Отсутствие в документе этого реквизита сделает его недействительным

Первичные документы: за что оштрафует ФНС

Каждая операция в учете должна быть подтверждена первичным документом. Все документы должны быть оформлены в соответствии с требованиями законодательства. Если контролирующие органы обнаружат при проверке ошибки или неточности в первичке, компанию могут оштрафовать. На что обратить внимание при работе с первичными документами, как защитить себя от штрафов и претензий налоговиков, расскажем в данной статье.

Как должен выглядеть первичный документ, можно узнать из Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ. Именно в этом документе перечислены обязательные реквизиты любого первичного документа.

В учете организация может использовать унифицированные либо самостоятельно разработанные формы первичной документации. Если компания использует не унифицированные формы, порядок их применения нужно закрепить в учетной политике.

Контролирующие органы при проверках тщательно изучают все первичные документы. Если в них обнаружат ошибки или нестыковки, компании может грозить штраф. Помимо санкций, ФНС может потребовать исключить из расходов компании операцию, проведенную по первичному документу с ошибками.

Можно выделить несколько опасных моментов, на которые обращает внимание ФНС:

1. Отсутствие первичного документа
2. Повреждения в документах
3. Нечитаемый документ
4. Отсутствие в документах обязательных реквизитов
5. Неправомерное внесение исправлений

Отсутствие первичного документа

Если операция отражена в учете компании, а подтверждающий совершение операции документ отсутствует, ФНС может посчитать сделку фиктивной.

Важно отслеживать весь документооборот компании и своевременно запрашивать оригиналы документов от контрагентов.

На практике некоторые компании сначала обмениваются сканами подписанных документов, а впоследствии заменяют сканы оригиналами. Это удобно, когда организации находятся далеко друг от друга и получить оригиналы в момент совершения сделки не представляется возможным. Порядок подписания документов и получения их оригиналов можно закрепить в договоре. Тогда контрагент будет обязан отправлять подписанные документы в оговоренные в договоре сроки.

Обнаружив отсутствие первичного документа, ФНС может оштрафовать организацию по ст. 120 НК РФ:

• на 10 000 рублей при разовом нарушении;
• на 30 000 рублей при повторяющемся нарушении;
• на 20 % от суммы неуплаченного налога, но не менее 40 000 рублей при занижении налоговой базы.

Кроме того, должностное лицо ждет административный штраф (ст. 15.11 КоАП РФ).

ФНС может убрать расходы из налогооблагаемой базы, если они не подтверждены документально (ст. 252 НК РФ). Например, если в учете компании отражены услуги на ремонт компьютера, но нет подписанного двумя сторонами акта оказанных услуг, ФНС вправе исключить сумму услуг из расходов. В таком случае налоговый инспектор доначислит компании налог, и придется сдавать уточненную декларацию по налогу на прибыль.

Если документы утеряны из-за форс-мажорных обстоятельств или стихийных бедствий, их нужно постараться восстановить.

Повреждения в документах

Изначально документ может соответствовать всем требованиям законодательства. Но его можно случайно повредить, например, при подшивке в архив. Бухгалтеру следует внимательно прокалывать и сшивать документы, чтобы не нарушить реквизиты документа.

Важно сохранить в первичке обязательные реквизиты. Но даже при повреждении некоторых реквизитов ФНС может принять документ. Если на основании первичного документа возможно идентифицировать продавца, покупателя, наименование товаров (работ, услуг), имущественных прав, их стоимость, остальные ошибки проверяющие органы сочтут несущественными (письмо ФНС РФ от 12.02.2015 № ГД-4-3/2104@). Получается, если бухгалтер по неосторожности пробил документ дыроколом в месте указания номера и номер документа определить невозможно, это не помешает идентифицировать участников сделки, а значит, на основании такого документа можно учесть расходы.

В случае серьезных повреждений первички безопаснее запросить дубликаты документов у контрагентов.

Нечитаемый документ

В первичном документе должны быть читаемы все реквизиты. Если документ нечитаем, можно считать, что его и вовсе нет.

Причинами невозможности прочесть данные в документе может стать неисправный принтер (закончились чернила), выгорание документа на солнце, выцветание с течением времени.

Очень часто из-за особенностей бумаги выцветают кассовые чеки. Решение проблемы здесь одно: снимать с каждого чека ксерокопию и заверять ее подписью ответственного лица и печатью организации.

Нечитаемые документы могут стать причиной того, что ФНС расходы по такому документу исключит из налогооблагаемой базы. Своевременно снятые копии помогут отстоять право компании на учет расходов (письмо Минфина России от 17.09.2008 № 03-03-07/22). При этом оригинал чека нужно также хранить.

Если контрагент представил нечитаемый документ, попросите его заменить.

Отсутствие в документах обязательных реквизитов 

Федеральным законом от 06.12.2011 № 402-ФЗ предусмотрено всего 7 обязательных реквизитов, которые должны быть в первичных документах.

Наибольшее внимание налоговые инспекторы обращают на подписи ответственных лиц, наименование операции и наименование организации, составившей документ.

Отсутствие подписи покупателя в товарной накладной может свидетельствовать о том, что товар не отгружен. А факсимильные подписи в первичке с большой вероятностью обернутся претензией со стороны налоговиков.

Почему нельзя применять факсимиле

ФНС скорее всего не признает расходы компании, если в товарных чеках нет перечня купленных товарно-материальных ценностей. Например, сомнение вызовет формулировка «Запчасти на сумму 2 300 рублей». Такие чеки лучше сразу заменить у продавца, попросив уточнить конкретные наименования запчастей. Помимо того, что первичные документы с дефектами в реквизитах могут стать причиной исключения сумм из расходов компании, налоговики могут доначислить НДФЛ подотчетному лицу, которое предоставило чек с нарушениями (определение Верховного Суда РФ от 09.03.2016 № 302-КГ16-450).

Почему ФНС включает подотчетные суммы в облагаемый доход

Иногда суды встают на сторону налогоплательщика и разрешают учесть товары, которые указаны в чеке обобщенным названием (постановление ФАС Поволжского округа от 03.02.2006 № А55-14012/05-32). Чтобы не тратить время на суды, безопаснее принимать к учету чеки, заполненные согласно требованиям законодательства. Это касается и других первичных документов.

Неправомерное внесение исправлений

Иногда в первичные документы вносятся исправления при обнаружении ошибок. Исправлять документы нужно в соответствии с законодательством. В противном случае первичный документ может стать недействительным.

Не допускается вносить исправления в кассовые документы (п. 4.7 Указания ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У). При обнаружении ошибки нужно заново оформить документ.

В остальные первичные документы можно вносить исправления. Порядок корректировки ошибок изложен в Положении о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденном Минфином СССР от 29.07.1983 № 105.

1. Сберегательный (депозитный) сертификат является ценной бумагой, удостоверяющей сумму вклада, внесенного в банк, и права вкладчика (держателя сертификата) на получение по истечении установленного срока суммы вклада и обусловленных в сертификате процентов в банке, выдавшем сертификат, или в любом филиале этого банка.

2. Сберегательные (депозитные) сертификаты могут быть предъявительскими или именными.

3. В случае досрочного предъявления сберегательного (депозитного) сертификата к оплате банком выплачиваются сумма вклада и проценты, выплачиваемые по вкладам до востребования, если условиями сертификата не установлен иной размер процентов.

1. Сберегательным сертификатом признается ценная бумага, удостоверяющая факт внесения в банк-эмитент денежных средств в качестве вклада и право вкладчика получить по истечении установленного срока сумму вклада и процентов по нему в любом учреждении данного банка. Держателем сберегательного сертификата может быть только гражданин. Депозитный сертификат — ценная бумага, аналогичная сберегательному сертификату, однако его держателем может быть только юридическое лицо. В основе отношений между банком-эмитентом депозитного или сберегательного сертификата и его клиентом лежат отношения банковского вклада (займа).

Правила по выпуску и обращению депозитных и сберегательных сертификатов сообщены письмом ЦБ РФ от 10.02.92 N 14-3-20 «О депозитных и сберегательных сертификатах банков». Форма бланка депозитного сертификата, установленная письмом Госбанка СССР от 10 июля 1993 г. N 360 «О введении платежных документов единого образца», имеет рекомендательный характер.

Банк, желающий выпустить депозитные и сберегательные сертификаты, должен утвердить условия их выпуска и обращения. Этот документ в десятидневный срок после его принятия необходимо представить в Главное территориальное управление ЦБ РФ по месту нахождения корреспондентского счета банка. Регистрация проспектов эмиссии депозитных сертификатов не требуется.

Сберегательный сертификат может быть выдан только гражданину РФ или иного государства, использующего рубль в качестве официальной денежной единицы. Депозитный сертификат может быть выдан только организации, являющейся юридическим лицом, зарегистрированным на территории РФ или на территории иного государства, использующего рубль в качестве официальной денежной единицы. Сертификаты не подлежат вывозу на территорию государства — «нерублевой зоны», не могут служить платежным средством за проданные товары.

2. Сертификаты могут быть срочными или до востребования. Срок обращения депозитных сертификатов (с даты выдачи сертификата до даты, когда владелец сертификата получает право востребования депозита или вклада по сертификату) ограничивается одним годом. Срок обращения сберегательных сертификатов — тремя годами. Если срок получения депозита (вклада по сертификату) истек, такой сертификат считается ценной бумагой до востребования. Это означает, что банк обязан выплатить указанную сумму по первому требованию владельца.

На бланке сертификата должны содержаться следующие обязательные реквизиты: а) наименование «депозитный» (или «сберегательный») сертификат: б) указание на основание выдачи сертификата (внесение депозита или сберегательного вклада); в) дата внесения депозита или сберегательного вклада; г) размер депозита или сберегательного вклада, оформленного сертификатом; д) безусловное обязательство банка вернуть сумму депозита или вклада; е) дата востребования держателем сертификата внесенных им денег; ж) процентная ставка банка; з) сумма причитающихся процентов; и) наименование и адрес банка-эмитента; к) имя (наименование) приобретателя сертификата (для именного сертификата); л) подписи двух лиц, уполномоченных банком на совершение такого рода сделок, скрепленные печатью банка. Отсутствие в тексте сертификата какого-либо из обязательных реквизитов делает его недействительным. Банк, выпускающий сертификат, может включить в него иные дополнительные реквизиты, которые не противоречат законодательству.

Сберегательные сертификаты Сбербанка РФ могут обращаться по своим, отличным от перечисленных выше условиям, согласованным с ЦБ РФ.

3. Сертификаты могут быть именными и на предъявителя. Сертификаты на предъявителя передаются путем простого вручения. Именные — путем заключения договора об уступке права требования (цессии). В соответствии с письмом ЦБ РФ от 10.02.92 N 14-3-20 этот договор должен оформляться на оборотной стороне сертификата. Однако нет оснований полагать, что несоблюдение указанного правила должно приводить к недействительности договора об уступке права требования по депозитному (сберегательному) сертификату. Такой договор может быть составлен также на отдельном листе и заключен другими способами, предусмотренными законодательством.

4. По требованию вкладчика — физического лица банк обязан (а по просьбе вкладчика — юридического лица банк вправе, если иное не предусмотрено договором) до оговоренной даты возвратить срочный вклад, оформленный соответственно сберегательным или депозитным сертификатом. При этом выплачиваются проценты, установленные банком по вкладам до востребования, если условиями сертификата на этот случай не определен иной размер процентов.

МОСКВА, 17 дек — РАПСИ. Подделкой официального документа следует считать изменение его отдельных частей путем подчистки или дописки, искажающее его действительное содержание, либо изготовление нового официального документа, содержащего заведомо ложные сведения, говорится в постановлении пленума Верховного суда (ВС) РФ. 

«Подделкой официального документа, предоставляющего права или освобождающего от обязанностей, и подделкой паспорта гражданина или удостоверения, предоставляющего права или освобождающего от обязанностей, в частях 1 и 2 статьи 327 УК РФ соответственно признаются как незаконное изменение отдельных частей такого подлинного официального документа путем подчистки, дописки, замены элементов и др., искажающее его действительное содержание, так и изготовление нового официального документа, содержащего заведомо ложные сведения, в том числе с использованием подлинных бланка, печати, штампа», — указывает ВС. 

Высшая инстанция отмечает, что, признавая лицо виновным в использовании заведомо поддельного удостоверения или иного официального документа, суд должен установить, какие именно права мог предоставить этому лицу или иным лицам или фактически предоставил данный поддельный документ либо от каких обязанностей мог освободить или освободил. 

В качестве примеров пленум приводит предъявление поддельного диплома, медицинской книжки для трудоустройства, предъявление поддельного водительского удостоверения инспектору дорожно-патрульной службы для подтверждения права управления транспортным средством и освобождения от административной ответственности.  

«Использование лицом своего подлинного документа, являющегося недействительным (например, с истекшим сроком действия), либо подлинного документа, принадлежащего другому лицу, или предъявление вместо надлежащего документа схожего с ним подлинного документа не образует состава преступления, предусмотренного частью 5 статьи 327 УК РФ», — уточняет ВС. 

Пленум обращает внимание, что использование заведомо поддельного (подложного) документа квалифицируется как оконченное преступление с момента его представления с целью получения прав или освобождения от обязанностей независимо от достижения данной цели.   

«Если представленный лицом с указанной целью заведомо поддельный (подложный) документ и в дальнейшем использовался для получения прав или освобождения от обязанностей в течение определенного периода (например, при трудоустройстве и в период последующей работы в организации), то предусмотренные статьей 78 УК РФ сроки давности уголовного преследования за такое преступление следует исчислять с момента фактического прекращения использования поддельного (подложного) документа, в том числе в результате пресечения деяния», — следует из текста документа.