Оформление реквизитов документов применяемых для оформления логистических операций

Документирование в логистике

В настоящее время для предприятий всех видов особую важность имеет проблематика функционирования системы документационного обеспечения управления. Она предназначена для выполнения целого комплекса работ с документами, в результате которой происходит фиксация управленческих действий. Сейчас акцент сместился в сторону создания и поддержания автоматизированных (информационных) систем управления.

Объектом документационного оформления и контроля, помимо прочего, является логистическая деятельность предприятия. Она состоит из логистических операций, т. е. действий, которые предпринимаются с целью выполнения логистических функций — закупки, транспортировки, складирования, хранения, комплектования и т. п. В результате документационного оформления логистических операций происходит накопление, хранение и поддержание в рабочем состоянии информационных массивов и потоков, которые составляют «память» предприятия.

Выполнение логистических операций сопровождается оформлением соответствующих документов. Ради этого на предприятии создают службы делопроизводства. Особенности их работы в большой степени определяются профилем деятельности предприятия.

Например, большая часть предприятий у себя на складе оформляют большое число как внешних (поступающих от других организаций), так и внутренних (составляемых на предприятии для отражения внутренних операций) документов.

Внешними документами в данном случае являются товаротранспортная и товарная накладная, заявки на прием и на отгрузку товаров, таможенная декларация, доверенности, инвентаризационная опись, акт инвентаризации, сличительная ведомость, таблица несоответствий, спецификация, счет-фактура.

«Особенности оформления различных логистических операций, порядок их документационного оформления и контроля» 👇

К внутренним документам склада относятся приходная и расходная накладные, журнал регистрации транспортных средств, акт приема товарно-материальных ценностей, лист осмотра товара, пропуска на въезд и выезд с территории склада и др.

Первичные документы оформления логистических операций

Основным документом при выполнении логистических операций является договор. Он представляет собой двустороннюю сделку касательно установления, изменения или прекращения прав и обязанностей в отношении между сторонами. Наибольшее распространение получил договор купли-продажи. В соответствии с ним происходит и снабжение предприятия необходимыми материально-техническими ресурсами, и сбыт произведенной продукции. Заключение подобного договора вызывает необходимость осуществления транспортировки материальных объектов и т. п.

Кроме того, широкое распространение получило заключение договоров на выполнение работ, оказание услуг со стороны логистических посредников. В качестве таковых чаще всего выступают транспортные предприятия, экспедиционные компании, склады временного хранения и т. п.

Договоры являются гражданско-правовыми, они заключаются равноправными партнерами. В случае неисполнения или ненадлежащего исполнения обязанностей, установленных в договоре, его стороны могут обжаловать действия (бездействие) контрагента в судебном порядке.

В процессе грузовых перевозок или иных операций, связанных с передачей товарно-материальных ценностей от одного лица другому, широко используется такой документ, как накладная. Товарная накладная используется для оформления операций по отпуску и приёму товаров со склада.

Транспортная накладная используется для перевозки грузов, отправляемых автомобильным и воздушным транспортом, по железным дорогам, водным путям. Им регулируются отношения между участниками перевозки грузов: перевозчиком, отправителем и получателем груза. С помощью этого документа оформляют и удостоверяют договор перевозки груз. Транспортная накладная представляется грузоотправителем перевозчику вместе с грузом. Транспортная накладная сопровождает груз на пути его следования от пункта приёма груза к перевозке до пункта получения груза.

Для того чтобы оформить право лица выступать в качестве доверенного лица предприятия при получении товара, который отпускается поставщиком по наряду (счету, договору, заказу, соглашению), используют такой документ, как доверенность. Этот документ служит основанием для получения продукции на складе поставщика, железнодорожной станции, пристани, в аэропорту и подтверждает право данного лица на получение продукции.

Для приемки и оприходования продукции и тары под продукцией, которая поступает от поставщиков, служит такой документ, как приходной ордер. Его оформление осуществляется сотрудниками склада. Выписка приходного ордера основывается на расчетных и других сопроводительных товарно-транспортных документов поставщиков.

Если продукция, которая поступила без документов или с документами, но ее фактические количество, качество, ассортимент отличаются от данных сопроводительных документов поставщика, то предприятие составляет такой документ, как акт о приемке материалов. Данный документ является юридическим основанием для предъявления претензии поставщику (отправителю).

Списание продукции со склада осуществляется на основании лимитно-заборной карты. Данная форма применяется для оформления отпуска материалов, которые систематически потребляются предприятием при изготовлении продукции, а также для текущего контроля над соблюдением установленных лимитов отпуска материалов на производственные нужды.

Таким образом, выполнение логистических операций на предприятии неминуемо подлежит документационному оформлению, что повышает эффективность управления за текущей хозяйственной деятельностью.

КОМИТЕТ ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ КУРСКОЙ ОБЛАСТИ

ОБЛАСТНОЕ БЮДЖЕТНОЕ ПРОФЕССИОНАЛЬНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ

«КУРСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ТЕХНИКУМ ТЕХНОЛОГИЙ И СЕРВИСА»

(ОБПОУ «КГТТС»)

«___»__________201____год

ЛЕКЦИОННЫЕ МАТЕРИАЛЫ

по теоретической части

МДК 01.02. Основы планирования и организация логистического процесса

в организациях (подразделениях) различных сфер деятельности

среднего профессионального образования по специальности

38.02.03 Операционная деятельность в логистике

Курск, 2019 г.

Тема №2.1.: «Основы делопроизводства профессиональной деятельности»

План лекции:

1. Значение документооборота в процессе обеспечения логистических функций.

2. Нормативные и правовые акты в сфере делопроизводства.

3. Документы, их значение и функции.

4. Классификация документов, используемых в логистических системах.

5. Внешние документы при организации делопроизводства на складе.

6. Внутренние документы склада.

7. Реквизиты документов, требования к их оформлению.

8. Регистрация и контроль исполнения документов.

1. Значение документооборота в процессе обеспечения логистических функций.

Движение документов с момента составления на данном предприятии или получения от других предприятий до сдачи в архив после их обработки и систематизации называется документооборотом. Расписание сроков составления, представления и обработки первичных документов, регистрации и группировки учетных данных, прохождения других стадий учетного процесса принято называть графиком в учете.

Современное делопроизводство включает два процесса:

— обеспечение своевременного и правильного создания документов – документирование;

— организацию работы с документами, т.е. получение, передачу, обработку, учет, регистрацию, контроль, хранение, систематизацию, подготовку документов для сдачи в архив, уничтожение.

Итак, рассмотрим два процесса делопроизводства.

Документирование – это процесс создания и оформления документа. Согласно ГОСТ Р 51141-98, это «запись информации на различных носителях по установленным правилам».

Изучением развития способов документирования и носителей информации занимается научная дисциплина – документоведение.

Организация работы с документами – это обеспечение движения документов в справочных целях и хранения. Этот термин определяется Госстандартом как «организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения».

Под «документооборотом» в стандарте понимается «движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения или отправления».

Параллельно с термином «делопроизводство» используется термин «документационное обеспечение управления». Это связано с внедрением компьютерных систем управления, их организационным, программным и информационным обеспечением. Для унификации терминологии, употребляемой в компьютерных программах и литературе, относящихся к делопроизводству, аналогично стало использоваться понятие «документационное обеспечение управления», которое, по существу, является синонимом понятия «делопроизводство».

В чем же все-таки отличие понятий «делопроизводство» и «ДОУ»?

В отличие от делопроизводства, документационное обеспечение управления охватывает всю документацию организации и в значительно большей степени позволяет использовать информационно-технологическую составляющую в работе с документами, а делопроизводство, в основном, распространяется на организационно-распорядительную документацию. Таким образом, делопроизводство – это всего лишь техническая функция управления, а ДОУ – обеспечивающая.

Информационно-документационное обеспечение управления – более широкий термин, подразумевает, помимо традиционной работы с документами, информационное обслуживание, создание, ведение и работу с базами данных. Поэтому информационно-документационное обеспечение управления любой фирмы, учреждения, организации, предприятия рассматривается как важнейшая обслуживающая функция управления.

Работа с документами предприятия может быть представлена в виде следующей технологической цепочки операций (рис. 1).

Рис. 1 Схема организации работы с документами фирмы.

Делопроизводство в организациях имеет три основные системы:

При смешанной системе делопроизводства одни операции (прием, отправка корреспонденции) осуществляются в одной из служб ДОУ, а другие (регистрация, оформление и составление документов, формирование дел) производятся в других функциональных подразделениях.

При децентрализованной системе все виды работ с документами производятся непосредственно в структурных подразделениях организации, т.е. делопроизводство каждое функциональное подразделение ведет самостоятельно.

При централизованной системе все операции, связанные с документационным обеспечением управления, сосредотачиваются в одном месте, в единой для всей организации службе или у секретаря (прием документов, их регистрация, контроль исполнения, хранение дел и др.), что позволяет значительно повысить качество их обработки.

2. Нормативные и правовые акты в сфере делопроизводства.

Любая сфера деятельности обязательно должна основываться на законодательной, нормативной базе и методических документах, ДОУ – не исключение.

Нормативную базу ДОУ составляют законы и нормативные правовые акты. Они регламентируют создание и продвижение документов в процессе деятельности организаций, учреждений и предприятий.

Нормативная база делопроизводства:

1. правовые акты РФ;

2. ГОСТы;

3. нормативные документы;

4. классификаторы;

5. ГСДОУ.

1. Правовые акты РФ:

— Конституция РФ;

— Гражданский Кодекс РФ;

— Трудовой Кодекс РФ;

— Уголовный Кодекс РФ;

— ФЗ РФ «Об информации, информатизации и защите информации» № 24-ФЗ от 20.02.1995 г.;

— ФЗ РФ «Об участии в международном информационном обмене» № 85-ФЗ от 04.07.1996 г.

— ФЗ РФ «Об электронной цифровой подписи» № 1-ФЗ от 10.01.2002 г.;

— Закон РФ «О государственной тайне» № 5485-1 от 21.07.1993 г. (в редакции от 06.10.1997 г.);

— Закон РФ «О языках народов РФ» № 1807-1 от 25.10.1991 г (в редакции от 24.07.1998 г.);

— ФКЗ «О государственном гербе РФ» от 20.12.2000 г.;

— ФЗ РФ «О техническом регулировании» № 184-ФЗ от 27.12.2002 г.

2. ГОСТы:

— Государственная система стандартизации РФ, включающая ГОСТ Р 1.0-92, ГОСТ Р 1.2-92, ГОСТ Р 1.4-93 и др. Одновременно с вступлением в силу ФЗ «О техническом регулировании» введен в действие ГОСТ Р 1.5-2002 «Государственная система стандартизации РФ». Стандарты. Общие требования к построению, изложению, оформлению, содержанию и обозначению»;

— ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированная система организационно-распорядительной документации. требования к оформлению документов № 65-ст от 03.03.2003 г.;

3. Нормативные документы:

— Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах РФ, утв. Госархивом РФ 06.07.1992 г.;

— Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утв. Приказом Федеральной архивной службой России № 68 от 27.11.2000 г.;

— Унифицированные системы документации (УСД);

— Основные правила работы ведомственных архивов, разработанные и введенные в 1988 г. Росархивом.

— Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, введенный Росархивом в 2000 г.;

— Основные правила работы архивов организаций от 06.02.2002 г.

4. Классификаторы.

Современное делопроизводство отличает высокая степень автоматизации и компьютеризации. Для использования при сортировке, поиске и обработке разнообразных документов автоматизированных информационных систем, документам должны быть присвоены специальные коды. Для этого созданы классификаторы технико-экономической и социальной информации.

Классификаторы – нормативные документы, содержащие систематизированный перечень наименований объектов и их кодов.

Все классификаторы, а также нормативные и методические документы по их разработке составляют Единую систему классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации (ЕСККТЭИ).

Классификации и кодированию подвергаются объекты в таких областях, как экономика, статистика, банковское и таможенное дело и др. наличие классификаторов приводит к сокращению количества применяемых форм, упрощению их регистрации и контроль, обеспечивает учет и систематизацию.

В настоящее время действует более 30 общероссийских и общесоюзных классификаторов. По области действия классификаторы подразделяются на общероссийские, отраслевые и классификаторы предприятий.

Примеры различаются по содержанию классификаторов, относящихся к сфере делопроизводства:

1. Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) – ОК 011-93 утвержден постановлением Госстандарта РФ от 30.12.1993 г. № 299.

2. Общероссийский классификатор предприятий и организаций (ОКПО);

3. Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР) – ОК 016-94 утвержден Постановлением Госстандарта РФ от 26.12.1994 г. № 367.

ОКУД Объектами классификации в ОКУД являются унифицированные формы документов, утверждаемые министерствами (ведомствами) РФ. В ОКУД приведены кодовые обозначения этих форм и наименования соответствующих форм документов (объектов классификации).

Код формы документа в ОКУД состоит из 7 десятичных цифр и контрольного числа: в качестве примера приведен протокол общего собрания (конференции) трудового коллектива о ликвидации предприятия: 0213161 1.

Класс форм указывает на принадлежность формы документа к соответствующей унифицированной системе документации (ОРД);

Подкласс форм содержит коды, указывающие на разновидности форм документов внутри класса и направление их использования (документация о ликвидации организации, предприятия);

Регистрационный номер – это № формы документа внутри подкласса (Протокол общего …);

5. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документами и службам документационного обеспечения управления (ГСДОУ), утв. приказом Главархива СССР в 1991 г. № 33, а затем доп. Главархивом СССР в 1991 г.;

В 1990 г. появилась ГСДОУ. Она является наиболее полным документом по организации делопроизводства.

ГСДОУ устанавливает единые требования к организации работы с документами (в т.ч. создаваемыми средствами вычислительной техники) в органах государственного управления, суда, прокуратуры, арбитража, на предприятиях, в учреждениях и общественных организациях.

Основные цели ГСДОУ:

— совершенствование работы аппарата управления;

— упорядочение документооборота и повышение качества документов;

— сокращение количества документов;

— построение информационно-поисковой системы;

— создание условий для применения современных технологий сбора, хранения и обработки информации.

По положениям ГСДОУ создает инструкции по делопроизводству, методики, рекомендации по различным аспектам делопроизводства.

В 1993 г. положения ГСДОУ получили дальнейшее развитие в Типовой инструкции по делопроизводству в министерствах и ведомствах РФ.

3. Документы, их значение и функции.

Документ по ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», — материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом, для ее передачи во времени и пространстве.

Способами закрепления информации являются следующие: письмо; рисунок; графика; фото; звукозапись; видеозапись.

Чтобы выработать определенные принципы составления, оформления документов, формы и методы работы с ними, производится их классификация по целому ряду признаков.

Классификация документов – это деление документов на классы по наиболее общим признакам сходства и различия.

Целью классификации является повышение оперативности работы по их унификации, является важной предпосылкой документационного обеспечения автоматизированных систем управления.

Документы классифицируются по таким признакам, как способ фиксации, содержание, способ изготовления, степень сложности, место составления, сроки исполнения, происхождение, степень гласности, юридическая сила и назначение.

По способу фиксации:

— письменные (созданные рукописным или машинописным способом);

— графические (чертежи, карты, рисунки, схемы, планы);

— фото- и кинодокументы (на специальных носителях);

— акустические (позволяют производить точную запись и передачу звуковой информации).

По содержанию:

— организационные (устав предприятия, штатное расписание, правила внутреннего распорядка, должностные инструкции…);

— распорядительные (приказы, распоряжения, решения по основной деятельности);

— информационно-справочные (письма, факсы, докладные записки, телефонограммы…).

По наименованию:

Приказы, справки, акты, инструкции, протоколы, контракты и др.

По видам:

— типовые (разрабатываются вышестоящими органами для подведомственных организаций и носят обязательный характер);

— примерные (разрабатываются вышестоящими организациями, но носят рекомендательный характер);

— индивидуальные (разрабатываются конкретными органами для внутреннего пользования).

По степени сложности:

— простые (содержащие один вопрос);

— сложные (несколько вопросов).

По месту составления:

— внутренние (документы, создаваемые в учреждении для решения своих вопросов и не входящие за пределы учреждения);

— внешние – входящая и исходящая корреспонденция учреждения (входящие документы – документ, которые поступили в учреждении от других организации; исходящие документы – документы, которые учреждение отправляет другим учреждениям).

По срокам исполнения:

— весьма срочные;

— срочные;

— несрочные.

По происхождению:

— служебные;

— официально-личные.

По степени гласности:

— обычные;

— для служебного пользования;

— конфиденциальные;

— секретные.

По юридической силе:

— подлинные;

— подложные.

По назначению:

— подлинники (первоначальный документ, содержащий исходящую информацию, надлежащим образом оформленной);

— копия (точное воспроизведение реквизитов подлинника, соответствующим образом заверенная).

Виды копий:

— отпуск – полная копия исходящего документа, оставшаяся у отправителя;

— выписка – это копия части документа;

— дубликат – 2 экз. документа, выданный в связи с утратой подлинника.

4. Классификация документов, используемых в логистических системах.

1. График обычно включает перечень и сроки учетных работ, выполняемых оперативными, инженерно-техническими и бухгалтерскими подразделениями, с приложением форм документов и инструкций по составлению соответствующих документов. По каждому документу в графике указывают:

→исполнителя (составителя);

→адресат (службу, куда поступает документ);

→сроки представления и обработки.

Графики обычно имеют формы таблиц, диаграмм. Их выполнение контролируется главным бухгалтером и всеми работниками бухгалтерии.

2. Сырье и материалы поступают на предприятие от поставщиков, подотчетных лиц, закупивших материальные ценности за наличные, в результате списания пришедших в негодность основных средств и МБП, а также из собственного производства. Одновременно с отгрузкой продукции поставщик высылает покупателю расчетные и другие сопроводительные документы:

→платежное требование-поручение (когда данная форма расчетов была предусмотрена действующим законодательством);

→товарно-транспортные накладные;

→квитанции с железнодорожной накладной.

Расчетные документы поступают в бухгалтерию, где проверяют правильность их оформления и после этого передают ответственному исполнителю по снабжению.

3. В отделе снабжения по поступающим документам производят проверку соответствия объема, ассортимента, сроков поставки, цен, качества материалов и прочих договорных условий. В результате такой проверки на самом расчетном или другом документе делают отметку о полном или частичном акцепте (согласие на оплату). Кроме того, отдел снабжения осуществляет контроль за поступлением грузов и их розыск. С этой целью в отделе снабжения ведут журнал учета поступающих грузов. В нем указывают: регистрационный номер, дату записи, наименование поставщика, дату и номер транспортного документа, номер, дату и сумму счета, род груза, номер и дату приходного ордера или акта о приемке, запроса о розыске груза. В примечаниях делают отметку об оплате счета или отказе от акцепта.

Проверенные расчетные документы из отдела снабжения передают в бухгалтерию, а квитанции транспортных организаций— экспедитору для получения и доставки материалов.

Экспедитор принимает на станции прибывшие материалы по количеству мест и массе. В случае обнаружения недостачи Мест или массы, повреждения тары, порчи материалов составляют коммерческий акт, который служит основанием для предъявления претензий к транспортной организации или поставщикам.

Для получения материалов со складов поставщиков экспедитору выдаются наряд и доверенность, в которых указывается перечень материалов, подлежащих получению. Принятые грузы экспедитор доставляет на склад предприятия и сдает заведующему складом, который проверяет соответствие количества и качества материала данным счета поставщика.

Принятые кладовщиком материалы оформляют однострочными или многострочными приходными ордерами.

4. Перемещение материалов из одной производственной единицы (цеха, отдела) данного предприятия в другие оформляют накладной на внутреннее перемещение. По данным накладных, подписанных получателем и сдатчиком, составляют ведомость учета движения материалов внутри предприятия.

5. Расход материалов, ежедневно отпускаемых в производство и на другие нужды, оформляют лимитно-заборными картами. Они выписываются службой, на которую возложено лимитирование, в двух экземплярах на один или несколько видов материалов и, как правило, сроком на один месяц. Могут применяться квартальные и полугодовые лимитно-заборные карты с отрывными месячными талонами на фактический отпуск. В них указывают: вид операций, номер склада, отпускающего материалы, цех-получатель, шифр затрат, номенклатурный номер и наименование отпускаемых материалов, единицу измерения и лимит месячного расхода материалов, который исчисляется в соответствии с производственной программой на месяц и действующими нормами расхода. Один экземпляр лимитное заборной карты вручают цеху-получателю, другой — складу. Применение лимитно-заборных карт значительно сокращает количество разовых документов. При наличии современной вычислительной техники расчеты лимитов и выписку лимитно-заборных карт целесообразно осуществлять на машинах, что позволит повысить обоснованность исчисляемых лимитов и уменьшить трудоемкость составления карт.

Если материалы со склада отпускаются нечасто, то отпуск оформляют однострочными или многострочными требованиями. Требования выписывают цехи-получатели в двух экземплярах. Один из них с распиской кладовщика остается в цехе, второй — с распиской получателя у кладовщика.

6. Поступление на склад материалов собственного изготовления, отходов производства оформляют однострочными или многострочными накладными на внутреннее перемещение материалов, которые выписывают цехи-сдатчики в двух экземплярах. Один из них служит основанием для списания материалов с цеха сдатчика, второй направляется на склад и используется в качестве приходного документа. При приобретении подотчетными лицами материалов за наличные деньги документом, подтверждающим стоимость приобретенных материалов, является товарный счет или акт (справка), составляемый в порядке, установленном на предприятии (в нем излагают содержание хозяйственной операции с указанием даты, места покупки, наименования и количества материалов и цены).

7. Отпуск материалов сторонним организациям или хозяйствам своего предприятия, расположенным за его пределами, оформляют накладными на отпуск материалов на сторону. Их выписывают в двух экземплярах на основании нарядов, договоров и других документов. Первый экземпляр накладной остается на складе и служит основанием для аналитического и синтетического учета материалов, второй передается получателю материала. Если материалы отпускаются с последующей оплатой, то первый экземпляр служит также основанием для выписки бухгалтерией расчетно-платежных документов.

Вместо первичных документов по расходу материала можно использовать карточки складского учета. С этой целью представители цехов-получателей расписываются в получении материалов в самих карточках складского учета, которые становятся в связи с этим оправдательным документом. При этом в карточках проставляют шифр производственных затрат с целью последующей группировки записей по объектам калькуляции и статьям затрат. Такое совмещение расходных документов и карточек складского учета уменьшает объем учетной работы и усиливает контроль за соблюдением норм складских запасов.

5. Внешние документы при организации делопроизводства на складе.

Например, делопроизводство на складе ведет следующие внешние документы склада:

— товаротранспортная накладная;

— товарная накладная (ТОРГ-12), грузовая таможенная декларация (ГТД);

— спецификация;

— счет-фактура, инвойс;

— упаковочный лист;

— заявка на прием товаров;

— заявка на отгрузку товаров;

— акт о приеме-передаче товарно-материальных ценностей на хранение (форма МХ-1);

— акт о возврате товарно-материальных ценностей, сданных на хранение (форма МХ-3);

-доверенность на получение товара со склада;

— акт о выборочной проверке наличия материальных ценностей в местах хранения (МХ-14);

— инвентаризационная опись;

— сводная инвентаризационная опись;

— сличительная ведомость;

— таблица несоответствий;

— акт инвентаризации.

6. Внутренние документы склада.

Внутренние документы склада:

— приходная накладная;

— расходная накладная;

— журнал регистрации транспортных средств;

— акт приема товарно-материальных ценностей с таблицей обнаруженных повреждений;

— лист осмотра товара;

— пропуска на въезд и выезд с территории склада.

Существуют и другие документы, которые используются для оформления различных операций с материальными ценностями (квитанции, ордера и др.) в зависимости от профиля деятельности предприятия.

7. Реквизиты документов, требования к их оформлению.

Отечественные госучреждения, предприниматели, компании и прочие субъекты в рамках взаимодействия постоянно используют официальные бумаги. В качестве ключевого аспекта корректного построения правоотношений выступает применение реквизитов документов. Они утверждаются в соответствии с законодательством.

Реквизиты документа – надписи, которые являются обязательными элементами оформления официальных документов.

Реквизит «наименование документа». Официальная бумага должна быть классифицирована надлежащим образом в соответствии с типом. Наименования видов документов фиксируются уставом предприятия. Они должны соответствовать критериям, определенным в ОКУД. Как правило, наименование документа используется на официальных бланках, заявлениях и пр. В письмах этот элемент обычно не содержится. Наименование указывается прописными буквами. В ряде случаев в реквизиты документов включается заголовок. Он используется в качестве краткого изложения сути текста. По своему смыслу заголовок должен коррелировать с наименованием документа.

Название предприятия. Оно включается в реквизиты в обязательном порядке. Название предприятия, используемое на бланках, должно в точности соответствовать установленному в уставе. В официальных документах указывается полное наименование организации. Допускается размещение сокращенного названия под или за ним.

Справочная информация. Ее структуру определяют существующие требования к реквизитам документов. В составе справочной информации в первую очередь присутствуют контактные данные. Это: почтовый адрес, номера телефонов/факсов, электронной почты и прочие сведения, которые предприятие считает необходимым указать. Кроме этого, обычно в справочную информацию включают КПП, ИНН и ОГРН.

Реквизит «Дата документа». Этот элемент отражает время, в которое была создана официальная бумага или период ее подписания. Дату указывает тот субъект, который обладает полномочиями визировать документацию. Ее может проставить также сотрудник внутренней службы, ответственной за обмен информационными материалами на предприятии. В ряде случаев дата может указываться составителем. Например, ее проставляет автор искового заявления.

Регистрационный индекс. Этот реквизит способствует облегчению процесса классификации носителя информации в архивах и внутренних реестрах предприятия. Регистрационный номер также выступает в качестве идентификатора в ходе документооборота с другими компаниями. Правила, в соответствии с которыми этот элемент отражается на бумаге, устанавливаются распорядительными актами, принимаемыми на локальном уровне. В некоторых случаях данный реквизит может дополняться ссылкой, включающей непосредственно сам индекс и дату документа, на который необходимо дать ответ. Другими словами, этот элемент применяется в письмах, составляемых по поводу поступивших обращений.

Место оформления. Для некоторых документов этот реквизит является обязательным. Например, это относится к договорам, контрактам, соглашениям. Место оформления также указывается в том случае, если определить его по прочим реквизитам не представляется возможным. Если же сведения уже присутствуют в каком-то другом элементе бумаги, повторно его указывать нет необходимости.

Адресат. Этот реквизит также обязателен для большинства документов. Особенно важен этот элемент при составлении обращений, жалоб, заявлений в конкретные организации или структурные подразделения предприятия. В качестве адресата может также выступать гражданин, в том числе индивидуальный предприниматель.

Гриф утверждения. Этот элемент применяется для придания документам нормативного характера. Гриф утверждения используется как в госструктурах, так и в коммерческих компаниях. Например, руководитель предприятия может применять его в приказах, распоряжениях и пр. При наличии грифа утверждения положения документа становятся обязательными для выполнения всеми сотрудниками фирмы.

Резолюция. Этот реквизит применяется, например, в случаях, когда руководитель или иное должностное лицо хочет озвучить принятое по существу вопроса решение. В резолюции присутствуют сведения: Ф. И. О. Суть распоряжения. Срок, в течение которого оно должно быть исполнено. Подпись и дата. Кроме указанных данных, могут указываться и исполнители.

Отметка о контроле. Такой реквизит проставляется на документах, принимаемых, как правило, в государственных/местных структурах. Отметка о контроле свидетельствует не только о том, что бумага поступила в орган. Она указывает также на то, что по полученным данным ведется надлежащая работа. Как правило, отметка выглядит в форме штампа с надписью «контроль».

Содержание бумаги. На практике считается, что этот реквизит является ключевым. Однако при отсутствии прочих элементов, наличие которых установлено нормами, текст теряет свою ценность. В общем случае содержание документа выражается на русском языке. В предусмотренных законом случаях текст может составляться на языке соответствующего региона, если он наделен статусом официального. В содержании могут присутствовать элементы форматирования, таблицы. Структура текста, как правило, включает в себя две части. В первом разделе описываются причины и цели направления документа, а во втором – суть просьбы, обращения, рекомендации и пр. В ряде случаев допускается использовать только последнюю часть. Отметка о приложении В некоторых случаях в одном документе невозможно отразить всю необходимую информацию. В таких ситуациях допускается дополнение источника приложениями. На их наличие должен указывать соответствующий реквизит. Обычно он проставляется после изложения содержания. Реквизит выглядит, как правило, следующим образом: «Приложение на ___листах в ___ экземплярах». Соответственно проставляется количество дополнительных бумаг. В ряде случаев может потребоваться составление поименованного перечня приложений.

Подпись. Все официальные документы должны быть завизированы уполномоченными лицами. При этом подпись включает в себя не только непосредственно сам автограф, но и его расшифровку, а также название должности подписавшего. Данный реквизит подтверждает достоверность сведений, присутствующих в бумаге.

Гриф согласования. В соответствии с действующими в некоторых организациях требованиями, этот реквизит является неотъемлемым элементом определенной категории носителей информации. Он применяется в случаях, когда необходимо зафиксировать факт одобрения сведений компетентной структурой или должностным лицом. В грифе обязательно присутствует слово «согласовано». В нем также содержится информация о должности сотрудника, одобряющего предоставленные сведения. В качестве ключевого признака использования этого реквизита выступает участие в документообороте нескольких субъектов. Довольно близким к грифу согласования является виза. Однако она применяется исключительно внутри одного предприятия. Виза при этом может проставляться несколько раз в ходе последовательной проверки содержания бумаги тем или иным подразделением.

Печать. Она используется практически на всех официальных бумагах. В их числе расчетные и первичные документы. В РФ, как правило, используется чернильная печать. В оттиске присутствуют сведения о предприятии, включая его название, ИНН, ОГРН и прочие данные.

8. Регистрация и контроль исполнения документов.

Регистрация документа — это присвоение ему регистрационного индекса и проставление его на документе с последующей записью кратких данных о нем в журнале (на карточке) или в памяти ПК. Регистрация необходима для обеспечения сохранности документов, оперативного поиска, учета и контроля.

Существуют несколько форм регистрации документов: централизованная, децентрализованная и смешанная.

Наибольшая эффективность достигается при централизованной системе регистрации, то есть при осуществлении всех регистрационных операций в одном месте или одним работником. Такая система позволяет создать единый справочный центр по документам предприятия и устанавливает единый порядок регистрации. Централизованная система регистрации чаще всего применяется в небольших коммерческих предприятиях.

Децентрализованная система предполагает регистрацию документов в местах их создания или исполнения (в структурных подразделениях). Децентрализованная регистрация документов допускается в учреждениях, которые имеют территориально обособленные структурные подразделения. В учреждениях с годовым документооборотом 100 тыс. документов и более, где нельзя осуществлять централизованную регистрацию важнейшие документы необходимо регистрировать в канцелярии, остальные — в структурных подразделениях.

С учетом специфики предприятия может применяться смешанная система, когда одна часть документов регистрируется централизованно, другая же регистрируется в структурных подразделениях.

Регистрация должна быть однократной, то есть зарегистрированный документ не должен регистрироваться повторно в другом структурном подразделении.

При регистрации документы делятся на несколько групп, каждая из которых регистрируется отдельно, например, входящие документы, исходящие, внутренние, коммерческие контракты, документы, имеющие гриф «Конфиденциально».

При регистрации каждой группы документов должны применяться единые унифицированные способы присвоения индексов. Для внутренних документов и коммерческих контрактов, как правило, используется порядковая нумерация. Порядковый регистрационный номер присваивается по журналу, начиная с № 1 (или № 01) с 1 января каждого года по 31 декабря.

Некоторые внутренние документы и коммерческие контракты могут не регистрироваться. Это допускается по решению руководства предприятия при небольших объемах документооборота и при обеспечении полной сохранности документов. В этом случае документу присваивается порядковый номер, следующий за номером последнего документа, подшитого в соответствующее дело.

Входящие и исходящие документы должны иметь регистрационные индексы, состоящие из порядкового номера, условного обозначения структурного подразделения или должностного лица, подготовившего документ, вида документа, номера дела, в которое будет подшит документ или его копия. Например:

— индекс документа № 72/1-5 включает: 72 — порядковый номер документа по журналу регистрации, 1-5- номер дела по номенклатуре;

— индекс № 72-ИП включает: ИП — обозначение, автора документа (Иван Петров), 72 — порядковый номер документа;

— индекс № 72-П обозначает приказ с порядковым номером 72.

Эффективность принятой системы индексации в значительной степени зависит от ее стабильности. Если разработанная система индексов оправдала себя на практике, то ее следует использовать как можно дольше. Пересмотр условных обозначений целесообразно осуществлять в случае значительных изменений в функциях или структуре предприятия.

Для регистрации применяются регистрационные журналы или регистрационные карточки. При небольших объемах документооборота журналы могут вестись на протяжении нескольких лет.

Журналы включают следующие графы:

— индекс (номер) документа;

— дата регистрации документа;

— автор документа (организация) — для входящих документов;

— адресат (корреспондент) — для исходящих документов;

— название документа, краткое содержание;

— количество листов;

— резолюция – для входящих документов;

— исполнитель – для внутренних и исходящих;

— срок исполнения;

— отметка об исполнении;

— номер дела, в которое подшивается второй экземпляр документа.

Не все входящие и исходящие документы подлежат регистрации. Каждое предприятие может составить для себя список (перечень) нерегистрируемых документов. Обычно в него включают: поздравительные письма, приглашения, рекламные письма, прайс-листы, каталоги, печатные издания (журналы, брошюры), извещения, сообщения о встречах, переговорах, письма с пометкой «лично», программы конференций, совещаний и т. п.

Регистрация документов с грифом «Конфиденциально» выполняется специальным подразделением. Порядок регистрации определяется инструкцией.

Для регистрации входящих и исходящих документов с помощью персонального компьютера можно использовать те же графы регистрационного журнала.

Регистрацию документов можно рассматривать как начальный этап контроля за их исполнением. Возможность проверки исполнения документов должна быть заложена в системе делопроизводства, принятой на предприятии. Регистрационные и контрольные функции при этом могут быть неразрывно связаны и осуществляться с помощью тех же журналов.

Основная цель контроля — обеспечение исполнения тех документов, которые по поручению руководителя предприятия поставлены на контроль.

После указания руководителя о постановке документа на контроль в регистрационном журнале делается отметка о контроле, сроках исполнения документа, ответственном исполнителе. Эти сведения берутся из резолюции руководителя на документе. В журнале также могут стоять промежуточные сроки проверки исполнения документа.

В ряде фирм для ведения контрольных операций используется персональный компьютер, который в заданном режиме устанавливает промежуточные сроки исполнения и, в назначенный день, выводит на экран номера документов для проведения контрольных операций. Возможность вести рабочий календарь позволяет заносить номер документа, взятого на контроль, исполнителя, его телефон, содержание поручения. ПК не только будет давать предварительные напоминания контролирующему лицу, но передавать их на компьютер исполнителя.

По результатам проверки проводится анализ исполнения документов и в случае задержки исполнения делается доклад руководителю предприятия для принятия экстренных мер.

Документ считается исполненным и снимается с контроля после завершения работы исполнителем (подготовки ответа, составления проекта, контракта, проведения деловой встречи и т.п.). Результаты исполнения в краткой форме записываются на самом документе (реквизит «Отметка об исполнении документа»). Кроме того, отметка об исполнении вносится в журнал регистрации.

Стоит заметить, что необходимо добиваться высокой исполнительской дисциплины и ответственности работников предприятия при выполнении документов, что позволит исключить контроль за исполнением документов.

Контрольные вопросы и задания:

1. Процессы, происходящие в современном делопроизводстве.

2. Дайте определение документооборота.

3. Отличие понятий «делопроизводство» и ДОУ.

4. Дайте определение документа.

5. Перечислите признаки классификации документов по содержанию.

6. Перечислите признаки классификации документов по месту составления.

7. Перечислите внешние документы.

8. Перечислите внутренние документы.

9. Дайте определение реквизитов документа.

10. Что такое регистрация документа?

11. Как происходит регистрация документов?

Тема №2.2.: «Составление форм первичных документов, применяемых для оформления хозяйственных операций, составления типовых договоров приемки, передачи товарно-материальных ценностей»

План лекции:

1. Особенности оформления различных логистических операций, порядок их документационного оформления и контроля.

2. Типы заказов на покупку.

3. Размещение и отсылка заказа на покупку. Контроль выполнения и экспедирования заказа.

4. Нормативные документы при размещении на хранение и отпуск продукции на складах.

5. Организация документационного оформления в процессе приемки, хранения и отгрузки товарно-материальных ценностей.

6. Унифицированные формы первичных документов по учету продукции.

7. Документы для оформления отпуска продукции со склада.

8. Отчетные документы о состоянии продукции, хранящейся на складе.

1. Особенности оформления различных логистических операций, порядок их документационного оформления и контроля.

Для разных видов транспорта существует своя терминология, относящаяся к документированию перевозок, и составляемые погрузочные документы имеют свои особенности.

Для железнодорожного транспорта первичным документом, имеющим силу договора, является железнодорожная накладная, составляемая отправителем.

Накладная — транспортный документ, применяемый при железнодорожных и речных перевозках, а также при перевозке грузов в прямом смешанном железнодорожно-водном и прямом водном сообщениях. Накладная заполняется грузоотправителем и содержит следующие сведения: наименование и адрес правителей и получателей груза и их банковские реквизиты, пункты отправления, назначения и перевалки, полное и точное наименование груза, число массу и объем груза, его отправительскую маркировку, наименование желе дороги, если пунктом назначения является железнодорожная станция. Накладная следует с грузом, а отправителю в удостоверение принятия груза к перевозке выдают квитанцию при перевозках в пределах нашей страны и дубликат накладной при перевозках в прямом международном сообщении.

В необходимый комплект сопроводительной документации, кроме накладной, входят дорожная ведомость, корешок дорожной ведомости и квитанция о приеме груза.

В накладной отправитель указывает станцию и дорогу назначения именование отправителя и получателя, почтовые адреса, число погрузочных мест, вид упаковки, массу груза, данные о вагоне и норму его загрузки.

Эти же данные заносятся и в остальные три упомянутых документа.

На накладной ставится штемпель с датой приемки груза, отправителю выдают оформленную квитанцию. Накладная и дорожная ведомость отправляются вместе с грузом. Получатель принимает груз по накладной, а расписывается в его получении в дорожной ведомости. Основным документом для учета работы железной дороги является корешок дорожной ведомости, который остается у отправителя.

При отправке груза автомобильным транспортом основным документом является типовой договор на перевозку.

Договор — двусторонняя сделка об установлении, изменении или прекращении прав и обязанностей в отношении между сторонами. Условия, уста ленные сторонами в договоре, именуются его содержанием. Существен и условиями договора являются предмет договора, условия, предусмотренные законом, а также все те пункты, относительно которых по предварительному заявлению хотя бы одной из сторон должно быть достигнуто соглашение.

Для расчетов заказчика и автотранспортной организации обязательно составляется товарно-транспортная накладная, которая представляет собой документальное подтверждение факта заключения договора перевозки груза. Она также служит документальным основанием для:

— списания товарно-материальных ценностей у грузоотправителя;

— оприходования товарно-материальных ценностей у грузополучателя;

— учета транспортной работы и других услуг, выполняемых транспортным предприятием для грузоотправителей и грузополучателей;

— проведения расчетов между потребителем и транспортным предприятием за предоставленные услуги.

Как правило, товарно-транспортная накладная заполняется грузоотправителем для каждого грузополучателя отдельно на каждую ездку. Если одним автомобилем перевозится одновременно несколько партий груза в адрес одного или нескольких грузополучателей, то товарно-транспортная накладная обязательно выписывается на каждую партию груза в отдельности.

Товарно-транспортная накладная выписывается, как правило, в четырех экземплярах, при этом:

— первый экземпляр остается у грузоотправителя и предназначается для списания товарно-материальных ценностей. Остальные экземпляры, подписанные водителем и заверенные подписями и печатями отправителя, вручаются водителю;

— второй экземпляр сдается водителем грузополучателю и предназначается для оприходования им товарно-материальных ценностей;

— третий и четвертый экземпляры, заверенные подписями и печатями грузополучателя, сдаются в автотранспортное предприятие.

Третий экземпляр товарно-транспортной накладной служит основанием для расчета за перевозку. Он выписывается автотранспортным предприятием заказчику автотранспорта. Чаше всего заказчиком является отправитель, хотя в ряде случаев расчеты за перевозку производит грузополучатель или иное юридическое лицо.

Четвертый экземпляр товарно-транспортной накладной прилагается к путевому листу и служит основанием для учета транспортной работы и начисления заработной платы водителю.

При необходимости грузоотправитель может выписывать дополнительные экземпляры товарно-транспортной накладной для использования их при учете, взаиморасчетах с получателями и в других целях.

При выпуске автомобиля на линию водителю выдается путевой лист, который должен быть им возвращен по окончании работы.

Путевой лист — документ оперативного учета, который характеризует выполнение водителем производственных заданий (перевозок), учитывает режим работы водителя и транспортного средства, расход горюче-смазочных материалов.

При отправке груза морским транспортом в случае использования судна, совершающего регулярные рейсы, договором на перевозку является документ, называемый коносаментом, который по содержанию является своего рода накладной.

Коносамент — документ, выдаваемый перевозчиком грузоотправителю удостоверение факта принятия груза с обязательством доставить последний; порт назначения. Коносамент выполняет триединую функцию, являясь договором морской перевозки груза (точнее доказательством наличия и содержания такого договора), выступая в качестве расписки перевозчика в приеме груза (которая обязывает его выдать держателю коносамента в целости и сохранности) и играя роль товарораспорядительного документа в качестве титула собственности. В полном объеме все три функции коносамент выполняет в сфере, линейного судоходства. Коносамент является одним из основных документов, применяемых при таможенном оформлении и таможенном контроле товар перемещаемых морским транспортом.

Коносамент путешествует вместе с грузом, по нему получатель принимает груз и в нем расписывается в получении. Коносамент может быть имен т.е. составленным на имя определенного получателя, ордерным, т.е. поручительным, и предъявительным, т.е. действительным по факту его предъявления.

Если судно совершает нерегулярный рейс на условиях фрахта, составленный договор морской перевозки называется чартером.

Договор морской перевозки — соглашение, определяющее условия перевозки морем грузов (пассажиров). Основное содержание договора морской перевозки грузов заключается в том, что перевозчик обязуется принять от отправителя груз, доставить его в сохранности в предусмотренное договором место назначения и там сдать получателю груза, а грузоотправитель обязуется уплатить обусловленную провозную плату (фрахт). Договор морской перевозки грузов может содержать также условия погрузки и перевозки, права, обязанности и пределы ответственности сторон при различных обстоятельствах, могущих возникнуть в процессе транспортировки, порядок уплаты фрахта и разрешения споров. Во всех случаях наличие договора морской перевозки должно быть подтверждено письменным документом (коносаментом).

Коносамент обязательно составляется и в этом случае, когда он служит лишь накладной, по которой получатель принимает груз и расписывается в его получении.

В случае перевозки груза в прямом водном сообщении (т.е. по принципу «море-река») или в смешанном железнодорожно-водном сообщении этот сопроводительный документ так и называется «накладная». При перегрузке груза с одного вида транспорта на другой составляется передаточная ведомость.

Передаточная ведомость — коммерческий документ, содержащий перечень грузов, передаваемых с одного вида транспорта на другой при прямых водных и прямых железнодорожно-водных перевозках. В передаточной ведомости указывают номера передаваемых накладных, род, массу и количество груза, марки, знаки, пункты отправления, назначения и перевалки.

Если же осуществляется межпортовая перевозка, т.е. морская перевозка в чистом виде, то первичным документом для передачи груза на судно является так называемый погрузочный ордер.

Погрузочный ордер — первичный транспортный документ, содержащий все необходимые данные о грузе и служащий основанием для его приема. Погрузочный ордер выписывают в нескольких экземплярах. Он содержит следующие сведения: наименование, род и количество груза (число мест, масса, объем); вид упаковки; знаки и марки; наименование портов отправления и назначения; название судна; дату составления. При погрузке груза на палубу погрузочный ордер должен содержать оговорку о согласии на это грузоотправителя. Представителю судовой администрации вручают два экземпляра погрузочного ордера, на одном из которых после погрузки он расписывается. Этот экземпляр погрузочного ордера является штурманской распиской и служит основанием для выписки коносамента.

При перевозке грузов внутренним речным транспортом основным документом являются заключенные пароходством с грузоотправителем навигационные договоры. Эти договоры носят сезонный характер и заключаются обычно перед началом навигации. Документом, сопровождающим груз во все время его транспортировки, и в этом случае является накладная. Накладная для перевозки грузов речным транспортом выполняется в нескольких вариантах: для сухогрузов, универсальных контейнеров, буксировки, для нефтепродуктов и смешанных перевозок.

Перевозка грузов воздушным транспортом также осуществляется согласно соответствующим образом оформленной накладной.

Обстоятельства, являющиеся основанием для ответственности железных дорог, грузоотправителей или грузополучателей, удостоверяются коммерческими актами или актами общей формы.

2. Типы заказов на покупку.

Размещение заказа предусматривает заполнение формы заказа. Условия, включаемые в заказ на закупку, регулируют отношения между покупателями.

Все организации имеют свои формы заказа на покупку. Важными требованиями к любой из них должны быть наличие серийного номера, даты заполнения, названия и адреса поставщика, описание заказанных товаров, указание количества, требуемой даты доставки, условий отгрузки, оплаты и заказа.

Заказ на закупку – это часть юридического контракта между потребителем и поставщиком. Но пока он не принят к исполнению поставщиком, т.е. не получена форма “подтверждение”, заказ не является контрактом.

Заказ на закупку (детальные характеристики материалов, и условия закупки).

Общие заказы (организация размещает заказ на все материалы, в течение какого времени, например, года и после этого поставщик в течение всего установленного в заказе времени отправляет партии этих материалов по требованию, например, канцелярские товары).

Электронное снабжение (обмен данными через интернет)

Контракт (указываются сферы ответственности, работы каждой из сторон, условия выполнения).

Субконтракт (поставщик может не выполнять все работы самостоятельно, а передать часть из них субподрядчику).

Соглашения о лизинге и аренде (указываются условия получения материалов, обычно это здание и оборудование).

Обычно заказы на закупку отправляются поставщику по почте, телефону, курьером.

Основные требования к заказу:

1-адрес поставщика,

2-кол-во и описание продукции,

3-дата доставки,

4-указания по отгрузке,

5-условия оплаты,

6-дополнительные условия поставки (упаковка, штрафные санкции и пр.)

3. Размещение и отсылка заказа на покупку. Контроль выполнения и экспедирования заказа.

После того, как заказ отправлен поставщику, покупатель может контролировать ход его выполнения или(и) ускорять время выполнения заказа. Отдел контроля и экспедирования отмечает дату отправления заказа.

Функция контроля выполнения заказа – стандартная функция, контролирующая способность поставщика выполнять свои обязательства по срокам доставки. Контроль выполнения обычно осуществляется по телефону, а также можно через форму, составленную на компьютере, для запроса информации по срокам отгрузки товаров или проценту выполнения заказа по состоянию на конкретную дату.

Экспедирование заказа – это своего рода давление на поставщика, с тем чтобы он выполнил свои обязательства по доставке товара, доставлял товар с опережением графика. Если поставщик не способен выполнять условия соглашения в качестве давление может применяться угроза аннулирования заказа или прекращение деловых отношений в будущем.

Требования:

1-получение поставки в ожидаемые сроки,

2-подтверждение кол-ва,

3-проверка качества,

4-отправка заказа в место назначение (на склад, на производство),

5-оформление документов,

6-оплата счетов.

Важное значение имеют приемка продукции, документальное оформление поставки, проверка качества и количества товара. Основными целями функции получения и контроля сырья являются:

Гарантия получения заказа

Проверка качества

Подтверждение получения заказанного количества сырья

Отправка товара в следующее место назначения — на склад, в отдел контроля или отдел использования

Оформление документации на получение и регистрацию сырья

Качество поставляемых товаров должно удовлетворять предъявленным требованиям.

Отсутствие необходимого качества закупок может привести к дополнительным издержкам.

Дополнительные расходы, связанные с возвратом бракованных и недоброкачественных товаров

Остановка производства в случае, например, когда вся партия оказалась недоброкачественной и подлежит возврату

Судебные иски

Применяемые на практике меры по обеспечению качества товара могут быть классифицированы на 2 группы

Метод прием партий:

1.Сплошной контроль

2.Выборочный контроль:

Приемный выборочный контроль партий по качественным признакам,

непрерывный выборочный контроль по качественным признакам,

приемный выборочный контроль по качественным признакам с пропуском партий,

приемочный выборочный контроль по качественным признакам,

ревизионный выборочный контроль.

Методы приемочного контроля:

1.Апробация установленной поставщиком системы методов и операций по обеспечению качества

2. Апробация применяемой поставщиком методики контроля качества закупаемых товаров

3.Учет и определение улучшения качества показателей продукции данного поставщика

4.Сравнительная оценка качества продукции различных поставщиков

4. Нормативные документы при размещении на хранение и отпуск продукции на складах.

При размещении на хранение и отпуск продукции на складах используются нормативные документы, а именно:

1. Инструкция о порядке приемки продукции производственно-технического назначения и товаров народного потребления по количеству.

2. Инструкция о порядке приемки продукции производственно-технического назначения и товаров народного потребления по качеству.

3. Товарная книга.

4. Заказ-заявка.

5. Договор поставки.

6. Журнал регистрации заказов покупателей.

7. Карточка неудовлетворенного спроса.

8. Сводный отборочный лист на комплексную отборку.

9. Счет-фактура, инвойс.

10. Упаковочный лист.

11. Журнал передачи продукции со склада в экспедицию.

12. Журнал учета продукции и счетов-фактур, принимаемых в экспедицию со складов и отправляемых покупателям.

13. Товарно-транспортная накладная.

14. Пропуск на въезд (выезд) на (с) территорию предприятия.

15. Заявка на автотранспортные перевозки.

16. Журнал учета использования автомобильных транспортных средств.

17. Карточка учета инвентарной тары.

18. Книга регистрации документов, сданных лицом, осуществляющим централизованную доставку и завоз продукции.

19. Карточка учета использования договоров поставки.

20. Книга оперативного учета поставки продукции покупателям.

5. Организация документационного оформления в процессе приемки, хранения и отгрузки товарно-материальных ценностей.

Счета являются приложениями к договорам, заключенным на поставку продукции заказчикам. Они содержат номенклатуру продукции, планируемую к продаже, ее количество, стоимость и срок поставки.

Для учета фактического наличия продукции на складе в период проведения инвентаризации в тех случаях, когда инвентаризационная комиссия не имеет возможности сразу подсчитать продукцию и записать данные о ней в инвентаризационную опись применяется инвентаризационный ярлык (форма № инв.-2).

В случае, если при инвентаризации были выявлены отклонения от учетных данных по видам продукции, составляются сличительные ведомости. В сличительных ведомостях отражаются результаты инвентаризации, т.е. расхождения между данными учета и данными инвентаризационных описей (фактическим наличием продукции).

Накладные от внешних поставщиков являются основанием для оприходования продукции на складе, т.е. основой для создания приходных накладных.

Приходная накладная предназначена для учета поступающей на склад продукции.

6. Унифицированные формы первичных документов по учету продукции.

На протяжении долгих лет, вплоть до 2013 года, в качестве первичных документов для целей бухгалтерского и налогового учета могли использоваться лишь документы, составленные по специально утвержденным формам. Эти формы получили название унифицированных. В свободной форме допускалось составлять только те документы, для которых унифицированной формы не существовало.

Со вступлением в силу закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ экономические субъекты получили право разрабатывать формы документов самостоятельно при условии соблюдения определенных требований к ним.

После этого большинство унифицированных форм первичных документов стали рекомендуемыми, однако остались и обязательные.

Унифицированные формы первичных документов по учету продукции включают следующее.

Доверенность (формы № М-1, № М-2а):

— применяется для оформления права лица выступать в качестве доверенного лица организации при получении продукции, отпускаемой поставщиком по наряду (счету, договору, заказу, соглашению);

— служит основанием для получения продукции на складе поставщика, железнодорожной станции, пристани, в аэропорту и подтверждает право данного лица на получение продукции.

Причины, по которым доверенность считается недействительной:

— доверенность выдана с нарушением порядка ее заполнения или с незаполненными реквизитами;

— доверенность имеет поправки и помарки;

— не предъявлен паспорт, данные которого указаны в доверенности;

— окончился срок действия доверенности;

— поступило сообщение получателя об аннулировании данной доверенности.

Приходный ордер (форма № М-4) — документ, служащий для приемки и оприходования продукции и тары под продукцией, поступающей от поставщиков. Оформляется сотрудниками склада, выписывается на основании расчетных и других сопроводительных товарно-транспортных документов поставщиков.

Акт о приемке материалов (форма № М-7) применяется для оформления приемки продукции, имеющей расхождения по количеству и качеству, а также расхождения по ассортименту с данными сопроводительных документов поставщика. Данный акт составляется также при приемке продукции, поступившей без документов. Акт служит юридическим основанием для предъявления претензии поставщику (отправителю).

Лимитно-заборная карта (форма № М-8) — документ, на основании которого осуществляется списание продукции со склада. Данная форма применяется при наличии лимитов отпуска продукции:

— для оформления отпуска материалов, систематически потребляемых при изготовлении продукции;

— для текущего контроля над соблюдением установленных лимитов отпуска материалов на производственные нужды.

Требование-накладная (форма № М-11) применяется для учета движения продукции внутри организации между материально ответственными лицами различных структурных подразделений.

Комплектовочные ведомости выписываются на месяц или на всю потребность изделий по данному заказу, применяются для контроля над отпуском этих изделий на тех предприятиях, где высок удельный вес расхода комплектующих изделий на выпуск готовой продукции. Комплектовочная ведомость содержит перечень мест с указанием их количества.

Ведомости (карты) использования лимитов применяются при оформлении отпуска материалов на производство требованиями, а также возврата из производства и перемещения материалов со склада в кладовую цеха (участка) накладными. Данные ведомости составляются для контроля над отпуском материалов в пределах лимита.

Накладная (приказ-накладная) на отпуск материала на сторону (форма № М-15) применяется для учета отпуска продукции:

— структурным подразделениям своей организации, расположенным за пределами ее территории. Накладную выписывает работник структурного подразделения в двух экземплярах на основании договоров, нарядов и других соответствующих документов и по предъявлении получателем доверенности на получение продукции, заполненной в установленном порядке;

— сторонним организациям. Накладная оформляется отделом снабжения на основании договоров, нарядов и других соответствующих документов и письменного разрешения руководителя предприятия или лиц, им на то уполномоченных.

7. Документы для оформления отпуска продукции со склада.

Документы, оформляющие отпуск продукции со склада:

— заборный лист;

— расходная накладная и пр.

Потребителю могут быть представлены следующие отчетные документы о состоянии продукции, хранящейся на складе:

1) ежедневный отчет о состоянии хранящейся продукции включает в себя следующую информацию:

— баланс остатка продукции на вечер предыдущего рабочего дня;

— все поступления продукции на склад за рабочий день;

— все отгрузки продукции за рабочий день;

— новый баланс остатка продукции, включающий в себя продукцию с различным статусом (например, продукция, подлежащая отгрузке, но еще не отгруженная);

— остаток продукции, имеющейся в наличии на складе;

2) отчет по срокам годности продукции включает в себя следующую информацию:

— предупреждение об окончании срока годности продукции за шесть месяцев до его истечения по каждому наименованию продукции;

— сроки годности по каждому наименованию продукции;

— список продукции по типу срока годности (с истекшим сроком годности, за 7 дней до окончания срока годности, за 14 дней);

3) ежедневный отчет о приемке продукции на склад содержит следующую информацию:

— все поступления продукции за день;

— сведения и документы по поступлению транспортных средств (информационный лист, акт о приемке продукции на склад, подписанный представителем склада и водителем);

— сведения и копии документов, сопровождающих продукцию;

4) ежедневный отчет об отгрузке продукции со склада включает в себя следующую информацию:

— все отгрузки продукции, осуществленные за рабочий день;

— все заказы, находящиеся в процессе комплектации;

— сведения об отгруженной продукции с указанием данных об автомобильных транспортных средствах;

— копии счетов с пометкой менеджера склада об отгрузке;

5) особые отчеты (о недостачах, повреждениях продукции при ее приеме на склад), сопровождаемые фотографиями;

6) отчет о заблокированной продукции (заблокирована в соответствии с указанием клиента, например, по причине истекшего срока годности);

7) отчет о переупакованной бракованной продукции;

отчет об уничтожении бракованной продукции;

9) отчет по бракованной продукции (при получении продукции на склад, уничтожении, переупаковке);

10) отчет по наличию пустых поддонов.

8. Отчетные документы о состоянии продукции, хранящейся на складе.

Документация ведется материально ответственным лицом (кладовщиком, заведующим складом).

Карточка складского учета материалов (форма № М-17):

— применяется для учета движения продукции на складе по каждому сорту, виду и размеру продукции;

— заполняется на каждый номенклатурный номер продукции;

— ведется материально ответственным лицом (кладовщиком, заведующим складом).

Карточки учета материалов выпускаются бухгалтерией по мере поступления приходных документов и в соответствии с номенклатурой материалов и передаются материально ответственным лицам под расписку в реестре вместе с приходными документами для осуществления сортового учета.

Акт об оприходовании материальных ценностей, полученных при разборке и демонтаже зданий и сооружений (форма № М-35) применяется для оформления оприходования материалов, пригодных для использования при производстве других работ.

Акт о весе тары составляется не позднее 10 дней после освобождения тары, а о весе тары из-под влажной продукции — немедленно по освобождении тары из-под продукции. В данном акте указывается также вес нетто продукции, полученный путем вычитания из веса брутто веса тары.

Реквизиты Акта о недостаче продукции:

а) наименование получателя, составившего акт, и его адрес;

б) дата и номер акта, место приемки продукции и составления акта, время начала и окончания приемки продукции. В случаях, когда приемка продукции произведена с нарушением установленного срока, — причины несвоевременной приемки, время их возникновения и устранения;

в) фамилия, имя и отчество лиц, принимавших участие в приемке продукции по количеству и в составлении акта, место их работы, занимаемые должности, дата и номер документа о полномочиях представителя на участие в приемке продукции, а также указание о том, что эти лица ознакомлены с правилами приемки продукции по количеству;

г) наименования и адреса отправителя (изготовителя) и поставщика;

д) дата и номер телефонограммы или телеграммы о вызове представителя отправителя (изготовителя);

е) дата и номер счета-фактуры и транспортной накладной’ (коносамента);

ж) дата отправки продукции со станции (пристани, порта) отправления или со склада отправителя;

з) дата прибытия продукции на станцию (пристань, порт) назначения, время выдачи груза перевозчиком, время вскрытия транспортного средства (вагона, контейнера, автомобильного фургона) и других опломбированных транспортных средств, время доставки продукции на склад получателя;

и) номер и дата коммерческого акта (акта, выданного перевозчиком), если такой акт был составлен при получении продукции от перевозчика;

к) условия хранения продукции на складе получателя до ее приемки, а также сведения о том, что определение количества продукции производилось на исправных весах или другими измерительными приборами, поверенными в установленном порядке;

л) состояние тары и упаковки на момент осмотра продукции; содержание наружной маркировки тары и другие данные, на основании которых можно сделать вывод о том, в чьей упаковке предъявлена продукция — отправителя или изготовителя; дата вскрытия тары;

м) при выборочной проверке продукции — порядок отбора продукции для проверки с указанием основании выборочной проверки (стандарт, технические условия, особые условия поставки, договор);

н) реквизиты отправителя или перевозчика, за чьим весом или пломбами отгружена продукция, отметка об исправности пломб и содержание оттисков в соответствии с действующими на транспорте правилами; общий вес продукции — фактический и по документам; вес каждого места, в котором обнаружена недостача, фактический и по трафарету на таре (упаковке);

о) транспортная и отправительская маркировка мест (по документам и фактически), наличие или отсутствие упаковочных ярлыков, пломб на отдельных местах;

п) способ определения количества недостающей продукции (взвешивание, счет мест, обмер);

р) другие данные, которые, по мнению лиц, участвующих в приемке, должны быть указаны в акте для подтверждения недостачи;

с) точное количество и стоимость недостающей продукции.;

т) заключение о причинах и месте образования недостачи.

Реквизиты акта о ненадлежащем качестве продукции:

• условия хранения на складе получателя;

• состояние упаковки в момент осмотра;

• наличие упаковочных листов и пломб;

• количество и полное наименование продукции;

• подробное описание обнаруженных недостатков и их характеристика;

• перечисление оснований, по которым продукция забракована или переведена на более низкий сорт;

• заключение о характере выявленных недостатков, причине их возникновения и утраты качества продукции.

Товарный отчет составляется на основе первичных приходных и расходных документов.

Указание на отгрузку поступает из отдела продаж, содержит ссылку на счет и договор, согласно которому поставляется продукция, номенклатуру продукции, которую необходимо отгрузить, ее количество, стоимость, форму оплаты, срок и способ доставки. Указание на отгрузку — директивный документ для отдела логистики на начало отгрузки продукции заказчику.

Упаковочный (инвентарный) лист составляется после окончания упаковки. В лист вписываются данные по каждому отдельно упакованному предмету или коробке. В упаковочном листе указываются:

• порядковый номер коробки согласно данным, содержащимся в маркировке;

• содержимое коробки;

место и дата производства упаковки;

• указания по следованию продукции (груза);

• контактный телефон получателя;

• адрес и данные физического (юридического) лица, являющегося получателем продукции (груза).

Контрольные вопросы и задания:

1. Какой документ является первичным документом, имеющим силу договора для железнодорожного транспорта?

2. Какие документы входят в необходимый комплект сопроводительной документации, кроме накладной при перевозках железнодорожным транспортом?

3. Дайте определение договора.

4. Какой документ обязательно составляется при расчетах заказчиков с автотранспортной организацией?

5. Для чего выписывается четыре экземпляра товарно-транспортной накладной?

6. Дайте определение путевого листа.

7. Дайте определение коносамента.

9. Перечислите основные требования к заказу.

10. Назовите функцию контроля выполнения заказа.

11. Что является основными целями функции получения и контроля сырья?

12. Перечислите методы приема партий товаров.

13. Перечислите нормативные документы, регламентирующие порядок приемки.

14. Дайте определение унифицированным формам документов.

15. Перечислите унифицированные формы первичных документов по учету продукции.

16. Назовите документы, оформляющие отпуск продукции со склада.

17. Назовите реквизиты Акта о недостаче продукции.

Тема №2.3.: «Документы для внутренней отчетности»

План лекции:

1. Документы, по которым не предусмотрены типовые образцы.

2. Составление документов, в случае получения продукции ненадлежащего качества.

1. Документы, по которым не предусмотрены типовые образцы.

Первичные документы (первичные учётные документы, первичные бухгалтерские документы) — бумажные или электронные документы, свидетельствующие о каких-либо деловых или финансовых транзакциях, то есть значимые бухгалтерские документы, используемые для подготовки, проверки и аудита финансовой отчётности организации. Включают в себя документы, подтверждающие право собственности организации на активы и размер обязательств, а также для доказательства денежных и не денежных операций.

Формы первичных документов, отражающих факты финансово-хозяйственной жизни предприятия, по которым не предусмотрены типовые формы, а также формы документов для внутренней бухгалтерской отчетности и график документооборота являются обязательными элементами учетной политики.

Первичные документы должны составляться в момент совершения операции, а если это не представляется возможным — непосредственно после ее окончания. Ответственность за своевременное и качественное оформление первичных документов, передачу их в соответствии с графиком документооборота для отражения операций в бухгалтерском учете и достоверность содержащихся в них данных несут лица, составившие и подписавшие эти документы. Унифицированной формы претензионного письма не установлено, и организации следует разработать форму такого письма самостоятельно.

Порядок и форма выставления такой претензии должны быть установлены договором.

Соответственно, претензия может быть составлена в произвольной форме, но при этом она должна содержать следующие данные:

— ссылку на договор;

— вид некачественного товара, номер партии и упаковки;

— ссылку на акт о браке;

— требования покупателя относительно бракованного товара;

— вывод независимой экспертизы (если она проводилась);

— в чем состоит брак и его причины;

— количество некачественного товара;

— требования покупателя относительно бракованного товара (возврат, замена и т.п.).

Если некачественная продукция оказалась на складе покупателя, то проводится проверка (испытания), оговоренная договором или стандартом. По ее результатам отмечаются конкретные нарушения и несоответствия. Оформляются соответствующие протоколы и акты в письменной форме. Желательно получить подтверждение, сфотографировав изъяны.

Претензия составляется покупателем в произвольной форме и незамедлительно направляется поставщику при отказе от приемки товара. Претензия или рекламация должна содержать такие сведения:

— поставщик и его реквизиты;

— дата оформления; выявленные недостатки и чему они не соответствуют; суть требования (возврат, компенсация, снижение сортности и т.п.);

— ссылка на законодательство; подписи руководителя и лиц, ответственных за проверку качества.

При приемке товаров по количеству и качеству, при обнаружении недостач, испорченного товара, и т.д. составляется уведомление о вызове представителя фирмы поставившей данный товар. Для иногородних и одногородних отправителей Инструкцией П-6 предусмотрен различный порядок реагирования на вызов представителя. Так, иногородний отправитель (изготовитель) обязан в течение 24 ч ответить телеграммой или телефонограммой, будет ли направлен представитель для участия в дальнейшей приемке. Отсутствие ответа в указанный срок дает покупателю право осуществить приемку в одностороннем порядке еще до истечения срока явки представителя (три дня без учета времени, необходимого для проезда). Представитель одногороднего отправителя обязан явиться не позднее чем на следующий день (если продукция скоропортящаяся – в течение четырех часов). Но вне зависимости от того, «из каких городов и весей» прибывает представитель, он должен иметь необходимые полномочия. Кстати, представителем может быть и некое предприятие, находящееся в месте получения продукции и уполномоченное на то отправителем.

В случае получения продукции ненадлежащего качества изготовителю направляется уведомление о вызове. В уведомлении о вызове, направляемом изготовителю (отправителю), указывается:

— наименование продукции, дата и номер счета-фактуры или номер транспортного документа, если к моменту вызова счет не получен;

— основные недостатки, обнаруженные в продукции;

— время, на которое назначена приемка продукции по качеству или комплектности (в пределах установленного для приемки срока);

— количество продукции ненадлежащего качества или некомплектной продукции.

Расходная накладная.

Первым этапом разработки новых форм должно стать определение исполнителя этого задания. По закону ответственность за разработку таких форм лежит на лице, занимающемся ведением бухгалтерского учета. Проблема в том, что к первичным документам относятся не только бухгалтерские бумаги, но и кадровые. Работник бухгалтерии может не знать всех тонкостей кадрового делопроизводства. Следовательно, к разработке новых форм нужно подключить сотрудника отдела кадров.

2. Составление документов, в случае получения продукции ненадлежащего качества.

Товар считается некачественным в следующих случаях:

Товар не соответствует условиям договора, спецификациям и приложениям к нему.

Товар не соответствует нормативным актам — например, отраслевым подзаконным нормативным актам или требованиям ГОСТ. Если договор содержит условия о качестве, которые отклоняются от тех, которые предусмотрены в нормативных актах или ГОСТ, то соответствующие нормативные акты и ГОСТ, по общему правилу, не применяются, учитывая свободу сторон договора.

Товар не соответствует обычаям делового оборота — например, рекомендательным нормам о качестве определенных видов продукции, принятым министерствами или крупными ассоциациями.

Товар не может использоваться для целей, для которых он обычно используется.

Товар не соответствует целям, для которых он приобретался, о которых поставщик знал или должен был знать — например, когда договор содержит указание на цель поставки, но товар не может применяться для этих целей.

Товар не соответствует образцу или описанию – только если по условиям продажи товар продавался по образцу или по описанию (Постановление Пленума Верховного суда РФ от 28.07.2012 года No. 17 пункт 13).

Для того, чтобы не использовать документы, по которым не предусмотрены унифицированные образцы (расходная накладная) при закреплении в учетной политике использования унифицированных форм первичных учетных документов при возврате товара может оформляться накладная на отпуск материалов на сторону (по форме М-15) или товарная накладная (по форме N ТОРГ-12).

На накладной целесообразно сделать пометку «Возврат товаров».

Таким образом, в случае обнаружения покупателем при приемке товаров несоответствия поставляемых товаров условиям договора по качеству (при обнаружении бракованных товаров) покупатель оформляет:

— акт об установленном расхождении по количеству и качеству (покупатель вправе применить формы N ТОРГ-2 (для российских товаров), N ТОРГ-3 (для импортных товаров), подписанный специально созданной комиссией;

— претензионное письмо с приложением акта об установленном расхождении по количеству и качеству;

— письмо-согласие с претензией поставщика или согласие, подтвержденное иным образом (согласно условиям конкретного договора);

— товарную накладную с пометкой «на возврат» (может быть применена форма N ТОРГ-12, если данная форма утверждена в организации в качестве первичного документа (письмо УФНС России по г. Москве от 21.09.2012 N 16-15/[email protected]). Или, например, накладная по форме М-15, утвержденная постановлением Госкомстата РФ от 30.10.1997 N 71а (смотрите также письмо УФНС России по г. Москве от 21.09.2012 N 16-15/[email protected]). На основании соответствующего акта покупателем составляется претензия поставщику.

Коммерческий акт — основной документ, подтверждающий обстоятельства утраты, недостачи, порчи или повреждения перевозимого груза. Составляется грузоперевозчиком и используется для последующего определения ответственности перевозчика, грузоотправителя и грузополучателя за нанесённый ущерб.

Коммерческий акт составляется для удостоверения следующих обстоятельств:

несоответствие наименования, массы, количества мест груза, багажа, грузобагажа данным, указанным в перевозочном документе;

повреждение (порча) груза, багажа, грузобагажа и возможные причины такого повреждения;

обнаружение груза, багажа, грузобагажа без перевозочных документов, а также перевозочных документов без груза, багажа, грузобагажа;

возвращение перевозчику похищенных груза, багажа, грузобагажа;

непередача перевозчиком груза на железнодорожный путь необщего пользования в течение двадцати четырех часов после оформления документов о выдаче груза. В данном случае коммерческий акт составляется только по требованию грузополучателя.

Коммерческий акт составляется:

— при выгрузке вагонов или контейнеров в местах общего пользования (на станциях) в день выгрузки;

— при выгрузке вагонов или контейнеров в местах необщего пользования в день выгрузки или в процессе выгрузки;

— в пути следования в день обнаружения обстоятельств, подлежащих оформлению коммерческим актом.

При невозможности составить коммерческий акт в указанные сроки он должен быть составлен в течение следующих суток.

Коммерческий акт должен содержать:

— точное и подробное описание состояния груза;

— данные о том, правильно ли погружены, размещены и закреплены грузы;

— в отношении скоропортящихся грузов к коммерческому акту прикладывается выписка из журнала температур.

Коммерческий акт составляется в трех экземплярах и заполняется без помарок, подчисток и каких-либо исправлений.

Контрольные вопросы и задания:

1. Какая информация указывается в уведомлении о вызове?

2. Дайте определение понятия «первичные документы».

3. Назовите документы оформляемые в случае получения продукции ненадлежащего качества

4. Какие реквизиты содержаться в уведомлении о вызове?

5. В каких случаях составляется коммерческий акт?

6. В каких случаях товар считается некачественным?

7. Какие сведения должно содержать претензионное письмо?

8. В каких случаях составляется претензионное письмо?

9. В каких случаях оформляется уведомление о вызове представителя.

Тема №2.4.: «Документы для внутренней отчетности»

План лекции:

1. Требования к внутренней отчетности.

2. Классификационные нормы внутренней отчетности.

3. Стандартные формы отчетов, формируемые на складе.

4. Дополнительные отчеты, необходимые для анализа деятельности склада.

Требования к внутренней отчетности.

Объектом управленческого учета являются отдельные сегменты организации, в связи, с чем появляется необходимость отдельно проанализировать доходы и расходы по каждому структурному подразделению. Показатели: результативность — степень достижения центром ответственности поставленной цели, эффективность — выполнение заданного объёма работ при минимальном использовании производственных ресурсов.

Принципы построения:

1) Внутренний отчет должен быть адресным и конкретным. Он не принесет желаемых результатов, если:

— будет адресован не конкретному менеджеру, а его более высокому руководителю;

— будет содержать расплывчатую информацию по общим вопросам. Эффективный управленческий контроль предполагает наличие конкретной отчетной информации.

2) Для принятия управленческих решений полезна оперативная информация. Нельзя допустить, чтобы созданные бухгалтером-аналитиком отчеты легли на полку. При составлении внутренних отчетов следует учитывать психологические особенности менеджера.

3) Не стоит слишком углубляться в прошлое; полезнее искать информацию, использование которой позволит улучшить дальнейшую работу центра ответственности.

4) Не следует перегружать отчетность расчетами. Управляющему нужен минимальный объем данных, но эти данные должны быть систематизированы так, чтобы на основе содержащейся в них информации руководитель смог принимать оптимальные управленческие решения и осуществлять конкретные действия.

5) Отчеты должны охватывать то, что приближает всех работников к выполнению плана. Отчет, содержащий информацию, не нужную менеджеру, снижает качество управленческого контроля.

6) Не все поддается записи. Кроме составления письменных отчетов управленческий контроль предполагает проведение бесед бухгалтера-аналитика с управляющими всех уровней.

Для управляющих имеет значение не только содержание информации, но и способы ее доставки.

Внутренняя отчетность — это совокупность упорядоченных показателей и другой информации. В ней дается интерпретация отклонений от целей, планов и смет, без чего данные управленческого учета являются непригодными для целей внутреннего управления.

Требования к построению и содержанию внутренней отчетности, выработанной наукой и практическим опытом, характеризуют самую суть данного элемента управленческого учета. Причем имеют значение как формальные, так и существенные требования.

Требования, предъявляемые к внутренней отчетности:

1. целесообразность, т. е. информация, обобщаемая во внутренних отчетах, должна отвечать цели, ради которой она была подготовлена;

2. объективность и точность — внутренние отчеты не должны содержать субъективного мнения и предвзятых оценок, степень погрешности в отчетах не должна мешать принятию обоснованных решений;

3. оперативность, быстрота представления отчетности не может не влиять на точность информации, но следует стремиться к минимизации данного фактора; оперативность отчетности заключается в том, что она должна представляться к сроку, когда она является необходимой для принятия решений;

4. краткость — в отчетности не должно быть излишней, избыточной информации. Чем отчет меньшего объема, тем более оперативно можно осмыслить его содержание и принять нужное решение;

5. сопоставимость отчетности заключается в возможности использовать отчетную информацию для работы разных центров ответственности. Отчетность должна быть сопоставима также с планами и сметами;

6. адресность — внутренняя отчетность должна попасть к ответственному руководителю и другим заинтересованным лицам, но при условии соблюдения степени конфиденциальности, установленной в организации;

7. эффективность — издержки на составление внутренней отчетности должны быть составлены с выгодами от полученной управленческой информации.

Целью внутренней отчетности является обеспечение управленческого персонала всех уровней необходимой управленческой информацией. Требования о содержании отчетности должны сформулировать руководители центров ответственности и другие лица, относящиеся к управленческому персоналу и заинтересованные во внутренней управленческой информации.

Управляющие должны разъяснить бухгалтерам и другим исполнителям, составляющим внутреннюю отчетность, какая информация, в каком виде и объеме, в какие сроки им необходима.

Специальные требования:

— гибкая, но единообразная структура;

— понятность и обозримость информации;

— оптимальная частота представления;

— пригодность для анализа и оперативного контроля.

Классификационные нормы внутренней отчетности.

Классификационные признаки форм внутренней отчетности представлены на рисунке 1.

Рисунок 1 Классификация внутренней отчетности

В экономической литературе по содержанию информации выделяют такие внутренние отчеты, как:

· комплексные, предоставляются регулярно и содержат сведения об исполнении планов и использовании ресурсов за отчетный период, для совокупной оценки и контроля;

· тематические, подготавливаются по ключевым показателям, при возникновении важных, значительных отклонений по ним;

· аналитические, предоставляются индивидуально по приказу руководителя и отражают причины и последствия результатов по определенным вопросам.

Еще одним классификационным признаком выступают уровни управления [1], по ним отчеты делятся на:

· оперативные, предназначены для нижнего уровня управления, содержат детальную информацию и составляются ежемесячно (таблица1);

· текущие, предназначены для среднего уровня управления и составляются ежеквартально;

· сводные, предназначены для высшего уровня управления и содержат общую информацию для принятия стратегических решений, предоставляются ежегодно.

Классификация отчетности

1). По своему экономическому содержанию (по видам) отчетность делится на бухгалтерскую (финансовую), налоговую, статистическую и управленческую.

В соответствии с п.1 ст. 3 ФЗ «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ Бухгалтерская (финансовая) отчетность — информация о финансовом положении экономического субъекта на отчетную дату, финансовом результате его деятельности и движении денежных средств за отчетный период, систематизированная в соответствии с требованиями, установленными Федеральным законом «О бухгалтерском учете».

Таким образом, в Законе «О бухгалтерском учете» сделан акцент в сторону оценки финансового состояния экономического субъекта.

Бухгалтерская (финансовая) отчетность методологически и организационно является неотъемлемым элементом всей системы бухгалтерского учета. Она выступает завершающим этапом учетного процесса, что обусловливает органическое единство формирующихся в ней показателей с первичной документацией и учетными регистрами.

Она составляется на основании данных синтетического и аналитического учета, подтверждается первичными документами. Бухгалтерской (финансовой) отчетности присуща более высокая достоверность, так как ее данные подтверждаются материалами инвентаризации и, как правило, аудиторским заключением.

Налоговая отчетность представляет собой развернутый расчет налоговой базы на отчетную дату в соответствии с нормативными актами, регулирующими налоговые платежи организации. Итогом налогового учета является представление налоговой отчетности. Основной документ налоговой отчетности – налоговая декларация.

Статистическая отчетность — это комплекс показателей в денежном и натуральном выражении, предоставляемых организациями по установленным Федеральной службой государственной статистики формам в целях формирования сводной официальной статистической информации о социально-экономическом и демографическом положении страны. Статистическая отчетность служит для отражения отдельных сторон деятельности организации и их статистического изучения. Она составляется на основе данных бухгалтерского, статистического и оперативного учета и бухгалтерской (финансовой) отчетности по единой методике.

Управленческая отчетность представляет собой комплекс показателей, выраженных в денежных и натуральных единицах, а также аналитических материалов, которые характеризуют результаты альтернативы и планы финансово-хозяйственной деятельности организации для целей контроля и управления организацией на любой момент времени.

2). По длительности охватываемых периодов – промежуточная и годовая.

Промежуточная отчетность составляется регулярно через определенные промежутки времени. Эту отчетность подразделяют на ежедневную, месячную, квартальную, полугодовую и за девять месяцев. Анализ текущей отчетности служит целям оперативного управления деятельностью организации.

Годовая отчетность составляется по окончании года и характеризует все стороны хозяйственной деятельности организации за финансовый год.

3). По уровню специализации отчетность может характеризовать итоги деятельности предприятия в целом и потому являться общей, а может раскрывать лишь отдельные стороны этой деятельности (например, характеризовать материально-техническое снабжение и т.п.), а потому рассматриваться как специализированная.

4).По степени обобщения данных бухгалтерская отчетность подразделяется на первичную и консолидированную.

Первичная отчетность составляется по данным текущего учета организации.

Консолидированная отчетность раскрывает информацию о группе взаимосвязанных организаций, каждая из которых может быть самостоятельным юридическим лицом (холдинг, финансово-промышленная группа и т.п.). Федеральный закон от 27.07.10 г. N 208-ФЗ «О консолидированной финансовой отчетности» устанавливает общие требования к составлению, представлению и публикации консолидированной финансовой отчетности юридическим лицом, созданным в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Сводная бухгалтерская отчетность — это система показателей, отражающих финансовое положение на отчетную дату и финансовые результаты за отчетный период группы взаимосвязанных организаций, сформированная в соответствии с Методическими рекомендациями по составлению и представлению сводной бухгалтерской отчетности.

Сводная бухгалтерская отчетность Группы объединяет бухгалтерскую отчетность головной организации и ее дочерних обществ, а также включает данные о зависимых обществах. По отношению к дочерним обществам головная организация выступает как основное общество (товарищество), по отношению к зависимым обществам — как преобладающее (участвующее) общество.

5). По назначению отчетность подразделяется на внешнюю и внутреннюю.

Внешняя отчетность служит средством информирования внешних пользователей — заинтересованных юридических и физических лиц о характере деятельности, доходности и имущественном положении организации. В соответствии с международной практикой она обязательно подлежит опубликованию, поэтому ее называют «публичной».

Внутренняя отчетность формируется для целей оперативного и общего управления организацией.

Стандартные формы отчетов, формируемые на складе.

Складская система учета должна соответствовать требованиям, предъявляемым к ведению учета ТМЦ в компании, т.е. корпоративному порядку ведения учета и документообороту. Для выполнения заданий по работе с ТМЦ склад, с одной стороны, получает информацию от других подразделений компании и в некоторых случаях от поставщиков и получателей, а также от перевозчиков, а с другой стороны управление складскими операциями невозможно без постоянного получения информации о движении ТМЦ внутри склада.

При формировании складской системы учета необходимо принимать во внимание следующие факторы:

— установленные стандартные формы документов для ведения различных операций;

— существующий порядок документооборота и учета ТМЦ в компании;

— возможности корпоративной информационной системы;

— перечень объектов, с которыми необходимо осуществлять обмен информацией;

— степень детализации учета осуществляемых операций;

— возможности используемого оборудования (ТСД, принтера для распечатки этикеток со штрих-кодом и др.) и программного продукта;

— существующую систему управления складскими операциями;

— знание технологического процесса на складе.

Складская система учета движения товара должна обеспечивать оперативное управление и контроль движения товаров. Только наличие полной информации о том, что происходит на складе в режиме реального времени, позволит осуществлять планирование складских операций, осуществлять управление деятельностью сотрудников склада и принимать своевременные решения.

Степень детализации определяется потребностью в более полном получении информации о происходящих процессах. Например, можно установить порядок контроля товаров только при поступлении, размещении на хранение и отгрузке, а можно установить порядок сканирования товара еще и при размещении в зоне сортировки и при перемещении из зоны сортировки в зону отгрузки. Можно ввести и другие места или моменты контроля. Все зависит от поставленных перед складом задач и способов их достижения. На некоторых складах будет достаточно отслеживать только вход и выход товара со склада. При разработке системы учета необходимо точно знать, какие результаты должны быть, и определить, что может помочь в их достижении.

При описании бизнес-процессов обязательно указывается, когда, кто и каким образом должен формировать и отправлять необходимую информацию. Так как информация передается не только внутри склада, но и для внешних пользователей, и, соответственно, идет ее получение, то этот процесс необходимо регламентировать и установить порядок обмена информацией с внутренними и внешними контрагентами:

— время передачи данных, ее регулярность (сразу после приема/отгрузки товаров, ежедневно в установленное время, раз в неделю и т.п.);

— какая информация должна передаваться при приеме/отгрузке товаров или о наличии товаров на складе (артикул, наименование, количество, вес, объем и т.п.);

— в каком формате необходимо передавать информацию (в произвольной форме, согласно установленных форм документов или др.);

— каким образом передавать ту или иную информацию, документы (по факсу, по электронной почте, курьером);

— кто имеет право передавать информацию (необходимо указание ответственных лиц с обеих сторон).

Порядок обмена информацией и документами внутри склада и между складом и внешними пользователями должен быть прописан в действующей складской технологии, соответствовать возможностям используемой складской программы и регламентирован соответствующей инструкцией (положением) в рамках компании.

Результатом получения и обработки информации являются различные отчеты, формируемые складской программой. Существуют стандартные формы отчетов, а также могут быть разработаны дополнительные отчеты, необходимые для анализа деятельности склада. Наличие всех данных в БД об ожидаемом поступлении товара, о находящихся на складе товарах и об ожидаемой отгрузке позволяет формировать необходимые отчеты. В зависимости от назначения могут быть сформированы следующие виды отчетов:

— отчет о наличии товаров (качественных, бракованных);

— отчет о наполнении склада товаров и наличии свободных мест (по объему, ячейкам, весу);

— отчет о принятых/отгруженных товарах за сутки;

— отчет о наличии транспортных средств на территории склада (для сдачи и приемки товаров);

— отчет по количеству товаров по отдельным наименованиям;

— отчет по наличию товаров отдельных владельцев (для склада ответственного хранения);

— отчет по стоимости оказанных услуг за определенный период (за сутки, за неделю и т.п.);

— отчет по результатам инвентаризации;

— отчет по выполненным работам сотрудниками склада;

— отчет по учету рабочего времени сотрудников склада;

— отчет по расходованию материалов.

Для определения результатов деятельности склада на основе имеющихся данных возможно осуществление анализа по следующим показателям:

— по стоимости оказанных услуг за определенные периоды;

— объемам обработки товаров за определенные периоды;

— по степени заполняемости объема склада за определенные периоды;

— по количеству принятых и отгруженных ТС за определенный период;

— экономической эффективности

— работы склада за определенные периоды

Дополнительные отчеты, необходимые для анализа деятельности склада.

Перечни складских документов, используемых российскими предприятиями, по преимуществу унифицированы. Это обусловлено тем, что большинство из таких форм должно соответствовать требованиям Закона № 402-ФЗ о бухучете (ССЫЛКА). Унифицированные как раз соответствуют, и нет необходимости искать им альтернативу.

Можно отметить, что каждый складской документ (группа однотипных документов), как правило, относится к определенной складской операции (или последовательности операций). Так, на российских складах используются:

При документировании приема товара:

накладная от поставщика (на ее основе приходуется товар);

приходная накладная — оформляемая самим хозяйствующим субъектом (используется для постановки поступившего товара на учет);

товарно-транспортная накладная — составляемая по унифицированной форме № 1-Т (используется для документирования приема-передачи товара, который доставлен на том или ином транспортном средстве);

приходный ордер по форме М-4 (используется для учета товаров, поступивших непосредственно на склад и оформляется, как правило, на основании накладных);

акт о приемке материалов по форме М-7 (используется при расхождениях по фактическим и заявленным характеристикам поставки);

акт о приемке по форме ТОРГ-1 (используется после полной проверки заявленных характеристик поставки и удостоверения ее соответствия фактической);

акт о расхождениях по форме ТОРГ-2 (используется, если расхождения все-таки были).

При документировании размещения товара:

товарный ярлык по форме ТОРГ-11 (отражает основные характеристики товара и его количество, нужен при составлении инвентаризационных описей);

карточка учета материалов по форме М-17 (применяется для учета поступления и выбытия материалов относительно места их размещения).

При документирования перемещения товара:

накладная по форме М-11 (используется при документировании перемещения товаров в рамках различных подразделений организации);

накладная по форме ТОРГ-13 (используется при перемещении товаров между вышестоящей и головными структурами холдинга или иной корпоративной структуры подчинения одного хозяйствующего субъекта другому).

При документировании отпуска товара со склада:

накладная по форме М-15 (используется при отправке товаров в другую организацию либо при осуществлении их продажи);

накладная по форме ТОРГ-12 (используется при продаже товаров непосредственно со склада);

акт о списании по форме ТОРГ-16 (применяется, если товар теряет потребительские качества и подлежит списанию).

Пример практического сценария применения указанной документации:

Экспедитор, доставивший товар от поставщика, отдает человеку, работающему на приемке в принимающей организации, товароспроводительные документы.

Человек от принимающей организации смотрит эти документы, оформляет необходимые накладные, регистрирует их в установленном порядке.

Товары перемещаются на склад, на них оформляется приходная накладная.

В отношении размещенных товаров периодически производится инвентаризация — силами инвентаризационной комиссии (использующей различные описи).

Товары перемещаются со склада в производство — и это удостоверяется накладной ТОРГ-12.

Указанные выше основные (безусловно, приведенный выше перечень — не исчерпывающий) документы, таким образом, отражают факт совершения тех или иных операций с товаром в рамках его движения на складе (и относительно склада). Совершает эти действия, очевидно, человек (или машина, если склад роботизирован — но программируется она до того тоже человеком, и он обеспечивает воспроизведение машиной типичных действий людей). Эти действия (как и процедуры их документирования) занимают определенное время и требуют определенных трудовых вложений.

Соответственно, в интересах хозяйствующего субъекта — свести к минимуму временные и трудовые затраты, связанные:

с осуществлением самих операций с товарами в рамках склада;

с документированием данных операций в различных учетных документах (как и практического использования таких документов впоследствии).

Решению двух указанных задач способствует автоматизация складского учета. То есть — применение программ, которые:

ускоряют и оптимизируют процедуру заполнения и использования учетных документов;

определяют (способствуют определению) наилучших алгоритмов осуществления складских операций (которым впоследствии рекомендуется или предписывается следовать работникам склада).

Очевидно, чем больше предприятие, тем более востребованной там будет оптимизация — по двум указанным направлениям как минимум. И, соответственно, автоматизация с помощью специальных компьютерных программ.

Контрольные ведомости

Статические отчеты

Отчет о товарных остатках. Производится в разрезе подразделений и товаров с указанием закупочных и розничных цен и сумм. Причем цены указываются последние, а суммы – фактические по документам.

Отчет о реализации за период. Производится в разрезе подразделений и товаров в продажных ценах с указанием наценки и прибыли.

Динамические отчеты

Отчет о закупках за период. Производится в разрезе подразделений, поставщиков и документов с указанием суммы документов и суммы в бюджете на момент создания счета.

Ежедневный отчет о состоянии денежных средств и необходимых платежей. Выводится в разрезе типов средств (касса, расчетный счет) и необходимых платежей по подразделениям.

Графическая информация

Графическое представление сумм продаж за период. Выводится наложением двух графиков – продажа в розницу из зала и продажа по безналичным расчетам.

Графическое представление сумм продаж по подразделениям за период. Выводится наложением графиков продаж по подразделениям на выбор.

Из различных ведомостей, которые нужно готовить при помощи компьютера для анализа и принятия мер, отметим несколько, предварительно указав, что все они могут быть распечатаны или только выведены на дисплей компьютера.

• Ведомость товаров, не пользовавшихся спросом за период с начала года – это первое, что нужно для контроля. Данная ведомость поможет выявлять неликвиды, являющиеся проблемой всех складов, а иногда и причиной банкротств.

• Ведомость запасов сверх максимально установленных количеств – это перечень излишних закупок.

• Ведомость для анализа цен – с указанием номеров и наименований товаров, розничных и закупочных цен и коэффициентов, определяющих соотношение этих цен и степень доходности.

• Ведомость товаров, наличие которых на дату контроля меньше установленного минимума – для контроля запасов и своевременных заказов.

• Ведомость движения товаров за период – с указанием наличия на начало периода, поступления, продаж и наличия на конец периода.

• Ведомости наличия на складе с указанием номера товара наименования, адреса, количества и розничной цены необходимы персоналу склада для текущей работы по раскладке и отбору.

• Те же ведомости, но в закупочных ценах с обсчетом общей суммы необходимы для контроля стоимости запасов, справок, а также после инвентаризации.

• Ведомость наличия на складе с сортировкой по возрастанию адреса служит для инвентаризаций: в ней оставлено место для внесения вручную фактического наличия при инвентаризации, а также имеются колонки “недостача» и “излишки». После ввода в компьютер данных инвентаризации эта ведомость печатается со старыми и новыми данными, с обсчетом итогов.

Анализ эффективности складской системы.

Анализ затрат.

Анализ значимости основных функций и операций.

Основные критерии и показатели эффективности функционирования склада (в динамике).

Показатели эффективности использования складских площадей и объемов.

Показатели интенсивности и показатели работы склада в периодах времени.

Грузонапряженность.

Годовой грузооборот.

Удельный грузооборот.

Неравномерность грузопотока.

Производительность труда Средняя продолжительность хранения.

Коэффициент оборачиваемости запасов.

Период возобновления запасов.

Длительность одной операции.

Длительность производственного цикла.

Загрузка оборудования.

SWОТ-анализ.

Контрольные вопросы и задания:

1. Что является объектом управленческого учета?

2. В чём заключаются принципы построения внутренней отчётности?

3. Назовите требования к построению и содержанию внутренней отчетности.

4. Какие внутренние отчеты выделяются в экономической литературе?

5. В каком законе сделан акцент в сторону оценки финансового состояния экономического субъекта?

6. Для чего формируется внутренняя отчетность?

7. Какие факторы необходимо принимать при формировании складской системы учета?

8. Какие дополнительные отчеты, необходимые для анализа деятельности склада?

9. Понятие внутренней отчетности и требования предъявляемые к ней.

10. Назовите основные классификационные признаки норм внутренней отчетности?

11. Как классифицируется отчетности организации?

12. Складская система учета.

13. Назовите отчеты, формируемые складской программой?

Тема №2.5.: «Документы для внутренней отчетности»

План лекции:

1. Контроль правильности составления документов и расчетов.

2. Осуществление процедур бухгалтерского аудита при проверке оформления документов.

Контроль правильности составления документов и расчетов.

Контроль правильности составления документов и расчетов за логистические операции осуществляется на основе определенных процедур, принятых для бухгалтерского аудита, и вызван возможными ошибками персонала при оформлении документов, неправильным внесением данных в компьютер.

Факт свершения всех хозяйственных операций, проводимых организацией, должен быть зафиксирован путем оформления первичных учетных документов. На основании этих документов ведется бухгалтерский учет.

Первичные документы должны содержать достоверные данные и создаваться своевременно, как правило, в момент совершения операции, а если это не представляется возможным, то непосредственно по окончании операции.

Первичные бухгалтерские документы оформляются в той последовательности, в которой совершаются хозяйственные операции.

Неверно оформленные документы не позволяют предприятию правильно определить налогооблагаемую базу и становятся, как правило, причиной разногласий с налоговой инспекцией и возможных финансовых санкций по отношению к предприятию. Чтобы избежать ситуаций, при которых предприятию придется доказывать свою правоту через суд, необходимо обратить особое внимание на документальное оформление хозяйственных операций.

Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации.

Унифицированные формы разрабатываются и вводятся в действие постановлениями Госкомстата РФ. Они обязательны к применению для предприятий всех отраслей экономики.

В унифицированные формы первичной учетной документации (кроме форм по учету кассовых операций) организация при необходимости может вносить дополнительные реквизиты. При этом все реквизиты утвержденных Госкомстатом России унифицированных форм первичной учетной документации остаются без изменения (включая код, номер формы, наименование документа). Удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается.

Вносимые изменения должны быть оформлены соответствующим организационно-распорядительным документом организации.

Документы, форма которых не предусмотрена в альбомах унифицированных форм, могут быть разработаны организацией самостоятельно и оформлены организационно-распорядительным документом.

Требования по оформлению первичных документов:

1. Записи в первичных документах должны производиться чернилами, химическим карандашом, пастой шариковых ручек, при помощи пишущих машин, средств механизации и другими средствами, обеспечивающими сохранность этих записей в течение времени, установленного для их хранения в архиве.

Запрещается использовать для записи простой карандаш.

2. Документы должны быть оформлены аккуратно, текст и цифры написаны четко и разборчиво.

3. В документе необходимо заполнять все реквизиты. Если какой-либо реквизит не заполняется, то на его месте ставится прочерк. Обязательные реквизиты заполняются в обязательном порядке.

4. В денежных документах сумму указывают цифрами и прописью.

5. Первичные документы должны быть заверены личными подписями руководителя организации, главного бухгалтера или уполномоченными лицами.

6. Первичные документы должны содержать расшифровки подписей уполномоченных лиц.

7. Первичные документы должны быть скреплены печатью организации, если это предусмотрено бланком формы и действующим законодательством.

Руководитель организации должен по согласованию с главным бухгалтером утвердить в форме приказа перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов.

Своевременное и качественное оформление первичных учетных документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы.

Первичные документы, поступающие в бухгалтерию, подлежат обязательной проверке. Проверка осуществляется:

а) по форме (полнота и правильность оформления документов, заполнения реквизитов, наличие и правильность подписей, четкость и разборчивость заполнения документа);

б) по содержанию (арифметическая проверка, при которой определяют правильность подсчетов в документе, устанавливают законность и целесообразность хозяйственных операций, логическая увязка отдельных показателей).

Типичные ошибки при работе с первичными документами:

1) использование форм первичных документов, созданных на предприятии, но не утвержденных в приказе по учетной политике;

2) отсутствие в документах, не являющихся унифицированными или специализированными, обязательных реквизитов;

3) отсутствие утвержденного руководителем организации перечня лиц, имеющих право подписи первичных документов;

4) не заполнение обязательных реквизитов первичных документов;

5) наличие подчисток и помарок в документах, нарушение правила исправления ошибок в документах;

6) исправления в кассовых документах;

7) записи простым карандашом;

отсутствие прочерков в свободных строках;

9) арифметические ошибки при таксировке документов.

Исправления, подчистки и помарки, а также использование корректирующей жидкости в банковских документах, приходных кассовых ордерах и квитанциях к ним, а также в расходных кассовых ордерах и заменяющих их документах не допускаются

В остальные первичные учетные документы исправления могут вноситься лишь по согласованию с участниками хозяйственных операций, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, которые подписали документы, с указанием даты внесения исправлений.

Предельные сроки внесения исправлений в первичные документы не установлены законодательством, поэтому первичные документы исправляются по мере выявления ошибок.

Если исправление в документе не было заверено надлежащим образом, оно является недействительным и не должно приниматься во внимание.

Ошибки в первичных документах, равно как и отсутствие документов, могут привести организацию к финансовым потерям.

1. Штрафы.

В соответствии со ст.120 части первой Налогового кодекса Российской Федерации, введенного в действие Федеральным законом от 31.07.1998 N 147-ФЗ (далее — НК РФ), грубое нарушение правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения влечет за собой следующие финансовые санкции:

а) если нарушения совершены в течение одного налогового периода — взыскание штрафа в размере 10 тыс.руб.;

б) если нарушения совершены в течение более одного налогового периода — штраф в размере 30 тыс.руб.;

в) если нарушения повлекли занижение налоговой базы — штраф в размере 20% суммы неуплаченного налога, но не менее 40 тыс.руб.

Под грубым нарушением правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения понимается:

1) отсутствие первичных документов;

2) отсутствие счетов — фактур;

3) отсутствие регистров бухгалтерского или налогового учета;

4) систематическое (два раза и более в течение календарного года) несвоевременное или неправильное отражение на счетах бухгалтерского учета , в регистрах налогового учета и в отчетности хозяйственных операций, денежных средств, материальных ценностей, нематериальных активов и финансовых вложений. Под систематическим нарушением понимается нарушение, совершенное в течение календарного года два раза и более.

2. Переплата или недоплата налогов.

Из-за отсутствия первичных документов организация будет переплачивать налоги.

Например:

Отсутствие актов о выполнении работ и накладных на поставленный товар не позволяет учесть понесенные вашей фирмой затраты при налогообложении прибыли.

Что касается счета-фактуры, то в соответствии со статьей 169 НК РФ это единственный документ, который позволяет принять к вычету входной НДС. Отсутствие счета-фактуры не позволяет принять НДС к вычету.

Кроме того, если в первичных документах или счетах-фактурах содержатся ошибки, организацию, как и в случае отсутствия документов, могут наказать за неуплату налогов.

В случае обнаружения ошибок в счетах-фактурах при проверке налоговики решат, что предприятие не имеет права на вычет НДС по такому документу. Если же бухгалтер вычет все же применил и уменьшил НДС, то компанию оштрафуют за недоплату налога.

В случае оказания услуг, если акт сдачи-приемки услуг был составлен с нарушениями, обнаружив данный факт во время проверки, контролеры сочтут затраты документально не подтвержденными и исключат стоимость услуг из состава расходов. А раз организация завысила затраты, то, как решат чиновники, она занизила прибыль и, следовательно, не доплатила налог. Аналогичная ситуация возникает при обнаружении ошибки в накладной.

Санкции за неуплату или недоплату налога предусмотрены статьей 122 Налогового кодекса РФ.

Штраф по этой статье составляет 20 процентов от неуплаченной суммы. А если инспекторы докажут, что Ваше предприятие не уплатило налог умышленно, то штраф возрастет до 40 процентов от суммы недоимки.

Помимо штрафа с суммы, на которую организация, не желая того, занизила налог, придется заплатить и пени.

Они составят 1/300 ставки рефинансирования ЦБ РФ за каждый календарный день просрочки.

Будет также взыскана и сама сумма недоимки.

Кроме того, ст.15.11 КоАП предусматривает наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от двух тысяч до трех тысяч рублей за грубое нарушение правил ведения бухгалтерского учета и представления бухгалтерской отчетности, а также порядка и сроков хранения учетных документов.

Под грубым нарушением правил ведения бухгалтерского учета и представления бухгалтерской отчетности в данном случае понимается:

а) искажение сумм начисленных налогов и сборов не менее чем на 10 процентов;

б) искажение любой статьи (строки) формы бухгалтерской отчетности не менее чем на 10 процентов.

Осуществление процедур бухгалтерского аудита при проверке оформления документов.

Когда руководству предприятия необходимо проверить документацию, касаемую его деятельности, на достоверность и соответствие требованиям, указанным в законодательстве, проводится независимая проверка — аудит. Для некоторых компаний это обязательная процедура, проходить которую нужно ежегодно.

Аудиторская деятельность в РФ регулируется ФЗ от 30.12.2008Г. №307 (закон «Об аудиторской деятельности»).

Цели и задачи аудита бухгалтерской (финансовой) отчетности

Цель данного аудита — сформировать мнение специалиста по аудиту о достоверности бухгалтерской (финансовой) отчетности фирмы и, кроме того, выяснить, соответствует ли ведение бухучета нормам законодательства нашей страны.

Выделяют следующие задачи аудита бухотчетности:

выяснить, соответствуют ли отчетность и ее показатели нормам законодательства и учетной политике компании;

выяснить, насколько полно отражаются в документации все хозяйственные операции;

проверить, как организованы и функционируют системы внутреннего контроля компании;

проверить, во всех ли формах бухгалтерской отчетности показатели совпадают и соответствуют реальным.

Методы, которыми пользуются специалисты при аудите бухгалтерской отчетности, аналогичны методам аудиты в целом. К ним относятся:

фактический контроль (наблюдение, инвентаризация, экспертные оценки);

документальный (изучение важных бумаг компании по форме и содержанию);

расчетно аналитический (статистические расчеты, экономический анализ).

Аудит бухгалтерской отчетности может быть обязательным и инициативным. Первый может быть только внешним, то есть проводиться независимыми экспертами фирм, специализирующихся на аудите, или индивидуальными аудиторами, не работниками аудируемой компании.

Фирмы, которые должны подвергаться процедуре обязательного аудита, названы в ФЗ от 30.12.2008г. №307 (закон «Об аудиторской деятельности»). К данным предприятиям относятся:

компании с организационно-правовой формой ОАО;

компании, чьи ценные бумаги допущены к организованным торгам;

фирмы с определенным видом деятельности (сюда относятся кредитные, клиринговые, страховые, компании-участники рынка ценных бумаг, микрофинансовые, СРО, кооперативы, организаторы азартных игр и т.д.);

компании, которые имеют объем выручки свыше 400 млн рублей или сумму активов больше 60 млн рублей (за год, предшествующий отчетному) и т.д.

Подробный список можно увидеть в ст. 5 ФЗ №307 «Об аудиторской деятельности».

Инициативный аудит может осуществляться в определенных случаях, таких как: кредитование в банках, необходимость принятия участия в тендерах, желание руководителей фирм уменьшить налоговые риски, проверка квалификации бухгалтерского отдела, подготовка отчета для потенциального инвестора.

Порядок проведения аудита бухгалтерской отчетности

Аудит проходит в несколько этапов:

Традиционно первый этап — это планирование и подготовка к проверке. Аудитор изучает деятельность компании, составляет план работы, запрашивает необходимые документы. На этом же этапе между аудиторской фирмой и объектом проверки заключается договор.

Далее начинается сбор доказательств и анализ данных, полученных для проверки. Изучается список всех запрошенных документов. Если это необходимо, то опрашиваются сотрудники компании, иногда и в письменной форме. Данные группируются, подвергаются систематизации. Аудитор делает заключение о достоверности бухгалтерской отчетности.

Руководителю аудируемой компании сообщается заключение — мнение о достоверности бухгалтерской финансовой отчетности. Формируется и выдается на руки заключение аудитора, что и является непосредственной целью проверки. Кроме того, некоторые фирмы составляют аудиторский отчет, где в подробностях описывают ход проверки, все выявленные недочеты и другую информацию, которая может пригодиться руководству проверяемой компании для улучшения качества работы бухгалтерского отдела.

В ходе проверки аудиторы запрашивают большой список документов, в который входят:

бухотчетность (к ней относятся 2 важных бумаги: бухгалтерский баланс и отчет о финансовых результатах компании, но они сопровождаются массой других документов — последние указаны ниже);

налоговые декларации;

первичная документация;

уставные документы;

разрешения, лицензии и многое другое.

Проверяется, правильно ли заполнены бумаги, соответствуют ли они утвержденным формам, соблюдены ли сроки подачи (деклараций), заверены ли документы подписями главного бухгалтера и руководителя и т.д.

Итак, в конце проверки компания получает отчет и аудиторское заключение. Форма, в которой будет предоставляться информация, а также ее получатели, должны быть прописаны заранее в договоре с аудиторской фирмой. Отчет, он же письменная информация, — документ конфиденциальный. Как правило, он содержит следующую информацию:

методы, которыми аудитор пользуется при проверке;

рекомендации по изменениям в учетной политике, которые могут повлиять на финансовую отчетность организации;

предложения по корректировке отчетности компании;

другие моменты, на которые руководителю организации нужно обратить внимание (сюда можно отнести ошибки в ведении внутреннего контроля, ситуации необоснованных действий руководства).

В отчете прописываются выявленные нарушения и возможные варианты их исправлений. Как правило, это оформляется в виде сводной таблицы.

ВНИМАНИЕ! К отчету должны быть обязательно приложены копии бухгалтерской отчетности за текущий год и самое главное — заключение аудитора.

Заключение аудитора

Это официальный документ, который содержит мнение эксперта-аудитора о достоверности бухотчетности проверяемой компании. Именно его следует предоставлять в органы статистики вместе с бухгалтерской отчетностью.

О структуре и информации, которая должна быть внесена в заключение аудитора, подробно написано в ст. 6 ФЗ №307, упомянутого ранее.

Коротко о том, что должен содержать документ:

название «Аудиторское заключение»;

сведения о том, кому адресован документ (акционеры АО, участники ООО и т.д.);

информацию об аудируемом лице;

информацию об аудиторе, проводящем проверку;

список документов (бухотчетности), который проверялся аудитором, с обозначением срока, когда они были составлены;

мнение аудитора о достоверности информации, указанной в проверенных документах;

результаты проверки;

дату, когда было составлено заключение.

Заключение может предоставляться только тому лицу, с кем был заключен договор.

Типичные ошибки и нарушения

Приведем список распространенных нарушений, которые могут быть выявлены в течение проверки:

расходы и доходы отражены неправильно;

реквизиты бухгалтерской отчетности заполнены неверно или не полностью;

неверно рассчитаны суммы налогов;

показатели разных форм отчетности противоречат другу;

размер уставного капитала отличается от того, что прописан в уставе;

арифметические ошибки при расчетах;

формальное проведение инвентаризации, проведение ее с ошибками и др.

Ответственность за непроведение

Хозяйствующие субъекты, перечисленные ранее, должны проходить процедуру аудита бухгалтерской отчетности каждый год, а также направлять заключение в органы статистики. Сдача заключения должна осуществляться вместе со сдачей отчетности. Если не получается отправить документ в срок, то можно предоставить его в течение 10 дней со дня выдачи, но не позже 31 декабря того года, который идет за отчетным. Об этом сказано в ФЗ от 06.12.2011 №402 (закон «О бухучете»), а именно во 2 его статье.

Помимо этого, на протяжении 3 рабочих дней с даты выдачи заключения компания обязана внести информацию об итогах проведенного аудита в Единый федеральный реестр о фактах деятельности юридических лиц.

Сам факт непроведения аудита не влечет за собой наказание. Административная ответственность наступает в случаях, описанных ниже. Наказание возможно только для тех организаций, которые обязаны проходить обязательный аудит бухгалтерской отчетности.

Сумма штрафа может быть снижена по решению суда, если имели место какие-либо исключительные обстоятельства, повлекшие за собой административное правонарушение.

Контрольные вопросы и задания:

1. Кем должны быть подписаны первичные документы?

2. В каких случая организация будет переплачивать налоги?

3. Цель бухгалтерского аудита?

4. Какие задачи выделяют аудиту бухотчетности?

5. Какие требования существуют для оформления первичных документов?

6. Назовите порядок и требования при оформлении первичных бухгалтерских документов организации?

7. Какими могут быть последствия за нарушение налогового законодательства по НДС (Налогу на добавленную стоимость)?

8. Что такое аудит- цели, задачи, методы?

9. Как проводится аудиторская проверка компании?

10. Контроль правильности составления документов?

11. Требования по оформлению первичных документов?

12. Типичные ошибки при работе с первичными документами?

13. Цели и задачи аудита бухгалтерской отчетности?

14. Порядок проведения аудита бухгалтерской отчетности?

Тема №2.6.: «Особенности оформления различных логистических операций, порядок их документального оформления и контроля»

План лекции:

1. Нормативно-правовая документация, регулирующая перевозки внутри Российской Федерации.

2. Нормативно-правовое регулирование международных перевозок.

3. Документальное оформление договоров перевозок.

4. Транспортные документы, применяемые при железнодорожных и речных перевозках, а также при перевозке грузов в прямом смешанном железнодорожно-водном и прямом водном сообщениях.

5. Транспортные документы, применяемые при автомобильных перевозках.

6. Транспортные документы, применяемые при перевозке морским и авиа транспортом.

7. Транспортные документы при международных перевозках.

8. Ответственность за сохранность груза

9. Предъявление претензий, возникающих в связи с осуществлением перевозок.

1. Нормативно-правовая документация, регулирующая перевозки внутри Российской Федерации.

Транспортное законодательство является наиболее стабильным законодательством, и основные его положения, регулирующие отношения, связанные с заключением договора перевозки, с подачей транспортных средств, ответственностью за их неиспользование, утрату, повреждение грузов, предъявлением претензий и т.д., продолжают оставаться неизменными уже многие годы.

Гражданский кодекс Российской Федерации в гл. 40 определяет и регулирует лишь наиболее важные, принципиальные положения, касающиеся перевозок грузов, пассажиров, а также иных транспортных обязательств. Эти положения должны обязательно учитываться действующим транспортным законодательством, независимо от того, включены они в транспортные кодексы и уставы или нет. Так, они нашли свое отражение в недавно принятых

Воздушном кодексе Российской Федерации (1997 г., далее — ВК);

Уставе железнодорожного транспорта Российской Федерации (2003 г., далее — УЖТ);

Кодексе торгового мореплавания Российской Федерации (1999 г., далее — КТМ);

Кодексе внутреннего водного транспорта Российской Федерации (2001 г., далее — КВВТ);

Уставе автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта (2007 г., далее — УАТиГЭТ).

Основными нормативными документами на автомобильном транспорте являются:

Устав автомобильного транспорта,

Правила перевозки пассажиров и багажа автомобильным транспортом,

Правила перевозок грузов автомобильным транспортом,

Положение о лицензировании перевозок пассажиров и грузов автомобильным транспортом,

Правила дорожного движения,

Положение о техническом обслуживании и ремонте подвижного состава автомобильного транспорта и др.

Устав автомобильного транспорта регламентирует деятельность АТП, организаций и клиентов, пользующихся услугами автомобильного транспорта. Устав регламентирует не все, а наиболее важные вопросы автомобильного транспорта. Поэтому для конкретизации отдельных моментов, вытекающих из специфики перевозок грузов, разрабатываются подставные нормативные акты: правила перевозок, инструкции, приказы и т. п.

Общие правила перевозок грузов автомобильным транспортом состоят из следующих разделов:

Правила заключения договора на перевозку,

Правила принятия груза к перевозке,

Правила маркировки груза,

Правила складирования груза,

Правила переадресовки груза,

Расчеты за перевозки,

Правила составления актов,

Правила представления и рассмотрения претензий,

Правила перевозок основных видов грузов.

Перевозка грузов, пассажиров и багажа осуществляется на основании договора перевозки. По договору об организации перевозки груза перевозчик обязуется в установленные сроки принимать, а грузовладелец — предоставлять к перевозке грузы в обусловленном объеме. В договоре об организации перевозок грузов определяются объемы, сроки и другие условия предоставления транспортных средств и представление грузов для перевозки, порядок расчетов, а также иные установки организации перевозок. По договору перевозок пассажиров перевозчик обязуется перевезти пассажиров в пункт назначения, а в случае сдачи пассажиром багажа также доставляет багаж в пункт назначения и выдать уполномоченному на получение багажа лицу, пассажир обязуется уплатить установленный тариф за проезд, а при сдаче багажа и за провоз багажа. В заключение договора перевозки пассажира удостоверяется билетом, а сдача пассажиром багажа — багажной квитанцией. Заключение договора перевозки груза подтверждается составлением и выдачей отправителю груза транспортной накладной. Товарно-транспортная накладная сопровождает груз на всем пути следования и содержит сведения об исполнении договора. Товарно-транспортная накладная является документом, на основании которого грузоотправитель списывает, а грузополучатель приходует перевозимые ценности. Для АТП она является основанием для учета транспортной работы и расчетов за перевозки. Также основным перевозочным документом является путевой лист, который определяет показатели технической работы подвижного состава и водителя, статистической отчетности, начислений заработной платы водителя, расчетов за перевозки грузов.

Основным нормативным документом, регламентирующим правила перевозок грузов внутри России, является Гражданский кодекс РФ. Условия перевозок определяются также транспортными уставами и кодексами, основными из которых являются: Воздушный кодекс РФ, Транспортный устав железных дорог РФ, Устав автомобильного транспорта, Устав внутреннего водного транспорта, Кодекс торгового мореплавания РФ.

2. Нормативно-правовое регулирование международных перевозок.

Документы, регулирующие международные перевозки экспортно-импортных грузов, в дополнение к нормативным документам, регулирующим перевозки грузов по Российской Федерации:

Закон РФ «О таможенном тарифе»;

Таможенный кодекс ТС;

Международная грузовая конвенция (КОТИФ);

Конвенция о договоре международной дорожной перевозки грузов ЕЭК ООН от 1956 г. (КДПГ);

Европейское соглашение о международной дорожной перевозке опасных грузов ДОПОГ от 1961 и 1968 гг.;

Таможенная конвенция о международной перевозке грузов с применением книжки МДП (Конвенция МДП) от 14 ноября 1975 г.;

Международный железнодорожный транзитный тариф (МТТ);

Соглашение о международном железнодорожном грузовом сообщении (СМГС);

Международные перевозки регулируются нормами международного права, которое имеет свои отличительные особенности и свое документальное оформление.

Особенности международного транспортного права

Международное транспортное право — это комплекс различных по юридической природе нормативных актов, направленных на правовое покрытие и взаимную увязку всех аспектов отношений в рамках международных перевозок между их субъектами.

Правовое регулирование международных перевозок осуществляется:

o нормами международного публичного права, определяющими отношения между государствами по вопросам их прав и обязанностей по доступу на транспортные рынки, использованию транспортных коридоров и коммуникаций, организации межгосударственных сообщений;

o нормами международного частного права, определяющими договорные отношения между участниками транспортного процесса при перевозке, экспедировании, агентировании, использовании транспортных средств, выполнении других работ и услуг;

o нормами административного права, регламентирующими правила эксплуатации транспортных средств, организацию движения, режим работы физических лиц, налоговые правила, таможенные процедуры, паспортный контроль.

Нормативными документами, регламентирующими правила перевозки грузов на определенном виде транспорта, являются:

o на морском транспорте Брюссельская конвенция об унификации некоторых правил о коносаменте 1924 г. (с изменениями и дополнениями от 1968 г.) и Конвенция ООН о морской перевозке грузов 1978 г.;

o на воздушном транспорте — Варшавская конвенция международных воздушных перевозок 1929 г. (с изменениями 1955 г.);

o на железнодорожном транспорте — международные Бернские грузовые конвенции (последняя ред. 1985 г.) и Соглашение о международном железнодорожном грузовом сообщении (СМГС) (последняя ред. 1998 г). Россия является участницей только СМ ГС;

o на автомобильном транспорте — Женевская конвенция 1975 г. о договоре международной дорожной перевозки груза с применением книжки МДП (конвенция TIR);

o для смешанных перевозок — Конвенция ООН о смешанной перевозке грузов (Женева, 1980 г.) и Правила ЮНКТАД — МТП в отношении документов смешанных перевозок (Женева, 1992 г.). И Конвенция, до сих пор не вступившая в силу, и Правила являются факультативными нормами. Поэтому они регулируют условия договора смешанной перевозки только в том случае, когда стороны договора признали это целесообразным. На практике чаще всего применяются Правила ЮНКТАД — МТП (МТП -Международная торговая палата).

31 мая 1926 г. 16 национальных ассоциаций экспедиторов основали Международную федерацию экспедиторских ассоциаций (International Federation of Freight Forwarders Association — FIATA) как неправительственную некоммерческую международную организацию. Главная ее цель — обеспечение интересов экспедиторов на международном уровне. В составе FIATA на сегодня более 40 000 экспедиторских фирм из более чем 150 стран мира.

В составе организации девять комитетов:

o Комитет по юридическим вопросам, документации и страхованию;

o Комитет по таможенным вопросам;

o Комитет по упрощению торговых процедур;

o Комитет по профессиональному обучению;

o Комитет по связям с общественностью;

o четыре транспортных комитета — способствуют упрощению процедур проезда, транзита, пересечения границ, тарифной политики.

Результатами практической деятельности FIATA явились разработка и внедрение экспедиторских документов, получивших официальное признание во всем мире: экспедиторская расписка, транспортный сертификат экспедитора, складская расписка, декларация грузоотправителя на перевозку опасных грузов, товарораспорядительный мультимодальный транспортный коносамент.

К правовому обеспечению организации международных перевозок также относятся Соглашения о международных тарифах, которые подразделяются на союзные и транзитные.

Союзные соглашения — соглашения двух или нескольких стран о согласованных тарифах при перевозках грузов по железным дорогам в прямом соседском сообщении, правилах их применения и исчисления. Они базируются на внутренних тарифах соседних стран, но, как правило, не совпадают с ними по уровню.

Соглашения о транзитных тарифах — нормативные акты, нивелирующие особенности национальных правовых систем, построенных на различной основе. В них тарифы, сборы и штрафы определяются в виде сквозных аккордных ставок но каждой стране в какой-либо твердой валюте.

3. Документальное оформление договоров перевозок.

Договором признается соглашение двух или нескольких лиц об установлении, изменении или прекращении гражданских прав и обязанностей (п. 1 ст. 420 ГК РФ).

Договор есть разновидность сделки — юридического факта. Как любая сделка, договор представляет собой правомерное действие, направленное на определенные последствия.

Правомерность и направленность договора обусловливают его организационную функцию, в процессе реализации которой формируются связи субъектов гражданского права.

Значение договора не ограничивается его организационной функцией. Он выполняет и регулятивную функцию, оказывает активное воздействие на имущественные связи субъектов. Такое воздействие осуществляется не непосредственно, а через систему субъективных прав и обязанностей.

Как правовые модели (меры) возможного и должного поведения субъективные права и обязанности «реализуют» воздействие договора на имущественные отношения, определяя их содержание.

Организационная и регулятивная функции договора обусловливают его эффективность и широкое применение. Договор является тем необходимым средством, с помощью которого опосредуется широкий круг общественных отношений в сфере товарно-денежного оборота.

Указанные отношения складываются между субъектами гражданского права и отличаются большим разнообразием. Поэтому и договоры, опосредующие различные группы общественных отношений, также характеризуются соответствующими особенностями. Например, существенной спецификой обладают договоры в области предпринимательства, в отношениях с участием граждан-потребителей.

Договор — юридический факт, и имущественные отношения (правоотношения), на организацию и регулирование которых он направлен, — самостоятельные явления, каждое из которых обладает своим собственным содержанием.

Необходимо учитывать, что термин «договор» используется для обозначения не только юридического факта (двусторонней и многосторонней сделки), но и обязательственного правоотношения, возникающего из договора.

Разграничение указанных понятий имеет практическое значение. Решая вопрос о том, вправе ли арбитражный суд взыскивать установленную законодательством или договором пеню за просрочку платежа после истечения срока действия договора, Высший Арбитражный Суд РФ пришел к выводу, что истечение срока действия договора, как правило, не прекращает возникшего на его основе обязательственного правоотношения

Договором также называют документ, в котором фиксируется юридический факт — соглашение.

В Гражданском кодексе РФ положениям о договоре посвящен второй подраздел общей части обязательственного права, состоящий из трех глав: глава 27 «Понятие и условия договора», глава 28 «Заключение договора», глава 29 «Изменение и расторжение договора».

Указанные положения распространяются на все договоры. Исключения составляют многосторонние договоры, к которым общие положения применяются, если это не противоречит многостороннему характеру таких договоров (п. 4 ст. 420 ГК РФ 1994 г.).

К договорам применяются нормы других разделов ГК РФ. Как уже отмечалось, договор — это всегда сделка, но не всякая сделка является договором. Односторонние сделки не могут быть договором, поскольку для него необходимо волеизъявление не менее чем двух сторон. Именно поэтому на договоры распространяются правила лишь о двусторонних и многосторонних сделках (п. 2 ст. 420 ГК).

Одним из основных начал гражданского законодательства ГК определил принцип свободы договора (п. 1 ст. 1 ГК), который находит закрепление и развитие во многих других статья Гражданского кодекса. В общих положениях Кодекса о договоре сформулированы специальные правила о свободе договора (ст. 421).

Суть этого принципа заключается в том, что субъекты гражданских правоотношений самостоятельно распоряжаются своими правами, приобретая и осуществляя их своей волей и в своем интересе.

Граждане и юридические лица сами решают, заключать им договор или нет, выбирают своих будущих контрагентов. Никого нельзя обязать вступить в договорные отношения. Исключения составляют случаи, когда это предусмотрено законом, либо сами субъекты добровольно возложили на себя такую обязанность (например, по предварительному договору).

Стороны могут заключить договор как предусмотренный, так и не предусмотренный законом или иными правовыми актами. Необходимо лишь, чтобы он не противоречил закону (ст. 8 ГК).

Договор перевозки

Общие положения о договоре сосредоточены в завершающем подразделе общей части обязательственного права Гражданского кодекса Российской Федерации. Определение понятия договора дается в статье 420. Договором признается соглашение двух или нескольких лиц об установлении, изменении или прекращении гражданских прав и обязанностей. К договорам применяются правила о двух и многосторонних сделках.

К обязательствам, возникшим из договора, применяются общие положения об обязательствах (статьи 307-419 ГК РФ), если иное не предусмотрено правилами главы 27 ГК РФ и правилами об отдельных видах договоров, содержащимися в Гражданском кодексе.

В Гражданском кодексе закреплен принцип свободы договора (статья 421), причем стороны могут заключать договор как предусмотренный, так и не предусмотренный законом или иными правовыми актами. Допускается заключение смешанного договора, в котором содержатся элементы различных договоров. Субъекты гражданского права свободны как в заключении договора, так и в определении его условий Федеральный закон от 10.01.2003 №17-ФЗ (ред. от 02.07.2013) «О железнодорожном транспорте в Российской Федерации». В то же время договор должен соответствовать действующим на момент его заключения обязательным для сторон правилам, установленным законом и иными правовыми актами (императивным нормам) (статья 422 ГК РФ). Исходя из принципа: закон обратной силы не имеет, установлено, что если после заключения договора императивные нормы изменились, то условия ранее заключенного договора сохраняют силу, если иное прямо не предусмотрено в законе.

В статье 423 ГК РФ дается определение возмездного и безвозмездного договоров. Исполнение договора оплачивается по цене, установленной соглашением сторон. Установление цены регулируется статьей 424 ГК РФ.

Время вступления в силу договора и окончание срока его действия определяется в соответствии со статьей 425 ГК РФ. В числе других предусмотрены следующие договоры:

— публичный договор — договор, заключенный коммерческой организацией и устанавливающий ее обязанности по продаже товаров, выполнению работ или оказанию услуг, которые такая организация по характеру своей деятельности должна осуществлять в отношении каждого, кто к ней обратится (статья 426 ГК РФ);

— договор присоединения — договор, условия которого определены одной из сторон в формулярах или стандартных формах и могли быть приняты другой стороной не иначе, как путем присоединения к предложенному договору в целом (статья 428 ГК РФ);

— предварительный договор, по которому стороны обязуются заключить в будущем договор о передаче имущества, выполнении работ или оказании услуг (статья 429 ГК РФ);

— договор в пользу третьего лица — договор, в котором стороны установили, что должник обязан произвести исполнение не по кредитору, а указанному или не указанному в договоре третьему лицу, имеющему право требовать от должника исполнения обязательств в свою пользу (статья 430 ГК РФ).

Порядок применения примерных условий договоров, разработанных для договоров соответствующего вида, регулируется статьей 427 ГК РФ.

Договор считается заключенным, если между сторонами, в требуемой в подлежащих случаях форме, достигнуто соглашение по всем существенным условиям договора (статья 432 ГК РФ).

В Гражданском кодексе четко зафиксирован момент заключения договора (статья 433 ГК РФ). Договор признается заключенным в момент получения лицом, направившим оферту (предложение заключить договор), ее акцепта (принятия предложения). В то же время предусмотрено, что реальные договоры считаются заключенными с момента передачи соответствующего имущества, а договоры, подлежащие государственной регистрации, с момента регистрации договора, если иное не установлено законом.

В числе оснований изменения и расторжения договора следует выделить такие, как существенное нарушение договора одной из сторон. В этом случае другая сторона может требовать в судебном порядке изменения или расторжения договора. Нарушение договора одной из сторон признается существенным, если оно влечет для другой стороны такой ущерб, что она в значительной степени лишается того, на что вправе была рассчитывать при заключении договора (статья 450 ГК РФ).

Предусмотрено также изменение и расторжение договора в связи с существенным изменением обстоятельств (статья 451ГК РФ). Изменение обстоятельств признается существенным, когда они изменились настолько, что если бы стороны могли это разумно предвидеть, то они либо вовсе не заключили договор либо заключили бы его на значительно отличающихся условиях.

Если стороны не достигли соглашения о расторжении договора либо о приведении его в соответствие с существенно изменившимися обстоятельствами, то договор, может быть, расторгнут или изменен судом по требованию заинтересованной стороны при наличии предусмотренных в п.2 и 4 ст. 451 ГК РФ условий Гражданский Кодекс Российской Федерации от 30.11.1994 №51-ФЗ (принят ГД ФС РФ 21.10.1994) (действующая редакция от 14.11.2013). В Гражданском кодексе Российской Федерации определены порядок и последствия изменения и расторжения договора (статья 452ГК РФ). Последствия изменения и расторжения договора описаны в статье 453. При изменении договора обязательства сторон сохраняются в измененном виде. При расторжении договора обязательства сторон прекращаются.

Договор перевозки грузов — один из важнейших хозяйственных договоров, благодаря которому, осуществляется связь между промышленностью и сельским хозяйством, промышленностью и торговлей.

Сторонами по договору перевозки груза являются транспортные организации — перевозчик и грузоотправитель. Договор перевозки грузов государственных и общественных организаций заключается на основании плана, обязательного для обеих сторон. Таким образом, договор перевозки грузов плановым. И перевозчик, и грузоотправитель имеют права и несут обязанности, следовательно, договор перевозки двусторонний. Договор перевозки грузов — реальный, так как он считается заключенным с момента сдачи груза транспортной организации и отметки на перевозочном документе, сделанной перевозчиком.

Договор заключается между перевозчиком и грузоотправителем. Однако в договоре перевозки груза участвует третье лицо, которое в результате него приобретает права и обязанности. Это лицо называется получателем. В договоре перевозки третье лицо имеет не только права, но и несет обязанности: Принять груз, требовать составления актов, своевременно вывезти груз, хотя к заключению договора перевозки третье лицо — грузополучатель — никакого отношения не имеет. Его обязанности вытекают из его взаимоотношений с грузоотправителем (как правило, с поставщиком).

Виды договора перевозки зависят от вида транспорта, осуществляющего перевозки. Различают железнодорожные, морские, речными, воздушные и автомобильные перевозки. В качестве перевозчиков выступают юридические лица: управления железных дорог, морские и речные пароходства, автотранспортные предприятия и др. Каждый вид перевозки регулируется специальными нормативными актами.

Перевозка оформляется накладной. Она содержит все существенные условия договора и по существу является формой договора перевозки (на морском транспорте перевозка оформляется коносаментом). Накладную заполняет отправитель в установленной форме и вручает перевозчику с грузом. В ней указываются наименование отправителя, получателя, место отправления и доставки груза, число мест, масса груза, род упаковки и характеристика перевозимого груза.

Грузоотправитель несет ответственность за неправильность и неполноту сведений в накладной. В соответствии с договором перевозки перевозчик обязан доставить переданный ему груз в пункт назначения в целости и сохранности и выдать его управомоченному на его получение лицу.

Если груз перевозчиком был утрачен, испорчен либо поврежден, то он обязан возместить грузоотправителю или грузополучателю возникшие в результате этого убытки.

За утрату или недостачу груза перевозчик выплачивает получателю стоимость утраченного или недостающего груза. Перевозчик обязан доставить груз в установленный срок.

Срок доставки определяется в зависимости от вида транспорта и от расстояния между пунктом отправления и пунктом назначения. На железной дороге сроки доставки исчисляются также в зависимости от вида скорости (большая скорость, грузовая скорость).

За задержку доставки груза перевозчик уплачивает штраф. На железной дороге он определяется в зависимости от просрочки и размера провозной платы. Размер штрафа не может превышать 75 % размера провозной платы. При приемке груза грузополучатель обязан проверить сохранность прибывшего груза, а именно: целостность пломб, исправность вагонов, соответствие груза данным, указанным в накладной. Если грузополучатель обнаружит какое-то отклонение от уставных правил, он должен потребовать составления коммерческого акта.

4. Транспортные документы, применяемые при железнодорожных и речных перевозках, а также при перевозке грузов в прямом смешанном железнодорожно-водном и прямом водном сообщениях.

Для железнодорожного транспорта первичным документом, имеющим силу договора, является железнодорожная накладная, составляемая отправителем. В настоящее время форму бланков накладной определяет ОАО «РЖД».

Накладная – транспортный документ, применяемый при железнодорожных и речных перевозках, а также при перевозке грузов в прямом смешанном железнодорожно-водном и прямом водном сообщениях. Накладная заполняется грузоотправителем и содержит следующие сведения: наименование и адрес отправителей и получателей груза и их банковские реквизиты, пункты отправления, назначения и перевалки, полное и точное наименование груза, число мест, массу и объем груза, его отправительскую маркировку, наименование железной дороги, если пунктом назначения является железнодорожная станция. Накладная следует с грузом, а отправителю в удостоверение принятия груза к перевозке выдают квитанцию при перевозках в пределах нашей страны и дубликат накладной при перевозках в прямом международном сообщении.

Транспортная железнодорожная накладная является документом, который идентифицирует груз и содержит следующие сведения:

Транспортная ж/д накладная должна быть составлена на все грузы, независимо от их размера и дальности перевозки. Данный порядок определяется локально-нормативными актами железнодорожного транспорта.

Оригинал транспортной железнодорожной накладной: унифицированная форма.

Для составления накладной предусмотрены унифицированные формы, их использование обязательно для всех клиентов, которые пользуются услугами железной дороги для перевозки грузов. То есть отправитель не может составить накладную по своему образцу.

В необходимый комплект сопроводительной документации, в том числе накладная входит:

оригинальный экземпляр накладной, который вручается грузополучателю;

дорожная ведомость, документ, который составляется не менее чем в 2 экземплярах и сопровождает груз на всех станциях. Дорожная ведомость составляется на трех бланках одинаковой формы с одинаковым номером, каждый из которых расположен на отдельном листе. Дорожная ведомость сопровождает груз до станции назначения, где грузополучатель расписывается в получении груза. Дорожная ведомость с распиской грузополучателя хранится на железной дороге назначения;

корешок дорожной ведомости, документ, который после доставки груза остается у компании-перевозчика;

квитанция о приеме груза, то есть документ, который подтверждает, что перевозчик принял груз. Она остается у отправителя. Квитанция, выданная станцией грузоотправителю в подтверждение приема груза к перевозке, является одной из трех частей дорожной ведомости. С точки зрения формы документов эти бланки различаются лишь своим наименованием – дорожная ведомость, корешок дорожной ведомости и квитанция о приеме груза к перевозке. Станция отправления, выдав грузоотправителю квитанцию о приеме груза, корешок дорожной ведомости оставляет у себя. Форма накладной, которую оформляют при отправке, зависит от вида груза и способа его отправки (отдельный пакет, целый вагон и т.д.).

Основные формы это ГУ-27 и ГУ-29-О.

Оригинал транспортной железнодорожной накладной ГУ-27 и ГУ-29-О утвержден Правилами заполнения перевозочных документов на перевозку грузов железнодорожным транспортом, которые утверждены Приказом МПС РФ № 39 от 18.06.2003 года.

При заполнении накладной необходимо придерживаться следующих правил:

отправитель заполняет свою часть от руки, печатными или письменными буквами, шариковой ручкой. Текст должен быть читаем и не содержать ошибок (фактических и орфографических);

при недостатке места для заполнения всех нужных данных они вносятся сразу на несколько листов, а на первой странице ставится отметка об этом.

все листы накладной должны быть между собой надежно скреплены. Порядок заполнения накладной отправителем:

полная информация об отправителе, полное наименование (ФИО), адрес, ставится личная подпись;

указывается станция отправления груза;

полная и достоверная информация о получателе: наименование организации (ФИО) получателя, его адрес и другие контактные данные;

станция, куда должен прибыть груз;

названия пограничных станций (при их наличии);

данные вагона перевозки: номер, принадлежность, грузоподъемность, количество осей, тип вагона;

подробное описание груза: наименование, упаковка, количество мест, опломбирование, данные о погрузке и массе, данные об оплате всех необходимых платежей и сопровождающие документы.

Все остальные графы заполняют перевозчиком в процессе транспортировки и передачи груза получателю.

Обратите внимание! За недостоверные сведения о грузе на отправителя накладывается штраф, равный пятикратному размеру реальной стоимости перевозки груза.

Не отличается своеобразием оформление договорных отношений по перевозке груза на внутреннем водном транспорте. В соответствии со ст. 67 КВВТ составленная в соответствии с требованиями правил перевозок грузов транспортная накладная, а также оформленные на ее основании дорожная ведомость и квитанция о приеме груза для перевозки подтверждают заключение договора перевозки груза.

При перевозке грузов внутренним речным транспортом основным документом являются заключенные пароходством с грузоотправителем навигационные договоры. Эти договоры носят сезонный характер и заключаются обычно перед началом навигации. Документом, сопровождающим груз во все время его транспортировки, и в этом случае является накладная. Накладная для перевозки грузов речным транспортом выполняется в нескольких вариантах: для сухогрузов, универсальных контейнеров, буксировки, для нефтепродуктов и смешанных перевозок.

5. Транспортные документы, применяемые при автомобильных перевозках.

При отправке груза автомобильным транспортом основным документом является типовой договор на перевозку.

Договор – двусторонняя сделка об установлении, изменении или прекращении прав и обязанностей в отношении между сторонами. Условия, установленные сторонами в договоре, именуются его содержанием. Существенными условиями договора являются предмет договора, условия, предусмотренные законом, а также все те пункты, относительно которых по предварительному заявлению хотя бы одной из сторон должно быть достигнуто соглашение.

На автомобильном транспорте перевозки грузов товарного характера оформляются в соответствии с ч. 1 ст. 8 УАТ транспортной накладной. Форма и порядок заполнения транспортной накладной установлены Правилами перевозок грузов автомобильным транспортом, утвержденных постановлением Правительства РФ от 15.04.2011 № 272. Формой консенсуального договора является заказ (заявка), которая не исключает, а, наоборот, предполагает составление транспортной накладной, в которой удостоверяется факт приема груза к перевозке (п. 3 ст. 8 УАТ).

Для расчетов заказчика и автотранспортной организации обязательно составляется товарно-транспортная накладная, которая представляет собой документальное подтверждение факта заключения договора перевозки груза. Она также служит документальным основанием для:

— списания товарно-материальных ценностей у грузоотправителя;

— оприходования товарно-материальных ценностей у грузополучателя;

— учета транспортной работы и других услуг, выполняемых транспортным предприятием для грузоотправителей и грузополучателей;

— проведения расчетов между потребителем и транспортным предприятием за предоставленные услуги.

Как правило, товарно-транспортная накладная заполняется грузоотправителем для каждого грузополучателя отдельно на каждую ездку. Если одним автомобилем перевозится одновременно несколько партий груза в адрес одного или нескольких грузополучателей, то товарно-транспортная накладная обязательно выписывается на каждую партию груза в отдельности.

Товарно-транспортная накладная выписывается, как правило, в четырех экземплярах, при этом:

— первый экземпляр остается у грузоотправителя и предназначается для списания товарно-материальных ценностей. Остальные экземпляры, подписанные водителем и заверенные подписями и печатями отправителя, вручаются водителю;

— второй экземпляр сдается водителем грузополучателю и предназначается для оприходования им товарно-материальных ценностей;

— третий и четвертый экземпляры, заверенные подписями и печатями грузополучателя, сдаются в автотранспортное предприятие.

Третий экземпляр товарно-транспортной накладной служит основанием для расчета за перевозку. Он выписывается автотранспортным предприятием заказчику автотранспорта. Чаще всего заказчиком является отправитель, хотя в ряде случаев расчеты за перевозку производит грузополучатель или иное юридическое лицо.

Четвертый экземпляр товарно-транспортной накладной прилагается к путевому листу и служит основанием для учета транспортной работы и начисления заработной платы водителю.

При необходимости грузоотправитель может выписывать дополнительные экземпляры товарно-транспортной накладной для использования их при учете, взаиморасчетах с получателями и в других целях.

При выпуске автомобиля на линию водителю выдается путевой лист, который должен быть им возвращен по окончании работы.

Путевой лист – документ оперативного учета, который характеризует выполнение водителем производственных заданий (перевозок), учитывает режим работы водителя и транспортного средства, расход горюче-смазочных материалов.

6. Транспортные документы, применяемые при перевозке морским и авиа транспортом.

Так как авиа доставка товаров это весьма дорого, то существуют перелетные виды товаров:

— скоропортящаяся продукция (товары, отличающиеся биологически коротким жизненным циклом);

— ряд грузов, требующих отрицательных температур хранения (например, пробы и реагенты для биологических исследований и т. д.);

— дорогостоящие товары. Чем меньше транзитное время (время в пути), тем выше показатель оборачиваемости капитала. Кроме того, отправка воздухом обеспечит лучшую сохранность товара, что снизит страховые издержки и возможные потери от порчи или утери товара;

— товары или компоненты, в которых возникла срочная потребность

Авиагрузовая накладная

Документ, который выписывается грузоотправителем или от его имени и который подтверждает наличие договора между грузоотправителем и перевозчиком о перевозке грузов по авиалиниям перевозчика.

Оформление авианакладной регламентируется Резолюцией ИАТА № 600а

При отправке оформляется 9-12 копий (минимум 8).

Оригинал 1 (контрольный), зеленого цвета — контрольный экземпляр, хранится в агентстве, оформившем грузовую накладную.

Оригинал 2 (для получателя), розового цвета — следует с грузом до пункта назначения.

Оригинал 3 (для отправителя), голубого цвета — предназначен для грузоотправителя.

Копия 4 (подтверждение в получении груза), желтого цвета — следует вместе с грузом до пункта назначения и остается у агента перевозчика в качестве расписки грузополучателя в получении груза (подтверждение доставки).

Копия 5 (для аэропорта назначения), белого цвета — следует вместе с грузом до пункта назначения.

Копия 6 (для первого перевозчика), белого цвета — следует вместе с грузом и остается у перевозчика первого участка маршрута как подтверждение выполненной им перевозки груза.

Копия 7 (для второго перевозчика), белого цвета — следует вместе с грузом и остается у перевозчика второго участка маршрута как подтверждение выполненной им перевозки груза.

Копия 8 (для агента), белого цвета — предназначена для агента, оформившего грузовую накладную.

9 – копия экспедитора.

10, 11, 12 – запасные.

Авианакладная не является ни товарораспорядительным, ни передаточным документом. Роль ее заключается в доказательстве заключения договора перевозки, принятия товара к перевозке и условий перевозки. Т.е. авианакладная является сама по себе договором. Она может использоваться как таможенная декларация, в которой содержится подробное описание груза.

При отправке груза морским транспортом в случае использования судна, совершающего регулярные рейсы, договором на перевозку является документ, называемый коносаментом, который по содержанию является своего рода накладной.

Коносамент — документ, товаросопроводительный + товарораспределительный, выдаваемый перевозчиком груза грузоотправителю в удостоверение принятия груза к перевозке морским транспортом, с обязательством доставить груз в порт назначения и выдать его законному держателю. Удостоверяет право собственности на отгруженный товар. Коносамент выполняет триединую функцию, являясь договором морской перевозки груза (точнее доказательством наличия и содержания такого договора), выступая в качестве расписки перевозчика в приеме груза (которая обязывает его выдать держателю коносамента в целости и сохранности) и играя роль товарораспорядительного документа в качестве титула собственности. В полном объеме все три функции коносамент выполняет в сфере линейного судоходства. Коносамент является одним из основных документов, применяемых при таможенном оформлении и таможенном контроле товаров, перемещаемых морским транспортом.

Коносамент путешествует вместе с грузом, по нему получатель принимает груз и в нем расписывается в получении. Коносамент может быть именным, т.е. составленным на имя определенного получателя, ордерным, т.е. поручительным, и предъявительным, т.е. действительным по факту его предъявления.

Договор морской перевозки – соглашение, определяющее условия перевозки морем грузов (пассажиров). Основное содержание договора морской перевозки грузов заключается в том, что перевозчик обязуется принять от грузоотправителя груз, доставить его в сохранности в предусмотренное договором место назначения и там сдать получателю груза, а грузоотправитель обязуется уплатить обусловленную провозную плату (фрахт). Договор морской перевозки грузов может содержать также условия погрузки и перевозки, права, обязанности и пределы ответственности сторон при различных обстоятельствах, могущих возникнуть в процессе транспортировки, порядок уплаты фрахта и разрешения споров. Во всех случаях наличие договора морской перевозки должно быть подтверждено письменным документом (коносаментом).

Коносамент обязательно составляется и в этом случае, когда он служит лишь накладной, по которой получатель принимает груз и расписывается в его получении.

«Коносамент содержит сжатую информацию о сторонах, их реквизиты и контактные детали, условия сделки, условия оплаты фрахта, характеристики груза и его таможенный статус. Для многих молодых специалистов является откровением тот факт, что на время перевозки груз полностью поступает в собственность и под распоряжение перевозчика. Закрепить юридически права на груз, а также обязанности по его сохранности за перевозчиком призван коносамент, который в международных перевозках является товаро-распорядительным документом (по юридической силе таким же, как договор купли-продажи). Поэтому коносамент всегда выдаётся перевозчиком, и закрепляет за ним право собственности на груз на время перевозки, ведь перевозчик тоже должен обезопасить себя от риска неуплаты фрахта по доставке груза. После того, как перевозчику оплатили все его услуги, он передаёт оригиналы коносамента покупателю/получателю груза. Получить товар в пункте назначения без оригинала коносамента или письменного разрешения перевозчика невозможно. Это – непреложный закон международной торговли. Товар выдаётся только лицу, указанному в коносаменте в графе получатель, или лицу, уполномоченному получателем, если такая процедура была заранее оговорена сторонами.»

Коносамент не является формой договора морской перевозки. В качестве таковой в линейном судоходстве может рассматриваться любая простая письменная форма договора. Коносамент же, как правило, выдается позже момента заключения договора. Отправитель вправе требовать от перевозчика выдачи вместо коносамента морской накладной или иного подтверждающего прием груза для перевозки документа.

В зависимости от того, где принимается груз к перевозке (на борту судна или на складе перевозчика), коносамент может быть бортовым или небортовым. До того, как выдан бортовой коносамент отправителю, вручившему груз перевозчику, выдается коносамент, подтверждающий принятие товара к отгрузке. Однако только бортовой коносамент подтверждает погрузку товара на судно. В бортовом коносаменте указывается наименование судна

В случае перевозки груза в прямом водном сообщении (т.е. по принципу «море-река») или в смешанном железнодорожно-водном сообщении этот сопроводительный документ так и называется «накладная».

Если же осуществляется межпортовая перевозка, т.е. морская перевозка в чистом виде, то первичным документом для передачи груза на судно является так называемый погрузочный ордер.

Погрузочный ордер – первичный транспортный документ, содержащий все необходимые данные о грузе и служащий основанием для его приема. Погрузочный ордер выписывают в нескольких экземплярах. Он содержит следующие сведения: наименование, род и количество груза (число мест, масса, объем); вид упаковки; знаки и марки; наименование портов отправления и назначения; название судна; дату составления. При погрузке груза на палубу погрузочный ордер должен содержать оговорку о согласии на это грузоотправителя. Представителю судовой администрации вручают два экземпляра погрузочного ордера, на одном из которых после погрузки он расписывается. Этот экземпляр погрузочного ордера является штурманской распиской и служит основанием для выписки коносамента.

Перевозка грузов воздушным транспортом также осуществляется согласно соответствующим образом оформленной накладной.

Штурманская расписка (Mate’s receipt) это расписка, подтверждающая погрузку груза на борт судна.

Штурманская расписка выдаётся грузовым помощником по поручению капитана. Однако на практике агент готовит бланки штурманской расписки и передает их капитану на подпись.

Для каждой партии груза выдается своя штурманская расписка. Очень часто партии груза предоставляются для погрузки с своим погрузочным ордером, который после погрузки партии груза на судно подписывается грузовым помощником и становится после этого штурманской распиской. В некоторых случаях штурманская расписка оформляется отдельным документом. Порядок оформления штурманских расписок обычно оговаривается в договоре купли-продажи данного товара (груза).

Чартер или чартер-партия — договор на перевозку грузов трамповыми судами. Сторонами в чартерном договоре являются фрахтователь (грузоотправитель или его представитель) и фрахтовщик (перевозчик или его представитель).

Основными пунктами такого договора являются следующие:

время и место заключения чартера;

полное юридическое наименование сторон (преамбула чартера);

название и описание судна;

право замены первоначально указанного судна другим;

род груза;

место погрузки и разгрузки;

условия погрузки и разгрузки, включая условия оплаты демереджа и диспача;

порядок оплаты фрахта;

срок подачи судна, включая канцеллинг — конечный срок подачи судна;

прочие условия, такие как ледовая оговорка, оговорка о форс-мажоре и др.

Деливери-ордер. Распоряжение владельца товара владельцу склада или перевозчику груза о передаче товара получателю — физическому или юридическому лицу, указанному в Д.-о.

Коммерческий график. Основной документ, определяющий подачу судов под перевозку внешнеторговых грузов; составляется ежемесячно и является единственным документом, устанавливающим ответственность перевозчика за сроки подачи тоннажа установленного типа.

Доковая расписка – это документ, оформляемый морским перевозчиком или экспедитором, служащий подтверждением приемки товаров и дальнейшей доставки на склад. Внутренний перевозчик может доставить груз на склад, портовый склад или к причалу. Доковая расписка подлежит сдаче в портовом складе при обработке поставки. Доковая расписка подписывается получателем груза, который тем самым подтверждает получение груза для морской перевозки. Доковая расписка выступает свидетельством того, что транспортировка груза была успешно завершена.

7. Транспортные документы при международных перевозках.

При транспортировке грузов по России и за её пределами особое внимание следует уделить оформлению транспортных документов. Правильность и точность их заполнения позволит беспрепятственно перевезти груз по территории РФ или доставить груз в другие страны. Существует несколько видов документов установленной формы. В них содержится информация о перевозчике, отправителе и получателе груза, товаре, его количестве и состоянии.

Товарно-транспортная накладная Транспортная накладная основной документ, форма и содержание которого варьируются в зависимости от вида транспорта, на котором осуществляется перевозка. Специальные формы существуют для авиационных, морских и железнодорожных перевозок. Но в большинстве случаев, они оформляются для перевозки автомобильным транспортом. Поставщик оформляет накладную в 3 экземплярах (для себя, перевозчика и получателя).

В накладной указываются: вес, количество мест, способ упаковки, информация о пломбировании, время приёмки груза. В накладной описывается также перечень всех других сопроводительных документов (сертификаты, паспорта качества, разрешения, инструкции и др.).

Перевозочный документ — TIR.

TIR или МДП (международные дорожные перевозки) — документ, который даёт водителям грузового транспорта право следования без уплаты пошлин и трансграничного досмотра до места назначения. Правила утверждены в соответствующей международной конвенции. Для учёта предусмотрена специальная книжка МДП с отрывными листами, каждый из которых изымается по мере прохождения очередного таможенного пункта пропуска. Количество страниц может достигать 20, что позволяет осуществлять транспортировку через территорию 10 стран (в т.ч. страны отправителя и получателя грузов). TIR действует на территории стран-участников конвенции.

Carnet ATA.

Carnet ATA — таможенный документ, действие которого распространяется на территории многих стран. Он может использоваться в качестве замены таможенной декларации, позволяет ускорить и упростить временный ввоз грузов, предназначенных для ярмарок и выставок, спортивного снаряжения.

С TIR можно следовать до места назначения без досмотра и уплаты пошлин. Документ применяется также при международных транспортировках образцов продукции, техники и других товаров, не предназначенных для продажи, коммерческого использования, ремонта, модификации.

Преимущества оформления Carnet ATA:

— Сокращение времени и расходов на оформление временного ввоза груза;

— Отсутствие необходимости в оформлении других таможенных документов;

— Возможность использования в качестве финансовой гарантии, банковые и другие гарантии не нужны;

— Отсутствие необходимости в уплате ввозной пошлины;

— Продолжительность действия составляет 1 год;

— Отсутствие необходимости в переводе документа на язык страны, куда следует товар;

— Возможность продать продукцию с помощью сотрудников таможенного органа;

— Широкая сфера применения.

CMR накладная.

CMR — международная товарно транспортная накладная представляет собой подтверждение договора между грузоотправителем, перевозчиком и грузополучателем.

В документе отражается основная информация о: количестве товара, перевозчике, отправителе, адресате, сопроводительных документах, время следования груза.

Там же указывается какой товар поступил на таможню с указанием точного времени прибытия, времени его получения адресатом с указанием состояния товара.

CMR накладная обязательна к оформлению в следующих случаях:

— Осуществление транспортировки автотранспортом;

— Предусмотренное вознаграждение за транспортировку;

— Расположенные в разных странах места погрузки и разгрузки;

— Участие хотя бы одной из стран, резиденты которой участвуют в грузоперевозках, в соответствующей Конвенции.

На каждую единицу транспорта должно приходиться по 1 накладной.

Любые грузоперевозки требуют оформления документов. При внутренних перевозках достаточно товарно-транспортной накладной, где указывается информация об отправителе и получателе, товарах и их количестве. При осуществлении международных перевозок необходимо заполнить TIR, Carnet ATA, CMR накладные, коносамент. Их оформление упрощает, удешевляет и ускоряет процедуру прохождения таможни разных стран.

8. Ответственность за сохранность груза.

Законная ответственность перевозчика за сохранность груза – это один из самых важных современных постулатов в процессе страхования и защиты разных грузов. Согласно нормативам современного транспортного закона, за несоответствие договорным пунктам, за неисполнение или полное исполнение разных обязательств, связанных с обеспечением и гарантией полной сохранности и целостности перевозимого товара, организация вполне может понести установленное, возмещающее ущерб, наказание.

Каждая современная транспортная компания в той или иной степени отвечает за полную сохранность перевозимого груза. Ответственность перевозчика за сохранность груза возлагается сразу после того, как товар был принят и сохраняется до тех пор, пока не будет выдан адресату. Материальные обязательства возлагаются при таких факторах несохранности груза, как недостача количества единиц товара, его утрата, полная порча или частичное повреждение. Под полной утратой будет пониматься отсутствие возможности его выдачи на руки получателю на протяжении в договоре обозначенных временных сроков. Материальная недостача – это частичное понесение утраты перевозимого груза, порча – это полное изменение общего качества товара, его основных химических характеристик, а повреждение – это небольшое изменение основных физических качеств товара. Если это происходит по вине самого перевозчика, он полностью возмещает все траты и ущерб.

Права и нормы.

Современный кодекс предполагает полную или частичную ответственность перевозчика за несохранность груза. Это определенная мера воздействия, которая применяется к компаниям и водителям, если их действия вышли за установленные договором рамки. Ответственность перевозчика грузов устанавливается только в рамках современного законодательства. Это мера воздействия, которая состоит из возмещения контрагенту или заказчику всей стоимости причиненного ущерба. Стоит отметить, что ответственность за перевозку может быть отрегулирована не только на уровне законодательства, но также индивидуальной договоренностью сторон, прописанной в договоре. Среди основных правил возмещения ущерба в деньгах при перевозке можно отметить:

Степень ответственности перевозчика за сохранность груза встречается полная и частичная, то есть ограниченная в силу определенных моментов.

Перевозчик, не исполнивший свои обязательства, несет полную возложенную на него ответственность строго во всех случаях, за исключением тех, которые произошли по причине непредвиденных или непредотвратимых обстоятельств. Подобные ситуации обязательно должны быть подтверждены документально.

Современным законодательством предусмотрена возможность восполнения ответственности вне зависимости от виновности. Говоря иными словами, если договор или база законодательства не подразумевает чего-то иного, принцип стопроцентного возмещения средств полностью срабатывает на автоматическом уровне.

В качестве дополнения степень ответственности, возложенной на фирму за полное нарушение правил перевозки или частичное сохранение перевозимого товара, регулируется законом в привязке к категории используемых автомобилей.

Условия для ответственности.

Ответственность перевозчика бывает отмечена, если груз был серьезно поврежден, если был потерян или утрачен, если были просрочены договором установленные сроки. Полученные дефекты обязательно должны быть зафиксированы сразу после полного принятия груза к перевозке и до его полной сдачи. Одновременно с этим перевозчик обязан полностью возместить материальный ущерб при прямом нарушении договора.

Важно! Все важные моменты по перевозке должны быть прописаны в договоре. Если правило по просрочке или порче груза будет отсутствовать, ответственность не будет возложена.

Случай определенной ответственности фиксируется после установленного факта потери или порчи груза после того, как он был передан фирме и до самого возвращения его клиенту, заказавшему услугу. Это правило распространяется на ситуации, если водитель не доказал невозможность сопротивления определенным обстоятельствам.

Фирма, перевозившая груз, может не компенсировать средства за потерю или порчу товара в ситуации, если докажет документами свою полную невиновность относительно претензии. Чтобы доказать полную невиновность, обязательно должны быть приведены случившиеся моменты и их определенные последствия, полностью избежать которых было совершенно невозможно. Среди данных обстоятельств и факторов можно отметить:

Причины, которые полностью зависят от отправителя и до самого получателя;

Естественные особенности и специфические характеристики доставляемого товара;

Разные дефекты тары и используемых упаковочных материалов, что при предварительном осмотре и при предтранспортировочной приемке не были выявлены;

Применение тары или упаковки, не соответствующей какому-то определенному типу или стандартам к перевозке;

Превышение нужного для того или иного груза уровня температуры и влажности.

Необходимо знать, что уровень ответственности фирмы, которая перевозит груз, очень часто ставит в зависимость от вины. Все остальные дополнительного плана причины, являющиеся основанием для полного снятия ответственности за невыполнение предварительно взятых разных обязательств перевозчика, устанавливаются на особом законодательном уровне. Стороны, которые заключают договор относительно доставки груза, подобные дополнительного плана основания устанавливать не имеют права. Исключением могут быть специальные условия, которые оговариваются в договоре.

Особенности возлагаемой ответственности

Чтобы полностью избавиться от возложенной ответственности, перевозчик, что использует разные виды транспортных средств, обязательно должен соблюдать определенные условия по перевозке. При выполнении работ все зависит от особенностей груза, а также от установленных на тот или иной момент норм законодательства. Например, для многих перевозчиков, чтобы полностью освободиться от вероятной материальной ответственности и от полноценного возмещения ранее причиненного ущерба не хватит просто привести, как доказательство условия, перечисленные выше. В таких ситуациях компания доказывает, что условие стало основанием для невозможности грамотного обеспечения полноценной сохранности товара.

Очень часто компания-перевозчик работает по правилу установки ответственности, которую несет фирма от момента погрузки товара и до его выгрузки. Исключением могут стать ситуации, когда перевозчик доказал, что все необходимые меры, направленные на предотвращение порчи товара, были предприняты или что, наоборот, их принятие было по какой-то причине невозможно.

Объем ответственности компании по просрочке

При каждом отдельном случае производимой перевозки и полной ответственности за порчу ил потерю груза, объем начисления средств и механизм их начисления прямо зависит от общей специфики применяемых грузов для доставки и используемых в данном процессе транспортных средств. Если была допустима просрочка, компания должна выплатить установленную в договоре штрафную пеню. Она составляет несколько процентов от общей стоимости. Избавиться от оплаты штрафа за просрочку можно. Фирма должна документально доказать, что задержка была произведена не по его вине. Здесь для примера можно отметить следующие ситуации:

Несвоевременная оплата разных провозной категории сборов и каких-то платежей за производимую доставку груза;

Срочно организованный ремонт автомобиля по причине его внезапного выхода из строя. Это правило действует только после предварительно проведенного технического осмотра авто;

Разного рода серьезные ситуации, которые никак не зависят от перевозчика.

Просрочка без какой-либо уважительной причины для компании-перевозчика чревата определенными санкциями. Размер штрафных процентов прямо зависит от суммы, прописанной в предварительно заключенном договоре. Как правило, это определенный процент от суммы, оцененного перевозимого груза. Освободить себя от оплаты подобной штрафной суммы компания может только, если докажет, что на пути следования возникли особые непредвиденные обстоятельства, устранение которых никак не зависело от водителя и организаторов перевозки.

Освободиться от возмещения ущерба можно только при полном доказательстве отсутствия вины. Здесь нет никакого беззакония, так как современные транспортные кодексы и уставы предусматривают перечень определенных факторов, которые освобождают от возложенной материальной ответственности. Самое главное доказать наличие разных обстоятельств и определенную причинную связь между наступившими моментами и самой несохранностью груза.

Статья 796. Ответственность перевозчика за утрату, недостачу и повреждение (порчу) груза или багажа.

1. Перевозчик несет ответственность за несохранность груза или багажа, происшедшую после принятия его к перевозке и до выдачи грузополучателю, управомоченному им лицу или лицу, управомоченному на получение багажа, если не докажет, что утрата, недостача или повреждение (порча) груза или багажа произошли вследствие обстоятельств, которые перевозчик не мог предотвратить и устранение которых от него не зависело.

2. Ущерб, причиненный при перевозке груза или багажа, возмещается перевозчиком:

в случае утраты или недостачи груза или багажа — в размере стоимости утраченного или недостающего груза или багажа;

в случае повреждения (порчи) груза или багажа — в размере суммы, на которую понизилась его стоимость, а при невозможности восстановления поврежденного груза или багажа — в размере его стоимости;

в случае утраты груза или багажа, сданного к перевозке с объявлением его ценности, — в размере объявленной стоимости груза или багажа.

Стоимость груза или багажа определяется исходя из его цены, указанной в счете продавца или предусмотренной договором, а при отсутствии счета или указания цены в договоре исходя из цены, которая при сравнимых обстоятельствах обычно взимается за аналогичные товары.

3. Перевозчик наряду с возмещением установленного ущерба, вызванного утратой, недостачей или повреждением (порчей) груза или багажа, возвращает отправителю (получателю) провозную плату, взысканную за перевозку утраченного, недостающего, испорченного или поврежденного груза или багажа, если эта плата не входит в стоимость груза.

4. Документы о причинах несохранности груза или багажа (коммерческий акт, акт общей формы и т.п.), составленные перевозчиком в одностороннем порядке, подлежат в случае спора оценке судом наряду с другими документами, удостоверяющими обстоятельства, которые могут служить основанием для ответственности перевозчика, отправителя либо получателя груза или багажа.

9. Предъявление претензий, возникающих в связи с осуществлением перевозок.

В тех случаях, когда стороны договора перевозки грузов не смогли самостоятельно урегулировать возникшие разногласия, спор передается на разрешение в суд. Однако до этого момента должен быть соблюден досудебный порядок урегулирования споров. В соответствии со ст. 797 ГК РФ до предъявления к перевозчику иска, вытекающего из перевозки груза, обязательно предъявление ему претензии в порядке, предусмотренном соответствующим транспортным уставом или кодексом. Иск к перевозчику может быть предъявлен грузоотправителем или грузополучателем в случае полного или частичного отказа перевозчика удовлетворить претензию либо в случае неполучения от перевозчика ответа в тридцатидневный срок.

Транспортными уставами и кодексами предусмотрен следующий порядок предъявления претензий. Претензии, возникающие в связи с перевозками грузов речным транспортом, предъявляются перевозчикам по месту их нахождения (ст. 161 КВВТ РФ). При перевозках морским транспортом претензии предъявляются к перевозчику, который осуществлял перевозку груза, и если перевозка груза не была осуществлена, к перевозчику, который в соответствии с договором морской перевозки груза был обязан осуществить ее. Претензии, вытекающие из перевозки груза в смешанном сообщении, предъявляются к перевозчику, доставившему груз в конечный пункт перевозки (ст. 403 КТМ РФ). При перевозках воздушным транспортом у заявителя претензии выбор несколько шире. В соответствии со ст. 124 ВК РФ в случае нарушения договора воздушной перевозки груза перевозчику предъявляется претензия в аэропорту пункта отправления или в аэропорту пункта назначения по усмотрению заявителя. На автомобильном транспорте претензии, возникающие из перевозки грузов, предъявляются к перевозчик)», выдавшему груз, а в случае полной утраты груза — к транспортной организации, принявшей груз к перевозке. При перевозках железнодорожным транспортом претензии, возникшие в связи с осуществлением перевозки грузов, предъявляются к перевозчику (ст. 122 УЖТ), под которым в данном случае понимается ОАО «РЖД». Однако претензии направляются по адресам филиалов перевозчика, т.е. железным дорогам, которые уполномочены ОАО «РЖД» рассматривать данный вид претензий.

Претензии подаются в письменном виде. К претензиям должны быть приложены документы, подтверждающие право на заявление претензии (ст. 161 КВВТ РФ, ст. 405 КТМ РФ, ст. 120 УЖТ, ст. 162 УАТ РСФСР). К претензии об утрате, о недостаче или о повреждении (порче) груза должен быть приложен документ, удостоверяющий количество и стоимость отправленного груза.

Право на предъявление претензий и исков к речному перевозчику имеют:

в случае утраты груза — грузоотправитель, грузополучатель при условии представления ими квитанции о приеме груза для перевозки с отметкой перевозчика о неприбытии груза;

в случае недостачи или повреждения (порчи) груза — грузополучатель (при условии представления им транспортной накладной, коммерческого акта или перевозочного документа при перевозке груза наливом, а при отсутствии коммерческого акта — документа об обжаловании отказа в составлении коммерческого акта);

о случае уплаты провозной платы и иных платежей о размере выше установленного — грузоотправители грузополучатель при условии представления ими транспортной накладной;

о случае несоблюдения сроков доставки груза — грузополучатель при условии представления транспортной накладной (ст. 162 КВВТ РФ).

Несколько иные правила действуют на воздушном транспорте. Право на предъявление претензии и иска к перевозчику здесь имеют:

в случае утраты груза — грузополучатель при предъявлении грузовой накладной, выданной перевозчиком грузоотправителю, с отметкой аэропорта пункта назначения о прибытии (неприбытии) груза, а при невозможности предъявления такой накладной — документа об оплате стоимости груза и справки перевозчика об отправке груза с отметкой аэропорта пункта назначения о прибытии (неприбытии) груза;

в случае недостачи или повреждения (порчи) груза — грузополучатель при предъявлении грузовой накладной или коммерческого акта;

в случае просрочки доставки груза — грузополучатель при предъявлении грузовой накладной;

страховщик при предъявлении соответствующих перевозочных документов, а также документов, подтверждающих факты заключения договора страхования и выплаты страхового возмещения (ст. 125 ВК РФ).

Наиболее детально правила о предъявлении претензий урегулированы на железнодорожном транспорте. Согласно ст. 120 УЖТ право на предъявление к перевозчику претензии, связанной с осуществлением перевозок груза, грузобагажа, или иска имеют:

грузополучатель или грузоотправитель — в случае утраты груза, грузобагажа. К претензии должны быть приложены грузовая квитанция о приеме груза, грузобагажа с отметкой железнодорожной станции назначения о неприбытии груза или справки перевозчика об отправке груза с отметкой железнодорожной станции назначения о неприбытии груза, а также документ, подтверждающий факт причиненного ущерба и удостоверяющий количество и действительную стоимость отправленного груза без включения неполученных доходов и неосуществленных затрат;

грузополучатель или грузоотправитель — в случае недостачи, повреждения (порчи) груза. К претензии должны быть приложены транспортная железнодорожная накладная и выданный перевозчиком коммерческий акт, или транспортная железнодорожная накладная с отметкой перевозчика о составлении коммерческого акта в случае его утраты, или транспортная железнодорожная накладная и документы об обжаловании отказа перевозчика в составлении коммерческого акта, а также документ, подтверждающий факт причиненного ущерба и удостоверяющий количество и действительную стоимость недостающих, поврежденных (испорченных) груза, деталей, запасных частей без включения неполученных доходов и неосуществленных затрат;

грузополучатель или грузоотправитель — в случае просрочки доставки груза. К претензии должна быть приложена транспортная железнодорожная накладная;

грузополучатель или грузоотправитель — в случае задержки выдачи груза. К претензии должны быть приложены транспортная железнодорожная накладная и акт общей формы;

грузополучатель, грузоотправитель, обслуживающий грузополучателей, грузоотправителей своими локомотивами владелец железнодорожного пути необщего пользования — в случае уплаты штрафов за задержку подачи вагонов под погрузку и выгрузку, задержку уборки вагонов с мест погрузки, выгрузки или приема вагонов с железнодорожного пути необщего пользования. К претензии должны быть приложены ведомость подачи и уборки вагонов, памятка приемосдатчика, касающаяся подачи и уборки вагонов, а также уведомление о завершении грузовой операции или передаче вагонов на железнодорожный выставочный путь, выписка из договора на эксплуатацию железнодорожного пути необщего пользования или договора на подачу и уборку вагонов, акт общей формы:

грузополучатель или грузоотправитель — в случае возврата платы за время нахождения цистерн, бункерных полувагонов под очисткой на промывочно-пропарочных станциях. К претензии должны быть приложены акт установленной формы об обнаруженном в пункте налива недосливе цистерн, бункерных полувагонов, оплаченные счета за простой вагонов по акту о недосливе цистерн, бункерных полувагонов и т.д.

Право на предъявление к ОАО «РЖД» претензии, связанной с осуществлением перевозок груза, предоставляется также страховщику, который выплатил страховое возмещение грузоотправителю, грузополучателю, в связи с ненадлежащим исполнением перевозчиком обязательств по перевозке. Порядок предъявления претензии страховщиком аналогичен порядку, установленному в отношении предъявления претензии грузоотправителем, грузополучателем.

Контрольные вопросы и задания:

1. Назовите общие правила перевозок грузов автомобильным транспортом.

2. Что такое договор?

3. В каких случаях договор считается заключенным?

4. Что такое накладная?

5. Что такое путевой лист?

6. Что такое коносамент?

7. Документы, используемые при перевозках железнодорожным транспортом.

8. Документы, используемые при перевозках автомобильным транспортом.

9. Документы, используемые при перевозках морским транспортом.

10. Документы, используемые при перевозках авиатранспортом.

11. В каких случаях имеется право на предъявление претензий и исков к речному перевозчику?

12. Что входит в необходимый комплект сопроводительной документации, в том числе накладная при перевозках железнодорожным транспортом?

13. Предъявление претензий, возникающих в связи с осуществлением перевозок?

14. Какие документы должны быть приложены к претензии?

15. В каких случаях имеют право на предъявление претензий и исков к речному перевозчику?

16. Ответственность перевозчика за утрату, недостачу и повреждение (порчу) груза или багажа.

17. В каких случаях ущерб, причиненный при перевозке груза или багажа, возмещается перевозчиком?

5.1 Герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования) воспроизводится на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации», законодательными и иными нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации и нормативными актами органов местного самоуправления.

Изображение герба (Государственного герба Российской Федерации, герба субъекта Российской Федерации, герба (геральдического знака) муниципального образования) помещается посередине верхнего поля бланка документа над реквизитами организации — автора документа на расстоянии 10 мм от верхнего края листа.

5.2 Эмблема организации, разработанная и утвержденная в установленном порядке, размещается в соответствии с нормативными правовыми актами на бланках: документов федеральных органов государственной власти (за исключением случаев, предусматривающих использование изображения Государственного герба Российской Федерации), территориальных органов федеральных органов государственной власти, государственных и негосударственных организаций. Изображение эмблемы помещается посередине верхнего поля бланка документа над реквизитами организации — автора документа, на расстоянии 10 мм от верхнего края листа.

5.3 Товарный знак (знак обслуживания), зарегистрированный в установленном законодательством порядке, воспроизводится на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации). Изображение товарного знака (знака обслуживания) помещается посередине верхнего поля бланка документа над реквизитами организации — автора документа или слева на уровне наименования организации — автора документа (допускается захватывать часть левого поля).

Наряду с товарным знаком (знаком обслуживания) на бланках документов может указываться коммерческое обозначение юридического лица.

5.4 Код формы документа проставляется на унифицированных формах документов в соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД) или локальным классификатором, располагается в правом верхнем углу рабочего поля документа, состоит из слов «Форма по» (наименование классификатора) и цифрового кода.

Пример

5.5 Наименование организации — автора документа на бланке документа должно соответствовать наименованию юридического лица, закрепленному в его учредительных документах (уставе или положении). Под наименованием организации в скобках указывается сокращенное наименование организации, если оно предусмотрено уставом (положением).

Над наименованием организации — автора документа указывается полное или сокращенное наименование вышестоящей организации (при ее наличии).

5.6 Наименование структурного подразделения — автора документа (в том числе филиала, отделения, представительства, коллегиального, совещательного или иного органа) используется в бланках писем и бланках конкретных видов документов соответствующих подразделений (органов) в соответствии с локальными нормативными актами и указывается под наименованием организации.

5.7 Наименование должности лица — автора документа используется в бланках должностных лиц и располагается под наименованием организации или наименованием территории (края, области, автономной области и др.), если документ издает руководитель органа власти субъекта Российской Федерации, муниципального образования. Наименование должности лица — автора документа указывается в соответствии с наименованием, приведенным в распорядительном документе о назначении на должность.

5.8 Справочные данные об организации указываются в бланках писем и включают: почтовый адрес организации (дополнительно может указываться адрес места нахождения юридического лица, если он не совпадает с почтовым адресом); номер телефона, факса, адрес электронной почты, сетевой адрес.

В состав справочных данных, за исключением бланков документов органов государственной власти, органов местного самоуправления, включаются: код организации по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО), основной государственный регистрационный номер организации (ОГРН) и идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на налоговый учет (ИНН/КПП).

5.9 Наименование вида документа указывается на всех документах, за исключением деловых (служебных) писем, располагается под реквизитами автора документа (наименованием организации, наименованием структурного подразделения, наименованием должности) (см. рис. В.6).

5.10 Дата документа соответствует дате подписания (утверждения) документа или дате события, зафиксированного в документе. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.

Дата документа записывается в последовательности — день месяца, месяц, год — одним из двух способов:

арабскими цифрами, разделенными точкой: 05.06.2016;

словесно-цифровым способом, например: 5 июня 2016 г.

5.11 Регистрационный номер документа — цифровой или буквенно-цифровой идентификатор документа, состоящий из порядкового номера документа, который, по усмотрению организации, может дополняться цифровыми или буквенными кодами (индексами) в соответствии с используемыми классификаторами (индексом дела по номенклатуре дел, кодом корреспондента, кодом должностного лица и др.).

На документе, составленном совместно двумя и более организациями, проставляются регистрационные номера документа, присвоенные каждой из организаций. Регистрационные номера отделяются друг от друга косой чертой и проставляются в порядке указания авторов в заголовочной части или преамбуле документа.

5.12 Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа включает регистрационный номер и дату входящего инициативного документа, на который дается ответ.

5.13 Место составления (издания) документа указывается во всех документах, кроме деловых (служебных) писем, а также докладных, служебных записок и других внутренних информационно-справочных документов.

Место составления (издания) документа не указывается в том случае, если в наименовании организации присутствует указание на место ее нахождения. Место составления (издания) документа указывается в соответствии с принятым административно-территориальным делением.

5.14 Гриф ограничения доступа к документу проставляется в правом верхнем углу первого листа документа (проекта документа, сопроводительного письма к документу) на границе верхнего поля при наличии в документе информации, доступ к которой ограничен в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Виды используемых в организации грифов ограничения доступа должны соответствовать законодательным и иным нормативным правовым актам Российской Федерации и должны быть закреплены в локальных нормативных актах. В состав грифа ограничения доступа к документу входит ограничительная надпись («Для служебного пользования», «Конфиденциально», «Коммерческая тайна» или др.), которая может дополняться номером экземпляра документа и другими сведениями в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Пример

5.15 Адресат используется при оформлении деловых (служебных) писем, внутренних информационно-справочных документов (докладных, служебных записок и др.).

Адресатом документа может быть организация, структурное подразделение организации, должностное или физическое лицо.

Реквизит «адресат» проставляется в верхней правой части документа (на бланке с угловым расположением реквизитов) или справа под реквизитами бланка (при продольном расположении реквизитов бланка). Строки реквизита «адресат» выравниваются по левому краю или центруются относительно самой длинной строки.

При адресовании документа руководителю (заместителю руководителя) организации указывается в дательном падеже наименование должности руководителя (заместителя руководителя), включающее наименование организации, фамилию, инициалы должностного лица.

Пример

При адресовании письма в организацию указывается ее полное или сокращенное наименование в именительном падеже.

Пример

При адресовании документа в структурное подразделение организации в реквизите «адресат» указывается в именительном падеже наименование организации, ниже — наименование структурного подразделения.

Пример

При адресовании письма руководителю структурного подразделения указывается в именительном падеже наименование организации, ниже — в дательном падеже наименование должности руководителя, включающее наименование структурного подразделения, фамилию, инициалы.

Пример

Перед фамилией должностного лица допускается употреблять сокращение «г-ну» (господину), если адресат мужчина, или «г-же» (госпоже), если адресат женщина.

Пример

При рассылке документа группе организаций одного типа или в структурные подразделения одной организации адресат указывается обобщенно.

Пример

При рассылке документа не всем организациям или структурным подразделениям под реквизитом «Адресат» в скобках указывается: «(по списку)».

Пример

В одном документе не должно быть более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается. При большем количестве адресатов составляется список (лист, указатель) рассылки документа, на каждом документе указывается один адресат или адресат оформляется обобщенно.

В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указываются в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2014 г. N 234.

Пример

Почтовый адрес может не указываться в документах, направляемых в высшие органы власти, вышестоящие организации, подведомственные организации и постоянным корреспондентам (за исключением направления писем указанным адресатам в конвертах с прозрачными окнами).

При адресовании документа физическому лицу указываются: фамилия, инициалы, почтовый адрес.

Пример

При отправке письма по электронной почте или по факсимильной связи (без досылки по почте) почтовый адрес не указывается. При необходимости может быть указан электронный адрес (номер телефона/факса).

Пример

5.16 Гриф утверждения проставляется на документе в случае его утверждения должностным лицом, распорядительным документом (постановлением, решением, приказом, распоряжением) или решением коллегиального органа.

Гриф утверждения размещается в правом верхнем углу первого листа документа. Строки реквизита выравниваются по левому краю или центруются относительно самой длинной строки.

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДАЮ, наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.

Пример

При утверждении документа распорядительным документом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), согласованного с наименованием вида утверждаемого документа, наименования распорядительного документа в творительном падеже, его даты, номера.

Пример

При утверждении документа коллегиальным органом, решения которого фиксируются в протоколе, в грифе утверждения указываются наименование органа, решением которого утвержден документ, дата и номер протокола (в скобках).

Пример

5.17 Заголовок к тексту — краткое содержание документа. Заголовок к тексту формулируется с предлогом «О» («Об») и отвечает на вопрос «о чем?»):

приказ (о чем?) о создании аттестационной комиссии;

приказ (о чем?) об утверждении штатного расписания;

письмо (о чем?) о предоставлении информации.

Заголовок к тексту оформляется под реквизитами бланка слева, от границы левого поля. В указах, постановлениях, решениях, приказах, издаваемых органами власти, заголовок к тексту может оформляться над текстом посередине рабочего поля документа и центруется относительно самой длинной строки.

Заголовок к тексту может не составляться, если текст документа не превышает 4 — 5 строк.

5.18. Текст документа составляется на русском языке как государственном языке Российской Федерации. В органах государственной власти, органах местного самоуправления, государственных учреждениях республик наряду с государственным языком Российской Федерации могут употребляться государственные языки республик. В деятельности государственных органов, организаций, предприятий и учреждений Российской Федерации используются государственный язык Российской Федерации, государственные языки республик и иные языки народов Российской Федерации.

(в ред. Изменения N 1, утв. Приказом Росстандарта от 14.05.2018 N 244-ст)

(см. текст в предыдущей редакции)

В тексте документа, подготовленном на основании законодательных или иных нормативных правовых актов, ранее изданных распорядительных документов, указываются их реквизиты:

— наименование вида документа, наименование организации — автора документа, дата документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту;

— наименование организации или должностного лица, утвердившего документ, дата утверждения документа.

Текст документа может содержать разделы, подразделы, пункты, подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Уровней рубрикации текста не должно быть более четырех.

В приказах текст излагается от первого лица единственного числа («приказываю»).

В документах коллегиальных и совещательных органов текст излагается от третьего лица единственного числа («коллегия… постановляет», «собрание… решило»).

Текст протокола излагается от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили», «решили»).

В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание ситуаций, анализ фактов или выводы (акт, справка), используется форма изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции…», «в состав управления входят…», «комиссия провела проверку…»).

В совместных документах текст излагается от первого лица множественного числа («приказываем», «решили»).

В деловых (служебных) письмах используются формы изложения:

— от первого лица множественного числа («просим направить…», «представляем на рассмотрение…»);

— от третьего лица единственного числа («министерство не возражает…», «общество считает возможным…»);

— от первого лица единственного числа («считаю необходимым…», «предлагаю рассмотреть…»), если письмо оформлено на должностном бланке.

В текстах документов употребляются только общепринятые аббревиатуры и графические сокращения.

При употреблении в тексте фамилий лиц инициалы указываются после фамилии.

В деловых (служебных) письмах могут использоваться:

— вступительное обращение:

Уважаемый господин Председатель!

Уважаемый господин Губернатор!

Уважаемый господин Прохоров!

Уважаемая госпожа Захарова!

Уважаемый Николай Петрович!

Уважаемая Ольга Николаевна!

Уважаемые господа!

В обращении по должности наименование должности пишется с прописной буквы, в обращении по фамилии инициалы лица не указываются.

— заключительная этикетная фраза:

С уважением, …

(Измененная редакция, Изм. N 1).

5.19 Отметка о приложении содержит сведения о документе (документах), прилагаемом к основному документу (в сопроводительных письмах, претензиях, актах, справках и других информационно-справочных документах) или о том, что документ является приложением к основному документу (в документах — приложениях к распорядительным документам, положениям, правилам, инструкциям, договорам, планам, отчетам и др. документам).

В сопроводительных письмах и других информационно-справочных документах отметка о приложении оформляется под текстом от границы левого поля следующим образом:

— если приложение названо в тексте:

— если приложение не названо в тексте или если приложений несколько, указывают названия документов-приложений, количество листов и экземпляров каждого приложения:

— если приложение (приложения) сброшюровано:

— если документ, являющийся приложением, имеет приложения с самостоятельной нумерацией страниц:

— если приложением является обособленный электронный носитель (компакт-диск, usb-флеш-накопитель и др.):

При этом на вкладыше (конверте), в который помещается носитель, указываются наименования документов, записанных на носитель, имена файлов.

В распорядительных документах (постановлениях, решениях, приказах, распоряжениях), договорах, положениях, правилах, инструкциях и других документах отметка о приложении оформляется следующим образом:

— в тексте документа при первом упоминании документа-приложения в скобках указывается: … (приложение) или … (приложение 1); перед номером приложения допускается ставить знак номера: … (приложение N 2);

— на первом листе документа-приложения в правом верхнем углу указывается:

Пример

Строки реквизита выравниваются по левому краю или центруются относительно самой длинной строки.

Если приложением к распорядительному документу является нормативный правовой акт или иной документ, утверждаемый данным распорядительным документом, на первом листе приложения проставляется отметка о приложении (без ссылки на распорядительный документ) и гриф утверждения, в котором указываются данные распорядительного документа, которым утвержден документ-приложение.

Пример

5.20 Гриф согласования документа проставляется на документах, согласованных органами власти, организациями, должностными лицами. Гриф согласования в зависимости от вида документа и особенностей его оформления может проставляться:

— на первом листе документа (если документ имеет титульный лист — на титульном листе) в левом верхнем углу на уровне грифа утверждения или под наименованием документа ближе к нижнему полю);

— на последнем листе документа под текстом;

— на листе согласования, являющемся неотъемлемой частью документа.

Гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, которым согласован документ (включая наименование организации), его собственноручной подписи, инициалов, фамилии, даты согласования.

Пример

Если согласование осуществляется коллегиальным органом, в грифе согласования указывают сведения об органе, согласовавшем документ, дате и номере протокола, в котором зафиксировано решение о согласовании. Если согласование осуществляется письмом, указывают: вид документа, организацию — автора документа, дату и номер письма.

Пример 1

Пример 2

5.21 Виза свидетельствует о согласии или несогласии должностного лица (работника) с содержанием проекта документа. Визой оформляется внутреннее согласование документа. Виза включает должность лица, визирующего документ, подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату визирования.

Пример

При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:

Пример

В организациях, применяющих системы электронного документооборота, согласование может проводиться в электронной форме согласно ГОСТ Р ИСО 15489-1.

В документах, подлинники которых хранятся в организации, визы проставляют на последнем листе документа под подписью, на обороте последнего листа подлинника документа или на листе согласования (визирования), прилагаемом к документу.

В исходящих документах визы проставляются на экземплярах документов, помещаемых в дело.

По усмотрению организации может применяться полистное визирование документа и его приложений.

5.22 Подпись включает: наименование должности лица, подписывающего документ, его собственноручную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия).

Пример

Если документ оформлен не на бланке, в наименование должности включается наименование организации. Допускается центровать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки.

Пример

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывается.

Пример

При подписании документа несколькими должностными лицами, занимающими разное положение, их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей иерархии занимаемых должностей.

Пример

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагаются на одном уровне.

Пример

В документах, составленных комиссией, в подписи указывается статус лица в составе комиссии.

Пример

При подписании документа лицом, исполняющим обязанности руководителя, подпись оформляется с указанием статуса должностного лица в соответствии с приказом (распоряжением).

Пример

или

При подписании документа лицом, имеющим право подписи в случае временного отсутствия руководителя, исправления в наименование должности и расшифровку фамилии уже подготовленного и согласованного проекта документа вносятся от руки или с использованием соответствующих штампов. Не допускается ставить косую черту, надпись «за» перед наименованием должности лица в подписи, если документ подписывает иное должностное лицо.

5.23 Отметка об электронной подписи используется при визуализации электронного документа, подписанного электронной подписью, с соблюдением следующих требований:

а) место размещения отметки об электронной подписи должно соответствовать месту размещения собственноручной подписи в аналогичном документе на бумажном носителе;

б) элементы отметки об электронной подписи должны быть видимыми и читаемыми при отображении документа в натуральном размере;

в) элементы отметки об электронной подписи не должны перекрываться или накладываться друг на друга;

г) элементы отметки об электронной подписи не должны перекрывать элементы текста документа и другие отметки об электронной подписи (при наличии).

Отметка об электронной подписи в соответствии с законодательством Российской Федерации включает фразу «Документ подписан электронной подписью», номер сертификата ключа электронной подписи, фамилию, имя, отчество владельца сертификата, срок действия сертификата ключа электронной подписи. Отметка об электронной подписи может включать изображение герба, эмблемы органа власти (организации), товарного знака (знака обслуживания) организации в соответствии с действующим законодательством.

Пример

5.24 Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подписи печатью в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Документы заверяют печатью организации. Печать проставляется, не захватывая собственноручной подписи лица, подписавшего документ, или в месте, обозначенном «МП» («Место печати»).

5.25 Отметка об исполнителе включает фамилию, имя и отчество исполнителя, номер его телефона. Отметка об исполнителе может дополняться наименованием должности, структурного подразделения и электронным адресом исполнителя.

Отметка об исполнителе оформляется на лицевой стороне последнего листа документа от границы левого поля или, при отсутствии места, на оборотной стороне внизу слева.

Пример

Отметка об исполнителе может оформляться как нижний колонтитул и печататься шрифтом меньшего размера.

5.26 Отметка о заверении копии оформляется для подтверждения соответствия копии документа (выписки из документа) подлиннику документа. Отметка о заверении копии проставляется под реквизитом «подпись» и включает: слово «Верно»; наименование должности лица, заверившего копию; его собственноручную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения копии (выписки из документа).

Пример

Если копия выдается для представления в другую организацию, отметка о заверении копии дополняется надписью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия («Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле N … за … год») и заверяется печатью организации.

Для проставления отметки о заверении копии может использоваться штамп.

5.27 Отметка о поступлении документа служит для подтверждения факта поступления документа в организацию и включает дату поступления и входящий регистрационный номер документа. При необходимости отметка о поступлении может дополняться указанием времени поступления в часах и минутах и способа доставки документа.

Отметка о поступлении документа может проставляться с помощью штампа.

5.28 Резолюция содержит указание по исполнению документа. Резолюция оформляется на свободном месте рабочего поля документа, на бланке резолюции или вносится непосредственно в систему электронного документооборота.

Резолюция включает: фамилию, инициалы исполнителя (исполнителей), поручение по документу, при необходимости — срок исполнения, подпись лица, вынесшего резолюцию, дату резолюции.

Пример

5.29 Отметка о контроле свидетельствует о постановке документа на контроль, проставляется штампом «Контроль» на верхнем поле документа.

5.30 Отметка о направлении документа в дело определяет место хранения документа после завершения работы с ним и включает: слова «В дело», индекс дела по номенклатуре дел, в которое помещается документ на хранение, с указанием года, должности лица, оформившего отметку, подписи, даты.

Пример

Отметка о направлении документа в дело может дополняться краткими сведениями о характере исполнения документа.