Описать основные бизнес отчеты 2 3 штуки которые мы хотим видеть по нашему бизнесу

Вероятно, все согласятся, что отчеты не самая увлекательная форма коммуникации. Но без них не обойтись.

При формировании бюджета и маркетинговых стратегий, при создании продукта и выработке стратегии роста — да и в любом аспекте бизнеса — нельзя полагаться на одну интуицию. Необходимо опираться на факты. Пренебрежение этим правилом подводит многих представителей малого бизнеса.

Итак, без отчетов никуда. Но не стоит расстраиваться: отчеты вовсе не должны навевать скуку. С помощью простых дизайнерских решений вы можете создавать по-настоящему интересные отчеты.

Отчет с прекрасным дизайном не только произведет неизгладимое впечатление на стейкхолдеров, но и сделает материал более понятным!

12 видов бизнес-отчетов, необходимых в любом бизнесе (нажмите, чтобы перейти к нужному разделу):

1. Недельные отчеты о проделанной работе.
2. Отчеты о статусе проекта.
3. Отчеты по продажам.
4. Отчеты по интернет-маркетингу.
5. Конкурентный анализ.
6. Ситуационный анализ.
7. Стратегия развития.
8. Отчеты по исследованию рынка.
9. Отчеты по бюджету.
10. Годовые отчеты.
11. Проектные документы.
12. Планы проектов.

Первый шаг: начните с шаблона бизнес-отчета

Можно, конечно, создать Google-документ, внести в него необходимые показатели, добавить несколько пунктов аналитической информации, отправить документ своей команде и на этом закончить работу с отчетом. На разве это эффективный способ представления данных?

Мало кто станет читать такой отчет. Не говоря уже о том, что рядовой отчет вряд ли произведет впечатление на стейкхолдеров.

Если вы финансовый консультант, то для вас важен личный брендинг: надо выделяться среди конкурентов. Вам важно заручаться поддержкой стейкхолдеров и убеждать их прислушиваться к вашим рекомендациям.

Вот почему отчеты должны быть как можно более интересными и наглядными. Используйте визуализацию данных, процессов и концепций, чтобы делать материал более понятным и визуально привлекательным.

Самое простое решение — это использовать шаблоны бизнес-отчетов и шаблоны консалтинговых отчетов.

Просто кликните по любому из наших шаблонов в статье. Перейдя по ссылке в онлайн-конструктор отчетов, вы сможете легко отредактировать шаблон по своему усмотрению — для этого не надо быть дизайнером.

Вот две веские причины, почему наглядный бизнес-отчет — это удачная идея:

1. Вы сможете упорядочить, проанализировать и резюмировать результаты исследований.
2. Вы будете эффективнее взаимодействовать с командой, стейкхолдерами и потребителями.

Например, следующий шаблон бизнес-отчета содержит четыре варианта визуализации данных. В таком виде данные воспринимаются намного легче, чем простой текст.

Не расстраивайтесь, если создание отчета занимает много времени. Взяв за основу универсальный шаблон бизнес-отчета, вы сможете снова и снова переделывать его для других целей.

Выберите подходящий шаблон бизнес-отчета, внесите в дизайн и имеющиеся данные изменения в соответствии со своими целями. Используйте конструктор диаграмм для преобразования наборов данных в иллюстративный материал.

В итоге у вас получится лаконичный и эффектный отчет, с которым стейкхолдеры смогут быстро ознакомиться.

В этой статье собраны лучшие советы по дизайну бизнес-отчетов и консалтинговых отчетов, а также шаблоны, которые вы можете использовать для создания отчетов.

1. Шаблоны недельных отчетов о проделанной работе

Вы знаете, как много ваша команда успевает сделать за неделю?

Есть разница между работой самой по себе и достигнутыми результатами.

Можно легко увязнуть в мелочах, которые нужно сделать в течение дня. Вот почему полезно вести учет сделанного за неделю, отмечать все успехи и трудности, особенно если вы работаете дистанционно.

Недельный отчет о проделанной работе может быть настолько детальным, насколько вам этого хочется. При этом каждую неделю у вас будет если не одинаковый, то схожий набор задач.

Вот почему полезно разбить задачи на категории:

• выполненные задачи,
• текущие задачи,
• задачи на следующую неделю.

Еженедельная отчетность помогает выявлять, какие задачи являются приоритетными, какие проекты отнимают слишком много времени и каким показателям или целям нужно уделять больше внимания.

Вот пример того, как может выглядеть обычный недельный отчет о проделанной работе:

А вот куда более подкупающий недельный отчет о проделанной работе с оригинальным дизайном:

Лучшие рекомендации по созданию недельного отчета о проделанной работе:

• Анализируйте эффективность работы в течение недели и выявляйте возможности ее повышения на следующей неделе.
• Рассчитывайте свое время так, чтобы достигнуть к концу недели минимум одного-двух запланированных результатов (это поможет мыслить циклами).
• Вносите ключевые метрики и изменения в них, а также основные результаты работы.

2. Шаблоны отчетов о статусе проекта

Ведению отчетности отводится центральное место в любом проекте. А при оказании консультационных услуг важность отчетности и ее прозрачность еще более важны.

Отчеты о статусе проекта критичны для предоставления актуальной информации о том, что сделано и что предстоит сделать. Отчеты о статусе проекта помогают вовремя выявлять любые проблемы, как текущие, так и потенциальные. А это, в свою очередь, способствует завоеванию доверия клиентов.

В шаблоне отчета о статусе проекта ниже ключевая информация представлена простым и понятным образом.

Шаблон вышеприведенного бизнес-отчета будет полезен для информирования клиента о:

• бюджетном дефиците или расползании границ проекта;
• реализации проекта в соответствии с утвержденным графиком;
• жизнеспособности проекта (работы выполняются по графику, проблемы решены).

На второй странице можно выделить ключевые моменты, чтобы обозначить основные проблемы, влияющие на успех проекта.

Отчет о статусе проекта ниже — это сжатая версия отчета, которая отлично подойдет для еженедельного представления последних данных.

Данный шаблон является отличным решением для представления краткого обзора занятым стейкхолдерам. Отчет на основе этого шаблона позволит стейкхолдерам моментально ознакомиться как с проблемными моментами, так и с положительной динамикой проекта.

При частом обновлении данных консультантам может быть нужно рассказывать о статусе проекта лично. В следующем шаблоне презентации используются диаграммы и визуализация данных для быстрого представления ключевых показателей.

Клиенты и стейкхолдеры увидят, что и когда было сделано. А на последнем слайде перечислены задачи и цели, которые еще предстоит выполнить.

Полезные советы по созданию отчета о статусе проекта:

• Включите сводку по всем важным текущим задачам и целям. Если вы встречаетесь с клиентом еженедельно, то этот раздел послужит вам отправной точкой для обсуждения рабочих моментов.
• Убедитесь, что отчет позволит стейкхолдерам с первого взгляда понять, не выбился ли проект из графика и не накопилось ли слишком много проблем.
• Внесите в документ все значимые проблемы и трудности. Важно иметь такой список на тот случай, если в дальнейшем у клиента появятся замечания.

3. Шаблоны отчетов по продажам

Если вы не ведете учет продаж за неделю, месяц, квартал и год, то пришло время начать.

Отчеты по продажам за разные временные периоды позволяют выявлять не только тенденции, но и возможности роста. Регулярная отчетность по продажам помогает команде не отклоняться от достижения поставленных целей.

В большинстве случаев отчеты по продажам включают в себя:

• контрольные цифры по продажам, показывающие достигнуты ли поставленные цели;
• прибыль и издержки;
• прогноз сбыта на предстоящий период времени (месяц, квартал, год);
• медленно и быстро реализуемые товары и услуги;
• количество лидов и коэффициент конверсии за данный период;
• любые проблемы и затруднения.

Один из подходов к отчетам по продажам — это проводить еженедельные обсуждения в команде. Рекомендуем делать краткий отчет для общефирменных обсуждений и расширенный отчет для обсуждения в отделах продаж и маркетинга.

Следующий пример дает представление о том, как может выглядеть краткий отчет по продажам:

В этом слайде указан общий объем продаж за неделю и для показа динамики приводится сравнение с предыдущими недельными показателями.

А в этой презентации отчета по продажам детально показаны KPI (ключевые показатели эффективности) и коэффициент привлечения:

В месячный, квартальный или годовой отчет по продажам рекомендуется включать больше показателей, поскольку они необходимы для планирования на предстоящие периоды времени.

Вместе с тем не хотелось бы создавать объемный документ, который никто не станет читать. Удивите клиента или начальника свежим подходом к подаче материала, одновременно увлекательным и убедительным. Вы покажете себя как новатора.

Данный шаблон отчета по продажам будет полезен для визуализации основных показателей в виде круговых диаграмм, ленточных диаграмм и таблиц. Выделение текста и использование значков помогает представить данные в простом для понимания виде.

Наглядные и понятные отчеты по продажам создадут вам репутацию надежного и заслуживающего доверия специалиста. Это особенно важно для консультантов.

Полезные советы по созданию отчетов по продажам:

• Укажите временной период, который охватывает отчет.
• Используйте в разделах описательные заголовки и добавляйте описания ко всем диаграммам и таблицам, которые в этом нуждаются.
• Обрисуйте ситуацию: расскажите об основных трендах; опишите все трудности, с которыми столкнулась команда, и их влияние на выполнение задач и достижение целей.
• Используйте графики и ленточные диаграммы, чтобы показать изменения во времени и выделить тренды.
• Выделяйте ключевые метрики крупным жирным шрифтом (например, общий объем сбыта за неделю).
• Используйте контрастные цвета для выделения ключевых слов и меток данных на диаграммах.

4. Шаблоны отчетов по интернет-маркетингу

Если вы представляете SaaS-компанию или платформу электронной торговли, то наверняка не понаслышке знаете о важности интернет-маркетинга. Это аспект, который может определить успех или, наоборот, привести к краху малого бизнеса.

Вы знаете, что для развития и масштабирования бизнеса нужно рассказывать о нем потенциальным клиентам и использовать эффективные решения в сфере интернет-маркетинга.

Это означает постоянное улучшение поисковых позиций сайта, увеличение вовлеченности подписчиков в соцсетях и оптимизацию рекламных кампаний.

«Отчет по интернет-маркетингу» — это весьма широкий термин для обозначения разных отчетов: от обзора всех имеющихся каналов интернет-маркетинга до статистики по одному каналу.

Отчет по интернет-маркетингу, охватывающий все ваши основные маркетинговые каналы, может включать в себя следующие данные (или только часть из них):

• обзор используемой стратегии интернет-маркетинга;
• основные цели маркетинга и информацию об их достижении;
• обзор тенденций: коэффициент конверсии, оплаченный и органический трафик, средняя цена за конверсию;
• обзор показателей трафика по каналам;
• обзор SEO-метрик, включая изменения поисковых позиций по ключевым словам;
• обзор PPC-кампаний, включая показатели кликабельности, ROI (окупаемость инвестиций) и цены за клик;
• обзор каналов в соцсетях, включая показатели вовлеченности и количество лидов с каждого канала.

Возьмем, к примеру, следующий шаблон отчета по интернет-маркетингу, где под каждый канал отведена отдельная страница. Обратите внимание, как представлена в дизайне макета фирменная символика (цвета бренда и графические объекты компьютерной тематики):

В отчетах по интернет-маркетингу, посвященных одному маркетинговому каналу, рекомендуем давать расширенную статистику по каждому показателю.

Например, в отчетах по маркетингу в соцсетях следует представить:

• сравнение показателей эффективности в различных соцсетях, таких как Facebook, Twitter и YouTube (вы можете визуализировать данные с помощью сравнительной инфографики);
• отдельные показатели вовлеченности аудитории, включая отзывы, клики, количество подписок, лайков и комментариев;
• обзор аудитории подписчиков, включая демографические данные, такие как возраст, пол и род деятельности;
• показатели конверсии по каждому каналу в соцсетях.

Посмотрите, как визуализированы ключевые показатели в следующем отчете по маркетингу в соцсетях:

Как консультант вы можете знать абсолютно все про маркетинг в соцсетях, но теряться, когда речь заходит о дизайне. У вас есть возможность исправить положение прямо сейчас, воспользовавшись приведенным выше шаблоном. Во-первых, он отлично подходит для профессионального и эффектного представления результатов исследований. А во-вторых, этот шаблон позволяет продемонстрировать данные в развлекательной и увлекательной манере.

А на тот случай, если вам надо структурировать статистику по разным каналам, вот еще один шаблон отчета по маркетингу в соцсетях с цветовой разбивкой, позволяющей быстро ознакомиться с данными по любому каналу:

Полезные советы по созданию отчетов по интернет-маркетингу:

• Сделайте обзор показателей эффективности всех каналов (или одного канала, если в данное время только он представляет интерес).
• Структурируйте отчет по каналам (органический поиск, соцсети, средняя цена за клик) или по кампаниям/проектам.
• Если отчет достаточно объемный, добавьте оглавление, чтобы облегчить читателю поиск нужной информации.
• Используйте ленточные диаграммы и схемы для показа эффективности различных каналов.
• Используйте значки для выделения ключевой информации и визуализации данных по различным каналам (например, по различным соцсетям).
• Будьте лаконичны и старайтесь посвящать каждую страницу или слайд лишь одной теме.

5. Шаблон анализа конкурентов

Завладейте вниманием специалистов по маркетингу с помощью анализа конкурентов. Лучшие отчеты показывают проблемы и трудности, которые компания должна преодолеть, чтобы стать успешной.

Анализ конкурентов обычно включает в себя следующие разделы:

• краткое описание продукта,
• сильные и слабые стороны конкурентов,
• стратегии и цели конкурентов,
• прогноз: рынок на подъеме? вялый? происходит сегментирование?

Шаблон анализа конкурентов ниже включает эти разделы и отражает важную статистику. Стейкхолдеры смогут быстро сопоставить ее с показателями своей компании и понять, насколько соизмеримы цифры.

Использование готовых шаблонов анализа конкурентов является хорошим решением для многих независимых консультантов. Такой подход позволяет выделиться на фоне крупных консалтинговых фирм и небольших специализированных компаний. Визуализация данных — это отличный способ зарекомендовать себя как профессионала со своим уникальным и новаторским стилем работы.

Полезные советы по работе над анализом конкурентов:

• При составлении списка всех конкурентов включите в него тех, кто зайдет на рынок в следующем году, а также непрямых конкурентов, продающих товары или услуги тем же клиентам, что и вы.
• Найдите результаты мониторинга удовлетворенности потребителей продукцией конкурентов (обычно публикуются в отраслевых изданиях) и включите их в отчет.
• Проконсультируйтесь с отделом продаж, чтобы получить срез потребительской аудитории конкурентов.
• Проведите неформальное исследование слабых и сильных сторон конкурентов. Пообщайтесь с журналистами, освещающими соответствующую отрасль. Не ограничивайтесь информацией, доступной в Интернете.

6. Шаблоны ситуационного анализа

В ситуационном анализе разбирается конкретный аспект или ситуация, с которой имеет дело компания. Консультантам часто приходится проводить ситуационный анализ, чтобы включить его в разрабатываемую ими корпоративную программу обучения.

Ситуационный анализ обычно посвящен одному из следующих аспектов:

1. Стартап или венчурные инвестиции на ранней стадии.
2. Реорганизация, совместная деятельность, поглощение.
3. Выход на рынок или расширение рынка.
4. Новый проект или продукт.
5. Оптимизация ценообразования.
6. Рентабельность.
7. Обзор отрасли.
8. Стратегия роста.

Ситуационный анализ обычно представляет собой историю, которая должна включать в себя справочную информацию о компании, данные о главном действующем лице и/или ключевых игроках, ситуацию/проблему и конечные результаты.

В следующем шаблоне ситуационного анализа отведено много места для такого нарратива, а значки и ленточные диаграммы помогают наглядно представить ключевую информацию.

В ситуационном анализе важно сделать заключение, в котором будут основные результаты исследования. Почему главное действующее лицо приняло те или иные решения? К чему это привело? Какие можно сделать из этого выводы? Вернитесь к основному вопросу ситуационного анализа и дайте на него ответ.

Полезные советы по составлению ситуационного анализа:

• Опишите, какие проблемы и затруднения повлияли на решения протагониста ситуационного анализа (например, необходимость уложиться в жесткие сроки).
• Прикрепите подтверждающие документы, например, финансовые ведомости.
• Придумайте оригинальный заголовок, например, «Дизайнерское мышление и новаторство в компании Apple». В заголовке должно упоминаться название компании и предмет ситуационного анализа.

7. Шаблоны стратегий развития

В теории постановка целей для своего бизнеса может показаться простой задачей… Но в действительности постановка амбициозных и вместе с тем реалистичных целей зачастую вызывает затруднения.

Мы, представители компании Venngage, разделили процесс постановки целей на 5 этапов:

1. Определение глобальных целей.
2. Выявление ресурсов и результатов, влияющих на достижение целей.
3. Проведение экспериментов с целью минимизации затрачиваемых ресурсов.
4. Оценка результатов экспериментов.
5. Повышение ответственности членов команды за получаемые результаты.

(В данной статье мы рассмотрим этот процесс вкратце. Если хотите ознакомиться с подробным разбором и другими шаблонами стратегий развития, читайте наше руководство по созданию стратегии развития).

Например, у SaaS-компании среди глобальных целей могут быть такие: достижение определенной прибыли, определенного количества сотрудников и ежедневно активных пользователей.

После выявления глобальных целей следующим шагом должно стать выявление OKR (ключевых результатов для целей) — параметров, влияющих на достижение целей. Обычно полезно бывает разбить OKR на группы.

Итак, если одна из целей — достижение определенного количества ежедневно активных пользователей, то OKR могут включать в себя:

• OKR получения, например, естественного и оплаченного трафика;
• OKR конверсии, например, коэффициент конверсии;
• OKR удержания, например, процент удержания клиентов.

После установления OKR можно перейти к определению экспериментов, которые будут влиять на OKR.

Команда Venngage проводит спринты недельной длительности для планирования, осуществления и анализа экспериментов, влияющих на развитие. В других компаниях практикуют более длительные спринты — двухнедельной и месячной длительности.

Перед началом проведения эксперимента необходимо оценить, стоит ли вообще его проводить. Для этого следует определить, на какую цель он повлияет, какие ресурсы потребуются и какие работы необходимо провести для осуществления эксперимента.

А вот шаблон отчета-описания маркетингового спринта, который использует наш отдел маркетинга при планировании экспериментов по развитию:

После проведения эксперимента по развитию, важно обработать полученные результаты.

В конце каждого спринта подробно проанализируйте полученные результаты, чтобы сделать необходимые выводы. Отметьте эксперимент как успешный или неудачный в зависимости от того, совпали ли результаты с прогнозом.

Вы можете использовать результаты последнего спринта для изменения экспериментов, запланированных для предстоящих спринтов.

Ниже приведен шаблон отчета по результатам спринта, который вы можете использовать. Обратите внимание, что в шаблоне указаны сотрудники, проводившие эксперименты. Это сделано с целью повышения ответственности за осуществляемые процессы и получаемые результаты.

Полезные советы по составлению стратегии развития:

• Разделите отчет по стратегии развития на цветные колонки с целями, OKR или этапами спринта.
• Используйте пометки в виде галочек и крестиков для обозначения успешных и неудачных экспериментов.
• Включите в каждый шаблон краткое описание, чтобы сделать его простым для понимания.
• Укажите сотрудников, отвечающих за каждый эксперимент, для повышения ответственности за получаемые результаты.
• Используйте фирменные цвета, шрифты и логотип, чтобы следовать стилю бренда во всех сообщениях компании.

8. Шаблоны отчетов по исследованию рынка

Проведение регулярных исследований рынка необходимо даже после запуска бизнеса. Получаемые данные можно использовать для планирования и пересмотра маркетинговых стратегий, выявления потенциальных клиентов и составления плана выпуска продукции.

Исследование рынка обычно предполагает сбор информации о потребностях, проблемах и желаниях потребителей. Подобное исследование помогает составить обобщенный портрет клиента и выявить конкретные проблемы, которые должны решить ваши товары или услуги.

Существует два типа исследования рынка:

1. Качественный анализ (телефонный опрос, фокусные группы).
2. Исследование-опрос.

Многие консультанты с трудом получают одобрение сразу от нескольких стейкхолдеров. Начальник может постоянно менять рамки проекта под влиянием момента, например, на основании свежей статьи, которую он вычитал в Интернете! Подчиненные могут упорно придерживаться старых правил и сопротивляться изменениям рабочего процесса, предлагаемым консультантом.

Один из способов привлечь клиентов и завоевать их доверие — это предоставить статистику и результаты исследований, подкрепляющие ваши рекомендации.

Отчет по исследованию рынка, опирающийся на факты и объективные данные, отражает ситуацию в отрасли и демонстрирует четкий путь развития.

Этот красочный, содержащий множество значков отчет по исследованию рынка непременно воодушевит несговорчивых стейкхолдеров. Подача новой (и иногда пугающей) информации необычным и ярким образом помогает преодолевать неприятие.

Можем также порекомендовать изучить статистику конкурентов и отраслевые тренды. Следующий шаблон содержит анализ конкурента, включая аналитику сайта и SWOT-анализ.

При создании отчета по исследованию рынка вы можете сделать подробный обзор всех результатов исследования рынка или же сосредоточиться на одном направлении исследования.

Например, в этом одностраничном отчете по исследованию рынка приводится демографический срез участников анкетирования, которые разбиты по следующим категориям: место работы, страна проживания и наиболее интересные для опрошенных темы. Обратите внимание, что каждая группа участников представлена с помощью особого значка:

Построенный таким образом отчет позволит вашей команде и стейкхолдерам быстро понять, кто ваша целевая аудитория и какие темы ей интересны.

Одна из задач отчета по исследованию рынка — представление выводов на основании проанализированных данных.

Это может быть заключение о том, кто является вашими целевыми потребителями, какие регионы перспективны с точки зрения бизнеса, какие потребительские нужды не были удовлетворены. В следующем примере все эти данные визуализированы.

А в этом примере шаблона отчета по исследованию рынка ключевые выводы выделены более крупным шрифтом и размещены перед вспомогательными данными:

Полезные советы по созданию отчетов по исследованию рынка:

• Используйте значки для иллюстрации портретов клиентов.
• Используйте графики и диаграммы для сопоставления демографических данных: возраста, пола, места проживания и рода занятий клиентов.
• Включите ключевые выводы, сделанные на основании проанализированных данных.
• Если отчет по исследованию рынка достаточно объемный, добавьте оглавление.
• Добавьте краткий обзор методов сбора данных, включая величину статистической выборки.

9. Шаблоны отчетов по бюджету

Азы бизнеса: в конце каждого квартала или года следует анализировать бюджет, расходы и прибыль.

Отчет по бюджету обычно включает в себя:

• различные категории бюджета,
• расходы за прошедший год или квартал по каждой категории бюджета,
• области, для которых необходимо сократить или увеличить расходы,
• бюджетный прогноз на следующий год или квартал.

Полный распечатанный бюджет — слишком объемный документ для передачи из рук в руки в ходе совещания.

А вот короткая наглядная презентация или одностраничный обзор идеально подходят для быстрого ознакомления членов команды и стейкхолдеров с необходимыми данными.

Вы можете составить обзор расходов по категориям за прошедший отчетный период и показать, какую сумму удалось сэкономить или насколько бюджет был превышен.

Например, взгляните на следующий отчет по бюджету, в котором для большей эффектности используется тематическое фоновое изображение:

Одностраничный обзор — это, помимо прочего, прекрасная возможность для креативной визуализации данных.

И хотя таблицы крайне удобны для сличения сумм расходов, вы можете использовать более интересную визуализацию данных, например, в виде пузырьковой диаграммы:

Полезные советы по оформлению отчета по бюджету:

• Четко обозначьте временной период, который охватывает отчет (месяц, квартал, год).
• Сделайте краткое описание каждого раздела отчета, чтобы подчеркнуть важную информацию.
• Используйте таблицу для сравнения сэкономленных и потраченных сумм.
• Используйте гистограммы, круговые и пузырьковые диаграммы для визуализации распределения бюджета.
• Выделяйте важную информацию с помощью контрастных цветов, жирных шрифтов и значков.

10. Шаблоны годовых отчетов

Годовой отчет — это всеобъемлющий отчет об основных результатах деятельности компании или организации за прошедший год, включающий в себя следующее:

• цели и задачи компании/организации;
• данные о росте компании/организации (касающиеся продукции, прибыли, культуры);
• отчет о финансовых результатах и отчет о движении денежных средств;
• результаты по различным направлениям деятельности;
• сведения о высшем руководстве компании/организации;
• данные об акциях и дивидендах;
• показательные истории успеха.

Большая часть этого списка кажется довольно скучной, верно?

Но на самом деле в этом списке есть немало вещей, которые вызывают массу эмоций. Ведь здесь идет речь о росте вашей компании, о ваших победах (и, вероятно, неудачах) и о том, как будет развиваться ваш бизнес в предстоящем году.

Вы можете оживить рассказ о своей компании с помощью увлекательного дизайна отчета.

Подумайте, как лучше всего визуально представить свою компанию:

• Есть ли у вас фотографии, отражающие деятельность компании, которые можно включить в отчет?
• Какие шрифты и цвета отражают дух вашей компании?
• Есть ли у вас значки, которые можно использовать для иллюстрирования определенных концепций?

В следующем годовом отчете используется энергичная желто-оранжевая палитра и красивые значки. Очень современный и визуально привлекательный формат. В целом дизайн отражает дух динамически развивающейся компании, которая с уверенностью смотрит в будущее.

В этом шаблоне годового отчета используется тема гор для демонстрации амбициозных целей компании. Обратите внимание, что каждый раздел отчета («Стратегия», «Финансы» и «Результаты работ») обозначен разным цветом для упрощения процесса ознакомления с представленными данными:

Стильный и современный дизайн с яркими цветовыми акцентами соответствует дизайнерским трендам в высокотехнологичной сфере экономики, что наверняка понравится стейкхолдерам.

Эти же дизайнерские идеи можно использовать при создании презентации годового отчета. Возьмем, к примеру, следующую презентацию годового отчета сети кофеен. Все в этом дизайне напоминает об уютности кофейни, начиная от слегка тонированных фотографий и заканчивая старомодным шрифтом:

Полезные советы по оформлению годового отчета:

• Создайте привлекательную обложку для годового отчета.
• Расскажите историю своей компании с помощью дизайна отчета: используйте тематические графические объекты, такие как фоновые изображения и значки.
• Используйте декоративный шрифт в заголовках и более простой шрифт для основного текста.
• Визуализируйте данные с помощью инфографик, диаграмм и пиктограмм.

11. Шаблоны проектных документов

Проектный документ — это отличный инструмент для информирования и убеждения стейкхолдеров. Консультанты могут также использовать проектные документы для улучшения своей репутации по сравнению с большими консалтинговыми компаниями и небольшими специализированными фирмами или в качестве лид-магнита для рекламы в Facebook и других соцсетях.

Как и всегда, продуманный дизайн поможет привлечь внимание топ-менеджеров или потенциальных клиентов.

Шаблон бизнес-отчета или шаблон консалтингового отчета — это самый быстрый путь к созданию привлекательного и понятного документа.

В следующем примере консалтингового отчета целая страница заполнена изображением (Full page visual). Это идеальный способ разбавить текст и сделать нужную информацию более запоминающейся.

В нашей библиотеке изображений вы найдете тысячи профессиональных и бесплатных стоковых фотографий на любую тему. Вы можете использовать их в своих отчетах. Вы также можете загружать изображения со своего компьютера.

В нашем редакторе вы с легкостью можете изменить любой из наших шаблонов консалтинговых отчетов или бизнес-отчетов. Изменяйте текст, шрифты, фотографии, значки, цвета — все, что посчитаете нужным.

Шаблон бизнес-отчета ниже будет полезен специалистам в области маркетинга и консультантам по маркетингу. У шаблона завлекающая, интересная и вместе с тем профессиональная обложка, которая раскрывает механизмы контент-маркетинга с помощью значков.

Venngage предлагает вам обширную библиотеку значков, которые вы можете вставить в вышеприведенный шаблон консалтингового отчета. Например, вы можете добавить логотип Twitter или Facebook или значок «Нравится» (большой палец вверх).

Кликнув по диаграмме или графику в шаблоне (стр. 4 и 5), вы можете внести в них свои данные.

Не удается структурировать данные отчета? Для консультантов и специалистов в области маркетинга важно найти эффектный способ показать основные результаты, не перегрузив читателя информацией.

На третьей странице следующего шаблона консалтингового отчета используются текстовые блоки и значки с заливкой оттенков синего цвета, чтобы сразу обратить внимание читателя на ключевые результаты исследования:

Разноцветные заголовки помогают упорядочить информацию и добавляют разнообразия в дизайн.

Предлагаем также прочесть нашу статью с более чем 20 примерами проектных документов, в которую мы включили еще больше шаблонов и советов по дизайну.

Полезные советы по созданию проектного документа:

• Создайте привлекательную обложку проектного документа, используя для фона заливку насыщенного цвета, фотографии или значки.
• Добавьте и озаглавьте раздел, в котором будут представлены основные результаты в виде маркированного списка.
• Визуализируйте данные с помощью диаграмм, графиков и пиктограмм, чтобы выделить ключевую информацию.
• Используйте фирменные цвета и символику в шаблоне проектного документа.

12. Шаблоны планов проектов

Использование плана проекта — это лучший способ контролировать реализацию проекта.

Однако освещение шагов по реализации проекта и показ того, насколько каждый шаг исполним и поддается оценке, может вызывать затруднения.

Это особенно сложно сделать консультанту, потому что у него нет облегчающих задачу готовых шаблонов документов, которые есть у компании или организации.

Приведенный ниже шаблон плана проекта поможет вам простым образом визуализировать, что необходимо сделать и когда.

В приведенном выше отлично структурированном шаблоне плана проекта используется гистограмма, значки и цветовая кодировка для представления информации простым и понятным образом. Открыв шаблон в редакторе Venngage и кликнув по гистограмме, вы сможете изменить расписание по своему усмотрению.

В таймлайне проекта ниже для упорядочивания информации также используются значки и цветовая кодировка, но немного другим образом.

Проекты страдают, если возникает путаница в отношении сроков сдачи и требований для каждого этапа. Таймлайн позволяет расписать совершенно четко, какие задачи на каких этапах должны выполняться и сколько времени занимает каждый этап.

Таймлайн — это идеальный способ дать вашей команде или клиентам возможность сверяться с графиком проекта без необходимости просмотра многостраничных документов.

По мере реализации проекта вы можете вносить в таймлайн исправления с целью отображения изменений в графике.

В следующем шаблоне консалтингового отчета план проекта представлен в более традиционном виде. Но и здесь, как и в таймлайнах, используется множество графических объектов, чтобы сделать обзор проекта удобочитаемым, простым и понятным.

Расползание границ проекта — одно из главных препятствий, встающих на пути к успеху (и головная боль многих консультантов). Вот почему так важно с самого начала четко определить границы проекта. В шаблоне консалтингового отчета выше есть раздел с рекомендациями, посвященный именно этому.

Разумеется, проекты меняются и развиваются. Нижеприведенный отчет о статусе проекта поможет вам поднимать вопросы, как только они появляются, и предлагать своевременные решения. Это позволит стейкхолдерам принимать необходимые решения до того, как график проекта будет серьезно нарушен.

Предлагаем также прочесть нашу статью с более чем 15 шаблонами планов проектов, в которую мы включили еще больше примеров и советов по дизайну.

Полезные советы по созданию плана проекта:

• Визуализируйте график проекта с помощью таймлайна.
• Используйте цвет для разбивки задач и этапов.
• Используйте значки для иллюстрирования этапов процесса.
• Используйте диаграммы для отслеживания продолжительности каждой стадии проекта.
• Выберите гибкий шаблон, который сможете обновлять в ходе выполнения проекта или при изменении ситуации.

Общие рекомендации по созданию и оформлению шаблонов бизнес-отчетов

1. Используйте в дизайне фирменные цвета и символику

В стратегию построения сильного бренда обязательно входит постоянное использование фирменного стиля во всех сообщениях компании — как внутренних, так и публичных. Вы можете использовать брендовые элементы компании в дизайне бизнес-отчета путем импорта в наш шаблон своего логотипа, цветов и шрифтов бренда.

Функция «Брендинг-комплект» позволяет автоматически подтягивать логотипы и шрифты с любого сайта. Выполнив импорт таким образом, вы сможете применить их в любом дизайне в один клик.

2. Придерживайтесь одной темы на странице или слайде

Создавая отчет, легко не удержаться и заполнить страницу разноплановыми текстами. Но так вы рискуете воздвигнуть перед читателем непреодолимую стену информации.

Лучше придерживаться на странице или слайде одной темы. Если и в таком случае страница окажется перегруженной текстом, разделите материал на две страницы или найдите эффективный способ резюмировать информацию.

3. Помните, что функциональность должна быть на первом месте

При создании бизнес-отчета используйте любые возможности для визуализации данных и креативного представления информации. Как уже говорилось, главная задача бизнес-отчета — четкое и понятное донесение информации.

Применяйте элементы дизайна — значки и шрифты разного размера, начертаний и цвета — для выделения и упорядочивания информации. Если страница перегружена информацией или сбивает с толку, переделайте ее.

Помните, что функциональность должна быть на первом месте. И это подразумевает использование визуальных элементов для наглядного представления информации.

Еще статьи на тему бизнес-коммуникации:

Более 20 потрясающих шаблонов консультационных предложений, превращающих заинтересованных пользователей в клиентов

10 примеров увлекательных проектных документов и советы по дизайну

Бизнес-отчеты бывают разных форматов, могут служить разным целям и иметь разные требования. Поскольку не существует единого стандартного бизнес-отчета, данный курс поможет вам понять их общие принципы. Знание этой общей информации даст вам необходимые знания для адаптации к любой конкретной ситуации написания отчета, с которой вы можете столкнуться.

Мы рассмотрим типы отчетов, части отчетов и способы их написания. Каждая часть отчета будет проиллюстрирована по мере обсуждения ее отношения ко всему отчету. Так что мы объединим все эти преимущества в одно целое. В конце данного курса вы поймете, как каждый шаг, этап и часть объединяются для создания профессионального бизнес-отчета.

Изучаем бизнес-отчеты

В более широком смысле умение писать профессиональный бизнес-отчет – необходимый навык для передачи идей в бизнес-среде. Бизнес-отчеты помогают компаниям принимать решения и решать проблемы. Формы, цели и механизмы написания отчетов отличаются от компании к компании. Таким образом, утверждение, что существует один правильный стиль или один механизм написания, было бы неверным и вводящим в заблуждение.

Давайте рассмотрим некоторые общие черты большинства бизнес-отчетов:

• Во-первых, отчеты обычно касаются выявленной проблемы. Их целью, может быть, просто предоставление справочной информации в виде информационного отчета. Или цель может заключаться в том, чтобы предложить рекомендации по решению проблемы, как в аналитическом отчете.
• Во-вторых, отчеты должны содержать факты. Деловые отчеты должны быть убедительными и учитывать фактические данные, хотя мнения экспертов могут быть включены в него. Ваше мнение не должно присутствовать.
• В-третьих, будь то одна страница или сто, все отчеты должны быть удобными для чтения. Следует использовать внутренние заголовки, маркированные или нумерованные списки, а также абзацы длиной не более шести-десяти строк.

Ключом к написанию любого хорошего отчета, независимо от его типа, цели, формата, является соблюдение основного процесса написания отчета. Этот процесс включает четкое понимание цели отчета, сбор и описание достоверных данных, подготовку схемы описания, а также краткое и ясное написание отчета, который будет являться высококачественным и профессиональным.

Официальные и неформальные отчеты

Одно из решений, которое вы как составитель отчета должны принять, заключается в том, будет ли ваш отчет официальным или неформальным. Часто это понятие понимают неправильно. Кто-то может подумать, что все деловые письма должны быть формальными.

На самом деле, подавляющее большинство деловых писем носит неформальный характер. Это недоразумение возникает из-за терминологии. Когда речь заходит о неформальном письме, то многие думают, что здесь присутствует сленг, отсутствие необходимости обращать внимание на детали и другое.

Но давайте кратко проясним разницу между формальными и неформальными отчетами. Неофициальные отчеты обычно короткие, от одной до трех страниц без предварительных частей, информативны, не содержат исследований, используют прямой подход и простой язык. С другой стороны, официальные отчеты обычно длиннее, содержат множество дополнительных частей, требуют исследования и анализа, а формулировки более косвенные.

Начало для этого более короткого, неформального отчета о поездке может начинаться непосредственно с: «Вот обзор моей недавней поездки на конференцию в Будапешт». Однако более длинный официальный отчет должен подготовить читателя к исследованию и убедить читателя в фактах, прежде чем представлять рекомендацию. Введение в официальный отчет будет включать проблему и цель отчета до представления исследования.

В неформальном отчете могут использоваться слова и структура предложений, которые больше ориентированы на автора. Например, трехстраничный отчет об успехе вашей команды в заключении нового контракта может включать следующее: «В результате трех наших телефонных разговоров с компанией «Конкорд» они согласились встретиться с нами на следующей неделе». Официальный отчет, однако, сформулирован более объективно, опираясь на проблему и ее решение.

Теперь давайте внимательнее рассмотрим некоторые из различий в формулировках. Во-первых, давайте посмотрим на фактический выбор слов. Неформальное письмо может использовать первое лицо: я, меня, наш; второе лицо: ты, вы; и третье лицо: они, их. Здесь же мнение писателя может быть учтено.

С другой стороны, формальное письмо не использует местоимений первого или второго лица. Только местоимения третьего лица. Так что никаких местоимений, относящихся к писателю или группе, частью которой является писатель: я, мы, мой, наш или нас. И никаких местоимений, относящихся к вашему читателю: вы, вас или ваш. Допускаются только местоимения третьего лица: они, их и т.д.

Наконец, в официальных отчетах следует избегать высказываний или бессмысленных комментариев, таких как «Лучший из всех» или «Мы быстро увеличим продажи». В вашем неофициальном отчете о поездке может быть сказано, что на конференции, которую вы посетили, были великолепные выступающие. Это ваше мнение, выраженное в превосходной степени «Великолепный». Даже если вы можете включить это в неофициальный отчет, вы должны понимать, что не все согласятся с вашей оценкой.

Однако в официальном отчете вы излагаете факты и позволяете читателю решать. Например, вместо того чтобы говорить о быстром росте продаж, вы должны предсказать, основываясь на фактах, что продажи могут вырасти на два процента в течение 12 месяцев. Затем вы позволяете читателю решить, будет ли это «быстро».

Взгляните на эти примеры:

• Неофициальная версия: «Мы внедрим новую процедуру расчета заработной платы, как только вы и ваши коллеги сообщите нам, какую форму вы предпочитаете».
• Официальная версия: «Новая процедура расчета заработной платы будет внедрена, как только все сотрудники определят предпочтительную форму».

Использование сокращений – еще одно различие между формальным и неформальным письмом. Сокращения никогда не используются в формальном письме, но осторожно приемлемы в большинстве неформальных писем.

Давайте посмотрим на еще одно различие, которое следует учитывать – длина абзацев. Абзацы в более коротких, менее формальных отчетах, как правило, не должны превышать шести-восьми строк. Длина абзаца в официальных более длинных отчетах может составлять от 10 до 12 строк. Хотя, если абзацы будут такими длинными, отчет может потерять удобство для чтения.

Информационные отчеты

Цель информационных отчетов – предоставить информацию организованным, объективным образом, без анализа или рекомендаций. Другими словами, сообщать факты. Автор должен резюмировать эту информацию. Предоставленная информация может быть самостоятельной или использоваться в качестве основы для принятия решения. Следовательно, включенная информация должна быть конкретной, полной и актуальной.

Большинство информационных отчетов являются неофициальными и написаны в виде служебных записок или писем. Некоторые информационные отчеты могут быть подготовлены по шаблону компании, в котором указано, что необходимо включить и в каком порядке. Эти узкоспециализированные информационные отчеты, как правило, являются наиболее простым типом отчетов.

Общие примеры информационных отчетов включают отчеты о поездках, отчеты о конференциях, инструкции и должностные инструкции. Другими примерами являются отчеты о продажах, отчеты о ходе работы, также иногда называемые промежуточные отчеты, отчеты о деятельности и даже годовые отчеты. Информационный отчет может даже включать несколько типов таких отчетов. Отчет о поездке и отчет о конференции, безусловно, могут частично совпадать, как и отчет о ходе работы и отчеты о деятельности.

Каждая компания может иметь собственное название для типов отчетов. Просто убедитесь, что вы знаете, что нужно в них включить. Например, отчеты о поездках и конференциях будут включать конкретные даты и места. Отчеты с инструкциями и описанием работы должны включать точную информацию, которой читатель может легко следовать при выполнении задачи. Отчеты о деятельности, отчеты о продажах и годовые отчеты будут предоставлять обновленную информацию вашим подчиненным, вашему руководителю или акционерам компании.

Давайте рассмотрим более подробно три из этих общих информационных отчетов:

Отчет о проделанной работе. Поскольку руководство не любит сюрпризов, отчет о ходе работы является часто запрашиваемым в бизнесе документом. Вы информируете руководство о ходе выполнения проекта. Вы указываете, что было выполнено, что выполняется, кто что делает, правильны ли прогнозируемые затраты и, если необходимо, части, которые не выполняются по графику, и почему.

Предупреждение руководства о возможных задержках через два месяца после четырехмесячного проекта поможет руководству внести необходимые корректировки сейчас, а не узнать о задержке за день до предполагаемого завершения проекта.

Отчеты о поездках и конференциях. Эти отчеты будут содержать подробную информацию, такую как даты поездок, места и понесенные расходы, даже если вы, вероятно, также заполните стандартный отчет о расходах.

Кроме того, вы будете включать знания, полученные во время участия в мероприятиях. Например, если вы посетили конференцию, чтобы узнать о передовых технологиях в своей области, вам нужно будет поделиться тем, что вы узнали. Руководство может использовать эту информацию, чтобы решить, следует ли отправлять других сотрудников на аналогичные конференции, или может даже попросить вас поделиться на собрании тем, что вы узнали.

Отчеты о деятельности также распространены. Они могут быть написаны для предоставления информации о продажах и показателях прибыли, уровнях запасов, текучести кадров или отсутствии на работе, обновлениях строительства или, возможно, о развитии команды. Такие отчеты помогают руководителям и высшему руководству оставаться вовлеченными в деятельность отдела и в конечном счете могут помочь руководству принимать решения.

Итак, информационные отчеты пишутся по разным причинам. Несмотря на то, что их легко подготовить, они должны быть полными, включая все необходимые детали. Воспринимайте их как окончательные отчеты, которые, вероятно, будут прочитаны руководством. Они могут быть использованы в качестве основы для принятия будущих решений компании, которые могут иметь далекоидущие последствия.

Аналитические отчеты

Аналитические отчеты также предоставляют информацию, но они также оценивают, интерпретируют и анализируют данные для читателя и предлагают ему выводы и рекомендации, основанные на этом анализе. Сбор достоверных данных, их оценка и интерпретация, а затем выводы и рекомендации относительно действий – все это суть аналитического отчета.

Так как остальная часть данного курса будет посвящена данному виду отчетов, давайте взглянем на основные его характеристики. Аналитические отчеты, как правило, длиннее информационных. Однако отчет не должен быть определенной длины. Каждый отчет должен быть настолько длинным, насколько это необходимо для достижения его цели. Сосредоточьтесь на краткости и полноте при написании всех отчетов.

Аналитические отчеты иногда называют отчетами с рекомендациями, если они предназначены для внешней аудитории. Их цель – убедить отдельного человека или группу лиц к выполнению рекомендованного автором курса действий на основе исследования и полноты анализа.

Например, ваша консалтинговая фирма была нанята для анализа высокой текучести кадров в компании вашего клиента и предоставления рекомендаций по снижению донного явления. Основываясь на записях компании и собеседованиях с сотрудниками вашего клиента, вы можете определить, что отсутствие ухода за детьми является основной причиной высокой текучести кадров. Ваша группа консультантов проанализирует ситуацию, представит доказательства исследования, а затем порекомендует местный детский сад.

Несмотря на то, что всегда необходима исчерпывающая и полная информация, аналитический отчет направлен не столько на простое предоставление данных, сколько на значение этих данных и то, как данные были объективно проанализированы для разработки этого решения или рекомендации. Аналитический отчет представляет собой не просто исследовательский отчет, он предназначен для конкретного читателя, о ситуации этого конкретного читателя и для его пользы.

Составитель аналитического отчета должен объективно подходить к любому проекту или исследованию. Сначала решить, какими будут рекомендации, а затем попытаться найти исследование, подтверждающее их – это верный способ написать предвзятый отчет и потерять доверие руководства. Авторы также должны определить, писать ли им отчет напрямую, что означает сначала давать рекомендацию, или косвенно, что подразумевает, в первую очередь, выявить и проанализировать проблему.

Чтобы решить, какой механизм будет более эффективным, вам нужно задать такие вопросы, как:

1. Утвержден ли отчет? В таком случае читатель, скорее всего, знаком с ситуацией и ожидает получить отчет. Например, внешние консультанты представляют свой отчет читателям, которые попросили решение по теме «Как мы можем снизить текучесть кадров?».
2. С другой стороны, отправляете ли вы незапрашиваемый отчет, основанный на ваших наблюдениях, а также на вашем опыте и опыте коллег? Вы сами решили изучить ценность местного центра по уходу за детьми. Рекомендованный на территории детский садик может обойти вниманием руководство. В этой ситуации, вероятно, будет использоваться косвенная договоренность, потому что читатель вряд ли сразу воспримет идею.

Аналитический отчет является более сложным и трудоемким, чем информационный отчет, потому что вы не представляете информацию, а постоянно изучаете полученные данные. Вы делаете прогнозы, ищете тенденции и предлагаете решение своему читателю, или, другими словами, необходимо много анализировать другие данные. Вот почему это называется аналитическим отчетом.

Периодические и специальные отчеты

Названия этих типов отчетов четко определяют, когда они готовятся. Периодические готовятся в определенный период времени: ежедневно, еженедельно, ежемесячно, ежеквартально, ежегодно в течение определенного периода времени. Специальные отчеты готовятся по конкретной ситуации и происшествию.

Периодические отчеты обычно имеют стандартный формат, шаблон, который был разработан для удовлетворения потребностей и требований конкретного отдела или компании. В Microsoft Word есть шаблоны для еженедельного отчета о статусе проекта. Данный стандарт облегчает жизнь как составителю отчета, так и его читателя. Писатель точно знает, что и куда включить. Читатель точно знает, чего ожидать, какая информация будет предоставлена и где найти каждый раздел.

Информация, включенная в периодический отчет, может быть обновлением за предыдущий период времени или заранее установленный интервал. Прогулы, контакты с клиентами, новые клиенты, деятельность филиалов, продажи, отчеты о происшествиях. Это все примеры информации, которая будет предоставляться на постоянной основе.

Команду также могут попросить подавать еженедельный командный отчет, в котором будут указаны достижения команды за прошлую неделю. Или текущая повестка дня на следующую неделю или перед следующей встречей.

Журнал проекта – это еще один отчет, который, возможно, потребуется регулярно отправлять и обновлять. Шаблон включает название проекта, дату начала и дату окончания, ввод запланированных и фактических дат с указанием того, когда каждый элемент был завершен. Также отмечается конкретная задача, за которой могут следовать инициалы лица, ответственного за эту часть задачи.

Независимо от типа и конкретной цели этих периодических отчетов, они являются информационными. Поскольку составитель отчета знает, какая информация потребуется, и дату ее предоставления, он может легко отслеживать информацию, заполняя отчет конкретными деталями. Человек, получающий эти периодические отчеты, вероятно, объединит информацию в более подробный отчет, показывающий данные по отделам или филиалам.

Вопросы, которые необходимо проанализировать и ответить в специальном отчете, будут включать следующее: что вызвало ситуацию? Что было сделано, чтобы преодолеть данное негативное происшествие? Имеются ли варианты для предотвращения данной ситуации в будущем? Факты сложившейся ситуации станут информационной частью специального отчета.

Как повторяющиеся, так и неожиданные ситуации возникают во всех сферах бизнеса. Если вы знаете общие принципы и рекомендации по написанию бизнес-отчета, вы можете адаптироваться к любой ситуации и подготовить подробный и содержательный отчет.

Чтобы читать далее, пожалуйста, перейдите к следующей статье «Составные части бизнес-отчета. Как составлять бизнес-отчеты. Часть 2».

Читайте также: Принципы делегирования в малом бизнесе. Экономим время собственника

Компания Николая М. ремонтирует нежилые помещения — одновременно бригады работают на 5 объектах. Бизнес новый, чтобы завлечь клиентов Николаю приходится давать отсрочку. Он фиксирует приходы и расходы, поэтому точно знает, когда возникает кассовый разрыв и компании требуется дополнительное финансирование.

Финансовый отчет о движении денежных средств содержит все приходы и расходы средств компании за период.

ДДС показывает, сколько денег компания получила и сколько заплатила, сколько у нее было и сколько осталось. В него заносят каждую операцию — приход или расход; отмечают, кому заплатили и откуда получили деньги; делят движения средств по категориям.

Читайте также: Зачем вести отчет о движении денежных средств

Даже в небольшом бизнесе счет операций может идти на сотни. Кофейня закупает зерно, воду, молоко и бумажные стаканчики; платит обжарщику, баристе и уборщице; рассчитывается по аренде, налогам и кредитам. И каждая из этих операций может кардинально изменить положение бизнеса. ДДС предупредит предпринимателя, если что-то пойдет не так.

Пример отчета ДДС

2. ОПУ или отчет о прибылях и убытках

Когда предприниматель разберется с поступлениями и выплатами денег, встанет вопрос о прибыльности всего бизнеса. Прибыль — это то, ради чего большинство открывает свое дело. Если компания не зарабатывает, то и развивать ее не хочется. Разобраться в вопросе прибыли поможет отчет о прибылях и убытках или ОПУ. Еще этот отчет называют P&L или «пиэнэль» — от английского «Profit & Loss».

Интернет-магазин Антона растёт — он видит, что от месяца к месяцу выручка и количество клиентов увеличивается, но денег не становится больше. Он составил ОПУ, чтобы понять, куда уходят деньги. Так Антон выяснил, что большую часть дохода съедает аренда офиса и склада. Поэтому он перевёл сотрудников на удалённую работу и этим увеличил маржинальность компании.

Отчет о прибылях и убытках дает понять, что происходит с деньгами: компания их сжигает или увеличивает.

Без ОПУ бизнес похож на черный ящик — непонятно, к чему приводят вложения и куда уходят деньги. Отчёт помогает проанализировать обязательства компании — если ей должны больше, чем она, то всё идёт хорошо. Если наоборот — пора что-то менять.

ДДС и ОПУ полезно рассматривать в связке. Первый отчет показывает фактическое движение средств, а второй — обязательства, которые взял на себя бизнес. Если не вдаваться в детали, то ДДС рассказывает о том, что с деньгами происходит сейчас, а ОПУ — что с ними произойдет дальше. Чтобы принять взвешенные решения, важно видеть и то и другое.

Андрей закупает в Китае селфи-палки и продает их через розничные точки в крупных торговых центрах. Баланс помогает ему понять, какая часть денег сейчас «в товаре» — он не сможет их быстро выдернуть и направить на набирающие популярность спиннеры. Чтобы сыграть на спросе Андрею придется брать займ у партнера или идти в банк за кредитом.

Баланс — это подведение итогов: срез компании в конкретный момент времени.

В Балансе сводятся все активы компании — то, чем она владеет; и пассивы — те средства, на которые живет. То есть, с одной стороны, это оборудование, сырье и товары на складе, а с другой — кредиты и займы, вложения в уставный капитал и нераспределенная прибыль. Актив и пассив баланса всегда равны между собой — в мире ничто не возникает из пустоты.

У денег в активах несколько агрегатных состояний. Оборудование сложно продать, а деньги на счете легко пустить в оборот. Чем легче высвободить вложения, тем выше ликвидность актива. С другой стороны у каждого пассива есть своя степень срочности — что-то нужно быстро вернуть, что-то может быть с компанией все время. Баланс помогает увидеть, в каком состоянии сейчас находятся деньги, и соотнести ликвидность и срочность.

Читайте также: Управленческий учет – зачем он нужен? Интервью с Наталией Морозовой. Часть 1

Пример балансового отчета

Шпаргалка

1. Отчетность помогает не совершать ошибок, выступает базой управленческих решений и дает предпринимателю возможность увидеть бизнес целиком.
2. Отчет о движении денежных средств или ДДС помогает увидеть, куда уходят деньги, разложить по полочкам все статьи доходов и расходов.
3. Отчет о прибылях и убытках или ОПУ помогает соотнести обязательства и понять, как бизнес зарабатывает деньги.
4. Балансовый отчет или Баланс — это срез бизнеса на определенную дату. Он помогает соотнести ликвидность активов и срочность пассивов.

  Перевод

  Ссылка на автора

В повседневной работе, когда дело доходит до изготовления столов или графики или анализ данных, вы в основном выберете Excel. Но я также видел, что многие люди не понимали сложность глубокого изучения Excel и его неэффективность в обработке больших данных. На самом деле, профессиональные бизнес-аналитики должны уметь использовать различные инструменты отчетности (Excel / QlikView / Tableau / FineReport), а также навыки составления различных отчетов. Сегодня я расскажу вам о 3 типах отчетов, которые я использую при анализ данных чтобы помочь вам повысить эффективность бизнеса.

Поскольку инструмент, который я часто использую, FineReport Я принимаю метод классификации FineReport. Для разных нужд я делю отчеты на следующие три типа.

• Общие отчеты: подробный отчет, сгруппированный отчет, отчет кросс-таблицы, отчет столбца, отчет запроса, отчет ввода данных и т. д.
• Сводные отчеты: различные нерегулярные отчеты, такие как сложные счета
• Отчеты панели инструментов: визуализированный отчет с многомерным анализом на основе отображения бизнес-показателей

Эти три типа отчетов в основном решают все виды бизнес-задач. Давайте посмотрим на них дальше.

1. Общие отчеты

1.1 Особенности

Общие отчеты — наиболее часто используемый тип отчетов в FineReport. Они используют шаблон проектирования в стиле Excel, который поддерживает неограниченное расширение строк и столбцов, несколько листов, а также расчеты между листами и т. Д. Пользователи могут использовать общие отчеты для запроса параметров, ввода данных, построения диаграммы и т. Д. А общие отчеты можно разделить на подробный отчет, групповой отчет, отчет о перекрестных таблицах, отчет по столбцам, отчет о запросах, отчет о вводе данных и т. Д.

1.2 Бизнес-сценарии

Общие отчеты могут заменить все виды традиционных отчетов, составляемых Excel на предприятии, что значительно сокращает время производства. А отчеты можно просматривать в Интернете благодаря структуре B / S (браузер / сервер).

Через общие отчеты FineReport пользователи могут получать данные из различных типов бизнес-баз данных, чтобы сделать финансовый отчет, отчет о продажах, производственный отчет, кадровые отчеты и другие отчеты, связанные с эффективностью бизнеса. Кроме того, пользователи могут получать доступ к отчетам, запрашивать данные и редактировать отчеты на ПК или мобильных устройствах в любое время и в любом месте.

Есть три типичных типа отчетов.

1) Основные отчеты

Основные отчеты делятся на подробные отчеты, сгруппированные отчеты, отчеты с перекрестными таблицами и другие базовые образцы таблиц. Они поддерживают расчет гибких формул, таких как YOY (год за годом), MOM (месяц за месяц), ранжирование, пропорции, а также печать и экспорт автономных файлов.

Сгруппированная статистика:

YoY, MoM и другая финансовая статистика:

Колонка карт:

Складное дерево:

Счет-фактура:

2) Отчеты о запросах

В большинстве случаев нам не нужен отчет для представления всех данных в базе данных, но для фильтрации нужных нам данных в соответствии с некоторыми условиями, которые называются запрос параметров,

FineReport предоставляет различные типы элементов управления, которые можно гибко использовать для реализации запросов условной фильтрации в различных сценариях, и один и тот же отчет может поддерживать несколько параметров.

Отчет по запросу:

3) Отчеты о вводе данных

В традиционном смысле отчет предназначен для решения проблемы представления данных, то есть для извлечения данных из базы данных и их отображения в различных форматах, а также для экспорта или печати отображаемых результатов.

Однако в реальной работе предприятий деловые сотрудники не только должны просматривать данные, но и выполнять некоторые операции редактирования, такие как добавление, изменение и удаление некоторых данных. Такие отчеты называются ввод данных отчеты.

Основываясь на представленных выше отчетах / отчетах о запросах, FineReport предоставляет множество стилей управления, поддерживает ввод данных и онлайн-импорт данных Excel и может удовлетворить потребности редактирования и ввода данных в различных сценариях.

Базовое заполнение:

Запрос, добавление и удаление:

Пакетное удаление:

2. Сводные отчеты

2.1 Особенности

Сводный отчет относится к отчету, содержащему несколько модулей, каждый из которых похож на отдельный отчет или диаграмму. И модули относительно независимы и не влияют друг на друга. Так что это может решить проблему создания нерегулярных больших отчетов.

2.2 Бизнес-сценарии

Большая проблема с традиционными отчетами, такими как отчеты Excel, заключается в том, что если вы отрегулируете высоту строки или ширину столбца ячейки, это повлияет на всю строку, в которой она находится, или на другие ячейки во всем столбце. В этом случае нам очень сложно составлять сложные отчеты с нерегулярным стилем таблицы или с несовместимой высотой строк ячеек. Хотя в некоторых сценариях это может быть достигнуто путем постоянного объединения или разделения ячеек, рабочая нагрузка действительно слишком велика

Сводный отчет в FineReport это решить такие проблемы. Различные блоки таблицы объединяются в сложный большой отчет, и расширение, высота строки и ширина столбца между блоками не влияют друг на друга, что значительно улучшает гибкое пространство для табулирования.

Следующий отчет о состоянии Шанхайского железнодорожного транспорта является типичным примером агрегированных отчетов.

Особенно, когда нам нужно составлять сложные отчеты по типу счетов, разработка с использованием традиционных электронных таблиц Excel — настоящая головная боль. Но с помощью отчета об агрегации вы легко можете создать такую ​​таблицу.

3. Отчеты панели инструментов

3.1 Особенности

Панель приборов отчеты разрабатываются для решения бизнеса принятие решения проблемы. В отличие от табличного интерфейса общего отчета, отчет сводной панели принимает интерфейс в виде холста. С помощью простой операции перетаскивания можно создать мощную и всеобъемлющую «кабину управления». Различные данные могут быть интегрированы на одной странице, отображая различные бизнес-показатели для обеспечения многомерного анализа данных.

Отчеты панели инструментов имеют много функций.

• Применимо ко всем видам экранов: ПК, планшетный ПК, мобильный телефон, телевизор, большой экран и другие типы терминалов.
• Больше визуальных элементов. Существует множество визуальных компонентов, таких как таблицы, графика, элементы управления и т. Д., Которые можно свободно сопоставлять и превращать в различные отчеты.
• Анализ связи компонентов: компоненты могут быть связаны для анализа. Пока вы нажимаете на компонент, связанный с ним компонент автоматически запускает загрузку данных.
• Мониторинг данных и периодическое обновление: данные в фоновом режиме можно интеллектуально обнаруживать и сравнивать, а на переднем плане можно своевременно обновлять данные.
• Автоматическая карусель: отчет Dashboard поддерживает карусель разных стилей диаграммы в одной позиции и карусель нескольких вкладок.

3.2 Бизнес-сценарии

В традиционном интерфейсе разработки отчетов неудобно свободно сопоставлять различные формы, графики, элементы управления и т. Д. На одной странице. Отчеты панели инструментов предоставляют простой и эффективный способ разработки и быстрого создания бизнес-панель,

Типичным применением отчетов панели мониторинга является панель управления для руководства.

Поскольку отчеты панели мониторинга можно адаптировать к нескольким терминалам, администраторы могут отслеживать данные ключевых показателей в любое время и в любом месте в браузерах, приложениях и т. Д.

Другой пример: стратегический командный центр, центр мониторинга или конференц-зал компании часто используют большой экран для просмотра ключевых показателей эффективности в режиме реального времени или для продвижения корпоративной силы и корпоративного имиджа.

В конце концов

Я только показал некоторые функции этих трех типов отчетов, и есть еще много деталей, которые не упомянуты. Если вы в полной мере используете три режима разработки отчетов FineReport Вы можете удовлетворить самые простые или сложные требования к отчетности, чтобы легко реализовать различный бизнес-анализ.

Вы также можете быть заинтересованы в …

9 инструментов визуализации данных, которые нельзя пропустить в 2019 году

Пошаговое руководство по созданию информационных панелей продаж

Топ 10 типов карт в визуализации данных

Один из первых шагов бизнес-планирования заключается в определении целевого рынка и потребностей потенциальных клиентов. Какие проблемы решает ваш продукт или услуга? Отвечает ли продукт потребностям клиентов? Если вы не уверены в ответах на эти вопросы, сделайте шаг назад и пересмотрите составляющие бизнес-плана.

На бизнес-план особое внимание обращают инвесторы. Поэтому от его содержания во многом зависит, получите ли вы финансирование для проекта или нет. «Это самый эффективный способ общаться по поводу открывающихся возможностей и превращении их в капитал», — объясняет важность этого документа Боб Пейви, партнер фонда Morgenthaler Ventures. 

Итак, как составить бизнес-план самому и какую информацию в него включить? Разработка бизнес-плана предполагает внесение нескольких разделов: Резюме, Информация о компании, Анализ рынка, Организация и менеджмент, Услуга или продукт, Маркетинг и продажи, Финансирование, Финансовые прогнозы, Приложение.   

Составляющие бизнес-плана

1. Резюме

Резюме часто считают самой важной частью бизнес-плана. В ней кратко говорится о компании и ее целях, объясняется, почему представленная бизнес-идея будет успешна. Если вы озадачены привлечением инвестиций, Резюме будет играть роль крючка, с помощью которого можно захватить интерес потенциального инвестора.

В Резюме подчеркиваются преимущества всего бизнес-плана, этот раздел пишется в последнюю очередь, несмотря на то, что именно с него начинается бизнес-план.

Содержание резюме

В зависимости от стадии развития бизнеса содержание этого раздела варьируется.

Для существующего бизнеса:

• Миссия, основные цели. Необходимо объяснить, чем занимается бизнес. Объем информации: несколько предложений, абзац.
• Информация о компании. Коротко расскажите о том, когда была основана компания, укажите имена основателей и их роли в бизнесе, численность персонала, локацию бизнеса.
• Основные точки роста. Включите показатели роста компании, финансовые показатели, доли на рынке. В этом пункте будут уместны графики, диаграммы.  
• Продукты / Услуги. Кратко опишите продукты или услуги, которые предлагает компания.
• Сведения о финансовом положении. Если вы хотите получить финансирование, включите в этот пункт любую информацию об инвесторах, банке.
• Планы на будущее. Объясните, каким вы хотите видеть свой бизнес.

Вся информация в Резюме должна даваться кратко, в рамках одной страницы. Резюме — первая часть бизнес-плана, которую увидит большинство людей, поэтому каждое слово в нем должно быть уместно.

Для стартапа, нового бизнеса:

В этом случае в разделе Резюме нужно сосредоточиться на опыте и решении, которое заставило вас открыть бизнес.  

Здесь же необходимо продемонстрировать, что вы хорошо проанализировали рынок. Включите информацию о потребностях рынка, на который вы нацелены, и о том, какие конкретные решения вашего бизнеса могут их удовлетворить. Опишите планы на будущее.

Помните о том, что Резюме будет последним разделом бизнес-плана, который вы будете писать. Таким образом, прежде всего при разработке бизнес-плана вы займетесь разделом Информация о компании.

2. Информация о компании

Этот раздел подразумевает укрупненный анализ различных элементов бизнеса. Он помогает потенциальным инвесторам быстро понять цели компании и ее уникальное предложение на рынке.

Содержание раздела

• Опишите вид деятельности, перечислите потребности рынка, которые компания хочет удовлетворить.
• Объясните, какие продукты и услуги компании удовлетворяют эти потребности.
• Назовите потребителей, организации или бизнесы, которых компания будет обслуживать.
• Опишите конкурентные преимущества, которые сделают бизнес успешным (местоположение, высококвалифицированный персонал, эффективная работа с клиентом и др.).

3. Анализ рынка

В этом разделе бизнес-плана демонстрируется знание индустрии и рынка, а также результаты проведенных исследований.

Содержание раздела

• Анализ отрасли и перспективы. Описывается отрасль, в которой работает компания, в том числе информация об ее объемах, темпах роста, тенденциях и особенностях (стадии жизненного цикла, прогнозируемый рост и др.). Также перечислите главные потребительские группы в пределах своей отрасли. 
• Информация о рынке присутствия. Необходимо сузить рынок присутствия до обозримого размера. Этот пункт включает следующую информацию о рынке:
• Особенности 

Какие острые потребности испытывают потенциальные клиенты? Где они живут? Какие сезонные или циклические покупательные тренды влияют на бизнес?

• Размер рынка

Какие данные характеризуют объем ежегодных продаж в вашей индустрии? Каков прогнозируемый рост рынка?

• На какую долю рынка можно рассчитывать?  

Какую долю рынка и какое количество клиентов рассчитывает компания завоевать в конкретном регионе? Обоснуйте свои подсчеты.

• Ценообразование и цели по прибыли

Определите ценовую политику, уровни прибыли и систему скидок, которую планируете использовать.

• Конкурентный анализ

Конкурентный анализ должен определять лучшую продуктовую линейку или услугу как средство конкурентной борьбы, а также сегмент рынка.

Оцените следующие особенности конкурентной среды:

• Доля рынка
• Достоинства и недостатки
• Насколько рынок присутствия важен для конкурентов?
• Есть ли барьеры, которые могут препятствовать выходу на рынок?
• Какой наиболее удачный момент для выхода на рынок?
• Есть ли непрямые конкуренты, которые могут повлиять на успех?
• Какие барьеры для рынка существуют (например, изменение технологий, высокие затраты, дефицит квалифицированного персонала)?
• Нормативные ограничения

Имеются в виду налоговые и другие требования, затрагивающие бизнес. Сможете ли вы им соответствовать?

4. Организация и менеджмент

Этот раздел включает информацию об организационной структуре компании, собственниках и их квалификации.

Кто чем занимается в бизнесе? Какое у них образование? За что они ответственны? Опишите каждое подразделение и его функции.

Этот раздел бизнес-плана должна включать сведения о том, кто находится в консультативном совете компании (если он у вас есть). Какую зарплату и какой социальный пакет вы предлагаете персоналу компании? Какие льготы вы предлагаете?

• Организационная структура

В этой части бизнес-плана нужно показать, кто что делает в компании, кто отвечает за каждую функцию.

• Информация о собственности

В этом пункте необходимо раскрыть юридическую структуру бизнеса наряду с информацией о собственности. У бизнеса единоличный владелец или есть совладельцы? Сотрудничает ли компания с кем-то?

Также должна быть включена следующая важная информация:

• Имена владельцев
• Доли участия
• Формы собственности

Один из самых мощных факторов успеха в любой динамично развивающейся компании — опыт и знания ее владельца / руководства. Таким образом, в бизнес-плане необходимо сообщить о ключевых лицах компании и их образовании:

• Имя
• Должность (краткое описание с перечислением основных обязанностей)
• Ответственность
• Образование
• Уникальный опыт и навыки
• Предшествующая занятость
• Специальные навыки
• Достижения, успехи
• Признание
• Общественная работа
• Стаж работы в компании
• Компенсации

Информация о совете директоров

Основное преимущество совета директоров заключается в том, что он может делиться экспертными знаниями. Список известных, успешных деловых менеджеров зачастую имеет большое значение для авторитета компании.

Какую информацию нужно включить:

• Имена
• Положение в совете
• Степень связи с компанией
• Бэкграунд
• Вклад в успех компании

5. Услуга или продукт

Опишите свою услугу или продукт, подчеркивая выгоды для потенциальных и уже имеющихся клиентов. Особенно подчеркните, почему именно этот конкретный продукт удовлетворит потребность клиентов.

Содержание раздела

• Описание продукта / услуги

Включите информацию о конкретных преимуществах продукта или услуги с точки зрения ваших клиентов. Укажите, как продукт или услуга могут удовлетворить потребности, а также любые преимущества, которые имеет продукт по сравнению с конкурентами на текущей стадии разработки (на стадии идеи, прототипа).

• Информация о жизненном цикле продукта

Это информация о том, где продукт или услуга находятся в жизненном цикле, а также о любых факторах, которые могут влиять на цикл в будущем.

• Интеллектуальная собственность

Сюда вносится информация об авторском праве или патентах. Здесь же можно указать, могут ли какие-либо ключевые аспекты продукта быть классифицированы как коммерческая тайна. Включайте любую информацию, имеющую отношение к существующим юридическим соглашениям (например, неразглашение информации).

Научно-исследовательская работа

Обрисуйте в общих чертах любую научно-исследовательскую работу, которую вы осуществляете или планируете осуществить. Какие результаты вы ожидаете увидеть?

6. Маркетинг и продажи

В этом разделе определяется маркетинговая стратегия.

Содержание раздела

Включает четыре важных блока:

• Стратегия проникновения на рынок
• Стратегия развития (внутреннее развитие: увеличение человеческих ресурсов, покупка другого бизнеса, развитие франшизы; горизонтальное развитие: предоставление однотипных продуктов различным пользователям; вертикальное развитие: продукты предлагаются на разных уровнях цепочки сбыта).
• Сбытовая стратегия (внутренний отдел продаж, дистрибьюторы, ритейлеры).
• Стратегия работы с прессой. Как вы собираетесь дотянуться до клиентов? Лучше всего работает комбинация всех перечисленных стратегий: продвижение, реклама, работа со СМИ, промоматериалы (брошюры, каталоги, флаеры и т д.).

После разработки маркетинговой стратегии можно заняться определением комплексной стратегии сбыта, которая должна включать два основных элемента:

• Стратегия отдела продаж. Планируете ли вы иметь отдел продаж? Если да, то вы будете использовать внутренние ресурсы или независимых представителей? Сколько продавцов вы примете на работу в отдел продаж? Какие стратегии привлечения специалистов вы будете использовать? Как вы собираете обучать персонал из отдела продаж? Какая система компенсаций будет использоваться?
• Торговая деятельность. Разрабатывая стратегию продаж, определите конкретные действия и обрисуйте перспективы. Расположите по приоритетам имеющиеся контакты, выбрав прежде всего тех, которые могут заинтересоваться в покупке. Затем посчитайте количество холодных звонков, которые необходимо сделать за определенный период времени. Определите среднее число звонков на продажу, среднюю сумму за продажу и средний доход на продавца.

7. Финансирование

Если вы ищете финансирование для своего бизнеса, внесите этот раздел в бизнес-план, чтобы обрисовать в общих чертах ваши требования.

Содержание раздела

• Текущие требования по финансированию.
• Любые требования по финансированию, которые могут возникнуть в ближайшие пять лет.
• Как вы намереваетесь использовать финансы? На выплату долга? В качестве оборотного капитала? На приобретение чего-то?
• Стратегическое финансовое планирование на будущее (выкуп, продажа бизнеса, погашение долга и т д.).

Описывая в общих чертах свои требования по финансированию, указывайте суммы, которые вам нужны сейчас и в будущем.

8. Финансовые прогнозы

Этот раздел не менее важен для инвесторов. Поэтому при составлении бизнес-плана важно уделить ему внимание. 

Содержание раздела

• Финансовые показатели за предыдущие годы

Если у вас существующий бизнес, снабдите бизнес-план данными о работе компании за три-пять предыдущих лет. Эти данные включают: отчеты о прибыли и убытках, балансовые отчеты, отчеты о движении денежных средств.

• Финансовые показатели на будущее

Инвесторы захотят увидеть, что компания планирует сделать в течение ближайших пяти лет. Информация по каждому году должна включать прогнозируемые отчеты о прибылях и убытках, балансовые отчеты и т д. Удостоверьтесь, что прогнозы соответствуют вашим запросам по финансированию.

Включите в бизнес-план краткий анализ финансовой информации. В этом разделе не лишним будет визуализировать цифры в виде графиков.

Сдавайте всю необходимую отчетность через интернет

9. Приложение

Приложение пишется по мере необходимости. Ваш бизнес-план — это коммуникационный инструмент, и составляется он для большого количества людей.

Какая информация обычно включается в приложение:

• Кредитная история (личная или деловая)
• Краткая информация о ключевых управленцах
• Фото продукта
• Рекомендательные письма
• Детали исследований рынка
• Статьи из журналов или книжные ссылки
• Лицензии, разрешения или патенты
• Юридические документы
• Копии арендных договоров
• Строительные лицензии
• Контракты
• Список бизнес-консультантов

Совет: периодически обновляйте составляющие бизнес-плана, актуализируйте информацию. 

Если вы хотите открыть бизнес, обратите внимание на следующие публикации:

Как правильно исследовать рынок при составлении бизнес-плана?

Бизнес-план: как открыть детский центр

Бизнес-план: как открыть цветочный магазин

Бизнес-план: открываем event-агентство

Бизнес-план: как открыть булочную-пекарню

Документы для бизнеса за минуту