователей. Пользователю доступны все доски проекта — каждый может отслеживать, на каком этапе находится та или иная задача. Приложение интуитивно понятное, все данные легко перемещаются из одной задачи в другую, есть возможность комментирования в режиме реального времени, предоставляется визуализация через графики.

Технические параметры

Оплата: за каждого пользователя (свыше пяти).

На чем доступно: Web, IOS App, Android App.

Интеграция с другими сервисами: GitHub, Jira, Zapier, other.

Варианты доступа к проекту: групповой проект.

Лайв чаты: отсутствуют.

Подробные отчеты: отсутствуют.

Шаблоны проектов: есть.

Clickup

Компания Clickup была основана в 2016 году — это стартап из Сан Франциско, США, который считает, что норма — это скучно. Исходя из этого, небольшая команда (не больше 50 человек) спроектировала свое оригинальное приложения по проектному управлению. В Clickup считают, что существующие платформы управления проектами слишком сложны или недостаточно функциональны. И они создали приложение, балансирующие посередине — имеющее необходимые функции, но и интуитивно понятное.

Приложение ClickUp предоставляет пользователям три разных варианта просмотра задач: в виде доски, таблицы и бокса. Здесь можно создавать собственные статусы для каждого уникального проекта, которые можно редактировать, переупорядочивать и окрашивать доски в соответствии с потребностями организации.

Менеджеры могут назначать задачи нескольким людям одновременно, а также беспрепятственно управлять несколькими задачами сами, с помощью многозадачного табличного представления.

Панель ClickUp обеспечивает Agile-представление, разработанное под SCRUM, обеспечивая простую, но в то же время высокоинформативную репрезентацию данных.

Технические параметры

Оплата: бесплатно (урезанный функционал)/ежемесячно/ежегодно.

На чем доступно: Web, IOS App, Android App.

Интеграция с другими сервисами: Slack, GitHub, Google Drive, Dropbox, GitLab, Bitbucket, other.

Варианты доступа к проекту: групповой проект, личній проект.

Лайв чаты: отсутствуют.

Подробные отчеты: есть.

Шаблоны проектов: есть.

monday.com

Основанный в 2012 году и запущенный в качестве независимого стартапа в феврале 2014 года, monday.com в общей сумме привлек около $84,1 млн вложений. Компания monday.com (ранее — dapulse) основана Рои Манном и Эраном Зинманом. Цель проекта состояла в том, чтобы помочь командам создать культуру прозрачности, позволяющую каждому добиться большего и быть на работе счастливым. Сейчас среди клиентов этого израильского стартапа — Adidas, AT&T, Carlsberg, Discovery Channel, McDonalds, Samsung, Uber, WeWork, Wix и более 35 000 других компаний.

Сервис monday.com позволяет визуализировать данные и рисовать таймлайны выполнения задач. Есть тут довольно редкая функция — возможность пригласить клиента для трекинга процесса, и довольно продвинутый поиск. Сервис предлагает 71 шаблон рабочих досок на различные задачи – от крупного проекта до работы отдела продаж.

Программа не работает по условно-бесплатной модели, как конкуренты в лице Slack или Trello — на Monday можно воспользоваться триалом, после чего за доступ придется платить.

С точки зрения логики ведения тех или иных задач шаблоны хорошо продуманы, а функционал задач настроен с учетом их особенностей. Использовать готовый шаблон не обязательно — в этом случае вы сами сформируете вид под свои нужды. Доски можно создавать с разными уровнями доступа: всей команде, отдельным лицам или только вам. И даже с доступом клиентами и партнерам — чтобы они видели процесс работы и могли принять в нем участие: оставлять комментарий к задачам, прикреплять документы и контакты, общаться с участниками команды.

Технические параметры

Оплата: бесплатный пробный период, потом годовая оплата.

На чем доступно: Web, IOS App, Android App.

Интеграция с другими сервисами: Slack, Google Drive, Dropbox, Zapier, Trello, other/

Варианты доступа к проекту: групповой проект, личный проект

Лайв чаты: отсутствуют.

Подробные отчеты: отсутствуют.

Шаблоны проектов: есть, одна из главных фишек программы.

Мы постарались дать вам представление о средней температуре по больнице: что предоставляет большинство ПО, какие есть особенности и на какое количество пользователей рассчитаны те или иные приложения. С уверенностью можно сказать, что независимо от размера вашей компании или средств, которыми вы располагаете, рынку этих услуг есть что предложить. Мы, в свою очередь, надеемся, что смогли помочь определится вам с фаворитом и, повысив свою эффективность через планирование, вы вспомните скромную команду ROI4CIO, которая когда-то вам с этим помогла.

Автор: Наталка Чех, для ROI4CIO

Рынок современного ПО для управления проектами представлен широким спектром продуктов, различающихся степенью удовлетворения требований к корпоративному управлению проектами.

Корпоративное управление проектами — это методология организации, планирования, руководства, координации и контроля людских и материальных ресурсов всей совокупности проектов организации, направленная на эффективное достижение целей проектов через применение современных методов и технологий управления для достижения определенных в проекте результатов по составу и объему работ, стоимости, времени и качеству.

Программное обеспечение для корпоративного управления проектами должно обеспечивать:

— масштабируемость для управления всеми проектами организации разного размера;

— возможность интеграции с другими информационными системами организации;

— поддержку организационной структуры;

— управление рисками;

— поддержку различных методик планирования и контроля работ проекта;

— поддержку множества целей;

— анализ портфелей проектов;

— многопользовательскую работу;

— распределенную работу с информацией.

В настоящее время выделяют три большие категории программ:

— стратегические программы – группы проектов, возникшие в результате изменений миссии или стратегических целей компании и призванные осуществить эти изменения. Например, реорганизация, диверсификация бизнеса, слияние или поглощение и т.д.;

— программы, связанные с бизнес-циклом. Например, разработка сводного бюджета – программа, отдельными проектами которой являются разработка сводного бюджета на определенный период. Программы, связанные с бизнес-циклом являются ярким примером того, как можно операционную деятельность перевести с функциональных на проектные рельсы;

— программы, подчиненные одной цели. Например, создание нового самолета.

Ключевым свойством управления программой является бизнес-поддержка и финансирование. Исходя из определения, основанного на решениях, принятых на уровне управления портфелем, программы спонсируются нуждами бизнеса. Программа берет на себя владение преимуществами и, по большому счету, измеряется достижением данных преимуществ.

Программы также могут обладать «потоками преимуществ», или наборами взаимосвязанных преимуществ, таких как увеличение возможностей отдела исследований и разработок в комбинации с возросшим уровнем проникновения в рынок, что пересекается со многими функциями организации.

Поскольку программы, состоящие, по своей природе, из множества проектов, проходят через функции в организации, они обладают всеми элементами бизнес-системы, следовательно, являются ориентированными на общее управление.

Управление проектом (Project Management) — использование знаний, навыков, методов, средств и технологий при выполнении проекта с целью достижения или превышения ожиданий участников проекта.

Объектом проектного управления принято считать особым образом организованный комплекс работ, направленный на решение определенной задачи или достижение определенной цели, выполнение которого ограничено во времени, а также связано с потреблением конкретных финансовых, материальных и трудовых ресурсов. При этом под «работой» понимается элементарная, неделимая часть данного комплекса действий.

Microsoft Project является на сегодняшний день самой распространенной в мире системой планирования проектов. Отличительной особенностью программы является ее простота и интерфейс.

Программный продукт обеспечивает обмен проектной информацией между участниками проекта. Предоставляются возможности по планированию графика работ, отслеживанию их выполнения (табели рабочих, просмотр списка поручений и т. д.) и анализу информации по портфелю проектов и отдельным проектам.

TimeLine 6.5, производитель— TimeLine Solutions Corporation.

Программный продукт TimeLine 6.5 предоставляет следующие возможности:

— реализация концепции многопроектного планирования, что позволяет назначать зависимости между работами проектов;

— хранение информации по проектам в единой базе данных;

— достаточно мощные алгоритмы работы с ресурсами, включающие их перераспределение и выравнивание между проектами, описание календарей ресурсов.

Spider Project, производитель — Spider Technologies Group.

Spider Project является российской разработкой. При этом он имеет несколько отличительных особенностей, позволяющих ему конкурировать с западными системами.

Это мощные алгоритмы планирования использования ограниченных ресурсов. В пакете реализована возможность использования при составлении расписания работ взаимозаменяемых ресурсов (пулы ресурсов). Использование ресурсных пулов избавляет менеджера от необходимости жестко назначать исполнителей на работы проекта. Ему достаточно указать общее количество необходимых для производства работ ресурсов и из каких ресурсов это количество выбирать.

Еще одной особенностью пакета является возможность использования нормативно-справочной информации — о производительностях ресурсов на тех или иных видах работ, расходе материалов, стоимостях работ и ресурсов. Spider Project позволяет создавать и использовать в расчетах любые дополнительные табличные документы и базы данных, вводить формулы расчета. Количество учитываемых в проектах показателей не ограничено.

Профессиональные программные продукты следующие.

Программные продукты фирмы WST Corporation

OpenPlan — система управления проектами в рамках предприятия, представляющая собой профессиональный инструмент для многопроектного планирования и контроля. Предусматривает полный набор параметров для описания различных характеристик работ по проекту. Структуризация данных проекта обеспечивается использованием:

— структуры разбиения работ (WBS);

— структуры кодирования работ;

— иерархическая структура ресурсов (RBS);

— организационная структура предприятия (OBS).

Система OpenPlan включает три основных программных продукта: OpenPlan Professional, OpenPlan Desktop и OpenPlan Enterprise, каждый из которых предназначен для решения задач определенных участников проекта: проект

— менеджера, команды проекта, ответственных за выполнение работ, субподрядчиков и т. д.

Программные продукты фирмы SAP AG (Германия).

SAP Business One — это программное решение, которое помогает компаниям управлять своими процессами и сохранять контроль над ними. Это управленческая система, позволяющая автоматизировать работу отдела продаж (SFA), закупки, ведение складского учета и финансы.

Основные возможности SAP Business One: финансы, продажи, бизнес-партнеры, закупки, расчеты платежей, склад, сборка (производство), сервис, управление персоналом.

Таким образом, благодаря современным программным продуктам можно облегчить процесс управления IT-проектами.

Поделитесь с Вашими друзьями:

Историю СУП принято вести с 50-х годов XX столетия. Первая такая система была протестирована в США во время проектирования двухступенчатых баллистических ракет для атомных подводных лодок. Разработчикам необходимо было провести стартовые исследования и наладить запуск производства. Они подготовили три вероятных сценария развития событий, а затем с помощью математических расчетов получили оценку длительности каждого. Вскоре подобный метод был использован и для анализа затрат на производство. 

К началу 80-х годов появились персональные ПК, а СУП начали широко распространяться по всему миру. Одними из первых компаний, которые занимались данным софтом стали Artemis, Oracle и Scitor Corporation. Если изначально ПО подготавливалось под определенные задачи, то спустя некоторое время были выработаны общие стандарты для широкой аудитории. 

Так, качественная система управления должна помочь сотрудникам и владельцам бизнеса в определении и согласовании целей и задач, распределить роли в команде, сфокусировать усилия персонала на достижении конкретных целей, облегчить идентификацию необходимых для завершения проекта ресурсов. Нет никаких сомнений, что разработка такого ПО весьма затруднительна. 

Ежегодно сотни производителей в борьбе за своего клиента изобретают самые разнообразные решения. Мы проанализировали лучшие из них и составили рейтинг топ-10 лучших СУП 2023 года.

Выбор редакции

YouGile

Современная система управления проектами и руководства командой от YouGile весьма проста и удобна в процессе эксплуатации. Её возможности очень впечатляют, особенно, если существует необходимость в автоматизации сценариев и расширении функционала. Детально продуманный интерфейс ПО может существенно повысить вовлеченность сотрудников в их повседневную работу и снизить нагрузку на управляющего до 50%. 

Что касается прочих особенностей, то стоит отметить пять различных вариантов отчетности, наличие доступа к облачным хранилищам, возможность добавления гостевых аккаунтов и другие. Немаловажным плюсом можно назвать и широкий спектр сервисов, с которыми интегрируется YouGile. В частности, речь идет о чат-ботах, рассылках, Google-таблицах и еще 150 различных программах. Сервис был запущен в 2016 году, он объединил в себе достоинства Trello и Telegram. Месячная стоимость начинается от 499 рублей.

Плюсы и минусы

+ Возможность составления отчетов, простой интерфейс, оперативный доступ к любому файлу через поисковик

— Бесплатное использование до 10 человек, платная установочная версия для ПК

Топ-8 систем управления проектами 2023 года по версии КП

A2B

Эта система создана с целью облегчить управление персоналом с точки зрения классического менеджмента (администрирование и контроль работы персонала). A2B идеально подойдет для компаний любого размера и сферы деятельности. Она позволяет создавать множество комплексных решений для текущих задач из готовых модулей. В частности, речь идет о планировании, контроле задач и поручений, электронном документообороте и других. 

Разработчики также предусмотрели аналитические отчеты, которые позволят увидеть наиболее проблемные участки в цепочках процессов. Помимо этого, в систему А2Б интегрирована телефония, которая позволяет связаться с клиентом всего в один клик. Для организации коммуникаций внутри компании предусмотрен чат, корпоративный портал, лента новостей и телефонный справочник.

Плюсы и минусы

+ Многофункциональность, надежность, регулярная техническая поддержка, возможность приобретения дополнительных функций

— Необходимость всех модулей для полноценной работы, неудобный календарь

Pyrus

Систему Pyrus от отечественного предпринимателя Максима Нальского отличает возможность гибкой настройки бизнес-процессов рядовым пользователем. Так, для корректировки работы не потребуется привлечение сторонних IT-специалистов. Простота эксплуатации и наглядная аналитика привлекают пользователей не только в России, но и в других странах мира. Некоторые возможности стоит отметить отдельно. В частности, клиенты Pyrus могут осуществлять коммуникацию с помощью сервиса не только внутри команды, но и с внешними подрядчиками. 

Эта особенность идеально подойдет для обсуждения деталей, обмена файлами и добавления различных задач. Также разработчики предусмотрели мобильные приложения на iOS и Android. Они достаточно удобны и работают в оффлайн-режиме. Синхронизация происходит при первом подключении к сети. 

Плюсы и минусы

+ Наличие календаря и библиотеки для создания базы знаний компании, функция учета рабочего времени, поиск по разным атрибутам, создание задач из электронных писем

— Многие пользователи жалуются на неудобства при ведении клиентской базы

Яндекс.Трекер

Этот сервис идеально подойдет для организации работы на малых и средних предприятиях. Функционал системы будет удобен как для команды разработчиков, так и для маркетологов, дизайнеров и HR-специалистов. С помощью Яндекс.Трекера сотрудники смогут создавать и отслеживать задачи, работать по методологии Agile, автоматизировать работы, создавать пользовательские дашборды и многое другое. Что касается руководящего состава, то для него открыта статистика по выполнению задач. 

Это позволяет тщательно контролировать процесс выполнения работы на каждом этапе. Яндекс.Трекер доступен не только в веб-версии, но и в приложениях на iOS и Android. Все данные хранятся на серверах, расположенных на территории РФ. Трафик шифруется, а соединения осуществляются по протоколу HTTPS.

Плюсы и минусы

+ Возможность интеграции с сервисами Яндекса, несколько видов досок: канбан, скрам и очередь, наличие поисковиков и фильтров

— Некоторые пользователи жалуются на регулярные сбои в работе серверов

Вitrix24

Вот уже много лет данная система занимает первые места всевозможных рейтингов планировщиков задач и систем управления проектами. В Bitrix24 есть все необходимое для работы над проектами, управления персоналом, создания документов и решения прочих задач. Так, на краткосрочных дистанциях справиться с задачами поможет функция фокусировки внимания, которая будет ежедневно оповещать вас о статусе проекта. Различные методики, такие как Kanban, диаграмма Ганта и Scrum существенно упростят постановку задач.

Такое обилие функционала может ввести в замешательство даже самого опытного пользователя. Поэтому при регистрации программа предлагает самостоятельно выбрать необходимые параметры. 

Также для более простого ориентирования в системе разработчики предусмотрели отдельное рабочее поле. В нем все отсортировано по папкам. В частности, можно найти «Задачи», «Календарь», «Живую ленту», «Чат и звонки», «Время и отчеты» и многое другое. Чтобы освоить все эти особенности, потребуется время и, возможно, помощь квалифицированного специалиста. 

Плюсы и минусы

+ Большой выбор тарифов, обмен данными с 1С, рейтинг клиентов для более качественной проработки заявок, инструменты продаж через мессенджеры и социальные сети

— Слишком громоздкая для малого и среднего бизнеса, сложности при подключении, инструменты для управления персоналом доступны только на максимальном тарифе

«Простой бизнес»

Эта СУП отечественного производства предлагает все необходимые инструменты для ведения классического документооборота. Разработчики предусмотрели опции для работы бухгалтерии, склада, торговой точки и отслеживания личной  эффективности сотрудников. Эта система способна значительно снизить затрачиваемое время на административную работу. Многофункциональная программа также призвана упростить ежедневную рутинную деятельность в крупных компаниях и корпорациях. 

Помимо этих достоинств также следует отметить наличие лицензии на всю организацию без учета каждого сотрудника, встроенную IP-телефонию, desktop-приложение и встроенные модули. Производители разработали также версии для Windows, iOS и Android. Техническая поддержка осуществляется в круглосуточном режиме.

Плюсы и минусы

+ Интеграция с почтой, диаграмма Ганта, наличие интернет-магазина, складской учет

— Полный функционал раскрывается только на малых и средних предприятиях. Для больших корпораций будет уместна лишь малая часть опций

Envybox

Данная платформа содержит в себе девять разнообразных виджетов для сайта компании. Они помогут владельцу бизнеса получать значительно больше заявок и завоевывать внимание посетителей. Помимо этого, ряд опций позволит оптимизировать процессы внутри компании. В частности, речь идет о распознавании клиента, озвучки utm-метки, интеграции с аналитикой, геофильтрах, интеграции с CRM-системой, привязки к формам, интеграции с Telegram, определении города, информации о клиенте. 

Отдельно стоит выделить EnvyCRM – это система, в которой ведется учет клиентов и сделок, а в удобных карточках и вся история взаимодействия с клиентом представлена в хронологическом порядке от первого звонка до покупки. Она идеально подойдет для любых компаний с небольшим ассортиментом товаров или услуг. Идеально для B2B, оптовых продаж, продаж различных услуг.    

Плюсы и минусы

+ Бесплатное внедрение, не требует дополнительного обучения сотрудников, бесплатная техническая поддержка, интеграция с сервисами аналитики, возможность составления плана

— Отсутствие интеграции с онлайн-кассой, отсутствие встроенного мессенджера, отсутствие возможности подключения платежных систем

«МойСклад»

Система «МойСклад» позволяет автоматизировать большинство процессов малого и среднего бизнеса. Несмотря на то, что изначально это CRM-система, её функционал идеально подойдет для работы на краткосрочных проектах, где требуется не просто контроль за выполнением сотрудниками задач, а заодно и учет продаж. 

В системе реализована функция печати документов, облачное приложение объединяет в себе товароучетное и кассовое ПО. 256-битный механизм шифрования гарантирует высокий уровень безопасности данных. Разработчики «МоегоСклада» также дополнили свой продукт функцией проведения платежей на кассе, а также учет операций на кассе. 

Приложения программы разработаны для Windows, macOS, Linux, Android и iOS. Корпоративный тариф для 10 сотрудников обойдется в 6 900 рублей в месяц.

Плюсы и минусы

+ Высокая скорость работы, широкий функционал, удобный интерфейс

— Некоторые пользователи жалуются на низкий уровень работы технической поддержки, подойдет только для малого и среднего бизнеса

«РосБизнесСофт»

Данная система идеально подойдет для компаний, основная деятельность которых — продажи, складская деятельность и производство. В ней предусмотрено более 100 модулей. В частности, касса, отпуска, закупки, KPI, акты сверки и другие.

Помимо этого производители разработали несколько уровней настроек, с помощью которых можно предоставлять индивидуальный или групповой доступ к определенным областям системы. Это обеспечит повышенную безопасность для важных данных, к примеру, клиентской базы. Широкий функционал позволяет создать внутри системы несколько подразделов под тот или иной проект. 

Адаптивная верстка даст возможность использовать «РосБизнесСофт» не только в десктоп-версиях, но и на смартфонах. В системе предусмотрено более 40 различных типов отчетов. Они позволят тщательно проанализировать не только динамику продаж, но и эффективность деятельности сотрудников. Тестовый период длится 14 дней. Месячная подписка для 10 человек обойдется в 7 800 рублей.

Плюсы и минусы

+ Наличие коллтрекинга, мобильное приложение, система работает по принципу конструктора

— Малое число интеграций, посредственный дизайн

Как выбрать систему управления проектом

Зачастую СУП используют владельцы бизнеса, которые намерены оптимизировать определенные процессы внутри компании. Найти по-настоящему эффективный инструмент довольно проблематично. Чтобы сделать это, необходимо учесть ряд критериев, которые мы перечислим ниже. За помощью в этом вопросе «Комсомольская правда» обратилась к директору онлайн-магазина TECCOD Евгению Потапову.

1. Безопасность. Этот вопрос должен стоять в приоритете, так как СУП хранит корпоративные тайны. На сегодняшний день проще всего проверить надежность веб-версии продукта по протоколу, который используется. Для этого достаточно перейти на сайт нужного сервиса и найти там «https» в адресной строке. Существуют и другие способы проверить надежность. Найти такую информацию можно, например, на официальном сайте продукта, а именно — в разделе «Безопасность».
2. Тарифные планы той или другой компании. Естественно, что в большинстве случаев СУП далеко не бесплатное удовольствие. Однако существуют исключения. Так, некоторые производители предлагают свои клиентам длительный бесплатный период. Он дает возможность близко познакомиться с функционалом и особенностями системы. Неудивительно, что такая открытость почти мгновенно вызывает доверие у клиента.
3. Интерфейс и функционал системы. Нужно всегда помнить, что использовать СУП будет не только руководящий состав, но и самые обыкновенные сотрудники. Функционал СУП должен быть интуитивно понятен. В качестве специальных возможностей обязательно должны быть, например, чат, аудио- и видеозвонки. Это существенно облегчит коммуникацию.

Популярные вопросы и ответы

Для увеличения эффективности работы компании используются специальные средства – системы управления проектами. Они бывают разными – от простых программ до многофункциональных сервисов с продвинутой аналитикой, различными интеграциями, инструментами для отслеживания рабочего времени и многого другого.

Что это за программы и почему они так востребованы – расскажу в сегодняшней статье. 

MS Project

Начнем подборку с одной из самых популярных программ для управления проектами – MS Project. Этот инструмент, разработанный компанией Microsoft, часто используют в вузах на практических заданиях, а также в крупных компаниях. Он включает в себя весь необходимый функционал для работы над проектом: планирование, диаграммы Ганта, распределение и анализ ресурсов.

Кроме того, в MS Project есть специальные шаблоны и инструменты различного уровня, которые отлично подходят для аналитики и статистики, а также для управления рабочим временем и другими процессами. Программа по большей части рассчитана на менеджеров, но может быть использована и командой.

Ключевые особенности: 

• пошаговая разработка проекта – для этого используются специальные подсказки;

• постановка задач, распределение ресурсов, указание сроков и создание модели, которая максимально приближена к реальному положению;

• построение сетевой диаграммы, где указаны задачи, приоритеты и связанные с ними ресурсы;

• присвоение кодов для ресурсов и задач;

• оптимизация проектного плана предприятия на основании анализа группы проектов и учета ресурсов;

• расчет критического пути;

• обозначение проблемных задач;

• корректировка сроков выполнения задач.

Стоимость: стандартная лицензия начинается от 6 957 рублей, профессиональная – от 11 572 рублей; продажа лицензий на территории России временно приостановлена

Официальная страница: MS Project

Wrike

Следующий инструмент в нашем списке – Wrike. Это ПО в формате SaaS для управления проектами и совместной работы, продукт, который может похвастаться многопанельным UI, а также облегченным управлением проектами и совместной работой.

Популярность Wrike в первую очередь обусловлена тем, что он включает в себя весь необходимый функционал для коммуникации в команде, отслеживания незанятости сотрудников и наблюдения за проектами, находящимися в критическом состоянии. 

Ключевые особенности: 

• визуализация отслеживания данных;

• удобное назначение приоритетов;

• простой в использовании редактор на основе перетаскивания объектов;

• динамические формы запроса для упрощения планирования проекта;

• интуитивный и удобный для пользователей интерфейс;

• интеграция со множеством инструментов, включая CRM-приложения, инструменты email-маркетинга и так далее.

Стоимость: за профессиональную версию потребуется заплатить от $9.80 за одного пользователя в месяц

Официальная страница: Wrike

Hive

Hive – профессиональное ПО для совместной работы и управления проектами, позволяющее контролировать задачи, автоматизировать рабочий процесс, отслеживать прогресс и делать многое другое.

Hive предоставляет многочисленные типы шаблонов, которые можно использовать непосредственно для повторяющихся или даже новых задач. Кроме того, можно найти готовые шаблоны для рабочих процессов и дорожных карт проекта.

Помимо этого, аналитические возможности Hive позволяют следить за прогрессом команды и проектов. Также можно отслеживать показатели завершенности проекта, выполненную отдельным лицом работу, наиболее продуктивные дни недели, невыполненные в срок действия и так далее.

Ключевые особенности: 

• инструмент позволяет давать обратную связь и утверждать проекты прямо с телефона;

• можно добавлять комментарии и заметки на карточках, чтобы поддерживать связь со своей командой;

• разрешено приглашать клиентов и сотрудников, не входящих в организацию, а также сотрудничать с ними: до 5 внешних пользователей на аккаунт;

• для более эффективного общения можно использовать чат от Hive либо интегрировать свою информационную панель Hive со Slack;

• Hive отправляет предупреждение, когда задача передается другому члену команды.

Стоимость: есть бесплатная версия для 2 пользователей, для команды программа платная – от 12$ за пользователя

Официальная страница: Hive

Trello

Один из самых популярных инструментов для управления проектами – Trello. Он позволяет эффективно организовывать работу по японской методологии канбан-досок и подходит для небольшой группы разработчиков. Рабочий стол состоит из досок, на которых находятся списки необходимых дел. Для руководителя отдела предусмотрена удобная система наблюдения за выполнением плана.

Ключевые особенности: 

• есть бесплатный тарифный план, который вполне подойдет для работы над небольшим проектом;

• предоставляет множество доступных для интеграции сторонних приложений, таких как Zoho, Evernote, Zapier и многих других;

• включает в себя функцию голосования, которая позволяет сотрудникам в реальном времени выбирать определенный план действий;

• предлагает неограниченное количество персональных досок, карточек и списков для соответствующего управления рабочей нагрузкой и разделения ее на части.

Стоимость: есть бесплатная версия, платная начинается от $5

Официальная страница: Trello

A2B

A2B – довольно новая система управления с большим количеством возможностей. Она включает в себя такие модули как быстрое внедрение, кастомизация под нужды предприятия и самостоятельное администрирование. 

Ключевые особенности: 

• есть корпоративный портал, в котором можно публиковать новости, хранить файлы, создавать календарь и общаться с коллегами по работе;

• платформа поддерживает собственную CRM, в которой можно вести базу клиентов и продаж;

• постоянный мониторинг текущей ситуации по проектам, своевременные уведомления по срокам;

• есть поддержка пользователей по телефону, электронной почте, Скайпу либо через сервис технической поддержки.

Стоимость: онлайн-версия от 175 рублей за одного пользователя, коробочная версия от 20 000 рублей за 10 пользователей

Официальная страница: A2B

Plan.io

Plan.io – программное обеспечение для отслеживания и управления проектами. Оно основано на Redmine – другом ПО для управления проектами с открытым исходным кодом на базе Ruby on Rails. Plan.io также поможет с контролем версий и синхронизацией файлов.

Основная фишка инструмента в том, что он позволяет планировать весь процесс и управлять им – от создания продукта до его финальной отправки потребителю. Также Plan.io позволяет изменять статус, категорию, приоритет, исполнителей, сроки начала и завершения проектов.

Ключевые особенности: 

• каждый пользователь может управлять задачами прямо из электронной почты;

• предоставляет автоматически генерируемые диаграммы Ганта, которые дают обзор прогресса задач;

• можно измерять время выполнения работ;

• есть мобильное приложение, в котором удобно работать;

• приложение предоставляет бесплатное ежедневное резервное копирование.

Стоимость: от 19 € в месяц

Официальная страница: Plan.io

GanttPRO

GanntPRO – уже из названия понятно, что это ПО, специализирующееся на диаграммах Ганта. Они дают четкое видение задач, членов команды, сроков выполнения работ и приоритетов. Также присутствуют представления: таблица, доска задач и портфель проектов.

Сам инструмент работает в режиме онлайн и отлично справляется с командными задачами. Есть синхронизация в реальном времени, уведомления, прикрепление файлов, комментарии и уведомления. 

Ключевые особенности: 

• взаимодействие с сотрудниками в режиме реального времени;

• доски и отслеживание процесса управления проектами;

• календари проекта и история изменений;

• пользовательские настройки и полномочия членов команды;

• позволяет с легкостью держать клиентов в курсе дел с помощью быстрого создания публичных ссылок на диаграммы проекта;

• есть три типа отслеживания бюджета проекта.

Стоимость: индивидуальный тарифный план начинается от $15/месяц, для команд от $8.90/месяц

Официальная страница: GranntPRO

Bitrix24

Bitrix24 – сервис, включающий в себя таск-менеджмент, планирование проектов и времени их выполнения, визуализацию информации на календаре, возможность делиться документами, создавать виртуальные рабочие группы и получать уведомления.

Данный сервис является одним из самых популярных инструментов, которым пользуются компании на территории СНГ. По большей части это связано с тем, что Битрикс – вполне состоявшаяся CRM-система, позволяющая интегрировать бухгалтерию 1C.

Ключевые особенности: 

• управление задачами и проектами;

• планирование рабочего времени;

• работа с документацией;

• автоматизация продаж;

• хранение файлов до 5 ГБ;

• редактор документов прямо на рабочем столе;

• получение отчетов и статистики;

• общение в чатах, видеоконференции.

Стоимость: есть бесплатная версия, платные начинаются от 2 490 рублей в месяц

Официальная страница: Bitrix24

Jira

Jira – это программное обеспечение для управления проектами, предназначенное для планирования и отслеживания проектов разработки ПО от концепции до выпуска. Оно наиболее функционально, когда используется для гибкого маркетинга продуктов или внедрения Scrum – методологии выполнения особо сложных проектов.

Jira также позволяет планировать проекты, распределять задачи в команде и отслеживать выпуск продукта в полном контексте в режиме реального времени.

Ключевые особенности: 

• есть шаблоны проектов;

• работа в облаке;

• контроль выполнения целей, назначение дедлайнов;

• детальные отчеты и сводки;

Стоимость: есть пробная версия, которая подходит только для маленьких компаний. Для команды от 10 человек потребуется покупка платного тарифа – его стоимость составляет от $7 до $14 в зависимости от целей организации и необходимого функционала.

Официальная страница: Jira

Zoho Projects

Последний инструмент для управления проектами в моей подборке – это Zoho Projects. Он предназначен для онлайн-управления проектами, чтобы помочь пользователям легко планировать и выполнять проекты с помощью совместной работы и планирования. Все активные проекты хранятся, отслеживаются и записываются в одной центральной панели. 

Само ПО основано на облаке, что делает общение простым и безопасным. Также можно настроить функциональность в зависимости от размера команды и проектов, добавляя дополнительные опции по мере необходимости.

Ключевые особенности: 

• есть встроенный багтрекер;

• доступен экспорт в формат Excel;

• отправка счетов в бухгалтерские системы;

• доступна возможность работать с диаграммами Ганта;

• иерархические задачи: создание родительских + подзадачи;

• интеграция с Dropbox;

• встроенный чат в режиме реального времени, где могут общаться участники команды.

Стоимость: бесплатно для 3 пользователей, для более крупных команд стоимость начинается от $5 за пользователя в месяц

Официальная страница: Zoho Projects

Вместо заключения

Программы для управления проектами – это те инструменты, без которых не может обойтись ни одна крупная компания. С их помощью можно легко автоматизировать процесс работы, улучшить его эффективность и наладить контакт между сотрудниками. 

К сожалению, некоторые зарубежные сервисы из списка оплатить из России сейчас будет проблематично, но пользоваться их бесплатными версиями можно без ограничений. 

Существует немало программных реализаций технологии PERT для персональных ЭВМ. Наиболее известные и широко используемые из них — Microsoft Project, OpenPlan, Spider Project. Модели проекта, используемые в них, основаны на методе критического пути и отличаются лишь в деталях. Как правило, овладев одной из программ, реализующих технологию PERT, не составляет труда воспользоваться любой другой.

Все эти программы предназначены для автоматизации управления инвестиционными проектами. Они обеспечивают разработку детальных сетевых планов, отслеживание (мониторинг) хода выполнения сетевого плана и его оперативную корректировку применительно к меняющимся условиям.

Большая часть работы по управлению проектом – это сбор и анализ информации о нём. Вышеназванные программные продукты обеспечивают достаточно удобные средства ввода, структурирования и анализа информации, автомати­зации плановых расчётов и подготовки отчётов. Они обладают следующими возможностями:

• реализуют метод критического пути с учётом ресурсов, необходимых для выполнения предусмотренных проектом работ, и распорядка рабочего времени;
• обеспечивают согласование использования ресурсов, перенося часть работ на более поздние сроки, если некоторые ресурсы в дефиците;
• допускают вмешательство менеджера в процесс согласования использования ресурсов, предоставляя ему возможность произвольного сочетания приёмов согласования, описанных в предыдущем разделе.

Программа Microsoft Project интегрирована в Microsoft Office, что упрощает её взаимодействие с базами данных, электронными таблицами, подготовку текстовых документов на основе создаваемых ею выходных документов и, при необходимости, публикацию их на сайтах корпоративных сетей или сети Интернет. Набор предлагаемых ею возможностей не столь широк, как в наиболее мощных программах аналогичного назначения, что вполне компенсируется:

• возможностью выполнения многих операций другими программами, входящими в состав семейства Microsoft Office;
• поддержкой универсального языка программирования VBA, общего для всех программных средств семейства, который даёт возможность использовать средства различных программ из одного и того же VBA модуля;
• доступностью для освоения в приемлемый срок менеджером средней квалификации;
• развитыми средствами поддержки коллективного управления проектами;
• мощными и разнообразными (во многом, на наш взгляд, избыточными, неоправданно увеличивающими сложность программы) возможностями управления интерфейсом пользователя;
• умеренной ценой;
• наличием службы обучения и поддержки.

По этим причинам Microsoft Project стала наиболее распространённой из числа программ, предназначенных для управления проектами.OpenPlan компании Welcome Corp. превосходит Microsoft Project в степени автоматизации управления ресурсами и в средствах анализа рисков.

В отличие от Microsoft Project, данная программа располагает возможностями:

• учёта «квалификации» или «качества» ресурсов, что позволяет программе при необходимости предлагать замену менее «квалифицированных» или «качественных» ресурсов более ценными, но имеющимися в избытке в данный момент;
• оптимизации загрузки ресурсов (сокращения простоев);
• назначения ресурса не на всю работу, а только на её часть.

Анализ рисков выполняется методом Монте-Карло: указанные пользователем параметры проекта изменяются случайным образом в указанных границах, после чего производится статистическая обработка совокупности значений выходных переменных модели проекта, по результатам которой можно судить о степени его устойчивости к случайным воздействиям. При необходимости менеджер, основываясь на результатах анализа, может пересмотреть последовательность или содержание работ, зарезервировать дополнительные ресурсы или предусмотреть запас времени на критические работы, чтобы гарантировать выполнимость проекта в приемлемые сроки даже при неблагоприятных обстоятельствах.Spider Project — отечественная разработка, ориентированная преимущественно на российского пользователя. Обладая мощными средствами автоматизации управления ресурсами и богатыми сервисными возможностями, она отличается от вышеназванных учётом российских стандартов и практики сетевого планирования.

Нижеследующие программы используют метод критического пути и могут быть использованы на отдельных этапах процесса управления проектами.

Программа

1С–Рарус фактически представляет собой субмодуль к модулю бухгалтерского учёта программы 1С–Предприятие — популярного в России средства комплексной автоматизации документооборота на фирме среднего масштаба. Она ориентирована не столько на управление проектами как таковыми, сколько на управление ресурсами предприятия, распределяемыми между различными задачами офисной и производственной деятельности. Тем не менее, она содержит необходимые средства для представления модели проекта и мониторинга процесса его выполнения.

Глубокая интеграция в систему внутрифирменного документооборота делает программу 1С–Рарус хорошим выбором для организации, основным источником дохода которой являются торговая, финансовая деятельность или продажа услуг, а реализуемые ею проекты преследуют преимущественно внутрифирменные цели.

Пользующаяся широкой известностью программа

Project Expert фирмы Про-Инвест-ИТ, реализующая автоматизированную технологию разработки бизнес-плана в соответствии с российскими стандартами и требованиями российских банков, содержит блок составления сетевого плана, основанный на методе CPM. Программа ориентирована на специалистов по бизнес-планированию и анализу проектов, поэтому не предусматривает развитых средств мониторинга. Однако составленная при её помощи модель проекта может быть экспортирована в специализированные программы для управления проектом, используемые менеджерами.

Информацию об этих и других программах, используемых менеджерами проектов, можно получить на сайте Российской ассоциации управления проектами (http://www.sovnet.ru).

Перечисленные программы, реализующие составление сетевого плана и мониторинг проекта, составляют ядро математического обеспечения технологии PERT. Однако ни одна из них не может учесть в полном объёме задачи, возникающие при управлении проектами. Поэтому эффективная компьютерная поддержка данной технологии требует использования, при необходимости, программных средств управления базами данных, оптимального планирования, статистического анализа, организации документооборота, учёта, экономического анализа и других.

Контрольные вопросы

1. Назовите известные вам программы, реализующие технологию PERT.
2. По каким причинам программа Microsoft Project завоевала лидерство на рынке математического обеспечения управления проектами?
3. Каковы преимущества OpenPlan перед Microsoft Project?
4. Какие программные средства отечественных разработчиков, реализующие технологию PERT, вам известны?
5. Каковы возможности использования программы Project Expert в процессе управления проектом?
6. Какая из программ наиболее подходит организациям, для которых управление проектами не является основным видом деятельности?
7. Где в Интернете можно получить информацию о программных средствах для управления проектами?
8. По каким причинам программы, основанные на формализме динамического программирования, не в полной мере реализуют информационную технологию управления проектами?