Оптимизация бизнес процессов документооборота компании

ПРАВИЛА ВЕДЕНИЯ ЭФФЕКТИВНОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА

Каждое предприятие сталкивается с проблемой обработки финансово-экономических документов. Решить ее можно с помощью эффективно организованного документооборота.

Документооборот — это движение документов от этапа их создания/получения до передачи адресату или на хранение.

Для оценки эффективности документооборота используют такую характеристику, как маршрут движения. Задача любого документооборота — сократить и оптимизировать маршрут движения, чтобы каждый поступающий документ как можно быстрее дошел до своего исполнителя, был исполнен и передан далее (получателю, руководителю, в архив).

Существуют следующие негласные правила эффективной организации движения документов:

• сокращение этапов согласования (количества исполнителей). Чем меньше у документа исполнителей, тем быстрее он будет исполнен. На некоторых предприятиях все поступающие извне документы сначала попадают руководителю, который назначает исполнителя. Зачастую документ проходит через многие отделы с целью ознакомления, прежде чем дойдет до своего непосредственного исполнителя.

Такая длинная цепочка движения документа значительно увеличивает время его исполнения, поэтому руководство предприятий старается четко распределять обязанности и степень ответственности между отделами;

• ведение учета документооборота с указанием дат поступления и исполнения. В большинстве случаев эту функцию возлагают на секретариат, который ведет реестр входящих и исходящих документов;
• ведение графика документооборота (разработка схем прохождения документов). Часто такой график руководитель утверждает в локальном нормативном акте, чтобы исполнители знали сроки выполнения своих обязанностей.

ОСНОВНЫЕ ФИНАНСОВО-ЭКОНОМИЧЕСКИЕ ДОКУМЕНТЫ И ИХ ОСОБЕННОСТИ

Рассмотрим следующие финансово-экономические документы:

• бухгалтерская справка;
• акт сверки взаимных расчетов;
• протокол разногласий к акту;
• акт выполненных работ (услуг);
• акт приема-передачи товара (работ, услуг);
• товарная накладная;
• платежное поручение.

Каждый из этих документов обладает своими свойствами и выполняет определенную функцию.

Бухгалтерская справка

Согласно ст. 313 Налогового кодекса РФ бухгалтерская справка является первичным учетным документом, который предназначен для исправления ошибок в бухгалтерском и налоговом учете.

К СВЕДЕНИЮ

Унифицированной формы бухгалтерской справки для коммерческих предприятий нет, поэтому бланк документа они могут создать самостоятельно. Разработанную форму необходимо закрепить в учетной политике или ином локальном нормативном акте, регулирующем бухгалтерский учет.

Унифицированная форма предусмотрена законодательством только для органов государственной власти, местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственными (муниципальными) учреждениями (Приказ Минфина России от 30.03.2015 № 52н (в ред. от 16.11.2016)). Код формы документа «Бухгалтерская справка» — 0504833.

Бухгалтерская справка коммерческого предприятия должна содержать обязательные реквизиты первичного учетного документа (согласно ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ (в ред. от 23.05.2014) «О бухгалтерском учете»):

• наименование документа;
• дата составления документа;
• наименование экономического субъекта, составившего документ;
• содержание факта хозяйственной жизни;
• величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
• наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за ее оформление, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события;
• подписи лиц с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

В Положении по бухгалтерскому учету «Исправление ошибок в бухгалтерском учете и отчетности» (ПБУ 22/2010), утвержденном Приказом Минфина России от 28.06.2010 № 63н (в ред. от 06.04.2015), указаны причины неправильного отражения фактов хозяйственной деятельности в бухгалтерском учете:

• неправильное применение законодательства Российской Федерации о бухгалтерском учете и (или) нормативных правовых актов по бухгалтерскому учету;
• неправильное применение учетной политики организации;
• неточности в вычислениях;
• неправильная классификация или оценка фактов хозяйственной деятельности;
• неправильное использование информации, имеющейся на дату подписания бухгалтерской отчетности;
• недобросовестные действия должностных лиц организации.

В день выявления ошибки в отчетности она подлежит обязательному исправлению путем оформления бухгалтерской справки. Насколько детально расшифровывать в справке суть ошибки, решает главный бухгалтер предприятия.

ПРИМЕР

Предприятие ООО «Альфа» в январе 2017 г. выплатило работнику Иванову И. И. излишнюю заработную плату в сумме 10 000 руб. (перечислена на банковскую карточку). Ошибка была обнаружена в феврале 2017 г. Работник согласился добровольно вернуть излишнюю сумму в кассу предприятия.

Для исправления ошибки составлена бухгалтерская справка с расчетом излишне начисленной суммы заработной платы:

На основании бухгалтерской справки в бухучете ООО «Альфа» будут сделаны следующие записи:

• Дебет счета 20 «Основное производство» Кредит счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» — сторно излишне начисленного размера заработной платы;
• Дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» Кредит счета 68 «Расчеты по налогам и сборам» — сторно излишне удержанного НДФЛ;
• Дебет счета 50 «Касса» Кредит счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» — возврат в кассу предприятия Ивановым И. И. излишне начисленной заработной платы.

Излишне начисленную сумму страховых взносов не сторнируем, так как ее можно вычесть при расчете взносов за февраль.

Акт сверки взаимных расчетов

Акт сверки взаимных расчетов — это документ, необходимый для двух предприятий, который отражает их расчеты за определенный период, что позволяет контролировать задолженности. Согласно действующему законодательству оформлять такой документ не обязательно, но его составляет большинство организаций.

Для акта сверки взаимных расчетов также не существует унифицированной формы. Каждое предприятие вправе разрабатывать свою форму и утверждать ее в локальном нормативном акте, регулирующем бухгалтерский учет.

Подписав акт сверки, предприятие соглашается с фактом задолженности и обязуется его погасить. Часто в судах по вопросам неоплаты подписанные и правильно оформленные акты сверки становятся доказательством.

Согласно письму ФНС России от 06.12.2010 № ШС-37-3/16955 «О подтверждении расходов в виде сумм дебиторской задолженности с истекшим сроком исковой давности» акт сверки не является первичным учетным документом, подтверждающим совершение хозяйственной операции, поскольку финансовое состояние сторон при этом не изменяется.

Оформлением акта сверки занимается отдел бухгалтерии, а подписывает документ руководитель предприятия.

Важная деталь: акт сверки оформляется в двух экземплярах (по одному для каждого предприятия). На актах обязательно должны быть печати предприятий.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ

Данные по задолженностям должны совпадать у обоих предприятий, в случае несовпадения в конце документа фиксируется информация о расхождениях в цифрах.

Рассмотрим акт сверки для двух предприятий — ООО «Альфа» и АО «ВерфЬ», которые являются постоянными контрагентами.

Подписав акт сверки, АО «ВерфЬ» подтверждает факт задолженности в пользу ООО «Альфа». Наличие подписей директоров и печатей говорит о юридической силе акта, поэтому в крайнем случае с данным документом можно будет обратиться в суд для взыскания неуплаты.

Протокол разногласий к акту сверки взаимных расчетов

Составление протокола разногласий к акту сверки — собственное желание предприятия. Можно обойтись без оформления дополнительного документа: в акте сверки взаимных расчетов со стороны собственного предприятия указать свои данные и вывести конечное сальдо, а затем под таблицей в разделе «По данным …» акцентировать внимание на расхождении данных, подписать у руководителя и проставить печать.

Далее в рабочем порядке можно разобраться со сложившейся ситуацией со своим контрагентом и после решения проблемы подписать новый (исправленный) акт, где итоговые суммы по каждому из контрагентов будут сходиться.

Зачастую предприятия оформляют отдельный документ, так называемый протокол разногласий к акту сверки взаимных расчетов, в котором аналогично акту сверки указывается необходимая информация о предприятии, ставится подпись руководителя и печать предприятия. Важная деталь: унифицированной формы этого документа нет, поэтому составлять его можно в свободной форме.

Причин появления расхождений несчетное множество, начиная от простой опечатки в занесении данных. В протоколе разногласий к акту сверки указывают спорные пункты в данных контрагентов (схоже с протоколом разногласий к договору).

Акт выполненных работ — документ, подтверждающий факт выполнения работ (оказания услуг), на основании которого может выставляться счет на оплату. Акт выполненных работ предусмотрен для договоров подряда (согласно ст. 720 Гражданского кодекса РФ). Он может быть дополнительно прописан в любом договоре на выполнение работ (оказание услуг) в качестве приложения. В обоих случаях оформление такого акта является обязательным к исполнению.Акт выполненных работ (услуг)

В акте выполненных работ должны быть отражены следующие данные:

• полное наименование предприятий (заказчика и исполнителя) и уполномоченные должностные лица (генеральные директора или заместители по направлениям), действующие на основании устава предприятия или доверенности (в акте указывается доверенность, ее номер и дата выдачи). Обязательны печати от двух юридических лиц (только в таком случае документ будет иметь юридическую силу);
• дата подписания акта выполненных работ;
• полное наименование работ (услуг) в соответствии с договором;
• стоимость выполнения работ (оказания услуг).

Важная деталь: следует указывать дополнительные данные о плановых и фактических сроках исполнения работ, качестве, недостатках и т. д.

В конце документа могут стоять подписи представителей финансовых служб (начальника бухгалтерии, финансового или планово-экономического отдела), ответственных за финансовое содержание акта выполненных работ.

Представим акт выполненных работ между ООО «Альфа» и ООО «Сигма».

Акт приема-передачи (акт сдачи-приемки, приемосдаточный акт) работ, услуг или товара оформляют, когда это прописано в договоре. Для факта сдачи и приемки товара чаще всего используют товарную накладную, однако в некоторых случаях по условиям договора требуется дополнительно оформить акт приема-передачи.

Акт приема-передачи товара (работ, услуг)

Факт сдачи и приемки работ и услуг обычно оформляют актом выполненных работ. В некоторых договорах он называется актом сдачи-приемки выполненных работ (услуг) или актом приема-передачи выполненных работ (услуг).

Рассмотрим вариант заполнения акта приема-передачи товара (деревянных стульев от ООО «Альфа» в ООО «Сигма»).

В акте приема-передачи может быть указана дополнительная информация относительно качества продукции, отсутствия претензий, недостатков и др.

ЭТО ВАЖНО

В качестве приложения к акту приема-передачи товара могут использоваться счета-фактуры, товарные накладные, копии доверенностей и другие документы (их прописывают в конце акта, в разделе «Приложения»).

Когда заказчику сдается не вся партия товаров, актам можно присуждать номера и вести их учет внутри своего предприятия.

Товарная накладная

Товарная накладная предназначена для оформления продажи (отпуска) товарно-материальных ценностей сторонней организации. Форма товарной накладной (ТОРГ-12) присутствует в унифицированных формах первичной учетной документации по учету торговых операций, утвержденных Постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 № 132.

С 01.01.2013 формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению (Информация Минфина России № ПЗ-10/2012), поэтому предприятия вправе использовать унифицированную форму ТОРГ-12 или разработать собственный бланк документа и закрепить его в своей учетной политике.

Так как товарная накладная относится к первичной учетной документации, она должна содержать следующие данные:

• наименование документа;
• дата составления документа;
• наименование контрагентов (поставщиков и получателей);
• наименование товара, его количество и стоимость;
• подписи должностных лиц с указанием фамилий и инициалов;
• печати обоих предприятий.

Товарная накладная оформляется в двух экземплярах: один предназначен для поставщика, второй — для покупателя. На основании правильно оформленной товарной накладной предприятие-поставщик списывает стоимость проданных товаров в бухгалтерском учете, а предприятие-покупатель оприходует полученные товары по указанной в накладной стоимости.

Разрабатывать свою форму могут все организации, но есть предприятия, которые по-прежнему оформляют исключительно ТОРГ-12, поэтому возвращаться к унифицированной форме все же придется. Свою форму можно сделать не сильно отличной от унифицированной:

• исключите данные о сорте и массе товара (как правило, они оставались незаполненными и при оформлении ТОРГ-12);
• внесите графу о претензиях к качеству или количеству. На основании этой записи можно оформить отдельный документ, так называемый акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке товарно-материальных ценностей (ТОРГ-2), который с 01.01.2013 не является обязательным к применению.

Зачастую заказчики просят оформлять товарную накладную и на работы или услуги, что тоже допустимо. В таком случае в договоре и приложениях к нему указывают, какие именно документы оформляются по факту завершения работ (оказания услуг).

Важная деталь: изучая подписанный договор, обратите внимание, по какой форме требует составить документы заказчик. Это позволит избежать путаницы на этапе сдачи товара (работ, услуг).

Платежное поручение

Платежное поручение — это распоряжение плательщика, адресованное к банку, в котором у него открыт расчетный счет, на перевод определенной денежной суммы на расчетный счет получателю (исполнителю договора, продавцу).

Согласно Положению о правилах осуществления перевода денежных средств, утвержденному Банком России от 19.06.2012 № 383-П (в ред. от 06.11.2015; далее — Положение № 383-П), банк плательщика обязуется осуществить перевод денежных средств по банковскому счету плательщика (или без открытия банковского счета плательщика) получателю средств, указанному в распоряжении плательщика.

Платежное поручение составляется, принимается к исполнению и исполняется в электронном виде, на бумажном носителе.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ

Платежное поручение действительно для представления в банк в течение 10 календарных дней со дня, следующего за днем его составления.

Форма платежного поручения (код 0401060) приведена в приложении к Положению № 383-П. С перечнем и описанием реквизитов платежного поручения можно ознакомиться в следующих документах:

• Приложении 1 к Положению № 383-П;
• Приказе Минфина России от 12.11.2013 № 107н (в ред. от 23.09.2015) «Об утверждении Правил указания информации в реквизитах распоряжений о переводе денежных средств в уплату платежей в бюджетную систему Российской Федерации»;
• Приказе Минфина России от 23.09.2015 № 148н «О внесении изменений в приказ Министерства финансов Российской Федерации от 12 ноября 2013 г. № 107н».

Представим образец заполнения платежного поручения:

С помощью платежных поручений можно произвести перечисление денежных средств:

• в бюджеты всех уровней и во внебюджетные фонды;
• за отгруженные товары, выполненные работы, оказанные услуги, для авансовой оплаты товаров, работ, услуг или для осуществления периодических платежей;
• в других целях, предусмотренных законодательством или договором с заказчиком.

Все банковские реквизиты, необходимые для заполнения платежного поручения, обязательно должны быть прописаны в договоре. Если с предприятием отношения не договорные, можно запросить карточку предприятия (документ, в котором есть необходимая информация о контрагенте).

ОПТИМИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА

Перед любым руководителем встает вопрос оптимизации документооборота, особенно когда его объем с каждым днем увеличивается. Оптимизацию нужно начинать с распределения по ответственным лицам. Чем короче маршрут и меньше исполнителей, тем быстрее документ будет исполнен.

Наверняка каждое предприятие сталкивалось с ситуацией, когда приходит письмо с просьбой исполнения не позднее какого-либо числа, а оно более раннее, чем дата регистрации этого исходящего документа в организации-отправителе. Такая ситуация возникает как раз по причине нерегламентной работы документооборота.

Кроме предложенных мер, стоит уделить внимание оформлению внутренних документов, называемых графиком документооборота и табелем унифицированных форм документов.

График финансово-экономического документооборота включает в себя перечень работ по созданию, проверке и обработке каждого из первичных документов, журналов, книг учета и др. В графике указаны ответственные подразделения (или конкретные должностные лица), их взаимосвязи и сроки выполнения работ.

НА ЗАМЕТКУ

Использование графика документооборота в управлении предприятием позволяет сократить трудозатраты на обработку документов. Это возможно за счет:

• повышения ответственности исполнителей за соблюдение сроков составления и обработки документов;

• выявления и исключения из документооборота неиспользуемых (излишних) документов.

Табель унифицированных форм документов в организации — это справочник, в котором указаны документы и их формы. В качестве приложения к учетной политике также идут формы документов, необходимых для финансовой деятельности предприятия. В данном случае в табеле будут размещены все виды документов (не только финансовые), оформление, учет или исполнение которых нужно проводить с определенной периодичностью. Другими словами, разовые документы вносить в табель не имеет смысла.

И, наконец, самый главный этап оптимизации документооборота — его автоматизация. Электронный документооборот позволяет уменьшить издержки за счет экономии на картриджах и бумаге, сокращает время на исполнение документа и упрощает поиск в электронной базе данных.

Сейчас на рынке электронных продуктов представлено большое количество программ, позволяющих облегчить систему документооборота на предприятии. Однако не обязательно покупать готовый продукт сторонней организации, так как всегда можно разработать свою систему автоматизации, пригодную для конкретного предприятия.

Как и везде, в автоматизации есть свои подводные камни. Прежде всего это технические сбои, из-за которых может пропасть база данных важных документов. Значит, нужно помнить о необходимости резервного копирования информации (следует копировать ее ежедневно или еженедельно).

От того, как организация обменивается документами с партнёрами и клиентами, зависят бизнес-показатели компании. Чем быстрее происходит обработка документов и меньше уходит времени на разбор документации сотрудниками, тем выше эффективность. В статье рассмотрим, как оптимизация документооборота помогает в решении задач компании.

Оптимизация и функциональные требования к ЭДО

Главным этапом оптимизации обмена документами является переход на электронный документооборот (ЭДО). Для этого необходимо заключить договор на передачу информации по телекоммуникационным каналам связи с оператором ЭДО, который должен входить в реестр доверенных операторов ФНС. Оператор документооборота – это компания, которая обеспечивает сервис по технологическому обмену документами.

Все электронные документы получают юридическую силу после их подписания электронной подписью (ЭП). Подпись фиксирует информацию, которая была в документе на момент подписания, тем самым подтверждая её неизменность.

В УЦ «Калуга-Астрал» выдают подпись для сотрудников ЮЛ/ИП за один рабочий день. ЭП обладает максимальной защитой, обеспечивает целостность передаваемой информации и подтверждает идентификацию обладателя. После получения ЭП можно сразу подписывать документацию и отправлять получателям, не переживая за безопасность и юридическую значимость.

Функциональные требования к системе документооборота (СЭД) утверждены
Приказом Росархива от 15 июня 2020 г. № 69. Система документооборота обязана иметь инструменты для работы с электронными документами и другие опции для выполнения всех задач, поставленных пользователем (с точки зрения функциональности и технологического исполнения).

При выборе СЭД необходимо обращать внимание на следующие пункты:

• понятный интерфейс;
• скорость и надёжность обмена;
• возможность подписания ЭП;
• возможность распределения файлов по группам;
• поиск;
• настройка прав доступа;
• мониторинг прохождения документа по этапам;
• высокоуровневая защита данных;
• архивное хранение.

Также для некоторых компаний важны интеграция с учётными системами, а для организаций непрерывного цикла работы — уровень техподдержки.

Документооборот организации без бумаги

В 2022 году цены на бумагу для печати увеличились в три раза, что сделало проблему экономии бумаги особенно актуальной.

Для наглядности основных преимуществ безбумажного документооборота можно сравнить оба вида:

Как оптимизировать документооборот с помощью СЭД

Сначала нужно подключиться к сервису ЭДО , затем пригласить контрагентов для обмена в системе; автоматизировать основные рабочие процессы и перевести в электронный вид востребованные документы.

Для этого рекомендуем следующие шаги:

1. назначить ответственных работников за внедрение ЭДО;
2. подсчитать, какое количество сотрудников будет подписывать документы;
3. определить, какие документы будут переводиться в электронный вид;
4. продумать организацию оптимизации и план перехода;
5. выбрать оператора ЭДО с учётом необходимых требований;
6. прописать правила создания, получения и хранения электронных документов;
7. после подключения и настройки сервиса — протестировать;
8. обучить сотрудников работе с ЭДО;
9. обеспечить КЭП всех сотрудников, которые будут подписывать документы;
10. организовать электронный архив;
11. подключить контрагентов для обмена.

После запуска СЭД можно отметить первые результаты. Изменения снизят нагрузку на бухгалтерию, количество возвратов неверно оформленных документов сократится, ускорится денежное движение.

Как оптимизировать кадровую работу

Для повышения показателей и снижения нагрузки на кадры можно внедрить кадровый электронный документооборот (КЭДО). При грамотном использовании это поможет оптимизировать кадровую работу, избежать ошибок в документообороте компании, что снижает штрафные санкции контролирующих органов.

КЭДО можно вести с помощью программных сервисов, приобретённых у стороннего разработчика. Например, можно использовать облачный сервис iКЭДО, с помощью которого внедряется полный процесс электронного кадрового документооборота: от выпуска электронной подписи сотрудникам до хранения электронных документов.

Что важно знать при оптимизации кадровых документов

При оптимизации важно определить, какие документы и процессы являются обязательными по закону и трудовому кодексу. К ним относят: правила внутреннего трудового распорядка (ст. 189, 190 ТК РФ), трудовой договор (ст. 57 ТК РФ), политика о защите персональных данных (ст. 18.1 Федерального закона № 152 от 27.07.2006), график отпусков и другие.

К необязательным документам можно отнести служебное задание, командировочное удостоверение, положения об отпусках, установлении испытательного срока и прочие.

Для оптимизации кадровых документов необходимо проанализировать, какие из документов можно перевести в электронный формат, чтобы сотрудники подписывали их электронной подписью.

Оптимизация содержания документа

Документ должен защищать компанию юридически и иметь для этого набор необходимых реквизитов. В процессе оптимизации содержания документа нужно соблюдать баланс: упрощение процедуры ведения кадрового документооборота и соблюдение требований трудового законодательства.

Например, типовая унифицированная форма Т-1 приказа о приёме на работу содержит много пунктов, которые не каждый работодатель готов вносить в приказ (как пример, условия испытательного срока). Согласно ст.68 ТК РФ, приказ должен соответствовать условиям трудового договора. Важно, чтобы не было разночтений, а пункты приказа работодатель может регулировать сам.

В системе ЭДО имеются унифицированные готовые формы. Для внесения изменений в формы необходимо обратиться в компанию вашего оператора ЭДО. Внесение корректировок может занять определённое количество времени, но в будущем это позволит сэкономить время на ручной переделке документа по каждому принятому сотруднику.

Материал подготовлен на основе вебинара Марии Финатовой «Оптимизация и автоматизация кадровых процессов и процедур в компании. Пошаговый алгоритм».

Оптимизация кадровых документов и процессов позволит:

• автоматизировать технические функции;
• сократить расходы на персонал и не только на персонал;
• нормировать труд кадровых специалистов;
• увеличить эффективность бизнес-процессов;
• исключить ошибки из-за человеческого фактора.

Что важно знать при оптимизации кадровых документов 

Обязательные и необязательные документы

Чтобы начать оптимизацию, важно для себя определить следующее: какие документы и процессы являются обязательными по закону. 

Обязательные документы — это те, что определены нормами действующего законодательства. К их содержанию и форме выработаны конкретные требования. Обязательных документов множество, в их числе:

• правила внутреннего трудового распорядка (ст. 189, 190 ТК РФ);
• график отпусков (ст. 123 ТК РФ);
• трудовой договор (ст. 57 ТК РФ);
• приказ о расторжении/прекращении трудового договора (ст. 84.1 ТК РФ);
• политика о защите персональных данных (ст. 18.1 Федерального закона № 152 от 27.07.2006) и пр.

Необязательные документы — те, которые когда-то были обязательными, но со временем перестали быть таковыми. При этом работодатели продолжают оформлять их, потому что «так исторически сложилось». Сюда можно отнести служебное задание, командировочное удостоверение, положения об отпусках, установлении испытательного срока и пр. К необязательным относятся формы, которые никогда не были обязательными, но организациям удобно их вести и этот порядок закреплен в локальных нормативных актах.

Проанализируйте, какие документы вы оформляете по каждой процедуре: прием, перевод, увольнение, предоставление отпуска, аттестация работников — с учетом не только требований законодательства, но и защиты работодателя от трудовых споров.

Определите, какие документы вы ведете только на бумажных носителях, а какие еще и в электронном виде.

• Совет. Составьте перечень документов. Напротив каждого документа укажите, какой нормативный акт регулирует работу с ним. Когда таблица будет готова, вы увидите, от каких пунктов можно отказаться.

Оптимизация содержания документа

Документ должен учитывать потребности работодателя, защищать компанию юридически и иметь набор необходимых реквизитов, для того чтобы иметь юридическую силу.

Пример. Штатное расписание. Можно использовать унифицированную форму –Т-3, а можно собственно разработанную организацией. Требования, что должно входить в штатное расписание, как его утверждать и вести, законодательно не установлены ни одним нормативным правовым актом. Единственный документ, который дает ссылку на штатное расписание — это Трудовой кодекс РФ. Согласно ст. 57  при указании в трудовом договоре трудовой функции работника название должности должно соответствовать должности, указанной в штатном расписании.

То есть все должности, прописанные в трудовых договорах работников, должны быть учтены в штатном расписании. Иных требований к форме нет. Работодатель сам включает в нее необходимые ему графы.

Безусловно, есть требования законодательства о недопущении дискриминации по оплате труда и прочие условия, но это не имеет никакого отношения к оптимизации содержания документа, несмотря на то, что они также должны соблюдаться работодателем.  

В информационных системах, которыми мы пользуемся, как правило, уже зашиты унифицированные формы. Чтобы их поменять, работодатель обращается в сопровождающую компанию. На начальном этапе это временные и финансовые затраты, но в будущем они позволят экономить время на ручной переделке документа по каждому принятому сотруднику.

Если компания разработала собственную форму, ее надо ввести приказом по основной деятельности.

Специалист по кадрам Татьяна Козинец: «Перевод документов и кадровых процессов в компьютерную программу — это огромная помощь. Еще недавно я вручную считала, сколько дней отпуска положено каждому сотруднику, сколько неотгулянных дней осталось у увольняющихся. Сейчас за меня все считает программа. Это значительная и значимая для меня экономия времени. Гораздо быстрее и проще работать не только с отпусками. Легче готовить документы по любому событию, а у нас в работе их множество: прием, увольнение, перевод, совмещение и пр.».

Корректировка формы и смена формата

Реквизиты, обязательные для каждой формы, указаны в ст. 9 Федерального закона № 402 «О бухгалтерском учете». К ним относятся название, дата создания, номер, автор документа, суть и на кого он распространяется, условия о том, что этот документ должен быть доведен до сведения этих людей с проставлением даты и подписи на документе. Эти реквизиты придают документам юридическую силу.

Несмотря на активное распространение электронного документооборота, работодатели продолжают вести большинство документов на бумаге. Проанализируйте, какие из документов можно перевести в электронный формат, чтобы сотрудники подписывали их электронной подписью.

Как упростить кадровые процедуры

Цель — сделать процессы эффективными. Для этого необходимо понять, как создается документ. Основные этапы: 

• подготовка проекта документа;
• проверка документа;
• согласование документа;
• утверждение документа;
• регистрация документа;
• срок, в течение которого создается этот документ.

Этот порядок общий, детали зависят от типа документа и принятого в организации документооборота. 

После создания проекта юридическая служба проверяет его на соответствие требованиям законодательства, наличие обязательных реквизитов и пр. Затем документ направляется на согласование. Согласующих сотрудников может быть два, а может быть пять. И срок согласования документа также может варьироваться от пары часов до полугода. Кроме того, в компании могут быть дополнительные внутренние регламенты, которые увеличивают жизненный цикл документа. Можно сократить некоторые процессы, тем самым сэкономив ресурсы.

Проанализируйте процедуры, которые вы выполняете по каждому кадровому событию, сопоставьте с требованиями законодательства. Например, при работе с отпусками можно исключить этап создания приказа об отпуске. Функцию уведомления выполнит этап ознакомления сотрудника с графиком отпусков.

Подробные примеры того, как можно упростить оформление отпусков и прием на работу, вы найдете в конце статьи.

Как организовать электронный документооборот

Это еще один способ упростить работу кадровой службы. Переход на электронный документооборот — это уход от значительных трудозатрат и возможность работать дистанционно.

Порядок ЭДО предусмотрен статьями 22.1- 22.3 ТК РФ с 22 ноября 2021 года. Электронный документооборот в сфере трудовых отношений — это создание, подписание, использование и хранение работодателем, работником или лицом, поступающим на работу, документов, связанных с работой, оформленных в электронном виде без дублирования на бумажном носителе, за исключением случаев, предусмотренных нормами действующего законодательства.

Электронный документооборот можно ввести при соблюдении условий:

1. У работодателя оформлены ЛНА по переходу на электронный документооборот.
2. Работодатель уведомляет работников / лиц, принимаемых на работу, о переходе на электронный документооборот.
3. Информационная система работодателя адаптирована под электронный документооборот либо он использует цифровую платформу «Работа в России».
4. Работодатель в состоянии обеспечить сохранность электронных документов.
5. Работодатель готов тратить средства, чтобы:

• содержать и обеспечивать работоспособность информационной системы,
• хранить электронные документы,
• обеспечить сотрудников электронными подписями.

При электронном документообороте необходимо учесть, какие требования установлены по каждому типу документации:

• Наличие требований к оформлению документа исключительно на бумажном носителе.

ВАЖНО! Законодательно запрещено оформлять в виде электронных документов:

• трудовые книжки и формируемые в соответствии с трудовым законодательством в электронном виде сведения о трудовой деятельности работников,
• акты о несчастном случае на производстве по установленной форме,
• приказы (распоряжения) об увольнении работника,
• документы, подтверждающие прохождение работником инструктажей по охране труда, в том числе лично им подписываемые.

• Выбор документов, которые можно перевести в электронный формат.
• Проставление обязательных видов электронных цифровых подписей.

При переходе следует различать два понятия:

1. Электронный документ — это документированная информация в электронном виде, которую можно передать через информационно-телекоммуникационные сети и прочитать с компьютера или мобильного устройства. То есть это документ, который существует только в электронном виде. Его надо подписать электронной подписью, но необязательно распечатывать.
2. Электронный образ документа — это документ на бумажном носителе, преобразованный в электронную форму путем сканирования или фотографирования с сохранением его реквизитов. Например, приказ. Этот документ подписывается, сканируется, скан направляется работнику, работник его распечатывает, расписывается на нем и направляет работодателю.
3. Электронная подпись — это информация, которая позволяет идентифицировать человека, поставившего ее. Существует несколько видов электронных подписей: усиленная и простая. Усиленная делится на два подвида: квалифицированная и неквалифицированная.

Подробнее о всех этапах перехода на кадровый ЭДО мы рассказывали в статье «Как вести электронный кадровый документооборот»

Некоторые кадровые документы, согласно ст. 22.3. ТК РФ, должны быть подписаны определенными видами электронных подписей. Это зависит от той информационной системы, которая используется работодателем: своя собственная или цифровая платформа «Работа в России».

Требования по видам подписей установлены для трудового договора, договора о материальной ответственности, ученического договора, договора на получение образования без отрыва или с отрывом от работы, заявления об увольнении, отзыва заявления об увольнении, приказа (распоряжения) о применении дисциплинарного взыскания и др.

В отношении остальных документов, для которых нет требований по виду электронной подписи, и документов, не обязательных по закону, работодатель вправе использовать любой вид подписи.

Таким образом, используя оптимизацию кадровых документов и кадровых процедур, в том числе применяя ЭДО, вы сами можете определить объем кадровых процессов и документов, которые можно сократить, упростить или перевести в электронный формат. Когда вы выбрасываете лишние звенья, снижаются трудозатраты, при этом самое нужное остается.

Оптимизация и функциональные требования к ЭДО

Главным этапом оптимизации обмена документами является переход на электронный документооборот (ЭДО). Для этого необходимо заключить договор на передачу информации по телекоммуникационным каналам связи с оператором ЭДО, который должен входить в реестр доверенных операторов ФНС. Оператор документооборота – это компания, которая обеспечивает сервис по технологическому обмену документами.

Все электронные документы получают юридическую силу после их подписания электронной подписью (ЭП). Подпись фиксирует информацию, которая была в документе на момент подписания, тем самым подтверждая её неизменность.

С 01.01.2022 согласно Закону № 63-ФЗ «Об электронной подписи» директор (руководитель) компании, ИП и частные нотариусы получают подпись в ФНС. Ознакомиться с порядком получения ЭП можно на официальном сайте налоговой. Более подробный разбор, как получить подпись в ФНС — в нашей статье. Сотрудники компании и сотрудники ИП получают подпись в аккредитованном удостоверяющем центре.

В УЦ «Калуга-Астрал» выдают подпись для сотрудников ЮЛ/ИП за один рабочий день. ЭП обладает максимальной защитой, обеспечивает целостность передаваемой информации и подтверждает идентификацию обладателя. После получения ЭП можно сразу подписывать документацию и отправлять получателям, не переживая за безопасность и юридическую значимость.

Более подробно об электронной подписи, её получении для руководителей и сотрудников, работе в сервисах и другие нововведения 2022 года по ЭП можно узнать из нашей статьи.

Функциональные требования к системе документооборота (СЭД) утверждены Приказом Росархива от 15 июня 2020 г. № 69. Система документооборота обязана иметь инструменты для работы с электронными документами и другие опции для выполнения всех задач, поставленных пользователем (с точки зрения функциональности и технологического исполнения).

При выборе СЭД необходимо обращать внимание на следующие пункты:

• понятный интерфейс;
• скорость и надёжность обмена;
• возможность подписания ЭП;
• возможность распределения файлов по группам;
• поиск;
• настройка прав доступа;
• мониторинг прохождения документа по этапам;
• высокоуровневая защита данных;
• архивное хранение.

Также для некоторых компаний важны интеграция с учётными системами, а для организаций непрерывного цикла работы — уровень техподдержки.

Оператор ЭДО АО «Калуга Астрал» предлагает «Астрал.ЭДО» — онлайн-сервис, который позволяет быстро оформлять документы и передавать их в один клик. При обнаружении ошибок система подскажет, как их исправить. Вся информация автоматически и структурировано сохраняется в архив, что позволяет в любой момент легко найти и посмотреть необходимую документацию. Сервис «1С-ЭДО» можно использовать в привычном интерфейсе 1С. Круглосуточная служба поддержки поможет клиентам на всех этапах обслуживания: от запуска системы и подключения контрагентов до обмена документами и отправки отчётов в государственные органы.

Документооборот организации без бумаги

В 2022 году цены на бумагу для печати увеличились в три раза, что сделало проблему экономии бумаги особенно актуальной.

Для наглядности основных преимуществ безбумажного документооборота можно сравнить оба вида:

Как оптимизировать документооборот с помощью СЭД

Сначала нужно подключиться к сервису ЭДО, затем пригласить контрагентов для обмена в системе; автоматизировать основные рабочие процессы и перевести в электронный вид востребованные документы.

Для этого рекомендуем следующие шаги:

1. назначить ответственных работников за внедрение ЭДО;
2. подсчитать, какое количество сотрудников будет подписывать документы;
3. определить, какие документы будут переводиться в электронный вид;
4. продумать организацию оптимизации и план перехода;
5. выбрать оператора ЭДО с учётом необходимых требований;
6. прописать правила создания, получения и хранения электронных документов;
7. после подключения и настройки сервиса — протестировать;
8. обучить сотрудников работе с ЭДО;
9. обеспечить КЭП всех сотрудников, которые будут подписывать документы;
10. рганизовать электронный архив;
11. подключить контрагентов для обмена.

После запуска СЭД можно отметить первые результаты. Изменения снизят нагрузку на бухгалтерию, количество возвратов неверно оформленных документов сократится, ускорится денежное движен

Как оптимизировать кадровую работу

Для повышения показателей и снижения нагрузки на кадры можно внедрить кадровый электронный документооборот (КЭДО). При грамотном использовании это поможет оптимизировать кадровую работу, избежать ошибок в документообороте компании, что снижает штрафные санкции контролирующих органов.

КЭДО можно вести с помощью программных сервисов, приобретённых у стороннего разработчика. Например, можно использовать облачный сервис iКЭДО, с помощью которого внедряется полный процесс электронного кадрового документооборота: от выпуска электронной подписи сотрудникам до хранения электронных документов.

«Астрал iКЭДО» — облачный сервис кадрового делопроизводства. В системе iКЭДО функционирует дистанционный выпуск ЭП для сотрудников, что упрощает процесс получения. Сотрудники смогут быстро и безошибочно оформлять документы, передавать их в один клик и отслеживать статус продвижения.

Что важно знать при оптимизации кадровых документов

При оптимизации важно определить, какие документы и процессы являются обязательными по закону и трудовому кодексу. К ним относят: правила внутреннего трудового распорядка (ст. 189, 190 ТК РФ), трудовой договор (ст. 57 ТК РФ), политика о защите персональных данных (ст. 18.1 Федерального закона № 152 от 27.07.2006), график отпусков и другие.

К необязательным документам можно отнести служебное задание, командировочное удостоверение, положения об отпусках, установлении испытательного срока и прочие.

Для оптимизации кадровых документов необходимо проанализировать, какие из документов можно перевести в электронный формат, чтобы сотрудники подписывали их электронной подписью.

Сроки хранения у электронных кадровых документов такие же, как у бумажных. Например, трудовые договоры, приказы о приёме, переводе, увольнении нужно хранить 50 лет, а приказы о замечаниях и выговорах — 3 года.

Оптимизация содержания документа

Документ должен защищать компанию юридически и иметь для этого набор необходимых реквизитов. В процессе оптимизации содержания документа нужно соблюдать баланс: упрощение процедуры ведения кадрового документооборота и соблюдение требований трудового законодательства.

Например, типовая унифицированная форма Т-1 приказа о приёме на работу содержит много пунктов, которые не каждый работодатель готов вносить в приказ (как пример, условия испытательного срока). Согласно ст.68 ТК РФ, приказ должен соответствовать условиям трудового договора. Важно, чтобы не было разночтений, а пункты приказа работодатель может регулировать сам.

В системе ЭДО имеются унифицированные готовые формы. Для внесения изменений в формы необходимо обратиться в компанию вашего оператора ЭДО. Внесение корректировок может занять определённое количество времени, но в будущем это позволит сэкономить время на ручной переделке документа по каждому принятому сотруднику.

18 Ноября 2021

Оптимизация документооборота

Оптимизация документооборота в организации – один из скрытых резервов, использование которого может существенно повысить эффективность работы компании. Перед тем, как вносить изменения в устоявшийся порядок делопроизводства, следует проанализировать его основные показатели:

Для автоматизации документооборота необходим анализ этих и других данных за длительный период. Он позволит выявить проблемные процессы, основной из которых – необходимость согласования даже малозначительных документов несколькими руководителями и ответственными лицами.

Оптимизация процессов документооборота

Ключевая задача при оптимизации документооборота в организации – постепенный отказ от бумажных материалов и переход к цифровому делопроизводству. Использование электронных документов позволит:

Оптимизация процесса документооборота путём цифровизации – эффективный способ сократить сроки согласования на 50-70%.

Основные трудности при автоматизации документооборота

Переход к электронному делопроизводству требует решения нескольких задач. Основная из них — приобретение компьютерной техники и специализированных программных продуктов. Для оптимизации документооборота в организации нужно не только установить технику, но и научить сотрудников эффективно её использовать. Обучение потребует временных и финансовых затрат, но на длительной дистанции позволит заметно улучшить финансовые показатели юридического лица.