Политика обработки персональных данных
Политика ООО УК«Академик» в отношении обработки персональных данных
1. ВВЕДЕНИЕ
1.1 Важнейшим условием реализации целей деятельности ООО УК «Академик» (далее – управляющая компания) является обеспечение необходимого и достаточного уровня информационной безопасности, к которым в том числе относятся персональные данные и технологические процессы, в рамках которых они обрабатываются.
1.2 В ООО УК «Академик» введен в действие комплекс документов, который является обязательным для исполнения.
1.3 Обработка и обеспечение безопасности информации, отнесенной к персональным данным, в ООО УК «Академик» осуществляется в соответствии с комплексом нормативно-правовых документов и позволяет обеспечить защиту персональных данных, обрабатываемых в информационной системе базы персональных данных, а так же содержащиеся на бумажных носителях.
1.4 Настоящая политика определяет принципы, порядок и условия обработки персональных данных работников ООО УК «Академик» и иных лиц, чьи персональные данные обрабатываются управляющей компанией, с целью обеспечения защиты прав и свобод человека и гражданина при обработке его персональных данных, в том числе защиты прав на неприкосновенность частной жизни, личную и семейную тайну, а также устанавливает ответственность должностных лиц ООО УК «Академик», имеющих доступ к персональным данным, за невыполнение требований норм, регулирующих обработку и защиту персональных данных.
1.5 Персональные данные являются конфиденциальной, строго охраняемой информацией, и на них распространяются все требования к защите конфиденциальной информации, установленные внутренними документами ООО УК «Академик»
2. ПОНЯТИЕ И СОСТАВ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ
2.1 Перечень персональных данных, подлежащих защите, в ООО УК «Академик» формируется в соответствии с Федеральным законом РФ от 27 июля 2006 года № 152-ФЗ «персональных данных».
2.2 Сведениями, составляющими персональные данные, в управляющей компании является любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному или определяемому физическому лицу (субъекту персональных данных).
2.3 В соответствии с Жилищным Кодексом РФ и Постановлением Правительства РФ от 06.05.2011 N 354 «О предоставлении коммунальных услуг собственникам и пользователям помещений в многоквартирных домах и жилых домов» ООО УК «Академик» обрабатывает персональные данные следующих категорий субъектов персональных данных (потребителей коммунальных услуг):
— ФИО;
— паспортные данные;
— место жительства;
— данные свидетельства о праве собственности;
— данные договора управления общим имуществом в многоквартирном доме;
— данные лицевого счета;
— контактные телефоны;
— задолженность по оплате технического обслуживания и коммунальных услуг.
О
3. ЦЕЛИ ОБРАБОТКИ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ
3.1. ООО УК «Академик» осуществляет обработку персональных данных в следующих целях:
· осуществления предоставления коммунальных услуг и технического обслуживания и иной деятельности, предусмотренной уставом и лицензией ООО УК «Академик», а так же в целях соблюдения норм законодательства, предусмотренных: Жилищным Кодексом РФ, Гражданским кодексом РФ и законом от 27 июля 2006 года № 152-ФЗ «О персональных данных»;
· заключения, исполнения и прекращения гражданско-правовых договоров с физическими, юридическими и иными лицами в случаях, предусмотренных действующим законодательством и уставом ООО УК «Академик»;
· организации кадрового учета ООО УК «Академик», обеспечения соблюдения законов и иных нормативно-правовых актов, заключения и исполнения обязательств по трудовым и гражданско-правовым договорам; ведения кадрового делопроизводства, содействия работникам в трудоустройстве, обучении и продвижении по службе, пользования различного вида льготами, исполнения требований налогового законодательства в связи с исчислением и уплатой налога на доходы физических лиц, а также единого социального налога, пенсионного законодательства при формировании и представлении персонифицированных данных о каждом получателе доходов, учитываемых при начислении страховых взносов на обязательное пенсионное страхование и обеспечение, заполнения первичной статистической документации в соответствии с Трудовым кодексом РФ, Налоговым кодексом РФ, федеральными законами, в частности «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования», «О персональных данных», а также уставом и внутренними документами ООО УК «Академик».
4. СРОКИ ОБРАБОТКИ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ
4.1 Сроки обработки персональных данных определяются в соответствии со сроком действия договора с субъектом персональных данных, приказом Минкультуры РФ от 25 августа 2010 года № 558 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», сроком исковой давности, а также иными требованиями законодательства РФ и нормативными документами.
4.2 В ООО УК «Академик» создаются и хранятся документы, содержащие сведения о субъектах персональных данных.
5. ПРАВА И ОБЯЗАННОСТИ
5.1. Права и обязанности ООО УК «Академик» в отношении обработки персональных данных:
5.1.1 ООО УК «Академик» как оператор персональных данных вправе:
· отстаивать свои интересы в суде;
— предоставлять персональные данные субъектов третьим лицам, если это предусмотрено действующим законодательством (в судебные органы в связи с осуществлением правосудия; в органы государственной безопасности; в органы прокуратуры; в органы полиции; в следственные органы; в миграционную службу; в иные органы в случаях, установленных нормативными правовыми актами, обязательными для исполнения);
· отказывать в предоставлении персональных данных в случаях, предусмотренных законодательством;
· использовать персональные данные субъекта без его согласия в случаях, предусмотренных законодательством.
5.2. Права и обязанности субъекта персональных данных
5.2.1 Субъект персональных данных имеет право:
· требовать уточнения своих персональных данных, их блокирования или уничтожения в случае, если персональные данные являются неполными, устаревшими, недостоверными, незаконно полученными или не являются необходимыми для заявленной цели обработки, а также принимать предусмотренные законом меры по защите своих прав;
· требовать перечень своих персональных данных, обрабатываемых Банком, и источник их получения;
· получать информацию о сроках обработки своих персональных данных, в том числе о сроках их хранения;
· требовать извещения всех лиц, которым ранее были сообщены неверные или неполные его персональные данные, обо всех произведённых в них исключениях, исправлениях или дополнениях;
· обжаловать в уполномоченном органе по защите прав субъектов персональных данных или в судебном порядке неправомерные действия или бездействия при обработке его персональных данных;
· на защиту своих прав и законных интересов, в том числе на возмещение убытков и (или) компенсацию морального вреда в судебном порядке.
6. ПРИНЦИПЫ И УСЛОВИЯ ОБРАБОТКИ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ
6.1. Обработка персональных данных ООО УК «Академик» осуществляется на основе принципов:
· законности и справедливости целей и способов обработки персональных данных;
· соответствия целей обработки персональных данных целям, заранее определенным и заявленным при сборе персональных данных, а также полномочиям Банка;
· соответствия объема и характера обрабатываемых персональных данных, способов обработки персональных данных целям обработки персональных данных;
· достоверности персональных данных, их достаточности для целей обработки, недопустимости обработки персональных данных, избыточных по отношению к целям, заявленным при сборе персональных данных;
· недопустимости объединения созданных для несовместимых между собой целей баз данных, содержащих персональные данные;
· хранения персональных данных в форме, позволяющей определить субъекта персональных данных, не дольше, чем этого требуют цели их обработки;
· уничтожения персональных данных по достижении целей обработки или в случае утраты необходимости в их достижении.
6.2. Обработка персональных данных осуществляется на основании условий, определенных законодательством Российской Федерации.
7. ОБЕСПЕЧЕНИЕ БЕЗОПАСНОСТИ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ
7.1 ООО УК «Академик» предпринимает необходимые организационные и технические меры для обеспечения безопасности персональных данных от случайного или несанкционированного доступа, уничтожения, изменения, блокирования доступа и других несанкционированных действий.
7.2 В целях координации действий по обеспечению безопасности персональных данных в ответственным за организацию обработки персональных данных назначен ответственный за организацию обработки персональных данных.
8. ЗАКЛЮЧИТЕЛЬНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ
8.1 Настоящая политика является внутренним документом ООО УК «Академик», она общедоступна и подлежит размещению на официальном сайте ООО УК «Академик».
8.2 Настоящая политика подлежит изменению, дополнению в случае появления новых законодательных актов и специальных нормативных документов по обработке и защите персональных данных, но не реже одного раза в три года.
8.3 Контроль исполнения требований настоящей политики ответственный за организацию обработки персональных данных ООО УК «Академик».
1. Общие положения
1.1. Настоящая Политика в отношении обработки персональных данных (далее — Политика) действует в отношении всех персональных данных, которые Управляющая Компания может получить от субъекта персональных данных, состоящего с Компанией в отношениях, регулируемых трудовым законодательством, (далее — Работник) или от субъекта персональных данных — физического лица, состоящего в договорных и иных гражданско-правовых отношениях с Компанией, (далее — Клиент).
1.2. Целью настоящей Политики является: соблюдение прав субъектов персональных данных при обработке их персональных данных в Управляющей Компании.
1.3. Настоящая Политика разработана в соответствии с Конституцией РФ, Федеральным законом от 27.07.2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных», Федеральным законом от 27.07.2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», Постановлением Правительства РФ от 15.09.2008 N 687 «Об утверждении Положения об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации», Постановлением Правительства РФ от 01.11.2012г. N 1119 «Об утверждении требований к защите персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных», и иными нормативными актами в области защиты персональных данных, действующими на территории Российской Федерации.
1.4. Настоящая политика обязательна к исполнению всеми сотрудниками Управляющей Компании, описывает основные цели, принципы: обработки и требования к безопасности персональных данных в Компании.
1.5. Обеспечение безопасности и конфиденциальности персональных данных является одним из приоритетных направлений в деятельности Управляющей Компании.
2. Принципы: и цели: обработки. Состав персональных данных
2.1. Обработка персональных данных Управляющей Компанией осуществляется на основе принципов:
- обработка персональных данных субъектов осуществляется исключительно для обеспечения соблюдения федеральных законов и иных нормативных правовых актов, соответствия целям, заранее определенным и заявленным при: сборе персональных данных;
- объем и содержание обрабатываемых персональных данных субъектов, способы обработки персональных данных соответствуют требованиям федерального законодательства, а также другим: нормативным актам и целям обработки персональных данных. Не допускается обработка персональных данных, избыточных по отношению к целям, заявленным при сборе персональных данных;
- персональные данные Управляющая Компания получает только у самого субъекта (или его законного представителя); из открытых источников, и из иных источников в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации;
- при обработке персональных данных обеспечивается точность персональных данных, их достаточность, а в необходимых случаях актуальность по отношению к целям обработки персональных данных. Управляющая Компания принимаются необходимые меры по уничтожению (удалению) либо уточнению неполных или неточных данных.
2.2. Обработка персональных данных субъектов персональных данных проводится Управляющей Компанией с целью осуществления прав и обязанностей Работников в соответствии с трудовым законодательством; ведения персонифицированного учета; исполнения договорных и иных гражданско-правовых отношений при осуществлении Управляющей Компанией хозяйственной деятельности, повышения оперативности и качества обслуживания клиентов установленного правилами Управляющей Компании.
2.3. Управляющей Компанией обрабатываются следующие категории персональных данных:
2.3.1. В отношении Работников: фамилия, имя, отчество, дата и место рождения, адрес регистрации и место жительства, реквизиты основного документа, удостоверяющего личность гражданина, данные страхового свидетельства, семейное и социальное положения, образование, квалификация, профессия, сведения о воинском учете (при их наличии), данные медицинского характера (в случаях, предусмотренных законодательством РФ);
2.3.2. В отношении Клиентов: фамилия, имя и отчество, год, месяц, дата и место рождения, реквизиты документа, удостоверяющего личность гражданина, сведения о регистрации по месту жительства или временной регистрации по месту пребывания, о месте проживания.
3. Условия обработки
3.1. Порядок работы с персональными данными в Компании регламентирован действующим законодательством РФ, внутренними документами Компании и осуществляется с соблюдением строго определенных правил и условий.
3.2. Обработка персональных данных в Управляющей Компании осуществляется путем сбора, систематизации, накопления, хранения, уточнения (обновления, изменения), использования, передачи (предоставления, доступа), обезличивания, блокирования, уничтожения персональных данных исключительно для обеспечения соблюдения федерального законодательства и иных нормативных правовых актов, соответствия целям, заранее определенным и заявленным: при сборе персональных данных, учета результатов выполнения договорных и иных гражданско-правовых обязательств с субъектом персональных данных. При этом используется смешанный (автоматизированный и неавтоматизированный) способ обработки: персональных данных.
3.3. Передача персональных данных третьим лицам осуществляется только в соответствии с действующим законодательством, в том числе с использованием защищенных телекоммуникационных каналов связи.
3.4. Управляющая Компания не осуществляет трансграничную передачу персональных данных Клиентов.
3.5. Сроки хранения документов, содержащих персональные данные субъектов, определяются в соответствии со сроком действия договора с субъектом персональных данных, Федеральным законом РФ «Об архивном деле в Российской Федерации» № 125- ФЗ от 22.10.2004 г., сроком исковой давности, а также иными требованиями законодательства РФ. По истечении сроков хранения таких документов они подлежат уничтожению.
3.6. С целью защиты персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных от неправомерного или: случайного доступа к ним, уничтожения, изменения, блокирования, копирования, предоставления, распространения, а также от иных неправомерных действий с ними Компанией применяются организационные и технические меры.
4. Основные мероприятия по обеспечению безопасности обработки персональных данных
4.1. Для защиты персональных данных при их обработке в Управляющей Компании применяются следующие организационные и технические меры:
- доступ к персональным данным предоставляется только тем сотрудникам Управляющей Компании, на которых возложена обязанность по их обработке. Указанные лица имеют право на обработку только тех персональных данных, которые необходимы: им для выполнения конкретных функций, связанных с исполнением должностных обязанностей;
- обработка персональных данных ведется сотрудниками Управляющей Компании на рабочих местах, выделенных для исполнения ими должностных обязанностей;
- рабочие места размещаются таким образом, чтобы исключить бесконтрольное использование конфиденциальной информации;
- конфиденциальная информация: содержащая персональные данные субъектов персональных данных, проходит процедуру уничтожения в соответствии с принятым в Управляющей Компании порядком в сроки, установленные законодательством РФ;
- проводятся процедуры, направленные на обнаружение фактов несанкционированного доступа к персональным данным и принятие соответствующих мер;
- разграничены права доступа к персональным данным, обрабатываемым в информационных системах персональных данных;
- проводится ознакомление работников Управляющей Компании, непосредственно осуществляющих обработку персональных данных либо имеющих к ним доступ в силу своих должностных обязанностей, с положениями законодательства РФ, требованиями к. защите персональных данных, локальными нормативными актами Управляющая Компания по вопросам обработки персональных данных;
- своевременно выявляются и предотвращаются нарушения требований законодательства РФ в области обработки персональных данных, устраняются последствия таких нарушений;
- проводится контроль за принимаемыми мерами по обеспечению безопасности персональных данных при их обработке, а также проводится контроль соответствия обработки персональных данных требованиям Федерального закона «О персональных данных» № 152-ФЗ от 27.07.2006 г. и принятым в соответствии с ним нормативным правовым актам, требованиям к защите персональных данных, локальным нормативным актам Управляющая Компания.
5. Порядок предоставления информации, содержащей персональные данные
5.1. При обращении субъекта персональных данных (владельца этих данных или его законного представителя) или получении запроса Управляющая Компания безвозмездно предоставляет в течение 30 дней с даты получения запроса или обращения персональные данные, относящиеся к субъекту персональных данных, в доступной форме, исключающей: предоставление персональных данных, относящихся к другим субъектам персональных данных.
5.2. Сторонние организации имеют право доступа к персональным данным субъектов персональных данных только, если они наделены необходимыми полномочиями в соответствии с законодательством РФ, либо на основании договоров с Управляющей Компанией, заключенных в связи с требованиями законодательства РФ.
Основанием для сотрудника Управляющей Компании в целях предоставления информации о персональных данных субъектов служит резолюция генерального директора Управляющей Компании на соответствующем запросе, либо факт подписания соглашения (договора) об информационном обмене.
В соглашение (договор) об информационном обмене включается условие о неразглашении сведений, составляющих персональные данные субъектов, а также служебной информации, ставшей известной в ходе выполнения работ, если для их выполнения предусмотрено использование таких сведений.
5.3. При передаче персональных данных субъектов Управляющая Компания и уполномоченные им должностные лица соблюдают следующие требования:
- не сообщают персональные данные третьей стороне без письменного согласия субъекта, за исключением случаев, когда это необходимо в целях предупреждения угрозы жизни и здоровью субъекта, а также в случаях, установленных федеральным законодательством;
- предупреждают лиц, получающих персональные данные, о том, что эти данные могут быть использованы только в целях, для которых они сообщены, и требуют от этих лиц подтверждения соблюдения этого условия, за исключением случаев, установленных федеральным законодательством;
- не отвечают на вопросы, связанные е предоставлением персональной информации, любым третьим лицам без законных оснований (письменного запроса);
- ведут учет передачи персональных данных субъектов по поступившим в Компанию запросам субъектов.
6. Ответственность за нарушение требований, регулирующих, получение, обработку и хранение персональных данных
6.1. Должностные лица Управляющей Компании, обрабатывающие персональные данные, несут ответственность в соответствии с действующим законодательством РФ за нарушение режима защиты, обработки и порядка использования этой информации.
6.2. Лица, виновные в нарушении норм, регулирующих получение, обработку и защиту персональных данных, несут дисциплинарную, гражданско-правовую, административную или уголовную ответственность в соответствии с действующим законодательством РФ.
7. Заключительные положения
7.1. Настоящая Политика вступает в силу с момента ее утверждения директором Управляющей Компании.
7.2. Настоящая Политика подлежит корректировке в случае изменения законодательства РФ, регулирующих органов в области защиты персональных данных, внутренних документов Компании в области защиты конфиденциальной; информации. При внесении изменений в заголовке Политики указывается номер версии и дата последнего обновления редакции. Новая редакция Политики вступает в силу с момента ее утверждения директором Компании и размещения на сайте Компании.
7.3. В случае изменения законодательства РФ в области защиты персональных данных, нормы Политики, противоречащие законодательству, не применяются до приведения их в соответствие.
- Политика управляющей компании в отношении обработки и обеспечения безопасности персональных данных (оригинал, с подписью директора)
Новости
Информация
Раскрытие информации
О компании
Наш сайт использует файлы cookies для обеспечения работоспособности и улучшения качества обслуживания. Продолжая использовать наш сайт, вы автоматически соглашаетесь с использованием данных технологий.
Письменное согласие субъекта персональных данных на работу с ними – не единственный документ, который должен быть у УО как оператора ПДн. Читайте, какие ещё шаблоны, инструкции и регламенты в этой сфере необходимо разработать управляющим домами организациям, чтобы соблюсти требования НПА при работе с персональными данными.
Управляющие организации и ТСЖ являются операторами персональных данных жителей домов
Персональные данные (ПДн) – это любая информация, прямо или косвенно относящаяся к определённому физическому лицу. Главное отличие таких данных от других – возможность определить по ним человека. УО и ТСЖ обрабатывают персональные данные собственников и нанимателей помещений в многоквартирных домах и членов их семей.
Как правило, оператор ПДн обязан получать письменное согласие человека на обработку его личных данных. Но управляющие домами в ряде случаев используют ПДн жителей домов без учёта их мнения по этому поводу, в силу закона. О таких ситуациях ранее рассказал юрист компании «МКДЭКСПЕРТ» Алик Зеленков. Он разобрал, когда УО требуется получить согласие собственников на обработку их данных, а в каких можно обойтись без него.
Но даже если управляющая организация не обязана просить от жителей домов разрешения использовать их личные сведения, она должна иметь внутренние документы, которые эту деятельность регламентируют. Это иногда становится проблемой для УО и ТСЖ. Не все из них понимают, какие документы в соответствии № 152-ФЗ должны быть в организации. Разбираемся в вопросе.
УО и ТСЖ как операторы персональных данных должны разработать семь групп документов в сфере обработки ПДн
Согласно требованиям ст. 14 № 152-ФЗ, субъект данных вправе знать, почему и для чего их обрабатывают, кто это делает и как, а также сроки хранения ПДн. Внутренние регламенты УО должны давать ответы на такие вопросы жителей домов, а также содержать инструкции для сотрудников компании по работе с данными в рамках закона.
Алик Зеленков условно разделил необходимые УО в данной сфере документы на группы. Это инструкции, регламенты и шаблоны, связанные:
- с информационной системой;
- с обеспечением безопасности ПДн;
- с обращениями субъектов данных;
- с местом обработки личных сведений;
а также документы,
- регламентирующие деятельность оператора;
- посвящённые ответственному за обработку ПДн;
- закрепляющие процедуру уничтожения данных.
Компании должны их разработать и принять локальными актами. Сделать это необходимо сразу, как УО приступает к работе с личными данными собственников и нанимателей жилья в МКД. Рассмотрим состав этих групп подробнее и приведём советы эксперта по их составлению.
Вопросы обработки УО личных данных жителей с их согласия и без
Перечни информационных систем и лиц, допущенных к работе с ними, и инструкция по безопасности ПДн
Информационная система (ИС) в понимании № 152-ФЗ – это совокупность содержащихся в базах данных персональных сведений, информационных технологий и технических средств, обеспечивающих их обработку.
Сначала управляющей организации следует составить перечень таких информационных систем. Определите, в каких ИС вы обрабатываете ПДн при проведении ОСС или расчёте платы за жилищно-коммунальные услуги.
Затем составьте список лиц, допущенных к работе с такими ИС, и разработайте для них инструкцию пользователя ИС. Также подготовьте:
- журнал учёта прав;
- источники угроз ИС;
- журнал регистрации фактов нарушения и восстановления работоспособности оборудования;
- инструкцию по организации восстановления программного обеспечения, баз информационных систем персональных данных.
Для обеспечения безопасности данных при их хранении и обработке УО следует разработать специальную инструкцию по защите ПДн, в том числе антивирусной. Ведь обычно операции с ПДн проводятся на компьютерах.
Также в компании необходимо принять комплект документов по учёту и хранению бумажных и съёмных носителей ПДн: флеш-карт, внешних дисков, доверенностей на ведение дел в суде, договоров с любыми контрагентами.
Политика и положение в сфере обработки персональных данных, журнал обращений и соглашения для сотрудников
В группе документов, регламентирующих деятельность оператора данных, главный – положение об обработке ПДн. В нём раскрываются принципы и цели такой обработки, категории персональных данных, с которыми УО имеет дело.
Эксперт рекомендует управляющим организациям составить два разных документа – политику в области обработки ПДн и положение об использовании персональных данных собственников и пользователей помещений в МКД. В политике пропишите цели и принципы работы с ПДн в целом по организации, в положении – то же самое в отношении жителей МКД.
При составлении этих документов опирайтесь на требования №152-ФЗ к работе с данными и уже готовые примеры коллег: положение от ООО «УК “Сервис”», политика от ООО «УК “Южный район”».
Поскольку субъект данных вправе получать практически любую информацию о действиях с его ПДн, управляющая организация должна вести журнал поступающих обращений и инструкцию по их рассмотрению. Формат таких документов компания выбирает самостоятельно.
УО и ТСЖ как работодатели используют данные и своих сотрудников, поэтому ей нужны шаблоны согласия на обработку ПДн и соглашения о неразглашении информации, содержащей личные сведения работников.
Когда действия УО считаются нарушением закона о ПДн (часть 1)
Приказ о назначении ответственного за работу с ПДн сотрудника и инструкция для него
Как отметил Алик Зеленков, в УО должен быть ответственный за обработку ПДн. Это сотрудник, который проводит внутренний контроль за соблюдением оператором и его работниками законодательства о персональных данных. В его обязанности входит информирование других работников о нормах НПА в этой сфере и организация работы с обращениями и запросами субъектов ПДн.
Для такого ответственного сотрудника нужно разработать инструкцию: закрепите в ней его обязанности, права и ответственность. Также УО следует создать и утвердить такие документы, как:
- порядок контроля выполнения требований законодательства;
- акт контроля соответствия нормам НПА;
- план проведения периодического внутреннего контроля;
- инструкцию и журнал учёта прохождения первичного инструктажа лицами, допущенными к обработке ПДн.
Также Алик Зеленков советует управляющим домами составить список должностей, доступ которых к персональным данным необходим для осуществления ими трудовых обязанностей.
Перечень помещений, где сотрудники работают с ПДн, и положение о допуске в них
Ещё один документ, необходимый управляющим домами, – перечень помещений, в которых происходит работа с персональными данными. Тогда руководство компании будет понимать, кто из сотрудников, когда и где работал с ПДн. Как правило, это кабинеты в офисе УО.
Вместе с перечнем таких помещений нужно составить положение о допуске в них сотрудников. В этом документе следует прописать режим доступа работников и иных лиц в кабинеты, меры безопасности от проникновения в них посторонних лиц.
Регламент уничтожения и обезличивания ПДн
Ещё одна группа необходимых УО документов в области работы с персональными данными связана с порядком уничтожения таких сведений. В ст. 21 № 152-ФЗ прописано, что оператор ПДн обязан уничтожать личные сведения, которые больше не обрабатываются.
Для этого управляющим домами необходимо разработать соответствующую инструкцию. Закрепите в ней в каких случаях и как ПДн будут стираться из баз данных. Также пропишите в ней алгоритм обезличивания личных сведений и ответственность за эти действия.
К инструкции следует приложить шаблон акта уничтожения ПДн. Его подписывает комиссия из трёх человек, куда обязательно входит сотрудник, отвечающий в УО за обработку персональных данных.
Когда действия УО считаются нарушением закона о ПДн (часть 2)
На заметку
Полный комплект документов, которые необходимы УО как оператору персональных данных, состоит примерно из 55 документов, в том числе внутренние приказы по организации. Они регламентируют деятельность ответственного за обработку, правила хранения и учета носителей, уничтожения ПДн, взаимодействие с субъектами ПД, разрешают другие вопросы.
Алик Зеленков советует управляющим домами не откладывать их разработку. В ином случае нельзя исключить ситуации, когда сотрудники компании нарушат нормы № 152-ФЗ, даже не зная о них. За такие проступки надзорные органы могут привлечь компанию к ответственности по ст. 13.11 КоАП РФ, штрафы по которой для юрлиц достигают в некоторых ситуациях сотен тысяч рублей.
Документов много, шаблонов для них законодатели не утвердили, поэтому управляющим домами нужно самостоятельно их составить, опираясь на требования № 152-ФЗ и примеры коллег. Можно использовать готовые шаблоны юридических порталов, адаптировав их под себя. Если вам сложно это сделать своими силами, обратитесь к специалистам компании «МКДЭКСПЕРТ» за помощью.
Последнее обновление:
от «22» августа 2022 г.
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Настоящая политика в отношении обработки персональных данных (далее – «Политика») разработана во исполнение требований пункта 2 части 1 статьи 18.1 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» (далее – «Закон о персональных данных») в целях обеспечения защиты прав и свобод человека и гражданина при обработке его персональных данных, в том числе защиты прав на неприкосновенность частной жизни, личную и семейную тайну.
1.2. Настоящая Политика действует в отношении следующих категорий субъектов персональных данных, которые обрабатывает Оператор:
- Работники Оператора.
- Соискатели на вакантные должности Оператора.
- Контрагенты Оператора (физические лица).
- Представители (работники) контрагентов Оператора (юридических лиц и индивидуальных предпринимателей).
- Клиенты Оператора.
- Пользователи Сайта Оператора.
1.3. Основные понятия, используемые в Политике:
Персональные данные – любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному или определяемому физическому лицу (субъекту персональных данных);
Оператор персональных данных (Оператор) – ООО УК «Ортус», ОГРН 1135038005035, ИНН/КПП 5038099164/502701001, 140082, Московская область, г Лыткарино, Колхозная ул, д. 6 к. 1, помещ. VII, самостоятельно или совместно с другими лицами организующее и (или) осуществляющее обработку персональных данных, а также определяющее цели обработки персональных данных, состав персональных данных, подлежащих обработке, действия (операции), совершаемые с персональными данными;
Обработка персональных данных – любое действие (операция) или совокупность действий (операций) с персональными данными, совершаемых с использованием средств автоматизации или без их использования. Обработка персональных данных включает в себя в том числе: сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение;
Автоматизированная обработка персональных данных – обработка персональных данных с помощью средств вычислительной техники;
Распространение персональных данных – действия, направленные на раскрытие персональных данных неопределенному кругу лиц;
Предоставление персональных данных – действия, направленные на раскрытие персональных данных определенному лицу или определенному кругу лиц;
Блокирование персональных данных – временное прекращение обработки персональных данных (за исключением случаев, если обработка необходима для уточнения персональных данных);
Уничтожение персональных данных – действия, в результате которых становится невозможным восстановить содержание персональных данных в информационной системе персональных данных и (или) в результате которых уничтожаются материальные носители персональных данных;
Обезличивание персональных данных – действия, в результате которых становится невозможным без использования дополнительной информации определить принадлежность персональных данных конкретному субъекту персональных данных;
Информационная система персональных данных – совокупность содержащихся в базах данных персональных данных и обеспечивающих их обработку информационных технологий и технических средств;
Трансграничная передача персональных данных – передача персональных данных на территорию иностранного государства органу власти иностранного государства, иностранному физическому лицу или иностранному юридическому лицу;
Сайт – совокупность программ для электронных вычислительных машин и иной информации, содержащейся в информационной системе, доступ к которой обеспечивается посредством информационно-телекоммуникационной сети интернет и расположенной по адресу: https://uk-voshod.ru/.
1.4. Основные права и обязанности Оператора.
1.4.1. Оператор имеет право:
- самостоятельно определять состав и перечень мер, необходимых и достаточных для обеспечения выполнения обязанностей, предусмотренных Законом о персональных данных и принятыми в соответствии с ним нормативными правовыми актами, если иное не предусмотрено Законом о персональных данных или другими федеральными законами;
- поручить обработку персональных данных другому лицу с согласия субъекта персональных данных, если иное не предусмотрено федеральным законом, на основании заключаемого с этим лицом договора. Лицо, осуществляющее обработку персональных данных по поручению Оператора, обязано соблюдать принципы и правила обработки персональных данных, предусмотренные Законом о персональных данных;
- в случае отзыва субъектом персональных данных согласия на обработку персональных данных Оператор вправе продолжить обработку персональных данных без согласия субъекта персональных данных при наличии оснований, указанных в Законе о персональных данных.
1.4.2. Оператор обязан:
- организовывать обработку персональных данных в соответствии с требованиями Закона о персональных данных;
- отвечать на обращения и запросы субъектов персональных данных и их законных представителей в соответствии с требованиями Закона о персональных данных;
- сообщать в уполномоченный орган по защите прав субъектов персональных данных (далее – «Роскомнадзор») по запросу этого органа необходимую информацию в течение 30 дней с даты получения такого запроса.
1.5. Основные права Субъектов персональных данных. Субъект персональных данных имеет право:
- получать информацию, касающуюся обработки его персональных данных, за исключением случаев, предусмотренных федеральными законами. Сведения предоставляются Субъекту персональных данных Оператором в доступной форме, и в них не должны содержаться персональные данные, относящиеся к другим Субъектам персональных данных, за исключением случаев, когда имеются законные основания для раскрытия таких персональных данных. Перечень информации и порядок ее получения установлен Законом о персональных данных;
- требовать от Оператора уточнения его персональных данных, их блокирования или уничтожения в случае, если персональные данные являются неполными, устаревшими, неточными, незаконно полученными или не являются необходимыми для заявленной цели обработки, а также принимать предусмотренные законом меры по защите своих прав;
- обжаловать в Роскомнадзоре или в судебном порядке неправомерные действия или бездействие Оператора при обработке его персональных данных.
Субъект персональных данных может реализовать права по получению информации, касающейся обработки его персональных данных, а также права по уточнению его персональных данных, их блокированию или уничтожению, обратившись к Оператору с соответствующим запросом по адресу: 140082, Московская область, г Лыткарино, Колхозная ул, д. 6 к. 1, помещ. VII или путем обращения к Оператору с соответствующим запросом по электронной почте office@uk-voshod.ru. В обоих случаях запрос должен быть оформлен с соблюдением требований статьи 6.1. настоящей Политики.
1.6. Контроль за исполнением требований настоящей Политики осуществляется уполномоченным лицом, ответственным за организацию обработки персональных данных у Оператора.
1.7. Ответственность за нарушение требований законодательства Российской Федерации и локальных актов Оператора в сфере обработки и защиты персональных данных определяется в соответствии с законодательством Российской Федерации.
2. ПРИНЦИПЫ ОБРАБОТКИ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ
2.1. Обработка персональных данных осуществляется Оператором в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации и на основе следующих принципов:
- законности и справедливой основы;
- ограничения обработки персональных данных достижением конкретных, заранее определённых и законных целей;
- недопущения обработки персональных данных, несовместимой с целями сбора персональных данных;
- недопущения объединения баз данных, содержащих персональные данные, обработка которых осуществляется в целях, несовместимых между собой;
- обработки только тех персональных данных, которые отвечают целям их обработки;
- соответствия содержания и объёма обрабатываемых персональных данных заявленным целям обработки;
- недопущения обработки избыточных персональных данных по отношению к заявленным целям их обработки;
- обеспечения точности, достаточности и актуальности персональных данных по отношению к целям обработки персональных данных;
- уничтожения либо обезличивания персональных данных по достижении целей их обработки или в случае утраты необходимости в достижении этих целей, при невозможности устранения Оператором допущенных нарушений персональных данных, если иное не предусмотрено федеральным законом.
3. ПРАВОВЫЕ ОСНОВАНИЯ ОБРАБОТКИ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ
3.1. Правовым основанием обработки персональных данных является совокупность нормативных правовых актов, во исполнение которых и в соответствии с которыми Оператор осуществляет обработку персональных данных, в том числе:
- Конституция Российской Федерации;
- Трудовой кодекс Российской Федерации;
- Гражданский Кодекс Российской Федерации;
- Налоговый кодекс Российской Федерации;
- Федеральный закон от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте»;
- иные нормативные правовые акты, регулирующие отношения, связанные с деятельностью Оператора.
3.2. Правовым основанием обработки персональных данных также являются:
- Устав Оператора;
- договоры, заключаемые с Субъектом персональных данных;
- согласие Субъекта персональных данных на обработку персональных данных.
4. ЦЕЛИ И УСЛОВИЯ ОБРАБОТКИ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ
4.1. Обработка персональных данных ограничивается достижением конкретных, заранее определенных и законных целей. Не допускается обработка персональных данных, несовместимая с целями сбора персональных данных. Обработке подлежат только персональные данные, которые отвечают целям их обработки.
4.2. Содержание и объем обрабатываемых персональных данных должны соответствовать заявленным целям обработки, предусмотренным в настоящем разделе. Обрабатываемые персональные данные не должны быть избыточными по отношению к заявленным целям их обработки.
4.3. В соответствии с настоящей Политикой Оператор может обрабатывать персональные данные, принадлежащих следующим категориям Субъектов персональных данных:
- Работникам Оператора.
- Соискателям на вакантные должности Оператора.
- Контрагентам Оператора (физическим лицам).
- Представителям (работникам) контрагентов Оператора (юридических лиц и индивидуальных предпринимателей).
- Клиентам Оператора.
- Пользователям Сайта Оператора.
4.3.1 Работники Оператора
4.3.1.1 Оператор обрабатывает персональные данные работников с такой (-ими) целью (-ями) как:
- Содействие работникам в трудоустройстве, получении образования и продвижении по службе.
- Контроль количества и качества выполняемой работы.
4.3.1.2 При заключении трудового договора работники дают письменное согласие Оператору на обработку их персональных данных. Содержание согласия работника должно быть конкретным и информированным, то есть содержать информацию, позволяющую однозначно сделать вывод о целях, способах обработки с указанием действий, совершаемых с персональными данными, объеме обрабатываемых персональных данных.
4.3.1.3 При заключении трудового договора работники предоставляют Оператору следующие документы, содержащие его персональные данные:
- паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
- трудовую книжку и (или) сведения о трудовой деятельности, за исключением случаев, если трудовой договор заключается впервые;
- документ, подтверждающий регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учета, в том числе в форме электронного документа;
- документы воинского учета — для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;
- документ об образовании и (или) о квалификации или наличии специальных знаний — при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки;
- иные документы в соответствии с требованиями законодательства.
4.3.1.4 В случае первоначального заключения трудового договора с работниками, трудовую книжку, страховое свидетельство государственного пенсионного страхования оформляет Оператор.
4.3.1.5 В случае, если для трудоустройства работника требуются в соответствии с законодательством иные документы, Оператор обращается к лицу, поступающему на работу, с просьбой о предоставлении таких документов, содержащих персональные данные.
4.3.1.6 В предусмотренных выше целях, Оператор обрабатывает следующие категории персональных данных работников:
- Фамилия, имя, отчество.
- Адрес места жительства.
- Образование.
- Профессия.
- Паспортные данные.
- Контактный телефон.
- Адрес электронной почты.
- Доходы.
- Должность.
- ИНН.
- СНИЛС.
- Семейное положение.
4.3.1.7 Обработка Оператором биометрических персональных данных работников (сведений, которые характеризуют физиологические и биологические особенности человека, на основании которых можно установить его личность) не осуществляется.
4.3.1.8 Обработка Оператором специальных категорий персональных данных работников не осуществляется.
4.3.1.9 Оператор осуществляет автоматизированную, неавтоматизированную, а также смешанную обработку персональных данных работников без получения и/или передачи полученной информации по информационно-телекоммуникационным сетям.
4.3.1.10 Перечень действий по обработке персональных данных работников: сбор, запись, систематизация, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передача (предоставление, доступ), блокирование, удаление, уничтожение.
4.3.1.11 Оператор вправе обрабатывать персональные данные уволенных работников в случаях и в сроки, предусмотренные законодательством Российской Федерации. К таким случаям, в том числе, относится обработка персональных данных в рамках бухгалтерского и налогового учета, в том числе для обеспечения сохранности документов, необходимых для исчисления, удержания и перечисления налога.
4.3.1.12 Оператор обязан хранить бухгалтерскую документацию в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но при этом минимальный срок хранения не может быть менее 5 (пяти) лет.
4.3.1.13 По истечении сроков, определенных законодательством Российской Федерации, личные дела работников и иные документы передаются на архивное хранение на срок 50 лет. Обработка указанных сведений не требует соблюдения условий, связанных с получением согласия на обработку персональных данных. Согласие работников на обработку их персональных данных в случаях, предусмотренных пунктами 4.3.1.11 – 4.3.1.12 настоящей Политики, не требуется.
4.3.1.14 Не допускается раскрытие третьим лицам и распространение персональных данных без согласия работника, если иное не предусмотрено федеральным законом.
4.3.1.15 При передаче персональных данных работника Оператором должны соблюдаться следующие требования:
- запрещается сообщать персональные данные работника третьей стороне без письменного согласия работника, за исключением случаев, когда это необходимо в целях предупреждения угрозы жизни и здоровью работника, а также в случаях, установленных федеральным законом;
- работник, передающий персональные данные работника Оператора, обязан предупредить лиц, получающих персональные данные работника, о том, что эти данные могут быть использованы лишь в целях, для которых они сообщены, и требовать от этих лиц подтверждения соблюдения этого правила. Лица, получающие персональные данные работника Оператора, обязаны соблюдать режим их конфиденциальности. Данное положение не распространяется на обмен персональными данными работников в порядке, установленном федеральными законами;
- работник, передающий персональные данные работника Оператора, имеет право передавать персональные данные работника представителям работников в порядке, установленном Трудовым кодексом Российской Федерации, и ограничивать эту информацию только теми персональными данными работника, которые необходимы для выполнения указанными представителями их функций.
- передача персональных данных работников в Фонд социального страхования Российской Федерации, Пенсионный фонд Российской Федерации в порядке, установленном федеральными законами, в частности Федеральным законом «Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации», Федеральным законом «Об основах обязательного социального страхования», Федеральным законом «Об обязательном медицинском страховании в Российской Федерации» осуществляется без согласия работников.
4.3.1.16 Оператор не осуществляет трансграничную передачу персональных данных работников.
4.3.1.17 Работники в обязательном порядке ознакамливаются под роспись с локальными нормативно-правовыми актами Оператора, устанавливающими порядок обработки персональных данных, а также об их правах и обязанностях в этой области.
4.3.2 Соискатели на вакантные должности Оператора
4.3.2.1 Оператор обрабатывает персональные данные соискателей на вакантные должности с такой (-ими) целью (-ями) как:
- Рассмотрение соискателя на вакантную должность и принятие решения о приеме либо отказе в приеме на работу.
4.3.2.2 Получение согласий от соискателей на вакантные должности производится в случае приглашения на собеседование.
4.3.2.3 Соискатели на вакантные должности направляют Оператору свои персональные данные непосредственно на адрес электронной почты или через специализированные интернет-ресурсы (агрегаторы вакансий).
4.3.2.4 Размещение соискателями на вакантные должности резюме на электронных интернет-ресурсах (агрегаторах вакансий) производится в соответствии с правилами данных ресурсов. Отправляя резюме на электронную почту Оператора, соискатели на вакантные должности тем самым дают согласие в конклюдентной форме на обработку их персональных данных.
4.3.2.5 В предусмотренных выше целях, Оператор обрабатывает следующие категории персональных данных соискателей на вакантные должности:
- Фамилия, имя, отчество.
- Адрес места жительства.
- Образование.
- Профессия.
- Паспортные данные.
- Контактный телефон.
- Адрес электронной почты.
- ИНН.
- СНИЛС.
- Семейное положение.
4.3.2.6 Обработка Оператором биометрических персональных данных соискателей на вакантные должности (сведений, которые характеризуют физиологические и биологические особенности человека, на основании которых можно установить его личность) не осуществляется.
4.3.2.7 Обработка Оператором специальных категорий персональных данных соискателей на вакантные должности не осуществляется.
4.3.2.8 Оператор осуществляет неавтоматизированную обработку персональных данных соискателей на вакантные должности без получения и/или передачей полученной информации по информационно-телекоммуникационным сетям.
4.3.2.9 Перечень действий по обработке персональных данных соискателей на вакантные должности: сбор, запись, систематизация, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, блокирование, удаление, уничтожение.
4.3.2.10 При проведении собеседований с соискателями на вакантные должности персональные данные, содержащиеся в анкетах и резюме, могут подтверждаться документально. Копии подтверждающих документов могут храниться Оператором, но не дольше чем до момента достижения целей их обработки или утраты необходимости в достижении таких целей. После достижения цели их обработки персональные данные соискателей на вакантные должности подлежат удалению в течение 30 дней.
4.3.2.11 Не допускается раскрытие третьим лицам и распространение персональных данных без согласия соискателя на вакантную должность, если иное не предусмотрено федеральным законом.
4.3.2.12 Оператор не осуществляет трансграничную передачу персональных данных соискателей на вакантные должности.
4.3.3 Контрагенты Оператора (физические лица)
4.3.3.1 Оператор обрабатывает персональные данные контрагентов (физических лиц) с такой (-ими) целью (-ями) как:
- Заключение и исполнение договоров.
4.3.3.2 Обработка персональных данных контрагентов (физических лиц) не требует получения дополнительного согласия, в случае обработки персональных данных в соответствии с пунктом 5 части 1 статьи 6 Закона о персональных данных.
4.3.3.3 В предусмотренных выше целях, Оператор обрабатывает следующие категории персональных данных контрагентов (физических лиц):
- Фамилия, имя, отчество.
- Адрес места жительства.
- Паспортные данные.
- Контактный телефон.
- Адрес электронной почты.
- ИНН.
- СНИЛС.
4.3.3.4 Обработка Оператором биометрических персональных данных контрагентов (физических лиц) (сведений, которые характеризуют физиологические и биологические особенности человека, на основании которых можно установить его личность) не осуществляется.
4.3.3.5 Обработка Оператором специальных категорий персональных данных контрагентов (физических лиц) не осуществляется.
4.3.3.6 Контрагенты (физические лица) передают персональные данные при заключении договора. Персональные данные контрагентов (физических лиц) подлежат хранению в течение срока исполнения договорных обязательств и (или) в течение сроков, установленных законодательством.
4.3.3.7 Оператор осуществляет автоматизированную, неавтоматизированную, а также смешанную обработку персональных данных контрагентов (физических лиц) с получением и/или передачей полученной информации по информационно-телекоммуникационным сетям или без таковой.
4.3.3.8 Перечень действий по обработке персональных данных контрагентов (физических лиц): сбор, запись, систематизация, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, блокирование, удаление, уничтожение.
4.3.3.9 Не допускается раскрытие третьим лицам и распространение персональных данных без согласия контрагента, если иное не предусмотрено федеральным законом.
4.3.3.10 Оператор не осуществляет трансграничную передачу персональных данных контрагентов (физических лиц).
4.3.4 Представители (работники) контрагентов Оператора (юридических лиц и индивидуальных предпринимателей)
4.3.4.1 Оператор обрабатывает персональные данные представителей (работников) контрагентов с такой (-ими) целью (-ями) как:
- Исполнение договоров с контрагентами.
- Получение согласия на передачу персональных данных представителей (работников) контрагентов Оператору обеспечивает непосредственно контрагент, работником (представителем) которого является Субъект персональных данных, чьи персональные данные обрабатывает Оператор.
4.3.4.2 В предусмотренных выше целях, Оператор обрабатывает следующие категории персональных данных представителей (работников) контрагентов:
- Фамилия, имя, отчество.
- Адрес места жительства.
- Паспортные данные.
- Контактный телефон.
- Адрес электронной почты.
- Должность.
4.3.4.3 Обработка Оператором биометрических персональных данных представителей (работников) контрагентов (сведений, которые характеризуют физиологические и биологические особенности человека, на основании которых можно установить его личность) не осуществляется.
4.3.4.4 Обработка Оператором специальных категорий персональных данных представителей (работников) контрагентов не осуществляется.
4.3.4.5 Оператор осуществляет автоматизированную, неавтоматизированную, а также смешанную обработку персональных данных представителей (работников) контрагентов с получением и/или передачей полученной информации по информационно-телекоммуникационным сетям или без таковой.
4.3.4.6 Перечень действий по обработке персональных данных представителей (работников) контрагентов: сбор, запись, систематизация, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, блокирование, удаление, уничтожение.
4.3.4.7 Не допускается раскрытие третьим лицам и распространение персональных данных без согласия представителя, если иное не предусмотрено федеральным законом.
4.3.4.8 Оператор не осуществляет трансграничную передачу персональных данных представителей (работников) контрагентов.
4.3.5. Клиенты Оператора
4.3.5.1 Оператор обрабатывает персональные данные клиентов с такой (-ими) целью (-ями) как:
- Заключение и исполнение договоров.
4.3.5.2 Обработка персональных данных клиентов не требует получения от них дополнительного согласия, в случае обработки персональных данных в соответствии с пунктом 5 части 1 статьи 6 Закона о персональных данных.
4.3.5.3 В предусмотренных выше целях, Оператор обрабатывает следующие категории персональных данных клиентов:
- Фамилия, имя, отчество.
- Адрес места жительства.
- Паспортные данные.
- Контактный телефон.
- Адрес электронной почты.
- Учетные данные для входа в личный кабинет: логин и пароль.
4.3.5.4 Обработка Оператором биометрических персональных данных клиентов (сведений, которые характеризуют физиологические и биологические особенности человека, на основании которых можно установить его личность) не осуществляется.
4.3.5.5 Обработка Оператором специальных категорий персональных данных клиентов не осуществляется.
4.3.5.6 Клиенты передают персональные данные при заключении договора. Персональные данные клиентов подлежат хранению в течение срока исполнения договорных обязательств и (или) в течение сроков, установленных законодательством.
4.3.5.7 Оператор осуществляет автоматизированную, неавтоматизированную, а также смешанную обработку персональных данных клиентов с получением и/или передачей полученной информации по информационно-телекоммуникационным сетям или без таковой.
4.3.5.8 Перечень действий по обработке персональных данных клиентов: сбор, запись, систематизация, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, блокирование, удаление, уничтожение.
4.3.5.9 Не допускается раскрытие третьим лицам и распространение персональных данных без согласия клиента, если иное не предусмотрено федеральным законом.
4.3.5.10 Оператор не осуществляет трансграничную передачу персональных данных клиентов.
4.3.6. Пользователи Сайта Оператора
4.3.6.1 Оператор обрабатывает персональные данные пользователей с такой (-ими) целью (-ями) как:
- Обработка заявок на Сайте.
- Обмен данными личного кабинета.
- Раскрытие информации.
4.3.6.2 Обработка персональных данных пользователей при условии получения предварительного согласия.
4.3.6.3 В предусмотренных выше целях, Оператор обрабатывает следующие категории персональных данных пользователей:
- Фамилия, имя, отчество.
- Адрес места жительства.
- Контактный телефон.
- Адрес электронной почты.
- Учетные данные для входа в личный кабинет: логин и пароль.
- Дата и время посещения Сайта.
4.3.6.4 Обработка Оператором биометрических персональных данных пользователей (сведений, которые характеризуют физиологические и биологические особенности человека, на основании которых можно установить его личность) не осуществляется.
4.3.6.5 Обработка Оператором специальных категорий персональных данных пользователей не осуществляется.
4.3.6.6 Оператор осуществляет автоматизированную, неавтоматизированную, а также смешанную обработку персональных данных пользователей с получением и/или передачей полученной информации по информационно-телекоммуникационным сетям или без таковой.
4.3.6.7 Перечень действий по обработке персональных данных пользователей: сбор, запись, систематизация, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передача (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение.
4.3.6.8 Не допускается раскрытие третьим лицам и распространение персональных данных без согласия пользователя, если иное не предусмотрено федеральным законом.
4.3.6.9 Оператор не осуществляет трансграничную передачу персональных данных пользователей.
5. ПОРЯДОК СБОРА И ХРАНЕНИЯ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ
5.1. При сборе персональных данных, в том числе посредством информационно-телекоммуникационной сети Интернет, Оператор обеспечивает запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение персональных данных граждан Российской Федерации с использованием баз данных, находящихся на территории Российской Федерации.
5.2. Лица, передавшие Оператору сведения о другом Субъекте персональных данных, в том числе через Сайт, не имея при этом согласия субъекта, чьи персональные данные были переданы, несут ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации.
5.3. Оператор осуществляет хранение персональных данных в форме, позволяющей определить субъекта персональных данных, не дольше, чем этого требуют цели обработки персональных данных, если срок хранения персональных данных не установлен федеральным законом, договором, стороной которого, выгодоприобретателем или поручителем по которому является Субъект персональных данных.
5.4. Обрабатываемые персональные данные подлежат уничтожению в случае:
- достижения срока обработки персональных данных;
- достижения целей обработки персональных данных;
- утраты необходимости в достижении целей обработки персональных данных;
- получения отзыва согласия на обработку персональных данных;
- исключения Оператора из Единого государственного реестра юридических лиц.
6. ЗАЩИТА ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ
6.1. Оператор принимает необходимые правовые, организационные и технические меры для защиты персональных данных от неправомерного или случайного доступа к ним, уничтожения, изменения, блокирования, распространения и других несанкционированных действий, в том числе:
- определяет угрозы безопасности персональных данных при их обработке;
- принимает локальные нормативные акты и иные документы, регулирующие отношения в сфере обработки и защиты персональных данных;
- назначает лиц, ответственных за обеспечение безопасности персональных данных в структурных подразделениях и информационных системах Оператора;
- создает необходимые условия для работы с персональными данными;
- организует учет документов, содержащих персональные данные;
- организует работу с информационными системами, в которых обрабатываются персональные данные;
- хранит персональные данные в условиях, при которых обеспечивается их сохранность и исключается неправомерный доступ к ним;
- организует обучение работников Оператора, осуществляющих обработку персональных данных.
7. АКТУАЛИЗАЦИЯ, ИСПРАВЛЕНИЕ, УДАЛЕНИЕ И УНИЧТОЖЕНИЕ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ, ОТВЕТЫ НА ЗАПРОСЫ СУБЪЕКТОВ НА ДОСТУП К ПЕРСОНАЛЬНЫМ ДАННЫМ
7.1. Подтверждение факта обработки персональных данных Оператором, правовые основания и цели обработки персональных данных, а также иные сведения, указанные в части 7 статьи 14 Закона о персональных данных, предоставляются Оператором Субъекту персональных данных или его представителю при обращении либо при получении запроса Субъекта персональных данных или его представителя в течение 10 (десяти) рабочих дней с момента поступления обращения или получения запроса. В предоставляемые сведения не включаются персональные данные, относящиеся к другим Субъектам персональных данных, за исключением случаев, когда имеются законные основания для раскрытия таких персональных данных.
Запрос должен содержать:
- номер основного документа, удостоверяющего личность Субъекта персональных данных или его представителя, сведения о дате выдачи указанного документа и выдавшем его органе;
- сведения, подтверждающие участие Субъекта персональных данных в отношениях с Оператором (номер договора, дата заключения договора, условное словесное обозначение и (или) иные сведения), либо сведения, иным образом подтверждающие факт обработки персональных данных Оператором;
- подпись Субъекта персональных данных или его представителя.
Запрос может быть направлен в форме электронного документа и подписан электронной подписью в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Если в обращении (запросе) Субъекта персональных данных не отражены в соответствии с требованиями Закона о персональных данных все необходимые сведения или субъект не обладает правами доступа к запрашиваемой информации, то ему направляется мотивированный отказ.
Право Субъекта персональных данных на доступ к его персональным данным может быть ограничено в соответствии с частью 8 статьи 14 Закона о персональных данных, в том числе если доступ Субъекта персональных данных к его персональным данным нарушает права и законные интересы третьих лиц.
7.2. В случае выявления неточных персональных данных при обращении Субъекта персональных данных или его представителя либо по их запросу или по запросу Роскомнадзора Оператор осуществляет блокирование персональных данных, относящихся к этому Субъекту персональных данных, с момента такого обращения или получения указанного запроса на период проверки, если блокирование персональных данных не нарушает права и законные интересы Субъекта персональных данных или третьих лиц.
В случае подтверждения факта неточности персональных данных Оператор на основании сведений, представленных субъектом персональных данных или его представителем либо Роскомнадзором, или иных необходимых документов уточняет персональные данные в течение семи рабочих дней со дня представления таких сведений и снимает блокирование персональных данных.
7.3. В случае выявления неправомерной обработки персональных данных при обращении (запросе) Субъекта персональных данных или его представителя либо Роскомнадзора Оператор осуществляет блокирование неправомерно обрабатываемых персональных данных, относящихся к этому Субъекту персональных данных, с момента такого обращения или получения запроса.
7.4. При достижении целей обработки персональных данных, а также в случае отзыва Субъектом персональных данных согласия на их обработку персональные данные подлежат уничтожению, если:
- иное не предусмотрено договором, стороной которого является Субъект персональных данных;
- оператор не вправе осуществлять обработку без согласия Субъекта персональных данных на основаниях, предусмотренных Законом о персональных данных или иными федеральными законами;
- иное не предусмотрено другим соглашением между Оператором и Субъектом персональных данных.
8. ЗАКЛЮЧИТЕЛЬНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ
- Во исполнение требований части 2 статьи 18.1 Закона о персональных данных настоящая Политика размещается по адресу местонахождения Оператора, а также публикуется в свободном доступе в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет» на Сайте.
1. Общие положения
1.1. Настоящая Политика в отношении обработки персональных данных (далее – Политика) действует в отношении всех персональных данных, которые ООО УК «Альтернатива» (далее – Компания) может получить от субъекта персональных данных, состоящего с Клиентом в отношениях, регулируемых трудовым законодательством, (далее – Работник) или от субъекта персональных данных – физического лица, состоящего в договорных и иных гражданско-правовых отношениях с Компанией, (далее – Клиент).
1.2. Целью настоящей Политики является соблюдение прав субъектов персональных данных при обработке их персональных данных в Компании.
1.3. Настоящая Политика разработана в соответствии с Конституцией РФ, Федеральным законом от 27.07.2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», Федеральным законом от 27.07.2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных», «Положением об особенностях обработки персональных данных, «Об утверждении требований к защите персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных», утв. Постановлением Правительства РФ от 01.11.2012г. N 1119, и иными нормативными актами в области защиты персональных данных, действующими на территории Российской Федерации.
1.4. Настоящая политика обязательна к исполнению всеми сотрудниками Компании, описывает основные цели, принципы обработки и требования к безопасности персональных данных в Компании.
1.5.Обеспечение безопасности и конфиденциальности персональных данных является одним из приоритетных направлений в деятельности Компании.
2. Принципы и цели обработки. Состав персональных данных
2.1. Обработка персональных данных Компанией осуществляется на основе принципов:
– обработка персональных данных субъектов осуществляется исключительно для обеспечения соблюдения федеральных законов и иных нормативных правовых актов, соответствия целям, заранее определенным и заявленным при сборе персональных данных;
– объем и содержание обрабатываемых персональных данных субъектов, способы обработки персональных данных соответствуют требованиям федерального законодательства, а также другим нормативным актам и целям обработки персональных данных. Не допускается обработка персональных данных, избыточных по отношению к целям, заявленным при сборе персональных данных;
– персональные данные Компания получает только у самого субъекта (или его законного представителя); – при обработке персональных данных обеспечивается точность персональных данных, их достаточность, а в необходимых случаях актуальность по отношению к целям обработки персональных данных. Компанией принимаются необходимые меры по уничтожению (удалению) либо уточнению неполных или неточных данных.
2.2. Обработка персональных данных субъектов персональных данных проводится Компанией с целью осуществления прав и обязанностей Работников в соответствии с трудовым законодательством; ведения персонифицированного учета; исполнения договорных и иных гражданско-правовых отношений при осуществлении Компанией хозяйственной деятельности, повышения оперативности и качества обслуживания клиентов установленного правилами Компании.
2.3. Компанией обрабатываются следующие категории персональных данных:
2.3.1. В отношении Работников: фамилия, имя, отчество, дата и место рождения, адрес регистрации и место жительства, реквизиты основного документа, удостоверяющего личность гражданина, данные страхового свидетельства, семейное и социальное положения, образование, квалификация, профессия, сведения о воинском учете (при их наличии), данные медицинского характера (в случаях, предусмотренных законодательством РФ);
2.3.2. в отношении Клиентов: фамилия, имя и отчество, год, месяц, дата и место рождения, реквизиты документа, удостоверяющего личность гражданина, сведения о регистрации по месту жительства или временной регистрации по месту пребывания, о месте проживания, данные, сведения о семейном положении.
3. Условия обработки
3.1. Порядок работы с персональными данными в Компании регламентирован действующим законодательством РФ, внутренними документами Компании и осуществляется с соблюдением строго определенных правил и условий.
3.2. Обработка персональных данных в Компании осуществляется путем сбора, систематизации, накопления, хранения, уточнения (обновления, изменения), использования, передачи (предоставления, доступа), обезличивания, блокирования, уничтожения персональных данных исключительно для обеспечения соблюдения федерального законодательства и иных нормативных правовых актов, соответствия целям, заранее определенным и заявленным при сборе персональных данных, учета результатов выполнения договорных и иных гражданско-правовых обязательств с субъектом персональных данных. При этом используется смешанный (автоматизированный и неавтоматизированный) способ обработки персональных данных.
3.3. Передача персональных данных третьим лицам осуществляется только в соответствии с действующим законодательством, в том числе с использованием защищенных телекоммуникационных каналов связи.
3.4. Компания не осуществляет трансграничную передачу персональных данных Клиентов.
3.5. Сроки хранения документов, содержащих персональные данные субъектов, определяются в соответствии со сроком действия договора с субъектом персональных данных, Федеральным законом РФ «Об архивном деле в Российской Федерации» № 125-ФЗ от 22.10.2004 г., сроком исковой давности, а также иными требованиями законодательства РФ. По истечении сроков хранения таких документов они подлежат уничтожению.
3.6. С целью защиты персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных от неправомерного или случайного доступа к ним, уничтожения, изменения, блокирования, копирования, предоставления, распространения, а также от иных неправомерных действий с ними Компанией применяются организационные и технические меры.
4. Основные мероприятия по обеспечению безопасности обработки персональных данных
4.1. Для защиты персональных данных при их обработке в Компании применяются следующие организационные и технические меры:
– доступ к персональным данным предоставляется только тем сотрудникам Компании, на которых возложена обязанность по их обработке. Указанные лица имеют право на обработку только тех персональных данных, которые необходимы им для выполнения конкретных функций, связанных с исполнением должностных обязанностей;
– обработка персональных данных ведется сотрудниками Компании на рабочих местах, выделенных для исполнения ими должностных обязанностей;
– рабочие места размещаются таким образом, чтобы исключить бесконтрольное использование конфиденциальной информации;
– конфиденциальная информация, содержащая персональные данные субъектов персональных данных, проходит процедуру уничтожения в соответствии с принятым в Компании порядком в сроки, установленные законодательством РФ;
– проводятся процедуры, направленные на обнаружение фактов несанкционированного доступа к персональным данным и принятие соответствующих мер;
– разграничены права доступа к персональным данным, обрабатываемым в информационных системах персональных данных;
– проводится ознакомление работников Компании, непосредственно осуществляющих обработку персональных данных либо имеющих к ним доступ в силу своих должностных обязанностей, с положениями законодательства РФ, требованиями к защите персональных данных, локальными нормативными актами Компании по вопросам обработки персональных данных;
– своевременно выявляются и предотвращаются нарушения требований законодательства РФ в области обработки персональных данных, устраняются последствия таких нарушений;
– проводится контроль за принимаемыми мерами по обеспечению безопасности персональных данных при их обработке, а также проводится контроль соответствия обработки персональных данных требованиям Федерального закона «О персональных данных» № 152-ФЗ от 27.07.2006 г. и принятым в соответствии с ним нормативным правовым актам, требованиям к защите персональных данных, локальным нормативным актам Компании.
5. Порядок предоставления информации, содержащей персональные данные
5.1. При обращении субъекта персональных данных (владельца этих данных или его законного представителя) или получении запроса Компания безвозмездно предоставляет в течение 30 дней с даты получения запроса или обращения персональные данные, относящиеся к субъекту персональных данных, в доступной форме, исключающей предоставление персональных данных, относящихся к другим субъектам персональных данных.
5.2. Сторонние организации имеют право доступа к персональным данным субъектов персональных данных только, если они наделены необходимыми полномочиями в соответствии с законодательством РФ, либо на основании договоров с Компанией, заключенных в связи с требованиями законодательства РФ.
Основанием для сотрудника Компании в целях предоставления информации о персональных данных субъектов служит резолюция директора организации на соответствующем запросе либо факт подписания соглашения (договора) об информационном обмене.
В соглашение (договор) об информационном обмене включается условие о неразглашении сведений, составляющих персональные данные субъектов, а также служебной информации, ставшей известной в ходе выполнения работ, если для их выполнения предусмотрено использование таких сведений.
5.3. При передаче персональных данных субъектов Компания и уполномоченные им должностные лица соблюдают следующие требования:
– не сообщают персональные данные третьей стороне без письменного согласия субъекта, за исключением случаев, когда это необходимо в целях предупреждения угрозы жизни и здоровью субъекта, а также в случаях, установленных федеральным законодательством;
– предупреждают лиц, получающих персональные данные, о том, что эти данные могут быть использованы только в целях, для которых они сообщены, и требуют от этих лиц подтверждения соблюдения этого условия, за исключением случаев, установленных федеральным законодательством;
– не отвечают на вопросы, связанные с предоставлением персональной информации, любым третьим лицам без законных оснований (письменного запроса);
– ведут учет передачи персональных данных субъектов по поступившим в Компанию запросам субъектов.
6. Ответственность за нарушение требований, регулирующих получение, обработку и хранение персональных данных
6.1. Должностные лица Компании, обрабатывающие персональные данные, несут ответственность в соответствии с действующим законодательством РФ за нарушение режима защиты, обработки и порядка использования этой информации.
6.2. Лица, виновные в нарушении норм, регулирующих получение, обработку и защиту персональных данных, несут дисциплинарную, гражданско-правовую, административную или уголовную ответственность в соответствии с действующим законодательством РФ.
7. Заключительные положения
7.1. Настоящая Политика вступает в силу с момента ее утверждения директором Компании.
7.2. Настоящая Политика подлежит корректировке в случае изменения законодательства РФ, регулирующих органов в области защиты персональных данных, внутренних документов Компании в области защиты конфиденциальной информации. При внесении изменений в заголовке Политики указывается номер версии и дата последнего обновления редакции. Новая редакция Политики вступает в силу с момента ее утверждения директором Компании и размещения на сайте Компании.
7.3. В случае изменения законодательства РФ в области защиты персональных данных, нормы Политики, противоречащие законодательству, не применяются до приведения их в соответствие.
7.4. Действующая редакция Политики хранится по адресу: г. Челябинск, ул. Мамина, д. 19Б, электронная версия Политики – на сайте ООО УК «Альтернатива» по адресу: http://ukalt74.ru
2.1. Автоматизированная обработка персональных данных – обработка персональных данных с помощью средств вычислительной техники.
2.2. Блокирование персональных данных – временное прекращение обработки персональных данных (за исключением случаев, если обработка необходима для уточнения персональных данных).
2.3. Веб-сайт – совокупность графических и информационных материалов, а также программ для ЭВМ и баз данных, обеспечивающих их доступность в сети интернет по сетевому адресу https://kommunalniy-centr.ru/.
2.4. Информационная система персональных данных — совокупность содержащихся в базах данных персональных данных, и обеспечивающих их обработку информационных технологий и технических средств.
2.5. Обезличивание персональных данных — действия, в результате которых невозможно определить без использования дополнительной информации принадлежность персональных данных конкретному Пользователю или иному субъекту персональных данных.
2.6. Обработка персональных данных – любое действие (операция) или совокупность действий (операций), совершаемых с использованием средств автоматизации или без использования таких средств с персональными данными, включая сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение персональных данных.
2.7. Оператор – государственный орган, муниципальный орган, юридическое или физическое лицо, самостоятельно или совместно с другими лицами организующие и (или) осуществляющие обработку персональных данных, а также определяющие цели обработки персональных данных, состав персональных данных, подлежащих обработке, действия (операции), совершаемые с персональными данными.
2.8. Персональные данные – любая информация, относящаяся прямо или косвенно к определенному или определяемому Пользователю веб-сайта https://kommunalniy-centr.ru/.
2.9. Персональные данные, разрешенные субъектом персональных данных для распространения, — персональные данные, доступ неограниченного круга лиц к которым предоставлен субъектом персональных данных путем дачи согласия на обработку персональных данных, разрешенных субъектом персональных данных для распространения в порядке, предусмотренном Законом о персональных данных (далее — персональные данные, разрешенные для распространения).
2.10. Пользователь – любой посетитель веб-сайта https://kommunalniy-centr.ru/.
2.11. Предоставление персональных данных – действия, направленные на раскрытие персональных данных определенному лицу или определенному кругу лиц.
2.12. Распространение персональных данных – любые действия, направленные на раскрытие персональных данных неопределенному кругу лиц (передача персональных данных) или на ознакомление с персональными данными неограниченного круга лиц, в том числе обнародование персональных данных в средствах массовой информации, размещение в информационно-телекоммуникационных сетях или предоставление доступа к персональным данным каким-либо иным способом.
2.13. Трансграничная передача персональных данных – передача персональных данных на территорию иностранного государства органу власти иностранного государства, иностранному физическому или иностранному юридическому лицу.
2.14. Уничтожение персональных данных – любые действия, в результате которых персональные данные уничтожаются безвозвратно с невозможностью дальнейшего восстановления содержания персональных данных в информационной системе персональных данных и (или) уничтожаются материальные носители персональных данных.
