#Lbl19
19. Оформление документов должно осуществляться с соблюдением следующих правил:
Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения
обеспечение юридической силы документов;
Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения
оперативное и качественное их исполнение и поиск;
Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения
возможность обработки с помощью средств вычислительной техники;
Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения
создание как исторического источника информации.
Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения
#Lbl20
20. Текст документа отражает его основное смысловое содержание — управленческое действие, решение.
Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения
#Lbl21
21. Составление проекта документа должно начинаться с изучения существа вопроса, подлежащего урегулированию, действующего по этому вопросу законодательства Российской Федерации, нормативных правовых, организационно-распорядительных актов и иных материалов информационно-справочного характера.
Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения
#Lbl22
22. При подготовке документов необходимо руководствоваться следующими основными требованиями:
Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения
#Lbl2201
22.1. Документ не должен противоречить законодательным и иным нормативным правовым актам Российской Федерации и нормативным правовым актам МВД России.
Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения
#Lbl2202
22.2. Документ должен быть написан официально-деловым стилем.
Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения
#Lbl2203
22.3. Изложение содержания документа должно быть логичным, кратким и точным, исключающим неоднозначное толкование.
Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения
#Lbl2204
22.4. Применяемые термины должны соответствовать терминологии, используемой в законодательных и иных нормативных правовых актах Российской Федерации и нормативных правовых актах МВД России, и употребляться в одном и том же значении.
Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения
#Lbl2205
22.5. Документ должен основываться на фактах и содержать конкретные и реальные предложения или указания.
Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения
#Lbl2206
22.6. Документ не должен дублировать положения ранее изданных нормативных правовых актов.
Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения
#Lbl2207
22.7. Документ должен быть оформлен в соответствии с существующими государственными стандартами и требованиями настоящей Инструкции, иметь установленный комплекс обязательных реквизитов с соблюдением порядка их расположения.
Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения
#Lbl2208
22.8. В документе не должно быть помарок и исправлений.
Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения
#Lbl23
23. Документирование информации в органах внутренних дел Российской Федерации осуществляется с использованием технических средств*(15), в том числе средств вычислительной техники.
Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения
Отдельные документы внутреннего обращения допускается писать от руки (рапорт, заявление, объяснение).
Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения
#Lbl24
24. При оформлении документов рекомендуется применять текстовый редактор Microsoft Word версии 2003 и выше или другой, совместимый с ним, с использованием шрифтов Times New Roman (Times New Roman Cyr) размером № 13 — 15 через 1 — 1,5 межстрочных интервала. Шрифт в документе должен быть единым по размеру, за исключением особенностей, предусмотренных пунктом 28 настоящей Инструкции.
Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения
Для выделения части текста документа, его наименования могут использоваться полужирное начертание, курсив, подчеркивание или смещение относительно границ основного текста.
Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения
#Lbl25
25. Документы оформляются на бланках установленной формы, на стандартных листах бумаги форматов А4 (210 х 297 мм), А5 (148 х 210 мм) или в виде электронных документов и должны иметь установленный состав реквизитов с определенным их расположением и оформлением. Для отдельных видов документов допускается использование бумаги форматов АЗ (297 х 420 мм) и А6 (105 х 148 мм).
Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения
Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, за исключением нормативных правовых актов, должен иметь поля, мм:
Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения
30 — левое;
Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения
10 — правое;
Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения
20 — верхнее;
Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения
20 — нижнее.
Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения
#Lbl26
26. Документы изготавливаются на белой бумаге или в исключительных случаях бумаге светлых тонов.
Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения
#Lbl27
27. В проектах законодательных и иных нормативных правовых актов, проектах приказов, распоряжений и указаний Министерства рекомендуется употреблять полные наименования федеральных органов исполнительной власти, в протоколах совещаний, заседаний, коллегий, служебных письмах, а также в документах справочного характера и текстовых приложениях к документам — установленные сокращенные наименования федеральных органов исполнительной власти.
Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения
#Lbl28
28. При подготовке и оформлении документов в установленном порядке могут использоваться следующие реквизиты:
Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения
#Lbl1000101 — Государственный герб Российской Федерации;
Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения
#Lbl1000303 — геральдический знак — эмблема органов внутренних дел Российской Федерации и внутренних войск Министерства внутренних дел Российской Федерации*(16);
Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения
#Lbl1000404 — код организации;
Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения
#Lbl1000505 — основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения
#Lbl1000606 — идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);
Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения
#Lbl1000707 — код формы документа;
Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения
#Lbl1000808 — наименование органа внутренних дел;
Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения
#Lbl1000909 — справочные данные об органе внутренних дел;
Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения
#Lbl1001010 — вид документа;
Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения
#Lbl1001111 — дата документа;
Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения
#Lbl1001212 — регистрационный номер документа;
Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения
#Lbl1001313 — ссылка на исходящий регистрационный номер и дату документа адресанта;
Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения
#Lbl1001414 — место составления (издания) документа;
Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения
#Lbl1001515 — адресат;
Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения
#Lbl1001616 — гриф утверждения документа;
Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения
#Lbl1001717 — указания по исполнению документа;
Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения
#Lbl1001818 — наименование либо аннотация документа;
Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения
#Lbl1001919 — отметка о контроле;
Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения
#Lbl1002020 — текст документа;
Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения
#Lbl1002121 — отметка о наличии приложения;
Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения
#Lbl1002222 — подпись;
Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения
#Lbl1002323 — гриф согласования документа;
Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения
#Lbl1002424 — визы согласования документа;
Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения
#Lbl1002525 — оттиск печати;
Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения
#Lbl1002626 — отметка о заверении копии;
Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения
#Lbl1002727 — отметка об исполнителе;
Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения
#Lbl1002828 — отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения
#Lbl1002929 — отметка о поступлении документа в орган внутренних дел;
Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения
#Lbl1003030 — идентификатор электронной копии документа;
Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения
#Lbl1003131 — гриф ограничения доступа к документу.
Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения
#Lbl2801
28.1. Государственный герб Российской Федерации воспроизводится в одноцветном варианте и помещается только на бланках документов Министерства, подписываемых Министром внутренних дел Российской Федерации*(17) или его заместителями*(18). Размер герба составляет 19 x 21 мм.
Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения
#Lbl2802
28.2. Геральдический знак — эмблема органов внутренних дел Российской Федерации и внутренних войск Министерства внутренних дел Российской Федерации*(19) помещается на штампах или бланках органов внутренних дел. Иные случаи использования эмблемы МВД России на штампах и бланках документов устанавливаются Министром внутренних дел Российской Федерации. Размер эмблемы МВД России составляет 35 х 17 мм.
Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения
Эмблему МВД России не воспроизводят на бланке, если на нем помещен Государственный герб Российской Федерации.
Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения
При оформлении документов за подписью заместителя Министра — главнокомандующего внутренними войсками МВД России, заместителя Министра — начальника Следственного департамента МВД России, начальника ГУ МВД России по Северо-Кавказскому федеральному округу, пользующегося правами заместителя Министра*(20), используются:
Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения
бланк с Государственным гербом Российской Федерации — при реализации ими полномочий заместителя Министра;
Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения
бланк с эмблемой МВД России — при реализации ими полномочий руководителей соответствующих подразделений Министерства.
Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения
#Lbl2803
28.3. Код организации проставляется по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).
Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения
#Lbl2804
28.4. Основной государственный регистрационный номер ОГНР юридического лица проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.
Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения
#Lbl2805
28.5. Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.
Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения
#Lbl2806
28.6. Код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).
Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения
#Lbl2807
28.7. Наименование органа внутренних дел, являющегося автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в его статусных документах.
Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения
Над наименованием структурного подразделения Министерства указывается полное наименование — «Министерство внутренних дел Российской Федерации» и строкой ниже в скобках сокращенное — «МВД России».
Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения
Над полным наименованием органов внутренних дел указывается сокращенное наименование вышестоящего органа внутренних дел, а при его отсутствии — полное наименование.
Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения
Сокращенное наименование органа внутренних дел приводится в тех случаях, когда оно закреплено в его статусных документах и помещается в скобках ниже полного или после него.
Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения
Наименование территориального органа указывается в соответствии:
Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения
с Указом Президента Российской Федерации от 1 марта 2011 г. № 249 «Об утверждении Типового положения о территориальном органе Министерства внутренних дел Российской Федерации по субъекту Российской Федерации»*(21);
Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения
с приказом МВД России от 21 апреля 2011 г. № 222 «Об утверждении Типового положения о территориальном органе Министерства внутренних дел Российской Федерации на районном уровне»*(22).
Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения
Например: Министерство внутренних дел по Республике Дагестан (МВД по Республике Дагестан), Главное управление МВД России по г. Москве (ГУ МВД России по г. Москве) или Управление Министерства внутренних дел Российской Федерации по городскому округу Домодедово Московской области (УМВД России по г.о. Домодедово).
Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения
Оформляется шрифтом Times New Roman (Times New Roman Cyr) размером № 12 полужирным начертанием через один межстрочный интервал.
Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения
#Lbl2808
28.8. Справочные данные об органе внутренних дел
Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения
Справочные данные об органе внутренних дел содержат сведения, необходимые при информационных контактах, и могут включать: почтовый или юридический адрес; место нахождения; номера телефонов; код по ОКПО; код по ОКУД; номера телефаксов, счетов в банке; ОГРН; идентификационный номер ИНН/КПП; адрес электронной почты и другие сведения по усмотрению органа внутренних дел.
Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения
Оформляется шрифтом Times New Roman (Times New Roman Cyr) размером № 10 — 12 через один межстрочный интервал.
Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения
#Lbl2809
28.9. Вид документа, составленного или изданного органом внутренних дел, регламентируется его положением (уставом) и должен соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД.
Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения
В письме наименование вида документа не указывается.
Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения
#Lbl2810
28.10. Дата документа
Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения
Датой документа является дата его регистрации (приказы, распоряжения, письма, докладные и служебные записки) или утверждения (инструкция, положение, правила, регламент, план, отчет, методические рекомендации), для протокола — дата заседания (принятия решения), для акта — дата составления.
Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения
Дата документа оформляется арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год — четырьмя арабскими цифрами*(23). Например: дату «5 февраля 2012 г.» следует оформить следующим образом: «05.02.2012». Проставлять ноль в обозначении дня месяца, если он содержит одну цифру, — обязательно.
Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения
Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например «5 февраля 2012 г.».
Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения
Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. При подготовке проекта документа печатается только обозначение месяца и года.
Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения
Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны содержать дату и подпись должностного лица, ознакомившегося с документом. Документы, изданные совместно двумя или более структурными подразделениями органов внутренних дел, должны иметь единую дату, которая соответствует наиболее поздней дате подписания документа.
Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения
#Lbl2811
28.11. Регистрационный номер документа
Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения
Регистрационный номер документа формируется в соответствии с системой регистрации, принятой в Министерстве (органе внутренних дел), и проставляется в документе на предусмотренном для данного реквизита месте.
Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения
Регистрационный номер присваивается документу после его подписания (утверждения).
Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения
Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который может быть дополнен по усмотрению органа внутренних дел индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и других необходимых сведениях.
Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения
Регистрационный номер документа, подготовленный совместно двумя и более подразделениями органа внутренних дел, состоит из регистрационных номеров каждого подразделения. При этом регистрационные номера распределяются в порядке указания (перечисления) подразделений, подготовивших данный документ.
Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения
#Lbl2812
28.12. Ссылка на исходящий номер и дату документа
Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения
Ссылка на исходящий регистрационный номер и дату документа обязательна при оформлении писем, которые являются ответами на поступивший запрос (письмо, заключение и другие). Сведения в данный реквизит переносятся с поступившего документа и соответствуют его регистрационному номеру и дате.
Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения
#Lbl2813
28.13. Место составления (издания) документа
Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения
Место составления (издания) документа указывается в бланках документов Министерства и органов внутренних дел, за исключением бланков писем. Например: Москва, Саратов.
Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения
Место составления (издания) документа указывается в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование органа внутренних дел» и «Справочные данные об органе внутренних дел». Место составления или издания указывается с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения.
Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения
#Lbl2814
28.14. Адресат
Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения
Документы адресуют в органы власти, организации, структурные подразделения, должностным лицам, гражданам.
Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения
В качестве адресата могут быть указаны органы внутренних дел, органы управления, соединения и части внутренних войск МВД России, организации, не входящие в систему МВД России, их структурные подразделения, должностные или физические лица.
Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения
Текст реквизита «Адресат» размещается в правом верхнем углу первого листа документа, в пределах от центра текстового поля до его правой границы.
Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения
Строки реквизита «Адресат» центруются относительно самой длинной строки, которая ограничивается правой границей текстового поля, или выравниваются по левому краю.
Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения
Первая строка реквизита 15 «Адресат» на угловом бланке печатается на одном уровне с полным наименованием подразделения (реквизит 08).
Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения
При адресовании документа в орган власти, организацию или структурное подразделение (без указания должностного лица) их наименования пишутся в именительном падеже, например:
Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения
|
Правительство Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения Российской Федерации Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения |
или |
Министерство юстиции Российской Федерации Департамент организации и контроля |
При адресовании документа в орган внутренних дел указываются сокращенное наименование органа внутренних дел и через 2 интервала наименование подразделения в именительном падеже, например:
Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения
|
МВД России Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения |
или Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения |
МВД России |
|
Федеральное государственное Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения казенное учреждение Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения «Всероссийский научно- Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения исследовательский институт Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения Министерства внутренних дел Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения Российской Федерации» Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения |
Главное управление уголовного розыска |
При адресовании документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, при адресовании частному лицу — после фамилии.
Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения
При адресовании документа конкретному должностному лицу указываются в дательном падеже наименование должности этого лица, полное или сокращенное наименование органа внутренних дел, через 2 интервала специальное (воинское) звание, через 1 интервал инициалы, фамилия. Допускается центрировать каждую строку реквизита по отношению к самой длинной строке, например:
Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения
|
Начальнику УМВД России Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения по Смоленской области Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения специальное звание Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения И.О. Фамилия Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения |
или |
Начальнику Главного управления уголовного розыска МВД России специальное звание И.О. Фамилия |
Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается.
Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения
Если документ направляется в несколько органов внутренних дел или в несколько структурных подразделений одного и того же органа внутренних дел, то наименования должностей лиц, которым адресован документ, могут указываться обобщенно, например:
Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения
|
Министрам внутренних дел по республикам, начальникам ГУ, УМВД России по субъектам Российской Федерации |
или |
Начальникам управлений, отделов МВД России по районам, городам и иным муниципальным образованиям Ивановской области (по списку) |
Если письмо адресуется организации, не входящей в систему МВД России, указывается ее наименование, а затем почтовый адрес.
Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения
Почтовый адрес в составе реквизита «Адресат» указывается в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи*(24): наименование адресата (для граждан — фамилия, имя, отчество); название улицы, номер дома, номер корпуса, номер квартиры; название населенного пункта (города, поселка и другие); название района; название республики, края, области, автономной области, автономного округа; почтовый индекс, например:
Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения
Государственное учреждение
Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения
«Всероссийский научно-исследовательский
Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения
институт документоведения и архивного дела»
Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения
Профсоюзная ул., д. 82, Москва, 117393
Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения
При адресовании документа физическому лицу указываются фамилия и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:
Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения
Фамилия И.О.
Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения
ул. Садовая, д. 5, кв. 12,
Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения
г. Липки, Киреевский р-н,
Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения
Тульская обл., 301264
Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения
Почтовый адрес не указывается в документах, направляемых в высшие органы государственной власти, другие федеральные органы исполнительной власти, территориальные органы федерального органа исполнительной власти в субъектах Российской Федерации.
Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения
В реквизите «Адресат» допускается использовать официально принятые сокращенные наименования органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций.
Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения
#Lbl2815
28.15. Гриф утверждения
Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения
Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа располагается в правом верхнем углу документа и состоит из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, специального (воинского) звания, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения. Допускается в реквизите «Гриф утверждения документа» центрировать элементы относительно самой длинной строки, например:
Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения
|
УТВЕРЖДАЮ Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения Начальник ГУУР МВД России Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения специальное звание Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения личная подпись*(25) И.О. Фамилия Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения «07» марта 2012 г. Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения |
или |
УТВЕРЖДАЮ Начальник УМВД России по Липецкой области специальное звание личная подпись И.О. Фамилия «15» июня 2012 г. |
При утверждении документа несколькими должностными лицами грифы утверждения располагаются на одном уровне. Утверждаемый документ должен быть подписан.
Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения
При утверждении документа решением, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера, например:
Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения
УТВЕРЖДЕН
Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения
протоколом заседания
Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения
экспертной комиссии
Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения
от 15.06.2012 № 14
Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения
#Lbl2816
28.16. Указания по исполнению документа пишутся на свободном от текста месте документа соответствующим руководителем (начальником) и включают в себя инициалы и фамилии исполнителей, содержание поручения и срок его исполнения (при необходимости), подпись, ее расшифровку и дату, например:
Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения
|
инициалы и фамилия Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения инициалы и фамилия Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения ────────────────────────────────── Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения Прошу подготовить проект ответа Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения в УМВД России по Рязанской области Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения к 17.07.2011. Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения Личная подпись И.О. Фамилия Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения 05.07.2011 Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения |
Допускается оформление указаний по исполнению документов на отдельном листе либо на специальном бланке с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому они относятся.
Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения
#Lbl2817
28.17. Наименование либо аннотация документа — краткое содержание документа, которое составляется ко всем документам, за исключением документов, имеющих текст небольшого объема (до 5 строк).
Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения
Аннотация оформляется под реквизитами бланка от левой границы текстового поля, может занимать до 5 строк по 28 — 30 знаков в строке шрифтом размера № 10 — 12 и через 1 межстрочный интервал.
Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения
Аннотация составляется исполнителем, готовящим проект документа, и должна точно передавать содержание документа, быть краткой и согласованной с наименованием вида документа. Точку в конце аннотации не ставят.
Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения
Например:
Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения
приказ (о чем?): Об утверждении Положения о территориальном органе внутренних дел Российской Федерации
Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения
письмо (о чем?): О согласовании проекта приказа
Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения
правила (чего?): Правила подготовки нормативных правовых актов
Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения
Аннотация может отвечать на вопросы: о чем? (о ком?), например:
Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения
О создании аттестационной комиссии
Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения
чего? (кого?), например:
Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения
Должностная инструкция ведущего эксперта
Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения
К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, аннотация не указывается.
Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения
#Lbl2818
28.18. Отметка о контроле за исполнением документа обозначает, что документ поставлен на контроль.
Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения
Отметка о контроле документа проставляется посредством штампа «КОНТРОЛЬ» справа на свободном месте верхнего поля первого листа документа.
Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения
#Lbl2819
28.19. Текст документа
Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения
В органах внутренних дел документы составляются на русском языке как государственном языке Российской Федерации.
Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения
Текст документа излагается с соблюдением правил русского языка, с учетом особенностей официально-делового стиля, вида документа, его назначения в управленческой деятельности и оформляется в виде связного текста, анкеты, таблицы или их соединения.
Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения
Тексты документов, направляемых зарубежным партнерам, могут составляться на языке страны адресата, на русском или английском языке.
Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения
Официальное обращение к адресату (словосочетание, выражающее уважение к адресату) отделяется от других частей текста восклицательным знаком. Обращения должны соответствовать обычаям официального этикета, которые предусматривают обращение к адресату, состоящее из имени собственного (имени и отчества) и прилагательного, наиболее соответствующего случаю обращения, например:
Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения
Уважаемый Матвей Сергеевич!
Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения
При обращении к нескольким адресатам допустимо обращение:
Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения
Уважаемые коллеги!;
Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения
Уважаемые граждане!
Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения
Обращение к адресату располагается на 2-3 межстрочных интервала ниже реквизита «Наименование либо аннотация документа».
Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения
Служебные письма, имеющие нескольких адресатов, могут оформляться без обращений.
Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения
Вступительная фраза (предложение, включающее благодарность адресату, а также пояснение мотивов, целей и просьб служебного письма), в которой используются фразеологические формулы подтверждения, обоснования действия, предложения, благодарности и другие, например:
Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения
подтверждение:
Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения
Ваше письмо от … № … получено;
Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения
МВД России Ваше письмо от… № … получено;
Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения
В подтверждение … направляем в Ваш адрес …;
Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения
обоснование действия:
Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения
В соответствии с положениями Трудового кодекса Российской Федерации…;
Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения
В связи с… (переносом сроков исполнения, проведением совместных мероприятий)…;
Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения
На основании (подписанного договора, утвержденного протокола)…;
Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения
В порядке оказания (содействия, помощи)…»;
Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения
В целях (совершенствования контроля, использования полномочий)…;
Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения
благодарность:
Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения
Мы благодарны Вам за содействие в организации профессионального обучения работников …;
Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения
Мы были бы Вам признательны за поддержку нашей инициативы…;
Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения
просьба:
Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения
Обращаемся к Вам с просьбой …;
Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения
Просим (направить, исключить, оказать содействие)…;
Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения
Убедительно просим (предоставить возможность…, провести экспертизу…, дать заключение…, дать согласие…)…;
Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения
Просим (оформить, организовать исполнение, сообщить сведения)…; сопровождение:
Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения
Направляем копию служебного контракта…;
Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения
Высылаем (методические пособия, инструкцию, техническую документацию, проект приказа)…;
Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения
напоминание:
Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения
Напоминаем, что в соответствии с предварительной договоренностью Вам необходимо представить следующие сведения…;
Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения
Напоминаем Вам, что срок исполнения контрольного документа истекает 21.02.2012;
Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения
предложение:
Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения
Рекомендуем исключить данный абзац из текста проекта;
Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения
Мы можем предложить Вам различные варианты решения названной проблемы.
Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения
Текст печатается в установленных границах полей и отделяется от обращения одним дополнительным межстрочным интервалом. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 — 1,5 см от левой границы текстового поля.
Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения
Текст состоит из двух частей. В первой части указываются причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) — решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы — распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления — просьбу без пояснения; докладные записки — оценку фактов, выводы).
Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения
Если текст содержит несколько решений, выводов, предложений, замечаний, то его следует разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.
Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения
В организационно-распорядительных документах текст излагается от первого лица единственного числа («предлагаю», «прошу», «требую»),
Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения
В распорядительных документах коллегиальных органов текст излагается от третьего лица единственного числа («постановляет», «решила», «решило»),
Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения
В совместных документах текст излагается от первого лица множественного числа («требуем», «решили»),
Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения
В документах, устанавливающих права и обязанности должностных лиц, а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используется форма изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции», «комиссия установила»).
Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения
Текст протокола излагается от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили»),
Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения
В письмах используют следующие формы изложения:
Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения
от первого лица множественного числа («просим направить», «направляем на рассмотрение»);
Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения
от первого лица единственного числа («считаю необходимым», «прошу выделить»);
Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения
от третьего лица единственного числа («министерство не возражает», «управление считает возможным»),
Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения
В тексте документа, подготовленного на основании законодательных, иных нормативных правовых актов, изданных органами власти и управления, документов, ранее изданных органом власти, исполнителем, указывается вид документа, наименование органа, издавшего документ, дата принятия или утверждения документа, его регистрационный номер, а также аннотация, заключенная в кавычки, например:
Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения
«В соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти»…».
Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения
Если текст содержит несколько поручений, решений, выводов, то в тексте выделяются разделы, подразделы, пункты, подпункты.
Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения
Текст документа может содержать фрагменты, оформленные в виде таблицы или анкеты (например, в текстах приложений).
Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения
При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени («имеете», «владеете» или «были», «находились» и другое). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.
Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения
Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, то графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.
Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения
Заключительная формула вежливости (словосочетание, подчеркивающее особо уважительное отношение к адресату) используется по усмотрению подписывающего служебное письмо руководителя (начальника) органа внутренних дел, предшествует подписи, располагается на один межстрочный интервал ниже текста письма и может выполняться собственноручно подписывающим его должностным лицом, например:
Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения
С уважением,… ;
Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения
С глубоким уважением, … ;
Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения
С благодарностью и уважением, ….
Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения
#Lbl2820
28.20. Отметка о наличии приложения
Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения
Отметка о приложении используется при оформлении сопроводительных писем и приложений к распоряжениям, указаниям, планам, программам, отчетам, договорам, положениям, правилам, инструкциям и другим документам.
Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения
В сопроводительных письмах отметка о приложении оформляется под текстом письма от границы левого поля и отделяется от основного текста 1-2 дополнительными межстрочными интервалами. Если приложение названо в тексте письма, то в отметке о приложении указываются количество листов в приложении и количество экземпляров приложения, например:
Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения
Приложение: по тексту, на 5 л. в 2 экз.
Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения
Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указываются его наименование, число листов и число экземпляров. При наличии нескольких приложений их нумеруют, например:
Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения
Приложения: 1. Сведения (форма ЗЕ), на 5 л. в 1 экз.
Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения
2. Справочные материалы по работе подразделений тыла,
Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения
на 3 л. в 1 экз.
Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения
Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывается, например:
Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения
Приложение: Методические рекомендации в 2 экз.
Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения
Если к документу прилагается другой документ, также имеющий приложение, отметка о наличии приложения оформляется следующим образом:
Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения
Приложение: письмо Росархива от 05.06.2012 № 02-6/172 и приложение
Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения
к нему, н/вх. № 1345 от 10.06.2012, всего на 3 л.
Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения
Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, то отметка о его наличии оформляется следующим образом:
Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения
Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.
Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения
В приложении к распорядительному документу на первом его листе в правом верхнем углу пишется «Приложение № ___» с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера. Допускается выражение «Приложение № ___» печатать прописными буквами («ПРИЛОЖЕНИЕ № ___»), а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки, например:
Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения
ПРИЛОЖЕНИЕ № 2 или Приложение № 3
Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения
к распоряжению начальника к распоряжению МВД России
Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения
ГУОООП МВД России от 25.02.2012 № 15
Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения
от 15.01.2012 № 319
Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения
#Lbl2821
28.21. Подпись
Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения
Реквизит «Подпись» отделяется от предыдущего реквизита 1-2 дополнительными межстрочными интервалами.
Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения
В состав реквизита «Подпись» в общем случае входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке органа внутренних дел, и сокращенное — на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия). Инициалы и фамилия в реквизите «Подпись» печатаются с пробелом на уровне последней строки реквизита, например:
Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения
Начальник Договорно-правового
Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения
департамента МВД России личная подпись И.О. Фамилия
Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения
или:
Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения
Заместитель начальника
Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения
ГУ МВД по Ставропольскому
Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения
краю — начальник полиции
Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения
специальное звание личная подпись И.О. Фамилия
Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения
Допускается центрировать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки, например:
Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения
Начальник Договорно-правового
Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения
департамента MВД России личная подпись И.О. Фамилия
Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения
При направлении документа в системе МВД России, а также должностным лицам других организаций, имеющим специальные (воинские) звания, в состав реквизита «Подпись» включается специальное (воинское) звание лица, подписавшего документ, например:
Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения
Начальник Договорно-правового
Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения
департамента МВД России
Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения
специальное звание личная подпись И.О. Фамилия
Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения
или на бланке
Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения
Начальник
Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения
специальное звание личная подпись И.О. Фамилия
Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей иерархии занимаемой должности, например:
Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения
Начальник ОАД МВД России
Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения
специальное звание личная подпись И.О. Фамилия
Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения
Помощник начальника по кадрам
Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения
специальное звание личная подпись И.О. Фамилия
Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения
При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагаются на одном уровне в алфавитном порядке следования фамилий, например:
Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения
Заместитель Министра Заместитель Министра финансов
Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения
внутренних дел Российской Федерации
Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения
Российской Федерации
Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения
личная подпись И.О. Фамилия
Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения
личная подпись И.О. Фамилия
Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения
При подписании документов, составленных комиссией, указываются должности лиц в составе комиссии (а не их должности по основному месту службы, работы), специальное (воинское) звание, инициалы, фамилия в алфавитном порядке, например:
Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения
Председатель личная
Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения
комиссии специальное звание подпись И.О. Фамилия
Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения
Члены комиссии: личная
Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения
специальное звание подпись И.О. Фамилия
Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения
личная
Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения
специальное звание подпись И.О. Фамилия
Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения
личная
Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения
специальное звание подпись И.О. Фамилия
Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения
Документ может быть подписан исполняющим обязанности (временно исполняющим обязанности) должностного лица, например:
Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения
И.о. начальника ГУ МВД России
Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения
по Ставропольскому краю
Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения
специальное звание личная подпись И.О. Фамилия
Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения
или:
Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения
Врио начальника
Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения
специальное звание личная подпись И.О. Фамилия
Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения
Запрещается ставить предлог «За», надпись от руки «Зам.» или косую черту перед наименованием должности.
Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения
Факсимильная подпись руководителя (начальника) органа внутренних дел может проставляться на рассылаемых приглашениях, поздравлениях, бланках почетных грамот, благодарностей и других подобных документах.
Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения
#Lbl2822
28.22. Гриф согласования
Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения
Согласование проекта документа с другими государственными органами власти и организациями, структурными подразделениями органа внутренних дел, интересы которых в нем затрагиваются, оформляется грифом согласования.
Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения
Проект документа может быть согласован непосредственно должностным лицом, протоколом коллегиального органа или служебным письмом.
Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения
Гриф согласования документа пишется с левой стороны вверху или внизу документа и состоит из слова СОГЛАСОВАНО (без кавычек, прописными буквами), должности лица, которым согласовывается документ (включая наименование органа внутренних дел), специального (воинского) звания, личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например:
Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения
СОГЛАСОВАНО
Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения
Начальник ФЭД МВД России
Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения
специальное (воинское) звание
Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения
личная подпись И.О. Фамилия
Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения
23.03.2012
Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения
Если согласование осуществляется письмом, протоколом и подобным документом, гриф согласования оформляется следующим образом:
Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения
СОГЛАСОВАНО
Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения
Письмо Министерства финансов
Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения
Российской Федерации
Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения
от 30.01.2012 № 345/24
Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения
или
Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения
СОГЛАСОВАНО
Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения
Протокол заседания
Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения
ФСТЭК России
Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения
от 12.01.2012 № 3
Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения
Если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций либо структурных подразделений органов внутренних дел, грифы согласования могут располагаться под реквизитом «Подпись» (при отсутствии подписи — ниже текста документа), либо на отдельном листе согласования, с проставлением под реквизитом «Подпись» отметки «Лист согласования прилагается».
Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения
В зависимости от вида и содержания документа его согласование осуществляется:
Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения
с вышестоящими органами в случаях, предусмотренных законодательством;
Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения
с федеральными органами исполнительной власти, интересы которых затрагивает содержание документа;
Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения
с органами власти, осуществляющими государственный контроль (надзор) в определенной области деятельности (экологический, пожарный и другие);
Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения
со структурными подразделениями органа внутренних дел; с подведомственными организациями; с общественными организациями (при необходимости).
Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения
#Lbl2823
28.23. Виза согласования документа*(26) включает подпись и должность лица, визирующего документ, специальное (воинское) звание, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату подписания, например:.
Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения
Начальник отдела правового или личная подпись И.О. Фамилия
Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения
обеспечения 04.02.2012
Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения
специальное (воинское) звание
Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения
личная подпись И.О. Фамилия
Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения
04.02.2012
Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения
При наличии замечаний к документу виза оформляется следующим образом:
Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения
Замечания прилагаются.
Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения
Начальник Правового управления
Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения
специальное (воинское) звание
Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения
личная подпись И.О. Фамилия
Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения
11.02.2012
Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения
Замечания излагаются на отдельном листе, подписываются и прилагаются к документу.
Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения
Для документа, подлинник которого остается в органе внутренних дел, визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.
Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения
Для документа, подлинник которого отправляется из органа внутренних дел, визы проставляются на лицевой стороне второго экземпляра отправляемого документа.
Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения
Допускается полистное визирование документа и его приложения.
Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения
#Lbl2824
28.24. Оттиск печати
Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения
Печать является средством подтверждения подлинности подписи должностного лица на документе. Печать ставится на документах, предусмотренных законодательными или иными нормативными правовыми актами, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.
Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения
Печать проставляется на свободном от текста месте, так чтобы была видна вся информация на оттиске печати. При этом оттиск должен захватывать часть наименования должности лица, подписывающего документ, и не закрывать его личной подписи.
Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения
В документах, подготовленных на основе унифицированных форм, печать ставится в месте, обозначенном отметкой «МП».
Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения
#Lbl2825
28.25. Отметка о заверении копии
Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения
При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляются: заверительная надпись «Верно», должность лица, заверившего копию, его личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия), дата заверения, например:
Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения
Начальник
Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения
специальное звание личная подпись И.О. Фамилия
Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения
Верно
Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения
Референт отдела
Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения
делопроизводства и режима личная подпись И.О. Фамилия
Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения
02.03.2012
Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения
Допускается копию документа заверять печатью.
Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения
При изготовлении многостраничных копий (выписок из документа) все листы нумеруются и прошиваются. На оборотной стороне последнего листа, в месте скрепления, накладывается бумажная наклейка с заверительной надписью и указанием наименования подразделения, количества пронумерованных и скрепленных листов, подписью, инициалами и фамилией должностного лица. Данная наклейка опечатывается печатью, оттиск которой должен захватывать часть этой наклейки.
Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения
#Lbl2826
28.26. Отметка об исполнителе
Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения
Отметка об исполнителе включает в себя количество экземпляров, адресование экземпляров, инициалы и фамилию исполнителя, номер его телефона, дату, когда был отпечатан документ. Отметка об исполнителе располагается на оборотной стороне последнего листа каждого экземпляра документа в левом нижнем углу, например:
Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения
|
отп. 2 экз. Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения 1 — в адрес Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения 2 — в дело (подразделения-исполнителя) Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения исп. И.О. Фамилия Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения 667 03 26 Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения 07.02.2012 Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения |
или Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения |
отп. 3 экз. Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения 1 — в адрес Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения 2 — в ДДО МВД России Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения 3 — в дело (подразделения-исполнителя) Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения исп. И.О. Фамилия Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения 667 03 26 Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения 07.02.2012 Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения |
На оборотной стороне первого экземпляра письма допускается проставление только инициалов и фамилии исполнителя и его номера телефона.
Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения
При тиражировании документа, предназначенного для рассылки, в левом нижнем углу лицевой стороны его последнего листа в обязательном порядке проставляются инициалы и фамилия исполнителя, служебный телефон и наименование структурного подразделения, сотрудником которого он является.
Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения
#Lbl2827
28.27. Отметка об исполнении документа
Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа — краткие сведения об исполнении; слова «В дело»; номер дела, в котором будет храниться документ.
Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения
Данные об исполнении документа подписываются и датируются исполнителем, слова «В дело» и номер дела, в котором будет храниться документ, — начальником (заместителем начальника) подразделения органа внутренних дел, в котором исполнен документ.
Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения
Отметка об исполнении может дополняться информацией об особенностях исполнения документа, а при отсутствии документа, свидетельствующего об исполнении поручения, содержать слово «Доложено» и краткие сведения об исполнении.
Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения
#Lbl2828
28.28. Отметка о поступлении документа
Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения
Отметка о поступлении документа в орган внутренних дел (подразделение органа внутренних дел) проставляется в виде штампа на оборотной стороне с указанием наименования органа внутренних дел, получившего документ, регистрационного (входящего) номера, даты регистрации (при необходимости — часов и минут), количества листов основного документа и приложений к нему.
Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения
Допускается отметку о поступлении документа наносить на документ в виде штрих-кода, а также проставлять от руки.
Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения
#Lbl2829
28.29. Идентификатор электронной копии документа
Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения
Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на электронном носителе, дату его создания и другие поисковые данные.
Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения
#Lbl2830
28.30. Гриф ограничения доступа к документу
Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения
Отметка проставляется на документах, содержащих информацию, составляющую служебную тайну, иную конфиденциальную информацию (в том числе персональные данные)*(27).
Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения
Отметка о конфиденциальности документа является его реквизитом, свидетельствующим об особом характере информации и ограничивающим круг пользователей документа. Гриф ограничения доступа к документу («Особой важности», «Совершенно секретно», «Секретно», пометка «Для служебного пользования») проставляется без кавычек на первом листе документа. Состав реквизита определяется иными нормативными правовыми актами МВД России. Реквизит может дополняться данными, предусмотренными законодательством Российской Федерации об информации, информационных технологиях и защите информации, нормативными правовыми актами МВД России (например — «Лично», «Литер «М» и другие).
Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения
#Lbl29
29. При изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют арабскими цифрами по центру верхнего поля.
Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения
#Lbl30
30. Печатание документов осуществляется непосредственно исполнителями в структурных подразделениях органа внутренних дел на соответствующих бланках или стандартных листах бумаги форматов А4 (210 х 297 мм), А5 (148 х 210 мм).
Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения
#Lbl31
31. Вычитка отпечатанных документов производится исполнителем.
Ошибка создания миниатюры: Не удаётся сохранить эскиз по месту назначения
5.1 Герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования) воспроизводится на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации», законодательными и иными нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации и нормативными актами органов местного самоуправления.
Изображение герба (Государственного герба Российской Федерации, герба субъекта Российской Федерации, герба (геральдического знака) муниципального образования) помещается посередине верхнего поля бланка документа над реквизитами организации — автора документа на расстоянии 10 мм от верхнего края листа.
5.2 Эмблема организации, разработанная и утвержденная в установленном порядке, размещается в соответствии с нормативными правовыми актами на бланках: документов федеральных органов государственной власти (за исключением случаев, предусматривающих использование изображения Государственного герба Российской Федерации), территориальных органов федеральных органов государственной власти, государственных и негосударственных организаций. Изображение эмблемы помещается посередине верхнего поля бланка документа над реквизитами организации — автора документа, на расстоянии 10 мм от верхнего края листа.
5.3 Товарный знак (знак обслуживания), зарегистрированный в установленном законодательством порядке, воспроизводится на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации). Изображение товарного знака (знака обслуживания) помещается посередине верхнего поля бланка документа над реквизитами организации — автора документа или слева на уровне наименования организации — автора документа (допускается захватывать часть левого поля).
Наряду с товарным знаком (знаком обслуживания) на бланках документов может указываться коммерческое обозначение юридического лица.
5.4 Код формы документа проставляется на унифицированных формах документов в соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД) или локальным классификатором, располагается в правом верхнем углу рабочего поля документа, состоит из слов «Форма по» (наименование классификатора) и цифрового кода.
Пример
5.5 Наименование организации — автора документа на бланке документа должно соответствовать наименованию юридического лица, закрепленному в его учредительных документах (уставе или положении). Под наименованием организации в скобках указывается сокращенное наименование организации, если оно предусмотрено уставом (положением).
Над наименованием организации — автора документа указывается полное или сокращенное наименование вышестоящей организации (при ее наличии).
5.6 Наименование структурного подразделения — автора документа (в том числе филиала, отделения, представительства, коллегиального, совещательного или иного органа) используется в бланках писем и бланках конкретных видов документов соответствующих подразделений (органов) в соответствии с локальными нормативными актами и указывается под наименованием организации.
5.7 Наименование должности лица — автора документа используется в бланках должностных лиц и располагается под наименованием организации или наименованием территории (края, области, автономной области и др.), если документ издает руководитель органа власти субъекта Российской Федерации, муниципального образования. Наименование должности лица — автора документа указывается в соответствии с наименованием, приведенным в распорядительном документе о назначении на должность.
5.8 Справочные данные об организации указываются в бланках писем и включают: почтовый адрес организации (дополнительно может указываться адрес места нахождения юридического лица, если он не совпадает с почтовым адресом); номер телефона, факса, адрес электронной почты, сетевой адрес.
В состав справочных данных, за исключением бланков документов органов государственной власти, органов местного самоуправления, включаются: код организации по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО), основной государственный регистрационный номер организации (ОГРН) и идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на налоговый учет (ИНН/КПП).
5.9 Наименование вида документа указывается на всех документах, за исключением деловых (служебных) писем, располагается под реквизитами автора документа (наименованием организации, наименованием структурного подразделения, наименованием должности) (см. рис. В.6).
5.10 Дата документа соответствует дате подписания (утверждения) документа или дате события, зафиксированного в документе. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.
Дата документа записывается в последовательности — день месяца, месяц, год — одним из двух способов:
арабскими цифрами, разделенными точкой: 05.06.2016;
словесно-цифровым способом, например: 5 июня 2016 г.
5.11 Регистрационный номер документа — цифровой или буквенно-цифровой идентификатор документа, состоящий из порядкового номера документа, который, по усмотрению организации, может дополняться цифровыми или буквенными кодами (индексами) в соответствии с используемыми классификаторами (индексом дела по номенклатуре дел, кодом корреспондента, кодом должностного лица и др.).
На документе, составленном совместно двумя и более организациями, проставляются регистрационные номера документа, присвоенные каждой из организаций. Регистрационные номера отделяются друг от друга косой чертой и проставляются в порядке указания авторов в заголовочной части или преамбуле документа.
5.12 Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа включает регистрационный номер и дату входящего инициативного документа, на который дается ответ.
5.13 Место составления (издания) документа указывается во всех документах, кроме деловых (служебных) писем, а также докладных, служебных записок и других внутренних информационно-справочных документов.
Место составления (издания) документа не указывается в том случае, если в наименовании организации присутствует указание на место ее нахождения. Место составления (издания) документа указывается в соответствии с принятым административно-территориальным делением.
5.14 Гриф ограничения доступа к документу проставляется в правом верхнем углу первого листа документа (проекта документа, сопроводительного письма к документу) на границе верхнего поля при наличии в документе информации, доступ к которой ограничен в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Виды используемых в организации грифов ограничения доступа должны соответствовать законодательным и иным нормативным правовым актам Российской Федерации и должны быть закреплены в локальных нормативных актах. В состав грифа ограничения доступа к документу входит ограничительная надпись («Для служебного пользования», «Конфиденциально», «Коммерческая тайна» или др.), которая может дополняться номером экземпляра документа и другими сведениями в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Пример
|
Коммерческая тайна Экз. N 2 |
5.15 Адресат используется при оформлении деловых (служебных) писем, внутренних информационно-справочных документов (докладных, служебных записок и др.).
Адресатом документа может быть организация, структурное подразделение организации, должностное или физическое лицо.
Реквизит «адресат» проставляется в верхней правой части документа (на бланке с угловым расположением реквизитов) или справа под реквизитами бланка (при продольном расположении реквизитов бланка). Строки реквизита «адресат» выравниваются по левому краю или центруются относительно самой длинной строки.
При адресовании документа руководителю (заместителю руководителя) организации указывается в дательном падеже наименование должности руководителя (заместителя руководителя), включающее наименование организации, фамилию, инициалы должностного лица.
Пример
|
Руководителю Федерального архивного агентства Фамилия И.О. |
При адресовании письма в организацию указывается ее полное или сокращенное наименование в именительном падеже.
Пример
|
Федеральное архивное агентство |
|
|
или |
|
|
Росархив |
При адресовании документа в структурное подразделение организации в реквизите «адресат» указывается в именительном падеже наименование организации, ниже — наименование структурного подразделения.
Пример
|
Федеральное архивное агентство |
|
|
Отдел государственной службы, кадров и наград |
При адресовании письма руководителю структурного подразделения указывается в именительном падеже наименование организации, ниже — в дательном падеже наименование должности руководителя, включающее наименование структурного подразделения, фамилию, инициалы.
Пример
|
АО «Профиль» |
|
|
Руководителю договорно- правового отдела Фамилия И.О. |
Перед фамилией должностного лица допускается употреблять сокращение «г-ну» (господину), если адресат мужчина, или «г-же» (госпоже), если адресат женщина.
Пример
|
г-ну Фамилия И.О. |
|
|
или |
|
|
г-же Фамилия И.О. |
При рассылке документа группе организаций одного типа или в структурные подразделения одной организации адресат указывается обобщенно.
Пример
|
Руководителям дочерних обществ АО «Профиль» |
|
|
или |
|
|
Руководителям управлений Росархива |
При рассылке документа не всем организациям или структурным подразделениям под реквизитом «Адресат» в скобках указывается: «(по списку)».
Пример
|
Руководителям дочерних обществ АО «Профиль» (по списку) |
В одном документе не должно быть более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается. При большем количестве адресатов составляется список (лист, указатель) рассылки документа, на каждом документе указывается один адресат или адресат оформляется обобщенно.
В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указываются в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2014 г. N 234.
Пример
|
Всероссийский научно- исследовательский институт документоведения и архивного дела |
|
|
Профсоюзная ул., д. 82, Москва, 117393 |
Почтовый адрес может не указываться в документах, направляемых в высшие органы власти, вышестоящие организации, подведомственные организации и постоянным корреспондентам (за исключением направления писем указанным адресатам в конвертах с прозрачными окнами).
При адресовании документа физическому лицу указываются: фамилия, инициалы, почтовый адрес.
Пример
|
Фамилия И.О. |
|
|
ул. Садовая, д. 5, кв. 12, г. Люберцы, Московская обл., 301264 |
При отправке письма по электронной почте или по факсимильной связи (без досылки по почте) почтовый адрес не указывается. При необходимости может быть указан электронный адрес (номер телефона/факса).
Пример
|
Всероссийский научно- исследовательский институт документоведения и архивного дела |
|
|
mail@vniidad.ru |
5.16 Гриф утверждения проставляется на документе в случае его утверждения должностным лицом, распорядительным документом (постановлением, решением, приказом, распоряжением) или решением коллегиального органа.
Гриф утверждения размещается в правом верхнем углу первого листа документа. Строки реквизита выравниваются по левому краю или центруются относительно самой длинной строки.
При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДАЮ, наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.
Пример
|
УТВЕРЖДАЮ Руководитель Федерального архивного агентства |
|||
|
Подпись Дата |
И.О. Фамилия |
При утверждении документа распорядительным документом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), согласованного с наименованием вида утверждаемого документа, наименования распорядительного документа в творительном падеже, его даты, номера.
Пример
|
(Регламент) |
УТВЕРЖДЕН приказом АО «Профиль» от 5 апреля 2016 г. N 82 |
||
|
или |
|||
|
(Правила) |
УТВЕРЖДЕНЫ приказом АО «Профиль» от 6 апреля 2016 г. N 83 |
При утверждении документа коллегиальным органом, решения которого фиксируются в протоколе, в грифе утверждения указываются наименование органа, решением которого утвержден документ, дата и номер протокола (в скобках).
Пример
|
(Положение) |
УТВЕРЖДЕНО Советом директоров АО «Профиль» (протокол от 12.12.2016 N 12) |
5.17 Заголовок к тексту — краткое содержание документа. Заголовок к тексту формулируется с предлогом «О» («Об») и отвечает на вопрос «о чем?»):
приказ (о чем?) о создании аттестационной комиссии;
приказ (о чем?) об утверждении штатного расписания;
письмо (о чем?) о предоставлении информации.
Заголовок к тексту оформляется под реквизитами бланка слева, от границы левого поля. В указах, постановлениях, решениях, приказах, издаваемых органами власти, заголовок к тексту может оформляться над текстом посередине рабочего поля документа и центруется относительно самой длинной строки.
Заголовок к тексту может не составляться, если текст документа не превышает 4 — 5 строк.
5.18. Текст документа составляется на русском языке как государственном языке Российской Федерации. В органах государственной власти, органах местного самоуправления, государственных учреждениях республик наряду с государственным языком Российской Федерации могут употребляться государственные языки республик. В деятельности государственных органов, организаций, предприятий и учреждений Российской Федерации используются государственный язык Российской Федерации, государственные языки республик и иные языки народов Российской Федерации.
(в ред. Изменения N 1, утв. Приказом Росстандарта от 14.05.2018 N 244-ст)
(см. текст в предыдущей редакции)
В тексте документа, подготовленном на основании законодательных или иных нормативных правовых актов, ранее изданных распорядительных документов, указываются их реквизиты:
— наименование вида документа, наименование организации — автора документа, дата документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту;
— наименование организации или должностного лица, утвердившего документ, дата утверждения документа.
Текст документа может содержать разделы, подразделы, пункты, подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Уровней рубрикации текста не должно быть более четырех.
В приказах текст излагается от первого лица единственного числа («приказываю»).
В документах коллегиальных и совещательных органов текст излагается от третьего лица единственного числа («коллегия… постановляет», «собрание… решило»).
Текст протокола излагается от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили», «решили»).
В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание ситуаций, анализ фактов или выводы (акт, справка), используется форма изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции…», «в состав управления входят…», «комиссия провела проверку…»).
В совместных документах текст излагается от первого лица множественного числа («приказываем», «решили»).
В деловых (служебных) письмах используются формы изложения:
— от первого лица множественного числа («просим направить…», «представляем на рассмотрение…»);
— от третьего лица единственного числа («министерство не возражает…», «общество считает возможным…»);
— от первого лица единственного числа («считаю необходимым…», «предлагаю рассмотреть…»), если письмо оформлено на должностном бланке.
В текстах документов употребляются только общепринятые аббревиатуры и графические сокращения.
При употреблении в тексте фамилий лиц инициалы указываются после фамилии.
В деловых (служебных) письмах могут использоваться:
— вступительное обращение:
Уважаемый господин Председатель!
Уважаемый господин Губернатор!
Уважаемый господин Прохоров!
Уважаемая госпожа Захарова!
Уважаемый Николай Петрович!
Уважаемая Ольга Николаевна!
Уважаемые господа!
В обращении по должности наименование должности пишется с прописной буквы, в обращении по фамилии инициалы лица не указываются.
— заключительная этикетная фраза:
С уважением, …
(Измененная редакция, Изм. N 1).
5.19 Отметка о приложении содержит сведения о документе (документах), прилагаемом к основному документу (в сопроводительных письмах, претензиях, актах, справках и других информационно-справочных документах) или о том, что документ является приложением к основному документу (в документах — приложениях к распорядительным документам, положениям, правилам, инструкциям, договорам, планам, отчетам и др. документам).
В сопроводительных письмах и других информационно-справочных документах отметка о приложении оформляется под текстом от границы левого поля следующим образом:
— если приложение названо в тексте:
|
Приложение: |
на 2 л. в 1 экз. |
— если приложение не названо в тексте или если приложений несколько, указывают названия документов-приложений, количество листов и экземпляров каждого приложения:
|
Приложение: |
1. Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л. в 1 экз. |
|
2. Справка о кадровом составе Управления регионального кредитования на 2 л. в 1 экз. |
— если приложение (приложения) сброшюровано:
|
Приложение: |
отчет о НИР в 2 экз. |
— если документ, являющийся приложением, имеет приложения с самостоятельной нумерацией страниц:
|
Приложение: |
письмо Росархива от 05.06.2015 N 02-6/172 и приложения к нему, всего на 5 л. |
— если приложением является обособленный электронный носитель (компакт-диск, usb-флеш-накопитель и др.):
При этом на вкладыше (конверте), в который помещается носитель, указываются наименования документов, записанных на носитель, имена файлов.
В распорядительных документах (постановлениях, решениях, приказах, распоряжениях), договорах, положениях, правилах, инструкциях и других документах отметка о приложении оформляется следующим образом:
— в тексте документа при первом упоминании документа-приложения в скобках указывается: … (приложение) или … (приложение 1); перед номером приложения допускается ставить знак номера: … (приложение N 2);
— на первом листе документа-приложения в правом верхнем углу указывается:
Пример
|
Приложение N 2 к приказу АО «Профиль» от 15.08.2015 N 112 |
Строки реквизита выравниваются по левому краю или центруются относительно самой длинной строки.
Если приложением к распорядительному документу является нормативный правовой акт или иной документ, утверждаемый данным распорядительным документом, на первом листе приложения проставляется отметка о приложении (без ссылки на распорядительный документ) и гриф утверждения, в котором указываются данные распорядительного документа, которым утвержден документ-приложение.
Пример
|
Приложение 1 |
|
|
УТВЕРЖДЕНО приказом АО «Профиль» от 18.05.2015 N 67 |
5.20 Гриф согласования документа проставляется на документах, согласованных органами власти, организациями, должностными лицами. Гриф согласования в зависимости от вида документа и особенностей его оформления может проставляться:
— на первом листе документа (если документ имеет титульный лист — на титульном листе) в левом верхнем углу на уровне грифа утверждения или под наименованием документа ближе к нижнему полю);
— на последнем листе документа под текстом;
— на листе согласования, являющемся неотъемлемой частью документа.
Гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, которым согласован документ (включая наименование организации), его собственноручной подписи, инициалов, фамилии, даты согласования.
Пример
|
СОГЛАСОВАНО Директор ВНИИДАД |
||
|
(подпись) Дата |
И.О. Фамилия |
Если согласование осуществляется коллегиальным органом, в грифе согласования указывают сведения об органе, согласовавшем документ, дате и номере протокола, в котором зафиксировано решение о согласовании. Если согласование осуществляется письмом, указывают: вид документа, организацию — автора документа, дату и номер письма.
Пример 1
|
СОГЛАСОВАНО Советом директоров АО «Профиль» (протокол от _________ N ____) |
Пример 2
|
СОГЛАСОВАНО письмом Росархива от _________ N ____ |
5.21 Виза свидетельствует о согласии или несогласии должностного лица (работника) с содержанием проекта документа. Визой оформляется внутреннее согласование документа. Виза включает должность лица, визирующего документ, подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату визирования.
Пример
|
Руководитель юридического отдела |
||
|
Подпись Дата |
И.О. Фамилия |
При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:
Пример
|
Замечания прилагаются. Руководитель юридического отдела |
||
|
Подпись Дата |
И.О. Фамилия |
В организациях, применяющих системы электронного документооборота, согласование может проводиться в электронной форме согласно ГОСТ Р ИСО 15489-1.
В документах, подлинники которых хранятся в организации, визы проставляют на последнем листе документа под подписью, на обороте последнего листа подлинника документа или на листе согласования (визирования), прилагаемом к документу.
В исходящих документах визы проставляются на экземплярах документов, помещаемых в дело.
По усмотрению организации может применяться полистное визирование документа и его приложений.
5.22 Подпись включает: наименование должности лица, подписывающего документ, его собственноручную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия).
Пример
|
Генеральный директор |
Подпись |
И.О. Фамилия |
Если документ оформлен не на бланке, в наименование должности включается наименование организации. Допускается центровать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки.
Пример
|
Генеральный директор АО «Профиль» |
Подпись |
И.О. Фамилия |
При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывается.
Пример
При подписании документа несколькими должностными лицами, занимающими разное положение, их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей иерархии занимаемых должностей.
Пример
|
Директор института |
Подпись |
И.О. Фамилия |
|
Главный бухгалтер |
Подпись |
И.О. Фамилия |
При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагаются на одном уровне.
Пример
|
Заместитель директора по финансовым вопросам |
Заместитель директора по административным вопросам |
|||
|
Подпись |
И.О. Фамилия |
Подпись |
И.О. Фамилия |
В документах, составленных комиссией, в подписи указывается статус лица в составе комиссии.
Пример
|
Председатель комиссии |
Подпись |
И.О. Фамилия |
|
Члены комиссии |
Подпись Подпись Подпись |
И.О. Фамилия И.О. Фамилия И.О. Фамилия |
При подписании документа лицом, исполняющим обязанности руководителя, подпись оформляется с указанием статуса должностного лица в соответствии с приказом (распоряжением).
Пример
|
И.о. генерального директора |
Подпись |
И.О. Фамилия |
или
|
Исполняющий обязанности генерального директора |
Подпись |
И.О. Фамилия |
При подписании документа лицом, имеющим право подписи в случае временного отсутствия руководителя, исправления в наименование должности и расшифровку фамилии уже подготовленного и согласованного проекта документа вносятся от руки или с использованием соответствующих штампов. Не допускается ставить косую черту, надпись «за» перед наименованием должности лица в подписи, если документ подписывает иное должностное лицо.
5.23 Отметка об электронной подписи используется при визуализации электронного документа, подписанного электронной подписью, с соблюдением следующих требований:
а) место размещения отметки об электронной подписи должно соответствовать месту размещения собственноручной подписи в аналогичном документе на бумажном носителе;
б) элементы отметки об электронной подписи должны быть видимыми и читаемыми при отображении документа в натуральном размере;
в) элементы отметки об электронной подписи не должны перекрываться или накладываться друг на друга;
г) элементы отметки об электронной подписи не должны перекрывать элементы текста документа и другие отметки об электронной подписи (при наличии).
Отметка об электронной подписи в соответствии с законодательством Российской Федерации включает фразу «Документ подписан электронной подписью», номер сертификата ключа электронной подписи, фамилию, имя, отчество владельца сертификата, срок действия сертификата ключа электронной подписи. Отметка об электронной подписи может включать изображение герба, эмблемы органа власти (организации), товарного знака (знака обслуживания) организации в соответствии с действующим законодательством.
Пример
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ ┌──────────────────────────────────────────┐ │
│ │ ДОКУМЕНТ ПОДПИСАН │ │
│ │ ЭЛЕКТРОННОЙ ПОДПИСЬЮ │ │
│ Наименование│ │ │
│ должности │ Сертификат 1а111ааа000000000011 │ Н.Н. Николаев │
│ │ Владелец Николаев Николай Николаевич │ │
│ │ Действителен с 01.12.2012 по 01.12.2017 │ │
│ └──────────────────────────────────────────┘ │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
5.24 Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подписи печатью в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Документы заверяют печатью организации. Печать проставляется, не захватывая собственноручной подписи лица, подписавшего документ, или в месте, обозначенном «МП» («Место печати»).
5.25 Отметка об исполнителе включает фамилию, имя и отчество исполнителя, номер его телефона. Отметка об исполнителе может дополняться наименованием должности, структурного подразделения и электронным адресом исполнителя.
Отметка об исполнителе оформляется на лицевой стороне последнего листа документа от границы левого поля или, при отсутствии места, на оборотной стороне внизу слева.
Пример
|
Забелин Иван Андреевич, Контрольное управление, ведущий специалист +7(495) 924-45-67, Zabelin@gov.ru |
Отметка об исполнителе может оформляться как нижний колонтитул и печататься шрифтом меньшего размера.
5.26 Отметка о заверении копии оформляется для подтверждения соответствия копии документа (выписки из документа) подлиннику документа. Отметка о заверении копии проставляется под реквизитом «подпись» и включает: слово «Верно»; наименование должности лица, заверившего копию; его собственноручную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения копии (выписки из документа).
Пример
|
Верно Инспектор службы кадров Дата |
Подпись |
И.О. Фамилия |
Если копия выдается для представления в другую организацию, отметка о заверении копии дополняется надписью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия («Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле N … за … год») и заверяется печатью организации.
Для проставления отметки о заверении копии может использоваться штамп.
5.27 Отметка о поступлении документа служит для подтверждения факта поступления документа в организацию и включает дату поступления и входящий регистрационный номер документа. При необходимости отметка о поступлении может дополняться указанием времени поступления в часах и минутах и способа доставки документа.
Отметка о поступлении документа может проставляться с помощью штампа.
5.28 Резолюция содержит указание по исполнению документа. Резолюция оформляется на свободном месте рабочего поля документа, на бланке резолюции или вносится непосредственно в систему электронного документооборота.
Резолюция включает: фамилию, инициалы исполнителя (исполнителей), поручение по документу, при необходимости — срок исполнения, подпись лица, вынесшего резолюцию, дату резолюции.
Пример
|
Фамилия И.О. Прошу подготовить предложения к 10.11.2016. Подпись Дата |
5.29 Отметка о контроле свидетельствует о постановке документа на контроль, проставляется штампом «Контроль» на верхнем поле документа.
5.30 Отметка о направлении документа в дело определяет место хранения документа после завершения работы с ним и включает: слова «В дело», индекс дела по номенклатуре дел, в которое помещается документ на хранение, с указанием года, должности лица, оформившего отметку, подписи, даты.
Пример
|
В дело N 01-18 за 2016 г. Зав. отделом корпоративных проектов |
||
|
Подпись |
Дата |
Отметка о направлении документа в дело может дополняться краткими сведениями о характере исполнения документа.
Основные положения и требования к организации документооборота
54. При организации документооборота в структурных подразделениях органов внутренних дел реализуется принцип централизации операций по приему и отправке документов.
55. Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними в органах внутренних дел, регламентируются настоящей Инструкцией, Регламентом внутренней организации Министерства внутренних дел Российской Федерации*(32), статусными документами органов внутренних дел, положениями о структурных подразделениях органов внутренних дел и должностными инструкциями (должностными регламентами) их сотрудников.
56. Документооборот организуется на основании следующих положений:
56.1. Движение документов должно соответствовать процессам подготовки или исполнения документов, основанным на распределении функциональных обязанностей между исполнителями.
56.2. Маршруты прохождения однотипных документов должны быть унифицированы.
57. В целях оптимизации движения корреспонденции (документов) в документообороте выделяются следующие основные документопотоки:
поступающая документация (входящая);
отправляемая документация (исходящая);
документация, используемая в управленческом процессе в органах внутренних дел (внутренняя).
58. С учетом технологических особенностей обработки в составе основных документопотоков выделяются:
58.1. В составе входящей и исходящей документации:
поручения Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации (в том числе в издаваемых ими актах), поручения, содержащиеся в письмах Администрации Президента Российской Федерации, Аппарата Правительства Российской Федерации;
парламентские запросы, запросы и обращения депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, обращения членов Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации;
документы за подписью руководителей федеральных органов исполнительной власти, Генеральной прокуратуры Российской Федерации, Конституционного Суда Российской Федерации, Верховного Суда Российской Федерации, Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации, Следственного комитета Российской Федерации;
документы из федеральных органов исполнительной власти, органов власти субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления, организаций;
документы из органов внутренних дел;
документы из правительственных и неправительственных организаций зарубежных стран;
сообщения о преступлениях;
обращения членов Общественной палаты Российской Федерации, Уполномоченного по правам человека в Российской Федерации, Уполномоченного по правам ребенка в Российской Федерации, Уполномоченного Российской Федерации при Европейском Суде по правам человека;
обращения граждан и организаций (их представителей);
жалобы на постановления, действия (бездействие) должностных лиц органов внутренних дел;
другие группы документов.
58.2. В составе внутренних документов:
организационно-распорядительные документы (приказы, распоряжения, указания) и планы;
документы коллегиальных, совещательных и консультативных органов Министерства (протоколы, решения, материалы к вопросам повестки дня коллегии, совещания и тому подобное);
другие документы, используемые в процессе организации управления и принятия управленческих решений (служебные (докладные, аналитические) записки, объяснения и другие).
58.3. Согласование проектов документов, создаваемых в подразделениях Министерства (органе внутренних дел), оформляется в порядке, предусмотренном пунктом 28.22 Инструкции.
59. Учет входящих, подготовленных (исходящих, внутренних) документов в зависимости от документооборота производится в журналах учета (журнальный учет), в карточках учета (карточный учет) или с использованием средств вычислительной техники (автоматизированный учет).
60. Перед началом ведения журналы или картотеки регистрируются в журнале учета журналов и картотек.
Листы журналов учета должны быть пронумерованы, прошиты и опечатаны печатью подразделения делопроизводства и режима. На последнем листе журнала делается отметка о количестве прошитых и пронумерованных в нем листов, которая заверяется подписью сотрудника, ответственного за регистрацию и хранение журнала после его закрытия.
Количество карточек в законченной производством картотеке указывается в журнале учета журналов и картотек по окончании года. Итоговая запись с указанием общего количества карточек и проставлением даты делается на отдельном листе, помещаемом в начале или в конце картотеки.
61. В журналах (карточках) учета отражаются данные о движении документов с момента их получения или подготовки до завершения исполнения и подшивки в дело, отправки адресатам или уничтожения.
В журналах (карточках) учета запрещается делать подчистки, а также исправления с применением корректирующей жидкости. Внесенные сотрудником подразделения делопроизводства и режима исправления оговариваются и заверяются его подписью с проставлением даты.
По окончании года в журналах учета входящих и подготовленных документов делается отметка о количестве учтенных документов.
62. В органах внутренних дел доставка и отправка документов осуществляются посредством почтовой связи, фельдъегерской службы, электросвязи, с использованием ведомственной магистральной сети передачи данных, в исключительных случаях – курьером*(33).
Почтовой связью доставляются (отправляются) письма, посылки, бандероли, печатные издания; фельдъегерской связью – срочная корреспонденция государственных органов; электросвязью – факсимильные сообщения, телеграммы, телефонограммы, электронные сообщения.
Порядок приема, обработки, распределения и исполнения поступающих документов
63. Прием корреспонденции, поступающей в орган внутренних дел в рабочее время, осуществляется соответствующими подразделениями делопроизводства и режима.
Прием документов включает: проверку правильности его доставки; проверку сохранности упаковки (пакета, конверта); вскрытие конвертов; проверку правильности вложений.
64. Корреспонденция, доставленная почтовой связью, принимается уполномоченным должностным лицом подразделения делопроизводства и режима с выполнением следующих операций:
64.1. Количество конвертов простой почты сверяется с количеством, указанным подразделением почтовой связи в реестре (разносной книге, расписке).
64.2. Наличие регистрируемых почтовых отправлений проверяется по записям почтовых реестров.
64.3. Факт приема корреспонденции оформляется в реестре (разносной книге, расписке) записью о приеме, которая заверяется подписью уполномоченного должностного лица подразделения делопроизводства и режима и печатью (штампом) с наименованием структурного подразделения органа внутренних дел. В случае выявления несоответствия сведений накладной и почтовых реестров фактическому наличию корреспонденции в обоих экземплярах накладной оформляется соответствующая запись.
65. Корреспонденция, доставленная фельдъегерем Государственной фельдъегерской службы Российской Федерации*(34), принимается уполномоченным должностным лицом подразделения делопроизводства и режима по описи корреспонденции, направленной фельдъегерем, под подпись в ней, при доставке единичных пакетов – под подпись в отрывном талоне к пакету с проставлением печати (штампа) с наименованием подразделения.
66. Корреспонденция, поступившая в орган внутренних дел в вечернее время (после 18 час. 00 мин. с понедельника по четверг, после 17 час. 00 мин. – в пятницу и в предпраздничные дни), утреннее время (до 09 час. 00 мин.) рабочих дней, в выходные и праздничные нерабочие дни принимается дежурным по органу внутренних дел, который регистрирует поступившие пакеты в журнале учета пакетов и, не вскрывая, передает их под подпись в этом журнале в подразделение делопроизводства и режима. О получении срочных пакетов дежурный незамедлительно докладывает руководителю (начальнику) органа внутренних дел либо ответственному от руководства органа внутренних дел.
Руководитель (начальник) органа внутренних дел или ответственный от руководства органа внутренних дел вскрывает пакет и после рассмотрения с указаниями по исполнению возвращает дежурному. В случае необходимости незамедлительного размножения либо доведения содержания несекретного документа, находящегося в пакете, до других лиц это может быть поручено дежурному с отметкой об этом на документе. Дежурный составляет справку о количестве изготовленных копий, когда и кому они вручены, а также когда и кому устно доведено содержание документа; подписывает справку с указанием даты и времени, приобщает ее к документу. Лица, получающие копию, обязаны расписаться в справке с указанием даты и времени. Дежурный передает документ вместе со справкой и пакетом в подразделение делопроизводства и режима не позднее начала следующего рабочего дня.
67. Корреспонденция, поступающая в орган внутренних дел, проходит первичную обработку и передается на регистрацию.
68. Перед вскрытием конвертов (упаковки) проверяется наличие на них грифа ограничения доступа к документу («Совершенно секретно», «Секретно», «Для служебного пользования»), а также специальных пометок: «Конверт не вскрывать до… (…час…мин.)», «Лично», «Срочно», «Оперативно» и другие, а также отсутствие повреждений.
68.1. Конверты с пометкой «Лично» без вскрытия регистрируются и передаются под подпись адресату или уполномоченному на то сотруднику.
68.2. Конверты, поступившие из органов государственной власти с пометкой «Срочно» («Оперативно»), вскрываются немедленно. Документы, вложенные в них, направляются на регистрацию вне очереди и в течение часа после регистрации передаются для доклада руководителю (начальнику) органа внутренних дел.
69. Ошибочно направленные документы возвращаются отправителю или по согласованию с ним пересылаются по назначению в новых пакетах (упаковках) за регистрационными номерами отправителя (без взятия на основной учет подразделением делопроизводства и режима) с приложением копии пакета отправителя, содержащей все надлежащие пометки.
70. При вскрытии конвертов (пакетов, упаковки) по сведениям, указанным на них или в описи вложения, проверяется наличие документов с соответствующими номерами и всех названных в документах приложений, а также производится сортировка документов на подлежащие и не подлежащие регистрации (Примерный перечень нерегистрируемых документов – приложение № 35), выделение документов, адресованных непосредственно в структурные подразделения органа внутренних дел.
Каждый орган внутренних дел может дополнительно разрабатывать собственный перечень нерегистрируемых документов с учетом требований действующего законодательства.
71. При поступлении поврежденного документа на оборотной стороне его последнего листа в правом нижнем углу ставится отметка «Документ получен в поврежденном виде».
72. В случае обнаружения недостачи документов (отдельных их листов) или приложений к ним, несоответствия регистрационных номеров, а также при отсутствии и неисправимом повреждении документов составляется акт (приложение № 36).
Первый экземпляр акта с копией конверта приобщается к реестру на поступившие документы и помещается в соответствующее номенклатурное дело подразделения делопроизводства и режима, получившего документ, второй экземпляр акта вместе с поступившими документами направляется отправителю.
В акте обязательно указываются должность, инициалы и фамилия лица, вскрывшего конверт, дата, час и минуты вскрытия, известные реквизиты (регистрационный исходящий номер, дата и аннотация) отсутствующего или неисправимо поврежденного документа. Акт подписывает руководитель (начальник) структурного подразделения органа внутренних дел либо его заместитель, руководитель (начальник) соответствующего подразделения делопроизводства и режима и сотрудник, вскрывший конверт.
73. Конверты входящих документов уничтожаются по истечении трехдневного срока, за исключением случаев, когда только по ним можно установить адрес отправителя и когда дата почтового штемпеля имеет значение в качестве доказательства времени отправки и получения документа. В указанных случаях конверты сохраняются и прилагаются к документам.
74. Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов на потоки: требующие обязательного рассмотрения руководителем (начальником) органа внутренних дел; направляемые непосредственно в структурные подразделения органа внутренних дел, ответственным исполнителям, и осуществляется исходя из оценки их содержания на основании установленного в органе внутренних дел распределения служебных обязанностей.
Документы, адресованные руководителю (начальнику) органа внутренних дел, а также без указания конкретного лица или структурного подразделения предварительно рассматриваются в подразделении делопроизводства и режима, а затем направляются непосредственно руководству или в структурное подразделение.
75. Поступившие в орган внутренних дел документы (за исключением документов, по содержанию не относящихся к компетенции органа внутренних дел, личной переписки и документов, не подлежащих регистрации с учетом требований пункта 70 настоящей Инструкции) после их предварительного рассмотрения независимо от способа доставки передаются на регистрацию.
76. Документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям органа внутренних дел или их должностным лицам, передаются по назначению с отметкой в соответствующих учетных формах.
Регистрация поступивших документов
77. Документы регистрируются в журнале или в карточке учета входящих несекретных документов (приложения № 37, 38) либо в других предусмотренных настоящей Инструкцией учетных документах. При наличии в пакете нескольких документов каждый из них регистрируется за отдельным номером.
При регистрации входящего документа на обороте его первого листа ставится штамп с указанием наименования органа внутренних дел, в который поступил документ, регистрационного (входящего) номера, даты регистрации, количества листов основного документа и приложений к нему. На обороте первых листов приложений ставится штамп «К вх. № ___» с указанием года регистрации. На сброшюрованных приложениях (книгах, отчетах, тетрадях и других) входящие номера проставляются на титульном листе. Также, в случае наличия автоматизированной системы документооборота, допускается дополнительно проставлять на документе соответствующий штрих-код, позволяющий идентифицировать документ в данной системе. На документе, присланном во временное пользование, регистрационный штамп с входящим номером проставляется на обороте его последнего листа.
78. Регистрация поступивших документов с использованием современных информационных технологий производится с учетом положений настоящей Инструкции.
79. Регистрация поступивших документов производится в следующие сроки:
документов вышестоящих органов государственной власти с отметками «Срочно», «Оперативно», документов со сроками исполнения поручений в текущий или следующий день, а также документов организаций и обращений граждан, содержащих информацию о совершенных или готовящихся преступлениях, – незамедлительно (не более 1 часа с момента поступления);
иных документов, поступивших в рабочее время, – в день поступления, поступивших в нерабочее время, – на следующий рабочий день.
80. После регистрации корреспонденция докладывается в день поступления соответствующему руководителю (начальнику) органа внутренних дел или передается сотруднику, которому она адресована.
81. При рассмотрении документов руководитель (начальник) органа внутренних дел определяет исполнителя (структурное подразделение или должностное лицо) и сроки исполнения. После доклада корреспонденции руководству органа внутренних дел указания по исполнению документа переносятся в соответствующую графу журнала (карточки) учета входящих несекретных документов (приложения № 37, 38).
82. Документы, которые исполняются несколькими структурными подразделениями, передаются им поочередно или одновременно в копиях. Подлинник передается головному исполнителю, названному в указаниях по исполнению первым, либо обозначенному словом «созыв» («ответственный») или отмеченному символом «*». Необходимость размножения документов (за исключением секретных), по которым даны поручения, а также количество копий определяются руководителем (начальником) подразделения делопроизводства и режима. Размноженные экземпляры документов, не воспроизводящие подписи подлинника, могут удостоверяться печатью.
В том случае, когда копии документов не готовились и соисполнителям не направлялись, ознакомление с документом организует головной исполнитель.
При необходимости срочного исполнения поступившего документа допускается ознакомление исполнителя с его содержанием до рассмотрения документа руководителем (начальником) органа внутренних дел.
83. Срочные и оперативные документы незамедлительно докладываются соответствующему руководителю (начальнику) органа внутренних дел и направляются исполнителю.
84. Служебные документы передаются исполнителю под подпись в журнале (карточке) учета входящих несекретных документов (приложения № 37, 38) с проставлением даты получения*(35). Передача служебных документов из одного структурного подразделения органа внутренних дел в другое осуществляется через подразделение делопроизводства и режима.
85. Исполнение документа предусматривает сбор и обработку необходимой информации, подготовку при необходимости проекта документа, его оформление, согласование, представление на подписание (утверждение) руководителю (начальнику) органа внутренних дел или его структурного подразделения.
Исполнитель несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа, нарушение установленных сроков исполнения документов без объективных причин.
86. При оперативном решении вопросов без составления дополнительных документов исполнителем делаются отметки на документе: о дате поступления (если образовался интервал времени между поступлением документа и его доставкой исполнителю), о датах и ходе промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры и другое), о дате и результатах окончательного исполнения.
Все отметки размещаются на свободных от текста местах.
При наличии нескольких исполнителей документа соисполнителями обеспечиваются своевременный и качественный анализ информации и представление основному исполнителю необходимых материалов (проектов документов, справок, сведений) в течение первой половины срока, отведенного на исполнение документа.
87. При возвращении документа из структурного подразделения в подразделение делопроизводства и режима (после исполнения или ознакомления) его повторная регистрация не производится, а делается отметка в учетных формах о движении документа.
Учет подготовленных документов, отправка исходящих документов
88. За составление и оформление исходящего документа в соответствии с правилами, предусмотренными разделом III настоящей Инструкции, за внутреннее согласование проекта документа с заинтересованными должностными лицами органа внутренних дел, а при необходимости и внешнее согласование с другими органами власти и организациями отвечает исполнитель, а также руководитель (начальник) подразделения – исполнителя документа.
89. Проекты исходящих документов органа внутренних дел готовятся на бланках установленной формы. Для отправки документов, не имеющих адресной части, готовятся сопроводительные письма.
Проект исходящего документа визируется исполнителем, руководителем (начальником) подразделения – исполнителя документа (лицом, исполняющим его обязанности), при необходимости иными заинтересованными руководителями (начальниками) и (или) сотрудниками органа внутренних дел.
Исполнитель до представления проекта исходящего документа на подпись проверяет правильность оформления документа и его адресования, наличие необходимых виз, приложений, при необходимости – отметки редактора, справок или пояснительных записок, разъясняющих содержание подготовленного документа, указателя рассылки документа.
90. Документы, подлежащие отправке, обрабатываются и отправляются в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня. Учет подготовленных и отправляемых (исходящих) документов после их подписания руководителем (начальником) органа внутренних дел (иным уполномоченным сотрудником) осуществляется в журнале учета подготовленных несекретных документов (приложение № 39) или в карточке учета подготовленных несекретных документов (приложение № 40).
Неправильно оформленные документы возвращаются сотрудниками подразделения делопроизводства и режима исполнителям для доработки.
91. Документы могут направляться адресатам за своими регистрационными номерами без сопроводительных писем, если предназначение этих документов не требует пояснения.
92. Каждый исходящий служебный документ должен иметь второй экземпляр, который заверяется сотрудником подразделения делопроизводства и режима. Второй экземпляр списывается руководителем (начальником) соответствующего структурного подразделения и подшивается в дело вместе с исполненным документом. Если второй экземпляр исходящего документа требуется для работы, он выдается исполнителю под подпись в журнале (карточке) учета подготовленных несекретных документов (приложения № 39, 40).
Документы, которые перед их рассылкой подлежат тиражированию с применением копировально-множительной техники, передаваемые факсимильной связью, а также с грифом ограничения доступа могут готовиться в единственном экземпляре.
93. При печатании 5 и более экземпляров документа исполнитель документа на обороте последнего листа экземпляра документа, остающегося в деле, или на отдельном листе составляет указатель рассылки, который согласовывается с руководителем (начальником) подразделения делопроизводства и режима, а также утверждается руководителем (начальником) подразделения, подготовившего документ.
Указатель рассылки, подготовленный на отдельном листе (листах), подшивается в дело вместе с копией исходящего документа.
94. В тех случаях, когда к исходящему служебному документу прилагается служебный документ, имеющий входящий, инвентарный или другой номер, в соответствующем журнале учета указываются наименование адресата, которому отправляется этот документ, а также номер и дата исходящего служебного документа, с которым он отправлен.
95. При необходимости отправки входящих (инвентарных) служебных документов в другие органы внутренних дел они могут пересылаться за присвоенными им входящими (инвентарными) номерами. В соответствующих журналах (карточках) учета указываются, кому отправляется служебный документ, порядковый номер реестра (по разносной книге) и дата отправки.
96. Если поставленные в документе вопросы не требуют аргументированных разъяснений или подготовки какого-либо документа, разрешается давать ответы непосредственно на поступивших служебных документах с последующим возвращением их за входящими номерами. При этом ответ печатается на свободном месте и не должен захватывать текста документа, его реквизиты и затруднять его прочтение. В этих случаях в журнале учета входящих несекретных документов (приложение № 37) или карточке учета входящих несекретных документов (приложение № 38) производится отметка об отправке: «Возвращен отправителю» и указываются порядковый номер реестра и дата возвращения. Краткое содержание ответов и поручений, данных на возвращаемом служебном документе, записывается в журнале (карточке) учета входящих несекретных документов.
97. Досылка или замена разосланного ранее документа осуществляется по указанию лица, подписавшего документ, или руководителя (начальника) подразделения делопроизводства и режима.
98. Если документ переводится на другие языки, каждый перевод учитывается за новым регистрационным номером.
99. Сортировка документов производится по способу отправления (простая почта, регистрируемые отправления с уведомлением и без него, документы, подлежащие отправке фельдъегерской связью, международная почта).
Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется подразделениями делопроизводства и режима органов внутренних дел в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, фельдъегерской связью – на основании договора, заключенного органом внутренних дел с ГФС России.
100. Документы, отправляемые фельдъегерской или почтовой связью, проходят упаковку, проставление стоимости почтовых услуг и передачу на отправку фельдъегерю или в отделение почтовой связи.
101. Документы, направляемые почтовой (фельдъегерской) связью в один адрес, вкладываются в один конверт. При адресовании на конвертах указываются адресат, его почтовый адрес и индекс.
102. Простые почтовые отправления передаются в почтовое отделение по накладным, фиксирующим количество отправленных конвертов. Регистрируемые почтовые отправления с уведомлением о вручении адресату и без него передаются в почтовое отделение по реестрам, в которых отражаются сведения об адресате, регистрационные номера отправляемых документов, дата отправки.
103. Документы, отправляемые фельдъегерской связью, передаются фельдъегерю по реестру установленного образца, в котором также отражаются сведения об адресате, регистрационные номера отправляемых документов, дата отправки. Регистрационные номера отправляемых документов также указываются на конвертах, в которые они вложены.
Накладные и реестры на отправку корреспонденции оформляются в двух экземплярах, один из которых после отправки корреспонденции возвращается в подразделение делопроизводства и режима с отметкой фельдъегеря или иного лица, обеспечивающего отправку корреспонденции, и хранится в номенклатурном деле соответствующего структурного подразделения органа внутренних дел.
104. Документы, оформленные с нарушением требований настоящей Инструкции, и корреспонденция неслужебного характера экспедицией к отправке не принимаются и возвращаются исполнителю.
105. С помощью средств электросвязи осуществляется передача информации в виде телеграмм, факсограмм, телефонограмм, электронных сообщений.
Запрещается передача с помощью средств электросвязи документов, имеющих гриф ограничения доступа.
Копирование (тиражирование) документов
106. Копировально-множительные работы осуществляются централизованно на множительных участках или в типографиях по наряду (приложение № 41).
Наряды на снятие копий и множительные работы подписывает руководитель (начальник) подразделения делопроизводства и режима или его заместитель, которые проверяют правильность оформления документов, указателей рассылок, наличие соответствующего разрешения на размножение.
Копирование (тиражирование) небольших по объему документов может производиться непосредственно в структурных подразделениях органа внутренних дел, имеющих копировально-множительную технику.
107. На множительные участки сдаются первые экземпляры (подлинники) документов, отвечающие необходимым техническим требованиям. Материалы должны быть разброшюрованы, напечатаны четко и разборчиво черным цветом на стандартных листах бумаги формата А3, А4 или А5.
108. Тираж изготовленных копий соответствует заказу и выдается исполнителю вместе с первым экземпляром (подлинником) документа. О выполнении работы на бланке заказа делается соответствующая отметка. Учет выполнения работ ведется на основании заказов.
Если при копировании документа уменьшается его формат, с размещением нескольких листов оригинала на одном листе копии без последующего их разрезания, то в регистрационных формах учитываются: для оригинала – число листов оригинала, для копии – число листов копии. Листом считается бумажный носитель информации, изготовленный (разрезанный) по размеру, установленному соответствующему стандарту.
109. Дополнительно размноженные экземпляры документа регистрируются за тем же номером, за которым этот документ отпечатан, о произведенном размножении делается отметка на экземпляре документа, остающегося в деле. В соответствующих журналах (карточках) учета указываются дата и количество дополнительно размноженных экземпляров документов, место их нахождения. Нумерация дополнительно размноженных экземпляров документа продолжается от последнего номера ранее учтенных экземпляров документа.
Особенности работы с электронными документами
110. Работа с электронными документами осуществляется в порядке, не противоречащем положениям настоящей Инструкции.
Электронный документ должен быть оформлен по общим правилам делопроизводства и иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттиска печати и изображения Государственного герба Российской Федерации.
111. Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в системах электронного документооборота.
112. Для подтверждения подлинности электронных документов используется электронная подпись.
113. Состав электронных документов, обращающихся в системе электронного документооборота, определяется Приказом МВД России от 31 мая 2011 г. № 600 «Об утверждении Перечня документов, образующихся в деятельности органов внутренних дел Российской Федерации, с указанием сроков хранения, создание, хранение и использование которых осуществляется в форме электронных документов», согласованным с Федеральным архивным агентством.
114. Электронные документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел и индексируются в порядке, установленном в отношении дел, составленных из документов на бумажном носителе.
При составлении номенклатуры дел указывается, что дело ведется в электронном виде.
115. Электронные документы после их исполнения подлежат хранению в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.
116. После истечения срока, установленного для хранения электронных документов, они подлежат уничтожению на основании акта, утвержденного руководителем (начальником) органа внутренних дел.
Особенности работы с правовыми актами
117. Подлинники правовых актов, издаваемых в органе внутренних дел, регистрируются в отдельном журнале учета несекретных правовых актов или с использованием средств вычислительной техники (автоматизированный учет).
Регистрация приказов по личному составу осуществляется в отдельном журнале за общей порядковой нумерацией, после номера слитно с ним проставляется «л/с». Подшивка данной категории правовых актов производится в отдельные номенклатурные дела в зависимости от сроков их хранения.
118. Подлинники правовых актов, изданных в органе внутренних дел, хранятся в самостоятельных делах по видам документов и сдаются в подразделение спецфондов в порядке, установленном Инструкцией по организации архивной работы в системе МВД России*(36). Рассылать подлинники запрещается.
119. Полученные и тиражированные экземпляры (копии) документов, содержащих правовые предписания (федеральные конституционные законы, федеральные законы, указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации, нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти и иные правовые акты) учитываются в журнале учета несекретных правовых актов (приложение № 42) по разделам в зависимости от органа, издавшего правовой акт, или с использованием средств вычислительной техники (автоматизированный учет).
Приказы по личному составу, в том числе по командировкам и о предоставлении отпусков, учитываются в отдельных разделах.
Регистрация должна ежегодно начинаться с номера один.
120. На каждом экземпляре поступившего правового акта и не сброшюрованного с ним приложения проставляется штамп, в котором указываются порядковый учетный номер документа по журналу учета несекретных правовых актов (приложение № 42) и дата поступления. Не сброшюрованное с основным документом приложение регистрируется в этом журнале отдельной строкой за тем же номером, что и основной документ.
121. Журнал учета несекретных правовых актов (приложение № 42), в котором зарегистрированы полученные (тиражированные) правовые акты, может быть закончен только после проставления отметок о направлении или уничтожении всех зарегистрированных в нем документов (со ссылкой на порядковый номер реестра (разносной книги) и дату или на номер акта об уничтожении и дату).
122. Тиражированные правовые акты (копии правовых актов) рассылаются без сопроводительных писем за присвоенными им номерами, которые проставляются на пакетах.
Правовые акты тиражируются и рассылаются с учетом служебной необходимости. В обязательном порядке копии правовых актов направляются в подразделение, осуществляющее их систематизированный учет, а также в соответствующее правовое подразделение органа внутренних дел. В аналогичном порядке тиражируются и рассылаются межведомственные соглашения (соглашения с другими органами государственной власти и организациями) и протоколы.
На рассылку правовых актов составляется указатель рассылки, который заверяется подписью руководителя (начальника) подразделения делопроизводства и режима и утверждается руководителем (начальником) структурного подразделения – разработчика правового акта. Указатель рассылки подшивается в дело вместе с подлинниками правовых актов и хранится постоянно.
Дополнительное изготовление, рассылка и выдача копий правовых актов с грифом ограниченного доступа, в том числе с пометкой «Для служебного пользования», осуществляются подразделением делопроизводства и режима с разрешения руководителя (начальника) органа внутренних дел.
Замена разосланных экземпляров правовых актов при обнаружении редакционных и технических ошибок производится с разрешения руководителя (начальника) органа внутренних дел – разработчика правового акта.
123. Ознакомление с правовыми актами производится под подпись на листе ознакомления по письменному указанию руководителя (начальника) органа внутренних дел или лица, которому они были адресованы. На этом же листе делаются отметки об исполнении. Листы хранятся вместе с правовыми актами.
Указания по исполнению правовых актов, подлежащих возврату, пишутся на листах ознакомления, которые остаются в подразделении делопроизводства и режима.
Контроль за своевременным ознакомлением с правовыми актами личного состава возлагается на подразделение делопроизводства и режима.
124. На всех отмененных (утративших практическое значение) правовых актах, а также в журналах (карточках), где они зарегистрированы, делаются об этом отметки, после чего такие документы до уничтожения хранятся отдельно от действующих правовых актов.
Данные требования не распространяются на порядок хранения и обращения с правовыми актами, поставленными на систематизированный учет.
125. Поступившие тиражированные правовые акты после регистрации в журнале учета несекретных правовых актов (приложение № 42) для удобства пользования хранятся по годам их издания в папках, папках-файлах или скоросшивателях с составлением внутренних описей документов, находящихся в деле (приложение № 43), которые в номенклатуру особой важности, совершенно секретных, секретных и несекретных дел не включаются и сотрудникам на рабочие места не выдаются. Подшивать правовые акты в дела с текущей перепиской запрещается.
126. Тиражированные экземпляры утративших практическое значение и не имеющих научной и исторической ценности правовых актов ежегодно отбираются экспертными комиссиями и уничтожаются в установленном настоящей Инструкцией порядке с обязательными отметками об этом в учетах.
Библиотеки документов
127. Учет, выдача, хранение и рассылка учебников, учебных пособий, лекций, сборников, бюллетеней, брошюр, справочников, научно-технической документации, микрокарт и других подобных материалов, как поступивших в орган внутренних дел, так и подготовленных в органе внутренних дел*(37), ведутся централизованно и возлагаются на библиотеки документов*(38).
При небольшом массиве изданий их учет, выдача и хранение могут быть возложены на одного из сотрудников, что отражается в его должностной инструкции.
128. Издания в библиотеках регистрируются в журналах учета несекретных изданий (приложение № 44) и журналах инвентарного учета несекретных сброшюрованных материалов (приложение № 45).
129. Сопроводительные письма к изданиям регистрируются в журнале (карточке) учета входящих несекретных документов (приложения № 37, 38). На сопроводительном письме, а также в журнале (карточке) учета входящих несекретных документов указываются порядковые учетные (инвентарные) номера, которые присваиваются поступившим изданиям в журналах учета несекретных изданий (приложение № 44) или журналах инвентарного учета несекретных сброшюрованных материалов (приложение № 45). На самом издании проставляется штамп, в оттиске которого указываются присвоенный изданию номер в журналах учета несекретных изданий или журналах инвентарного учета несекретных сброшюрованных материалов, наименование органа внутренних дел и дата регистрации.
130. Рассылка и возврат изданий отражаются в журналах учета несекретных изданий (приложение № 44) и журналах инвентарного учета несекретных сброшюрованных материалов (приложение № 45) со ссылкой на номера и даты документов, при которых издания направлены (возвращены).
131. Дополнительно поступившие экземпляры изданий одного и того же наименования учитываются за номером ранее полученных изданий.
132. На каждого сотрудника, пользующегося услугами библиотеки, заводится карточка учета выдачи документа, в которой указываются дата выдачи, наименование и учетный номер документа по журналу учета несекретных изданий (приложение № 44) и журналу инвентарного учета несекретных сброшюрованных материалов (приложение № 45), проставляются подписи о получении и обратном приеме издания.
133. В библиотеках издания могут выдаваться под подпись в читательском абонементе (читательском билете) или других формах учета выдачи изданий, куда заносятся их учетные номера.
134. Издания, утратившие практическое значение и не представляющие исторической или иной ценности, а также лишние экземпляры уничтожаются в установленном настоящей Инструкцией порядке, с последующей отметкой об уничтожении в журналах учета изданий.
Учет и анализ объемов документооборота
135. Учет объемов документооборота ведется в целях совершенствования организации работы с документами, расчета оптимальной численности работников, занятых в делопроизводстве.
Анализ объемов документооборота и содержания документов, поступающих в подразделение и создаваемых им, ведется в целях рационального распределения документопотоков, повышения исполнительской дисциплины, качества и эффективности принимаемых решений.
136. Учет количества документов проводится по регистрационным данным. За единицу учета количества документов принимается экземпляр документа (подлинник или копия, если это единственный экземпляр документа). Экземпляры документа, получаемые в результате копирования или тиражирования документа, в объеме документооборота не учитываются. При учете исходящих документов сопроводительное письмо и прилагаемые к нему документы принимаются за один документ.
137. Учет копируемых и тиражируемых документов может вестись отдельно по учетным данным копировально-множительного бюро для определения загрузки технических средств, расчета потребности в новом оборудовании, нормирования труда и определения численности сотрудников.
Независимо от формы собственности организации, вида ее деятельности, наименования документации, места ее составления существуют общие требования по оформлению документов. Ранее делопроизводители ориентировались на стандарт 6.30-2003 при оформлении документов, но относительно недавно в действие был введен новый ГОСТ. Какие требования имеют место при ведении делопроизводства и насколько серьезные изменения внес в эту сферу действующий менее года государственный стандарт, рассказывается в статье.
Как организовать делопроизводство и документооборот в организации?
Правила оформления документов и их значение
Оформление документов в широком смысле — это соблюдение требований законодательных актов, нормативных документов в процессе составления, подготовки, копирования, согласования, заверения, пересылки документации.
В более узком смысле – расположение реквизитов документа на материальных носителях: бумажном, электронном, в соответствии с действующими правилами.
Грамотное, в соответствии с нормативными требованиями оформление реквизитов документов не только свидетельствует о делопроизводственной культуре, но и гарантирует юридическую силу документа, а также имеет вполне практическое значение — сокращает время на обработку документа и его регистрацию, обеспечивает правильное направление на исполнение, позволяет связаться с непосредственным исполнителем для решения технических вопросов в рабочем порядке и т.п.
Как оформить реквизиты документов?
Требования, в соответствии с которыми оформляется документ, устанавливаются на федеральном уровне ГОСТом. Это документ нормативно-технического характера, на основе которого каждая организация, ведомство, учреждение разрабатывает свои нормативные акты, касающиеся оформления документации:
- положения о документообороте;
- инструкции;
- правила;
- регламенты.
Национальный стандарт России о требованиях к оформлению документов.
Требования к оформлению документов по ГОСТу включают в себя в том числе порядка 30 реквизитов, предназначенных для различных целей. Каждый вид документа содержит собственный набор необходимых реквизитов.
Соблюдение требований к созданию и оформлению документации необходимо:
- в целях обеспечения юридической силы документа;
- для оперативной обработки документа;
- для оперативного поиска документа;
- для создания условий работы с использованием оргтехники.
Расположение реквизитов по ГОСТу позволяет не только работать с ним быстро и эффективно, без потерь времени, но и экономить полезную площадь на бланке, придать документу качественный внешний вид.
Требования ГОСТа
ГОСТ Р 7.0.97-2016 введен в действие 01/07/18, и именно он устанавливает базовые требования по оформлению документов в делопроизводстве. Рассмотрим обзорно, что собой представляет этот документ.
Он достаточно объемный, с подробным изложением информации, предназначенной для делопроизводителей, секретарей, руководства. Требования подразделяются в нем следующим ниже порядком:
- Общие требования к созданию документа. Сюда входят: характеристика материальных носителей документа (бумажный, электронный), порядок нумерации страниц, рекомендуемые для набора шрифты, отступы, интервалы, выравнивание, длина строки – в цифрах, с выделением важных нюансов.
- Состав реквизитов. Первая группа 01-08 включает в себя герб, товарный знак, знак обслуживания, код документальной формы, наименование организации, ее подразделения, должности автора документа, данные организации справочного характера. Вторая группа 09-16 объединяет данные о документе: наименование, дату, номер, ссылку на рег. номер, где составлен, пометку об ограничении доступа, кому адресован, гриф, подтверждающий утверждение. Третья группа 17-18 – это реквизиты заголовка текста и сам текст. Четвертая группа 19-30 – различные визирующие, резолюционные, контрольные, согласовательные отметки, подпись, печать, данные об исполнителе. По каждому реквизиту даны рекомендации, как он оформляется и где располагается в документе. К примеру, подчеркивается, что наименование вида документа можно опустить, только если это деловое письмо, а место составления можно не указывать, если указание на местонахождение организации уже есть в ее наименовании.
- Бланки. Отдельно законодатель характеризует бланки документов, рекомендуемый формат для обычных документов, для резолюций, предельные размеры полей. Следует описание, как должны располагаться реквизиты на том или ином бланке, какого вида бумага должна использоваться.
В приложениях А, В даны:
- схема расположения реквизитов документа на титульном листе;
- образцы бланков документов организации с расположением реквизитов.
На заметку! В ГОСТе уделено много внимания вопросам электронного документооборота, в связи с его все более широким распространением.
Документы организации: учитываем новый стандарт
На какие реквизиты документов и правила оформления следует обратить внимание особое внимание, используя ГОСТ Р 7.0.97-2016, прежде всего?
Вот эти важные моменты:
- Шрифты. Для создания документа размер шрифтов ограничен, можно использовать только 12, 13, 14 номера. Допускается более мелкий шрифт, но только в таблицах.
- Герб. На документах теперь можно отражать герб субъекта РФ, муниципального образования (10 мм от верха листа).
- Реквизиты. Такие реквизиты фирмы, как ОКПО, ОГРН, ИНН, КПП, указываются в составе реквизита «справочные данные об организации».
- Отметка об ограничении доступа к информации документа. Она проставляется на первом листе, сверху, в углу.
- Обращение к адресату. Теперь можно использовать обращение «господин» и «госпожа», сокращая его: «г-ну», «г-же». Если у адресата есть электронная почта и письмо отправлено по этому каналу, можно указать электронный адрес, на который отправлялось письмо.
- Печать организации. Она не должна «перекрывать» подпись должностного лица под документом.
- Подпись. Гражданин, имеющий право подписывать документы за временно отсутствующего руководителя, не может в напечатанном бланке перед должностью руководителя ставить знак косой черты, использовать предлог «за». Исправление может быть внесено от руки или поставлен определенного вида штамп, свидетельствующий о том, что подписывает документ другой человек.
Заключение
Требования к оформлению документов в делопроизводстве устанавливаются в настоящее время государственным стандартом, действующим с середины прошлого года за №Р 7.0.97-2016. На основе ГОСТа организации и учреждения разрабатывают собственные нормативы по оформлению документации. Стандартизация документооборота необходима, поскольку дает возможность оперативно обрабатывать, искать и копировать документы. Исполнение требований по оформлению документов позволяет говорить о них как о юридически значимых.
В действующем ГОСТе законодатель предлагает рекомендации по оформлению реквизитов, бланков, излагает требования при создании документов. По сравнению с утратившим силу стандартом, некоторым спорным и неясным вопросам уделено особое внимание. В частности, разъясняется, каким шрифтом должен создаваться документ, как оформляется подпись за директора иного ответственного лица, и говорится о том, что печать организации не должна ставиться поверх подписи ответственных лиц.
