При регистрации документа в компании заполняется регистрационная карточка

Регистрация документов в системе электронного документооборота происходит автоматически. Каждому документу присваивают регистрационный номер. Сведения о регистрации хранят в базе данных. В большинстве систем электронного документооборота специальный счетчик сохраняет последний присвоенный номер и при следующем формировании присваивает следующий. Таких счетчиков может быть несколько в зависимости от потребностей компании: по видам документов, отделам, направлениям и другим критериям.

Как регистрировать документы в СЭД? Для каждого документа создается регистрационно-контрольная карта (РКК), к которой прикрепляют документ-обоснование. Над картой в СЭД могут работать сразу несколько сотрудников. В РКК отображаются все этапы процесса — это облегчает контроль. Данные заполняются автоматически, а реквизиты сотрудники выбирают из классификатора. Используется стандартный список реквизитов, обычно в СЭД он настраивается под организацию. 

Регистрация документов в СЭД происходит пошагово:

  1. В базу поступает документ, сотрудник выбирает шаблон регистрационной карточки и вносит корректировки. 
  2. Пользователь проверяет правильность заполнения РКК:
    • корректность электронной подписи,
    • номер и дату, 
    • наличие приложений.
  3. В случае ошибок документ не принимают к регистрации. В системе электронного документооборота обычно есть соответствующая кнопка и поле, где указывают причину отказа. 
  4. Если ошибок нет, регистрацию завершают. После этого система присвоит документу регистрационный номер. 

Далее регистрационная карточка направляется ответственному сотруднику. Такой процесс уменьшает временные затраты на деловую переписку.

diadoc

Регистрировать документы в режиме онлайн помогают СЭД. А оперативно отправлять документы контрагентам и обрабатывать входящие от них можно в системе Диадок

Отправить заявку

Чаще всего в форме регистрации в СЭД указывают не только номер, но и реквизиты: 

  • наименование организации; 
  • вид документа; 
  • дату; 
  • краткое содержание; 
  • резолюцию; 
  • срок исполнения;
  • отметку об исполнении и направлении в дело. 

Дополнительные реквизиты: 

  • ограничение доступа; 
  • исполнитель;
  • код по тематическому классификатору; 
  • ключевые слова; 
  • приложения;
  • промежуточные сроки исполнения; 
  • перенос сроков исполнения;
  • срок хранения;
  • статус;
  • вид передачи. 

Организация сама выбирает дополнительные значения, которые будут вноситься в систему электронного документооборота. 

Эксперты рекомендуют использовать следующие принципы работы, чтобы упростить регистрацию документов в системе электронного документооборота (ЭДО):

  • Обучить сотрудников единообразному оформлению. Это позволит избежать путаницы в базе. Для этого специалисты, которые занимаются ЭДО, готовят параметры идентификации для документов разных видов. 
  • Перед регистрацией проверять наличие копий, так как один и тот же документ поступает разными способами: по электронной почте, факсу или в бумажном виде с курьером. 
  • Вести регистрацию в течение календарного года, далее обнулять и начинать снова. Это позволит избежать слишком раздутой базы и длинных номеров. 

Таким образом, при грамотном использовании инструментов СЭД регистрировать документы в электронном виде гораздо проще, чем вручную.

diadoc

Упростить регистрацию документов и оптимизировать делопроизводство внутри организации помогают СЭД. Для оперативного и удобного взаимодействия с контрагентами воспользуйтесь Диадоком

Отправить заявку

Можно ли повторно зарегистрировать документ?

Такое происходит случайно, когда сотрудники регистрируют один и тот же документ, полученный из разных источников. Чтобы избежать дублирования, перед регистрацией нужно проверять, нет ли такого же документа в базе. 

Регистрируют ли письма, присланные по факсу или электронной почте?

Необходимость регистрации зависит не от способа передачи, а от содержания. В СЭД создают отдельные обозначения, чтобы разграничивать документы по способу получения, например П — почта, ЭП — электронная почта. 

Существуют ли регламенты присвоения регистрационных номеров для внутренних документов?

Нет четких правил присвоения регистрационных номеров внутренним документам. Организация сама устанавливает формы регистрации и закрепляет это в нормативных актах.

Источник

Содержание:

Понятие и цель регистрации документов

Регистрация документов — это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения путем указания на нем даты и регистрационного Индекса с последующей записью в регистрационных формах необходимых сведений о документе.

Регистрация документов – важная составляющая организации работы с документами.

Основная цель регистрации – придание документу юридической силы. Помимо этого регистрация позволяет обеспечить учет, контроль и возможность поиска документов, используемых в управленческой деятельности учреждения. При соблюдении правил регистрации делопроизводственная служба быстро наводит справки о местонахождении документов на любой стадии работы с ними.

Значение регистрации документов заключается также в том, что присвоение документу регистрационного номера (индекса) фиксирует факт его создания, отправления или получения, а значит, как уже указывалось, придает документу юридическую силу, и организация, создавшая, получившая или отправившая документ, становится ответственной за него.

Регистрируемые и нерегистрируемые документы

Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях такие как (распорядительные, отчетные, учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и др.), как создаваемые и используемые внутри организации, так и направляемые в другие организации: поступающие из вышестоящих, подведомственных и других организаций и частных лиц (обращения граждан).

Регистрируются все документы независимо от способа их изготовления – как традиционные машинописные (рукописные) документы, так и создаваемые с помощью новейших информационных технологий.

Существует также категория нерегистрируемых документов. Делопроизводственная служба должна самостоятельно составить перечень таких документов и приложить его к инструкции по делопроизводству.

Составляя перечень нерегистрируемых документов, нужно знать, что некоторые из них вообще не регистрируются (это, как правило, поздравительные письма, приглашения, рекламная продукция и т.д.). Однако часть входящих документов регистрируют не в службе ДОУ, а в структурных подразделениях, куда они передаются для исполнения. Например, расчетно-денежная и бухгалтерская документация регистрируется в бухгалтерии, плановая – в плановом отделе и т.д.

Иными словами, в перечень нерегистрируемых документов включают те, которые не регистрирует служба ДОУ или секретарь. Хотя в практике работы ряда организаций регистрируют и те документы, которые передают в бухгалтерию, плановый отдел, отдел снабжения и т.д. Этот факт необходимо зафиксировать в инструкции по делопроизводству. Такая регистрация позволяет создать службе ДОУ единый банк данных о документах организации, но в этом случае увеличивается нагрузка на работников службы ДОУ.

Особенности регистрации документов в организации

Основной принцип регистрации – однократность. Это означает, что документы должны регистрироваться один раз: входящие – в день поступления, внутренние и исходящие – в день подписания или утверждения. Если зарегистрированный документ передается из одного структурного подразделения в другое, повторно его не регистрируют.

В крупных организациях регистрация документов в основном проводится децентрализовано – в местах их создания и исполнения.

Например, документация, фиксирующая деятельность организации по материально-техническому снабжению, регистрируется в управлении (отделе) снабжения; протоколы, постановления (решения) коллегии, распорядительные документы по основной деятельности, письма на имя руководства и ответы на них – в делопроизводственной службе. В таких случаях места регистрации документов должны быть зафиксированы в Инструкции по делопроизводству. В небольших организациях регистрация ведется в канцелярии, а если ее нет – все документы регистрирует секретарь.

Регистрация осуществляется в пределах групп, в зависимости от названия вида документа, автора, содержания. Например, следует отдельно регистрировать приказы, поступившие из вышестоящих организаций, приказы по основной деятельности и приказы по личному составу, создаваемые в организации, акты ревизии финансово-хозяйственной деятельности, бухгалтерские сводки, заявки на материально-техническое снабжение и др.

Порядковые регистрационные номера присваиваются документам каждой группы в течение календарного года.

Секретарь должен знать особенности регистрации организационных документов, номенклатуры дел, совместных документов.

К организационным документам, как известно, относятся положение о структурных подразделениях, должностные инструкции, инструкции, правила, создаваемые внутри организаций. Все перечисленные документы оформляются на общих бланках, на которых после даты проставляют порядковый (регистрационный) номер созданного документа.

Входящие и создаваемые документы регистрируются отдельно

Если организация получает и отправляет факсограммы, их рекомендуется регистрировать в журналах входящих и исходящих факсограмм независимо от наименования вида документа.

Индекс регистрируемого документа включает порядковый регистрационный номер, который, исходя из задач поиска документов в организации, может дополняться индексами дел по номенклатуре дел, по классификаторам корреспондентов, исполнителей и др. Организация вправе самостоятельно решать вопрос о составляющих частях индекса документа, а также последовательность их расположения.

Составные части индекса могут быть расположены в следующей последовательности:

порядковый регистрационный номер;

индекс по номенклатуре дел;

индекс по используемому классификатору.

Косой чертой разделяются также регистрационные номера разных организаций в регистрационном номере документа, составленного совместно двумя и более организациями.

Обращения граждан регистрируются с включением первой буквы фамилии заявителя в регистрационный номер.

Формы регистрации документов

В настоящее время используют существует три формы регистрации

журнальная;

карточная;

электронная.

Журнальная регистрация

Журнальную регистрацию целесообразно применять, когда количество обрабатываемых документов невелико (500–600 документов в год или 15–20 в день). Ее отличительной особенностью является то, что запись сведений о документах ведется в хронологической последовательности.

Журнал регистрации представляет собой книгу, каждая страница которой разделена на графы, где содержатся сведения о зарегистрированных документах. Количество граф определяется организацией.

Карточная регистрация

Карточная форма регистрации стала активно внедряться в делопроизводство советских учреждений после издания ЕГСД. Все входящие и создаваемые документы регистрируются на карточках. Карточки изготавливаются из плотной бумаги, как правило, формата А5 (148х210) или А6 (105х148). Карточка включает графы, куда вносятся реквизиты, необходимые и достаточные для фиксации информации о документе.

Для достижения информационной совместимости регистрационных данных и создания условий перехода к автоматизированной регистрации ГСДОУ установлен обязательный состав реквизитов, помещаемых на карточке:

автор документа;

название вида документа;

дата документа;

индекс документа (дата и индекс поступления документа) – для документов, поступающих в организацию;

заголовок документа или его краткое содержание;

резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);

срок исполнения;

отметка об исполнении (краткая запись решения вопроса по существу), дата фактического исполнения и индекс документа-ответа;

номер дела по номенклатуре дел.

Организациям предоставлено право при необходимости увеличить состав реквизитов карточки, включая в нее следующие графы:

исполнители;

расписка исполнителя в получении документа;

ход исполнения;

приложения и др.

Состав и расположение реквизитов карточки обязательно должны быть указаны в Инструкции по делопроизводству.

Электронная регистрация

Организации, использующие компьютерные программы по делопроизводству, регистрируют документы на электронных карточках, т.е. карточках, которые выводятся на экран компьютера.

Форма электронной карточки аналогична традиционной РКК, порядок ее заполнения такой же, только набор осуществляется при помощи клавиатуры.

Если в организации создана единая локальная компьютерная сеть, регистрация ведется в структурных подразделениях, а база данных создается автоматически.

СПИСОК ДЛЯ ТРЕНИРОВКИ ССЫЛОК

  • Досрочная пенсия (Условия, при которых может быть назначена досрочная пенсия)
  • Досрочная пенсия
  • Женская преступность
  • Преступность несовершеннолетних (Понятие несовершеннолетней преступности)
  • Организованная преступность (Понятие и криминологическая характеристика организованной преступности)
  • Корыстная преступность
  • Виды международного коммерческого арбитража и их правовая характеристика, понятие и основы
  • Информационная безопасность в среде Интернет (Признаки информационного общества)
  • Виды связей между таблицами в реляционных базах данных
  • Конституционные права, свободы и обязанности граждан в РФ
  • Самые громкие компьютерные преступления
  • Понятие и сущность искового производства
Источник

Эта статья посвящена участку работы, который есть в любой организации. Новичкам она поможет грамотно организовать данный процесс. А опытным специалистам – обучить своих подопечных. Ведь статья написана практиком, имеющим многолетний опыт работы как в классическом советском бумажном делопроизводстве, так и в смешанном документообороте современных банков.

Даны советы, на что стоит обратить внимание в самом начале – при получении документа. Далее анализируются все этапы обработки: прием и сортировка корреспонденции, регистрация, направление на рассмотрение руководству, принятие управленческого решения (наложение резолюции), направление документа на исполнение, контроль исполнения и подшивка в дело исполненного документа. Наглядно демонстрируется, как ход обработки входящего документа отражается на нем самом в виде появления новых реквизитов / отметок, а также в регистрационных формах организации.

От чего зависит обработка конкретного входящего документа?

Обработка входящих писем (и в целом входящей корреспонденции) начинается с момента поступления документа в вашу организацию. Начинать описывать данный процесс работы следует с анализа факторов, оказывающих прямое влияние на его организацию. По моему мнению, таковыми являются:

  • способ доставки корреспонденции;
  • содержание документа;
  • автор документа;
  • установленные сроки исполнения документа.

Способ доставки корреспонденции

Способы доставки корреспонденции аналогичны имеющимся в нашем распоряжении способам отправки корреспонденции. Понятно, что как документ отправил, так его и получил.

Наиболее древним способом доставки корреспонденции является курьерская. Под ним может скрываться как «мальчик на побегушках», так и офицер спецсвязи.

Услугами спецсвязи, как правило, пользуются государственные учреждения, направляющие «депеши» государственного значения.

Пример 1

Таким способом осуществляется почтовая переписка между Министерством иностранных дел России и посольствами РФ, расположенными в различных зарубежных странах. Помните, был такой советский фильм – «Дипкурьер». Да и сегодня, когда на пороге вашего учреждения появляется человек в зеленой фуражке, то у простого смертного начинает учащенно биться сердечко: ага, я принимаю участие в решении важнейших государственных дел (шутка)!

Но в каждой шутке есть и доля правды, ведь, вскрыв конверт, вы запросто можете прочитать на гербовом листе текст бессмертного классика: «К вам едет ревизор».

Если в штате вашей организации имеется служба доставки (курьерская служба), то доставку особо важных и срочных документов (в пределах родного города) вы доверите только ей. При этом будете уверены, что документы дойдут в кратчайшие сроки и будут переданы, что называется, из рук в руки.

А доставку документов в другой город, как правило, доверяют специализированным почтовым компаниям. Благо, сегодня у нас есть выбор. Все зависит только от репутации компании, размера вашего кошелька и необходимых сроков доставки. Также почтовым компаниям доверяют организацию массовой рассылки, например, подарков к новогодним праздникам.

Классическим способом доставки официальных писем как по территории нашей страны, так и за ее пределы, является почтовое отправление через ФГУП «Почта России»: простые, заказные письма, письма с уведомлением о вручении, ценные письма и т.д. Только приходится сожалеть, что такая разветвленная сеть, которая есть у этого государственного предприятия, такая марка, созданная не сегодня, уступает на рынке почтовых услуг молодым и часто западным компаниям. Отстает она по таким важным показателям, как культура обслуживания и технологии работы.

По электронной почте чаще всего доставляются разного рода информационные материалы, приглашения, реклама и т.д.

Однако сегодня многие госучреждения используют электронную почту (выделенные каналы связи) для организации официального межведомственного общения. Например, письмо может быть оформлено в электронном виде, подписано ЭЦП, зарегистрировано в СЭД и отправлено корреспонденту одним нажатием кнопки. Красота.

Иногда по электронной почте вы получаете электронные копии срочных документов, доставка которых на бумажном носителе будет осуществлена позднее обычной почтой (для этого в современном делопроизводстве используется такой термин, как «досыл»).

Итак, мы видим, что в современную организацию корреспонденция может поступать различными способами. И выбранный вариант напрямую зависит от содержания документа, его актуальности / срочности, что существенно влияет на его дальнейшую обработку.

Такое количество современных средств доставки корреспонденции удобно только для отправляющей стороны. А вот сотрудников, осуществляющих прием корреспонденции, оно может «перегрузить».

Пример 2

Допустим, вы работаете в небольшой, но достаточно активно развивающейся конторе. В службе ДОУ два, от силы три человека. И целый день бегаете на ресепшен, принимаете почту у курьеров, просматриваете Outlook (заметьте, курьеры и электронная почта не работают по расписанию). Еще у вас не разобрана гора корреспонденции, полученной из местного отделения связи (хорошо, что хоть «Почта России» доставляет корреспонденцию один раз в день; при этом многие организации самостоятельно получают корреспонденцию в почтовом отделении, не доверяя такую важную процедуру почтальону, который тоже человек: может заболеть, уйти в отпуск или просто не явиться).

И тут на пороге появляется фельдъегерь. Вы все бросаете – и к нему, получать особо важный документ, с которым вы будете бегать весь оставшийся рабочий день…

Автор документа

Вторым важным фактором, влияющим на процесс обработки входящей корреспонденции, является авторство документа. Конечно, документы, поступившие от имени министра вашей отрасли, должны быть обработаны в срочном порядке и немедленно переданы руководителю на рассмотрение.

Содержание документа

Современные делопроизводственные процессы предполагают разработку для отдельных групп документов специальных маршрутов, характерных для документов определенного содержания.

Пример 3

Если вы используете систему электронного документооборота, то поступивший типовой документ можете направить по соответствующему маршруту одновременно всем заинтересованным лицам или выстроить маршрут движения документа таким образом, чтобы он в автоматическом режиме передавался от одного сотрудника следующему.

Также для отдельных групп документов можно разрабатывать «обратные» маршруты, т.е. не от руководителя к исполнителям, а от исполнителей к руководителю.

Если внимательно прочитать содержание поступающих писем, то можно смело классифицировать их по следующим признакам:

  • письма, содержащие какое-либо требование, просьбу, предложение, жалобу, т.е. письма-запросы, требующие совершения каких-либо действий или принятия решений;
  • письма-ответы на направленные вами инициативные документы;
  • справочно-информационные письма.

Только по наименованию «письма-запросы» понятно, что данный вид документов требует тщательной проработки, и работа с документом этой группы может включать в себя все стадии обработки входящей корреспонденции, начиная с регистрации и заканчивая контролем исполнения. К письмам данного типа можно отнести и так называемые циркулярные, направляемые из вышестоящих организаций в подведомственные. В этих письмах перед вашей организацией ставятся какие-либо задачи, требующие обязательного, а иногда и безотлагательного исполнения. Поэтому для данной категории служебных писем важны два фактора: необходимость исполнения и, как следствие, сроки исполнения.

Письма-ответы являются ответными документами на ваши запросы, просьбы, предложения, требования и прочие инициативные письма, направленные в другие организации с целью решения каких-либо ваших задач. Чаще всего письма-ответы не требуют дальнейших действий, кроме их передачи сотрудникам, инициировавшим рассмотрение данного вопроса.

Справочно-информационные письма по своей сути не содержат элемента «необходимость исполнения» и чаще всего исполнению не подлежат – у них краткая жизнь: прочитал, принял к сведению и выбросил в корзину.

Срок исполнения

Сроки исполнения могут быть установлены типовой инструкцией по ведению делопроизводства и растянуты до 1 месяца. Но для отдельных видов документов сроки исполнения установлены специальными нормативными актами, по которым они могут исчисляться в днях, например, с момента поступления письма в организацию. Поэтому для документов с различными сроками исполнения целесообразно разрабатывать и различные процессы их обработки.

Эту важную тему в прошлом полугодии мы подробно рассмотрели в своем журнале, опубликовав несколько статей.

А сейчас мы показали, на что нужно обращать внимание, выстраивая процесс работы с входящей корреспонденцией. В современном мире жестких сроков и правил, огромного потока информации не допустимо направлять движение этого информационного потока в одно русло, очень легко захлебнуться в этой быстрой и бушующей горной реке.

Этапы процесса работы с входящей корреспонденцией

Процесс работы с входящей корреспонденцией можно разбить на этапы:

  • прием;
  • сортировка;
  • регистрация корреспонденции;
  • направление документов адресатам для принятия управленческого решения;
  • направление документов на исполнение;
  • исполнение документов;
  • организация контроля исполнения документов;
  • формирование исполненных документов в дела.

Процесс работы с входящей корреспонденцией, как и любой другой бизнес-процесс, помимо составляющих его элементов обязательно описывает или регламентирует производственную деятельность его участников. Для каждого участника процесса характерна определенная роль. В данном случае роли могут быть распределены так:

  • Руководитель – это руководитель учреждения или структурного подразделения. Рассматривает поступившие на его имя документы, принимает по ним управленческое решение, оценивает результат исполнения.
  • Ответственный исполнитель – сотрудник учреждения, указанный в резолюции Руководителя как «Ответственный исполнитель». Получает в соответствии с резолюцией Руководителя документ для его дальнейшего исполнения, организует работу соисполнителей, докладывает Контролеру о ходе исполнения документа.
  • Исполнитель – сотрудник учреждения, указанный в резолюции Руководителя как «Исполнитель». Получает в соответствии с резолюцией Руководителя документ для его дальнейшего исполнения, отчитывается перед Руководителем или Контролером о ходе исполнения поручений по документу. При наличии Ответственного исполнителя является соисполнителем.
  • Контролер – сотрудник учреждения, указанный в резолюции Руководителя как «Контролер» либо являющийся таковым на основании внутренних нормативных документов организации. Получает от Ответственного исполнителя и соисполнителей отчеты о ходе исполнения документа. Принимает решение о завершении работ по документу и снятии его с контроля.
  • Секретарь – секретарь руководителя. Получает документы на бумажном носителе для дальнейшего их доклада Руководителю, вносит в регистрационные материалы отметки о движении документов.
  • Делопроизводитель – сотрудник службы ДОУ. Отвечает за получение, сортировку, регистрацию, занесение сведений о документе в регистрационные материалы, отправку документа на резолюцию, направление документа на исполнение, ведение контроля за ходом исполнения документа. Получает от исполнителей отчеты о завершении работ по исполнению документа, направляет отчеты Контролеру. По поручению Контролера возвращает документы на доработку или снимает их с контроля.

Также, с моей точки зрения, необходимо ввести и такие понятия, как стадия жизненного цикла служебного письма или статус документа, в зависимости от которого у каждого участника процесса могут быть свои четко определенные функции / обязанности (см. Таблицу 1).

Таблица 1. Функции участников на различных этапах процесса обработки входящей корреспонденции

Прием входящей корреспонденции

Будем рассматривать три источника поступления документов в организацию: отделение почтовой связи ФГУП «Почта России», курьер и электронная почта.

Доставка корреспонденции из почтового отделения осуществляется, как правило, один раз в день, чаще всего утром.

Документы, поступающие из почтового отделения, могут сопровождаться почтовым реестром, в котором указывается общее количество почтовых отправлений, доставленных в ваш адрес. Если на имя вашей организации поступили заказные почтовые отправления, то на них будет составлен отдельный почтовый реестр. Как правило, в эти реестры включается не только корреспонденция, направленная вам из других организаций, но и корреспонденция, отправленная вами, но возвращаемая на ваш адрес по каким-либо причинам. Причинами возврата могут быть неверно указанный адрес получателя, доставка почтовых уведомлений о вручении вашего письма адресату и др.

Если вы получаете заказные письма, то имейте в виду, что ваш корреспондент имеет право и возможность проверить факт доставки документа в вашу организацию. Поэтому рекомендую внимательно сличать полученные конверты с реестром перед проставлением на нем подписи, даты и времени доставки. Так как такую работу приходится выполнять ежедневно, можно изготовить специальный штамп, который сократит время на заполнение подобных документов. Иногда вашу подпись на почтовом реестре требуется заверить печатью. Если же у вас появится специальная печать для экспедиционной обработки документов, то вам не придется с каждым реестром отправляться на поиски гербовой печати. Как правило, для курьеров и сотрудников почтового отделения на оттиске печати достаточно наименования организации, отправляющей / получающей корреспонденцию.

Пример 4. Образцы штампа и печати экспедиции

Если вы имеете дело с курьерской доставкой, то вам также придется расписываться в получении документа, а в некоторых случаях (например, если документ доставлен сотрудником спецсвязи) и заверять свою подпись печатью.

Итак, корреспонденция получена. Вы сверили почтовые реестры с имеющимися в вашем распоряжении документами. Если обнаружили расхождения между реестром и фактическим наличием документов, то об этом нужно немедленно сообщить в организацию, доставившую корреспонденцию, и составить соответствующий акт.

Внимание! Расписываться в реестрах можно только тогда, когда вы полностью уверены, что все документы, указанные в них, доставлены в целости и сохранности.

Потрудитесь проверить, все ли конверты адресованы вашей организации. Ошибочно доставленные почтовые отправления немедленно возвращаются в почтовое отделение или доставившему их курьеру, о чем также делается соответствующая запись в реестре. Например, «Заказное письмо № 120320113516 доставлено ошибочно».

Доставка документов по электронной почте может осуществляться как в рамках межведомственного электронного документооборота, так и между различными организациями и гражданами, не участвующими в этом процессе.

Получение документов по электронной почте также начинается с проверки комплектности и целостности корреспонденции. В первую очередь следует проверить, верно ли указано наименование получателя. Ведь не только на конвертах могут быть ошибки. Если вы обнаружили, что электронное письмо доставлено не по адресу либо в сообщении не хватает вложений, то немедленно сообщите об этом корреспонденту.

Первичная сортировка входящей корреспонденции

Вторым этапом обработки входящей корреспонденции является ее первичная сортировка по адресатам, а затем на регистрируемую и нерегистрируемую корреспонденцию.

Как мы знаем, регистрация документов зависит от формы делопроизводства, принятой в организации. При централизованной форме все поступившие в организацию документы регистрируются в одном структурном подразделении. При децентрализованной – каждое подразделение самостоятельно регистрирует «свои» документы. При смешанной форме делопроизводства возможны различные варианты, например, место регистрации может зависеть не только от того, на чье имя поступил документ, но и от его содержания.

Итак, внимательно читаем наименование адресата на конвертах и раскладываем почту. Для сортировки почты можно применять специальные стеллажи с ячейками, папки, почтовые ящики и т.д. Конечно, нечто подобное присуще обычным почтовым ящикам. Это наиболее удобный способ сортировки: можно быть уверенным в том, что никто, кроме адресата, не прочитает и не унесет его почту. Если вы для этой цели используете папки, то обязательно следите за тем, чтобы они лежали на строго отведенном месте, что позволит избежать неразберихи в документах.

Почту разложили, остались только те документы, регистрация которых осуществляется в вашем структурном подразделении. Теперь вскроем конверты и ознакомимся с их содержимым. Кстати, конверты с надписью «Лично», как правило, никем не вскрываются, а передаются адресату.

В каждой организации непременно есть перечень документов, не подлежащих регистрации. Регистрации, конечно, не подлежат рекламные материалы, поздравления и прочее. Хотела добавить в этот список и подписные издания, но опыт показывает, что если не регистрацию, то их учет осуществлять все-таки необходимо.

Точно так же регистрации не подлежат бухгалтерские документы – счета, акты и прочее. Но если вы уже сталкивались с подобными документами, то должны знать: все, что не зарегистрировано, то обязательно потеряется. А утрата документов может привести к различного рода штрафным санкциям в отношении вашей организации. Поэтому бухгалтерские документы также можно регистрировать, но желательно выделять в отдельную группу и, как позволяют нам современные СЭД, моделировать для их обработки специальные маршруты.

Поэтому, к моему глубокому сожалению, список нерегистрируемых документов получается чрезвычайно кратким.

Далее, руководствуясь своим опытом, посоветую из общей массы поступивших документов выделить те, которые подлежат немедленному докладу руководству. Их вы будете регистрировать в первую очередь. Затем выберите документы, срок исполнения которых установлен каким-либо нормативным правовым актом и очень краток, например, 3 рабочих дня.

Немедленному докладу подлежат, как правило, документы, поступившие из вышестоящих или курирующих организаций, содержащие какие-либо поручения или требования в отношении вашей организации.

Также отметим, что документы с грифом, например, «ДСП», чаще всего регистрируются в отдельных учетных регистрах.

Итак, вы просмотрели всю поступившую корреспонденцию, провели ее первичную сортировку. И сейчас мы готовы начать ее регистрацию.

Регистрация входящей корреспонденции

Регистрация поступивших документов возлагается на сотрудников службы ДОУ, а при децентрализованной форме делопроизводства – на секретарей или делопроизводителей структурных подразделений.

Регистрация подразумевает внесение определенных метаданных документа в регистрационные материалы с целью фиксации факта поступления документа в организацию, что в дальнейшем позволит отслеживать не только движение документа между структурными подразделениями и место его хранения, но и результат его исполнения.

Регистрация может осуществляться:

  • как на бумажном носителе (в этом случае ведется стандартный Журнал регистрации входящих документов или оформляются контрольно-регистрационные карточки (далее – РК)),
  • так и в электронном виде:
    • визуально для пользователя СЭД это может выглядеть как заполнение метаданных регистрируемого документа в тот же Журнал или в отдельную регистрационную карточку;
    • если на СЭД денег пока нет, то можно использовать широко распространенную офисную программу MS Excel, ведя в ней электронную таблицу по форме привычного нам Журнала регистрации. В ней потом можно будет быстро сортировать, фильтровать и находить интересующую вас информацию.

Конечно, СЭД удобна. Во-первых, она позволяет использовать различные справочники (например, справочник корреспондентов, справочник видов почтовой доставки, справочник сотрудников организации и т.д.). Во-вторых, с помощью СЭД легко отслеживать жизненный цикл документа, формировать любые отчетные формы, а также, что наиболее важно, организовывать коллективную работу с документами.

При регистрации входящей корреспонденции, как правило, используется стандартный набор реквизитов, которые вписываются в журнал регистрации или РК на первом этапе обработки входящего письма:

  • регистрационный номер входящего документа;
  • дата регистрации (поступления) документа;
  • дата и регистрационный номер поступившего документа;
  • сведения о корреспонденте (наименование организации – автора документа; должность и Ф.И.О. лица, подписавшего письмо);
  • краткое содержание письма;
  • способ доставки (если письмо доставлено заказным почтовым отправлением, можно проставлять в регистрационные материалы и номер заказного почтового отправления, что удобно, когда несколько документов пришло в одном конверте);
  • количество полученных экземпляров письма;
  • номер полученного экземпляра;
  • сведения об адресате (Ф.И.О. и должность лица, на имя которого поступило письмо, хотя оно может быть адресовано и самой организации без указания конкретного должностного лица);
  • кому (Ф.И.О. и должность) входящий документ передается для принятия управленческого решения, ознакомления или исполнения.

Также основным элементом регистрации входящих писем с помощью современных СЭД является присоединение к РК документа его электронного образа. Если документ поступил в организацию на бумажном носителе, то он сканируется и получившийся файл прикрепляется к РК. Если документ поступил в электронном виде, то его файл просто прикрепляется к регистрационной карточке. Современные СЭД позволяют в автоматическом режиме регистрировать поступившие документы непосредственно из электронной почты или из самого открытого электронного документа.

Если ваша организация является участником межведомственного электронного документооборота или вы и ваш корреспондент используете одну и туже СЭД, регистрация (т.е. первичное заполнение полей РК в вашей системе) может осуществляться в автоматическом режиме.

После того, как мы внесли в регистрационные материалы все сведения о поступившем письме, давайте присвоим ему статус «Зарегистрировано». Далее не забудьте на документах, поступивших на бумажных носителях, проставить регистрационный штамп. Обычно он размещается в правом нижнем углу первой страницы документа и состоит из следующих элементов:

  • наименования организации;
  • даты регистрации документа (иногда добавляют время получения);
  • входящего регистрационного номера (не путать с номером, присвоенным документу его автором).

Пример 5. Первичная регистрация документа в Журнале входящей корреспонденции

Пример 6. Зарегистрированное входящее письмо

Как вы видите из реквизитов поступившего документа (из Примера 6) и регистрационных материалов (Журнал из Примера 5), мы не только внесли метаданные о вновь поступившем документе, но и указали также, что полученное письмо является ответным (см. графу 6 Журнала).

К сожалению, только электронные формы регистрации позволяют наиболее полно фиксировать необходимые сведения о документе.

Например, СЭД позволит нам не только указать, что поступившее письмо является ответным, но и с помощью системы связок объединить РК двух документов в один комплекс.

Теперь представьте, что письмо-ответ первоначально было отправлено в налоговую инспекцию не по почте, а в виде электронного сообщения и уже было зарегистрировано в СЭД налоговой. И вы оцените преимущества электронного документооборота, когда система сама проанализирует вновь зарегистрированный документ по определенным параметрам и сообщит регистратору о том, что данный документ уже зарегистрирован и в настоящий момент регистрируется повторно. Представьте, сколько времени вам потребовалось бы, чтобы пролистать регистрационный журнал и выявить дубляж!

Также СЭД помогут делопроизводителю зарегистрировать «энное» количество однотипных писем, поступивших от одного корреспондента. Например, банк получил из налоговой инспекции одновременно 15 запросов о предоставлении информации о движении денежных средств на счетах клиентов банка. 15 одинаковых писем, отличающихся одно от другого только регистрационным номером и наименованием клиента банка, о котором запрашивается информация. СЭД легко создаст на основе уже зарегистрированного документа новый, скопировав в соответствующие поля РК повторяющуюся информацию. Пользователю останется только внести индивидуальные данные.

Регистрация сопроводительных писем. Как известно, с помощью сопроводительных писем направляются или пересылаются важные документы (договорная документация, циркулярные письма и др.). В этой связи делопроизводители часто задаются вопросом, какой документ регистрировать – сопроводительное письмо или тот документ, который оно сопровождает? В этой ситуации нужно ответить на вопрос: по каким параметрам вы в дальнейшем будете осуществлять поиск документов? Чаще всего его приходится вести по данным «сопровождаемого» документа. Поэтому удобнее основным документом все-таки считать «сопровождаемый» документ, а сопроводительное письмо прикреплять в виде связанного документа. Например, в регистрационной карточке входящего документа СЭД «ДЕЛО» для этой цели предусмотрена специальная закладка, которая так и называется – «Сопроводительный документ».

Направление документов на рассмотрение руководителю

Оригиналы зарегистрированных входящих документов на бумажном носителе передаются секретарю для их дальнейшего доклада руководителю. В крупных компаниях до передачи документов руководителю помощником готовятся проекты резолюций, которые оформляются на специальных бланках, так называемых «бегунках». «Бегунок» может содержать только реквизиты руководителя: его должность и фамилию, имя, отчество или же иметь типовую форму. При разработке типовой формы «бегунка» особое внимание следует уделять содержательной части резолюции, необходимо предусмотреть место для написания текста резолюции, для указания фамилии должностного лица, на которого будет возложен контроль исполнения данного документа, а также фамилии ответственного исполнителя и соисполнителей. Также желательно предусмотреть место для проставления отметки о постановке документа на контроль и срока исполнения документа (его лучше указывать не в днях, а в виде конкретной даты). См. Пример 7 на следующей странице.

В последнее время с внедрением в крупных организациях СЭД документы на бумажных носителях не передаются руководителю, ему направляется только его электронная копия. СЭД позволяют решить вопрос и с подготовкой проекта резолюции, которая также готовится помощником руководителя в электронном виде и пересылается руководителю с целью ее дальнейшей доработки и утверждения.

Но вернемся к бумажному документообороту.

Момент передачи документов от делопроизводителя секретарю руководителя очень важен, так как довольно часто приходится объявлять «розыск пропавших документов», в то время как они спокойно лежат в кабинете руководителя. Поэтому факт передачи документов от делопроизводителя секретарю и обратно требует ведения строжайшего учета.

Для этого еще необходимо оставить только один маршрут движения документов от руководителя к исполнителю: руководитель – секретарь – делопроизводитель – исполнитель. Иначе руководитель, передающий документы непосредственно исполнителям «из рук в руки», сам создает предпосылки для бесконтрольного движения документов, что ведет не только к несвоевременному исполнению, но и к утрате документов.

Если вы ведете только «бумажное» делопроизводство, то единственным вариантом фиксации факта передачи документов руководителю (или его секретарю) будет перечень (список номеров) передаваемых документов.

Если же вы работаете в СЭД, то секретарю, получившему входящую корреспонденцию, остается только сверить наличие передаваемых документов на бумажном носителе с документами, зарегистрированными в системе. Также удобно использовать стадии жизненного цикла электронного документа. Вы помните, после регистрации мы установили для зарегистрированных в системе документов стадию «Зарегистрировано». Секретарь, получив документы на бумажном носителе и сверив их с данными системы, может присвоить им новый статус: «На рассмотрение».

Руководитель, получивший документ, принятое по нему управленческое решение оформляет в виде резолюции, которая пишется на самом документе (см. текст курсивом на фрагменте входящего письма в Примере 8) или оформляется на прикрепленном к нему «бегунке» (Пример 7). «Бегунок», содержащий резолюцию руководителя, является неотъемлемой частью документа и подлежит дальнейшему хранению вместе с ним.

Пример 7. Оформление на отдельном листе типовой резолюции – «бегунка»

Текст резолюции должен четко указывать, кому, что и когда нужно сделать, а также содержать дату ее наложения и подпись руководителя. Кстати, если заготовка «бегунка» содержит сведения, которые в итоговой резолюции должны быть иными (например, исполнителем руководитель решил назначить Иванова, а не Петрову, которую помощник уже вписал в проект резолюции на «бегунке»), то вместо перепечатки «бегунка» или внесения в него исправлений вручную можно оформить резолюцию на самом документе.

Пример 8. Оформление резолюции вручную на самом входящем документе

Бумажные документы с резолюцией руководителя передаются секретарем в отдел ДОУ для дальнейшего исполнения, о чем делается соответствующая запись в учетных документах секретариата, или факт возврата документов фиксируется с помощью изменения стадии жизненного цикла документа, которым присваивается следующий статус – «На исполнение».

Направление документов на исполнение

На этом этапе работы с входящей корреспонденцией перед сотрудниками службы ДОУ стоят две задачи:

  • во-первых, перенести в регистрационные материалы резолюцию руководителя (текст резолюции (т.е. поручение руководителя), а также фамилии должностных лиц, которым будет направлен документ на исполнение и для осуществления контрольной функции);
  • во-вторых, передать документы в структурные подразделения на исполнение или ознакомление.

Не забудьте, что если в резолюции руководителя указан срок исполнения документа или проставлена отметка «На контроль» / «Контроль», то службе ДОУ необходимо осуществлять контроль исполнения этого документа. В регистрационном журнале признак контрольности может проставляться в графе «Регистрационный номер» (она идет первой и сразу видна), или в графе «Резолюция» (как в Примере 9), или в специально отведенной для этого графе.

Современные СЭД позволяют ставить документы на контроль в автоматическом режиме при вводе в регистрационные материалы определенных параметров, например, плановой даты исполнения документа. Кроме того, и в этой ситуации можно использовать стадии жизненного цикла документа, присвоив ему стадию «На контроле».

При работе с бумажными носителями делопроизводители должны каким-то образом передать документы исполнителям. Например, делопроизводители раскладывают их по все тем же папкам, ячейкам или почтовым ящикам структурных подразделений и ждут, когда сотрудники данных подразделений придут за документами. В некоторых организациях для доставки документов между подразделениями используют труд внутренних курьеров, которые разносят документы в соответствии с установленным графиком.

А при работе в СЭД рассылка исполнителям электронных документов осуществляется в автоматическом режиме сразу же после оформления резолюции руководителя. И документ поступает исполнителю уже через несколько секунд после нажатия волшебной кнопки «Ок».

А сейчас продемонстрируем образец входящего письма и обозначим, на каких этапах обработки какие отметки на нем появляются и – одновременно – какие сведения вносятся в Журнал регистрации.

Пример 8. Отражение этапов обработки входящего документа на нем самом и в Журнале регистрации

Исполнение документов

Ответственность за исполнение документов (входящих писем и поручений по ним) возлагается на сотрудников организации, назначенных исполнителями в соответствии с:

  • резолюцией руководителя;
  • должностными обязанностями;
  • утвержденным бизнес-процессом.

Руководствуясь правилами классического делопроизводства, ход работы исполнителя с документом и ее результат отражается в регистрационных материалах (например, в графах / полях «Ход исполнения» и «Отчет об исполнении»). На самом документе проставляется, как правило, только отметка об исполнении документа без деталей хода исполнения (соответствующая запись оформляется на нижнем поле документа)

Задача делопроизводителя на этом этапе состоит только в том, чтобы принимать от исполнителей отчеты о проделанной работе и при необходимости переносить их в регистрационные формы. Основанием для внесения записей о ходе исполнения документа является письменный или устный отчет ответственного исполнителя о проделанной работе.

В графу «Ход исполнения» вносятся основные этапы работы с документом или причины, послужившие основанием для продления (переноса) срока исполнения документа. Например, «25.08.2011 проведена встреча с партнером, достигнута предварительная договоренность, направлены документы для разработки договора сотрудничества» или «В связи с тем, что требуется дополнительная проверка и 11.08.2011 запрошены копии платежных документов, прошу перенести срок исполнения на 20.08.2011».

В графу «Отметка об исполнении» вносятся сведения об исполнении документа в целом: «15.08.2011 проведена камеральная проверка ОАО «Алатырь». Отчет о проверке представлен руководству 18.08.2011». Если исполнение документа оформлено ответным письмом, то указывается дата и номер ответного документа, например, «Исх. № 1561/12 от 25.08.2011».

Если вы работаете в СЭД, особое внимание необходимо уделить так называемым «пустым» отчетам: когда сотрудники, получившие документы на исполнение, просто проставляют отметку «Исполнено», не задумываясь о том, что они одним нажатием клавиши отчитываются об исполнении документа, а не о его прочтении. Исполненным считается только тот документ, по которому решены все поставленные в нем вопросы. «Пустой» отчет ответственного исполнителя с текстом вроде «Выполнено» или «Исполнено», без указания конкретных сведений об исполнении делопроизводителем, приниматься не должен, а поручение должно быть направлено на доработку.

Исполнив документ, исполнитель обязан на нем (на нижнем поле документа) оформить отметку об исполнении. Если совершено какое-либо действие, то исполнитель в отчете об исполнении описывает это действие, проставляет дату совершения действия, личную подпись и дату оформления отметки об исполнении. См. Пример 9. Так поступают при бумажном делопроизводстве. При работе в СЭД подобные сведения могут сразу вноситься в систему либо опять же оформляться исполнителем на бумажном документе с проставлением своей подписи, а потом они переносятся еще и в СЭД им самим или же делопроизводителем. В этот момент документ переходит на следующую стадию своего жизненного цикла – «Отчет об исполнении».

Организация контроля исполнения

Контроль исполнения документов по существу полностью ложится на плечи сотрудника, назначенного контролером. На сотрудников службы ДОУ возлагается лишь ведение «технической» стороны контроля: проверка факта исполнения документа «выполнено / не выполнено», а также соблюдения сроков исполнения.

К сожалению, журнальная форма регистрации тем и неудобна, что не позволяет осуществлять оперативный контроль исполнения документов. Ведение контрольной функции в автоматическом режиме является одним из преимуществ СЭД, которые позволяют получать информацию о документах, находящихся на контроле в различных разрезах: видеть документы, находящиеся на исполнении как у отдельных сотрудников, так и у конкретного подразделения в целом; документы, срок исполнения которых истекает в определенную дату и т.д.

Конечно, текущий контроль удобнее всего осуществлять, ориентируясь на сроки исполнения, отсортировав документы соответствующим образом. Не стоит забывать и о промежуточном контроле, который проводится за несколько дней до установленного контрольного срока. Сегодня для проведения промежуточного контроля используют систему «напоминаний», которые направляются исполнителям в автоматическом режиме.

По одному документу может быть принято несколько управленческих решений, которые будут оформлены в виде нескольких поручений. Причем у них могут быть установлены разные сроки исполнения! И каждое поручение надо ставить на контроль, что в дальнейшем приведет к контролю за исполнением не только документа в целом, но и каждого поручения в отдельности.

Поэтому сегодня различают понятия «поручение» и «резолюция», обычная «резолюция» и «контрольная резолюция», обычное «поручение» и «контрольное поручение» или «контрольный документ». Один документ может иметь одновременно несколько обычных и контрольных поручений. При этом, например, если резолюция вышестоящего руководителя не имеет ни одного контрольного поручения, то и сам документ в целом не будет считаться контрольным.

Если у вас нет системы электронного документооборота, то рекомендуем вести Журнал регистрации все-таки не в бумажной форме, а хотя бы в электронной таблице в MS Excel или MS Access. В случае необходимости контроля нескольких поручений, выданных по одному документу, вы сможете завести их в таблице отдельными строками:

  • в первой из которых вы заполняете все графы,
  • а во всех последующих повторяете только входящий номер и дату поступления документа (для его идентификации), а также заполняете те графы, которые содержат индивидуальную информацию о выданном поручении и его исполнении.

Осуществление контрольных функций службой ДОУ будет менее обременительным, если информация об исполнении поручений будет вноситься своевременно, по мере обработки как входящих, так и исходящих документов. Например, если вы регистрируете исходящий документ, который одновременно является ответным письмом на какой-либо входящий документ, то не поленитесь и внесите информацию в регистрационные материалы входящего письма, а по возможности и снимите его с контроля.

Документ снимается с контроля лишь контролером. Исполнитель, доложив об исполнении документа, только просит снять его с контроля (см. отметку № 3 на входящем письме из Примера 9). Также «попросить» это сделать могут и иные сотрудники, «заметив» изменение ситуации.

После снятия документа с контроля в регистрационных материалах признак контрольности признак контрольности заменяют на признак «снято с контроля»: в системах электронного документооборота признак теряет свою яркую (часто красную) окраску «снято с контроля» в системах электронного документооборота , а в журнале регистрации яркую букву можно просто перечеркнуть «снято с контроля» в журнале регистрации . Отметку о контроле, проставленную на самом документе, не изменяют (в нашем Примере 9 это штамп «Контроль», он не перечеркивается).

В этот момент документу может быть установлен новый статус – «Исполнено. Снято с контроля».

Формирование документов в дела

Исполненные в делопроизводстве входящие письма формируются в дела по следующим признакам:

  • по содержанию (предметно-вопросному признаку) документов (например, в одно дело формируется переписка о направлении / получении отчетов);
  • по географическому признаку (в одно дело формируются документы, поступающие / отправляемые из одного региона);
  • по корреспондентскому признаку (в одно дело формируется переписка с одним корреспондентом) и так далее.

Формирование дел с наименованиями «Входящие» и «Исходящие» допустимо только в том случае, если между документами, сформированными в эти разные дела, будет установлена тесная связь. Например, на входящем документе обязательно указывается номер и дата ответного документа, а также номер дела, в которое он подшит. Точно такая же информация должна содержаться и в регистрационных материалах. Иначе вам придется долго искать или письмо-запрос, или ответ на него.

Номер дела по номенклатуре, в которое после исполнения будет подшит документ, может входить в состав его регистрационного номера. Это в равной мере касается как номера, присваиваемого автором документа, так и входящего номера, присваиваемого получателем письма.

Делопроизводителем на документе делается соответствующая надпись: «В дело № 01-15», и эти же сведения переносятся в регистрационные материалы (см. в Примере 9 последнюю 15 графу Журнала и отметку под № 4 на входящем письме).

* * *

По работе с входящей корреспонденцией часто составляются различного рода аналитические отчеты:

  • отчет о контроле исполнения документов (предоставляются как количественные, так и качественные показатели);
  • отчеты о количестве поступивших документов в целом и в разрезе структурных подразделений;
  • отчеты о тематике входящих документов или о регионах, с которыми ведется переписка, и т.д.

Поэтому сегодня устаревшие формы работы с документами на бумажных носителях отходят на задний план, уступая место электронному документообороту. Журнальная форма регистрации остается жить только в особо секретных учреждениях, и ее место в делопроизводственных процессах уверенно занимают системы электронного документооборота и «мастер на все руки» MS Excel.

Источник

Регистрационная карточка документа

Рассмотрим основные элементы
окна РК документа на примере окна РК исходящего
документа. 

Заголовок окна РК содержит
регистрационный номер документа, дату его регистрации и название
группы документов, к которой был отнесен данный документ.

Строка меню окна РК имеет
следующие пункты:

  • Файл – меню
    содержит команды перехода к регистрации следующей РК, регистрации
    связанного документа, регистрации связанного проекта документа,
    команды завершения регистрации текущей РК, удаления текущей РК, а
    также команды печати данной РК, выбора шаблона для печати РК,
     реестра, штампа и штрих-кода;
  • Действия –
    меню содержит команды перехода к режимам редактирования, просмотра,
    вызова внешних приложений, пересылки и отправки текущей РК по
    электронной почте, выгрузки РК, команду помещения номера РК в буфер
    обмена, команду просмотра буфера, а также команду помещения записи
    об РК в личную папку пользователя и в
    папку     В
    дело     кабинета пользователя. Кроме
    того, в меню     Действия находится команда
    проверки повторности входящих документов (писем и обращений
    граждан). В режиме регистрации исходящих документов эта команда
    недоступна;
  • Реквизиты –
    меню содержит команды перехода к окнам множественных реквизитов РК.
    Кроме того, в меню входят: команда просмотра протокола работы
    пользователей с текущей РК, а также команда снятия документа с
    контроля /постановки документа на контроль (данная команда активна
    только в том случае, если в Вашей системе «ДЕЛО» используется
    второе правило контрольности документов);
  • Поручения –
    меню содержит команды работы с поручениями текущего документа
    (пунктами и резолюциями), а также с отчетами исполнителей
    поручений;
  • Вид – меню
    содержит команды раскрытия текстовых полей, перехода к страницам
    основных и дополнительных реквизитов РК, к просмотру других
    карточек, находящихся в списке, из которого была открыта текущая
    РК, команду возвращения к этому списку, команду перехода к
    настройке параметров пользователя, команды смены картотеки и
    кабинета, а также команды вызова справочной информации.

Если для какой-либо команды
установлены «горячие» клавиши, то они указываются в меню рядом с
ней.

Панель инструментов окна РК
содержит следующие кнопки: 

Кнопка

Выполняемая команда

Создать РК. Дублирует
команды Файл, Создать
РК (F3);

Создать РК той же группы.
Дублирует команды Файл, Создать РК той же
группы (Ctrl+F3);

Создать связанную РК.
Дублирует команды Файл, Создать связанную РК (Shift+F3);

Создать РКПД. Дублирует
команды Файл, Создать
РКПД;

Сохранить внесенные
изменения без выхода из режима регистрации. Дублирует
команды Файл, Записать
РК (Ctrl+S);

Редактировать РК. Дублирует
команды Действия, Редактировать
РК (F7);

Открыть РК для просмотра.
Дублирует команды Действия, Перейти в просмотр РК (Shift+F7);

Печать РК. Дублирует
команды Файл, Печать
РК (Ctrl+P);

Печать реестра. Дублирует
команды Файл, Печать
реестра  (Ctrl+Shift+P);

Печать штампа. Дублирует
команды Файл, Печать
штампа (Ctrl+Y);

Печать штрих-кода. Дублирует
команды Файл, Печать
штрих-кода (Ctrl+Q);

Переслать РК в другое
подразделение или другому должностному лицу. Дублирует
команды Действия, Переслать
РК (F9);

Проверить повторность
текущего документа (кнопка активна только в РК входящих документов,
а также в РК писем и обращений граждан). Дублирует
команды Действия, Проверить
повторность (Ctrl+F10);

Раскрыть выбранное поле.
Дублирует команды Вид, Раскрыть поле (Ctrl+Пробел);

Перейти к настройке
параметров пользователя. Вид, Настройки пользователя;

Поставить документ на
контроль либо снять документ с контроля (кнопка активна только в
том случае, если в Вашей системе «ДЕЛО» используется второе правило
контрольности документов). Дублирует
команды Реквизиты, Поставить/снять с
контроля;

Стрелки перехода к другим
записям об РК, находящимся в списке, из которого была открыта
текущая РК. Дублирует команды Вид, Первая РК, Последняя
РК, Предыдущая РК;

Переход к основным
реквизитам РК. Дублирует команды Вид, Основные реквизиты (Alt+1);

Переход на страницу
дополнительных реквизитов РК. Дублирует
команды Вид, Дополнительные
реквизиты (Alt+2). Если текущая РК
не содержит дополнительных реквизитов, данная кнопка имеет
вид: .

Если установлена и запущена
Подсистема управления процессами, в которой сконфигурированы
процессы, настроенные на тип объекта «РК документов» с возможностью
запуска вручную, на окне РК будут доступны команды для запуска
процессов вручную. Это команда Процессы в меню действия и
кнопка  на панели инструментов. Команда и кнопка доступны
только в режиме просмотра.

Если выполнение команды в
текущий момент времени по какой-либо причине невозможно, название
этой команды и соответствующая ей кнопка становятся блеклыми
(недоступными).

В нижней части окна РК
расположены поля Картотека и Кабинет, содержащие
наименования текущих картотеки и кабинета.

Документ будет
зарегистрирован в указанной картотеке. В дальнейшем, в результате
пересылки или в соответствии с резолюцией, РК документа будет
принадлежать не только картотеке регистрации, но и другим
картотекам организации. В этом случае при щелчке на
кнопке , примыкающей к левой
границе поля Картотека, будет открываться
окно, содержащее список всех картотек и кабинетов, в которых
находится запись
об РК.

Некоторые реквизиты РК могут
иметь несколько значений (например, Подп., Визы, Рубр.). Такие реквизиты
называются множественными. Количество значений множественного
реквизита указывается в скобках справа от его названия.

Названия полей множественных
реквизитов РК одновременно являются кнопками. При щелчке на
названии-кнопке открывается окно указанного реквизита, содержащее
список его значений.

Если для какой-либо группы
документов набор основных реквизитов РК, используемый при
регистрации и редактировании документов, является недостаточным, к
ней прикрепляется набор дополнительных реквизитов. Формирование
дополнительных реквизитов и прикрепление их к группам документов
осуществляется системным технологом при заполнении
справочников Настройка
реквизитов и Группы
документов. 

Чтобы перейти на страницу,
содержащую дополнительные реквизиты, щелкните
кнопку  в правом верхнем углу РК или выберите из
меню Вид команду Дополнительные реквизиты.
Чтобы вернуться на страницу основных реквизитов, щелкните
 кнопку  или выполните команду Вид → Основные реквизиты.

Как правило, при открытии
окна РК, по умолчанию, открывается
страница, содержащая основные реквизиты РК. Закладка дополнительных
реквизитов открывается по умолчанию для тех документов, которые
указаны в Настройках пользователя на
закладке РК.

Источник

Регистрационно-контрольная карточка

Регистрационно-контрольная карточка документа (РКК) – это объект, обладающий определенным набором атрибутов (полей), содержащих регистрационные реквизиты документа – реквизиты, которые присваиваются документу в момент регистрации, например, регистрационный номер, место и дело регистрации и т.д.

В системе существуют четыре базовых типа регистрационно-контрольных карточек: Входящие, Исходящие, Внутренние, Договоры.

Создание и настройка типов РКК производится в Дизайнере ELMA на вкладке Документооборот в режиме РКК (рис. 1).

Рис.1. Дизайнер ELMA. Вкладка «Документооборот» в режиме «РКК»

Для удобства работы все типы РКК могут быть сгруппированы в папки. Дерево папок отображается в левой части окна (рис. 2). Работа с деревом типов РКК аналогична работе с деревом объектов системы.

Рис.2. Вкладка «Документооборот». Режим «Документы». Дерево папок типов РКК

С типами РКК в можно производить следующие действия:

См. также:

Источник

ВОПРОС
№2. БИЛЕТ №19.

2.
Значение и
общие правила регистрации документов.
Индексация документов.

Регистрация
документов
—
запись учетных данных о документе по
установлен­ной форме, фиксирующая
факт его создания, отправления или
получения.

Регистрация
преследует три цели:

  • учет
    документов, то есть создание банка
    данных о документах организации;

  • контроль
    их исполнения;

  • поиск
    документов.

Документы
регистрируются независимо от способа
их доставки, передачи или создания.

По
регистрационным данным можно получить
сведения о времени поступления или
отправки документов, об их содержании
и местонахождении.

Процедура
регистрации состоит из двух этапов:

  • проставление
    отметки на документе;

  • заполнение
    регистрационной формы, установленной
    в организации (жур­нал, карточка,
    электронная карточка).

Регистрация
должна быть однократной!

При
регистрации документы делятся на
несколько групп, каждая из которых
регистрируется отдельно:

  • входящие
    документы;

  • исходящие
    документы;

  • внутренние
    документы.

Из
документа в регистрационную форму, как
правило, выписываются следую­щие
сведения:

  • дата
    получения и входящий индекс (номер);

  • дата
    и индекс документа, присвоенный ему
    организацией-автором;

  • автор
    (корреспондент), то есть чей это документ;

  • заголовок
    (о чем документ);

  • резолюция
    (срок исполнения, исполнитель);

  • ход
    исполнения (отметки о контроле);

  • номер
    дела, куда подшит документ после
    исполнения.

Индексация
документов
—
присвоение документам регистрационных
номеров (порядковых номеров и условных
обозначении) при регистрации.

При
регистрации каждой группы документов
должны применяться единые унифицированные
способы присвоения номеров (индексов).

Порядковые
регистрационные номера присваиваются
документам в пределах каждой регистрируемой
группы.

Внутренние
документы
регистрируются отдельно по видам
(наименованиям) документов: приказы по
основной деятельности отдельно от
приказов по личному составу, протоколов
и др.

Индексами
распорядительных документов, протоколов,
актов являются порядковые номера,
которые присваиваются документам в
пределах каждой регистрируемой группы,
начиная с № 1 с первого января и заканчивая
нумерацией 31 декабря каждого года.

Входящим
и исходящим документам
присваиваются номера, состоящие из
следующих элементов:

  • условное
    обозначение структурного подразделения,
    указывающее место исполнения или
    составления документа (индекс отдела);

  • номер
    дела по номенклатуре, в которое будет
    подшит документ или копия- отпуск;

  • порядковый
    номер документа по журналу или картотеке
    (традиционной или электронной).

  • Например,
    номер документа № 01-12/32 состоит из:

  • 01
    — индекс (условное обозначение)
    структурного подразделения;

  • 12
    — номер дела по номенклатуре, в которое
    будет подшит документ;

  • 32—индивидуальный
    порядковый номер, полученный при
    регистрации.

Последовательность
может быть обратная.

ВОПРОС
№3. БИЛЕТ №19.

3.
Текстовый
редактор MS
Word.
Стили оформления документа. Создайте
документ собственного стиля и дайте
ему имя.

Экзаменационный
билет № 20

1.
Информационные
ресурсы.

В
требованиях
к информационным ресурсам следует
выделить две основные составляющие, а
имен­но: требования
к содержанию информации
и технологические
тре­бования к форме.

С
содержательной точки зрения, данные
должны быть:

  • достоверны;

  • актуальны.
    Актуальность означает в данном случае,
    что со­держание данных адекватно
    времени запроса; следовательно, данные
    в информационном ресурсе Фонда должны
    обновляться как можно скорее после их
    обновления в источнике информации либо
    непосредственно в момент этого
    обновления.

С
технологической точки зрения форма
информационного ресурса должна
удовлетворять следующим требованиям:

  • технологичности
    – возможности эффективной обработки
    различными технологическими компонентами
    КАИС;

  • информативности
    – компоненты информационного ресур­са
    должны содержать формальную логическую
    и технологическую информацию,
    обеспечивающую эффективную и
    бес­конфликтную обработку содержательной
    части данных как человеком, так и
    программными компонентами КАИС;

  • технологической
    безопасности формы во времени –
    компо­ненты информационного ресурса
    с длительным жизненным циклом следует
    хранить в такой форме, которая обеспечит
    полную сохранность информации в течение
    многих лет и возможность ее прочтения
    и обработки спустя много лет современными
    тому моменту программными средствами;

  • предсказуемости
    логической структуры и формального
    опи­сания – компоненты информационных
    ресурсов должны быть организованы так,
    чтобы знание структуры и формального
    описания части информационного ресурса
    позволило пользователю работать с
    другими частями этого ресурса;

  • независимости
    от аппаратно-программных платформ и
    не­надежных систем обработки.

Общим
в содержательном и технологическом
аспектах являет­ся требование
непротиворечивости
информации. Содержательная
непротиворечивость обеспечивается
организационными мерами. Чтобы исключить
возможность несовпадения данных по
техни­ческим причинам, следует
стремиться к обеспечению единствен­ности
физической формы существования
элемента данных при од­новременном
обеспечении возможности его многократного
логи­ческого вхождения в различные
информационные структуры.

ВОПРОС
№2. БИЛЕТ №20.

2.
Регистрационные
формы документов.

Регистрация
документов
—
запись учетных данных о документе по
установлен­ной форме, фиксирующая
факт его создания, отправления или
получения.

Регистрация
преследует три цели:

  • учет
    документов, то есть создание банка
    данных о документах организации;

  • контроль
    их исполнения;

  • поиск
    документов.

Документы
регистрируются независимо от способа
их доставки, передачи или создания.

По
регистрационным данным можно получить
сведения о времени поступления или
отправки документов, об их содержании
и местонахождении.

Процедура
регистрации состоит из двух этапов:

  • проставление
    отметки на документе;

  • заполнение
    регистрационной формы, установленной
    в организации (жур­нал, карточка,
    электронная карточка).

Регистрация
должна быть однократной!

В
зависимости от объема документооборота
для регистрации документов используются
различные формы: журнальная,
карточная и
электронная.

В
небольших организациях с объемом
документооборота менее 500 докумен­тов
в год используются журналы
для
регистрации всех видов документов. В
этом случае рекомендуется использовать
следующую форму журнала (табл.
1).

Таблица
1

Форма журнала
регистрации входящих документов

Дата
поступления и индекс документа

Корреспондент,
дата и индекс поступившего документа

Краткое
содержание

Резолюция
иди кому

направлен
документ

Отметка
об исполнении

1

2

3

4

5

Соответственно,
для регистрации исходящих и внутренних
документов также заводятся свои журналы,
форма которых представлена в (табл. 2).

Таблица
2

Форма журнала
регистрации исходящих и внутренних
документов

Дата
и индекс документа

Корреспондент

Краткое
содержание

Отметка
об исполнении

1

2

3

4

Более
удобной является карточная
форма регистрации.
Регистрационные
гра­фы в журнале и регистрационно-контрольной
карточке (РКК) существенных раз­личий
не имеют.

В
необходимых случаях, вызванных спецификой
деятельности организации, допускается
введение в лицевую сторону карточки
дополнительных реквизитов, например:
«Количество листов», «Расписка в
получении документа» и др. Распо­ложение
реквизитов произвольное.

Количество
экземпляров регистрационно-контрольных
карточек определяет­ся числом
справочных и контрольных картотек в
структурных подразделениях, где документ
будет исполняться и контролироваться.

Форму
карточки и расположение в ней реквизитов
может определить органи­зация и
записать в инструкцию по делопроизводству.
Бланки РКК изготавлива­ются типографским
способом или методом оперативной
полиграфии на плотной бумаге светлых
тонов формата А-5 или А-6.
Типовая регистрационно-контрольная
карточка (РКК).

Форма регистрационно-контрольной карточки

Коли­чество
экземпляров заполняемых регистрационных
карточек определяется орга­низацией.

Преимущества
карточной формы регистрации:

  • для
    регистрации входящих, исходящих и
    внутренних документов рекомен­дуется
    единая форма карточки;

  • карточки
    можно заполнять на машинке в нескольких
    экземплярах (для кон­трольной
    картотеки, структурных подразделений);

  • РКК
    можно группировать в картотеки по
    различным признакам, что позво­ляет
    быстро находить информацию при большом
    объеме документов.

Наиболее
рациональной формой является электронная
регистрация документов.

В
этом случае на экран выводится карточка
с графами, аналогичными традиционной,
и в нее заносятся сведения о документе.
Данные о документе, заложенные при его
регистрации, будут использованы в
программах по автоматизированному
контролю и справочной работе. Электронная
регистрация документов позволяет
осуществлять быстрый поиск нужной
информации, получать статистическую
отчетность по любому выбранному
параметру, организовывать контроль
исполнения документов и многое другое.

ВОПРОС
№3. БИЛЕТ №20.

3.
Электронные
таблицы MS
Excel.
Использование программы MS
Excel
для решения математических задач.

Экзаменационный
билет № 21

1.
Автоматизированные
системы управления кадрами предприятия.

Автоматизированная
система управления кадрами позволяет
вести учет работников, издавать и
регистрировать приказы, следить за
предоставлением отпусков, получать
разнообразную аналитическую информацию
и решать многие другие задачи.

В
настоящее время комплексные системы
автоматизации обеспечивают планирование
всех ресурсов, но уже явно наметился
переход к корпоративным системам, в
которых производится реинжиниринг и
перестройка бизнес-процессов предприятия.

Первую
группу
образуют свободно распространяемые
программы, написанные непрофессионалами.

Во
вторую группу
входят программы, которые разрабатываются
собственными программистами для своей
организации с целью экономии средств.
Можно упомянуть такие системы, как
“SLS-Кадры”, “STAFF-Кадры”, “Triamant” и др.

Третья
группа
образована бухгалтерскими системами,
в состав которых включен функциональный
модуль “Кадры”. Основной целью программ
данной группы является обеспечение
бухгалтерского учета, где наличие
некоторых функций кадрового модуля
необходимо для их полноценной работы.

Наиболее
яркими представителями систем такого
класса являются “1С Зарплата и кадры”,
“Platinum”, “Ultima-S”, “Scala”, “Галактика”,
“БОСС-Кадровик” и др. Для систем этой
группы характерна узость базовой версии,
что требует достаточно большой доработки
и ведет к несовместимости с новыми
версиями системы.

Четвертая
группа
представлена комплексными системами
автоматизации деятельности предприятия,
основанными на использовании системы
баз данных, охватывающих все сферы
деятельности предприятия.

Среди
предлагаемых на рынке систем на первый
план выдвигаются “Orakl-Кадры” и “NS2000”,
представляющие собой системы четвертого
поколения и достаточно полно отражающие
современный уровень развития
программно-аппаратного обеспечения
автоматизации деятельности предприятий.

Рекомендации
по выбору системы автоматизации кадрового
делопроизводства

С
потребительской точки зрения,
автоматизированные системы управления
предприятием различаются своей
направленностью. Например, для “Бэст”
или “Парус-5”
приоритетной является сфера торговли;
“Инфософт”
– один из лидеров в области автоматизации
учета на производстве. Кроме того,
существуют универсальные “системы
управления предприятием”: “Парус-4”,
“Инфин”, “Абакус”, БОСС”, “Галактика”,
“Supermanager”
и др.

Следует
оценить возможности систем по автоматизации
кадрового документооборота, причем
лишь наиболее перспективных, принадлежащих
к системам четвертого поколения.

Интегрированная
система М-2

Интегрированная
система М-2
основана на применении современных
технологий. М-2 представляет собой единый
программный комплекс на основе
централизованной корпоративной базы
данных. В то же время открытость системы
М-2 позволяет использовать уже существующие
базы данных предприятия с интеграцией
в единый комплекс, а также современные
программные пакеты (Microsoft Office).

Система
М-2 разработана на основе сервера баз
данных Oracle, что обеспечивает высокие
скоростные характеристики и высокую
степень надежности и защиты данных.

Система“Orakl-Кадры”

Системе
“Orakl-Кадры”
присущи все достоинства предыдущих
систем. Однако она имеет и ряд дополнительных
преимуществ. В системе предусмотрена
возможность работы с системой баз данных
(штатные сотрудники, уволенные сотрудники,
архив, кадровый резерв, временные
сотрудники и т. д.), что значительно
сокращает время обработки запросов.

Вторым
несомненным преимуществом является
содержимое учетной карточки, включающей
102 темы (согласно постановлению Госкомстата
карточка должна содержать не менее 55
тем).

Только
в некоторых системах имеется наличие
всех обязательных разделов кадрового
учета, но только в системе “Orakle-Кадры”
они имеются в полном объеме.

Программный
продукт «КАДРЫ» (система кадрового
учета и автоматизации кадрового
делопроизводства)

Программный
продукт «КАДРЫ»
разработан компанией «Электронные
офисные системы».

Система
«КАДРЫ»
предназначена для комплексной
автоматизации работы кадровых служб
предприятий и учреждений и создана для
использования как в небольших организациях
на ограниченном количестве рабочих
мест, так и в крупных компаниях, численность
персонала которых достигает десятков
тысяч сотрудников.

«КАДРЫ»
автоматизируют все основные функции
кадрового учета:

  • ведение
    штатного расписания,

  • ведение
    личных карточек и информации о
    командировках и отпусках,

  • формирование
    приказов по личному составу;

  • составление
    табелей учета рабочего времени и др.

Гибкий
механизм разграничения прав доступа
обеспечивает необходимый уровень
конфиденциальности личных данных
сотрудников, не усложняя при этом работу
с системой.

Программа
«1С:Зарплата и кадры бюджетного
учреждения 8»

Это
мощный инструмент для комплексной
автоматизации расчета заработной платы
и ведения кадрового учета в учреждениях,
финансируемых за счет средств бюджетов
всех уровней, по следующим направлениям:

  • расчет
    заработной платы с поддержкой новых
    систем оплаты труда работников
    федеральных бюджетных учреждений,

  • расчет
    денежного довольствия военнослужащих
    и приравненных к ним лиц,

  • расчет
    денежного содержания служащих на
    государственной гражданской службе,

  • исчисление
    регламентированных законодательством
    налогов и взносов с фонда оплаты труда,

  • отражение
    начисленной зарплаты и налогов в
    расходах учреждения,

  • управление
    денежными расчетами с работниками,
    включая депонирование,

  • учет
    кадров и анализ кадрового состава,

  • автоматизация
    кадрового делопроизводства,

  • набор
    кадров.

ВОПРОС
№2. БИЛЕТ №21.

2.
Организация
справочно-информационной работы
учреждений.

Условием
успешной деятельности службы ДОУ в
области информационно-справочной работы
является создание справочной картотеки
(справочного аппарата), в которой
регистрационные карточки расположены
по определенной системе

Задача
справочно-информационной работы
заключается в ответе в любой момент на
два вопроса: первый — в каком подразделении,
у кого из исполнителей и в какой стадии
исполнения находится искомый документ,
второй — в каком документе (в каких
документах) находится конкретная
информация по нужному вопросу.

Информационно-справочная
работа может быть построена как
традиционно с использованием справочных
карточек, так и в автоматизированном
режиме. Рассмотрим кратко оба подхода.

Справочные
картотеки при централизации
регистрационно-справочных операций
располагаются в канцелярии и контрольной
группе. При децентрализованном
осуществлении операций картотеки
находятся в структурных подразделениях
организации.

Карточки
группируют в картотеке по признакам,
которые полностью зависят от содержания,
запросов, которые должны удовлетворяться
с ее помощью.

Справочная
картотека делится на две части: в первую
входят карточки на неисполненные
документы, во вторую — на исполненные.

По
мере исполнения карточки из разделов
первой части картотеки перемещаются в
соответствующую рубрику < второй
части. На регистрационной карточке,
помещаемой во второй раздел картотеки,
должны быть заполнены все графы,
содержащие сведения о документе.

Справочные
карточки передают в архив вместе с
законченными делопроизводством делами
и документами.

Справочная
картотека
строится из регист­рационных карточек.

В
момент регистрации надо составить две
карточки: одна помещается в сроковую
контрольную картотеку, дру­гая — в
справочную. Это приходится делать
потому, что запрос о документе может
поступить тогда, когда он еще находится
в работе, и быстро навести справку по
сроковой картотеке не удастся. Такой
запрос в положенные 3 мину­ты можно
выполнить только по справочной картотеке.
Следовательно, пока документ в работе,
на него имеются две карточки — в сроковой
и справочной картотеках.

После
исполнения документа карточка из
сроковой картотеки как более полная и
имеющая все отметки о ре­шении вопроса
переставляется в справочную картотеку,
а аналогичная карточка из справочной
картотеки выни­мается и уничтожается
либо используется при создании
дополнительной справочной картотеки
(например, если основная картотека
построена по тематическому признаку,
то в дополнительной карточки могут
располагаться по алфавиту корреспондентов).

Картотеки
передают на хранение в архив организации
вмес­те с документами за соответствующий
год.

Значительно
расширяет возможности информационно-спра­вочного
обслуживания система
автоматизации делопроизводства и
электронного документооборота (САДД).

В
САДД поиск документов может
осуществляться по любому признаку
(полю), заполненно­му в регистрационной
карточке: входящий номер документа,
дата поступления документа, вид документа,
корреспондент, тер­ритория, исполнитель
документа, исходящий номер документа,
дата отправления документа и т.д.
Соответствующие значения полей либо
вводятся с клавиатуры либо (для
классифицируемых значений) выбираются
из соответствующего списка (вид
доку­мента, исполнитель и т.п.).

Справка
может выдаваться:

  • по
    конкретному документу (где находится,
    стадия подготовки, результат исполнения,
    место хранения);

  • теме
    или содержанию (конкретный документ,
    группа доку­ментов);

  • корреспонденту
    (конкретный документ, все документы
    авто­ра, все документы автора по
    определенному вопросу, все до­кументы
    автора за определенный период);

  • региону,
    стране, области, городу.

Поиск
может выполняться по неисполненным
документам, исполненным документам
(имеющим дату исполнения и отметку о
помещении в дело), по всей оперативной
базе данных (доку­менты текущего
делопроизводственного года), а также
при необ­ходимости — по архивной базе
данных (документы предшеству­ющих
лет).

При
выдаче информации по конкретному
документу на экран выводится и при
необходимости распечатывается
регистрацион­ная форма. При поиске
группы документов результаты поиска
выводятся на экран и распечатываются
в табличной форме. В слу­чае поиска
неисполненного документа результатом
является информация, у какого исполнителя
документ находится в данный момент.
Если документ исполнен, то на экран
выводится инфор­мация, в каком деле
находится данный документ. САДД
позволяет создавать единый
информационно-справочный массив
доку­ментов и ИПС организации при
децентрализованной форме регистрации
документов в данной организации.

Возможности
информационно-справочного обслуживания
с внедрением автоматизированной системы
регистрации документов значительно
расширились. Автоматизированная система
позволяет находить справки по любой
комбинации данных, включенных в
регистрационную карточку документа.
Загрузка операционный системы, структура
магнитного диска

ВОПРОС
№3. БИЛЕТ №21.

3.
Текстовый
редактор MS
Word.
Сортировка текстовой и числовой
информации в таблицах MS
Word.

Экзаменационный
билет № 22

1.
Комплекс
систем автоматизации деятельности
предприятия.

Эффективность
комплекса автоматизации деятельности
предприятия, наравне с проектированием
и созданием системы, зависит от способа
ее внедрения в организационную структуру
предприятия. Существует 2 подхода к
внедрению автоматизации предприятия.

Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]

  • #
  • #
  • #
  • #
  • #
  • #
  • #
  • #
  • #
  • #
  • #
Источник

Понравилась статья? Поделить с друзьями:

Другие крутые статьи на нашем сайте:

  • Психоневрологический диспансер алтуфьевское шоссе 149 официальный сайт часы работыПсихоневрологический диспансер алтуфьевское шоссе 149 официальный сайт часы работы
  • Кольчугинский городской суд владимирской области реквизиты для оплаты госпошлиныКольчугинский городской суд владимирской области реквизиты для оплаты госпошлины
  • Часовня блаженной ксении петербургской в санкт петербурге адрес часы работыЧасовня блаженной ксении петербургской в санкт петербурге адрес часы работы
  • Что нужно для того чтобы открыть свой цветочный магазин с нуля бизнес планЧто нужно для того чтобы открыть свой цветочный магазин с нуля бизнес план
  • Бизнес целесообразнее ликвидировать если общий коэффициент налоговой нагрузки составляетБизнес целесообразнее ликвидировать если общий коэффициент налоговой нагрузки составляет
  • Запрещается привлечение к сверхурочным работам к работам в ночное время лиц
    • 0 0 голоса
    Рейтинг статьи
    Подписаться
    Уведомить о
    guest

    0 комментариев
    Старые
    Новые Популярные
    Межтекстовые Отзывы
    Посмотреть все комментарии