Правила оформления реквизитов документов контрольная работа

Министерство образования

Московскойобласти

МОСКОВСКИЙОБЛОСТНОЙ

ПРОМЫШЛЕННО-ЭКОНОМИЧЕСКИЙ

КОЛЛЕДЖ

КУРСОВАЯ РАБОТА

По дисциплине «Делопроизводства»

Тема «Правила оформления реквизитов документа по ГОСТУ Р 6.30-2003»

                                                                                            Выполнила

                                                                               ученица

                                                                               группыР-1

                                                                               КоноваЕлена

                                                                                   РуководительГорюнова А.О

Дубна 2005

Содержание

1. Введение… 3

2. Реквизиты управленческихдокументов и правила их оформления5

   2.1. Правила оформления реквизитов заголовочной части… 8

  2.2. Правилаоформления реквизитов основной части… 26

    2.3. Правила оформления реквизитовоформляющей части… 29

3.Заключение… 41

4.Список используемой литературы… 43

5. Приложение… 44

1. Введение

С 1 июля 2003 года введёнГОСТ Р 6.30-2003 – «Унифицированные системы документации Унифицированнаясистема организационно-распорядительной документации. Требования к оформлениюдокументов».

Выход стандарта имеетбольшое значение, прежде всего для унификации оформления документов, что должнооблегчить автоматизированный обмен информацией и документацией. Применениестандарта не только повысит общую культуру оформления документов, но иобеспечит их юридическую силу, так как стандарт называет обязательные реквизитыи определяет порядок их написания.  

В новом стандарте унифицированнаясистема организационно-распорядительной документации (УСОРД) является системойдокументации, применяемой в любой организации, учреждении, предприятии.

Применение УСОРДрегламентируется ГОСТ Р 6.30 – 20031<span Times New Roman»,«serif»; mso-fareast-font-family:«Times New Roman»;mso-ansi-language:RU;mso-fareast-language: RU;mso-bidi-language:AR-SA»>[1]«Унифицированные системы документации. Унифицированная системаорганизационно-распорядительной документации. Требования к оформлениюдокументов».

ГОСТ распространяется наорганизационно-распорядительные документы, предусмотренные УСОРД (далее –документы), — постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты,письма, которые фиксируют решения административных и организационных вопросов,а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулированиядеятельности:

Федеральных органовгосударственной власти субъекта Российской Федерации, включая субъектыРоссийской Федерации, имеющие наряду с русским языком в качествегосударственного национальный язык, органов местного самоуправления;

предприятий, организацийи их объединений независимо от организационно-правовой формы вида деятельности.

Настоящий стандартустанавливает:

состав реквизитов;

требования к оформлениюреквизитов;

требования кизготовлению, учету, использованию и хранению бланков с воспроизведениемГосударственного герба Российской Федерации, гербов субъектов РоссийскойФедерации.

В приложениях куказанному ГОСТу приведены схемы расположения реквизитов организационно-распорядительногодокумента, т.е. формуляр-образец ОРД с разными вариантами расположенияреквизитов, образцы бланков документов.

2. Реквизиты управленческих документов и правила их оформления

Государственный стандартР6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительнойдокументации. Требования к оформлению документов» устанавливает составреквизитов документов, требования к оформлению управленческих документов,которыми фиксируются решения административных и организационных вопросов,вопросов управления органов государственной власти, предприятий, организаций,их объединений независимо от организационно-правовой формы и вида деятельности.

При подготовке иоформлении документов используют следующие реквизиты:

01 – Государственный гербРоссийской Федерации;

02 – герб субъектаРоссийской Федерации;

03 – эмблема организацииили товарный знак (знак обслуживания);

04 – код организации;

05 – основнойгосударственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

06 – идентификационныйномер налогоплательщика/код причина постановки на учет (ИНН/КПП);

07 – код формы документа;

08 – наименованиеорганизации;

09 – справочные данные оборганизации;

10 – наименование видадокумента;

11 – дата документа;

12 – регистрационныйномер документа;

13 – ссылка нарегистрационный номер и дату документа;

14 – место составленияили издания документа;

15 – адресат;

16 – гриф утверждениядокумента;

17 – резолюция;

18 – заголовок к тексту;

19 – отметка о контроле;

20 – текс документа;

21 – отметка о наличииприложения;

22 – подпись;

23 – гриф согласованиядокумента;

24 – визы согласованиядокумента;

25 – оттиск печати;

26 – отметка о заверениикопии;

27 – отметка обисполнителе;

28 – отметка обисполнении документа и направлении его в дело;

29 – отметка опоступлении документа в организацию;

30 – идентификаторэлектронной копии документа. 

Некоторые виды документовразрешается оформлять рукописным способом (заявления, объяснительные записки идр.), но обычно служебные документы изготавливают с помощью различных печатныхустройств.

Оформляя документы, набланках или на листах бумаги устанавливают следующие размеры полей (не менее):

– левое и верхнее – <st1:metricconverter ProductID=«20 мм» w:st=«on»>20 мм</st1:metricconverter>;

– правое и нижнее – <st1:metricconverter ProductID=«10 мм» w:st=«on»>10 мм</st1:metricconverter>.

При расположенииреквизитов документа используют восемь положений табулятора<span Times New Roman»,«serif»; mso-fareast-font-family:«Times New Roman»;mso-ansi-language:RU;mso-fareast-language: RU;mso-bidi-language:AR-SA»>[2],восемь контрольных точек, после которых начинают оформлять реквизиты документа.Счет при этом ведётся от границы левого поля листа.

0   1       2      3     4    5      6     7

……………………………………………

   5уд             16уд     24уд    32уд    40 уд    48уд   56уд

0-е положение табулятора (граница левого поля)

– наименованиеорганизации;

– справочные данные оборганизации;

– наименование видадокумента;

– место составления илииздания документа;

     – дата документа;

– ссылка нарегистрационный номер и дату документа;

– заголовок к тексту;

– текст (кроме началаабзацев);

– отметка о наличииприложения;

– наименование должностив реквизите «подпись»;

– гриф согласования(кроме расшифровки подписи);

– отметка о заверениикопии (кроме расшифровки подписи);

– отметка об исполнителе;

– второй гриф утверждения(кроме расшифровки подписи).

1-е положение табулятора (5 ударов от границы левого поля)

– начало абзацев в тексте(в том числе и нумерованных).

2-е положение табулятора (16 ударов от границы левого поля)

– регистрационный номердокумента;

– расшифровка подписи вовтором грифе согласования.

3-е положение табулятора (24 удара от границы левого поля)

– используют присоставлении таблиц.

4-е положение табулятора (32 удара от границы левого поля)

– адресат (каждый элементреквизита печатают на отдельной строке).

5-е положение табулятора (40 ударов от границы левого поля)

– гриф утверждения (кромерасшифровки подписи);

– гриф ограничениядоступа к документу;

– второй грифсогласования (кроме расшифровки подписи).

6-е положение табулятора (48 ударов от границы левого поля)

– расшифровка подписи вреквизите «подпись»;

– расшифровка подписи вгрифе утверждения;

– расшифровка подписи вовтором грифе согласования.

7-е положение табулятора (56 ударов от границы левого поля)

– нумерационные заголовкив таблице;

– слово «копия» приснятии копий с документов;

– код организаций;

– код формы документа.

2.1. Правила оформления реквизитов с заголовочной части

При подготовке документовнеобходимо учитывать требования, предъявляемые стандартам к составу иоформлению каждого реквизита<span Times New Roman»,«serif»; mso-fareast-font-family:«Times New Roman»;mso-ansi-language:RU;mso-fareast-language: RU;mso-bidi-language:AR-SA»>[3]документа.

Государственный герб Российской Федерации (реквизит 01).

Этот реквизитизображается на верхнем поле документа, отступая от края листа 3мм в центрезоны расположения реквизитов 01, 02, 03:

при угловом вариантерасположения реквизитов в центре зоны, равной 15ммХ73мм;

при продольномрасположении реквизитов – в центре зоны, равной 15ммХ165мм.

Воспроизводимоеизображение Государственного герба Российской Федерации должно в точностисоответствовать изображению, установленному действующим законодательством.Государственный герб Российской Федерации помещается на бланках документовгосударственных органов и учреждений, определённых Указом Президента РоссийскойФедерации.

К таким организациям иучреждениям относятся: Федеральное Собрание, Правительство РоссийскойФедерации, Конституционный суд Российской Федерации, Высший Арбитражный судРоссийской Федерации, центральные органы федеральной исполнительной власти,федеральных судов, Прокуратуры Российской Федерации, Центральный БанкРоссийской Федерации, Уполномоченный по правам человека, Счетная палата,Межведомственная комиссия по защите государственной тайны, а такжедипломатические представительства, консульские учреждения и иные официальныепредставительства Российской Федерации за границей, органы государственнойвласти.   

Государственный гербРоссийской Федерации помещают на бланках документов в соответствии сФедеральным конституционным законом «О Государственном гербе РоссийскойФедерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, №52, часть I, ст.5021).

Герб субъекта Российской Федерации (реквизит 02).

Герб изображается набланках учреждений и организаций только в случаях, предусмотренныхзаконодательством. Государственный герб Российской Федерации помещается набланках документов государственных органов и учреждений, определённых УказомПрезидента Российской Федерации и в соответствии с Положением о Государственномгербе Российской Федерации. Герб субъектов Российской Федерации помещается набланках государственных организаций в соответствии с правовыми актами субъектовРоссийской Федерации. Это бланки министерств и ведомств, а также учреждений,входящих в их силу, независимо от местоположения. Воспроизводимое изображениедолжно строго соответствовать изображению, установленному действующимзаконодательством.

Изображение герба припродольном расположении реквизитов будет находиться в центре верхнего поля, апри угловом расположении реквизитов – в левой части верхнего поля над серединойстроки с наименованием организации-автора. Бланки с изображениемгосударственного герба Российской Федерации и гербов субъектов РоссийскойФедерации являются полиграфические продукцией, подлежащей учёту.

Порядку изготовления,учёта, использования и хранения бланков с воспроизведением государственногогерба Российской Федерации и гербов субъекта Российской Федерации посвящёнспециальный пятый раздел стандарта.

Заказывая бланки сизображением герба Российской Федерации, надо помнить, что ПравительствомРоссийской Федерации издано Постановление «Об упорядочении изготовления,использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведениемГосударственного герба Российской Федерации», в котором установлено, что«изготовление … бланков с воспроизведением Государственного герба РоссийскойФедерации осуществляют только полиграфические … предприятия, имеющие выданныеКомитетом Российской Федерации по печати лицензии на существующий виддеятельности и сертификаты о наличии технических и технологических возможностейдля изготовления указанного вида продукции на должном качественном уровне».

Эмблема организации или товарный знак (реквизит 03).

В бланке, особеннокоммерческих организаций, помещается эмблема организации или товарный знак(знак обслуживания) в соответствии с уставом (Положением об организации). Этосимволическое графическое изображение, отражающее направления деятельностиорганизации, предприятия или фирмы. Чаще всего в качестве эмблемы используетсязарегистрированный товарный знак (торговая марка фирмы). Может состоять изграфически оформленных начальных букв названия фирмы, либо из рисунка,отражающего главное направление её деятельности. Размеры эмблемы не ограничены.

Эмблема не может помещатьсяна бланке, если на нем уже воспроизведен Государственный герб РоссийскойФедерации или герб субъекта Российской Федерации.

Эмблема облегчает поискдокумента, позволяет сразу определить, от кого получен документ (если этопостоянный корреспондент), улучшает эстетический вид бланка. Однако эмблемойнельзя заменить наименование организации. У нас в стороне эмблема располагаетсяна верхнем поле бланка над серединой наименования организации-автора, или налевом поле бланка на уровне названия организации.   

Товарный знак, знакобслуживания изображаются на бланке с соблюдением требований Закона РоссийскойФедерации. Товарный знак – это обозначение, способное отличать товары и услугиодних юридических или физических лиц от однородных товаров и услуг других юридическихили физических лиц.

Товарный знак может бытьзарегистрирован на имя юридического лица, а также физического лица,осуществляющего предпринимательскую деятельность. В качестве товарных знаковмогут быть зарегистрированы словесные, изобразительные, объёмные и другиеобозначения или их комбинации. Товарный знак может быть зарегистрирован в любомцвете или цветном сочетании. Не допускается регистрация товарных знаков,состоящих только из обозначений, представляющих собой: государственные гербы,флаги и эмблемы, официальные названия государств, эмблемы, сокращенные илиполные наименования международных межправительственных организаций, официальныеконтрольные, гарантийные и пробирные клейма, печати, награды и др. Такиеобозначения могут быть включены как неохраняемые элементы в товарный знак, еслина это имеется согласие соответствующего компетентного органа или их владельца.Зона и правила расположения  товарногознака на бланках те же, что и у эмблемы.     

Код организации (реквизит 04).

Код организациипроставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организации (ОКПО).Код по ОКПО имеют все зарегистрированные на территории РФ предприятия иорганизации. Код по  ОКПО может бытьпроставлен на бланке документа заранее, например, при его изготовлениитипографическим способом.

Каждая организация(юридическое лицо) должна быть зарегистрирована, иметь свой код поОбщероссийскому классификатору организаций и предприятий (ОКПО). Так, например,любая организация (юридическое лицо) в г. Москва должна быть зарегистрирована вМосковской регистрационной палате, иметь свидетельство о том, что она внесена вреестр, после чего Московский городской комитет по статистике присваиваеторганизации код по ОКПО. Код представляет собой восьмизначное число, последняяцифра которого печатается через пробел, например код Московского политехникума– 0509876 5. каждая цифра в коде несёт определённую информационную нагрузку,указывает на принадлежность организации к определённой отрасли, к определённомууровню в данной отрасли, виду деятельности и т.д.

  Код организации, так же, как код формыдокумента, помещается на бланках документов после реквизита «Наименованиеорганизации» (на общих бланках) или после реквизита «Справочные данные оборганизации» на бланках служебных писем). Код организации является своеобразнымподтверждением правомочности организации – автора документа. Код необходимтакже при внедрении компьютерных технологий обработки информации.

Основной государственный регистрационный номер (ОГРН)юридического лица (реквизит 05).

Основной государственныйрегистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляют в соответствии сдокументами, выдаваемыми налоговыми органами.

Идентификационный номер налогоплательщика/код причиныпостановки на учет (реквизит 06).

Идентификационный номерналогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют всоответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

Код формы документа (реквизит 07).

Код формы документапроставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации(ОКУД). Он должен соответствовать коду унифицированной формы документа,содержащемуся в определенном разделе классификатора.

Код по ОКУД используетсяреже и проставляется только на унифицированных документах, название форм которыхвключено в общероссийский классификатор управленческой документации, например:

·<span Times New Roman»»>       

0222152– штатное расписание;

·<span Times New Roman»»>       

0276030– график отпусков;

·<span Times New Roman»»>       

0221052– должностная инструкция.

Код по ОКУД проставляетсясправа от кода организации. На общем бланке код формы документа впечатываетсяпри составлении конкретного вида документа.

Наименование организации (реквизит 08).

В документе мы находим,прежде всего, автора документа, т.е. название организации или структурногоподразделения, подготовившего документ. Автором документа может выступить идолжностное лицо, имеющее должностной бланк. Бланки структурных подразделенийили должностного лица проектируются только в том случае, если руководительподразделения или должностное лицо имеют право подписи. Чаще всего в бланке указываетсятолько наименование организации-автора, но, кроме того, над ним более мелкимибуквами может указываться ещё и вышестоящая инстанция (наименованиеминистерства или ведомства, в коммерческих организациях – наименованиеконсорциума или промышленно-финансовой группы), в систему которой входит даннаяорганизация.

Вышестоящая инстанцияуказывается лишь в бланках тех предприятий или организаций, которые имеютпрямое или административное подчинение.

      Например:

Министерство общего

и профессионального

образования

Российский государственный

Гуманитарный университет

Наименованиеорганизации-автора (предприятия, фирмы, комиссии и т.п.), должно всегдасоответствовать установленными требованиям законодательства, нормативных иучредительных документов, т.е. даваться с указанием организационно-правовойформы в соответствии с наименованием, установленным правовыми актами (уставом,положением, учредительным договором).

Сокращенное наименованиеприводится только в том случае, если оно закреплено в учредительном документе.Помещаются сокращенное наименование организации ниже полного.

Если в учредительномдокументе название организации было повторено на иностранном языке, оновоспроизводится на бланке под наименованием на русском языке.

Наименование филиала,территориального отделения, представительства, структурного подразделенияорганизации указывают в том случае, если оно является автором документа ирасполагают ниже наименования организации».

Субъекты РоссийскойФедерации, имеющие в качестве государственного наряду с русским национальныйязык, печатают название своей организации (а также адрес или место составлениядокумента в общем бланке) на двух языках – национальном и русском на одномуровне продольного бланка.

Название структурнойчасти чаще всего указывают на внутренних документах, при изготовлении которыхреквизиты бланка оформляются машинописным способом. Например, в протоколах,докладных или объяснительных записках.    

Справочные данные об организации (реквизит 09).

Чем полнее заполнен этотреквизит, тем меньше вопросов возникнет у адресата при общении с даннойорганизацией.

Почтовый  и телеграфный адрес указывается всоответствии с требованиями, изложенными в Почтовых правилах Министерствасвязи.

Данный реквизит включаетв себя:

— почтовый адрес,элементы которого указываются в последовательности, установленной Правиламиоказания услуг почтовой связи, утверждёнными Постановлением Правительства РФ.По международным правилам почтовый адрес указывается в следующейпоследовательности: сначала номер дома, наименование улицы, затем названиегорода, штата или округа, почтовый индекс и название страны. РоссийскаяФедерация также переходит на международную систему написания адреса;

— номера телефонов идругие сведения по усмотрению организации (номера телефонов, телексов, факсов,адрес электронной почты и www– страницы (если они есть), номера счетов в банке).

Данный реквизитуказывается только на бланках служебного письма, так как письмо предполагаетпереписку и в бланке для письма помещается адрес организации-автора.

Счета в банке указываютсятолько в том случае, если применяется бланк с продольным вариантом расположенияреквизитов, так как информация о счёте в банке занимает значительный объём и,как правило, не помещается на бланке с угловым вариантом.

При составлении письма набланке без указания счёта в банке в случае необходимости его указания сведенияо нём приводятся в конце текста, например: «Оплатугарантируем. Наш счёт № 40603810900071733211 в КБ «Мост-Банк» к/с30101810700000000705 БИК 044583705 ИНН 7701113887». При необходимостиуказывают почтовый адрес бланка.

Наименование вида документа (реквизит 10).

Наименование видадокумента должно соответствовать компетенции организации и содержаниюуправленческого действия.

Наименование видадокумента не указывают в служебном письме.

Этот реквизит располагаютна бланке документа за реквизитом, указывающим наименование организации (от0-го положения табулятора). Оформляют реквизит прописными буквами (ДОКЛАДНАЯЗАПИСКА, ПРИКАЗ, ДОГОВОР и др.). Разрешается название А К Т печатать прописнымибуквами вразрядку.

Регламентируется уставом(положением об организации) и должно соответствовать видам документов,предусмотренным УСОРД. В письме «наименование вида документа» не указывается.

В бланке конкретного видадокумента данный реквизит проставляется после наименования организации – авторадокумента.

Дата документа (реквизит 11).

Дата – обязательныйреквизит любого документа. Дата на документе всего несколько, но они имеютразличное назначение и фиксируют стадии работы с документом.

Основной датой считаетсядата подписания документа, утверждения или дата события, зафиксированного внем. Для внутренних документов – приказов, распоряжений, справок, докладныхзаписок и т.д. датой в бланке является дата подписи. Для отправляемых документовдата в бланке одновременно является датой подписания и отправки. Дата протоколаили акта является датой события, зафиксированного этими документами. Дляутверждаемых документов, например, инструкций, планов датой документа являетсядата их утверждения, проставляемая в грифе утверждения документа.

Цифровой способоформления даты должен применяться в том случае, если дата проставляется вбланке на месте, обозначенном линией для реквизита 11, под реквизитами 09 или10 в зависимости от вида бланка.

Дата документаоформляется арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год.День месяца и месяц оформляется двумя парами арабских цифр, разделённымиточкой; год – четырьмя арабскими цифрами.

Например, дату 5 июня <st1:metricconverter ProductID=«2003 г» w:st=«on»>2003 г</st1:metricconverter>. следует оформлять05.06.2003.

Разрешается оформлятьдаты по международным правилам, предусматривающим обратную последовательностьцифр: 2003.06.05.

Всегда необходимо писатьо, если цифра в месяце или дне меньше 10. Дата, оформленная цифровым способом,удобна для автоматизированной обработки информации, содержащейся в документе.Таким же образом дата проставляется и в других реквизитах.

Допускаетсясловесно-цифровой способ оформления даты чаще всего применяется в текстенормативных и финансовых документов, например 05 июня 2003г. Для ряда официальных документов существует такжедата их опубликования и дата вступления документа в силу.

Дата должна проставлятьсялицом, подписывающим или утверждающим документ. Если авторами документавыступают несколько организаций (две или более), то датой документа считаетсядата наиболее позднего (последнего) подписания.

Датируются также всестадии оформления и обработки документа. По этим датам можно установить, гдепроизошла задержка в работе с документами. Поэтому дата входит составной частьюв такие реквизиты: гриф согласования, виза согласования.

Регистрационный номер документа (реквизит 12).

Регистрационный номердокумента – это его условное цифровое (иногда буквенно-цифровое) обозначение,проставляемое при регистрации. Для него отведено место в бланке документа рядомс датой. Регистрацию проводят децентрализовано по группам документов – обычно в структурныхподразделениях, где они создаются и оформляются. Например, бухгалтерскиедокументы регистрируются в бухгалтерии, приказы по основной деятельности – вканцелярии, по кадрам – в отделе кадров. Обязательным элементам реквизита«Регистрационный номер документа» является его порядковый номер в течении года(с января по декабрь). Лишь в учебных заведениях нумерация внутреннихдокументов может вестись по учебным годам.

Регистрационный номервходящих и исходящих документов кроме порядкового номера чаще всего дополняетсяусловным обозначением (индексом) структурного подразделения или исполнителя,составившего документ, корреспондента, классификатора вопросов деятельности,места хранения документа и номера дела по номенклатуре, куда подшит документ(или копия отправленного документа). Например: 02 – 15/79, где 02 – индекс структурного подразделения (например,бухгалтерии), 15 – номер дела по номенклатуре, 79 – порядковый номеротправляемого документа.

 При регистрации обращений граждан порядковыйрегистрационный номер дополняется первой буквой фамилии, например К-15, Г-45.

На документах,составленных совместно несколькими организациями, проставляются порядковыерегистрационные номера, присвоенные документу каждым автором. Их проставляют впорядке указания авторов в документе (слева направо) через косую черту,например: 21/16/34.

При угловом расположенииреквизитов регистрационный номер располагается от второго положения табуляторав одной строке с датой документа. 

Ссылка на регистрационный номер и дату документа (реквизит13).

Важным реквизитомявляется ссылка на номер и дату документа, на который даётся ответ. Данныйреквизит полностью переписывается из бланка инициативного документа, на которыйпишется ответ и включает его исходящий регистрационный номер и дату.

Получив ответныйдокумент, по этому реквизиту надо подобрать копию инициативного документа, накоторый пишется ответ, подложить его к полученному ответу и только вместепускать в работу. В этом случае сразу будет полная информация: как и чтописали, и полностью ли учтена просьба или предложение. 

В служебном письме можетне быть заголовка к тексту, если автор делает ссылку на номер и дату поступившегодокумента.

До <st1:metricconverter ProductID=«1972 г» w:st=«on»>1972 г</st1:metricconverter>. эти сведенияуказывались в первых строках текста ответного документа, сейчас эти сведения вкраткой форме указывают на месте реквизита 13.

Место составления или издания документа (реквизит 14).

В общем бланке, на томместе, где в бланке для письма проставляется ссылка на номер и дату входящегодокумента, указывается место составления документа. (Часто напечатано заранее).Оформляется этот реквизит в соответствии с административно-территориальнымделением России. Однако этот реквизит не указывает, если географическоеместонахождение вошло в название организации. Например, АО Пермские авиамоторыне указывает в названии г.Пермь, а АО Шарикоподшипник должен указать – Москва.Следует помнить, что перед указанием городов Москва и Санкт-Петербург буква г.(город) не ставится. Перед остальными населенными пунктами проставляетсясокращенное обозначение посёлка, города и т.д. Например, г.Орёл,пос.Железнодорожный и т.д.

При угловом расположенииреквизитов отметка о месте составления или издания документа располагается от0-го положения табулятора вслед за номером и датой документа.      

Адресат (реквизит 15).

Не менее важным являетсязнание порядка адресования документа. Адресование, т.е. указание получателя,кому предназначается документная информация, производится на документах,отправляемых в другие организации или частным лицам, представляемых руководству(заявления, докладные и объяснительные записки) и передаваемых в структурныеподразделения (распоряжения, указания).

Реквизит «адресат»максимально может состоять из следующих составных частей:

Ø<span Times New Roman»»>

наименование учреждения, организации(в именительном падеже);

Ø<span Times New Roman»»>

наименование структурногоподразделения (в именительном падеже);

Ø<span Times New Roman»»>

указание должности получателя (вдательном падеже);

Ø<span Times New Roman»»>

фамилия и инициалы (в дательномпадеже, инициалы указываются после фамилии, например: Степанскому А.Д.);

Ø<span Times New Roman»»>

почтовый адрес.

Каждая из указанныхсоставных частей адресата печатается с новой строки. Расстояние между ними 1,5межстрочных интервала. Длина максимальной строки не должна превышать 9-<st1:metricconverter ProductID=«10 см» w:st=«on»>10 см</st1:metricconverter> и ограничивается правойграницей текстового поля. Знаки препинания – точки и запятые – не ставятся.

Состав реквизита«адресат» меняется в зависимости от адресата и вида составляемого документа.Так для внутренних документов указывается лишь название структурногоподразделения или руководитель, которому подаётся документ. В этом случаеназвание организации или структурного подразделения входит в название должности.Например:

                                                                        Директору базы

                                                                        СоколовойВ.Н.

Адресуядокладную записку руководителю структурного подразделения, укажем:

                                                                        Начальнику отдела маркетинга

                                                                        ФеоктистовуП.С.

Должностьполучателя и его фамилия указываются только в том случае, если известно, ктоконкретно занимается данным вопросом. Это повышает оперативность доведениядокумента до исполнителя. При адресовании документов лицам, имеющим звания(военным или учёным) эти звания указываются перед фамилией. Например:

                                                                        Российский государственный

                                                                        гуманитарныйуниверситет

                                                                        Историко-архивныйинститут

                                                                        Зав.кафедрой

                                                                        проф.Логунову А.П.

Вответах на обращения частных лиц, на жалобы и заявления граждан обязательноуказывается почтовый адрес. Например:

                                                                        113556, Москва, ул. Цветочная 

                                                                        д.45,кв. 35

                                                                        ФиалковойА.

Правила оформления документов

СОДЕРЖАНИЕ

Глава 1. ПРАВИЛА
ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

Глава 2.
КЛАССИФИКАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ

Глава 3. ОСНОВНЫЕ ПРАВИЛА СОСТАВЛЕНИЯ
ТЕКСТА ДОКУМЕНТОВ.

СПИСОК
ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

Глава 1. ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

С 1 июля 2003 г.
введен новый стандарт ГОСТ Р 6.30-2003, устанавливающий требования к оформлению
документов. Он интересен всем, кому приходится работать с такими документами,
как постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и
другие документы. Стандарт устанавливает состав реквизитов управленческих
документов, правила их составления и расположения, а также требования к бланкам
документов[1].

Обновление
стандарта ГОСТ Р 6.30-97, по которому пять лет работали тысячи специалистов, в
том числе и секретари, всегда большое событие. Новому стандарту будут посвящены
занятия по повышению квалификации, тренинги, семинары. Стандарт станет
составной частью курса делопроизводства и управления в различных учебных
заведениях. Вводимый стандарт устанавливает единые требования и правила
оформления документов управления независимо от того:

·
государственное
это или негосударственное предприятие;

·
каким
видом деятельности занимается предприятие;

·
как
ведется делопроизводство (традиционным способом или на основе современной
информационной технологии).

Что же нового
предусмотрено в стандарте?

Пожалуй, самое
главное содержится в его введении – требования настоящего стандарта являются рекомендуемыми,
а не обязательными.

Число реквизитов
документов стало больше: 30вместо 29. В стандарте введены два новых
реквизита: ОГРН (основной государственный регистрационный номер
юридического лица) и ИНН/КПП (идентификационный номер налогоплательщика/код
причины постановки на учет). Исключен реквизит «гриф ограничения доступа
к документу», который регламентируется другими нормативными актами,
обязательными для исполнения.

Как теперь должны
располагаться наиболее используемые реквизиты на поле документа можно увидеть
на приведенном образце (Рис. 1).

Отметка о
контроле ,
ранее располагавшаяся на левом поле документа, теперь ставится на верхнем поле.
Это удобнее, так как при подшивке документов в толстых папках этот реквизит был
не виден. Кроме того, многие организации ставят его штампом «Контроль»,
простановка которого на левом поле была невозможна.

Размеры полей документов теперь легко
запоминаются: правое поле составляет не менее 10 мм, все остальные – не менее
20 мм.

В грифе
утверждения наименование утверждающего документа дается теперь в
творительном падеже (утверждено приказом), что, безусловно,
логичнее, чем было раньше (именительный падеж – утверждено приказ).

Косметическим
изменениям подвергся реквизит «отметка об исполнителе». Теперь ставятся
только инициалы и фамилия исполнителя. Но в работе с документами, особенно при
большом количестве корреспонденции, удобнее, все-таки, было бы указывать имя и
отчество полностью, т.к. это значительно облегчает общение с исполнителем,
которого не знаешь, в случае возникновения каких-либо вопросов по документу.

Изменилось расположение
отметки о поступлении документа в организацию. В новом ГОСТе она
размещается в правом нижнем углу.

К достоинствам нового
стандарта, как это не парадоксально, можно отнести небольшое количество
изменений. Сохраняется определенная преемственность и стабильность. В качестве
сравнения можно привести международный опыт. Правила составления документов в
западном делопроизводстве в основном были сформированы в 1930 году и, с
небольшими изменениями, сохранились до наших дней[2].

Выполнение единых
правил оформления документов обеспечит: юридическую силу документов;
качественное и своевременное составление и исполнение документов; организацию
оперативного поиска документов, и, следовательно, будет способствовать успешной
деятельности вашего предприятия.

При
подготовке документов используются следующие реквизиты:
01 – Государственный герб
Российской Федерации;
02 – герб субъекта Российской Федерации;
03 – эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
04 – код организации;
05 – основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
06 – идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет
(ИНН/КПП);
07 – код формы документа;
08 – наименование организации;
09 – справочные данные об организации;
10 – наименование вида документа;
11 – дата документа;
12 – регистрационный номер документа;
13 – ссылка на регистрационный номер и дату документа;
14 – место составления или издания документа;
15 – адресат;
16 – гриф утверждения документа;
17 – резолюция;
18 – заголовок к тексту;
19 – отметка о контроле;
20 – текст документа;
21 – отметка о наличии приложения;
22 – подпись;
23 – гриф согласования документа;
24 – визы согласования документа;
25 – оттиск печати;
26 – отметка о заверке копии;
27 – отметка об исполнителе;
28 – отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
29 – отметка о поступлении документа в организацию;
30 – идентификатор электронной копии документа.

Глава 2. КЛАССИФИКАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ

Все документы по отражаемым в них видам
деятельности делятся на две большие группы:

1) Документы по
общим и административным вопросам, т.е. вопросам общего руководства
предприятием (организацией) и его производственной деятельностью. Эти документы
могут составлять работники всех подразделений предприятия.

2) Документы по
функциям управления. Такие документы составляют работники финансовых
органов, бухгалтерии, отделов планирования, снабжения и сбыта, других
функциональных подразделений[3].

Документы классифицируются  по
именованиям: служебные письма, приказы, протоколы, акты, докладные записки,
договоры и т.д. Оформление всех этих документов унифицировано, но они могут
быть совершенно разными:

— по месту
составления – внутренние (документы, составляемые работниками данного
предприятия) и внешние (документы, поступающие из других предприятий,
организаций и от частных лиц);

— по содержанию –
простые (посвященные одному вопросу) и сложные (охватывающие несколько
вопросов);

— по форме –
индивидуальные, когда содержание каждого документа имеет свои особенности
(например, докладные записки); трафаретные, когда часть документа отпечатана, а
часть заполняется при составлении; и типовые, созданные для группы однородных
предприятий. Как правило, все типовые и трафаретные документы печатаются
типографским способом или на множительных аппаратах;

— по срокам
исполнения – срочные, требующие исполнения в определенный срок, и несрочные,
для которых срок исполнения не установлен;

— по
происхождению – служебные, затрагивающие интересы предприятия, организации, и
личные, касающиеся конкретного лица и являющиеся именными;

—  
по виду
оформления – подлинные, копии, выписки, дубликата;

— по средствам фиксации – письменные, графические, фотокинодокументы и т.
д.

Подлинник – это подписанный и надлежащим образом оформленный экземпляр документа,
составленный в первый раз. Копия – повторное, абсолютно точное
воспроизведение подлинника (с пометкой «копия»), засвидетельствованное в
установленном порядке соответствующим должностным лицом. На копиях служебных
документов, требующих особое удостоверения, в обязательном порядке ставятся
подпись руководителя и печать.

Иногда для работы требуется не копия с подлинного документа, а выписка
из того или иного его раздела. При оформлении выписки обязательно надо указать,
из какого документа она сделана. Правильность составления выписки
подтверждается подписями должностных лиц и печатью. Предприятиям и организациям
предоставлено право в случае утери владельцем подлинного документа выдавать ему
соответствующий дубликат (с пометкой «дубликат»), имеющий одинаковую
юридическую силу с подлинником.

Глава
3. ОСНОВНЫЕ ПРАВИЛА СОСТАВЛЕНИЯ ТЕКСТА ДОКУМЕНТОВ

Документ состоит из отдельных информационных элементов, которые
называются  реквизитами (подпись, печать, название вида документа, текст
документа и т.д.). Совокупность реквизитов документа, расположенных в
установленном порядке, составляет формуляр документа.

ГОСТ Р. 6.30 —
97
«Унифицированные системы документации. Унифицированные системы
организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению
документов» установил формуляр-образец организационно- распорядительных
документов, который представляет собой графическую модель или схему построения
документа. Формуляр-образец  устанавливает размеры полей, расположение
постоянных и переменных реквизитов[4].

ГОСТ Р. 6.30 –
97 устанавливает
также состав реквизитов организационно-распорядительных документов и их
расположение на бланке документа, правила оформления реквизитов, требование
бланков и порядок изготовления и т. д.

Текст – основной реквизит документа, который должен содержать достоверную
и объективную информацию, изложенную ясно, точно, нейтральным тоном и по
возможности кратко. Текст документа должен быть безупречным в юридическом
отношении и не допускать двоякого толкования.

Документы составляются на русском или национальном языке в соответствии с
законодательством Российской Федерации о государственных языках.

Текст документа может быть представлен в виде таблицы, анкеты, связного
текста.

Тексты документов большого объема подразделяются на разделы, подразделы,
пункты, которые нумеруются арабскими цифрами:

1.
Раздел;

1.1.
Подраздел;

1.1.1.   Пункт;

1.1.1.1.Подпункт

Основные требования к
документам, изготовленным машинописным способом

Если документ составляется на компьютере, то при печатании текста
исходя из эргономических требований следует использовать шрифты, приближенные
по размеру к шрифту пишущей машинки. Рекомендуется использовать шрифты
гарнитуры  Times New Roman размеров 13, 14, 15 или
гарнитуры Arial размеров 12, 13, 14. Заголовки таблиц
допускается печатать шрифтами меньших размеров.

Текст документа
печатается через 1,2 или 1,5 межстрочных интервала. Расстояние между отдельными
реквизитами – 1,5 – 3 межстрочных интервала. Если один реквизит занимает
несколько строк, то его текст печатается через один интервал. Если текст
документа занимает более одной страницы, то начиная со второй, страницы
нумеруют арабскими цифрами без точек, тире и других дополнительных значков.
Номер страницы проставляется в середине верхнего поля.

Формат бумаги А4
и А5; допускается – А3 и А6. Минимальные размеры полей на документе (в мм):
левое –20; правое – 10; верхнее – 15; нижнее – 20.

СПИСОК
ИСПОЛЬЗУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

1.
Положение о Государственном гербе, утвержденном
Указом Президента РФ от 30 ноября 1993 г. № 2050

2.
ГОСТ Р 6.30-97. Унифицированные системы
документации. Унифицированная система организационно-распорядительной
документации. Требования к оформлению документов. – М.: ИПК Издательство
стандартов, 1997.

3.
Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства:
Документационное обеспечение управления: Учеб. пособие. – 5-е изд., испр. и
доп. – М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2002. – 320 с.

4.
Организация
работы с документами: Учебник/ Под ред. проф. В.А. Кудряева. – 2-е изд.,
перераб. и доп. – М.: ИНФРА-М, 2002. – 592 с.

[1] Чуковенков А.Ю., Янковая В.Ф. Правила оформления документов:
Комментарий к ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации.
Унифицированная система организационно-распорядит: издательство: Проспект. год
издания: 2005

[2] Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс
делопроизводства: Документационное обеспечение управления: Учеб. пособие. – 5-е
изд., испр. и доп. – М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2002. –
320 с.

[4] ГОСТ Р 6.30-97. Унифицированные системы
документации. Унифицированная система организационно-распорядительной
документации. Требования к оформлению документов. – М.: ИПК Издательство
стандартов, 1997.

Продолжаем комментировать новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 по оформлению документов. Рассмотрим раздел 6 «Бланки документов».

Наш словарь

Бланк документа – лист бумаги или электронный шаблон с реквизитами, идентифицирующими автора официального документа[1];

Электронный шаблон бланка – это бланк документа, представленный в электронном виде. Как правило, электронные шаблоны бланков используются организациями вместо бланка на бумажном носителе, изготовленном типографским способом.

Новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (далее – ГОСТ Р 7.0.97-2016) является преемником ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (далее – ГОСТ Р 6.30-2003), а не абсолютно новым стандартом. Поэтому при его разработке было важно сохранить последовательность положений, чтобы пользователям стандарта было удобно работать с его новой редакцией.

В разделе «Бланки документов» последовательность изложения материала также осталась прежней. Однако в некоторые положения раздела были внесены дополнения или уточнения, которые более детально поясняют правила оформления документов. Мы же рассмотрим и прокомментируем все положения раздела «Бланки документов» (извлечения из ГОСТ Р 7.09-2016 даны в рамках).

ФОРМАТ БЛАНКОВ И РАЗМЕРЫ ПОЛЕЙ

Бланки формата А5 используются весьма ограничено, главным образом, для оформления справок, доверенностей, служебных записок. Для большей части организационно-распорядительной документации (приказы, распоряжения, положения, инструкции, протоколы, деловые письма и др.) используется бумага формата А4.

Для бланков резолюций стандартом установлены бланки формата А5 и А6 (Пример 1).

Положение о размерах служебных полей документа дополнено требованием, по которому в документах со сроком хранения свыше 10 лет[2] (распорядительные документы, локальные нормативные акты, по личному составу и др.) левое поле должно быть не менее 30 мм. Это позволит аккуратно сшить документы в дела, не захватывая часть текста.

БЛАНКИ В ЭЛЕКТРОННОМ ВИДЕ И НА БУМАЖНОМ НОСИТЕЛЕ

В контексте стандарта бланки документов, изготовленные на бумажном носителе, и электронные шаблоны бланков равнозначны.

Организация, как правило, использует как бланки на бумажном носителе, так и электронные шаблоны бланков (например, для внутренних документов).

Важно!

Бланки одного вида документа (например, письма) в бумажном и электронном виде должны быть идентичны по составу реквизитов и оформлению. Иначе говоря, бланк документа одного вида на бумажном носителе и его электронный шаблон не должны различаться.

Еще одно важное требование – электронные шаблоны бланков должны быть неизменяемы, то есть защищены от несанкционированных изменений.[3]

Стандарт подчеркивает, что воспроизводить изображение Государственного герба Российской Федерации можно только на бумажном носителе. Требования к изготовлению таких бланков установлены постановлением Правительства РФ от 27.12.1995 № 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации» (далее – Постановление № 1268).

БЛАНКИ УГЛОВЫЕ И ПРОДОЛЬНЫЕ

Приложение Б стандарта – это схемы расположения реквизитов документа на бланках с угловым расположением реквизитов (схема Б1) (Пример 2) и на бланках с продольным расположением реквизитов (схема Б2) (Пример 3). При этом зоны расположения реквизитов, обозначенные пунктиром, являются ориентировочными.

ЦЕНТРОВАННОЕ И ФЛАГОВОЕ РАСПОЛОЖЕНИЕ РЕКВИЗИТОВ

Эти положения стандарта повторяют старый ГОСТ Р 6.30-2003 и предлагают два способа оформления реквизитов в пределах зон их расположения:

• центрованный (по центру зоны расположения реквизитов);

• флаговой (по левой границе зоны).

Стандарт указывает также на то, что реквизиты 01 «Государственный герб Российской Федерации (герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования)», 02 «Эмблема» и 03 «Товарный знак (знак обслуживания)» располагаются в верхнем поле документа по середине зоны, занятой реквизитом 05 «Наименование организации – автора документа» (Пример 4). Однако реквизит 03 может также размещаться и на одном уровне с реквизитом «Наименование организации – автора документа» (Пример 5).

ВИДЫ БЛАНКОВ

Состав видов бланков не изменился. Однако появилось положение о том, что перечень видов бланков, применяемых в организации, должен быть закреплен в локальном нормативном акте (ЛНА) организации. Это может быть инструкция по делопроизводству организации или приказ руководителя, которым одновременно утверждаются виды применяемых бланков и их образцы (макеты).

СОСТАВ И РАСПОЛОЖЕНИЕ РЕКВИЗИТОВ БЛАНКОВ

Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации и локальных нормативных правовых актов включает реквизиты 01 (02 или 03), 05, 09, 13 и, при необходимости, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 10, 11, 16, 17. Бланк конкретного вида документа структурного подразделения дополнительно включает реквизит 06, бланк должностного лица – реквизит 07.

Бланк конкретного вида документа включает (Пример 8):

•           реквизиты:

01 – «Герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования)»;

02 – «Эмблема»;

03 – «Товарный знак (знак обслуживания)»;

05 – «Наименование организации – автора документа»;

06 – «Наименование структурного подразделения – автора документа»;

07 – «Наименование должности лица – автора документа»;

09 – «Наименование вида документа»;

13 – «Место составления (издания) документа»;

•           реквизиты, для которых на бланках проставляются ограничительные отметки для границ зон:

10 – «Дата документа»;

11 – «Регистрационный номер документа»;

16 – «Гриф утверждения документа»;

17 – «Заголовок к тексту».

Бланк письма должностного лица должен содержать реквизит 07 «Наименование должности лица – автора документа». Этот реквизит также используется в бланках распорядительных документов (распоряжений, приказов), издаваемых руководителями субъектов Российской Федерации и главами муниципальных образований (например, бланки распоряжений губернаторов, распоряжений глав городов, районов и др. муниципальных образований). Его применяют и в бланках распорядительных документов (распоряжений), издаваемых руководителями самостоятельных структурных подразделений организаций, если руководитель структурного подразделения наделен таким правом (Пример 9).

Бланк конкретного вида документа структурного подразделения должен содержать реквизит 06 «Наименование структурного подразделения – автора документа» (Пример 10).

ВАЖНО!

В стандарте приведен максимально возможный перечень реквизитов для каждого вида бланков документов. Чтобы определить состав реквизитов при разработке бланков документов, на практике следует, руководствоваться учредительными документами и ЛНА.

БЛАНКИ НА РАЗНЫХ ЯЗЫКАХ

Стандарт устанавливает правила оформления бланков на двух или более языках для организаций, которые в соответствии с Законом РФ от 25.10.1991 № 1807-1 «О языках народов Российской Федерации» (в ред. от 12.03.2014) имеют право использовать наряду с русским языком (как государственным языком Российской Федерации) национальный язык (языки), признанный государственным в республиках Российской Федерации в соответствии с их законодательством[4].

Для переписки с иностранными организациями стандарт рекомендует оформлять бланк на двух языках: русском и одном из иностранных языков (чаще всего на английском) (Пример 11).

РАЗРАБАТЫВАТЬ НОВЫЕ БЛАНКИ ИЛИ НЕТ?

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ!

В связи с вступлением в силу нового ГОСТ организации не обязаны вносить изменения в бланки документов, если в этом нет необходимости.

Если организация все же примет решение о разработке новых бланков, то алгоритм действий может быть таким:

1. Руководитель организации поручает службе делопроизводства разработать новые образцы (макеты) бланков.

2. Служба делопроизводства организует разработку макетов (образцов) бланков документов (разрабатывает самостоятельно или прибегает к услугам специализированной организации).

3. Руководитель организации утверждает приказом новые образцы бланков со следующей формулировкой:

Если в это же время разрабатывается инструкция по делопроизводству, новые образцы бланков можно включить в инструкцию.

4. Административно-хозяйственная служба заказывает печать бланков в типографии, или специалисты по информационным технологиям организации готовят на основании утвержденных макетов электронные шаблоны бланков.

КАКИЕ ДОКУМЕНТЫ СЛЕДУЕТ ОФОРМЛЯТЬ ПО НОВОМУ ГОСТ?

Напомним, что требования ГОСТ Р 6.30-2003 распространялись на организационно-распорядительную документацию, относящуюся к УСОРД[5], которая входит в Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД)[6]. Положения же нового стандарта распространяются на все организационно-распорядительные документы, в том числе включенные в УСОРД, что зафиксировано в разделе 1 «Область применения» нового стандарта: