От личной эффективности к эффективности компании это в менеджменте

«Лучших результатов добивается не обязательно тот, у кого самая умная голова, а скорее тот, кто лучше всех умеет координировать работу своих умных и талантливых коллег».
Уильям Джонс

Данная тема требует дать определение тому, что такое «эффективность». Итак, эффективность – продуктивность использования ресурсов в достижении какой-либо цели.

В этой статье нас будут волновать два вида ресурсов – ресурс непосредственно личности руководителя и ресурс, который ему дает компания в силу должности, – его подчиненные.

Долгое время для компаний основным фундаментом успешности были руководители с очень высоким личностным ресурсом, т.е. те, про которых принято говорить «на нем все держится». Руководители-лидеры, которые знают правильный путь, цели и корректирует ведомых, если они сбиваются с пути. Это простой уровень лидерства, для его реализации может быть достаточно наличие у лидера большего контроля над человеческими ресурсами, чем у остальных. Такой руководитель знает, что он самый умный и опытный, может принять решение, взять на себя ответственность. Всем остальным при таком руководителе условно удобно, они паразитируют на его энергии. Такой стиль взаимодействия становится настолько привычным, что зачастую этого паразитирования не осознают ни сотрудники, ни сам лидер. Всем хорошо, и возможностей от другого типа лидерства сотрудники не видят и не знают. С таким лидером удобно исполнителям, людям с реактивным поведением и тем, кто не верит в свои силы. Таким образом, получаем ситуацию, при которой лидер смелый, решительный, умный, но движения энергии нет: один паровоз толкает в гору все вагоны, вагоны без топлива, а в паровозе оно рано или поздно закончится!

Для такого руководителя поддержание эффективности это во многом вопрос за счет чего и как пополнять свой личный энергетический потенциал, чтобы его хватило на все проблемы и задачи! И основными инструментами для сохранения и восстановления этого ресурса были и остаются такие темы как: тайм-менеджмент, умение принимать решения, эффективный контроль, методы восстановления сил и релаксации, методы развития и поддержания своего статуса, работа с личной харизмой.
Т.е. мы сталкиваемся с довольно замкнутой системой расхода и пополнения энергии. С системой, в которой если вовремя не заметить «синдром выгорания», продуктивность личного ресурса начнет резко падать.

На помощь таким руководителям пришла сама реальность, т.е. современные тенденции развития бизнеса. Компании эволюционируют и приходят к пониманию, что такой уровень лидерства не достаточный, что одна сильная личность, это риск и тупик, нужны команды заинтересованных в успехе бизнеса людей. Компании начинают говорить про инновации, банки идей, роль каждого отдельного сотрудника в успешности бизнеса, про поиск каналов, которые сделают компанию отличной от других. Но кто будет поддерживать такую систему? И вот тут возникает потребность в лидерах следующего уровня. В лидерстве, которое нацелено на признание потенциала людей, которое создает условия для развития, путем коммуникаций руководителя и подчиненных с демонстрацией отношения к каждому сотруднику как ценному и уникальному. Такой лидер дает право на ошибку, мотивирует к самораскрытию и самореализации, разрешает идти рядом, опередить и даже стать лучше! Задача такого руководителя увести сотрудника от состояния, которое характерно при первом уровне лидерства и которое можно обозначить словами «а мне это надо» и превратить сотрудника в лидера. Однако такой тип лидерства предъявляет очень серьезные требования к личности: высокая чувствительность и в то же время устойчивость к изменениям, самодостаточность, открытость, мудрость и многое другое. А самая главная проблема — непривычный имидж, противоречащий устойчивым представлениям о сильном лидере.

Перевод подобной идеи лидерства в разряд систем управления, где управленческая эффективность – это умение добиться максимальной эффективности от каждого сотрудника организации требует от руководителей больших вложений в свой управленческий инструментарий, но тем самым позволяет им создать систему, в которой есть энергия творчества, инициативы и ответственности, параллельно способствуя работе лидеров над своей личной эффективностью, но уже с других позиций. У лидеров тоже появляется возможность открывать в себе новые таланты и качества.

Вот несколько рекомендаций, помогающих руководителям перейти на этот новый уровень лидерства.

1. Научитесь быть гибкими.

Часто личности с высоким лидерским потенциалом имеют жестко сформированное представление о правильных бизнес процессах, успешности, интеллектуальных показателях людей, о том какими должны быть качественные сотрудники и т.д. Это мешает им быть более адаптивными к быстро меняющейся ситуации, оперативно реагировать на изменения, эффективно использовать различные стили руководства, замечать сильные стороны отдельно взятых сотрудников. Развить гибкость помогает в первую очередь осознание, какие преимущества дает эта самая гибкость, расширение кругозора по вопросам методов ведения бизнеса, изучение типологии людей, изучение стилей лидерства и различных подходов во взаимодействии с подчиненными, а главное готовность беспрерывно обучаться и выходить за пределы сформированной парадигмы видения реальности.

2. Превратитесь в исследователя потенциала своих сотрудников.

Как только мы даем определение качествам окружающих нас людей, мы перестаем замечать палитру их возможностей. Руководители, которые сконцентрированы на своих идеях, часто не имеют желания уделять время наблюдению за своими сотрудниками. Под наблюдением имеется в виду анализ потенциала личности в различных рабочих ситуациях. Для того чтобы это стало возможным, руководителям необходимо чаще делегировать задачи, ставить на реализацию разноплановые проекты, в которых есть новый круг коммуникаций, более серьезный уровень ответственности, запрос на развитие новых навыков. Конечно же, при таком подходе не достаточно одного наблюдения. Чтобы понять, на что способен сотрудник, важно общаться с ним, задавать вопросы на предмет, что получается легко, что вызывает сложности и почему, параллельно обеспечивая сотрудника эмоциональной и информационной поддержкой. Не удивляйтесь, если неожиданно вы измените свое мнение об уме и талантах сотрудника на 180 градусов и найдете в нем замечательного партнера для реализации ваших планов.

3. Развивайте эмоциональную компетентность.

Предыдущую рекомендацию сложно выполнять без наличия личной зрелости, которая во много формируется за счет развития в себе эмоционального интеллекта. Управление своим состоянием, способность не подвергать себя стрессам, концентрироваться на конструктивных эмоциях, способствует тому, что повышается работоспособность и появляется желание изучать мотивы и потребности своих подчиненных, управлять их мотивацией и наполнять работу смыслом. Эмоциональное лидерство окрыляет людей, они начинают светиться изнутри, включать все свои ранее скрытые творческие ресурсы, делиться идеями с руководителем. Способы развития эмоционального интеллекта могут быть самыми разными: от посещения тренинга, на котором будут предложены разнообразные ситуации, провоцирующие выбор соответствующей эмоции и действия с последующим разбором и обсуждением, до банального «выхода к людям» на рабочем месте. Т.е. от руководителя требуется регулярно включаться в процесс общения и наблюдать за своими реакциями. Отбрасывать те, которые ведут к снижению эмоционального фона и усталости, и выбирать те, которые способствуют позитиву, удовлетворенности, сохранению уравновешенности и работоспособности.

4. Работайте над качеством своих коммуникаций.

Грамотные коммуникации это огромная доля управленческой эффективности. Четкость в постановке задач, эмоциональная обрисовка видения перспективы, сохранение партнерской интонации в общении, проведение результативных совещаний, грамотная обратная связь подчиненным, эти и другие навыки закладывают основу успешной работы в команде, приводят к тому, что подразделение функционирует как единый слаженный механизм, где каждый понимает зону своей ответственности и знает, чем он может быть полезен. Отлично развивают качество коммуникация тренинги по различным темам («Коммуникативная компетентность руководителя», «Эффективное проведение совещаний», «Развивающая обратная связь» и др.), потому что именно в них есть возможность узнать технологию того или иного коммуникативного инструмента и отработать ее в безопасной обстановке при этом получив обратную связь от тренера и от группы. Конечно, развитие на рабочем месте никто не отменял, но это метод «проб и ошибок», который иногда оставляет негативное впечатление у подчиненных.

5. Формируйте в себе навыки коуча.

Навык, который возможно развивать при условии изменения отношения к окружающим людям, потому что основной постулат руководителя, который работает в коучинговом формате – это вера в то, что у всех есть ресурсы и возможности, чтобы самостоятельно решать проблемы, находить ответы на вопросы и развиваться. В связи с этим, инструменты, которыми пользуется руководитель, направлены на актуализацию мышления его подчиненных, поиск альтернатив и возможностей. Коуч-позиция руководителя, которую можно обозначить принципами, сформулированными Милтоном Эриксоном («с человеком все в порядке», «человек располагает всеми необходимыми ресурсами для решения его задач», «человек всегда делает наилучший выбор при данных обстоятельствах», «намерения его всегда позитивны», «человек обучается легко и изменения неизбежны»), уже сама по себе через вербальные и невербальные сообщения внушает людям веру в себя и желание «раскрываться». Для изучения инструментов коучинга есть много увлекательной литературы и сертифицированные программы. Главное захотеть шагнуть на этот путь взаимного признания и поддержки!

Есина Юлия, тренер-консультант Ассоциации Бизнес Мастерства

6 причин снижения эффективности сотрудников

Очень важно не ошибиться в выборе средств воздействия на подчиненных. В противном случае это повлечет за собой следующие проблемы:

• репутационные потери на фоне снижения конкурентоспособности и качества предлагаемого к продаже продукта;
• отсутствие интереса со стороны опытных сотрудников и высококвалифицированных специалистов к развитию производства;
• убытки;
• риск банкротства.

С точки зрения менеджмента, низкая эффективность управления наемными работниками обусловлена следующими причинами:

Основные методы и примеры повышения эффективности сотрудников компании

О чем должен в первую очередь думать руководитель, стремящийся повысить эффективность своего предприятия?

1. О грамотной постановке целей для структурных подразделений и сотрудников.

Цели конкретные. Сроки реальные. Цифры, соответствующие текущему состоянию дел. Простые и понятные критерии оценки эффективности работы сотрудников.

Работник должен быть в курсе поставленных задач и понимать пути их достижения.

2. О профессионализме.

На одном энтузиазме и трудолюбии далеко не уедешь. Сотрудники должны быть хорошо обучены.

Схема обучения разрабатывается поэтапно.

• Первичный (вводный) инструктаж. Новый сотрудник получает детальную информацию о предстоящей работе и особенностях производственного процесса. Хорошо, если этот инструктаж для него будет проведен будущим непосредственным руководителем.
• Изучение должностных инструкций. Для погружения в процесс требуется время. Целесообразно выделить несколько дней на изучение нормативных документов. Неплохо обновить его знания в области маркетинга и освежить информацию о том, как повысить эффективность работы сотрудников в продажах. Порекомендуйте ему специальную литературу. Завершите вводный период небольшим собеседованием.
• Адаптация на рабочем месте в режиме наставничества. Первые дни работы стоит организовать как совместную деятельность нового сотрудника и уже опытного человека. Наставник должен не только успешно выполнять возложенные на него трудовые обязанности, но и обладать способностью доступно рассказывать о них другим людям. Такой подход сгладит сложности адаптационного периода, поможет новичку избежать лишних ошибок.
• Постоянное повышение квалификации. Курсовая подготовка в специальных учебных центрах. Особенно внимательно нужно подойти к выбору обучающей организации. Проанализируйте рынок образовательных услуг и найдите фирму с хорошими отзывами и подходящими для вас программами. Экономить на обучении и тратить деньги на дешевые бессодержательные курсы неразумно.
• Семинары, лекции, конференции, выставки. Используйте любую возможность посетить эти мероприятия лично. Берите с собой сотрудников. Именно здесь они смогут почерпнуть новые идеи.
• Поощряйте стремление к самообразованию. Сформируйте на рабочем месте библиотеку из специальной литературы. Обеспечьте свободный доступ сотрудников к книгам. Чтение поможет обновить знания, изучить новые тенденции на рынках, станет пищей для профессионального общения.

3. О распределении должностных обязанностей

Распределяйте трудовые обязанности равномерно. Не допускайте возможности перекладывания задач одних работников на других. Каждый человек должен использовать рабочее время с максимальной эффективностью.

4. О системе ключевых показателей.

Используйте в управлении сотрудниками систему ключевых параметров эффективности (KPI). Учитывайте влияние на эффективность целевых, проектных и процессных показателей, а также параметров внешней среды.

5. Об информатизации и автоматизация производственных процессов.

Регулярно обновляйте оборудование. Устаревшие технические средства тормозят развитие компании. Вы можете установить программы индивидуального контроля работников. Это поможет вам получить информацию о том, как повысить эффективность работы сотрудников.

6. О приемах мотивации.

Лучше всего мотивирует сотрудников дополнительное материальное вознаграждение – премии и бонусы. Но нематериальные стимулы не менее эффективны. Социальные пакеты, комфортное рабочее место, рейтинговые показатели, корпоративные мероприятия – отличные факторы мотивации. Остановимся на этом пункте подробнее.

Материальные стимулы:

• Деньги. Средство обеспечения наших потребностей. Поэтому, как бы люди ни любили свою работу, трудятся они за деньги. Нельзя ждать от работника хорошей отдачи, если вы не оцениваете по достоинству его усилия. Сотрудник должен чувствовать связь между качеством своей работы и суммой премии или надбавки к окладу.
• Карьера. Один из первоочередных факторов личностного роста. С учетом того, что продвижение по карьерной лестнице предполагает увеличение денежного вознаграждения, мы получаем мотивирующий фактор с двойным эффектом.
• Особые привилегии и бонусы. Приятные сопутствующие эффекты. Работа в компании, обеспечивающей сотрудников корпоративной сотовой связью, компенсирующей стоимость проезда – привлекательные элементы мотивации.

Символические стимулы:

• Участие в общем успехе. Понимание того, что от твоего вклада в работу что-то зависит, существенно влияет на заинтересованность сотрудника и степень его лояльности.
• Осознание себя частью команды. Рабочий коллектив – вторая семья. Общая цель, общие проблемы, общие достижения. В такой ситуации неэффективным может быть только очень равнодушный человек.
• Благодарность. Простое «спасибо» коллег или руководителя может стать мощным фактором мотивации. Так что не забывайте хвалить своих сотрудников. Замечайте их усердие и трудолюбие.

Разбавить трудовые будни можно творческими мотивационными идеями. Объявить конкурс «Восходящая звезда компании» или «Лидер космических продаж».

К сожалению, работая над тем, как повысить эффективность сотрудников, нужно помнить и об отрицательных формах мотивации. Депремирование, штрафы за опоздания – иногда эти финансовые инструменты способны своевременно взбодрить подчиненного. С одной стороны, работник почувствует контроль, а с другой – увидит свои проблемы и постарается их исправить.

7. О дисциплине.

В выражении «железная дисциплина» нет ничего плохого. Оно вовсе не означает диктаторских замашек руководителя. Просто правила компании должны неукоснительно соблюдать абсолютно все сотрудники. Отсутствие четких правил не только расслабляет работников, но и создает хаос в их головах.

Установите и неукоснительно соблюдайте:

• Четкие временные рамки трудового дня.

Обязательный фиксированный перерыв на обед. Два кратковременных перерыва на отдых в течение смены. Остальное время посвящено работе. Отклонения от графика допустимы только с разрешения руководителя.

• Строгую субординацию.

Существует четкая иерархия отношений. Каждый сотрудник подчиняется только своему руководителю и выполняет его распоряжения. Через головы прыгать нельзя. Выполнять приказы других начальников запрещено.

• Должностные инструкции.

Важнейший документ, регламентирующий деятельность сотрудников. Существуют типовые инструкции для всех категорий работников. Но каждая компания адаптирует их к своим условиям.

• Исполняющие обязанности.

В случае отсутствия руководителя по любой причине его обязанности делегируются другому сотруднику. Все работники должны своевременно знать, кто будет выступать в роли ИО. Это не позволит им расслабиться в отсутствие непосредственного начальника и не скажется отрицательно на производительности труда.

• Дресс-код.

Есть фирмы, где наличие дресс-кода продиктовано спецификой работы. Но, даже если острой необходимости в строгих костюмах нет, деловой стиль одежды на рабочем месте требовать необходимо. Внешний вид должен соответствовать деловой атмосфере. Никто не спорит с тем, что одежде следует быть удобной. Но спортивные штаны, шорты и шлепанцы следует запретить.

Дисциплинарные нормы должны быть систематизированы и доведены до каждого сотрудника. Применять дисциплинарные взыскания следует ко всем без исключений, невзирая на должности, стаж работы и былые заслуги. Если система дает сбой, и то, что ранее было под запретом, разрешается одному человеку, значит, вести себя аналогично можно и всем остальным. Запрет есть запрет. Либо меняйте правила, либо составляйте новые.

8. Об эффективности команды

Новые идеи рождаются быстрее, если в их генерации участвует много людей. При этом эффективные самостоятельные решения членов команды приветствуются.

Попробуйте повысить эффективность работы сотрудников следующими способами:

• Создайте систему корпоративных ценностей. Сформулируйте супер-задачу «Мы – лучший интернет-магазин в России», «Наш сервис – лучший сервис в стране», «Поднимемся на первое место в рейтинге лучших компаний». Чем оригинальнее идея, тем лучше.
• Проводите больше корпоративных мероприятий. Выезды на природу, экскурсии, спортивные соревнования. Они служат отличным средством сплочения. Пусть даже в понедельник часть рабочего времени уйдет на эмоциональный отклик о проведенных вместе выходных. Потерянное время быстро компенсируется за счет повышенной работоспособности.
• Не относитесь к оперативным совещаниям и планеркам легкомысленно. Это время прямого общения с командой. Именно на таких летучках часто рождаются оригинальные идеи. Ведь высказать свою позицию здесь может каждый желающий.
• Используйте потенциал «мозгового штурма». Это мощный инструмент оптимизации процесса производства. Он не только помогает решить сложные производственные задачи, но и объединяет мыслящих людей.

Соблюдая эти несложные правила, вы серьезно повысите эффективность работы коллектива.

Рекомендации по повышению эффективности сотрудников отдела продаж

Программа повышения эффективности работы сотрудников должна содержать следующие позиции:

• Наличие адаптированных к специфике компании инструкций для всех штатных должностей.
• Автоматизированный график учета рабочего времени.
• Регулярные процедуры аттестации работников.
• Система мониторинга эффективности работников.
• Положение о премировании продающих сотрудников.
• Положение о стимулировании успешных сотрудников.
• Введение повышающих коэффициентов к заработной плате пропорционально личному вкладу работников в выполнение плана продаж.
• Положение о депремировании. Материальные взыскания за несоблюдение правил внутреннего распорядка и трудовой дисциплины.

Кроме того, в нормативных документах, регламентирующих деятельность компании, должны быть прописаны важные социальные гарантии:

• сохранение рабочего места в предусмотренных действующим законодательством случаях;
• перспективы карьерного роста;
• гарантированный уровень заработной платы;
• возможность получения поощрений (в том числе нематериальных).

Секреты повышения эффективности сотрудников на удаленке

Новый формат работы в удаленном режиме стал настоящим стрессом для бизнеса. Руководителям пришлось задуматься о том, как сохранить рабочий настрой сотрудников и продолжить повышать эффективность их труда. Людям, которые никогда не практиковали работу на дому, предстояло столкнуться с серьезными сложностями не только технического, но и психологического характера.

Чем дальше находятся люди друг от друга, тем труднее держать под контролем рабочий настрой. Это вызывает необходимость более детальной проработки целей и задач для сотрудников, работающих вне офиса. Неизбежным становится повышение градуса доверия к команде. Острее встает вопрос делегирования части своих полномочий другим людям. При этом система мотивации членов рабочего коллектива не теряет своей значимости.

Среди вызовов удаленной работы на первое место выходят:

• осознанная самодисциплина;
• вопросы координированного взаимодействия с коллегами;
• утрата рабочей идентичности;
• вынужденная социальная изоляция.

Любое новое дело должно возводиться на прочном фундаменте. К базовым этапам возведения эффективной модели удаленной работы относятся:

• Подготовка к работе в новом формате. Решение организационно-технических задач: организация рабочих мест, настройка связи и получение корпоративных доступов.
• Синхронизация действий сотрудников в целом и отдельных команд в частности.
• Выбор вариантов коммуникации: онлайн-встречи, обратная связь.

Роль руководителя в условиях удаленного ведения бизнеса трансформируется. Ему приходится синхронизировать работу и общение персонала, оказывать поддержку сотрудникам, находящимся в социальной изоляции. Меняется баланс доверия. Уменьшаются возможности контроля.

Вопрос о том, как повысить эффективность работников, переходит в новую плоскость.

Рассмотрим подробнее каждый этап строительства модели удаленной работы компании.

1. Подготовительный. Особое внимание на этом этапе заслуживают следующие параметры:

• Рабочее место сотрудника. Необходимо выяснить, может ли он организовать его так, чтобы помех и отвлекающих факторов было как можно меньше. Есть ли возможность работать в изолированной от других членов семьи комнате? Можно ли добиться тишины? Есть ли в личном пользовании стационарный компьютер или ноутбук. Возможно, придется обеспечить сотрудников наушниками, канцелярскими принадлежностями. В особых случаях может возникнуть потребность выдать во временное пользование компьютер и другую оргтехнику.
• Свободный доступ к рабочим ресурсам. Для стабильной работы в условиях удаленки вам потребуется целый список программ и сервисов: удаленный доступ к рабочему компьютеру, подключение к CRM, корпоративная почта и т. д. В большинстве случаев потребуются новые настройки уже имеющихся ресурсов.
• График сеансов связи. При его составлении необходимо будет спланировать три типа встреч: ежедневные видеочаты с командой, периодические индивидуальные собеседования с каждым сотрудником, онлайн-встречи с высшим руководством. 
• Создание рабочей атмосферы в домашних условиях. Это одна из самых непростых задач. Если в ситуации социальной изоляции находитесь не только вы, но и члены вашей семьи, то вам придется установить особые правила поведения на период рабочего времени. Окружающие должны понимать, что вы не можете отвлечься от работы в любой момент, выключив компьютер. Несмотря на то что вы находитесь дома, ваше время посвящено работе, а не домашним хлопотам. В доме должна быть тишина. Особенно сложно руководствоваться этими правилами тем, у кого есть дети. Но при определенных усилиях можно договориться и с ними.
• Командная поддержка сотрудников. Не забывайте сложившихся традиций. Созванивайтесь с коллегами. Уделяйте время не только решению рабочих проблем, но и неформальному общению.
• Организация питания. О бизнес-ланчах на время придется забыть. А вот время приема пищи рекомендуется оставить прежнее. Учтите, что теперь придется готовить еду самостоятельно. Запаситесь продуктами на некоторое время и узнайте контакты хорошей доставки готовой еды.
• Планирование работы. Будьте готовы к тому, что на первых порах добиться эффективной работы сотрудников не удастся. Она, скорее всего, заметно снизится. Для того чтобы вернуться к прежнему состоянию, нужно как можно оперативнее решить задачи переходного периода. Планируйте список ежедневных задач. Распределяйте производственные мероприятия на несколько дней или неделю. Делегируйте часть своих полномочий другим сотрудникам.
• Устранение возникающих проблем. Составьте отдельный от производственных вопросов список. Вносите в него проблемы, которые возникают у вас и ваших коллег в процессе удаленной работы. Сначала он будет довольно большим и постоянно пополняющимся. Но если уделять ежедневно хотя бы 20–30 минут для анализа, то к концу рабочей недели можно его существенно сократить. Нерешаемых проблем не бывает. Самые сложные задачи можно закрыть, создав рабочую группу.

2. Синхронизация работы с командой

Для эффективной работы в режиме удаленки существенно помогут удобные сервисы. Чаще всего выбор падает на Outlook, CRM, TFS, Jira, Trello, Slack. Они позволяют формулировать и прорабатывать задачи, видеть рабочий прогресс. Синхронизация совместной работы исключает многие проблемы:

• сотрудники четко понимают предъявляемые к ним требования и решают поставленные задачи максимально точно;
• вы можете отслеживать занятость сотрудников рабочими делами и не беспокоиться о бесцельной потере рабочего времени.

Михаил Дашкиев о Сергее Азимове

3. Коммуникация с командой

Хорошо организованная коммуникация на удаленке – существенная позиция в ответе на вопрос о том, как повысить эффективность сотрудников. График сеансов связи у вас составлен. Постарайтесь четко его соблюдать. Это поможет стабилизировать обстановку.

Если вы руководите большим коллективом, без помощников не обойтись. Самым удобным вариантом будет работа по подгруппам. В каждой подгруппе должен быть координатор, который получает указания непосредственно от вас.

В процессе индивидуального общения с сотрудниками постарайтесь не только обсудить рабочие вопросы, но и выяснить, какие корпоративные или личные проблемы есть у человека, находящегося на удаленке. Обязательно отметьте плюсы прошедшей рабочей недели. Очень важно, чтобы люди испытывали как можно меньше стресса от нового формата работы.

Отличным форматом постановки задач для команды является методика SMART:

• S — specific — конкретная;
• M — measurable — измеримая;
• A — achievable — достижимая;
• R — resources, relevant — ресурсы, значимая;
• T — time bound — ограниченная по времени.

Важно помнить, что дистанционно информация передается хуже, чем при живом общении. По-другому воспринимаются эмоции, интонации, смысловые ударения. Поэтому лучше излагать ее по следующей схеме: озвучить факт, показать влияние этого факта на что-либо и только затем изложить задачу.

Удаленная работа требует изменения стиля управления командой. Директивный меняется на наставнический. На смену ему приходит поддерживающий. В конечном варианте мы получаем делегирующий стиль.

Итоговая шпаргалка по решению проблем, снижающих эффективность сотрудников

Вы узнаете: 

1. Как оценить эффективность сотрудника
2. Почему важно следить за эффективностью сотрудников
3. Как повысить эффективность сотрудника
4. Как оценить эффективность бизнеса

Как оценить эффективность сотрудника

Опрос Gallup, проведенный в США в 2013 году, показал, что 70% людей регулярно отвлекаются от рабочих задач. Смартфоны, социальные сети, электронные письма и звонки от близких — все это мешает сосредоточиться на выполнении основных обязанностей и приводит к снижению производительности. Измерение этого показателя позволяет оценить квалификацию сотрудника, уровень его заинтересованности и продуктивности.

Установить высокие ожидания

Для получения точных данных о продуктивности недостаточно подсчитать количество созданных или проданных товаров или оказанных услуг. Работник может производить по 100 игрушек в день, но если большинство из них неисправны или плохо продаются, уровень его производительности невысок, а рабочее время и материалы тратятся впустую.

Измеряя продуктивность и обсуждая с сотрудниками их результаты, вы даете им понять, что ожидаете от них большей вовлеченности и стремления к достижению личных целей, которые совпадают с целями компании.

Помимо оценки качества работы отдельных сотрудников, эти измерения могут показать проблемные места самого рабочего процесса. Возможно, уровень эффективности снижен из-за поломок оборудования, неоптимальной организации, недостатка коммуникации или других проблем. Кроме того, оценка производительности позволяет понять, насколько ваш бизнес успешен в достижении целей и задач.

Определить бизнес-цели

Как выглядят краткосрочные и долгосрочные цели вашей компании? Вы хотите увеличить прибыль, эффективность или внедрить инновации? Выйти на новые рынки, найти новых клиентов или повысить их лояльность?

Статистика за 2014 год показывает, что только 40% работников понимают задачи, стоящие перед работодателями, и стратегии, которые используются для их решения. При этом исследования показали, что сотрудники, которые знают, как их производительность влияет на достижение целей компании, чувствуют себя счастливее и, следовательно, работают эффективнее, чем те, кто не видят эту связь.

Выявить движущую силу бизнеса

Прежде чем выбирать конкретные методы повышения производительности, нужно определить критерии эффективности (KPI) — контролируемые показатели, которые отвечают за прибыль и репутацию организации и непосредственно связаны с целями вашего бизнеса.

Выбрать подходящий метод

Большинство работников выполняет несколько задач с разной степенью измеримости. При определении прибыльности действий конкретного сотрудника следует учитывать такие факторы, как затраты на сверхурочную работу, ежегодные показатели текучки кадров и общую степень удовлетворенности работой.

Пробуйте разные методы, чтобы понять, какой из них дает более показательный результат с учетом особенностей и целей вашего бизнеса.

Вот семь популярных методов оценки эффективности сотрудников:

Метод 1: Достижение целей

В рамках этого метода предполагается оценить, как деятельность конкретного работника способствует достижению целей компании. Для этого необходимо поставить перед сотрудниками четкие индивидуальные задачи, а также предоставить все инструменты и данные, необходимые для их решения.

• Например, если вы хотите повысить показатель удержания клиентов на 25% в течение следующего года, нужно организовать обучение и продумать стимулы, которые помогут сотрудникам в достижении этой цели, а затем следить за показателями. Критериями оценки могут быть «снижение количества жалоб клиентов на 20%» и «постоянство в решении проблем клиентов».

Кроме того, руководителям нужно регулярно встречаться с сотрудниками, чтобы обсуждать успехи и совместно решать проблемы в случае их возникновения. Измерение производительности помогает сотрудникам сосредоточиться на своих целях. Анализ итогов года позволяет оценить достигнутый прогресс и поставить новые цели на следующий год.

Метод 2: Количественное измерение

Количественный метод основан на подсчете количества товаров или услуг, которые сотрудник производит или предоставляет за определенный период времени — например, час, день или месяц. Такой подход хорошо работает для малых предприятий, но его можно применять и при управлении крупными коллективами: он достаточно прост и позволяет экономить время.

Для вычисления производительности можно использовать специальное программное обеспечение или электронные таблицы: в них нужно регулярно заносить показатели сотрудника за определенный период, а затем анализировать их в динамике. Можно оценивать как количество произведенных товаров или предоставленных услуг, так и их стоимость.

Кроме того, нужно учитывать то время, которое сотрудники тратят на обучение, ожидание необходимых материалов или ремонт сломанного оборудования, и другие не зависящие от них факторы.

Метод 3: 360-градусная обратная связь

Метод 360 градусов использует обратную связь и комментарии сотрудников для измерения производительности. Он подходит только для тех организаций, где работники много взаимодействуют друг с другом и могут ежедневно оценивать производительность своих коллег, начальников и подчиненных. Каждый из них должен понимать специфику работы оцениваемых сотрудников и знать их обязанности, поэтому этот метод лучше всего работает в небольших отделах или организациях, где постоянно взаимодействуют друг с другом и могут оценить профессиональные и коммуникативные навыки коллег на практике.

Все, от менеджеров до ИТ-специалистов и руководителей, оставляют отзывы о том, как деятельность конкретного сотрудника влияет на общую производительность компании или продуктивность конкретной команды. Чтобы обеспечить точность результатов, нужно обучить сотрудников давать обратную связь, основанную исключительно на профессиональных качествах коллег, а не на личном отношении к ним.

Метод 4: Продуктивность продаж

На результаты работы торгового представителя влияет много факторов, поэтому его производительность сложно измерить. Начните фиксировать различные ее аспекты в течение определенного периода времени. Среди них могут быть:

• Количество продаж за этот период времени 
• Общая сумма продаж в долларах   
• Количество звонков текущим клиентам 
• Количество продаж, сделанных текущим клиентам 
• Количество новых клиентов
• Количество звонков, сделанных потенциальным новым клиентам 
• Расходы на продажу или привлечение новых клиентов 

Каждый сотрудник отдела продаж должен регулярно вносить соответствующие данные в электронную таблицу или специализированную программу.

Прежде чем оценивать эти цифры, установите базовые уровни продаж, которые соответствуют особенностям вашего бизнеса и учитывают общие тенденции рынка. Для этого попробуйте изучить соответствующие показатели успешных компаний, продающих аналогичные товары.

Если расходы торгового представителя на продажу составляют $3 тысячи, а каждая продажа приносит только $5 тысяч, его работа не обеспечивает достаточного уровня прибыли. При этом конечный результат может зависеть от многих факторов. Обратите внимание на то, сколько времени у сотрудников уходит на мероприятия, непосредственно не связанные с продажами — например, на командировки и совещания. Возможно, им не хватает времени на поиск новых клиентов, потому что приходится тратить несколько недель на пересмотр условий с существующими.

Метод 5: Производительность сервиса

Хотя на первый взгляд оценить производительность сервиса сложнее, чем подсчитать количество единиц выпущенной продукции, это все же возможно.

Критерии оценки могут быть основаны на количестве выполненных задач или обслуженных за определенное время клиентов, на скорости предоставления услуги, обратной связи с клиентом или собственной оценке сотрудников и подразделений.

В некоторых компаниях фиксируется количество времени, которое работник службы тратит на каждую задачу. Для оценки работы колл-центров часто используются опросы клиентов в конце разговора.

Для оценки производительности клиентского сервиса используются разные показатели:

• Время ожидания клиента
• Скорость выполнения запроса клиента
• Уровень удержания — процент возвращающихся клиентов
• Время пользования услугами компании 
• Количество возвратов товаров
• Количество жалоб клиентов за определенный период времени 

Какой бы набор критериев вы ни выбрали, сначала оцените базовый уровень — лучший уровень сервиса, который может обеспечить компания в текущих условиях — и сравните с ним производительность сотрудников.

Решите, какие характеристики сервиса — качество, скорость, вежливость, экономическая эффективность или их комбинация — являются приоритетными для вашего бизнеса. Изучите проблемы, которые могут мешать работникам компании достигать нужных показателей. Подумайте, что вы можете сделать для улучшения ситуации — например, нанять больше сотрудников или починить неисправное оборудование. Каждые 6-12 месяцев корректируйте уровень требований в соответствии с текущим состоянием рынка и условиями труда.

Метод 6: Тайм-менеджмент

В данном случае сотрудникам необходимо указывать, сколько времени уходит на выполнение рабочих задач, и анализировать, сколько занимают отдых, болезни, не связанные с работой разговоры и другие отвлекающие факторы. Этот метод помогает сократить потерю времени, но чем больше становится бизнес, тем сложнее уследить за показателями отдельных сотрудников.

Существуют специальные программы, которые помогают подсчитать, сколько времени в день сотрудники тратят на продуктивную работу. Они мотивируют сотрудников работать, не отвлекаясь, и выпускают отчеты о том, сколько времени потребовалось на решение конкретной задачи. Вот эти программы:

• iDoneThis — программное обеспечение, которое отправляет электронное письмо сотруднику в конце каждого рабочего дня. В ответ работник отправляет электронное письмо со списком выполненных задач. На следующее утро каждый участник команды получает список коллективных достижений. Производительность каждого человека отслеживается публично, что усиливает его ответственность и помогает равномерно распределять время выполнения проекта.
• Knowledge Sync — еще одна программа для измерения производительности. Когда показатели пользователя выходят за установленные рамки, система отправляет ему предупреждение. Причиной могут быть жалобы клиентов, просроченные платежи или отклонение от расписания.
• TimeCorder — это портативное устройство для учета количества времени, которое сотрудник тратит на выполнение определенной задачи. Система анализирует данные за несколько недель и отправляет их руководству.

Метод 7: Оценка прибыли

Эффективный инструмент для измерения продуктивности команды, который используют многие малые и средние предприятия. В данном случае никто не следит за распределением рабочего времени сотрудников — вместо этого оценивается результат. Метод не ограничивает свободу сотрудников и не отвлекает руководство. Как говорит бизнес-консультант Роджер Брайан из RCBryan & Associates: «Следите за деньгами, и все станет на свои места».

Основатель бухгалтерской фирмы DeepSky Майкл Сю согласен с ним. «Для нас важны результаты и добавленная стоимость, — объясняет он. — На их основе вычисляется коэффициент эффективности команды. Он показывает, какую валовую прибыль компания получает за каждый доллар, потраченный на зарплату сотрудников. Мы не следим за тем, как сотрудники строят свой рабочий день — гораздо важнее результат их труда».

Метод 8: Качество выполнения задач

Предприниматель Дорин Блох из Poshly Inc. считает, что в современном мире личная и профессиональная жизнь все больше смешиваются, поэтому предпочитает оценивать продуктивность по качеству, а не по количеству времени, проведенного в офисе. Она разбивает проекты на отдельные задачи и распределяет их с учетом особенностей сотрудников.

Меган Берри, основатель стартапа LiftFive, согласна с тем, что лучшие показатели эффективности сотрудников — это результаты их труда, а не то, как они строят свой рабочий день.

Существуют специальные программные инструменты для повышения производительности.

• Producteev и Atlassian помогают менеджерам следить за ходом проекта;
• В Asana и Basecamp можно разбивать цели на несколько индивидуальных и групповых задач и подсчитывать время, которое уходит у конкретного сотрудника на их выполнение.

Почему важно следить за эффективностью сотрудников

Повышение эффективности сотрудников — одна из основных задач любого руководителя или владельца бизнеса. При правильной организации труда можно извлечь максимум пользы из привычных условий. Продуктивная работа позволяет улучшить бизнес-результаты и снизить затраты.

Менеджеры знают, как сложно бывает повысить продуктивность команды. У каждого сотрудника свои взгляды и особенности темперамента, поэтому этот процесс редко проходит без столкновений и недопонимания. При этом результат стоит затраченных усилий: эффективная команда дает бизнесу массу преимуществ.

• Увеличение прибыли

Когда ваши сотрудники работают эффективно, ваши эксплуатационные расходы уменьшаются, стоимость производства товаров или услуг снижается, а доходы растут.

• Улучшение рабочей обстановки

Когда у сотрудников низкая продуктивность, обстановка в офисе становится гнетущей. В результате работники могу начать обновлять свои резюме в поисках более интересных предложений. Мотивированные сотрудники, которые эффективно выполняют свою работу, создают вокруг себя позитивную рабочую атмосферу.

• Создание тренда внутри команды

Увлеченные работники не только создают благоприятную обстановку на работе, но и задают тон коллегам. Если ваши сотрудники работают эффективно, остальные невольно стараются им соответствовать. Если в такой коллектив придут новые люди, руководителю даже не придется говорить о стандартах производительности — коллеги станут для них лучшим примером для подражания.

• Профессиональный рост сотрудников

Мышцы растут, когда человек растягивает их до предела, вызывая распад мышечного белка. Это запускает процесс его синтеза, в результате которого поврежденные волокна заменяются вновь образованными нитями.

Профессиональный рост устроен похожим образом. Когда ваши сотрудники работают эффективно, они действуют на пределе своих возможностей и получают новые навыки, которые делают их более квалифицированными и опытными.

• Увеличение вовлеченности

Фото: Unsplash

Как повысить эффективность сотрудника

Как работает ваша команда? Тратят ли они время впустую? Используют ли имеющиеся ресурсы полностью? Выбирают ли кратчайший путь для достижения желаемого эффекта? Все эти вопросы помогают оценить эффективность конкретного коллектива.

1. Настройте регулярную обратную связь

Важный момент для любого растущего бизнеса. Нужно настроить рабочий процесс в компании таким образом, чтобы работу каждого сотрудника можно было оценить с помощью обратной связи. Не получая ее, сотрудники могут так и не узнать о своей неэффективности, а значит, не начнут менять эту ситуацию.

Крупные компании настолько успешны, потому что они постоянно ищут новые способы стать еще лучше. Процесс их постоянного совершенствования основан на отзывах клиентов, поставщиков, сотрудников и так далее.

2. Создавайте стимулы для сотрудников

Еще один способ повысить эффективность команды. Многочисленные исследования, проведенные в разных странах, показали, что поощрения помогают работникам почувствовать себя более значимыми.

Это, в свою очередь, помогает повысить вовлеченность сотрудников — еще один фактор, влияющий на эффективность. Создавая позитивные стимулы, вы мотивируете людей работать лучше.

Первый вариант поощрения, который приходит на ум, — это повышение зарплаты или какой-то финансовый бонус. Тем не менее, любой топ-менеджер подтвердит, что стимулы не исчерпываются деньгами. Вот что можно сделать, чтобы члены вашей команды чувствовали свою ценность и работали с максимальной отдачей:

• Предложить дополнительные оплачиваемые отпуска по болезни или дни отпуска.
• Пойти вместе на обед.
• Разрешить опаздывать в понедельник утром (в течение некоторого времени).
• Похвалить сотрудника во время разговора с начальником или отправить благодарственное письмо по электронной почте, поставив в копию босса.
• Объявить о достижениях публично.
• Отправить персональную записку с благодарностью.
• Выделить удобное парковочное место.
• Обновить оборудование при возможности.

3. Используйте тимбилдинг

Мы живем в мире, где максимум внимания уделяется клиентам. При этом владельцы бизнеса регулярно забывают о своем основном активе — сотрудниках.

Для повышения эффективности можно нанять специалиста по тимбилдингу или самостоятельно провести несколько мероприятий по укреплению команды — в интернете есть множество сценариев. Это повысит доверие между сотрудниками, поможет улучшить коммуникацию, ускорит разрешение конфликтов и так далее. Эффективность команды во многом зависит от взаимоотношений в коллективе, поэтому этот момент нельзя игнорировать.

4. Заведите групповые чаты

Использование новых технологий — например, специальное программное обеспечение — может значительно повысить эффективность команды.

5. Упростите рутинные задачи

У всех сотрудников есть рутинные обязанности, на которые тратится драгоценное время. Некоторые из этих повторяющихся задач можно упростить. Потратив некоторое время на оптимизацию задач, вы сможете существенно повысить эффективность работников.

• Например, представьте, что члены вашей команды регулярно используют системы и документы, защищенные паролем. Каждый раз, когда им нужно получить к ним доступ, приходится вводить определенную комбинацию букв и цифр. Используйте программу для управления паролями, которая поможет работникам получать доступ к нужным им файлам и системам гораздо быстрее. Эффективность команды при использовании этого инструмента возрастет, потому что работники смогут использовать освободившееся время для более важных задач.

6. Автоматизируйте отслеживание времени

Табели учета рабочего времени, которые сотрудники должны заполнять самостоятельно в конце рабочего дня — не лучший инструмент для повышения эффективности. Система автоматического отслеживания времени гораздо лучше.

1. Во-первых, ее использование значительно упрощает жизнь специалистов отдела кадров — им не придется тратить часы на проверку журналов других работников и исправление ошибок.
2. Во-вторых, сотрудники будут работать более эффективно, потому что обхитрить систему будет намного сложнее (или даже невозможно).

7. Оптимизируйте процесс расчета заработной платы

Каждый, кто хоть раз составлял платежную ведомость, знает, насколько трудоемким может быть этот процесс. Чтобы избежать ошибок, нужно учесть множество факторов — льготы, особенности трудового законодательства, налоги и так далее.

Грамотное решение — это автоматическая система начисления заработной платы, которая позволяет существенно упростить этот процесс и повысить эффективность работы компании.

8. Объедините системы учета рабочего времени и расчета заработной платы

Еще один шаг в сторону технологий. Успешные компании интегрируют систему учета рабочего времени с системой начисления заработной платы, чтобы сэкономить рабочее время специалистов по персоналу и повысить эффективность компании в целом.

9. Обучайте сотрудников

Некоторые менеджеры считают, что сокращение времени обучения или полная его отмена — это хороший способ сэкономить время и деньги компании. В этом случае предполагается, что работники должны осваивать новое быстро и самостоятельно.

Однако такой подход часто приводит к обратному эффекту, который выражается в снижении эффективности сотрудников. Чтобы бизнес работал на максимуме своих возможностей, нужно, чтобы каждый член команды знал, что и как он должен делать.

10. Попробуйте удаленную работу

Многие владельцы бизнесов скептически относятся к удаленке, так как считают, что сотрудники будут недостаточно продуктивными при работе из дома. Можно ли организовать эффективный трудовой процесс в таком формате? Современные исследования доказывают, что удаленные сотрудники работают эффективнее, чем их коллеги из офисов.

• Например, если сотрудник немного приболел, он не может прийти на работу, но все еще способен выполнять простые задачи из дома. Если в компании нет возможности удаленной работы, он, скорее всего, возьмет больничный, и его день с точки зрения бизнеса будет потрачен впустую.

Подобных ситуаций может быть множество. Ожидается, что в ближайшие годы все больше людей будут регулярно работать из дома, поэтому прогрессивные компании вкладывают деньги в разработку стратегий, которые позволят дать сотрудникам эту возможность.

Как оценить эффективность бизнеса

Каждый бизнес уникален, поэтому способы оценки его эффективности будут различаться в зависимости от индустрии, бизнес-модели и других факторов. В основе этой оценки лежат метрики — качественные и количественные показатели, позволяющие делать выводы об успешности продукта и бизнеса в целом.

Мы собрали ключевые продуктовые и бизнес-метрики в отдельном материале. Среди них — показатели, отслеживать которые важно для любого бизнеса, включая стоимость привлечения клиента, коэффициенты удержания и оттока, пожизненную ценность клиента и другие, а также метрики, релевантные для конкретных продуктов: мобильных приложений, SaaS, API, контент-сайтов и e-commerce.

Основные выводы

Повышение эффективности сотрудников и бизнеса — цель, к которой стремятся все компании. Ее достижение позволяет создать комфортную рабочую обстановку, повысить вовлеченность, оптимизировать управление ресурсами и, в конечном итоге, увеличить прибыль.

При создании материала использованы материалы следующих источников:

Universal Class 

TimeDoctor

Фото на обложке: Unsplash

На успешность и стабильность деятельности любой компании влияет эффективность работы её сотрудников. Кто-то реально отрабатывает свою заработную плату, а кто-то только создаёт видимость активной работы, занимаясь личными делами. Определить, как действия каждого работника влияют на производительность компании, помогает оценка эффективности персонала. Она показывает, насколько работник соответствует занимаемой должности, насколько уровень его заработной платы соответствует его вкладу в развитие компании.

Оценить эффективность персонала с помощью ЛидерТаск

Оценить работу каждого сотрудника и повысить продуктивность поможет сервис ЛидерТаск, он ведет статистику по работе каждого сотрудника в системе и спустя совсем непродолжительное время использования программы вы узнаете о самых загруженных, продуктивных и отстающих сотрудниках.

Скачать ЛидерТаск

Зачем оценивать эффективность персонала

По данным статистики 70 % работников компании постоянно отвлекаются от рабочего процесса. Использование мессенджеров, социальных сетей, звонки домой в рабочее время – всё это мешает сосредоточиться на основных обязанностях. И только 40 % сотрудников понимают суть задач, поставленных им руководителями. Из-за этого ежегодно компании теряют от 20 до 30% выручки.

Чтобы избежать потерь из-за нерационального использования трудовых ресурсов применяется оценка эффективности работы персонала. Это система критериев, определяющих, насколько человек соответствует занимаемой должности, как он справляется с порученной работой. Изучение продуктивности сотрудников полезно не только руководителям, но и самим исполнителям.

В ходе исследования учитывают:

• объём работы, выполненный сотрудником;
• её сложность;
• соответствие выполненных задач должностным обязанностям;
• результаты работы и время, потраченное на её выполнение.
• затраченные ресурсы.

Оценка сотрудников позволяет достичь следующих целей:

• Определить навыки, способности, профессиональный уровень исполнителей.
• Сделать правильные кадровые перестановки.
• Усовершенствовать систему KPI и мотивации, действующую в компании.
• Устранить хаос и беспорядок в кадрах.

На основании результатов оценки можно принять многие стратегические решения, несущие потенциальную пользу для компании. Например:

• Построить матрицу продвижения сотрудников.
• Разработать систему чек-листов, основанную на реальном уровне знаний персонала.
• Составить план обучения, повышения квалификации работников. Заключить договора с обучающими организациями.
• Выявить кандидатов на руководящие должности, которые могут из линейных работников перерасти в грамотных руководителей.
• Проанализировать рабочие процессы, определить слабые места в бизнес-стратегии компании.

Проводить предварительную оценку персонала необходимо уже на стадии найма. Это поможет определиться с будущим составом рабочей команды, установив минимальный список требований к соискателям. После принятия сотрудника в штат компании его регулярно проверяют на соответствие занимаемой должности.

Оценка работы персонала необходима, если в компании наблюдается постоянный отток кадров, снижается производительность труда. Или в случае, когда сотрудники жалуются на плохие условия труда, неуважительное отношение, низкую зарплату.

Оценку персонала выполняют в следующих случаях:

• В кадровом планировании.
• При подборе персонала компании.
• При организации тренингов, обучения для менеджеров.
• Для составления кадрового резерва.

Анализ показателей, характеризующих эффективность использования персонала, позволяет предприятию нанимать на работу людей с нужным квалификационным уровнем, знаниями и способностями. Это позволяет значительно сократить расходы на услуги посредников, занимающихся подбором персонала, уменьшить количество собеседований в компании.

Повысить эффективность каждого сотрудника можно при:

• Обоюдном желании к труду. Чтобы каждый член команды работал с полной отдачей, руководитель должен обрисовать ему перспективу возможного роста и вознаграждения в виде премий или бонусов. Это даст положительный эффект обеим сторонам. Работник улучшит своё благосостояние, а организация получит дополнительную прибыль благодаря рациональному использованию трудовых ресурсов.
• Превращения личной корысти подчинённого в инструмент повышения его эффективности. Узнав интерес конкретного человека, можно использовать его в качестве мотивации.
• Заинтересованности руководителя в успехах персонала. Если члены коллектива будут чувствовать себя «важными» и полезными компании, они приложат максимум усилий, чтобы оправдать оказанное доверие.
• Создании комфортных условий на рабочем месте.

Оценивать компетенцию, качество работы персонала нужно регулярно. Это понимает каждый представитель бизнеса. Но как это сделать правильно? Ведь человек может вполне справляться со своими обязанностями, но при этом постоянно отвлекать коллег, прося у них помощи. Или не укладываться в установленные сроки. По этой причине эффективность каждого работника определяют на основе многих показателей, включая трудозатраты и время, потраченное на работу.

В Японии, например, этот показатель определяется исходя из способностей каждого работника. В российских компаниях применяют комплексный подход, используя систему поощрений и наказаний или KPI.

На основании оценки результативности персонала разрабатывают систему бонусов и вознаграждений. Принимают решения об их переводе на новые должности или увольнении.

Критерии оценки эффективности персонала

Чтобы правильно оценить эффективность работника, нужно рассматривать его рабочие, личностные, поведенческие характеристики. Для этого применяются критерии оценки деятельности, определяющие, как должна выполняться каждая функция. Критерии разрабатываются руководителями компаний совместно с представителями службы HR менеджмента или вместе с подчинёнными.

Совместная разработка оценочных критериев несёт массу положительных моментов для компании. Они будут понятны управляющему персоналу и исполнителям. Не вызовут отторжения у исполнителей. Будут основываться на особенностях каждого конкретного рабочего процесса.

По охвату, способу оценки критерии делят на:

• Общеорганизационные и специализированные.
• Количественные (оцениваются достигнутые результаты) или качественные(учитываются индивидуальные качества работника и качество выполненной им работы).
• Объективные (стандарты, утверждённые для каждого рабочего процесса) или субъективные (формируются на основании мнений экспертов).
• Интегральные или простые.

Разработка критериев оценки начинается с определения списка должностей. Затем определяются функциональные обязанности отобранных групп. Анализируется возможность применения критериев для каждого конкретного случая. Учитывается количество информации об объекте исследования, уточняется важность каждого критерия, применяющегося в оценке персонала.

Оценка компетенции

Изучает профессиональные, личные качества и знания сотрудников. В данную категорию входят:

• Профессиональные навыки. Оцениваются на основании тестов, экзаменов, соблюдением нормативов, утверждённых в отрасли.
• Коммуникативные навыки. Помогают определить место сотрудника в коллективе. Лидер или аутсайдер? Конфликтный или лояльный к коллегам? Получить эту и другую информацию о сотруднике можно из психологических тестов и интервью, проводимых кадровой службой.

Также оценка компетенции включает выполнение должностных обязанностей, отношение к работе, трудовую дисциплину и лояльность к компании.

Результативность персонала

Результаты работы каждого исполнителя сравниваются с запланированными для его должности показателями. Перед тем, как оценивать деятельность работника, ему ставят конкретные задачи. Результативность измеряют в объёме продаж за месяц. Также она может отображаться в количестве реализованных проектов или заключённых сделок за отчётный период.

Ключевые оценочные показатели (KPI или Key Performance Indicators) выражаются в процентном отношении:

• продаж к количеству обработанных звонков;
• количеству повторных обращений клиентов к общему их количеству в базе;
• результатов к израсходованным ресурсам.

Для оценки результативности методом KPI используют таблицу, разделённую на две колонки. В одной из них записывают критерии оценки (количественные или качественные, индивидуальные или командные). Во второй графе указывают компетенции, утверждённые для этой должности. Руководитель подразделения присваивает выбранным показателям цифровые значения 0 или 1, ориентируясь на собственные наблюдения. Числовые значения в каждой строке таблицы должны быть равны единице.

Эффективность показателей KPI имеет три уровня:

• Базовый (исходная точка, от которой ведётся отсчёт результата).
• Нормальный (обязательный к исполнению при любых условиях).
• Целевой или идеальный (к которому должны стремиться все работники).

Показатели KPI оцениваются по окончанию отчётного периода. Оценка качественных значений производится по 100 балльной шкале. Количественные показатели измеряются по метрической системе. Для определения частного результата сотрудника применяется формула:

(Фактические данные минус базовый KPI /Норма минус база) × 100 % = результат в процентах.

Полученные данные показывают, насколько работник выполнил или перевыполнил установленную для него норму. Если KPI выше 100 %, результативность сотрудника высокая. Если этот параметр ниже 100 % — это свидетельствует о том, что персонал работает неэффективно.

В каждой организации разрабатываются собственные критерии оценки, учитывающие её специфику.

Методы оценки работы персонала

Для определения результативности сотрудников компании применяются различные методы. По направлению, способу оценки они бывают:

Качественными. По-другому их называют описательными. Сюда входит:

• Матричный метод. Характеристики исполнителя сравниваются с эталонной моделью, соответствующей его должности.
• Оценка выполнения задач. Подразумевает ответ на вопрос, как сотрудник справляется со своей работой?
• Метод системы произвольных характеристик. Иначе его называют методом крайностей. Руководитель или представитель кадровой службы составляет список достижений и промахов сотрудника, и делает выводы об его профпригодности.
• «360 градусов». Оценку деятельности сотрудника дают коллеги по работе, его непосредственный руководитель и сам подчинённый. Информация о подчинённом собирается при помощи опросника, состоящего из вопросов, разбитых на отдельные блоки, касающиеся деятельности сотрудника.
• Групповая дискуссия. Проводится в форме прямого обсуждения результатов труда сотрудника с руководством и приглашёнными экспертами. Используя этот метод, можно наглядно оценить стрессоустойчивость работника, навыки общения с персоналом и управляющим звеном. В процессе обсуждения вопросы могут задавать обе стороны.

Количественными. Выражаются в цифрах. Дают более объективное представление о полезности каждого члена рабочего коллектива. К ним относят:

• Метод балльной оценки. Сотрудник получает баллы за выполненную работу по 10-ти или 5-ти балльной шкале. В конце отчётного периода (месяца, квартала или года) они складываются между собой и анализируются.
• Метод свободной балльной оценки. Квалификация, навыки и характеристики работника оценивает экспертная комиссия. На основании их суммы составляется итоговый рейтинг.
• Ранговый метод. Из руководителей отделов создаётся комиссия, составляющая своеобразный рейтинг сотрудников, исходя из их результативности и полезности. После сравнения данных из разных источников, работников, находящихся в конце списка, увольняют или переводят на менее оплачиваемые должности.

Комбинированными. Объединяют количественные и качественные методы. Дают самую полную и объективную оценку деятельности сотрудников. Это:

• Метод суммы оценок. Все характеристики работника оценивают по установленной шкале. На основании полученных данных выводят средний показатель, который сравнивают с эталоном, принятым для этой должности.
• Система группировки. В зависимости от результативности, сотрудников объединяют в общие группы, состоящие из лидеров, «середняков» и аутсайдеров. Затем принимают решения, кого уволить или перевести в высшую группу.

Перечисленные технологии дают неполную оценку деятельности персонала или его социально-психологических качеств. Поэтому в последнее время популярность приобрели комплексные методы, основанные на сочетании всех оценочных подходов.

Методы оценки компетенций

Данные способы анализа применяются для глубокого изучения профессиональных качеств сотрудников с целью эффективного использования кадрового потенциала компании. На их основе рассчитывают способы повышения производительности труда на предприятии, разрабатываются мероприятия по сокращению расходов на заработную плату некомпетентных работников. К числу данных методов относят:

• Аттестацию. Включает оценку квалификации, практических и теоретических навыков сотрудника. Анализ результатов его труда, личностных и профессиональных характеристик. Проводится на основании стандартов, утверждённых для каждой должности и специальности, по заранее утверждённому плану с периодичностью три, два или один раз в год. Руководитель компании имеет право аттестовать всех работников, кроме топ-менеджеров, работников со стажем меньше года или беременных сотрудниц.
• Центр оценки или ассессмент-центр. Состоит из трёх этапов: подготовки, разработки сценария и самой процедуры оценки, состоящей из деловых игр, групповых дискуссий, интервью и тестов. Применение данного метода даёт объективную картину соответствия кадрового состава целям, структуре и политике компании. Из-за сложности реализации, эта методология используется, в основном, в крупных компаниях.
• Тестирование. Производится на основе профессиональных и психологических тестов. Помогает выявить уровень знаний сотрудника, их соответствие занимаемой должности, а также его личностные характеристики.
• Интервью. Составляется ряд вопросов, на которые должен ответить сотрудник. Может проводиться в свободной или структурированной форме. Максимальный эффект даёт структурно-поведенческое интервью, предлагающее кандидату на должность смоделировать определённую ситуацию, возникшую в его профессиональной деятельности, найти из неё выход и дать оценку своей роли.
• Экспертную оценку. Профессиональные и личностные качества сотрудников оцениваются привлечёнными или собственными специалистами компании.
• Деловые игры. Создаётся модель реальной деловой ситуации. В ходе игры работник проявляет свои профессиональные и личные качества, показывает умение работать в команде. Демонстрирует стрессоустойчивость, способность быстро реагировать на изменения рабочей ситуации.

Применяя данные методы для оценки эффективности персонала, важно, чтобы они были объективными и доступными для понимания.

Применение программы ЛидерТаск для оценки эффективности персонала

Оценка деятельности, результативности сотрудников компании – сложный процесс, требующий больших затрат времени и терпения от представителей руководящего звена. Чтобы сделать работу персонала успешной, важно ставить перед сотрудниками понятные и достижимые цели. Контролировать исполнение задач и давать соответствующую оценку действиям исполнителя.

Надёжным помощником в организации рабочего времени персонала станут специализированные программы, разработанные для систематизации и оперативного решения любых задач. Например, современный планировщик ЛидерТаск от российских разработчиков, получивший множество положительных оценок пользователей за эффективность и комфортность использования.

Залог успешной работы любого коллектива – рациональное распределение задач компетентным сотрудникам. Чтобы добиться эффективности от работников необходимо:

• поручать им работу, соответствующую их профессиональным навыкам, умениям и опыту;
• наделять исполнителей полномочиями, соответствующими их рангу;
• закреплять за каждой группой руководителя.

Полезность, результативность работников нужно контролировать. Это удобнее сделать с инструментами ЛидерТаск:

• удобной системы постановки и контроля задач. Добавление задачи в систему, назначение ответственного, установка срока её исполнения выполняются в несколько кликов.
• Наглядного отображения эффективности персонала. Руководитель может увидеть результаты деятельности каждого сотрудника на графике или в статистических отчётах и сделать соответствующие выводы.
• Расстановки задач по приоритету. Важным заданиям присваивается особый статус. Это позволяет не отвлекаться на второстепенные задания, выполняя работу более продуктивно.

В функционал приложения входят такие опции, как: программа контроля исполнения поручений, органайзер, планировщик задач для iPhone и других устройств. Используя программу, можно избежать потери важной информации и пустых затрат времени в ключевых бизнес процессах, сделать процесс выполнения поручений понятным и доступным для всех сотрудников.

Заключение

Функция кадровой службы и руководства компании не ограничивается оценкой эффективности работы сотрудников, выявлением «проблемных мест» и увольнением некомпетентных специалистов. Получить положительный результат от работы подчинённых можно, предложив им взамен прозрачное и взаимовыгодное сотрудничество. Оценка деятельности персонала должна иметь вид конструктивного диалога, несущего пользу обеим сторонам.

Результаты исследования оформляются в виде отчётов или таблиц, в которых указываются подробные сведения о работнике. На их основании руководство принимает решение о его дальнейшей работе в компании.

Методик изучения результативности много. Они имеют как положительные стороны, так и недостатки. Поэтому при выборе метода исследования важно учитывать такие факторы, как структура личного состава компании, специфика её деятельности, отношения между сотрудниками.