Необходимо указать реквизиты документов подтверждающих исполнение договора

Какие документы нужны для подтверждения оказанных услуг — важный вопрос, поскольку при возникновении спора недобросовестный заказчик может соврать, что вы ничего не сделали по договору, а без подтверждающих документов доказать обратное не получится. В такой ситуации с вас смогут взыскать не только стоимость услуг, но и неустойку и убытки заказчика. О том, как избежать проблем и правильно подготовить документы, читайте далее.

Документы, подтверждающие оказание услуг

Без доказательств подтвердить, что услуга оказана, сложно. Поэтому рекомендуем после исполнения договора составлять документ, который будет доказывать, что вы выполнили условия, а заказчик удовлетворен результатом.

В качестве доказательств оказания услуги выступают:

1. Акт об оказании услуг или акт сдачи-приемки. Это основное доказательство. В нем указывается, какие именно услуги оказаны.
2. Отчет исполнителя. Вы можете прописать в договоре оказания услуг условие о том, что исполнитель должен представить отчет об оказанных услугах. И даже если такого условия нет, вы все равно вправе представить отчет. Этот документ безусловно не подтверждает факт оказания услуг, но вместе с другими доказательствами будет учтен.
3. Переписка с исполнителем. Также является косвенным доказательством того, что услуга оказана. Вместе с отчетом исполнителя может убедить суд в вашей добросовестности. Переписка может быть в разных формах, например в социальных сетях, по электронной почте, обычной почте.

Как отразить услуги в бухучете, читайте в нашем материале «Бухучет — проводки по услугам».

ВАЖНО! С 01.01.2013 использование унифицированных форм документов необязательно. Организации вправе разработать собственные бланки со всеми обязательными реквизитами первичных документов и утвердить их в учетной политике. А с 01.01.2022 вступил в силу ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете», который устанавливает перечень реквизитов первичных документов, их форматы в электронном виде и порядок работы с ними. Положение о том, что документы следует хранить только на территории РФ, вступает в силу с 01.01.2024 года. Подробнее об этом мы писали в статье.  

Акт об оказании услуг

Документ составляется в произвольной форме. В соответствии с п. 4 ст. 421 ГК РФ бланк можно продумать самостоятельно. В основном договоре оказания услуг можно заранее согласовать форму.

Чаще всего документ составляет исполнитель и передает для подписания заказчику.

В акте следует указать следующие данные:

1. Название документа (например, «Акт об оказанных услугах»).
2. Дату составления.
3. Данные о заказчике (Ф.И.О., адрес, если заказчик физическое лицо или ИП, либо наименование, юридический адрес, ОГРН, если это юридическое лицо).
4. Данные об исполнителе, в том же объеме, что и данные о заказчике.
5. Данные об основном договоре (например: название, дата заключения, номер).
6. Вид и объем оказанных услуг. Чем подробнее, тем лучше, чтобы можно было понять, какая именно услуга оказана, полностью или нет.
7. Цена услуг, с НДС или без.
8. Сведения о выявленных недостатках оказания услуг, если они были выявлены.

Важно, чтобы документ содержал все реквизиты, обязательные для первичного документа. Акт подписывается обеими сторонами сделки.

В «КонсультантПлюс» есть Готовые решения, в том числе о том, как оформить акт об оказании услуг. Если у вас еще нет доступа к системе, оформите пробный онлайн-доступ бесплатно. Вы также можете получить актуальный прайс-лист КонсультантПлюс.

Отчет исполнителя

Этот документ так же, как и акт, составляется в произвольном виде, поскольку законодательство не регулирует порядок его заполнения. Однако учтите, что если в основном договоре оказания услуг прописано, как должен составляться отчет, вы должны следовать этим правилам. В договоре может содержаться форма этого документа.

В отчете указывают:

1. Название документа, например: «Отчет исполнителя о выполнении услуги».
2. Дату составления.
3. Ссылку на договор оказания услуг (дата, номер).
4. Название оказанной услуги и объем ее оказание либо перечень оказанных услуг.

Если имеются документы, подтверждающие оказание услуги, их приводят в приложении.

Как рассчитать неустойку по договору оказания услуг, мы рассказывали здесь. 

Пример отчета исполнителя есть в системе КонсультантПлюс. Оформите пробный доступ к системе и переходите в образец отчета. Это бесплатно.

Документы, подтверждающие оплату услуг

Подтверждать факт исполнения договора оказания услуг необходимо не только исполнителю, но и заказчику. Нужно доказать, что оплата была произведена в полном объеме в установленные договором сроки. Подтверждением могут служить различные документы, в зависимости от того, является заказчик юридическим либо физическим лицом.

Документ, подтверждающий оплату услуг безналичным способом

В этом случае доказать факт оплаты проще, поскольку у вас останутся банковские документы о проведенной операции. Кроме того, подтвердить оказание услуг поможет акт об оказанных услугах или кассовый чек, если выдавался.

Документ, подтверждающий оплату услуг наличными

Если заказчик физическое лицо, то оплату услуг подтвердят:

1. Расписка исполнителя о получении денежных средств в полном объеме.
2. Кассовый чек, если у исполнителя есть касса.

Если заказчик юридическое лицо, то оплату услуг также может подтвердить:

1. Расходно-кассовый ордер на выдачу денег представителю организации.
2. Кассовая книга, в которой вы указываете, что передали сотруднику наличные.
3. Чек или другой документ, выданный исполнителем.
4. Авансовый отчет.
5. Документы бухгалтерского учета.

В обоих случаях факт оплаты услуг сможет подтвердить акт об оказанных услугах. В нем также указывается, что услуги оплачены в полном объеме.

О сроке исковой давности по договору об оказании услуг мы писали в статье.

Итоги

Таким образом, для подтверждения факта оказания услуги помогут акт об оказанных услугах, отчет исполнителя и переписка с заказчиком. Для подтверждения оплаты услуг понадобятся акт об оказанных услугах, расписки, кассовые чеки, расходно-кассовый ордер, кассовая книга, банковские документы, авансовый отчет, документы бухгалтерского учета.

Кто и в каких случаях готовит отчет

Заказчик обязан размещать отчет об исполнении контракта в ЕИС (ч. 9 ст. 94 Закона N 44-ФЗ). В этой же норме определены случаи, когда отчет составлять не требуется. Например, к ним отнесено проведение закупок у единственного поставщика на основании п. 4 ч. 1 ст. 93 Закона N 44-ФЗ. То есть, заказчику не нужно составлять отчет об исполнении контракта с единственным поставщиком на сумму до 100 тыс. руб., если такой контракт заключен на основании п. 4 ч. 1 ст. 93 Закона N 44-ФЗ.

Отчет необходимо подготовить в следующих случаях:

1. Заказчик оплатил поставленные товары, выполненные работы, оказанные услуги (обязательства по контракту) и подписал документ о приемке (утвердил подписанный приемочной комиссией документ). Отчет составляется также при оплате обязательств и приемке результатов по отдельному этапу исполнения контракта (этап — период времени, который завершается приемкой, проведением экспертизы и оплатой товара (работы, услуги) соразмерно объему исполненных обязательств).
2. Контракт был расторгнут.

Отчет об исполнении государственного (муниципального) контракта готовится согласно Положению, утвержденному постановлением Правительства РФ от 28 ноября 2013 г. № 1093 (далее — Положение). Готовит отчет об исполнении контракта, включая в него сведения из контракта и документов о приемке, работник контрактной службы или контрактный управляющий (п.4. Положения). 

Подробнее о другой отчетности, которую должен составлять заказчик, читайте в статье «Отчетность заказчика по контракту».

Как и в какие сроки разместить отчет в ЕИС

Отчет составляется в форме электронного документа, подписывается электронной подписью уполномоченного должностного лица заказчика и размещается в ЕИС (п. 6 Положения). На практике для размещения отчета заказчику необходимо заполнить форму, предусмотренную интерфейсом ЕИС, и прикрепить необходимые файлы. 

Срок размещения отчета в ЕИС составляет семь рабочих дней со дня наступления одного из случаев (п. 3 Положения):

• оплаты заказчиком обязательств и подписания заказчиком документа о приемке результатов исполнения контракта и (или) о результатах отдельного этапа исполнения;
• оплаты заказчиком обязательств по контракту и подписания заказчиком документа о приемке;
• расторжения контракта, установленного соглашением сторон о расторжении;
• вступления в законную силу решения суда о расторжении контракта;
• вступления в силу решения исполнителя или заказчика об одностороннем отказе от исполнения контракта.

Дата составления отчета — дата его размещения в ЕИС (п. 6 Положения).

Разместить отчет (и приложений к нему) можно следующими способами в ЕИС (п. 10 Положения):

1. Электронный вид (файлы, обеспечивающие возможность их сохранения, а также поиска и копирования произвольного фрагмента текста);
2. Графический вид (файлы с графическим образом оригинала документа).

Если отчет содержит сведения, составляющие государственную тайну, он подписывается руководителем контрактной службы либо контрактным управляющим заказчика и не размещается в ЕИС (п. п. 6, 11 Положения). Датой составления таких отчетов является дата подписания отчета руководителем контрактной службы или контрактным управляющим заказчика (абз. 2 п. 6 Положения).

К срокам по размещению отчета необходимо подойти со всей ответственностью. Для должностного лица за несвоевременное размещение отчета предусмотрен штраф в размере 15 тыс. руб. (ч. 1.4 ст. 7.30 КоАП РФ), а за его неразмещение — 50 тыс. руб. (ч. 3 ст. 7.30 КоАП РФ).

Документы, прилагаемые к отчету об исполнении контракта

С отчетом размещаются следующие документы: (ч. 10 ст. 94 Закона № 44-ФЗ):

• заключение по результатам экспертизы отдельного этапа исполнения контракта, по результатам экспертизы поставленного товара, выполненной работы или оказанной услуги (если заказчик для проведения экспертизы привлекал экспертов, экспертные организации);
• документы о приемке поставленного товара, выполненной работы, оказанной услуги;
• иные документы, определенные законодательством РФ.

Вопрос: необходимо ли  крепить к отчету об исполнении контракта платежные поручения?

Ответ: Нет. Прикреплять к отчету платежные поручения не требуется. В ч. 10 ст. 94 Закона № 44-ФЗ установлен исчерпывающий перечень приложений к отчету об исполнении контракта. К ним относятся заключение по результатам экспертизы отдельного этапа исполнения контракта, поставленного товара, выполненной работы, оказанной услуги, если для этого заказчик привлек экспертов, экспертные организации, и документ о приемке таких результатов. Следовательно, документы, подтверждающие исполнение заказчиком обязательств по оплате товаров (работ, услуг), не являются обязательными приложениями к данному отчету. Следует учесть, что в отчете заказчик указывает реквизиты этих документов (пп. «в» п. 26 Положения). Данная позиция изложена в Письме Минфина России от 07.07.2014 N 02-02-06/32616.

Как заполнить отчет

Порядок заполнения отчета установлен в разделе II Положения и в Письме Минэкономразвития России от 17 июня 2014 г. № Д28-1008.

Отчет содержит информацию (ч. 9 ст. 94 Закона № 44-ФЗ)

• об исполнении контракта (результаты отдельного этапа исполнения контракта, проведенная поставка товара, выполненная работа или оказанная услуга, в том числе их соответствие плану-графику);
• о соблюдении промежуточных и окончательных сроков исполнения контракта;
• о ненадлежащем исполнении контракта (с указанием допущенных нарушений) или о неисполнении контракта;
• о санкциях, которые применены по причине нарушения условий контракта или неисполнения;
• об изменении или о расторжении контракта в ходе исполнения.

Начиная с 2017 года в отчет включается информация об исполнении контракта в части его соответствия плану-графику.

Если контрактом предусмотрены отдельные этапы исполнения, то отчет необходимо формировать нарастающим итогом с начала года, в котором исполняется отдельный этап, на дату его исполнения (п. 7 Положения).

Исполнения контрактов, содержащие сведения о выполненных обязательствах поставщика по контракту предусматривающему электронное актирование в ЕИС, загружаются в Систему в автоматическом режиме на следующий день после размещения исполнения контракта в ЕИС. Такие документы будет доступны для просмотра в фильтре «Зарегистрированы». Сведения об исполнении обяхательств заказчиком по таким контрактам, а также сведения об исполнении контракта, по которому не предусмотрено электронное актирование в ЕИС, формируются в Системе согласно ниже изложенной инструкции.

Для включения сведений об исполнении или расторжении контракта в Реестр контрактов заказчик формирует в Системе документ «Исполнение контракта» (Рисунок 2), который доступен в навигаторе в следующих состояниях:

• Создание нового;
• Техническое изменеие;
• Принят в ЕИС;
• Зарегистрированы;
• Отменено.

Для создания документа «Исполнение контракта» необходимо найти папку с одноименным названием «Исполнение контракта», открыть фильтр «Создание нового» и нажать на кнопку [Информация об исполнении (о расторжении) контракта с 01.01.2015] (Рисунок 1).

В электронной форме документа необходимо выбрать номер реестровой записи из списка зарегистрированных Контрактов, который открывается в новом окне по кнопке вызова справочника (Рисунок 2). В открывшемся Справочнике двойным щелчком ЛКМ выбираем Контракт, для которого предполагается создание Исполнения контракта (Рисунок 3).

В заголовке документа флаг «Исполнение по контракту/этапу контракта завершено» выставляется в том случае, если текущий документ предусматривает завершение исполнения Контракта или же завершение исполнения в рамках выбранного этапа Контракта. Таким образом, данный флаг не выставляется для Исполнения контракта, являющегося подтверждением частичного исполнения Контракта или частичного исполнения этапа Контракта.

Для каждого этапа Контракта может быть только один документ Исполнения контракта с отмеченным флагом «Исполнение по контракту/этапу контракта завершено».

Пример: Есть Контракт, по которому предусмотрена разбивка на 3 этапа по 50 000 руб. каждый. При этом формируется Исполнение Контракта по 1 этапу на сумму 30 000 руб. В данном случае документ «Исполнение контракта» не обеспечивает полного исполнения документа на 50 000 руб., поэтому флаг «Исполнение по контракту/этапу контракта завершено» не устанавливается. Если же документ исполнение контракта предполагает исполнение по контракту на всю сумму этапа в 50 000 руб., то флаг для метки «Исполнение по контракту/этапу контракта завершено» нужно установить.

После выбора Контракта, по которому предполагается создание Исполнения контракта, блок сведений о Контракте заполняется автоматически на основе данных из документа «Контракт». При этом поле «Этап контракта» выбирается из списка этапов исполнения, предусмотренных Контрактом. Записи, выделенные желтым цветом, информируют о том, что этап контракта не был полностью исполнен (Рисунок 4). Записи, выделенные светло-зеленым цветом, информируют от том, что этап контракта был исполнен на всю сумму, указанную в Контракте (Рисунок 5).

Окно редактирования Исполнения контракта состоит из заголовочной части (где следует указать дату регистрации, номер реестровой записи контракта, этап контракта (выбирается из списка заполненных этапов контракта)), номера исполнения в рамках контракта и следующих разделов:

• Исполнение контракта;
• Отсрочка и списание неустоек (штрафов, пеней);
• Независимая гарантия;
• Информация о неустойках (штрафах, пенях);
• Расторжение контракта;
• Исполнение обязательств по гарантии качества;
• Финансирование;
• Сведения об удержании денежных средств;
• Информация о возврате переплаты по контракту;
• Изменения.

Во вкладке «Исполнение контракта» в блоке «Документы об исполнении контракта» заполняется информация о документах, подтверждающих Исполнение контракта. По кнопке [Добавить строку] добавляется новая строка. Для заполнения поля «Наименование документа» следует, двойным щелчком мыши по данному полю, вызвать Справочник «Типы документов исполнения контракта» (Рисунок 7) и выбрать необходимый тип документа. Во вновь добавленной строке доступны для заполнения следующие поля (Рисунок 6):

• наименование документа (заполняется выбором значения из справочника типов документов исполнения контракта);
• номер документа;
• дата документа;
• дата подписания заказчиком документа о приемке товаров, работ, услуг (доступно для документов о приемке);
• дата и время подписания заказчиком документа о приемке товаров, работ, услуг в электронном виде (заполняется автоматически, при загрузке исполненийконтрактов из ЕИС);
• стоимость исполненных поставщиком обязательств (заполняется автоматически на основе внесенных сведений об объемах исполненных обязательств);
• валюта платежа;
• информация о ненадлежащем исполнении или неисполнении контракта, в том числе в части оплаты;
• сведения об объеме и других характеристиках поставленных товаров, выполненных работ, оказанных услуг (в случае закупки товаров, работ или услуг доступно для документов приемки);
• сведения об объеме и других характеристиках поставленных товаров, выполненных работ, оказанных услуг (лекарственный препарат) (доступен для заполнения в случае закупки лекарственных препаратов для документов приемки);
• идентификатор документа ЕИС;
• внешний идентификатор документа;
• вложения к сведениям о приемке;
• производить расчет НДС (не редактируемое поле, значение приходит из ЕИС);
• Ставка НДС в % (не редактируемое поле, значение приходит из ЕИС);
• Сумма НДС (не редактируемое поле, значениет приходит из ЕИС).

Если выбранный документ об исполнении контракта не является документом о приемке, то для него не доступна возможность заполнения сведений об объемах и других характеристиках воставляемых товаров, выполняемых работ, оказываемых услуг.

Поля «Дата подписания заказчиком документа о приемке товаров, работ, услуг» и «Стоимость исполненных поставщиком обязательств» доступны для заполнения, если код типа документа соответствует одному из списка и, если данное исполнение контракта было размещено в ЕИС до 03.10.2020:

• 01 — товарная накладная;
• 06 — акт о приемке товаров;
• 07 — акт о приемке товара, поступившего без счета поставщика;
• 08 — акт о приеме-передаче объекта основных средств (кроме зданий, сооружений);
• 09 — акт о приеме-передаче здания (сооружения);
• 10 — акт о приеме-передаче групп объектов основных средств (кроме зданий, сооружений);
• 11 — акт о приеме-сдаче отремонтированных, реконструированных, модернизированных объектов основных средств;
• 12 — акт о приемке выполненных работ;
• 13 — акт приемки законченного строительством объекта;
• 20 — акт выполненных работ;
• 37 — универсальный передаточный документ;
• 99 — прочие документы о приемке, не указанные выше.

Для исполнений контрактов, формируемых и направляемых для размещения в ЕИС с 03.10.2020 «Стоимость исполненных поставщиком обязательств» рассчитывается Системой автоматически на основе данных, отраженных в сведениях об объеме объекта закупки в рамках исполнения контракта.

Поля для ввода данных о дате подписания заказчиком документа о приемке и отражения объемов объекта закупки доступны для редактирования в отношении документов, являющихся документами о приемке.

Сведения об объеме поставки товаров, выполненных работ, оказанных услуг для закупки лекарственных и нелекарственных препаратов могут заполняться одновременно, если производится закупка лекарственных препаратов. Активация формы заполнения сведений об объеме поставок производится двойным кликом по соответствующему полю.

Для отражения информации об объеме поставок следует выбрать из Контракта перечень строк объектов закупки, по которым была произведена поставка. Для этого доступен функционал как единичного, так и множественного выбора строк объектов закупки. По кнопке [Добавить строку] создается пустая строка (Рисунок . Для ее заполнения необходимо открыть справочник доступных строк продукции (Рисунок 9) по двойному клику мыши на поле «Наименование товара, работы или услуги», отметить необходимые строки для добавления и нажать кнопку [Запомнить]. Будут добавлены отмеченные строки объекта закупки.

Также доступна кнопка [Подгрузить сведения], по которой автоматически будут подгружены все строки продукции из Контракта. Лишние строки продукции можно исключить по кнопке [Удалить строку].

В справочнике строк продукции доступен множественный выбор.

В серых полях отражаются сведения из подгруженных строк объекта закупки контракта. Для вновь добавленных строк необходимо заполнить поля (Рисунок :

• Наименование товара, работы или услуги (заполняется на основе выбора значения из справочника строк объекта закупки контракта);
• Объем поставки (для ввода числового значения);
• Страна происхождения товара (доступна для заполнения, если тип объекта закупки не заполнен или указано значение «Товары»);
• Страна регистрации производителя товара;
• Информация об объекте закупки по документу о приемке;
• Цена единицы (указывается в случае отличия от значения в Контракте).

Следующие поля заполняются автоматически для Исполнений контрактов, загруженных с ЕИС, и не доступны для заполнения в Системе (Рисунок 10):

• Родительский предмет контракта (объект закупки);
• Является основным средством;
• Сметная единица (измеритель);
• Стоимость исполненных обязательств без НДС;
• Цена за единицу без НДС;
• Возвратная позиция.

Значения для заполнения поля «Страна происхождения товара» выбираются из Справочника, ограниченного теми значениями стран, которые были указаны в объектах закупки в сведениях о заключенном Контракте («Раздел 3 (Объекты закупки)»). Если в строке объекта закупки была указана только одна страна происхождения товара, то это значение автоматически перейдет в одноименное поле в Исполнении контракта. Для Типа закупки «Товары» значение в поле «Страна происхождения» должно быть заполнено. Для соблюдения данного условия в Системе работает контроль со следующей формулировкой: «Для документа об исполнении контракта 1 «Товарная накладная» в поле «Сведения об объеме и других характеристиках поставленных товаров, выполненных работ, оказанных услуг*» необходимо заполнить поле: «Страна происхождения товара» в строках, где в поле «Тип объекта закупки» выбрано значение «Товары»».

Если в объекте закупки в Контракте был установлен флаг «Указать количество в текстовой форме», то данный флаг наследуется в Исполнение контракта вместе со значением поля «Количество в текстовой форме». При этом поле «Объем поставки» станет недоступным для заполнения, но вместо него станет доступным поле «Объем поставки в текстовой форме».

Поле «Цена единицы (указывается в случае отличия от значения в Контракте)» доступно для изменения, если в контракте в качестве способа указания цены контракта выбрано значение «Максимальное значение контракта» и в «Раздел 3 (Объект закупки)» не установлен флаг «Невозможно определить количество поставляемых товаров/выполняемых работ/оказываемых услуг». В остальных случаях цена единицы не доступна для изменения и заполняется автоматически на основе данных из связанного контракта.

В случае исполнения контракта на проведение работ по строительству, реконструкции, капитальному ремонту, сносу объекта капитального строительства, предусматривающих проектную документацию, утвержденную в порядке, установленном законодательством о градостроительной деятельности во вкладке «Объекты закупки» отражается информация о соподчиненных объектах закупки. Во вкладке «Объекты закупки, имеющие соподчиненные (дочерние) объекты закупки» отражается информация о родительских объектах закупки без возможности изменения каких-либо значений (Рисунок 11). Сведения в данной вкладке заполяются автоматически, на основе указанных сведений во вкладке «Объекты закупки».

Поля «Стоимость исполненных обязательств» и «Стоимость исполненных обязательств без НДС» заполняются автоматически на основе данных, поступающих из ЕИС в рамках исполнения контракта по электронному актированию.

Для отражения информации об объеме поставок лекарственных препаратов следует выбрать перечень строк продукции из Контракта, по которым была произведена поставка. Для этого доступен функционал как единичного, так и множественного выбора строк объектов закупки. По кнопке [Добавить строку] создается пустая строка (Рисунок 12). Для ее заполнения необходимо открыть Справочник доступных строк продукции (Рисунок 9) по двойному клику в поле «Торговое наименование, лекарственная форма и дозировка», отметить необходимые строки для добавления и нажать кнопку [Запомнить]. Будут добавлены отмеченные строки объекта закупки.

Также доступна кнопка [Подгрузить сведения], по которой автоматически будут подгружены все строки объекта закупки из Контракта. Лишние строки можно исключить по кнопке [Удалить строку].

В серых полях отражаются сведения из подгруженных строк объекта закупки, в которых необходимо заполнить следующие поля:

• Количество поставленных потребительских упаковок;
• Цена за упаковку с НДС в рублях;
• Ставка НДС в %;
• Серия лекарственного препарата;
• Срок годности;
• Страна происхождения товара;
• Страна регистрации производителя товара.

Поле «Количество поставленных ЛП в потребит. единицах измерения» заполняется автоматически произведением количества поставленных упаковок на количество потребительских единиц в потребительской упаковке.

Поле «Страна происхождения товара» для лекарственных препаратов не доступно для изменения и заполняется автоматически на основе данных из связанного Контракта. Если в Контракте для одной строки объекта закупки было указано несколько торговых наименований с разными странами происхождения товара, то в Исполнении контракта будут созданы строки по количеству, соответствующему количеству торговых наименований, каждое со своей страной происхождения товара.

Если лекарственные препараты включены в перечень ЖНВЛП, то для них дополнительно следует заполнить информацию в следующих полях:

• зарегистрированная предельная отпускная цена в рублях;
• фактическая отпускная цена (без НДС) в рублях.

Поле «Ставка НДС в рублях» расчитывается и заполняется автоматически на основе данных, указанных в полях «Цена за упаковку с НДС в рублях» и «Ставка НДС в %».

Поле «Суммарный размер фактических оптовых надбавок в рублях» расчитывается Системой автоматически по формуле:

[Суммарный размер фактических оптовых надбавок в рублях = Цена за упаковку с НДС в рублях – Ставка НДС в рублях — Фактическая отпускная цена (без НДС) в рублях].

Поле «Суммарный размер фактических оптовых надбавок в %» расчитывается Системой автоматически по формуле:

[Суммарный размер фактических оптовых надбавок в % = (Цена за упаковку с НДС в рублях / (Ставка НДС в % / 100 + 1) — Фактическая отпускная цена (без НДС) в рублях)].

Значение в полях «Суммарный размер фактических оптовых надбавок в рублях» и «Суммарный размер фактических оптовых надбавок в %» Система, ввиду технических ограничений, на лету рассчитать не может, поэтому данный расчет происходит в момент успешного сохранения Исполнения контракта. Результат расчета можно увидеть, повторно открыв успешно сохраненное Исполнение контракта. Если в указанных полях величина расчета будет отицательной (из-за неверного указания значения в полях, из которых производится автоматический расчет), то в полях будет отражена величина, равная 0. Так как в указанных выше полях отрицательного значения быть не может, то главная причина, приводящая к отрицательному результату, заключается в неверном заполнении поля «Цена за упаковку с НДС в рублях». Необходимо указывать цену потребительской упаковки, а не цену одной единицы содержимого лекарственного препарата из упаковки. Для самопроверки введенных значений следует понимать, что цена за упаковку с НДС в рублях должна быть больше или равна фактической отпускной цены (без НДС) в рублях.

После заполнения всех необходимых сведения для сохранения введенной информации следует нажать на кнопку [Сохранить].

Применительно к каждому документу, являющемуся документом о приемке в рамках исполнения контракта, необходимо прикрепить отсканированные или электронные документы, соответствующие указанным сведениям в исполнении контракта. Для этого необходимо дважды кликнуть ЛКМ по полю «Вложения к сведениям о приемке» (Рисунок 13).

В открывшемся окне для прикрепления нового документа необходимо нажать кнопку [Добавить строку] и выбрать требуемый документ для загрузки. В поле «Наименование файла» будет отражено название загруженного документа. В поле «Описание» доступна возможность вручную добавить пояснительный текст к загруженному документу. Для удаления неправильно загруженного документа необходимо отметить строку и нажать кнопку [Удалить строку].

Для скачивания документа необходимо выделить требуемую запись и нажать кнопку [Скачать выделенный файл].

Для сохранения внесенных изменений необходимо нажать кнопку [Сохранить].

Поле «Идентификатор документа ЕИС» заполняется автоматически после регистрации исполнения контракта в ЕИС. Начиная с версии ЕИС 12.0 в случае формирования изменения в ранее размещенное исполнение контракта идентификатор наследуется из предыдущей редакции. Ранее при каждом размещении нового изменения в ЕИС назначался новый идентификатор.

Начиная с версии ЕИС 13.0 в таблице «Документы об исполнении контракта» добавлены столбцы (Рисунок 14):

• Размер налогов и сборов, на который должна быть уменьшена сумма, подлежащая уплате зказчиком поставщику. Поле активно для заполнения, если в связанном контракте установлен флаг «Суммы, уплачиваемые заказчиком поставщику (подрядчику, исполнителю), будут уменьшены на размер налогов, сборов и иных обязательных платежей» и выбранный тип документа является документом о приемке;
• Сумма требований об уплате неустоек (штрафов, пени), удерживаемая из суммы, подлежащей оплате поставщику. Поле активно для заполнения, если в связанном контракте установлен флаг «Контрактом предусмотрено удержание суммы неисполненных требований об уплате неустоек (штрафов, пеней) из суммы, подлежащей оплате поставщику (подрядчику, исполнителю)» и выбранный тип документа является документом о приемке;
• Реквизиты счета поставщика. Поле активно для заполнения, если выбранный тип документа является документом о приемке;
• Итоговая сумма оплаты поставщику. Поле не доступно для заполнения, заполняется автоматически на основе полученных данных из ЕИС при автоматическом переводе исполнения контракта в опубликованное состояние Системой.

Для отражения сведений о размере налогов и сборов, на который должна быть уменьшена сумма, подлежащая уплате заказчиком поставщику надо дважды кликнуть в одноименное поле. В открывшейся экранной форме на панели инструментов надо нажать кнопку [Добавить строку] (Рисунок 15).

По двойному клику в поле «Налог/Взнос» вызывается справочник налогов и взносов физического лица. В открывшемся справочнике надо выделить требуемое значение и нажать кнопку [Запомнить]. В поле «Сумма» следует заполнить величину удерживаемой суммы. Поле «Информация о других налогах/взносах» доступно для заполнения только в случае выбора значения «Другие налоги / взносы».

Для сохранения внесенных сведений необходимо нажать кнопку [Сохранить].

Для зполнения сведений о сумме требований об уплате неустоек (штрафов, пени), удерживаемой из суммы, подлежащей оплате поставщику следует дважды кликнуть в одноименное поле. В открывшейся экранной форме для добавления новой записи нада нажать кнопку [Добавить строку] (Рисунок 16).

В поле «Тип взыскания» надо выбрать одно из доступных значений из выпадающего списка. Заполнить поля «Наименование документа», «Номер документа», «Дата документа», «Сумма». Для сохранения внесенных сведений надо нажать кнопку [Сохранить].

Для заполнения сведений о реквизитах счетов поставщика надо дважды кликнуть в одноименное поле. В открывшейся экранной форме надо нажать кнопку [Добавить строку] на панели инструментов (Рисунок 17).

Во вновь добавленной строке по двойному клику в поле «Платежные реквизиты» надо открыть справочник доступных для выбора счетов поставщика. Система предлагает на выбор тольке те счета, которые были указаны в связанном контракте во вкладке «Платежные реквизиты» в таблице «Платежные реквизиты поставщиков».

Необходимо выделить требуемый счет и нажать кнопку [Запомнить]. Для сохранения внесенных значений следует нажать кнопку [Сохранить].

В блок «Платежные документы» вносится информация о документах, подтверждающих произведенные оплаты по Исполнению контракта (Рисунок 18).

Для Контрактов, размещенных в ЕИС после 01.01.2021, в сведениях об Исполнении контракта в таблице ввода данных о платежных поручениях необходимо в поле «Тип документа» выбрать одно из значений:

• для оплаты по документу(ам) о приемке;
• для выплаты аванса;
• для оплаты по ДДУ.

Для Контрактов, зарегистрированных в ЕИС до 01.01.2021, поле «Тип документа» не доступно для заполнения.

В случае выбора типа документа «Для оплаты по документу(ам) о приемке» становится доступным для заполнения поле «Документ(ы) о приемке». Заполняется данное поле путем выбора значения из списка «Документы о приемке исполнения контракта». Данный список документов формируется Системой автоматически, на основе данных о ранее размещенных Исполнениях контракта, относящихся к числу документов, являющихся документами о приемке, а также на основе документов о приемке, которые были отражены в таблице «Документы об исполнении контракта» текущего документа «Исполнение контракта»
(Рисунок 18).

Ввкладка «Страна происхождения» устарела и может встречаться в Исполнениях контрактов, зарегистрированных до 01.01.2020 года. В этих документах видимость вкладки оставлена и называется «Страна происхождения (устарело, не применяется)» (Рисунок 19). В новых документах Исполнения контракта видимость данной вкладки исключена.

Вкладка «Отсрочка и списание неустоек (штрафов, пений)» заполняется только в том случае, если у поставщика в процессе осуществления условий Контракта образовалась неустойка или в отношении него были приняты штрафные санкции и начислены пении по ним. При наличии подобных случаев заказчик заносит информации о предоставлении отсрочки или же списания неустоек, штрафов, пений в отношении поставщика (Рисунок 20).

Сведения в данной вкладке необходимо заполнять только для тех Контрактов, в отношении которых была предоставлена возможность отсрочки уплаты неустойки (штрафа, пени).

При этом обязательно следует указать информацию об общей сумме неуплаченных неустоек (штрафов, пений), заполнить поля, содержащие информацию и предоставленной отсрочке уплаты неустойки (штрафа, пени). Блок полей «Информация об осуществлении списания сумм неустойки (штрафа, пени)» заполняется только при заполнении блока полей «Информация о предоставлении отсрочки уплаты неустойки (штрафа, пени)».

Поле «Основание списания неустойки (штрафа, пени)» заполняется выбором значения из одноименного справочника, синхронизируемого со справочником ЕИС.

Вкладка «Независимая гарантия» условно разделена на следующие блоки (Рисунок 21):

• Наличие информации о требовании в адрес банка об осуществлении уплаты денежной суммы по независимой гарантии;
• Требования об уплате;
• Факт оплаты;
• Информация о прекращении обязательств поставщика, обеспеченных независимой гарантией.
  

В случае наличия ненадлежащего исполнения обязательств со стороны поставщика, обеспеченных независимой гарантией, заказчик указывает информацию о требовании в адрес банка об осуществлении уплаты денежной суммы по независимой гарантии. При этом указывается реестровый номер независимой гарантии, с указанием сведений о ненадлежащем исполнении обязательств.

Для отражения данных по требованию об уплате заказчик заполняет информацию о сумме оплаты, с указанием даты предъявления требования.

Для внесения информации о произведенных оплатах заполняется блок полей «Факт оплаты», с указанием наименования, номера и даты документа, подтверждающего оплату, а также суммы оплаты.

Для внесения информации о прекращении обязательств поставщика, обеспеченных независимой гарантией надо в одноименной таблице нажать кнопку [Добавить строку] и заполнить вновь добавленную строку.

Во вкладке «Информация о неустойках (штрафах, пени)» для добавления информации необходимо нажать на кнопку [Добавить строку], которая вызовет форму заполнения информации о неустойке (штрафе, пени)(Рисунок 22). В открывшемся окне доступны для заполнения 2 блока полей: информация о начислении неустойки (штрафа, пени) и информация о возврате излишне уплаченной (взысканной) неустойки (штрафа, пени).

В верхней части блока «Информация о начислении неустойки (штрафа, пени)» заполняется информация о начисленной неустойке с указанием стороны контракта, выбором причины начисления неустойки, которая выбирается из справочника «Справочник причин начисления неустоек» (Рисунок 23), а также о размере начисленной неустойки.

В табличной части «Информация об оплате неустойки» по кнопке [Добавить строку] производится ввод данных, подтверждающих произведенные оплаты, с указанием даты и суммы оплаты (Рисунок 24).

Блок полей «Информация о возврате излишне уплаченной (взысканной) неустойки (штрафа, пени)» предназначен для ввода информации о сумме возврата, с указанием документов, подтверждающих возврат излишне уплаченной неустойки.

После заполнения всех необходимых полей следует сохранить введенные значения по кнопке [Сохранить].

Вкладка «Расторжение контракта» предполагает внесение информации о возмещении ущерба заказчику, если таковое имело место быть.

Для активации полей ввода информации о расторжении Контракта следует поставить флаг «Ввести информацию о расторжении контракта» (Рисунок 25).

Если контракт был признан недейстительным по решению суда, то необходимо в поле Основание расторжения контракта выбрать значение из справочника Судебный акт и установить признак Контракт был признан недействительным по решению суда.

Если контракт расторгается после его частичного исполнения, то в документе «Исполнение контракта» одновременно заполняются вкладки «Исполнение контракта» и «Расторжение контракта».

Если предполагается расторжение контракта, по которому исполнение не было произведено, то сведения во вкладке «Исполнение контракта» не заполняются. В верхней части Исполнения контракта при этом флаг «Исполнение по контракту/этапу контракта завершено» устанавливать не надо.

Если в качестве основания расторжения Контракта было выбрано значение «Судебный акт», то по факту размещения такого Исполнения контракта в ЕИС статус самого Контракта будет изменен с «Исполнение» на «Исполнение прекращено; Контракт недействителен».

Если в ходе исполнения контракта заказчик понес ущерб, то для указания возмещения понесенного ущерба заполняется информация в таблице «Информация об оплате суммы возмещения фактически понесенного ущерба». Для добавления новой записи используется кнопка [Добавить строку], при нажатии на которую открывается соответствующая форма для заполнения (Рисунок 26).

Наименование документа, являющегося основанием для начисления суммы возмещения фактически понесенного ущерба, выбирается из Справочника типов документов (Рисунок 27).

Во вкладке «Финансирование» расположена таблица «Информация об оплате контракта в разрезе КБК»*(Рисунок 28)].

Данная таблица служит для отражения суммарной величины фактически оплаченной суммы в разрезе КБК и лицевого счета получателя по всем исполнениям контракта в завершающем или прекращающем исполнение контракта документе «Исполнение контракта». Сведения из данной вкладки анализируеются Системой для рассчета величины свободных денежных средств для проведения новых закупок на этапе формирования документа «Заявка на закупку», при уменьшении величины финансирования в документе «Позиция плана-графика закупок», а также в различных отчетах, собирающих информацию об экономии.

Для добавления строк КБК из Контракта необходимо нажать на кнопку [Подгрузить сведения]. В подгруженных строках КБК необходимо указать тот объем финансирования по годам, который был выплачен поставщику в рамках исполнения контракта за все время исполнения контракта. Для очистки сведений об оплате в разрезе КБК необходимо выделить требуемую строку и нажать кнопку [Удалить строку].

Данные из таблицы «Информация об оплате контракта в разрезе КБК» не передаются в ЕИС, и используются для отправки сведений в систему исполнения бюджета, а также рассчета величины свободных дененых средств в позиции плана-графика закупок. В случае передачи исполнения контракта в систему исполнения бюджета сведения из данной таблицы используются для высвобождения свободных денежных средств путем формирования изменения к ранее созданному

бюджетному обязательству для казенных учреждений и путем формирования изменения контракта для бюджетных и автономных учрежедний.

Во вкладку «Исполнение обязательств по гарантии качества» заносится информация о сведениях, касающихся появления гарантийных обязательств в ходе исполнения контракта и результатов их решения (Рисунок 29). Для того, чтобы начать заполнение информации об исполнении обязательств предоставленной гарантии качества товаров, работ, услуг необходимо поставить флаг «Ввести информацию об исполнении обязательство по предоставлению гарантии качество товаров, работ, услуг».

Снятие данного флага очистит автоматически все внесенные сведения в таблице. Установка флага активирует кнопки [Добавить строку] и [Удалить строку] на панели инструментов.

Информация в таблицу заполняется по кнопке добавления новой строки и дальнейшим внесением информации в соответствии с наименованием колонок таблицы. Поле «Наименование документа» заполняется выбором значения из справочника «Типы документов исполнения контракта». Поле «Сведения о количестве поставленных (замененных) товаров, объемов выполненных работ или оказанных услуг по гарантии» заполняется в новом окне «Объем фактически поставленного товара, объема выполненных работ, оказанных услуг» (Рисунок 31).

По кнопке [Подгрузить сведения] подтянутся все строки продукции из Контракта. Лишние строки необходимо удалить по кнопке [Удалить строку]. В оставшихся же строках необходимо отразить объем продукции, которые попали под гарантийный случай. Добавление строк также можно осуществить по кнопке [Добавить строку] и в поле «Наименование товара, работы или услуги» выбрать необходимую строку продукции из Контракта. После внесения сведений форму необходимо сохранить по кнопке [Сохранить]. В случае закрытия формы без сохранения — внесенные данные будет утеряны. Заполненные сведения примут следующий вид в зависимости от введенных значений (Рисунок 32).

В случае удержания денежных средств, перечисленных в качестве обеспечения Исполнения контракта, информация об этом заполняется во вкладке «Сведения об удержании денежных средств» (Рисунок 33).

Во вкладке «Информация о возврате переплаты по контракту» доступна возможность отразить сведения о документе основании для возврата заказчику излишне уплаченной суммы, размере излишне уплаченной суммы и размере возвращенной излишне уплаченной суммы (Рисунок 34):

• Реквизиты документов, являющихся основанием для возврата заказчику излишне уплаченной суммы оплаты контракта;
• Размеры излишне уплаченной заказчиком суммы оплаты контракта;
• Размеры возвращенной заказчику излишне уплаченной заказчиком суммы оплаты контракта.
  

Для активации кнопок на панели инструментов таблицы надо установить флаг «Ввести информацию о возврате переплаты по контракту».

Для добавления сведений в требуемую таблицу необходимо нажать кнопку [Добавить строку] в соответствующей таблице и внести необходимые сведения. Для удаления лишних строк в таблице используется кнопка [Удалить строку].

Сведения во вкладке «Информация о возврате переплаты по контракту» следует заполнять только в том случае, если по контракту ранее были размещены исполнения контрактов, содержащих сведения о платежных поручениях в рамках исполнения контракта.
Если информация о возврате переплаты по контракту заполняется в отношенииконтракта, по которому было завершено или прекращено исполнение контракта, тосперва во вкладке «Информация о возврате переплаты по контракту» надоустановить флаг «Ввести информацию о возврате переплаты по контракту» итолько после этого в шапке исполнения контракта выбрать реестровый номер контракта.

Заполнение сведений о размере излишне уплаченной заказчиком суммы и о размере возвращенной заказчику излишне уплаченной заказчиком суммы производится путем открытия соответствующих таблиц двойным кликом ЛКМ по соответствующим полям строки таблицы и заполнением необходимых в нем сведений (Рисунок 34) и (Рисунок 35):

Вкладка «Изменения» активна только в случае формирования изменения к ранее зарегистрированному документу «Исполнение контракта», содержащая поле для ввода информации «Основание изменения (исправления) опубликованной редакции».

После заполнения всех необходимых полей документ следует сохранить по кнопке [Сохранить].

Успешно сохраненный документ будет доступен в папке Навигатора «Исполнение контракта» в фильтре «Создание нового».

скачать презентацию

Содержание:

1. [00:01:55] Проект договора
2. [00:07:55] Заключение договоров
3. [00:27:09] Виды договоров
4. [00:45:13] Исполнение договоров
5. [00:53:29] Риски
6. [00:58:42] Изменение договора
7. [01:07:35] Расторжение договора
8. [01:28:12] Практика
9. [01:38:24] Чек-лист
10. Вопросы

Договор — это основа взаимоотношений заказчика с поставщиками товаров, работ или услуг. С другой стороны, договор — это сложная юридическая конструкция, которая предусматривает четкие формулировки обязательств, которые должны быть выполнены. На практике далеко не всегда получается так, как планировал и указал в документации заказчик или как планировал и обещал исполнить поставщик, поэтому по ходу исполнения договора может возникнуть множество проблем и конфликтов.

На вебинаре мы посмотрим кейсы и разберем, как снизить риски, как сделать так, чтобы договоры выполнялись и чтобы заказчики и поставщики получали желаемое.

Проект договора

В работе заказчика все начинается с проекта договора. Заказчик готовит его задолго до встречи с поставщиком, как правило на этапе планирования. В проекте записываются основные положения договора, обозначается товар/работа/услуга по договору и условия получения данных ТРУ. На этапе проектирования заказчику важно понимать, что до момента подписания договор проходит два этапа формирования:

1. Заказчик составляет проект договора, включив в него все условия, известные до проведения процедуры определения поставщика. Например: порядок поставки, права и обязанности сторон, место, сроки, условия об ответственности сторон, порядок приемки, обеспечение, сроки оплаты и т. д.
2. Проект договора всегда включается в документацию. По этой причине проект договора должен быть продуман и рассчитан на незначительные дополнения. Серьезных изменений договор претерпевать не должен!

Проект договора — практически полноценный договор, который заказчик дополнит информацией после проведения торгов: уточнится объект закупки в соответствии с заявкой, определится цена, предложенная победителем, из итогового протокола реквизиты поставщика переносятся из заявки. По итогам процедуры заказчик включает в ранее созданный проект договора условия, предложенные в заявке победителя — предмет договора, цена, реквизиты. Дополненный договор направляется на подписание участнику.

Существует практика изучения документации заказчика именно с проекта договора, так как поставщику потом придется исполнять этот договор практически в той же редакции, в какой он размещен в ЕИС. С этой позиции участник сможет оценить свои силы и решить, сможет ли он исполнить этот договор.

Ч. 5 ст. 4 Федерального закона № 223-ФЗ обязывает заказчика при осуществлении конкурентной закупки размещать в ЕИС следующую информацию о закупке:

1. извещение об осуществлении конкурентной закупки;
2. документацию о конкурентной закупке;
3. проект договора, являющийся неотъемлемой частью документации о конкурентной закупке.

Заключение договоров

Очевидно, что цель любой закупки достигается путем заключения договора. Заказчик обязан руководствоваться несколькими принципами заключения договора. Договор с поставщиком заключается на условиях, предусмотренных извещением, документацией, проектом договора, заявкой участника, протоколом с подведением итогов закупки, положением о закупке. К этой информации он только добавит информацию, полученную от победителя.

Заказчик не имеет права при заключении договора:

1. Изменить размер аванса по сравнению с указанным в проекте договора и в документации.
2. Включить в заключаемый договор условия, которых не было в документации и проекте договора — ограничение на привлечение субподрядчиков, требование о предоставлении новых документов и т. д.
3. Сократить сроки исполнения обязательств и т. д.

Коллеги, это грубейшие нарушения и допускать этого нельзя. Каждый заказчик должен понимать, что за это его могут привлечь к ответственности. Рассмотрим несколько примеров:

1. Нарушение — заказчик изменил условия договора при его заключении.

   Постановление ФАС России по делу № 223ФЗ 37/15/АК270-15

   ФАС указал: договор, заключаемый по итогам закупки, составляется путем включения в него существенных условий, указанных в проекте договора, а также условий, которые предложены победителем. В нарушение условий, содержащихся в проекте договора и в документации, заказчик изменил существенные позиции по объекту закупки: площади помещений, подлежащих уборке поставщиком.

2. Отказ заказчика заключить договор со ссылкой на окончание финансового периода — злоупотребление правом.

   Постановление Арбитражного суда Уральского округа от 01.02.2019 № Ф09-9199/18 по делу № А50-2467/2018

   Заказчик провел закупку, но договор так и не заключил — в качестве причины указал окончание финансового периода и как следствие отсутствие денежных средств. Суд удовлетворил требование победителя закупки о взыскании убытков.

3. Победитель закупки не вправе отказываться от заключения договора из-за того, что заказчик не учел его правки в проекте договора.

   Постановление Арбитражного суда Московского округа от 18.03.2019 № Ф05-2499/2019 по делу № А40-74576/2018

   Победитель закупки потребовал от заказчика внести изменения в проект договора, присланный ему на подпись. В ответ заказчик отказался, признал участника уклонившимся и направил сведения в ФАС, чтобы включить его в РНП. Победитель обратился в суд, который указал, что заказчик вправе не принимать изменения в проект договора. Суд оставил в силе решение о включении информации в РНП.

4. Суд признает договор ничтожным, если заказчик заключил его без процедур по Закону № 223-ФЗ.

   Постановление Арбитражного суда Московского округа от 29.05.2019 № Ф05-6858/2019 по делу № А40-148178/18

   Исполнитель решил взыскать деньги по договору об оказании юридических услуг за фактически оказанные услуги. Однако суд выяснил, что заказчик должен был провести торги по правилам закупок для отдельных видов юридических лиц, и признал сделку ничтожной.

223-ФЗ описывает процедуру заключения договора буквально в двух нормах, поэтому, чтобы процедура была законной и удобной заказчику, он сам должен расписать эту процедуру в своем Положении о закупке. В Положении о закупке заказчик указывает:

1. Порядок заключения договора.
2. Срок заключения договора.
3. Процедуру обмена документами между заказчиком и поставщиком и т. д.

Сроки заключения договоров регламентированы п. 15 ст. 3.2 Федерального закона № 223-ФЗ. Договор по результатам конкурентной закупки заключается не ранее, чем через 10 дней и не позднее, чем через 20 дней с даты размещения в ЕИС итогового протокола, составленного по результатам конкурентной закупки. Из этого правила есть исключение: в случае необходимости одобрения заключения договора органом управления заказчика или в случае обжалования в ФАС действий (бездействия) заказчика договор должен быть заключен не позднее, чем через 5 дней с даты одобрения или с даты вынесения решения ФАС.

В Положении о закупке целесообразно прописать:

1. Комплект документов, который направляется поставщику вместе с проектом договора после публикации итогового протокола. Например, формы актов, форма уведомления готовности к приемке, какие-либо спецификации и прочее.
2. Сроки направления (так как срок от 10 до 20 дней, то заказчик вправе его уточнить).
3. Права и обязанности, которые возникают у сторон по мере совершения тех или иных действий, предусмотренных Положением на этапе заключения договора.
4. Условия, сроки и порядок предоставления обеспечения, проверки банковских гарантий и иных видов обеспечений.
5. Иные необходимые условия по усмотрению заказчика.

Способ обмена документами законом не регулируется, каждый заказчик определяет состав необходимой документации и способ передачи самостоятельно в Положении о закупке. Способ направления документов участнику можно избрать на свое усмотрение: курьером, электронной почтой и т. д. Заказчик должен убедиться, что договор подписан уполномоченным лицом участника, необходим подтверждающий документ.

Заказчик подписывает договор только после выполнения поставщиком необходимых условий в установленный срок, а именно после предоставления обеспечения и подписания уполномоченным лицом. Уклонение участника закупки от заключения договора является основанием для включения сведений о нем в реестр недобросовестных поставщиков. Уклонением считается не предоставление обеспечения и/или не подписание договора в срок, указанный в документации.

Виды договоров

В рамках осуществления закупок между заказчиками и поставщиками заключается договор. Этот договор не регулируется нормами Федерального закона № 223-ФЗ. Заказчики опираются на Гражданский кодекс РФ, а договоры, заключенные между заказчиками и поставщиками в рамках закупочной деятельности по 223-ФЗ, носят гражданско-правовой характер.

Алгоритмы формирования условий договора заказчику полезно прописать в Положении о закупке, а именно:

1. требования к условиям договоров;
2. права и обязанности сторон;
3. сроки исполнения обязательств;
4. вопросы ответственности — пени, штрафы;
5. досрочное расторжение и иные вопросы.

Договор должен исполняться в соответствии с установленными в нем условиями. Стороны имеют обязанности и права, установленные договором.

Структура договора:

• преамбула
• предмет — товар, результат работ, услуга
• место, условия и сроки (периоды) поставки
• цена, форма, сроки и порядок оплаты
• обязательства поставщика
• обязательства заказчика
• права поставщика
• права заказчика
• порядок приемки
• критерии, связанные с определением соответствия объекта закупки потребностям заказчика
• гарантийные обязательства
• условия и порядок возврата обеспечения
• сроки
• меры ответственности поставщика и заказчика
• реквизиты и подписи сторон

В Положении о закупках устанавливается ответственность за неисполнение обязательств. Заказчик должен прописать:

1. размер и порядок взыскания неустойки в виде пени, штрафа;
2. основания для взыскания;
3. перечень обязательств, неисполнение или ненадлежащее исполнение которых влечет взыскание неустойки.

Любой договор должен содержать существенные условия о предмете договора, условия, которые названы в ГК и условия, важные для участников. Для каждого договора свои существенные условия, например, для договора подряда существенными условиями будут два срока: начальный и конечный. Условие о предмете договора является существенным в силу прямого указания закона (п. 1 ст. 432 ГК РФ), поэтому в предмете всегда четко прописывается поставка товара, выполнение работы или оказание услуги. Что касается цены, то в цену включают:

1. Налоги, сборы, пошлины
2. Упаковку, транспортировку, хранение
3. Ввод в эксплуатацию, монтаж, наладки
4. Обучение сотрудников заказчика использованию объекта закупки

Пример формулировки условия: «Цена договора включает стоимость товара, упаковки, маркировки, погрузки, доставки и разгрузки, таможенные пошлины, а также иные расходы, которые могут возникнуть у поставщика в связи с исполнением настоящего контракта».

Срок оплаты должен быть установлен заказчиком исходя из требований ст. ст. 190–194 ГК РФ:

1. конкретная дата;
2. период времени, по истечении которого наступает срок оплаты.

Пример формулировки: «Заказчик обязуется оплатить поставленный по настоящему договору товар в течение 10 дней с момента подписания Акта приема-передачи».

Через договор заказчик определяет срок возврата обеспечения по договору добросовестному поставщику, который выполнил договор.

Пример формулировки: «Заказчик обязуется возвратить внесенные в качестве обеспечения исполнения договора денежные средства не позднее 10 дней с момента подписания Акта приемки результатов выполненных работ, предусмотренного настоящим договором».

Исполнение договора

После заключения договора заказчик контролирует исполнение договора. Конечное исполнение договора должно быть зафиксировано, поэтому в договоре необходимо установить вид подтверждающего документа и порядок его подписания представителями сторон:

1. Акт приемки товара
2. Акт приемки выполненных работ
3. Акт приемки оказанных услуг

В случае отказа от приемки заказчик должен направить поставщику мотивированный отказ от подписания акта приемки в письменной форме. Порой заказчик может отказаться, при этом никак не мотивируя отказ, но лучше подробно изложить причины отказа в официальном письме, тем самым обезопасить себя.

Иногда заказчики совершают такую ошибку: они не принимают объект закупки и всё, никакого мотивированного отказа они не дают. В таком случае для поставщика открывается возможность сделать приемку в одностороннем порядке (по ГК такая процедура предусмотрена), после этого заказчику будет крайне сложно доказать свою позицию.

В договор в обязательном порядке включается условие о порядке и сроках приемки заказчиком объекта закупки и оформления результатов такой приемки и о порядке и сроках оплаты объекта закупки — товара, результата работы или услуги. Обязанность по оплате наступает после подписания документа о приемке, а в договоре необходимо установить срок оплаты.

Заказчик вправе предусмотреть в договоре:

1. Условие о досрочном расторжении договора.
2. Основания — любые, предусмотренные ГК.

Неотъемлемые части договора:

• Акты
• Технические задания
• Проекты и сметы
• Спецификации, сопроводительная документация, инструкции
• Описания результатов работ и услуг
• Документы, подтверждающие характеристики объектов и права на них
• Списки и перечни
• Чертежи и эскизы
• Лицензии и т. д.

Все эти документы будут приложениями к договору.

Риски

1. Подрядчик обязан вернуть аванс заказчику, если суд признал договор недействительным из-за нарушений Закона № 223-ФЗ.

Постановление Арбитражного суда Северо-Западного округа от 15.01.2019 № Ф07-16097/2018 по делу № А42-44/2018

ФАС выявила нарушение в ходе проведения закупки. Суд признал договор недействительным. Заказчик заплатил поставщику аванс, но поставщик отказался его возвращать. Заказчик обратился в суд и взыскал с подрядчика аванс в качестве неосновательного обогащения.

2. Суд взыщет с заказчика стоимость дополнительных работ, если подрядчик докажет, что не мог остановить их.

Постановление Арбитражного суда Уральского округа от 22.02.2019 № Ф09-9086/18 по делу № А34-14768/2017

Заказчику пришлось оплатить дополнительные работы, так как:

• он не сообщил подрядчику о необходимости работать зимой в трудных климатических условиях;
• он знал о необходимости дополнительных работ, одобрил их, допускал спецтехнику подрядчика на территорию;
• прекращение работ могло привести к перебоям работы котельных, от которых зависит подача тепла населению.

3. Суд взыщет с заказчика стоимость дополнительных работ, если подрядчик докажет, что стороны согласовали объем и цену.

Постановление Арбитражного суда Центрального округа от 07.05.2019 № Ф10-1117/2019 по делу № А14-18219/2018

Суд выяснил, что заказчик согласовал дополнительные работы. Положение о закупке предусматривает возможность изменить условия договоров по соглашению сторон.

Стоимость дополнительных работ не превышает максимально возможного увеличения размера стоимости договора, предусмотренного Положением о закупке.

Изменение договора

Закон о закупках не содержит запретов на изменение уже заключенного договора. В Положении о закупке заказчик должен установить условия и порядок внесения таких изменений. Разумеется, вносить изменения можно далеко не в каждый пункт договора. При заключении договора заказчик не вправе изменить существенные условия, предусмотренные закупочной документацией и проектом договора, а именно:

• изменить размер аванса по сравнению с указанным в проекте договора и в документации;
• включить в заключаемый договор условия, которых не было в документации и проекте договора (ограничение на привлечение субподрядчиков, требование о предоставлении новых документов);
• сократить сроки исполнения обязательств и т. д.

Это мнение Президиума Верховного Суда Российской Федерации: «Изменение договора, заключенного по правилам Закона о закупках, которое повлияет на его условия по сравнению с условиями документации о закупке, имевшими существенное значение для формирования заявок, определения победителя, определения цены договора, не допускается».

Изменения в заключенный договор должны быть обоснованы и не должны нарушать закон о защите конкуренции.

Пример:

Участник аукциона обратился в суд с заявлением к заказчику (ГУП) и к победителю аукциона о признании недействительным дополнительного соглашения к договору на поставку топочного мазута. Исковые требования удовлетворены.

Суд указал условия внесения изменений:

1. Изменение условий договора допускается по основаниям, определенным гражданским законодательством, что само по себе не может свидетельствовать о нарушении ст. 17 Закона о защите конкуренции.
2. Вместе с тем судами установлено, что на основании дополнительного соглашения многократно увеличена цена договора. Такое изменение является произвольным, направлено на нивелирование условий проведенного аукциона — основной договор содержал условие о неизменности цены договора на протяжении всего срока его действия, это не соответствует принципам осуществления закупок (эффективности, обеспечения конкуренции, недопущения злоупотреблений, в том числе коррупции).

Как вывод, не допускаются изменения договора, которые влияют на его условия, имевшие существенное значение для участия в торгах и предложения цены договора от участников.

Порядок внесения изменений (ч. 5 ст. 4 Федерального закона № 223-ФЗ): «В случае, если при заключении и исполнении договора изменяются количество, объем, цена закупаемых товаров, работ, услуг или сроки исполнения договора по сравнению с указанными в итоговом протоколе, не позднее чем в течение 10 дней со дня внесения изменений в договор в ЕИС размещается информация об изменении договора с указанием измененных условий».

В Положении о закупке заказчик должен предусмотреть основания и условия для внесения изменений в договор.

Пример формулировки: «В случае необходимости заказчик вправе по согласованию с поставщиком увеличить объем выполняемых работ не более чем на 20%».

Пролонгация договора возможна, если:

1. такое условие содержалось в Положении о закупке;
2. все изменения условий договора отражаются в ЕИС в указанные законом сроки;
3. сторонами подписано дополнительное соглашение;
4. есть объективные основания для пролонгации;
5. не нарушен принцип обеспечения конкуренции.

Расторжение договора

По общему правилу заказчик и поставщик могут договориться о расторжении договора по взаимному согласию в любой момент до окончания его действия (п. 1 ст. 450 ГК РФ). Заказчики устанавливают в Положениях общую норму о том, что расторжение договора осуществляется в соответствии с нормами ГК РФ. Есть заказчики, которые регулируют вопрос более основательно:

1. Положение может содержать запрет на необоснованное расторжение договора по соглашению сторон или разрешать такое расторжение только в определенных случаях.
2. Положение может запрещать такое расторжении в случае наличия неустоек у поставщика.
3. Положением может быть предусмотрен запрет на проведение повторной закупки, если первоначальный договор был расторгнут по соглашению сторон без каких-либо веских оснований.

Соглашение о расторжении составляется в той же форме, что и договор (п. 1 ст. 452 ГК РФ). Подписать соглашение должно лицо, имеющее на это полномочия. Соглашение составляется в двух экземплярах, по одному для каждой из сторон, и размещается в ЕИС.

Расторгнуть договор в одностороннем внесудебном порядке по общему правилу можно в случаях, установленных законом (п. 1 ст. 310 ГК РФ) по основаниям, установленным в самом договоре (п. 2 ст. 310 ГК РФ). Как предусмотреть основания для одностороннего расторжения?

1. Специальные правила могут быть установлены в Положении о закупке.
2. Порядок исполнения договора должен быть закреплен в Положении (ч. 2 ст. 2 Закона № 223-ФЗ).
3. При отсутствии в Положении специальных можно использовать любые основания из ГК РФ.

Немотивированно можно отказаться в случаях, прямо предусмотренных законом. Есть право отказаться от договора поставки в случае существенного нарушения сроков.

Мотивированный односторонний отказ следует за нарушением обязательств или наступлением определенных обстоятельств. Можно отказаться от договора поставки, например, в случае, если поставщик поставил товары ненадлежащего качества с недостатками и не исправил их в приемлемый для вас срок (п. 2 ст. 523 ГК РФ).

Закон № 223-ФЗ не регламентирует порядок одностороннего расторжения договора!

Необходимо направить письменное уведомление контрагенту, указать отказ от договора в одностороннем порядке, и обосновать решение ссылками на нормы закона и договора. Договор будет прекращен с момента получения стороной уведомления или с момента, установленного в договоре для этого случая.

В уведомлении необходимо указать однозначно сформулированную информацию об отказе от договора в одностороннем внесудебном порядке.

Пример формулировки: «В связи с неоднократным нарушением вами сроков поставки товара в соответствии со ст. 523 ГК РФ, п. __ Договора уведомляем вас об одностороннем отказе от Договора поставки от 01.04.2019 № 15».

В уведомлении необходимо указать требование об уплате неустойки. Необходимо прописать полную информацию о допущенном нарушении, указать основание для взыскания и сделать расчет.

Уведомление следует отправлять тем способом и по тому адресу, которые установлены в договоре для юридически значимых сообщений (ст. 165.1 ГК РФ), либо по адресу, указанному в ЕГРЮЛ (ЕГРИП), заказным письмом с объявленной ценностью и описью вложения, либо курьером под расписку о вручении. Уведомление будет считаться доставленным, если поступило контрагенту, но не вручено по зависящим от него причинам, например при истечении срока хранения в отделении связи.

В случаях, когда сведения о договоре, заключенном по Закону № 223-ФЗ, были включены в реестр договоров, информацию о его расторжении также необходимо направлять в реестр. В течение 10 дней с момента расторжения надо направить в реестр копию документа о расторжении, указать дату расторжения и то, что основанием является односторонний отказ от договора (пп. «в» п. 10 Правил ведения реестра договоров, ч. 5 ст. 4, ч. 2 ст. 4.1 Закона № 223-ФЗ). Момент расторжения договора определяется по дате получения* уведомления контрагентом (п. 1 ст. 450 ГК РФ).

* В случае, когда уведомление считается доставленным в связи с истечением срока хранения сообщения в отделении связи, момент доставки определяется датой истечения срока хранения. Определение Верховного Суда РФ от 20.03.2018 по делу № 305-ЭС17-22712.

Как расторгнуть договор в судебном порядке:

1. Прежде чем обращаться в суд, надо направить контрагенту претензию с предложением расторгнуть договор.
2. Если на это предложение получен отказ или не получен ответ в установленный срок, можно подавать иск.
3. Необходимо собрать для суда доказательства, которые подтверждают основания для расторжения договора.
4. Договор будет расторгнут с момента вступления в силу решения суда.

Необходимо выполнить досудебный порядок урегулирования спора о досрочном расторжении договора, предусмотренный п. 2 ст. 452 ГК РФ:

1. составить претензию с предложением расторгнуть договор;
2. направить ее контрагенту.

Без доказательств соблюдения претензионного порядка суд не будет рассматривать иск.

В претензии надо указать основания судебного расторжения и предложить контрагенту расторгнуть договор по соглашению сторон. Лучше сразу приложить к претензии проект соглашения о расторжении с просьбой его подписать. Рекомендуется также указать срок для ответа на претензию, если он не установлен законом или договором. Срок ответа на претензию, если не прописан в договоре, — 30 дней (п. 2 ст. 452 ГК РФ).

Заказчик должен оплатить стоимость поставленных товаров, выполненных работ, оказанных услуг. Чтобы взыскать расходы, поставщик должен подтвердить их документами и доказать прямую связь с исполнением расторгнутого договора. Вероятность взыскания одного и того же вида расходов зависит от конкретных обстоятельств и наличия доказательств у поставщика.

Поставщик может сделать расчет и обосновать его, если все обязательства исполнены. К расчету прилагаются документы, подтверждающие, что расходы понесены или будут понесены в связи с исполнением договора:

1. договоры с третьими лицами, которые привлекаются для исполнения основного договора;
2. товарные накладные, перевозочные документы, если были закуплены оборудование или материалы;
3. трудовые договоры, приказы о приеме на работу, должностные инструкции, локальные нормативные акты;
4. путевой лист и документы, подтверждающие приобретение топлива, с расчетом стоимости.

Заказчик вправе взыскать убытки, если причина расторжения — неисполнение обязательств. Заказчик может взыскать неполученные доходы заказчика (упущенная выгода), любые расходы, которые он произвел или должен будет произвести в связи с отказом исполнителя от договора (реальный ущерб). Для взыскания надо доказать наличие убытков, их размер, причинно-следственную связь между расторжением договора и наступлением убытков.

Пример. Поставщик в одностороннем порядке досрочно расторг договор охраны, надлежащим образом уведомил заказчика. Заказчик перезаключил договор с другим поставщиком, но дороже. Через 8 месяцев после расторжения заказчик выставил претензию на разницу в цене. Суд поддержал заказчика.

Практика

1. Нарушение — разная информация в ТЗ и в проекте договора

Решение Санкт-Петербургского УФАС от 25.04.2018 № Т02-132/18

Победитель передумал заключать договор и подал жалобу на заказчика за то, что его допустили к закупке. Требования к товару в ТЗ были одни, а в проекте договора — другие. Закупка аннулирована.

2. Нарушение — заказчик не производит оплату без получения счетов от поставщика

Постановление Десятого арбитражного апелляционного суда по делу № А41-96385/18 от 18.04.2019

Предприятие «Резерв-авто» и ГУП «Мострансавто» заключили договор поставки.

Поставку подтверждали две товарные накладные, в которых стояли подписи представителя заказчика. Товар заказчик принял без нареканий, однако оплата поставщику так и не поступила. Заказчик посчитал, что платить по договору ему не нужно, так как счетов на оплату нет, и остался должен исполнителю 1,2 млн руб. Исполнитель обратился в суд.

Во время разбирательства заказчик сказал, что плату за поставленный товар по договору нужно вносить при условии, что поставщик предоставил акты приема-передачи партии, товарные накладные, счет-фактуру и счет на оплату. Счетов он не получил, поэтому не заплатил. Суд не принял этот довод и указал, что счет на оплату — первичный документ.

Обязанность выставлять такой счет на законодательном уровне не предусмотрена, нет унифицированной формы.

Судебная практика говорит, что отсутствие счета не освобождает покупателя от оплаты переданного товара, если покупателю известны платежные реквизиты продавца.

Суд напомнил, что заказчик без замечаний подписал товарные накладные, в которых была указана стоимость товара. Товар получил по товарным накладным уполномоченный представитель заказчика. Значит, он имел возможность обратиться к поставщику и запросить счет на оплату.

3. Ссылка на устные распоряжения органов власти — не основание для нарушения правил приемки.

Решение Арбитражного суда города Москвы по делу № А40-266450/18-68-2065 от 22.04.2019

Поставщик и заказчик заключили договор на установку пандусов и приспособлений для инвалидов. Заказчик несколько раз отказывался от приемки. Поставщик обратился в суд.

Заказчик в суде пояснил, что на приемке нашел недостатки по 4 из 5 пандусов, подрядчику дали время на устранение недостатков, все недостатки устранили, кроме одного, с которым подрядчик не согласился. Этот недостаток — уклон пандусов. Заказчик указал на уклон пандуса более 5%, но никакого нарушения подрядчик в этом не увидел.

На повторной приемке заказчик снова составил акт о дефектах по всем 4 объектам. Подрядчик вновь должен был устранить замечания, но исправлять отказался и после отказа заказчика от повторной приемки направил ему уведомление о расторжении договора в одностороннем порядке. Причиной поставщик указал неоднократный немотивированный отказ заказчика от приемки выполненных работ.

По мнению поставщика, заказчик несколько раз уклонялся от подписания актов приемки, в том числе по объектам, к которым замечаний не было.

Суд учел, что подрядчик предоставил доказательства выполнения работ и передал результаты заказчику до расторжения договора. Недостатки, зафиксированные в актах, он устранил, за исключением единственного замечания, с которым не согласился, — по пандусам. Подрядчик пояснил, что пользовался Сводом правил СП 59.13330.2012, указанным в техническом задании к договору. Согласно нормативу, максимальная высота одного подъема пандуса не должна превышать 0,8 м при уклоне не более 5%, а при перепаде высот пола на путях движения 0,2 м допускается увеличивать уклон пандуса до 10%.

Суд запросил аргументы заказчика. Заказчик сослался на письмо департамента образования города Москвы без номера и даты, которое якобы указывало на завышение уровня наклона. В качестве доказательства этот документ суд не принял (против ссылки поставщика на нормативный документ) и обязал выплатить подрядчику полную стоимость выполненных работ.

4. Решение Арбитражного суда Новосибирской области по делу № А45-18300/2017 от 18.04.2019

Заказчик отклонил заявку участника, победителем торгов признали другой ЧОП, с которым заказчик заключил договор. Отклоненный участник обратился в суд, торги признали недействительными. Отклоненный участник решил, что заказчик должен возместить ему расходы на участие в закупке 7900 руб. Именно столько он потратил на оплату электронной подписи для участия в закупке.

В суде участник заявил, что оплачивал услуги торговой площадки специально для участия лишь в одной процедуре. Заказчик возразил: ЭП приобретается для многократного участия в закупках без ограничения количества процедур, а не исключительно для участия в конкретной закупке.

Суд отклонил довод заказчика о том, что сумма 7900 руб. могла быть использована неоднократно в течение действия ЭП.

Заказчик не предоставил доказательств участия этого участника в других процедурах. Заказчика обязали вернуть участнику деньги.

Чек-лист

1. Порядок и условия заключения договоров заказчик устанавливает в Положении о закупке.
2. Сроки заключения договоров установлены в законе.
3. Обеспечение исполнения обязательств по договорам устанавливаются заказчиком в Положении о закупке.
4. Договор должен включать все существенные условия, предусмотренные в ГК и необходимые заказчику.
5. В договор можно вносить изменения в соответствии с Положением о закупке и требованиями Закона о защите конкуренции.
6. Договор можно расторгнуть в одностороннем порядке по основаниям, предусмотренным ГК.

Вопросы

При исполнении договора можно изменить график поставки товаров?

Закон не запрещает вносить изменения при исполнении. Объемы сохраняются, деньги сохраняются, так что не вижу проблем. Заказчик на свое усмотрение формирует график, мало ли какие у вас обстоятельства.

А 10 и 20 календарных или рабочих дней?

Когда законодатель хочет сказать, что дни рабочие, он так и говорит. Тут прописаны просто 10-20 дней, а значит, что считаются календарные дни.

А в п. 1352 по СМП написано рабочих, как все-таки правильно?

Так, как написано в законе. Раз для СМП прописаны рабочие дни, то считаем рабочие дни.

А как же ситуации, когда заказчик направляет скан подписанного договора поставщику?

Очень плохо. Как же заказчик подписал договор, если его еще не подписал поставщик? А если от поставщика подпишет не уполномоченное лицо, то что вы с этим договором будете делать? Договор не вступит в законную силу, и проблемы, в первую очередь, будут у заказчика.

А для чего прописывать пени и штрафы в Положении о закупках, если все равно в суде ответственность регулируется ГК РФ?

Нет, штрафы и пени заказчик прописывает так, как ему надо. Вы в ГК не найдете размер штрафа за каждый день просрочки. Ответственность по ГК — это право взыскать, а сколько взыскать, прописывает заказчик в договоре.

Обеспечение исполнения договора обязательно указывать в документации и антидемпинговые меры?

Я — за. Так вы будете в большей безопасности и будете знать, что вам делать.

А поставщик не подает на возмещение убытков?

Может подать, только отдельным иском, и в этом процессе слишком много нюансов.

Обязательно ли каждый год включать в план закупок закупки на услуги (связь, медицинские услуги, интернет, отопление, транспорт и т.п) и повторно их отторговывать? Можно пролонгировать договоры, заключенные по 223-ФЗ?

Можно пролонгировать, если такое условие содержалось в Положении о закупке, есть объективные основания для пролонгации и не нарушен принцип обеспечения конкуренции. В таком случае все изменения условий договора отражаются в ЕИС в указанные законом сроки, сторонами подписывается дополнительное соглашение.

При расторжении договора не отправляем участника в реестр недобросовестных поставщиков?

Если он нарушитель и не выполнил обязательства, то, конечно, надо направить в РНП.

Просим подробнее рассказать об обеспечении исполнения договора. Конкретно интересует вопрос при продлении срока исполнения договора: нужно ли подрядчику оплачивать дополнительное обеспечение исполнение договора. К примеру, банковская гарантия выдается на определенный срок (срок выполнения работ по договору).

Да, коллеги, есть такая вещь, увы, приходится. Гарантия должна действовать весь срок действия договора, а иногда даже дольше. Подробнее об этом мы говорили на вебинаре «Обоснование начальной цены договора».

В ЕИС договор размещаем в ворде или скан?

На практике чаще всего встречается скан, жестких требований по размещению нет.

На что можно сослаться в ситуации, когда заказчик подписывает договор первым? Стоит ли спорить с заказчиком, что он должен первым подписывать? Или принять и простить?

Ни на что. Это огромный риск для заказчика! Первым должен подписывать поставщик.

При пролонгации договора нужна публикация в ЕИС этой пролонгации?

Да, обязательно, в 10-дневный срок.

Пролонгировать договоры можно только по 223-ФЗ по коммунальным услугам? По 44-ФЗ допустима пролонгация коммунальных услуг или новые договоры нужно заключать?

Совсем недавно разрешили пролонгировать коммуналку и аренду, но только в особых случаях.